INTRODUCCIÓN A LA ADMINISTRACIÓN

La administración la entenderemos como un proceso, ya que en

ella se realizan funciones en cierto orden y secuencia, por lo tanto la
administración no es estática, debido a esto se hace necesario que
constantemente se esté replanteando. Este proceso será de carácter
permanente, interrumpido y sistemático, el cual tiende al logro de un objetivo
por parte de personas que aportan su esfuerzo y conocimiento de acuerdo a
acciones interrelacionadas y coordinadas, es decir acciones planificadas
organizadas, dirigidas y controladas.

Elementos de la Administración:

En cualquier organización que se aplique administración, siempre

estarán presentes los siguientes elementos:

• Personas o recursos humanos

• Actividades
• Objetivos
• Recursos financieros, equipos, maquinarias, etc.
• Métodos (conocimientos, aplicaciones tecnológicas y operativas)

Todos estos elementos nos van a ayudar en forma coordenada a cumplir con
nuestros objetivos.

ELEMENTOS DE LAS FUNCIONES DE LA ADMINISTRACION OBJETIVOS

ORGANIZACIÓN O PROCESO ADMINISTRATIVO PREDETERMINADOS

RRHH
ACTIVIDADES PLANIFICACION DIRECCION
FIN U OBJETIVOS
RECURSOS
METODOS ORGANIZACIÓN CONTROL

Rol de la Administración:
La administración tiene como finalidad interpretar los objetivos
propuestos por cualquier organización y transformarlos en una acción
organizada, entonces el rol del administrador es poder interpretar los objetivos
propuestos por una organización para finalmente cumplirlos.

ORGANIZACIÓN === ADMINSTRACION === OBJETIVOS

Lo que va desde la organización al objetivo es la administración, por lo tanto la

administración es lograr objetivos en todos los niveles, pero estos mismos
objetivos se deben alcanzar de manera eficiente.

Eficiencia: es lograr objetivos con el máximo ahorro de recursos.

Eficacia: es solamente cumplir los objetivos.

Características de la Administración:
Podemos distinguir claramente 3 características:

Colaboración: cuando dos o más personas aúnan sus esfuerzos para el logro
de un objetivo que, individualmente no podría realizarse, se denomina
colaboración. Es la característica principal de la administración.

Universalidad: significa que la administración está presente en todas las

actividades del ser humano. Todo se administra.

Neutralidad: la administración es independiente de las personas y de las

situaciones en las cuales se produce, por lo tanto la administración es
independiente del objetivo, es decir la administración no contempla categorías
valóricas al administrar.

PROCESO ADMINISTRATIVO O FUNCIONES DE LA ADMINISTRACIÓN

La administración es el proceso de planear (planificar), organizar,

liderar y controlar los esfuerzos de todos los miembros de la organización y el
empleo de todos los recursos organizacionales establecidos, por lo tanto la
administración no es estático y debido a lo cambiante del entorno, lo cual
modifica a nuestra propia organización, se hace necesario que la
administración constantemente se esté replanteando.
La administración cuenta de etapas, las cuales se constituirán en un lenguaje
técnico en las llamadas etapas del proceso administrativo, las cuales se fundan
en etapas previas, de carácter lógico.

Orden de proceso administrativo

Determinar objetivos: Esta etapa implica que hacer o que rumbo tomar, esto
resuelve la incógnita de la que se pretende o que es lo que se desea, esto hace
referencia a la planificación.

Medios a utilizar: Para obtener un objetivo es necesario realizar un proceso de

racionalización para determinar como lograr lo que se pretende, es decir
resuelve nuestra incógnita el cómo hacer y esto hace referencia a la
organización.

Actuación: Una vez fijados los objetivos y determinados los medios,

corresponde una actuación o ejecución de una acción y es simplemente hacer,
esto tiene que ver con la dirección.

Verificación: Esta última etapa comprende un análisis evaluativo sobre si

dicha acción condujo en la práctica, al objetivo que se buscaba y en esto
hacemos referencia al control.

2
 ORDEN LÓGICO / SABER POPULAR LENGUAJE TÉCNICO O ADMINISTRATIVO

¿QUE HACER? PLANIFICACIÓN

¿CÓMO HACERLO? ORGANIZACIÓN

HACERLO O REALIZARLO DIRECCIÓN Y EJECUCIÓN

VERIFICACIÓN CONTROL

Los componentes del proceso administrativo, antes señalados, ya

sean como etapas o como pasos, siempre se encuentran presentes en toda
organización y en todas sus áreas de trabajo o funciones de la empresa.

ETAPAS DEL PROCESO ADMINISTRATIVO

1. PLANIFICACIÓN
2. ORGANIZACIÓN
3. DIRECCIÓN
4. CONTROL

PLANIFICACIÓN
La Planificación consiste en determinar sistemáticamente objetivos precisos y
en lo posible cuantificados para los distintos campos de actividad de la
empresa.

Introducción: Planificación es una función o una etapa fundamental del

proceso administrativo, pudiéndose afirmar que es básica para el
cumplimiento de las otras etapas del proceso, pues sin la previa determinación
de las diferentes actividades, por medio de la planificación no se darían las
siguientes circunstancias:

• No habría nada que organizar

• Nada para ejecutar
• Nadie para dirigir
• Nada para ser controlado y nada que
necesite control

Podríamos afirmar que planificación es anticiparse a los hechos futuros,

pero también es decidir sobre situaciones actuales que presentan alternativas
para la toma de decisión.

Independientes de los diversos enfoques de organización que existan,

con respecto a prevenir el futuro, lo importantes es que exista un consenso en
que la necesidad de planear conduce o conlleva positivamente a la obtención
de resultado.

3
Definición: Podríamos definir la planificación como la determinación de
objetivos para ser alcanzados mediante el empleo de recursos humanos,
materiales y técnicos.

• Planear es definir los objetivos y determinar los medios para alcanzarlos.

• Planeación es el proceso en el que se establecen las metas de las

directrices apropiadas para el logro de las metas

• Planificación es la selección de misiones y objetivos y las acciones para

lograrlos.

IMPORTANCIA DE LAS METAS

Meta u objetivo: Son los fines a los cuales se dirige una determinada
actividad. Se caracteriza por establecer un período determinado y por logros
específicos susceptibles de ser cuantificados (medibles) para alcanzar lo
deseado, por lo tanto es necesario establecer metas específicas, medibles y
con fechas realistas.

Las metas proporcionan un sentido de dirección: Sin una meta, los

individuos, al igual que las organizaciones, tienden a la confusión, sin dirección
no hay una reacción o respuesta clara ante los cambios del entorno, sin un
claro sentido de lo que en realidad se quiere alcanzar.

Las metas permiten enfocar nuestros esfuerzos: Los recursos son

indiscutidamente escasos, pero pueden potencialmente usarse para lograr
varias metas, por lo tanto debemos seleccionar una meta o una serie de metas
relacionadas, pero para este fin debemos establecer prioridades o
jerarquizaciones.

Las metas guían los planes y decisiones: Las organizaciones al enfrentar

diversas decisiones, responden formulando planes contextualizados éstos a
largo o corto plazo, lo cual ayuda a tomar decisiones claves, las cuales se
simplifican al plantearse según las siguientes interrogantes: ¿Cuál es nuestra
meta?, Una determinada acción, ¿acerca o distancia a la organización de su
meta?.

Las metas permiten evaluar nuestro progreso: Una meta claramente

definida, medible y con fecha determinada, fácilmente se convierte en un
estándar de desempeño, que permite tanto a los operarios como a los
administradores evaluar sus progresos, por lo tanto las metas son parte
esencial del control y aseguran que las diversas acciones que se emprendan
correspondan a las metas y planes creados para alcanzarlos.

IMPORTANCIA DE LA PLANIFICACIÓN

• Hace posible la realización de las actividades de forma ordenada y con

un propósito determinado, ya que todos los esfuerzos van dirigidos hacia los
resultados que se desean.

4
 • Permite especificar las metas u objetivos para un período determinado,
el cual puede ser: corto plazo (menos de 1 año); mediano plazo (1 a 5 años);
largo plazo (más de 5 años).

• La planificación disminuye las contingencias y el azar.

• Facilita la coordinación por cuanto los planes de las diversas unidades

organizativas deben estar integradas entre sí y con el plan general o
principal de la organización.

• La planificación reduce el trabajo improductivo.

• Produce economía, pues concentra las diferentes acciones en una

orientación definida, mediante la fijación de tareas, en forma ordenada y con
un propósito que ya está definido, por lo tanto permite un mejor
aprovechamiento de los recursos.

• Permite el control, ya que compara lo realizado con lo proyectado, como

también introduce los cambios necesarios para el cumplimiento del objetivo.

PRINCIPIOS DE LA PLANEACIÓN

Definición de Principio: Es una proposición, formulada para servir de guía de

acción.

Introducción: Podemos afirmar que para que la planificación sea efectiva se

debe inspirar o debe considerar ciertos conceptos fundamentales de validez
general denominados principios. Pero también debemos considerar que cada
organización requiere modalidades diferentes para planificar su acción, debido
a que no todas son iguales. Entonces los principios pueden variar y pueden
ajustarse a estas circunstancias individuales (por algo son principios y no
leyes).

1. Principio de Unidad: Se refiere a que debe haber un plan para cada tarea y
el concepto de éstos debe estar coordinado e integrado, de tal forma que
pueda afirmarse que existe un sólo plan general. Todas las planificaciones
de las diversas unidades o áreas de una organización, deben estar
orientadas al cumplimiento del objetivo de la organización, por lo tanto no
debe haber contraposición entre los distintos planes.

Tarea Objetivo de la
Organización

2. Principio de Precisión: Es necesario que los planes se preparen con la

mayor precisión posible y no con afirmaciones vagas o generales, por lo

5
 tanto los elementos variables que contienen los planes deben definirse con
exactitud y claridad.

3. Principio de Flexibilidad: Todo plan debe contemplar un margen para

cambios que surjan en él, por lo tanto todo plan, por preciso que sea, debe
proveer en lo posible, los principales supuestos cambios que puedan ocurrir.
Cómo es posible contemplar estos cambios:

• Fijando máximos y mínimos con una tendencia central

entre ellos.
• Contemplando anticipadamente caminos de sustitución
para tales circunstancias.
• Estableciendo sistemas de alerta para su rápida revisión

Entonces podemos decir, que la inflexibilidad de los planes atenta contra su

efectividad, pues si el plan es estático y no es capaz de adaptarse a los
cambios que se vayan observando en las variables que lo sustentan, la
planificación sé rigidiza, pierde validez y se hace inoperante.

4. Principio de Universalidad (o extensión): Dice que la planificación abarca

en las diferentes etapas, tanto de los procesos económicos, sociales y
administrativos de todas las actividades humanas, por lo tanto dentro de una
determinada organización la planificación se desarrolla en todos los niveles y
en todas las áreas, desde los niveles directivos hasta los niveles operativos.
Entonces la diferencia entre las planificaciones, desarrollada por cada nivel,
radica en el ámbito que abarca, por ejemplo:

Ámbito de Aplicación

GERENCIAL - Afecta a toda la empresa

- Es más general

SUPERVISORES - Másespecífico
ADMINISTRADORES - Afecta
a determinadas unidades de la
Empresa

OPERARIOS - Detalla lo operativo

- Afecta individualmente

5. Principio de la Continuidad: Dice que la planificación no tiene fin, pues la

realidad misma obliga a realizar nuevas cosas, y por lo tanto se debe
planificar cada vez que se logra un objetivo, pues aparecen nuevos
objetivos, por lo que nuevamente deberá planificarse.

6. Principio de Compromiso: Este principio afirma que los diversos planes

deben ser motivadores para lograr el compromiso de todos quienes
intervienen en el proceso y así poder cumplirlos.

6
7. Principio de Factibilidad: Todo plan debe prepararse considerando la
viabilidad de los resultados, es decir todo plan debe ser posible realizarlo.

8. Principio de Racionalidad: La planificación se basa en la idea de

seleccionar y evaluar en sus ventajas y desventajas la alternativa de mayor
factibilidad y esta selección la hacemos de manera inteligente, es decir
seleccionamos la idea más coherente y la que permita maximizar nuestros
recursos disponibles.

9. Principio de Contribución: Afirma que si los planes no están debidamente

integrados y encaminados hacia un propósito central, a través de objetivos
entrelazados, los esfuerzos se diseminan y la planificación se torna
antieconómica e inútil

Limitaciones de la planificación

La poca exactitud: En relación con los resultados obtenidos, la mayor o menor

exactitud dependerá de la calidad, vigencia, veracidad y oportunidad de la
información considerada en la formulación del plan.

I Calidad
N
F Real
O
R Oportuna Mejora la
M exactitud del plan
A Vigente
C
I etc.
O
N

La planificación retarda la acción y atrofia la

iniciativa: El exceso de planificación junto con lo inflexible de muchos planes
termina por retardar una acción conectiva, inmediata, como así mismo lo que
está totalmente planificado del individuo, no hace necesario ningún grado de
iniciativa, pero en una empresa u organización no hay tiempo mejor invertido
que el que se emplea en pensar, en lo que se va hacer y cómo se va ha
realizar y como siempre se presentarán emergencias o situaciones no
previstas, siempre habrá un espacio para que surja la iniciativa y el talento
innato para afrontar dichas situaciones.

Se afirma que en la planificación los objetivos se

plantean en forma encubierta o implícita: Los objetivos no se formulan, no
se hacen evidente, porque se afirma que los objetivos son obvios, entonces se
termina por no señalarlos , pero nosotros como planificadores por más obvios y
elementales que sean nuestras metas siempre debemos señalarlos de un
modo claro y preciso, a fin de evitar lo obvio.

7
Tipos de planes o Tipologías de planes

Los tipos de planes también son conocidos como

componentes de la planificación. Existen distintos tipos de planes y cada uno
de ellos con objetivos o fines bien definidos, la no diferenciación entre estos
distintos tipos de planes dificulta la planificación, pues no precisa que es lo que
se va hacer, cómo, cuando, con quién, etc.. Por lo tanto, una vez planificado,
los distintos tipos de planes nos ayudan a aclarar que actividades debemos
realizar.
Las principales variables de clasificación de planes
corresponden a las siguientes consideraciones: amplitud del plan,
especificidad, plazo y nivel, como también jerarquía.

PROPÓSITO
O
MISIÓN

OBJETIVOS O METAS

ESTRATEGIAS

POLÍTICAS

PROCEDIMIENTOS

REGLAS

PROGRAMAS

PRESUPUESTOS

Propósito o misión: Cualquier tipo de organización debe contemplar su misión

o propósito en una sociedad y este está dado por la función o la utilidad que la
empresa tenga en dicha sociedad o que la sociedad le otorga a la organización
(o empresa). Entonces los propósitos o misiones van más allá de la simple
ganancia y podemos afirmar que las empresas buscan un rol en la sociedad,
por ejemplo: factor de desarrollo, como un factor de integración, etc. Podríamos
afirmar que la empresa tiene una misión más trascendente que lo simplemente
económico.

Objetivos o metas: Esto se refiere a los fines a los cuales se dirige la actividad
y representa no sólo el punto final de la planeación, sino también el fin hacia el
cual se dirige la organización con todos sus componentes, es decir recursos
humanos, financieros, materiales, tecnológicos, etc.
Los objetivos se clasifican en generales y específicos.

8
 • Objetivos generales: Son aquellos enunciados por la
gerencia o dirección y afectan a toda la organización.

• Objetivos específicos: Son aquellos enunciados por

las diferentes unidades o áreas de las organizaciones y van en apoyo de los
objetivos generales y los explicitan y en la medida que se va bajando de
nivel organizacional, estos objetivos se van haciendo cada vez más
específicos, concretos, llegando a ser detallados en lo operativo.

Estrategias: La podemos definir como una pauta o plan que integra los
objetivos, las políticas y las secuencias de acciones principales de una
organización en un todo coherente.

En concreto podemos definir las estrategias como programas generales de

acción y despliegue de recursos para obtener objetivos generales.

También se puede definir como un programa de objetivos individualizando los

cambios a lograr y los diversos recursos que se utilizarán.

Entonces estrategia se puede definir como la determinación de los objetivos

básicos a largo plazo, contemplando los cursos de acción (la forma de hacer
algo).

En términos generales, la finalidad de las estrategias es determinar y transmitir,

a través de objetivos y políticas básicas, la imagen que la empresa
(organización) desea proyectar.

Finalmente podemos decir que las estrategias nos sirven para orientar el
pensamiento y la acción (cómo hacer realidad el objetivo).

Políticas: Se definen como líneas de acción que orientan la conducta

administrativa. Las políticas permiten la discrecionalidad administrativa y se
constituyen en un vital elemento para la toma de decisiones. Entonces
podríamos definir la discrecionalidad como el margen que nos concede la
institución para operar según nuestro criterio. Para minimizar los riesgos de la
discrecionalidad se deben establecer claramente las políticas, es conveniente
que las políticas se manifiesten por escrito, para evitar diversas
interpretaciones.

Para algunos autores las políticas las definen como ciertas fronteras o límites,
dentro de las cuales deberá desenvolverse una acción, es decir son las reglas
del juego o el trazado de la cancha. Las políticas pueden ser expresas o
implícitas.

Políticas expresas: Estas se basan en orientaciones o lineamientos generales o

también reglamentos o normas específicas.

Políticas implícitas: Corresponden a cosas obvias, pero generalmente son

riesgosas, porque se ubican en la esfera de la subjetividad, por lo tanto suelen
entrar en conflicto con las anteriores.

9
Las políticas también las podemos clasificar en generales y específicas.

Políticas generales: Son aquellas enunciadas generalmente por la gerencia o

dirección y afectan a todos los trabajadores de la empresa. Ejemplos:

Dentro del ámbito del personal la política general de vacaciones de una

empresa es que sus trabajadores harán uso de sus vacaciones legales entre
los meses de diciembre a marzo.

Como política de ascenso: a tantos años a lo largo de una determinada labor,

mostrando responsabilidad, cumplimiento, capacidad, etc. se procede a una
responsabilidad mayor.

Como política de capacitación: todas las personas tiene que tener un mínimo
determinado de horas de capacitación anual.

Como política general de bienestar: para las fiestas patria y navidad se

otorgará una canasta familiar y un aguinaldo.

Políticas específicas: Son aquellas enunciadas por las distintas secciones y

unidades de la empresa y afectan, solamente, a los trabajadores y a las
acciones de las respectivas unidades.
Ejemplos:

Como política de venta: sólo se vende al por mayor

Como política de adquisiciones: previo presupuesto o cotización en tres

ejemplares, se comprará dentro de 15 días.

Como política de calidad: una determinada área de producción opera con un

número determinado de control de calidad que es diferente para otra área.

Procedimientos: Son las etapas o pasos necesarios para cumplir con una
determinada actividad o trabajo, es decir nos indican las formas o maneras de
hacer las cosas. También podemos afirmar que es un plan que describe la
secuencia cronológica de las tareas necesarias para ejecutar cierto trabajo u
operación.

Ejemplo: proceso de cobranza, requiere de los siguientes pasos:

1. Notificación escrita: aquí se da aviso al cliente de la morosidad

2. 20 días después se envía una segunda nota donde se fija un plazo
perentorio para cancelar la deuda pendiente.
3. De no cumplir, el cliente con el respectivo pago, se procede a cobranza
judicial.

Finalmente los procedimientos están detallados en los llamados manuales de

procedimiento, los cuales son públicos, de fácil acceso y del conocimiento de
todos los trabajadores.

10
Reglas: Podríamos definir las reglas como normas de conductas impuestas,
cuya trasgresión implica una falta gravísima. Las reglas están manifestadas en
los reglamentos internos, donde son detalladas, para ser públicamente
conocidas. Generalmente se refieren a las relaciones interpersonales, el trato
hacia los jefes, al cumplimiento de ciertas disposiciones, el proceder de ciertas
acciones al interior de la empresa, etc.

Para que estas reglas internas tengan validez deben cumplir con los siguientes
requisitos:

• Estar impresas
• Entregadas a cada trabajador
• Enviar una copia a la Inspección del Trabajo, para su aprobación
• Deben estar actualizadas, según las modificaciones que imponga cada
empresa, señalando la fecha de modificación
• Deben estar en conocimiento de los Sindicatos.

En términos generales las reglas son taxativas (explícitas) y no se prestan a

interpretaciones

POLÍTICAS REGLAS

Orientan la Dirigen la
acción acción

Programas (definición): estos son un conjunto de metas, políticas,

procedimientos, reglas asignaciones de tareas, recursos a emplear y todo tipo
de elementos necesarios para llevar a cabo un determinado curso de acción,
en un tiempo determinado, en el cual se tiende a alcanzar las metas fijadas.
Los programas nos indican que metas deben ser distribuidas en el
tiempo, de modo que su logro resulte de un paulatino cumplimiento de metas
parciales dentro de una exacta calendarización del tiempo.

Componentes:

• Comprende un grupo extenso de actividades

• Muestra y detalla los pasos principales que se requiere para conseguir
un objetivo
• Identifica a la unidad, sección, departamento, etc. o miembros de una
organización encargada de cada paso
• Indica el orden y la sincronización de cada paso.

Utilidades y ventajas de los programas:

1. Facilita la óptima utilización de los recursos de la empresa y selecciona los

mejores medios para alcanzar los fines de ésta.

11
2. Reduce las improvisaciones y los cambios injustificados de orientación

3. Disminuye las interferencias departamentales y facilitan una acción con

mayor integración y dirección.

4. Existe mayor actividad intelectual que la simple rutina, desarrolla la

capacidad profesional y mejora el conocimiento de la empresa.

Ejemplo de Programa: Programa de selección de personal

a) Objetivos: Dotar de funcionarios idóneos a las distintas unidades

organizativas

b) Políticas: El cargo vacante de Jefe de División, será proveído a través de

fuentes internas de reclutamiento y los cargos de secretarias y administrativos,
mediante fuentes externas.

c) Reglas:
• La información proporcionada será tratada confidencialmente
• Toda información proporcionada, por los postulante, que no sea
comprobable o certificada, será motivo de eliminación del proceso de
selección.
• No se aceptarán curriculum fuera de plazo.

d) Procedimientos:

1. Recepción de postulaciones
2. comunicación a postulantes, seleccionados, de documentos a presentar
3. Comunicación de día y hora de exámenes (conocimientos generales,
específicos, examen psicológico, médico, etc.)
4. Entrevista
5. Etc.

e) Presupuesto:

Funcionario Sueldo Total

Jefe de División (1) 400.000 400.000

Secretarias (3) 200.000 600.000
Administrativos (2) 150.000 300.000
________
1.300.000

Presupuestos: Es un plan numérico para asignar recursos a actividades

específicas. También lo podemos definir como estimaciones cualitativas y
cuantitativas de los recursos necesarios para cumplir con un objetivo. Podemos
afirmar, entonces, que el presupuesto es un programa con expresión numérica.

Importancia de los presupuestos: Es importante para la planeación, ya que

por medio del presupuesto es posible:

12
 • Conocer la cantidad de recursos que requiere un
determinado programa
• Permiten controlar las actividades de una
organización.

Objetivos de los presupuestos:

Establecer objetivos concretos de funcionamiento o ejecución presupuestaria

para la empresa.

Permiten formular normas para las operaciones futuras.

Determina, anticipadamente, los fondos que se necesitarán cuando sean

necesarios y de que fuente se extraerán.

Establecer comparaciones y comprobaciones para mostrar constantemente el

grado y la calidad de los resultados operativos.

Tipos de presupuesto: Los presupuestos de una empresa son de 2 tipos:

Presupuesto de Operación y Presupuesto Financiero.

Presupuesto de operación: Estos presupuestos indican los bienes y servicios

que la organización espera consumir en el período del presupuesto.
Generalmente contienen, tanto las cantidades físicas (ejemplo: barriles de
petróleo, camionetas, horas hombres, etc.), como las cantidades de los costos.
Presupuestos específicos que componen el presupuesto de operación:
• Presupuesto de costos
• Presupuesto de ingresos
• Presupuesto de utilidades

Presupuestos financieros: Estos especifican, con detalles, el dinero que la

empresa tiene la intención de gastar en el mismo período y las fuentes de
donde se obtendrán. Se componen de: Presupuesto de capital
• Presupuesto de efectivo
• Presupuesto financiero.

ETAPAS DE LA PLANIFICACIÓN

Introducción: El trabajo de planeación es una actividad que depende del tipo

de empresa y de las personas que la dirigen, sin embargo la mayor parte del
trabajo planeado se ejecuta considerando las siguientes etapas de tipo
cronológico:

Etapa previa: determinación de una oportunidad Cualquier empresario

visionario debe captar la oportunidades que constantemente existen en la
realidad, la diferencia está en poseer una sensibilidad especial para captarlas,
junto con la información adecuada para poder interpretar dicha oportunidad. La

13
idea general es poder realizar, de esta oportunidad, un negocio, una empresa o
idea con proyecciones, lo cual es diferente de un negocio fugaz.

Etapa 1: Determinación de objetivo: Este pasa a ser el primer paso lógico, ya

que constituye la fijación de metas u objetivos que persigue la organización.
También podríamos afirmar, como un entender el problema, es decir, poder
interpretar correctamente en la perspectiva de otorgar una solución.

Etapa 2: Recopilación de antecedentes: En esta etapa será necesario reunir

todos los antecedentes, datos y estadísticas necesarias para formular nuestro
plan. Será necesario tratar de recopilar la mayor cantidad de antecedentes, por
ejemplo para una empresa, volúmenes de venta, nuevas leyes, ordenanzas
tributarias y del trabajo, el estado general de la economía, la inflación prevista,
aparición de nuevos competidores, etc. Entonces, todo lo que consideramos
como relevante, debe ser consignado, por lo tanto, debemos tratar de obtener
la más completa información sobre las actividades involucradas.

Etapa 3: Análisis y clasificación de antecedentes: En esta etapa

estableceremos la veracidad de los antecedentes recopilados y el grado en que
ellos nos interesan para nuestros objetivos. Por ejemplo clasificar en
antecedentes históricos, como niveles de precios, ventas, años anteriores,
ciclos de ventas, etc. La idea es poder hacer de la información, ya clasificada,
un elemento que reduce la incertidumbre.

Etapa 4: Pronóstico: Una vez recolectada y clasificada toda la información

como confiable, podemos determinar ciertos sucesos que posiblemente
ocurrirán en el futuro y estas condiciones pueden ser internas como externas.

Etapa 5: Formulación de supuestos (premisas): Esta etapa consiste en la

elaboración consciente en donde ciertos supuestos deben ser
convenientemente analizados, pero siempre en concordancia con la realidad,
sólo así obtendremos confiabilidad y siempre dependiendo de la calidad de la
información. La idea, finalmente, es poder estar en condiciones de
adelantarnos a problemas futuros, en la perspectiva de poder resolverlos, por lo
tanto cualquier situación o variable que se nos presente en el futuro, nosotros
estemos en condiciones de controlar.

Etapa 6: Formulación de planes alternativos: Son las llamadas vías o cursos

opcionales de acción. Estos planes alternativos dependen de los recursos con
que cuenta la empresa, de las condiciones requeridas para su éxito y, en
general, depende de la formulación de los supuestos. Lo importante es advertir
a la empresa sobre la conveniencia de formular distintos planes, ante múltiples
cambios que se produzcan a raíz de diferentes condiciones. En resumen la
idea es crear varias alternativas (que se puedan realizar), pues no nos
podemos quedar con un sólo plan.

Etapa 7: Determinación del plan definitivo: Entre más planes alternativos se

tengan contemplados, será necesario determinar un sólo plan definitivo en
base a lo que nosotros consideramos como el más favorable, es decir, el que
reúne las mejores condiciones, pero los demás planes alternativos no serán

14
desechados totalmente pues servirán, en un futuro próximo, como información
útil.

Etapa 8: Control de avance del plan: El éxito de cualquier plan se mide por
sus resultados, la idea es poder establecer una comparación con lo
programado, es decir, establecer, poder comparar cuanto de lo realizado
estaba programado y de esta forma establecer diferencias que nos permitan
recocer sus causas. Pero principalmente el controlar significa supervisar
constantemente el desarrollo del plan para poder corregir, con la debida
oportunidad, cualquier problema que surja.

Etapa 9: Evaluación: Debemos evaluar la totalidad del proyecto realizado,

pues esto nos permite actuar retroalimentando los errores, las omisiones, las
fallas, etc. con la perspectiva de enriquecer futuros planes.

Técnicas de Programación o Instrumentos de Control

Diversas técnicas se han desarrollado para verificar el desarrollo de la

planificación.

Presupuesto base 0 (cero): Este tipo de presupuesto pone énfasis en

descartar ciertos "derechos adquiridos", que por lo común ofrecen los
presupuestos operacionales de un período para el siguiente. El presupuesto
base 0 nos presupone los gastos, los bienes y los servicios anteriores, pues
todo esto debe volverse a ser calculado, el nuevo presupuesto. La finalidad es
evitar y desterrar la comodidad que implica no detectar nuevas necesidades y
gastos, pues traspasamos la información del período anterior, privándose la
empresa entonces, de detectar nuevas oportunidades.

Presupuesto por Programa: Este es un proceso integrado tendiente a lograr

una mayor racionalización de la función administrativa, el cual parte de una
clara definición de objetivos y metas determinando las respectivas acciones
para ser ejecutadas y conjuntamente definiendo gastos y responsabilidades,
donde finalmente se determinarán las tareas necesarias, se determinan las
unidades responsables y, finalmente, se desarrolla un control y evaluación de
los resultados obtenidos.

GRÁFICA DE GANTT:

Su nombre deriva del ingeniero del mismo nombre, discípulo de Taylor.

Hoy en día, la gráfica o carta de Gantt, a pesar de seguirse utilizando, ha sido

ampliamente enriquecida por programas computacionales, rotulados como
administradores de proyectos, pero sin duda, que la gráfica o carta Gantt sentó
las bases para las posteriores técnicas de control.

La gráfica de Gantt nos permite llevar un control de las actividades

programadas, considerando el factor tiempo, paralelamente nos permite
comparar las actividades programadas con las actividades realizadas, en la

15
perspectiva de corregir desviaciones o incumplimiento de lo planeado,
realizando los ajustes necesarios.

Objetivos de la carta Gantt:

• Graficar secuencialmente lo planeado.

• Graficar lo realizado.
• Determinar el tiempo que demora la ejecución o realización
• de cada una de las actividades planificadas.
• Permite la toma de decisiones oportunas.
• Permite corregir futuras experiencias.
• Permite determinar casualidades.

CARTA GANTT

Actividad Tiempo Control Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio Julio
E
R
E
R
E
R
E
R
E
R
E
R
E
R
E
R
E
R
E
R
E
R
E
R
E
R

Nota : E = tiempo estimado.

R= tiempo real.

16
CARTA GANTT

Tiempo Tiempo
programado real

Actividades 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

ORGANIZACIÓN
Introducción: Técnicamente organizar es determinar las funciones necesarias
para lograr el objetivo establecido por la autoridad, mediante la fijación de
responsabilidades, por lo tanto, organizar es el proceso de determinación de
las actividades y cargos necesarios dentro de la empresa, distribuyéndolas
de acuerdo con las mejores relaciones funcionales, definiendo claramente:

Actividad y cargo
Autoridad
Responsabilidad
Deberes de cada cual

Ventajas de la organización: Al organizar persona y recursos se logran las

siguientes ventajas:

Se conocen de mejor manera las actividades: Mediante una buena

organización los componentes de un determinado grupo saben que actividades
desempeñar, de esta manera la actividad se desarrollará con mayor eficiencia.

17
Se mejoran las relaciones de trabajo: Con una organización adecuada las
relaciones laborales quedan claramente definidas, pues cada trabajador sabe
cual es su lugar y su responsabilidad, como así mismo tiene conocimiento de
las relaciones, tanto con sus superiores (de quienes recibe órdenes), como con
sus subordinados a los cuales va a dirigir.

Ayuda a la especialización: Gracias a una buena organización se logran

relaciones apropiadas y convenientes entre las actividades y las personas.

Se facilita la delegación de autoridad: Al existir una buena organización se

conocen perfectamente las actividades y quienes las llevarán a cabo, de esta
manera se facilita delegar a la persona asignada a determinada labor, la
autoridad necesaria para que realice su trabajo.

PRICIPIOS DE LA ORGANIZACIÓN

El principio es un concepto que nos facilitará la tarea de organizar y, podríamos

definir principio como una proposición de validez general, el cual nos va a servir
como guía de acción.

Principio del objetivo perseguido: Toda organización debe tener un

enunciado claro, detallado y completo de los objetivos perseguidos.

Principio de sencillez: Deben eliminarse todas aquellas actividades que no

sean absolutamente necesarias.

Principio de la funcionalización: Toda empresa y toda organización debe

construirse teniendo en cuenta las principales funciones, es decir, las tareas y
no a los individuos o grupos de individuos, por lo tanto, la funcionalización es el
agrupamiento lógico de las operaciones o actividades análogas.

Principio de la centralización de la autoridad y la responsabilidad: Debe

existir un control ejecutivo centralizado en donde la autoridad y la
responsabilidad estén centralizadas. Es importante señalar que se pueden
delegar funciones y responsabilidades, pero finalmente quien delega la
responsabilidad no puede desligarse de ella.

Principio de la especialización: Mientras más se divide el trabajo, asignado a

cada empleado, mediante una actividad limitada y concreta, se obtiene siempre
mayor eficiencia, precisión y destreza.

Principio de la unidad de mando: Para cada función debe haber un sólo jefe,
por lo tanto, cada subordinado debe recibir órdenes de un sólo jefe y así evitar
la duplicidad del mando

Principio de la división del trabajo: Al dividir el trabajo se logran mejores

resultados, con la misma cantidad de esfuerzo y si a esto se le suma la
especialización de la empresa, ahorra tiempo y recursos.

18
Principio de departamentalización: Bajo este principio deben definirse
claramente los departamentos y secciones de la diferentes funciones de la
organización y el trabajo de cada una de estas secciones debe organizarse de
manera lógica.

Tipos o Criterios de departamentalización: (Forma de organizar)

Criterio numérico Es el más básico de todos, es elemental, pues se da en lo

niveles inferiores de la organización y consiste en distribuir actividades en base
al número de personas, por ejemplo la estructura militar, la estructura
educacional, etc.

Por producto o servicio: Este es un agrupamiento de acuerdo con las

actividades propias de la empresa, ya sea por un determinado producto
fabricado o por un determinado servicio prestado, ejemplo por líneas de
producción, por cadena de producción, etc.. Este criterio se utiliza cuando
existe una alta especialización en la producción. Las empresas que funcionan a
gran escala utilizan este tipo de departamentalización y sus utilidad radica en
que representan una perfecta división del trabajo.

Por proceso: Este agrupa por fases del proceso, pone énfasis en las
instalaciones técnicas y por eso se le utiliza en los niveles operativos de la
producción. Por ejemplo en la fabricación de telas:

LINEA DE MONTAJE
1 2 3 4
COLORANTE ESTAMPADO FIJACIÓN DE COLORES
SECADO

Por zonas geográficas o territorial: Este es un agrupamiento en conformidad

a la localización. Este tipo de criterio es común en las organizaciones de las
ventas, por ejemplo unidad de ventas por barrios, por comunas, por ciudad,
región, etc.. Especialmente se agrupan por un sector determinado o centros
geográficos con características estratégicas, en la cual deben tomarse las
características propias de cada zona, como también la naturaleza de los
productos. Como por ejemplo tenemos las agencias de buses interregionales,
las bombas de bencina, etc.

Por clientes: Este es un agrupamiento conforme al tipo o volumen de la

clientela o compradores y esta distribución sirve para brindar un mejor servicio
al cliente. Por ejemplo las grandes tiendas departamentalizan por edad, sexo,
rubro, etc.

19
Departamentalización Mixta: En este tipo se combinan los diversos tipos de
departamentalización, según la conveniencia de la propia empresa. Ejemplos
de este topo lo constituyen las grandes tiendas comerciales y supermercados,
simbolizados en la frase: “todo en un solo lugar, pero de manera ordenada”.

Utilidad o contribuciones de la departamentalización

Ayuda a la coordinación, debido a que se asigna un trabajo determinado a

una unidad específica.

Facilita el control, pues cada unidad tiene identificada sus tareas.

Contribuye a la especialización, debido a la concentración de esfuerzos y

actividades durante un período determinado, finalmente la persona tiende a
especializarse.

Colabora en la reducción de los costos, debido a que una estructura

organizativa, planeada lógicamente, tiende a no crear más unidades que las
estrictamente necesarias, lo cual significa economía de costos.

Herramientas de Organización

Introducción: La organización debe contar con las herramientas necesarias

para poder instrumentalizar nuestros objetivos, esto nos facilitará la realización
de las diversas actividades contempladas dentro de una organización. Sin
estas herramientas la autoridad carece de precisión y de perspectiva. Estas
herramientas también nos permiten describir, controlar y delimitar el trabajo al
interior de cualquier organización.

Las herramientas de organización son las siguientes:

• Organigramas,
• Manual de Organización
• manual de Procedimiento.

Organigramas:

Tienen como sinónimos gráficos, diagramas. Los organigramas son cuadros

esquemáticos que nos muestran la disposición general de la organización, es
decir, la estructura administrativa, mostrándonos cada uno de los
departamentos, unidades o secciones que la componen y sus respectivas
relaciones con respecto a las demás unidades.

En los organigramas se representan los diversos cargos, mediante rectángulos

unidos por líneas. Estos no definen las relaciones de autoridad, dentro de la
organización, como también los niveles al interior de ésta.

Objetivos de los organigramas

20
1. Determinar las diversas unidades que conforman la organización
2. Determinar la posición o nivel jerárquico de las distintas unidades
3. Determinar las dependencias de cada unidad
4. Determinar los canales formales de comunicación
5. Determinar las unidades de asesorías y comités
6. Determinar el tipo de departamentalización

21
Manual de organización:

Es documento oficial, cuyo propósito es describir por escrito la

estructura u organización formal de la institución, señalando los objetivos, las
funciones y las responsabilidades de cada unidad.

Esta información es correlativa con el organigrama. Para cada empresa existe

un manual determinado, según sus propias necesidades. Los manuales
también contienen las descripciones y las evaluaciones de cargos, en el cual se
expresan las funciones y responsabilidades de cada operario.

Manual de procedimiento:

En estos manuales se indican los procedimientos o pasos a seguir, el

cual nos indica la forma en que se desarrolla cada actividad, la que debe ser
cumplida por todos los miembros de la organización. También nos indican
como se procede, para cada trámite, en la respectiva unidad.

Estos manuales son documentos oficiales de la organización. Algunos

procedimientos pueden ser expresados a través de los llamados flujo gramas,
que es una técnica de representación visual.

ETAPAS DE LA ORGANIZACIÓN

Primera Etapa: Determinación del objetivo: Supone el planteamiento como

etapa previa y fundamental: antes de organizar debemos saber para qué
hacerlo.

Segunda Etapa: División del trabajo global en operaciones parciales

(análisis). El plan nos lleva a formular un conjunto de actividades o trabajos
necesarios de realizar para cumplir los objetivos. (Análisis de tareas).

Tercera Etapa: Agrupación de las operaciones parciales en unidades

administrativas. (Síntesis). Es la parte del proceso que normalmente se
conoce como departamentalización.

Cuarta Etapa: Definición de Obligaciones y Responsabilidades. Para cada

unidad o conjunto de operaciones parciales y para cada cargo o subconjunto
de dichas operaciones, se especifica lo que se espera de ellos como aporte al
logro del objetivo. Especificaciones de cargos.

Quinta Etapa: Asignación de Personal. Los cargos y unidades de trabajo

requieren ser dotados de personal especializado para realizar las funciones, lo
que se consigue mediante el proceso de Selección de Personal.

Sexta Etapa: Delegación de Autoridad: Al personal es preciso entregarle la

necesaria autoridad para que pueda desarrollar adecuadamente sus funciones.

22
LIMITACIONES DE LA ORGANIZACIÓN

1. Excesiva Centralización
2. Excesiva Descentralización
3. Duplicidad de Tareas
4. Área de nadie
5. Dualidad de Mando
6. Cargos vagos
7. Servicios Mal asignados
8. Afán de Pertenencia

DIRECCIÓN
Dirección: Es la función ejecutiva que consiste en guiar y supervisar a los
miembros de la institución para el logro de los objetivos. Es la tercera etapa del
proceso administrativo y es fundamental en los siguientes puntos:

1. La administración al ser dinámica se requiere de una instancia que la ponga

en movimiento.

2. La administración comprende a grupo humanos que cooperan entre sí y,

como estas personas son diferentes y complejas, deben ser coordinadas e
integradas por alguien que las dirija.

4. Las personas requieren ser guiadas en su accionar con la finalidad de lograr

los objetivos de la organización.

Características de la dirección

1. Impartir órdenes generales o específicas para el cumplimiento de los

propósitos de la organización .

2. Son las acciones o actividades destinadas a lograr objetivos, mediante un

concepto moderno de colaboración de las personas.

3. La dirección es una función que se realiza en todos los niveles de la

organización, dándose la siguiente situación: a medida que se asciende hay
más dirección y al descender hay mayor ejecución.

4. Es altamente compleja, pues trabaja con personas, considerando que cada

persona tiene su propia personalidad, es un mundo diferente.

5. Es la etapa más creativa del proceso administrativo, pues las directivos se

encuentran constantemente enfrentados a problemas que deben solucionar.

6. La universalidad de la función directiva dice que los directivos desempeñan

funciones independiente del puesto que ocupan en la estructura de la
organización y, más aún de los fines que esta organización persigue.

23
Elementos de la dirección: La instancia de dirección va a trabajar con 4
elementos clave, los cuales correctamente considerados nos ayudarán a lograr
los objetivos de la empresa. Estos elementos son los siguientes:

Motivación
Liderazgo
Comunicación
Toma de decisiones

Motivación: Significa persuadir o inducir que en el ámbito propio de la

administración será específicamente motivar, es decir, convencer a otros para
que realicen determinadas acciones que queremos que las realicen. Sin duda
que para que se logre esto será necesario la existencia de una cierta empatía
entre el subordinado y el jefe, en la perspectiva de que el subordinado logre
realizar de manera ejecutiva y espontánea lo que el jefe desee que se realice. y
desde el punto de vista del subalterno es más grato hacer lo que desea y no lo
que le imponen. Por lo tanto el supervisor debe lograr transmitir su propia
convicción.

La motivación en esencia consiste en hacer que cada cual cumpla con su

trabajo con entusiasmo, porque deseen hacerlo. De esta manera la misión del
supervisor será crear y facilitar todas las condiciones necesarias, dentro del
ámbito laboral, para que se desarrolle y preserve los niveles de motivación y
entusiasmo por parte de los trabajadores.

Motivación y trabajo: La motivación en el trabajo puede facilitarse

estructuralmente:

1. Suprimiendo controles innecesarios y a la vez incrementando la

responsabilidad del individuo por su propio trabajo.

2. Otorgar al trabajador una actividad que implique su finalización

3. Proporcionar autonomía y libertad al empleado, naturalmente dentro de un

marco de responsabilidad.

4. Introducir tareas novedosas y complejas.

La automotivación: La podemos definir como la capacidad propia interior, la

cual está relacionada con la creatividad de cada cual.

Recomendaciones para la automotivación:

• Establecer una meta y no alejarse de ella.

• Complementar objetivos de largo plazo con objetivos de corto plazo.
• Constantemente aprender cosas nuevas, las cuales signifique un desafío.

Conclusión: En la medida que yo puedo cumplir con estas recomendaciones,

se acercará a la esfera de la satisfacción, que es el placer que se experimenta
al cumplir una meta.

24
Liderazgo: Está asociado a la capacidad de mando, el cual tiene que ver
con el poder informal, es decir, que no está expresamente detallada jurídica
como organizacionalmente, sino con aquella capacidad propia de ciertas
personas de hacerse obedecer por otros.

Entonces podríamos resumir que liderazgo es aquella capacidad de hacer que

el otro obedezca por su propia voluntad.

Componentes del liderazgo:

Mando:
Se define como el acto de integrar loe esfuerzos de los miembros del
grupo, que al cumplir las tareas asignadas, satisfagan las necesidades tanto
individuales como grupales. Bajo esta perspectiva, el mando bien entendido
puede ser una forma de motivación, porque el subordinado espera que se le
proporcione ciertos datos y ciertos procedimientos que él requiere para realizar
una determinada actividad, pero obviamente encuadradas dentro de sus
capacidades y habilidades.

Órdenes:
Este es un instrumento importante dentro del mando, pues la orden inicia,
detiene o modifica la acción. La orden es una exigencia, pero dentro del marco
de la motivación y también como exigencia debe ser formulada de tal manera
que se note que lo es. Para la emisión de órdenes se requiere de 2 elementos:

• Que la actividad haya sido claramente establecida y asignada, es decir, que

hacer y quien debe hacerlo.

• Se debe saber que autoridad da la orden y cuales son sus límites.

Comunicación:
Este es un medio de facilitar la administración, no es una actividad ni
una función independiente, sino un componente interrelacionado dentro de la
administración. Las comunicaciones se dan en todos los niveles y en todas las
direcciones (como rumbo) dentro de la organización, por lo tanto, hablamos de
comunicación ascendente, descendente, transversal, etc.

Las comunicaciones se pueden clasificar de las siguientes maneras:

Consultivas: Estas recogen opiniones y sacan conclusiones. Por ejemplo las

encuestas.
Ejecutivas o imperativas: Estas son ordenes directas sin consultas.

Principios elementales de la comunicación

• Saber lo que se quiere comunicar, es decir, que comunicar.

• Comunicar lo justo y necesario en el sentido de que el receptor comprenda

lo que se le está comunicando.

25
• En lo posible usar símbolos y elementos visuales comprensibles.

• Tener presente que al difundirse la comunicación ésta puede sufrir

alteraciones , se puede distorsionar (rumor).

• Utilizar canales formales, es decir, aquellos establecidos por la

organización, como las reuniones, revistas, cartas, volantes, paneles,
memorando, circulares, etc.

Toma de decisiones:

Esta la podemos definir como seleccionar, entre diversas alternativas,

un determinado curso de acción. Para la toma de decisiones no podemos
afirmar que existe un determinado plan hasta que se haya tomado, dentro de la
planificación, una determinada decisión, ya que antes de la decisión sólo son
estudios y análisis de planeación.

para una buena toma de decisiones es fundamental analizar previamente los

fenómenos y diagnósticos sobre una problemática determinada, antes de
decidir, y siempre será mejor el análisis colectivo que el personal.

El proceso de toma de decisiones: Este proceso decisional se inicia con la

captación de un problema o la determinación de un objetivo, el cual implica una
decisión. En función de ellos (problema u objetivos) el administrador extrae o
importa del medio exterior información relevante para la solución de un
problema o de análisis de alternativas para determinar el objetivo. Esta
información debe proceder de una corriente de habitualidad (diversos informes
internos, por ejemplo, estadísticas, publicaciones, información clasificada, etc.)
o bien de una investigación específica. Luego de esto el administrador combina
la información conocida con información acumulada por el mismo y también por
habilidades, conocimientos y experiencias propias. Para logra esto, es decir,
esta combinación que da como resultado una nueva información, se requiere
que la información se seleccione, se clasifique y se relacione y luego de esto
formulemos diversas alternativas, bajo diversos supuestos. Entonces la
habilidad del administrador consistirá en combinar capacidades intelectuales,
capacidades analíticas, más instrumentos metodológicos (métodos
cuantitativos, matemáticos), ayudados por soportes técnicos como calculadoras
y determinados software.

Estilos de dirección:

Definiremos estilo de dirección como una forma o característica de quien

ejerce la función directiva, la cual está determinada fundamentalmente por el
carácter del jefe y también por circunstancias institucionales. Se ha llegado a
determinar que existen 3 grandes estilos:

Autoritario o autocrático
Democrático o participativo
Liberal o permisivo

26
Autoritario: Este estilo está relacionado con una personalidad autoritaria.

Cuales son las características:

• El jefe adopta todas las decisiones

• No promueve la asesoría
• No utiliza la participación
• Ejerce un control permanente sobre los subordinados
• Constantemente siente dudas sobre las capacidades del grupo
• No emplea la autocrítica, ni tampoco le afecta las críticas

Cuales son los efectos de este estilo:

• Bajo nivel de motivación

• Poca participación en el trabajo
• Predominio del trabajo individual
• Poca colaboración
• Los resultados se obtienen por presión psicológica
• Se genera un clima general de temor e inseguridad

Democrático o participativo: Este se relaciona con un tipo de personalidad

que es consultiva y respeta la diversidad. Características:

• Promueve la participación
• Recurre a la asesoría
• Estimula el trabajo en grupo, en equipo
• Confía en la capacidad del grupo
• Tiene una disposición a la revisión, a la autocrítica
• Utiliza la política de puertas abiertas

Cuales son los efectos de este estilo:

• Eleva el nivel de la participación

• Aumenta el grado de satisfacción en el trabajo
• Cuenta con mayor colaboración y apoyo por parte del grupo
• Los resultados se obtienen por colaboración.

CONTROL

CONTROL: Es una verificación de lo realizado y de lo que se está realizando.

Esta verificación adquiere sentido cuando existe algo con que confrontarlo y
esto es el plan. Por lo tanto si no hay planificación no hay nada que controlar,
por lo tanto, el control es un proceso que determina lo que se está realizando y
lo que se ha realizado, valorando y aplicando medidas correctivas para orientar
la acción hacia los objetivos y eventualmente reformular los planes.

27
Ámbito de control: El control debe aplicarse en todos los niveles y en todas
las áreas, por lo tanto, el control no debe estar circunscrito a determinadas
áreas o personas, sino a todo el accionar de la empresa, es decir, el control es
para todo y para todos.

Finalidades del control: El control es por esencia dinámico, su objetivo es

arrojar resultados que permitan ser analizados en la perspectiva de corregir el
plan o simplemente planear de nueve y volver a controlar. Si el control se
vuelve estático u ocasional, no sirve para tomar desiciones sobre el desarrollo
de una determinada actividad.

Proceso del control: El control se basa en una medición, la cual debe ser
completa, objetiva y sensible. Esto se realiza a medida que transcurre el
proceso de acción y no sólo cuando termina. Si así fuera se estaría perdiendo
tiempo valiosísimo en una espera improductiva e innecesaria, pero también
cabe la posibilidad de controlar al término, pero sólo cuando es un proceso
breve y necesariamente debamos esperar el resultado global.

Principios del Control:

1. Principio de Autocontrol: Cada vez que realizamos una acción, con

mayor o menor grado de conciencia, establecemos un control, una
comparación de lo que hicimos respecto de lo que quisimos hacer.
2. Principio de excepción: El control se hace más eficiente y se obtienen
mejores resultados cuando se concentra el análisis y las correcciones en
las desviaciones más importante o significativas.
3. Principio de Economía: El control tiene un costo. El principio de
economía nos dice que el control no debe ser más caro que lo que se
controla.

Etapas del proceso Control:

1. Determinar la base de control: Esta base no es otra cosa que los objetivos
presupuestados.
2. Medir y Juzgar lo realizado : Determinar lo realizado, para así confrontarlo
con lo programado.
3. Comparar lo realizado con lo Programado: La relación entre las dos etapas
anteriores vale decir, lo programado con lo realizado, constituyen el control
propiamente tal.
4. Analizar y corregir las desviaciones: esta es la tarea más importante del
control , ya que aquí se analizan las desviaciones existentes lo que
posibilita reformar el plan y en especial adoptar medidas correctivas para
evitar en el futuro que las desviaciones se repitan.

Tipologías de Control: Existen diversos tipos de controles que se pueden

realizar en cualquier organización para la empresa. Los más importantes son
los siguientes:

28
Control cuantitativo: Estos se refieren a cantidades, por ejemplo producción
de unidades (control meramente numérico).

Control legal: Este tipo de control está orientado a verificar el grado de

cumplimiento de las disposiciones legales que afectan a una empresa, las que
se realizan para no incurrir en ilegalidades y recibir las respectivas sanciones,
como por ejemplo normas ambientales.

Control de calidad: Estos miden si el producto cumple o no con las

especificaciones señaladas.

Control contable: Estos se realizan mediante las técnicas de la contabilidad y

están destinados a controlar las variaciones del capital, como así mismo de
cumplir con las normas de impuestos internos, establecidas por la Ley.

Control de tiempo: Estos controles están encargados de ver si se cumple con

las cronologías establecidas (períodos).

Clasificación del Control

Según el ámbito:

 Interno: Es aquel realizado por personas de la propia institución,

especialmente por los supervisores, como así mismo por unidades
especializadas de auditoria, personal, contabilidad, etc.

 Externo: Este se realiza por organismos ajenos a la institución, como el

Servicio de Impuestos Internos, la Inspección del Trabajo, Servicio Nacional
de Salud, las respectivas Superintendencias, etc.

Según la oportunidad

 Previo: Este se realiza antes que se consuma la acción para no toparse con
imprevistos.

 Posterior: Este se realiza para verificar si se ha cumplido con lo

programado.

 Simultáneo: Este se realiza cuando la acción se está llevando a cabo.

Técnicas de Control no presupuestados:

Datos estadísticos: Estos pueden ser de naturaleza histórica o de producción.

Esta información nos muestra las tendencias y con ellas podemos comparar,
diferenciar, etc.

Auditoría de proceso o auditoría operacional: Esta está referida a procesos

(formas de hacer algo), son realizadas por evaluadores internos, se llaman
auditores y pueden ser internos como externos.

29
Los externos ofrecen la ventaja de ser independiente frente a la empresa y su
labor radica en evaluar políticas, procedimientos, cursos de autoridad, eficacia
en los métodos, etc.

Observaciones personales: Este método es ejecutado de manera personal

por los administradores y se refiere básicamente a la capacidad especial del
administrador para poder detectar ciertos problemas en base a la observación
en terreno, para lo cual debe llevar un registro (un cuaderno de notas, agenda,
etc.) y sacar sus propias conclusiones.

Técnicas de Control Presupuestario

Presupuesto: Es la formulación de planes para un período determinado,

expresado en términos numéricos.

Presupuesto de ingreso: Estos registran, en términos numéricos, las diversas

cantidades que una empresa proyecta a través de sus ventas futuras.

Presupuesto de gasto: Este ordena las principales actividades que

emprenderá una determinada unidad, a la cual se le asigna una cierta cantidad
de dinero.

Presupuesto de gasto de capital: Este presupuesto proyecta las inversiones

en propiedades, edificios y equipos mayores de la organización.

ANEXO:

CONCEPTO DE ORGANIZACIÓN:

¿QUE ES UNA ORGANIZACION?

El ser humano es un ente organizacional. Desde que nace y a lo largo de

toda su vida forma parte de algunas organizaciones; además se ha visto afectado
o ha dependido de otras. Nace convertido en miembro de una familia, que ha sido
definida como la organización básica de toda sociedad. Al nacer y desde sus
primeros días de vida otras organizaciones le prestan sus servicios. Luego, a
medida que transcurre su proceso de maduración y de aprendizaje, se va
asociando con diferentes personas, para recrearse, estudiar o trabajar,
integrando así, con creciente conciencia, nuevas organizaciones.

Los antropólogos han establecido, documentadamente, la existencia de

organizaciones en las sociedades más primitivas. Si bien es cierto, durante
milenios probablemente la única unidad básica fue la familia, lentamente se
fueron desarrollando otras estructuras grupales, en razón de exigencias de
subsistencia, convivencia, trueque, inmigración, guerra, comercio, etc.

La mayor parte del tiempo lo pasamos en contacto con diversas

organizaciones. Nacimos en una organización: la familia, una clínica o el
hospital. Como estudiantes, hemos estado en relación con organizaciones
docentes. Como miembros de una comunidad, nos rigen ciertas organizaciones

30
municipales y estatales. Como adultos trabajadores, ocupamos puestos de
trabajo en organizaciones productivas de bienes y servicios. En suma, las
organizaciones están en todas partes como una realidad social, entrelazadas
íntimamente con nuestras vidas. Por esto, quien desea comprenderlas, en sus
comportamientos y en sus cambios, con mayor razón aún quien aspira
administrarlas, necesita conocer la teoría organizacional, para comprender
mejor las teorías administrativas y estar en condiciones de poder ejercer, con
mayor eficacia, la práctica de la administración.

Si queremos hacer un estudio de las organizaciones, de sus propósitos y

sus características, es necesario en primer término ponernos de acuerdo en una
definición que nos permita una conceptualización uniforme, por lo menos para el
propósito de este curso. La definición que utilizaremos, sin pretender que ella sea
la única válida, se basa en cinco hechos comunes a toda organización:

1.- Una organización siempre incluye personas;

2.- Estas personas deben estar involucradas unas con otras, a través de
interacciones;
3.- Todas las personas que integran la organización tienen objetivos propios,
que en gran medida motivan sus acciones; ellas esperan que su
participación en la organización les facilite la consecución de sus propios
objetivos;
4.- Las interacciones deben estar descritas y ordenadas en alguna forma de
estructura;
5.- Las interacciones que se producen en las organizaciones también deben
ayudar a alcanzar objetivos mancomunados o comunes, que son los
objetivos de la organización.

En suma, las personas miembros de una organización, a través de

interacciones armónicas, trabajan por alcanzar los objetivos mancomunados
organizacionales, con el fin de alcanzar sus propios objetivos personales.

En consecuencia, diremos que: "una organización es un proceso

estructurado en el cual interactúan personas para alcanzar objetivos
mancomunados y objetivos personales" Hicks.

Al definir así las organizaciones, es necesario detenerse a reflexionar

sobre algunos aspectos:

- Las organizaciones son entidades dinámicas; sus componentes están

involucrados en una trama de relaciones e interacciones que dan origen a
funciones o procesos; la realidad vital y funcional de una organización es,
sin duda, mucho más que las líneas de relación y dependencia que
aparecen en un organigrama;
- Los procesos que ocurren en una organización deben estar estructurados
en forma armónica, a objeto de mancomunar esfuerzos y recursos; un
torbellino de acciones, sin hilo vertebrador y sin la debida integración, en el
cual unas acciones puedan frenar o anular otras, no conduce a la eficacia;
- Los miembros de una organización, por el hecho de afiliarse a ellas, no se
despersonalizan; continúan siendo seres humanos que poseen objetivos

31
 propios y luchan por alcanzarlos; no obstante, en una organización es
imprescindible que los objetivos personales sean a lo menos compatibles
-no necesariamente idénticos- con los objetivos de la entidad en su
conjunto, pero en ningún caso deberían ser opuestos.

En esta óptica, existirá eficacia organizacional:

a) Si los objetivos personales son por lo menos compatibles con los

objetivos organizacionales. A este respecto, es importante destacar que
todo miembro de una organización tiene dos conceptos:
- Un concepto acerca de sus propios objetivos personales en la
organización (¿qué espera la persona de su participación en la
organización?; y
- Un concepto de los objetivos de la organización (¿Cómo percibe la
persona los fines de la organización?).

Ambos conceptos deben ser compatible.

b) Si los conceptos individuales acerca de los objetivos de la organización, se

integran en un todo mancomunado. No puede existir eficacia organizacional si
cada miembro tiene una visión diferente de los objetivos de la organización; es
imprescindible que las personas miembros compartan un concepto
mancomunado y general de estos objetivos.

c) Si todo los elementos de la organización: recursos humanos (Y sus

habilidades para planificar, definir estructuras, dirigir, motivar, tomar
decisiones, controlar) y recursos no humanos (Materiales, técnicos,
financieros, legales) se administran racionalmente para alcanzar los
objetivos.

Si bien es cierto, el elemento núcleo de una organización está

representado por personas interactuando, siendo ésta la condición necesaria y
suficiente para la existencia de una organización, las organizaciones poseen
otros elementos no humanos, que también son importantes para su efectividad.
No obstante, son elementos humanos los que hacen operante a los elementos no
humanos.

Warren G. Bennis, sostiene que todas las organizaciones, como

consecuencia de su vida organizada, tienen problemas comunes para alcanzar
con eficacia sus objetivos. Se refiere a cinco problemas fundamentales:

- Primer problema: ¿Cómo integrar las necesidades de la organización

(para alcanzar sus objetivos) con las necesidades de las personas?.

- Segundo problema: ¿Cómo asegurar una adecuada cooperación entre

personas y grupos y prevenir conflictos destructivos?

En toda organización existen funciones especializadas, a cargo de

personas o grupos, que requieren ser coordinadas en forma armónica.

32
- Tercer problema:¿Cómo distribuir el poder y la autoridad en la
organización?

La autoridad es indispensable para coordinar las funciones especializadas;

pero la concentración del poder en unos pocos puede conducir a la alienación y
coartar la iniciativa de mucha gente.

- Cuarto problema: ¿Cómo adaptar la organización a los cambios del

ambiente?
Toda organización pertenece a un macro-ambiente, con el cual interactúa;
en consecuencia, influye en él y, a su vez, es influida desde el exterior.

- Quinto problema: ¿Cómo revitalizar las organizaciones cuando ellas se

enferman?

Toda organización se enferma cuando no logra resolver debidamente

cualquiera de los cuatro problemas anteriores. Algunos síntomas de enfermedad
organizacional puede ser: la apatía, el bajo nivel de participación, la alienación, la
negligencia, etc.
Problemas como los expuestos por W. Bennis, son los que competen
resolver a la práctica de la administración, lo que demanda del administrados
moderno un profundo conocimiento de las teorías organizacionales, que lo
habiliten para tener una visión comprensiva de la complejidad de los
comportamientos y los cambios en la organización.

¿Tendrán todos los integrantes de una organización la misma percepción

de los objetivos institucionales?
¿Estarán afiliados a la organización en razón de idénticos objetivos
personales?

Si reflexionamos en torno a esta interrogantes concluiremos que, en muchos

casos, el origen de conflictos, desajustes e incomprensiones que surgen al
interior de una organización entre sus miembros radica en que:
- No existe claridad de los objetivos mediatos e inmediatos de la
organización, o bien sus miembros poseen distintas percepciones de ellos;
- La afiliación de los integrantes responde a distintos objetivos personales
(remuneración, satisfacción vocacional, búsqueda de poder, status social,
etc,) o a diferentes escalas de priorización.
Sin duda, una organización tiene una base más sólida cuando:
- Todos sus integrantes comparten una visión unívoca de los objetivos
institucionales; y
- Cada integrante conoce y respeta los objetivos personales de los demás,
sobrentendiéndose que ellos son compatibles con los objetivos de la
organización.

---0---

33