GH – PS – P01

PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN Y CONTRATACION DEL Versión 1

PERSONAL Febrero 1 de
2019

FECHA DE
APROBACIÓN DEL VERSION RAZÓN DE MODIFICACIÓN
DOCUMENTO

01/02/2019 1 Creación del Documento

OBJETIVO

Implementar la metodología para la selección y contratación del personal en SYNERGIA SALUD Y

SEGURIDAD SAS garantizando un personal idóneo para su participación en cada uno de los procesos de la
organización, tanto los que tienen que ver en el proceso de evaluación y certificación, como los que
desempeñan otro tipo de funciones.

ALCANCE

Este procedimiento va dirigido al Gerente y al profesional de psicología que laboran en SYNERGIA SALUD
Y SEGURIDAD SAS , quienes serán los encargados de realizar la selección y contratación del personal que
se vinculara de acuerdo a la matriz de competencias y perfiles elaborados en el Sistema de Gestión de
Calidad.

DEFINICIONES

Capacitación: Es el conjunto de actividades que realiza en la SYNERGIA SALUD Y SEGURIDAD SAS

para favorecer la adquisición de conocimientos técnicos, teóricos y prácticos que van a contribuir al desarrollo
de individuo en el desempeño de una actividad, con el fin que realicen su labor de manera mas eficiente.

Contrato : Es un convenio o acuerdo de voluntades, creador de obligaciones, celebrado entre una persona
natural (el trabajador) y una persona natural o jurídica (el empleador), para que el trabajador preste
determinados servicios personales, bajo la continuada subordinación del empleador, a cambio de una
remuneración.

Competencia: Capacidad que es posible demostrar para desenvolverse dentro de un campo de trabajo
específico mediante actividades y tareas singulares, propias de un área de especialización o de ocupación

Matriz de Competencias: Son los requisitos referentes al cargo que deben de cumplir todas las personas
que ingresen o estén como candidatos a ingresar a laborar en SYNERGIA SALUD Y SEGURIDAD SAS

Inducción: Es la actividad que se desarrolla para facilitar el inicio de labores de cada trabajador y así unificar
conceptos, filosofías y procedimientos de la organización para lograr un buen desempeño.

Selección: Es el conjunto de actividades que se realizan para la escogencia del personal adecuado, para
vincular y participar dentro del proceso de atención de los usuarios.
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RESPONSABLES:

- Junta de Socios
- Gerente
- Representante Legal
- Profesional del Área de Psicología.

CONSIDERACIONES PREVIAS

 En el proceso de Selección del Gerente de SYNERGIA SALUD Y SEGURIDAD SAS, se realiza por
intermedio de la JUNTA DE SOCIOS; mediante el acompañamiento de un Asesor que le ayudara a
realizar un proceso adecuado.

 El Psicólogo es quien se encarga de colocar en ejecución el presente procedimiento de selección y

contratación del personal restante. Así como de realizar la inducción o entrenamiento inicial del
personal contratado, y en el caso de que sea necesario dará las capacitaciones dependiendo de las
necesidades para la puesta en marcha de SYNERGIA SALUD Y SEGURIDAD SAS.

 En caso de que en SYNERGIA SALUD Y SEGURIDAD SAS se cree un nuevo cargo o se abra otra
nueva sede y las condiciones lo permiten, algunas personas del personal nuevo pueden participar
como observadores en la sede, para participar en su funcionamiento como parte integral en su proceso
de inducción.

 Cuando el Gerente, considere necesario, se puede utilizar el servicio de empresas especializadas u

outsourcing para proveer y realizar el procedimiento de selección del personal competente para los
requerimientos de SYNERGIA SALUD Y SEGURIDAD SAS.
 Este procedimiento aplica para todas las personas que vayan a laborar en SYNERGIA SALUD Y
SEGURIDAD SAS desde el momento de su aprobación y en aquellas personas que ya estaban
laborando antes de su aprobación se hará la respectiva evaluación de sus competencias según la
Matriz de Competencias del Sistema de Gestión de Calidad.

DESARROLLO

SELECCIÓN DE PERSONAL:

Solicitud del Personal:

Esta se realiza de acuerdo a las necesidades de SYNERGIA SALUD Y SEGURIDAD SAS, con la finalidad
de cubrir las vacantes que se presentan de acuerdo a los perfiles establecidos para cada cargo, diligenciando
el formato indicado para este.

Convocatoria:

El psicólogo de la IPS se encarga de realizar la convocatoria de manera interna, por intermedio de un

comunicado interno o externa vía Internet, por comunicados a los centros de enseñanza superior, prensa,
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empresas temporales de selección, de acuerdo a la vacante que se presente en SYNERGIA SALUD Y

SEGURIDAD SAS

Recepción y Selección de Hojas de Vida :

La recepción de hojas de vida se realiza en la sede de SYNERGIA SALUD Y SEGURIDAD SAS, se deben
recibir impresas, en donde el encargado de la selección (Gerente y Psicólogo) compara las hojas recibidas
con los perfiles solicitados, seleccionando los que más se ajustan al perfil de competencias de la
organización.

Entrevista y Aplicación de Pruebas

Preseleccionadas las hojas de vida que se ajustan al perfil solicitado, el Psicólogo en compañía del Gerente,
realizan la convocatoria a estas personas, para una entrevista formal en la que se coteja la información y
habilidades que no son posibles de verificar a través de la hoja de vida.

Durante la entrevista, el Psicólogo, realizara una serie de preguntas de acuerdo al cargo que la persona va a
desempeñar, dando calificaciones de 0 a 5 de acuerdo a las respuestas establecidas y serán valorados los
conocimientos dependiendo del cargo; las cuales servirán como base para definir quien o quienes se ajustan
mas al perfil solicitado.

Luego de la entrevista y la aplicación de pruebas a los candidatos pre-seleccionados, se realiza la verificación

de referencias (laborales, personales), VERIFICACION DE TITULOS ante las instituciones educativas
pertinentes, con la finalidad de obtener una mayor información sobre la veracidad y del desempeño de estos.

Una vez finalizada esta parte del proceso, el Psicólogo, presentara un informe escrito al Gerente, referente al
Proceso de Selección. Posteriormente el Gerente determinara quien es el candidato seleccionado y se le
solicitara por escrito los diferentes soportes para efectuar su contratación.

CONTRATACION

Teniendo toda la información y documentos requeridos del aspirante, se procede a realizar las actividades de
contratación a través del Gerente de SYNERGIA SALUD Y SEGURIDAD SAS quien es la persona
encargada de velar por el cumplimiento de todos los documentos legales para la realización del contrato.

El Gerente o persona encargada entrega para su firma el formato de DECLARACION DE COMPROMISO

DE CONFIDENCIALIDAD, IMPARCIALIDAD E INDEPENDENCIA ; en el cual se encuentran las políticas
de confidencialidad, imparcialidad y conflicto de intereses establecidos por SYNERGIA SALUD Y
SEGURIDAD SAS para luego realizar la firma del contrato establecido para los funcionarios que laboran en
esta.

EVALUACION DE COMPETENCIAS

Después de firmada la DECLARACION DE COMPROMISO, CONFIDENCIALIDAD, IMPARCIALIDAD

E INDEPENDENCIA, se realiza por medio del Psicólogo de la IPS la evaluación de las competencias y
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habilidades del candidato donde se harán los respectivos análisis de cada de las habilidades y competencias
básicas para el cargo.

Para esto el organismo tiene implementado el formato de EVALUACION DE COMPETENCIAS E INGRESO,

en este se evalúan los diferentes ítems, donde cada uno tiene un numero de preguntas que tienen un valor
definido de acuerdo a ítem evaluado, considerándose como aprobado cuando se saca más del 50% del ítem
con respuestas positivas, referentes al cargo a desempeñar

En esta evaluación se contemplan las siguientes competencias:

- Compromiso.
- Ética
- Orientación a la Calidad
- Adaptabilidad al Cambio
- Proactividad y Productividad
- Trabajo en Equipo
- Habilidades Sociales
- Liderazgo
- Pensamiento Analítico
- Trabajo Bajo presión
- Autocontrol y Madurez Emocional.

En el caso de que el puntaje sea inferior al mínimo establecido, se hará un análisis por parte del psicólogo de
la IPS, con la Gerencia para hacer el respectivo análisis de la evaluación realizada y se determinara que si e
puntaje es inferior se seguirá el proceso con otro candidato

Inmediatamente se procede a la lectura del Perfil de Cargo y Funciones; el cual debe de ser firmado por el
empleado nuevo y por el Representante de la Dirección de SYNERGIA SALUD Y SEGURIDAD SAS y se
inicia el proceso de inducción.

PROCESO DE INDUCCION Y CAPACITACIÓN DEL PERSONAL NUEVO

PLANEACIÓN Y PROGRAMACIÓN DE LA CAPACITACIÓN INICIAL

Esta se realiza de acuerdo a las necesidades de SYNERGIA SALUD Y SEGURIDAD SAS, con la finalidad
de capacitar al personal nuevo o cubrir las necesidades para el buen desempeño del personal. Para este se
diligencia el formato (PLAN INICIAL DE CAPACITACIONES PARA PERSONAL NUEVO)

El Representante de la Dirección define y diligencia en el formato los temas que requiere el capacitado de
acuerdo al perfil de cargo, el método a emplear, fecha y hora de inicio y designa a la persona encargada de
brindar la capacitación, la cual debe dominar el tema.

La capacitación inicial consta de:

- Sistema de Gestión de Calidad de SYNERGIA SALUD Y SEGURIDAD SAS

- Perfil de Cargo y Funciones.
- Procedimientos, Instructivos y Formatos que le corresponden del Sistema de Gestión de Calidad.
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- Documentos Externos, como resoluciones, normas y demás documentos legales necesarias para el
buen desempeño del cargo.
- Guías y Protocolos de Atención.

La metodología a utilizar es:

 (LD) Lectura de Documentación, solución de inquietudes y evaluación escrita.

 (DO) Divulgación Oral de la documentación con evaluación escrita
 (OB) Observación del trabajo del personal experto y observación del capacitado, con evaluación
acorde a lo realizado y dependiendo del tiempo de aprendizaje del capacitado.

EJECUCIÓN DE LA CAPACITACIÓN

Para unificar la información básica dentro del personal del CRC, se entregan en medio físicos o magnéticos
los siguientes documentos:

- Sistema de Gestión de Calidad

- Guías y protocolos de Atención
- Resolución 0217 del 2014 del Ministerio de Transporte
- Resolución 5228 del 2016 del Ministerio de Transporte
- Resolución 2984 de 2007 del Ministerio de Defensa
- Norma técnica 17024:2013
- Manual de Farmacovigilancia
- Manual de Tecno vigilancia
- Manual de Gestión Integral de residuos
- Manual de Bioseguridad
- Manual de funcionamiento del SOFTWARE Y APLICACIÓN DE LAS PRUEBAS

De acuerdo al Formato (PLAN INICIAL DE CAPACITACIONES PARA PERSONAL NUEVO), se comienza a

desarrollar la capacitación, teniendo en cuenta la fecha, hora de inicio, método a utilizar y al finalizar se coloca
la hora final con el tiempo total dedicado a esta, junto con las firmas tanto del capacitado como del
capacitador. Se procede a realizar la evaluación de la misma y su calificación también es diligenciada en el
mismo formato.

Para constancia de la capacitación el capacitador emite un documento certificando la asistencia y aprobación

de esta, la cual reposa en la carpeta de Hoja de Vida de cada persona que labora en SYNERGIA SALUD Y
SEGURIDAD SAS.

EVALUACIÓN DE INDUCCION

Terminado el proceso de Capacitación para personal nuevo, se hará una evaluación teórica o práctica,
dependiendo del tema tratado; por parte del Representante de la Dirección, con el ánimo de verificar que la
persona está en capacidad de laborar para el cargo que aspira. El resultado de esta evaluación debe ser
superior al 80% de lo evaluado y en caso de que se pierda se realizara una nueva evaluación; si por alguna
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circunstancia esta persona no supera este 80% en la segunda prueba, se desistirá de contratarla y se iniciara
un nuevo proceso de selección, según lo estipulado por el Procedimiento de Selección de personal.

Durante la posesión del trabajador, el Gerente realiza entrega oficial del puesto de trabajo y / o implementos a
utilizar, diligenciando el formato correspondiente. Y se solicitara ante el proveedor del SOFTWARE la
respectiva CLAVE para poder ingresar a este, la cual es personal e intransferible.

Una vez realizada esta parte se procede a realizar la respectiva inscripción ante SICOV o SISTEMA
INTEGRADO DE SEGURIDAD, de tal forma que permita la adecuada interacción de la persona con este.

La carpeta de cada Funcionario se debe revisar cada 6 meses por parte del PSICOLOGO, como encargado
del área de RECURSOS HUMANOS, con la intención de realizar un control de los documentos que pierden
vigencia, no obstante, es obligación del trabajador informar sobre los cambios de alguno de estos soportes o
entregar nuevos para actualizar su respectiva carpeta.

Además, es obligación del encargado del Área de Gestión Humana de reportar los diferentes organismos
como ONAC, Ministerio de Transporte, Ministerio de Defensa y la Respectiva Secretaria de Salud, los
diferentes cambios que se presenten en el personal que labora en la IPS.

RESUMEN DE PROCESO DE SELECCION

Nº Desarrollo Responsable Registro

Definir funciones, responsabilidades y perfiles de cargo.
La definición de funciones comienza con la identificación de los cargos necesarios
Perfiles de cargo
1. para la ejecución de las actividades de certificación de personas a través del Gerencia
organigrama. Luego, se lista y detalla el perfil del cargo en lo que se refiere a
Habilidades, Formación, Experiencia, responsabilidades y funciones.
Solicitud de personal.
Solicitud de la
2. Esta necesidad puede ser por: apertura de SYNERGIA SALUD Y SEGURIDAD Gerencia
Vacante
SAS o retiro de personal, vacaciones, entre otros.
Entrevista a los candidatos.
Evaluación de cada uno de los candidatos en el formato de Entrevista. Si quien Gerencia/Psicólo Entrevista
3.
realiza la entrevista es una persona u organismo externo, diligencia igualmente el go(a)
formato Entrevista.
Selección del personal.
Considerando todos los aspectos evaluados en la entrevista se selecciona el Gerencia/Psicólo Entrevista
3.
personal que cumpla con los requisitos de SYNERGIA SALUD Y SEGURIDAD go(a)
SAS y los definidos en el perfil de cargo.
Contrato con el
Contrato y Documentación personal
Se confirma la información del personal, incluidos los soportes académicos y de Hoja de vida
experiencia. Compromiso de
Gerencia/Psicólo
4. El nuevo personal que ingresa en el centro firma la siguiente documentación: confidencialidad,
go(a)
Contrato imparcialidad e
Compromiso de confidencialidad, imparcialidad e independencia de intereses. independencia Perfil
de Cargo y Funciones
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Nº Desarrollo Responsable Registro

Inducción del personal
Se realiza inducción sobre los siguientes aspectos:
Plan Inicial de
Marco Legal de funcionamiento de los Centros de Reconocimiento de Conductores. Gerencia/
Capacitaciones
5. Esquemas de certificación existentes. Psicólogo
Sistema de Gestión.
Entrenamiento en el manejo del software del proceso de certificación.

Evaluación del Personal

Una vez realizado todo el proceso de inducción se realizará una evaluación de Representante de Formato de
6.
conocimientos, destrezas y habilidades, que permitirá establecer por parte de la la Dirección Evaluaciones
Dirección que la persona ya está lista para empezar a laborar en la IPS
Asignación de Usuario y Contraseña
Una vez realizado el proceso de evaluación y obtenerse resultados óptimos, Representante de
superiores al 80% en lo9s resultados, el Representante de la Dirección se la
7. comunicará vía correo electrónico con el proveedor del SOFTWARE BITACORA para Dirección/Provee Comunicados Internos
que asigne el respectivo usuario y contraseña. dor del
Una vez asignada su contraseña, la primera vez que ingrese el usuario al SOFTWARE
SOFTWARE deberá cambiar su contraseña, la cual es individual y privada.
Enrolamiento en SISEC y en el RUNT
Manuales de
Dando cumplimiento a lo establecido en el SISEC, cada evaluador o
Representante de enrolamiento de
8. certificador que interactúe en el proceso de certificación deberá ser enrolado
la Dirección usuarios al RUNT y a
en el RUNT y SISEC, según manual establecido por los diferentes
SINCRO
organismos.

REGISTROS:

FORMATO DE HOJA DE VIDA

DOCUMENTOS DE HOJA DE VIDA
DECLARACION DE COMPROMISO
PERFIL DECARGO Y FUNCIONES
ÁREA DE TRABAJO