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Autores:
Sánchez
Vivas
Desde hace muchos años la sociedad ha buscado la forma de optimizar los recursos
escasos, además de darle un orden a pequeñas, medianas y grandes empresas, esto se ha
logrado a través de la administración, una disciplina social que por su aplicación permite
alcanzar la máxima eficiencia en el logro de los objetivos de una organización, mediante
la colaboración del esfuerzo humano y la adecuada utilización de los recursos materiales.
Esta tiene su origen desde la era primitiva, cuando el hombre se dividía el trabajo por
edad y sexo, posteriormente apareció la vida sedimentaria apoyando la Administración
Empírica del trabajo colectivo y de los tributos; mas adelante en la época del Feudalismo
los vasallos logran independizarse, aparecen los talleres artesanales y con eso otra nueva
forma administrativa: estructuras de trabajo extensos, niveles de supervisión. A medida
que fueron pasando los años y con la revolución industrial se fueron dando algunos
fenómenos tales como la repartición de insumos a los Trabajadores, el comercio informal
y hasta las diversas formas de manejar el Recurso Humano.
Por otra parte cuando se habla de Administración, se deben citar los llamados Procesos
Administrativos los cuales según Bracho (2002) se resumen como el ““cauce formal de
la serie de eventos, concretados en la actuación administrativa para la realización de un
fin”” (Pág. 40), y que además, se configura como una garantía que tiene el ciudadano de
que la Administración no va a actuar de modo arbitrario y discrecional, sino siguiendo las
pautas consecutivas de la labor Administrativa.
En la Administración Publica de Venezuela los Procesos Administrativos, renuevan
continuamente las estrategias y metodologías haciendo énfasis en el incremento y mejora
de la calidad de los servicios y prestaciones publicas, perfeccionando los mecanismos de
formulación y la evaluación de las políticas, a través de un sistema legal que posee ciertas
funciones que implican estabilidad económica. Por lo que en la actualidad ha centrado
sus esfuerzos en redimensionar el marco de la política para lograr una significativa
revaloración de los niveles gerenciales con la introducción de modernas tecnologías de
gestión.
No obstante la Administración Privada, concierne a las actividades de los particulares
quienes desarrollan sus propias órdenes dentro de la organización, guiándose por una serie
de códigos y reglamentos para proceder y encontrar la forma de hacer lo que se propone
a través de ciertas normativas que van apegadas a los criterios propios de cada emporio
empresarial. Visto de esta forma, lo anterior permite observar, cuando se establece todo
de manera ordenada en una empresa, siendo el proceso de Organización la fuente mas
indicada, para el establecimiento de la estructura necesaria en la sistematización racional
de los recursos, mediante la determinación de jerarquías, disposición, correlación y
agrupación de actividades, con el fin de poder realizar y simplificar las funciones del
grupo social donde se desenvuelve la labor. De este modo toda empresa necesita ser
competitiva para estar a la altura de las que están en funcionamiento en la actualidad. Hoy
cuando el fenómeno de la inflación ha hecho estragos en muchas economías del mundo,
y cuando cada vez resulta más costoso crear y formar para las instituciones productos de
buena calidad, es cuando están obligadas a optimizar sus procesos y minimizar sus costos.
Siguiendo los patrones administrativos en Venezuela se enfoca al estado Miranda y
dentro de este a todas las dependencias que lo componen, para representar el desarrollo
empresarial que se encuentra inmerso dentro del mismo, en todas estas dependencias
comerciales existe un personal administrativo que ejecuta y posee una visión clara de lo
que es un proceso administrativo al que Chiavenato (2005), describe como una ““serie de
etapas que se deben llevar a cabo para que la organización cumpla su objetivo, para así
lograr con lo encomendado por la empresa o entidad comercial””.
Es por esa razón que en este estado de amplia comercialización se tienen diversas
organizaciones que persiguen como objeto primordial brindar al publico en general
productos y servicios, tal es el caso de la empresa Animen, S.A. la cual esta ubicada en
la carretera nacional Cúa – San Casimiro específicamente en la urbanización industrial
Marín II en Cúa municipio Urdaneta, y su labor es la distribución de productos hechos
con anime, a su vez está gerenciada de forma estructural por un departamento de
administración y un departamento de producción.
Desde la perspectiva organizacional esta empresa esta estructurada con un sistema
centralizado y autocrático, que parte desde la gerencia hasta los escalafones puestos
siguientes, es decir los departamentos que se encuentran subordinados a la dirección, los
cuales tienen la misión de llevar el control de la operatividad en la empresa. Este sistema
ha ocasionado un descontento en los empleados haciendo que no cumplan con la
actividades asignadas dentro del plan operativo diario y asignaciones generales, ésto a su
vez genera una serie de inconvenientes que interfieren en la gerencia de la Empresa,
porque es aquí donde se formulan todos las directrices de trabajo y el control de
producción, por consiguiente si las ordenes no se delegan de forma correcta a la persona
indicada, se estaría propiciando un funcionamiento deficiente en las secciones ya antes
mencionadas, además de que se estaría dando un mal uso a lo que se ha conceptualizado
como los procedimientos Administrativos. Lo antes expuesto refiere un continuo atraso
en el desarrollo de la estructura organizacional, indicando la necesidad de manejar de
forma considerada las órdenes para fomentar un avance en la operatividad de la Empresa.
En este mismo orden se enfoca el ambiente organizacional el cual traerá fuertes
contratiempos en el funcionamiento Operativo, donde se proyectan las estrategias de la
gerencia, siendo originado por la ausencia de un control descriptivo de las labores
asignadas a cada uno de los trabajadores que conforman esta entidad comercial.
Objetivo General
Diagnosticar Los procedimientos Administrativos en la Empresa Animen, S.A, ubicada
en Cúa Estado Miranda, a fin de optimizar sus actividades.
Objetivos Específicos.
* Explicar las características de un Procedimiento Administrativo, según elementos
Teóricos.
*Identificar los inconvenientes ocasionados en la Estructura de la organización, en
torno a los Procedimientos Administrativos.
* Proponer herramientas de solución para Optimizar la operatividad y funcionamiento
en la Empresa Animen, S.A
Justificación
Alcance y Limitaciones
Alcance
Con dicha investigación se pretende dar un diagnostico de la situación actual del
Departamento de Administración de la Empresa Animen, S.A a fin de optimizar las
actividades en torno a su labores Administrativas, y brindar algunas herramientas de
solución.
Limitaciones
La limitación que enmarco tal investigación, se debe a la política establecida dentro
de Animen, S.A; con respecto al suministro de la información; la misma estipula que
solo se le otorga a personal de alta gerencia o de confianza.
CAPITULO II
MARCO TEORICO
El Marco Teórico tendrá como función fundamental, analizar las teorías establecidas
por distintos autores, antecedentes de la investigación y estudios ya establecidos, para
así permitir apoyar el proceso de la investigación.
Conceptualización de la Organización
Animen, S.A nace, como empresa innovadora en el año 1992 con el fin de proveer al
mercado venezolano Bloques y laminas de Anime, establece su planta industrial en la
ciudad de Cúa, específicamente en la Carretera Nacional Cúa San Casimiro en la Zona
Industrial Sector Marín II.
Establece como objetivo ser la principal alternativa en el suministro de productos de
poliestireno Expandido a clientes reales y potenciales y satisfacer las demandas de los
compradores con productos de óptima calidad y mantener los plazos de entrega dentro de
los lapsos solicitados.
Es una Empresa que posee como política de calidad al equipo humano el cual
permanece en capacitación y actualización conjuntamente con el desarrollo técnico y
tecnológico adaptado a todos los procesos. Además de cumplir con todos los requisitos y
especificaciones de calidad propuestos por los clientes, contando con proveedores
previamente seleccionados.
En su desarrollo, realiza continuos cambios que garantizan la presencia organizacional
dentro del mercado, y fortalece el crecimiento no solamente de la empresa misma sino
del sector como tal, lo cual genera unos excelentes beneficios en la rentabilidad de la
Empresa para todos los que participan en ella.
Misión.
Es una empresa venezolana dedicada a la transformación y comercialización de
poliestireno expandido a través de productos con valor agregado destinados a los sectores
de construcción, industria, refrigeración y consumo masivo, cumpliendo con las
expectativas de los clientes.
Visión.
Ser una empresa líder en el mercado nacional de excelente calidad, contando para ello
con un personal idóneo y altamente calificado, comprometido e involucrado en las metas
de la organización.
Asesoria
GERENCIA GENERAL técnica
Departamento de Departamento de
Administración operaciones
Embalaje y
Despacho
Fuente: Departamento de Administración de la Empresa Animen, S.A
Antecedentes de la Investigación
Bases Teóricas.
La Administración:
Para Tamayo (2005), La administración de empresas, o ciencia administrativa es una
ciencia social que estudia la organización de las empresas y la manera como se gestionan
los recursos, procesos y resultados de sus actividades. Son ciencias administrativas o
ciencias económicas y financieras, la contabilidad, las finanzas corporativas y la
mercadotecnia, la administración, la dirección estratégica entre otros.
En pocas palabras se puede decir que administrar es planear, organizar, dirigir y
controlar todos los recursos de un ente económico para alcanzar unos fines claramente
determinados. Se apoya en otras ciencias como la economía, el derecho y la contabilidad
para poder ejercer sus funciones.
Elementos de la Administración:
Para Gómez (2006), La función básica de la administración es tomar en cuenta los
objetivos propuestos por las organizaciones y transformarlos a través de la planeación, la
organización, la dirección y el control de las actividades, para alcanzar los objetivos
propuestos previamente es necesario contar con una serie de habilidades o elementos de
los cuales hablaremos a continuación.
1) Eficiencia: Se define como la mínima cantidad de uso en recursos para el logro de los
objetivos dentro de la organización pero con la condición de hacer las cosas en forma
correcta.
2) Eficacia: Se observa básicamente cuando determinamos los objetivos apropiados para
el logro de las metas que nos trazamos al formar parte en la organización.
3) Productividad: Esta asociada directamente con el grado de producción que una
empresa pueda alcanzar en el desarrollo de un bien. La productividad implica eficacia y
eficiencia en el desempeño individual y organizacional.
4) Coordinación de Recursos: La organización para lograr sus objetivos requiere de una
serie de recursos los cuales al ser utilizados en forma.
Existen tres tipos de recursos y van a ser mencionados a continuación:
Recursos Materiales: Aquí quedan comprendidos el dinero, las instalaciones físicas, la
maquinaria, los muebles, las materias primas, etc.
Recursos Técnicos: Bajo este rubro se listan los sistemas, procedimientos, organigramas,
instructivos.
Recursos Humanos: No solo el esfuerzo o la actividad humana quedan comprendidos
en este grupo, sino también otros factores que dan diversas modalidades a esa actividad:
conocimientos, experiencias, motivación, intereses vocacionales, aptitudes, actitudes,
habilidades, potencialidades, salud.
5) Grupo Social: Debemos tomar en cuenta que sin este elemento no se puede llevar a
cabo la administración, ya que esta se da dentro de un grupo social que puede ser
formado por grupos de personas, e instituciones.
Procedimiento Administrativo:
Según Tamayo (2005), El Procedimiento administrativo es el cauce formal de la serie
de actos en que se concreta la actuación administrativa para la realización de un fin. El
procedimiento tiene por finalidad esencial la emisión de un acto administrativo.
A diferencia de la actividad privada, la actuación pública requiere seguir unos cauces
formales, más o menos estrictos, que constituyen la garantía de los ciudadanos en el doble
sentido de que la actuación es conforme con el ordenamiento jurídico y que esta puede
ser conocida y fiscalizada por los ciudadanos.
*Principio de unidad
*Principio de Contradicción
*Principio de imparcialidad
*Principio de oficialidad
El procedimiento debe ser impulsado de oficio en todos sus trámites. La administración
tiene la obligación y responsabilidad de dirigir el procedimiento, ordenando que se
practique todas las diligencias necesarias para dictar la resolución. Es responsabilidad de
tramitar el procedimiento a los titulares del órgano y el personal que esté a su cargo.
Administración Pública:
Administración Privada:
Proceso Administrativo:
La administración puede verse también como un proceso. Según Fayol, dicho proceso
está compuesto por funciones básicas: planificación, organización, dirección,
coordinación, control.
*Planificación: Es el procedimiento mediante el cual se establecen objetivos y un curso
de acción adecuado para el logro de los mismos.
*Organización: Este proceso compromete a dos o más personas que trabajan juntas de
manera estructurada, con el propósito de alcanzar una meta o una serie de metas
específicas.
*Dirección: Función que consiste en dirigir e influir en las actividades de los miembros
de un grupo o una organización entera, con respecto a una tarea.
*Coordinación: Proceso de integración de las actividades de partes independientes de
una organización con el objetivo de alcanzar las metas seleccionadas.
*Control: Proceso para asegurar que las actividades reales se ajusten a las planificadas.
El proceso administrativo se da al mismo tiempo. Es decir, el administrador realiza estas
funciones simultáneamente. Las funciones o procesos detallados no son independientes,
sino que están totalmente interrelacionados. Cuando una organización elabora un plan,
debe ordenar su estructura para hacer posible la ejecución del mismo. Luego de la
ejecución (o tal vez en forma simultánea) se controla que la realidad de la empresa no se
aleje de la planificación, o en caso de hacerlo se busca comprender las causas de dicho
alejamiento. Finalmente, del control realizado puede surgir una corrección en la
planificación, lo que realimenta el proceso.
Administración:
Proceso de diseñar y mantener un ambiente en el que las personas trabajen juntas para
lograr propósitos eficientemente seleccionados. (Harold Koontz - Heinz Weihrich, 2000)
Administrador:
Persona que lleva a cabo la tarea y las funciones de administrar, en cualquier nivel y en
cualquier tipo de empresa. (Harold Koontz - Heinz Weihrich, 2000)
Capacitación administrativa:
Control:
Función administrativa que consiste en medir y corregir el desempaño individual y
organizacional para asegurar que los acontecimientos se adecuen a los planes. (Harold
Koontz - Heinz Weihrich, 2002)
Departamento:
Área, División o Sucursal, definidos de una empresa sobre la que un administrador tiene
autoridad para el desempeño de actividades y el logro de resultados. (Harold Koontz -
Heinz Weihrich, 2000)
Estrategia:
Determinación del propósito y los objetivos básicos a largo plazo de una empresa y
adopción de cursos de acción y asignación de los recursos necesarios para lograr estos
propósitos. (Harold Koontz - Heinz Weihrich, 2001)
Organización:
Planeación:
Planificar Detectar,Establecer
* Explicar las características Conjunto de operaciones y
Organizar Integrar, Asignar
procedimientos a seguir
de un Procedimiento Procedimiento
dentro de una organización, Dirigir Accionar, Motivar
Administrativo
Administrativo, según a fin de cumplir a cabalidad
las actividades planteadas Control Programar, Evaluar
elementos Teóricos.
* Proponer herramientas de
Herramientas Aplicación empleada para el Procesos Alternativas de
solución para Optimizar la
mejoramiento y buen solución
operatividad y funcionamiento funcionamiento de una tarea Tecnología
o un programa.
en la Empresa Animen, S.A