CODIGO: PPSI0884

PLAN DE CONTINGENCIA SERVICIO VERSIÓN: 03

FARMACEUTICO
INSTRUCTIVO VIGENCIA: 15/03/2018

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1. OBJETO: Establecer los pasos a seguir en caso de existir una contingencia por fallas en las
unidades de refrigeración y sistema de aire en servicio farmacéutico.

2. ALCANCE: Aplica para todas las áreas de servicio farmacéutico de la Sociedad de Oncología y
Hematología del Cesar donde se almacenan medicamentos y dispositivos médicos

3. RESPONSABLES:

3.1 Químico farmacéutico: verificar realización de los reportes de temperatura y humedad

en las áreas de servicio farmacéutico y central de mezclas, notificar al área de
mantenimiento las deviaciones presentadas en las unidades de refrigeración.

3.2 Regente de farmacia: realizar reporte de temperatura y humedad en las áreas de

servicio farmacéutico. Notificar deviaciones encontradas durante la realización de los
reportes.

3.3 Coordinador ambiental y de mantenimiento: coordinar mantenimiento de

instalaciones y equipos en servicio farmacéutico.

4. ACTIVIDADES

4.1. Verificación de condiciones de temperatura en neveras:

SÍMBOLO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE

INICIO

En cada turno (Jornada: Mañana 8:00-9:00 am/ Tarde 3:00 - Regente de

4:00 pm) se debe observar La temperatura actual de las farmacia
unidades de refrigeración y verificar que la temperatura
corresponda a las especificaciones establecidas para la Químico
conservación de los medicamentos de Acuerdo a lo farmacéutico
contemplado por el fabricante (2°C a 8°C). y registrarlo en el
formato PPSR804 Control de temperatura de nevera.
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En caso que la temperatura actual se encuentre por

fuera de las especificaciones establecidas (2ºC a
8ºC), El regente de farmacia informa al Químico
farmacéutico y este notificara vía telefónica y por Regente de farmacia
correo electrónico al coordinador de ambiente y
mantenimiento. La respuesta a la solicitud no debe Químico farmacéutico
superar un tiempo máximo de diez minutos, si
dentro de este tiempo no se obtiene respuesta se
notificara nuevamente y se procede a iniciar con el
traslado de los medicamentos a zona de
cuarentena de Nevera No 3 y/o bolsos térmicos. El
tiempo de traslado de los medicamentos desde el
momento en que se detecte la falla no debe
superar un tiempo de treinta minutos.
Coordinador de mantenimiento emitirá concepto Coordinador ambiental y de
sobre estado del equipo. Verificando si la falla mantenimiento.
corresponde a inconvenientes con el equipo de
refrigeración o con el equipo de medición.
(Termómetro), si la falla corresponde al equipo de
medición se reemplaza el equipo por el equipo de
contingencia termómetro serie mc 000646
Si Si la falla corresponde al sistema de refrigeración
se debe registrar la temperatura de los productos Químico farmacéutico
contenidos en la unidad de refrigeración y verificar
estabilidad de los mismos fuera de la cadena de
frío con los insertos o fichas técnicas de los
productos.
Los productos que no sean avalados por la
bibliografía para su uso deberán ser destruidos,
registrando la información correspondiente en el
formato PPSR0835 Acta de destrucción de
medicamentos y/o dispositivos médicos

El coordinador de mantenimiento junto con equipo

técnico informara a químico farmacéutico, la
duración de la contingencia presentada.
Químico
-Si la falla no supera las 8 horas se trasladan los Farmacéutico
medicamentos a los bolsos térmicos,
Regente de
-Si la falla supera las 24 horas se trasladan los farmacia
medicamentos a la nevera No 3 en el espacio
identificado como cuarentena.
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Precauciones para el traslado a bolsos Químico farmacéutico

térmicos
- Se cuenta con tres bolsos térmicos con capacidad
de seis litros cada uno.
- Antes de trasladar los medicamentos se debe
verificar el estado de limpieza de los bolsos
térmicos para evitar la contaminación.
- Se acondicionan los bolsos térmicos ubicando
geles refrigerantes de manera vertical en los diez
espacios con los que cuenta el bolso, luego de Regente de farmacia
ubicar los geles se deben cerrar los cierres con los
que cuenta cada espacio del bolso.
- Una vez acondicionados los bolsos térmicos con
geles refrigerantes se coloca termómetro calibrado
y cuando se obtenga el rango de temperatura
adecuado (2-8ºC) se procede a ingresar los
medicamentos.
- No superar la capacidad de almacenamiento de
los bolsos térmicos para evitar deterioro de los
medicamentos.
- Los medicamentos se deben trasladar a los
bolsos térmicos utilizando recipientes plásticos.
- Los bolsos serán ubicados en carro de transporte
de medicamento durante la contingencia.
- Los geles refrigerantes deben ser cambiados cada
ocho horas para garantizar la cadena de frio de los
medicamentos, hasta que se supere la
contingencia.

Nota: para medicamentos en investigación este

traslado debe realizarse seleccionando los
medicamentos por protocolo. En cada bolso se
ubicaran los medicamentos según el protocolo
investigación al que pertenezcan para evitar
confusión

Precauciones para el traslado a nevera No 3 Químico farmacéutico

- El área de la nevera No 3 de cuarentena se
encuentra constituida por dos bandejas de 55 largo Regente de farmacia
x 9 profundidad x 54 ancho cm.
- Antes de trasladar los medicamentos se debe Coordinador ambiental y de
verificar el estado de limpieza de la nevera No 3 mantenimiento.
para evitar la contaminación.
- No superar la capacidad de almacenamiento de la
nevera para evitar deterioro de los medicamentos.
- Los medicamentos se deben trasladar a la nevera
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utilizando recipientes plásticos

Una vez se tenga la unidad de refrigeración Químico farmacéutico
reparada, se debe recalificar el equipo para
FIN reanudar su uso. Coordinador ambiental y de
mantenimiento.

4.2. Verificación de condiciones de temperatura y humedad en áreas de

almacenamiento:

SÍMBOLO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE

INICIO

En cada turno (Jornada: Mañana: 8:00-9:00/ Tarde 3:00-

4:00) se debe observar la temperatura actual y registrarla en Regente de
formato PPSR806 monitoreo de condiciones ambientales. farmacia
Verificando que la temperatura corresponda a las
especificaciones establecidas para la conservación de los Químico
medicamentos a temperatura ambiente 15.0 °C -25.0 °C farmacéutico
especificación de temperatura y Humedad Relativa 40-75% ±
5%.

En caso que la temperatura y la humedad se encuentren por

fuera de las especificaciones se debe informar al químico Químico
farmacéutico y este notificara vía telefónica y por correo farmacéutico
electrónico al coordinador de mantenimiento. La respuesta a
la solicitud no debe superar un tiempo máximo de treinta
minutos, si dentro de este tiempo no se obtiene respuesta se
notificara nuevamente y se procede a iniciar con el traslado
de los medicamentos al almacén 2.
Coordinador de mantenimiento verificara si la falla
corresponde a inconvenientes con el sistema de aire Coordinador
acondicionado o con el equipo de medición. ambiental y de
(Termohigrómetro). Si la falla corresponde al equipo de mantenimiento.
medición se reemplaza el equipo por el equipo de
contingencia termohigrómetro serie: MC-002089.
Si Si la falla corresponde al sistema de aire acondicionado se Químico
debe registrar la temperatura de los productos contenidos en farmacéutico
las áreas de almacenamiento y verificar estabilidad de los
mismos, en caso de que la temperatura
supere la especificación establecida.
Aquellos productos que sean avalados por la referencia
bibliográfica para su uso se deben trasladar al área de Químico
almacenamiento No 2 en caso de que la falla suceda en el farmacéutico de
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almacén No 1 y viceversa la cual se encuentra disponible

como contingencia. Regente de
farmacia

Químico
Los productos que no sean avalados por la bibliografía para
farmacéutico
su uso deberán ser destruidos, registrando la información
correspondiente en el formato PPSR0835 Acta de destrucción
Regente de
de medicamentos y/o dispositivos médicos.
farmacia.
Para el caso de medicamentos en fase de investigación se
Coordinador
debe notificar vía correo electrónico a patrocinador excursión
ambiental y de
de temperatura para que este notifique decisión a tomar.
mantenimiento.
Químico
farmacéutico
Una vez se tenga el área habilitada para su uso se deberá
realizar traslado de los medicamentos e insumos. Coordinador
ambiental y de
mantenimiento.

FIN

4.3. Falla de energía eléctrica: en caso de falla en el sistema eléctrico de la institución, se

activara planta eléctrica de manera automática.

5. HISTORIAL DE CAMBIOS

VERSION CAMBIO REALIZADO FECHA DE

ACTUALIZACION
01 Primera emisión de documento. 24/05/2017
- Se incluye actividades a realizar en caso de falla de
10/10/2017
aire acondicionado en áreas de almacenamiento.
02
- Se referencia documento de mantenimiento, donde
se establece contingencia en caso de falla eléctrica.
- Se detallan tiempos de acción de plan de
contingencia
- se incluyen los bolsos térmicos para contingencia
menores a 8 horas
03 15/03/2018
- se incluye la contingencia de los medicamentos de
investigación
- se describen las precauciones para el traslado de
los medicamentos a bolso térmico y nevera.