IDENTIFICACIÓN Y REPRESENTACIÓN DEL

CONTRIBUYENTE
Para que el contribuyente actúe ante la Dian, en muchos casos requiere ser
representado, como es el caso de las personas jurídicas, los menores de edad e
incluso algunas personas naturales.
Cuando el contribuyente no puede actuar por sí mismo, debe hacerlo por medio
de su representante o apoderado, quien cumplirá las obligaciones formales del
contribuyente ante la Dian, como es la presentación de las declaraciones
tributarias con su respectiva firma, la atención a solicitudes y escritos enviados
por la Dian y la actuación frente a los actos administrativos proferidos por la
Dian como emplazamientos, requerimientos, resoluciones sancionatorias y
liquidaciones oficiales.
Otro aspecto importante tiene que ver con la identificación del contribuyente,
para lo cual existe el Nit (Número de identificación tributaria) y el Rut (Registro
único tributario), elementos que debe tener tanto el contribuyente como su
representante y apoderado, y son tramitados ante la Dian.
¿Quiénes están obligados a inscribirse en el RUT?
El Registro Único Tributario (RUT) es el mecanismo de identificación para
efectos tributarios y toda persona o entidad que tenga alguna obligación formal
o sustancial frente a cualquier tributo administrado por la Dian está en la
obligación de inscribirse en el RUT.
El artículo 5 del decreto 2460 del 7 de noviembre de 2013 señala expresamente
quienes están obligados a inscribirse en el RUT:
«a) Las personas y entidades que tengan la calidad de contribuyentes
declarantes del impuesto sobre la renta y complementario de ganancias
ocasionales, y demás impuestos administrados por la U.A.E Dirección de
Impuestos y Aduanas Nacionales DIAN;
b) Los patrimonios autónomos, en aquellos casos que por disposiciones
especiales deban contar con un NIT individual;
c) Los inversionistas extranjeros obligados a cumplir deberes formales;
d) Las sucursales en el país de personas jurídicas o entidades extranjeras;
e) Las personas naturales que actúan en calidad de representantes legales,
mandatarios, delegados, apoderados y representantes en general que deban
suscribir declaraciones, presentar información y cumplir otros deberes a nombre
del contribuyente, responsable, agente retenedor, declarante, informante o
inversionista extranjero, en materia tributaria, aduanera o cambiaria. Así
mismo, deben cumplir con esta inscripción los revisores fiscales y contadores,
que deban suscribir declaraciones por disposición legal;
f) Las personas y entidades no contribuyentes declarantes de ingresos y
patrimonio y las personas naturales y jurídicas del régimen simplificado del
impuesto al consumo.
g) Los responsables del impuesto sobre las ventas pertenecientes a los
regímenes común o simplificado;
h) Las personas o entidades no responsables del impuesto sobre las ventas, que
requieran la expedición de NIT cuando por disposiciones especiales estén
obligadas expedir factura, o como consecuencia del desarrollo de una actividad
económica no gravada;
i) Los responsables del impuesto al consumo.
j) Los responsables del impuesto nacional a la gasolina y a.1 ACPM;
k) Los agentes retenedores; 1) Los importadores, exportadores y demás usuarios
aduaneros;
m) Los profesionales de compra y venta de divisas en efectivo y cheques de
viajeros;
n) Los obligados a declarar el ingreso o salida del país de divisas o moneda legal
colombiana en efectivo;
o) La U.A.E Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales DIAN podrá requerir la
inscripción de otros sujetos diferentes de los enunciados en los literales
anteriores, para efectos del control de las obligaciones sustanciales y formales
que administra. PARÁGRAFO 1o. Para efectos de las operaciones de
importación, exportación y tránsito aduanero, no estarán obligados a inscribirse
en el RUT en calidad de usuarios aduaneros:
Los extranjeros no residentes, diplomáticos, misiones diplomáticas, misiones
consulares y misiones técnicas acreditadas en Colombia, los sujetos al régimen
de menajes y de viajeros, los transportadores internacionales no residentes, las
personas naturales destinatarias o remitentes de mercancías bajo la modalidad
de tráfico postal y envíos urgentes, salvo cuando utilicen la modalidad para la
importación y/o exportación de expediciones comerciales.
Estos usuarios aduaneros podrán identificarse con el número de pasaporte,
número de documento de identidad o el número del documento que acredita la
misión. Lo anterior sin perjuicio de la inscripción que deban cumplir en virtud de
otras responsabilidades u obligaciones a que estén sujetos.
PARÁGRAFO 2o. Los profesionales de compra y venta de divisas en efectivo y
cheques de viajeros deberán obtener la autorización que acredite el
cumplimiento de los requisitos y condiciones que establezca para el efecto la
U.A.E. Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, mediante resolución de
carácter general, de acuerdo con lo dispuesto por el numeral 2 del artículo 75 de
la Resolución Externa 8 de 2000, modificado por el artículo 10 de la Resolución
Externa 6 de 2004 y el artículo 30 de la Resolución Externa 4 de 2005 de la Junta
Directiva del Banco de la República.»
Menores de edad pueden inscribirse en el Rut
Los menores de edad pueden y deben inscribirse en el Rut en la medida en que
sean responsables de alguna obligación tributaria.
Recordemos que los menores de edad también pueden ser sujetos pasivos de
las diferentes obligaciones tributarias, caso en el cual tendrán la obligación de
inscribirse en el registro único tributario.
En este caso, los menores de edad no pueden inscribirse por sí mismos en el
registro único tributario como en el caso de los mayores de edad, sino que
deben acreditar algún representante que bien puede ser sus padres o un
tercero que actúe como su representante.
En la página de la Dian se encuentra que los menores de edad para inscribirse
en el Rut deben allegar los siguientes documentos:
Documento de identificación del menor (registro civil de nacimiento del
menor o tarjeta de identidad)
Documento de identidad del representante legal que ejerce la patria potestad
En los casos en que la representación sea de persona diferente a los padres
del menor se requerirá el documento que asigne esa representación.
Sanción por no inscribirse en el Rut
Cuando una persona natural o jurídica inicie alguna actividad económica sin
haberse inscrito previamente en el Rut, se expone a la imposición de las
sanciones que para el efecto ha establecido nuestra legislación tributaria.
El artículo 658-3 del estatuto tributario, adicionado por el artículo 49 de la ley
1111, contempla las siguientes sanciones relacionadas con el Rut:
«Sanciones relativas al incumplimiento en la obligación de inscribirse en el Rut y
obtención del Nit.
1. Sanción por no inscribirse en el Registro Único Tributario, RUT, antes del inicio
de la actividad, por parte de quien esté obligado a hacerlo.
Se impondrá la clausura del establecimiento, sede, local, negocio u oficina, por el
término de un (1) día por cada mes o fracción de mes de retraso en la
inscripción, o una multa equivalente a una (1) UVT por cada día de retraso en la
inscripción, para quienes no tengan establecimiento, sede, local, negocio u
oficina.
2. Sanción por no exhibir en lugar visible al público la certificación de la
inscripción en el Registro Único Tributario, RUT, por parte del responsable del
régimen simplificado del IVA.
Se impondrá la clausura del establecimiento, sede, local, negocio u oficina, por el
término de tres (3) días.
3. Sanción por no actualizar la información dentro del mes siguiente al hecho
que genera la actualización, por parte de las personas o entidades inscritas en el
Registro Único Tributario, RUT.
Se impondrá una multa equivalente a una (1) UVT por cada día de retraso en la
actualización de la información. Cuando la desactualización del RUT se refiera a
la dirección o a la actividad económica del obligado, la sanción será de dos (2)
UVT por cada día de retraso en la actualización de la información.
4. Sanción por informar datos falsos, incompletos o equivocados, por parte del
inscrito o del obligado a inscribirse en el Registro Único Tributario, RUT.
Se impondrá una multa equivalente a cien (100) UVT.»
Esto aplica para toda persona que desarrolle cualquier actividad económica, así
pertenezca al régimen simplificado. Así por ejemplo, una madre cabeza de
familia que en una esquina de la calle tiene un espacio para vender comidas
rápidas, de la cual obtiene unos ingresos diarios de $10.000, está en la
obligación de inscribirse en el Rut, de lo contrario se expone a que algún
funcionario de la Dian pueda iniciarle un proceso administrativo que conlleve a
la imposición de la sanción.
Afortunadamente por ahora la Dian no ha actuado en contra de pequeños
comerciantes informales, pero seguramente llegará el momento en que la
necesidad de incrementar el recaudo los lleve a realizar una cacería de quienes
no cumplen con su obligación de inscribirse en el Rut, que por cierto son
muchos.
Sanción por no exhibir el Rut en un lugar visible al
público
Los responsables del impuesto a las ventas pertenecientes al régimen
simplificado están en la obligación de exhibir una copia del Rut en un lugar
visible al público, y en caso de incumplir con esta obligación, se exponen a ser
sancionados con el cierre del establecimiento de comercio por tres días.
El estatuto tributario colombiano en su artículo 658-3 contempla una serie de
sanciones por el incumplimiento de obligaciones relacionadas con el Rut y una
de esas sanciones trata específicamente de la exhibición del Rut en un lugar
visible al público Sanciones relativas al incumplimiento en la obligación de
inscribirse en el Rut y obtención del Nit
«(…)
2. Sanción por no exhibir en lugar visible al público la certificación de la
inscripción en el Registro Unico Tributario, RUT, por parte del responsable del
régimen simplificado del IVA.
Se impondrá la clausura del establecimiento, sede, local, negocio u oficina, por el
término de tres (3) días.
(…)»
Como se puede advertir, la sanción por no exhibir una copia del Rut en que sea
visible al público consiste en el cierre del establecimiento de comercio por un
término de 3 días, días que en nuestro criterio son calendario ya que si la ley no
especificó nada al respecto, se entenderá que los plazos son días calendarios.
La actividad económica indicada en el Rut no es una
camisa de fuerza
La actividad económica que figura en el Rut no es una camisa de fuerza, de tal
manera que no se pueda realizar otra actividad diferente.
El Rut contempla actividad económica principal, secundaria y otras actividades,
pero si una actividad no figura en el Rut, no significa que a la empresa le esté
prohibido ejercerla, ni significa que el ejercerla se convierta en una actividad
ilegal, ni mucho menos significa que no se deba contratar con ella.
La actividad económica que figura en el Rut es casi lo mismo que el objeto social
de la empresa, objeto social que figura en el registro mercantil donde pueden
figurar decenas y cientos de actividades. Respecto a la actividad económica lo
importante no es lo que diga el Rut sino lo que diga el registro mercantil, puesto
que el Rut sólo recoge unas pocas actividades de las muchas que pueden estar
contempladas en el objeto social de la empresa.
Ahora, aún en el hecho que la empresa desarrolle una actividad económica no
contemplada en registro mercantil, no implica que se esté cometiendo un delito
o un acto ilegal que tenga efectos sobre quienes contratan con ella.
Esta aclaración la realizamos en vista a inquietudes transmitidas por nuestros
lectores, en las que se evidencia la existencia de algunas personas que sólo
contratan con proveedores en los que la actividad económica relacionada con el
servicio o producto contratado, figure en el Rut.
Si se contrata con una empresa en la que no hay coincidencia alguna entre la
actividad que desarrolla y la que figura en el Rut o en el registro mercantil, no
implica ningún problema, ni siquiera para efectos contables o tributarios,
puesto que ni la norma contable ni la tributaria exige como requisito que se
deba contratar con empresas en las que exista tal coincidencia.
No sobra precisar, sin embargo, que contratar con una persona que desarrolla
una actividad extraña a su objeto social, puede eventualmente, y en algunos
casos particulares, ser un indicio de posible evasión tributaria. Es el caso, por
ejemplo, de quien contrata servicios de transporte con una persona cuya
actividad económica principal es la peluquería. Naturalmente que allí hay algo
extraño. Personas
naturales que deban firmar
declaraciones tributarias deben inscribirse en el Rut
Toda persona natural que por alguna razón o circunstancia tenga la obligación
de firmar una declaración tributaria, deberá previamente inscribirse en el
registro único tributario, o si ya está inscrita, deberá actualizar el Rut con la
nueva obligación.
Según la dirección de impuestos y aduanas nacionales, mediante resolución
01767 de 2006, en su artículo 2, ha establecido que:
«Están obligados a inscribirse en el Registro Único Tributario las personas
naturales que actúan en calidad de representantes legales, mandatarios,
delegados, apoderados y representantes en general que deban suscribir
declaraciones, presentar información y cumplir otros deberes formales a nombre
del contribuyente, responsable, agente retenedor, declarante o informante, en
materia tributaria, aduanera o cambiaria. Así mismo, deben cumplir con esta
inscripción los revisores fiscales y contadores, que deban suscribir declaraciones
por disposición legal.
Cuando el obligado se encuentre inscrito en el Registro Único Tributario en
virtud de otras responsabilidades y obligaciones a que esté sujeto, en todo caso
deberá proceder a la actualización del mismo con la nueva responsabilidad.»
Es importante tener claro estas obligaciones, puesto que como buenos
colombianos dejamos las cosas para última hora, y a última hora nos enteramos
que para poder presentar la declaración tributaria, quienes están en obligación
de firmarla deben estar inscritos en el Rut, lo cual ha llevado a que no pocos
deban presentar su declaración de forma extemporánea por desconocer su
obligación de inscribirse en el Rut, o de actualizarlo.
Dian tiene la obligación de actualizar el Rut así el
contribuyente tenga obligaciones tributarias pendientes
Cuando un contribuyente cesa una actividad económica que le genera
obligaciones tributarias, tiene la obligación de notificarlo ante la Dian para que
esta haga la respectiva actualización del Rut.
Esto sucede por ejemplo cuando se es responsable del Iva y el responsable deja
de ejercer la actividad gravada. En este caso, si el responsable no informa el
cese de actividades, tendrá que seguir cumpliendo con algunas obligaciones así
haya dejado de ejercer la respectiva actividad.
El punto es que algunos funcionarios de la Dian se niegan a cancelar en el Rut la
actividad registrada por el contribuyente si este tiene obligaciones pendientes
por cumplir, como presentación de declaraciones o pago de impuesto,
sanciones e intereses.
El Consejo de estado ha dejado claro que el incumplimiento de obligaciones
tributarias no es causal para que la Dian no acepte la notificación de cese de
actividades que realice el contribuyente:
«Debe la Sala resolver si la cancelación de la inscripción en el Registro Nacional
de Vendedores [ahora RUT], por el cese definitivo de las actividades del
responsable, está sujeta a condición diferente del cumplimiento de la obligación
formal de informarlo.
Al respecto advierte la Sala:
El artículo 614 del Estatuto Tributario, dispone:
“Los responsables del impuesto sobre las ventas que cesen definitivamente en el
desarrollo de actividades sujetas a dicho impuesto, deberán informar tal hecho,
dentro de los treinta (30) días siguientes al mismo“Recibida la información, la
Administración de Impuestos procederá a cancelar la inscripción en el Registro
Nacional de Vendedores, previas las verificaciones a que haya lugar.
“Mientras el responsable no informe el cese de actividades, estará obligado a
presentar la declaración del impuesto sobre las ventas.”
De conformidad con la disposición transcrita, los responsables del impuesto
sobre las ventas tienen la obligación de informar a la Administración, el cese
definitivo de actividades sujetas a dicho impuesto.
El cumplimiento de esta obligación formal, permite a la autoridad tributaria
conocer el hecho y proceder a cancelar la inscripción del responsable en el
registro nacional de vendedores.
La norma establece que el hecho debe informarse dentro de los treinta días
siguientes a su ocurrencia, y si no lo hace, el responsable estará obligado a
declarar como lo establece el último inciso del artículo 614 E.T.
De otro lado, es expresa la norma en cuanto a que una vez la Administración
reciba la información del cese definitivo de actividades, debe cancelar la
inscripción del responsable en el registro nacional de vendedores, “previas las
verificaciones a que haya lugar”.
Verificaciones que se relacionan, de una parte, con la información suministrada
para efectos de la cancelación, y de otra, con el cumplimiento de las
obligaciones a cargo del contribuyente o responsable.
Es pertinente aclarar que la verificación del cumplimiento de los deberes a su
cargo, no constituye causal para no aceptar el hecho puesto en su conocimiento
[el cese de actividades] y para negar la consecuente cancelación de la inscripción
en el registro, pues no es el mecanismo legal para exigirlo. Si en la verificación la
Administración encuentra que el solicitante incumplió obligaciones a su cargo,
debe adelantar el procedimiento legal previsto para lograr su observancia.
Finalmente, el legislador dispuso que los responsables del impuesto a las ventas
que han cesado definitivamente sus actividades y no informen a la
Administración la ocurrencia de tal hecho, están obligados a declarar, es decir,
que mientras la autoridad tributaria no reciba dicha información, subsiste la
obligación de declarar.
En el caso, la Administración negó la cancelación de la inscripción en el registro
nacional de vendedores, porque en la verificación previa, el funcionario de
Gestión y Asistencia al Cliente, encontró que el responsable no presentó la
declaración del impuesto sobre las ventas de los últimos seis períodos [bimestres
3 al 6 del 2005 y 1 y 2 del 2006] [v. fl. 95] y le advirtió que mientras no cumpliera
esta obligación, la solicitud no sería aceptada.
Es claro para la Sala que la autoridad tributaria condicionó la cancelación de la
inscripción, al cumplimiento de la obligación formal de declarar, hecho que
además de constituirse en una causal no prevista por el legislador para negar la
petición, desconoce el debido proceso previsto para los casos de incumplimiento
de la obligación de declarar.
En efecto, el procedimiento legal previsto para los eventos en que incumpla el
deber de declarar está señalado en los artículos 715 a 718 del E.T., por lo que la
Administración debió acudir al proceso de aforo que se inicia con el
emplazamiento para declarar y no condicionar la cancelación de la inscripción a
la presentación de tales declaraciones. [Consejo de estado sección cuarta.
Sentencia de abrir 30 de 2009, expediente 16466]»
Queda claro entonces que si un contribuyente tiene obligaciones tributarias
pendientes con la Dian, tiene el derecho a que se le actualice el Rut con base a
su nueva realidad económica, de modo que ya la Dian no se puede valer de esta
estrategia para presionar el cumplimiento de las obligaciones tributarias de los
contribuyentes.
Códigos de representación para obligaciones tributarias
Cuando se está diligenciando el formulario para la declaración de renta, ya sea
el formulario para personas jurídicas y naturales obligadas a llevar contabilidad
(110), o el formulario para personas naturales no obligadas a llevar contabilidad
(210), nos encontramos un renglón identificado con el número 981, que al
consultarlo en el instructivo anexo al formulario dice: “Código de
representación: Escriba en esta casilla el código que corresponda al tipo de
representación de quien firma como representante del declarante, de acuerdo
con la casilla 98 del Registro Único del declarante”.
Las personas jurídicas, y algunas personas naturales, no puede actuar por sí
mismas, sino que tienen que ser representadas por una persona natural para
que ella, en representación de la persona jurídica, cumpla con las obligaciones
tributarias del caso.
Por ejemplo, una sociedad comercial generalmente está representada por una
persona natural que se le conoce como gerente. Y ese gerente es quien debe
cumplir con las obligaciones tributarias de la sociedad, es quien debe firmar las
diferentes declaraciones tributarias.
Ese gerente debe actualizar su Rut de manera que en él conste su obligación de
representar a un tercero persona natural o jurídica, y esa representación tienen
un código según el tipo de representación.
En el sitio web de la Dian se puede consultar la siguiente tabla que contiene las
diferentes representaciones que pueden existir y sus respectivos códigos:

01. Administrador judicial Persona designada por autoridad

competente para administrar la
comunidad, cuando los comuneros no
se avinieren en el manejo del bien
común.
02. Administrador privado Persona designada por los comuneros
para administrar la comunidad.
03. Agente exclusivo de negocios en Persona encargada de la
Colombia representación de residentes en el
exterior en los casos en que sean
apoderados de éstos para cumplir las
obligaciones fiscales.
04. Agente oficioso Figura jurídica por la cual el que
administra sin mandato los bienes de
alguna persona, se obliga para con
ésta, y la obliga en ciertos casos.
05. Albacea Persona encargada por el testador o
por el juez de cumplir la última
 voluntad del testador, custodiando sus
bienes y dándoles el destino que
corresponde según la herencia.
06. Apoderado especial Persona que acepta el mandato de uno
o más negocios especialmente
determinados.
07. Apoderado general Persona que acepta el mandato de
todos los negocios del mandante, o lo
admite con una o mas excepciones
determinadas.
08. Asignatario Persona a quien se le asigna la herencia
o legado.
09. Comunero Persona que participa en una
comunidad de bienes o derechos.
10. Curador Persona elegida o designada, para
cuidar de los sujetos y/o bienes o
negocios, de quienes por ley no
pueden dirigirse a si mismos, o
administrar completamente sus
negocios y que no se encuentran bajo
potestad de padre que pueda darles

El código de representación se debe buscar en el Rut del representante, del

gerente. Si el gerente no tiene Rut o tiene uno desactualizado en el que no
figura su código de representación, no podrá firmar la declaración.
Adicionalmente, el gerente o representante legal debe estar inscrito en el
registro mercantil, puesto que es la forma de probar que en efecto la persona
que firma es legalmente la representante legal y no un impostor.
Cuando un recurso ante la Dian es presentado por un
agente oficioso debe ser ratificado por el contribuyente
Cuando se interpone un recurso de reconsideración contra un acto
administrativo proferido por la Dian mediante un agente oficioso, el
contribuyente o persona para la que actúa el agente debe ratificar la actuación
del agente oficioso, y de no hacerlo, se revoca el auto que admitió el recurso.
Así lo dispone el artículo 722 del estatuto tributario en el literal c: “Cuando se
trate de agente oficioso, la persona por quien obra, ratificará la actuación del
agente dentro del término de dos (2) meses, contados a partir de la notificación
del auto de admisión del recurso; si no hubiere ratificación se entenderá que el
recurso no se presentó en debida forma y se revocará el auto admisorio”
Este procedimiento resulta de capital importancia puesto que de no ratificarse
la agencia oficiosa, el auto que admitió el recurso de reconsideración es
revocado, impidiendo que la Dian se pronuncie de fondo, y lo más importante,
impide que se agote la vía gubernativa que habilita al contribuyente para que
recurra a la jurisdicción contencioso administrativa.
Frente a este tema se pronunció la sección cuarta del Consejo de estado en
sentencia 16882 del 9 de diciembre de 2010:
«Por medio del Auto Admisorio del Recurso de Reconsideración No.
310662004000163 del 18 de noviembre de 2004, notificado mediante edicto
desfijado el 17 de diciembre de 2004, la DIAN admitió el recurso interpuesto,
advirtiendo que la agencia oficiosa debe ser ratificada por el contribuyente,
responsable, agente retenedor o declarante dentro del término de dos meses
contados a partir de la notificación del mismo auto, so pena de ser revocada.
Conforme a lo expuesto, la sociedad actora tenía plazo para presentar ante la
Administración el escrito de ratificación de la actuación surtida por el agente
oficioso, hasta el 17 de febrero de 2005, sin embargo, según se observa a folio
642 del cuaderno No. 4 de antecedentes administrativos, dicho escrito fue
radicado ante la DIAN el 25 de febrero de 2005, esto es, por fuera del término
legalmente establecido. Ante la revocatoria del auto admisorio del recurso de
reconsideración presentado por la sociedad Fertilizantes Colombianos S.A contra
la Liquidación Oficial de Revisión 310642004000092 del 25 de agosto de 2004,
que en este caso era obligatorio para acudir ante la Jurisdicción Contencioso
Administrativa, encuentra la Sala que la actora no agotó la vía gubernativa, que
es un presupuesto procesal de la acción de nulidad y restablecimiento del
derecho, razón por la que no podía proferirse fallo de fondo.»
Muchos contribuyentes se confían en que es suficiente con constituir la agencia
oficiosa y se olvidan que todo acto presentado o iniciado por el agente oficio
debe ser ratificado, no sólo en el caso al que se refiere el artículo 722 del
estatuto tributario, sino a otros muchos casos diferentes a lo tributario, puesto
que el artículo 47 del código de procedimiento civil también contempla la
obligación de ratificar la agencia oficiosa en el mismo término de dos meses.
Claro que el agente oficioso, que debe ser abogado según el artículo 722 del
estatuto tributario, tiene su responsabilidad, puesto que debería ser el primer
interesado en asegurarse que la persona por quien actúa ratifique sus
actuaciones.
Ratificación de la agencia oficiosa se debe hacer ante la
entidad en la que se interpuso el recurso
Cuando un contribuyente actúa por medio de un agento oficioso debe ratificar
la agencia oficiosa dentro de los 2 meses siguiente según lo dispone el artículo
722 del estatuto tributario, y esa ratificación debe hacerse ante la misma
entidad donde se interpuso el respectivo recurso de reconsideración, ya se la
Dian o una administración tributaria municipal o departamental.
A continuación exponemos el caso de un contribuyente que ratificó la agencia
oficiosa ante un notario y no ante la Dian como es debido, y como consecuencia
el recurso presentado quedó sin validez alguna.
En esa oportunidad la sección cuarta del Consejo de estado en sentencia del 9
de diciembre de 2010, con expediente 16882 y ponencia del magistrado William
Giraldo, se pronunció en los siguientes términos:
«Con fundamento en el artículo 228 de la Constitución Política y en aras de la
prevalencia del derecho sustancial sobre el procedimental no es posible
desconocer la obligatoriedad de los términos procesales señalados en la ley. Al
señalar el artículo 722 del Estatuto Tributario que la actuación del agente
oficioso se deberá ratificar dentro de los dos meses contados a partir de la
notificación del auto admisorio del recurso, se debe entender que dicha
ratificación se debe efectuar ante la entidad donde se surtió el acto. No es
posible pretender ratificar una actuación ante entidad estatal o notarial ajena al
procedimiento administrativo. Si bien es cierto que el artículo 228 ib. consagra la
prevalencia del derecho sustancial en la administración de justicia, la misma
norma determina la existencia de un orden jurídico procesal que debe cumplirse,
respetando el debido proceso y el derecho de defensa que le asiste a todas las
personas. El artículo 29 de la Constitución Política señala que el debido proceso
se aplicará a toda clase de actuaciones judiciales y administrativas, para el
efecto se deben seguir las "formas propias de cada juicio", razón por la cual no
puede entenderse que los términos procesales y los procedimientos
administrativos contemplados en la ley, sean una cuestión meramente formal,
ya que como atañen a la efectividad de los derechos fundamentales
sustanciales, son protegidos igualmente en la Constitución Política, al consagrar
el mismo artículo 228 que "los términos procesales se observarán con diligencia
y su incumplimiento será sancionado", tal como ocurrió en el caso que se
analiza. »
Ratificar la agencia oficiosa ante una entidad distinta a la que lleva el proceso
tiene el mismo efecto que no ratificarla, y al tenor del artículo 722 del estatuto
tributario
se considera que el recurso de reconsideración o de reposición no se presentó
en debida forma el auto admisorio puede ser revocado, y probablemente a esa
fecha ya se han vencido los términos para que el contribuyente pueda
enmendar la situación.