Sistemas de Información I, Apuntes de Clases Página 1

SISTEMAS DE INFORMACION I, 2017-2

1. BASES CONCEPTUALES

1.1 Definiciones

SISTEMA:

1. Conjunto de elementos interrelacionados.

2. Conjunto de elementos interrelacionados que buscan alcanzar un objetivo común.

SISTEMA DE INFORMACION:

1. Un sistema de información es aquel que tiene por objetivo proveer a una organización
la información necesaria (pasada, presente y futura) en forma precisa y oportuna, para
que pueda servir a la toma de decisiones.

2. Un sistema de información es un conjunto integrado de personas y máquinas, cuyo

objetivo es entregarle a una organización la información requerida para apoyar las
operaciones, la administración y la toma de decisiones. El sistema utiliza máquinas y
equipos computacionales (Hardware), programas e instrucciones computacionales
(Software), procedimientos manuales, bases de datos, modelos de análisis,
planificación de control y toma de decisiones.

INFORMÁTICA:
El diccionario de la lengua española señala que el término proviene del idioma
francés, a través de la conjunción de las voces:

 information
 automatique

Para generar Informatique. El significado de dicha fuente es: “conjunto de

conocimientos científicos y técnicas que hacen posible el tratamiento automático de
la información por medio de calculadoras electrónicas”.

En nuestro contexto la definiremos como: “la informática es el uso racional y

sistemático de la información y la computación en las organizaciones”.
Sistemas de Información I, Apuntes de Clases Página 2

1.2 Relación entre los Sistemas de Administración y los Sistemas de

Información Administrativos

Se entenderá conceptualmente a la organización como la interrelación de tres

subsistemas, que interactúan entre sí y con el medio ambiente.
Estos subsistemas son los siguientes:

Subsistema de Administración :
Corresponde a la estructura organizacional cuyos componentes lógicos son
funciones administrativas y los físicos son los cargos, puestos de trabajo, talleres y
oficinas.

Subsistema de Información :
Es el conjunto de canales de comunicación, datos, información, formularios,
modelos, heurísticas, etc., que apoyan el proceso de decisiones.
En consecuencia, el subsistema de información apoya al proceso de toma de
decisiones proveyéndose de información oportuna, confiable y en la cantidad y
forma adecuada orientada al uso que se le dará.

Subsistema de Procesamiento de Datos :

Es el conjunto de componentes que procesan, manipulan, actualizan, calculan,
validan, recolectan, etc. información para entregarla elaborada al subsistema de
información. Uno de los componentes principales del SPD es el computador, por la
gran potencialidad que tiene y la confiabilidad que proporcionan sus cálculos. Por lo
anterior, el SPD apoya al subsistema de información proporcionándole los medios
necesarios para la elaboración de la información.

Se debe aclarar que tanto el subsistema de procesamiento de datos como el

subsistema de información son no necesariamente computacionales, sino que también
pueden ser manuales.

Ejemplo:

MANUAL COMPUTACIONAL
Kardex Sistema de Venta de Falabella
Fichas Médicas Bancos en General
Pruebas foliadas por ramo y por año Video Clubes
etc. etc.

El esquema clasificador es el siguiente.

Sistemas de Información I, Apuntes de Clases Página 3

Figura 1

N.E. : Nivel Estratégico

N.T. : Nivel Táctico
N.O. :Nivel Operacional

El mayor volumen representa mayor cantidad de información y mayor cantidad de

personas participantes en los sistemas.

Niveles de Decisión
En la organización, desde la cúpula hasta los niveles de base, se toman decisiones.
Sin embargo la naturaleza de ésta es en buena forma explicada por el nivel en el cual se
toman y la forma de llevarlas a efecto.

1. Nivel Estratégico: es el nivel superior en el cual se toman decisiones que pueden

ser capaces de cambiar el curso de la organización. En este nivel se generan,
además, las políticas y planes generales de la organización.
2. Nivel Táctico: Es el nivel intermedio de la organización en el cual se reciben las
decisiones de nivel estratégico, políticas y planes, se le asignan recursos, el
tiempo y el trabajo adecuado y se dispone para que el nivel operativo las ejecute.
De este nivel es posible que emanen, además de decisiones tácticas, los
programas concretos para cristalizar las políticas y planes de nivel superior
3. Nivel Operacional: Es el nivel que finalmente ejecuta las tareas y funciones de
carácter operativo y de contenido básico y, generalmente, de naturaleza muy
estructurada. Es el nivel ejecutor por excelencia y donde se llevan a cabo los
programas de producción, los de servicios o las tareas rutinarias de carácter
administrativo elemental.

Como se aprecia en la figura anterior, el SPD está presente, no sólo en los niveles
medios u operativos, sino también lo puede estar en el nivel estratégico.
Sistemas de Información I, Apuntes de Clases Página 4

1.3 Requerimientos de Personal Especializado

Los sistemas de información no son sólo computadores procesando datos. Como se

mencionó en las definiciones existe una fuerte componente humana. Estas personas
trabajan al interior de las organizaciones y deben interactuar de mayor o menor manera con
los sistemas. No sólo nos estamos refiriendo a las personas que trabajan con los sistemas,
sino que también con las que tienen que crearlos.
Es así que el análisis de sistemas viene siendo una actividad conducente a proponer
soluciones y que estas soluciones funcionen. Esto último puede sonar demasiado obvio,
pero existe más de algún caso en que se construyeron sistemas de información que nunca
funcionaron como debían (si es que realmente llegaron a funcionar).
En esta actividad de desarrollo de sistemas cada vez más se requiere de personas
con conocimientos en el área de la informática. Es así, que sin querer ser extenso, se puede
dar una lista de personas que debieran participar en el análisis de sistemas, como también
en su diseño e implementación, como también en su mantención:

 Gerentes y ejecutivos
 Analistas de Información
 Analistas de sistemas
 Ingenieros de sistemas
 Analistas programadores
 Auditores computacionales
 Programadores
 Operadores de equipos
 Digitadores
 Usuarios

Conjuntamente existen cargo que son llenados por personas del área de la
computación y la informática. Estos cargos pueden ser los siguientes:

 Jefe de mantención de sistemas

 Jefe de desarrollo de proyectos
 Jefe de red de teleproceso
 Jefe de programación
 Jefe de la unidad informática

Ahora bien, ¿cuántos de estos nombres y cargos significan lo mismo?, ¿existirá

alguna diferencia significativa entre cada uno de ellos?, ¿o son sólo nombres?
De todas maneras los tres más importantes son Analistas de Información,
encargados de la parte lógica de los sistemas, Analistas Computacionales encargados de la
parte física y los programadores, encargados de la construcción misma de los sistemas.

1.4 Marcos de Referencia para el desarrollo de Sistemas de Información

Sistemas de Información I, Apuntes de Clases Página 5

Se verán tres modelos que conforman marcos de referencia mediante los cuales es
posible diagnosticar, analizar y evaluar el estado de los sistemas y la tecnología de la
información. Estos son:

 Matriz de Gorry y Scott-Morton

 Curva de Nolan
 Modelo de Sistemas Sociotécnicos

Matriz de Gorry y Scott-Morton

En 1971, Gorry y Scott-Morton desarrollaron un esquema para clasificar los

sistemas de información. Se basaron en la pirámide organizacional de ANTHONY, usando
los tres niveles decisionales de control operacional (nivel operativo), control gerencial o
táctico (nivel táctico) y alta dirección o planificación estratégica (nivel estratégico).
Además se combinaron los niveles decisionales con el grado de estructuración
posible en las decisiones (SIMON). El grado de estructuración se puede dividir en tres:

+ Estructuradas
+ Semiestructuradas
+ No estructuradas

Las estructuradas son aquellas que siguen una secuencia de pasos o un

procedimiento de trabajo. Estas son repetibles, tienen una cantidad conocidas de variables
de decisión y son rígidas.

La combinación entre los niveles decisionales y la estructuración de las decisiones,

es lo que da origen a la matriz de Gorry y Scott-Morton.

Tipo de Nivel Decisional

Decisión Control Operacional Control Táctico Planificación
Estratégica
Estructurada + Facturación Proyección de Ubicación de
+ Cobranzas estados financieros sucursales
+ Cotización
Previsional
Semiestructurada + Control de Valoración de Introducción de
Inventarios ingresos nuevos productos
+ Planificación
Producción
No estructurada Administración de Selección de RRHH Planificación para
Caja investigación y
desarrollo
Curva de Nolan
Sistemas de Información I, Apuntes de Clases Página 6

Este esquema fue propuesto por Richard Nolan en 1974, refinándose posteriormente
en 1979.
Nolan estudió el gasto en computación para una serie de firmas norteamericanas
durante varios años. Al graficar el comportamiento del gasto con respecto al tiempo, obtuvo
una gráfica como la siguiente:

Figura 2

En este diagrama identificó seis etapas que llamó:

 Iniciación
 Contagio
 Control
 Integración
 Administración de la Información
 Madurez

Iniciación
Representa el período de introducción de la computación en la organización. Sólo
los especialistas y unos pocos realmente interesados están conscientes del potencial de
la nueva herramienta. En general no hay mucho impacto a nivel organizacional. Las
aplicaciones existentes son pocas y desarrollan procesos rutinarios relativamente
estructurado y orientados al control operacional.
Se buscan aplicaciones que reduzcan costos, tal que se justifique la nueva
tecnología.
El gasto en computación no varía mayormente.

Contagio
Al inicio de esta etapa existe una gran capacidad ociosa, tanto en los equipos como
en los recursos humanos del departamento de computación.
Sistemas de Información I, Apuntes de Clases Página 7

Quienes usan información a través de la organización comienzan a percibir lo que

los nuevos equipos pueden hacer por ellos y empiezan a solicitar el desarrollo de
ciertas aplicaciones.
Dada la disponibilidad de recursos, el departamento de computación satisface casi
cualquier solicitud, empezando así una proliferación indiscriminada de aplicaciones.
El término contagio de deriva del hecho que todos en la organización quieren recibir
un servicio del computador. En esta etapa el gasto en computación crece en forma
rápida y descontrolada.

Control
Una vez dominada la proliferación descontrolada, las empresas empiezan a definir
políticas para el desarrollo de las aplicaciones. Se crean sistemas para controlar gastos
y cobros. Se implementan algunos sistemas de control y se introduce la tecnología de
base de datos para reunir algunas aplicaciones desarrolladas en forma independiente.
Durante esta etapa nuevamente se observa un crecimiento en el gasto, pero más
controlado y racionalizado.

Integración
La falta de planificación en el desarrollo de nuevos sistemas y el marcado aumento
en el gasto durante la etapa anterior (control) provocan la intervención en la
administración superior, que ordena detener el desarrollo de nuevas aplicaciones e
incluso reducir el gasto donde sea posible. Se reorganiza el departamento de
computación tal que exista un orden que permita administrar su nuevo tamaño. Se
reestructuran algunas aplicaciones desarrolladas en la etapa previa (control),
manteniendo en operación aquellas que se justifiquen.

Administración de la información
El uso integrado de las distintas aplicaciones mediante el uso de las bases de datos,
sumado al desarrollo de nuevos sistemas provocan el reconocimiento de la importancia
de la información, al interior de la empresa. Aquí la información es considerada como
un recurso, y nace la necesidad de que los usuarios la compartan, desarrollándose de
esta forma, sistemas comunes a distintas áreas.
Dentro del organigrama de la empresa el departamento de informática migra desde
la dependencia de la gerencia de contabilidad hacia un posicionamiento más cercano a
la gerencia general.

Madurez
En este punto ya están desarrolladas las aplicaciones destinadas al control
operacional y al control gerencial, restando el desarrollo únicamente de sistemas
orientados a los niveles más altos de la organización.
La organización alcanza un grado de equipamiento que será más estable que durante
las etapas anteriores, en lo que a expansión se refiere.
Una empresa puede estar sujeta a distintas etapas de la curva y a distintas curvas,
dependiendo de qué tecnología de la información se esté utilizando. Esto se puede ver en el
caso de la migración de un sistema de información orientado al procesamiento de datos
hacia un sistema de información orientado al apoyo y aumento de la eficiencia en el trabajo.
Las comunicaciones globales, redes locales, la automatización de oficinas, inteligencia
Sistemas de Información I, Apuntes de Clases Página 8

artificial y otros avances recientes en la tecnología de la información estarán moviéndose

por una curva distinta a la del procesamiento tradicional.
Otra gráfica que se puede mostrar es la que resulta de tomar dos curvas de Nolan.

Figura 3

El área de color plomo representa el impacto de la

discontinuidad tecnológica.

¿Será ahorro de dinero, o puede ser otro tipo de ahorro?

 Tiempo (procesamiento de datos, personas)

 Mano de obra
 Seguridad de la Información
 Energía
 Espacio Físico
Sistemas de Información I, Apuntes de Clases Página 9

Modelo de Sistemas Sociotécnicos

El aporte más significativo que hace este modelo al estudio del impacto de los
sistemas de información en las organizaciones, es la incorporación, tal como lo indica su
nombre, tanto los aspectos técnicos de un sistema de información como todo lo referente a
las personas que trabajen en una organización. Es un modelo gráfico que muestra la
importancia de muchos factores que los especialistas técnicos suelen obviar al desarrollar
un sistema de información.

FRONTERA

ENTORNO

Subsistema Técnico

Tareas Tecnología

ENTRADAS SALIDAS
(recursos, datos) (producto,
información)
Personas Roles/
Estructura

Subsistema Social

El modelo utiliza una concepción de sistemas, donde el entorno proporciona ciertas

entradas y recibe ciertas salidas. Respecto del sistema, este se descompone en dos
subsistemas:

 Técnico
 Social

En el subsistema técnico se definen como elementos las tareas que deben

desempeñarse en una organización y la tecnología empleada en el proceso de
transformación de las entradas en salidas.
Como elementos del subsistema social, considera a las personas ya los roles que
deben cumplir dentro de la estructura organizacional.
Esta representación destaca la interrelación que hay entre los distintos elementos del
modelo, pudiéndose mencionar como ejemplo la determinación de cargos, que se identifica
por la relación Tareas-Personas. En este esquema se evidencia el efecto que un cambio en
cualquier aspecto del sistema (Tarea, Tecnología, Personas, Roles) tiene sobre los restantes.
De esta forma el modelo entrega su mayor aporte:
Sistemas de Información I, Apuntes de Clases Página 10

forma una conciencia sobre los diferentes aspectos que es conveniente

considerar al introducir un cambio en un sistema existente.

Por otro lado el modelo busca mejoras tanto en el desempeño como incrementos en
el nivel de satisfacción que las personas reciben del trabajo. Esta dualidad de objetivos
marca la diferencia con otros modelos comunes en administración.
El no considerar el subsistema en un contexto de cambio organizacional debido a la
introducción de nueva tecnología, puede generar problemas. A modo de ejemplo.
“Una cadena de instituciones de salud de EEUU implementó un sistema de fichas
médicas y apoyo a la toma de decisiones en todas sus clínicas a lo largo del país. Pese a que
el sistema se había desarrollado de acuerdo a las especificaciones y funcionaba bien, no se
utilizaba en forma confiable y su inoperabilidad era progresiva. Si los médicos no
ingresaban el diagnóstico y tratamiento indicado después de cada paciente, la base de datos
quedaba incompleta. Esta falta de información hacía que el sistema se utilizara cada vez
menos, ya que no estaba actualizado. Con el tiempo fue descontinuado ya que resultaba
muy caro de mantener, dado sus escasos beneficios”

El análisis de esta situación indicó que todo esto se debió al hecho de no considerar
el ritmo de trabajo de los médicos, que era tan rápido que incluso retrasos derivados de la
búsqueda de un registro mediante teclado era significativo; simplemente no alcanzaban a
ingresar la información en su momento, aun cuando estaban conscientes de lo útil del
sistema.
Desde un principio su uso fue voluntario, ya que no existían mecanismos que lo
hicieran obligatorio. Otro factor que también colaboró al fracaso fue la falta de apoyo de
ciertos médicos, pues se sabía que cerca del 40 % de los pacientes diarios eran nuevos.
Así como este se pueden citar diversos ejemplos para ilustrar los riesgos de un
análisis parcial del sistema, previo a su desarrollo.
Como conclusión es imposible generalizar un tipo de efecto de la tecnología del
sistema de información en una empresa. Sólo se puede decir que el impacto es importante,
que puede ser altamente variable y que se debe considerar siempre.
Una serie de tendencias en la tecnología permite prever un mayor potencial de
cambio para los sistemas de información. Por una parte nuevas herramientas para el
desarrollo del sistema incorporan una mayor flexibilidad al proceso, lo que se traduce en
mayor número de alternativas y un sistema más orientado hacia el usuario final.