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INFORME DE CONSULTORÍA SOBRE CONTROL

NOMBRES Y APELLIDOS DE LOS INTEGRANTES DEL GRUPO

CABEZAS BARRERO MILTON JAMIR


GONZALEZ RAMÍREZ INGRID NELLY
MUÑOZ TONGUINO YENIFER PAOLA
URIBE GALLEGO MARÍA DEL CARMEN

Asignatura: PROCESOS ADMINISTRATIVOS

Tutor: GILDA MABEL DELGADO SOTO

CORPORACIÓN UNIVERSITARIA MINUTO DE DIOS


SEDE VIRTUAL Y A DISTANCIA
FACULTAD DE CIENCIAS EMPRESARIALES
PROGRAMA ADMINISTRACIÓN EN SALUD OCUPACIONAL
BOGOTÁ D.C.
2019
Defensa Civil Colombiana

Concepto de Control Administrativo

Administrar significa ejercer la dirección de un proyecto, que se encamina hacia un objetivo;


por lo tanto, consiste en planearlo y organizarlo en pasos simultáneos y/o sucesivos, que se
hace necesario supervisar, para que se desarrollen adecuadamente para alcanzar su objetivo.
A esa supervisión, se le llama control administrativo.

Se trata de la fiscalización de la gestión, ya sea una empresa o cualquier otra institución,


formal o no. Esta función es ejercida generalmente por jefes, directivos o gerentes. A nivel
estatal, el control administrativo le concierne a quien es titular del Poder Ejecutivo. Cuando
se observa durante el control que existen errores, se deberán implementar los medios para
corregirlos. Si falla el control, no habrá modo de enmendar las fallas que se hayan producido
en cualquier etapa del proceso administrativo.

Para realizar el control adecuadamente, las pautas que deben seguirse en el proceso deben
ser claras, para comparar si lo actuado se ajusta a lo deseado y, en su caso corregir las
falencias. Se pueden controlar las acciones realizadas, y a quienes las efectuaron; antes del
proceso, para ver si se ajustan a las condiciones y posibilidades de la empresa; durante el
mismo, para ver si el rumbo es el adecuado; y una vez finalizado, sirviendo
como retroalimentación.

Puede ejercerse control sobre la calidad, sobre el rendimiento y eficiencia del personal, sobre
el funcionamiento de las maquinarias, sobre los costos, sobre los riesgos, etc.
Además, a través del control del proceso, se puede, incluso, cambiar el rumbo del proyecto,
si resulta inviable.
APLICACIÓN EN LA ORGANIZACIÓN DEL PROCESO ADMINISTRATIVO EN
LA EMPRESA

En la Defensa Civil Colombiana, entidad adscrita al Sector Defensa escogida para la


realización de la presenta actividad, encontramos la siguiente organización del proceso
administrativo:

La Defensa Civil Colombiana tiene cuatro (4) procesos, cada uno de los cuales se componen
de sub procesos, así:

1. Procesos estratégicos: son aquellos procesos que, como su nombre o indica,


desarrollan la planeación estratégica de la entidad. Sus sub componentes son:
planeación estratégica y la implementación de la planeación estratégica.
2. Procesos misionales – Gestión del riesgo: son los procesos que desarrollan los
objetivos misionales de la entidad, contienen las líneas misionales, es decir, desde
donde se desarrolla toda la operación, se compone de tres sub procesos: la
preparación, la atención y la Rehabilitación social y ambiental.
3. Procesos de apoyo: son aquellos procesos administrativos que apoyan al buen
desarrollo de los objetivos y misión institucional. Este proceso seta compuesto por
seis sub procesos: gestión de la información, gestión financiera, gestión legal, gestión
de adquisiciones, gestión humana y gestión logísitca.
4. Procesos de evaluación: en estos procesos es precisamente desde donde se
realiza el control administrativo y se garantiza el cumplimiento de la planeación y la
transparencia de la entidad, el cumplimiento de cada uno de los procesos
mencionados anteriormente. Se compone de control interno y seguimiento a la
gestión-

Dentro del proceso inicial de planeación, se estableció el siguiente objetivo general:

 Corresponde a la Defensa Civil Colombiana, la prevención inminente y atención


inmediata de los desastres y calamidades y como integrante del Sistema Nacional
para la Prevención y Atención de Desastres, le compete ejecutar los planes,
programas, proyectos y acciones específicas que se le asignen en el Plan Nacional
para la Prevención y Atención de Desastres, así como participar en las actividades de
Atención de Desastres o Calamidades declaradas, en los términos que se definan en
las declaratorias correspondientes y especialmente, en la fase primaria de atención y
control.

En esta etapa del proceso, la Defensa Civil Colombiana, establece la forma de su


estructura organizacional, identificando sus respectivas áreas y dependencias, y la
responsabilidad para cada una de ellas en la consecución de este objetivo.

Para llegar a la consecución de este objetivo, la Defensa Civil Colombiana,


estableció funciones generales como son:

 Implementar las medidas, disposiciones y órdenes no agresivas, tendientes a evitar,


anular o disminuir los efectos que la acción del enemigo o de la naturaleza puedan
provocar sobre la vida, la moral y bienes del conglomerado social.
 Desarrollar acciones para el conocimiento del riesgo en apoyo a las instancias del
Sistema Nacional de Gestión del Riesgo de Desastres, en el marco de la
competencia de la Entidad.
 Implementar acciones para la reducción del riesgo de desastres mediante medidas
de intervención correctiva y prospectiva, en apoyo a las instancias del Sistema
Nacional de Gestión del Riesgo de Desastres, en el marco de la competencia de la
Entidad.
 Desarrollar el proceso de manejo de emergencias o desastres con las demás
instancias competentes del Sistema Nacional de Gestión del Riesgo de Desastres.
 Implementar acciones dirigidas a la preparación para la respuesta frente a desastres,
principalmente a la organización, sistemas de alerta, capacitación, equipamiento,
albergues y entrenamiento.
 Desarrollar actividades de preparación para la respuesta mediante capacitaciones en
el área de gestión del riesgo de desastres, búsqueda y rescate, acción social y gestión
ambiental.
 Ejecutar la respuesta mediante las actividades necesarias para la atención de las
emergencias, situaciones de desastre o calamidad pública.
 Implementar acciones dirigidas a la recuperación frente a las emergencias,
situaciones de desastre o calamidad pública, para apoyar el restablecimiento de las
condiciones socioeconómicas, ambientales y físicas de la población afectada o
vulnerable.
 Capacitar y entrenar a los voluntarios de la Entidad en materia de Primeros Auxilios
y Atención Pre hospitalaria.

Indicadores de Gestión

Un indicador de gestión es la expresión cuantitativa del comportamiento y


desempeño de un proceso, cuya magnitud, al ser comparada con algún nivel de referencia,
puede estar señalando una desviación sobre la cual se toman acciones correctivas o
preventivas según el caso.

Para trabajar con los indicadores debe establecerse todo un sistema que vaya desde
la correcta comprensión del hecho o de las características hasta la de toma de decisiones
acertadas para mantener, mejorar e innovar el proceso del cual dan cuenta.

Los indicadores se dividen en varios tipos, sin embargo teniendo en cuenta la


actividad de la Defensa Civil, los indicados para evaluar las actividades de la empresa son:

 Gestión administrativa
 Rentabilidad, crecimiento organizacional, participación en el mercado,
 Satisfacción de los clientes
 Gestión de actividad de áreas funcionales
 Indicadores financieros
 Indicadores de marketing
 Operaciones
 Indicadores de investigación y desarrollo
 Gestión de presupuesto (No se si falten o si son realmente estos)

Para evaluar cada una de estas funciones la Defensa Civil, definió responsabilidades
para cada área y a su vez cada una de las mismas debe rendir informes de control sobre las
ejecuciones realizadas mensualmente a la Dirección General, demostrando el cumplimiento
de sus obligaciones y la buena gestión sobre ellas, de igual manera, anualmente, las
direcciones de área deben hacer entrega de un informe a la Dirección General, en donde se
contempla si el objetivo anual de cada una de ellas se cumplió a cabalidad, en caso de haber
incumplimiento en ellas, la Dirección General que creará medidas de intervención
priioritarias que apunte a lograr los objetivos previstos y planeados al inicio de año.( acá es
importante recalcar todo el proceso de evaluación de los procesos a los que ustedes están
enfocados sobre la iso 9001 de 2015 y si puedes bajo que parámetros si es un informe en
Word, un Excel se evalúa el cumplimiento de las metas y cuáles son los tipos de
indicadores que manejan).

Cuadro de Mando

El Cuadro de Mando Integral (CMI) es un modelo de gestión que traduce la


estrategia en objetivos relacionados entre sí, medidos a través de indicadores y ligados a
unos planes de acción que permiten alinear el comportamiento de los miembros de la
organización con la estrategia de la empresa.

Se trata de una herramienta de control de gestión, cuya función primordial es la


implantación y comunicación de la estrategia a toda la empresa.

En Defensa Civil Colombiana se realiza un tablero de mando de la siguiente forma.


Estos son dos ejemplos, si necesitas que te ayude a hacerlos sólo dime por fa, yo no
conozco el proceso en defensa pero si me explicas te ayudo

Plan de Mejora

conjunto de acciones programadas para conseguir un incremento en la calidad y el


rendimiento de los resultados de una organización.

El plan de mejora no se centra en los problemas esporádicos de una organización,


sino en los problemas crónicos, responsables de un insuficiente rendimiento que se
manifiesta en un nivel estable de resultados, aunque insatisfactorios.

Al hacer la revisión periódica de los indicadores, la Dirección y sus diferentes jefes


de área de la Defensa Civil colombiana, establecen diversos planes de mejora dependiendo
del área y la carga de la tarea, es decir, los planes de mejora se basan en la no realización de
las actividades planeadas, su criticidad en la no ejecución y la forma como se deben
ejecutar de manera efectiva e inmediata.

(que alternativas realiza la defensa civil cuando no se cumple con las metas estipuladas
Bibliografía

 RELIABILITYWEB.COMhttps://reliabilityweb.com/sp/articles/entry/los-
indicadores-de-gestion/ . BIBLIOGRAFÍA Rincón Bermúdez, Rafael David. “Los
indicadores de Gestión Organizacional”. Artículo, Una Guía para su definición.
Pérez Jaramillo, Carlos Mario. “Curso Índices de Gestión”.
 CMI GESTIÓN Cuadro de Mando http://cmigestion.es/cuadro-de-mando-integral/
 AITECO PLAN DE MEJORA https://www.aiteco.com/calidad/plan-de-mejora/

 Asorey, C. (2010). El Sistema de Control Interno: garantía del logro de los


objetivos. MEDISAN.
Esto es lo que había que hacer que está en el aula

1. Definición del concepto de control administrativo y su aplicación en la organización.


2. Análisis de los enfoques, elementos del control y su integración con el sistema de
gestión en la organización.
3. Uso del tablero de mando y las distintas herramientas de control administrativo que
maneja la organización.
4. Plan de mejora que le recomienda a la organización para optimizar su sistema de
control haciendo énfasis en los indicadores de gestión.
Análisis de los enfoques, elementos del control y su integración con el sistema de gestión
en la organización

Los enfoques sobre el control administrativo.

Hoy en día las organizaciones diseñan implementan indicadores de control, para antes
durante y después que un proceso o evento ocurra los cuales son:

Control anticipado o preventivo: este tipo de control es el más deseable para los
administrativos y como su nombre lo indica este se realiza antes de que los procesos o
eventos se implementen y su propósito es evitar que se presenten problemas antes de que
las actividades que han sido planeadas se ejecuten por ejemplo es tomar medidas antes de
actuar.

Control durante o concurrente: es el control que se realiza durante el tiempo que se está
ejecutando una actividad donde su realización es la supervisión directa durante la actividad
de trabajo y en su sitio.

Control posterior o retroalimentación: se lleva a cabo durante las actividades o procesos ya


efectuados es donde se utiliza la información para realizar cambios y se informa sobre la
eficacia de los resultados obtenidos respecto del previsto y es fundamental para
retroalimentar sobre los resultados y proponer mejoras. En las organizaciones es
fundamental que se realicen los tres tipos de control.

Uso del tablero de mando y las distintas herramientas de control administrativo que maneja
la organización.

En los últimos años uno delos de los modelos más utilizados para realizar el proceso de
control y evaluación administrativa ha sido el cuadro de mando integral ( C.M.I. ) el cual
fue introducido por Robert Kaplan y David Norton en 1992 y consiste en un método para
medir el desempeño de las organizaciones con los indicadores adicionales puramente a los
financieros ya que ofrece la posibilidad de medir la forma en que las unidades de negocio
crean valor para sus clientes presentes y futuros y la forma en que deben potenciar las
capacidades internas y las inversiones en persona, sistemas y procedimientos que son
necesarios para mejorar su actuación futura el cual proporciona un marco que traduce la
visión y la estrategia de la organización en un conjunto de actuación

BIBLIOGRAFIA:

Bernal, C. y Sierra H. (2008). Proceso administrativo para las organizaciones del siglo
XXI. México: Pearson
CONTROL ADMINISTRATIVO.

El control es la función administrativa por medio de la cual se evalúa el rendimiento. El


control es un elemento del proceso administrativo que incluye todas las actividades que
se emprenden para garantizar que las operaciones reales coincidan con las operaciones
planificadas.

Cuando hablamos de la labor administrativa, se nos hace obligatorio tocar el tema del
control. El control es una función administrativa, es decir es una labor gerencial básica,
que puede ser considerada como una de las más importantes para una óptima labor
gerencial.

El control es un elemento del proceso administrativo que incluye todas las actividades
que se emprenden para garantizar que las operaciones reales coincidan con las
operaciones planificadas. Todos los gerentes de una organización tienen la obligación de
controlar; Por ejemplo, tienen que realizar evaluaciones de los resultados y tomar las
medidas necesarias para minimizar las ineficiencias. De tal manera, el control es un
elemento clave en la administración.

https://www.grandespymes.com.ar/2010/03/10/el-control-administrativo-su-
importancia/

Control administrativo e indicadores de gestión


Concepto De control
Es el proceso sistemático de regular o medir las actividades que desarrolla la
organización para que éstas coincidan con los objetivos y expectativas establecidos en
sus planes.
Su propósito es identificar oportunidades de mejoramiento que le permitan a la
organización una mejora continua en la optimización de los recursos y el logro de sus
resultados en función de una mejor competitividad, mediante un mejor desempeño.
Enfoques sobre el control administrativo

Control anticipado o Preventivo


Se realiza antes de que los procesos o eventos se implementen; su propósito es evitar
que se presenten problemas antes de que las actividades planeadas se ejecuten.
Control durante o concurrente
Se realiza durante el tiempo que se está ejecutando una determinada actividad, se
necesita de una supervisión directa durante el tiempo de la actividad trabajo.

Control posterior o de retroalimentación


se lleva a cabo sobre actividades o procesos ya efectuados, informa sobre la eficacia de
los resultados obtenidos respecto de lo previsto y es fundamental para retroalimentar
sobre los resultados.

Claridad sobre los objetivos y estrategia organizacionales


Establecimiento de estándares
medición de resultados
evaluación de resultados y toma de acciones
comparación de los resultados con los estándares
Elementos básicos del proceso de Control Administrativo
retroalimentación y reinicio del proceso de control
La identificación y la medición de indicadores de gestión administrativa se convierten
en un factor clave para la toma de decisiones en la administración de las organizaciones.
Deben estar en función del desarrollo de la misión y el logro de los objetivos
organizacionales; así permitirán conocer la actividad de cada proceso, las variables que
intervienen y sobre cuales se requiere garantizar un determinado comportamiento.
Deben medir el uso que la organización esta haciendo de sus recursos y capacidades, la
orientación que se le está dando al sistema de planeación y el resultado que se está
obteniendo en cada actividad.

Un buen indicador de gestión es:


-Preciso: Es entendido de forma clara por las personas de la organización.
-Relevante: Refleja información prioritaria y crítica.
-Apropiados: Realmente reflejan una excelente información.
-Prácticos: Son fáciles de medir en el momento que se requiere.

Éstos proporcionan información relevante que permite realizar una evaluación


permanente de las actividades críticas de desempeño de la organización.
Clases de Indicadores
de gestión administrativa

Rentabilidad, crecimiento organizacional, participación en el mercado, satisfacción de


los clientes,
de gestión de actividad de áreas funcionales
-Indicadores financieros
-Indicadores de marketing
-Indicadores de producción y operaciones
-Indicadores de investigación y desarrollo
de gestión de presupuesto

 porcentajes causados, porcentajes de logros, etc.


de eficiencia
 Número de actividades realizadas, clientes atendidos, etc.
de gestión específica
 Nuevos productos, reducción de quejas, etc.
de eficacia
 Porcentaje de ventas realizadas, número de nuevos productos desarrollados, etc.
de productividad
 Porcentaje de fallas reducidas, porcentajes de unidades producidas
adicionalmente con los mismos recursos, etc.
 De competitividad
 Porcentajes de mercado conquistado, capacidad de respuesta de la organización a
las exigencias del mercado.
de impacto
 Factores que influyen en otros indicadores
de actividad
 Factores que permiten medir las diferentes actividades
Herramientas para el control
 Sistemas de información gerencial
evaluación de desempeño
 financieras
presupuestos
 análisis financiero
 estados financieros
 comerciales
 producción y calidad
 herramientas de control de calidad
 ventas
 clientes
 participación en el mercado
 control de producción

Técnicas de Administración de Calidad


círculos de calidad
Equipos de personas que se reúnen para analizar y resolver problemas que afectan la
calidad
Benchmarking
Proceso continuo de evaluar los productos, servicios y practicas comparándolos con los
principales líderes competidores en la industria.
Six sigma
Método de control de calidad basado en la búsqueda continua de mejorar la calidad y que
los costos sean más bajos.
ISO
Conjunto de normas internacionales de la calidad que dan directrices uniformes para los
procesos, con el fin de garantizar que los productos cumplan con especificaciones para el
cliente.
Cadena de servicio y beneficio
Herramienta para el control de calidad del servicio, desde los empleados hasta los clientes,
para la obtención de beneficios por parte de la empresa.
Gobierno corporativo
Herramientas de reciente utilización en las compañías que consiste en un sistema de
gobierno que busca garantizar la protección de los intereses de los propietarios
corporativos.
Marcador equilibrado
sistema global de control que integra los indicadores financieros tradicionales con los de
servicio al cliente, los procesos internos y la capacidad de organización para aprender a
crecer y ser competitiva.

Capítulo 5
Administración
Una Perspectiva Global Y Empresarial

Existe una relación estrecha entre Estrategias y políticas. Ambas dan estructura a los planes, son
la base de los planes operativos y afectan en su totalidad las áreas de la administración. La Estrategia
es la determinación de la misión y de los objetivos básicos alargo plano de una empresa, la adopción de cursos
de acción y la asignación de los recursos necesarios para lograr esos fines por encima de los mismos. La
política son formulaciones o interpretaciones generales que guían el juicio de los administradores en la toma
de sus decisiones. Tu misión es asegurar que las mismas decisiones no sobre pasen los límites. Estas
$Estrategia y política para hacerse cumplir deben ponerse en práctica atreves de planes. Con los planes
de acción para la ejecución de las estrategias. La decisión es el cometido con el que se relaciona la
clase del negocio, llamada a veces como propósito. Tus objetivos son los puntos finales a los que
se dirigen las actividades de la empresa. Su intención estratégica es la determinación de
triunfaren el entorno competitivo. El ambiente externo presente y futuro debe evaluarse en
términos de amenazas y oportunidades. Estas giran en torno de la situación competitiva. El
entorno debe examinarse en función de avances tecnológicos para determinar la situación
competitiva de la empresa. El ambiente interno de la empresa es necesario auditarlo y evaluarlo. Factor
importante para la formulación de una estrategia son los recursos humanos y financieros. Las estrategias
alternativas se desarrollan en base en el análisis de los ambientes externos e internos. La estrategia se debe
evaluar antes de hacer una elección. Decisión debe considerarse de acuerdo a los riesgos
implicados.
https://www.academia.edu/22234403/Cap%C3%ADtulo_5_Del_Libro_Administraci%C3
%B3n_Una_Perspectiva_Global_Y_Empresarial
http://ebooks7-24.ezproxy.uniminuto.edu:8000/?il=4406

BIBLIOGRAFÍA BÁSICA

 Hitt M., Stewart, B., & Lyman, P. (2006). Administración. Pearson Educación.
 Bernal, C. y Sierra H. (2008). Proceso administrativo para las organizaciones del siglo
XXI. México: Pearson

BIBLIOGRAFÍA COMPLEMENTARIA

 RELIABILITYWEB.COMhttps://reliabilityweb.com/sp/articles/entry/los-
indicadores-de-gestion/ . BIBLIOGRAFÍA Rincón Bermúdez, Rafael David. “Los
indicadores de Gestión Organizacional”. Artículo, Una Guía para su definición.
Pérez Jaramillo, Carlos Mario. “Curso Índices de Gestión”.
 CMI GESTIÓN Cuadro de Mando http://cmigestion.es/cuadro-de-mando-integral/

 Asorey, C. (2010). El Sistema de Control Interno: garantía del logro de los


objetivos. MEDISAN.

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