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Funciones de Control
Determinar las necesidades probables de materiales;
Conseguir abastecimiento adecuado a tiempo y almacenar los materiales si fuera necesario; .
Entregar y poner en circulación los materiales a medida que se necesiten;
Registrar todas las transacciones del almacén o bodega en registros apropiados;
Suministrar los datos para contabilidad de costos y financiera relacionadas con el almacén.
COMPRA DE MATERIALES
Factura
Orden de Informe de
Solicitud Recepción
de Compra
Compra
MAYOR REGISTROS
PRINCIPAL
CONTABLES
AUXILIARES
MAT A-B-
C
Figura 1. – Control de compras de los materiales
OBJETIVOS
Rapidez de entregas
Fiabilidad
Reducción de costes
Maximización del volumen disponible
Minimización de las operaciones de manipulación y transporte
Funciones del almacén
Recepción de Materiales.
Registro de entradas y salidas del Almacén.
Almacenamiento de materiales.
Mantenimiento de materiales y de almacén.
Despacho de materiales.
Coordinación del almacén con los departamentos de control de inventarios y contabilidad.1
Todo manejo y almacenamiento de materiales y productos eleva el costo del producto final sin agregarle valor, en teoría
es un mal necesario, razón por la cual se debe conservar el mínimo de existencias con el mínimo de riesgo de faltantes y
al menor costo posible de operación.
Importancia
La importancia de los inventarios en los distintos sectores de la economía es prioritaria ya que normalmente una empresa
típica tiene invertido en existencias aproximadamente entre el 20 al 30% de sus activos, llegando al 90% de su capital
circulante. El activo circulante se caracteriza por estar compuesto por elementos que pueden ser convertidos en dinero
sin pérdida significativa de valor en un plazo inferior a un año a diferencia del activo inmovilizado cuya conversión plena
en liquidez requiere normalmente más de un año.
Una buena gestión de inventarios obtiene una mejora en la rentabilidad económica, ya que de dicha gestión dependerá lo
siguiente:
1.-Por un lado, la mayor o menor cantidad de capital inmovilizado en inventarios y, por tanto, la magnitud del activo
circulante.
2.-Por otro lado, el nivel de beneficios, ya que la existencia de inventarios implica incurrir en una serie de costes, que la
gestión de inventarios trata de minimizar.
Criterios de valoración de las salidas del almacén
Las entradas de existencias en el almacén se valoran por su precio de adquisición o coste de producción, pero esas
existencias van a salir paulatinamente del almacén, bien para ser vendidas, bien para incorporarse al proceso productivo.
Cuando el precio de adquisición o costo de producción de todas las existencias que entran en el almacén es el mismo no
hay ninguna dificultad para valorar las existencias que salen del almacén (no confundir con el precio de venta), y por
tanto el valor que tienen las existencias que al final del ejercicio permanecen en el almacén.
El problema surge por los diferentes precios de adquisición o costos de producción de las existencias. ¿Cómo establece la
empresa el valor de las existencias que salen del almacén y por tanto de las que quedan?
Cuando las existencias tienen un alto valor unitario y están identificadas individualmente, la empresa llevará un control
individualizado de ellas y por tanto no tiene que utilizar ningún criterio para valorar las salidas del almacén porque
conocerá qué unidad está saliendo y por tanto cuál es su precio de adquisición, y esa va a ser la valoración utilizada para
contabilizar la salida de almacén. (P.E , LOS SUPERMERCADOS)
Pero cuando el inventario está compuesto por existencias que tienen un valor relativamente bajo y las entradas en el
almacén se han producido a distintos precios de adquisición o costes de producción y las existencias no tienen un
tratamiento individualizado (por el coste muy elevado), para determinar el valor de las que salen del almacén se ha de
utilizar un criterio de valoración de existencias.
La normativa vigente propone y recomienda unos criterios de valoración para los casos en que las normas del precio de
adquisición y del costo de producción son insuficientes para valorar individualmente las existencias de la empresa. Se
trata de los criterios PMP, FIFO y LIFO, tres métodos diferentes que permiten calcular ordenadamente el valor de las
existencias almacenadas por la empresa en cualquier momento y situación.
Criterio PMP (Precio Medio Ponderado). Consiste en calcular el valor medio de las existencias iniciales y de las entradas
ponderadas según sus cantidades.
Se basa en el costo promedio del inventario durante el período
- Determinar el costo del inventario inicial multiplicando la cantidad de unidades al inicio por su costo
Criterio FIFO (acrónimo de su denominación en inglés First In, First Out: primera entrada, primera salida). El valor de
salida de los productos del almacén es el precio de las primeras unidades físicas que entraron. De esta forma, las
existencias salen del almacén valoradas en el mismo orden en que entraron. Las existencias se registran a su valor de
entrada respetando el orden cronológico. Es la modalidad más utilizada para evitar las obsolescencias
Criterio LIFO/UEPS (corresponde al acrónimo en inglés de Last In, First Out: última entrada, primera salida). El valor de
la salida de las existencias es el precio de las últimas que entraron. Así, las existencias salen del almacén valoradas en
orden inverso al que entraron. Las existencias se registran a su valor de entrada, respetando también el orden
cronológico. Esta modalidad es frecuentemente utilizada en productos frescos.
Ventajas Método UEPS
La evaluación del inventario final de cada periodo genera un monto menor al que resultaría de aplicar cualquier
otro método de valuación, pues se utiliza los precios más viejos de las compras.
La razón principal de algunas compañías que eligen UEPS en los períodos de inflación, sin embargo, es que ayuda
a mantener los ingresos fiscales actuales bajos, ya que sus compras más recientes suelen tener una base de
costo más elevado.
Confronta costos actuales con precios de venta actuales por lo que en el Estado de resultado refleja una utilidad
menor que los demás métodos.
La utilidad menor permite un menor pago de impuestos
De forma general, con estos criterios de valoración de las existencias que permite la legislación mercantil (según el Plan
General de Contabilidad), las entradas se valoran a precio de adquisición o a coste de producción y las salidas según el
criterio de valoración empleado (PMP, FIFO o LIFO).
Al analizar los tres métodos se puede sacar como conclusión que la valoración más baja es la obtenida con el UEPS,
la más alta con el PEPS y una valoración intermedia con el promedio.
GESTIÓN DE INVENTARIOS
La gestión de inventarios es un punto determinante en el manejo estratégico de toda organización. Las tareas
correspondientes a la gestión de un inventario se relacionan con la determinación de los métodos de registro, los puntos
de rotación y las formas de clasificación, determinados por los métodos de control.
Los objetivos fundamentales de la gestión de inventarios son:
Reducir al mínimo "posible" los niveles de existencias y
Asegurar la disponibilidad de existencias (producto terminado, producto en curso, materia prima, insumo, etc.)
en el momento justo.
Tipos de inventarios
Clasificación según su nivel de terminación
Los inventarios se pueden catalogar según su grado de terminación en:
Inventarios de Materias Primas
Inventarios de Insumos y Materiales (Materiales indirectos)
Inventarios de Productos en proceso
Inventarios de Productos terminados
Inventarios de Productos en Embalaje
Inventario PEPS
En la gestión de inventarios, PEPS significa que los elementos más antiguos de inventario (aquellos comprados primero)
se venden antes de los nuevos artículos. Las empresas deben utilizar el inventario PEPS si están vendiendo productos
perecederos, como alimentos, que expiran después de un cierto período de tiempo. Las empresas que venden productos
con ciclos de demanda relativamente cortos, como el diseñador de moda, también pueden tener que elegir PEPS para
asegurarse de que no tengan estilos anticuados en el inventario.
Inventario UEPS
Aunque es raro, hay empresas que tienen que usar UEPS, en lugar de PEPS, para gestionar su inventario. Los vendedores
de productos de materias primas homogéneas, como la piedra, la arena y los ladrillos lo general tienen que hacer un
inventario de la parte superior de grandes pilas o montones, dejando los lotes más antiguos en la parte inferior de las
pilas durante mucho más tiempo que los nuevos lotes. Las compañías tales como operadores de máquinas expendedoras
también tienen que elegir UEPS para la gestión de inventarios, ya que los primeros productos que ponen en sus máquinas
se venden últimos.
Consideraciones contables
En la contabilidad, las pequeñas empresas son más libres de elegir entre PEPS y UEPS, en lugar de verse obligados a elegir
uno u otro en función de sus modelos de negocio. Debido a que las empresas no siempre pagan el mismo precio por cada
lote de inventario que compran, tienen que elegir que costo asignan a las ventas actuales, según sean los costos más
antiguos o los más nuevos, pero toman su decisión sobre una serie de factores. Las empresas pueden elegir PEPS para
llevar registros contables en línea, con las compras reales del inventario, suponiendo que utilizan PEPS en sus políticas de
gestión de inventario. Las empresas también pueden utilizar PEPS específicamente para que coincidan las ventas actuales
con los costos más antiguos en sus libros, lo cual es útil para los costos que se elevan constantemente con el tiempo. Lo
contrario es cierto para UEPS.