Organización Documental

en el Entorno Laboral

Evidencia 2
Ensayo

Instructora
Elvia Divia Molano

Aprendiz
Angie Carolina Rondón Peña

Servicio Nacional de Aprendizaje SENA

Modalidad Virtual

Barbosa, Antioquia
22/03/2019
 ¿Qué son las Tablas de retención Documental?

Las tablas de retención documental son un listado de series, con sus correspondientes tipos
documentales, a las cuales se les asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de
los documentos. Desde la creación del Archivo General de la nación por medio de la Ley 80 del 2
de diciembre de 1989, se empieza a fijar políticas y expedir reglamentos necesarios para la
organización y la conservación de los documentos.

El primer acuerdo que hablo frente a la presentación de tablas de retención documental es el

Acuerdo No.12 de 1991 ‘’por el cual se fija el plazo de seis meses para la presentación de las tablas
de retención documental de los órganos nacionales del orden central”. Años más adelante en el
Acuerdo No.7 de 1994 por el cual se adopta y se expide el reglamento general de archivos en el
Articulo 23 Valoración documental, dice “las entidades oficiales elaboraran las respectivas tablas
de retención de documentos a partir de su valoración y será adoptada por el comité de Archivo”,
más adelante se expide el acuerdo No. 9 de 1995 el cual dice: “por el cual se reglamenta la
presentación de las tablas de retención documental al archivo general de la nación.

Ordenado por el decreto No. 1382 de 1995”, más adelante se prorroga el plazo para la
presentación de las tablas según el acuerdo No. 2 de 1997. Otras normas que tienen relación con
la elaboración y presentación de las tablas de retención documental son:

 Acuerdo No. 5 de 1997 “por el cual establecen los requisitos mínimos para las personas
naturales jurídicas de derechos privados, que presten los servicios de organización de
archivos, elaboración de tablas de retención, almacenamiento o bodegaje de la
documentación de las entidades públicas.
 Acuerdo No. 9 de 1997 “por el cual se reglamenta el procedimiento para la evaluación de
las tablas de retención documental”.
 Ley 594 de 2000, “por medio de la cual se dicta la ley general de archivos y se dictan otras
disposiciones” mencionando en el artículo 24 la obligatoriedad para las entidades del
estado en elaborar y adoptar las respectivas tablas de retención documental.
 Circular externa No 001-2001, elaboración y adopción de las tablas de retención
documental.
 Acuerdo 39 del 2002, “por el cual se regula el procedimiento para la elaboración y
aplicación de las tablas de retención documental en desarrollo del artículo 24 de la ley 594
del 2000.
 Circular externa 01 del 2009. “presentación de las tablas retención documental y tablas de
valoración documental al archivo general de la nación.
 Circular externa 02 del 2009. “Tablas retención documental.
 Resolución No. 0128 del 2010. “por la cual se actualiza la metodología de evaluación de
tablas de retención documental y de tablas de valoración documental.
 Acuerdo 4 del 2013. “por el cual se reglamenta parcialmente los decretos 2578 y 2609 de
2012 y se modifica el procedimiento para la elaboración, presentación, evaluación,
aprobación e implementación de las tablas de retención documental y las tablas de
valoración documental”
 Lo anterior es un recorrido en la historia de la normatividad que se ha escrito para la organización
y la conservación de los documentos producidos por las entidades frente a la elaboración y
aplicación de las tablas de retención documental. De todas las normas expuestas nos centraremos
en el acuerdo 9 del 2002.
El acuerdo 39 del 2002 es la norma que nos muestra las 5 etapas para la elaboración y aplicación
de las tablas de retención documental, los cuales son:

 PRIMERA ETAPA. Investigación preliminar sobre la Institución y fuentes documentales.

Esta primera etapa busca reconstruir toda la información respecto a disposiciones legales
y actos administrativos, relativos a la creación y cambios de estructura de la entidad
(decretos, acuerdos, resoluciones). También se consultaron los manuales de funciones y
procedimientos actualizados dentro de la estructura orgánica de la compañía
identificando las secciones y subsecciones dentro del organigrama. También se debe
realizar una Encuesta documental mediante una entrevista a los funcionarios que
conforman la sección y subsecciones, esto con la finalidad de identificar y definir las
unidades documentales que se producen. Para esto se puede utilizar el formato de
encuesta documental que puso a disposición el Archivo General de la Nación en sus
publicaciones.
 SEGUNDA ETAPA. Análisis e interpretación de la información recolectada. Con la
recopilación de la información expuesta en la primera etapa mediante los estatutos,
manuales de funciones y procedimientos, organigrama de la entidad y la entrevista
documental se realizará el respectivo análisis identificando los valores de los documentos
y creando:
1. Codificación de la estructura orgánica de la entidad.
2. Conformación de series y subseries
3. Elaboración del cuadro de clasificación documental
4. Diagrama de flujo Documental.
 TERCERA ETAPA. Elaboración y presentación de la Tabla de Retención Documental para su
aprobación. En esta etapa se consolido toda la información expuesta en el Cuadro de
Clasificación Documental en la Tabla de Retención, estableciendo los tiempos de
permanencia de la documentación dentro del concepto de archivo total. Una vez
elaborada la Tabla se presenta a los productores de la información y al comité de archivo
acompañada de la información recogida en la etapa 1 y 2 para que ellos aporten las
diferentes correcciones que se le debería realizar. La Tabla de Retención Documental
deberá ser adoptada por la entidad mediante resolución, después de su aprobación y
aplicada por las diferentes áreas involucradas con obligatoriedad de cumplimiento.
 CUARTA ETAPA. Aplicación. Después de aprobada la tabla de retención documental los
encargados del archivo deberán capacitar a todos los funcionarios de la entidad.
 ETAPA QUINTA. Seguimiento y actualización de las Tablas de retención Documental. Los
encargados del archivo establecerán un cronograma de seguimiento para la verificación de
la aplicación de las tablas de retención documental. Estos son los pasos que hay que seguir
para la elaboración y aplicación de la tabla de retención documental según el acuerdo 39
del 2002. Para concluir podemos decir que hay que seguir unos pasos metodológicos muy
precisos para la elaboración de las tablas de retención documental de una entidad sea de
razón privada o pública.