SUBSECRETARÍA DE APOYO, SEGUIMIENTO Y

REGULACIÓN DE LA EDUCACIÓN

MANUAL
PROCESO DE REGISTRO DE PROMEDIOS DE
CALIFICACIONES DE LOS ESTUDIANTES DE
TERCER AÑO DE BACHILLERATO

Régimen Costa 2018 - 2019

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 Contenido

Tabla de contenido

INTRODUCCIÓN ..................................................................................................................................... 3
PROCESO DE REGISTRO DE PROMEDIO DE CALIFICACIONES .................................................. 3
• PASO 1.- Guardar la macro. .............................................................................................................. 4
• PASO 2.- Ingreso de datos informativos. ........................................................................................... 5
• PASO 3.- Ingreso de información de los estudiantes. ........................................................................ 8
Registro de Apellidos y Nombres / # de documentos de identificación ................................ 8
Registro de datos UNO a UNO ............................................................................................. 8
• PASO 4.- Registro de datos grupal. ................................................................................................... 9
Listados generados por el sistema ......................................................................................... 9
Traslado de los datos a la macro. ......................................................................................... 10
Calificaciones de Básica Superior: ...................................................................................... 10
Calificaciones Bachillerato: ................................................................................................. 12
Participación Estudiantil: ..................................................................................................... 12
Generación del archivo para la carga. ................................................................................. 13
Carga masiva de las notas.................................................................................................... 17

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 INTRODUCCIÓN

Entre los objetivos estratégicos del Ministerio de Educación está el incrementar la calidad de
la gestión escolar por lo que, los procesos desconcentrados implementados a nivel de zonas,
distritos y circuitos educativos permite fortalecer los servicios educativos y aproximarlos
hacia la ciudadanía, atendiendo las realidades locales y culturales de manera ágil y directa.

La desconcentración está enmarcada en el Nuevo Modelo de Gestión de esta Secretaría de

Estado, por lo que la Dirección Nacional de Regulación de la Educación (DNRE) en
coordinación con la Dirección Nacional de Tecnologías de la Información y
Comunicaciones (DNTIC), desarrollaron el Módulo de Titulación de Bachilleres, aplicativo
informático en el que se registra toda la información que demanda este proceso.

El Art. 28 del Reglamento General a la LOEI determina al bachillerato como el nivel

educativo terminal del Sistema Nacional de Educación, y el último nivel de educación
obligatoria, con cuya aprobación se obtiene el Título de Bachiller.

Las instituciones educativas que ofertan el nivel de Bachillerato deben cumplir con todos los
requisitos para titular a sus estudiantes de tercero de bachillerato, siendo uno de ellos que el
estudiante cuente con todas las calificaciones necesarias para el proceso de Titulación de
Bachilleres.

Con el objetivo de agilizar, la Dirección Nacional de Regulación de la Educación ha

elaborado una herramienta informática en formato Excel denominada “Macro-excel”,
instrumento que facilitará el registro de las calificaciones promedio y la carga de éstas en el
aplicativo informático CAS – módulo Titulación.

El presente manual contiene finalidad guiar a los responsables del ingreso de información en
las instituciones educativas fiscales, fiscomisionales, municipales y particulares de todas las
modalidades del Sistema Educativo Nacional, en el registro y manejo de la información en
la Macro-excel.

PROCESO DE REGISTRO DE PROMEDIO DE CALIFICACIONES

Para llenar la matriz de la MACRO de acuerdo con cada dato que se le solicita, el
responsable de la Institución Educativa (IE) Rector /a y/o Secretaria/o de llenar la ficha de
registro de calificaciones de los estudiantes de tercer año de bachillerato -régimen sierra
debe llenar la ficha de registro y procederá de la siguiente manera:

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 • PASO 1.- Guardar la macro.

La macro remitida debe ser guardada en su computador, según las siguientes instrucciones:

Si la IE que titula tiene una sola jornada, crear en el escritorio de su PC una carpeta
denominada Titulación y guarde la macro en la misma.

TITULACION
Si la IE que titula tiene más de una jornada, crear en el escritorio de su PC carpetas por cada
jornada a titular, para que en el mismo se almacenen los archivos. Las carpetas por crear
pueden denominarse como indica la imagen siguiente:

MATUTINA VESPERTINA

MATUTINA VESPERTINA
PARALELO “A” PARALELO “A”
+ +
MACRO MACRO

Recuerde: En caso de no cumplir con esta instrucción, puede

generar errores o pérdidas de información en el guardado.

Deben ser creadas en su PC, conforme indica la imagen siguiente:

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 Seguido, obtener la macro y guardar en cada carpeta creada; es decir, si tiene 3 jornadas, en
cada carpeta debe estar una macro guardada.

RECUERDE:

Esta será una herramienta de trabajo independiente que se utilizará en la titulación por cada
jornada.

En la ubicación donde se guarde la macro se generarán los archivos para la carga masiva.

Al seleccionar la carpeta de la jornada a titular y abrir la MACRO archivo Excel (Windows),

aparecerá este mensaje:

Haga clic en la franja superior de color amarillo, en el icono denominado “Habilitar

edición”. A fin de activar la macro. (si no cumple con este paso la macro no
convertirá los puntajes)
Pulsar sobre “Habilitar contenido” e iniciar el proceso de ingreso de información, siguiendo
los siguientes pasos:

• PASO 2.- Ingreso de datos informativos.

El responsable de ingresar los datos debe completar todos los campos solicitados.

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 Año Lectivo: Las instituciones educativas que titularán en este año, seleccionarán en la
lista desplegable el año lectivo que corresponda.
EJEMPLO:

Periodo: Las instituciones educativas con Escolaridad Inconclusa que ejecutaron el

programa de Bachillerato Intensivo, deben seleccionar el Periodo al que corresponde el
ejercicio en la lista desplegable que se desprende.
EJEMPLO:

Institución Educativa: Se debe digitar el nombre de la I.E. con letra mayúscula

EJEMPLO:

Zona: Seleccionar la zona a la que corresponda la IE.

EJEMPLO:

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 Distrito: Seleccionar el Distrito Educativo al que pertenece la I:E

Código AMIE: Digitar el código AMIE de la I.E.

EJEMPLO:

Tipo de Bachillerato: Seleccionar entre dos opciones: Ciencias o Técnico.

El registro de la información en esta parte deberá estar en concordancia con la Resolución de

autorización de funcionamiento obtenida por la I.E.

Especialidad (Figura Profesional): Deberá digitar la especialidad de acuerdo con la

oferta educativa autorizada a la I.E.

Solo en las instituciones que ofertan Bachillerato Técnico debe digitar la especialidad de
acuerdo con las figuras profesionales que oferta el Bachillerato Técnico.
EJEMPLO:

Paralelo: Registrar el paralelo del que se ingresa las notas de los estudiantes.
EJEMPLO:

Recuerde que se debe generar una MACRO por cada paralelo a titular.

Fecha: Colocar la fecha en la que registra la información en la matriz MACRO.

EJEMPLO:

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 En caso de que el tipo de Bachillerato es CIENCIAS no debe escribir la especialidad,
esto aplica para las instituciones que ofertan Bachillerato Técnico de acuerdo con
las Figuras Profesionales.

• PASO 3.- Ingreso de información de los estudiantes.

Registro de Apellidos y Nombres / # de documentos de identificación

Importante: Los datos que deben registrarse en la macro deben ser los mismos que se
encuentran registrados en el CAS – Módulo de Titulación.

Registro de datos UNO a UNO

Debe completar todos los campos que se reflejan a continuación:

Número de Identificación: Ingresar el número de identificación del estudiante sea el

número de cédula, pasaporte o carné de refugiado.
EJEMPLO:

Apellidos y Nombres: Digitar los apellidos y nombres completos de cada estudiante en

letra mayúscula como consta en el documento de identificación del estudiante (cédula de
ciudadanía, pasaporte o carné de refugiado).
EJEMPLO:

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 • PASO 4.- Registro de datos grupal.

Para la obtención del listado de estudiantes, la I.E. ingresa al aplicativo CAS, con su usuario
y clave respectiva, luego procede de la siguiente manera:

Listados generados por el sistema

Ingresar al módulo de Asignaciones.

En el menú seleccionar las opciones Listas Estudiantes / Listados.
Identificar el 3ero de Bachillerato a titular y pulsar sobre el botón “Imprimir Listados”.

En la pantalla desplegada seleccionar el paralelo y pulsar sobre el ícono de Excel

Seguido, en la parte inferior izquierda de la pantalla se desplegará el archivo del listado

correspondiente a la descarga solicitada. Pulse sobre el archivo descargado.

Preparar la información para traslado a la macro. Para el efecto, marcar la información de las

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 columnas que contiene los números de documentos de identificación y nombres y apellidos
del estudiante, procede al traslado de datos a la Macro-excel.

Una vez seleccionada la información del archivo de Listas, pulse “Ctrl+C”

Traslado de los datos a la macro.

En el archivo de la macro, ubíquese en la celda inicial y pulse “Ctrl+V”.

NOTA: No subir en la macro estudiantes que no cuenten con todos los registros, es decir que
no cuente con alguna de las calificaciones, o no tenga el número de cédula registrado en el
CAS.

Calificaciones de Básica Superior:

Para registrar las calificaciones de los estudiantes en cuanto a las promociones desde 8° año
a 10° año EGB, se debe considerar las calificaciones de las promociones de acuerdo con los
documentos que reposan en el Expediente Académico del estudiante.

Ingresar las calificaciones promedio que se hayan obtenido los estudiantes tal como se
encuentran registradas en las promociones; si es sobre 20 puntos (conforme a la normativa
anterior) la macro de Excel realizará automáticamente la conversión sobre 10 puntos.

En la básica superior (8vo, 9no y 10mo. EGB) la nota promedio mínima que debe tener un
estudiante es de 12/20. Debido a que, con la normativa anterior, los estudiantes pasaban al
inmediato superior con la nota mínima de 12/20.
En caso de ingresar calificaciones en el rango de 14 a 12 puntos, la Macro de Excel
convertirá la nota a 7/10.

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 Si el promedio es sobre 10 puntos conforme la normativa actual (Artículo 194 reformado del
Reglamento General a la Ley Orgánica de Educación Intercultural), la Macro de Excel
registrará automáticamente el promedio que ingresó sobre 10 puntos.

La MACRO calcula automáticamente el promedio de cada estudiante. En la parte inferior de

la MACRO se observa un menú denominado Cargar Opciones.

El mismo que mostrará un menú denominado Truncar y Recalcular, Cerrar archivo, Resetear
hoja, Cerrar menú, se debe dar clic en Truncar y Recalcular

Se observa un nuevo mensaje, dar clic en ACEPTAR

Se activa el menú , debe dar clic en Generar archivo.

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 Calificaciones Bachillerato:
Registrar las calificaciones de los estudiantes de 1°, 2 ° y 3° año de bachillerato en las
columnas correspondientes, sea sobre 20 o sobre 10 puntos; con la información ingresada, la
columna PROMEDIO se calculará automáticamente sobre 10 puntos como se muestra en el
ejemplo:

EJEMPLO:

En caso de ingresar calificaciones superiores a 10, el sistema automáticamente colocará la

nota que corresponde en el rango de equivalencia a 10.

Al completar las calificaciones hasta 3° año de Bachillerato, en la columna PROMEDIO,

aparece automáticamente el promedio de todos los años sobre 10 puntos.

NOTA:
Al ingresar una calificación con decimales, debe registrar la calificación con
coma, en razón que la Marco de Excel acepta únicamente la coma (,).

Participación Estudiantil:
La participación estudiantil es un requisito para titularse, por lo tanto, debe proceder de la
siguiente manera:

Seleccionar en la columna “Aprobación de PPE”, si el estudiante tiene aprobada o no

aprobada la participación estudiantil:

Si el estudiante tiene “aprobada”, se procederá a seleccionar entre las opciones de los

campos de acción que se despliegan en la columna siguiente, de acuerdo con la actividad
realizada en cada institución educativa; en el caso de las instituciones que ofertan
Bachillerato Internacional deberán seleccionar el campo CREATIVIDAD, ACCIÓN Y
SERVICIOS (CAS), y para las instituciones educativas extraordinarias deberá seleccionarse
el campo EMPRENDIMIENTO Y GESTION.

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 NOTA:
Para registrar los campos de acción del PPE, debe considerarse lo
estipulado en el Acuerdo Ministerial Nro. MINEDUC-ME-2016-00040-A
del 3 de mayo del 2016, así como el instructivo y guía metodológica
correspondientes a cada Régimen (Sierra y Costa).

Si el estudiante no tiene “aprobada” la participación estudiantil, automáticamente en la

columna de las opciones de los campos de acción se reflejará el mensaje “No cumplió”

PASO 3.- Carga masiva de notas de la Macro Excel al aplicativo informático CAS (módulo
titulación).

Generación del archivo para la carga.

Una vez ingresada toda la información de los estudiantes en la Macro-excel, al final del
archivo encontrará un botón denominado “GENERAR ARCHIVO”, pulsar sobre el mismo
para la generación de un libro Excel nuevo en el que contendrá la información que permitirá
efectuar la carga masiva de las notas en el sistema CAS-módulo titulación.

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 Finalizado el ingreso de calificaciones la MACRO calcula automáticamente el promedio de
cada estudiante.

En la parte inferior de la MACRO se observa un menú denominado Cargar Opciones, el

mismo que mostrará un menú denominado Truncar y Recalcular, Cerrar archivo, Resetear
hoja, Cerrar menú, se debe dar clic en

Se observa un nuevo mensaje, dar clic en ACEPTAR

Se activa el menú, debe dar clic en Generar archivo.

Al realizar esta acción, se observa que se creó un nuevo archivo en la carpeta de

TITULADOS “A” .Inmediatamente al pulsar el botón, se generará un archivo en formato
Excel similar al siguiente:

Ejemplo: 05H00287_A.xls

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 El archivo generado contiene la información siguiente:

NOMBRE DEL
DESCRIPCIÓN DEL CAMPO
CAMPO
Como su nombre lo indica, corresponde al código AMIE de la
AMIE
IE.
Corresponde al número del documento de identificación del
CI
estudiante.
PARALELO Paralelo al que pertenece el estudiante
BS Corresponde al promedio calculado de Básica Superior
B Corresponde al promedio calculado de Bachillerato
Corresponde al código del campo de la participación
Participación
estudiantil que se seleccionó en el archivo de la macro, no
estudiantil
debe modificarse.
Corresponde al código de aprobación de la participación
Aprobación PPE
estudiantil, “1” corresponde a aprobada y “0” a no aprobada.

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 Recuerde:

1. El archivo generado deberá guardarse sin modificar ningún

texto.
2. El archivo generado tendrá automáticamente como nombre
para el guardado la combinación del Código AMIE_Paralelo; es decir, en
el ejemplo el archivo se grabará con el nombre 17H00931_A.

Pulsar sobre el botón “Guardar”. El archivo se quedará abierto para su

verificación, recuerde NO cambiar el nombre del archivo generado ya
que, de llegar a suceder, el mismo no podrá ser identificado para la carga
masiva que se efectuará en el sistema de titulación.
En caso de no localizar el archivo posterior al cierre de este, revisar en la
ubicación donde se encuentra guardada la macro.

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 Carga masiva de las notas.

En el sistema CAS – Módulo Titulación, efectuar la carga de las notas, para el efecto:

Una vez obtenido el archivo generado de la Macro-excel: 05H00287_A.xls

Se procederá a ingresar al aplicativo informático CAS, módulo Titulación, opción Ingreso

de Calificaciones:

Seleccionar la oferta educativa respectiva, y pulsar el botón “Mostrar Estudiantes”

Inmediatamente se desplegará en la parte inferior de la pantalla el listado de estudiantes,
verificar que se trate del paralelo a titular.

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 Pulsar sobre el botón “Añadir Archivo”:

Seleccionar el archivo generado de la Macro-excel, correspondiente a la jornada y paralelo a

titular:

Pulsar sobre el botón “Cargar Archivo”, seleccione el archivo que se generó de la MACRO
05H00287_A.xls, el mismo que deberá constar en la carpeta donde se guardó la macro:

El sistema automáticamente validará las siguientes condiciones para efectuar la carga de las
notas:

Correspondencia de AMIE / PARALELO / Documento de identificación del estudiante a

titular.
Identificará que todos los campos requeridos tengan información registrada; en caso de no
disponer de la nota, el sistema registrará CERO.

Si el estudiante tiene uno o los dos promedios inferiores a 7, o no realizó la Participación

Estudiantil no se generará el Título.

Una vez efectuada la carga esta se visualizará en la pantalla, los mensajes siguientes pueden
aparecer una vez finalizado el proceso:

Archivo CON errores: En este caso, indica que el archivo de la carga presenta errores en
la información o la misma está incompleta para la subida de misma; en este caso, deberá
ejecutar el proceso nuevamente.

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 Archivo SIN errores: Indica que el archivo fue cargado exitosamente.

Una vez verificada la carga, guardar la información subida pulsando sobre el botón “Guardar
archivo”:

En el caso de existir, como en el ejemplo estudiantes sin notas cargadas, estas deben ser
revisadas y subidas manualmente (una a una).

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 NOTA: calificaciones correspondientes al Examen de Grado se ingresará cuando el Instituto
Nacional de Evaluación remita a esta Secretaría de Estado. (en el caso de que un estudiante
cuente con el PDF y no se ha subido la nota comunicarse inmediatamente con esta Dirección
Nacional)

Al finalizar la carga masiva o proceso de registro de notas, se continuará con la validación

en el nivel distrital.

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 El Nivel Distrital realiza la Validación verificando la información presentada, presiona en el
cuadro de cada variable y se aparece un , presiona guardar y se observa un recuadro

Presiona Aceptar y se activa el título y acta de grado. Continúa con el proceso da clic en el de
título o Acta de Grado y se genera un documento similar al que se observa a continuación.

MLL/RA/FM/LV/CR

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