UNIVERSIDAD POLITÉCNICA SALESIANA

GESTIÓN EMPRESARIAL

INGENIERÍA ELÉCTRICA

REALIZADO POR:

Iván Chacón
Michael Torres
Andrés Fereño
Byron Pinguil

CUENCA - ECUADOR
Introducción

Asana es una aplicación web y móvil diseñada para mejorar la comunicación y colaboración en
equipo. Fue desarrollada por el co-fundador de Facebook Dustin Moskovitz y el ingeniero
Justin Rosenstein, que tenían, entre otras ocupaciones, mejorar la productividad de los
empleados de Facebook.

Asana dice ser usada por decenas de miles de equipos, incluyendo empresas como Twitter,
TicToc Studio, Foursquare, LinkedIn, Disqus, Airbnb, Rdio, AdParlor, Flapps y Entelo.

Asana es una aplicación colaborativa para la gestión de tareas. El producto tiene muchas
funcionalidades, como espacios de trabajo, proyectos, proyectos personales, tareas, etiquetas,
notas, comentarios y un buzón que organiza y actualiza la información en tiempo real.12 El
producto está diseñado para facilitar a las personas y a los equipos la planificación y la gestión
de sus proyectos y tareas. Cada equipo tiene un espacio de trabajo. Los espacios de trabajo
contienen proyectos y los proyectos contienen tareas.

PASOS A REALIZAR PARA PODER ORGANIZAR UN PROYECTO DE PRINCIPIO A FIN.

Paso 1: Regístrese.

Se comienza accediendo a la página web www.asana.com. En la cual se deberá de registrarte

en la página, en la parte inferior de la pantalla, utiliza tu cuenta de Google o crea una cuenta
de correo para tu empresa si se desea.

Una vez registrado, en la parte superior derecha de la página, aparecerá un botón con el cual
se iniciara sesión, este se encontrara de color azul con la palabra “Log In” (Iniciar Sesión) como
en la siguiente ilustración.

Figura 1.- Registro de Asana

Una vez iniciada la sesión, en el cuerpo central de la interfaz se podrá visualizar todo lo que
podrás comenzar a hacer, los proyectos que vayas a emprender, organizar el equipo que
formarás, las tareas a asignar, la agenda de trabajo o Calendario, los parámetros o criterios de
trabajo y los miembros del equipo que efectuarán dichas tareas, en los proyectos que te
propongas llevar a cabo.
Al inscribirte en una nueva cuenta Asana, se creará automáticamente una Organización para ti.
Siéntete libre de crear un área de trabajo Asana.

Paso 2: Conociendo la interfaz de Asana.

La interfaz se compone de una línea principal donde se identifica de izquierda a derecha: el

nombre en azul la plataforma Asana, un botón verde que funciona como un Menú Rápido
(Quick Tab) para agregar las actividades principales del interfaz, un menú de tareas (MY
TASKS); un menú de la bandeja de entrada (MY INBOX); una barra de búsqueda, de la cual se
despliega un pequeño menú como el que verá a continuación:

Barra de Búsqueda

Figura 2.- Barra de Búsqueda

En esta sección de la búsqueda avanzada, hallamos una plantilla donde puedes indicar los
parámetros de búsqueda más específicos:

Buscar en:
All: Todos los elementos
Tasks: Sólo los tasks
Conversations: Sólo Las Conversaciones
Contains the words: Que contenga las palabras.
Assigned to: Asignado a… (Miembro del equipo)
In projects and sections: En los proyectos o secciones.
Tagged with all of: Etiquetado con todo.
Attachments: Anexos (elegir Only (solamente con anexos)
Any (cualquiera que tenga anexos)
Elegir actividades que estén Completed (Completadas)
Incompleted (Incompletas) o Any (indistintamente si está
completada o no)
Due Within the Next (con fecha tope para el próximo)
Elegir fecha o colocar cuántos días.
Followed by: Seguido por (miembro del equipo)
Search by Another Field: Buscar por otro campo (elegir
cuál campo)

Search: Iniciar la búsqueda

Figura 3.- Menú de la barra de Búsqueda

Y finalmente el campo de ajustes; al desplegarlo, aparecerá así:

 En el área de Ajustes (Settings)

Aparecerá el nombre del dueño del trabajo o la empresa

en la que estás iniciado en la plataforma.

Al pulsar en el área dispuesta para la foto, se desplegará

un menú de ajustes que te permite elegir trabajar en la
sección de la empresa (que es en la que inicia por
defecto), o en la sección de Tareas Personales (Personal
Tasks).

Figura 4.- Upgrade

Seguidamente, se encuentra el botón violeta llamado Upgrade (Actualización); al pulsarlo, nos

informa acerca del estado de nuestra cuenta de finanzas ante Asana, los planes disponibles y
costos de los servicios.

A continuación puedes hacer ajustes del área de trabajo de la empresa en el menú (Nombre de
la empresa) Settings tales como cambio del nombre, miembros del equipo y puedes activar un
programa de “time-traking” para llevar un seguimiento del tiempo de las tareas y proyectos
asignados a los miembros del equipo (opcional). Puedes hacer ajustes de tu plataforma en My
profile settings (Mi configuración de perfil); allí tendras esta plantilla:

Figura 5.- Account Settings

Luego, se divide en tres paneles:

 Figura 6.- División de paneles

Panel Central:
Es el cuerpo central del interfaz; es allí donde se despliegan todas las actividades que activas
en el Panel Izquierdo. Para ilustrar: si abriste en el Panel Izquierdo algún proyecto (PROJECTS
+), te aparecerán los elementos y detalles del proyecto de esta forma (colocamos
Textualmente en ese campo “Nombre del Proyecto” para hacer más evidente dónde
aparecerá):

Figura 7.- Panel Central

Una vez dentro del campo del Proyecto, verás pestañas desplegables al toque de un click que
muestran los Listados de las tareas, El Calendario de actividades, Documentos anexados, las
vistas disponibles para las tareas por hacer y todo lo programado alrededor de las tareas.
En parte inferior del panel dispones de videos tutoriales que permiten conocer mejor esta
magnífica plataforma.

Panel Derecho:
Inicialmente contiene los detalles del ítem seleccionado en el Panel Central, bien sean las
tareas o la bandeja de entrada de las conversaciones y archivos anexados.

Paso 3: Crea tu primer proyecto.

Cliquea en PROYECTS + (en el símbolo “más”, como lo señala el ejemplo de la próxima lámina)
en el Panel Izquierdo bajo el nombre del equipo o espacio de trabajo. Escribe un nombre para
el proyecto.

Luego Cliquea en el Panel Central para agregar las tareas que vas a incorporar a fin de
desarrollar el nuevo proyecto; una vez allí, para darle nombre a la tarea, puedes darle a la
Tecla (Tabulación) y se desplegará el Panel Derecho; a continuación podrás asignar los otros
detalles de la tarea: por ejemplo, quiénes serán los miembros del equipo que se inviten al
proyecto. A continuación, Cliquea en el icono + en el campo de Proyectos e introduce el
nombre del nuevo proyecto y pulsa (Enter). Para ver el proyecto en el Panel Central y añadir
tareas adicionales, simplemente Cliquea en el nombre del proyecto; veamos un ejemplo de un
proyecto ya en marcha en la siguiente lámina:
 Figura 8.- Creando el primer proyecto

Ahora veamos cómo se inicia un proyecto con un ejemplo llamado “Primer proyecto” los
campos que se generan en Asana al iniciarlo se verán como en la siguiente lámina:

Figura 9.- Asana Iniciando

1: En el Panel Izquierdo bajo el campo de proyectos (PROYECTS +), aparece el nombre Primer
Proyecto (ese mismo nombre se despliega en el Panel Central en la Primera Línea)

2: En el Panel Central, el campo de las tareas, se ha creado la Tarea llamada “Creo la primera
tarea aquí”.

3: Tanto en la lista de tareas en el Panel Central como en el Panel Derecho en su lado derecho
aparecerá la fecha tope del proyecto (Proyect Due Date). Si el proyecto no tiene fecha de
entrega, aparecerá la pregunta junto al icono del calendario: When is this project due? (¿Cuál
es la fecha tope de entrega del proyecto?)

Al pulsar la Tecla (Tabulación), se despliega el Panel Derecho, donde verás también:

4: El dueño del proyecto; hasta que no se coloque ese nombre, aparecerá la pregunta: Who is
the proyect owner? (¿Quién es el dueño del proyecto?), junto al icono de persona.

5: Descripción del proyecto, el ejemplo muestra la pregunta que surge en este campo.

6: Status: en el campo de conversaciones del ejemplo explica cómo puede usarse el campo
donde se van generando las conversaciones del equipo involucrado en el proyecto.

Paso 4: Cómo invitar a otros a ser miembros de tu equipo.

Para formar tu equipo de trabajo, debes invitarlos a formen parte de él en tu(s) proyecto(s). El
proceso es muy simple:
En el Panel Izquierdo aparece un símbolo de grupo de personas, sobre el “Nombre del
proyecto; al pulsar el icono de grupo de personas, ingresas el correo electrónico del que
deseas invitar a tu equipo de trabajo; si ingresaste con la página web de tu empresa, todos los
que tengan correo en ella pueden formar parte de tu equipo. Asana confirma el correo y envía
una invitación a esa persona a ser parte de tu equipo. Los miembros (Members) aparecerán en
forma de icono con colores distintos para cada uno y con las primeras dos letras de su correo,
de esta forma:

Figura 10.- Asana Íconos

También tienes la opción de agregarlos simplemente con pulsar el botón + del menú central
superior; al pulsarlo te desplegará el Menú Rápido, como verás a continuación:

Figura 11.- Asana task

Al tener un equipo de trabajo (Team). Tú, como principal miembro del equipo (Teammate),
decides cómo y en qué parte del proyecto participarán los miembros que has invitado; a su
vez, los otros miembros del equipo, pueden ver, editar o borrar proyectos dentro del equipo,
así como agregar o remover otros miembros del equipo. Pueden ser seguidores (Followers) de
una tarea; observando su desarrollo en los archivos anexados o comentarios agregados por los
miembros envueltos en dicha tarea.

Paso 5: Crea tu Primera Tarea del Proyecto.

Como vimos en el ejemplo del “Primer Proyecto”, en el Panel Central de la interfaz estaba
creada una primera tarea llamada “Creo la primera tarea aquí”.
Crear una nueva tarea envuelve colocarle un nombre que resuma el objetivo de éste, como se
explicara en el siguiente ejemplo; también debes pensar en cuánto tiempo esperas que se
efectúe esa tarea y quién la llevará a cabo. A su vez, cada tarea podrá generar Sub-Tareas.
Desde el Panel Central se pueden generar las tareas; una vez creadas, se despliega el Panel
Derecho. Este contiene un Menú Superior, como podrás ver en la siguiente ilustración:

Figura 12.- Asana tareas

Como podrás observar en el Menú Superior del Panel Derecho para tareas y sub-tareas,
dispones de las siguientes opciones:

Asignar responsables de las tareas actuales (New Tasks) y las tareas siguientes (Upcoming)

Agregar sub-tareas
Anexar archivos

Manifestar el respaldo que se le darás a la Tarea o Sub-Tarea (al pulsarlo, aparecerá el corazón
rojo)
Y finalmente, un icono desplegable al toque de un click , el cual contiene un menú que te
permite hacer inicialmente 7 maniobras en esta área (las iremos describiendo en el mismo
orden en que aparecen desplegadas en el menú):

Figura 13.- Asana Primera Sub Tarea

Add to Proyect: agregas una tarea al proyecto y puedes agregarlo a otros proyectos.

Delete Task: elimina la tarea que tienes desplegada (si lo haces y deseas recuperarla, en el
Panel Izquierdo en Deleted Tasks puedes hacerlo, dependiendo de la accesibilidad que tengas
como miembro del equipo; esa accesibilidad la otorga el dueño del proyecto)

Make a Copy: Al cliquear esta opción, se despliega un sub-menú.

Convertí to a Proyect: Esta opción permite convertir una Tarea en un Proyecto; y puedes elegir
incluir traer al nuevo proyecto en esa conversión entre 3 elementos de la tarea.

Figura 14.- Asana Convert task to Project

Al pulsar el botón Convert, ya tienes un nuevo proyecto. Esto hace que la Tarea sea
automáticamente cerrada del proyecto original.

Print: puedes imprimir la Tarea o Proyecto con todos los detalles. ( al tener desplegado el
menú de imprimir, puedes elegir guardarlo como un documento). Si deseas salir del menú de
imprimir, simplemente pulsas Cancelar.

Merge Duplicate Tasks: Esta opción permite que se puedan ensamblar tareas sin duplicar los
elementos de ambas; al hacerlo, elimina la tarea desde donde se originó el ensamblaje y
genera una tarea nueva.

Full Screen: Despliega en pantalla completa lo que tengas en el Panel Derecho.

Veamos cómo se genera una Tarea y al menos 1 sub-tarea.

Para añadir una nueva tarea, selecciona una línea en el Panel Central, presione (Enter) en el
teclado; comienza a escribir el nombre de la tarea y luego pulsas la Tecla (Tabulación) y en el
Panel Derecho se desplegará la plantilla para ingresar los detalles de la Tarea.

También puedes utilizar la función Quick Tab para agregar una nueva tarea ¿Cómo? Presione
(Tabulación) + Q desde cualquier parte de Asana; esta función te desplegará una plantilla que
aparecerá así:

Figura 15.- Asana Convert task

Cuando se ha creado la Tarea, en el Panel Derecho aparecerán los detalles que agregaste para
crear esa tarea.

Allí mismo también se encuentra un campo de conversaciones donde los miembros del equipo
irán informando el estado (Status) de su actividad; esta dinámica creará un “Historial de las
conversaciones” (View History) con las notas y anexos de los miembros; como la que veremos
a continuación en la siguiente lámina:

Figura 16.- Asana Convert task

En la parte inferior del Panel Derecho de cada tarea, está un campo llamado Followers
(Seguidores); en este campo eliges a quien compete hacer seguimiento a estas tareas. Los
Seguidores podrán ver las actualizaciones que se hagan en estos historiales hasta finalizar la
tarea; en el icono que encontrarás al lado izquierdo de la palabra Followers, como podrás ver
en la siguiente ilustración, es un botón que le permite al Follower (seguidor de esta tarea)
elegir no seguir siéndolo y así no recibirás más notificaciones de ella.
Paso 5: Crea tu Primera Sub-Tarea del Proyecto.
Dependiendo de lo extensa que sea la Tarea, es probable que deba dividirse en sub-Tareas;
éstas puede generarse en el Panel Derecho en el campo de la Tarea, como verás a
continuación (este ejemplo plantea que en la medida que se va desarrollando la Tarea, se
genera una actividad más específica; el miembro del equipo que ha sido invitado para
emprenderla acepta la Tarea, de modo que esta actividad se convierte en una sub-Tarea;
veámoslo en la conversación de la Tarea):
 Figura 17.- Asana Tareas

¿Cómo genero una sub-tarea? En el Menú Superior del Panel Derecho de la Tarea, en el icono
al lado derecho de la Agenda, como puedes notarlo en el círculo de la siguiente ilustración:

Figura 18.- Generación de sub tarea

Al pulsarlo, se genera una línea de edición de Texto debajo del campo de la Tarea, tal como en
la siguiente lámina:

Figura 19.- Sub tarea

Para agregar los detalles de esa sub-tarea, debes pulsar el globito de conversación ubicado a la
derecha del nombre de la sub-tarea creada; al cliquearlo, coloca el campo de la Tarea en
segundo plano (o visiblemente más pequeño en el Panel Derecho), de la misma forma como la
Tarea coloca al campo de Proyecto cuando está desplegada en el Panel Derecho, y describes el
objetivo de la Sub-Tarea tal cual como lo harías en un campo de Tarea. Al igual que la Tarea,
las funciones funcionan exactamente igual para las sub-tareas.

Cuando un proyecto, una tarea o sub-tarea ha finalizado, puedes hacerlo saber a los Followers
mediante cliquear el cuadro de Visto Bueno ubicado al lado izquierdo del nombre en el Panel
Derecho, tal como verás en el símbolo de Visto Bueno en color verde dentro del círculo en la
siguiente ilustración:
 Figura 20.- Tarea convertida en proyecto

En la actualización también aparecerá reseñado el estado de tarea completada con el mismo

símbolo.

Si requieres ver el estado en conjunto del proyecto, en el Panel Central existe un panel llamado
Overview (Visión de conjunto, señalado en la lámina en el círculo). Al pulsarlo se despliega en
el Panel Derecho la siguiente información:

Figura 21.- Tarea convertida en proyecto (Primer Proyecto)

En la primera sección Description, aparece la descripción del proyecto; en la sección de

Status, muestra la actualización más reciente de las conversaciones y finalmente, en la
sección de Progress, muestra un elocuente gráfico indicando esencialmente en azul,
cuántas tareas restantes hay, y en verde cuántas tareas completadas, así como
también la fecha tope de entrega. En el icono señalado con un rectángulo en la sección
Progress, permite elegir ver el gráfico sin detalles del estado de las tareas.
También puedes ver el estado de tu proyecto en el Panel Izquierdo en la opción
Dashboard (Panel de Control). Al desplegarlo, en el campo donde aparece el proyecto
hay un vínculo que al acercar el puntero del ratón colocan en letras azules a la
pregunta What´s the status of the Project? (¿Cuál es el estado del proyecto?), donde
lo puedes ver.

Figura 21.-Asana