Actividad 2

VALORACION DOCUMENTAL Y DISPOSICION FINAL DE LOS

DOCUMENTOS

Presentado por: MARTHA CASANOVA

Valoración Documental
Procesos en el cual se determina la valoración primaria y secundaria de los
documentos con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases
del archivo. Es el que interesa a los investigadores de la información
retrospectiva. Surge una vez el VALOR inmediato o primario se ha agotado.

Valor Primario
Es el que tiene el Documento Valor Secundario
mientras sirven a la
institución productora y al Los documentos que tiene este
iniciador, destinatario o valor se conservan
beneficiario del documento. permanentemente.
Es decir a los involucrados en
el tema o asunto.
 MAPA CONCEPTUAL VALORACION DOCUMENTAL

Labor intelectual por la cual se denomina los valores primarios y

secundarios de los documentos con el fin de establecer su
permanencia en las diferentes fases del ciclo vota.
VALORACION
DOCUMENTAL

DOMENTACION ACTIVA DOCUMENTACION SEMI- DOCUMENTACION INACTIVA

ACTIVA

Archivo de Gestión Archivo Central Archivo Historico

VALOR PRIMARIO VALORACION SECUNDARIA

- Aministrativo VALORACION DOCUMENTAL
- Legal ELECTRONICA - Historico
- Fiscal - Cultural
Acto de conservar los documentos
- Contable - Investigativo
electrónicos por periodos de tiempo
- Tecnico
determinados en función de su valor. - Cientifico

DISPOSICION FINAL DE LOS DOCUEMNTOS

Selección de los documentos en cualquier tapa de su siclo vital, enfocado en
su conservación total, eliminación, y selección y/o Reproducción, de acuerdo
a lo estipulado en la tabla, de Retención Documental (TRD), o tabla de
valoración documental ( TVD).
Por medio de los procedimientos asignados a esta, se hace posible mantener
un control sobre grandes masas documentales, conservadas para abrirle
precio a otros documentos actuales o para determinar su destino final o la
posibilidad o no de reproducción en otros medios

Ejemplos
TIPO DE DOCUMENTO CARACTERISTICAS DISPOSICION FINAL
CONTRATOS Acuerdo 5 Años en el
generalmente Archivo de
escrito por el que Gestión y 20 en el
dos o más partes se archivo Central, se
comprometen a conservan en su
cumplir una serie de totalidad.
condiciones
RESOLUCIONES Norma legal que Documento del
determina archivo activo
obligatoriedad, que apoyan a la
estos pueden ser empresa.
dados por un ente
legal, o por un
representante de
una empresa.
Puede ser
utilizada para
nombramiento
para ciertos
cargos en una
empresa.
ACTAS Son documentos Se conservan
que reflejan 1 Año en el
Archivo de
decisiones de Gestión y 24 en el
carácter Archivo Central
administrativo, una vez finalizado
legal y fiscal su tiempo de
retención en el
tratado o Archivo Central se
acordado en una deben conservar
junta o reunión totalmente por
 poseer valores
secundarios e
históricos.
HISTORIA CLINICA Es un documento 20 años contados
privado, obligado a partir de la
y sometido a fecha de la última
reserva en el cual atención.
se registra Mínimo 5 años
cronológicamente en el archivo de
la salud del gestión, del
paciente. prestador del
servicio de salud.
CORRESPONDENCIA Documentos que Se conservarán
INTERNA ENVIADA Y soportan el cruce como parte de la
RECIBIDA de memoria
correspondencia institucional.
de la dependencia Retención en el
con destinatarios o archivo de gestión
remitentes internos 3 años y en el
de una empresa. archivo central: 5
años

CONSENTIMIENTO Autorización que 20 años contados

INFORMADO hace una persona a partir de la fecha
con plenas de expedición.
facultades físicas y
mentales.