ESTUDIO DE CASO EN LA EMPRESA POLLOS PIO PIO Y MAS PIO

POR: LUIS ALBERT

ALBERTO
O MARTINEZ
MARTINEZ

CENTRO NACIONAL DE APRENDIZAGE SENA

PROGRAMA TECNOLOGO EN GESTION LOGISTICA
PRACTICAS ACADÉMICAS MOSQUERA CUND.
2016
ESTUDIO DE CASO EN LA EMPRESA POLLOS PIO PIO Y MAS PIO

LUIS ALBERTO MARTINEZ Q.

Tutores
OCTAVIO DE JESÚS BERMUDEZ RESTREPO
Ing. Industrial, y Gerencia de Proyectos
CARMEN CECILIA AGUIRRE AMELL
Ing. Industrial
SULEIMA FRANCO MURILLO
Traductora inglés, francés, español
LUZ MARIA BUILES LOPEZ
Filósofa
GLORIA MATILDE LEE MEJIA
 Admra. De Negocios

CENTRO NACIONAL DE APRENDIZAGE SENA

CONSEJERA ACADÉMICA SENA VIRTUAL DEL CUERO
PROGRAMA TECNOLOGO EN GESTION LOGISTICA
PRACTICAS ACADÉMICAS MOSQUERA CUND.
2016
 TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCIÓN…………............................................................................................................ 4

VISION…………………………………………………………….………………………………………..5

MISION……………………………………………………………………………………………………5

OBJETIVO…………………………………………………………………………………………………5

CASO DE LA EMPRESA DE POLLOS PIO PIO Y MAS PIO……………………………………….6

1. Proc esos in adecuados en el área de almacenaje…………………....……………………6 

2. Un d eteriorado c anal de inform ación………………...………………..…………………….6 
3. Falta de herramientas para la realización de los proc esos…………………….…….….6 
4. L a i n fo r m a c i ón d i s p o n i b l e e s p o c o c o n f i ab l e, d e b i d o a l a f o r m a c o m o s e i n g r es a la  
info rm ación de los d atos. …………………………………………………………………..….6 
5. Programación errada de los despachos………………………...………………..…………6 

PUNTOS CRITICOS………………………………………………………..…………………………….7

CARGOS DESEMPEÑADOS EN LA EMPRESA POLLOS MAS PIO………….…………..……...7

RESUMÉN EVIDENCIAS……………………………………………………………………….…….…8

SISTEMA DE INFORMACIÓN EMPLEADO EN LA EMPRESA. ………………………………….9

LOS RESULTADOS…………………………………………………………………………….……….9

BIBLIOGRAFIA………………………………………………...………………………………………..10

Solución a caso de pollos pio pio y más pio

Por: Luis Alberto Martínez Quintero Julio de 2016 Mosquera Cund. 3
 INTRODUCCIÓN

Este trabajo se realiza, en base a las distintas falencias que se encuentran en la empresa,
haciendo un estudio de cada uno de los participantes en los diferentes procesos que allí se
realizan, y revisando muy detalladamente en que falla cada individuo al realizar sus actividades
asignadas; hay una toma de decisiones que es inevitable en cuanto a la forma en que se
gestiona cada una de los procesos, puesto que no se nota un control dentro de las aéreas y sus
procesos.

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VISION

La visión que enmarca este tipo de estudios se basa en la búsqueda de puntos críticos y dar 
pronta mejora, para así obtener la mayor productividad y cumplimiento con nuestros clientes.

MISION

En una empresa donde se encuentran tantas falencias en sus procesos, es necesario tomar 
medidas en base a la mejora, estudiando cada punto y brindando la solución más adecuada;
Empezando por los puntos más críticos que afectan más a la operación y el servicio al cliente

OBJETIVO

En una empresa donde se ven tantas falencias en sus procesos, es necesario tomar soluciones
prontas para ello se realiza un estudio a profundidad, con la intensión de buscar soluciones y
posibles mejoras que garanticen la sostenibilidad de la empresa y su crecimiento.

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CASO DE POLLOS PIO PIO Y MÁS PIO

Las diferentes empresas u organizaciones constantemente están en la búsqueda continua de

oportunidades de mejora que las haga sobresalir y ganar un alto posicionamiento. De acuerdo a
esto, cada vez deben adoptar procesos logísticos que han de ser fundamentales a la hora de
aportar más valor a sus clientes y aumentar su rentabilidad.

En este caso particular existe una notable falla en el canal de información, ocasionando está un
deterioro en el proceso logístico que se requiere para lograr el objetivo propuesto que es cubrir 
la necesidad y satisfacer al cliente. De acuerdo a lo expuesto se puede obtener un diagnóstico
sobre la problemática vista, identificando áreas donde son evidentes las fallas que se han de
convertir en mejoras:

1. PROCESOS INADECUADOS EN EL ÁREA DE ALMACENAJE.

La carencia de una visión general o global de los procesos logísticos por parte de la
empresa, genera ineficiencias en todo el proceso, ya que tanto la información como la operación
no fluyen a la par con lo que se requiere. Al profundizar más en este tema, se observa como en
los procesos diseñados no existe un flujo óptimo de comunicación entre las distintas áreas de la
empresa, y esto se debe a que han sido diseñados para cada una de las áreas implicadas,
ocasionando estancamientos que generan fallas notorias y nocivas para todo lo que se requiere.

2. UN DETERIORADO CANAL DE INFORMACIÓN.

El sistema de información utilizado por la empresa de acuerdo a todo lo detallado no es

compatible para que sea un soporte eficiente y preciso a la hora de tomar decisiones frente a
las necesidades o las demandas del mercado.

3. FALTA DE HERRAMIENTAS PARA LA REALIZACIÓN DE LOS PROCESOS

Toda esta situación provoca unos procesos excesivamente manuales y duplica las tareas entre
los departamentos debido a que no es oportuna la información obtenida para procesar 
generando traumatismo y errores que se ven reflejados en tiempo y servicio.

4. LA INFORMACIÓN DISPONIBLE ES POCO CONFIABLE, DEBIDO A LA FORMA COMO

SE INGRESA LA INFORMACIÓN DE LOS DATOS.
Debido a la pésima fluidez de la información y los procedimientos mal implementados en la
empresa, el área comercial no puede lograr cumplir a cabalidad lo que ofrece a los clientes,
debido a que la información manual obtenida de la toma física matutina no es procesada como
se necesita sino más bien a un ritmo inadecuado y poco fiable para lo que se requiere
ocasionando este inconveniente un descontento en los clientes y deteriorando la imagen de la
empresa en el mercado.

5. PROGRAMACIÓN ERRADA DE LOS DESPACHOS.

Ocasionada por un mal almacenaje, tal vez debido a la incorrecta distribución en la
organización dentro de los cuartos fríos, o errores en la digitación que pueden ser frecuentes
ocasionando que la separación de los pedidos no sea la requerida.

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PUNTOS CRITICOS
Haciendo un análisis cronológico y detallado de lo observado en una jornada, es evidente
que existen puntos críticos en los cuales se debe enfocar la mejora de los mismos como son:

 Deficiencia en los canales de comunicación: la falta de atención ocasiona que se

cometan errores en todas las áreas implicadas en el proceso observado, y esto es
debido a la no culturización por parte de la empresa con sus colaboradores; no se
tiene un buen sentido de pertenencia y tal vez no se promocionan día a día los
valores y la imagen corporativa de la compañía.

 Falta de preparación del personal: es indispensable que las perso nas encargadas de la
recepción de la producción tengan, no sólo un conocimiento del producto sino también un
buen manejo informático, y que a su vez ese conocimiento sea
aplicativo y productivo para la operación.

 Los diferentes procesos no están documentados: lo cual ocasiona que se trabaje al día a
día generando errores frecuentes y repetitivos en cuanto a la operación y al servicio.

 Una mala programación: No se analiza los tiempos de entrega y se en ruta mal, y es así
como ocurre la pérdida de los clientes por el descontento que ocasiona el
incumplimiento.

 La actitud reprobable de las cabezas visibles de la empresa, caso puntual el

ingeniero encargado de la planta, cuando emite una respuesta que opaca el ambiente
laboral de la empresa.

CARGOS DESEMPEÑADOS EN LA EMPRESA POLLOS MAS PIO

Telemercaderista: Milena - Pedidos canal geográfico, clientes institucionales y especiales.

Telemercaderista: Erika – Pedidos canal supermercados.
Auxiliar de facturación- Caja: Carla – Responsable de la recepción de los documentos
generados en los despachos a los clientes.
Analista de inventarios: Mauricio – Encargado de la toma física para luego ser registradas
en el sistema.
Encargado Canastillas: Juan – Proporcionar tanto las canastillas a la planta como a la
distribución.
Servicio al cliente: Paula – Debe estar atenta a las peticiones, quejas y reclamos de los
clientes.
Facturador: Jimmi – Registra los despachos en los formatos para la facturación.
Supervisora Distribución y Transporte: Sandra – Encargada de la programación de las rutas
de acuerdo a los pedidos recibidos y separados.
Supervisor logístico: Encargado de coordinar el proceso nocturno para el alistamiento de
los pedidos y la organización de los cuartos fríos.
Auxiliares logísticos: Ejecutan la programación realizada por el supervisor logístico.
Auxiliar Distribución: Carlos
Gerente General:
Vendedor: Alex

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 RESUMÉN EVIDENCIAS
De acuerdo a todo lo observado y la información registrada es evidente que la empresa
presenta falencias en todo su proceso logístico, tanto en el área de la planta de producción
como en el almacenaje; lo más llamativo en este caso es el canal de información tan pobre,
donde es claro que la información no fluye ocasionando un deterioro en todos los procesos
logísticos y comerciales.
 Adicional a lo anterior también se destaca la falta de compromiso de sus colaboradores, y
es debido a que no se sienten estimulados por parte de la empresa, no se promueven los
valores corporativos deteriorando esto la imagen de la empresa ante el cliente, falta
capacitación constante para sus funcionarios con el fin de fortalecer sus diferentes
procesos y trabajar más a fondo en los puntos críticos evidenciados en este informe.
Como actor activo en meses atrás de este tipo de proceso, la persona que realizó la visita y
el informe no tuvo en cuenta los puntos críticos establecidos en este sector, y en especial en
el área de almacenaje donde se establece de acuerdo a lo recomendado por HACCP
(sistema recomendado para asegurar la inocuidad de los elementos) la temperatura y la
calidad del producto, y es una falla grave debido a que el afectado va a ser el cliente, omitió
este paso tan delicado en un sector o empresa de alimentos.

SOLUCIÓN PROPUESTA

Tras el diagnóstico, la solución se plantea con tres líneas básicas de trabajo; Partiendo de la
estrategia y del posicionamiento deseado, y teniendo el área de procesos como el eje
central, se deben diseñar soluciones tal y como lo describo a continuación:

Reingeniería de procesos
En este caso se redefinió todo el proceso logístico desde el aprovisionamiento hasta la
expedición, eliminando todas las ineficiencias que se producían cuando el proceso
“cruzaba” a través de los distintos departamentos e implantando una gestión por procesos
en lugar de una organización
.
 A partir del proceso logístico se pueden redefinir los siguientes subprocesos:

 Gestión de producción (Programación oportuna de acuerdo a lo que se requiere)

 Gestión de almacenes y stock (Almacenaje – Control inventarios)
 Gestión de servicio al cliente (Auditoria de rutas, seguimiento servicio)
  Además, se puede implantar el concepto de líder del proceso para que gestionase el
proceso a través de todos los departamentos y planteando así una estructura
organizativa matricial que dotase de más eficiencia los procesos y subprocesos.
  Además de la reingeniería del proceso, también se puede implementar capacitaciones al
personal en técnicas de mejora continua para conseguir que los procesos y subprocesos
vayan ganando en eficacia y eficiencia a lo largo del tiempo en lugar de perderla.

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Almacén físico
Para la problemática referida al sistema de almacenaje se recomienda rediseñar los
almacenes o su organización, minimizando los errores y así alcanzar los siguientes
objetivos:

 Racionalizar el número de personas destinadas en el almacén debido a la disminución

drástica del tiempo de operaciones de almacenaje.
 Mejorar la rotación, y por tanto reducir el nivel de stocks.
 Disminución del número de mermas.
 Permitir la aplicación de procedimientos que aseguraran una gestión adecuada del
almacén.

Para ello, a nivel físico, hubo dos grandes líneas de trabajo:

 Sistemas de almacenaje
 Distribución física

ALMACENAJE: En cuanto al almacenaje, se puede diseñar un sistema con elementos de

paletización adaptados a las características del producto con modernos accesorios de
almacenamiento y picking dinámico.

DISTRIBUCCION: En cuanto a la distribución del almacén, se puede emplear una metodología

propia que ayude a fortalecer y redefina todas las áreas funcionales del almacén (muelles de
carga y descarga, zonas de preparación de mercancía, zona de picking, etc.)
Gestión de la información En el caso de la problemática en la fiabilidad y disponibilidad de la
información se recomienda adoptar un sistema de captación de datos oportuno y eficaz
integrados con el

SISTEMA DE INFORMACIÓN EMPLEADO EN LA EMPRESA.

Esta solución asegura la fiabilidad y disponibilidad de los datos y permite disminuir en gran
medida los costes de gestión. En esta área, es importante destacar de la complejidad de hacer 
convivir con éxito conceptos de negocio con conceptos de tecnología. Para conseguirlo, es
necesario crear un “Comité de Implantación de Sistema de Información “donde deben participar 
los miembros de la empresa actores del proceso logístico y además los representantes de las
empresas de soluciones de sistemas de información.

LOS RESULTADOS
Con estos cambios se puede tener un norte más cerca a lo que se requiere, algunos de los
resultados cuantificables pueden ser:
  Alcanzar una posición competitiva en plazos de servicio
 Disminución del stock de almacén.
 Disponer de información en tiempo real para la toma de decisiones debido a la
implantación de un cuadro de mando logístico.
 Mejora de los costes de los procesos administrativos.
 Mayor satisfacción de los clientes debido a la mejora en el servicio
  Aumento de la satisfacción del equipo humano gracias a tener procesos muy bien
implementados y fundamentados y gracias a la promoción por parte de la empresa
en los valores y la imagen corporativa de la misma.

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 BIBLIOGRAFÍA
Temas estudiados del material enviado por los instructores del tecnólogo en gestión logística
(CASO DE LA EMPRESA POLLOS PIO PIO Y MAS PIO)
Estudio y diseño Luis Alberto Martínez Quintero

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