GL (General Ledger) : Permet de centraliser les écritures comptables,

analytiques et budgétaires. Il constitue le réceptacle qui reçoit des écritures

synthétiques des autres modules dits auxiliaires, qui contiennent le détail
des opérations.

AR (Account Receivable) : Permet de gérer les clients, comptabiliser les

opérations de ventes ainsi que les encaissements. AP (Account Payables)
: Permet de gérer les fournisseurs, comptabiliser les opérations d'achat et
de règlements.

FA (Fixed Assets) : Permet de gérer les immobilisations du groupe, et de

les centraliser sur GL

EAM (Entreprise Asset Management) : gestion de la maintenance des

équipements

PO (Purchase Order) : gestion des achats et approvisionnements

PA (Project Accounting) : gestion des projets

INV (Inventory) : gestion des stocks

Comptabilité des fournisseurs :

L'architecture Multi-Org. d'Oracle AP permet de séparer la comptabilité des

achats par unité opérationnelle. En effet, chaque unité dispose de son
propre système de gestion des achats, en l'occurrence, la gestion des
factures, des règlements et des règles fiscales. Le référentiel des
fournisseurs et des banques est commun à l'ensemble des unités
opérationnelles.

La définition des responsabilités permet de garantir un bon niveau de

sécurité. Certaines transactions sont accessibles à tous les utilisateurs,
d'autres, compte tenu de leur impact comptable, sont réservées à une
catégorie d'utilisateurs.

2- Gestion des fournisseurs :

Oracle AP offre de nouvelles fonctionnalités à la gestion des fournisseurs

du groupe OCP, notamment :
· Une gestion centralisée des entêtes fournisseurs : une seule unité
opérationnelle sera responsable de la création et la mise à jour des entêtes
de tous les fournisseurs du groupe OCP. Les autres unités auront un accès
en consultation pour ces informations ;

· Une gestion décentralisée des sites fournisseurs : chaque unité

opérationnelle se charge de la gestion de ses propres sites fournisseurs, en
l'occurrence, les contacts, les coordonnées bancaires, les informations
comptables, les règles fiscales et les modalités de contrôle sur les
transactions liées aux sites fournisseurs (les options génériques).

3- Facturation :

Oracle AP permet de gérer toutes les catégories de factures saisies au sein

des différentes unités opérationnelles du groupe OCP. Les factures
peuvent être de différents types ( standard, acompte et avance, avoir, note
de débit, note de frais,...etc.).

Les différentes actions sur factures offertes par Oracle AP seront exécutées
en fonction des responsabilités attribuées aux utilisateurs. Par exemple, le
blocage et le déblocage des factures seront réservés à une catégorie
d'utilisateurs.

Grâce aux numéros de séquence - automatiques ou manuels - attribués

aux factures, Oracle AP permet de suivre le cycle de vie de chaque facture
depuis la création jusqu'à l'imputation dans le module GL. En plus, toutes
les transactions effectuées sur une facture seront enregistrées.

Le volet des factures permet de créer, mettre à jour et consulter les

différents types de factures :

4- Ventilations :

Oracle AP offre plusieurs possibilités pour saisir des ventilations :

Saisie manuelle des ventilations ;

Rapprochement d'une facture d'une commande ou d'une réception

: Oracle AP permet de rapprocher une facture d'une commande ou d'une
réception pour assurer que le règlement s'effectue uniquement sur les
biens commandés ou reçus ;

Modèles de ventilation prédéfinis : on peut utiliser un modèle de

ventilation commun pour une catégorie de fournisseurs ou de factures. Par
exemple, on peut affecter une ventilation par défaut à un site fournisseur de
telle sorte qu'Oracle AP l'utilise pour toutes les factures saisies pour ce site.
5- Actions sur facture :

Approbation de factures : valide les informations sur le rapprochement, la

TVA, le statut des périodes, les taux de change et la ventilation pour les
factures saisies. Cette action est nécessaire pour le règlement et la création
des pièces comptables pour cette facture. Lors de l'approbation, Oracle AP
applique un blocage sur toute facture qui présente certaines anomalies. Le
blocage ne peut être levé qu'une fois les anomalies sont corrigées.

Blocage des factures : le blocage d'une facture peut être soit manuel soit
automatique ;

Blocage manuel : Permet d'appliquer manuellement un blocage sur une

facture. L'utilisateur peut procéder à un tel blocage lorsque la quantité
facturée est différente de la quantité reçue, le prix facturé est différent du
prix de livraison de la commande, etc.

Blocage automatique : lors de l'approbation, Oracle AP peut appliquer un

blocage sur toute facture présentant des anomalies : montant TVA
incorrect, somme des montants de ventilation est différente du montant de
la facture,....

Ajustement de facture : Certains mouvements sont relatifs aux

événements d'ajustement de facture. Par exemple, la contre-passation
d'une ventilation existante de facture comptabilisée ou l'ajout d'une nouvelle
ventilation à une facture comptabilisée.

Annulation de facture : Cet événement se produit lorsqu'une facture

comptabilisée est annulée. Il permet de comptabiliser les nouvelles
ventilations de montant négatif (contre-passations) créées lors de
l'annulation de la facture.

6-Comptabilisation :

L'architecture Multi-Org d'Oracle AP permet à chaque unité opérationnelle

de lancer ses propres traitements de comptabilisation. Ces traitements
seront lancés quotidiennement afin de créer des pièces comptables pour
les factures et les règlements, ensuite, transférer ces pièces comptables
pour imputation dans le module GL. Ainsi, chaque unité opérationnelle
pourra procéder à une clôture de période indépendamment des autres.
Toutes ces possibilités ne pourraient être offertes par le système « ES9000
».

31
7- Règlement :

Oracle AP permet d'enregistrer les différents types de règlements de

factures. Chaque mouvement de règlement est identifié par un numéro
unique. Ceci permet d'une part, de rapprocher un règlement avec les
factures concernées, et d'autre part, d'identifier le mouvement de
comptabilisation généré dans Oracle GL.

A travers les règlements de type « Transmission Bancaire », Oracle AP

permet de saisir les virements vers des comptes bancaires prédéfinis. En
ce qui concerne les règlements en plusieurs devises, Oracle AP enregistre
les gains et les pertes de change dans des comptes paramétrables.

8-Etats :

Les états d'Oracle AP sont gérés au niveau des responsabilités. Chaque

utilisateur, et en fonction des

responsabilités dont il dispose, peut lancer simultanément ou

successivement un ensemble d'états de sortie ; ce qui n'était pas possible
par l'ancien système, à savoir :

· Etat des factures approuvées, bloquées ou comptabilisées ;

· Etat de la TVA par facture, par règlement, par fournisseur ou par

administration fiscale ;

· Etat des pièces imputées ou non imputées ;

· Etat des provisions comptables... etc. ;

IV-3 ORACLE APPLICATION AR :

1- Gestion des clients :

Oracle AR apporte ainsi une contribution essentielle à la fiabilité du cycle

de la gestion clients : saisie et gestion de la facturation et des
encaissements, reconnaissance des revenus, gestion crédit, recouvrement,
production des données comptables et de gestion.

Fonction opérationnelle essentielle dans le cycle commercial de

l'entreprise, la facturation doit permettre à la fois de suivre au plus près
l'évolution des revenus et de garantir la fiabilité des données comptables.
De même, la saisie et le lettrage des règlements représentent souvent 60 à
80 % des tâches du service de comptabilité clients.

C'est pourquoi Oracle AR offre des procédures efficaces en vue de

simplifier et d'accélérer ce processus.

2- Séquence d'auto-lettrage :

C'est une fonction d'Oracle AR utilisée pour déterminer l'ordre dans lequel
Oracle AR doit employer les règles d'auto-lettrage, qui traitent les
opérations suivantes :

· Lettrer avec la facture la plus ancienne ;

· Rapprocher les factures échues ;

· Calculer le solde total ;

· Rapprocher le règlement avec la facture.

On a également la possibilité d'inclure dans le solde du client les

escomptes, les intérêts de retard et les litiges.

3- Création des classes de clients :

Une classe de clients est une méthode de classification des clients en

fonction du type, de la taille ou du lieu de leur entreprise. On peut créer un
nombre illimité de classes de clients.

4- Création des profils de crédit :

Un profil de crédit est une catégorie affectée aux clients à partir

d'informations relatives au crédit et aux conditions de règlement. On crée
des classes de profil de crédit afin de regrouper les clients dont la
solvabilité, la rapidité des règlements, le volume d'activité, sont similaires.

5- Création des relations clients :

Oracle AR permet de créer des relations clients pour activer les contrôles
de facturation et de lettrage des règlements. Par exemple, on peut créer
des relations clients si on souhaite que les clients parents puissent faire
l'objet de lettrage de factures et de règlements avec les mouvements
concernant les clients enfants et vice-versa.

6- Règlements automatiques :

Au lieu de saisir des règlements manuellement, on peut utiliser la fonction

règlements automatiques d'Oracle AR pour générer automatiquement les
règlements pour les clients avec qui on a déjà passé des accords
préalables. Ces accords permettent de recouvrir les règlements à la date
d'exigibilité prédéterminée en transférant des fonds du compte bancaire du
client à notre propre compte.

La création des règlements automatiques se décompose en trois étapes :

création, approbation et formatage. Ces trois étapes peuvent être lancées
ensemble ou séparément.

L'étape de création consiste à sélectionner les factures qu'on souhaite

insérer dans les règlements automatiques. L'étape d'approbation consiste à
mettre à jour, supprimer et approuver les règlements qu'on a sélectionnés.
En fonction du type du règlement automatique qu'on a crée, on peut être
amené ensuite à formater les règlements automatiques en question sur
support papier. Une fois formatés, on peut les envoyer au client pour
acceptation ou notification, avant de les remettre à la banque sur support
imprimé ou magnétique.

IV-4 ORACLE APPLICATION FA :

Oracle FA apporte de nouvelles fonctionnalités pour la gestion des

immobilisations du groupe OCP. 1- Classification et regroupement :

A travers ses trois clés flexibles, Oracle FA permet de regrouper les

immobilisations selon des critères ayant des impacts financiers ou non.

33

2-Clé Catégorie :

La clé catégorie apporte d'une part, une résolution au problème de

saturation de l'ancienne codification basée sur une structure famille et sous-
famille. Celle-ci était codée sur six caractères. La clé catégorie permet de
classer un nombre illimité d'immobilisations. D'autre part, l'ancienne
classification avait un impact sur la location des immobilisations. Les
immobilisations de la même famille génèrent le même montant locatif. La
clé catégorie, par contre, regroupe les immobilisations selon des critères
comptables. Les immobilisations d'une même catégorie partagent la même
méthode d'amortissement, la même durée de vie et les mêmes comptes
d'amortissement.

3- Clé Immobilisation :

La clé Immobilisation, quant à elle, regroupe les immobilisations selon des

critères divers. Par exemple, le segment « Usage » classifie les
immobilisations de même usage. Le segment « Code Impôt » regroupe les
immobilisations en fonction des impôts auxquels elles sont soumises et le
segment « Nature » permet de distinguer les immobilisations fixes et
mobiles. Enfin, pour plus de flexibilité, un champ libre est réservé pour des
besoins futurs du groupe OCP.

4- Clé Lieu :

Afin de localiser l'endroit d'affectation des immobilisations, la clé Lieu a été

segmentée en plusieurs segments. Chaque segment permet, avec plus de
détails, un suivi géographique des immobilisations du groupe OCP.

Bien entendu, certains segments caractérisent les immobilisations

soumises au même régime fiscal.

5- Transfert des immobilisations :

Oracle FA permet de transférer une ou plusieurs immobilisations entre

employés, sites ou comptes d'amortissement. Toutes les transactions de
transfert d'une immobilisation sont mémorisées et accessibles en
consultation.

6-* HANKICeIWM1A111e :

Oracle FA facilite la comparaison et le rapprochement des données des

immobilisations : les données de l'inventaire physique peuvent etre
chargées dans Oracle FA via la macro Data-Load, ensuite, la fonction de
comparaison de l'inventaire permettra de recenser les écarts entres les
données d'Oracle FA et les données réelles.

A la fin de la comparaison, une fenêtre affiche le numéro, le lieu et le

nombre d'unités de chaque immobilisation dans Oracle FA ainsi que le
numéro, le lieu et le nombre d'unités de l'immobilisation correspondant
dans l'inventaire physique. Si les lieux ou les nombres d'unités ne
correspondent pas, Oracle FA met en évidence les différences dans le
résultat de la comparaison. Il indique également s'il n'a pas trouvé de
numéro d'immobilisation correspondant dans le système de production ou
s'il a trouvé des numéros en double.

7- Amortissement des immobilisations :

Les transactions d'amortissement dans Oracle FA permettent de :

Simuler l'amortissement : d'une ou plusieurs immobilisations sur la base

de données hypothétiques : méthode d'amortissement, durée
d'amortissement, nombre de période, etc.

Lancer séparément l'amortissement : pour chaque filiale et pour chaque

livre d'amortissement. Oracle FA offre également la possibilité de fermer la
période en cours. Si toutes les immobilisations sont amorties avec succès,
Oracle FA ferme automatiquement la période et ouvre la suivante pour le
livre concerné.

8- Comptabilisation :

A la fin de chaque période, un traitement standard d'Oracle FA permet

d'exécuter le programme d'amortissement. Le traitement calcule la dotation
aux amortissements, l'amortissement cumulé depuis l'acquisition de
l'immobilisation et l'amortissement cumulé de l'exercice. Ensuite, le
programme de comptabilisation des immobilisations peut être lancé pour
créer des pièces comptables et les transférer vers le module GL.

9- Factures fournisseurs :

Auparavant le traitement des factures était manuel, ce qui entraînait une

lenteur de traitement, des réclamations incessantes des fournisseurs et des
documents difficile à chercher et à archiver. Chaque centre du Groupe
traite ses factures par ses propres manières, ce qui pose le problème
d'incohérence des données communiquées à la Direction financière pour
harmonisation et consolidation.

IV-5 ORACLE APPLICATION GL :

1- Analyse des comptes :

Oracle GL possède plusieurs possibilités :

· Permet l'édition des états, permettant le suivi, le contrôle et l'analyse de la

situation comptable ;

· Lors du traitement informatique, les écritures comptables sont centralisées

et regroupées sur plusieurs lots ;

· Editions des états synthétiques d'une manière continue et en temps réel ;

· Un suivi instantané de toutes les opérations comptables des centres.

· Possibilité de consulter les informations sur les origines, les types et les
références, afin de remonter à l'origine des mouvements de type STAT ou
des mouvements en devise comptable en utilisant l'état « Analyse des
comptes ».

· Possibilité de faire apparaître les écritures concernant les comptes

demandés, ainsi que les soldes d'ouverture et de clôture de ces comptes.
Pour chaque écriture, il indique l'original, le type, le nom du lot, le numéro
de la pièce, le compte, la description, les informations de référence sur la
pièce/ligne/origine, ainsi que le montant débiteur ou créditeur.

· Possibilité de justifier les comptes en analysant les fiches individuelles

(Grand livre) et la balance qui présente la liste de tous les comptes utilisés
dans le journal et le grand livre.

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2- Modification et contrepassation :

· Possibilité de générer automatiquement des pièces répétitives (provisions,

abonnement, pièces statistiques qui servent à effectuer les répartitions), les
imputer et éventuellement les contrepasser automatiquement sur la période
suivante

· Possibilité de contrepasser les écritures automatiquement, utilisées en

particulier dans les cas suivants :

U Annulation d'une pièce erronée déjà imputée ;

 U Reprise en début de période des provisions et abonnements constitués
dans la période

précédente. Cette reprise se fait automatiquement lorsque le type de pièces

est ainsi paramétré.

La contrepassation peut être obtenu soit en inversant le débit et le crédit

des lignes da la pièce, soit en inversant les lignes des montants. Lorsqu'il
s'agit d'annuler une pièce imputée de manière erronée il est évidement
conseillé d'opter pour la deuxième solution.

3- Clôture :

· Automatisation mensuelle des écritures de provision, de stocks,

abonnement avec contrepassation automatique en période suivante

· Clôture mensuelle, de même niveau de qualité que la clôture annuelle

· Consolidation mensuelle du périmètre Oracle application

Un autre avantage aussi important est à signaler. Chacun des acteurs

pourra suivre le déroulement de la clôture indifféremment qu'il soit sur site
ou éloigné.

Les responsables auront en permanence une vue d'ensemble sur l'état

d'avancement de la clôture. Ils auront, par suite, une idée précise sur les
sources de retards, de goulots d'étranglements et de litiges s'ils existent.
Ainsi, ils pourront intervenir à tout moment pour rectifier le déroulement du
travail et réaffecter les tâches si nécessaire.

Vu la taille du Groupe OCP et des dossiers manipulés lors de chaque

clôture, il ressort de l'évidence que l'archivage et la recherche des dossiers
présentent un problème non négligeable. Par ailleurs, le Workflow offre un
moyen simple de préserver l'intégrité des dossiers gardés sous format
électronique. Les fichiers seront indexés pour faciliter la recherche après
archivage. Aussi, pourrait-on économiser l'espace réservé aux archives et
éviter la perte des dossiers.

Tous les avantages précédemment cités vont se répercuter sur les délais
de la clôture.
IV-6 ORACLE APPLICATION PA : Gestion des projets Le module
présente les avantages suivants :

· Décentralisation de la saisie des documents budgétaire (DIB, DAE,~etc.) ;

· Ajout des rubriques supplémentaires pour mieux assurer le suivi des

crédits (par projet, nature, destination, rubrique, enveloppe, devise,...) ;

· Codification séquentielle de chaque crédit et allocation de ce même

numéro aux AE concernés ;

· Edition des tableaux de bord d'investissement et gros travaux ;

· Possibilité de transférer les montants d'un lot à un autre sans dépasser le

montant global de la DIB ;

· Possibilité de reclasser les échéanciers de réalisation et de paiement des

lots de la DIB ;

Au niveau des fonctionnalités, il a les avantages suivants :

U Création des projets à partir des modèles prédéfinis ou de ceux déjà

établis en créant des copies. Il existe cinq modèles :

> Projet ou acquisition de matériel ;

> Achat de terrains ;

> Cessions inter-filiales ;

> Production à soi même ;

> Gros travaux.

U D'avoir un seul numéro de projet au niveau OCP ;

U De créer les taches et les sous-taches du projet ;

U De mettre à jour la DIB en cas d'insuffisance par la DIB complémentaire ;

U De réviser les montants des budgets de la DIB report sans excéder le

montant total de la DIB initiale par la création d'une nouvelle version ;

U D'annuler une ou plusieurs taches d'une DIB ou de diminuer leurs

montants, sans l'annuler Totalement ;
U De mettre à jour la DAE-P en augmentant par la DAE-C ou en diminuant
par la DAE-N les montants des taches.

IV-7 ORACLE APPLICATION PO : gestion des achats

et approvisionnement

Ce module a apporté plusieurs avantages, notamment :

· Approbation des demandes d'achat, des appels d'offres, et des

commandes par le biais de WORKFLOW ;

· Recherche et consultation des fournisseurs par catégories et article ;

· Gérer et distinguer les demandes sur exploitation, sur crédit ou stocké ;

· Faciliter la codification ;

· Créer des DA à partir du module EAM ;

Distinguer les appels d'offres selon le type de la commande (ouverts ou

fermés), selon sa situation (en cours, activé ou fermé) ;

· D'utiliser les informations de l'appel d'offres pour l'établissement des

tableaux comparatifs ;

· De créer automatiquement les commandes à partir des données des

propositions d'offres et selon le type de la commande (ouverte ou fermée) ;

· De se renseigner et s'alimenter auprès du module PA en ce qui concerne

les projets avant la passation des commandes ;

· D'agir sur les commandes : fermer, bloquer, fermer définitivement, geler et

annuler ;

· De créer autant de version de commandes à partir de la commande

initiale et dont le N° reste inchangé, et qui doivent être réapprouvées par le
WORKFLOW ;
· De rapprocher les commandes avec les factures pour éviter toutes les
anomalies ;

· D'éditer l'ensemble des documents après leur approbation : DA, Appels

d'offres, tableaux comparatif et les commandes.

IV-8 ORACLE APPLICATION INV : Gestion des

stocks

Parmi les avantages importants de la refonte de l'application GS :

· Mise à jour du CMUP à chaque entrée d'approvisionnement, à l'encontre

de l'ancienne application GS, la mise à jour était annuelle ;

· Valorisation des stocks, en tenant compte des frais d'approche (transport,

fret, Douane, ODEP, Assurances,~etc.) ;

· Valorisation des articles cédés ou transférés au CMUP de l'instant ;

· Possibilité d'assainir la nomenclature par le transfert de stock d'un article

à un autre au sein du même magasin ;

· Rapprochement des commandes avec les CRR, qui en cas d'erreur le

système bloque l'opération des saisie jusqu'à résolution du problème ;

· Rapprochement des avoirs et reprises avec les commandes, en contrôlant

les prix et les quantités.

Le CMUP est un choix adopté par l'OCP pour valoriser son stock. Le FIFO
(First in First Out) est adopté pour les produits périssables, par contre LIFO
(Last in First OUT) est utilisé pour les articles depréçiables avec le temps.

IV- 9 APPLICATION EAM : Gestion de maintenance

des équipements

1- Apports et améliorations :

Les apports et améliorations sont nombreux, les plus importants sont ci-
après :

· Centralisation des informations, ce qui permet de diminuer les stocks, et

faciliter la recherche des traitements des informations concernant la
maintenance ;
· Fonctionnalités très avancées permettant d'utiliser les panneaux d'une
façon très aisée ;

· Possibilité d'exécuter et suivre le cycle de maintenance depuis la

demande d'intervention automatiquement jusqu'à la clôture de l'ordre de
travail ;

· Traçabilité des informations pour le besoin d'analyse et d'exploitation

ultérieurement

· Traitement des informations en temps réel ;

· Approbations des opérations par le système et implication de l'ensemble

des intervenants ;

· Traitement de l'ensemble de la politique de la maintenance par le système

: maintenance curative, conditionnelle et préventive ;

· Possibilité de traiter la planification de maintenance par le système ;

· Possibilité de ressortir les informations demandées par l'utilisateur : coûts,

quantité, indicateurs de performances, tableaux d'analyse,.etc. ;

· Possibilité d'avoir des états diversifiés : corts, sorties marchandises,... etc.

;

· Traiter les budgets et les travaux de sous-traitance par le système ;

· Liaison avec les autres modules pour le besoin d'informations (stocks,

achats) sans interfaces;

· Automatisation des écritures de mouvements de prestations.

2- Liens avec PO :

· Circuit d'une demande d'achat émanant d'un OT ;

· Réception des achats non stockés (prestations) par les utilisateurs directs
;
· Prestations entre deux organisations de maintenance (même filiale ou
filiales différentes)

3- Liens EAM/INV :

· L'allocation des pièces à un OT : cette allocation doit apparaître chez le

magasinier ;

· Choix entre allocation automatique ou sortie manuelle (sans allocation);

· Clôture d'une période comptable INV (clôture des OT);

· Codification des magasins des interchangeables ;

· Codification des articles de sous-traitance ;

· Réintégration des pièces non consommés suite à un OT.

Les différents avantages sont entres autres :

4- Les gains directs :

· Optimiser l'exploitation des installations et améliorer leur maintenabilité ;

· Augmenter la disponibilité des équipements ;

· Assurer le suivi des installations et la prévision des dysfonctionnements ;

· Aider les intervenants dans le cadre des opérations de maintenance ;

· Diminution du temps de remise en service ;

· Augmenter la réactivité.

5- Diminution des Coûts :

· Diminution des pannes récurrentes (moins d'interventions) ;

· Optimisation de la maintenance (moins de remplacements ou de révisions

systématiques) ;

· Fiabiliser l'Installation ;

· Compréhension des évènements et identification des causes ;

· Garantir la Sécurité des Hommes ;

· Suivi des dysfonctionnements ayant un impact sécuritaire et prévision des
conséquences sur l'Homme ;

· Capitalisation des connaissances.