MANUAL DE

CONTRATAÇÕES DIRETAS

COTAÇÃO ELETRÔNICA

PRÓ-REITORIA DE ADMINISTRAÇÃO

Diretoria de Licitações e Contratos

Gerência de Licitações e Contratos

Coordenadoria de Contratação Direta

Janeiro / 2017
SUMÁRIO

1. CARACTERÍSTICAS DA COTAÇÃO ELETRÔNICA ............................................................... 3

2. DOS DOCUMENTOS PARA FORMALIZAÇÃO DO PROCESSO ............................................ 4
3. DOS PROCEDIMENTOS DA DIVULGAÇÃO DA COTAÇÃO ELETRÔNICA NO SIASGNET . 7
4. CONSIDERAÇÕES FINAIS ................................................................................................... 11

Elaborado por: Revisado por: Aprovado por:

Cristina Rodrigues dos Santos Ramos Camila Blamberg da Cruz Marina Milena da Silva
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PROCEDIMENTO
DATA

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TÍTULO CÓDIGO

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COTAÇÃO ELETRÔNICA
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Marina Milena DCC / GCC 02/2017 - COD

*** A aquisição de bens de consumo ou permanente,

fundamentadas no art. 24, inc. I e II, da Lei n.º 8.666/93, deve
ocorrer por meio de Cotação Eletrônica que é uma modalidade de
Dispensa de Licitação ***.

A Cotação Eletrônica é uma forma de obtenção de propostas economicamente mais

vantajosas, para aquisições de materiais de consumo ou permanente e que apresentam pequeno
valor.

OBS: Aquisições de pequeno valor são aquelas cujo valor é até R$ 8.000,00, que NÃO se
refiram a parcelas de uma mesma compra de maior vulto ou que possam ser realizadas de
uma só vez.

O Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão, através da Portaria nº 306, de 13 de

dezembro de 2001, implantou e regulamentou o Sistema de Cotação Eletrônica de Preços.

Não obstante, dispõe o art. 4º, parágrafo 2º, do Decreto n.º 5.450/05:

“ § 2o Na hipótese de aquisições por dispensa de licitação, fundamentadas

no inciso II do art. 24 da Lei no 8.666, de 21 de junho de 1993, as unidades
gestoras integrantes do SISG deverão adotar, preferencialmente, o sistema
de cotação eletrônica, conforme disposto na legislação vigente”.

Podem participar de aquisições realizadas pelo sistema quaisquer pessoas jurídicas,

previamente cadastradas no Portal Comprasgovernamentais.

Do exposto, recomendamos que, ao opinar pela contratação por cotação eletrônica, a

Administração atente para os seguintes pontos:

 Considerar os limites da Portaria nº 1.003/14, que versa os procedimentos de

descentralização, limitado a R$ 8.000,00 no exercício por natureza de despesa:
33.90.30 (consumo) e 44.90.52 (material permanente).
 Não fracionar as aquisições dos bens para dispensar a licitação.
 A aquisição de material de consumo e/ou permanente, em vista do baixo valor, é
possível ser realizada por meio de Cotação Eletrônica.
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*** Nos termos da Orientação Normativa n.º 46/14, editada pela Advocacia Geral da
União, a manifestação jurídica nas contratações de pequeno valor com fundamento nos
incisos I e II do art. 24 da Lei de Licitações passa a ser dispensável, exceto quando
houver minuta de contrato não padronizada ou dúvida jurídica do Administrador
acerca da contratação.

1. CARACTERÍSTICAS DA COTAÇÃO ELETRÔNICA

Relacionamos abaixo algumas características da Cotação Eletrônica:

 O valor de referência, valor limite da contratação, tem como base o VALOR MÉDIO
obtido por meio de orçamentos, para cada item, conforme a Instrução Normativa nº
05/2014, alterada pela IN nº 07/2014.

 As fases da Cotação Eletrônica são:

a) Elaboração do Termo de Referência e minuta de contrato, quando houver;
b) Pesquisa de mercado, conforme IN nº 05/2014, alterada pela IN nº 07/2014;
c) Elaboração do Mapa Comparativo;
d) Elaboração da Previsão Orçamentária;
e) Autorização para abertura de procedimentos licitatórios;
f) Portarias de descentralização;
g) Após análise e aprovações das Coordenadorias de Termo de referência (REF-PRA)
e de Contratação Direta (COD-PRA), divulgação do Termo de Referência no site
institucional (através do comunica@ifsp.edu.br);
h) Divulgação da contratação no SIASGNet;
i) Fase de lances (disputa entre os fornecedores – período de 04 horas até 02 dias,
sem interferência do servidor);
j) Encerramento da fase de lances, definindo-se os vencedores;
k) Análise das propostas e da documentação do fornecedor;
l) Negociação com os fornecedores, com base nos valores de referência;
m) Adjudicação dos itens para os fornecedores vencedores;
n) Cancelamento dos itens não negociados;
o) Homologação da Cotação Eletrônica pela autoridade competente;
p) Emissão das Notas de Empenho;
q) Formalização contratual, quando for o caso.
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 Cada item deverá ser adjudicado em “valor igual ou abaixo do valor de referência”.
 Caso o valor ofertado para o item seja maior que o valor de referência, tentar negociá-lo,
via correio eletrônico, com o fornecedor no limite pré-estabelecido (valor de referência) e,
na impossibilidade, consultar os próximos participantes, obedecendo obrigatoriamente a
ordem de classificação.
 Caso não seja possível a negociação do item com os fornecedores participantes no valor
de referência, proceder o cancelamento do respectivo item.
 Caso a Administração desejar, poderá divulgar uma nova Cotação Eletrônica para
aquisição dos itens cancelados na Cotação anterior. Entretanto, a nova Cotação Eletrônica
deverá acontecer nas mesmas condições anteriores, com NOVA numeração, sem
alteração dos valores de referência, em hipótese alguma.
 Ao divulgar a cotação eletrônica novamente, recomenda-se entrar em contato com os
fornecedores que apresentaram as propostas para obtenção dos valores de referência
para que participem do certame, realizando os cadastros no SICAF, se necessário.
 Após a divulgação da mesma cotação eletrônica por três ou mais vezes sem êxito, caso
a Administração considere que o valor de referência obtido esteja defasado,
recomendamos negociar com os fornecedores que apresentaram as propostas para
obtenção dos valores de referência, cadastrando-os no SICAF, se necessário. Na
impossibilidade de negociação, a Administração poderá arquivar o processo e abrir outro
posteriormente, com os valores de referência revisados e compatíveis com os preços
praticados no mercado.

2. DOS DOCUMENTOS PARA FORMALIZAÇÃO DO PROCESSO

Os procedimentos e documentos necessários para formalização dos processos que

visam a aquisição e/ou contratação de serviços por meio de Cotação Eletrônica seguem abaixo,
sendo recomendado obedecer a sequência:

2.1 Abertura de processo, no SUAP-Protocolo, devidamente autuado, protocolizado,

numerado e rubricado, composto por: capa do processo impressa no SUAP- Protocolo, conforme
detalhado:

2.1.1. Título: Cotação Eletrônica 2017 – Nome do câmpus ou Pró-reitoria + SIGLA.

(Ex. Cotação Eletrônica 2017 – Câmpus São Paulo – SPO).
2.1.2. Solicitante (Interessado): nome do setor requisitante, Pró-reitoria ou
câmpus.
2.1.3. Assunto: Aquisição de material (permanente, de consumo ou acervo) -
detalhar o objeto.
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2.1.4. Destino: DCC-PRA (Diretoria de Licitações e Contratos)

2.2 Memorando inicial contendo (modelo no comunicado nº 05/2015):

2.2.1. Objeto (O que se pretende adquirir ou contratar).

2.2.2. Objetivo (Para que se pretende adquirir ou contratar o objeto).
2.2.3. Justificativa da necessidade do objeto (Por que se pretende adquirir ou
contratar).
2.2.4. Declaração de verificação de que os itens propostos não estão
contemplados nas Atas SRP vigentes do IFSP.
2.2.5. No caso de aquisição de materiais com entrega parcelada, informar se há
contrato vigente bem como a sua validade.
2.2.6. Justificativa do custo/preço estimado (Art. 26, parágrafo único, III, da Lei
n.º 8.666/93).
2.2.7. Indicação da forma de contratação a qual se pretende contratar (Ex.
cotação eletrônica).
2.2.8. Assinatura do requisitante e autorização do GAD/CAD ou Pró-Reitor.

2.3 Elaboração de Termo de Referência

A elaboração do Termo de Referência visa estabelecer as condições gerais para a

contratação, sendo o Termo de Referência utilizado nas contratações de serviços e nas
aquisições de materiais e o Projeto Básico utilizado no caso de obras ou serviços ligados a obras.
Conforme orientação do TCU, a elaboração do Termo de Referência é OBRIGATÓRIA
para contratações diretas (Cotação Eletrônica, Dispensa de Licitação e Inexigibilidade).
As orientações para elaboração de Termo de Referência poderão ser consultadas em
manuais específicos, disponíveis na Nuvem do IFSP.

2.4 Orçamentos ou cotações para obter parâmetro mercadológico, conforme a IN nº

05/14, alterada pela IN nº 07/14, sendo recomendado a apresentação de pelo menos 03 (três)
comprovações para cada item, em conformidade com o objeto a ser adquirido (Ex.
especificação, unidade de fornecimento, quantitativo, etc.).

2.4.1. Os orçamentos ou cotações deverão ser impressos, rubricados,

ordenados, identificados por item e conter o CNPJ do fornecedor
2.4.2. Recomendamos atenção quanto as cotações obtidas pela internet,
evitando utilizar sites de busca de preços, observando o valor do frete, que
deverá ser incluído na pesquisa de mercado, etc.
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2.5 Elaboração de Mapa Comparativo, para demonstração dos orçamentos

apresentados, contendo a descrição detalhada do objeto, código do material (CATMAT), valores
totais mínimo e médio, assinado pelo elaborador.

2.6 Classificação contábil dos itens, assinada pelo contador do câmpus.

2.7 Alocação de recursos orçamentários ou indicação dos recursos para a cobertura

da despesa, conforme orientações da Coordenadoria de Controle Orçamentário – CCN.

2.8 Cópia da Portaria IFSP n.º 1.003/14, que trata da delegação de competência aos
Diretores Gerais dos câmpus do IFSP, quanto aos procedimentos de descentralização.

2.9 Cópia da Portaria MEC n.º 785/12, que trata da celebração de novos
contratos administrativos relativos às atividades de custeio.

2.10 Autorização para abertura dos procedimentos licitatórios, assinada pelo Diretor
Geral do câmpus, para Cotação Eletrônica.

2.11 Portaria de substituição da autoridade superior e/ou do ordenador de despesa,

quando for o caso.

2.12 Elaboração de Minuta de Contrato, quando for o caso;

2.13 Encaminhamento, via SUAP, para a Diretoria DCC-PRA.

CONFORME MANUAL DE LICITAÇÕES TRADICIONAIS, OS DOCUMENTOS QUE

COMPÕEM O PROCESSO DEVERÃO SER VIRTUALMENTE ANALISADOS PELAS
COORDENADORIAS PERTINENTES, E SOMENTE APÓS AS APROVAÇÕES QUE O
PROCESSO FÍSICO SERÁ INSTRUÍDO E ECAMINHADO PARA DCC-PRA, SALVO
PARA AS CONTRATAÇÕES DE BAIXO VALOR E SEM CONTRATO.
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*** CONTRATAÇÕES DE BAIXO VALOR E SEM CONTRATO ***

Para as contratações de baixo valor (ON nº 46/2014), e sem contrato, após as análises das
coordenadorias de Termo de Referência e Contratação Direta, o campus deverá:
1 – Imprimir, numerar e rubricar as páginas;
2 – Coletar todas as assinaturas pertinentes;
3 – Digitalizar todo o conteúdo, inclusive a capa do processo;
4 – Disponibilizar o processo digitalizado na nuvem, na pasta específica do campus;
5 – Encaminhar e-mail para compras@ifsp.edu.br, informando que o processo final está
disponível para análise e parecer;
6 – Despachar o processo no SUAP, para COD-PRA, certo que o parecer do setor será
encaminhado através deste sistema;
7 – Após aprovação do setor de compras, imprimir o despacho do SUAP, apensar ao
processo e, proceder com as recomendações.

3. DOS PROCEDIMENTOS DA DIVULGAÇÃO DA COTAÇÃO ELETRÔNICA NO

SIASGNET

Visando a continuidade dos procedimentos referentes à divulgação da contratação para

aquisição do objeto, por meio de Cotação Eletrônica, a Administração deverá obedecer,
rigorosamente, a seguinte sequência:

3.1 Assegurar-se que a análise e o parecer jurídico emitido pela Procuradoria

Regional Federal – PRF / RET, foram favoráveis à contratação ou atender suas
recomendações, quando for o caso, previamente à continuidade da aquisição.

3.2 Providenciar o número da contratação conforme orientações disponíveis no

MANUAL DE LICITAÇÕES TRADICIONAIS e ORIENTAÇÕES GERAIS PARA
CONTRATAÇÕES DIRETAS.

3.3 Recomendamos anotar na capa do processo o número referente à contratação

(Exemplo: COT 01-330/16).

3.4 Elaborar a AUTORIZAÇÃO PARA EMISSÃO DE NOTA DE EMPENHO, assinado

pela Autoridade Competente.
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3.5 Verificar se o código de materiais – CATMAT é compatível com a classificação

orçamentária.

3.6 Após a definição da numeração da Cotação Eletrônica, solicitar a publicação do

Termo de Referência, e a Minuta de Contrato, se houver, no site institucional do IFSP,
através do e-mail comunica@ifsp.edu.br, para divulgação das condições da
contratação aos licitantes, visto que não é possível adicionar arquivos ao pedido de
Cotação Eletrônica, como é feito nos casos de Pregão Eletrônico, por exemplo.

IMPORTANTE:

PARA EVITAR LANÇAMENTOS ERRADOS, O SERVIDOR DEVERÁ CERTIFICAR QUE

ESTÁ EM SUA UASG DE ATUAÇÃO, ANTES DE EFETIVAR A PUBLICAÇÃO. Para isso,
consulte o item 8 – da “ORIENTAÇÕES GERAIS PARA CONTRATAÇÕES DIRETAS”.

3.7 Proceder com a divulgação da cotação, conforme orientações constantes no

manual “Divulgação de Compras – Cotação Eletrônica”, disponível no caminho:
http://www.comprasgovernamentais.gov.br/ > Gestor de Compras > Publicações >
Manuais > SIASGNet > Divulgação de Compras – Cotação Eletrônica.

3.8 ATENÇÃO !!! - As contratações divulgadas no SIASGnet até as 16h00 são

publicadas no D.O.U. no próximo dia útil, as demais serão publicadas no segundo dia
útil após a divulgação da cotação.

3.9 Após a divulgação da Cotação Eletrônica no sistema, anexar ao processo o

“Pedido de Cotação Eletrônica” (visualização da cotação e dos itens publicados),
conforme caminho: http://www.comprasgovernamentais.gov.br > Acesso aos sistemas >
Comprasnet - SIASG > PRODUÇÃO > Perfil: Governo > Login e senha > Serviços do
Governo > SIASGnet > Divulgação Compras > Pedido de Cotação > Consultar Pedido
de Cotação Eletrônica).

3.8.1. Diferentemente do Pregão Eletrônico, a Cotação Eletrônica não necessita

da interferência do servidor que divulgou a contratação.
3.8.2. Os fornecedores participantes da Cotação Eletrônica disputarão entre si, até
o encerramento da fase de apresentação das propostas, cuja data e horário
(intervalo que pode variar de 04 horas até 02 dias) são determinados pelo
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servidor no momento da divulgação da Cotação Eletrônica, acrescentado de um

período aleatório de 01 a 30 minutos, estipulado automaticamente pelo sistema.

3.10 O encerramento da fase de apresentação das propostas da Cotação Eletrônica é

realizado automaticamente pelo sistema, sem a interferência do servidor que divulgou o
certame.
3.11 Finalizada a Cotação, emitir o “Relatório de Cotação Eletrônica” para o
gerenciamento dos fornecedores vencedores de cada item.

3.11.1. Para isso, acesse o caminho: http://www.comprasgovernamentais.gov.br/ >

Acesso aos sistemas > Comprasnet - SIASG > PRODUÇÃO > Perfil: Governo >
Login e senha > Serviços do Governo > Cotação Eletrônica > Consultar
Relatórios > informar o código da UASG e o nº da Cotação Eletrônica.

3.12 Emitir a “Consulta de Fornecedores”, relatório em que constam os dados para

contato com os fornecedores participantes, no caminho:
https://www.comprasgovernamentais.gov.br/> Acesso aos sistemas > Comprasnet -
SIASG > PRODUÇÃO > Perfil: Governo > Login e senha > Serviços do Governo >
Cotação Eletrônica > Consultar Fornecedores > informar o nº da Cotação Eletrônica.

3.13 Após o encerramento da fase de apresentação das propostas, os fornecedores

vencedores de cada item deverão encaminhar Proposta Comercial Formal, com
validade de 60 dias, contendo a descrição dos itens ofertados, conforme a descrição do
Termo de Referência e divulgada no sistema, e valores unitários e totais, exatamente
os valores ofertados no certame, ou menores, em caso de negociação.

3.13.1. NUNCA deverá ocorrer dízimas periódicas nos valores unitários,

obedecendo o limite de 02 (duas) casas decimais.
3.13.2. Os valores de cada item deverão SEMPRE obedecer ao limite máximo pré-
estipulado para a contratação, devendo ser iguais ou menores que os
respectivos valores de referência.
3.13.3. Caso não seja encaminhada a Proposta Comercial, recomendamos entrar
em contato formalmente com o fornecedor, via correio eletrônico, solicitando o
envio da respectiva proposta.
3.13.4. Caso o fornecedor tenha ofertado item com valor acima do valor de
referência para o item, negociar a viabilidade de redução do valor para o limite do
valor de referência, no máximo.
3.13.4.1. Na situação apresentada no item anterior, caso o fornecedor
não aceite negociar o item com base no valor de referência, solicitar o envio ou
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declaração de inviabilidade de fornecimento do objeto no valor de referência,

formalmente, via correio eletrônico, por exemplo. Este documento de
desistência deverá ser anexado ao processo, e os próximos fornecedores
participantes do item deverão ser consultados sobre a possibilidade de
fornecimento do item no valor de referência, obedecendo a ordem de
classificação no item, até o quinto colocado, pelo menos.
3.13.5. As orientações quanto à Proposta Comercial deverão ser obedecidas para
todos os fornecedores.

3.14 Após a definição do vencedor do item, verificar a regularidade fiscal do

fornecedor, em respeito ao art. 29 da Lei nº 8.666/93, bem como a existência de
impedimento de licitar, mediante à consulta ao SICAF.

3.14.1. Caso seja constatado na consulta ao SICAF que o fornecedor apresenta

irregularidades quanto às certidões, estas deverão ser comunicadas ao
fornecedor, estipulando prazo razoável para a sua regularização. Caso o
fornecedor não proceda a regularização, este será desclassificado e os
próximos fornecedores deverão ser consultados.
3.14.2. Caso seja constatado na consulta ao SICAF que o fornecedor possui
impedimento de licitar com o IFSP ou com os Órgãos do Governo Federal, este
deverá ser desclassificado e comunicado de sua desclassificação, consultando
os próximos colocados no item.
3.14.3. Verificar a regularidade trabalhista do fornecedor, mediante à emissão da
Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas – CNDT, ou Positiva com efeitos de
Negativa, no site do Tribunal Superior do Trabalho, no link:
http://www.tst.jus.br/certidao, em respeito ao art. 29, inc. V, da Lei nº 8.666/93.
3.14.4. Caso a certidão do fornecedor seja emitida “Certidão POSITIVA de Débitos
Trabalhistas”, este deverá ser desclassificado e comunicado de sua
desclassificação, consultando os próximos colocados no item.

3.15 Caso a proposta não atenda as condições acima, deverá ser consultado o próximo
colocado, obedecendo a ordem de classificação de lances.

3.15.1. Após análise da Proposta Comercial Formal, verificação do SICAF e CNDT

e definido o vencedor, proceder a ADJUDICAÇÃO do item ao fornecedor no
caminho: http://www.comprasgovernamentais.gov.br/ > Acesso aos
sistem as > Com pr asnet - SIASG > PRODUÇÃO > Perf il: G overno >
Login e senha > Serviços do Governo > Cotação Eletrônica > Adjudicar.
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3.15.2. Caso o item tenha sido deserto (sem qualquer lance de fornecedor) ou caso
os fornecedores participantes não aceitem negociar o item no abaixo ou no valor
de referência, devidamente documentado no processo, realizar o
CANCELAMENTO do item no caminho:
http://www.comprasgovernamentais.gov.br/ > Acesso aos sistem as >
Com pr asnet - SIASG > PRODUÇÃO > Perf il: G over no > Login e senha
> Serviços do Governo > Cotação Eletrônica > Adjudicar > Cancelar item.

3.16 Após a adjudicação dos itens para os fornecedores vencedores, e o cancelamento

dos itens não negociados, o Diretor Geral do câmpus ou a autoridade competente
deverá realizar a HOMOLOGAÇÃO da Cotação Eletrônica, conforme orientações
constantes no Manual de Homologação, disponível no site institucional.

3.17 Após a homologação, emitir novo relatório da Cotação Eletrônica, atualizado, e

anexá-lo ao processo: http://www.comprasgovernamentais.gov.br/> Acesso aos
sistemas > Comprasnet - SIASG > PRODUÇÃO > Perfil: Governo > Login e senha >
Serviços do Governo > Cotação Eletrônica > Consultar Relatórios > informar o código
da UASG e o nº da Cotação Eletrônica.

3.18 Elaborar o relatório para emissão da nota de empenho devidamente autorizado e

assindo pela autoridade competente, e anexar aos autos.

3.19 Encaminhar o processo ao setor competente para proceder a readequação da

alocação de recursos, visando suprimir os valores não utilizados, quando for o caso,
conforme orientações da Coordenadoria de Controle Orçamentário - CCN.

3.20 Encaminhar o processo ao setor competente para a emissão das respectivas

Notas de Empenho.

3.21 Continuidade dos trâmites processuais conforme item 5 – “DA ORDEM

CRONOLÓGICA DO TRÂMITE PROCESSUAL”, disponível em “ORIENTAÇÕES
GERAIS PARA CONTRATAÇÕES DIRETAS”.

4. CONSIDERAÇÕES FINAIS
Este manual tem a finalidade de padronizar as aquisições por meio Cotação Eletrônica, de
maneira fácil e prática, buscando a descentralização dos procedimentos dessa modalidade de
aquisição para a execução do orçamento.
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As orientações deste manual para a formalização processual e execução dos trâmites para
a contratação fica na responsabilidade dos seus executores, e no caso de não observância dos
procedimentos, os câmpus estarão sujeitos às penalidades previstas na legislação.
Estamos à disposição para mais esclarecimento.