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La

Administración
Municipal

Cuadernos de Formación Municipal


De acuerdo al artículo 203 de nuestra Constitución de
la República de El Salvador, los municipios serán
"autónomos en lo económico, en lo técnico y en lo
administrativo", es decir, que pueden decidir libremente
sobre su funcionamiento legal, contratación de
empleados, elaboración de sus planes de desarrollo y
el uso que harán de los recursos económicos y humanos
con que cuentan.

¿Cual es la labor primordial del gobierno local?


Es administrar en función del bien común, y esto implica
tener la capacidad de ordenar, organizar su
funcionamiento y la prestación de los servicios.
Un aspecto fundamental para el desarrollo de una buena
administración municipal, es que las autoridades
municipales conozcan, apliquen o implementen y den
seguimiento a los instrumentos de administración
municipal tales como: evaluación del desempeño laboral,
manual de organización y funciones y descripción de
puestos control de bienes inmuebles controles de
existencia.
El Concejo Municipal, como máxima autoridad del
municipio asume funciones de carácter político, pero el
Alcalde o Alcaldesa, asume además funciones
administrativas.

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La Administración Municipal

¿Qué le compete al Alcalde o Alcaldesa Municipal


administrativamente?
§ Ejercer las funciones de gobierno local y
administración municipal, estableciendo las medidas
necesarias para la buena marcha del municipio y darle
seguimiento a las políticas emanadas del Concejo
Municipal.
§ Nombrar y remover a funcionarios y empleados
cuyo nombramiento no este reservado al Concejo
Municipal.
§ Realizar gestiones oportunas para lograr obtener
asistencia financiera y técnica para llevar a cabo
proyectos que impulsen el desarrollo del municipio.
§ Supervisar oportuna y adecuadamente al
personal municipal y la ejecución de proyectos.
El alcalde municipal debe de administrar los recursos
del municipio y al personal municipal, sin descuidar la
gestión policita, social y financiera.

Para mejorar la administración municipal, es necesario


que los alcaldes se preocupen de sus funciones
administrativas y le den seguimiento a la aplicación de
los instrumentos administrativos municipales, tales
como: el diagnostico operativo de funcionamiento interno
de la municipalidad; el manual de organización y
funciones y descriptor de puestos; la evaluación del
desempeño laboral; el sistema de inventario de bienes
muebles e inmuebles, su normativa, políticas y formas
de registro, las políticas para el manejo de inventarios
de bienes de uso y de consumo, su codificación y
marco legal; las normas y procesos de la ley de
adquisiciones y contrataciones de la administración
publica. (LACAP), y la implementación de la unidad
de relaciones públicas.

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La Administración Municipal

Funciones y obligaciones del Concejo Municipal.

El Concejo Municipal es la máxima autoridad del


municipio y sus responsabilidades más importantes se
pueden agrupar en cinco tipos de funciones que
encierran el quehacer que le corresponde al Concejo.

Administrativas:

· Realizar sesiones de trabajo donde se convoca


a todo el Concejo; las sesiones pueden ser ordinarias
y extraordinarias y serán celebradas en la alcaldía,
salvo que el Concejo decida otro lugar dentro de su
jurisdicción.

· Las sesiones del Concejo serán privadas, salvo


que éste acuerde realizarlas públicamente, lo que
permitiría que cualquier ciudadano participe con voz
pero sin voto.

· Para celebrar sesión se necesita que concurra


por lo menos la mitad más uno de los miembros del
Concejo.

· Para que haya resoluciones se requiere el voto


favorable de la mitad más uno de los miembros del
Concejo, a menos que la ley exija una mayoría especial.
En caso de empate el Alcalde tendrá voto calificado.

· Elaboración y Aprobación del Presupuesto


Municipal

· Dar seguimiento a los proyectos que ejecutan y


mantenimiento a todas las obras de uso comunal: vías
de acceso, servicios de agua, energía eléctrica,
mercados, cementerios, rastros, etc.

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La Administración Municipal
Legislativas

· Emitir ordenanzas y acuerdos que regulen el uso


adecuado de los recursos, así como sancionar por mal
uso de recursos y bienes del municipio.

· Emitir acuerdos de coordinación con otras


instancias gubernamentales y no gubernamentales, así
como con otros municipios.

· Emitir reglamentos que rigen el quehacer del


municipio

· Preparar y proponer los proyectos de ley de


tarifas de impuestos

Promoción de la participación

· Promover la participación ciudadana en la toma


de decisiones para resolver responsablemente los
problemas locales

· Desarrollar cabildos abiertos y consultas


populares. Mantener constante comunicación con la
población

· Promover la conformación de directivas


comunales y otorgar personería jurídica a quienes la
necesiten

Promoción de lo económico y social

· Promover la cultura y la conciencia democrática


y cívica de la población

· Promoción de la salud y conservación del medio


ambiente

· Promover el comercio, desarrollo industrial,


agrícola y ferias que beneficien al municipio

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La Administración Municipal

Planificación del Desarrollo

· Elaborar, aprobar y ejecutar planes de desarrollo


urbano y rural.

· Planificación, ejecución y mantenimiento de las


obras públicas necesarias al municipio.

· Promoción y financiamiento de programas de


viviendas o renovación urbana.

Gestión

· Elaborar proyectos y Buscar y establecer la


comunicación necesaria con instituciones públicas y
privadas que le permita obtener recursos para ejecutar
proyectos de desarrollo y cualquier otro tipo de apoyo
que beneficie al municipio

¿Dónde se establece el rol del Alcalde, Concejo y


demás funcionarios Municipales?
Se establece en el Titulo V, capitulo I al VI, artículos
36 al 59 del código municipal.
En el caso del alcalde, él es el administrador de los
recursos, financieros, logísticos y humanos del municipio,
que muchas veces puede delegarse en otra persona
(Gerente); cuando la municipalidad es muy grande y el
alcalde tiene que dedicarse más a la labor de gestión
y relaciones políticas y públicas. (Art. 50 Código
Municipal)
Una de las principales acciones de la administración
pública es la eficiente administración de los recursos
humanos y para que se pueda hacer adecuadamente
se recomienda realizar el:

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La Administración Municipal

DIAGNOSTICO OPERATIVO DE FUNCIONAMIENTO


INTERNO
Esta etapa es de suma importancia para los nuevos
funcionarios, ya que les permite a través de un
diagnostico conocer como esta realmente funcionando
la municipalidad, si se están cumpliendo con los procesos
establecidos en los instrumentos administrativos y
financieros de la administración municipal.
Se recomienda:
1) Someter a concurso la contratación de una
persona o empresa especializada en realizar este tipo
de estudios o diagnósticos.
2) Solicitar a la persona o empresa seleccionada la
realización de un FODA en recursos humanos, además
un diagnostico sobre los procedimientos operativos y
la toma de decisiones, procedimientos financieros, así
como una evaluación del grado de cumplimiento y
rendimiento laboral, sus debilidades y áreas a fortalecer.
Luego de conocer la situación en la que se encuentra
la administración municipal es importante que las
Alcaldías cuenten con los siguientes instrumentos.

MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES Y


DESCRIPTOR DE PUESTOS.

Tiene como objetivo general, promover el ordenamiento


y mejoramiento interno de la municipalidad, identificando
las tareas correspondientes a cada puesto y las
exigencias o requisitos mínimos que debe tener el
personal, esto permitirá establecer las necesidades de
capacitación que se requieren, y/o contratar personal
calificado e idóneo en cada plaza vacante, capaz de
asumir responsabilidades con eficiencia y eficacia, de
tal forma que permita una efectiva prestación de servicios
a los ciudadanos.

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La Administración Municipal

También permiten facilitar y apoyar la formulación de


lineamientos y la toma de decisiones para el crecimiento
y desarrollo organizacional de la municipalidad, centrados
en la importancia que tiene el recurso humano, mediante
la acertada contratación del personal idóneo y apropiado
a las necesidades específicas que tiene cada puesto
de trabajo.

Si la municipalidad ya cuenta con este manual, habría


que revisarlo, actualizarlo y/o aplicarlo, de lo contario
se sugiere:

1. Elaborar un organigrama general de la


municipalidad y un organigrama por cada unidad o
departamento, que ayude a entender mejor la estructura
orgánica de cada uno y sus líneas jerárquicas. (Jefes
Inmediatos)

2. Sostener reuniones de trabajo con el personal


municipal, administrativo y de campo, mandos medios
y jefaturas, con el propósito de evaluar en conjunto la
labor por departamentos y rendimiento laboral de cada
unidad.

3. Establecer en reuniones de trabajo la


dependencia jerárquica (Jefe Inmediato) de cada
empleado, estableciendo claramente con todos, los
canales de comunicación y de solución de problemas.

4. Comparar con el personal de cada unidad y/o


departamento, el manual de organización y funciones
y descriptor de puestos, con los cargos y funciones
actuales, con su nombramiento en planilla, verificando
si esta de acuerdo su asignación laboral al
nombramiento, reorientando las funciones, tareas o
traslados de personal si fuese necesario. Esto ayudara
a tener una visión mas clara de la organización municipal
y ubicar a cada empleado en el cargo para el cual ha
sido nombrado de acuerdo a sus capacidades.

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La Administración Municipal

Esta es una de las áreas en las cuales el alcalde


municipal debe estar constantemente pendiente de
darle seguimiento, básicamente manteniendo reuniones
periódicas con los mandos medios con el propósito de
recibir información de las tareas asignadas y para
comunicarse con sus subalternos (empleados).
El desempeño y desarrollo de los recursos humanos
de las municipalidades es fundamental para el éxito de
la gestión municipal y sus resultados, por lo que también
es necesario realizar

LA EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO LABORAL

El sistema de evaluación de desempeño no solo sirve


para determinar si un empleado efectúa bien su trabajo,
sino también permite analizar la manera de mejorar su
trabajo , y formular lineamientos que permitan mejorar
el desempeño y su contribución al logro de los objetivos
y metas de la municipalidad.
Esta evaluación permite mostrar al jefe inmediato y al
empleado las posibilidades de crecimiento laboral y de
desarrollo.

Sus principales objetivos son:

a) El desarrollo continuo del personal municipal

b) F o r m u l a r p r o g r a m a s d e c a pa c i ta c i ó n

c) Establecer criterios objetivos que merezcan un


reconocimiento al empleado

d) Brindar información precisa para programas de


capacitación, contratación, ascensos e incentivos
salariales, y

e) Brindar un servicio municipal que satisfaga a los


ciudadanos.

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La Administración Municipal

¿Qué, Como y cuando evaluar?

a) Se deben evaluar a los trabajadores con contrato


por tiempo indefinido y los de ley de salarios.

b) La evaluación deberá ser requisito para prorrogar


contrato o nuevo contrato.

c) Se debe realizar por lo menos dos veces al año


(entre 1er y 3er. trimestre)

d) Los resultados se comparten, analizan y discuten


con el evaluado.

e) El evaluado deberá hacer su propia auto


evaluación.

f) Los resultados se presentan al Alcalde

Si bien es cierto la administración de los recursos


humanos, es de vital importancia para el funcionamiento
de la municipalidad, también los es el correcto y eficiente
manejo de los bienes del municipio, para lo cual se
sugiere a los alcaldes realizar:

INVENTARIO DE BIENES MUEBLES E


INMUEBLES DE LA MUNICIPALIDAD

Su finalidad es controlar las existencias de los activos


y todos aquellos aspectos que tienen que ver con su
manejo, dentro del marco legal, las Normas Técnica de
Control Interno de la Corte de Cuentas (NTCI. 3-09/3-
10/3-11/3-12/3-13/3-14/3-16/3-18), Art. 31 del Código
Municipal y Art. 25 de la Ley de la Corte de Cuentas.

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La Administración Municipal

Su objetivo principal es mantener un registro y control


actualizado de los bienes muebles e inmuebles
municipales apegado al marco legal vigente.

Para una responsable y sana administración se sugiere


implementar las siguientes políticas, las cuales quedan
a decisión del Concejo Municipal (Se sugiere a las
municipalidades contar con un manual actualizado de
los bienes muebles e inmuebles año con año)

a) Todo miembro del Concejo y Alcalde desde el


momento en que toman posesión del cargo son
responsables de los bienes muebles e inmuebles del
municipio.

b) El Concejo, el Alcalde, jefes de departamentos


o secciones responderán por la perdida o daño del
mobiliario y equipo a su cargo.

c) Ningún bien cargado al inventario puede ser


retirado de la unidad asignada, aunque este inservible,
ni aunque haya acuerdo municipal, sino hasta que haya
sido descargado del inventario por contabilidad.

d) Todas las adquisiciones de mobiliario y equipo


que realice la municipalidad, deberán ser codificadas e
inventariadas por contabilidad.

e) Los bienes muebles e inmuebles destinados a


actividades institucionales y productivas deberán
depreciarse anualmente por el método de la línea recta,
según la Normas de Contabilidad Gubernamental.

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La Administración Municipal

Ejemplo: La compra de un vehículo cuyo valor


fue de $ 25,000 en el año 2004, se depreciara
en 10 años, por un factor anual del 10% así:

2005= $ 25,000 x 10% = $ 2,500


2006= $ 22,500 x 10% = $ 2,250
2007= $ 20,000 x 10% = $ 2,000
y así sucesivamente hasta depreciarlo por 10
años.

Para edificaciones y obras de infraestructura se


depreciara 2.5% por año por 40 años; para
maquinaria productiva y equipo de transporte
10% por año por 10 años; otros bienes muebles
20% anual por 5 años.

Los bienes muebles se clasifican de acuerdo a las


características de durabilidad.
Se consideran bienes a inventariar todos aquellos con
duración mayor de dos años y cuyo valor exceda a $
57.14 y de $ 5.71 en caso de libros de texto para
consultas.

Bienes durables = Aquellos cuyo costo unitario es


mayor de $ 600.00
Bienes no durables = aquellos cuyo costo unitario es
menor a $ 600.00
Baja o descarga de bienes = El retiro de bienes que
han perdido la posibilidad de uso debido a: obsoletos;
desgaste; deterioro; pérdida, destrucción; mantenimiento
o reparación onerosa y reposición.

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La Administración Municipal

MANEJO DE INVENTARIOS DE BIENES DE USO Y


DE CONSUMO

Las municipalidades en su gestión administrativa y de


prestación de servicios adquieren, manejan y utilizan
diferentes tipos de bienes de uso y de consumo, los
cuales son mantenidos en inventario, a la espera de
ser requeridos para ser utilizados y consumidos.

Esta acción demanda un efectivo y oportuno control y


registro de estos bienes y tiene como objetivo facilitar
el control y manejo apropiado de diferentes inventarios
de bienes de uso y consumo, aplicando y cumpliendo
el marco legal vigente.

En el Código Municipal Art. 31 literal 1, dice: Es


obligación del Concejo, “ Llevar al día, mediante registros
adecuados, el inventario de los bienes del municipio”.
Para lo cual el encargado de bodega, debe de registrar
todos los productos que ingresan y salen, debe además
llevar un registro de saldos diarios en Kardex y enviar
un informe mensual de existencias al alcalde municipal.
Para la recepción de artículos o mercaderías por parte
del proveedor el encargado de bodega debe de verificar
que lo que se recibe sea acorde a lo solicitado ; para
el despacho de productos o artículos a los empleados
municipales existe un procedimiento que involucra a la
Unidad de Adquisiciones y Contrataciones Institucional
(UACI), y se utiliza para controlar las salidas de
existencias de productos, previa autorización del jefe
de la UACI, estos instrumentos están debidamente
diseñados en el manual de gestión de la UACI, unidad
que fue creada a través de la vigencia de la Ley de
Adquisiciones y Contrataciones de la Administración
Publica (LACAP).

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La Administración Municipal

LEY DE ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES


DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA

Esta ley tiene por objeto regular las adquisiciones y


contrataciones de obras, bienes y servicios, que deben
celebrar las instituciones de la Administración Pública
para el cumplimiento de sus fines; entendiéndose para
los alcances y efectos de ésta, que la regulación
comprende además los procesos enunciados en esta
Ley. Esta Ley además, ya cuenta con un Reglamento
de aplicación.

A partir del 01 de enero del año 2001, la ley entro en


vigencia para las municipalidades, para lo cual
actualmente todas deben de contar con una unidad de
Adquisiciones y Contrataciones Institucional llamada
UACI.

Esta unidad es la encargada de todos los procesos de


adquisición y contratación de obras bienes y servicios
que la municipalidad requiera, reservándose para el
Concejo municipal la adjudicación.

Esto quiere decir, que no es el jefe de UACI, quien


decide a quien le comprarán bienes o contrataran para
la ejecución de obras o prestación de servicios, la UACI,
solamente debe cumplir con los procesos establecidos
por la ley. La UACI, depende jerárquicamente del Titular
de la Institución, en este caso del alcalde. Por lo cual
el alcalde debe de mantener una estrecha comunicación
y control sobre el quehacer de esta unidad, tal como lo
establece el artículo 19 de esta ley.

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La Administración Municipal

¿Quien establece las normas a seguir para realizar


las compras y contrataciones de la administración
publica?

La establece el Ministerio de Hacienda a través de la


unidad normativa de Adquisiciones y contrataciones de
la Administración Publica (UNAC), además asesora y
capacita a las UACI de las diferentes instituciones.

¿Quién establece la política de adquisiciones y


c o n t r a ta c i o n e s d e l a s m u n i c i pa l i d a d e s ?

Cada Concejo Municipal establece su política de


Adquisiciones y Contrataciones

¿Cuales son las formas y montos de contratación?

1. Licitación Pública: Se invita públicamente a


participar a todos los interesados en proporcionar obras,
bienes y/o servicios que no sean los de consultoría. Se
aplica en el caso de montos superiores a $ 100,564.01
(635 salarios mínimos urbanos)

2. Concurso Público: Se invita públicamente a


participar a todos los interesados en proporcionar
servicios de consultoría. Se aplica en el caso de montos
superiores a $ 31,680.00 (200 salarios mínimos urbanos)

3. Licitación o concurso publico por invitación: Se


elabora una lista de ofertantes y se les invita a
públicamente por escrito a participar en un concursos
o licitación a un mínimo de cuatro ofertantes (en casos
justificados pueden participar solo dos). Se aplica cuando
sean montos iguales $ 12,672.00 (80 salarios mínimos
urbanos) hasta $ 100,584.00 (635 salarios mínimos
urbanos).

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La Administración Municipal
4. Libre gestión: Es el procedimiento que siguen
las municipalidades para adquirir bienes o servicios
para sus necesidades cotidianas, también se usa en el
caso de contratación de obras o consultores individuales
que no pases de $ 12,671.99 (80 salarios mínimos
urbanos), deberá tener al menos 3 ofertantes, Este
requisito no es necesario para montos menores a $
1,584.00 (10 salarios mininos urbanos).

5. Contratación Directa: La persona contrata a una


persona natural o jurídica sin seguir el procedimiento
establecido en la ley, pero manteniendo los criterios de
competencia y tomando en cuanta las condiciones y
especificaciones técnicas previamente definidas.

¿Cuáles son los pasos a seguir para el proceso de


contratación?

a) Elaborar Bases de licitación o concurso


b) Convocatoria
c) Retiro y derecho de bases
d) Adendas y enmiendas
e) Apertura Publica de las ofertas
f) Evaluación de ofertas
g) Adjudicación
h) Notificación a los participantes
i) Formalización del contrato
j) Ejecución del contrato.

Si bien es cierto la buena administración de recursos


humanos, de bienes y finanzas es importante, también
lo es no descuidar la relación de la municipalidad con
sus ciudadanos para lo cual una unidad de relaciones
publicas es de mucha ayuda a la labor de comunicación
y mantener las relaciones políticas tanto del alcalde
como del Concejo Municipal, por la tanto se sugiere la
implementación de esta unidad o departamento.

RELACIONES PÚBLICAS

Un aspecto que descuidan muchas municipalidades es


el de Relaciones Publicas, en la actualidad se hace

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La Administración Municipal
necesario para ejecutar eficientemente la política de
información y comunicación de doble vía de la
municipalidad hacia la comunidad y viceversa,
manteniéndola permanentemente informada, al mismo
tiempo recibir insumos de lo ciudadanos para
retroalimentar la gestión municipal, que se establezca
esta unidad o, que algún funcionario o funcionaria
desempeñen esta labor.

Entre sus funciones se destacan:


1 Promover, establecer y mantener una adecuada
comunicación interna entre funcionarios y empleados
de las diferentes áreas municipales y externa con
los diferentes sectores ciudadanos.
2. Divulgar sistemáticamente a la comunidad los
proyectos y programas que reflejan la labor
desarrollada por la municipalidad.
3. Canalizar a los diferentes medios de comunicación,
la información oficial emanada de las autoridades
superiores.
4. Planificar y coordinar las presentaciones del Alcalde
y el Concejo Municipal ante los diferentes sectores
ciudadanos como cabildos abiertos, comparecencias
radiales, rendición de cuentas, diálogos con sectores
ciudadanos, eventos culturales, deportivos, etc.
5. Coordinar con la Unidad de Proyección Social y
Participación Ciudadana los programas culturales
y artísticos que la municipalidad promueva para
bienestar de los ciudadanos.
6. Organizar y mantener el periódico mural de la
Alcaldía.

La persona que asuma este puesto o función debe


tener las siguientes características: con dinamismo,
liderazgo, criterio e iniciativa; con facilidad de
comunicación, buenos relaciones interpersonales y
conocimiento del territorio y sectores del municipio.
Para el caso de Alcaldías grandes se recomienda
además que la persona encargada sea Trabajador
Social, Psicólogo o Sociólogo, que tenga mínimo dos
años de experiencia en áreas similares y que conozca
paquetes de computación.

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Programa de Capacitación a la
Gestión Pública Local, para
candidat@s a Alcaldes y
Alcaldesas y Concejos
Municipales Electos.

Programa PROMUDE/GTZ
Asesoramiento en el Fomento
Municipal y la Descentralización

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