Computacion e Informatica PDF

SERVICIO NACIONAL DE ADIESTRAMIENTO EN TRABAJO INDUSTRIAL
TÉCNICOS Y
ADMINISTRADORES
INDUSTRIALES
FASCÍCULO DE APRENDIZAJE
COMPUTACIÓN E
INFORMÁTICA
Parte I
CÓDIGO: 89001210
Contenido
ANÁLISIS DE DATOS I.............................................................................................................. 1
FORMATO COMO TABLA .............................................................................................................. 2
Lista de datos ...................................................................................................................... 2
Estructura de una lista de datos.......................................................................................... 2
Uso de las tablas de datos .................................................................................................. 2
Ordenar datos ..................................................................................................................... 8
FILTRO DE DATOS..................................................................................................................... 14
Filtro personalizado ........................................................................................................... 16
Filtro múltiple ..................................................................................................................... 17
Quitar un Filtro................................................................................................................... 18
Utilizar estilos rápidos y crear estilos de formato de tabla ................................................ 18
HERRAMIENTAS DE DATOS ........................................................................................................ 25
Texto en columnas ............................................................................................................ 25
Quitar duplicados .............................................................................................................. 30
VALIDACIÓN DE DATOS ............................................................................................................. 32
Restringir el ingreso de datos ........................................................................................... 32
Validar con intervalo de números...................................................................................... 32
ANÁLISIS Y SI ........................................................................................................................... 37
Uso del administrador de escenarios ................................................................................ 38
Buscar Objetivo ................................................................................................................. 44
Tabla de datos................................................................................................................... 45
Tabla de datos de una variable ......................................................................................... 45
Tablas de datos de dos variables ..................................................................................... 48
CONSOLIDACIÓN DE DATOS Y REFERENCIA 3D .......................................................................... 49
Cuando consolidar datos de varias hojas ......................................................................... 49
Consolide por fórmula ....................................................................................................... 50
REFERENCIAS 3D .................................................................................................................... 55
CUESTIONARIOS ...................................................................................................................... 58
FUNCIONES FINANCIERAS .................................................................................................... 59
GENERALIDADES SOBRE EXCEL EN EL MUNDO DE LOS NEGOCIOS ............................................... 60
USO DE FUNCIONES FINANCIERAS ............................................................................................. 60
Consideraciones del índice de inflación ............................................................................ 60
Tasa nominal ..................................................................................................................... 62
Tasa efectiva (i’) ................................................................................................................ 63
Préstamo de un banco: Función PAGO ........................................................................... 64
Valor presente de la inversión/pagos futuros: Función VA ............................................... 68
Valor futuro de la inversión: Función VF ........................................................................... 70
Número de pagos de inversión: Nper ............................................................................... 73
Función TASA ................................................................................................................... 75
Tasa interna de retorno (TIR)............................................................................................ 76
DESARROLLO DE PROYECTOS CON FUNCIONES FINANCIERAS ..................................................... 78
Comprar frente a un leasing.............................................................................................. 78
Calcular la tasa interna de devolución para un flujo de liquidez no periódico .................. 82
Calcular la tasa interna de devoluciones múltiples ........................................................... 83
CUESTIONARIOS ...................................................................................................................... 84
ANÁLISIS DE DATOS II........................................................................................................... 85
HERRAMIENTAS DE ANÁLISIS ESTADÍSTICO................................................................................ 87
Tendencia lineal de ajuste perfecto automáticamente...................................................... 87
Tendencia geométrica de forma automática..................................................................... 88
Tendencia lineal o geométrica de forma manual .............................................................. 89
Agregar una línea de tendencia a un gráfico .................................................................... 90
Proyectar valores .............................................................................................................. 93
Uso de cuadros de Histogramas para el cálculo de frecuencias individuales y
acumulativas ..................................................................................................................... 96
DEFINICIÓN Y RESOLUCIÓN DE PROBLEMAS CON SOLVER ......................................................... 101
Generalidades sobre Solver............................................................................................ 101
Carga del programa de complemento Solver ................................................................. 101
Cómo configura Solver .................................................................................................... 104
Modificación de forma de búsqueda de soluciones en Solver ........................................ 105
Desarrollo de casos tipo utilizando Solver ...................................................................... 106
CUESTIONARIOS .................................................................................................................... 108
FORMULARIOS ...................................................................................................................... 109
ACTIVACIÓN DE LA FICHA PROGRAMADOR ................................................................................ 110
DISEÑO DE FORMULARIOS ...................................................................................................... 111
Mostrar y ocultar elementos ............................................................................................ 111
Trabajando con Controles ............................................................................................... 112
Uso de los controles de formulario.................................................................................. 113
CUESTIONARIOS .................................................................................................................... 129
MACROS ................................................................................................................................. 130
MACROS................................................................................................................................ 131
Definición......................................................................................................................... 131
Editor de Visual Basic ..................................................................................................... 131
Para que se utilizan las Macros ...................................................................................... 132
Macros VBA con Excel .................................................................................................... 133
Ventajas........................................................................................................................... 133
SEGURIDAD DE MACROS ........................................................................................................ 134
Los Macrovirus ................................................................................................................ 134
Ayudar a proteger archivos de virus en macros ............................................................. 135
Firmas digitales ............................................................................................................... 136
Lista de editores de confianza ........................................................................................ 137
Advertencias acerca de plantillas y complementos instalados ....................................... 137
GRABAR UNA NUEVA MACRO .................................................................................................. 138
EDITAR UNA MACRO UTILIZANDO VISUAL BASIC ....................................................................... 140
ELIMINAR MACROS ................................................................................................................. 141
REFERENCIAS RELATIVAS....................................................................................................... 141
Diferencia entre celda relativa y absoluta ....................................................................... 142
USO DE MACROS EN FORMULARIOS ........................................................................................ 142
PLANTILLAS CON FORMULARIOS Y MACROS ............................................................................. 148
Crear Plantillas personalizadas ....................................................................................... 150
Utilizar Plantillas personalizadas..................................................................................... 151
DESARROLLO DE PROYECTOS CON MACRO Y FORMULARIOS..................................................... 151
CUESTIONARIOS .................................................................................................................... 158
PROGRAMACIÓN CON VBA ................................................................................................. 159
INTRODUCCIÓN AL VISUAL BASIC ............................................................................................ 160
FUNDAMENTOS DE PROGRAMACIÓN VBA ................................................................................ 162
Estructura Secuencial. .................................................................................................... 162
Estructura Condicional. ................................................................................................... 163
Sentencia selección-caso................................................................................................ 165
Estructura Repetitiva. ...................................................................................................... 167
LA VENTANA DEL EDITOR DE VISUAL BASIC .............................................................................. 170
Terminología de Visual Basic.......................................................................................... 171
Programación por eventos .............................................................................................. 172
Convenciones para los nombres de los objetos ............................................................. 172
Formularios ..................................................................................................................... 173
Editando Código .............................................................................................................. 174
CREACIÓN Y USO DE PROCEDIMIENTOS ................................................................................... 175
Procedimientos................................................................................................................ 175
Procedimientos de Evento .............................................................................................. 175
Procedimientos Generales .............................................................................................. 176
Procedimientos Sub ........................................................................................................ 176
Procedimientos Function ................................................................................................. 177
Ámbito de las variables. .................................................................................................. 177
Formas de declaración de variables en un proyecto VB. ............................................... 178
Sentencia Dim ................................................................................................................. 178
Sentencia PRIVATE ........................................................................................................ 178
Sentencia PUBLIC .......................................................................................................... 178
Sentencia GLOBAL ......................................................................................................... 178
Sentencia STATIC........................................................................................................... 178
Resumen de declaración de variables ............................................................................ 179
Forma de conocer el tipo de una variable. Función TypeName ..................................... 179
OBJETOS PROPIEDADES, MÉTODOS Y EVENTOS ....................................................................... 180
Control Etiqueta (Label) .................................................................................................. 180
Control Cuadro de Texto (Textbox)................................................................................. 181
Control Botón de Comando (Commandbutton) .............................................................. 181
Estableciendo Propiedades ............................................................................................ 182
DEFINICIÓN DE VARIABLES, TIPOS DE DATOS Y CONSTANTES .................................................... 183
Option Explicit .................................................................................................................. 183
Tipos de Variables........................................................................................................... 183
Declaración de variables ................................................................................................. 184
Tipos de variables ........................................................................................................... 184
a. Variables Alfanuméricas.............................................................................................. 185
b. Variable Numéricas ..................................................................................................... 185
c. Variable Date ............................................................................................................... 186
d. Variable Boolean ......................................................................................................... 186
Constantes ...................................................................................................................... 186
Operadores ..................................................................................................................... 187
CONSTRUCCIONES: IF – THEN, SELECT CASE ......................................................................... 188
Condicional simple. If .. then ........................................................................................... 188
Condicional doble If...Then...Else ................................................................................... 189
Condicional múltiple Select Case.................................................................................... 190
BUCLES FOR … NEXT, W HILE .. DO ........................................................................................ 192
Do...Loop ......................................................................................................................... 193
For...Next......................................................................................................................... 194
For Each...Next ............................................................................................................... 194
TRABAJAR CON RANGOS DE CELDA ......................................................................................... 196
Utilizando la notación A1 ................................................................................................. 196
Hacer referencia a celdas utilizando números de índice ................................................ 196
Hacer referencia a filas y columnas ................................................................................ 197
Hacer referencia a celdas utilizando una notación abreviada ........................................ 198
Hacer referencia a rangos con nombre........................................................................... 198
Hacer referencia a un rango con nombre ....................................................................... 198
Ejecutar un bucle en las celdas de un rango con nombre .............................................. 199
Hacer referencia a celdas en relación con otras celdas ................................................. 200
Hacer referencia a celdas usando un objeto Range ....................................................... 200
Hacer referencia a todas las celdas de la hoja de cálculo .............................................. 201
Hacer referencia a varios rangos .................................................................................... 201
Usar la propiedad Range ................................................................................................ 201
Usar el método Union...................................................................................................... 201
Usar la propiedad Areas.................................................................................................. 202
Bucles en un rango de celdas ......................................................................................... 202
Seleccionar y activar celdas............................................................................................ 203
Usar el método Select y la propiedad Selection ............................................................. 204
Seleccionar celdas en la hoja de cálculo activa .............................................................. 204
Activar una celda en una selección................................................................................. 205
Trabajar con rangos 3D................................................................................................... 205
Trabajar con la celda activa ............................................................................................ 206
Mover la celda activa....................................................................................................... 206
Seleccionar las celdas que rodean la celda activa ......................................................... 207
TRABAJO CON LIBROS Y HOJAS ............................................................................................... 207
Hacer referencia a hojas por número de índice .............................................................. 207
Hacer referencia a hojas por su nombre ......................................................................... 207
AÑADIR MÓDULOS VBA .......................................................................................................... 208
TRABAJAR CON USERFORMS .................................................................................................. 208
USO DE CONTROLES DE FORMULARIO...................................................................................... 209
Control Marco (Frame) .................................................................................................... 209
Control Casilla de Verificación (CheckBox) .................................................................... 209
Control Botón de Opción (OptionButton) ........................................................................ 210
Control Cuadro de Lista (ListBox) ................................................................................... 211
Control Cuadro Combinado (ComboBox) ....................................................................... 212
FUNCIONES VBA INPUTBOX, MSGBOX ................................................................................... 215
Función MsgBox() ........................................................................................................... 215
Función InpuBox() ........................................................................................................... 215
METODO GETOPENFILENAME , GETSAVEASFILENAME ............................................................ 215
Función GetOpenfilename () ........................................................................................... 215
Función GetSaveAsFileName ......................................................................................... 217
CREAR Y ABRIR LIBRO ............................................................................................................ 217
Crear un libro nuevo ........................................................................................................ 217
CUESTIONARIOS .................................................................................................................... 218
EJERCICIOS UTILIZANDO MACRO, FORMULARIO Y VBA ............................................................ 219
FUNCIONES PERSONALIZADAS ......................................................................................... 230
USO DE MÓDULOS PARA FUNCIONES ....................................................................................... 231
Ventajas........................................................................................................................... 231
Características ................................................................................................................ 231
USO DE ARGUMENTOS EN LAS FUNCIONES ............................................................................... 232
EJECUTAR UNA FUNCIÓN ........................................................................................................ 233
Recursividad.................................................................................................................... 234
CONTROLES ACTIVE X ........................................................................................................... 235
CUESTIONARIOS .................................................................................................................... 246
Capítulo
Análisis de Datos I
En este capítulo trataremos:
 Herramientas de datos
 Consolidación y referencias 3D
¿Qué se necesita para ser el mejor?

Concentración. Disciplina. Una ilusión.
F. Griffith
Medalla de oro olímpica
SENATI-Computación e Informática 1
Microsoft Office Excel 2007
Formato como tabla

Excel es primariamente una hoja de cálculo, pero además de ello tiene capacidad para
analizar tablas de datos, tales como stock, clientes, planillas, monitorear cuentas y
ventas.
La combinación de una serie de funciones hace al Excel una excelente herramienta de
análisis para negocios y administración de sistemas.
Excel usa el término Lista para referirse a información almacenada en filas y columnas,
si usted está familiarizado con versiones anteriores de Excel, entonces es probable que
este más familiarizado con el término Base de Datos.
Lista de datos
 Una lista de datos es un conjunto de registro formado por filas y columnas.
 Las filas representan los registros de datos
 Las columnas representan los campos de datos
Estructura de una lista de datos
Campo1 Campo2 Campo3 Campo4 Campo5
Registros
Uso de las tablas de datos

Una vez que se han ingresado los nombres de los campos y la fila de datos iníciales
a su lista, podemos usar cualquiera de los siguientes métodos para ingresar datos:
Uso de ingreso automático de datos usando la ficha de datos
Ingresar los datos directamente en la hoja dentro de las celdas vacías
2 SENATI-Computación e Informática
Paso a Paso: Agregar el comando formulario a la barra de herramientas
de acceso rápido
1. Hacer clic en el botón Botón Office
2. Hacer clic en el botón , se presenta el cuadro de diálogo

“Opciones Excel”.
Hacer clic en la
opción Personalizar
3. Se presenta el cuadro de diálogo “Personalizar la barra de herramientas de

acceso rápido”.
Seleccionar “Todos los

comandos”
Seleccionar
“Formulario …”
4. Hacer clic en el botón Aceptar para terminar
Paso a Paso: Agregar datos

1. Abrir el archivo “1 BD Pedidos”
2. Adicionaremos registros a la base de datos de pedidos, la cual mostramos a
continuación.
s de I
3. Seleccionar al celda A2
4. Hacer clic en el botón Formulario
5. Se presenta la ficha formulario mostrando los registros de la base de datos “1

BD Pedidos”
6. Para adicionar registros hacer clic en el botón

7. Se presenta un formulario en blanco, ingrese el siguiente registro
8. Hacer clic en el botón para terminar
Paso a Paso: Eliminar datos

2. Eliminaremos el registro de pedido realizado por el cliente SoftPlus
3. Seleccionar al celda A2
4. Hacer clic en el botón Formulario
5. Se presenta la ficha formulario mostrando los registros de la base de datos “1

BD Pedidos”
s de datos II
6. Primero localizaremos el registro, para ello hacer clic en el botón
Ingrese “SoftPlus”,
nombre del cliente a
localizar
Hacer clic en el botón

“Buscar siguiente”
7. Se mostrará el registro de pedido de la empresa SoftPlus
8. Hacer clic en el botón , Excel preguntará si desea eliminar

permanentemente este registro.
9. Hacer clic en el botón
Ordenar datos
La ordenación de los registros nos permite ver y comprender mejor los datos, así como a
organizarlos y encontrarlos más fácilmente y a tomar decisiones más eficaces.
Se puede ordenar los registros por: Texto, números, fechas u horas, color de celda, color
de fuente o icono, por una lista personalizada, filas, por más de una columna o fila,
ordenar una columna en un rango de celdas sin afectar a las demás.
Paso a Paso: Ordenar por un campo texto

2. Ordenaremos por el campo de datos “Cliente” alfabéticamente en orden

ascendente
3. Hacer clic en la celda A2
4. Hacer Clic en la ficha , desplace su visión al grupo Ordenar y filtrar

“Ordenar de A a Z”
5. Se mostrarán sus registros ordenados por el campo cliente
s de datos II
I
Paso a Paso: Ordenar por un campo texto distinguiendo las mayúsculas

de las minúsculas
2. Ordenaremos por el campo de datos “NombreProducto” alfabéticamente en

orden ascendente
4. Hacer clic en la ficha , desplace su visión al grupo Ordenar y filtrar
Hacer clic en
el botón
“Ordenar”
5. Se muestra el siguiente cuadro de diálogo
6. Hacer clic en el botón .

7. Del cuadro de diálogo presentado activar
la casilla de verificación “Distinguir
mayúsculas de minúscula”
8. Hacer clic en el botón para continuar. Se mostrará el cuadro de

diálogo ordenar
Seleccionar columna
“NombreProducto”
9. Hacer clic en el botón para terminar. Se mostrarán los registros

ordenados por el campo NombreProducto, distinguiendo las mayúsculas de las
minúsculas.
Paso a Paso: Ordenar por un campo numérico

2. Ordenaremos por el campo de datos “Cantidad” en orden descendente

s de datos II

“Ordenar”
5. Se presenta el siguiente cuadro de diálogo
Hacer clic para Seleccionar como

seleccionar la criterio de ordenación
columna “Cantidad” “De mayor a menor”
6. Hacer clic en el botón para terminar, se mostrarán los

registros ordenados por el campo cantidad
Paso a Paso: Ordenar por fecha u hora

2. Ordenaremos por el campo de datos “Fecha Pedido” en orden descendente


“Ordenar”
Seleccionar la Seleccione su criterio

columna de ordenación
“FechaPedido”
6. Para terminar hacer clic en el botón se muestran los registros

ordenados por fecha de pedido
Ordenar por color de celda, color de fuente o icono

Si ha aplicado formato manual o condicionalmente a un rango de celdas o a
una columna de tabla, por color de celda o color de fuente, también puede
ordenar por estos colores. Además, puede ordenar por un conjunto de iconos
creado mediante un formato condicional.
s de datos II
Paso a Paso: Ordenar por más de una columna

2. Ordenaremos por el campo: cliente, fechapedido, nombreproducto en orden

descendente

“Ordenar”
Seleccionar columna “Cliente” como

primer criterio de ordenación
Seleccionar columna
Seleccionar columna “FechaPedido” como segundo
“NombreProducto” como tercer criterio de ordenación
criterio de ordenación
6. Hacer clic en el botón para terminar. Se muestran los registros

ordenados por cliente, fechapedido, nombreproducto en orden descendente.
Filtro de datos
El filtrado de datos constituye un método fácil y rápido para encontrar subconjuntos de
datos en una lista y trabajar con ellos.
Cuando se filtra una lista sólo visualizará las filas que cumplen un conjunto de
condiciones de búsqueda llamado criterios.
A diferencia de la ordenación, la filtración no reorganiza las listas. La filtración oculta
provisionalmente las filas que no desea mostrar.
Cuando Excel filtra las filas, la hoja de cálculo se coloca en el modo de filtración. En
este modo se podrá editar, dar formato, efectuar representaciones gráficas e imprimir la
lista de subconjuntos sin tener que reorganizarla o moverla.
Paso a Paso: Aplicar Autofiltros

1. Abrir el archivo “FILTROS”
2. Utilice la siguiente lista de datos para filtrar registros por sección.
3. Ubicarse en la celda A5.
4. Hacer clic en la ficha ,botón

5. Ahora simplemente con hacer clic en la lista desplegable podrá filtrar los
registros de datos según sus requerimientos.
s de datos II
6. Hacer clic en el autofiltro grado y desactive las casillas del 2do. Al 6to. Grado,
de tal forma que sólo se muestre alumnos del 1er. Grado.
Desactive las
casillas del 2do.
Al 6to. grado
7. Los registros filtrados se muestran como en la gráfica.
Filtro personalizado
Se utiliza para especificar condiciones utilizando operadores booleanos.
Paso a Paso: Filtros personalizados

1. Abrir el archivo “FILTROS” o diseñar la hoja de cálculo
Utilice la siguiente lista de datos para filtrar registros donde el monto de la
pensión está entre: 200 y 350.
a. Ubicarse en la celda A5.

b. Hacer clic en la ficha , botón , ,
c. De la lista de opciones presentadas elegir

La opción: Mayor o igual a…
Se presenta el siguiente cuadro de diálogo
2. Ingrese los valores según se muestra en la gráfica, para que sólo se muestre los
alumnos que pagan una pensión que está entre 200 y 350 nuevos soles.
3. Hacer clic en el botón para aplicar el filtro.
s de datos II
Pensiones de alumnos
con valor entre 200 y 350.
Filtro múltiple
Se utiliza para especificar múltiples condiciones
Paso a Paso: Filtros múltiple

1. Abrir el archivo “FILTROS”
Utilice la siguiente lista de datos para filtrar registros donde:
Procedencia: CIV
Nivel: P
Grado: 1
2. Ubicarse en la celda A5.
3. Hacer clic en la ficha , botón

4. De la lista de opciones presentadas elegir
Procedencia: CIV
Nivel: P
Grado: 1
Hacer clic y dejar sólo activado la

casilla de verificación 1
casilla de verificación P

casilla de verificación CIV
Quitar un Filtro
Para mostrar en su tabla todos los registros, debe quitar los filtros aplicados.
Paso a Paso: Quitar filtros
Hacer clic en la ficha , botón
Utilizar estilos rápidos y crear estilos de formato de tabla

Microsoft Office Excel proporciona un gran número de estilos de tabla (o estilos
rápidos) predefinidos que puede utilizar para dar formato rápidamente a una tabla. Si los
estilos de la tabla predefinida no satisfacen sus necesidades, puede crear y aplicar un
estilo de tabla personalizado. Aunque sólo se pueden eliminar los estilos de tabla
personalizados, puede quitar cualquier estilo de tabla para que ya no se aplique a los
datos.
Paso a Paso: Utilizar estilos rápidos de tabla

1. Abrir el archivo “1BD pedidos”. Se muestra la siguiente hoja de cálculo
s de datos II
3. Hacer clic en la ficha
4. Del grupo Estilos seleccionar el comando “Dar formato como tabla”
5. Se presenta un conjunto de estilos prediseñados, categorizados en: Claro,

medio, oscuro.
Seleccionar uno
de los estilos
mostrados
6. Luego de elegir un estilo se presenta un cuadro de diálogo
7. Verifique que el rango seleccionado es el correcto, active la casilla de

verificación “La tabla tiene encabezados”.
8. Finalmente hacer clic en el botón se muestra la tabla con formato
Paso a Paso: Crear estilos de formato de tabla


s de datos II
5. Se presenta un conjunto de estilos prediseñados, categorizados en: Claro,

medio, oscuro y al final se presentan dos botones de comando que mostramos
a continuación.
Hacer clic en el
botón “Nuevo
estilo de tabla …”
6. Se muestra el cuadro de diálogo Nuevo estilo rápido de tabla
Escriba la palabra “Pedidos”

como nombre de estilo
Aplique los formatos a cada

uno de los elementos de la
tabla
Hacer clic en el
botón “Formato”
7. Se presenta el cuadro de diálogo formato de celda
Elegir donde
Hacer clic en la aplicará los
ficha “Bordes” bordes
Elegir el estilo
de línea
Elegir color
Hacer clic para

cambiar a la ficha
“Relleno”
Elegir color de
fondo
Elegir efecto de
relleno
8. Para terminar hacer clic en el botón
s de datos II
Paso a Paso: Modificar estilo rápido de la tabla de datos


5. Del grupo de opciones “Personalizada” hacer clic derecho sobre la que desea
modificar
Hacer clic derecho
6. Del grupo de opciones presentadas elegir “Modificar”
Hacer clic sobre la

opción “Modificar”
7. Realizar los cambios necesarios
Elegir “Primera
franja de fila”
Hacer clic sobre la

opción “Formato”
8. Del cuadro de diálogo “Formato de celdas”, elegir la ficha “Relleno”
Seleccionar
color de fondo
s de datos II
9. Hacer clic en el botón , para terminar y veamos cómo

queda la tabla. Se muestra con colores intercalados entre fila y fila
10. Repita el procedimiento para modificar cada uno de los elementos de la tabla
Seleccione una de estas

opciones, luego hacer clic en
el botón para
modificar cada uno de los
elementos de la tabla
Herramientas de datos
Excel presenta un conjunto de herramientas de datos entre las cuales tenemos: Texto en
columnas, validación de datos, análisis Y si. Las cuales describiremos a continuación.
Texto en columnas
Si copia datos de otro programa y lo pegarlo en Microsoft Excel, Excel puede
comprimir varias columnas de datos a una sola columna. Puede utilizar el comando de
texto en columnas para colocar cada una de las columnas de datos en una celda
(Columna independiente)
Dividir el contenido en función de un delimitador

Utilice este método si los nombres tienen un formato delimitado, como "Nombre
Apellido" (donde el espacio entre Nombre y Apellido es el delimitador) o
"Apellido, Nombre" (donde la coma es el delimitador).
Paso a Paso: Convertir texto en columnas separado por comas

1. Abrir el archivo “Texto en columnas”. Se muestra la siguiente hoja de cálculo
2. Seleccione el bloque de celdas A1:A4. Hacer clic en la ficha y

visualizar el grupo herramienta de datos.
Hacer clic sobre la

herramienta “Texto en
columnas”
3. Se presenta el asistente para convertir texto en columnas
Debido a que el
texto se separa
con comas, elegir
la opción
“Delimitados”

5. En el siguiente cuadro de diálogo se preguntará que separador utilizará entre los
siguientes: Tabulación, punto y coma, coma, espacio, otro.
Elegir la opción “coma”
s de datos II
Elegir coma
como separador
Elegir
“Texto”
Celda a partir de donde

se colocaran los datos
7. Hacer clic en el botón para terminar, su hoja queda como se

muestra a continuación
El texto de dividió en dos

columnas, una para el
nombre y la otra para el
apellido. Se utilizo como
delimitador de división la
coma.
8. Grabar el archivo con el nombre “Texto en columnas dividido 1”
Paso a Paso: Convertir texto en columnas separado por espacios

1. Abrir el archivo “Texto en columnas”. Se muestra la siguiente hoja de cálculo
2. Seleccione el bloque de celdas A1:A4. Hacer clic en la ficha y

visualizar el grupo herramienta de datos.
Hacer clic sobre la

herramienta “Texto
en columnas”
3. Se presenta el asistente para convertir texto en columnas
Debido a que el
texto se separa con
comas, elegir la
opción
“Delimitados”
s de datos II

5. En el siguiente cuadro de diálogo se preguntará que separador utilizará entre los
siguientes: Tabulación, punto y coma, coma, espacio, otro.
Elegir la opción “Espacio”
Elegir “Espacio”
como separador
Elegir
“Texto”
Celda a partir de
donde se colocaran
los datos
7. Hacer clic en el botón para terminar, su hoja queda como se

muestra a continuación
El texto de dividió en seis columnas
8. Grabar el archivo con el nombre “Texto en columnas dividido 2”
Quitar duplicados
Es posible eliminar valores duplicados de una lista utilizando la herramienta quitar
duplicados.
Paso a Paso: Quitar duplicados

1. Abrir el archivo “1 Quitar duplicados”. Se muestra la siguiente hoja de
cálculo
2. Ordenar la lista por el campo que desea eliminar los datos duplicados
Hacer clic en
el botón
Ordenar
s de datos II
4. Se presenta el cuadro de diálogo ordenar
Hacer clic para seleccionar Hacer clic para activar la

Nombre como columna a casilla indicando que si
ordenar contamos con
encabezados
5. Hacer clic en el botón “Aceptar” para terminar con la ordenación

“Quitar duplicados
7. Se presenta el cuadro de diálogo “Quitar duplicados”
Hacer clic para activar

la casilla “Mis datos
tienen encabezados”
Hacer clic para indicar que
se eliminan duplicados de
la columna “Nombre”
8. Hacer clic en el botón para terminar. Excel envía un mensaje

que indica que se eliminaron 4 valores duplicados
9. Su tabla queda como se muestra a continuación.
Validación de datos
Si desea asegurarse de que se introducen los datos correctos en una hoja de cálculo,
puede especificar qué datos son válidos para cada celda o cada rango de celdas. Puede
restringir los datos a un tipo determinado (como números enteros, números decimales o
texto) y definir límites en las entradas válidas. Puede especificar una lista de entradas
válidas o limitar el número de caracteres en las entradas.
Restringir el ingreso de datos

Cuando quiera validar una celda o un conjunto de celdas tendrá que establecer un
criterio para la validación de datos, especificar un mensaje de entrada de datos con este
podrá indicar que tipo de datos se podrá ingresar y un mensaje de error, para indicar al
usuario que cometió un error de ingreso de datos.
Validar con intervalo de números
Se puede restringir el ingreso de datos a las celdas, de tal forma que solamente acepte
como datos un intervalo numérico.
Paso a Paso: Validar intervalo numérico

1. Abrir el archivo “1 Validar datos”
s de datos II
2. Seleccionar las celdas C4:C13 para agregarle una restricción, que acepte sólo
como datos los números: 1 hasta 120.
3. Elegir la ficha ,
Hacer clic en la
ficha
“Configuración”
Elegir “Números
enteros”
Elegir “Entre”
Ingresar “1” como mínimo y
“120” como máximo.
a. Seleccionar la opción Permitir: “Número entero”

b. Datos: Entre
c. Mínimo: 1 Máximo: 120
4. Cambiar a la pestaña Mensaje de entrada, para definir un mensaje que se
mostrará cuando intente ingresar un dato.
Hacer clic en la ficha

“Mensaje de entrada”
Escribir como título “Edad 1 a

120”
Escribir mensaje “Ingrese un

número entre 1 y 120”
5. Finalmente hacer un clic en el botón

Ahora a propósito ingrese valor menos a 1 o mayores a 120 y observe lo que
sucede.
Paso a Paso: Validar dato fecha

1. Abrir el archivo “1 Validar datos”
s de datos II
2. Seleccionar las celdas E4:E13 para agregarle una restricción, que acepte sólo
como datos fechas: entre 1/1/1965 hasta 1/1/1980
3. Elegir la ficha ,

configuración
Elegir “Fecha”
Elegir “Entre”
Ingresar “1/1/1965” como mínimo y
“1/1/1980” como máximo.
4. Cambiar a la pestaña Mensaje de entrada, para definir un mensaje que se

mostrará cuando intente ingresar un dato.

“Mensaje de entrada”
Escribir título “1/1/1965

a 1/1/1980”
Escribir mensaje
5. Finalmente hacer un clic en el botón
Paso a Paso: Eliminar una regla de validación

1. Seleccionar las celdas que desee eliminar la validación de datos.
2. Hacer clic en la ficha Hacer clic en la lista

“Validación de datos”

“Validación de datos …”
s de datos II
3. Del cuadro de diálogo “Validación de datos” hacer clic en el botón
Paso a Paso: Rodear con círculo datos no válidos


“Rodear con un círculo
datos no válidos”
Paso a Paso: Borrar círculos de validación


“Borrar círculos de
validación”
Análisis Y si
Permite crear escenarios para realizar predicciones. Por ejemplo, puede realizar análisis
y si para crear dos presupuestos donde en cada uno de ellos se supone un cierto grado de
ingresos. O, puede especificar un resultado que desea que genere una fórmula y, a
continuación, determinar qué conjuntos de valores generarán dicho resultado.
Excel proporciona varias herramientas diferentes para ayudar a realizar el tipo de
análisis que se ajuste a sus necesidades.
Uso del administrador de escenarios

Excel es ideal para el análisis Y-Si. Ud. Puede ingresar valores dentro de las celdas y
observar que pasa dependiendo de su contenido.
Un escenario es un conjunto de valores que Microsoft Excel guarda y puede sustituir
automáticamente en la hoja de cálculo. Puede utilizar los escenarios para prever el
resultado de un modelo de hoja de cálculo. Puede crear y guardar diferentes grupos de
valores en una hoja de cálculo y, a continuación, pasar a cualquiera de estos nuevos
escenarios para ver distintos resultados.
Componentes de un escenario
Un Modelo con Escenarios nombrados debe tener:
- Un grupo claro de uno o más valores de entrada
- Un grupo claro de uno o más valores resultantes que deberán cambiar basado
en las entradas.
Paso a Paso: Crear escenarios

1. Abrir el archivo “1 Escenarios”
2. Crear tres escenarios: Mejor Opción, Caso Optimista y el Caso Pesimista.
s de datos II

análisis Y si.
4. De las opciones presentadas elegir “Administrador de escenarios”

“Administrador de escenarios”
5. Se presenta el cuadro de diálogo “Administrador de escenarios”
Escriba “Mejor
opción”
Seleccione el bloque
de celdas B15:B18
Hacer clic en el
botón “Aceptar”
7. Del cuadro de diálogo valores del escenario especifique según la gráfica

mostrada
Valores del escenario

“Mejor opción”
8. Hacer clic en el botón para adicionar los escenarios restantes.
9. Se presenta el cuadro de diálogo “Modificar escenario”
Escriba “caso optimista”

como nombre de escenario
Escriba B15:B18 como

celdas cambiantes
Del cuadro de diálogo valores del escenario especifique según la gráfica

mostrada Hacer clic en el

“Caso optimista”
10. Hacer clic en el botón para adicionar los escenarios restantes.
s de datos II
Escriba “caso Pesimista”

como nombre de escenario
Escriba B15:B18 como

celdas cambiantes
Hacer clic en el
11. Del cuadro de diálogo valores del escenario especifique según la gráfica
mostrada

“Caso Pesimista”

13. Se presenta el cuadro de diálogo administrador de escenarios.
14. Guardar el archivo
Paso a Paso: Mostrar escenarios


análisis Y si.

5. Seleccione el escenario a mostrar, luego hacer clic en el botón
Seleccione escenario a mostrar,

luego hacer clic en el botón
Paso a Paso: Modificar un Escenario
s de datos II

análisis Y si.


5. Seleccione el escenario a modificar, luego hacer clic en el botón
6. Se presenta el cuadro de diálogo “Modificar escenario”

8. Se presenta el cuadro de diálogo “Valores dele escenario”
Escriba los nuevos valores

de su escenario
Buscar Objetivo
En el caso de que conozca el resultado deseado de una fórmula sencilla, pero no la
variable que determina el resultado, podrá utilizar la función Buscar objetivo. Al
realizar una búsqueda de objetivo, Microsoft Excel varía el valor de celda
específica hasta que una fórmula dependiente de dicha celda devuelve el resultado
deseado.
Paso a Paso: Modificar un escenarios

1. Diseñar la siguiente hoja de cálculo
En el ejemplo se muestra el calculo de pago de un préstamo en un periodo de

90 meses a una tasa de interés del 14%. Se utiliza la función =Pago
Hacer clic en el
botón análisis Y si.
3. De las opciones presentadas elegir “Buscar objetivo …”

“Buscar objetivo”
4. Se presenta el cuadro de diálogo “Buscar objetivo”

Queremos conocer cuánto de interés se debe pagar si queremos desembolsar
2200 mensual, para pagar los 50,000 del préstamo
Fórmula que
calcula el pago
mensual Valor que
queremos pagar
mensualmente
Valor a
localizar
s de datos II
5. Hacer clic en el botón , se muestra el estado de la búsqueda de

objetivo.
6. Hacer clic en el botón , para terminar
Tabla de datos
Una tabla de datos es un rango de celdas que muestra cómo afecta el cambio de
algunos valores de las fórmulas a los resultados de las mismas.
Las tablas de datos constituyen un método abreviado para calcular varias
versiones en una sola operación, así como una manera de ver y comparar los
resultados de todas las variaciones distintas en la hoja de cálculo.
Tabla de datos de una variable

Entre uno de los mejores ejemplos de análisis sensitivo, esta una tabla de datos
que calcula el pago de préstamo para diferentes tasas de interés.
La tabla de datos de ingreso simple descrita en esta sección crea un cuadro de
pagos mensuales para una serie de tasas de interés.
Paso a Paso: Tabla de datos de una variable

Escribir los datos

según se muestra
En el ejemplo se muestra el calculo de pago de un préstamo de 20,000 en un

periodo de 20 años a una tasa de interés del 25%. Se utiliza la función =Pago
2. Diseñar un cuadro que permita conocer cuánto pagaremos si la tasa de interés

varía entre 26% y 35%.
Escriba esta fórmula

=PAGO(B4/12;B5*12;B3)
Editar la tabla de tasa de

interés
3. Seleccionar el bloque de celdas A8:B18 (Tabla de interés)
Seleccionar
celdas A8:B18
s de datos II
Hacer clic en el

“Tabla de datos”
6. Se muestra el cuadro de diálogo tabla de datos

7. En el campo: Celda de entrada (Columna) escribir B4 que representa la tasa
de interés del cuadro de préstamo.
8. Hacer clic en el botón para terminar, se debe mostrar el siguiente

resultado
Montos que se deben

pagar según la tasa de
interés asociada
Tablas de datos de dos variables

Continuando con nuestro ejemplo anterior, como resolveríamos para analizar
cuanto pagaríamos, según un rango de tasas de interés y un rango de montos
prestados.
Paso a Paso: Tabla de datos de dos variable

1. Modificar su hoja como se muetsra en la gráfica
Agregar el siguiente
cuadro a su hoja
2. Seleccionar el bloque de celdas A8:G18 (Matriz: interés - monto)
Hacer clic en el

“Tabla de datos”
s de datos II
5. Se muestra el cuadro de diálogo tabla de datos
6. En el campo: Celda de entrada (Columna) escribir B4 que representa la tasa

de interés del cuadro de préstamo. En el cuadro celda de entrada (fila) escribir
b3 que representa al monto prestado.
Monto prestado
Tasa de interés
7. Hacer clic en el botón para terminar, se debe mostrar el siguiente

resultado
Montos prestados
Tasas
de
interés Monto a pagar
mensual
Consolidación de datos y Referencia 3D

Cuando consolidar datos de varias hojas
Cuando se tenga listas de datos con información semejante una de otra, pero escrita en
cuadros diferentes ya sea en la misma hoja o en hojas distintas, entonces se puede hacer
uso del menú Datos/Consolidar. Esta opción se utiliza para obtener diversos tipos de
cálculo estadístico (suma, promedio, máximo, mínimo, varianza, etc.) en base a la
información guardada en todos estos cuadros.
Si desea... Entonces…
Organizar los datos de todas las hoja de cálculo en orden Consolide por posición
y ubicación idénticos.
Organizar los datos de forma diferente en las hoja de Consolide por categorías
cálculo independientes pero utilizar los mismos rótulos
de fila y de columna para que la hoja de cálculo maestra
pueda hacer coincidir los datos.
Utilizar fórmulas con referencias de celdas o referencias Consolide por fórmula

3D a otras hojas de cálculo que esté combinando porque
no tiene una posición o categoría coherente en la que
basarse.
Consolide por fórmula

En la hoja de cálculo maestra, copie o escriba los rótulos de columna o fila que
desee para los datos de consolidación.
a. Haga clic en la celda en que desea incluir los datos de consolidación.
b. Escriba una fórmula que incluya una referencia de celda a las celdas de
origen de cada hoja de cálculo o una referencia 3D que contenga los
datos que desea consolidar. En cuanto a las referencias de celda, siga uno
de los procedimientos siguientes:
c. Si los datos que se van a consolidar están en celdas diferentes de
otras hoja de cálculo
d. Escriba una fórmula con referencias de celda a las otras hojas de cálculo,
una por cada hoja de cálculo independiente.
Por ejemplo, para consolidar datos de hojas de cálculo
denominadas Ventas (en la celda B4), HR (en la celda F5) y
Marketing (en la celda B9), en la celda A2 de la hoja de cálculo
maestra, tendría que escribir lo siguiente:
e. Para especificar una referencia de celda como Ventas3!B4 en una

fórmula sin escribir, escriba la fórmula hasta el punto en el que necesite
la referencia, haga clic en la etiqueta de la hoja de cálculo y, a
continuación, haga clic en la celda.
f. Si los datos que se van a consolidar están en las mismas celdas de
otras hojas de cálculo
s de datos II
g. Escriba una fórmula con una referencia 3D que utilice una referencia a
un rango de nombres de hojas de cálculo.
Por ejemplo, para consolidar datos en las celdas A2 desde Ventas hasta
Marketing inclusive, en la celda A2 de la hoja de cálculo maestra tendría
que escribir lo siguiente:
Paso a Paso: Consolidación de datos
1. Diseñar las siguientes 4 hojas de cálculo o abrir el archivo “CONSOLIDADO”
2. Se quiere consolidar las ventas de las sucursales de: Miraflores, Surco y San
Borja en la hoja de Totales.
3. Hacer clic en la ficha ,
4. Del cuadro de diálogo presentado realizar las siguientes acciones
Elegir la Adicionar estas tres

función Suma referencias y lic en
el botón “Agregar”.
Activar las casillas

de verificación
La casilla de verificación “Crear vínculos con los datos de origen” permiten que
la hoja de totales se actualice, cuando realice cambios en las hojas orígenes.
s de datos II
5. Finalmente hacer clic en el botón , se obtiene el siguiente

resultado. La consolidación del as ventas de las tres sucursales.
Paso a Paso: Consolidación de datos

1. Ingresar la información de acuerdo al diseño sugerido
2. Cambiar el nombre de las hojas:

Hoja1 por BAL2005
Hoja2 por BAL2006
Hoja3 por BAL2007 y
Hoja4 por CONSOLIDADO.
Seleccionar el área de valores numéricos a consolidar y asignarle los
nombres de campo: TBAL2005, TBAL2006 y TBAL2007.
3. EN la hoja CONSOLIDADO, ubicarse en la celda C6.
4. Clic en la Ficha de Herramientas Datos; Comando Consolidar del Grupo
Herramienta de datos
El sistema mostrará la siguiente ventana del Comando Consolidar
5. Seleccionar la función a realizar: Suma

6. En Referencia agregar los tres nombres de campos creados sobre los valores
a Sumar de la hojas anteriormente creadas; digitar: TBAL2005 [Agregar],
TBAL2006 [Agregar], TBAL2007 [Agregar]
7. Activar la Casilla de verificación de Crear Vínculos para que el consolidado
siempre este actualizado así se modifiquen los datos orígenes
8. Para ver el resultado, clic en Aceptar.
9. Observar que ha sucedido y comentar las dudas o sugerencias con el
instructor.
s de datos II
Paso a Paso: Consolidación por fórmula

Podemos resolver el consolidado también de la
siguiente manera; por REFERENCIA 3D.
1. Crear una nueva hoja e ingresar la

información de acuerdo al diseño
sugerido en la Hoja5.
Crear una nueva hoja e ingresar la
información de acuerdo al diseño
sugerido en la Hoja5.
2. Cambiar el nombre de la Hoja5 por
CONS_FORMULAS.
3. Clic en la celda C6 y escribir la
siguiente fórmula:
='BAL2005'!C6+'BAL2006'!C6+'BAL2007'!C6
o
=SUMA('BAL2005:BAL2007'!C6)
4. Luego copiar la fórmula, hasta total de ingresos.
NOTAS
 Al establecer fórmulas los nombres de las hojas se específica entre
comillas y luego un signo de admiración, ejemplo:
 'BAL2005'!C6 hace referencia a la celda C6 de la hoja BAL2005.
 Al establecer fórmulas también puede especificarlas como rango de
hojas, separándolos con dos puntos pero solamente especificando las
comillas simples al inicio y final del rango de hojas, luego un signo de
admiración que indica que son nombres de hojas, ejemplo:
 =SUMA('BAL2005:BAL2007'!C6) hace referencia a la celda C6 del
rango de hojas BAL2005 hasta BAL2007; esto quiere indicar a la suma
del valor de las celda C6 de las hojas BAL2005, BAL2006 y BAL2007.
Referencias 3D
Una referencia a la misma celda o al mismo rango (rango: dos o más celdas de una hoja.
Las celdas de un rango pueden ser adyacentes o no adyacentes.) en varias hojas se
denomina referencia 3D. Una referencia 3D es un método útil y cómodo de hacer
referencia a varias hojas de cálculo que siguen el mismo patrón y a las celdas de cada
hoja de cálculo que contienen el mismo tipo de datos para, por ejemplo, consolidar los
datos presupuestarios de diferentes departamentos de la organización.
Ejemplo 1
La Empresa Corp. Perú desea realizar un consolidado de los ingresos y/o inversión de
las áreas de ventas, marketing y recursos humanos.
PASOS
1. Crear las hojas BAL5, BAL6 y BAL7 con el diseño sugerido.
2. Crear la hoja CONSOLIDADO con el diseño sugerido.
3. Especificar la fórmula de referencia 3D en la celda C6
4. =SUMA('BAL5:BAL7'!C6)
5. Luego copiar la fórmula y observar que ha sucedido.
NOTAS
Al establecer fórmulas referencias 3D debe especificarlas separándolos con

dos puntos pero solamente especificando las comillas simples al inicio y final
del rango de hojas, luego un signo de admiración que indica que son
nombres de hojas, posteriormente se indica la celda a operar; ejemplo:
s de datos II
=SUMA('BAL5:BAL7'!C6) hace referencia a la celda C6 del rango de hojas

BAL5 hasta BAL7; esto quiere indicar a la suma del valor de las celda C6 de las
hojas BAL5, BAL6 y BAL7.
Puede utilizar las siguientes funciones en una referencia 3D:
Función Descripción
SUMA Suma números.
PROMEDIO Calcula el promedio (media aritmética) de números.
PROMEDIOA Calcula el promedio (media aritmética) de números; incluye

valores de texto y lógicos.
CONTAR Cuenta celdas que contienen números.
CONTARA Cuenta las celdas que no están vacías.
MAX Busca el valor mayor de un conjunto de valores.
MAXA Busca el valor mayor de un conjunto de valores; incluye valores

de texto y lógicos.
MIN Busca el valor menor de un conjunto de valores.
MINA Busca el valor menor de un conjunto de valores; incluye valores

PRODUCTO Multiplica números.
DESVEST Calcula la desviación estándar de una muestra.
DESVESTA Calcula la desviación estándar de una muestra; incluye valores de

texto y lógicos.
DESVESTP Calcula la desviación estándar de una población.
DESVESTPA Calcula la desviación estándar de una población; incluye valores

VAR Calcula la varianza de una muestra.
VARA Calcula la varianza de una muestra; incluye valores de texto y

lógicos.
VARP Calcula la varianza de una población.
VARPA Calcula la varianza de una población; incluye valores de texto y

lógicos.
Cuestionarios
1. Si tienen una base de datos con n registros duplicados ubicados en diferentes

lugares, cómo los eliminaría.
2. Si desea ingresar datos en un campo que solo permita de acuerdo a un formato

preestablecido, cómo lo haría.
3. Cuál es la diferencia entre 3D y Consolidación de datos.
4. Cuál es la utilidad del administrador de escenarios.
5. Cuál es la utilidad de buscar objetivo.
Capítulo
Funciones Financieras
 Generalidades sobre Excel en el mundo de

los negocios.
 Uso de funciones financieras
 Desarrollo de proyectos con funciones financieras
Generalidades sobre Excel en el mundo de los negocios

Actualmente no hay ejecutivo que no utilice la hoja de cálculo Microsoft Excel, la cual
es una herramienta muy útil para llevar diseñar modelos de cálculo: Administrativos, de
control, contables, financieros, estadísticos, económicos, matemáticos, ingeniería, etc.
Uso de funciones financieras

A continuación se desarrollarán temas financieros con Excel, puntualmente se verán las
siguientes funciones: PAGO, VA, VF, NPER, TASA, TIR
Consideraciones del índice de inflación
La inflación se refiere a un aumento prolongado de todos los precios en la economía, el
cual afecta el nivel general de precios de manera permanente.
Si mañana cae un huayco en la sierra central, paraliza el transporte y debido a eso suben
los precios de los alimentos, no podemos decir que se trate de un proceso inflacionario:
este aumento de precios no sería generalizado, ni tampoco tendría carácter de un
proceso prolongado que afecta el nivel general de precios
La tasa de inflación depende mucho del índice de precios que se emplea para calcularla,
así como del período de referencia.
El índice más empleado es el del precio al consumidor, mide el costo de la canasta de
bienes finales que consume la familia promedio
Otra técnica de cálculo es utilizando el índice de precios al por mayor o el deflactor
implícito del PBI.
El deflactor implícito del PBI mide el costo promedio de los bienes de consumo
privado y público, los bienes de inversión y de los bienes que se importan y/o exportan.
Mide el costo en el último mes del año en cuestión
Inflación Peruana utilizando El deflactor implícito del PBI

1988 629%
1989 2537%
1990 6135%
Los índices Latinoamericanos son los más altos que se han alcanzado en el mundo
durante toda la segunda mitad del siglo XX.
Hiperinflación.
Phillip Cagan lo definió como el proceso que comienza en aquel mes donde el alza de
los precios excede el 50% , y concluye en el mes previo en que el alza mensual de los
precios cae debajo de este nivel y permanece por debajo al menos durante un año.
Inflación anual de más de 12000%.
Financieras
Si aplicamos la definición de Cagan al caso peruano, tendríamos que la

hiperinflación comenzó en septiembre de 1988 y concluyó en agosto de 1990.
Durante 24 meses que duró este proceso hiperinflacionario, la inflación
acumulada fue de 3.38x105 (338,000%) y la inflación mensual promedio fue de
46%
Causas de la inflación
Existen diferentes explicaciones sobre las causas de la inflación. De hecho parece
que existen diversos tipos de procesos económicos diferentes que producen
inflación, y esa es una de las causas por las cuales existen diversas explicaciones:
cada explicación trata de dar cuenta de un proceso generador de inflación
diferente, aunque no existe una teoría unificada que integre todos los procesos. De
hecho se han señalado que existen al menos tres tipos de inflación:
Inflación de demanda (Demand pull inflation), cuando la demanda

general de bienes se incrementa, sin que el sector productivo haya tenido
tiempo de adaptar la cantidad de bienes producidos a la demanda existente.
Inflación de costos (Cost push inflation), cuando el coste de la mano de
obra o las materias primas se encarece, y en un intento de mantener la tasa
de beneficio los productores incrementan los precios.
Inflación autoconstruida (Build-in inflation), ligada al hecho de que los
agentes prevén aumentos futuros de precios y ajustan su conducta actual a
esa previsión futura.
Como se mide
Índice de precios al consumidor (IPC): diseñado para registrar las variaciones en
el poder adquisitivo del promedio de la población (sobre la base de una canasta de
productos de consumo representativa).
Índice Laspeyres (ponderado en el año base)
Índice Paasche (ponderado en el año corriente)
En ambos casos aislamos el efecto de las cantidades ya que nos interesa el cambio
en precios.
IPC: ¿índice Laspeyres o Paasche?
Extraído del documento publicado por el profesor: Juan F. Castro del Departamento de
Economía de la Universidad del Pacífico
Tasa nominal
Conocida también como tanto por uno o simplemente como tasa de interés, es la
ganancia que genera un capital de $1 en un año; o sea, es igual a la centésima
parte de la razón o tanto por ciento (ganancia producida por un capital de $100 en
un año).
Generalizando, cuando el tiempo “n” y el período en que está expresada la tasa “i”
coinciden con la capitalización, se dice que la tasa i es nominal.
Paso a Paso: Convertir de tasa efectiva a tasa nominal

1. Dado una tasa nominal, tiempo de capitalización y tasa nominal mensual,
calcular la tasa efectiva.
Financieras
Tasa efectiva (i’)

Es el tanto por uno que, aplicado a un capital C en n períodos, produce un monto
M2 igual al que se obtiene utilizando la tasa proporcional m veces en cada uno de
los n períodos con capitalización subperiódica.
Aparece en la fórmula de monto M2 = C (1 + i’) n, de modo que M2 = M3.
Partiendo de esta última igualdad, podemos expresar la tasa efectiva en función de
la tasa proporcional:
M2 = M3
C (1 + i’) n = C (1 + i/m) n m
1 + i’ = (1 + i/m) m (Simplificamos C y n.)
I’ = (1 + i/m) m – 1 (Despejamos I’.)
Paso a Paso: Convertir de tasa nominal a tasa efectiva

1. Diseñar el siguiente cuadro
Paso a Paso: Conversión de tasa nominal a tasa efectiva

1. Editar y desarrollar la siguiente hoja.
= (1 + ($B$4/B9)) ^ B9 -1
= (1 + ($B$4/B8)) ^ B8 -1
Préstamo de un banco: Función PAGO

La función PAGO devuelve el importe de la renta constante vencida o anticipada
en una anualidad simple, en función de su valor presente o futuro
Sintaxis
PAGO(tasa;nper;va;vf;tipo)
Argumentos
Tasa. Es el tipo de interés del préstamo.
Nper. Es el número total de pagos del préstamo. La Tasa y Nper deben
expresarse en la misma unidad de tiempo (Ambas trimestrales, anuales,
etc.)
Va. Es el valor actual o lo que vale ahora la cantidad total de una serie de
pagos futuros, también se conoce como el principal.
Financieras
Vf. Es el valor futuro o un saldo en efectivo que desea lograr después de

efectuar el último pago. Si el argumento vf se omite, se asume que el
valor es 0 (es decir, el valor futuro de un préstamo es 0).
Si utiliza el argumento opcional Vf sin considerar valor alguno en el
argumento obligatorio Va, la función PAGO obtiene la renta constante en
función de ese valor futuro que nos permite constituir un fondo de
amortización cuyo monto es el importe de Vf.
Si utiliza conjuntamente el argumento obligatorio Va y el argumento

opcional Vf la función PAGO trae al momento 0 el importe de Vf, lo
resta del importe de Va y sobre este saldo le calcula la cuota constante
vencida o anticipada.
Tipo. Es el número 0 (cero) ó 1. Indica el vencimiento de los pagos.

Defina tipo como Si los pagos vencen
0 u omitido Al final del período (Rentas vencidas)
1 Al inicio del período (Rentas anticipadas)
Fórmulas financieras
Renta En función de P En función de S
Vencida
Anticipada
Paso a Paso: Préstamo de banco (Amortización)

1. Utilizar la función pago para desarrollar una tabla de amortización de un
préstamo utilizando el método francés (Pago de cuotas iguales). Usar la
función PAGO.
2. Desarrollaremos el siguiente caso: Se tiene un préstamo de $50,000. Por el
cual se cobrará una tasa de 30% anual. Durante 12 años. Se pide calcular la
cuota constante que debe pagar para cancelar el préstamo.
Tasa 30%
Va=50,000 Pago? Pago? Pago? Pago? nper=12
Se considera como
negativo por ser un
desembolso
4. Se debe obtener como resultado el siguiente cuadro
Financieras
Paso a Paso: Costo equivalente

1. Cuál es el costo equivalente anual de una máquina cuyo precio es de $50,000
su vida útil está estimada en 5 años, su valor de salvamento al final de la vida
útil es de $ 10,000. La tasa de interés es de 12%.
Vf = 10,000
Tasa 12%
Va=50,000 Pago? Pago? Pago? Pago? nper=5
2. Diseñar el siguiente cuadro.
Paso a Paso: Préstamo de banco (Amortización)

1. Se tiene un préstamo de $ 10000 el cual debe cancelarse en el plazo de un año
con cuotas uniformes trimestrales aplicando una tasa del 15%. Calcular el
importe de la cuota en el caso que sea vencida y en el caos de que sea
anticipada. Desarrollar sus tablas de amortización
3. El resultado queda como se muestra en la siguiente hoja de cálculo
Valor presente de la inversión/pagos futuros: Función VA

Uno de los indicadores más importantes y utilizados en la evaluación de
inversiones es el Valor Actual VA.
La función VA devuelve el valor actual de una inversión. El valor actual es el
valor que tiene actualmente la suma de una serie de pagos que se efectuarán en el
futuro. Por ejemplo, cuando toma dinero prestado, la cantidad del préstamo es el
valor actual para el prestamista.
Sintaxis
VA(tasa; nper; pago; vf; tipo)
Argumentos
Tasa
Es la tasa de interés por período. Por ejemplo, si obtiene un préstamo
para una motocicleta con una tasa de interés anual del 10% y efectúa
pagos mensuales, la tasa de interés mensual será del 10%/12 ó 0,83%. En
la fórmula escribiría 10%/12, 0,83% ó 0,0083 como tasa.
Nper
Es el número total de períodos en una anualidad. Por ejemplo, si obtiene
un préstamo a cuatro años para comprar un automóvil y efectúa pagos
mensuales, el préstamo tendrá 4*12 (ó 48) períodos. La fórmula tendrá
48 como argumento nper.
Pago
Es el pago que se efectúa en cada período y que no cambia durante la
vida de la anualidad. Por lo general, el argumento pago incluye el capital
y el interés pero no incluye ningún otro cargo o impuesto. Por ejemplo,
los pagos mensuales sobre un préstamo de $10.000 a cuatro años con una
Financieras
tasa de interés del 12% para la compra de una motocicleta, son de

$263,33. En la fórmula escribiría -263,33 como el argumento pago.
Vf
Es el valor futuro o el saldo en efectivo que desea lograr después de
valor es 0 (por ejemplo, el valor futuro de un préstamo es 0). Si desea
ahorrar $50.000 para pagar un proyecto especial en 18 años, $50.000
sería el valor futuro. De esta forma, es posible hacer una estimación
conservadora a cierta tasa de interés y determinar la cantidad que deberá
ahorrar cada mes.
Tipo
Es el número 0 ó 1 e indica el vencimiento de los pagos.
Fórmulas financieras
Flujo Vencido
Flujo Anticipados
Paso a Paso: Calculo del Valor actual

1. Calcular el valor actual de una renta de S/. 1000 anuales durante 10 años, si la
tasa de interés es de 5% efectivo anual.
1000 1000 1000 1000 1000 1000

0 1 2 …. 8 9 10
P=?
Valor futuro de la inversión: Función VF

Devuelve el valor futuro de una inversión basándose en pagos periódicos
constantes y en una tasa de interés constante.
Financieras
Sintaxis
VF(tasa; nper; pago; va; tipo)
Argumentos
Tasa
Es la tasa de interés por período. Por ejemplo, si obtiene un préstamo
para una motocicleta con una tasa de interés anual del 10% y efectúa
pagos mensuales, la tasa de interés mensual será del 10%/12 ó 0,83%. En
la fórmula escribiría 10%/12, 0,83% ó 0,0083 como tasa.
Nper
Es el número total de períodos en una anualidad. Por ejemplo, si obtiene
un préstamo a cuatro años para comprar un automóvil y efectúa pagos
mensuales, el préstamo tendrá 4*12 (ó 48) períodos. La fórmula tendrá
48 como argumento nper.
Pago
Es el pago que se efectúa en cada período y que no cambia durante la
vida de la anualidad. Por lo general, el argumento pago incluye el capital
y el interés pero no incluye ningún otro cargo o impuesto. Por ejemplo,
los pagos mensuales sobre un préstamo de $10.000 a cuatro años con una
tasa de interés del 12% para la compra de una motocicleta, son de
$263,33. En la fórmula escribiría -263,33 como el argumento pago.
Va
Es el valor actual de la cantidad total de una serie de pagos futuros. Si el
argumento va se omite, se considerará 0.
Tipo
Paso a Paso: Calcular VF

1. Se quiere ahorrar un dinero para un proyecto especial que tendrá lugar dentro de un
año a partir de la fecha de hoy, para lo cual se cuenta con los siguientes datos:
- Depositaremos $15000 en una cuenta de ahorros que devenga un interés
anual de 6%, que se capitaliza mensualmente (interés mensual de
6%/12 ósea 0.5%)
- Se depositará $1500 el primer día de cada mes durante los próximos 12

meses
2. Cuánto dinero tendrá en su cuenta al final de los 12 meses
Financieras
Número de pagos de inversión: Nper

Devuelve el número de rentas constantes vencidas o anticipadas, que forman una
anualidad simple, en función de un stock de efectivo: inicial o final, en la que la
tasa de interés efectiva no varía durante el plazo de la operación.
Nper en función del valor actual calcula el número de rentas con las que puede
amortizarse totalmente un préstamo
Nper en función del valor futuro calcula el número de rentas con las que se puede
constituir un fondo de amortización
Paso a Paso: Nper en función del valor presente, con renta constante
vencida
1. Nper en función del valor presente puede calcularse conociendo el importe de
la renta constante vencida, o de la renta constante anticipada, que amortiza el
préstamo.
2. Con cuántas cuotas trimestrales vencidas, pueden cancelarse un préstamo de
$ 9,000 el mismo que devenga una tasa efectiva trimestral del 5% y se
amortizará con pagos uniformes de $ 2500 cada 90 días.
Va=9000
Nper=?
Tasa=5% tasa=5% tasa5%
pago= -2500 pago= -2500 pago= -2500
3. Diseñar la siguiente hoja
Paso a Paso: Nper en función del valor presente, con renta constante
anticipada
1. Nper en función del valor presente puede calcularse conociendo el importe de
la renta constante vencida, o de la renta constante anticipada, que amortiza el
préstamo.
2. Con cuántas cuotas trimestrales anticipadas, pueden cancelarse un préstamo
de $ 9,000 el mismo que devenga una tasa efectiva trimestral del 5% y se
amortizará con pagos uniformes de $ 2500 cada 90 días.
Va=9500
Nper=?
pago= -2500 pago= -2500 pago= -2500
Paso a Paso: Nper en función del valor futuro

1. Nper en función del valor futuro puede calcularse conociendo el importe de la
renta constante vencida o de renta constante anticipada, que acumula un
fondo de amortización.
2. Cuántos depósitos mensuales vencidos de $500, serán necesarios ahorrar en
un banco que paga una tasa del 24% con capitalización mensual, para
acumular un monto de $ 5474.86
Financieras
Va=9500
Nper=?
pago= -2500 pago= -2500 pago= -2500
Función TASA
Devuelve la tasa de interés por período de una anualidad. TASA se calcula por
iteración y puede tener cero o más soluciones. Si los resultados consecutivos de
TASA no convergen en 0,0000001 después de 20 iteraciones, TASA devuelve el
valor de error #¡NUM!
Sintaxis: TASA(nper; pago; va; vf; tipo; estimar)
Argumentos
Nper
Es el número total de períodos de pago en una anualidad.
Pago
Es el pago que se efectúa en cada período y que no puede cambiar
durante la vida de la anualidad. Generalmente el argumento pago incluye
el capital y el interés, pero no incluye ningún otro arancel o impuesto.
Va
Es el valor actual de la cantidad total de una serie de pagos futuros.
Vf
Es el valor futuro o un saldo en efectivo que desea lograr después de
valor es 0 (por ejemplo, el valor futuro de un préstamo es 0).
Tipo
Estimar
Es la estimación de la tasa de interés.
Si el argumento estimar se omite, se supone que es 10%.
Si TASA no converge, trate de usar diferentes valores para el argumento
estimar. TASA generalmente converge si el argumento estimar se
encuentra entre 0 y 1.
Paso a Paso: Uso de la función Tasa

1. Calcular la tasa de un préstamo de $8000 a cuatro años con pagos mensuales de $200
Tasa interna de retorno (TIR)

Devuelve la tasa interna de retorno de una inversión, sin costos de financiación o
las ganancias por reinversión representadas por los números del argumento
valores.
Estos flujos de caja no tienen por qué ser constantes, como es el caso en una
anualidad. La tasa interna de retorno equivale a la tasa de interés producida por un
proyecto de inversión con pagos (valores negativos) e ingresos (valores positivos)
que ocurren en períodos regulares.
Sintaxis
TIR(valores; estimar)
Financieras
Argumentos
Valores
Es una matriz o referencia a celdas que contengan los números para los
cuales se desea calcular la tasa interna de retorno.
El argumento valores debe contener al menos un valor positivo y uno
negativo para calcular la tasa interna de retorno.
TIR interpreta el orden de los flujos de caja siguiendo el orden del
argumento valores. Asegúrese de introducir los valores de los pagos e
ingresos en el orden correcto.
Si un argumento matricial o de referencia contiene texto, valores lógicos
o celdas vacías, esos valores se ignoran.
Estimar
El un número que el usuario estima que se aproximará al resultado de
TIR.
Microsoft Excel utiliza una técnica iterativa para el cálculo de TIR.
Comenzando con el argumento estimar, TIR reitera el cálculo hasta que
el resultado obtenido tenga una exactitud de 0,00001%. Si TIR no llega a
un resultado después de 20 intentos, devuelve el valor de error #¡NUM!
En la mayoría de los casos no necesita proporcionar el argumento estimar
para el cálculo de TIR. Si se omite el argumento estimar, se supondrá que
es 0,1 (10%).
Si TIR devuelve el valor de error #¡NUM!, o si el valor no se aproxima a
su estimación, realice un nuevo intento con un valor diferente de estimar.
Paso a Paso: Calcular TIR

1. Supongamos que desea abrir un restaurante. El costo estimado para la inversión
inicial es de $70.000, esperándose el siguiente ingreso neto para los primeros
cinco años: $12.000; $15.000; $18.000; $21.000 y $26.000.
2. Calcular la tasa interna de retorno de su inversión después de 2, 3, 4 y 5 años.
Desarrollo de proyectos con funciones financieras
Comprar frente a un leasing

El leasing es una forma de financiamiento de activos. Tener en cuenta la siguiente
frase: “Para generar utilidades, no es necesario ser propietario del activo fijo,
basta ser un usuario”
- El arrendamiento puede ser operativo o financiero
- El arrendamiento operativo, nunca le hará dueño del activo
- El arrendamiento financiero, si le hará dueño del activo, a su solicitud y
tiene la preferencia de compra, cuando termine de pagar la última cuota
Actores que participan en el Leasing
Financiador (Compra el activo)
Proveedor Usuario
del activo del activo
Como se gestiona
- El futuro usuario, busca al proveedor del activo que necesita solicitando
cotizaciones
- Una vez elegido el proveedor se dirige a la entidad financiera de Leasing
llevándole la información
- La sociedad de Leasing, compra el activo y se lo alquila al cliente
usuario
Algunas diferencias entre comprar y alquilar
El préstamo (COMPRAR) El Leasing (ALQUILAR)
No financia el 100% de la inversión Si financia el 100% de la inversión
El estudio del préstamo demora varios La maquinaria se dispone a las 24

meses horas
Financieras
El empresario es dueño del activo El empresario podría ser dueño, al final

desde el inicio de plazo
El empresario es el propietario y puede El financiador es el propietario. No el

depreciar empresario
Comprando o alquilando tenemos que efectuar un flujo de pagos, si comparamos

que flujo de pagos es más barato podríamos saber que es más conveniente
comprar o alquilar
Debemos tener en cuenta que al comprar un activo, es para hacerlo producir y
obtener utilidades, el estado cobra impuestos y ello representa un costo.
“La ventaja relativa del financiamiento mediante Leasing, o mediante préstamo,
dependerá de los flujos de fondos derivados de cada uno de ambos métodos, y del
costo de oportunidad de los fondos, después de impuestos” (Van Horne).
Evaluación por ingresos netos

Permite ver panorámicamente las diferencias en el estado de resultados de ambas
formas de financiamiento
Consideraciones
- El leasing, no afecta el pasivo del balance, por cuanto no es un préstamo,
tampoco afecta el activo del balance, el empresario no es dueño del bien
- Con préstamo, usted es propietario y puede depreciar
- Con leasing, no puede depreciar. El propietario es el financiador
- Con préstamo, los intereses van antes de impuestos y, las amortizaciones
después de impuestos
- Con leasing, hay una sola cuota que íntegramente va a costos, antes de
impuestos
Paso a Paso: Evaluación por ingresos netos

1. Se quiere adquirir una máquina que cuesta $5000 y tiene una vida útil de 2 años.
Tasa para leasing 18 %, tasa para préstamo 25%
2. Alternativa con leasing
3. Alternativa con préstamo
Interés = Tasa*Saldo actual

Saldo = saldo ant. – Amort. =F10*$F$4
=F10-H10
Amort = Cuota - interés
=I10-G10
=$F$6
4. Desarrollando el flujo de fondos
Financieras
5. Calculando el valor presente, elegir el que tiene mayor valor presente.
Evaluación por costos netos

Consta de tres pasos.
- Preparar el flujo de pagos con Leasing, después de impuestos
- Preparar el flujo de pagos con préstamos, después de impuestos
- Hallar el valor presente de ambos flujos, al costo del capital después
de impuestos y, elegir la alternativa de menor costo
Paso a Paso: Evaluación por costos netos

1. Se quiere adquirir una máquina que cuesta $5000 y tiene una vida útil de 2 años.
Tasa para leasing 18 %, tasa para préstamo 25%
Tasa de evaluación para calcular el valor presente 10%.
Calcular la tasa interna de devolución para un flujo de liquidez no

periódico
Función TIR.NO.PER
Devuelve la TIR de un proyecto cuyos flujos de caja netos son de diferentes
magnitudes, están distribuidos en plazos diferentes, se puede considerar flujo
positivo o negativo.
Sintaxis
TIR.NO.PER(valores;fechas;estimar)
Valores
Es una serie de flujos de caja que corresponde a un calendario de pagos
determinado por el argumento fechas. El primer pago es opcional y
corresponde al costo o pago en que se incurre al principio de la inversión.
Si el primer valor es un costo o un pago, debe ser un valor negativo.
Todos los pagos sucesivos se descuentan basándose en un año de 365
días. La serie de valores debe incluir al menos un valor positivo y un
valor negativo.
Fechas
Es un calendario de fechas de pago que corresponde a los pagos del flujo
de caja. La primera fecha de pago indica el principio del calendario de
pagos. El resto de las fechas deben ser posteriores a ésta, pero pueden
aparecer en cualquier orden. Las fechas deben especificarse utilizando la
función FECHA o como resultado de otras fórmulas o funciones. Por
ejemplo, utilice FECHA(2008;5;23) para el 23 de mayo de 2008. Pueden
producirse problemas si las fechas se escriben como texto.
Estimar
Es un número que el usuario estima que se aproximará al resultado de
TIR.NO.PER.
Tasa_reinversión
Es la tasa de interés obtenida por los flujos de caja a medida que se
reinvierten.
Si n es el número de flujos de caja en valores, tasaf es la
tasa_financiamiento y tasar es la tasa_reinversión, la fórmula de TIRM
es:
Paso a Paso: TIRM

Un proyecto cuya inversión inicial es de 120,000, y se tiene flujos de 39000, 30000,
21000, 37000, 46000 cada año.
La tasa de interés del préstamo es de 10%
La tasa de interés anual de los beneficios reinvertidos es de 12%
Calcular TIRM
Financieras
Cuestionarios
1. Cuál es la diferencia entre un interés simple y un interés compuesto.
2. Cuál es la diferencia entre valor presente y valor futuro.
3. Para que sirve la función TIR.
4. Cuál es la diferencia entre activo y pasivo.
5. Qué es un Leasing.
Capítulo
Análisis de Datos II
 Herramientas de análisis estadístico

 Uso de cuadros de histogramas
 Uso de Solver
s de datos III
Herramientas de Análisis Estadístico

Excel presenta un conjunto de herramientas para proyectar resultados de ingresos,
gastos de su negocio. A continuación se describe el uso de estas herramientas.
Tendencia lineal de ajuste perfecto automáticamente

En una serie lineal, el incremento, o diferencia entre el primer valor de la serie y
el siguiente, se agrega al valor inicial y, a continuación, a cada uno de los valores
siguientes.
Paso a Paso: Tendencia lineal de ajuste perfecto

1. La empresa “Productos Agrícolas SAC” desea proyectar sus ventas del último
semestre del año, para ello nos presenta la información de ventas de los seis
primeros meses.
2. Utilizaremos el procedimiento para proyectar la tendencia lineal
a. Seleccionar el bloque de
celdas A4:B9
c. Del menú
contextual
presentado
elegir La
opción
“Tendencia
b. Señalar con su mouse lineal”
este cuadradito y
arrastrar con el botón
derecho del mouse
hasta la fila 15, luego
soltar el mouse
3. Se debe mostrar como resultado el siguiente cuadro
Ventas del
primer
semestre
Ventas
proyectadas con
tendencia lineal
automática, para el
último semestre
Tendencia geométrica de forma automática

En una serie geométrica, el valor inicial se multiplica por el incremento para
obtener el siguiente valor en la serie. El resultado y los siguientes resultados se
multiplican a continuación por el incremento.
Paso a Paso: Tendencia geométrica de forma automática

1. Utilizando el cuadro anterior, pero esta vez proyectar con tendencia geométrica.
b. Seleccionar el bloque
de celdas B4:B9
c. Del menú
contextual
presentado
elegir La
opción
b. Arrastrar con el
“Tendencia
botón derecho del
geométrica”
mouse hasta la
fila 15, luego
soltar el mouse
s de datos III
2. Se presentará como resultado el siguiente cuadro
Ventas del
primer
semestre
Ventas proyectadas
con tendencia
geométrica, para el
último semestre
Tendencia lineal o geométrica de forma manual

En una serie lineal, los valores iniciales se aplican al algoritmo de tendencia lineal
(y = mx+b) para generar la serie.
En una serie geométrica, los valores iniciales se aplican al algoritmo de curva
exponencial (y=b*m^x) para generar la serie.
En ambos casos, se omite el incremento. La serie creada es equivalente a los
valores devueltos por las funciones TENDENCIA o CRECIMIENTO.
Paso a Paso: Tendencia lineal o geométrica de forma manual

a. Arrastre este recuadro
pequeño con el botón
derecho del mouse, hasta
la celda B9. Y suelte el
mouse
b. Hacer clic sobre la opción

Series…
2. Se presenta el siguiente cuadro de diálogo.

Seleccione tipo
de tendencia:
Elegir Lineal o
columna, geométrica
para que la
serie se
extienda
hacia abajo
Active la casilla
Tendencia
Se genera la
tendencia
reemplazando a
los tres primeros
valores e la serie
original
Agregar una línea de tendencia a un gráfico

Las líneas de tendencia se utilizan para el estudio de problemas de predicción, lo
que se denomina también análisis de regresión. En un gráfico si tiene los datos de
ventas de los primeros meses del año, puede agregar una línea de tendencia al
gráfico que muestre la tendencia general de las ventas (creciente, decreciente o
uniforme) o que muestre la tendencia prevista para los meses venideros.
Media móvil.
Se puede crear una media móvil, que suaviza las fluctuaciones en los datos y
muestra la trama o tendencia con más claridad.
Tipos de gráfico que admiten líneas de tendencias
Pueden agregarse líneas de tendencia a las series de datos en los siguientes
gráficos:
s de datos III
• Áreas 2D no apiladas
• Barras
• Columnas
• Líneas
• Cotizaciones
• Tipo XY (Dispersión), y
• Burbujas.
No pueden agregarse líneas de tendencia a las series de datos en los gráficos 3D,
radiales, circulares, de superficie o de anillos.
Si se cambia un gráfico o una serie de datos de modo que ya no permita la línea de
tendencia asociada (por ejemplo, si se cambia el tipo de gráfico por un gráfico de
áreas 3D o si se cambia la vista de un informe de gráfico dinámico o de un
informe de tabla dinámica asociado), se perderán las líneas de tendencia.
Paso a Paso: Agregar línea de tendencia a un gráfico

a. Hacer clic en botón

2. Seleccionar el bloque de de celdas A2:B7
b. Hacer clic en la
ficha Insertar
c. Seleccionar las
celdas A2:B7
d. Elegir este
tipo de
gráfico
3. Se muestra el siguiente gráfico

Tasa de inflación Perú
4
3
2
1
0
2003 2004 2005 2006 2007
4. Para agregar la línea de tendencia, realice las siguientes operaciones

a. Hacer un clic sobre el gráfico para seleccionarlo.
b. Hacer clic sobre la ficha presentación
c. Hacer clic sobre el botón , ,

Mas opciones de línea de tendencia
d. Se presenta el siguiente cuadro de diálogo
e. Elegir Lineal
f. Activar la casilla
“Presentar ecuación
en el gráfico”
s de datos III
5. Se muestra el siguiente gráfico

4
2
y = -0.27x + 3.09
0
2003 2004 2005 2006 2007
Tasa de inflación Perú Lineal (Tasa de inflación Perú)
Si se reemplaza “x” en la ecuación por

el número del año siguiente se
obtienen los pronósticos de la
inflación de los próximos años (2008,
2009, etc.)
Proyectar valores
Función PRONÓSTICO
Calcula un valor futuro utilizando los valores existentes. El valor previsto es un
valor del eje Y para un valor del eje X dado. Los valores conocidos son valores de
x e y existentes, y el nuevo valor se calcula utilizando una regresión lineal. Esta
función se puede utilizar para prever las ventas futuras, las necesidades de
inventario y las tendencias de los consumidores.
Sintaxis
PRONOSTICO(x;conocido_y;conocido_x)
Argumentos
X Es el punto de datos cuyo valor se desea predecir.
Conocido_y Es la matriz o rango de datos dependientes.
Conocido_x Es la matriz o rango de datos independientes.
La ecuación de la función pronóstico es a + bx, donde:
y
Y donde x e y son las medias de muestra PROMEDIO(conocido_x) y
PROMEDIO (conocido y).
Paso a Paso: Uso de la función Pronóstico

s de datos III
Función TENDENCIA
Devuelve valores que resultan de una tendencia lineal. Ajusta una recta (calculada
con el método de mínimos cuadrados) a los valores de las matrices definidas por
los argumentos conocido_y y conocido_x. Devuelve, a lo largo de esa recta, los
valores y correspondientes a la matriz definida por el argumento nueva_matriz_x
especificado.
Sintaxis
TENDENCIA(conocido_y;conocido_x;nueva_matriz_x;constante)
Argumentos
Conocido_y Es el conjunto de valores de y que se conocen en la
relación y = mx+b.
Conocido_x Es un conjunto opcional de valores x que se conocen en la
relación y = mx+b.
Nueva_matriz_x Son los nuevos valores de x para los cuales desea que
TENDENCIA devuelva los valores de y correspondientes
Paso a Paso: Uso de la función Tendencia

Uso de cuadros de Histogramas para el cálculo de frecuencias

individuales y acumulativas
El gráfico de la distribución de frecuencias, se llama histograma.
El histograma de frecuencias es una representación visual de los datos en donde se
evidencian fundamentalmente tres características: forma, acumulación o tendencia
posicional y dispersión o variabilidad.
El histograma (de frecuencias) en si es una sucesión de rectángulos construidos
sobre un sistema de coordenadas de la siguiente manera:
1. Las bases de los rectángulos se localizan en el eje horizontal.
La longitud de la base es igual al ancho del intervalo.
2. Las alturas de los rectángulos se registran sobre el eje vertical y
corresponden a las frecuencias de los intervalos.
3. Las áreas de los rectángulos son proporcionales a las frecuencias de las
clases.
Para que usar los histogramas

1. Los histogramas de frecuencia son una herramienta útil cuando hay que
analizar una gran cantidad de datos.
a. Para mostrar en forma de gráficos de barras las características de
un producto o servicio:
- Tipos de defectos
- Problemas
- Riesgos de seguridad, etc.
2. Un histograma toma datos de mediciones
a. Temperatura, presiones, alturas, pesos, etc.
b. Muestra su distribución.
3. Un histograma revela la cantidad de variación propia de un proceso.
Datos necesarios para construir un histograma en Excel

Datos de Entrada. Estos son los datos que desea analizar mediante la
herramienta Histograma.
Números de clase. Estos números representan los intervalos que desea
que utilice la herramienta Histograma para medir
los datos de entrada en el análisis de datos.
Paso a Paso: Construcción de un histograma

s de datos III
2. Hacer clic en la ficha , , se presenta el siguiente

cuadro de diálogo.
3. Hacer clic sobre la opción “Histograma”

4. Hacer clic en el botón Aceptar. Se presenta el siguiente cuadro de diálogo.
Seleccionar rango de
entrada y rango de
clase según se muestra
en la gráfica.
Como opciones de salida

hacer clic en la opción
“En una hoja nueva”.
Hacer clic en
“Crear gráfico”.
5. Hacer clic en el botón , se agregará una nueva hoja con el cuadro de

clases, frecuencias y la gráfica del histograma.
Interpretación de un Histograma
Se trata de identificar y clasificar la pauta de variación del conjunto de datos
estudiado, que relacione la variación con el proceso o fenómeno en estudio.
El resultado de este análisis es una teoría sobre el funcionamiento del proceso o
sobre la causa del problema que se está investigando. A continuación se presentan
pautas de variación típicas:
a. Distribución en forma de campana
Es la distribución normal. La desviación respecto a esta forma puede
indicar la existencia de problemas externas al proceso. La forma de
campana no asegura, por sí misma y sin analizar su valor medio y el
recorrido de los datos, que el proceso funcione de forma satisfactoria.
Pico
b. Distribución con doble campana o con doble pico

Representa generalmente la combinación de dos distribuciones y
sugiere la presencia de dos procesos distintos.
Programa N
s de datos III
c. Distribución plana
Representa un caso típico de departamentos que no tienen el trabajo
bien definido y cada cual lo hace "a su manera".
Varias distribuciones en campana con sus

centros distribuidos uniformemente a lo largo
del recorrido de los datos.
d. Distribución en peine
Esta pauta de variación es típica de errores de medición, errores en la
forma de agrupar los datos o sesgos sistemáticos de redondeo.
Debe revisar los procesos de recogida de datos y construcción del
Histograma.
Valores altos y bajos se

alternan de forma regular
e. Distribución con un pico aislado

El proceso con el pico pequeño será una anormalidad o deficiencia que no
sucede a menudo o regularmente.
Estos picos unidos a distribuciones sesgadas o truncadas indican falta de
eficacia en la eliminación de elementos defectuosos.
Esta forma sugiere la

existencia de dos
procesos distintos
f. Distribución con un pico en el extremo

Esta forma se presenta cuando la cola de una distribución regular se ha
cortado y acumulado en una sola categoría en el extremo del recorrido de los
datos. Suele indicar un registro poco cuidadoso o sesgado de los datos.
Un pico situado en un extremo

de una distribución regular
g. Distribución sesgada o truncada

Esta distribución es típica de procesos con límites prácticos a un lado del
valor nominal o a datos parciales de un proceso (distribuciones con parte de
los datos suprimidos).
Distribución sesgada Distribución truncada
Descendencia suave de la
Pico descentrado cola.
Descendencia
brusca de la cola
Posibles problemas y deficiencias de interpretación

a. Si los datos utilizados no son adecuados (sesgados, inexactos,
anticuados, poco significativos, etc) las conclusiones no reflejarán la
situación real.
b. Muestra pequeña y poco representativa. Se requiere mínimo cuarenta
observaciones para cada uno de los Histogramas que se desee realizar.
c. Aceptar las conclusiones del análisis como hechos.
La interpretación de un Histograma es una simple teoría y por tanto deberá ser
confirmada posteriormente mediante el análisis adicional y la observación de los
hechos reales.

s de datos III
Definición y resolución de problemas con Solver

Solver se utiliza cuando queremos encontrar la mejor manera de hacer algo. O dicho de
un modo más formal: queremos encontrar los valores de determinadas celdas de una
hoja de cálculo que optimicen (aumenten o disminuyan) un determinado objetivo.
Generalidades sobre Solver
Un modelo de optimización consta de tres partes: la celda objetivo, las celdas
cambiantes y las restricciones.
a. La celda objetivo representa el objetivo como, por ejemplo, aumentar las
ganancias mensuales.
b. Las celdas cambiantes son las celdas de la hoja de cálculo que podemos
cambiar o ajustar para optimizar la celda objetivo como, por ejemplo, la
cantidad de cada producto fabricada durante un mes.
c. Las restricciones son delimitaciones que se aplican a las celdas cambiantes
como, por ejemplo, no usar más recursos que los disponibles y no producir
más cantidad de un producto que la que pueda venderse.
Carga del programa de complemento Solver
1. Hacer clic en el Botón Microsoft Office ,
2. Hacer clic en la opción

3. En el cuadro de diálogo “Administrar”, hacer clic en la opción
“Complementos de Excel” y luego hacer clic en el botón “Ir”.
4. En el cuadro de diálogo Complementos disponibles, active la casilla de
verificación “Complemento Solver”
Hacer clic para carga el

complemento “Solver”

5. Para terminar hacer clic en el botón
Paso a Paso: Desarrollo de casos utilizando Solver

1. La empresa “Comida a su puerta” basado en la experiencia del año anterior
sabe que por cada sol gastado en publicidad ingresa aproximadamente como
promedio 8.75 soles en pedidos. El negocio está sujeto a variaciones
estaciónales muy acentuadas. Este año 2009 se tiene proyectado unos pedidos de
300,000 nuevos soles la pregunta es cuanto se debe invertir en publicidad.
2. Diseñar el siguiente cuadro se considera 20,000 en inversión en publicidad
distribuido entre los 4 trimestres.
=B5*$F$2*B4 =SUMA(B5:E5)
3. Hacer clic en la ficha , luego hacer clic en el botón

4. Se presenta el cuadro de diálogo parámetros de Solver
Escriba F5. Que define la celda

que mostrará el valor en
pedidos que se desea alcanzar
Grupo de
celdas
cambiantes
Valor de la celda
objetivo, Monto que
deseamos obtener
como pedidos
5. Haga clic en el botón para hallar una solución

s de datos III
Hacer clic para

guardar este
escenario
6. Hacer clic en el botón para almacenar esta solución
7. Para terminar haga clic en el botón . Se presenta la siguiente

solución.
Paso a Paso: Agregar restricciones a Solver

1. Del ejemplo anterior busque una solución que mantenga el presupuesto
publicitario total por debajo de 25,000.
Luego hacer clic en el botón

4. Hacer clic en el botón .

5. Defina la siguiente restricción. Presupuesto de publicidad <= 25,000

6. Haga clic en el botón . Su cuadro de diálogo debe quedar así.
7. Haga clic en el botón , . Para mostrar la nueva

solución con la restricción especificada
Cómo configura Solver

2. Del cuadro de diálogo presentado

s de datos III
Se aplica sólo a los Porcentaje donde la celda Tiempo Tiempo Debe indicarse la precisión mediante
problemas no objetivo da una solución que tarda que tarda una fracción entre 0 (cero) y 1. Cuantas
lineales. Se indica satisface las restricciones el proceso el más posiciones decimales tenga el
mediante una externas. Una tolerancia de proceso número que se escriba, mayor será la
fracción entre 0 y 1. mayor tiende a acelerar el solución. de precisión; por ejemplo, 0,0001 indica
Cuantos más proceso de solución. solución. una precisión mayor que 0,01.
decimales tenga el
número, menor
será la
convergencia
Para resolver un
problema de
optimización lineal.
Hace que Solver

presuponga un
límite de 0 (cero) Utilizar la escala
para todas las automática cuando
celdas ajustables haya grandes
en las que no se diferencias de
haya establecido un magnitud entre las
límite inferior en el entradas y los
cuadro Restricción resultados
Utiliza la extrapolación
lineal de un vector Newton Utiliza un método
tangente. quasi-Newton que
normalmente necesita más
Utiliza la extrapolación memoria pero menos
cuadrática, que puede iteraciones que el método
mejorar en gran medida los de gradiente conjugada.
resultados de problemas no
lineales Progresiva Se utilizan para la mayor parte
Conjugado Necesita menos memoria que
de los problemas, en los que los valores de
restricción cambian relativamente poco. el método Newton, pero normalmente
necesita más iteraciones para alcanzar un
Central Se utiliza en los problemas en que nivel de exactitud concreto
las restricciones cambian rápidamente, en
especial cerca de los límites.
3. En este cuadro de diálogo puede especificar sus opciones de cálculo.
Modificación de forma de búsqueda de soluciones en Solver


Cambie las opciones

de Estimación,
Derivadas y Buscar
para optimizar su
modelo
Desarrollo de casos tipo utilizando Solver

2. Ajustar los precios de los productos de forma que el precio de venta al

público (P.V.P.) (F7) se rebaje a 17000. Se debe tener en cuenta que el precio
de cada producto no puede ser superior o inferior a un precio determinado.
Escriba F7. Que define la celda

Grupo de que mostrará el valor en
celdas pedidos que se desea alcanzar
cambiantes
Valor de la celda
objetivo, Monto que
deseamos ajustar el
precio de venta.

s de datos III
5. Para terminar haga clic en el botón Se presenta la siguiente

primera solución sin aplicar restricciones.
6. Ahora aplicar a los precios de los productos las siguientes restricciones.

B4 > 900 and B4 <1250
B5 > 1300 and B5 <1500
B6 > 1600 and B6 <1850

9. Hacer clic en el botón se presenta el cuadro de diálogo

parámetros de Solver.
Como no se puede comprar

fracciones de artefactos
modificaremos el rango de
celdas cambiantes a: B4:B6
Agregar la
siguiente lista
de restricciones

9. Para terminar haga clic en el botón Se presenta la siguiente

solución esta vez incluye las restricciones.
Cuestionarios
1. Cuál es la utilidad de las herramientas de análisis estadísticos.
2. Cuál es la diferencia entre tendencia lineal y geométrica.
3. Cuál es la utilidad de un Histograma.
4. En que aplicaría Solver.
5. Cuál es la diferencia de las funciones Pronóstico y Tendencia.

Capítulo
Formularios
 Activación de la ficha PROGRAMADOR

 Diseño de formularios
 Desarrollo de ejemplos tipo con formularios

Activación de la ficha programador

La ficha Programador se utiliza cuando vaya a escribir macros, ejecutar macros que
haya grabado previamente, o crear aplicaciones para utilizar con programas de
Microsoft Office. También puede utilizarlo para el diseño de formularios.
Paso a Paso: Activar la ficha programador
1. Hacer clic en el botón Botón Office
2. Hacer clic en el botón ,se

presenta el cuadro de diálogo “Opciones de Excel”.
4. Se presenta el cuadro de diálogo de opciones más
frecuentes.
Activar la casilla
“Mostrar ficha
Programador en la
cinta de opciones”.
5. Hacer clic en el botón para terminar.

Formularios
Diseño de formularios
Un formulario es una hoja de cálculo con un formato y diseño ya establecido. Puede
contener fórmulas, funciones e incluso controles (una lista, botones de opción, casillas
de verificación). Gracias a un formulario limitamos el ingreso y manipulación de datos
a nuestras hojas, así como brindamos soluciones de negocios para nuestros clientes.
Mostrar y ocultar elementos

Lo primero que debemos modificar, es la pantalla de presentación de nuestra
solución, interfaz que debe ser mucho más elaborada, más limpia, sin los
elementos propios de una hoja de cálculo, como las líneas de división o las
etiquetas de hojas.
Mucho de los elementos que usted nota en Excel pueden ser ocultados, de esta
manera lograr que su pantalla sea visualmente más sencilla y simple. Los
elementos que se ocultaran son: Líneas de división, Encabezados de fila y
Columna y Etiquetas de hojas.
Encabezado
de columna
Encabezado
de fila Líneas de
división
Etiquetas de
hojas
Paso a Paso: Modificar el diseño de la hoja
2. Hacer clic en el botón se muestra el siguiente cuadro de diálogo

Hacer clic para

ocultar: Líneas de
cuadrícula, Títulos
3. Hacer clic con el botón derecho de la hoja que desea ocultar, luego hacer clic en
el botón “Ocultar”.
Trabajando con Controles

Los controles nos permiten interactuar con nuestra ventana en forma más
intuitiva, a través de listas, botones de opción y botones de comando, tal como si
fueran cuadros de diálogos de Windows.
Controles de Formularios
CONTROL NOMBRES DETALLES
Botón Permite ejecutar una macro.
Macros automatiza procesos repetitivos.
Etiqueta Sirve para agregar rótulos al formulario.
Campo de texto Sirve para agregar datos al formulario.
Cuadro de grupo Para agrupar controles como casillas y
botones de opción.
Casillas de verificación Podrá elegir una, varias o ninguna de las
opciones.
Botón de opción Sólo podrá elegir una de un grupo de
opciones.
Control de número Para cambiar el valor de una celda
Cuadro combinado Muestra una lista de opciones.

Formularios
Cuadro de lista Muestra una lista de opciones

desplegables.
Barra de Permite es desplazamiento por un objeto.
desplazamiento
Uso de los controles de formulario

Los controles tienen la función de permitir al usuario indicar las operaciones a
realizar. Los controles son el mecanismo que utiliza el usuario para indicar a las
acciones a efectuar. A continuación describiremos los controles más importantes
a utilizarse en Excel.
Paso a Paso: Uso del control casilla de verificación

1. Crear una casilla de verificación que al activarla permita mostrar el valor del
Flete del transporte de un determinado producto, el cual equivale a S/. 20.00;
cabe mencionar que si se desactiva la casilla de verificación mostrará el valor de
cero o vacío.
2. Hacer en la ficha , botón

3. Hacer clic en el control casilla de verificación
4. Clic en cualquier celda de la hoja de cálculo
5. Diseñar el control en la pantalla y vincularlo, es necesario la vinculación de los
controles de formularios con una celda, dado que posteriormente por la celda
vinculante aplicaremos lógica para solucionar el problema.
6. Hacer clic derecho sobre este control y elegir la opción
Hacer clic para activar el control

Escribir $E$3 para vincular este
control con la celda en mención

Las casillas verificación devuelven como resultado en la celda vinculante

Si está activado, devuelve VERDADERO
Si está desactivado, devuelve FALSO
7. Para resolver el problema, aplicaremos funciones lógicas en la ceda C2
=SI(E2=VERDADERO;20;0)
También puede hacerlo de la siguiente manera
=SI(E2;20;0)
Dado que el sistema asume por defecto en la condición lógica la
expresión VERDADERO.
8. Ahora recomendamos activar y desactivar la casilla de verificación y observar
que sucede.
Paso a Paso: Uso del control botón de opción

1. Crear tres botones de opción que permitan mostrar el Precio a pagar entre tres
diferentes equipos de Cómputo.
HP Core 2, RAM 4 Mb, HD 250 GB $ 1,000.00
Dell Dual Core, RAM 4 Mb, HD 250 GB $ 900.00
IBM Core Quad, RAM 8 Mb, HD 250 GB $ 1,300.00

3. Hacer clic en el control botón de opción
4. Diseñar la siguiente pantalla
5. Hacer clic derecho sobre el primer botón de opción y elegir la opción

Formularios

Escribir $F$2 para vincular este
6. Repetir este procedimiento para los otros dos controles.

7. Los botones de opción devuelven como resultado en la celda vinculante:
1 = Si se eligió la primera opción, Computadora HP
2 = Si se eligió la primera opción, Computadora DELL
3 = Si se eligió la primera opción, Computadora IBM
8. Para resolver el problema, aplicaremos la función INDICE en la ceda D2
9. Ahora cada vez que hagamos clic, en las opciones de los productos, mostrará el
precio que le corresponde.
Paso a Paso: Uso de control numérico

1. Abrir el archivo “4 Prestamo Bancario”

Agregar el control numérico para el principal
3. Hacer clic en el control numérico
4. Agregar el control numérico sobre la celda C3

6. Se presenta el siguiente cuadro de diálogo defina los datos mostrados en la
gráfica.
Estos datos se
utilizarán en el
control numérico
que se vinculará con
el principal, celda B3
Agregar el control numérico para la tasa de interés
8. Hacer clic en el control numérico
9. Agregar el control numérico sobre la celda C4

gráfica.

Formularios
Estos datos se utilizarán

en el control numérico
que se vinculará con la
tasa de interés, celda C4
12. Finalmente su hoja de cálculo queda como se muestra a continuación.
Utilice estos
controles para
definir el principal
y la tasa de interés.
=c4/100
Paso a Paso: Uso del cuadro combinado

1. Crear un Cuadro combinado que permita la elección entre tres productos.
Computadora HP Optimux $ 1,000.00
Impresora HP 840C $ 150.00
Scanner HP 3500 $ 100.00
3. Hacer clic en el cuadro combinado
4. Agregar el control cuadro combinado sobre la celda A3

5. Diseñar los cuadros adicionales

6. Hacer clic derecho sobre el control cuadro combinado y elegir la opción

gráfica.
8. Las opciones del Cuadro combinado devuelven como resultado en la celda

vinculante:
1 = Si se eligió la primera opción, Computadora HP Optimux
2 = Si se eligió la primera opción, Impresora HP 640C
3 = Si se eligió la primera opción, Scanner 3500
9. Para resolver el problema, aplicaremos la función INDICE en la ceda A6
10. Ahora cada vez que hagamos clic, en las opciones de los productos, mostrará el
precio que le corresponde.

Formularios
Paso a Paso: Ejemplos tipo con formularios

1. Abrir el archivo “Controles - para elaborar . XLSX”
2. El archivo contiene dos páginas: “Cotización” y “Lista de productos”
3. La idea es desarrollar la hoja de cotización. Comenzaremos con la hoja “Lista de

productos”. Asignaremos nombres de rango a la lista de productos y lista de
precios. Para hacer referencia a ellos desde la hoja de cotización.
Asignar nombre de rango a la lista de

productos
4. Seleccionar el bloque de celdas A2:A21
5. Hacer clic derecho sobre el bloque
seleccionado, del menú presentado elegir
la opción
6. Del cuadro de diálogo presentado en el
recuadro Nombre, escriba “Productos”

Asignar nombre de rango a la lista de

productos y precios
8. Seleccionar el bloque de celdas A2:B21
9. Hacer clic derecho sobre el bloque
seleccionado, del menú presentado elegir
la opción
10. Del cuadro de diálogo presentado en el
recuadro Nombre, escriba “ProducPrecio”
Insertar control casilla de verificación en la hoja de cotización.

12. Hacer clic para cambiar a la hoja cotización

14. Hacer clic en el control casilla de verificación

Formularios
15. Agregar este control sobre la celda A3
Hacer clic para asignar

como nombre: “Tarjeta
Bonus”

Escribir $A$3 para vincular este
Insertar controles botones de opción
18. Hacer clic en el control botón de opción

19. Agregar tres de estos controles sobre las celdas
A5 … A9
Hacer clic derecho y luego clic

izquierdo para al entrar al modo
edición y cambiar el nombre de los
controles. Asignar los nombres
mostrados en la gráfica.


Escribir $A$7 para vincular este control
con la celda en mención
21. Repetir el paso 20 para vincular los otros dos controles de opción con la celda
A7
Asignar validación de datos al rango de celdas A13:A18

22. Seleccionar el bloque de celdas A13:A18
23. Hacer clic en
Elegir la
opción “Lista”
Presione la tecla F3
para presentar la
lista de nombres de
rango, elegir
“Productos”.

Formularios
26. Su cuadro de diálogo queda como se muestra en la gráfica.
Adicionar las fórmulas

27. Ingresar las fórmulas mostradas para terminar el módelo
=SI(ESBLANCO(B13);"";C13*B13)
=SI(ESBLANCO(A13);"";BUSCARV(A13;ProducPrecio;2;0))
=SI(A3=VERDADERO;D19*10%;0)
=D19*ELEGIR(A7;10%;5%;0)

Paso a Paso: Ejemplos tipo con formularios

1. Realizar el siguiente diseño y asigne a la hoja el nombre ENCOMIENDA.
ENCOMIENDA
Hoja ENCOMIENDA del libro Proformas.
2. Luego cree el siguiente diseño y asígnele el nombre a la hoja de COSTOS.
COSTO
Hoja COSTOS del libro Proformas.

3. Añada los controles de formulario a su hoja de cálculo, para tener un diseño de
acuerdo a la figura.

Formularios
Formato de control
Para terminar con el diseño, debe modificar el formato de los controles para que
interactúen con celdas de su hoja de cálculo. Es decir, por ahora los controles
son sólo elementos que no se relacionan con la hoja de cálculo, al modificar el
formato de los controles, logramos que dichos controles se vinculen a celdas y
así podemos construir fórmulas basadas en los valores de esas celdas.
Para modificar el formato de un control

Use el menú contextual sobre el control. Elija Formato de control…
Opción Formato de control
Control numérico Kilogramos

Asignarle las siguientes propiedades:

Valor actual :0
Valor mínimo :1
Valor máximo : 50
Incremento :1
Celda vinculante : C7
Botones de opción Normal y Express

De igual manera, debe modificar el formato de cada uno de los controles de su
formulario.
En el caso de los botones de opción (Normal y Express) debemos indicar una
celda con la que se vincule H1.
Al elegir uno de los botones de opción, la celda H1 toma un valor.
Casilla de verificación Delivery

Además, se debe modificar el formato de la casilla de verificación (Delivery)
para que se vincule con una celda, si la casilla está marcada muestra
VERDADERO, si no muestra FALSO.
Debemos indicar una celda con la que se vincule H2.
Al activar Delivery, la celda H2 toma un valor lógico
Lista Destino
Finalmente, debe modificar el formato de la lista. En el caso de una lista o un
cuadro combinado, en necesario indicar un Rango de Entrada, es decir el rango
que tenga los elementos que desea mostrar en su lista. Además, debe vincular el
control a una celda de su hoja de cálculo. Asigne el nombre DESTINO al rango
B5:B11 (Hoja Costos).

Formularios
Debemos definir un Rango de entrada DESTINO y una celda vinculante H3
Formato del control Lista
Observe que la lista se llena con las ciudades indicadas en el rango de entrada.
La lista se llena con las ciudades
Observe que al hacer sobre algunas de las ciudades, la celda H3 muestra el

número del elemento seleccionado de la lista.
La celda H3 muestra el número del elemento seleccionado
Fórmulas relacionadas a controles.
Gracias a las celdas vinculadas de sus controles, usted podrá definir ciertas
fórmulas basados en los valores de las celdas vinculadas.

Calcular el Costo Básico

Debe multiplicar los Kilogramos por el Costo de acuerdo a la ciudad (vea
la tabla Costos).
Antes de realizar los cálculos asigne el nombre COSTO al rango C5:C11.
En la celda C16 de la Hoja Encomienda escriba:
=INDICE(COSTO; H3) * C7
Gracias a la función INDICE podemos ubicar directamente el costo en
base al número de elemento seleccionado de su lista (recuerde, la celda
H3 posee este valor).
Calcular el Recargo de Servicio
Debe considerar un recargo del 50% del Costo Básico sí el servicios es
Express. En la celda C17 escriba la fórmula:
=SI( H1=2; C16 * 50%; 0)
Recuerde:
El valor 2 en la celda H1 indica que se ha elegido el tipo Express
Calcular Delivery
Debe considerar S/. 10.00 si la casilla esta activa y 0 en caso contrario.
En la celda C18 escriba la fórmula:
=SI (H2 = VERDADERO; 10; 0)
Recuerde:
Si la casilla está activa la celda H2 muestra VERDADERO y sino
FALSO.
Completar fórmulas
Escribir fórmulas en base las celdas vinculadas de sus controles,
sabiendo:
Total del Servicio = Suma del Costo + Recargo + Delivery
IGV = 19% del Total del Servicio
Total a Pagar = Total del Servicio + IGV
Pruebe la funcionalidad de sus fórmulas, interactuando con sus controles, por
ejemplo, haga clic en su control número o elija otra ciudad.

Capítulo
Macros
 Seguridad de macros
 Grabar una nueva macro
 Editar una macro utilizando
Visual Basic
 Eliminar macros
 Uso de macros en
formularios
 Plantillas con formularios y
macros
 Desarrollo de proyectos con
macros y formularios

Macros
Cada día las grandes y pequeñas empresas están descubriendo el poder de utilizar
conjuntamente las macros con Excel, las compañías requieren de programas
informáticos realizados a "medida" de sus necesidades, para gestionar de manera
automática, rápida y eficaz los procesos internos del negocio.
A la vez muchas personas en su trabajo diario realizan tareas repetitivas frente a sus
hojas Excel, desperdiciando días enteros en realizar informes de manera manual los
cuales, con un simple clic a un botón en cuestión de segundos estaría realizado.
Las macros nos permiten automatizar y realizar tareas complejas, aumentando la
eficiencia y eficacia del trabajo.
Definición
Las macros son un grupo de instrucciones programadas bajo entorno VBA (Visual
Basic para aplicaciones), cuya tarea principal es la automatización de tareas
repetitivas y la resolución de cálculos complejos.
El lenguaje VBA, es un lenguaje de programación basado en el Visual Basic,
enfocado a la realización de programas sobre las herramientas Excel, Access,
Word...., mediante macros en VBA podemos crear nuevas funciones para nuestras
hojas Excel, personalizar estilos y formatos, crear programas para la resolución de
cálculos complejos, automatizar tareas...
Ejemplo de código VBA aplicado en Excel

Una vez realizado el código VBA, podemos ejecutar el programa mediante la
creación de botones, nuevos menús... de tal forma que la aplicación creada resulte
intuitiva y de fácil manejo.
También puede crear una macro utilizando el Editor de Visual Basic.
Editor de Visual Basic

Entorno en el que puede escribir y modificar código y procedimientos de Visual
Basic para Aplicaciones.

El Editor de Visual Basic contiene un conjunto completo de herramientas de

depuración para buscar sintaxis, tiempo de ejecución y problemas lógicos en el
código en uso en Microsoft Visual Basic para escribir sus propias secuencias de
comandos de macro o para copiar toda o parte de una macro en una nueva macro.
Una vez creada una macro, puede asignarla a un objeto (como un botón de barra
de herramientas, un gráfico o un control) para que pueda ejecutarla haciendo clic
en ese objeto.
Sin embargo es importante mencionar que usted debe contar con conocimientos
de programación y conocer los objetos de Microsoft Excel.
Para que se utilizan las Macros

Mediante macros VBA podemos crear múltiples aplicaciones que realicen los
cálculos automáticamente y obtengamos resultados en apenas unos segundos.
Nos permite automatizar procesos y evitar estar dependiendo de personas con
conocimientos superiores para el manejo de procesos diseñado especialmente para
las necesidades de los usuarios.
Las macros VBA trabajan en diversos programas, los más conocidos son los
programas que se incluyen en el paquete Office (Excel ,Word, Access...) pero
además las macros VBA también trabajan en diversos programas como
SolidWorks, Autocad... (software creado para el diseño de ingeniería) lo cual
proporciona una enorme versatilidad de utilización, así como una comunicación
entre diversos programas.

Macros VBA con Excel
Creación de nuevas funciones- como por ejemplo la función "código" que
convierte dígitos alfanuméricos a dibujos basados en codificación de código
de barras.
Automatización de tareas repetitivas- realización de informes automáticos,
conexión con bases de datos y otros programas.
Resolución de cálculos complejos e iterativos
Creación de programas, como gestores documentales, software de
planificación.
Ventajas
Realización de programas a medida

Cada empresa posee sus peculiaridades y características, en muchas
ocasiones se adquieren paquetes de software estandarizado que no
cumplen las expectativas iníciales y que acaban por no aportar una
solución real a las necesidades del negocio, mediante las macros en
Excel cada programa desarrollado se adapta fácilmente a cada tipo de
empresa, proporcionando un versatilidad y flexibilidad incomparable.
Rápido y fácil manejo

De los programas desarrollados bajo entorno Excel, cuando la
empresa adquiere un software nuevo ha de dedicar cierta parte de
tiempo en adquirir los conocimientos necesarios para el buen
manejo del software, la gran ventaja que nos aporta las macros es
que están desarrolladas bajo Excel, herramienta muy conocida y utilizada en
la mayoría de las empresas.
Realización de tareas y cálculos complejos

En muchas ocasiones dejamos de utilizar técnicas conocidas para la
resolución de problemas, que nos podrían aportar datos de vital
importancia, por la gran complejidad de cálculo que conllevan,
mediante macros en Excel estas tareas y cálculos pasaran a la
historia, realizando la propia hoja Excel el trabajo por nosotros.
Aumento de eficacia y eficiencia

En el trabajo, puesto que reducimos horas y horas de nuestro
trabajo en realizar tareas manuales al convertirlas en automáticas,
ocupando el tiempo ganado en otros asuntos.

Seguridad de Macros
Los Macrovirus
Los macro virus son una nueva familia de virus que infectan documentos y hojas
de cálculo. Fueron reportados a partir de Julio de 1995, cambiando el concepto de
aquella época, de que los virus tan sólo podían infectar o propagarse a través de
archivos ejecutables con extensiones .EXE o .COM
Hoy en día basta con abrir un documento en Word o una hoja de cálculo de Excel
infectados para que un sistema limpio de virus sea también infectado.
Los macro virus tienen 3 características básicas:
Infectan documentos de MS-Word o MS-Excel y archivos de bases de
datos en MS-Access.
Poseen la capacidad de infectar y auto-copiarse en un mismo sistema, a
otros sistemas o en unidades de red a las cuales estén conectadas.
Haciendo uso de las funciones de la interfaz de las librerías MAPI
(Messaging Application Programming Interface), desde el sistema
infectado se envía a todos los buzones de la libreta de direcciones de MS
Outlook y Outlook Express.
Parte del MacroVirus Melissa

Private Sub AutoOpen()
On Error Resume Next
p$ = "clone"
If System.PrivateProfileString("",
"HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\9.0\Word\Security",
"Level") <> "" Then
CommandBars("Macro").Controls("Security...").Enabled = False
System.PrivateProfileString("",
"HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\9.0\Word\Security",
"Level") = 1&
Else
p$ = "clone"
CommandBars("Tools").Controls("Macro").Enabled = False
Options.ConfirmConversions = (1 - 1): Options.VirusProtection = (1 - 1):
Options.SaveNormalPrompt = (1 - 1)
End If
...
...
End sub

A pesar de que los macro virus son escritos en los lenguajes macro de MS-Word o
MS-Excel y por consiguiente deberían infectar únicamente a documentos y hojas
de cálculo, es posible desarrollar macro virus que ejecuten llamadas al sistema
operativo, dando órdenes de borrar archivos o hasta de reformatear al disco duro.
Otra característica de los macro virus es que sus acciones están destinadas
exclusivamente a un tipo de documento, hoja de cálculo o archivo de base de
datos, creados en MS-Word, MS-Excel y MS-Access.
Cada vez aparecen y se propagan una mayor cantidad de macro virus que los virus
de archivos ejecutables y esto se debe a dos simples razones:
Los macro virus a pesar de tener acciones muy sofisticadas en sus
procesos de infección, son sumamente fáciles de crear o modificar, pues
tan sólo es necesario tener nociones de programación en lenguaje macro.
Incluso se distribuyen Generadores de Macro Virus en muchos sitios de
Internet.
Ahora todos los usuarios intercambian más documentos que archivos
ejecutables, ya sea a través de diskettes, correo electrónico u otro medio,
lo cual alienta a los desarrolladores de virus.
Ayudar a proteger archivos de virus en macros

Las macros se graban en el lenguaje de programación Visual Basic para
Aplicaciones.) dentro de un archivo, plantilla (plantilla: archivo o archivos que
contienen la estructura y las herramientas para dar forma a elementos como el
estilo y el diseño de página de los archivos terminados.
Para reducir más el riesgo de infección con virus en los archivos de Office,
establezca el nivel de seguridad de las macros y use firmas digitales (firma digital:
sello electrónico seguro basado en cifrado para autenticar una macro o un
documento. Esta firma garantiza que la macro o el documento fueron creados por
el firmante y que no se han modificado.).
Para aplicar seguridad hacer los siguientes pasos:
o Hacer clic en la ficha de la cinta de opciones
o Hacer clic en el botón

Firmas digitales
Una firma digital en una macro es como un sello de cera en un sobre: confirma
que la macro se originó en el programador que la ha firmado y que no se ha
modificado.
Al abrir un archivo o cargar un complemento que contenga una
macro con firma digital, esta firma aparece en el equipo en
forma de certificado. El certificado menciona la fuente de la
macro, y otra información acerca de la identidad e integridad de
la fuente. Una firma digital no garantiza necesariamente la
seguridad de una macro, por ello el usuario debe decidir si
confiar en una macro que lleva firma digital.
¿Cómo obtener un certificado Digital?

Puede obtener un certificado digital de una autoridad de certificación comercial,
como VeriSign, Inc. o de su administrador de seguridad interna o profesional de
Tecnologías de la Información (TI). También puede crear una firma digital
mediante la herramienta Selfcert.exe.
Para obtener más información acerca de las autoridades de certificación que
ofrecen servicios para productos de Microsoft, vea la lista de Microsoft Root
Certificate Program Members (Integrantes del programa de certificados raíz de
Microsoft).
Para agregar un certificado digital
Hacer clic en el menú , opción

Se presenta el cuadro de diálogo

Elegir el certificado que
desea utilizar
Lista de editores de confianza

Al abrir un archivo que incluye macros con firma, se le pregunta si desea confiar
en todas las macros originadas en ese editor.
Si selecciona esta opción, agrega el propietario del certificado a su lista de
editores de confianza. Antes de decidirse, debe revisar los detalles del certificado
digital, como por ejemplo, mirar los campos Emitido para y Emitido por, para
determinar si confía en el editor, y mirar el campo Válido desde para determinar si
el certificado es actual.
El certificado también puede incluir detalles como la dirección de correo
electrónico o e sitio Web de la persona que lo ha obtenido.
Una vez que haya agregado una persona (o corporación) a la lista de editores de
confianza, Office activará las macros firmadas por este editor sin mostrarle una
advertencia de seguridad.
De todos modos, se puede eliminar entradas de la lista de editores de confianza.
Nota. Cualquier certificado que figure como certificado de confianza en la lista
de editores de confianza será también considerado de confianza en Internet
Explorer.
Advertencias acerca de plantillas y complementos instalados

Al abrir una plantilla o cargar un complemento desde la carpeta Inicio, las macros
del archivo se pueden activar automáticamente.
De todos modos, puede desactivar la opción de seguridad Confiar en todas las
plantillas y complementos instalados, para recibir una advertencia acerca de estas
macros. La advertencia variará en función del nivel de seguridad que haya
elegido.

Grabar una nueva Macro

Escribir el nombre de la
Macro
Especificar donde se grabará la
Macro
Escriba una descripción de lo

que realiza su Macro
Paso a Paso: Grabar una Macro

1. Abrir el archivo “5 Macro1”.
2. En la siguiente hoja de cálculo crear una macro que permita automáticamente
ordenar la tabla por categoría del empleado.

Escriba como nombre de

la Macro “OrdenarLista”
5. A partir de este momento todo acción que realice se grabará como parte d e la
Macro
6. Presione las teclas Ctrl + Inicio para ubicarse en la primera celda.
7. Haga un clic en la celda A4, luego presione [Ctrl] + [*] para seleccionar toda la
base de datos.
8. Hacer clic en la ficha , elegir
Elegir la opción “CATEGORÍA”

Editar una Macro utilizando Visual Basic

La macro se graba en código de Visual Basic en una hoja de módulo.

Del cuadro de diálogo presentado elegir su macro.
Elegir la Macro
“OrdenarLista”
Hacer clic en el botón se muestra el código
Ahora puede modificar el código según sus nuevos requerimientos.

Eliminar macros
Para eliminar una Macro seguir el siguiente procedimiento.

Del cuadro de diálogo presentado elegir su macro.
Elegir la Macro que

desea eliminar
Hacer clic en el botón se muestra el código
Referencias Relativas
Una referencia es la ubicación de una celda en Microsoft Excel, tal como A1, B4.
En Microsoft Excel se tiene dos tipos de referencia: Absoluta o relativa.
Si configura el tipo de referencia en absoluta, Microsoft Excel lleva un control de
la posición exacta de cada celda seleccionada. Por ejemplo si crea una macro que
subraya la celda A1, cuando ejecute la macro siempre va a afectar a la celda A1.
Si configura el tipo de referencia en relativa, Microsoft Excel lleva un control de
la posición de cada celda seleccionada en relación a la celda seleccionada con
anterioridad. Por ejemplo si me ubico en la celda A1 y crea una macro que pone
en subrayado a la celda B2. Observe que B2 se encuentra una celda a la derecha y
una celda hacia abajo de la celda A1.
Si me ubico en la celda A4 y ejecuto la macro se pondrá en subrayado la celda B5.
Ya que esta es la celda que se encuentra una celda más a la derecha y una celda
más hacia abajo.

Como usted puede observar configurar como absoluta o relativa tiene sus ventajas
según el caso presentado.
Para lograr que las celdas empleadas en su macro sean consideradas como
relativas, al grabar una Macros, debe activar Referencias relativa.
Usted puede combinar celdas absolutas y relativas en una macro.
Diferencia entre celda relativa y absoluta

Celda absoluta Hace referencia siempre a una celda fija.
Ejemplo:
Range(“A1”).Select Selecciona la celda A1
Celda relativa Se basa en una referencia de celda, la cual si cambia la

posición de las celda que involucra la sentencia, esto se
verá reflejado en el resultado.
Ejemplo:
ActiveCell.FormulaR1C1 = "=R[-1]C+1"
Realiza la fórmula n = n +1
Paso a Paso: Crear Macro con referencia relativa
Uso de Macros en Formularios

Es posible asignar Macros a los controles de un formulario, esto permite mejorar la
interfaz de su aplicación y automatizar sus tareas.
Paso a Paso: Asignar Macro a botones

2. En la siguiente hoja de cálculo crear tres Macros:

- Ordenar_Por_Apellidos
- Ordenar_Por_Ocupación
- Ordenar_Por_Sueldo

Escriba como nombre de la Macro

“Ordenar_Por_Apellidos
5. A partir de este momento todo acción que realice se grabará como parte de la
Macro
base de datos.

Elegir la opción “APELLIDOS Y NOMBRES

10. Repetir este proceso para crear a las otras dos Macros.
11. Adicionar los botones de comando a la hoja

13. Hacer clic en el control Botón
14. Al dibujarla en la hoja de cálculo se presenta el
siguiente cuadro de diálogo
Elegir “Ordenar_Por:Apellidos”
y hacer clic en el botón
15. Agregar los otros dos botones y asignar la Macro, su hoja debe quedar como se
muestra en la gráfica, cada vez que presione los botones se ordenará la tabla.

Paso a Paso: Asignar Macro a botones de opción
2. En la siguiente hoja de cálculo crear tres Macros:
- Filtrar_Afil_AFP
- Sueldo_Mayor_30000
- Elimina_Filtro


Escriba como nombre de la Macro

“Filtra_Afil_AFP”
5. A partir de este momento todo acción que realice se grabará como parte de la
Macro
base de datos.
Hacer clic sobre el filtro

“A_AFP”.
Desactive la casilla “N”

10. Repetir este proceso para crear a las otras dos Macros.
11. Adicionar los botones de opción en la hoja

13. Hacer clic en el control Botón
14. Dibujar los tres botones de opción en la hoja y asignar
sus nombres según la gráfica
15. Hacer clic derecho sobre uno de los botones de opción
16. Del menú contextual presentado elegir la opción
Elegir la opción
“Filtra_Afil_AFP”

para
terminar
17. Repetir este procedimiento para signar Macro a los otros dos botones de opción

Plantillas con formularios y Macros

Para mejorar la forma de trabajo con archivos semejantes que se generan cada mes,
puede diseñar un modelo y grabarlo como plantilla, esta plantilla puede ncluir Macros y
controles de formulario.
Una plantilla es un archivo que se utiliza como base para generar nuevos archivos los
cuales tienen las mismas características.
Paso a Paso: Uso de plantillas predefinidas
1. Hacer clic en el botón Botón Office,

Seleccionar la opción
Plantillas instaladas
Seleccionar una de las

plantillas mostradas

Paso a Paso: Uso de plantillas de MS Office Online
1. Hacer clic en el botón Botón Office,

Seleccionar una de
las plantillas
Microsoft Office
Online Seleccionar una de
las plantillas
mostradas

5. A continuación se muestran algunas plantillas de Ms Office OnLine

Crear Plantillas personalizadas

1. Para crear una plantilla diseñe su hoja de cálculo y al guardarla elegir el tipo

2. De esta forma puede utilizar esta plantilla para generar nuevos archivos
Utilizar Plantillas personalizadas

1. Para utilizar una plantilla hacer clic en el botón Office ,
Elegir la
plantilla
que
quiera
utilizar
Elegir
plantillas
Desarrollo de proyectos con Macro y formularios

La Empresa JH Import's dedicada al Rubro de Importación y Exportación de Productos
en general, ha adquirido una Computadora Core 2 DUO, 2GHZ y 1GB RA, Disco duro
80GB para automatizar los procesos que realiza.
La Empresa cuenta actualmente con 50 trabajadores y dentro de los primeros procesos
que desea automatizar es de un Sistema para el Control de Pagos implementando
controles y Macros a su solución actual, para lo cual ha contratado los Servicios de un
Profesional de Computación de SENATI, el cual será el encargado de desarrollar esta
aplicación.

Consideraciones
El Programa que se determinó utilizar será MICROSOFT EXCEL For Windows,
ya que se maneja poca información y dado el conocimiento de su personal del
Suite Office.
El Sistema de Planillas será almacenado en el archivo PLANI2008.XLS y el
análisis ha determinado que será distribuido en varias hojas de cálculo, según el
siguiente flujograma de datos.
Flujo Lógico del Programa
Proceso de Automatización
1. Automatización del Sistema de Planillas
1.1. Crear un nuevo Libro o Cuaderno de Trabajo
1.2. Asignar nombres a las Hojas de Cálculo
Para una mejor comprensión de donde se encuentra cada Información, se le
asignarán nombres a todas las hojas según el Flujo Lógico del Programa (ver
parte inferior del libro).
En adelante nos referiremos a las hojas por sus respectivos nombres.
1.3. Automatización de la Planilla

Recomendamos para los Nombres de Campos utilizar un tipo de letra
diferente al de los datos. Ejemplo: Nombres de Campo: Letra Times New
Roman 12 puntos y Datos: Letra Arial 10 puntos.
Formatear las Hojas de Cálculo según su criterio y darle un aspecto
presentable y agradable (utilizar tipos de letras, bordes, sombreados, datos
numéricos a 2 decimales y en millares, etc.)
Hoja: Datos Personales
Lo único que tiene que hacer, es ingresar los datos de los trabajadores
conforme se muestra en la hoja de Datos Personales y darle un formato
apropiado.
Hoja: Tabla AFP
Lo único que tiene que hacer, es ingresar los datos de descuentos de la Tabla
de AFP conforme se muestra en la hoja de Tabla AFP y darle un formato
apropiado.
Hoja: Planilla
A. El único dato ingresado será el No. DE CARNET.
B. Los datos: APELLIDOS Y NOMBRES, OCUPACION, AFILIADO
A AFP, CODIGO DE AFP y SUELDO BASICO deben ser extraídos
de la hoja Datos Personales mediante el campo No. DE CARNET.
 Para realizar esta operación de búsqueda y extracción de datos
utilice la función BUSCARV...
 Recomendamos utilizar el Asistente para funciones.
 Ejemplo: Para extraer los APELLIDOS Y NOMBRES mediante
el Campo NUMERO DE CARNET.
Pasos:
1.- Ubicarse en la Hoja Datos Personales y anote el No. de
columna donde se encuentra el Campo a extraer
APELLIDOS Y NOMBRES (ver Hoja Datos Personales
celda B57)
2.- Ahora ubíquese en la Hoja Planilla, en la celda B10 y
realice lo siguiente
3.- Haga Clic en el icono Asistente para funciones o en el
menú Insertar, Función...
4.- Luego, haga Clic en Búsqueda y referencia, BUSCARV
5.- Haga Clic en el primer dato del campo No. CARNET de
la Hoja Planilla (Celda A10), mediante el cual se extrae
la información.
6.- Haga Clic en el recuadro de matriz_a_buscar_en, luego
en la Hoja Datos Personales seleccione el rango A6..K55
y presione la tecla F4 (celdas absolutas), lo cual permitirá

realizar la búsqueda del dato de la celda A10 en el rango

especificado.
7.- Haga Clic en el recuadro de indicador_columnas y digite
2 No. de columna a extraer.
8.- Haga Clic en el botón Terminar y copie la fórmula (B6 a
B59) para extraer los APELL. Y NOMBRES.
C. Cálculo de los Ingresos

 Por política de la empresa se le asignará a todos los trabajadores
5% de Bonificación por Costo de Vida el cual será deducido del
sueldo básico.
BONIFICACION = 5% del SUELDO BASICO
 Por acuerdo con el sindicato de la Empresa se acordó asignar 10
soles por c/hijo como asignación familiar.
ASIGNACION FAMILIAR = 10 * Número de hijos
 El número de hijos debe ser extraído de la hoja de Datos
Personales. Utilizar función BUSCARV...
 El INCREMENTO es de 10% y sólo se les asignará a los
trabajadores afiliados a una AFP.
Recomendamos utilizar la función lógica =SI... para realizar este
cálculo.
 El INCENTIVO es de 3% y sólo se le asignará a los empleados
afiliados a una AFP.
cálculo.
 El Total de Ingresos se obtiene de la suma de los siguientes
campos:
TOTAL INGRESOS = SUELDO BASICO + BONIFICACION +
ASIG. FAMILIAR + INCREMENTO + INCENTIVO
D. Aportaciones del Empleado
 Cuando un trabajador es contratado o estable se le descuenta por
Ley IPSS, SNP y FONAVI.
 Prestaciones de salud 0% el cual será deducido del Total de
Ingresos.
IPSS = 0% del TOTAL DE INGRESOS

 SNP (Seguro Nacional de Pensiones) sólo se le debe descontar
11% deducido del Total de Ingresos, a los trabajadores afiliados
al SNP (no estar afiliados a una AFP).
cálculo.
SNP = 11% del TOTAL DE INGRESOS
 FONAVI (Fondo Nacional de Vivienda) 0% el cual será
deducido del Total de Ingresos
FONAVI = 0% del TOTAL DE INGRESOS
 Aportaciones de los trabajadores Afiliados a una AFP
A los trabajadores afiliados a una AFP se le descuentan
adicionalmente los siguientes rubros:
CUENTA INDIVIDUAL = % de Cta. Individual * Total de ingresos
SOLIDARIDAD IPSS = % de solid. IPSS * Total de ingresos
SEG. INV. GTOS. SEPELIO = % Seg. Inv. Gtos. sepelio * Total de ing
COMISION FIJA = VALOR DE LA COMISION FIJA COMISION
VARIABLE = %Comisión variable * Total de ingresos.
Para Calcular los datos recomendamos utilizar la función lógica
=SI(...BUSCARV(...
Ejemplo.
=SI(esta Afiliado a AFP,Extraer el % de descuento de la Tabla
AFP * Total Ingresos,Caso Contrario 0)
Fórmula Hoja Planilla Celda O10: Cta Individual
=SI(D10="S";BUSCARV(E10;'Tabla AFP'!$B$6:$H$12;3);0)*K10
 5ta CATEGORIA se le dscta. 15% sobre la cantidad excedida, si
su Sueldo (Total Ingresos) excede a 1,200
cálculo.
 El Total de Aportaciones del Empleado se obtiene de la suma de
lo siguientes campos:
TOTAL DSCTO = IPSS+ SNP + FONAVI + CTA. INDIV. +
SOLID. IPSS + SEG. INV. GTOS. SEPELIO + COMISION
FIJA + COMISION VARIABLE + 5ta CATEGORIA
E. Cálculo del Total a Pagar
TOTAL PAGAR = TOTAL INGRESOS - TOTAL DE DESCUENTOS
F. Aportaciones del Empleador - referencial para está planilla
Cuando un trabajador es contratado o estable, la Empresa va a aportar
por este trabajador por:

 Prestaciones de salud 9% el cual será deducido del Total de

Ingresos.
IPSS = 9% del TOTAL DE INGRESOS
 SNP (Seguro Nacional de Pensiones) sólo se le debe descontar
0% deducido del Total de Ingresos, a los trabajadores afiliados al
SNP (no estar afiliados a una AFP).
cálculo.
SNP = 0% del TOTAL DE INGRESOS
 FONAVI (Fondo Nacional de Vivienda) 9% el cual será
deducido del Total de Ingresos
FONAVI = 9% del TOTAL DE INGRESOS
 El Total de Aportaciones del Empleador se obtiene de la suma de
lo siguientes campos:
TOTAL APORTACIONES DEL EMPLEADOR = IPSS + SNP +FONAVI
MANTENIMIENTO DE LA PLANILLA
Una vez culminada la Planilla:
Copiar la hoja Planilla a Plani Ago 2008 (Hoja Histórica)
Copiar todos las fórmulas a valores (para que no cambien su valor si hay
modificaciones)
Ahora puede generar las Planillas de los siguientes meses, guardando como una
Hoja Histórica la Planillas ya realizadas.
DISEÑAR LA HOJA DE DATOS PERSONALES

DISEÑAR LA HOJA DE TABLA AFP
DISEÑAR LA HOJA DE PLANILLA
DISEÑAR LA HOJA BOLETA DE PAGO

Cuestionarios
1. Cuáles son los pasos para crear una macro.
2. Es posible asignarle un atajo a una macro, para ejecutarlo rápidamente.
3. Para programar en una Macro, que lenguaje de programación se utiliza.
4. Qué es un Macrovirus.
5. Cual es la utilidad de la creación de plantillas, aplicando formularios y macros.

Capítulo
Programación con VBA

Programación con Visual Basic

Introducción al Visual Basic

Microsoft VBA (Visual Basic for Applications) es el lenguaje de macros de Microsoft
Visual Basic y viene integrado en aplicaciones de Microsoft Office, como Word, Excel
y Access, Powerpoint y Visio. VBA permite acceder a las
funcionalidades de un lenguaje orientado a eventos con acceso a
la API de Windows.
La utilidad de VBA es automatizar tareas cotidianas, el programa
generado sólo se puede compilar con el documento, hoja o base
de datos en que fue creado
Visual Basic es una herramienta de diseño de aplicaciones para
Windows, en la que estas se desarrollan en una gran parte a partir del diseño de una
interface gráfica. En una aplicación Visual Basic, el programa está formado por una
parte de código puro, y otras partes asociadas a los objetos que forman la interface
gráfica.
Procedimientos
Objetos
Código
Es por tanto un término medio entre la programación tradicional, formada por una
sucesión lineal de código estructurado, y la programación orientada a objetos.
Combina ambas tendencias. Ya que no podemos decir que Visual Basic
pertenezca por completo a uno de esos dos tipos de programación, debemos
inventar una palabra que la defina: PROGRAMACION VISUAL.
Pasos para la creación de un programa en VBA

La creación de un programa bajo Visual Basic lleva los siguientes pasos:
Análisis, planteamiento lógico de la solución del problema, diagrama de flujo,
diseño del formulario, programa.

ción con VBA
Análisis
En esta etapa se construye un modelo del problema extraído del mundo real
especificando los elementos que alimentan el proceso (especificaciones de
entrada), los elementos que se espera produzca el proceso (especificaciones de
salida) y se define lo mejor posible al problema en sí mismo.
Para poder definir bien un problema es conveniente responder a las siguientes
preguntas
1. ¿Qué es lo que me pide que realice el problema?
2. ¿Qué datos se requieren ingresar, analice el tipo de dato que necesita

(numérico, texto, fecha, hora, …) y su valor inicial?
3. ¿Qué resultado desea hallar, cálculos, reportes, consultas, analice el

tipo de dato?
4. ¿Qué método puedo utilizar para encontrar este resultado?
Requerimientos del análisis del problema:
Análisis del
problema
Definición Definir Definir

del datos de datos de
problema entrada salida
Planteamiento lógico de la solución del problema.

El planteamiento lógico de basa en la idea que uno tiene para resolver el
problema, basado en un modelo matemático o secuencia de procesos (leer
datos, registrar datos, consultar datos, reportar datos, … etc.).
Diagrama de flujo
Es una herramienta que permite plantear una solución lógica a un problema de
computadoras.
Diseño del formulario
Es la interfaz de comunicación hombre máquina, tanto para salida de datos
como para entrada.
Programa
El programa está distribuido en: Las propiedades de los controles, los
procedimientos (Eventos Click, keypress, etc.)

Fundamentos de programación VBA

Los algoritmos se estructuran de diversas formas, en algunos casos simplemente su
desarrollo es consecutivo, a este tipo de algoritmos se denomina de estructura
secuencial, en otros casos durante el desarrollo secuencial se generan preguntas a este
tipo de algoritmos se denomina de estructura condicional y en otros casos generan
bucles es decir repetición de ciertas líneas de programas, a estos algoritmos se
denominan de estructura repetitiva.
Estructura básica para cualquier algoritmo a desarrollar:
Declaración de Captura de Proceso de Salida de

variables datos datos información
Estructura Secuencial.
Este tipo de algoritmos se caracteriza por que entre sus
instrucciones no existen estructuras condicionales ni
repetitivas, se desarrollan línea a línea hasta culminar con su
ejecución, gráficamente se observaría de la siguiente manera:

ción con VBA
Ejemplo
Diseñar un programa que permita hallar el área de un triangulo rectángulo si se
sabe: Área_triángulo = (B * H) / 2
Donde B es base del triangulo y H es la altura.
1. Análisis
i. ¿Qué te piden que realices?
Hallar el área de un triangulo.
ii. ¿Qué datos necesito conocer?
Según la fórmula que se muestra debería de conocer la base y la altura.
2. Planteamiento Lógico.
El problema se resuelve con una fórmula matemática AR = B*H
3. Definición de variables de entrada
Las variables que se usaran para la captura de la base y la altura son: B y H.
4. Definición de variables de salida
La variable en donde se muestra el área del triangulo rectángulo es: AR
5. Programa
Sub AreaTriangulo()
Dim a B as integer
Dim H as integer
Dim AR as single
B= val (Textbox1.text)
H = val (Textbox¨2.text)
AR = (B*H) / 2
Textbox2.text = AR
End Sub
Estructura Condicional.
Este tipo de algoritmos se caracteriza por que entre sus instrucciones muestran
estructuras condicionales.
a. Condiciones Simples. Sentencia SI – ENTONCES
Se ejecuta un conjunto de instruciones si se cumple la condición
V
Condición Instrucciones

b. Condiciones doble. Sentencia SI – ENTONCES – SINO

Se ejecuta un conjunto de instruciones si se cumple la condición, caso
contrario se ejecuta otro conjunto de instrucciones.
F V
Condición
Instrucciones_B Instrucciones_A
Ejemplo
Realizar un algoritmo que permita ingresar 2 números, luego determinar
si el primer número ingresado fue el mayor (mostrar un mensaje).
1. Análisis.
Evaluar 2 números para determinar si el primer número
ingresado fue el mayor.
Los 2 números.
La forma directa de poder saber si un número es mayor a otro es
creando una condición relacional. A > B
3. Definición de variables de entrada.
Se requerirán dos variables, N1 y N2 que representen a los números
que se evalúan.
4. Definición de variables de salida.
Para este problema no existirán variables de salida debido a que se
desea mostrar solo mensajes.
5. Programa
Private Sub CommandButton1_Click()
N1 = val(text1.text)
N2 = val(text2.text)
If n1>n2 then

ción con VBA
Textbox1.text = “El primer número es el mayor”

Else
Textbox1.text = “El segundo número es el mayor”
End If
End Sub
6. Diagrama de Flujo
INICIO
Declaración de variables
N1, N2: entero
N1, N2
F V
A>B
El primer El primer
número no número es
es mayor mayor
FIN
Sentencia selección-caso
Esta es una estructura de decisión múltiple, evaluará una expresión condicional
que podrá tomar uno de los “n” valores distintos que para algunos casos puede
tratarse de rangos o valores individuales, según cumpla con uno de estos.

Ejemplo
Un movil recorre un tramo de la carretera con Movimiento Rectilíneo Uniforme
(MRU), determinar y mostrar cual es el espacio recorrido:
Espacio = Velocidad * Tiempo
Adicionalmente mostrar un mensaje que indique el consumo de gasolina según la
tabla:
Espacio Recorrido Gasolina
0 y 30 1 galón
31 y 60 2 galones
61 y 200 3 o más galones
1. Análisis.
ii. ¿Qué te piden que realices?
Calcular el espacio recorrido y en base a ello mostrar cuanta
gasolina se consume.
iii. ¿Qué datos necesito conocer?
La velocidad y el tiempo (según formula).
El desarrollo es simple, solamente deberá ingresar la velocidad y el tiempo
para calcular el espacio recorrido, en base a ello deberá observar la tabla para
que desarrolle la estructura correspondiente y muestre el mensaje solicitado.
Ejemplo:
Si el espacio recorrido es de 25 kilómetros
El mensaje es 1 galón.
Se requerirán dos variables, V y T que representen a la velocidad y el tiempo
respectivamente.
La variable de salida estará representada por E.
5. Programa.
v = val(text1.text)
t = val(text2.text)
e = v*t
Select case e
case 0 to 30

ción con VBA
text3.text =”Debe usar un galón”

case 31 to 60
text3.text =”Debe usar dos galones”
case 61 to 200
text3.text =”Debe usar tres galones”
End select
End Sub
6. Diagrama de flujo.
INICIO
V, T, E: entero
V, T
E=V*T
E
31 y 60
0 y 30 60 y 200
Debe Debe Debe

usar 1 usar 2 usar 3 o
galón galones más
galones
FIN
Estructura Repetitiva.
Conjunto de instrucciones que se repiten un número determinado de veces
mientras se cumple una determinada condición o en todo caso se le ha dado un
límite de veces a ejecutar.
Inicio de Bucle
Instrucción 1
Instrucción N
Fin de Bucle

Contador. Los procesos repetitivos por lo general lo utilizan, ya que necesitan

contar los sucesos o acciones internas del bucle. Una
Inicio de Bucle de las formas de controlar un bucle es mediante un
contador. Un contador es una variable cuyo valor
crece o decrece en una cantidad constante por cada
C=C+1
vuelta (interacción) que da el bucle.
Inicio de Bucle
Fin de Bucle
N
Acumulador. Es denominado también totalizador,
es una variable cuya misión es almacenar cantidades
o valores resultantes de sumas sucesivas. Realiza la AC = AC + N
misma función que un contador con la diferencia de
que el incremento o decremento de cada suma es
Fin de Bucle
variable en lugar de constante como en el caso del
contador.
Ejemplo
Desarrollar un algoritmo que permita calcular y mostrar la suma de los n
primeros números naturales, deberá ingresar el límite de números a sumar.
S = 1 + 2 + 3 + 4 + 5 +... + n
1. Análisis.
Calcular la suma de n números naturales.
La cantidad de números a sumar.
Este problema se puede haciendo uso de acumuladores y contadores.
Se requerirán una variable que represente a la cantidad de números a
sumar(N).
Tilizaremos la variable AC.
5. Programa
General Declaraciones
Dim i As Byte
Dim AC As Integer

ción con VBA
Private Sub CmdProcesar_Click()

List1.Clear
AC = 0
For i = 1 To Val(Text1.Text)
List1.AddItem Str(i)
AC = AC + i
Next i
Text2 = AC
End Sub
Private Sub CmdLimpiar_Click()

Text1 = 0
Text2 = 0
Text1.SetFocus
End Sub
Private Sub CmdSalir_Click()

If MsgBox("Desea salir?", vbInformation + vbYesNo, "SALIDA") = vbYes Then
End
End If
End Sub
6. Diagrama de flujo
INICIO
I, N, AC: entero
AC = 0
Para I=1
Hasta N
AC = AC + I
AC
FIN

La ventana del editor de Visual Basic

Para trabajar en el Entorno de Visual Basic, hacer lo siguiente.
Se presenta la ventana de programación Visual Basic
Barra de menú Barra de herramienta
Ventana de
proyecto
Formulario
Cuadro de
herramientas
A continuación se describen los principales elementos de la ventana de Microsoft

Visual Basic.
a. Barra de Menús
Presenta los comandos que se usan para trabajar con Visual Basic. Además
de los menús estándar Archivo, Edición, Ver, Insertar, Formato, Depuración,
Ejecutar, Herramientas, Complementos, Ventana y Ayuda.
b. Barra de Herramientas
Permite un acceso directo (solo un clic) a muchas de las operaciones más
frecuentes utilizadas durante el desarrollo de aplicaciones.
c. Cuadro de Herramientas
Contiene todos los objetos y controles que se pueden añadir a los formularios
para crear aplicaciones.

ción con VBA
d. Diseñador de Formularios
Funciona como una ventana en la que se puede personalizar el diseño de la
interfaz de usuario (ventana) de una aplicación.
e. Explorador de Proyectos
Lista de los archivos (formularios, módulos, etc.) del proyecto actual. Un
Proyecto es una colección de archivos que utiliza para construir una
aplicación.
f. Ventana de Propiedades
Lista los valores de las propiedades del formulario o control seleccionado
que pueden ser modificados durante el diseño del formulario o control.
g. Ventana de Código
Funciona como un editor para escribir el código (sentencias) de la
aplicación. Cuando se ingresa el nombre de una función en la ventana de
código, Visual Basic automáticamente proporciona el formato o sintaxis de
la función.
Terminología de Visual Basic

Conforme trabaje con VBA necesitará estar familiarizado con los siguientes
términos:
Término Definición
Tiempo de diseño Es el momento en el que se construye la aplicación.
Tiempo de ejecución Es el momento en el cual ejecutamos aplicación.
Formulario ES el contenedor de los controles donde se diseña la

aplicación, también conocida como interfaz de
usuario.
Controles Representación gráfica de objetos tales como botones,

cuadros de lista, cuadros de edición, etc.
Objetos Un término general usado para describir todos los

formularios y controles que forman parte de la
aplicación.
Propiedades Los valores de un objeto, tales como tamaño, título,

color, etc.
Métodos Las acciones que un objeto puede realizar sobre sí

mismo.
Eventos Son acciones reconocidas por un formulario o control.

Los eventos ocurren a medida que el usuario interactúa

con los objetos de la aplicación.
Programación La programación controlada por eventos es la esencia

controlada por de las interfaces gráficas de usuario; el usuario acciona
eventos y el código responde.
Programación por eventos

En las aplicaciones manejadas por eventos, la ejecución no sigue una ruta
predefinida. En vez de esto, se ejecutan diferentes secciones de código en
respuesta a eventos.
La secuencia de eventos determina la secuencia en que el código se ejecuta. Es
por esto que la ruta que sigue el código de la aplicación es diferente cada vez que
se ejecuta el programa.
Convenciones para los nombres de los objetos
Los objetos deben llevar nombres con un prefijo coherente que facilite la
identificación del tipo de objeto. A continuación se ofrece una lista de
convenciones recomendadas para algunos de los objetos permitidos poro Visual
Basic.
Tipo de Control Prefijo Detalles
Etiqueta lbl lblAPELLIDOS
Cuadro de texto txt txtAPELLIDO
Casilla de verificación chk chkIMPRESORA
Botones de opción opt optCPU
Cuadro combinado, cuadro cbo cboCUDADES

lista desplegable
Cuadro de lista lst lstPAISES
Botón de comando cmd cmdSALIR
Formulario frm frmENTRADA
Marco fra fraTIPOS
Línea lin linVERTICAL
Imagen (Picture) pic picLOGOTIPO
Cuadro de número spn spnPÁGINAS

ción con VBA
Formularios
El formulario es el principal medio de
comunicación entre el usuario y la
aplicación. Los usuarios interactúan con los
controles sobre el formulario para ingresarle
datos y obtener resultados, para mostrar las
propiedades de un objeto pulsar F4.
Propiedades
BackColor Color de fondo del formulario.
Caption Texto en la barra de título del formulario.
Enabled True/False. Determina si está habilitado para responder a las
acciones del usuario.
Left y Top Ubicación del formulario.
Name Nombre del formulario.
Eventos
Activate Ocurre cuando el formulario se convierte en la ventana activa.
Click Ocurre cuando hace clic sobre el formulario.
Deactivate Ocurre cuando el formulario deja de ser la ventana activa.
Añadir controles al formulario

Para añadir controles a un formulario lo hacemos de la siguiente manera:
1. Haga clic sobre el control en el Cuadro de Herramientas.
2. Ubique el puntero del Mouse (una cruz) sobre el formulario en la
esquina superior izquierda donde desea colocar el control.
3. Realice un clic sostenido mientras arrastra el puntero a la esquina
superior derecha donde colocará el control.
4. Suelte el botón del Mouse.
Estos cuatro pasos se repiten con cada control que desea añadir al
formulario.
La Ventana de Código
La Ventana de Código se usa para escribir, mostrar y editar el código de su
aplicación. Puede abrir una ventana de código por cada módulo de su aplicación,
de modo que puede fácilmente copiar y pegar entre ellos. El editor de texto es
solo un editor ASCII.

La Ventana de Código contiene:
Lista de eventos
Lista de objetos
La barra de división
a. El Cuadro Lista de Objetos

Muestra el nombre del objeto seleccionado. Haga clic en la flecha a la
derecha del cuadro Objeto para mostrar una lista de todos los objetos
asociados con el formulario.
b. El Cuadro Lista de Eventos
Muestra todos los eventos reconocidos para el formulario o control mostrado
en el cuadro Objeto. Cuando seleccionamos un evento, en la ventana de
código se muestra el procedimiento de evento asociado con ese evento.
Ejemplo:
c. La Barra de División
Permite dividir la ventana de código en dos partes.
Editando Código
Use las características de edición de Visual Basic para que su código sea más
fácil de leer.
Sangría
Use la sangría para diferenciar partes de su código, tales como estructuras
repetitivas y condicionales. Veamos el siguiente ejemplo:
Private Sub cmdIngresar_Click() Para aplicar sangría a una

sección de sentencias de un
If Len(Trim(txtUsuario))=0 Then código use la tecla Tab.
txtUsuario.SetFocus
ElseIf Len(Trim(txtContraseña))=0 Then
txtContraseña.SetFocus
ElseIf txtContraseña = “AGPS” Then

ción con VBA
MsgBox “La clave ingresada es correcta”

Unload Me
Else
MsgBox “La clave ingresada no es válida”
txtContraseña.SelStart=0
txtContraseña.SelLength= Len(Trim(txtContraseña))
txtContraseña.SetFocus
End If
End Sub
Comentarios
El añadir documentación y comentarios a su código permite comprender mejor lo
que hace el código. El texto que continúe al símbolo de comentario será ignorado
en la ejecución de la aplicación. Veamos el siguiente ejemplo:
Private Sub cmdLimpiar_Click()

'Este procedimiento limpia la ventana de identificación Un comentario se
inicia con el carácter
txtUsuario.Text = "" 'Limpia el cuadro de texto apóstrofe ( „ )
txtUsuario.SetFocus ' Mueve el enfoque a txtUsuario End
Sub
Creación y uso de procedimientos

En las aplicaciones tradicionales o procedurales, es la aplicación quien controla que
porciones de código se ejecuta, y la secuencia en que este se ejecuta. La ejecución de la
aplicación se inicia con la primera línea de código, y sigue una ruta predefinida a través
de la aplicación, llamando procedimientos según sea necesario.
Procedimientos
Existen dos tipos de procedimientos con los que se trabaja en Visual Basic: los
procedimientos de evento y los procedimientos generales.
Procedimientos de Evento
Visual Basic invoca automáticamente procedimientos de evento en respuesta a
acciones del teclado, del ratón o del sistema. Cada control tiene un conjunto fijo
de procedimientos de evento. Los procedimientos de evento para cada control
son mostrados en un cuadro de lista despegable en la ventana de código.

El código que se escriba en el

procedimiento de evento Click es
ejecutado cuando el usuario haga
clic en un botón de comando.
Procedimientos Generales
Son procedimientos Sub o Function que son creados para que lleven a cabo tareas
específicas.
Para crearlos hacer clic en el menú Insertar, Procedimiento.
Si se tiene código duplicado en varios procedimientos de evento, se puede
colocar el código en un procedimiento general y luego invocar al procedimiento
general desde los procedimientos de evento.
Procedimientos Sub
Los procedimientos Sub no retornan valores. Por ejemplo:
Public Sub Seleccionar(Cuadro As TextBox)
Cuadro.SelStart = 0
Cuadro.SelLength = Len(Cuadro.Text)
End Sub
Los procedimientos Sub son invocados especificando sólo el nombre del
procedimiento, o empleando la instrucción Call con el nombre del procedimiento.
Por ejemplo:
Call Seleccionar(Text1)
Si se emplea la instrucción Call, se debe encerrar la lista de argumentos entre
paréntesis. Si se omite Call, también se deben omitir los paréntesis alrededor de
la lista de argumentos.

ción con VBA
Procedimientos Function
Los procedimientos Function devuelven valores. En el siguiente ejemplo, el
procedimiento Function recibe un número y devuelve ese número al cuadrado.
Public Function Cuadrado(N As Integer) As Integer
Cuadrado = N * N
End Function
Si se desea guardar el valor devuelto, se debe usar paréntesis cuando se invoque a
la función, como se muestra a continuación:
Resultado = Cuadrado (5)
Si se omiten los paréntesis, se puede ignorar el valor devuelto y no guardarlo en
una variable. Esto puede ser útil si se quiere ejecutar una función y no se desea el
valor devuelto. Por ejemplo:
Ámbito de las variables.

Denominamos ámbito de una variable a las partes del programa donde esa
variable está declarada. Para entenderlo mejor, veamos someramente la forma de
un programa desarrollado en VB.
A estas partes las habíamos llamado Procedimientos. Podemos tener
procedimientos que no estén relacionados con ningún evento ocurrido al
formulario o a sus controles. (Los Procedimientos que iremos insertando a lo
largo de la aplicación).
: Aquí puede insertar proc. y funciones del módulo.
Si se declara una variable dentro de un procedimiento o
Función, esa variable tiene como ámbito el Procedimiento
o Función donde se declaró.
En un Formulario, una variable puede declararse de dos formas:

Privada o Pública.
Variable Privada tiene como ámbito sólo el proc. y función donde

fue declarada
Variable Pública tiene como ámbito todos los proc. y funciones

del formulario y sus controles.
Variable a nivel de formulario debe declararse en la sección de

declaraciones, que está la ventana de código Objeto = General,
Proc. = Declaraciones. Tiene como ámbito todo el formulario
En un Módulo una variable puede declararse como Privada, con

lo que no saldrá de ese Módulo, o Pública, pudiendo en este caso
usarse en todo el programa
No es recomendable declarar variables con el mismo nombre.

Formas de declaración de variables en un proyecto VB.

Sentencia Dim
Es la forma más común de declarar una variable como Privada. Puede emplearse
en un Procedimiento, Función, Formulario o Módulo. La sintaxis es de la
siguiente forma:
Su ámbito depende donde la declaro.
Dim nombrevariable As Integer Cada vez que entremos al formulario,
procedimiento o módulo, esa variable tomará el
valor cero (si es numérica) o nulo (si es string).
Sentencia PRIVATE
Es la forma de declarar una variable como Privada. Puede emplearse solamente
en la sección de declaraciones de un Formulario o Módulo. La sintaxis es de la
siguiente forma:
La variable NO puede utilizarse fuera
Private nombrevariable As Tipovariable del Formulario o Módulo donde se
declaró.
La sentencia Private no puede usarse en un
procedimiento o función.
Sentencia PUBLIC
Puede emplearse solamente en la sección de declaraciones de un Formulario o
Módulo. La sintaxis es de la siguiente forma:
Si se declara de esta forma en la
Public nombrevariable As Tipovariable sección de declaraciones de un
Para nombrarla, si estamos en el Formulario Formulario, esa variable puede usarse
en toda el programa.
donde se declaró basta con citarla por su
nombre. Si no estamos en ese Formulario,
habrá que citarla por el nombre del Formulario, seguido del nombre de la
variable, separado por un punto:
NombreFormulario.Nombrevariable
Sentencia GLOBAL
Una variable declarada como Global es reconocida en cualquiera de los
formularios y módulos del proyecto. La sintaxis es:
Global nombrevariable As tipovariable La sentencia Global sólo puede usarse
en el apartado de declaraciones de un
Módulo.
Sentencia STATIC
Variable estática permite retener el valor de la variable cuando se vuelve a
invocar el proc. o función. Esta declaración como estática se realiza mediante la
instrucción Static
Static nombrevariable As tipovariable Sólo `puede declararlo dentro
de un procedimiento o función.

ción con VBA
Pese a que Visual Basic no obliga a declarar variables, es muy útil hacerlo. De
esta forma se tiene control sobre el programa. La experiencia se lo irá
demostrando.
Resumen de declaración de variables

Procedimiento La variable no puede usarse Dim Variable As
fuera de esta Procedimiento Tipovariable
Procedimiento, como La variable no puede usarse Static Variable As

permanente fuera de este procedimiento, y Tipovariable
dentro de él conserva el valor
aunque se salga y se vuelva a
entrar
Formulario Solamente se puede usar en Dim Variable As

ese Formulario Tipovariable
En su sección de
declaraciones, como Private Variable As
Privada Tipovariable
Formulario Puede usarse en toda la Public Variable As

aplicación Tipovariable
En su sección de
declaraciones, como
Pública
Módulo Solamente puede usarse en Dim Variable As

ese Módulo Tipovariable
Como Privada
Private Variable As
Tipovariable
Módulo Puede usarse en toda la Public Variable As

aplicación Tipovariable
Como Pública
Global Variable As
Tipovariable
Forma de conocer el tipo de una variable. Función TypeName

Podemos conocer el tipo con el que se ha declarado una variable. Esto se hace
mediante la Función TypeName, que devuelve una cadena con el tipo de una
variable.
MiTipo = TypeName(NombreVariable)
NombreVariable puede ser cualquier variable con excepción de las de tipos

definidos por el usuario.

La cadena de caracteres devuelta por TypeName puede ser una de las siguientes:
Cadena devuelta La variable contiene

Byte Un byte
Entero Un entero.
Largo Un entero largo.
Simple Un número de punto flotante de precisión simple.
Doble Un número de punto flotante de precisión doble.
Moneda Un valor de moneda.
Fecha Una fecha.
Cadena Una cadena.
Boolean Un valor Boolean.
Error Un valor de error.
Empty No inicializado.
Null No hay datos válidos.
Objeto Un objeto que no respalda Automatización OLE.
Desconocido Un objeto de Automatización OLE cuyo tipo es
desconocido.
Nada Una variable de objeto que no se refiere a un objeto.
Si NombreVariable es una matriz, la cadena devuelta puede ser cualquiera de las

cadenas posibles con un paréntesis vacío adherido. Por ejemplo, si
NombreVariable es una matriz de enteros, TypeName devolverá "Integer()".
Objetos propiedades, métodos y eventos
Control Etiqueta (Label)

Se utiliza para mostrar texto que el usuario no puede modificar.
Generalmente para identificar otros controles en el formulario o para mostrar
instrucciones al usuario.
Propiedades
Name Nombre del control.
AutoSize True/False. Determina si el tamaño del control se ajusta
automáticamente al texto que contiene.
Caption Texto que muestra el control.
Font Establece la fuente, estilo y tamaño para el texto del control.

ción con VBA
Control Cuadro de Texto (Textbox)

Se utiliza para que el usuario le proporcione datos a la aplicación o
para que la aplicación le devuelva la información al usuario. El texto que se
muestra en el control puede ser cambiado por el usuario.
Propiedades
Enabled True/False. Establece un valor que determina si el control
puede responder a eventos generados por el usuario.
Font Establece la fuentes, estilo y tamaño para el texto del control.
Locked True/False. Determina si es posible modificar el texto en el
control.
MaxLength Establece la longitud máxima permitida para el texto en el
control.
MultiLine Establece si el control puede aceptar múltiples líneas de texto.
PasswordChar Carácter utilizado para ocultar el texto que realmente contiene
el control.
Text Texto que realmente contiene y muestra el control.
Visible Establece si el control será visible para el usuario.
Eventos
Change Ocurre cuando cambia el texto que contiene el control.
KeyDown Ocurre cuando el usuario presiona una tecla mientras el
control tiene el enfoque.
Control Botón de Comando (Commandbutton)

Permite que la aplicación inicie, interrumpa o termine un proceso.
Propiedades
Caption Establece el texto que muestra el botón.
Font Establece la fuente, estilo y tamaño para el texto del control.
Name Nombre del botón.
Visible True/False. Establece si el botón será visible para el usuario.
Eventos
Click Ocurre cuando se hace clic sobre el botón.

Estableciendo Propiedades
Al diseñar la interface de usuario de una aplicación Visual Basic, se deben
establecer la propiedades para los controles (objetos) creados.
Estableciendo Propiedades en Tiempo de Diseño

Algunas propiedades pueden ser establecidas en tiempo de diseño.
Para establecer estas propiedades se emplea la ventana de propiedades.
Si selecciona varios objetos a la vez y accede a la ventana de propiedades, sólo se
mostrarán las propiedades que son
comunes para todos los controles seleccionados. Cualquier cambio que se haga a
una propiedad será aplicada a todos los controles.
Para acceder a la ventana de

propiedades, oprima en botón
secundario del ratón sobre un
objeto, y luego haga clic en
Propiedades.
También se puede obtener el
mismo resultado seleccionado el
objeto y luego presionando F4
Estableciendo Propiedades en Tiempo de Ejecución

En tiempo de ejecución, se puede escribir código para establecer u obtener el
valor de una propiedad.
La siguiente línea de código establece a negrita la

txtData.Font.Bold = True fuente de un cuadro de texto llamado txtData.
Este código establece la propiedad Text del cuadro de texto txtData
txtData.Text = "Hola mundo" Establece el valor del texto
Si se omite el nombre de la propiedad, se establece la propiedad predeterminada

del control. La propiedad predeterminada de un cuadro de texto es la propiedad
Text. La propiedad predeterminada de una etiqueta es la propiedad Caption. Las
siguientes líneas de código establecen las propiedades predeterminadas text y
caption de un cuadro de texto y de una etiqueta.
Se establece la propiedad Text del cuadro de texto
txtData = “Pedro” Se establece la propiedad Caption de la etiqueta
lblData = "Nombre”

ción con VBA
Obteniendo Propiedades en Tiempo de Ejecución

Puede emplear el siguiente código para obtener el valor de una propiedad en
tiempo de ejecución.
Dim sNombre as String Asigna a la variable sNombre el valor del cuadro de texto
sNombre = txtName.Text txtName
Definición de variables, tipos de datos y constantes

Una variable es un lugar de memoria en la memoria del computado.
Es un nombre que en el programa le asignamos a un dato. Variable
Ese dato podrá cambiar.
Piense por ejemplo, en un programa
consistente en la toma de datos de los
alumnos de un centro escolar. Existirán varias Valor de la variable
variables para poder introducir los datos de los
alumnos. Estas variables pueden tener nombre tales como:
Nombre, Apellido_Paterno, Apellido_Materno, Direccion, Telefono,
La variable Nombre tomará valores distintos según vayamos introduciendo los
datos de los distintos alumnos. Es posible, que a lo largo de la ejecución del
programa, esta variable Nombre contenga los datos:
Option Explicit
Obliga a declarar previamente las variables que se vayan a usar.
Esta declaración debe ponerla al comienzo de la sección de declaraciones de cada
formulario y módulo que contenga su aplicación.
Tipos de Variables
Las variables pueden ser de los siguientes tipos: (El número indicado en segundo
lugar indica el número de Bytes que ocupa en memoria.)
VARIABLE ESPACIO DETALLES

QUE
OCUPA
Booleana 2 Bytes Admite los valores 0 y 1, o True (verdadero) y

False (falso)
Byte 1 Bytes Números enteros, en el rango de 0 a 255

Integer 2 Bytes Números enteros en el rango de -32768 a 32767
Long 4 Bytes Números enteros en el rango de -2147483648 a

2147483647
Single 4 Bytes Punto flotante, simple precisión
Doble 8 Bytes Punto flotante, doble precisión.
Currency Entero,
con punto
decimal
fijo
(Típico de
monedas)
String * Cadenas alfanuméricas de longitud variable o fija.

Una variable tipo String ocupa el mismo número
de bytes que caracteres tenga la cadena.
Date 8 Bytes Fechas
Objet 4 Bytes Referencia a objetos
Variant * Otros tipos de datos.

Una variable tipo Variant ocupa 16 bytes si se
trata de un número y 22 bytes + longitud de la
cadena si se trata de un dato tipo cadena de
caracteres.
Los bytes necesarios para almacenar esa variable dependerán de los datos que se
hayan definido.
NOTA. Observe en la lista anterior que un dato Booleano ocupa 2 Bytes,

mientras que un dato tipo Byte ocupa un byte. En muchas ocasiones declaramos
variables tipo Boolean con la intención de que ocupen menos espacio.
Para declarar una variable se utiliza la sentencia Dim.
Sintaxis: Dim nombre_variable As Tipo_variable
Tipos de variables
A continuación se describen los tipos de variable.

ción con VBA
a. Variables Alfanuméricas
Es toda información que va a contener texto o la unión de textos y números;
información que no representa cálculos matemáticos.
Ejemplo:
Nombre de una persona Dim nombres As String
Apellido Paterno de una persona Dim apel_pat As String
Dirección de una persona Dim direccion As String
Definiendo la cantidad de caracteres que aceptará la variable
Dim nombres1 As String nombres1 puede tener cualquier número de caracteres.
Dim nombres2 As String *15 nombres2 puede tener un máximo de 15 caracteres.
En el caso del DNI, código postal, No. De calle, piso del edificio, etc. Es
recomendable declararlo como cadena. Para ahorrar memoria.
b. Variable Numéricas
¿Qué variables debemos declarar entonces como numéricas ? La respuesta es
bien sencilla: Aquellas que van a contener datos con lo que vamos a realizar
operaciones matemáticas.
Ejemplo:
Edad de una persona Dim nombres As Byte
Nota de un curso Dim nota1 As Byte
Sueldo Básico Dim basico As Single
Bonificaciones Dim boni1 As Single
Las variables booleanas (True/False) pueden en muchos casos sustituirse por una
variable del tipo Byte. Si ese datos True / False se va a introducir en una base de
datos o en fichero en el disco, puede ser más prudente poner 0 en vez de False y 1
en vez de True.
Una variable byte ocupa muy poco, simplemente 1 byte como su nombre indica.
Pero no puede contener números mayores de 255 ni números negativos.
Cada vez que declare una variable numérica piense en los valores que puede
tener, sobre todo cuando esa variable va a ser el resultado de una operación
matemática. Recuerde el escaso margen de una variable tipo Integer ( de -32768
a 32767)
Si la aplicación va a tratar moneda, piense en la forma de expresar los números
decimales y el número de ellos permitidos, así como el redondeo.

La variable correcta para este caso es Currency, pero Currency le añade

automáticamente el tipo de moneda de cada país lo que con frecuencia es un
engorro. Los datos del tipo de moneda los toma del sistema operativo del
ordenador, por lo que no se extrañe si le expresa el número en dólares. Cambie el
país en su Sistema Operativo Windows.
c. Variable Date
Otro tipo de variable es Date. Este tipo de variable representa una fecha.
Ejemplo:
Fecha de nacimiento de una persona Dim fnac As Date
d. Variable Boolean
Este tipo de variable representa dos valores TRUE (verdadero) o FLASE (falso).
Ejemplo:
Sexo Dim sexo As Boolean
Error típico de un programador novel

Creo que esta costumbre viene del lenguaje C. Pero no vale en VB. Se trata de
declarar varias variables juntas en una misma línea:
Dim Variable1, Variable2, Variable3, Variable4 As String
Esta declaración está MAL hecha. Visual Basic interpretará que Variable1,
Variable2 y Variable3 son del tipo Variant, y solamente Variable4 la supone
como tipo String
La forma correcta de hacerlo, si queremos declarar esas variables un una sola
línea, es la siguiente :
Dim Variable1 As String, Variable2 As String, Variable3 As String, Variable4
As String.
Constantes
Una constante es un nombre significativo que sustituye a un número o una
cadena que no varía. Hay dos orígenes para las constantes:
 Constantes intrínsecas o definidas por el sistema proporcionadas por
Visual Basic.
 Las constantes simbólicas o definidas por el usuario se declaran mediante
la instrucción Const.

ción con VBA
La sintaxis para declarar una constante es la siguiente:

[Public|Private] Const nombre_constante [As tipo] = expresión
El argumento nombre_constante es un nombre simbólico válido (las reglas son

las mismas que para crear nombres de variable) y expresión está compuesta por
constantes y operadores de cadena o numéricos; sin embargo, no puede utilizar
llamadas a funciones en expresión. Una instrucción Const puede representar una
cantidad matemática o de fecha y hora:
Const conPi = 3.14159265358979

Public Const conMaxPlanetas As Integer = 9
Const conFechaSalida = #1/1/95#
Se puede utilizar también la instrucción Const para definir constantes de cadena:

Public Const conVersion = “ 07.10.A”
Const conNombreClave = “Enigma”
Puede colocar más de una declaración de constante en una única línea si las
separa con comas:
Public Const conPi=3.14, conMaxPlanetas=9, conPobMundial=6E+09
Operadores
a. Aritméticos
^ Exponenciación
* Multiplicación
/ División
\ División entera
Mod Residuo entero (Ejm: A Mod B)
+ Suma
- Resta
& Concatenación de cadenas
b. Comparación
= Igual
<> Distinto
< Menor que

<= Menor o igual

>= Mayor o igual
Like Compara dos cadenas
* Cero o más caracteres (Ejm: cad Like “ma*”)
? Cualquier carácter
# Cualquier dígito (0-9)
c. Lógicos
And “Y” lógico
Or “O” lógico
Xor “O” Exclusivo
Not Negación
Construcciones: If – then, Select Case

Las estructuras condicionales le permiten controlar el flujo de ejecución del programa.
A continuación se describen las estructuras de control
Condicional simple. If .. then

Use la estructura If...Then para ejecutar una o más instrucciones basadas en una
condición. Puede utilizar la sintaxis de una línea o un bloque de varias líneas:
 If condición Then Sentencias
 If condición Then
Sentencias
End If
Donde:
Condición. Es una expresión lógica, que devuelve un valor lógico: Verdadero o
falso. Ejemplo:
If then en una sola línea,
sólo puede ejecutar una
If cualquierFecha < Now Then CualquierFecha = Now línea de código
o
If cualquierFecha < Now Then
De este otro modo se pueden ejecutar varias líneas de
CualquierFecha = Now código
End If

ción con VBA
Condicional doble If...Then...Else

Utilice un bloque If...The...Else para definir varios bloques de sentencias, uno de
los cuales se ejecutará:
If condición1 Then
[bloque de sentencias 1] Se evalúa esta condición si es verdadera se ejecuta el
bloque de sentencias 1
[ElseIf condición2 Then
[bloque de sentencias 2]] ... Si es falsa la condición1, evalúa la condición2, si es
[Else verdadera ejecuta el bloque de sentencias 2
[bloque de sentencias n]] Si no se cumple ninguna condición se ejecuta el bloque

End If de sentencias n
Por ejemplo, la aplicación podría realizar distintas acciones dependiendo del

control en que se haya hecho clic de una matriz de controles de menú:
Private Sub mnuCut_Click (Index As Integer)

If Index = 0 Then „ Comando Cortar
CopyActiveControl „ Llama a procedimientos generales
ClearActiveControl
ElseIf Index = 1 Then „ Comando Copiar
CopyActiveControl
ElseIf Index = 2 Then „ Comando Borrar
ClearActiveControl
Else „ Comando Pegar
PasteActiveControl
End If
End Sub
o
If ClaveUsuario=”DSI” Then
„ Permite al usuario entrar al sistema
...
...
Else
„ Mostrar un mensaje advirtiendo error en la clave
...
...
End If

o
Private Sub DeterminaCondición ( )
If Val (txtPromedio) >=13 Then
txtCondición = “Aprobado”
ElseIf Val (txtPromedio) >= 10 Then
txtCondición = “Asistente”
Else
txtCondición = “Desaprobado”
End If
End Sub
Observe que siempre puede agregar más cláusulas ElseIf a la estructura If...Then.
Sin embargo, esta sintaxis puede resultar tediosa de escribir cuando cada ElseIf
compara la misma expresión con un valor distinto. Para estas situaciones, puede
utilizar la estructura de decisión Select Case.
Condicional múltiple Select Case

Visual Basic proporciona la estructura Select Case para ejecutar selectivamente
un bloque de sentencias entre varios bloques.
La estructura Select Case funciona con una única expresión de prueba que se
evalúa una vez solamente, al principio de la estructura. Visual Basic compara el
resultado de esta expresión con los valores de cada Case de la estructura. Si hay
una coincidencia, ejecuta el bloque de sentencias asociado a ese Case:
Selec Case expresión_prueba Cada lista_expresiones es una lista de uno a

[Case lista_expresiones1 más valores.
[bloque de sentencias 1]] Si hay más de un valor en una lista, se

separan los valores con comas.
[Case lista_expresiones2
Cada bloque de sentencias contiene cero o
[bloque de sentencias 2]] más instrucciones.
. Si más de un Case coincide con la expresión
. de prueba, sólo se ejecutará el bloque de
instrucciones asociado con la primera
.
coincidencia.
[Case Else Visual Basic ejecuta las instrucciones de la
[bloque de sentencias n]] cláusula (opcional) Case Else si ningún valor
de la lista de expresiones coincide con la
End Select expresión de prueba.
Por ejemplo, suponga que agrega otro comando al menú Edición en el ejemplo
If...Then...Else. Podría agregar otra cláusula ElseIf o podría escribir la función
con Select Case:

ción con VBA
Private Sub mnuCut_Click (Index As Integer)

Select Case Index
Case 0 „ Comando Cortar
CopyActiveControl „Llama a procedimientos generales
ClearActiveControl
Case 1 „ Comando copiar.
CopyActiveControl
Case 2 „ Comando borrar.
ClearActiveControl
Case 3 „ Comando Pegar.
PasteActiveControl
Case Else
frmFind.Show „ Muestra el cuadro de diálogo Buscar.
End Select
End Sub
o
Select Case TipoUsuario
Case “Supervisor”
„ Proporciona al usuario privilegios de Supervisor
...
...
Case “Usuario”
„ Proporciona al usuario privilegios de Usuario
...
...
Case Else
„ Proporciona al usuario privilegio de invitado
...
...
End Select
Observe que la estructura Select Case evalúa una expresión cada vez que al
principio de la estructura. Por el contrario, la estructura If...Then...Else puede
evaluar una expresión diferente en cada sentencia ElseIf. Sólo puede sustituir una
esructura If...Then...Else con una estructura Select Case si la intrucción If y cada
instrucción ElseIf evalúa la misma expresión.

Otros Ejemplos
If Ventas > 100000 Then

strDscto = Format (0.10, “Fixed”)
ElseIf Ventas > 50000 Then
Else
End If
Select Case Cantidad

Case 1
sngDscto = 0.0
Case 2, 3
sngDscto = 0.05
Case 4 To 6
sngDscto = 0.10
Case Else
sngDscto = 0.20
End Select
intRpta = MsgBox (“Guarda cambios antes de salir” , vbYesNo)

Select Case intRpta
Case vbYes
GuardarCambios
Unload Me
Case vbNo
Unload Me
End Select
Bucles For … Next, While .. Do

Las estructuras de repetición o bucle le permiten ejecutar una o más líneas de
código repetidamente. Las estructuras de repetición que acepta Visual Basic son:
 Do...Loop
 For...Next
 For Each...Next

ción con VBA
Do...Loop
Utilice el bucle Do para ejecutar un bloque de sentencias un número indefinido
de veces. Hay algunas variantes en la sentencia Do...Loop, pero cada una evalúa
una condición numérica para determinar si continúa la ejecución. Como ocurre
con If...Then, la condición debe ser un valor o una expresión que dé como
resultado False (cero) o True (distinto de cero).
Do While condición Cuando se ejecuta este bucle Do, primero evalúa condición. Si
condición es False (cero), se salta todas las sentencias. Si es True
Sentencias (distinto de cero) Visual Basic ejecuta las sentencias, vuelve a la
instrucción Do While y prueba la condición de nuevo.
Loop
Por tanto, el bucle se puede ejecutar cualquier número de veces, siempre y

cuando condición sea distinta de cero o True. Nunca se ejecutan las sentencias si
condición es False inicialmente. Por ejemplo, este procedimiento cuenta las veces
que se repite una cadena destino dentro de otra cadena repitiendo el bucle tantas
veces como se encuentre la cadena de destino:
Function ContarCadenas (cadenalarga, destino)

Dim posición, contador
posición = 1
Do While InStr (posición, cadenalarga, destino)
posición = InStr (posición, cadenalarga, destino)+1
contador = contador + 1
Loop
ContarCadenas = contador
End Function
Si la cadena destino no está en la otra cadena, InStr devuelve 0 y no se ejecuta el

bucle.
Otra variante de la instrucción Do...Loop
Do
Sentencias Se ejecuta las sentencias primero y prueba la condición después de
cada ejecución. Esta variación garantiza al menos una ejecución
Loop While condición de sentencias:
Hay otras dos variantes análogas a las dos anteriores, excepto en que repiten el
bucle siempre y cuando condición sea False en vez de True.
Hace el bucle cero o más veces Hace el bucle al menos una vez
Do Until condición Do
Sentencias Sentencias
Loop Loop Until condición

For...Next
Utiliza una variable llamada contador que incrementa o reduce su valor en cada
repetición del bucle. La sintaxis es la siguiente:
Los argumentos contador,
iniciar, finalizar e incremento
son todos numéricos.
For contador = iniciar To finalizar [Step incremento]
Sentencias El argumento incremento puede ser positivo
Next [contador] o negativo. Si incremento es positivo, iniciar
debe ser menor o igual que finalizar o no se
ejecutarán las sentencias del bucle.
Si incremento es negativo, iniciar debe ser mayor o igual que finalizar para que se ejecute el
cuerpo del bucle. Si no se establece Step, el valor predeterminado de incremento es 1.
Al ejecutar el bucle For, Visual Basic:

1. Establece contador al mismo valor que iniciar.
2. Comprueba si contador es mayor que finalizar. Si lo es, Visual Basic
sale del bucle. (Si incremento es negativo, Visual Basic comprueba si
contador es menor que finalizar.)
3. Ejecuta las sentencias.
4. Incrementa contador en 1 o en incremento, si se especificó.
5. Repite los pasos 2 a 4.
Este código imprime los nombres de todas las fuentes de pantalla disponibles:
Private Sub Form-Click ( )

Dim I As Integer
For i = 0 To Screen.FontCount
Print Screen.Fonts (i)
Next
End Sub
For Each...Next
El bucle For Each...Next es similar al bucle For...Next, pero repite un grupo de
sentencia por cada elemento de una colección de objetos o de una matriz en vez
de repetir las sentencias un número especificado de veces.
Esto resulta especialmente útil si no se sabe cuántos elementos hay en la
colección. He aquí la sintaxis del bucle For Each...Next:

ción con VBA
For Each elemento In grupo Tenga en cuenta las restricciones siguientes

Sentencias cuando utilice For Each...Next:
Next elemento  Para las colecciones, elemento sólo puede

ser una variable Variant, una variable
Object genérica o un objeto mostrado en el
El siguiente ejemplo habilita todos los Examinador de objetos.
Cuadro de Texto del formulario:  Para las matrices, elemento sólo puede ser
una variable Variant.
 No puede utilizar For Each...Next con una
matriz de tipos definidos por el usuario
Private Sub ModoEdición ( ) porque un Variant no puede contener un
Dim control tipo definido por el usuario.
For Each control In form1.Controls

If TypeOf control Is TextBox Then
Control.Enabled = True
End If
Next control
End Sub
Salida de una Estructura de Control

La instrucción Exit le permite salir directamente de un bucle For o de un bucle
Do. La sintaxis de la sentencia Exit es sencilla: Exit For puede aparecer tantas
veces como sea necesario dentro de un bucle For y Exit Do puede aparecer
tantas veces como sea necesario dentro de un bucle Do:
For contador = iniciar To finalizar [Step incremento]

[bloque sentencias]
[Exit For] Exit For y Exit Do
[bloque sentencias] Son muy útiles ya que, algunas veces, resulta
apropiado salir inmediatamente de un bucle sin
Next [contador]
realizar más iteraciones o sentencias dentro del
bucle.
Do [{While / Until} condición] Cuando utilice la instrucción Exit para salir de
[bloque de sentencias] un bucle, el valor de la variable contador
[Exit Do] difiere, dependiendo de cómo haya salido del
bucle:
[bloque de sentencias]
 Cuando termina un bucle, la variable
Loop contador contiene el valor del límite
superior más el paso.
Do  Cuando sale de un bucle prematuramente,
[bloque de sentencias] la variable contador conserva su valor
según las reglas usuales del alcance.
[Exit Do]
[bloque de sentencias]  Cuando sale antes del final de una
colección, la variable contador contiene
Loop [{While / Until} condición] Nothing si se trata de un tipo de dato
Object y Empty si es un tipo de dato
Variant.

Trabajar con rangos de celda

Utilizando la notación A1
Puede hacer referencia a una celda o rango de celdas del estilo de referencia A1
utilizando el método Range.
La siguiente subrutina cambia el formato de las celdas A1:D5 a negrita.
Sub FormatoRango()
Workbooks("Libro1").Sheets("Hoja1").Range("A1:D5").Font.Bold = True End
Sub
La siguiente tabla muestra algunas referencias de estilo A1 utilizando el método

Range.
Referencia Significado
Range("A1") Celda A1
Range("A1:B5") Celdas de la A1 a la B5
Range("C5:D9,G9:H16") Selección de varias

áreas
Range("A:A") Columna A
Range("1:1") Fila 1
Range("A:C") Columnas de la A a la C
Range("1:5") Filas de la 1 a la 5
Range("1:1,3:3,8:8") Filas 1, 3 y 8
Range("A:A,C:C,F:F") Columnas A, C y F
Hacer referencia a celdas utilizando números de índice

Esta propiedad devuelve un objeto Range que representa una sola celda.
En el siguiente ejemplo, Cells(6,1) devuelve la celda A6 de la hoja Hoja1.
Entonces, la propiedad Value se establece en 10.
Sub IngreseValor()
Worksheets("Hoja1").Cells(6, 1).Value = 10
End Sub

ción con VBA
La propiedad Cells funciona bien para ejecutar bucles en un rango de celdas, ya

que puede sustituir las variables por los números de índice, como se muestra en el
siguiente ejemplo.
Sub CicloHojas()
Dim Contador As Integer
For Contador = 1 To 20
Worksheets("Hoja1").Cells(Contador,3).Value = Contador
Next Contador
End Sub
Hacer referencia a filas y columnas

Estas propiedades devuelven un objeto Range que representa un rango de celdas.
En el siguiente ejemplo, Rows(1) devuelve la fila uno de la hoja Hoja1.
A continuación, la propiedad Bold del objeto Font del rango se establece en True.
Sub FilasNegrita()
Worksheets("Hoja1").Rows(1).Font.Bold = True
End Sub
La siguiente tabla muestra algunas referencias de fila y columna, utilizando las

propiedades Rows y Columns.
Referencia Significado
Rows(1) Fila uno
Rows Todas las filas de la hoja de cálculo
Columns(1) Columna uno
Columns("A") Columna uno
Columns Todas las columnas de la hoja de cálculo
Para trabajar con varias filas o columnas al mismo tiempo, cree una variable de
objeto y utilice el método Union, combinando varias llamadas a la propiedad
Rows o Columns.

El siguiente ejemplo cambia a negrita el formato de las filas uno, tres y cinco de
la hoja de cálculo uno del libro activo.
Sub FilasNegritaVarios()
Worksheets("Hoja1").Activate Dim
myUnion As Range
Set myUnion = Union(Rows(1), Rows(3), Rows(5))
myUnion.Font.Bold = True
End Sub
Hacer referencia a celdas utilizando una notación abreviada

Puede utilizar el estilo de referencia A1 o un rango con nombre entre paréntesis
como método abreviado para la propiedad Range.
No es necesario escribir la palabra "Range" o utilizar comillas, como se muestra
en los siguientes ejemplos.
Sub BorrarRango()
Worksheets("Hoja1").[A1:B5].ClearContents
End Sub
Sub AsinarValor()
[MyRange].Value = 30
End Sub
Hacer referencia a rangos con nombre

Es más sencillo identificar los rangos por nombre que por la notación A1. Para
asignar un nombre a un rango seleccionado, haga clic en el cuadro de nombre
situado a la izquierda de la barra de fórmulas, escriba un nombre y, a
continuación, presione la tecla ENTRAR.
Hacer referencia a un rango con nombre

El siguiente ejemplo hace referencia al rango denominado "MiRango" en el libro
"Libro1.xls".
Sub FormatoRango ()
Range("Libro1.xls!MiRango").Font.Italic = True
End Sub

ción con VBA
El siguiente ejemplo hace referencia al rango de hojas de cálculo específico

denominado "Hoja1!Ventas" en el libro "Libro1.xls".
Sub FormatSales()
Range("[Libro1.xls]Hoja1!Ventas").BorderAround Weight:=xlthin
End Sub
Para seleccionar un rango con nombre utilice el método GoTo, que activa el libro
y la hoja de cálculo y, a continuación, selecciona el rango.
Sub LimpiaRango()
Application.Goto Reference:="Libro1.xls!MiRango"
Selection.ClearContents
End Sub
El siguiente ejemplo muestra cómo se escribiría el mismo procedimiento para el

libro activo.
Sub LimpiarRango()
Application.Goto Reference:="MiRango"
End Sub
Ejecutar un bucle en las celdas de un rango con nombre

El siguiente ejemplo ejecuta un bucle en cada una de las celdas de un rango con
nombre utilizando un bucle For Each...Next. Si el valor de cualquiera de las
celdas del rango supera el valor de limit, el color de la celda cambia a amarillo.
Sub AplicarColor()
Const Limit As Integer = 25
For Each c In Range("MiRango")
If c.Value > Limit Then
c.Interior.ColorIndex = 27
End If
Next c
End Sub

Hacer referencia a celdas en relación con otras celdas

Una manera de trabajar con una celda relacionada con otra es utilizar la
propiedad Offset.
El siguiente ejemplo asigna un formato de doble subrayado al contenido de la
celda situada una fila más abajo y a tres columnas de la hoja de cálculo activa.
Sub SubrayadoDoble()
ActiveCell.Offset(1, 3).Font.Underline = xlDouble
End Sub
Nota. Puede grabar macros que utilicen la propiedad Offset en lugar en
referencias absolutas. En el menú Herramientas elija Macro, haga clic en Grabar
nueva macro, haga clic en Aceptar y, a continuación, en el botón Referencia
relativa en la barra de herramientas de grabación de macros.
Para ejecutar un bucle en un rango de celdas, utilice en el rango una variable con
la propiedad Cells. El siguiente ejemplo rellena las primeras 20 celdas de la
tercera columna con valores entre 5 y 100, en incrementos de 5.
La variable contador se utiliza como índice de fila para la propiedad Cells.
Sub HojasValores()
Dim contador As Integer
For contador = 1 To 20
Worksheets("Hoja1").Cells(contador, 3).Value = contador * 5
Next contador
End Sub
Hacer referencia a celdas usando un objeto Range

Si establece una variable de objeto para un objeto Range, puede manipular
fácilmente el rango utilizando el nombre de la variable.
El siguiente procedimiento crea la variable de objeto myRange y, a continuación,
asigna la variable al rango A1:D5 de la hoja Hoja1 del libro activo. Las
instrucciones posteriores modifican las propiedades del rango, sustituyendo el
nombre de la variable por el objeto del rango.
Sub Aleatorio()
Dim MiRango As Range
Set MiRango = Worksheets("Hoja1").Range("A1:D5")
MiRango.Formula = "=RAND()"
MiRango.Font.Bold = True
End Sub

ción con VBA
Hacer referencia a todas las celdas de la hoja de cálculo

Al aplicar la propiedad Cells a una hoja de cálculo sin especificar un número de
índice, el método devuelve un objeto Range que representa todas las celdas de la
hoja de cálculo. El siguiente procedimiento Sub borra el contenido de todas las
celdas de la hoja Hoja1 del libro activo.
Sub ClearSheet()
Worksheets("Hoja1").Cells.ClearContents
End Sub
Hacer referencia a varios rangos

Utilizando el método apropiado puede hacer referencia fácilmente a varios
rangos. Utilice los métodos Range y Union para hacer referencia a cualquier
grupo de rangos; utilice la propiedad Areas para hacer referencia al grupo de
rangos seleccionados en una hoja de cálculo.
Usar la propiedad Range

Puede hacer referencia a varios rangos con la propiedad Range, pero debe poner
comas entre dos o más referencias.
El siguiente ejemplo borra el contenido de los tres rangos de la hoja Hoja1.
Sub ClearRanges()
Worksheets("Hoja1").Range("C5:D9,G9:H16,B14:D18"). _
ClearContents
End Sub
Los rangos con nombre permiten que la propiedad Range funcione más
fácilmente con varios rangos.
El siguiente ejemplo funciona cuando los tres rangos con nombre están en la
misma hoja.
Sub BorrarNombres()
Range("MiRango, TLista, TValores").ClearContents
End Sub
Usar el método Union

Puede combinar varios rangos en un objeto Range utilizando el método Union.
El siguiente ejemplo crea un objeto Range denominado myMultipleRange, los
define como A1:B2 y C3:D4 y, a continuación, asigna el formato de negrita a los
rangos combinados.

Sub MultiplesRangos()
Dim r1, r2, MiMultiplesRangos As Range
Set r1 = Sheets("Hoja1").Range("A1:B2")
Set r2 = Sheets("Hojat1").Range("C3:D4")
Set MiMultiplesRangos = Union(r1, r2)
MiMultiplesRangos.Font.Bold = True
End Sub
Usar la propiedad Areas

Puede utilizar la propiedad Areas para hacer referencia al rango o conjunto de
rangos seleccionados en una selección de varias áreas.
El siguiente procedimiento cuenta las áreas de la selección. Si existe más de un
área, se muestra un mensaje de advertencia.
Sub BusquedaMultiple()
If Selection.Areas.Count > 1 Then
MsgBox "Existe más de una area de selección…"
End If
End Sub
Bucles en un rango de celdas

Al utilizar Visual Basic, con frecuencia necesitará ejecutar el mismo bloque de
instrucciones en cada una de las celdas de un rango. Para ello, combine una
instrucción de repetición y uno o más métodos para identificar cada celda, una a
una, y ejecutar la operación.
Una manera de ejecutar un bucle en un rango es utilizar el bucle For...Next con la
propiedad Cells. Al utilizar la propiedad Cells, puede sustituir el contador del
bucle, u otras variables o expresiones, por el número de índice de las celdas.
En el siguiente ejemplo se sustituye la variable contador por el índice de fila. El
procedimiento ejecuta un bucle en el rango C1:C20, estableciendo en 0 (cero)
cualquier número cuyo valor absoluto sea menor que 0,01.
Sub EstableceCero1()
For Contador = 1 To 20
Set curCell = Worksheets("Hoja1").Cells(Contador, 3)
If Abs(curCell.Value) < 0.01 Then curCell.Value = 0
Next Contador
End Sub

ción con VBA
Otra manera sencilla de ejecutar un bucle en un rango es utilizar el bucle For

Each...Next en el conjunto de celdas devuelto por el método Range. Visual Basic
establece automáticamente una variable de objeto para la siguiente celda cada vez
que se ejecuta el bucle.
El siguiente procedimiento realiza un bucle en el rango A1:D20, estableciendo en
0 (cero) cualquier número cuyo valor absoluto sea menor que 0.01.
For Each c In Worksheets("Hoja1").Range("A1:D10").Cells
If Abs(c.Value) < 0.01 Then c.Value = 0
Next
End Sub
Si no conoce los límites del rango en que desea ejecutar el bucle, puede utilizar la
propiedad CurrentRegion para devolver el rango que rodea la celda activa.
Por ejemplo, el siguiente procedimiento, cuando se ejecuta desde una hoja de
cálculo, ejecuta un bucle en el rango que rodea la celda activa, estableciendo en 0
(cero) todos los números cuyo valor absoluto sea menor que 0.01.
For Each c In ActiveCell.CurrentRegion.Cells
If Abs(c.Value) < 0.01 Then c.Value = 0
Next
End Sub
Seleccionar y activar celdas

Al trabajar con Microsoft Excel, normalmente selecciona una o varias celdas y, a
continuación, realiza una acción, como darles formato o escribir valores. En
Visual Basic normalmente no es necesario seleccionar las celdas antes de
modificarlas.
Por ejemplo, si desea escribir una fórmula en la celda D6 utilizando Visual Basic,
no es necesario seleccionar el rango D6. Sólo necesita devolver el objeto Range
y, a continuación, establecer la propiedad Formula en la fórmula que desee, como
se muestra en el siguiente ejemplo.
Sub IngreseFormula()
Worksheets("Hoja1").Range("D6").Formula = "=SUM(D2:D5)"
End Sub
Para obtener ejemplos sobre cómo utilizar métodos para controlar las celdas sin
seleccionarlas, consulte Cómo hacer referencia a celdas y rangos.

Usar el método Select y la propiedad Selection

El método Select activa las hojas y los objetos de las hojas; la propiedad
Selection devuelve un objeto que representa la selección actual de la hoja activa
del libro activo. Antes de utilizar la propiedad Selection, debe activar un libro,
activar o seleccionar un hoja y, a continuación, seleccionar un rango, u otro
objeto, con el método Select.
La grabadora de macros suele crear una macro que utiliza el método Select y la
propiedad Selection.
El siguiente procedimiento Sub se creó utilizando la grabadora de macros, y
muestra cómo trabajan juntas Select y Selection.
Sub Macro1()
Sheets("Hoja1").Select
Range("A1").Select
ActiveCell.FormulaR1C1 = "Nombres"
Range("B1").Select
ActiveCell.FormulaR1C1 = "Direccion"
Range("A1:B1").Select
Selection.Font.Bold = True
End Sub
El siguiente ejemplo realiza la misma tarea, sin activar ni seleccionar la hoja de

cálculo ni las celdas.
Sub Etiquetas()
With Worksheets("Hoja1")
.Range("A1") = "Nombres"
.Range("B1") = "Direccion"
.Range("A1:B1").Font.Bold = True
End With
End Sub
Seleccionar celdas en la hoja de cálculo activa

Si utiliza el método Select para seleccionar celdas, recuerde que Select sólo
funciona en la hoja de cálculo activa. Si ejecuta el procedimiento Sub desde el
módulo, el método Select devuelve un error a menos que el procedimiento active
la hoja de cálculo antes de utilizar el método Select en un rango de celdas.
Por ejemplo, el siguiente procedimiento copia una fila de la hoja "Hoja1" a la
hoja "Hoja2" del libro activo.

ción con VBA
Sub CopiarFilas()
Worksheets("Hoja1").Rows(1).Copy
Worksheets("Hoja2").Select
Worksheets("Hoja2").Rows(1).Select
Worksheets("Hoja2").Paste
End Sub
Activar una celda en una selección

Puede utilizar el método Activate para activar una celda en una selección. Sólo
puede haber una celda activa, aunque se haya seleccionado un rango de celdas.
El siguiente procedimiento selecciona un rango y, a continuación, activa una
celda del rango sin cambiar la selección.
Sub ActivarRango()
Worksheets("Hoja1").Activate
Range("A1:D4").Select
Range("B2").Activate
End Sub
Trabajar con rangos 3D

Si trabaja con el mismo rango en más de una hoja, utilice la función Array para
especificar dos o más hojas a seleccionar.
El ejemplo siguiente da formato al borde de un rango tridimensional de celdas.
Sub FormatoHojas()
Sheets(Array("Hoja2", "Hoja3", "Hoja5")).Select
Range("A1:H1").Select
Selection.Borders(xlBottom).LineStyle = xlDouble
End Sub
El ejemplo siguiente aplica el método FillAcrossSheets para transferir los

formatos y datos del rango de la hoja Hoja2 a los rangos correspondientes de
todas las hojas de cálculo del libro activo.
Sub FormatoTodasHojas()
Worksheets("Hoja2").Range("A1:H1").Borders(xlBottom).LineStyle=xlDouble
Worksheets.FillAcrossSheets (Worksheets("Hoja2").Range("A1:H1"))
End Sub

Trabajar con la celda activa

La propiedad ActiveCell devuelve un objeto Range que representa la celda que
está activa. Puede aplicar cualquiera de las propiedades o los métodos de un
objeto Range a la celda activa, como en el ejemplo siguiente.
Sub CeldaActiva1()
ActiveCell.Value = 35
End Sub
Nota. Sólo se puede trabajar con la celda activa cuando la hoja de cálculo en la
que se encuentra sea la hoja activa.
Mover la celda activa

Puede utilizar el método Activate para designar cuál es la celda activa. Por
ejemplo, el siguiente procedimiento convierte B5 en la celda activa y, a
continuación, le da formato de negrita.
Sub CeldaActiva2()
Worksheets("Hoja1").Range("B5").Activate
ActiveCell.Font.Bold = True
End Sub
Nota. Para seleccionar un rango de celdas, use el método Select. Para activar sólo
una celda, utilice el método Activate.
Puede utilizar la propiedad Offset para pasar a la celda activa.
El siguiente procedimiento inserta texto en la celda activa del rango seleccionado
y, a continuación, mueve la celda activa una celda a la derecha, sin cambiar la
selección.
Sub MoverDatos()
Range("A1:D10").Select
ActiveCell.Value = "Total Mensual"
ActiveCell.Offset(0, 1).Activate
End Sub

ción con VBA
Seleccionar las celdas que rodean la celda activa

La propiedad CurrentRegion devuelve un rango de celdas limitadas por filas y
columnas en blanco.
En el siguiente ejemplo, la selección se amplía para incluir las celdas contiguas a
la celda activa que contiene datos. A continuación, se asigna el estilo Moneda a
este rango.
Sub Region()
ActiveCell.CurrentRegion.Select
Selection.Style = "Currency"
End Sub
Trabajo con libros y hojas

Hacer referencia a hojas por número de índice
Un número de índice es un número secuencial asignado a una hoja, según la
posición de su etiqueta, contando desde la izquierda, respecto a las hojas del
mismo tipo.
El siguiente procedimiento utiliza la propiedad Worksheets para activar la hoja
de cálculo uno del libro activo.
Sub SeleccionarHoja()
Worksheets(1).Activate
End Sub
Si desea trabajar con todos los tipos de hojas (hojas de cálculo, de gráficos, de
módulos y de diálogo), utilice la propiedad Sheets.
El siguiente procedimiento activa la hoja cuatro del libro.
Sub SeleccionarHoja()
Sheets(4).Activate End
Sub
Hacer referencia a hojas por su nombre

Puede identificar las hojas por su nombre, utilizando las propiedades Worksheets
y Charts. Las siguientes instrucciones activan varias hojas del libro activo.

Puede utilizar la propiedad Sheets para devolver una hoja de cálculo, de gráficos,
de módulo o de cuadro de diálogo, incluidos todos en el conjunto Sheets.
El siguiente ejemplo activa la hoja denominada "hoja1" del libro activo.
Sub ActivarHoja()
Worksheets("hoja1").Activate
End Sub
El siguiente ejemplo activa la hoja denominada "grafico1" del libro activo.

Sub ActivarHojaGrafico()
Sheets("grafico1").Activate
End Sub
Añadir módulos VBA

Para añadir módulos seguir el siguiente procedimiento.
2. Se abre la ventana de Visual Basic, hacer clic en el menú , botón
3. Se presenta la ventana de programación de módulo.
Trabajar con UserForms

Para añadir formularios seguir el siguiente procedimiento.
2. Se abre la ventana de Visual Basic, hacer clic en el menú

ción con VBA
Botón
3. Se presenta la ventana de formulario
Uso de controles de formulario

A continuación se describe el uso de controles de un formulario
Control Marco (Frame)

Este control permite agrupar otros controles para darle mayor funcionalidad a la
interfaz. Los controles Botones de Opción necesariamente tienen que estar
agrupados por el control Marco. Para agrupar controles, dibuje primero el control
Marco y, a continuación, dibuje los controles dentro de Marco.
Propiedades
Caption Título de marco.
Enabled Determina si está habilitado para responder a las acciones del
usuario.
Visible Determina si el Marco y los controles que contiene están
visibles o no.
Control Casilla de Verificación (CheckBox)

Las casillas de verificación se utilizan para proporcionar al usuario opciones de
tipo Si/No o Verdadero/Falso. Cuando el usuario selecciona una opción (activa la
casilla), aparece una marca de verificación () dentro de la casilla.
Propiedades
Caption Descripción que acompaña a la casilla.

Value 0 – Unchecked (Vacío, no marcado)

1 – Checked (Marcado)
2 – Grayed (Gris, Indefinido)
Visible Determina si la casilla está visible o no.
Eventos
Click Ocurre cuando el usuario hace clic sobre la casilla.
Control Botón de Opción (OptionButton)

Estos controles se utilizan para que el usuario seleccione una
opción de un grupo opciones. La opción seleccionada tiene un punto en el centro.
Propiedades
Caption Descripción que acompaña a la opción.
Value True/False, marcado o no marcado.
Visible True/False.
Determina si el
botón está visible
o no.
Eventos
Click Ocurre cuando el
usuario hace clic
sobre el botón.

ción con VBA
Control Cuadro de Lista (ListBox)

Un control ListBox muestra una lista de elementos entre los cuales el
usuario puede seleccionar uno o más elementos. Si el número de elementos
supera el número que puede mostrarse, se agregará automáticamente una barra de
desplazamiento al control ListBox
La propiedad List es un arreglo que contiene los elementos de la lista, y comienza
con índice 0. La propiedad ListCount establece el número total de elementos de
la lista. La propiedad ListIndex contiene el índice del elemento seleccionado, el
cual es un número entre 0 (primer elemento) y el número total de elementos en la
lista –1 (ListCount – 1). Si no se selecciona ningún elemento, el valor de la
propiedad ListIndex será –1.
La propiedad NewIndex contiene el índice del último elemento añadido a la lista.

Esto puede ser útil si desea hacer algo con el elemento añadido, por ejemplo, que
sea el elemento actualmente seleccionado.
Propiedades
Enabled True/False. Determina si el control responde a las acciones del
usuario.
List Arreglo con los elementos de la lista.
ListCount Número de elementos de la lista.
ListIndex Elemento seleccionado.
MultiSelect Establece si es posible seleccionar varios elementos o uno
solo.
Selected Arreglo de valores lógicos paralelo y del mismo tamaño al
arreglo list, indica que elementos han sido seleccionados
(True) de la lista. Se utiliza en lugar de ListIndex cuando
establecemos la propiedad Multiselect en 1 ó 2.
Sorted True/False. Establece los elementos se ordenan
alfabéticamente.
Style Establece el comportamiento del control.
Text Devuelve el elemento seleccionado en el cuadro de lista; el
valor de retorno es siempre equivalente al que devuelve la
expresión List(ListIndex). Es de sólo lectura en tiempo de
diseño y es de sólo lectura en tiempo de ejecución.
Métodos
AddItem Permite añadir nuevos elementos a la lista.
RemoveItem Permite eliminar elementos de la lista.

Eventos
Click Ocurre cuando el usuario interactúa con el control.
Ejemplos:
Muestra en el Cuadro de Texto
txtGaseosa el elemento seleccionado
Private Sub lstGaseosas_Click()

txtGaseosa.Text =
lstGaseosas.Text
End Sub
Añade un nuevo elemento al Cuadro de Lista lstGaseosas
Private Sub cmdAgregar_Click()

Dim strNuevoElemento As String
strNuevoElemento = InputBox("Ingrese una nueva gaseosa:", _
"Nueva gaseosa")
If Trim(strNuevoElemento) <> "" Then
lstGaseosas.AddItem strNuevoElemento
End If
End Sub
Elimina el elemento actual del Cuadro de Lista lstGaseosas
Private Sub cmdEliminar_Click()

If lstGaseosas.ListIndex <> -1 Then
lstGaseosas.RemoveItem lstGaseosas.ListIndex
End If
End Sub
Control Cuadro Combinado (ComboBox)

Un control ComboBox combina las características de un control
TextBox y un control ListBox; los usuarios pueden introducir información en la
parte del cuadro de texto o seleccionar un elemento en la parte de cuadro de lista
del control.

ción con VBA
Para agregar o eliminar elementos en un control ComboBox, se usa el método

AddItem o RemoveItem. Establezca las propiedades List, ListCount y ListIndex
para permitir a un usuario tener acceso a los elementos de un control ComboBox.
Como alternativa, puede agregar elementos a la lista mediante la propiedad List
en tiempo de diseño.
Propiedades
Enabled True/False. Determina si el control responde a las acciones del
usuario.
List Arreglo con los elementos de la lista.
ListCount Número de elementos de la lista
ListIndex Elemento seleccionado.
Sorted True/False. Establece si los elementos se ordenan
alfabéticamente.
Style Establece el comportamiento del control.
Text Texto que contiene el control.
Métodos
AddItem Permite añadir nuevos elementos a la lista.
RemoveItem Permite eliminar elementos de la lista.
Eventos
Click Ocurre cuando el usuario interactúa con el control
Change Ocurre cuando el valor de la propiedad Text es modificado.
Constante Valor Descripción
vbComboDropDown 0 (Predeterminado) Cuadro combinado desplegable.

Incluye una lista desplegable y un cuadro de
texto.El Usuario puede seleccionar datos en la lista
o escribir en cuadro de texto.
vbComboSimple 1 Cuadro combinado simple. Incluye un cuadro de

texto y una lista, que no se despliega. Incremente
la propiedad Height para mostrar más elementos
de la lista.
vbComboDrop- 2 Lista desplegable. Este estilo sólo permite la

DownList selección desde la lista desplegable.

Propiedad Style
Esta propiedad establece el comportamiento del control ComboBox, y puede
tomar los siguientes valores:
Ejemplo
En la siguiente interfaz se ilustra el uso del control ComboBox y la propiedad
Style.
Muestra la gaseosa seleccionada por el usuario en la etiqueta lblGaseosa

Private Sub cboGaseosas_Click()
lblGaseosa.Caption = cboGaseosas.Text
End Sub
Actualiza la etiqueta lblGaseosa cuando el usuario modifica el control

cboGaseosas
Private Sub cboGaseosas_Change()
lblGaseosa.Caption = cboGaseosas.Text
End Sub
Muestra el encuestado seleccionado por el usuario en la etiqueta

lblEncuestado
Private Sub cboEncuestados_Click()
lblEncuestado.Caption = cboEncuestados.Text
End Sub

ción con VBA
Muestra en la etiqueta lblCiudad el elemento seleccionado del control

cboCiudades
Private Sub cboCiudades_Click()
lblCiudad.Caption = cboCiudades.Text
End Sub
Funciones VBA InputBox, MsgBox

Una de las formas más simples de obtener información para y desde el usuario es
utilizando las funciones MagBox e InpuBox respectivamente.
Función MsgBox()
Los cuadros de mensaje ofrecen un modo simple y rápido de consultar a los
usuarios por información simple o para permitirles tomar decisiones sobre el
camino que su programa debe tomar. Puede usar esta función para mostrar
diferentes tipos de mensaje y botones con los cuales el usuario da una respuesta.
Rpta = MsgBox("¿Está seguro de eliminar a este cliente?"

vbQuestion + vbYesNo, "Confirmación")
Función InpuBox()
La función InputBox muestra un mensaje en un cuadro de diálogo, espera que el
usuario escriba un texto o haga clic en un botón y devuelve un tipo String con el
contenido del cuadro de texto.
strCodigo = InputBox("Ingrese el código del cliente a

buscar:","Búsqueda", "CLI0001")
Metodo GetOpenfilename , GetSaveAsFileName

Función GetOpenfilename ()
Este método nos permite desplegar el cuadro de dialogo abrir (del menu archivo)
pero no abre el archivo indicado.

El método nos devuelve una cadena con la ruta y nombre del archivo
seleccionado.
Sintaxis
Object.GetOpenFilename(FileFilter,FilterIndex,Title,ButtonText,Multiselect)
Argumentos
FileFilter. Opcional. Una serie especifica con criterios de filtro de
archivo.
FilterIndex. Opcional. Los números del índice por defecto bajo criterios
de filtro de archivo.
Titulo. Opcional .El titulo del cuadro de dialogo. si se omite, el titulo..
mostrara "Abrir"
ButtonText. Solo para Macintosh
Multiselect. Opcional. Si es verdadero, se pueden seleccionar varios
nombres de archivos
El argumento Filtro de archivo determínalo que muestra el cuadro de
dialogo de los archivos del tipo lista desplegable. Consiste en pares de
series de filtro de archivo seguido del comodín especificado. Si se omite
sera por defecto : "All File(*.*),*.*"
Ejemplo
El argumento Filterindex especificara el tipo de archivo que aparece por defecto,
'el titulo del argumento es un texto que se despliega en la barra del título. si el
argumento de multiselect es verdadero,el usuario puede seleccionar varios
archivos(y se devolveran en una serie)

Dim filtrox As String
Dim FilterIndex As Integer
Dim titulo As String
Dim nombreArchivo As Variant
'Configurar Filtro para la lista de archivos

filtrox = "Archivos de texto (*.txt),*.txt," & _
"Word(*.doc),*.doc, " & _
"Excel (*.xls), *.xls, " & _
"Power Point(*.ppt), *.ppt, " & _
"Todos los archivos (*.*),*.* "

ción con VBA
'Mostrar por defecto todos los archivos

FiltroIndex = 3
titulo = "Ejemplo"
'Obtener Nombre del archivo

nombreArchivo = Application.GetOpenFilename(FileFilter:=filtrox,
FilterIndex:=FiltroIndex, Title:=titulo)
TextBox1.Text = nombreArchivo
End Sub
Función GetSaveAsFileName
Permite grabar un archivo
Ejemplo
Dim FileSaveName As Variant
FileSaveName = Application.GetSaveAsFilename( _
Filefilter:="Libro de microsoft Office Excel (*.Xls), *.Xls," & "Ficheros de
TEXTO (*.TXT), *.TXT", _
Title:="Guardar Archivo", _
InitialFileName:="MyLibro666", _
FilterIndex:=1)
'Si Anulamos la operacion con Cancelar...
If FileSaveName = False Then
MsgBox "El libro no será Guardado", vbInformation + vbOKOnly,
"ATENCION:"
Exit Sub
End If
ActiveWorkbook.SaveAs Filename:=FileSaveName
End Sub
Crear y abrir libro

Crear un libro nuevo
Para crear un nuevo libro en Visual Basic, utilice el método Add. El siguiente
procedimiento crea un nuevo libro. Microsoft Excel asigna automáticamente el

nombre BookN al libro, donde N es el siguiente número disponible. El nuevo

libro se convertirá en el libro activo.
Sub CrearNuevoLibro()
Workbooks.Add
End Sub
Abrir un libro
Al abrir un nuevo libro utilizando el método Open, se convierte en un miembro
del conjunto Workbooks.
El siguiente procedimiento abre un libro denominado Amortizacion.xls, ubicado
en la carpeta SENATI de la unidad C.
Sub AbrirLibro()
Workbooks.Open("C:\SENATI\Amortizacion.xls")
End Sub
Cuestionarios
1. Realice un formulario aplicativo de acuerdo a las necesidades de su área donde

labores, donde pueda aplicar los conocimiento aprendidos en programación.
2. Crear un formulario aplicativo que permita ingresar una contraseña al abrir una
hoja de cálculo.
3. Crear un atajo que permita llamar a un formulario que contiene un calendario.

ción con VBA
Ejercicios utilizando Macro, Formulario y VBA
Ejercicio 1: Números primos
Grabar el archivo con el nombre primo.xls

Option Explicit
Sub primos() ' Igual que primos pero evitando usar etiquetas y goto
Dim i As Long
Dim j As Long
Dim p As Long
Dim n As Long
Dim primo As Boolean
n = InputBox("¿Hasta que número? (máximo 821507)", "Calculo de primos")
p=1
Application.Workbooks("primos.xls").Sheets("Hoja1").Range("c6").Select
ActiveCell.Value = 2
ActiveCell.Offset(1, 0).Value = 3
For i = 5 To n Step 2
primo = True
For j = 3 To Sqr(i) Step 2
If (i / j) - Int(i / j) = 0 Then primo = False: Exit For
Next j
If primo Then
p=p+1
ActiveCell.Offset(p, 0).Value = i
End If
Next i End
Sub
Sub Limpiar()
Range("B6").Select
Selection.CurrentRegion.Select
Range("B6").Select
End Sub

Ejercicio 2: Fechas
Option Explicit
Sub nacimiento()
Dim dias As Integer, Dsemana As Integer, Factual As Date, d As String, cumple As Date
Rem Dsemana es una variable que da un número que indica el día de la semana
Rem dado por la función WEEKDAY, que en Excel es =DIASEM(fecha)
Static Fnacimiento As Date
Factual = Date 'Date es la función de VBA equivalente a =HOY()
Fnacimiento = Factual
Fnacimiento = InputBox(Prompt:="Introduzca su fecha de nacimiento", _
Title:="Formato DD-MM-AAAA", Default:=Fnacimiento)
dias = Factual - Fnacimiento
Dsemana = Application.WorksheetFunction.Weekday(Fnacimiento)
Select Case Dsemana
Case 1: d = "Domingo"
Case 2: d = "Lunes" Case
3: d = "Martes" Case 4: d =
"Miercoles" Case 5: d =
"Jueves" Case 6: d =
"Viernes" Case 7: d =
"Sabado" End Select
MsgBox Prompt:="Usted nació un " & d & " hace " & dias & " días" & Chr(10) _
& "Tiene " & CalEdad(Fnacimiento) & " Años", _
Title:="Esta información es correcta siempre que hoy sea " & Factual
End Sub

ción con VBA
'Función que calcula la edad en años

Function CalEdad(Fnacimiento As Date)
Dim Fecha As Date
CalEdad = Abs(DateDiff("yyyy", Fnacimiento, Date))
Fecha = DateAdd("YYYY", CalEdad, Fnacimiento)
If Fecha > Date Then CalEdad = CalEdad - 1
End Function
Sub Trimestres()
'Proporciona el trimestre en el que se encuentra una fecha
Dim LaFecha As Date
Dim Msj
LaFecha = InputBox("Escriba una fecha:")
Msj = "Trimestre: " & DatePart("q", LaFecha)
'DatePart es una función VBA
MsgBox Msj
End Sub
Ejercicio 3: TIR
Option Explicit
Sub CalculaTIR()
Range("F7").Value = 0
Range("H7").Value = 1
Do While Abs(Range("G8")) > 0.00001 'error admitido
If Range("G8") < 0 Then
Range("H7") = Range("G7")
Else
Range("F7") = Range("G7")
End If
'La siguiente línea se utiliza para retrasar la ejecución de la macro
'de esta forma se puede ver como converge la tasa a la TIR
Application.Wait Now + TimeValue("00:00:1")
Loop
End Sub

Ejercicio 4: =PAGO
Option Explicit
Sub prestamo()
Static Principal 'Variable estática. No cambia
Static Tasa
Static Terminos
Dim Pago As Double
Principal = Application.InputBox(Prompt:="Principal (100000 por jemplo)",Default:=Principal)
Tasa = Application.InputBox(Prompt:="Tipo de interés nominal anual (4,75 por ejemplo)", Default:=Tasa)
Terminos = Application.InputBox(Prompt:="Número de años (30 por ejemplo)",Default:=Terminos)
'Vea como se usa la función de Excel Pmt (Pago) sin necesidad de calcularla en una celda
Pago = Application.WorksheetFunction.Pmt(Tasa / 1200, Terminos * 12, Principal)
MsgBox Prompt:="La Mensualidad es " & Format(-Pago, "Currency"), Title:="Calculadora de Préstamos"
End Sub
Ejercicio 5: Listado de hojas

ción con VBA
Option Explicit
Sub NombreHojas()
'Pone los nombres de las hojas, salvo la primera
Dim contador As Integer
For contador = 1 To Sheets.Count
With Sheets(1)
Cells(contador + 5, 6).Value = Sheets(contador).Name
End With
Next
End Sub
Sub Limpia()
Range("F6").Select
Range("A1").Select
End Sub
Ejercicio 6: Eliminar registros en blanco
Option Explicit
Sub EliminarFilasEnBlanco()
Dim strC As String, lngFila As Long
With Worksheets("Hoja1") 'Nombre de la hoja
For lngFila = 1 To .UsedRange.Rows.Count
If WorksheetFunction.CountA(.Rows(lngFila)) = 0 Then strC = strC & lngFila & ":" & lngFila & ","
Next lngFila
Application.ScreenUpdating = False
.Range(Left(strC, Len(strC) - 1)).Delete
Application.ScreenUpdating = True
End With
End Sub

Ejercicio 7: Funciones personalizadas
Option Explicit
Function DiasLaborablesYSabados(Fecha_Inicial As Date, Fecha_Final As Date,

Optional Festivos As Range) As Long
Dim Laborables As Long
Dim i As Long
Dim c As Variant
Dim F As Long
Dim esta As Boolean
esta = False
Laborables = 0
If Festivos Is Nothing Then
For i = Fecha_Inicial To Fecha_Final
If i Mod 7 <> 1 Then
Laborables = Laborables + 1

ción con VBA
End If
Next i
Else
For i = Fecha_Inicial To Fecha_Final
If i Mod 7 <> 1 Then
esta = False
For Each c In Festivos
F = CDate(c)
If i = F Then esta = True: Exit For
Next c
If Not esta Then Laborables = Laborables + 1
End If
Next i
End If
DiasLaborablesYSabados = Laborables
End Function
Ejercicio 8: Filtrar la base de datos
Sub Filtra()
Range("basedatos").AdvancedFilter Action:=xlFilterCopy, CriteriaRange:= _
Range("H5:K6"), CopyToRange:=Range("H12:K12"), Unique:=False
Range("A1").Select
End Sub

Sub Auto_Open()
'Copiamos y pegamos, con pegado especial valores, las celdas y9.ab9
'que son las que generan la base de datos.
Range("Y9:AB9").Select
Selection.Copy
Range("B6:E1005").Select
ActiveSheet.Paste
Application.CutCopyMode = False
Selection.Copy
Selection.PasteSpecial Paste:=xlPasteValues, Operation:=xlNone, SkipBlanks:=False, Transpose:=False
Application.CutCopyMode = False
'Nombramos la base de datos como basedatos
Range("B5").Select
ActiveWorkbook.Names.Add Name:="basedatos", RefersToR1C1:="=Hoja1!R5C2:R1005C5"
Range("A1").Select
End Sub
Ejercicio 9: Eliminar valores duplicados de una lista
Option Explicit
Function CuentaListaA()

ción con VBA
Application.Workbooks("EliminarValores.xls").Worksheets("Hoja1").Range("C5").Activate
Selection.End(xlDown).Select
CuentaListaA = ActiveCell.Row - 5
End Function
Sub Repetidos()
'Borra los elementos de la columna E que esten en la C
'Pero sólo los borra una vez. Si se repiten en C sólo borra el 1º
'Si se quiere que se eliminen todos quitar del programa la vble. "salir"
Dim posicion As Long
Dim salir As Boolean
Dim comodin
Dim respuesta As String * 5
Dim filasiniciales As Long
Dim filasfinales As Long
filasiniciales = CuentaListaA
Range("E6").Select
posicion = 1
While ActiveCell.Value <> ""
comodin = ActiveCell.Value
Range("C6").Select
salir = False
While ActiveCell.Value <> "" And salir = False
If ActiveCell.Value = comodin Then
ActiveCell.Font.Bold = True
respuesta = MsgBox("¿Deseas borrar la celda " & ActiveCell.Address & "?", 4, "¡¡Encontrado!!")
If respuesta = vbYes Then
'Edición, Eliminar, Desplazar las celdas hacia arriba
Selection.Delete Shift:=xlUp
End If
salir = True
Else
ActiveCell.Offset(1, 0).Select
End If
Wend
posicion = posicion + 1
Range("E6").Select
ActiveCell.Offset(posicion - 1, 0).Select
Wend
filasfinales = CuentaListaA
MsgBox "La Lista A inicialmente tenia " & filasiniciales & " filas." & Chr(13) _
& "Se han eliminado " & filasiniciales - filasfinales & " filas." & Chr(13) _
& "Por tanto, quedan " & filasfinales & " filas."
End Sub

Ejercicio 10: Rellenar y Eliminar registros de una lista
'En las celdas vacias de una tabla copia el valor de la celda precedente
Sub RellenarCeldas()
Range("B5").Select

Capítulo
Funciones personalizadas
 Creación de funciones personalizadas con VBA

 Uso de controles ActiveX

ersonalizas
Uso de módulos para Funciones

Los módulos permiten dividir un programa muy grande en partes mucho más pequeñas
y manejables.
La división de un programa en unidades más pequeñas o funciones presenta –entre
otras– las ventajas siguientes:
Ventajas
1. Modularización
Cada función tiene una misión muy concreta, de modo que nunca tiene un
número de líneas excesivo y siempre se mantiene dentro de un tamaño
manejable.
Una misma función puede ser invocada muchas veces en un mismo programa,
e incluso puede ser reutilizada por otros programas. Cada función puede ser
desarrollada y comprobada por separado.
2. Ahorro de memoria y tiempo de desarrollo
En la medida en que una misma función es utilizada muchas veces, el número
total de líneas de código del programa disminuye, y también lo hace la
probabilidad de introducir errores en el programa.
3. Independencia de datos y ocultamiento de información.
Una de las fuentes más comunes de errores en los programas de computador
son los efectos colaterales o perturbaciones que se pueden producir entre
distintas partes del programa.
Es muy frecuente que al hacer una modificación para añadir una funcionalidad o
corregir un error, se introduzcan nuevos errores en partes del programa que antes
funcionaban correctamente.
Características
Una función es capaz de mantener una gran independencia con el resto del
programa, manteniendo sus propios datos y definiendo muy claramente la
interfaz o comunicación con la función que la ha llamado y con las funciones a
las que llama, y no teniendo ninguna posibilidad de acceso a la información que
no le compete.
La principal característica de una función es que ésta puede ser utilizada en una
expresión porque tiene un valor de retorno.
La sintaxis correspondiente a una función es la siguiente:

Function nombre ([parámetros]) [As tipo]
[sentencias]
[nombre = expresion]
[Exit Function]

[sentencias]
[nombre = expresion]
End Function
A continuación se describe en un cuadro los elementos de la función
NOMBRES FUNCION
nombre Define el nombre de la función
Parámetros Son los argumentos que son pasados cuando se llama a la función.
As Tipo Define el tipo de dato que devuelve la función, pueden ser:

Boolean Lógico, devuelve dos valores True o False.
Numéricos Byte, Integer, Single, Double
String Aceptar caracteres alfanuméricos de Desde 1 a 65.400
aproximadamente
Variant Cualquier valor numérico, String.
Sentencias Es el código del programa en VBA.
expresión Valor de retorno de la función
Exit Function Permite salir de una función antes de que ésta finalice.
End Function Marca el final del código de la función.
Uso de argumentos en las funciones

Los argumentos son los parámetros que se pasan a la función.
Argumentos opcionales
Se puede especificar argumentos opcionales.
Cuando un argumento es opcional y en la llamada es omitido, el valor que se le pasa es
un Variant con valor Empty. A los argumentos opcionales se les puede dar en la
definición de la función un valor por defecto para el caso en que sean omitidos en la
llamada, como por ejemplo:
Function AREAT(base As integer, altura As integer, Optional n As Integer)

AREAT=base * altura / 2
End Sub

ersonalizadas
Argumentos arreglos
Para utilizar argumentos Array utilice la palabra ParamArray en la definición del
procedimiento, como por ejemplo:
Public Function maximo(ParamArray numeros())

For Each x in numerous
Sentencias
maximo = x
Next x
End Function
Ejecutar una función

Para ejecutar una función utilice la siguiente sintaxis:
= nombre([argumentos])
Donde argumentos son una lista de constantes, variables o expresiones separadas por
comas que son pasadas a la función.
En principio, el número de argumentos debe ser igual al número de parámetros de la
función.
Los tipos de los argumentos deben coincidir con los tipos de sus correspondientes
parámetros, de lo contrario puede haber fallos importantes en la ejecución del
programa.
En cada llamada a una función hay que incluir los paréntesis, aunque ésta no tenga
argumentos.
El siguiente ejemplo corresponde a una función que devuelve como resultado la raíz
cuadrada de un número N:
Function Raiz (N As Double) As Double

If N < 0 Then
Exit Function
Else
Raiz = Sqr(N)
End If
End Function
La llamada a esta función se hace de la forma siguiente:
= Raiz(4)

Recursividad
Se dice que una función
(Function) es recursiva si se
llaman a sí mismos.
A continuación se presenta
una ejemplo de una función
que calcula el factorial de un
número programada de
forma recursiva.
„Cálculo de Factorial
Function Fact (N As Integer) As Long
If N = 0 Then Fact = 1 Else Fact = N * Factorial (N - 1)
End Function
En este ejemplo, si la variable N que se le pasa a la función vale 0, significará

que se ha llegado al final del proceso, y por tanto se le asigna el valor 1 al valor
del factorial (recordar que 0! = 1). Si es distinto de 0, la función se llama a ella
misma, pero variando el argumento a (N-1), hasta llegar al punto en el que N-
1=0, finalizándose el proceso.
Para invocar a la función utilice =FACT(6)
Paso a Paso: Crear la función área del triangulo

1. Realizar una función que permita calcular el área del triángulo.
2. AREAT = ( B x H ) / 2
4. Hacer clic en el menú , botón

Function AREAT(base As integer, altura As integer, Optional n As Integer)
AREAT=base * altura / 2
End Sub
5. Cerrar el Editor de VBA
6. Estando en Excel, Diseñar la siguiente hoja
7. En la celda B5 escribir la función: =AreaT (B3,B5)

ersonalizadas
Controles Active X
Veamos veremos una serie de controles que le pueden brindar interactividad a nuestras
aplicaciones Excel
Los Controles ActiveX son objetos gráficos que se colocan en un formulario
(userforms) o en una determinada posición de la hoja de trabajo, con el objetivo de
mostrar, seleccionar o introducir (capturar) datos, para la realización de una acción
determinada (ej. ejecución de una macro) o para facilitar la lectura de un formulario.
Estos objetos pueden consistir por ejemplo en cuadros de texto, cuadros de lista
(ComboBox), botones de opciones, casillas de verificación, botones de comandos,
barras de desplazamiento u otros elementos.
A continuación se describe los Controles
1. Cuadro de Texto
Un Cuadro de Texto nos permite capturar información, la cual puede ser
numérica, alfabética o alfanumérica.
2. Botón de Comando
Este tipo de control es uno de los más conocidos. Entre otras cosas, este control
nos permite por ejemplo la ejecución de una macro, o marcar el inicio de la
realización de una determinada actividad previamente asignada o programada.
3. Casilla de Verificación
Una casilla de verificación es utilizada normalmente para capturar información
previamente estructurada. Normalmente se presentan en grupos y es posible
seleccionar más de una opción.
4. Botón de Opción
Un botón de opción en general presenta las misma características que un grupo
de casillas de verificación, sólo que en este caso no es posible seleccionar más de
una opción.
5. Cuadro Combinado
Su utilización es recomendable cuando la lista de opciones es bastante extensa.
Inclusive puede ser configurado para que mostrar un cierto número de opciones
solamente, debiendo desplazarse el usuario con la barra de desplazamiento que se
generará automáticamente para buscar las otras opciones no visualizadas.
6. Cuadro de Lista
Un cuadro de lista contiene una lista de los elementos que pueden ser
seleccionados. En términos generales es prácticamente lo mismo que un cuadro

combinado, sólo que no posee el menú desplegable, sino que es necesario

desplazarse a través de él con el cursor.
7. Botón o Control de Número

Este control puede ser usado para aumentar o disminuir el valor de un
determinado parámetro o celda vinculada. Cuenta con dos flechas, una hacia
arriba y otra hacia abajo, o una hacia la derecha y otra hacia la izquierda. Al
presionar alguna de ellas aumentará o disminuirá el valor según corresponda.
8. Botón de Alternar
Este botón puede ser utilizado para que el usuario seleccione o no una
determinada característica, ya que este control tiene la ventaja de que una vez
seleccionado permanece seleccionado, devolviendo el valor de Verdadero o Falso
según corresponda. Este botón además puede ser vinculado a una determinada
celda, en la cual devolverá el valor lógico anteriormente mencionado (verdadero
o falso).
Paso a Paso: Uso de control ActiveX - 1

1. Diseñar una aplicación que muestre en un control ListBox1 los números pares y
en un ListBox2 los números impares
3. Hacer clic en el menú , botón y diseñar el formulario

mostrado a continuación.

ersonalizadas
4. Hacer clic en el menú , botón y escriba el siguiente

programa
Dim SumaImpar As Integer
Dim SumaPar As Integer
Dim cont As Integer

Randomize
SW = 1
cont = 1
SumaImpar = 0
SumaPar = 0
ListBox1.Clear
ListBox2.Clear
For cont = 1 To 10
If SW = 1 Then
ListBox1.AddItem cont
SumaImpar = SumaImpar + cont
SW = 0
Else
ListBox2.AddItem cont
SumaPar = SumaPar + cont
SW = 1
End If
Next
TextBox1.Text = SumaImpar
TextBox2.Text = SumaPar
End Sub

1. Diseñar una aplicación que permita ingresar los siguientes datos a controles
TextBox: Nombres, Apellidos, Dirección, teléfono y suledo. El ingreso de
datos debe ser consistenciado. Luego estos datos deben ser pasados a una
grilla (Control FlexGrid). Calcular el total del sueldo.

3. Hacer clic en el menú , botón y diseñar el

formulario mostrado a continuación.
Hacer clic en el menú

Herramientas, Controles
adicionales para agregar el
control FlexGrid a la caja
de controles.
4. Hacer clic en el menú , botón . Edite el siguiente

código
Public Sub IngNum(KeyAscii As MSForms.ReturnInteger)
If (KeyAscii = 8) Then Exit Sub
If Not (KeyAscii >= Asc("0") And KeyAscii <= Asc("9")) Then KeyAscii = 0
End Sub
Public Sub IngNumTelf(KeyAscii As MSForms.ReturnInteger)

If (KeyAscii = Asc("-")) Then Exit Sub
If Not (KeyAscii >= Asc("0") And KeyAscii <= Asc("9")) Then KeyAscii = 0
End Sub
Public Function IngFechas(Fecha As Variant) As Boolean

IngFechas = IsDate(Fecha)
End Function

ersonalizadas
Public Sub IngCar(KeyAscii As MSForms.ReturnInteger)

If (KeyAscii = Asc(".")) Then Exit Sub
If (KeyAscii >= Asc("0") And KeyAscii <= Asc("9")) Then KeyAscii = 0
Select Case KeyAscii
Case Is >= Asc("A") And KeyAscii <= Asc("Z"): Exit Sub
Case Is >= Asc("a") And KeyAscii <= Asc("z"): Exit Sub
Case Is = Asc("á"): Exit Sub
Case Is = Asc("é"): Exit Sub
Case Is = Asc("í"): Exit Sub
Case Is = Asc("ó"): Exit Sub
Case Is = Asc("ú"): Exit Sub
Case Else: KeyAscii = 0
End Select
End Sub

programa
Dim FILA As Integer

TextBox1.Text = ""
TextBox2.Text = ""
TextBox3.Text = ""
TextBox4.Text = ""
TextBox5.Text = ""
End Sub

FILA = FILA + 1
MSFlexGrid1.Rows = MSFlexGrid1.Row + FILA
MSFlexGrid1.TextMatrix(FILA, 1) = TextBox1.Text

Label7.Caption = Val(Label7.Caption) + Val(TextBox5.Text)
Call CommandButton1_Click
TextBox1.SetFocus
End Sub
Private Sub TextBox1_KeyPress(ByVal KeyAscii As MSForms.ReturnInteger)

Call IngCar(KeyAscii)
End Sub

End Sub

End Sub

Call IngNumTelf(KeyAscii)
End Sub

Call IngNum(KeyAscii)
End Sub
Private Sub UserForm_Activate()

FILA = 0
MSFlexGrid1.Cols = 6
MSFlexGrid1.TextMatrix(0, 1) = Label1.Caption

ersonalizadas
MSFlexGrid1.ColWidth(0) = 10
WindowState = 2
End Sub

1. Diseñar una aplicación que permita mostrar el cuadro de desembolsos de un
préstamo, dado a un determinado número de periodos y tasa de interés,
aplicando el cálculo de la amortización con el método Alemán. Así mismo se
debe dar consistencia al ingreso de datos numéricos.
2. Fórmulas a utilizar.
Préstamo = Préstamo período anterior – Amortización
Saldo = Saldo anterior – Amortización
Interés = Saldo del período * Tasa de interés
Cuota = Amortización + Interés
4. Hacer clic en el menú , botón y diseñar el formulario

mostrado a continuación.
Hacer clic en el menú

Herramientas, Controles
adicionales para agregar el
control FlexGrid a la caja
de controles.

5. Hacer clic en el menú , botón y escriba el siguiente programa
General Declaraciones „Permite dar consistencia al ingreso de datos numéricos

Public Sub IngNumero(ByVal KeyAscii As MSForms.ReturnInteger)
If (KeyAscii >= 48 And KeyAscii <= 56) Then
Ascii 48 =0
Exit Sub
Ascii 57 = 9
Else Si el carácter ingresado
KeyAscii = 0 no es número, se impide
el ingreso del caracter
End If
End Sub

Call IngNumero(KeyAscii)
Invoca al procedimiento IngNumero
End Sub

Dim xcapital As Single
Dim xinteres As Single Declarar las variables a utilizarse
Dim xperiodos As Single

Dim xamortiza As Single
Dim xpa As Single Asigna datos a las variables
xcapital = Val(TextBox1.Text)
xinteres = Val(TextBox2.Text) Asigna como No.de
xperiodos = Val(TextBox3.Text) filas del control
FlexGrid, el número
xamortiza = xcapital / xperiodos de periodos
MSFlexGrid1.Rows = Val(TextBox3.Text) + 1
For f = 1 To Val(TextBox3.Text) Crea un ciclo
repetitivo de 1 hasta
MSFlexGrid1.TextMatrix(f, 1) = f el No. de periodos
MSFlexGrid1.TextMatrix(f, 2) = xamortiza
If f = 1 Then
MSFlexGrid1.TextMatrix(f, 3) = xcapital
Else
MSFlexGrid1.TextMatrix(f, 3) = xpa - xamortiza
End If

ersonalizadas
xpa = Val(MSFlexGrid1.TextMatrix(f, 3))

MSFlexGrid1.TextMatrix(f, 4) = xpa * (xinteres / 100)
xi = Val(MSFlexGrid1.TextMatrix(f, 4))
MSFlexGrid1.TextMatrix(f, 5) = xamortiza + xi
Next
End Sub

End Sub

End Sub
Asigna la cantidad de filas

Private Sub UserForm_Activate() para el FlexGrid.
MSFlexGrid1.Cols = 6
MSFlexGrid1.TextMatrix(0, 1) = "No."
MSFlexGrid1.TextMatrix(0, 2) = "Amortización"
MSFlexGrid1.TextMatrix(0, 3) = "Saldo"
MSFlexGrid1.TextMatrix(0, 4) = "Interés"
MSFlexGrid1.TextMatrix(0, 5) = "Cuota"
End Sub

1. Diseñar una aplicación que permita asignara puntajes al azar a 10
participantes a un concurso de belleza, se evalúan por 4 criterios: Belleza,
inteligencia, cuerpo, desenvolvimiento. Los puntajes están entre 1 y 10 por
cada criterio. Al final mostrar el número de la participante ganadora y su
puntaje

3. Hacer clic en el menú , botón y diseñar el

formulario mostrado a continuación.
Control ListBox1

programa
Dim numpart As Integer
Dim numcrit As Integer
Dim PtjeMax As Integer
Dim PtjeMin As Integer
Dim Puntaje(12, 4) As Integer
Dim total(12) As Integer

ListBox1.Clear
Randomize
ScaleMode = 3
'Generación de los puntajes aleatorios

For candidata = 1 To 12

ersonalizadas
For criterio = 1 To 4
Puntaje(candidata, criterio) = Int((10 - 5 + 1) * Rnd + 5)
Next
Next
'Determinar el puntaje total por participante

For contpart = 1 To 12
total(contpart) = 0
For contcrit = 1 To 4
total(contpart) = total(contpart) + Puntaje(contpart, contcrit)
Next
Next
registro = registro + "Concursante No. " & Right(("0" + Trim(Str(contpart))), 2) + " "
For contcrit = 1 To 4
registro = registro + Right(("0" + Trim(Str(Puntaje(contpart, contcrit)))), 2) + " "
Next
ListBox1.AddItem registro + Str(total(contpart))
registro = ""
Next
'Determinar mayor puntaje total

mayor = 0
numero = 0
If total(contpart) > mayor Then
mayor = total(contpart)
numero = contpart
End If
Next
TextBox1.Text = numero
TextBox2.Text = mayor
End Sub

Cuestionarios
1. Qué es una función.
2. Qué es un Control Active X.
__
3. Considera útil la creación de funciones personalizadas.
4. Crear una función que permite determinar si un año es bisiesto.
5. Crear una función que permita determinar la edad de una persona.

PROPIEDAD INTELECTUAL DEL SENATI PROHIBIDA
SU REPRODUCCIÓN Y VENTA SIN LA AUTORIZACIÓN
CORRESPONDIENTE
TÉCNICOS Y
ADMINISTRADORES
INDUSTRIALES
COMPUTACIÓN E
INFORMÁTICA
Parte II
CÓDIGO: 89001211
Tabla de Contenido
MEJORANDO LA PRESENTACIÓN Y VISUALIZACIÓN DE LOS DATOS CON
FORMULARIOS ..................................................................................................................... 1
Conceptos previos………………………………………………………………………………2
ASISTENTE PARA FORMULARIOS Y AUTOFORMULARIOS ............................................................. 16
Actividad 1: Crear Formulario usando asistente............................................................... 19
PROPIEDADES DEL FORMULARIO ............................................................................................. 21
Propiedades de Formato................................................................................................. 21
Propiedades de Datos..................................................................................................... 22
Actividad 2: Formulario sin acceso a datos.................................................................... 25
AUTOFORMATO ................................................................................................................... 27
VISTAS: FORMULARIO, PRESENTACIÓN Y DISEÑO.................................................................... 28
EDITAR CONTROLES ............................................................................................................ 31
Seleccionar controles.................................................................................................... 32
Cambiar las dimensiones .............................................................................................. 34
Ajustar .......................................................................................................................... 34
Mover ........................................................................................................................... 34
Alinear .......................................................................................................................... 35
Eliminar controles ......................................................................................................... 35
Agregar controles.......................................................................................................... 35
Propiedades de los controles ........................................................................................ 42
Cuadros combinados .................................................................................................... 44
Actividad 3: Insertar una etiqueta .................................................................................. 53
Actividad 4: Editar los controles de un formulario .......................................................... 53
Actividad 5: Agregar etiquetas, cajas de texto y fichas................................................... 54
FORMULARIOS CONTINUOS ................................................................................................... 56
Actividad 6: Crear un formulario continuo ...................................................................... 56
Pie de formulario........................................................................................................... 56
Encabezado de formulario ............................................................................................ 58
Actividad 7: Cuadro combinado en el encabezado ........................................................ 58
SUBFORMULARIOS ............................................................................................................... 59
Actividad 8: Subformulario creado manualmente ........................................................... 60
Utilizar el asistente para Subformularios/Subinformes Campos vinculados entre
formulario padre y formulario hijo .................................................................................. 61
Actividad 9: Subformulario empleando el asistente para formularios.............................. 64
Modificar el diseño del subformulario ............................................................................ 64
PREGUNTAS DE REPASO ...................................................................................................... 64
Actividad propuesta 1 ...................................................................................................... 65
EJERCICIOS CASOS PROPUESTOS......................................................................................... 65
Actividad propuesta 2 ...................................................................................................... 66
Actividades de investigación............................................................................................. 67
UTILIDADES ........................................................................................................................ 69
FORMAS DE ABRIR UNA BASE DE DATOS ................................................................................. 70

SEGURIDAD ........................................................................................................................ 74
Cifrar una Base de Datos mediante contraseña............................................................. 77
Descifrar una base de datos.......................................................................................... 78
Quitar contraseña de una Base de Datos ...................................................................... 78
Uso del centro de confianza .......................................................................................... 79
COMPACTAR Y REPARAR UNA BD.......................................................................................... 80
CONVERTIR A OTRAS VERSIONES .......................................................................................... 82
Los formatos ACCDB y MDB ........................................................................................ 84
Convertir una base de datos al formato de archivos de Access 2007............................. 85
TRABAJANDO CON DATOS EXTERNOS ........................................................................... 87
IMPORTAR .......................................................................................................................... 89
Access.......................................................................................................................... 89
Excel ............................................................................................................................ 90
Lista de SharePoint....................................................................................................... 93
Archivo de texto ............................................................................................................ 96
Actividad 1 : Importar de un Archivo de Texto............................................................... 97
Archivo XML ................................................................................................................. 100
EXPORTAR ......................................................................................................................... 102
Excel ............................................................................................................................ 103
Un archivo RTF de Word............................................................................................... 107
Lista de SharePoint....................................................................................................... 107
Archivo de texto ............................................................................................................ 109
Archivo XML ................................................................................................................. 111
EJERCICIOS CASOS PROPUESTOS......................................................................................... 112
MACROS Y OPCIONES DE INICIO ...................................................................................... 113
BOTONES DE COMANDO EN FORMULARIOS ........................................................................... 114

El asistente para controles .......................................................................................... 114
MACROS .......................................................................................................................... 115
Asignar macros a controles en formularios .................................................................. 126
Macro Autoexec.......................................................................................................... 128
OPCIONES DE EXPLORACIÓN............................................................................................... 115
Crear Categorías ........................................................................................................ 130
Cambiar entre categorías............................................................................................ 136
Ordenar categorías ..................................................................................................... 137
Vistas ......................................................................................................................... 137
OPCIONES DE LA BASE DE DATOS ........................................................................................ 137
Formulario o página inicial .......................................................................................... 137
Agregar barra de menús personalizada. ...................................................................... 139
Actividad propuesta 1 .................................................................................................... 144
PREGUNTAS DE REPASO .................................................................................................... 144
EJERCICIOS CASOS PROPUESTOS....................................................................................... 144
PROGRAM ACIÓN CON VBA ............................................................................................. 145
USO DE VBA EN ACCESS ................................................................................................... 147

Actividad 1: Crear un Formulario ................................................................................. 148
Actividad 2: Uso de la ventana Inmediato .................................................................... 157
Actividad 3: Uso de Variables...................................................................................... 160
Actividad 4: Uso de Procedimientos y Funciones ........................................................ 163
Actividad 5: Funciones en Formularios ........................................................................ 168
Declaracion de Variables ............................................................................................ 173
Estructuras de Control. ............................................................................................... 183
Estructuras de Decisión. ............................................................................................. 183
Estructuras de Bucle. .................................................................................................. 188
Errores en Tiempo de Diseño...................................................................................... 201
Errores en Tiempo de Ejecución ................................................................................. 202
Tipos de Operadores .................................................................................................. 203
EDITANDO EL CÓDIGO DE LAS MACROS DE ACCESS ............................................................... 214
Código frente a macros............................................................................................... 214
Los modelos de objetos de Access ............................................................................. 216
USO DE CONTROLES ACTIVE X ............................................................................................ 223
Agregando controles en el Formulario ......................................................................... 223
Editando el código de los controles ActiveX ................................................................ 226
Microsoft Data Access Objects (DAO) ......................................................................... 230
Microsoft Jet Replication Projects (JRO) ..................................................................... 232
Microsoft ActiveX Data Objects (ADO) ........................................................................ 233
EJERCICIOS CASOS PRACTICOS .......................................................................................... 235
Capítulo
Mejorando la presentación y visualización

de los datos con Formularios en ACCESS
 Crear formularios.
 Utilizar el asistente de formularios.
 Modificar las propiedades de los formularios
 Agregar campos a un formulario y modificar
sus propiedades
Conceptos Previos:
Una base de datos es un “gran almacén de datos” que nos permite guardar grandes
volúmenes de información de forma organizada para que luego podamos ubicar
y utilizar estos datos de forma fácil y eficiente.
Una base de datos o banco de datos (Database en Ingles) es un conjunto de
datos pertenecientes a un mismo contexto y almacenados sistemáticamente para su
posterior uso. En este sentido, una biblioteca puede considerarse una base de datos
compuesta en
su mayoría por documentos y textos impresos en papel e indexados para su consulta.
En la actualidad, y desde el punto de vista informático la base de datos es un sistema
formado por un conjunto de datos almacenados en discos (formato digital) que permiten
el acceso directo a ellos y un conjunto de programas que manipulen ese conjunto de
datos.
Descripción y visualización general de los múltiples

elementos de las Bases de Datos de Access
Archivos de base de datos de Access
Puede utilizar Access para administrar todos sus datos en un solo archivo. Dentro de un
archivo de base de datos de Access, puede utilizar:
 Tablas para almacenar los datos.
 Consultas para buscar y recuperar exactamente los datos que desee.
 Formularios para ver, agregar y actualizar datos en las tablas.
 Informes para analizar o imprimir los datos con un diseño específico.
Todos estos elementos: tablas, consultas, formularios e informes son objetos de bases de
datos (objetos de base de datos: una base de datos de Access contiene objetos como
tablas, consultas, formularios, informes, macros y módulos. Un proyecto de Access
contiene objetos como formularios, informes, macros y módulos.).
Nota: Algunas bases de datos de Access contienen vínculos a tablas que están
almacenadas en otras bases de datos. Por ejemplo, puede tener una base de datos de
Access que no contenga nada más que tablas y otra base de datos de Access que
contenga vínculos a esas tablas, así como consultas, formularios e informes basados en
las tablas vinculadas. En la mayoría de los casos, no tiene importancia si se trata de una
tabla vinculada o si está realmente almacenada en la base de datos.
Tablas
Una tabla es una colección de datos sobre un tema específico, como alumnos,
profesores, vehículos, distritos, productos o proveedores. La utilización de una tabla
diferente para cada tema, significa que se almacenan los datos una sola vez, lo cual
aumenta la eficacia de la base de datos, y reduce errores de entrada de datos.
No debe almacenar información de dos temas diferentes en la misma tabla.
Imagine que usted administra una cadena de tiendas que posee cinco locales de venta y
desea modificar el precio de un producto. Si los datos están centralizados usted sólo
tendrá que cambiar el precio una vez y ese cambio se verá reflejado en todos los
establecimientos. De lo contrario tendrá que ir de tienda en tienda haciendo las
modificaciones.
Las tablas organizan datos en columnas (denominadas campos) y filas (denominadas
registros). Tal como se muestra a continuación.
Campo
Componente de una tabla que contiene un elemento específico de información,
como por ejemplo un apellido. Un campo se representa como una columna.
Registro
Es una colección de información acerca de cualquier entidad, ya sea
persona, producto, proveedor, o cualquier otra cosa. Cada registro en una tabla
contiene el mismo conjunto de campos. Se puede afirmar que un registro
se confirma de campos.
Un error muy frecuente es guardar el nombre del vendedor, el nombre
del cliente, la dirección del cliente y los productos que llevó en la misma
tabla. Debe utilizarse diferentes tablas para guardar la información de
los vendedores, clientes, y productos. Luego se guardarán los códigos que
identifican de forma única a cada vendedor y cliente en la tabla facturas,
nunca sus nombres. Luego se relacionarán las tablas para obtener la
información necesitada. Respecto a los productos, estos deben guardarse en
otra tabla de detalles de facturación, junto con las cantidades pedidas y los
precios a la fecha de la compra.
Consultas
Una consulta puede ayudarle a recuperar los datos que cumplen las condiciones que
especifique, incluidos los datos de varias tablas. También puede utilizar una consulta
para actualizar o eliminar varios registros a la vez y realizar cálculos predefinidos o
personalizados con los datos.
Formularios
Se puede utilizar un formulario para ver, introducir o cambiar los datos de filas de una
en una fácilmente. También se puede utilizar un formulario para realizar otras acciones,
como enviar datos a otra aplicación.
Los formularios contienen normalmente controles que están vinculados a campos

subyacentes de las tablas. Al abrir un formulario, Access recupera los datos de una o
más tablas y los muestra en el diseño que haya elegido al crear el formulario. Puede
crear un formulario mediante uno de los comandos Formulario de la cinta de opciones,
el Asistente para formularios, o crear su propio formulario en la vista Diseño.
I
Informes
Los informes se pueden utilizar para analizar rápidamente los datos o presentarlos de
una forma concreta, impresos o en otros formatos. Por ejemplo, puede enviar a un
colega un informe que clasifique los datos y calcule los totales. O puede crear un
informe con los datos de la dirección en un formato para imprimir etiquetas postales.
Macro
Puede crear una macro (macro: acción o conjunto de acciones utilizados para
automatizar tareas.) para realizar un conjunto específico de acciones (acción:
componente básico de una macro; instrucción independiente que se puede combinar con
otras acciones para automatizar tareas. A veces se denomina comando en otros
lenguajes de macros.), y puede crear un grupo de macros (grupo de macros: colección
de macros relacionadas que se almacenan juntas bajo un único nombre de macro. A
menudo, se hace referencia a la colección simplemente como una macro.) Para realizar
conjuntos de acciones relacionadas.
En Microsoft Office Access 2007, las macros pueden estar incluidas en objetos de
macro (que a veces reciben el nombre de macros independientes) o incrustadas en las
propiedades de evento de formularios, informes o controles. Las macros incrustadas
forman parte del objeto o control en el que están incrustadas. Los objetos de macro se
pueden ver en el panel de exploración, bajo Macros, pero no ocurre lo mismo con las
macros incrustadas.
Ejemplo del diseño de una macro.
Módulos
Un módulo es una colección de declaraciones y procedimientos de Visual Basic para
aplicaciones que se almacenan juntos en un objeto denominado módulo. Se requiere
conocimientos de programación en Visual Basic.
C
r
Crear una base de datos en blanco
1. En la página Introducción a Microsoft Office Access, en Nueva base de datos en
blanco, haga clic en Base de datos en blanco.
2. En el panel Base de datos en blanco, escriba un nombre de archivo en el cuadro
Nombre de archivo. Si no especifica una extensión de nombre de archivo,
Access la agrega automáticamente. Para cambiar la ubicación predeterminada
del archivo, haga clic en Buscar una ubicación donde colocar la base de datos
(situado junto al cuadro Nombre de archivo), busque la nueva ubicación y,
a continuación, haga clic en Aceptar.
3. Haga clic en Crear. Access crea la base de datos con una tabla vacía
denominada Tabla1 y, a continuación, abre Tabla1 en la vista Hoja de datos. El
cursor se sitúa en la primera celda vacía de la columna Agregar nuevo campo.
4. Comience a escribir para agregar datos o puede pegar datos de otro origen.
Escribir información en la vista Hoja de datos es muy similar a trabajar en una hoja de
cálculo de Microsoft Office Excel 2007. La estructura de la tabla se crea conforme se
escriben los datos: cuando se agrega una nueva columna a la tabla, se define un nuevo
campo. Access define automáticamente el tipo de datos de cada campo en función de
los datos que escribe.
Si, de momento, no desea incluir información en Tabla1, haga clic en Cerrar .
Si realizó cambios en la tabla, Access le pedirá que guarde los cambios efectuados
en la tabla. Haga clic en Sí para guardar los cambios, haga clic en No para
descartarlos o haga clic en Cancelar para dejar la tabla abierta.
Importante Si cierra Tabla1 sin guardar los cambios al menos una vez, Access
elimina toda la tabla, aunque haya escrito datos en ella.
Crear tablas en la Vista Diseño de la tabla

Desde esta opción podremos definir todos los campos de la tabla detalladamente
con todas sus características. Esta opción le da más control al usuario sobre la tabla
que define y, por tanto, la opción que vamos a utilizar en este capítulo para crear las
tablas de nuestras bases de datos.
De nuestro anterior ejemplo hacer Clic Derecho sobre la

ficha Tabla1 y pulse sobre Cerrar Todo y luego no
guarde los cambios. Luego ir a la ficha Crear, grupo
Tablas y hacer Clic sobre el comando Diseño de tabla.
Luego MS Access despliega la siguiente interface:
C
Creación de Campos
Los elementos de información de los que se desea realizar un seguimiento se almacenan
en campos (denominados también columnas). Por ejemplo, en una tabla Contactos
podría crear campos para el apellido, el nombre, el número de teléfono y la dirección,
entre otros. Para una tabla Productos, podría crear campos para el nombre del producto,
el identificador de producto y el precio.
Es importante elegir los campos con cuidado. Por ejemplo, no es recomendable crear un
campo para almacenar un campo calculado; es mejor dejar que Office Access
2007 calcule el valor cuando sea necesario. Cuando elija los campos, intente
almacenar la información en sus partes más pequeñas posibles. Por ejemplo, en lugar
de almace nar un nombre completo, es preferible almacenar el apellido y el nombre por
separado. Por regla general, si necesita realizar informes, ordenar o realizar búsquedas
o cálculos con un elemento de información, ponga ese elemento en una columna
independiente.
Un campo tiene determinadas características que lo definen. Por ejemplo, cada campo
tiene un nombre que lo identifica inequívocamente dentro de la tabla. También tiene
un tipo de datos en consonancia con la información que almacena. El tipo de
datos determina los valores que se pueden almacenar y las operaciones que se pueden
realizar, así como la cantidad de espacio de almacenamiento provista para cada
valor. Cada campo tiene también un grupo de opciones denominadas propiedades
que definen las características formales o funcionales del campo. Por ejemplo, la
propiedad Formato define el formato de presentación del campo, es decir, qué
apariencia tendrá cuando se muestre.
Condición para las relaciones

Uno de los objetivos de un buen diseño de base de datos es eliminar la redundancia
de los datos (datos duplicados). Para lograr dicho objetivo, conviene desglosar los
datos en muchas tablas basadas en temas para que cada hecho esté representado sólo
una vez. A continuación, se debe proporcionar a MS Access los medios para recopilar
de nuevo la información desglosada (esto se realiza colocando campos comunes en
tablas que están relacionadas). Sin embargo, para realizar este paso correctamente,
primero deberá comprender las relaciones existentes entre las tablas y, a
continuación, especificar dichas relaciones en la base de datos de MS Access.
Tras crear una tabla para cada tema en la base de datos, es preciso proporcionar a
MS Access los medios para recopilar de nuevo esa información cuando sea necesario.
Para ello, se colocan campos comunes en las tablas que están relacionadas y se
definen las relaciones entre las tablas. De ese modo, se pueden crear consultas,
formularios e informes que muestren a la vez la información de varias tablas.
Por ejemplo, el formulario que se muestra a continuación incluye información
recopilada de varias tablas:
1. Tabla Clientes
2. Tabla Vendedor
3. Tabla Pedidos
4. Tabla Productos
5. Tabla Detalles del Pedido
El nombre de cliente del cuadro Facturar a se obtiene de la tabla Clientes, los datos
del vendedor de la tabla Empleados, los valores de Id. de pedido y Fecha de
pedido proceden de la tabla Pedidos, el nombre de producto viene de la tabla
Productos, y los valores Precio por unidad y Cantidad proceden de la tabla Detalles
del pedido. Estas tablas se vinculan entre sí de varias formas para recopilar
información de cada una e incorporarla al formulario.
Imagine que tiene una tabla de productos y otra de pedidos. En una base de datos
correctamente estructurada, la primera tabla contendrá toda la información
concerniente a los productos (descripciones, medidas y todas las especificaciones que
desee) mientras que en la segunda se representará a los productos solamente por medio
de un identificador.
No es necesario que incluya más información pues si usted puede distinguir cuál es
el producto entonces podrá consultar todos sus detalles en la primera tabla.
En el ejemplo anterior las tablas Producto y Pedido estarán relacionadas a través del
identificador del producto. En la primera tabla esta columna será la clave principal y
en la segunda será considerada una clave foránea.
Es una buena costumbre emplear un mismo prefijo para todos los campos de una
tabla sin embargo las claves foráneas no deberían seguir esta regla. Por ejemplo, dos
de los campos de la tabla Producto pueden ser IdProducto y DetalleProducto mientras
que los campos de la tabla Pedido podrían ser IdPedido, FechaDeEntrega, IdProducto
y CantidadPedida.
O
t
Otra alternativa correcta sería colocar IdPedido, FechaDeEntrega,

IdPedidoProducto, CantidadPedida. Esto para evitar duplicar el nombre los nombres
de campo en la base de datos, de tal manera que si se hace referencia al código de
producto en la tabla Producto se utilice IdProducto y para hacer referencia al código
del producto en la tabla Pedido se utilice IdPedidoProducto. En realidad debe tratar de
buscar un mismo criterio y aplicarlo a través de todas las tablas.
En los ejemplos subsiguientes se utilizará la primera sugerencia (IdPedido,
FechaDeEntrega, IdProducto y CantidadPedida)
A la tabla que contiene a la clave principal se le llama tabla principal y a la que contiene
la clave foránea se le denomina tabla secundaria.
Otras consideraciones para crear relaciones:
1. Debe haber un campo común en ambas tablas
2. Uno de las campos comunes debe ser clave principal, no olvide que un campo
clave principal no puede ser: Un campo de búsqueda de Objeto OLE, Memo,
Datos Adjuntos o Varios valores.
3. Los campos comunes podrían tener o no el mismo nombre de campo, pero no
pueden diferir en el tipo de dato.
Crear relaciones
Se puede crear una relación de tabla mediante la ventana Relaciones o arrastrando
un campo en una hoja de datos desde el panel Lista de campos. Cuando se crea
una relación entre tablas, los campos comunes no tienen que tener los mismos
nombres, si bien sus nombres suelen coincidir. Sin embargo, dichos campos tienen
que tener el mismo tipo de datos.
No obstante, si el campo de clave principal es un campo Autonumérico, el
campo de clave externa puede ser un campo de tipo Número si la propiedad
Tamaño del campo de ambos campos tiene el mismo valor. Por ejemplo, puede
hacer coincidir un campo Autonumérico y un campo de tipo Número si la
propiedad Tamaño del campo de ambos campos es Entero largo. Cuando ambos
campos comunes son campos de tipo Número, tienen que tener el mismo valor para la
propiedad Tamaño del campo.
Crear una relación de tabla mediante la ventana Relaciones

Para nuestro ejemplo trabajaremos con la base de datos Control de Pedidos de la carpeta
capitulo 3, si es que no estaba activa, abrir la base
de datos, luego:
1. En el grupo Mostrar u ocultar de la
ficha Herramientas de base de datos,
haga Clic en Relaciones.
2. Si aún no ha definido
ninguna relación, aparecerá
automáticamente el cuadro
de diálogo Mostrar tabla. Si
no aparece, en la ficha Diseño,
en el grupo Relaciones, haga
clic en Mostrar tabla.
En el cuadro de diálogo
Mostrar tabla se muestran
todas las tablas y consultas
de la base de datos. Para
ver únicamente las tablas, haga
clic en Tablas. Para ver
únicamente las consultas,
haga clic en
Consultas. Para ver las tablas y las consultas, haga clic en Ambas.
3. Luego de seleccionar las tablas y aceptar se muestra la ventana relaciones con

las listas de campos de las tablas seleccionadas
4. Al mostrarse las tablas en la ventana Relaciones, usted verá que en cada una de
ellas la clave principal se muestra en negrita y el icono de una llave al costado.
5. Cree la relación arrastrando la clave principal de la tabla Principal hasta la clave
foránea de la tabla secundaria o viceversa. Por ejemplo, en la ilustración
anterior, se puede arrastrar el campo IdCliente de la tabla Cliente hasta
el campo IdCLiente de la tabla Pedido.
6. Después de haber efectuado el arrastre se mostrará el cuadro de diálogo:
7. Active la exigencia de integridad referencial y hacer Clic en el botón Crear.
8. El gráfico anterior muestra la relación de uno a varios entre las tablas Cliente y
Pedido.
9. Continúe con las demás relaciones de tal modo que obtengamos un resultado
como se muestra en la siguiente grafica:
Asistente para Formularios y Autoformularios
Los formularios constituyen la interfaz más común entre el usuario y los datos
contenidos en las tablas. A través de ellos se puede presentar los datos en forma
jerárquica atendiendo a las relaciones que existen entre las tablas. También pueden
incluirse controles que muestren imágenes propias de cada registro e incluso es posible
crear formularios que no muestren registros pero que permitan “navegar” ent re los
distintos objetos que posea la base de datos
Uno de los caminos más cortos para crear formularios es emplear el asistente para
formularios. Para hacer uso de él ejecute el siguiente procedimiento:
1. Haga clic en la ficha Crear, en la Cinta Formularios, Opción Mas
Formularios y elegir Asistente para Formularios.
2. Al iniciar el asistente, seleccione la tabla o consulta desde la que serán

tomados los datos. Si los datos que necesita ver en el formulario se encuentran
en dos o más tablas, puede crear primero una consulta que las relacione y
después crear el formulario.
Formularios
3. Seleccione los campos que desea incluir en el formulario. Para esto usted
puede:
Hacer doble clic convenientemente en cada uno de los campos de la lista
izquierda.
También puede seleccionar un campo y luego emplear el botón >.
Si desea seleccionar todos los campos, haga uso del botón >>.
Para deseleccionar campos haga doble clic en los elementos de la lista
derecha o emplee los botones < o <<.
4. Haga clic en el botón Siguiente cuando termine.

5. Escoja la distribución que tendrán los campos en el formulario y haga clic en el
botón Siguiente.
6. Indique cuál será el estilo que desea emplear. El estilo afectará el aspecto de
los
objetos así como la combinación de colores. Haga clic en el botón Siguiente.
7. Dé el nombre al formulario y finalice la acción con el asistente.
En el Asistente para formularios es posible seleccionar más de una tabla o

consulta. Procediendo de esta forma se puede crear de modo automático una
consulta (invisible para el usuario) entre las tablas o consultas que haya
seleccionado. A fin de hacer esta acción, Access vincula dichos objetos
empleando las definiciones establecidas en la ventana de relaciones; si usted
no había relacionado las tablas o consultas que seleccionó como origen de
datos, Access no podrá ejecutar la acción.
Formularios
Actividad 1: Crear Formulario usando asistente

En la base de datos PersForm, usted creará un formulario que muestre los datos de la
tabla Empleados de modo que se muestre como se aprecia en la siguiente ilustración:
Formulario Empleados
Procedimiento
1. Haga clic en la ficha Crear, en la Cinta Formularios, Opción Mas
Formularios y elegir Asistente para Formularios.
2. En el primer paso del asistente seleccione la tabla Empleados y luego haga clic
en el botón > a fin de indicar que todos los campos de la tabla sean mostrados
en el formulario tal como se muestra en la siguiente imagen:
Microsoft Office
3. Haga clic en el botón Siguiente.

4. Al mostrarse la lista de distribuciones haga clic en el botón de opción En
columnas y luego active el botón Siguiente.
Distribución del formulario
5. Haga clic en el estilo Access 2007 y luego active el botón Siguiente.
Selección del estilo
6. Se le sugiere Empleados como título del formulario; déjelo así y haga clic en el
botón Finalizar.
7. Cierre el formulario.
Formularios
Propiedades del formulario
Propiedades de Formato
c
b
Microsoft Office
a. Título: El título que será mostrado en la barra de título del formulario.

Aunque el nombre del formulario suele ser igual a esta propiedad, es posible
que estos dos valores sean distintos (el nombre del formulario se puede
modificar en la ventana de objetos de la base de datos)
b. Vista predeterminada: Los formularios, así como las vistas, tienen
múltiples vistas; entre ellas están: Un único formulario, Formularios
continuos y la vista Hoja de datos. Usted puede definir cuál de ellas será la
que se emplee cuando se abra el formulario
c. Barras de desplazamiento: Es posible establecer si mostrada la barra de
deslazamiento horizontal o vertical cuando el tamaño de la ventana del
formulario sea más pequeño que el definido para él.
d. Selector de registro: El selector de registros es un control propio del
formulario que permite seleccionar uno de los registros de los formularios. Es
principalmente útil cuando se muestran múltiples registros al mismo
tiempo.
e. Botones de desplazamiento: Estos controles permiten desplazarse a través de
los registros tal como se hace en la vista Hoja de datos.
f. Imagen: A través de esta propiedad se puede especificar una imagen par a
que se presente en el fondo del formulario.
g. Tipo de imagen: Usted puede indicar que la imagen esté incrustada o
vinculada al formulario. En el primer caso la imagen se añade al archivo de
la base de datos. En el segundo, se mantendrá como un archivo
independiente.
Propiedades de Datos
Para definir propiedades de un formulario realice las siguientes acciones:
1. Abra el formulario en vista diseño. Puede hacer clic derecho sobre él y activar
Botón Hoja de el comando Vista diseño.
Propiedades
Formularios
2. Haga clic en la ficha Diseño, Cinta de opciones Herramientas y luego Hoja de

Propiedades.
Al presentársele la Hoja de propiedades, despliegue el primer cuadro

combinado y seleccione Formulario. Las propiedades están organizadas en
fichas a fin de facilitar su ubicación
Microsoft Office
b
c
c
a. Origen de registros
Es la tabla o consulta desde la cual se extraen los datos para ser mostrados en
el formulario. Esta propiedad puede ser modificada empleando el Generador
de Expresiones
Personalizar con el generador de expresiones
b. Permitir Agregar
Indica si el formulario permitirá al usuario añadir registros.
c. Permitir Editar
Indica si el formulario permitirá al usuario actualizar registros.
d. Permitir Eliminar
Indica si el formulario permitirá al usuario eliminar registros.
Formularios
Actividad 2: Formulario sin acceso a datos

En la base de datos PersForm creará un formulario como el que se muestra a
continuación:
Procedimiento
1. Hacer clic en la ficha Crear, luego la cinta Formularios, luego Formulario en
Blanco.
2. Luego haga click en la Vista Diseño
3. Active la Hoja de propiedades y defina las siguientes propiedades en ella:
Microsoft Office
Propiedad Valor
Título Bienvenido
Vista predeterminada Un único formulario
Permitir vista Formulario Sí
Barras de desplazamiento Ninguna
Selectores de registros No
Botones de desplazamiento No
Selectores de registro No
Botones de desplazamiento No
Separadores de registro No
Botones Maximizar y Minimizar Ninguno
Botón Cerrar Sí
Imagen Logo_Senati
Para establecer la imagen haga clic en la propiedad que tiene este nombre, verá
un botón que muestra tres puntos y luego haga doble clic sobre el archivo que
se le ha indicado.
4. Cierre la ventana de propiedades y guarde el formulario con el nombre
Bienvenido
Formularios
Como tarea adicional busque la propiedad que permite cambiar la ubicación de la

imagen y la que establece que ella pueda ocupar toda el área del formulario.
Autoformato
Usted puede modificar el aspecto general del formulario de una manera muy rápida
empleando el siguiente método:
1. Muestre el formulario en vista diseño.
2. Haga clic en la ficha Organizar Cinta Autoformato y luego en el comando
Autoformato.
3. Haga clic en el estilo que desee y luego pulse el botón Aceptar.
Algunos autoformatos
Microsoft Office
4. También puede usar el Asistente para Autoformato
Vistas: Formulario, Presentación y Diseño

Para ver las Vistas de un Formulario, tenemos dos opciones:
1. Hacemos clic con el Botón Derecho del Mouse sobre el Formulario y elegimos
la Vista
2. Hacemos doble clic sobre el Formulario, y luego la Ficha Inicio, Cinta Vistas y
elegimos la que deseamos
Formularios
Vista Presentación.
La vista Presentación es una vista más orientada a lo visual que la vista Diseño.
Mientras visualiza un formulario en una vista Presentación, cada control muestra datos
reales. En consecuencia, es una vista muy útil para ajustar el tamaño de los controles o
realizar muchas otras tareas que afectan al aspecto visual y al uso del formulario.
Hay algunas tareas que no se pueden realizar en la vista Presentación y que requieren
pasar a la vista Diseño. En algunos casos, Access muestra un mensaje que indica que
hay que cambiar a la vista Diseño para llevar a cabo un cambio determinado .
Modificar un formulario en la vista Presentación

Una vez creado el formulario, puede ajustar fácilmente su diseño en la
vista Presentación. Usando los datos reales del formulario como punto
de referencia, puede reorganizar los controles y ajustar su tamaño.
Pueden colocar controles nuevos en el formulario y configurar las
propiedades del formulario y de sus controles.
Para cambiar a la vista Presentación, haga clic con el botón secundario
en el nombre del formulario en el panel de navegación y, a continuación,
haga clic en Vista Presentación.
Access muestra el formulario en la vista Presentación.
Puede usar la hoja de propiedades para modificar las propiedades del
formulario, sus controles y secciones. Para mostrar la hoja de
propiedades, presione F4.
Puede usar el panel Lista de campos para agregar campos de la tabla o
consulta subyacente al formulario. Para mostrar el panel Lista de
campos, use uno de los siguientes métodos:
En el grupo Controles de la ficha Formato, haga clic en Agregar campos
existentes.
Presione ALT+F8.
A continuación, podrá arrastrar directamente los campos desde el panel
Lista de campos hasta el formulario.
Para agregar un solo campo, haga doble clic en él o arrástrelo desde el
panel Lista de campos hasta la sección del formulario donde desee que
se muestre.
Para agregar varios campos a la vez, mantenga presionada la tecla
CTRL y haga clic en los campos que desee agregar. A continuación,
arrastre los campos seleccionados hasta el formulario.
Microsoft Office
Vista Diseño.
La vista Diseño ofrece una vista más detallada de la estructura del informe. Se pueden
ver las secciones Encabezado, Detalle y Pie de página de un formulario. No se pueden
ver los datos subyacentes mientras se están haciendo cambios en el diseño. No
obstante, hay ciertas tareas que puede realizar más fácilmente en la vista Diseño que en
la vista Presentación. Puede realizar las acciones siguientes:
- Agregar una mayor variedad de controles al formulario, como etiquetas,
imágenes, líneas y rectángulos.
- Editar orígenes de control de cuadro de texto en los mismos cuadros de texto
sin usar la hoja de propiedades.
- Cambiar el tamaño de las secciones de los formularios, como por ejemplo la
sección Encabezado del formulario o la sección Detalle.
- Cambiar algunas propiedades del formulario que no se pueden cambiar en la
vista Presentación (como Vista predeterminada o Permitir vista Formulario).
Modificar un formulario en la vista Diseño

El diseño de un formulario también se puede ajustar en la vista Diseño. Se
pueden agregar nuevos controles y campos al formulario agregándolos a la
cuadrícula de diseño. La hoja de propiedades incluye un gran número de
propiedades que se pueden configurar para personalizar el formulario.
Para cambiar a la vista Diseño, haga clic con el botón secundario en el
nombre del formulario en el panel de navegación y, a continuación, haga
clic en Vista Diseño.
Formularios
Access muestra el formulario en la vista Diseño.

Puede usar la hoja de propiedades para modificar las propiedades del
formulario, sus controles y secciones. Para mostrar la hoja de propiedades,
presione F4.
Puede usar el panel Lista de campos para agregar campos de la tabla o
consulta subyacente al diseño del formulario. Para mostrar el panel Lista de
campos, use uno de los métodos siguientes:
En el grupo Herramientas de la ficha Diseño, haga clic en Agregar campos
existentes.
Presione ALT+F8.
A continuación, podrá arrastrar directamente los campos desde el panel
Lista de campos al formulario.
Para agregar un solo campo, haga doble clic en él o arrástrelo desde el panel
Lista de campos hasta la sección del formulario donde desee que se muestre.
Para agregar varios campos a la vez, mantenga presionada la tecla CTRL y
haga clic en los campos que desee agregar. A continuación, arrastre los
campos seleccionados hasta el formulario.
Editar controles
Usted puede cambiar la presentación de los controles de los formularios. También
puede añadir nuevos objetos y eliminar los existentes
Microsoft Office
Tipos de controles
Usted puede encontrar los siguientes controles en un formulario:
Etiquetas
Cuadros de texto
Cuadros combinados
Botones de comando
Grupos de botones de opción
Grupos de botones alternar
Casillas de verificación
Imágenes
Controles de ficha
Subformularios
Los controles más utilizados son los primeros. En la siguiente imagen usted puede
apreciar la vista diseño de un formulario y en ella se le indicará cuáles son las cajas de
texto (T), etiquetas (E) y cuadros combinados (C).
Vista diseño de un formulario

Seleccionar controles
Para seleccionar un control, haga clic sobre él.
Para seleccionar múltiples controles puede realizar cualquiera de las siguientes
acciones:
Coloque el puntero fuera de uno de ellos y arrastre hasta formar un
rectángulo que abarque, aunque sea parcialmente, a todos los controles que
desea seleccionar.
Formularios
Haga clic en la regla horizontal de modo que el puntero se tome el aspecto

de una flecha apuntando hacia abajo. Después de hacer clic todos los
controles bajo la flecha quedarán seleccionados; si además desea
seleccionar controles que no se encuentran bajo la primera posición del
puntero puede arrastrar la fecha horizontalmente.
De forma análoga, puede seleccionarse múltiples controles colocando el

puntero sobre la regla vertical del lado izquierdo del formulario.
Microsoft Office
Cambiar las dimensiones

Para modificar el tamaño de un control:
1. Active la vista diseño del formulario.
2. Haga clic sobre el control deseado y coloque el puntero del mouse sobre
cualquiera de los controladores ubicados en sus esquinas y en la mitad de cada
uno de sus lados. El puntero del mouse adquirirá la forma de una doble flecha
indicando que es posible cambiar el tamaño del objeto.
3. Arrastre para cambiar el tamaño.
Ilustración: Cambiar el tamaño desde la esquina inferior derecha
Ajustar
Para cambiar el tamaño de múltiples controles simultáneamente:
1. Active la vista diseño.
2. Seleccione los controles cuyos tamaños de sea cambiar.
3. Ejecute alguna de las siguientes acciones:
Arrastre cualquiera de los controladores de tamaño de uno de los
controles; el resto de los objetos cambiará su tamaño en la misma forma el
que usted eligió.
Haga clic en la Ficha Organizar, cinta Tamaño y haga clic en alguno de
los siguientes botones:
- Ajustar al más ancho
- Ajustar al más estrecho
- Ajustar al más corto
- Ajustar al más alto
Mover
Para mover un control:
2. Haga clic sobre el control deseado y coloque el puntero del mouse sobre
cualquiera de sus bordes (verá el puntero en forma de cruz con un puntero).
Formularios
3. Arrastre para cambiar la posición.
Alinear
Usted puede alinear múltiples controles. Para ello:
2. Seleccione los controles que desee alinear.
3. Haga clic en la Ficha Organizar, cinta Alineación de Controles y haga clic en
alguno de los siguientes comandos:
Izquierda
Derecha
Arriba
Abajo
Eliminar controles
Usted puede alinear múltiples controles. Para ello:
2. Seleccione los controles que desee eliminar.
3. Presione la tecla suprimir del teclado
Agregar controles
Usted puede añadir controles a un formulario a través de tres caminos:
a. Desde la lista de campos
- Muestre el formulario en vista diseño.
- Haga visible la lista de campos. Para esto lleve a cabo alguna de los
siguientes acciones:
- Haga clic en el menú Ver y luego active el comando Lista de campos.
- Haga clic en el botón Lista de campos de la barra de herramientas
Diseño de formulario.
- Arrastre el campo desde la ventana con la lista de campos hasta el
formulario.
Microsoft Office
b. Si desea emplear el cuadro de herramientas:

- Ubíquese en la Ficha Diseño, Cinta Controles. Para esto lleve a cabo
alguna de los siguientes acciones:
- Haga clic en el botón que representa al tipo de control deseado y haga
clic en la posición del formulario donde desea colocar el objeto.
- Establezca las propiedades necesarias para el control.
c. Si desea emplear un asistente para controles:

- Asegúrese de que el botón Asistente para controles de la Cinta
Controles se encuentre activado.
Formularios
- Haga clic en el botón que representa al tipo de control deseado y

arrastre el puntero en el formulario sobre la posición en la que desea
colocar el objeto.
- Siga los pasos del asistente.
Controles a usar
Botón de opción
Los botones de opción son empleados cuando en un campo hay un
número pequeño de valores permitidos y hay suficiente espacio en el
formulario para dejar visible al usuario todas las posibilidades.
Algunos campos en los que se puede emplear este tipo de controles
son:
1. El campo Sexo en una tabla de datos personales.
2. El campo Categoría cuando hay suficiente espacio disponible
en un formulario.
Para insertar botones de opción realice lo siguiente:
1. Verifique que el formulario está asociado a un origen de datos
2. Active el botón Asistente para controles.
Asistente para
3. En la ficha Diseño, Cinta Controles, haga clic en el botón
controles Grupo de opciones y luego haga clic en el formulario.
Aparecerá el asistente.
4. Escriba el texto que debe ir en cada opción y pulse Siguiente.
5. Si lo desea, escoja una opción predeterminada y haga clic en
Grupo de Siguiente.
opciones 6. Asocie un valor numérico a cada opción; cuando se seleccione
una opción el grupo tomará el valor de la opción elegida.
7. En la siguiente ventana, el cuadro de diálogo le permitirá
vincular el valor del grupo con uno de los campos numéricos
del origen de datos. Por ejemplo, el campo zona puede tener
cuatro valores posibles: 1, 2, 3, y 4; el grupo de opciones podría
tener las descripciones de estos valores del siguiente modo: 1 -
Norte, 2-Sur, 3-Este y 4-Oeste.
8. Indique el tipo de controles que desea emplear y avance a la
siguiente ventana.
9. Escriba un título para el grupo y haga clic en Finalizar.
Cuadro de texto
Los cuadros de texto se usan para mostrar información provenientes de
la base de datos y para ingresar los datos en ella.
Microsoft Office
Después de insertar un cuadro de texto a partir del cuadro de

herramientas, usted verá el control con la palabra ‟Independiente‟ en su
interior. A fin de enlazar el control con el origen de datos del
formulario:
1. Verifique que el formulario está asociado a un origen de datos;
para esto:
a. Haga visible la ventana de propiedades y despliegue el
cuadro combinado para que sean mostradas las propiedades
del formulario.
b. Active la ficha Datos y verifique que la propiedad Origen
del registro contiene algún valor (puede ser una tabla, una
consulta o una expresión SQL). Si no hay ningún valor
definido en esta propiedad puede crearlo haciendo uso del
generador de consultas que se encuentra a la derecha.
c. La imagen Origen del registro de la página 24 muestra que
el formulario tomado de ejemplo tiene como fuente la tabla
Pedido. En esta ilustración el generador de consultas es el
botón que posee tres puntos y que se ve seleccionado con
el puntero del mouse.
Origen del registro

d. Cierre la ventana de propiedades.
2. Haga clic derecho en el interior del cuadro de texto del formulario
y luego active el comando Propiedades.
3. Active la ficha Datos.
4. Para el enlace:
a. Haga clic en la propiedad Origen de datos
Formularios
b. Si el cuadro contendrá el valor de un campo tal como se

encuentra en la base de datos, despliegue la lista y
seleccione el campo que desea utilizar.
c. Si el cuadro calculará un valor a partir de uno o más
campos, haga clic en el botón del generador de expresiones
que se encuentra a la derecha del campo y escriba la
fórmula a emplear. El generador de expresiones es un
botón con tres puntos en su superficie, semejante al
generador de consultas que se encuentra a la derecha de la
propiedad Origen de datos.
Generador de expresiones
La ilustración anterior muestra al Generador de
expresiones con la fórmula que calcula la edad de un
trabajador a partir de su fecha de nacimiento.
5. Cierre la ventana de propiedades.
Etiqueta
Las etiquetas tienen como fin presentar un texto al usuario de modo
que le sea más fácil entender el propósito del formulario y sus demás
controles.
Después de insertar una etiqueta a partir del cuadro de herramientas, se
le presentará un rectángulo con el punto de inserción parpadeando de
tal forma que usted pueda escribir el texto que contendrá.
Casilla de verificación
Las casillas de verificación se emplean para presentar datos que
pueden tener solamente dos valores que se expresan en términos de Sí
o No, o Activado y Desactivado. Los siguientes ejemplos pueden
ayudarlo a familiarizarse con casos de uso típico de estos controles:
1. El campo Importado para el catálogo de productos de una
empresa.
2. El campo Sindicalizado para una tabla de datos personales.
Algunas personas emplean casillas de verificación para el campo Sexo,
proceder de esta manera indicaría „Sexo: Sí „o „Sexo: No‟; sería mucho
Microsoft Office
mejor emplear botones de opción o cuadros combinados para este tipo

de campos.
Después de insertar una casilla de verificación a partir del cuadro de
herramientas, usted verá el control con la expresión ‟VerificaciónX‟
donde X es un número que representa el orden de aparición del control
en el formulario.
A fin de enlazar el control con el origen de datos:

1. Verifique que el formulario está asociado a un origen de datos.
2. Haga clic derecho sobre el visto bueno de la izquierda y active
el comando Propiedades.
3. Active la ficha Datos.
4. Modifique la propiedad Origen del control para indicar cuál es
el campo vinculado.
5. Cierre la ventana
6. Haga clic derecho sobre la etiqueta VerificaciónX y active el
comando Propiedades.
7. Active la ficha Formato.
8. Modifique la propiedad Título para indicar cuál debe ser el
texto que se muestre.
Fichas
Las fichas permiten agrupar los controles de acuerdo a alguna
característica que tengan en común; son empleadas comúnmente
cuando se cuenta con una gran cantidad de controles y se desea
mostrarlos por etapas.
Para utilizar estos controles:
2. En el cuadro de herramientas, haga clic sobre el control Ficha y
luego haga clic sobre el formulario.
3. Seleccione el control y emplee los controladores de tamaño de
modo que ocupe el área que usted desee.
4. Modifique la propiedad Título de cada ficha para que muestren
el texto deseado. A fin de realizar esta acción:
a. Haga clic derecho sobre la primera pestaña del control y
luego haga clic sobre el comando Propiedades.
Formularios
b. En la ficha Formato, busque la primera propiedad y

cambie el título.
c. Repita estas acciones con las demás fichas.
Para colocar controles en las fichas puede emplear dos métodos:
a. Utilizar controles que ya existen en el formulario.
i. Corte los controles que desea colocar en la ficha.
ii. Seleccione la ficha y pegue (CTRL+V)
iii. Desplace los controles dentro de la ficha para
ubicarlos en el lugar exacto que desee.
b. Crear controles desde el cuadro de herramientas.
i. Seleccione la ficha.
ii. Haga clic en el control deseado dentro del cuadro
de herramientas.
iii. Haga clic dentro de la ficha.
iv. Personalice el tamaño y posición del control dentro
de la ficha.
Dos selecciones distintas
Cambiar el título de una ficha
Propiedades de los controles
Usted puede modificar el aspecto y comportamiento de los controles individualmente a
través de sus propiedades. Entre aquellas que modifican la apariencia se encuentran las
propiedades de la fuente (nombre, tamaño, estilo, alineación y color); están, también el
color de fondo, el grosor y color de los bordes y el efecto e special. La forma más fácil
de configurar estas propiedades es la siguiente:
1. Seleccione el control al que desea cambiar una determinada propiedad. Puede
hacer una selección múltiple si desea hacer cambios en múltiples controles.
2. Haga clic en la opción correspondiente a la propiedad en la Hoja de
Propiedades.
a. Orden de tabulación
Cuando se agrega y mueve controles se debe tener cuidado en el orden en el
cual usted se podrá desplazar por el formulario empleando la tecla TAB.
Para configurar la secuencia en que los controles obtienen el enfoque usted
puede hacer clic derecho sobre cualquiera de ellos y activar el comando
Orden de tabulación.
Formularios
b. Color de fondo
c. Efecto especial
d. Color de bordes
e. Formato
Microsoft Office
Cuadros combinados
Los cuadros combinados se emplean para que el usuario elija un valor dentro de un
conjunto de posibilidades. Se prefiere este tipo de controles frente a los botones de
opción cuando el espacio en el formulario es reducido o cuando se espera que el
conjunto de valores disponibles cambie.
La forma más sencilla de insertar cuadros combinados en la vista diseño de un
formulario existente es emplear el asistente para cuadros combinados tal como se
detalla a continuación:
Cuadro 1. Verifique que el formulario está asociado a un origen de datos tal como se
combinado detalla en el primer paso de Insertar cuadros de texto
2. Active el asistente para controles y guíese por sus instrucciones.
Usando el asistente para controles
Usando una tabla o consulta

Una tabla o consulta: Escoja esta opción si desea colocar en el cuadro
combinado valores que se encuentran en alguna tabla de la base de
datos. Esta sería una buena opción, por ejemplo, si desea mostrar
distritos en lugar de códigos postales.
Haga clic en Siguiente:
i. Indique cuál desea emplear.
ii. En el siguiente paso, seleccione los campos que desea emplear.
Recuerde que lo más recomendable es seleccionar dos columnas:
una para los códigos (que serán los que se almacenen) y otra
para las descripciones (que serán las que se muestren).
iii. Luego, indique la forma en la que se ordenarán los registros.
iv. En la siguiente ventana, indique el ancho de las columnas (se
recomienda ocultar la columna de los códigos)
Escribiendo la lista
Una lista de valores que usted mismo escribirá en el asistente. Esta es la
opción que debe seleccionarse si los valores no se encuentran en
ninguna tabla de la base de datos. Por ejemplo: es común tener un
campo Sexo en los datos del personal de las empresas; el valor
almacenado en las tablas suele ser M o F aludiendo a Masculino y
Femenino pero estas palabras nunca están almacenadas en ninguna
tabla.
Haga Clic en Siguiente
i. Indique el número de columnas que va a emplear (normalmente
son dos) y, en la cuadrícula, escriba los valores. Se recomienda
que oculte la columna que contenga los códigos.
Formularios
ii. En la siguiente ventana, indique cuál de las columnas es la que

contiene los valores que deben ser almacenados en la base de
datos (normalmente es la columna de los códigos).
iii. Avance a la siguiente pantalla del asistente e indique qué campo
del formulario debe almacenar el valor asociado al cuadro
combinado.
iv. Finalmente, dé una etiqueta para el cuadro combinado.
Búsqueda de registros.
Se puede crear un cuadro combinado agregando un campo de búsqueda
a un formulario.
1. Cree un campo de búsqueda en una tabla. Este campo puede ser
un campo multivalor o un campo que contiene un solo valor.
Siga uno de estos procedimientos:
 Cree un nuevo formulario basado en un origen de
registros que incluya el campo de búsqueda. Por ejemplo,
en el panel de exploración, seleccione una tabla o consulta
que contenga el campo de búsqueda y, a continuación, en
la ficha Crear, en el grupo Formularios, haga clic en
Formulario.
Access crea automáticamente un cuadro combinado para
el campo de búsqueda.
 Agregue un cuadro de lista o un cuadro combinado a un
formulario:
- En la vista Diseño, abra un formulario que esté
basado en un origen de registros que incluya el
campo de búsqueda.
- Si no se muestra el panel Lista de campos, presione
ALT+F8 para que se muestre.
- Haga doble clic en el campo de búsqueda, o bien,
arrastre el campo de búsqueda desde el panel Lista de
campos hasta el formulario. Access crea
automáticamente un cuadro combinado enlazado al
campo.
Generación automática mediante el uso del asistente de búsquedas en el diseño

de las tablas
Una columna (o campo) de búsqueda es un campo de una tabla cuyo valor se obtiene
de otra tabla o de una lista de valores. Puede usar una columna de búsqueda para
mostrar una lista de opciones en un cuadro combinado o un cuadro de lista. Las
opciones pueden proceder de una tabla o consulta, o pueden ser valores especificados.
Puede crear una columna de búsqueda manualmente, configurando las propiedades de
Microsoft Office
campo de búsqueda de un campo, o automáticamente, completando el Asistente para

búsquedas. Siempre que sea posible, debe usar el Asistente para búsquedas para crear
una columna de búsqueda. El Asistente para búsquedas simplifica el proceso y rellena
automáticamente las propiedades del campo apropiadas y crea las relaciones de tabla
apropiadas.
Puede crear una columna de búsqueda en la vista Hoja de datos o en la vista Diseño.
Crear una columna de búsqueda en la vista Hoja de datos

De forma predeterminada, al abrir una tabla, si abre en la vista Hoja de datos. Puede
agregar una columna de búsqueda haciendo clic en Columna de búsqueda en el grupo
Campos y columnas en la ficha Hoja de datos. Haciendo esto se abre el Asistente
para búsquedas, que le guía en el proceso de creación de la columna de búsqueda.
1. Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en

Abrir.
2. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.
3. En el panel de exploración, haga doble clic en la tabla en la que desee crear la
columna de búsqueda, esto abrirá la tabla en la vista Hoja de datos.
4. En la ficha Hoja de datos, en el grupo Campos y columnas, haga clic en
Columna de búsqueda.
Se iniciará el Asistente para búsquedas.
Formularios
5. En la primera página del Asistente para búsquedas, indique si desea basar la

columna de búsqueda en los valores de una tabla o una consulta, o en una lista
de valores que escriba.
El tipo de columna de búsqueda más habitual es el que muestra los valores
buscados de una tabla o consulta relacionada.
6. Haga clic en Siguiente y, a continuación, siga las instrucciones para completar
el asistente. Para obtener más información sobre cómo completar el asistente,
vea la sección Uso del Asistente para búsquedas.
Al hacer clic en Finalizar, se crea una columna de búsqueda cuyas propiedades de
campo se basan en las elecciones realizadas en el Asistente para búsquedas.
Crear una columna de búsqueda mediante el panel Lista de campos

Si usa una base de datos que contiene más de una tabla, puede iniciar el proceso de
creación de un campo de búsqueda arrastrando un campo del panel Lista de campos.
El panel Lista de campos muestra los campos disponibles en otras tablas de la base de
datos. Al crear una columna de búsqueda de este modo, el Asistente para búsquedas se
inicia automáticamente y el campo que arrastra a la hoja de datos se convierte en uno
de los campos de la columna de búsqueda.

Abrir.
3. En el panel de exploración, haga doble clic en la tabla en la que desee crear la
columna de búsqueda , esto abrirá la tabla en la vista Hoja de datos.
4. En la ficha Hoja de datos, en el grupo Campos y columnas, haga clic en
Agregar campos existentes.
Microsoft Office
Aparecerá el panel Lista de campos.

5. Haga clic en el signo más (+) situado junto a la tabla para mostrar la lista de
campos de esa tabla.
6. Arrastre el campo que desee del panel Lista de campos a la tabla en la vista
Hoja de datos.
7. Cuando aparezca la línea de inserción, coloque el campo en su posición.

8. Siga las instrucciones para completar el asistente. Para obtener más
información sobre cómo completar el asistente, vea la sección Uso del
Asistente para búsquedas.
Una vez completado el asistente, aparecerá la columna de búsqueda en la tabla
en la vista Hoja de datos.
Crear una columna de búsqueda en la vista Diseño

Puede crear una columna de búsqueda en la vista Diseño, además de en la vista Hoja de
datos. Cuando trabaja en la vista Diseño, puede crear una columna de búsqueda usando
el mismo Asistente para búsquedas que usa en la vista Hoja de datos. Sin embargo, en
la vista Diseño, también tiene acceso pleno a toas las propiedades del campo: Como
resultado, puede editarlas directamente.

Abrir.
3. En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario en la tabla en la
que desee agregar la columna de búsqueda y, a continuación, haga clic en Vista
Diseño en el menú contextual.
4. Busque la primera fila vacía disponible en la cuadrícula de diseño de la tabla.
5. En la primera fila vacía disponible, haga clic en una celda de la columna
Nombre de campo, y escriba el nombre de campo de la columna de búsqueda.
6. A continuación, haga clic en una celda de la columna Tipo de datos de dicha
fila, haga clic en la flecha desplegable y seleccione Asistente para búsquedas.
Formularios
7. En la primera página del Asistente para búsquedas, indique si desea basar la

columna de búsqueda en los valores de una tabla o una consulta, o en una lista
de valores que escriba.
El tipo de columna de búsqueda más habitual es el que muestra los valores
buscados de una tabla o consulta relacionada.
8. Haga clic en Siguiente y, a continuación, siga las instrucciones para completar
el asistente. Para obtener más información sobre cómo completar el asistente,
vea la sección Uso del Asistente para búsquedas.
Al hacer clic en Finalizar, se crea una columna de búsqueda cuyas propiedades de
campo se basan en las elecciones realizadas en el Asistente para búsquedas. Puede ver las
propiedades de campo en el panel inferior de la vista Diseño, bajo Propiedades del
campo. Para ver las propiedades que se aplican específicamente a la columna de
búsqueda, haga clic en la ficha Búsqueda
Usar el Asistente para búsquedas

El Asistente para búsquedas se inicia en los siguientes casos: al crear una columna de
búsqueda en la vista Hoja de datos, al arrastrar un campo desde el panel Lista de
campos hasta una tabla que se abre en la vista Hoja de datos y, en la vista Diseño, al
seleccionar Asistente para búsquedas en la columna Tipo de datos. El asistente le
guía en los pasos necesarios para crear una columna de búsqueda y establece
automáticamente las propiedades de campo apropiadas de acuerdo con sus elecciones.
El asistente también crea relaciones de tabla e índices, cuando es necesario, para asistir
a la columna de búsqueda.
Cuando se inicia el Asistente para búsquedas, deberá decidir si desea basar la columna
de búsqueda en una tabla o consulta, o en una lista de valores especificados. La
mayoría de las veces, si la base de datos está diseñada correctamente y la información
se divide en tablas basadas en temas, deberá elegir una tabla o consulta c omo el origen
de los datos para la columna de búsqueda.
Microsoft Office
Columna de búsqueda basada en una tabla o consulta

Si eligió la opción Deseo que la columna de búsqueda busque los valores en una
tabla o consulta, cuando haga clic en Siguiente, el Asistente para búsquedas mostrará
una lista de tablas que proporcionan los valores para la columna de búsqueda. Para ver
únicamente las tablas, haga clic en Tablas. Para ver únicamente las consultas, haga clic
en Consultas. Para ver ambas, haga clic en Ambas. Si eligió una tabla o consulta, haga
clic en Siguiente.
El Asistente para búsquedas enumera los campos disponibles de la tabla o consulta.

Para cada campo que desee incluir en la columna de búsqueda, haga clic en el campo y,
a continuación, en el botón mayor que (>) para moverlo a la lista Campos
seleccionados. Observe que debe seleccionar los campos que desee dejar visibles
además del campo que desea que suministre el valor que se almacena al realizar una
selección en la columna de búsqueda. Cuando termine, haga clic en Siguiente.
Formularios
El Asistente para búsquedas muestra una página que permite especificar un campo o
campos que puede usar para ordenar la columna de búsqueda. Esta ordenación es
opcional. Cuando termine, haga clic en Siguiente.
Puede ajustar el ancho de las columnas que aparecerán en la columna de búsqueda. Si

reduce el ancho de un campo para que ya no esté visible, no aparecerá en la columna de
búsqueda. Por ejemplo, puede usar esta función para impedir que se muestre una
columna de Id. Cuando termine, haga clic en Siguiente.
Al seleccionar una fila de la columna de búsqueda, puede almacenar un valor de dicha
fila en la base de datos o usar el valor posteriormente para realizar una acción. Esta
página del asistente, que se muestra en la siguiente figura, permite elegir el campo que
suministra dicho valor. Debe elegir un campo que identifique de forma exclusiva la
fila. Normalmente, el campo de clave principal de la tabla de origen resulta una buena
elección. Cuando termine, haga clic en Siguiente.
En la página final del Asistente para búsquedas, debe escribir un nombre para la
columna de búsqueda; éste se convertirá en el nombre del campo de la tabla.
Si desea permitir la selección de más de un valor cuando aparece la columna de

búsqueda y, a continuación, almacenar varios valores, active la casilla de verificación
Permitir varios valores. Observe que activar esta casilla de verificación cambia la
columna de búsqueda por un campo multivalor.
Formularios
Actividad 3: Insertar una etiqueta

En la base de datos PersForm modificará el formulario Bienvenida para que se muestre
como la siguiente ilustración:
Procedimiento
1. Abra el formulario en vista diseño.
Etiqueta 2. En el cuadro de herramientas, haga clic en el icono etiqueta y luego haga clic en
el formulario.
3. Escriba Comercial DOUP y luego haga clic fuera del control pero dentro del
formulario.
4. Puede seleccionar la etiqueta y modificar su fuente, tamaño y demás
características.
5. Muestre la vista formulario, guarde y cierre.
Actividad 4: Editar los controles de un formulario

En la base de datos PersForm, usted creará un formulario con la tabla Trabajador
empleando el asistente para formularios y lo modificará que se vea como se muestra en
la siguiente ilustración:
Aspecto final del formulario

Procedimiento
Microsoft Office
1. Emplee el asistente para formularios a fin de crear uno que tome los campos de
la tabla indicada que se muestran en la imagen.
2. Cuando el asistente le muestre el objeto terminado, cambie a la vista diseño y
seleccione los cuatro primeros campos; haga clic en el menú Formato,
despliegue el submenú Tamaño y active el comando Ajustar al más estrecho.
3. Repita la operación anterior con los campos Cargo y Dirección.
4. Active la vista formulario, guarde el formulario con el nombre predeterminado
y ciérrelo.
Actividad 5: Agregar etiquetas, cajas de texto y fichas

En la base de datos PersForm, usted modificará el formulario creado en la actividad
anterior de modo que contenga un control de fichas tal como indica la siguiente
ilustración:
Formulario con fichas

Procedimiento
1. Active la vista diseño.
2. Aumente ligeramente el tamaño de la sección detalle del formulario arrastrando
sus bordes tal como se indica en la imagen:
Cambiar el ancho y alto del formulario
Formularios
3. Para colocar el control de fichas:

a. Active el formulario Edición y haga clic sobre el comando Seleccionar
todo.
b. Efectúe la acción Cortar mediante la combinación de teclas Ctrl+X o
cualquier otro método disponible.
Control ficha c. Haga clic en el botón Control ficha del cuadro de controles.
d. Haga clic en la sección Detalle del formulario.
e. Haga clic en la primera lengüeta del control ficha. Con esta acción usted
indica que los objetos que colocará en el formulario deberán pertenecer
a esta página.
f. Efectúe la acción Pegar mediante la combinación de teclas Ctrl+V o
cualquier otro método disponible.
g. Redimensione el control ficha para que sea apropiado para las etiquetas
y cajas de texto que ha colocado en él.
h. Haga doble clic sobre la primera lengüeta del control. En la propiedad

Título (primera ficha de la página de propiedades), escriba Datos
básicos.
i. Mueva la ventana de propiedades para que no obstaculice la visión del
formulario. Sin cerrar esta ventana, haga clic en la segunda lengüeta del
control ficha y escriba Datos adicionales en la propiedad Título.
4. Para los controles de la segunda ficha:
a. Haga clic en la segunda lengüeta del control ficha del formulario.
b. Muestre la lista de campos del formulario haciendo clic en el menú Ver
y luego en el comando Lista de campos.
c. Arrastre el campo traFechaNac dentro de la ficha.
Cuadro de d. En el cuadro de herramientas, haga clic en el botón Cuadro de texto y

texto luego haga clic dentro de la ficha, debajo del campo que acaba de crear.
e. Cambie la propiedad Título de la etiqueta, para que en ella se lea Edad.
f. Cambie la propiedad Origen del control –ubicada en la segunda ficha de
la ventana de propiedades-a se lea:
Microsoft Office
=Ent((ahora()-traFechaNac)/365)
g. Repita los pasos del c al f para la fecha de contratación y el tiempo de
servicio.
h. Active la vista formulario, guarde el formulario con el nombre
predeterminado y ciérrelo.
Formularios continuos
Los formularios continuos permiten que sean vistos los detalles de más de un registro
simultáneamente, tal como se aprecia en la siguiente ilustración:
Formulario continuo para los productos
Aunque la forma más sencilla de presentar un formulario en modo de formulario

continuo es a través del asistente para formularios (en la distribución simplemente se
selecciona la que está identificada como Tabular), también puede activar esta vista
desde la propiedad Vista predeterminada que se encuentra en la ficha Formato.
Actividad 6: Crear un formulario continuo

En la base de datos Persform, usted creará el formulario de la ilustración anterior.
Procedimiento
1. Cree el formulario empleando el asistente.
a. Haga clic en el enlace Crear un formulario utilizando el asistente en la
sección Formularios de la ventana de la base de datos.
b. Primer paso: tabla y campos de origen del formulario. Indique al
asistente que empleará la tabla Producto y, en ella, los campos
proNombre, medID, proPrecio y catId
c. Segundo paso: Seleccione la distribución Tabular.
d. Tercer paso: Elija el estilo Estándar (más adelante puede emplear el
autoformato para cambiarlo por cualquier otro)
Formularios
e. Cuarto paso: Indique que el título del formulario será Múltiples

productos.
2. Modifique el diseño para que se muestre como el gráfico.
a. Active la vista diseño.
b. Para la sección detalle:
i. Cambie el ancho de las cajas de texto y cambie su posición
c. Para la sección del encabezado:
i. Modifique las etiquetas. Algunas necesitan que cambie su
texto, otras su alineación, otras su posición y todas que las
Ampliar el pie coloque en negrita.
d. Para la sección del pie:
i. Amplíe la sección arrastrando el puntero desde la parte
inferior de la banda.
ii. Haga clic en el botón Cuadro de texto del cuadro de
herramientas y luego haga clic en la sección Pie del
formulario.
iii. Modifique el texto de la etiqueta para que diga “Productos
mostrados.”
iv. Cambie la propiedad Origen de datos del cuadro de texto que
acaba de crear para que sea: =Cuenta(proId)
v. Cambie el formato del cuadro de texto de para que la
alineación sea izquierda, la propiedad Estilo de fondo sea
Transparente, la propiedad Efecto especial sea Sin relieve y
el Estilo de los bordes sea Transparente.
3. Cambie las propiedades del formulario
a. Establezca la propiedad Barras de desplazamiento al valor Sólo vertical
b. La propiedad Botones de desplazamiento debe estar configurada en No.
4. Muestre la vista formulario, guárdelo con el nombre que se le sugiere
(Múltiples productos) y ciérrelo.
Pie de formulario
Los formularios presentan comúnmente tres secciones: encabezado, detalle y pie. Usted
puede mostrar y ocultar la primera y la tercera sección a través del comando
Encabezado o Pie del formulario.
Es común emplear estas secciones para colocar controles de búsqueda; en el siguiente
formulario el cuadro combinado se emplea para buscar el producto cuyos detalles serán
mostrados.
Microsoft Office
Formulario con cuadro combinado de búsqueda
Es importante que usted comprenda completamente la diferencia entre los el cuadro

combinado del encabezado y los dos de la sección de detalles: el primero permite
buscar un registro para mostrar o modificar sus detalles, los otros dos ayudan al usuario
a elegir la unidad de medida del producto y su categoría.
Encabezado de formulario
Actividad 7: Cuadro combinado en el encabezado

En la base de datos Persform, usted creará el formulario de la ilustración Formulario
con cuadro combinado de búsqueda.
Botón Tablas
Procedimiento
1. Para crear el formulario:
a. Active el botón Tablas de la ventana de la base de datos.
b. Haga clic sobre la tabla Producto y luego haga clic en el botón
Autoformulario.
Ampliar el 2. Para crear el encabezado del formulario:
encabezado
a. Active la vista diseño y haga visible el encabezado y pie del formulario
utilizando para ello el menú Ver.
b. Amplíe la sección Encabezado del formulario arrastrando la banda
Detalle hacia abajo.
3. Para colocar el cuadro combinado en el encabezado:
a. Asegúrese de que el asistente para controles esté activado y luego haga
clic sobre el botón Cuadro combinado.
Formularios
b. Haga clic sobre el encabezado. En este momento el asistente debe haber

empezado a guiarlo por el proceso de configuración del control:
Indique que desea que desea buscar un registro en el formulario
según el valor que seleccione en el cuadro y pulse Siguiente.
Haga doble clic sobre el campo proNombre para indicar que ese
campo es el que empleará como origen del control y pulse
Siguiente.
Usted verá la lista de los nombres de productos que contiene la
tabla. Haga clic en el botón Siguiente.
Escriba Seleccione un producto como etiqueta del cuadro
combinado y haga clic en Finalizar
Subformularios
Los subformularios son formularios dentro de otros formularios y son empleados
comúnmente para mostrar registros de tablas que tienen alguna relación con el origen
de datos del formulario; por ejemplo, puede mostrarse los pedidos que se han hecho
sobre el producto que se esté mostrando en el formulario de productos, o los recibos
que corresponden al cliente que se esté viendo en el formulario de los clientes.
La siguiente vista muestra un formulario que presenta en el formulario padre a las
categorías y, como un subformulario, a los productos que pertenecen a aquella
categoría que se muestra actualmente.
Formulario y subformulario
Para crear un subformulario:
Microsoft Office
Si es necesario, cambie la propiedad Vista predeterminada del formulario al valor

Un único formulario (no es posible colocar un subformulario en formularios
continuos)
2. Si es necesario, modifique el tamaño de la sección Detalle de modo que quepa
el subformulario que creará.
3. Asegúrese de que el Asistente para controles esté activado en el cuadro de
controles.
Subformulario 4. Haga clic en el botón Subformulario/Subinforme
/Subinforme
5. Haga clic en la sección Detalle, el Asistente para Subformularios se iniciará.
a. Indique si empleará una tabla como origen del subformulario o un
formulario que se pueda tomar como tal y haga clic en el botón
Siguiente.
b. Si decidió emplear una tabla o consulta deberá seleccionar cuál es e
indicar qué campos utilizará; haga clic en el botón Siguiente. Deberá
existir un campo del formulario padre que tenga valores relacionados
con un campo del formulario hijo.
c. El siguiente paso es de vital importancia para el proceso: usted deberá
indicar la relación que existe entre el formulario padre y el formulario
hijo. Como se mencionó previamente, debe haber un campo del
formulario padre que tenga valores relacionados con un campo del
formulario hijo.
d. Escriba el nombre del subformulario y haga clic en el botón Finalizar.
Información Cuando se crea un subformulario a partir de una tabla o consulta se genera un
adicional formulario nuevo.
No cambie el nombre de un subformulario después de haberlo colocado en un
formulario padre pues, si lo hace, este formulario no funcionará apropiadamente.
Actividad 8: Subformulario creado manualmente

Objetivo
En la base de datos Persform, usted creará el subformulario que se muestra en la
imagen Formulario y subformulario.
Procedimiento
1. Preparación del formulario padre:
a. Empleando el enlace Crear un formulario utilizando el asistente de la
ventana de la base de datos, cree un formulario que presente el Id de la
categoría, su nombre y descripción.
b. Muestre la vista diseño para colocar en negrita las etiquetas y ampliar la
sección Detalle.
2. Para colocar el subformulario:
Formularios
a. Asegúrese de que el Asistente para controles esté activado en el cuadro

de controles.
Subformulario b. Haga clic en el botón Subformulario/Subinforme
/Subinforme
c. Haga clic en la sección Detalle, el Asistente para Subformularios se
iniciará.
d. Indique que empleará el formulario Múltiples productos como origen
del subformulario y haga clic en el botón Siguiente.
e. Para definir la relación entre el formulario padre y el hijo:
 Haga clic en el botón de opción Definir la mía propia.
 En los primeros cuadros combinados (de la
izquierda y derecha) elija el elemento catId
 Haga clic en el botón Siguiente.
f. Escriba el nombre del subformulario y haga clic en el botón Finalizar.
Utilizar el asistente para Subformularios/Subinformes Campos vinculados

entre formulario padre y formulario hijo
Emplear el asistente para formularios con dos tablas o consultas puede llevarlo a crear:
Un formulario convencional que tenga como origen de datos una instrucción
interna (alojada en la propiedad Origen del registro del formulario) que toma
campos de ambas tablas. Por ejemplo, tomando el caso de la tabla Categoría y
la tabla Producto, usted puede obtener el siguiente formulario:
Formulario que muestra solamente un registro a la vez
Microsoft Office
Un formulario que “llama” a otro (a través de un botón de comando) para

mostrar los detalles de los registros relacionados.
Formulario que llama a otro
Un formulario que contenga un subformulario.
Formulario con subformulario
La presentación final que tengan los formularios depende de las indicaciones que se
den en el segundo paso del asistente, de acuerdo con las siguientes indicaciones:
Para obtener un formulario convencional elija que desea crear el formulario a
partir de la tabla hija en la relación (en el ejemplo presentado la tabla hija es
Producto)
Formularios
Selección para un formulario convencional

Para crear un formulario que llame a otro indique que el formulario se creará a
partir de la tabla madre de la relación y que desea obtener formularios
vinculados.
Selección para crear formularios vinculados

Para crear un formulario con un subformulario active el botón Formulario con
subformulario después de indicar que desea ver los datos a través de la tabla
madre.
Selección para crear un formulario con un subformulario
Microsoft Office
Actividad 9: Subformulario empleando el asistente para formularios

En la base de datos Persform, usted creará el formulario que se muestra en la
ilustración Formulario con subformulario.
Procedimiento
1. Inicie el asistente para formularios haciendo clic en el enlace Crear un
formulario utilizando el asistente.
2. En el primer paso, seleccione los campos catId, catNombre y catDescrip de la
tabla Categoría y los campos proNombre, medId y proPrecio de la tabla
Producto.
3. En el segundo paso, indique que desea ver los datos por categoría y que debe
ser creado un formulario con un subformulario tal y como se presenta en la
ilustración Selección para crear un formulario con un subformulario
4. Haga clic en el botón Siguiente hasta llegar al último paso del asistente, en él,
indique que el título del formulario será Categorías y productos III y que el
subformulario se llamará Productos III.
5. Haga clic en el botón Finalizar, vea el resultado en la vista Formulario,
guárdelo y ciérrelo.
Modificar el diseño del subformulario

Para modificar un subformulario:
2. Haga clic dentro de la sección detalle, dentro del subformulario y haga los
cambios que considere pertinentes como si estuviera en la vista diseño del
formulario del subformulario.
Preguntas de Repaso
1. ¿Cómo se cambia el texto que aparece en la barra de título de un formulario?
2. ¿Qué se debe hacer para tener cuadros combinados en la vista hoja de datos de
las tablas para aquellos campos que pertenecen al lado “hijo” de una relación
entre dos tablas?
3. ¿Qué ventaja proporciona crear cuadros combinados de búsqueda en la vista
hoja de datos de las tablas?
4. ¿Cómo se crea un cuadro de texto calculado?
5. En la siguiente imagen, señale los siguientes elementos: sección encabezado,
sección de detalle, sección pie del formulario, separadores de registros, selector
de registro, botones de desplazamiento, barra de desplazamiento vertical.
Formularios
Nota: El texto “47 distritos en el formulario” es un campo calculado

6. ¿Cómo se cambia el formato de un formulario?
7. ¿Qué es el orden de tabulación y cómo se modifica?
8. ¿Qué debe hacerse para que un formulario creado con el botón Autoformulario
presente las secciones Encabezado y Pie?
9. ¿Cómo se amplía el alto de la sección Detalle de un formulario?
10. ¿Cómo se crea un formulario continuo?
11. ¿Por qué debe haber un campo común entre un subformulario y su formulario
padre?
Ejercicios Casos Propuestos

Actividad propuesta 1
Abra la base de datos Transporte que emplea una empresa de transportes para el
registro de sus actividades. En ella:
a. Haga que la vista hoja de datos se muestre con cuadros combinados para los
campos Ruta, Horario y Servicio.
Microsoft Office
Vista hoja de datos de la tabla Salida
b. Cree el siguiente formulario:
Actividad propuesta 2
Abra la base de datos Biblioteca y en ella:
1. Cree los formularios vinculados que se muestran a continuación:
2. Cree el siguiente formulario:
Formularios
Actividades de investigación
Emplee cualquier base de datos para realizar las siguientes actividades:
1. Cree el formulario mostrado en la ilustración Formulario que muestra
solamente un registro a la vez de la tabla Usuario y vea qué contiene la
propiedad Origen del registro del formulario.
2. Cree un cuadro combinado de búsqueda en la vista hoja de datos de una tabla y
luego muestre las propiedades de búsqueda de dicho campo tal como se
presenta en la siguiente ilustración:
Microsoft Office
Propiedades de búsqueda del campo catID de la tabla Productos de la base de

datos Persform
Modifique la propiedad Ancho de columnas para que su nuevo valor sea 1;1
(dependiendo de cuál sea la configuración regional que haya sido establecida en
el panel de control de Windows, es posible que usted deba escribir 1,1), guarde
el diseño y muestre la vista Hoja de datos; ¿qué efecto se ha producido?
¿Es posible que un formulario que muestra un registro a la vez se convierta en un
formulario continuo? ¿Qué limitaciones hay para esto?
Capítulo
Utilidades
Establecer Seguridad en una Base de Datos

Compactar y reparar una BD
Microsoft Office
Formas de abrir una base de datos

Abrir una base de datos de Access desde el Explorador de Windows
En el Explorador de Windows, vaya a la unidad o carpeta que contiene el archivo de
base de datos de Access que desea abrir y haga doble clic en la base de datos.
Se inicia Access y se abre la base de datos.
Abrir una base de datos en Access

Si ya se está ejecutando Access, utilice el procedimiento siguiente para abrir la base de
datos:

Abrir.
2. Haga clic en un acceso directo del cuadro de diálogo Abrir o en el cuadro
Buscar en y, a continuación, haga clic en la unidad o carpeta que contenga la
base de datos que desee.
3. En la lista de carpetas, vaya a la carpeta que contiene la base de datos.
4. Cuando encuentre la base de datos, siga uno de estos procedimientos:
Haga doble clic en la base de datos para abrirla en el modo
predeterminado especificado en el cuadro de diálogo Opciones de
Access o en el modo establecido por una directiva administrativa.
Haga clic en Abrir para abrir la base de datos para acceso compartido
en un entorno de multiusuario, de manera que cualquier usuario pueda
leer y escribir en la base de datos.
II: Utilidades
Haga clic en la flecha situada junto al botón Abrir y, a continuación, en

Abrir en modo sólo lectura para abrir la base de datos en acceso de
sólo lectura y, de esta forma, poder verla pero no editarla. Otros
usuarios pueden seguir leyendo y escribiendo en la base de datos.
Abrir en modo exclusivo para abrir la base de datos en acceso
exclusivo. Cuando tiene una base de datos abierta en acceso exclusivo,
cualquiera que intente abrir la base de datos recibe el mensaje "el
archivo ya está en uso".
Abrir en modo exclusivo de sólo lectura para abrir la base de datos en
acceso exclusivo. Otros usuarios pueden seguir abriendo la base de
datos pero estarán limitados al modo de sólo lectura.
Si no puede encontrar la base de datos que desea abrir

1. En el cuadro de diálogo Abrir, haga clic en el acceso directo Equipo situado a
la izquierda (o en el cuadro Buscar…, haga clic en Equipo).
2. En la lista de unidades, haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en
la unidad en la que cree que podría estar la base de datos y haga clic en Buscar.
3. Especifique sus criterios de búsqueda y presione ENTRAR para buscar la base de
datos.
4. Si encuentra la base de datos, haga doble clic en ella en el cuadro de diálogo de
búsqueda para abrirla.
5. Como la búsqueda se inició en el cuadro de diálogo Abrir, debe hacer clic en
Cancelar de ese cuadro de diálogo antes de abrir la base de datos.
Sugerencias:
Para abrir una de las últimas bases de datos que se hayan abiertas, haga clic en el
nombre de archivo en la lista Abrir base de datos reciente en la página Introducción
a Microsoft Office Access. Access abrirá la base de datos con la misma configuración
de opciones que tenía cuando se abrió por última vez. Si no se muestra la lista de
archivos recientemente utilizados:
1. Haga clic en el botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en

Opciones de Access.
2. En el cuadro de diálogo Opciones de Access, haga clic en Avanzadas.
3. En Mostrar, escriba un número en el cuadro Mostrar este número de

documentos recientes (el máximo es nueve).
II: Utilidades
Si está abriendo una base de datos utilizando el comando Abrir, puede ver una
lista de accesos directos a bases de datos que ha abierto anteriormente haciendo
clic en Documentos recientes en el cuadro de diálogo Abrir.
Abrir varias bases de datos al mismo tiempo

En una única instancia de Access, puede tener sólo una base de datos abierta a la vez.
Es decir, no puede iniciar Access, abrir una base de datos y después abrir otra base de
datos sin cerrar la primera. Sin embargo, puede ejecutar varias instancias de Access al
mismo tiempo, cada una de ellas con una base de datos abierta. Cada vez que inicia
Access, abre una nueva instancia de la aplicación. Por ejemplo, para tener dos bases de
datos de Access abiertas al mismo tiempo, inicie Access y abra la primera base de
datos y, a continuación, inicie una nueva instancia de Access y abra la segunda base de
datos.
Para disponer más de una ventana de Access en mosaico

1. Para aquellos programas que no desea organizar en mosaico, haga clic en el
botón Minimizar de la esquina superior derecha de la ventana.
2. Haga clic con el botón secundario del mouse en la barra de tareas de Windows
y, a continuación, haga clic en Mosaico vertical.
Después de haber dispuesto las ventanas en mosaico, puede copiar y pegar datos más
fácilmente, así como arrastrar y colocar objetos de base de datos en las bases de datos
de Access.
Microsoft Office
Crear un acceso directo en el escritorio para abrir un objeto de base de datos

Puede crear un acceso directo en el escritorio para abrir un objeto de base de datos de
Access (por ejemplo, un formulario o informe). La base de datos se puede almacenar
localmente en el equipo, remotamente en un servidor de archivos de red o en un
directorio compartido.
1. Abra la base de datos que contiene el objeto para el que desea crear un acceso
directo.
2. Cambie el tamaño de la ventana de Access y minimice cualquier otra ventana
abierta para poder ver el escritorio detrás de la ventana de Access.
3. En el panel de exploración, busque el objeto para el que desea crear el acceso
directo.
4. Arrastre el objeto del panel de exploración al escritorio. Cuando suelte el botón
del mouse, se crea el acceso directo en el escritorio.
5. Si desea el acceso directo en una ubicación distinta al escritorio, utilice el
Explorador de Windows para mover el acceso directo a la ubicación deseada.
Si hace doble clic en el acceso directo, Access abre la base de datos en donde está
almacenado el objeto y lo muestra. Si Access ya está ejecutándose y el objeto asociado
con el acceso directo se encuentra en otra base de datos distinta a la base de datos
actualmente abierta, se inicia una instancia nueva de Access. Para abrir el objeto en una
vista específica en Access, haga clic con el botón secundario del mouse en el acceso
directo y, a continuación, seleccione la vista que desee.
Seguridad
Office Access 2007 proporciona un modelo de seguridad mejorada que ayuda a
simplificar el proceso de aplicar seguridad a una base de datos y de abrir una base de
datos con la seguridad habilitada.
A continuación aparece una lista de las nuevas funciones de seguridad d e Office
Access 2007:
Posibilidad de ver los datos, incluso cuando no se desea habilitar ningún
código deshabilitado de Microsoft Visual Basic para Aplicaciones (VBA) o
ningún componente deshabilitado de una base de datos. En Microsoft
Office Access 2003, si se establecía el nivel de seguridad en Alto, había que
firmar código y confiar en una base de datos para poder ver los datos. En
Office Access 2007, se pueden abrir bases de datos y ver los datos sin tener
que habilitar la base de datos.
Mayor facilidad de uso. Si se colocan archivos de bases de datos (ya sea
con el formato de archivo de Office Access 2007 o formatos de archivo
anteriores) en una ubicación de confianza, como una carpeta de archivos o
un recurso de red designados como seguros, esos archivos se abrirán y se
ejecutarán sin que se muestre ningún mensaje de advertencia o sin que se
pida que se habilite contenido deshabilitado. Asimismo, si se abren bases de
datos de las versiones anteriores de Access, como .mdb o .mde, en Office
II: Utilidades
Access 2007, esas bases de datos llevan firma digital y se ha optado por
confiar en el publicador, esos archivos se ejecutarán sin que sea necesario
tomar decisiones en materia de confianza. No obstante, recuerde que el
código de VBA de una base de datos firmada no se ejecutará hasta que se
confíe en el publicador y tampoco se ejecutará si la firma digital deja de ser
válida. Una firma pierde su validez cuando un usuario que no sea el
firmante altera el contenido de una base de datos. Para obtener más
información sobre la firma de bases de datos, vea la sección Cómo funciona
la seguridad con las bases de datos de las versiones anteriores de Access
que se abren en Office Access 2007.
Si no sabe con seguridad si un certificado es de confianza, el artículo Cómo
saber si una firma digital es de confianza proporciona información general
acerca de la comprobación de las fechas y otros elementos de un certificado
para saber si es válido o no.
Centro de confianza. El Centro de confianza es un cuadro de diálogo que
proporciona una sola ubicación para definir y cambiar la configuración de
seguridad de Access. Se usa el Centro de confianza para crear o cambiar las
ubicaciones de confianza y configurar las opciones de seguridad de Office
Access 2007. Esa configuración afecta a la manera en que las bases de
datos nuevas y existentes se comportan cuando se abren en esa instan cia de
Access. El Centro de confianza contiene asimismo lógica para evaluar los
componentes de una base de datos y determinar si es seguro abrir la base de
datos o si el Centro de confianza debe deshabilitarla y dejar que el usuario
decida si desea habilitarla. Para obtener información sobre el uso del Centro
de confianza con Access, vea la sección Usar una base de datos de Office
Access 2007 en una ubicación de confianza, que aparece más adelante en
este artículo.
Para obtener información general sobre el uso del Centro de confianza, vea
el artículo Ver la configuración de seguridad y privacidad en el Centro de
confianza.
Menos mensajes de advertencia. En las versiones anteriores de Access,
aparecía una gran variedad de mensajes de alerta: la seguridad de macros y
el modo de recinto de seguridad, para citar sólo dos. De forma
predeterminada, si se abre una base de datos de Office Access 2007 fuera
de una ubicación de confianza, se ve una sola herramienta denominada
barra de mensajes.
Si se sabe con certeza que se puede confiar en la base de datos, se puede

usar la herramienta Barra de acciones del documento para habilitar los
componentes deshabilitados, es decir, consultas de acción (consultas que
agregan, eliminan o cambian datos), macros, controles ActiveX,
expresiones (funciones que se evalúan como un solo valor) y código de
VBA, cuando se abre una base de datos que contiene uno o varios de esos
componentes.
Microsoft Office
Nuevas formas de firmar y distribuir los archivos creados con el formato de

archivo de Office Access 2007. En las versiones anteriores de Access, se
usaba el Editor de Visual Basic para aplicar un certificado de seguridad a
los componentes individuales de las bases de datos. En Office Access 2007,
se empaqueta la base de datos y, a continuación, se firma y se distribuye el
paquete. Si se extrae una base de datos desde un paquete firmado hasta una
ubicación de confianza, la base de datos se ejecuta sin que se muestre la
barra de mensajes. Si se extrae una base de datos desde un paquete firmado
hasta una ubicación que no es de confianza, pero se confía en el certificado
del paquete y la firma es válida, no es necesario tomar ninguna decisión en
materia de confianza. Cuando se empaqueta y se firma una base de datos
que no es de confianza o que contiene una firma digital no válida, es
preciso usar la barra de mensajes para confiar en la base de datos cada vez
que se abre, a menos que se coloque la base de datos en una ubicación de
confianza.
Algoritmo más seguro para cifrar las bases de datos con formato de archivo
de Office Access 2007 que usan la característica de contraseña. Al cifrarse
una base de datos, se codifican los datos de las tablas y se ayuda a evitar
que usuarios no deseados lean los datos.
Nueva subclase de acciones de macro que se ejecutan cuando se deshabilita
una base de datos. Estas macros más seguras contienen asimismo funciones
de tratamiento de errores. Además, las macros (incluso las que contienen
acciones que Access deshabilita) se pueden incrustar directamente en
cualquier propiedad de formulario, informe o control que funcione
lógicamente con un módulo de código de VBA o una macro de una versión
anterior de Access.
Por último, recuerde estas reglas a medida que avance:

Si se abre la base de datos en una ubicación de confianza, se ejecutan todos
los componentes sin que sea necesario tomar ninguna decisión en materia
de confianza.
Cuando se empaqueta, se firma y se implementa una base de datos de una
versión anterior de Access (.mdb o .mde), se ejecutan todos los
componentes sin que sea necesario tomar ninguna decisión en materia de
confianza si la base de datos contiene una firma digital válida de un
publicador de confianza y se confía en el certificado.
Si se firma y se implementa una base de datos que no es de confianza en
una ubicación que no es de confianza, el Centro de confianza deshabilita la
base de datos de forma predeterminada y se debe optar por habilitar la base
de datos cada vez que se abre. Para obtener más información, vea la sección
Habilitar contenido deshabilitado al abrirse una base de datos.
II: Utilidades
Cifrar una Base de Datos mediante contraseña

Se cifra una base de datos de Microsoft Office Access 2007 cuando se necesita ocultar
datos e impedir que usuarios no deseados abran la base de datos.
1. Abra la base de datos que desee cifrar en modo Exclusivo.
¿Cómo se abre una base de datos en modo Exclusivo?
a. Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga

clic en Abrir.
b. En el cuadro de diálogo Abrir, busque el archivo que desee abrir y,
a continuación, seleccione el archivo haciendo clic en él.
c. Haga clic en la flecha situada junto al botón Abrir y, a continuación,
haga clic en Abrir en modo exclusivo. En la siguiente ilustración se
refleja el menú.
2. En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Herramientas de

base de datos, haga clic en Cifrar con contraseña.
Aparece el cuadro de diálogo Establecer contraseña para la base de datos .

3. Escriba la contraseña en el cuadro Contraseña, escríbala de nuevo en el cuadro
Confirmar y, a continuación, haga clic en Aceptar.
Utilice contraseñas seguras que combinen letras en mayúsculas y minúsculas,

números y símbolos. Las contraseñas no seguras son aquellas que no combinan
estos elementos. Un ejemplo de contraseña segura sería Y6dh!et5 y de
contraseña no segura, Casa27. Las contraseñas deben tener 8 o más caracteres.
Microsoft Office
Una frase con 14 o más caracteres es todavía mejor. Para obtener más
información, vea Ayudar a proteger la información personal con contraseñas
seguras.
Es fundamental que recuerde la contraseña. Si la olvida, Microsoft no puede
recuperarla. Guarde las contraseñas que anote en un lugar seguro, lejos de la
información que ayudan a proteger.
Descifrar una base de datos

1. Abra la base de datos cifrada de la misma manera que se abre cualquier otra
base de datos.
Aparece el cuadro de diálogo Solicitud de contraseña.
2. Escriba la contraseña en el cuadro Escriba la contraseña de la base de datos

y, a continuación, haga clic en Aceptar.
Quitar contraseña de una Base de Datos

Cuando se quita una contraseña de una base de datos, se puede restaurarla en cualquier
momento (o usar otra contraseña) repitiendo los pasos descritos en la sección Cifrar
una base de datos mediante una contraseña, que aparece anteriormente en este artículo.

Abrir.
2. En el cuadro de diálogo Abrir, busque el archivo que desee abrir y, a
continuación, seleccione el archivo haciendo clic en él.
3. Haga clic en la flecha situada junto al botón
Abrir y, a continuación, haga clic en Abrir en
modo exclusivo. En la siguiente ilustración se
refleja el menú.
4. En la ficha Herramientas de base de datos,
en el grupo Herramientas de base de datos,
haga clic en Descifrar base de datos.
II: Utilidades
Aparece el cuadro de diálogo Anular la contraseña establecida para la base

de datos.
5. Escriba la contraseña en el cuadro Contraseña y, a continuación, haga clic en

Aceptar.
Uso del centro de confianza

El Centro de confianza es donde puede encontrar la configuración de seguridad y
privacidad de los programas de 2007 Microsoft Office system. Los niveles de
seguridad Muy alta, Alta, Media y Baja utilizados en versiones anteriores de Office se
han reemplazado ahora por un sistema de seguridad más sencillo.
1. Siga estos pasos en estos programas de 2007 Microsoft Office system:
Word, Excel, PowerPoint o Access
Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, en

Opciones de Nombre del programa, donde Nombre de programa es el
nombre del programa que está utilizando, por ejemplo, Opciones de
Access.
2. Haga clic en Centro de confianza y, a continuación, en Configuración del
Centro de confianza.
Microsoft Office
Compactar y reparar una BD

Para garantizar un rendimiento óptimo, se recomienda compactar y reparar los archivos
de Microsoft Access con regularidad. Asimismo, si se produce un problema grave
cuando está trabajando con un archivo de Access y el programa intenta recuperarlo,
puede aparecer un mensaje de error que indique que la operación de reparación se
canceló y que debe compactar y reparar el archivo.
Precaución Al compactar un archivo de Microsoft Access ubicado en un volumen qu e
utiliza el sistema de archivos NTFS, Access quita el archivo existente y lo reemplaza
por el archivo compactado. A continuación, aplica los permisos de archivos
predeterminados al nuevo archivo. Si el archivo es una base de datos de Access, utilice
la seguridad por usuarios de Access en lugar de los permisos de nivel de archivo. En
caso contrario, utilice permisos de carpetas. Para obtener más información sobre el
sistema de archivos NTFS y los permisos de carpetas, vea la Ayuda de Windows.
Para compactar y reparar una base de datos de Access, debe tener permisos de Abrir o
ejecutar y de Abrir en modo exclusivo.
Compactar y reparar el archivo de Access con el que está trabajando

1. Si va a compactar una base de datos compartida de Microsoft Access que está
ubicada en un servidor o en una carpeta compartida, asegúrese de que ningún
otro usuario la tiene abierta.
2. En el menú Office, seleccione Administrar y, a continuación, haga clic en
Compactar y reparar base de datos
II: Utilidades
Compactar y reparar un archivo de Access que no está abierto

1. Cierre el archivo de Microsoft Access que tiene abierto. Si va a compactar una
base de datos compartida de Access que está ubicada en un servidor o en una
carpeta compartida, asegúrese de que ningún otro usuario la tiene abierta.
2. En el menú Office, seleccione Administrar y, a continuación, haga clic en
Compactar y reparar base de datos.
3. En el cuadro de diálogo Base de datos a compactar, especifique el archivo de
Access y, a continuación, haga clic en Compactar.
4. En el cuadro de diálogo Compactar la base de datos en, especifique un
nombre, una unidad y una carpeta para el archivo de Access compactado.
5. Haga clic en Guardar.
Si utiliza el mismo nombre, unidad y carpeta, y la base de datos de Access o
proyecto de Access se compacta con éxito, Microsoft Access reemplaz a el
archivo original por la versión compactada.
Compactar y reparar un archivo de Access automáticamente cada vez que se

cierre
La compactación no tiene lugar si cierra una base de datos compartida de Access
mientras otro usuario la tiene abierta.
1. Abra la base de datos de Access o proyecto de Access que desee compactar
automáticamente.
2. En el menú Office, haga clic en Opciones de Access.
Microsoft Office
3. Haga clic en Base de Datos Actual

4. Active la casilla de verificación Compactar al cerrar.
Nota: Para detener el proceso de compactación y reparación, puede presionar la

combinación de teclas CTRL+ENTER o la tecla ESC.
Convertir a otras versiones
Características nuevas del formato de archivo de Office Access 2007
Campos de búsqueda multivalor

La mayoría de los programas de base de datos, incluidas las versiones anteriores de
Access, sólo permiten almacenar un valor único en cada campo. Sin embargo, en
Office Access 2007 puede crear ahora un campo de búsqueda que le permite almacenar
más de un valor en cada campo. En efecto, crea una relación de varios a varios en cada
campo y oculta los detalles de la implementación mediante tablas de sistema.
Por ejemplo, suponga que tiene una tabla Tareas con un campo de búsqueda que ha
utilizado para asignar la tarea a un empleado. ¿Qué ocurre si tiene una tarea que debe
asignar a varios empleados? En las versiones anteriores de Access, tendría qu e
configurar una nueva tabla de referencias cruzadas para almacenar cada combinación
de tarea y empleado, y revisar a continuación los formularios e informes para utilizar la
nueva estructura de datos. En Office Access 2007, es mucho más sencillo si se
implementa un campo de búsqueda multivalor. En lugar de seleccionar únicamente un
elemento en una lista desplegable, ahora cada elemento de la lista tiene una casilla de
verificación para que pueda seleccionar todos los que desee. Las selecciones múltiples
se muestran en el campo, separadas por comas.
Tipo de datos Datos adjuntos

El nuevo tipo de datos Datos adjuntos permite almacenar fácilmente todos los tipos de
documentos y archivos binarios de la base de datos sin necesidad de sobrecargar la
II: Utilidades
base de datos. Los datos adjuntos se comprimen automáticamente cuando así se

requiere para racionalizar el uso del espacio. Puede anexar un documento de Microsoft
Office Word 2007 a un registro o guardar una serie de imágenes digitales. Puede
incluso anexar varios datos adjuntos a un único registro.
Integración con Microsoft Windows SharePoint Services 3.0 y Microsoft Office

Outlook 2007
En el pasado, los archivos Access se habrían bloqueado en Windows SharePoint
Services 3.0 y Office Outlook 2007 porque se podría incluir código no seguro en una
base de datos de Access. Office Access 2007 implementa un nuevo formato qu e
permite que el código se compruebe como seguro o se deshabilite. De esta forma la
integración de las bases de datos de Access con Windows SharePoint Services 3.0 y
Office Outlook 2007 es mucho más completa, y también permiten programas antiviru s
para inspeccionar con más facilidad los archivos de base de datos de Access.
Trabajar con los datos de SharePoint sin estar conectado

Puede desconectar las listas de SharePoint con un solo clic mediante Office Access
2007. Trabaje con los datos en Access y, despu és, sincronice los cambios, o bien,
vuelva a conectarse más adelante con el sitio de SharePoint.
Seguimiento del historial de los campos Memo

Los campos Memo sirven para almacenar grandes cantidades de información. En
Office Access 2007, puede definir una propiedad (SóloAnexar (AppendOnly)) que
obligue a Access a conservar un historial de todos los cambios efectuados en un campo
Memo. A continuación, puede ver un historial de esos cambios. Esta característica
admite la función de control de versiones de Wi ndows SharePoint Services 3.0, por lo
que puede utilizar Access para realizar un seguimiento de los cambios realizados en un
campo de varias líneas de texto almacenado en una lista de SharePoint (siempre que el
campo tenga la opción Anexar cambios al texto existente establecida en Sí).
Tablas vinculadas
Puede vincular una tabla con un formato anterior de Access a una base de datos de una
versión posterior de Access, pero no puede vincular una tabla de una versión posterior
de Access a una base de datos de una versión anterior de Access. Por ejemplo, puede
crear un vínculo desde una base de datos .accdb a tablas de otra base de datos .accdb o
a tablas de una base de datos .mdb, pero no puede crear un vínculo desde una base de
datos .mdb a tablas de una base de datos .accdb.
Réplica
La réplica no se admite en el formato de archivo de Office Access 2007. Puede utilizar
Office Access 2007 para replicar una base de datos creada en un formato de archivo
anterior, pero no la creada en el formato de Office Access 2007.
Archivos de información de grupo de trabajo (MDW)
Los archivos de información de grupo de trabajo almacenan información para bases de
datos seguras. No se ha realizado ningún cambio en el formato de archivo .mdw en
Office Access 2007. El administrador del grupo de trabajo de Office Access 2007
creará archivos .mdw idénticos a los que se crearon en Access 2000 a través de Access
2003, y los archivos .mdw creados en las versiones anteriores se pueden utilizar en las
bases de datos de Office Access 2007.
Bloqueo de archivos
Cuando se abre una base de datos, un archivo de bloqueo controla el bloqueo de
archivos. Cuando se abre un archivo .mdb, Access crea y abre un archivo de bloqueo
.ldb. Esto ocurre aunque utilice Office Access 2007 para abrir un archiv o de base de
datos .mdb. Por ejemplo, cuando se abre el archivo Db1.mdb, Access crea y abre un
archivo llamado Db1.ldb que controla el bloqueo. En el caso de aquellos archivos
creados en formato de archivo de Office Access 2007 (archivos .accdb), Access
controla el bloqueo creando y abriendo un archivo con una extensión de nombre de
archivo de .laccdb. Por ejemplo, si se abre Db1.accdb, Access crea y abre un archivo de
bloqueo llamado Db1.laccdb. Al igual que en los archivos .ldb, los archivos .laccdb se
eliminan automáticamente cuando todos los usuarios cierran la base de datos.
Al mantener archivos de bloqueo independientes para los archivos de Office Access
2007 y para los archivos creados en versiones anteriores de Access, es posible tener
ambos archivos Db1.mdb y Db1.accdb abiertos en Office Access 2007 al mismo
tiempo, sin crear conflictos en el archivo de bloqueo, porque se crean dos archivos de
bloqueo distintos. Es posible tener el mismo archivo .mdb abierto en Office Access
2007 y en una versión anterior de Access al mismo tiempo, mientras las dos versiones
utilizan el mismo archivo de bloqueo .ldb.
Los formatos ACCDB y MDB

Office Access 2007 incluye nuevas extensiones de archivo:
ACCDB Extensión de archivo para el nuevo formato de archivo de Office
Access 2007. Sustituye a la extensión de archivo MDB.
ACCDE Extensión de archivo de los archivos de Office Access 2007 que se
encuentran en modo de sólo ejecución. A todos los archivos ACC DE se les ha
quitado el código fuente de Visual Basic para Aplicaciones (VBA). Los
usuarios de archivos ACCDE sólo pueden ejecutar el código VBA, no
modificarlo. ACCDE sustituye a la extensión de archivo MDE.
ACCDT Extensión de archivo de Plantillas de base de datos de Access.
ACCDR ACCDR es una nueva extensión de archivo que permite abrir una
base de datos en modo de tiempo de ejecución. Cambiando simplemente la
extensión de archivo de una base de datos de .accdb a .accdr, puede crear una
versión "bloqueada" de la base de datos de Office Access 2007. Puede
modificar la extensión de archivo de nuevo a .accdb para que recupere toda su
funcionalidad.
II: Utilidades
Archivos ACCDE
Un archivo .accde es la versión de Office Access 2007 del archivo .mde en versiones
anteriores de Access. Es una versión bloqueada del archivo .accdb original. Si el
archivo .accdb contenía código de VBA, sólo se incluye el código compilado en el
archivo .accde y por tanto, el usuario no puede consultar ni modificar el código de
VBA. Además, los usuarios del archivo .accde no tienen permiso para realizar
modificaciones de diseño en los formularios o informes. Puede crear archivos .accde a
partir de archivos .accdb mediante el siguiente procedimiento:
Crear un archivo ACCDE en Office Access 2007

1. En Office Access 2007, abra la base de datos que desea guardar como un
archivo .accde.
2. En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Herramientas de
base de datos, haga clic en Crear ACCDE.

3. En el cuadro de diálogo Guardar como, desplácese a la carpeta en la que desea
guardar el archivo, especifique un nombre para el archivo en el cuadro Nombre
de archivo y, a continuación, haga clic en Guardar.
Convertir una base de datos al formato de archivos de Access 2007

Puede convertir bases de datos de versiones anteriores de Access al formato de archivo
de Microsoft Office Access 2007, abrir bases de datos de versiones anteriores de
Access sin convertirlas y cambiar el formato de archivo predeterminado para las
nuevas bases de datos que cree.
Convertir una base de datos de Access a un formato de archivo diferente.
1. Si el archivo que desea convertir no está abierto, haga clic en el Botón de

Microsoft Office y haga clic en Abrir. Busque el archivo y, a
continuación, haga doble clic en él para abrirlo.
Si se muestra el cuadro de diálogo Mejoras de base de datos y se le solicita
que actualice la base de datos, significa que el formato de archivo de la base de
datos que está abriendo es anterior a Access 2000. Para continuar, haga caso
omiso de la sección Abrir archivos de versiones anteriores de Access en Office
Access 2007.
2. Haga clic en el botón de Microsoft Office , seleccione Guardar como y, a

continuación, en Guardar base de datos en otro formato, haga clic en el
formato al que desee convertir el archivo.
Microsoft Office
Por ejemplo, puede hacer clic en Formato de archivo actual para guardar la
copia en el mismo formato que el original, o puede elegir uno de los otros
formatos de archivo.
Es importante tener en cuenta que si está abierto algún objeto de la base de
datos cuando utiliza el comando Guardar base de datos en otro formato,
Access le pedirá que lo cierre para poder crear la copia. Haga clic en Sí para
que Access cierre los objetos, o bien, haga clic en No para cancelar todo el
proceso. Si es necesario, Access le pedirá que guarde los cambios.
3. En el cuadro de diálogo Guardar como, escriba un nombre de archivo para la
copia de la base de datos en el cuadro Nombre de archivo y, a continuación,
haga clic en Guardar.
Access crea una copia de la base de datos y después la abre. Access cierra
automáticamente la base de datos original.
Si tiene una base de datos de Office Access 2007 (.accdb) que desea guardar en un
formato de archivo anterior de Access (.mdb), podrá hacerlo siempre que la base de
datos .accdb no contenga campos de búsqueda multivalor, datos sin conexión o datos
adjuntos. Si intenta convertir una base de datos .accdb que contenga alguno de estos
elementos a un formato de archivo .mdb, Access mostrará un mensaje de error.
Abrir archivos de versiones anteriores de Access en Office Access 2007

Al abrir una base de datos .mdb en formato de archivo Access 97 o Access 95, Access
muestra el cuadro de diálogo Mejoras de base de datos, donde se le solicita que
actualice la base de datos.
Capítulo
Trabajando con datos externos

En este capítulo aprenderemos:
Importar y Exportar datos

Preparar y vincular la información con un sitio
SharePoint
atos Externos
Importar
Access te permite importar objetos de otra base de datos a la tuya rápidamente.
Para ello, sólo tendremos que acudir a la pestaña Datos externos, una vez allí
seleccionar una opción de la sección Importar.
Aquí podemos seleccionar qué tipo de archivo contiene los datos que queremos
importar.
Access
Si quieres importar objetos de una base de datos a otra sólo tienes que hacer clic en el
botón Access.
Se abrirá el siguiente cuadro de diálogo:
Para importar un objeto de una base de datos Access, ya sea una tabla, formulario,
informe, macro, etc... solo tendremos que seleccionar la base de datos de origen y
pulsar el botón Aceptar.
En el siguiente cuadro de diálogo sólo tendremos que seleccionar los objetos que
queremos añadir a nuestra base de datos y pulsar el botón Aceptar.
Microsoft Office
En la imagen verás que el botón Opciones>> se encuentra desactivado, es porque

hemos hecho clic sobre él y entonces han aparecido las opciones en la parte inferior del
cuadro. Desde allí podrás seleccionar cómo y en qué medida quieres importar los
objetos.
Como habrás podido observar existen otros métodos de importación de datos, podrás
acceder a ellos haciendo clic en los diferentes botones de la sección Importar.
Excel
Para almacenar datos de Excel en una base de datos de Access y utilizar y mantener
estos datos en Access de ahora en adelante, puede importar los datos. Cuando se
importan datos, Access los almacena en una tabla nueva o existente sin modificarlos.
Sólo puede importar una hoja de cálculo cada vez durante una operación de
importación. Para importar datos de varias hojas de cálculo, repita la operación de
importación para cada hoja de cálculo.
A continuación se incluyen algunos escenarios comunes de importación de datos de
Excel en Access:
Utiliza Excel con mucha frecuencia, pero a partir de ahora desea utilizar Access
para trabajar con estos datos. Desea mover los datos de las hojas de cálculo de
Excel a una o varias bases de datos de Access.
Su departamento o grupo de trabajo utiliza Access, pero de vez en cuando recibe
datos en formato de Excel que debe combinar con bases de datos de Access.
Desea importar estas hojas de cálculo de Excel a la base de datos cuando la s
recibe.
atos Externos
Utiliza Access para administrar los datos, pero los informes semanales que recibe
del resto de los integrantes de su equipo son libros de Excel. Desea agilizar el
proceso de importación para asegurarse de que los datos se importan cada
semana a una hora específica a la ba se de datos.
Si quieres importar objetos de un archivo de Excel solo tienes que hacer clic en el
botón Excel.
Se abrirá el siguiente cuadro de diálogo:
Para importar una hoja del archivo de Excel, hay que indicarle cual Hoja de
Trabajo, o bien, Mostrar Rangos con Nombres, si previamente se han definido y
pulsar el botón Siguiente.
Microsoft Office
Verificar si la Primera Fila tiene encabezados de Columna.
Si es posible especificar algunas Características sobre las Opciones de Campo, por

ejemplo el tipo de datos , o si va a ser indexado
Luego de Presionar Siguiente, tendrás que definir una clave principal para la tabla
que estas importando, en caso contrario Access lo hará por ti.
atos Externos
Por último indicarle el nombre que va a tener
Lista de SharePoint
Importar una lista de SharePoint crea una copia de la lista en una base de datos de
Access. Durante la operación de importación, puede especificar las listas que desea
copiar y, para cada lista seleccionada, puede indicar si desea importar toda la lista o
sólo una vista específica.
La operación de importación crea una tabla en Access, y copia las columnas y los
elementos de la lista de origen (o de la vista) en la tabla en forma de campos y
registros. Para obtener más información sobre las tablas y sobre cómo está
estructurada una base de datos, vea los vínculos de la sección Vea también.
Al final de la operación de importación, puede elegir guardar la información de la
operación de importación como una especificación. Una especificación de
importación ayuda a repetir la operación de importación en el futuro sin tener que
examinar el Asistente para importación cada vez.
Microsoft Office
Escenarios comunes para importar una lista a Access

En general, una lista de SharePoint se importa a una base de datos de Access por
estos motivos:
Si ya no necesita la lista en el sitio de SharePoint, puede mover una lista de forma
permanente, como la lista Contactos, a una base de datos de Access. Puede importar
la lista a Access y eliminarla del sitio de SharePoint.
Su departamento o grupo de trabajo utiliza Access pero utiliza ocasionalmente una
lista de SharePoint para obtener datos adicionales que se deben combinar en una de
sus bases de datos.
Prepararse para la operación de importación

1. Busque el sitio de SharePoint que contiene las listas que desea copiar y anote
la dirección del sitio.
Una dirección válida de un sitio empieza por http:// seguido del nombre del
servidor y finaliza con la ruta al sitio específico en el servidor.
2. Identifique las listas que desea copiar a la base de datos y decida si desea
toda la lista o sólo una vista determinada. Puede importar varias listas en una
única operación de importación pero puede importar sólo una vista de cada
lista. Si es necesario, cree una vista que contenga sólo las columnas y los
elementos que le interesen.
3. Revise las columnas en la lista de origen o la vista. En la tabla siguiente se
explican algunas consideraciones que se deben tener en cuenta al importar
distintos elementos.
Elemento Consideraciones
Columnas Access no admite más de 256 campos en una tabla, de forma que
Access importa sólo las 256 primeras columnas. Para evitar este
problema, cree una vista, agréguele sólo las columnas que desea y
asegúrese de que el número total de columnas no sea superior a 256.
Carpetas Cada carpeta de la lista de SharePoint o de la vista aparece como un
registro en la tabla de Access. Los elementos dentro de una carpeta
también aparecen como registros, inmediatamente debajo del registro
correspondiente a dicha carpeta.
Columnas de Si una columna de origen busca valores de otra lista, tiene dos
búsqueda opciones:
Importar los valores de presentación como parte del campo. En este
caso, no es necesario importar la lista relacionada.
Obligar al campo de destino a buscar otra tabla. En este caso, si la base
de datos no contiene una tabla que pueda proporcionar los valores de
búsqueda, debe importar también la lista relacionada.
NOTA: Una columna de origen de tipo Persona o Grupo es un tipo
especial de columna de búsqueda. Busca valores en la lista
atos Externos
Información de usuario, por lo que debe decidir si desea importar la

lista Información de usuario junto con otras listas.
Columnas Los resultados de una columna calculada se copian en un campo cuyo

calculadas tipo de datos depende del tipo de datos del resultado calculado. No se
copia la expresión que ejecuta el cálculo.
Datos La columna de datos adjuntos de la lista se copia en un campo

adjuntos denominado Datos adjuntos.
Relaciones Access no crea automáticamente relaciones entre tablas relacionadas al

finalizar una operación de importación. Debe crear manualmente las
relaciones entre las diversas tablas nuevas y las existentes mediante las
opciones de la ficha Relaciones. Para ver la ficha Relaciones:
En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Mostrar u
ocultar, haga clic en Relaciones.
Columnas Una columna de tipo opción o búsqueda puede contener varios valores.
multivalor Al importar una columna que admite varios valores, Access crea una
columna que hace lo mismo. Para obtener más información sobre los
campos multivalor en Access, abra los vínculos en la sección Vea
también de este artículo.
Formato de Las columnas que contienen un formato de texto enriquecido se

texto importan a Access como campos Memo. La propiedad Formato de
enriquecido texto del campo Memo está establecida en Texto enriquecido y se
conserva el formato.
1. Identifique la base de datos a la que desea importar las listas.

Asegúrese de que tiene los permisos necesarios para agregar datos a la base de
datos. Si no desea guardar los datos en ninguna de las bases de datos existentes,
cree una base de datos en blanco haciendo clic en el Botón de Microsoft Office
. A continuación, haga clic en Nuevo. .
2. Revise las tablas de la base de datos.
La operación de importación crea una tabla con el mismo nombre que la lista de
SharePoint. Si este nombre ya está en uso, Access anexará "1" al nuevo nombre
de tabla, por ejemplo, Contactos1. (Si Contactos1 ya está en uso, Access creará
Contactos2, etc.)
Importar datos
1. Abra la base de datos de destino.
En la ficha Datos externos, en el grupo Importar, haga clic en Lista de
SharePoint.
Microsoft Office
2. En el Asistente, especifique la dirección del sitio de origen.

3. Haga clic en Importar el origen de datos en una nueva tabla de la base de
datos actual y luego en Siguiente.
4. En la lista que muestra el Asistente, seleccione las listas que desea importar.
5. En la columna Elementos para importar , seleccione la vista que desea para
cada lista seleccionada. Elija una vista Todos los elementos (por ejemplo,
Todos los elementos, Todos los contactos o Todos los documentos) para
importar toda la lista.
6. La casilla de verificación Importar valores para mostrar en lugar de Id.
para los campos que consultan valores almacenados en otra lista controla
los datos que se importan para las columnas de búsqueda en las lista s
seleccionadas. Siga uno de estos procedimientos:
Si desea importar los valores de presentación como parte del campo,
active la casilla de verificación. En este caso, el campo no buscará
valores en otra tabla.
Si desea que el campo de destino busque valores en otra tabla, desactive
la casilla de verificación. Al hacerlo, los identificadores de las filas de
valores de presentación se copian en el campo de destino. Los
identificadores son necesarios para definir un campo de búsqueda en
Access. Al importar identificadores, debe importar las listas que
proporcionan actualmente los valores a las columnas de búsqueda (a
menos que la base de datos de destino ya tenga tablas que puedan
funcionar como tablas de búsqueda).
Es importante recordar que la operación de importación sitúa los
identificadores en el campo correspondiente pero no establece todas las
propiedades necesarias para que el campo funcione como un campo de
búsqueda. Los pasos para establecer las propiedades de búsqueda de este
tipo de campo se describen en Establecer campos de búsqueda en la
sección Tareas relacionadas de este artículo.
7. Haga clic en Aceptar.
Access importa las listas y muestra el estado de la operación en la última página del
asistente. Si prevé repetir la operación de importación, guarde los detalles como una
especificación de importación. Vaya a los pasos siguientes para completar la tarea.
Archivo de texto
Por ejemplo, para importar la información de una base de datos de un archivo de
texto simplemente deberemos hacer clic en el botón Archivo de texto.
En este caso se abrirá el Asistente para importación de texto, donde podrá s
indicar la forma en la que está formateado el archivo del que vas a tomar la
información, incluso te podrás guardar esa descripción y volver a utilizarla para
importar datos de otro fichero con las mismas características utilizando el botón
Importaciones guardadas.
atos Externos
Para ver mejor cómo utilizar este asistente visita el avanzado de Importación de
texto.
A veces cuando se importan datos algunos datos no pueden ser almacenados por no
coincidir con la definición de la tabla, en este caso Access nos avisará que se han
producido errores en la importación y creará una tabla con esos errores para que los
podamos analizar y comprobar.
Actividad 1 : Importar de un Archivo de Texto

Abre la base de datos Express.accdb.
Vamos a importar el archivo Clientes.txt.
1. Selecciona la ficha Datos Externos y haz clic en el botón Archivo de texto de
la sección Importar.
2. En el cuadro de diálogo Importar selecciona Importar el origen de datos en

una nueva tabla de la base de datos actual.
3. Navega hasta la carpeta ejercicios del curso y selecciona el archivo Clientes.txt.
Microsoft Office
4. Pulsa Aceptar.
Se abrirá el asistente para importación de texto.
5. Pulsa el botón Avanzado, vamos a crear una especificación para archivos que
tengan este determinado formato.
6. En Formato del archivo selecciona Delimitado.

7. En Delimitador de campo escribe ;.
8. En Cualificador de texto selecciona las dobles comillas (").
9. En Orden de la fecha selecciona AMD.
10. Deselecciona la opción Años en cuatro cifras.
11. Selecciona la opción Ceros no significativos en fechas.
Ahora pasaremos a establecer las propiedades de los campos.
Ya hemos terminado de configurar las propiedades de los campos, debería haberte
quedado algo así:
atos Externos
Si se guarda esta especificación, más adelante, se puede volver a utilizarla.

12. En el diálogo de Avanzado haz clic de nuevo sobre el botón Aceptar.
13. En el siguiente paso hay que activar “Primera Fila contiene nombres de
campos”
Ahora verás que a medida que vamos avanzando por el asistente todas las
opciones ya se encuentran perfectamente configuradas.
14. Selecciona la opción Permitir a Access agregar la clave principal.
Microsoft Office
15. Pulsa Siguiente para continuar.

16. En esta ventana escribiremos en el cuadro de texto Importar a la tabla el nombre
Clientes.
17. Pulsa Finalizar para terminar.

Verás cómo la tabla se importa.
Podrás abrirla desde la ventana de Base de datos y ver sus contenidos.
Archivo XML
Para Importar un archivo XML a Access 2007, seguir los siguientes pasos
a. Selecciona la ficha Datos Externos y haz clic en el botón Archivo XML de la
sección Importar

atos Externos
b. Aparecerá un Cuadro de Dialogo, en el que tendrás que buscar la ubicación del

archivo XML que necesitaras
c. Luego haz clic en Aceptar, y aparecerá la siguiente pantalla

Microsoft Office
d. Por defecto esta activada la opción Estructura y Datos, lo que implica que
importara, tanto los campos que contienen la tabla, como el contenido de la
misma
e. Aceptar, y luego Cerrar
f. Finalmente se verá la tabla Importada
Exportar
En el apartado anterior veíamos como podíamos recuperar datos de otras bases de datos
o incluso de archivos con otro formato, por ejemplo de texto.
Ahora veremos el proceso contrario, enviar la información de nuestra base de datos
a otra base de datos o a un archivo de otro tipo, por ejemplo de texto.
Para ello, sólo tienes que seleccionar una de las opciones que encontrarás en la sección
Exportar de la pestaña Datos Externos.
Estos comandos te permitirán copiar tablas, informes, formularios, macros y en
definitiva cualquier objeto de tu base de datos a otra . Creando una copia exacta del
objeto en otro lugar.
Para utilizar esta opción sólo tendrás que seleccionar el objeto y entonces ejecutar el
comando Exportar.
Si haces clic en el botón Más desplegarás más formatos de exportación entre ellos
Base de datos de Access que te permitirá exportar datos de una base de datos a otra
rápidamente.
Se abrirá el cuadro Exportar tabla 'tabla1' a... y sólo tendrás que indicar en qué base
de datos quieres copiar el objeto, a continuación Access abrir un cuadro de diálogo

atos Externos
Exportar donde te permitirá cambiar el nombre del objeto en la otra base de datos y
se encargará de exportarlo íntegramente sin ninguna otra interacción por tu parte.
Si el objeto es una tabla se te presentará un cuadro de diálogo Exportar como este:
Como puedes ver en la imagen, estamos exportando una tabla llamada Alumnado a una
base de datos llamada prueba.accdb.
Podemos indicar el nombre que tendrá la tabla en la base de datos de destino y
también elegir qué parte queremos exportar.
En el marco Exportar tablas podremos seleccionar Definición y datos para exportar
la tabla completa (con todos los registros que contiene incluidos) o exportar
únicamente su estructura seleccionando la opción Sólo definición.
Excel
Puede copiar los datos de una base de datos de Microsoft Office Access 2007 a una
hoja de cálculo exportando un objeto de base de datos a una hoja de cálculo de
Microsoft Office Excel 2007. Esto se hace mediante el Asistente para exportación en
Office Access 2007.
Desde la sección Exportar, podremos exportar el contenido de nuestras tablas,
informes o formularios a aplicaciones del mismo paquete como Word o Excel.
Excel copia y formatea el contenido de nuestro objeto y lo presenta en una hoja de

Excel dentro de un archivo tipo XLSX o otros tipos que podremos elegir.
Escenarios comunes para exportar datos a Excel
Su departamento o grupo de trabajo utiliza Access y Excel pa ra trabajar con datos.
Guarda los datos en las bases de datos de Access pero utiliza Excel para analizar los
datos y distribuir los resultados de sus análisis. Su equipo exporta actualmente datos a
Excel cuando y como lo necesita pero desea aumentar la efi cacia de este proceso.
Es usuario de Access desde hace tiempo pero su administrador prefiere trabajar con los
datos en Excel. A intervalos regulares, suele copiar los datos en Excel, pero desea
automatizar este proceso para ahorrar tiempo.

Microsoft Office
Si es la primera vez que exporta datos a Excel

Para exportar datos de Access a Excel, debe estar trabajando en Access
(Excel no proporciona ningún mecanismo para importar datos de una base de
datos de Access). Tampoco puede guardar una base de datos o una tabla de
Access como libro de Excel mediante el comando Guardar como de Access.
Es importante tener en cuenta que el comando Guardar como de Access
permite guardar un objeto de Access en la base de datos actual sólo como
otro objeto de base de datos de Access.
Puede exportar una tabla, una consulta o un formulario. También puede
exportar los registros seleccionados en una vista.
No puede exportar macros ni módulos a Excel. Al exportar formularios,
informes u hojas de datos que contienen subformularios, subinformes u hoja s
secundarias de datos, sólo se exporta el formulario, el informe o la hoja de
datos principales. Debe repetir la operación de exportación para cada
subformulario, subinforme y hoja secundaria de datos que desea exportar a
Excel.
Sólo puede exportar un objeto de base de datos en cada operación de
exportación. No obstante, puede combinar los datos en varias hojas de
cálculo en Excel después de finalizar las operaciones individuales de
exportación.
Prepararse para la operación de exportación

1. Abra la base de datos de origen.
2. En el panel de navegación, seleccione el objeto que contiene los datos que
desea exportar.
3. Puede exportar una tabla, una consulta, un informe o un formulario.
4. Revise los datos de origen para asegurarse de que no contienen indicadores de

error ni valores de error.

atos Externos
5. Si hay algún error, debe resolverlo antes de exportar los datos a Excel. De lo
contrario, se pueden producir errores durante la operación de exportación y
pueden aparecer valores nulos en los campos.
6. Si el objeto de origen es una tabla o una consulta, decida si desea exportar los
datos con formato o sin él.
7. Esta decisión afecta a dos aspectos del libro resultante: la cantidad de datos
que se exportan y el formato de presentación de los datos. En la tabla siguiente
se describe el resultado de la exportación de datos con y sin formato.
Objeto de Campos y
Exportar origen registros Formato
Sin Tabla o Se exportan La configuración de la propiedad

formato consulta todos los Formato se omite durante esta
NOTA Los campos y operación.
formularios no registros del Para campos de búsqueda, se
se pueden objeto base. exportan sólo los valores de
exportar sin identificador de búsqueda.
formato. Para campos de hipervínculo, el
contenido se exporta como una
columna de texto que muestra los
vínculos en el formato
textoParaMostrar#dirección#.
Con Tabla, Sólo se El Asistente respeta la
formato consulta, exportan configuración de la propiedad
formulario o campos y Formato.
informe registros que Para campos de búsqueda, se
se muestran en exportan los valores de búsqueda.
la vista o el Para campos de hipervínculo, los
objeto actual. valores se exportan como
No se exportan hipervínculos.
los registros
Para campos de texto enriquecido,

Microsoft Office
filtrados, las se exporta el texto pero no el

columnas formato.
ocultas en una
hoja de datos
ni los campos
no mostrados
en un
formulario o
informe.
8. Elija el libro de destino y el formato de archivo.

Durante la operación de exportación, Access le pide que especifique el
nombre del libro de destino. En la tabla siguiente se resume cuándo se crea un
libro (si no existe aún) y cuándo se sobrescribe (si ya existe).
Si el
libro de Y el objeto Y desea
destino de origen es exportar Entonces
No existe Una tabla, Los datos El libro se crea durante la operación de

consulta, con exportación.
formulario o formato o
informe sin formato
Ya existe Una tabla o Los datos El libro no se sobrescribe. Se agrega una

consulta pero no el nueva hoja de cálculo al libro y recibe el
formato nombre del objeto del que se exportan
los datos. Si ya existe una hoja de
cálculo con ese nombre en el libro,
Access le pide que reemplace el
contenido de la hoja de cálculo
correspondiente o especifique otro
nombre para la nueva hoja.
Ya existe Una tabla, Los datos, El libro se sobrescribe con los datos
consulta, incluido el exportados. Se eliminan todas las hojas
formulario o formato de cálculo existentes y se crea una nueva
informe hoja de cálculo con el mismo nombre
que el objeto exportado. Los datos de la
hoja de cálculo de Excel heredan la
configuración de formato del objeto de
origen.
Los datos siempre se agregan en una hoja de cálculo nueva. No puede anexar los
datos en una hoja de cálculo existente o en un rango con nombre.

atos Externos
Un archivo RTF de Word

Word copia y formatea el contenido de nuestro objeto y lo presenta en una tabla dentro
de un archivo tipo RTF.
Si sabes utilizar el comando Combinar correspondencia de Word, podrás seleccionar
la opción Combinar con Microsoft Office Word que se encuentra en el desplegable
del botón Más y así crear desde Access un archivo combinado para por ejemplo crear
cartas personalizadas o enviar emails personalizados a todos los clientes (por ejemplo)
que tengas en tu tabla de base de datos.
Lista de SharePoint
Si los miembros de su departamento o grupo de trabajo utilizan Windows SharePoint
Services 2.0 o posterior para comunicarse y colaborar entre ellos, se puede encontrar
con escenarios donde algunos de los datos de la base de datos de Access deban estar
disponibles en uno o varios sitios de SharePoint.
El modo más fácil de exportar datos a un sitio de SharePoint es ejecutar el Asistente
para exportación. Una vez ejecutado, puede guardar la configuración (la información
proporcionada al ejecutar el Asistente) como especificación de exportación. Luego,
puede ejecutar de nuevo la operación de exportación sin tener que volver a
proporcionar la información.
Preparar la operación
1. Busque la base de datos que tiene la tabla o la consulta que desea exportar.
Al exportar una consulta, las filas y columnas de los resultados de la consulta
se exportan como elementos de lista y columnas. No se pueden exportar
formularios ni informes. Puede exportar sólo un objeto a la vez.
2. Identifique el sitio de SharePoint en el que desea crear la lista. Una dirección
de un sitio válido empieza por http:// seguido del nombre del servidor y
finaliza con la ruta al sitio específico del servidor. El siguient e ejemplo es
una dirección válida: http://adatum/EquipoAnalisis
3. Asegúrese de que tiene los permisos necesarios para crear una lista en un
sitio de SharePoint. Póngase en contacto con el administrador del servidor si no
está seguro de los permisos. La operación de exportación crea una lista
nueva que tiene el mismo nombre que el objeto de origen de Access. Si el

Microsoft Office
sitio de SharePoint ya tiene una lista con este nombre, se le pide que
especifique un nombre diferente para la lista nueva. No se pueden
sobrescribir ni anexar datos a una lista existente.
4. Revise los campos de la tabla o de la consulta de origen.
La tabla siguiente explica cómo se importan determinados elementos y si se
deben tomar acciones adicionales en casos específicos.
Elemento Resolución
Campos y registros Se exportan todos los campos y registros de la tabla o de la
consulta, incluidos los campos ocultos en la hoja de datos. Se
omite la configuración de filtros durante la operación de
exportación.
Datos adjuntos Si el objeto de origen tiene más de una columna adjunta, debe
quitar todas las columnas de datos adjuntos excepto una. Esto
se debe a que una lista de SharePoint sólo puede admitir una
columna de datos adjuntos. Si el objeto de origen contiene
más de una columna de este tipo, Access muestra un mensaje
en el que se le pide que quite todas las columnas de datos
adjuntos antes de iniciar la operación. Para resolver este
problema, puede copiar cualquier columna adicional de datos
adjuntos en otros objetos de Access y exportarla a otras listas
de SharePoint.
Campos de Los valores de presentación en los campos de búsqueda de

búsqueda que tienen valor único se exportan como campos de opciones de menús
valores únicos o desplegables en la lista de SharePoint. Si el campo de origen
varios valores admite varios valores, se crea un campo de opción que permite
selecciones múltiples en la lista de SharePoint.
NOTA Un campo de opción de una lista de SharePoint no
puede constar de más de una columna. Si el campo de
búsqueda de origen contiene varias columnas, los valores de
todas las columnas se combinarán en una única columna.
Campos de consulta Los resultados de las columnas calculadas se copian en un
calculados campo cuyo tipo de datos depende del tipo de datos del
resultado calculado. No se copia la expresión en la que se
basan los resultados.
Campos Objeto Los campos Objeto OLE se omiten durante la operación de

OLE exportación.
5. Si la base de datos de origen no está abierta aún, ábrala y vaya a la siguiente

serie de pasos.

atos Externos
Exportar los datos

1. En la ficha Datos externos, en el grupo Exportar, haga clic en Lista de
SharePoint.
Se inicia el Asistente para exportación.
2. En el cuadro Especifique un sitio de SharePoint, escriba la dirección del
sitio de destino.
3. En el cuadro Especifique el nombre de la nueva lista de SharePoint,
escriba un nombre para la nueva lista.
Si el objeto de origen de la base de datos ya tiene el mismo nombre que el de
una lista del sitio de SharePoint, especifique un nombre diferente.
4. De manera opcional, escriba una descripción para la nueva lista en el cuadro
Descripción y active la casilla de verificación Abrir la lista al finalizar.
5. Haga clic en Aceptar para iniciar el proceso de exportación.
6. Access crea una lista en el sitio de SharePoint y muestra el estado de la
operación en la última página del Asistente. Cuando finaliza la operación de
exportación, puede cerrar el Asistente o guardar los pasos de la exportación
en una especificación.
Asimismo, durante la operación, Windows SharePoint Services selecciona el tipo de
datos correcto para cada columna basándose en el campo de origen corre spondiente.
Para ver una lista de cómo se asignan los tipos de datos de Access y Windows
SharePoint Services entre sí durante la exportación de los datos, y qué valores de
campo se exportan para cada tipo de datos, vea la sección Cómo se asignan los tipos de
datos de Windows SharePoint Services a los tipos de datos de Access más adelante en
este artículo.
Archivo de texto
En el caso de exportar el contenido de una tabla a un archivo de texto podremos marcar
la opción Exportar datos con formato y diseño.

Microsoft Office
Si activamos esta opción podremos elegir el modo en el que se guarda la información

en el archivo de texto mediante este cuadro de diálogo:
Aquí podrás seleccionar el tipo de codificación de los datos de tipo Texto de la

tabla. Aunque el predeterminado sea Windows, Unicode (UTF-8) suele ser el formato
que mayor compatibilidad presenta. Aunque si tu intención es seguir trabajando dentro
de la plataforma Windows deja la opción predeterminada seleccionada.
Si no activas la opción Exportar datos con formato y diseño, se abrirá el Asistente

para exportación de texto, que es muy parecido al que hemos visto en el apartado
anterior de importación. Podrás especificar el modo en el que se formateará el
archivo de salida e incluso guardar esa especificación.
Indicarle si va a ser Delimitado o de Ancho Fijo.

atos Externos
Indicarle el delimitador
Y por ultimo para finalizar, indicarle la ruta donde va a ser guardado el archivo de
Texto.
Archivo XML
Para importar a un Archivo XML, seguir los siguientes pasos:
1. Elegir de la Cinta Exportar, la opción Mas, para luego elegir la opción
Archivo XML
2. Indicarle la ruta y el nombre donde va a exportar

Microsoft Office
3. Aceptar la opción, y aparecerá la siguiente ventana
4. Elegir la opción que ud desea. Y luego cerrar.
Preguntas de Repaso
1. ¿Como se denomina al proceso de recoger datos de un programa diferente y los
incorpora a su base de datos?
2. ¿Cual de los siguientes elementos no puede importarse a otra base de datos:
Tablas, Consultas, Formularios o Macros?
3. ¿Como se denomina al proceso de recoger datos de un programa diferente, pero no
los incorpora a su base de datos?

1. Exporte los campos nombre, apellidos, dirección, distrito, Ocupacion de la tabla
Datos personales de la Base de Datos Agenda, a Word para la realización de una
carta tipo Combinacion de Correspondencia. En dicha carta comunicaremos a
nuestros clientes la aparición de un nuevo producto de nuestra empresa.
2. Exporte los campos NombreVideo, IdCategoria, IdProductora de la tabla Video
de la Base de Datos Alquiler Videos a Word y realice una tabla adornándola con
diferentes opciones de formato.

Capítulo
Macros y opciones de Inicio

Crear macros
Asignar macros a controles de formulario
Personalizar herramientas
Definir las opciones de inicio

Microsoft Office
Botones de comando en formularios

Como su nombre indica estos controles sirven para ejecutar comandos cuando son
pulsados. Los usuarios avanzados de Access son capaces de concentrar muchísimas
acciones en un solo botón gracias a la integración de este programa con el lenguaje de
programación Visual Basic y al uso de macros.
El asistente para controles

Cuando, teniendo el asistente activado, intentamos crear un Botón de Comando nos
aparece una cuadro de diálogo. Veremos paso a paso cómo deberemos seguirlo para
conseguir nuestro objetivo.
En la primera pantalla podremos elegir entre diferentes acciones a realizar cuando se

pulse el botón. Como puedes ver en la imagen estas acciones se encuentran agrupada s
en Categorías.
Selecciona la Categoría que creas que se ajusta más a lo que quieres r ealizar y luego
selecciona la Acción en la lista de la derecha.
Pulsa Siguiente para continuar.
Ahora podrás modificar el aspecto del botón. Puedes elegir entre mostrar un Texto en
el botón, o mostrar una Imagen.

ones de Inicio
En el caso de escoger Imagen, podrás seleccionar una entre las que Access te ofrece.
Marca la casilla Mostrar todas las imágenes para ver todas las imágenes que Access
tiene disponible para los botones.
También podrías hacer clic en el botón Examinar para buscar una imagen en tu disco
duro. Cuando hayas terminado pulsa Siguiente para continuar, y que aparezca la
siguiente pantalla
En esta última pantalla le daremos un nombre al control Botón de Comando para poder
reconocerlo más tarde en la lista de controles.
Pulsa Finalizar para terminar.
Al ser tan fácil añadir Botones de comando con el Asistente este control se convierte en
una forma muy versátil de añadir acciones a tus formularios e informes.
Como podrás ver en las primeras ventanas del Asistente para controles existen varia s
acciones que podrás realizar.
Con la categoría de Exploración de registros podrás moverte de forma rápida por todos
los datos del formulario, buscando registros o desplazándote directamente a alguno en
particular.
Utiliza las acciones de Operaciones con registros para añadir nuevos, duplicarlos,
eliminarlos, guardarlos o imprimirlos.
Del mismo modo podrás jugar con los formularios aplicándoles filtros y
actualizándolos. En cualquier momento podrás añadir un botón para abrir, cerrar o
imprimir informes, formularios y consultas.
Macros
Las Macros son un método sencillo para llevar a cabo una o varias tareas básicas como
abrir y cerrar formularios, mostrar u ocultar barras de herramientas, ejecutar informes,
etc...
También sirven para crear métodos abreviados de teclado y para que se ejecuten tareas
automáticamente cada vez que se inicie la base de datos.
Si guardamos la Macro con el nombre de AutoExec, cada vez que se inicie la base de
datos, se ejecutará automáticamente. Esto es debido a que Access al arrancar busca un a

Microsoft Office
macro con ese nombre, si la encuentra será el primer objeto que se ejecute antes de
lanzar cualquier otro.
Esta opción es muy socorrida a la hora de efectuar comprobaciones o lanzar procesos
antes de que el usuario empiece a trabajar con la base de datos.
La configuración por defecto de Access, nos impedirá ejecutar ciertas acciones de
macro si la base de datos no se encuentra en una ubicación de confianza, para evitar
acciones malintencionadas.
Para ejecutar correctamente las macros de bases de datos que consideremos fiables,
podemos añadir la ubicación de ésta al Centro de confianza.
Crear una Macro

Para definir una macro, indicaremos
una acción o conjunto de acciones
que automatizarán un proceso.
Cuando ejecutemos una Macro, el
proceso se realizará automáticamente
sin necesidad, en principio, de
interacción por nuestra parte.
Por ejemplo, podríamos definir una
Macro que abra un formulario
cuando el usuario haga clic en un
botón, o una Macro que abra una consulta para subir un diez por cien el precio de
nuestros productos.
Crear una Macro es relativamente fácil, sólo tienes que hacer clic el botón Macro de la
pestaña Crear, Cinta Otros, Opción Macro.
Se abrirá la Vista de diseño de Macro.

ones de Inicio
Esta ventana es muy parecida a la vista Diseño de tabla que ya conoces y tiene la
misma dinámica pero ahora en vez de campos lo que definimos son las acciones que
queremos que se ejecuten.
Como podrás observar, al principio consta de dos columnas: Acción y Comentario,
aunque puede que aparezca también la columna Argumentos, que se puede mostrar y
ocultar, y que explicaremos más adelante.
En la imagen puedes ver cómo en la columna Acción deberemos seleccionar una

acción de entre las existentes en el cuadro desplegable.
En la columna Comentario podremos escribir una pequeña descripción opcional sobre
el por qué de la acción o un comentario sobre su efecto.
Cuando selecciones una Acción en la lista desplegable, en la parte inferior izquierda
aparecerán sus opciones y a la derecha una descripción breve de lo que hace la acción.
Podemos añadir tantas acciones como queramos, simplemente deberemos colocarla s

una después de otra y en el orden que queremos que se ejecuten.

Microsoft Office
Recuerda que deberás tener cuidado con el orden en el que estableces las acciones,
pues es muy importante. Imagina que tienes dos acciones (entre varias) que abren y
cierran un formulario. El formulario deberá estar abierto antes de ejecutar la orden de
cerrar el formulario, por lo que la acción de apertura debería ir antes de la de cierre.
En todo momento podrás utilizar los botones de Insertar o Eliminar filas para insertar
nuevas acciones entre dos existentes o eliminar una acción.
Para cambiar el orden en el que se encuentren las acciones puedes seleccionar algunas
de ellas y arrastrarlas con el ratón para colocarlas en otra posición.
Cuando la Macro está terminada, puede guardarse, ejecutarse y cerrarse. Más tarde
podremos llamarla desde un control Botón de comando, o ejecutarla directamente
desde la ventana de la base de datos haciendo clic en Ejecutar o bien haciendo doble
clic directamente sobre ella.
Acciones más utilizadas

En este apartado veremos las acciones más utilizadas en las Macros. Siempre puedes
recurrir a la ayuda de Access para obtener información sobre acciones que aquí no
tratemos.
Cuando selecciones una Acción en la lista desplegable, en la parte inferior izquierda
aparecerán sus opciones:
A continuación veremos las acciones más comunes, puedes ver la descripción de sus
argumentos de acción haciendo clic en.
Abrir Consulta Esta acción abre una consulta escogida entre las existentes
en la base de datos.
AbrirFormulario Del mismo modo que la acción anterior, abre un formulario
AbrirInforme Igual que las acciones anteriores, permite abrir un informe
AbrirTabla Esta acción permite abrir una tabla.
BuscarRegistro Utilizaremos esta acción para buscar registros. Esta acción
busca el primer registro que cumpla los criterios

ones de Inicio
especificados. Puedes utilizar esta acción para avanzar en las

búsquedas que realices.
BuscarSiguiente Se posiciona en el siguiente registro que cumpla con los
criterios indicados en la acción BuscarRegistro anterior. No
tiene argumentos.
CancelarEvento Esta acción cancela el evento que produjo la ejecución de la
macro. No tiene argumentos.
Cerrar Con esta acción podrás cerrar cualquier objeto que se
encuentre abierto.
CuadroMsj Con las Macros incluso podremos mostrar mensajes para
interactuar con el usuario.
DetenerMacro Introduce esta acción en una Macro para detener su
ejecución. No tiene argumentos. Verás su utilidad más
adelante.
DetenerTodasMacros Esta acción detendrá todas las Macros que se estén
ejecutando en ese momento. No tiene argumentos.
*Eco Esta acción es muy útil para ocultar al usuario las
operaciones que se están realizando con una Macro. Permite
la activación o desactivación de la visualización de las
acciones en pantalla.
EjecutarComando Utiliza esta acción para lanzar comandos que puedas
encontrar en cualquier barra de herramientas.
*EstablecerValor Una acción muy útil que te permitirá modificar los valores
de los campos.
IrARegistro Te permitirá saltar a un registro en particular dentro de un
objeto.
Maximizar Esta acción maximiza la ventana activa para que ocupe todo
el espacio de la ventana de Access.
Minimizar Al contrario que la anterior, esta acción minimiza la ventana
activa convirtiéndola en una barra de título en la parte
inferior de la ventana de Access.
Salir Esta acción hace que Access se cierre.
Algunas de estas acciones no se muestran si no está pulsado el icono Mostrar todas las
acciones, en la banda de Diseño de Macros.
Acciones Condicionadas
Ahora que ya conocemos las acciones y cómo introducirlas y ordenarlas, veremos un
modo que nos ayudará a crear acciones con muchas posibilidades. Para ello
utilizaremos las condiciones.

Microsoft Office
Puedes activar este modo haciendo clic en el botón de Condiciones en la Ficha de

Diseño.
La vista de Diseño de Macro cambiará para tomar este aspecto (observa como se ha
añadido una columna a la izquierda):
En esta columna podremos introducir condiciones para que la acción establecida en la

fila se ejecute o no según el resultado de la condición.
Por ejemplo si escribimos [Formularios]![Clientes]![IDCliente]=4 en la columna
Condición, su acción sólo se ejecutará en el caso de que la condición sea afirmativa, es
decir, que el IDCliente sea igual a 4.
Esto nos abre muchas posibilidades, sobre todo si lo combinamos con los puntos
suspensivos (...).

ones de Inicio
Si escribimos una condición y resulta verdadera se ejecutará la acción que se encuentre

en la misma fila, ¿Pero qué pasa si queremos que la condición ejecute más de una
acción? Muy fácil, escribe puntos suspensivos en la columna Condi ción para todas
aquellas acciones siguientes que quieres que se ejecuten al resultar afirmativa la
condición.
Si la condición diese como resultado falso, la Macro saltará a la siguiente acción que no
tenga puntos suspensivos en la columna Condición.
En el campo Condición también podemos incluir expresiones más complejas, como:
[Formularios]![Cursos]![Fecha Inicio] Entre #2 -Mar-2006# Y #9-Nov-2007# para
indicar si la fecha se encuentra en un intervalo, o EsNulo
([Formularios]![Cursos]![nºhoras]) para realizar la acción si no hay nada guardado en
el campo nºhoras.
Puedes unir varias condiciones utilizando los operadores Y y O como vimos en el tema
de consultas.
Aunque a primera vista el uso de Macros en Access pueda parecer algo limitado,
veremos en las próximas páginas que podemos crear grupos de macros y definir bucles
repetitivos que nos permitirán realizar operaciones mucho más complejas.
Grupos de Macros
Cuando tenemos muchas macros, puede llegar a ser dificultoso localizar una macro
dentro de la ventana Base de Datos. Al igual que es más cómodo agrupar los archivos
en carpetas, puede ser útil agrupar nuestras macros en grupos de macros que contengan
macros relacionadas.
También los grupos de macros pueden ser útiles para definir macros a modo de
subrutinas dentro de una macro principal.
Para definir un grupo de macros haremos uso de la opción Nombres de macro en la
pestaña Diseño.
Si activas el botón verás que la Vista de Diseño de Macros cambia para añadir una
nueva columna a la izquierda:

Microsoft Office
Esta columna nos da la opción de crear diferentes macros dentro de una Macro
principal. Imagina que tenemos la siguiente macro y la guardamos como Macro1:
Macro1 aparecerá en la ventana Base de Datos como una macro, pero realmente será
un grupo de macros formado por las macros nombre1, nombre2 y nombre3.
A partir de este momento podremos ejecutar las acciones AgregarMenu, CuadroMsj, y
Beep simplemente llamando a la macro Macro1.nombre2.
Sencillo, ¿verdad? Observa que para llamar a una macro que forma parte de un grupo
de macros, hay que primero indicar el nombre del grupo y después el nombre de la
macro separados por un punto.
Crear Bucles
Si una macro se puede asemejar a un programa porque consiste en una serie de
acciones que se ejecutan según un determinado orden, y que además incluye
alternativas (gracias a la columna Condición), nos faltaba un concepto imprescindible
en programación, el concepto de estructuras repetitivas (bucles). Pues bien, ahora
aprenderemos una nueva acción que nos permite en cierta medida resolver el problema.
Se trata de la acción EjecutarMacro.
EjecutarMacro: Nos da la posibilidad de llamar a una macro desde dentro de otra

macro y repetir la ejecución de dicha macro, definiendo así un bucle repetitivo.

ones de Inicio
Para ello deberemos especificar el Nombre de macro que queremos ejecutar. Por
ejemplo, en el caso anterior, Macro1, Macro1.nombre1, Macro1.nombre2 o
Macro1.nombre3.
Podemos indicar que la Macro se ejecute más de una vez escribiendo en Número de
repeticiones un número que indique cuántas veces queremos que se repita la ejecución
de la macro (el número deberá ser mayor que 1).
En Expresión de repetición podremos introducir una expresión condicional para que se
repita la ejecución de la macro mientras la condición se cumpla (sea verdadera). Se
evalúa la condición antes de ejecutar la macro así que si al empezar, la condición no se
cumple, la macro no se ejecutará.
¡Ojo con los bucles infinitos! si utilizas el argumento Expresión de repetición la
condición que pongas deberá depender de un parámetro que cambie dentro de la macro
que se repite, sino podrás entrar en un bucle que no se acabe nunca!!
Para componer la condición se nos dará la opción de utilizar el Generador de
Expresiones.
Ahora veremos una estructura que ilustrará el u so de la combinación de ambas
técnicas.
Como puedes ver en la imagen, si reproducimos esta estructura seremos capaces de

generar un bucle. Veamos que hemos hecho.
En un punto de la macro necesitamos ejecutar unas acciones que se repitan hasta
determinado momento.
Para lograrlo lo que hacemos es incluir una llamada a la macro bucle que se encuentra
en Macro1. Por lo que en el argumento Nombre de macro de la acción EjecutarMacro
escribiremos Macro1.bucle.
En el argumento Expresión de repetición escribiremos la condición que ha de
cumplirse para que se vuelva a repetir el proceso. En caso de que la condición sea falsa,
el proceso dejará de repetirse y continuará con la lista de acciones que siguen hasta la
acción Detener Macro que terminará la ejecución de la macro.

Microsoft Office
Observa que al final de la macro Macro1.bucle, hemos incluido la acción Cerrar, si

como argumento de la acción pusiésemos la macro Macro1, este bloque solamente se
ejecutaría como mucho una vez ya que la macro se cerraría antes de que se pueda
repetir el bloque.
Depuración de errores
Cuando creamos una Macro con diferentes condiciones y saltos de ejecución puede que
al final la comprobación de que actúa correctamente sea cada vez más difícil.
Access incorpora una herramienta que permite seguir la ejecución de la Macro paso a
paso pudiendo en cada momento ver qué procesos se están llevando a cabo y los
resultados que recibe de la base de datos.
Para activar esta opción solamente deberemos de hacer clic sobre el botón de Paso a
paso en la pestaña Diseño.
Una vez activada, cada vez que se ejecute una macro en el sistema lo hará en modo
Paso a paso.
Cuando una Macro se ejecuta de este modo para cada acción que realiza produce una
salida de información que nos llega a modo de Cuadro de diálogo:
Como puedes ver en la imagen este cuadro de diálogo te mostrará el Nombre de la

macro que se está ejecutando.
Si tiene condición, y en caso afirmativo, en qué consiste dicha condición y su estado de
coincidencia (Verdadero: o Falso:).También podrás ver el Nombre de la acción que se
va a ejecutar, y los Argumentos que tiene. En la imagen la función EstablecerValor
cambiaría el valor del campo Nombre Curso a "Diseño Web" si la condición no
hubiese dado falso.
Para continuar con la reproducción Normal de la Macro pul sa Continuar. Si pulsas
Paso a Paso seguirás en el mismo modo. Puedes detener la Macro pulsando el botón
Detener. En cualquier momento en la reproducción de una Macro puedes detenerla
también utilizando la combinación de teclas CTRL + INTRO. Esto te puede ser muy
útil si una Macro entra en un bucle infinito y el sistema deja de responder.

ones de Inicio
AutoKeys o Métodos abreviados de Teclado

Las Macros también te permitirán crear métodos abreviados de teclado. Esto es,
podremos asignar a través de una Macro diferentes acciones mediante una combinación
de teclas.
El modo de construir una Macro que actúe de este modo es muy sencillo. Sólo tendrás
que seguir los siguientes pasos:
1. Crea una nueva Macro y llámala AutoKeys.
2. Activa la opción Nombres de Macro para añadir la columna con el
mismo nombre.
3. En la columna Nombre de Macro deberás indicar la combinación de

teclas que activarán las acciones que escribas en la columna Acción.
De este modo podrás crear varias combinaciones y asignarlas a un grupo de acciones.
En vez de Combinación1, Combinación2, Combinación3, etc... Deberás escribir la

combinación de teclas que quieres que ejecuten las acciones, siguiendo la sintaxis que
encontrarás en la siguiente tabla:
Sintaxis de la Combinación Combinación de Teclas
^C or ^1 CTRL+C ó CTRL+1
{F3} F3
^{F3} CTRL+F3
+{F3} MAYUS+F3

Microsoft Office
{INSERT} INSERT
^{INSERT} CTRL+INSERT
+{INSERT} MAYUS+INSERT
El modo en el que indicaremos las combinaciones es muy sencillo. Simplemente

tendremos que escribir los nombres de las teclas que forman la combinación en la
columna Nombre de Macro. Lo único que deberás tener en cuenta es que la tecla CTRL
se escribirá como ^, y la tecla MAYUS como +. Las teclas que contengan más de una
letra deberán ir encerradas entre llaves {} para que no se confundan c on
combinaciones.
Por ejemplo, END sería el equivalente a la combinación de teclas E+N+D, mientras
que {END} equivaldría a pulsar la tecla FIN.
Es interesante asociar combinaciones de teclas a la acción EjecutarMacro para permitir
lanzar una macro con sólo pulsar unas teclas.
Asignar macros a controles en formularios

Después de haber creado las macros usted debe hacer que se activen a través de los
objetos en sus formularios. Por ejemplo puede obligar a que al pulsar un botón de
comando se active una macro.
Para configurar que la ejecución de una macro se realice cuando se haga clic en un
control de un formulario:
1. Muestre la vista diseño del formulario.
2. Muestre las propiedades del control (puede hacer clic derecho sobre él y luego
activar el comando Propiedades).
3. Active la ficha Eventos.
4. Haga clic en el control ubicado a la derecha de Al hacer clic.

5. Despliegue la lista y elija el nombre de la macro que desea ejecutar mediante el
control elegido.

ones de Inicio
6. Muestre la vista diseño del formulario, pruebe la asociación que ha realizado,

guarde el formulario y ciérrelo
a. Botones de comando
Asociar una macro con un botón de comando
En la base de datos Pedidos, usted configurará el formulario de bienvenida
para que al hacer clic en el botón Aceptar se cierre este formulario y se abra
el Panel de control.
Procedimiento
• Muestre la vista diseño del formulario Panel de control.
• Haga clic derecho sobre el botón de comando y luego active el
comando Propiedades (deberá utilizar la barra de desplazamiento
vertical del formulario para ver el botón de comando)
• Active la ficha Eventos.
• Haga clic en el control ubicado a la derecha de Al hacer clic.
• Despliegue la lista y elija Cerrar bienvenida y Abrir Panel

Microsoft Office
Elegir la macro que se ejecutará
• Muestre la vista diseño del formulario y haga clic sobre el botón.

Cuando realice esta acción se cerrará el formulario de bienvenida, se
guardará automáticamente y se abrirá el formulario Panel de control.
b. Etiquetas
Asociar macros a etiquetas
En la base de datos Pedidos, usted configurará el formulario Panel de
control para que al hacer clic en sus etiquetas se abran los formularios e
informes a los que se refieren.
Procedimiento
• Muestre la vista diseño del formulario.
• Muestre la ventana de propiedades para la etiqueta Catálogo de
productos y en su evento Al hacer clic indique que se debe ejecutar la
macro Abrir formulario Productos.
• Sin cerrar la ventana de propiedades, haga clic en la etiqueta Pedidos
en el formulario; nuevamente en la ventana de propiedades, indique
que se debe ejecutar la macro Abrir formulario Pedidos en el evento Al
hacer clic.
• Asocie el resto de etiquetas en forma análoga a la indicada en el paso 3
• Cierre la ventana de propiedades.
• Muestre la vista formulario y pruebe las etiquetas.
Macro Autoexec
Si ya ha creado una macro que contiene las acciones que desea que se produzcan al
iniciarse la base de datos, simplemente cambie el nombre de la macro a AutoExec, y se
ejecutará la próxima vez que abra la base de datos. De lo contrario, siga estos pasos
para crear una macro:
1. En el grupo Otros de la ficha Crear, haga clic en Macro. Si el comando no
está disponible, haga clic en la flecha situada debajo del botón Módulo o
Módulo de clase y, a continuación, haga clic en Macro.
2. En el Generador de macros, en la primera celda Acción vacía, seleccione la
acción que desea realizar. Cuando corresponda, dentro de Argumentos de
acción, escriba los valores apropiados en los cuadros para argumentos.
Si no encuentra la acción deseada, en la ficha Diseño, en el grupo Mostrar u
ocultar, asegúrese de que esté seleccionado Mostrar todas las acciones. Esto
amplía la lista de acciones que se pueden utilizar, pero también se incluirán
algunas acciones que solamente se pueden ejecutar si la base de datos está
designada como "de confianza". Para obtener más información, vea los
artículos Decidir si se debe confiar en una base de datos o Cómo se comportan
los objetos de base de datos cuando son de confianza y cuando no lo son .

ones de Inicio
3. Repita el paso 2 para cada acción adicional que desee que se produzca.
4. Haga clic en Guardar, y en el cuadro de diálogo Guardar como, escriba
AutoExec.
5. Haga clic en Aceptar y luego cierre el Generador de macros. La nueva macro
se ejecutará la próxima vez que abra la base de datos.
Para obtener más información sobre la creación de macros, vea el artículo Crear una
macro.
Para omitir la macro AutoExec y otras opciones de inicio, mantenga presionada
la tecla MAYÚS mientras se inicia la base de datos. Para obtener má s
información, vea el artículo Omitir las opciones de inicio cuando se abre una
base de datos.
Otra forma de realizar acciones cuando se inicie una base de datos consiste en
especificar un formulario de inicio y, a continuación, adjuntar las macros o
código VBA a los eventos AlAbrir o AlCargar del formulario. Para obtener má s
información, vea el artículo Establecer el formulario predeterminado que aparece
cuando se abre una base de datos.
Opciones de exploración
Cuando se crea una categoría personalizada, se crea para la base de datos que está
abierta y la categoría está ligada a esa base de datos. No se pueden transferir categorías
y grupos personalizados a otras bases de datos.
Para crear y administrar categorías y grupos personalizados, se utiliza el cuadro de
diálogo Opciones de exploración. Éstos son los pasos generales del proceso:
Primero, se crea una categoría personalizada. Access proporciona la categoría:
Personalizado. Puede cambiar el nombre de esa categoría y, a continuación,
agregar o quitar grupos según sus necesidades, o bien, puede crear una nueva
categoría en cualquier momento.
Tras la creación de una categoría, se crea uno o varios grupos para la nueva
categoría.
Cierre el cuadro de diálogo Opciones de exploración y, en el panel de
exploración, arrastre o copie y pegue los objetos de la base de datos que desee
asignar al grupo personalizado. Los objetos se arrastran o se copian desde un
grupo especial denominado Objetos no asignados, que Access crea cuando se
crea una categoría personalizada.
Cuando se agrega un objeto de base de datos desde el grupo Objetos no
asignados a un grupo personalizado, Access crea un acceso directo a ese objeto:
no se mueve ni se copia el propio objeto. Si se cambia de nombre o se elimina
un acceso directo en un grupo personalizado, esos cambios no afectan al propio
objeto, sólo al acceso directo a dicho objeto.
Tras rellenar los grupos personalizados, puede ocultar el grupo Objetos no
asignados y todos los demás grupos que no desee mostrar.

Microsoft Office
Crear Categorías
1. Haga clic con el botón secundario del mouse en el menú de la parte superior del
panel de exploración y, a continuación, haga clic en Opciones de exploración.
2. En el cuadro de diálogo Opciones de exploración, bajo la lista Categorías,

haga clic en Agregar elemento. Aparecerá una nueva categoría en la lista.
Esta figura ilustra una nueva categoría personalizada:

ones de Inicio
3. Escriba un nombre para la nueva categoría y, a continuación, presione

ENTRAR.
Procure usar un nombre que tenga sentido para los usuarios de la base de datos.
Tras crear el nombre, observe que el título de la lista a la derecha cambia para
reflejar ese nombre.
Por ejemplo, si asigna el nombre Mi panel de control a la nueva categoría, el
título de la lista a la derecha será Grupos de "Mi panel de control".
Asimismo, observe que la lista contiene un grupo denominado Objetos no
asignados, que Access crea de forma predeterminada. Este grupo contiene
todos los objetos de la base de datos, y son dichos objetos los que se utilizan
para rellenar el grupo personalizado.
Tras crearse la categoría personalizada, se crea uno o varios grupos para dicha
categoría. Se pueden crear tantos grupos como sean necesarios. Mantenga
abierto el cuadro de diálogo Opciones de exploración y siga los
procedimientos que se detallan a continuación
Crear un grupo personalizado

1. Bajo la lista Grupos de "nombre de grupo", haga clic en Agregar grupo
y, a continuación, escriba un nombre para el grupo. Puede repetir este
proceso tantas veces como crea necesario. Por ejemplo, Mi panel de
control puede contener tres grupos: Formularios de entrada de datos,
Informes y Consultas. Los grupos que agregue en esta fase del proceso
dependen de las necesidades de los usuarios o de sus propias preferencias.

Microsoft Office
2. Mantenga activada la casilla de verificación situada junto a Objetos no

asignados y haga clic en Aceptar. Access cierra el cuadro de diálogo
Opciones de exploración y agrega el nuevo grupo personalizado al panel
de exploración, pero aún no podrá ver el nuevo grupo.
3. Siga los procedimientos descritos a continuación para poder ver el nuevo
grupo y agregar objetos al grupo.
Agregar objetos a un grupo personalizado

1. Haga clic en el menú situado en la parte superior del panel de exploración y,
en la sección superior del menú, haga clic en la nueva categoría. Los grupos
creados para la categoría aparecen en la sección inferior del menú, junto con
el grupo Objetos no asignados.
2. En el grupo Objetos no asignados, seleccione los elementos que desee usar
en el grupo personalizado y, a continuación, muévalos a ese grupo. Access
permite mover los elementos seleccionados de varias formas. Puede:
Arrastrar los elementos individualmente.
Mantener presionada la tecla CTRL y hacer clic en varios elementos
y, a continuación, arrastrar los elementos hasta el grupo
personalizado.
Hacer clic con el botón secundario del mouse (ratón) en uno de los
elementos seleccionados, elegir Agregar al grupo y, a continuación,
hacer clic en el nombre del grupo personalizado.
Cuando finalice, podrá dejar visible el grupo Objetos no asignados en el
panel de exploración u ocultarlo.

ones de Inicio
Ocultar el grupo Objetos no asignados

1. Haga clic con el botón secundario del mouse en el menú de la parte superior
del panel de exploración y haga clic en Opciones de exploración.
2. En el panel Grupos de categoría, desactive la casilla de verificación
Objetos no asignados.
Después de crear una categoría personalizado y un grupo personalizado y de

agregar algunos accesos directos al grupo, puede usar esos accesos directos
para crear otros grupos. En el siguiente procedimiento se explica cómo
realizar esta operación.
Crear un nuevo grupo personalizado mediante un objeto de un grup o

personalizado existente
Para usar esta técnica, primero debe crear una categoría personalizada y agrupar
los objetos siguiendo los procedimientos descritos en las secciones anteriores.
1. Con una categoría y un grupo personalizados abiertos en el panel de
exploración, haga clic con el botón secundario del mouse en el objeto que
desee colocar en un grupo nuevo.
2. Elija Agregar al grupo y, a continuación, haga clic en Nuevo grupo.
Aparecerá un grupo nuevo en el panel de exploración

Microsoft Office
Escriba un nombre para el nuevo grupo y, a continuación, arrastre accesos

directos adicionales al nuevo grupo, según sea necesario.
Mostrar u ocultar los grupos y objetos de una categoría

Es posible ocultar algunos o todos los grupos de una categoría personalizada y algunos
o todos los objetos de un grupo. Recuerde los siguientes puntos:
Access proporciona dos formas de ocultar un objeto. Se pueden usar los
comandos del panel de exploración para ocultar un objeto de su grupo y
categoría primarios, o bien, se puede elegir una propiedad de cada objeto y
ocultarla de todos los grupos y categorías de la base de datos abierta.
Los objetos y grupos ocultos pueden quedar totalmente invisibles, o bien, se
pueden mostrar en el panel de exploración como iconos atenuados y no
disponibles. Para ello, active o desactive la casilla de verificación Mostrar
objetos ocultos en el cuadro de diálogo Opciones de exploración. Esta casilla
de verificación se usa también para mostrar o restaurar un grupo u objeto.
Los pasos que se describen en las siguientes secciones indican cómo se lleva a cabo
cada tarea.
Ocultar un grupo en una categoría

En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario del mouse en la
barra de título del grupo que desee ocultar y, a continuación, haga clic en
Ocultar.
Para realizar esta tarea también puede usar el cuadro de diálogo Opciones de
exploración. Abra el cuadro de diálogo (vea los pasos descritos en la siguiente sección
si no sabe cómo hacerlo) y, en la lista Grupos de "categoría", desactive la casilla de
verificación situada junto al grupo que desee ocultar.
Restaurar un grupo oculto en una categoría

1. Haga clic con el botón secundario del mouse en la barra de menús de la parte
superior del panel de exploración y, a continuación, haga clic en Opciones de
exploración en el menú contextual.
2. En la lista Categorías, seleccione la categoría que contenga el grupo oculto.
3. En la lista Grupos de "categoría", active la casilla de verificación situada
junto al grupo oculto.
Ocultar un objeto en su grupo primario

En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario del mouse en el
objeto y, a continuación, haga clic en Ocultar.

ones de Inicio
Ocultar un objeto de todos los grupos y categorías

1. Haga clic con el botón secundario del mouse en el objeto que desee ocultar y, a
continuación, haga clic en Propiedades del objeto.
Aparecerá el cuadro de diálogo Propiedades y Access agregará el nombre del
objeto al título del cuadro de diálogo. Por ejemplo, si abre un formulario
denominado Pedidos, el título del cuadro de diálogo será Propiedades de
Pedidos. La siguiente figura muestra el cuadro de diálogo.
2. Active la casilla de verificación Oculto.

Restaurar o mostrar un objeto oculto

1. Haga clic con el botón secundario del mouse en el menú de la parte superior del
panel de exploración y haga clic en Opciones de exploración en el menú
contextual.
2. Bajo Opciones de presentación, active la casilla de verificación Mostrar
objetos ocultos.
3. Haga clic en Aceptar y vuelva al panel de exploración. En el panel se muestra
un icono atenuado para todos los objetos ocultos.
4. Siga uno de estos procedimientos:
Si ocultó el objeto únicamente de su grupo y categoría primarios, haga
clic con el botón secundario del mouse en el objeto y, a continuación,
haga clic en Mostrar.
Si ocultó el objeto de todas las categorías y todos los grupos
estableciendo la propiedad Oculto, haga clic con el botón secundario
del mouse en el objeto, haga clic en Propiedades de vista y, a
continuación, desactive la casilla de verificación Oculto.

Microsoft Office
Quitar y restaurar objetos de grupos personalizados

Los grupos personalizados pueden cambiar con el tiempo a medida que cambien
las necesidades de los usuarios o de la empresa. Es posible agregar o quita r los
objetos de un grupo en cualquier momento. Los siguientes procedimientos indica n
cómo hacerlo.
Eliminar objetos de un grupo personalizado

En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario del mouse en el
objeto que desee quitar y, a continuación, haga clic en Eliminar.
Restaurar un objeto en un grupo personalizado

1. Si está oculto el grupo Objetos no asignados, muéstrelo.
a. Haga clic con el botón secundario del mouse en el menú de la parte
superior del panel de exploración y haga clic en Opciones de
exploración en el menú contextual.
b. En el panel Grupos de "categoría", active la casilla de verificación
situada junto a Objetos no asignados.
2. Según sea necesario, arrastre o copie y pegue el objeto deseado del grupo
Objetos no asignados en el grupo personalizado.
Cambiar el nombre de un objeto de un grupo personalizado

1. En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario del mouse en
el objeto cuyo nombre desee cambiar y, a continuación, haga clic en
Cambiar nombre de acceso directo. Escriba el nuevo nombre del acceso
directo y, a continuación, presione ENTRAR
Cambiar entre categorías

Para cambiar entre categorías, solo hay que hacer clic en el Menú de Categorías y
elegir la Categoría de su Preferencia

ones de Inicio
Ordenar categorías
Haga clic con el botón secundario del mouse en el menú de la parte superior del panel
de exploración y elija Ordenar por.. Elegir la Opción que desee
Vistas
Haga clic con el botón secundario del mouse en el menú de la parte superior del panel
de exploración y elija Vista por:
Opciones de la base de datos

Formulario o página inicial
Cuando usted abre una base de datos se le muestra
de forma predeterminada la ventana que le
permite administrar objetos en ella (ventana Base
de datos); esto es bueno, pero en muchos casos,
cuando se entrega una base de datos a un usuario
final, se desea que ellos accedan directamente a
los formularios en un orden predefinido
(precisamente para eso se ha diseñado el Panel de
Control en este capítulo).
Usted puede configurar el comportamiento de
Access al abrirse una base de datos de la siguiente
manera:
1. Haga clic en la ficha Complementos,
menú Herramientas y luego active la
opción Inicio

Microsoft Office
Usted verá aparecer el cuadro de diálogo Inicio.
2. Especifique la configuración que desee establecer y haga clic en Aceptar.

3. Cierre la base de datos y vuelva a abrirla para ver el efecto de su configuración.
Para abrir una base de datos ignorando las opciones de inicio que se haya establecido
en ella:
1. Seleccione el archivo de la base de datos en el explorador de Windows.
2. Mantenga presionada la tecla SHIFT mientras hace doble clic sobre el archivo.
Finalizar el trabajo
Usted hará que al abrir la base de datos Pedidos:
 La barra de título muestre el texto Comercial Duop.
 Se muestre el formulario Bienvenido.
 No se muestre la ventana Base de datos.
 Se muestre la barra de menús hrrComercial en lugar de la barra de
menús predeterminada.
 Se impida ver la ventana Base de datos pulsando la tecla F11.

ones de Inicio
Procedimiento
1. Haga clic en la ficha Complementos, el menú Herramientas y luego active la
opción Inicio.
2. Realice las siguientes acciones en el cuadro de diálogo:
a. Escriba Comercial Doup en la caja de texto Título de la aplicación.
b. En el cuadro combinado Mostrar Formulario/Página, seleccione Inicio.
c. En el cuadro combinado Barra de menús (sic), seleccione
mnuComercial.
d. Desactive la casilla Usar las teclas especiales de Access.
3. Haga clic en el botón Aceptar.
4. Cierre la base de datos y vuelva a abrirla para ver el efecto de su configuración.
Agregar barra de menús personalizada.

Puede utilizar macros de Access para crear menús contextuales personalizados que
aparezcan al hacer clic con el botón secundario en formularios, informes o controles
individuales. También puede crear menús personalizados que aparezcan en la cinta de
formularios o informes específicos.
Para crear un menú mediante macros, son necesarios tres pasos principales:
1. Crear un grupo de macros para definir los comandos del menú.
2. Crear otra macro para construir el propio menú.
3. Adjuntar el menú a un control, un formulario, un informe, o a la base de datos
como un todo.
En las secciones siguientes, se explican estos pasos en detalle.
Paso 1: Crear un grupo de macros que contenga los comandos del menú
En este paso, se crea un grupo de macros, cada una de las cuales será un
comando independiente en el menú contextual.
¿Qué es un grupo de macros?
a. En el grupo Otros de la ficha Crear, haga clic en Macro. Si el
comando no está disponible, haga clic en la flecha situada debajo
del botón Módulo o Módulo de clase y, a continuación, haga
clic en Macro.
b. En el grupo Mostrar u ocultar de la ficha Diseño, haga clic en
Nombres de macro para mostrar la columna Nombres de
macro.
c. Para cada comando que desee agregar al menú contextual
personalizado:

Microsoft Office
En la columna Nombre de macro, escriba el texto que desee

que aparezca en el menú contextual (por ejemplo, "Imprimir
informe" o "Guardar").
Si desea crear una tecla de acceso de modo que se pueda
elegir el comando con el teclado, escriba el símbolo & delante
de la letra que desea designar como tecla de acceso en el
nombre del comando (por ejemplo "&Guardar"). Esta letra
aparecerá subrayada en el menú.
En la columna Acción, seleccione la primera acción que desea
que se produzca al hacer clic en el comando dentro del me nú
contextual.
Si desea que se ejecuten más acciones al seleccionar este
comando, agréguelas en las líneas siguientes. En todas las
acciones siguientes, deje vacía la celda Nombre de macro.
Para crear una línea entre dos comandos del menú, escriba un
guión (-) en la columna Nombre de macro entre los
comandos de menú correspondientes.
d. Guarde la macro con algún nombre, por ejemplo,
mcrComandosMenúContextual.
La ilustración siguiente muestra un ejemplo de grupo de macros para un
menú personalizado o contextual.
Paso 2: Crear una macro para construir el menú

Este paso puede parecer redundante, pero para construir el menú
contextual a partir del grupo de macros creado en el paso 1, debe crear
una segunda macro que contenga la acción de macro AgregarMenú .
Esta macro se denomina a veces "macro de menú".
a. En el grupo Otros de la ficha Crear, haga clic en Macro. Si el
comando no está disponible, haga clic en la flecha situada debajo
del botón Módulo o Módulo de clase y, a continuación, haga clic
en Macro.
b. En la primera línea de la macro, seleccione AgregarMenú en la
lista Acción.
c. En Argumentos de acción, en el cuadro Nombre del menú,
escriba el nombre del menú (por ejemplo, "Comandos de

ones de Inicio
informe"). Este argumento no es obligatorio, pero se recomienda

por si en el paso 3 quisiera agregar el menú a una ficha de la cinta
(por ejemplo, la ficha Complementos de un informe o
formulario). Si en el paso 3 agrega el menú como menú
contextual, el argumento Nombre del menú no se tendrá en
cuenta.
d. En el cuadro Nombre de macro de menú, escriba el nombre de la
macro creada en el paso 1.
e. Guarde la macro con algún nombre, por ejemplo,
mcrAgregarMenúContextual.
La ilustración siguiente muestra un ejemplo de macro de menú que crea
el menú diseñado en el paso 1.
Paso 3: Adjuntar el menú a un control, formulario, informe o base de datos

Según dónde desee que aparezca el menú, siga uno o varios de los
procedimientos siguientes.
Agregar el menú a la ficha Complementos de un formulario o informe

Utilice este procedimiento si desea que el menú aparezca en la ficha Complementos de un
formulario o informe en particular, como se muestra en la ilustración siguiente:
a. En el panel de navegación, haga clic con el botón secundario en el

formulario o el informe donde desea que aparezca el menú y, a continuación,
haga clic en Vista Diseño.
b. En la ficha Diseño, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en Hoja de
propiedades.
c. Para seleccionar todo el objeto, seleccione Formulario o Informe en la lista
que aparece en la parte superior del panel de tareas Hoja de propiedades.
d. En la ficha Otras de la hoja de propiedades, en el cuadro de propiedad Menú
contextual, escriba el nombre de la macro que creó en el paso 2 (en este
ejemplo, “mcrAgregarMenúContextual”).

Microsoft Office
La próxima vez que abra el formulario o informe, la ficha Complementos aparecerá en

la cinta. Haga clic en la ficha para ver el menú.
Para obtener más información sobre técnicas de personalización de la cinta, por
ejemplo agregar fichas personalizadas u ocultar las fichas predeterminadas, vea el
artículo Personalizar la cinta de opciones.
Agregar el menú como menú contextual de un formulario, informe o control

Utilice este procedimiento si desea que el menú aparezca al hacer clic con el botón
secundario en un formulario, informe o control específicos, como se muestra en la
ilustración siguiente:
a. En el panel de navegación, haga clic con el botón secundario en el formulario

o el informe donde desea que aparezca el menú y, a continuación, haga clic en
Vista Diseño.
b. En la ficha Diseño, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en Hoja de
propiedades.
c. Seleccione el control u objeto al que desea adjuntar el menú contextual.
d. Para seleccionar todo el objeto, seleccione Formulario o Informe en la lista
que aparece en la parte superior del panel de tareas Hoja de propiedades.
e. En la ficha Otras de la hoja de propiedades, en el cuadro de propiedad Barra
de menús contextuales, escriba el nombre de la macro que creó en el paso 2
(en este ejemplo, “mcrAgregarMenúContextual”).
Agregar el menú como menú contextual global

Este procedimiento reemplaza todos los menús contextuales predeterminados de la
base de datos actual. Los menús contextuales personalizados que haya vinculado a
formularios, informes o controles específicos no se verán afectados.
a. Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en

Opciones de Access.
b. En el cuadro de diálogo Opciones de Access, haga clic en Base de datos
actual.
c. En Opciones de barra de herramientas y de la cinta de opciones, en el
cuadro Barra de menús contextuales, escriba el nombre de la macro que creó
en el paso 2 (en este ejemplo, “mcrAgregarMenúContextual”).
Los menús contextuales personalizados sustituyen a los menús
contextuales predeterminados de los objetos a los que se asocien. Si desea

ones de Inicio
conservar algunos comandos de Access para utilizarlos en estos menús,

use la acción EjecutarComando para colocar los comandos dentro de los
grupos de macros de los menús donde los desee.
Un menú contextual personalizado asociado a un control reemplaza
cualquier otro menú contextual personalizado definido en la base de datos.
Un menú contextual personalizado asociado a un formulario o informe
reemplaza un menú contextual global personalizado.
Cuando se especifica una macro de menú para un formulario, un informe o
para la base de datos, Access ejecuta esta macro de menú siempre que se
abre el formulario, el informe o la base de datos. Si modifica la macro de
menú o el grupo de macros que definen los comandos mientras el
formulario, el informe o la base de datos están abiertos, deberá cerrarlos y
volverlos a abrir para ver los cambios.
Para crear un submenú (submenú: menú que aparece cuando un usuario
selecciona un comando en un menú de nivel superior.) , siga el paso 1 para
crear un grupo de macros independiente que sólo contenga los comandos
del submenú. A continuación, siga nuevamente el paso 1 para definir los
comandos del menú de nivel superior. Agregue el submenú como un
elemento en el grupo de macros de nivel superior, mediante la acción de
macro AgregarMenú. La ilustración siguiente muestra el grupo de macros
de un menú que contiene un submenú y, a continuación, muestra el menú
contextual resultante. La tercera línea en el grupo de macros crea el
submenú Exportar a... (mcrSubMenú).
Puede crear varios niveles de submenús mediante acciones AgregarMenú en

los grupos de macros de cada nivel de menú. No olvide suministrar un valor
para el argumento Nombre del menú de cada acción
AgregarMenú, ya que de lo contrario el submenú aparecerá como una
línea vacía en el menú de nivel superior.

Microsoft Office
Sólo se admiten condiciones en la macro de menú de nivel superior. Dicho

de otro modo, puede usar una condición en una macro de menú para
determinar si un menú o menú contextual determinados aparecerán, pero
solamente para los menús en el nivel superior. No se pueden usar
condiciones para mostrar ni ocultar comandos o submenús en los menús.
También puede utilizar una condición para mostrar u ocultar un menú
contextual personalizado o un menú contextual global.
De manera opcional, la macro de menú que cree en el paso 2 puede formar
parte de un grupo de macros. Por ejemplo, si tiene varios menús
contextuales para diferentes objetos o controles, puede crear un único objeto
de macro que contenga todas las macros de menú necesarias. Asegúrese de
mostrar la columna Nombre de macro y de escribir un nombre distinto para
cada macro. En el paso 3, use este formato para hacer referencia a la macro:
nombredegrupodemacros.nombredemacro.
Por ejemplo, mcrAgregarMenúsContextuales.AgregarMenú2.
Preguntas de Repaso
1. ¿Qué es una macro?
2. ¿Cómo se crea una macro?
3. ¿Cómo se asigna una macro a una etiqueta en un formulario?
4. ¿Cómo se asigna una macro a un botón de comando en un formulario?
5. ¿Cómo se crea una barra de herramientas?
6. ¿Cómo se especifican las opciones de inicio?
7. ¿Qué debe hacerse para que al abrirse una base de datos de Access se ignoren
las opciones de inicio que se haya especificado?
Abra la base de datos Biblioteca; en ella:

1. Cree un panel de control que abra los siguientes objetos de la base de datos:
a. El formulario Categorías
b. El formulario Usuarios
c. El informe Préstamos.
2. Cree una barra de herramientas que abra al formulario Panel de control y a los
objetos mencionados en la pregunta 1 de esta actividad.

Capítulo
Programación con VBA

 Agregar controles ActiveX

 Programación de controles y procesos con VBA

Uso de VBA en Access
VBA quiere decir Visual Basic para Aplicaciones. Es un conjunto de librerías, (un tipo
especial de programas), desarrollado por Microsoft que incluye, entre otras cosas, un
entorno de desarrollo y un lenguaje de programación.
VBA no es exclusivo de Access; lo podemos encontrar también en todas las
aplicaciones de Office como Word o Excel, en otro tipo de programas como Project o
Visio, y en programas que no son de Microsoft y tan diversos como Corel Draw o
AutoCad. Dominando los fundamentos de VBA, se podría desarrollar aplicaciones en
cualquiera de esos aplicativos. VBA tiene un entorno de programación que es
semejante para todos estos programas. Por ejemplo:
VBA para Access VBA para MS Word
VBA para Corel Draw VBA para AutoCAD

Microsoft Office
Los módulos
Los módulos son los objetos en los que se guarda el código que va a utilizar VBA. Hay
tres tipos de módulos.
 Módulos generales
 Módulos asociados a formularios e informes

 Módulos de Clase.
Actividad 1: Crear un Formulario

Manos a la obra: vamos a crear una nueva base de datos con el nombre Entrega01.mdb
Para acceder a los módulos generales debemos presionar en la Ficha Crear, y luego la
Cinta Otros, para luego elegir Modulo.

ic ón con VBA
Una vez hecho esto se abre el editor de VBA y nos crea un módulo con el original
nombre de Módulo1.
Este módulo está vacío, salvo la primera Linea: Option Compare Database
Desde la ventana del editor que se ha abierto, presionamos la opción de menú:
Herramientas > Opciones
En el formulario que aparece activaremos la opción [Requerir declaración de

variables].

Microsoft Office
Le damos a Aceptar.
¿Pero qué es esto?-
Cuando empecemos a escribir código, veremos que existen unos elementos que
se llaman variables, a los que podremos asignar valores.
Si tenemos activada la opción [Requerir declaración de variables] nos obligará
a declarar las variables antes de poder usarlas. Más adelante veremos que hay
variables que pueden contener Texto, Números, Fechas, Objetos, etc.
Esto significa darle nombre y expresar qué tipo de dato va a contener.
Una vez hecho esto grabamos el módulo dándole al botón Guardar ó a la opción
de menú Archivo, Guardar ó combinando las teclas [Ctrl] + [S]
Aceptamos el nombre por defecto Módulo1 y cerramos la ventana.

Para cerrar la ventana del editor podemos usar Varios caminos:
1. Hacemos clic en el menú Archivo y elegimos Cerrar y volver a
Microsoft Office Access
2. O simplemente usar el botón Cerrar
Nuestro primer formulario con código

Vamos a crear un nuevo formulario que lo vamos a llamar Saludo. Para que nos de
plena libertad de actuación, vamos a desactivar el botón del [Asistente para controles]

ic ón con VBA
1. Nos vamos a la Ficha Crear, Cinta Formularios y hacer clic en Diseño del
Formulario
2. Lo guardamos como Saludo
3. Añadimos una Etiqueta al formulario.
a. Utilizando las Propiedades, ponemos a la propiedad [Nombre] de la

etiqueta el valor lblSaludo (Ficha Otras de la hoja de Propiedades)
sustituyendo el que tenía por defecto: Etiqueta1.
b. Desde la Ficha [Formato] le ponemos a la propiedad [Título] el valor
Saludo, a la propiedad [Tamaño de la fuente] el valor 24, y al [Color de
texto] el valor 255 (Rojo) y a la [Alineación del texto] el valor Centro.
4. Añadimos un Botón y le ponemos como [Nombre], en vez de Comando2,
cmdSaludo
5. Seleccionamos el Formulario y ponemos a No las propiedades [Selectores de
registro], [Botones de desplazamiento] y Separadores de registro.
6. La propiedad [Centrado automático] la ponemos a Sí, y a la propiedad [Título]
el valor Mi primer código.

Microsoft Office
Le ponemos como [Nombre] Saludo. Si visualizamos el formulario se verá

algo así como esto:
Si presionamos el botón vemos que no pasa nada. Vamos a hacer que cuando
se presione el botón aparezca el mensaje ¡¡¡Hola Mundo!!! en la etiqueta
lblSaludo, sustituyendo su contenido actual que es Saludo.
Un poquito de teoría
Windows funciona con las llamadas Ventanas. Esas ventanas contienen
objetos, y tanto las ventanas como los objetos pueden mandar unos “mensajes”
para indicar a la aplicación que usa Windows, o al propio Windows que han
ocurrido determinadas cosas. Esos mensajes se llaman Eventos. Por cierto; en
realidad muchos de los objetos, como los botones, también son ventanas; pero
esa es otra guerra.
En nuestro caso tenemos los siguientes objetos:
• Formulario Saludo
• Etiqueta lblSaludo
• Botón cmdSaludo
Cada uno de esos Objetos posee una serie de Propiedades, generan
determinados Eventos y pueden hacer determinadas cosas mediante unos
procedimientos propios que se llaman Métodos.
Por ejemplo, al presionar el botón cmdSaludo, se genera el evento [Al hacer
Clic] (Click). Podríamos capturar ese evento y aprovecharlo para, por ejemplo,
cambiar el texto de la etiqueta lblSaludo.
El texto que aparece en la etiqueta está en la propiedad [Título]; en inglés
[Caption]. Ahora la pregunta: ¿dónde y cómo se hace todo eso? Cada
formulario, y veremos más adelante que también cada informe, lleva asociado
un módulo especial. Se llama módulo de clase del formulario.
Vamos a verlo.
En el modo Diseño del formulario Saludo, seleccionamos el botón cmdSaludo.
Abrimos la Hoja de propiedades y seleccionamos la pestaña [Eventos], y
dentro de éstos el evento [Al hacer clic]. Al poner el cursor sobre él, nos
muestra un botoncito con tres puntos.
Pulsamos en él, y seleccionamos [Generador de código] en la ventana que se
nos abre. A continuación pulsamos en el botón [Aceptar].

ic ón con VBA
Tras esto nos abrirá el módulo de clase del formulario Saludo, con el esquema
de código correspondiente al evento Clic del botón cmdSaludo:
Crea el siguiente código:

Option Compare Database
Option Explicit
Private Sub cmdSaludo_Click()
End Sub
Lo que ahora nos importa es el conjunto

End Sub
Este código se corresponde al procedimiento que recoge el evento Clic del botón.
Consta de varias partes:
Private Sub: Indica que empieza un procedimiento del tipo Sub, más adelante veremos
en detalle qué es esto.
cmdSaludo_Click(): Indica que es el procedimiento al que llama el evento Click del
botón cmdSaludo.
End Sub: Indica el punto donde acaba el procedimiento
Entre esas dos líneas podemos escribir el código que le dirá a Access qué es lo que tiene
que hacer.
Vamos a hacer 2 cosas:

Microsoft Office
1. Escribiremos en la propiedad [Título] (Caption) de la etiqueta el texto

Hola Mundo.
2. En la propiedad [Título] (Caption) del formulario mostraremos el texto.
Aquí estoy.
Debo modificar el texto del código para que ponga:
Option Explicit
Me.lblSaludo.Caption = "¡¡¡Hola Mundo!!!"
Me.Caption = "¡Aquí estoy!"
End Sub
Al escribir el texto, se abre una ventana de Ayuda contextual, lo que simplifica en gran
medida la escritura correcta del texto.
Esta ventana te va mostrando las propiedades y métodos. Para seleccionar uno en

concreto podemos utilizar la tecla [Enter], o mejor aún, la tecla [tab] ó de tabulación (es
la tecla que suele estar encima de la de Bloqueo de Mayúsculas).
Lo que hace es pones el texto ¡¡¡Hola Mundo!!! en la etiqueta lblSaludo. Las
comillas son para indicar a VBA que lo que hay dentro es un texto.
Pone el texto ¡Aquí estoy!en el título del formulario.
Me es el propio formulario.
Si nos fijamos en la sentencia Me.lblSaludo.Caption está indicando la propiedad
Caption del objeto lblsaludo del formulario actual.
Fijese que cada objeto ó propiedad está separada por un punto. Hablaremos más de esto.
Cerramos la ventana de edición del código, y si hemos seguido correctamente los pasos,
al presionar el botón formulario debería tener un aspecto semejante a éste:

ic ón con VBA
Entorno de desarrollo
Ya hemos comentado que VBA para Access tiene un entorno de desarrollo similar al de
otras aplicaciones con VBA.
Este entorno recibe el nombre de IDE, que significa algo así como Entorno de
Desarrollo Integrado. En el “idioma bárbaro” se escribe Integrated Development
Environment.
Este entorno consta de una serie de ventanas y botones, algunos de los cuales se
muestran en el siguiente gráfico
Interrumpir
Ejecutar Macro
Las ventanas, por el momento más importantes para nosotros, son

• Ventana de Código
Es la ventana en la que se escribe todo el código que va a gestionar nuestra
aplicación.

Microsoft Office
Podemos seleccionar el módulo que se mostrará en cada momento, por ejemplo

seleccionándolo con un doble clic en la ventana del Explorador del Proyecto.
• Ventana del Explorador del Proyecto
La ventana del proyecto nos muestra todos los objetos que poseen módulos.
Entre ellos tenemos los módulos de Formularios e Informes, los módulos
estándar, y los módulos de clase.
En esta primera parte del cursillo vamos a trabajar con los módulos asociados a
formularios y los módulos estándar.
Si en la ventana del proyecto hacemos doble clic sobre cualquiera de los
elementos que aparecen, abriríamos su módulo correspondiente.
Por ejemplo, si en la base de datos correspondiente al gráfico presionáramos
(doble clic) el formulario Form_frmMarciano nos abriría el módulo asociado
al formulario frmMarciano.
Si presionamos sobre Funciones Marcianas nos abriría el módulo estándar
Funciones Marcianas y si presionáramos sobre CMarciano, nos abriría el
módulo de clase CMarciano.
Fijaros que el icono asociado a cada módulo cambia en función del tipo que
sea.
• Ventana Inmediato
Esta es una ventana desde la que podemos ordenar que se ejecuten
determinadas órdenes, o imprimir desde el código determinados valores para
efectuar comprobaciones. Recibe también el nombre de Ventana de
Depuración.
Su mayor utilidad es para la depuración del código, es decir para efectuar
comprobaciones de errores. De hecho es un objeto que recibe el nombre de
Debug.
• Ventana Locales
Esta es una ventana que también sirve para la comprobación y el seguimiento
de los valores que van tomando determinados parámetros, variables, etc.
durante la ejecución del código.
Por tanto comparte la función de depuración con la ventana Inmediato.
• Ventana Propiedades
En esta ventana podemos ver las propiedades de los diferentes objetos que
intervienen en el proyecto, al estilo de la ventana de propiedades del
Formulario ó Informe en el modo diseño.
Los módulos, como Objetos de Access, también tienen sus propiedades.
Existen otras ventanas no comentadas aquí, pero que no dejan de ser importantes.
Entre ellas podemos destacar la Ventana del Examinador de Objetos, o la Ventana de
Inspección, de las que hablaremos más adelante.

ic ón con VBA
Actividad 2: Uso de la ventana Inmediato

Creamos una nueva base de datos a la que llamamos Entrega02.mdb
Vamos a Módulos y presionamos en el botón [Nuevo].
Nos creará un módulo con el original nombre de Módulo1.
Vamos a examinar las ventanas que se abren y las comparamos con el gráfico de la
Actividad 1.
¿Identificas lo que se ha explicado en los puntos anteriores?
Si por casualidad no apareciera la ventana Inmediato, haz lo siguiente:
Vete al menú Ver y presiona en la opción [Ventana Inmediato]; o más fácil
aún, presiona la combinación de teclas [Ctrl] + [G].
Vamos a mantener las ventanas de Código, la de Inmediato y la del
Explorador del proyecto. Las otras, si te molestan, puedes cerrarlas. Más tarde
las podrás abrir con los botones o las opciones de menú correspondientes (Menú
Ver > y seleccionar su opción).
¿Para qué sirve la ventana Inmediato? Vamos a hacer un ejemplo.
Pincha con el cursor en ella, escribe lo siguiente:
Print 4 + 5 y dale a la tecla [Enter] Y ¡oh sorpresa!
Escribe 9 en la siguiente línea.
Ahora escribe? 4 + 5 más [Enter]

Y vuelve a escribir la cifra 9
Escribe: ? 4 * 5 más [Enter]

¿Adivinas qué va a escribir? ¡Premio! 20
Ahora vamos a hacerlo un poco más complicado

a = 2 : b = 4 : Print a * b
Pues sí, te escribe 8 en la siguiente línea.
¿Qué pasará si escribo?

a^b y aprieto [Enter]?
¡Sorpresa! Ha escrito 16 que es 2 elevado a 4
Si ahora presiono la tecla de la barra de menú que tiene la forma de un

cuadradito azul y que en el gráfico la identifico con Interrumpir la ejecución y
reiniciar, si vuelvo a escribir.
? a^b como resultado me da 1.

Pensemos un poco sobre estos sorprendentes resultados. Tras la primera línea
a = 2 : b = 4 : Print a * b
Parece que Access recuerda que existe “algo” llamado a, que se le ha dado el
valor 2 y algo llamado b que tiene el valor 4, como se demuestra tras el resultado
de escribir la segunda vez
? a^b

Microsoft Office
Pero resulta que tras presionar el botón de Reiniciar (el cuadradito azul) resulta
que Access se equivoca y da como resultado 1.
Pues no, Access no se ha equivocado. El exponente b tiene el valor 0, y cualquier

número elevado al exponente 0 da como resultado 1.
En realidad éste no es un gran ejemplo, ya que estaríamos en el caso singular de

0 elevado a cero, que no está definido en el campo de los números reales.
Pero no vamos a ser más “papistas que el Papa”. Vamos a hacer ahora otro
experimento. Escribimos en la ventana Inmediato:
a = "2" : b = "4" : ? a + b
Tras presionar la tecla Enter el resultado es ¡chan, chan….!
Si se te ha ocurrido que sería 6 te puedo decir que estás equivocado.

Si tu respuesta ha sido 24, has acertado;
Como introducción hemos usado unos elementos que se llaman Operadores.

Los que hemos usado por ahora son:
+ Suma
* Producto
^ Exponenciación
El símbolo: no es el operador de división. En realidad es un simple separador de

instrucciones. El operador de división es /.
Hay otros muchos más que ya iremos viendo poco a poco.

¿Por qué al escribir
a = "2" : b = "4" : ? a + b, nos da 24?
Vamos a fijarnos en estos pequeños detalles a = "2" y b = "4"

La cifra 2está entre 2 comillas, lo mismo que la cifra 4.
Esto hace que VBA considere el 2 y el 4, no como números, sino como texto,
también llamado cadena. Tras esto el operador + no efectúa una suma numérica,
sino que enlaza dos cadenas de texto. Si enlazamos la cadena "2" con la cadena
"4", nos da la cadena "24".
Para los “listos” que ya se sabían el resultado, el resto que no haga ni caso de
este párrafo, les informo que esto, en lenguajes más avanzados, se llama
Sobrecarga de Operadores, lo que equivale a decir que el operador + está
Sobrecargado.
En resumen, que con números hace la operación de Suma numérica y con

cadenas de texto la operación de enlazar cadenas.
Vamos a seguir con “pequeñas sorpresas”. Escribamos algo tan inocente como:
Print 2,4 * 2

ic ón con VBA
¡Sorpresa!. ¿Qué ha pasado?

Que nos imprime: 2 8
¿Por qué no nos ha dado como resultado 4,8 que es lo que le daría a un buen
cristiano, judío ó musulmán, (o lo que sea siempre que sea bueno)?.
De toda la vida la operación 2,4 * 2ha dado como resultado 4,8

¡La culpa de esto la tienen que tener los americanos! Y no es broma.
Sólo un pequeño matiz:

Los americanos utilizan la coma como separador de miles.
En cambio el separador decimal, en vez de la coma, es el punto.
En una sentencia Print, cuando encuentra una coma entre dos valores, intercala
una tabulación.
Probemos ahora:
Print 2.4 * 2 y nos da 4,8
¡Nueva sorpresa!.
Ahora lo hace bien pero ¿no hemos quedado que el separador decimal es el
punto?.
¿Por qué ahora me muestra el resultado decimal con una coma como separador?
Cosas de Windows.
Como sabe que al otro lado de la pantalla hay un hispano, le muestra el resultado
“en cristiano”; Excepto para algunos PCs. De México, Florida y otra s
“colonias”.
¿Y cómo lo sabe?-.
Fácil; para eso está la Configuración Regional de Windows-. Vamos a dejar de
divagar y sigamos experimentando. Escribimos en la ventana Inmediato lo
siguiente:
a = 2 : b = "Peras" : Print a + b
¡No salimos de sustos!

¿Qué he roto?

Microsoft Office
Tranquilo que no has roto nada.

¿No nos enseñaron en el colegio que no había que sumar Peras con Manzanas?
Le estamos diciendo a VBA que sume un número con un texto, y lógicamente se

queja. Cambiemos la línea
a = "2" : b = " Peras" : ? a + b
Ahora sí imprime bien

2 Peras
Al poner el 2 entre comillas, lo hemos cambiado al modo texto y entonces ha

funcionado. Si hacemos
a = "Dos" : b = " Peras" : ? a + b
Nos imprimirá
Dos Peras
Tenemos “algo” llamado que le da lo mismo ser Número que Texto.
Actividad 3: Uso de Variables

Ya hemos visto que en la ventana Inmediato podemos efectuar cálculos, con valores
directos o con unos elementos a los que les asignamos valores.
Todo esto es interesante, pero todavía no podemos hacer grandes cosas, de hecho con
una simple calculadora seríamos más eficientes.
Un poco de paciencia; todo a su tiempo…
Si no tenemos abierto un fichero Access, es el momento para hacerlo, por ejemplo crea
un nuevo archivo con el nombre Entrega03.mdb
Abrimos el apartado [Módulos] y presionamos el botón [Nuevo].
Pulsamos con el cursor en la ventana de Código y escribimos lo siguiente:
Option Explicit
Const Pi As Double = 3.14159265358979
¿Qué significa esta última línea?
A falta de explicar otros detalles, declaramos una Constante llamada Pi del tipo Double
(un valor numérico de coma flotante de 8 bytes) y le asignamos el valor del famoso Pi.
Les recuerdo que Pi es algo más que el simple 3,1416 que nos enseñaron en el colegio…
Al declarar Pi como Constante nos impide que en otro punto del módulo podamos hacer
algo así como
Pi = 25.36
¿Por qué?-
Porque el valor de una constante es en definitiva Constante, y no se puede cambiar-.

ic ón con VBA
¿Y cómo podemos declarar algo que se pueda cambiar?-

Ese algo, en contraposición a una constante, se llama Variable.
Para declarar variables se podría hacer algo así como
Dim Precio As Currency
Dim Nombre As String
Enseguida veremos qué es eso de Currency y String. Ahora vamos a intentar usar el
valor que hemos declarado de Pi. Pulsamos en la ventana Inmediato y escribimos
? Pi y presionamos [Enter]
¡Y no pasa nada!
Se suponía que seríamos muy felices si nos imprimiera el valor 3,14159265358979
¿Por qué no lo ha hecho?
Ámbito ó Alcance de las Constantes y variables

Antes que nada aclarar que se suelen utilizar indistintamente ambos términos
¿Qué entendemos por ámbito o por Alcance?
Algo tan simple, y a la vez tan complejo, como los lugares en los que VBA puede
“Ver”, a una variable ó constante lo que equivale a que se entera que existen, las
constantes y variables que declaramos. Más adelante veremos que todo esto aún se
puede generalizar para otros elementos de la programación.
En el punto anterior hemos escrito? Pi en la ventana Inmediato y no ha pasado nada.
Al declarar en la cabecera de un módulo una variable con Dim, o una constante con
Const hacemos que esa variable, y esa constante sólo sean visibles desde dentro del
código del módulo.
Para que puedan verse desde fuera es necesario ponerles la palabra Public. Esto se hace
de forma diferente para las Constantes y Variables.
En el caso de las constantes se pone Public delante de la palabra Const. En el caso de la s
variables Publicsustituye a Dim.
El código del módulo quedaría así:
Option Explicit
Public Const Pi As Double = 3.14159265358979
Public Precio As Currency
Public Nombre As String
Si ahora pulsamos con el ratón en la ventana Inmediato, escribimos ? Pi y [Enter] Nos
escribirá 3,14159265358979.
Vamos a hacer otra prueba
Escribe en la ventana Inmediato Pi = 3.1416y pulsa [Enter]. ¿Qué ha pasado?

Microsoft Office
Simplemente que estamos intentando

asignar un valor a una constante que
ya lo tenía.
En definitiva una constante sólo
puede tomar el valor una vez, “y a ti
te encontré en la calle”. Por definición
una constante no puede cambiar.
Sólo mantiene relaciones y se casa
una vez.
En cambio las variables son mucho más promiscuas.
Todo lo anterior, entiendanlo como una introducción a la declaración de variables y
Constantes, que en realidad presenta más posibilidades que las aquí vistas.
En puntos posteriores, estudiaremos el tema con más profundidad.
Aquí han aparecido cosas nuevas; por ejemplo la palabra Currency y la palabra String.
En el ejemplo, con Currency, hacemos que la variable Precio sea del tipo Moneda; un
tipo de datos “aparentemente” de coma flotante creado para manejar datos monetarios
sin errores de “Redondeo”.
Puedes obtener ayuda sobre estos tipos de datos poniendo el cursor, por ejemplo en
cualquiera de sus nombres, por ejemplo Currency y pulsando [F1]. Con String hacemos
que la variable Nombre sea tratada como una variable de tipo Cadena, que permite
manejar cadenas de Caracteres.
En realidad podríamos haber hecho las declaraciones sin especificar su tipo pero, por el
momento sin más explicaciones, les diré que esto genera código menos optimizado e
incluso puede dar problemas a la hora de encontrar posibles errores.
Por ejemplo podríamos haber hecho:
Public Const Pi = 3.14159265358979
Public Precio
Public Nombre
Y la cosa funcionaría…
En realidad el declarar así una variable ó constante, equivale a haber hecho esta otra
declaración
Public Const Pi As Variant = 3.14159265358979
Public Precio As Variant
Public Nombre As Variant
-¿Y qué es eso de Variant?-
El Variant es un tipo de dato al que se le puede asignar casi cualquier cosa. Esto lo hace
a costa de consumir más recursos que otros tipos de variables y por consiguiente una
velocidad más lenta en la ejecución.
Ya tenemos las bases para el siguiente paso.

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Actividad 4: Uso de Procedimientos y Funciones

Procedimientos Sub
Procedimientos Function o Funciones
Procedimientos Sub
Un procedimiento Sub llamado también Procedimiento a secas es un conjunto de código
que realiza determinadas tareas.
Suele estar contenido entre las expresiones Sub y EndSub
El término Sub puede ir precedido de otras expresiones, por ejemplo para delimitar el
ámbito en el que puede ser llamado el procedimiento.
Al procedimiento se le pueden pasar una serie de datos para que los use internamente. A
estos datos se les llama Parámetros ó Argumentos.
Si en la ventana de código escribimos la palabra Sub, le ponemos encima el cursor y
presionamos la tecla [F1], Access nos mostrará la ayuda aplicable a Sub.
En la ayuda podemos entre otras cosas podemos ver:
[Private | Public | Friend] [Static] Sub nombre [(lista_argumentos)] [instrucciones]

[Exit Sub]
[instrucciones]
End Sub
Por cierto, estas líneas indican cómo es la estructura de un procedimiento Sub. Los
elementos que están entre Paréntesis Cuadrados [ ] son opcionales.
Cuando hay varias palabras separadas por Barras Verticales |, nos está indicando que
podemos seleccionar una de ellas.
Según esto serían igual de válidas las sentencias:
Sub Procedimiento_01()
End Sub
Public Sub Procedimiento_02()

End Sub
Private Sub Procedimiento_03()

End Sub
Public Sub Procedimiento_04(Argumento1 As Double)

End Sub
Por supuesto que cada opción genera un código que se comportará de forma diferente. Es
igualmente válido el que ya hemos usado en la primera entrega.
End Sub

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Con una salvedad, este último es un tipo especial de Sub. Y es especial porque captura
el evento que se produce cuando de presiona el botón cmdSaludo de su formulario.
Recordemos que un Evento es un mensaje que envía Windows y en este caso es
capturado por Access.
En el módulo que hemos creado vamos a escribir el siguiente código:
Public Sub Circunferencia()
Dim Radio As Single Radio = 2.5
Debug.Print "Circunferencia = " & 2 * Pi * Radio
Debug.Print "Círculo = " & Pi * Radio ^ 2 & " m2"
End Sub
Ahora, en la ventana Inmediato escribe Circunferencia y presiona [Enter]
Efectivamente, en esa ventana se escribirá:
Circunferencia = 15,7079632679489
Círculo = 19,6349540849362 m2
Vamos a analizar un poco esto.
Hemos creado un procedimiento llamado Circunferencia. Este procedimiento es de los
de tipo Sub.
La primera línea es el encabezado.
Al hacerlo Public, dentro de un módulo estándar, permitimos que se pueda llamar desde
cualquier parte de la base de datos. Es un procedimiento público.
En la segunda línea declaramos la variable Radio, de tipo Single.
El tipo Single es un tipo de coma flotante, que ocupa 4 bytes, o lo que es lo mismo, 32
bits. En la siguiente línea asignamos a la variable el valor 2.5
Recuerdo que dentro del código, las comas separadores de decimales se ponen como
puntos.
La siguiente línea utiliza el método Printdel objeto Debug.
La forma de llamarlo es poniendo primero el objeto, a continuación un punto y después
el método.
Fijese que mientras lo escribes se les muestra una “Ayuda en línea” que les permite
seleccionar lo que quieres escribir.

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El objeto Debuges la propia ventana Inmediato.

El método Printimprime lo que se ponga a continuación.
Lo primero que imprime es una cadena, en nuestro caso "Circunferencia = " A
continuación vemos el operador & seguido de la expresión 2 * Pi * Radio Este operador
hace de “Pegamento” entre dos expresiones.
En este caso enlaza la cadena primera con el resultado de la operación 2 * Pi * Radio
Dando como resultado Circunferencia = 15,7079632679489
Lo mismo es aplicable a la siguiente línea.
Con End Sub se acaba el código del procedimiento.
- Esto está bien, pero sólo puede imprimir los datos de la circunferencia de radio
2,5, lo que no es gran cosa.
- Bueno, sí. Es un inicio.
- Ahora, modifico el procedimiento Sub, de la siguiente forma:
Public Sub Circunferencia(Radio As Single)
Debug.Print "Circunferencia = " & 2 * Pi * Radio
Debug.Print "Círculo = " & Pi * Radio ^ 2 & " m2"
End Sub
Fijense que la declaración de la variable Radio ya no se hace en el cuerpo del
procedimiento, sino en su cabecera.
Además ha desaparecido la línea en la que asignábamos el valor del radio.
¿Y cómo se utiliza esto?
No tiene ninguna complicación especial
Vamos a modificar la forma como llamamos desde la ventana Inmediato al
procedimiento, y escribimos
Circunferencia 2.5
El resultado es el mismo que en el caso anterior. Pero si escribimos
Circunferencia 7.8
Nos dará los valores correspondientes a una circunferencia de radio 7.8.
En este caso hemos utilizado un procedimiento con un único argumento. El argumento
es precisamente 7.8.
Si tuviera, por ejemplo 2, se escribirían separados por una coma
NombreProcedimiento Argumento1, Argumento2
Hay otro tipo de procedimientos de los que hemos hablado.
Se llaman procedimientos Function, las famosas Funciones.
Funciones
En la entrega anterior hemos visto una introducción a los procedimientos Sub.

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Otro de los tipos de procedimientos son los procedimientos Function, que al igual que
los procedimientos Sub están delimitados por Functiony End Function.
La principal diferencia entre un procedimiento Sub y un procedimiento Function es que
este último devuelve un valor.
Entre los dos delimitadores se escribe el código que va a realizar las tareas que
deseemos, y al final devolverá algún valor.
Son las llamadas Funciones.
Veamos la forma como lo explica la ayuda de Access.
Si vamos a la ventana Inmediato, escribimos Function, ponemos el cursor en lo escrito y
presionamos [F1], entre otras cosas nos aparece la sintaxis de su declaración:
[Public | Private | Friend] [Static] Function nombre [(lista_argumentos)] [As tipo]
[instrucciones]
[nombre = expresión] [Exit Function] [instrucciones]
[nombre = expresión]
End Function
Vemos que para declarar una función empezaríamos, por ejemplo poniendo la palabra
Public (si quisiéramos que la función sea accesible desde cualquier parte de Access) a
continuación la palabra Function, después abriríamos un paréntesis y pondríamos los
parámetros que necesitáramos, cerraríamos el paréntesis y finalmente pondríamos el
tipo de datos que devolvería la función.
Supongamos que quisiéramos escribir una función en la que pasándole el ángulo y el
radio, nos devolviera la longitud de un arco de circunferencia.
La cabecera de esta función sería:
Public Function Arco(Angulo As Single, Radio As Single) As Single
Hay un truco para que una línea con mucho texto se pueda dividir en varias líneas, sin
que deje de ser una única línea.
Se coloca al final de la línea que se quiere dividir un espacio en blanco y la raya de
subrayado.
Con ello la línea anterior se podría poner así:
Aquí declaramos la función como pública, para que se pueda utilizar desde cualquier
parte de la aplicación, siempre que se escriba en un módulo normal.
A continuación escribimos la palabra Function, seguida de su nombre, en este caso
Arco. Abrimos paréntesis y escribimos los dos parámetros que necesitamos, Angulo y
Radio, declarándolos del tipo Single (tipo numérico de coma flotante de 4 Bytes).
Cerramos el paréntesis y declaramos la función Arco también del tipo Single.
Si escribes la cabecera de la función en un módulo normal, veras que VBA, al igual que
pasaba con los procedimientos Sub, les añade automáticamente el final correspondiente,
es decir
End Function

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Con esto la función quedaría así:

Public Function Arco(Angulo As Single, Radio As Single ) As Single
End Function
Por ahora no es gran cosa, ya que no hace nada.
Permiteme que escriba el código completo de esta función y la explique paso a paso.
Como en la entrega anterior, voy a declarar la constante Pi como pública en la cabecera
del módulo, para que pueda ser utilizada por la aplicación.
Si ya la tuviera declarada en otro módulo este paso no sería necesario. El código sería el
siguiente:
Option Explicit
Public Const Pi as Double = 3.14159265358979
Arco = Pi * Radio * Angulo / 180
End Function
Aparte de la fórmula matemática de Trigonometría elemental, vemos lo siguiente.

Asignamos al nombre de la función Arco el resultado de la fórmula de la izquierda. Esto
hará que la función Arco devuelva el resultado de la operación matemática. Vamos a
centrarnos en lo que aparece entre Function y el final de la línea.
Vamos a probar la función.
Para ello escribiremos en la ventana Inmediato.
? Arco(360,1)
Supongo que ya no será sorpresa para ustedes la ayuda en línea que va prestando el
propio VBA de Access:
Tras completar la expresión, y darle a [Enter] nos escribirá: 6,283185 que es la longitud
de un arco de radio 1 y ángulo 360º, lo que equivale a la circunferencia completa.
Vamos a hacer un experimento: ¿Qué pasa si cambiamos la declaración de tipo de esta
función?

Microsoft Office
Vamos a cambiar el Single de la declaración de la cabecera, por Double.

Double es un número de coma flotante de más precisión que single (8 Bytes de Double
frente a 4 de single). La cabecera quedará así:
Public Function Arco(Angulo As Single, Radio As Single) As Double
Para ello escribiremos? Arco(360,1) en la ventana Inmediato, y presionamos [Enter].
Efectivamente la precisión ha aumentado, ya que el valor escrito ha sido:
6,28318530717958
Por ello si cambiamos ahora la cabecera:
Public Function Arco(Angulo As Double, Radio As Double) As Double
Se supone que los cálculos serán más precisos.
Efectivamente así es, pero en una aplicación crítica deberíamos jugar que el tipo de
precisión adecuada, para hacer la aplicación lo más ligera posible.
Si probamos a hacer el cambio vemos que en nuestra función, con los datos anteriores
apenas cambia el resultado. Pero ¿qué pasaría si estuviéramos programando la órbita de
una nave con destino a Marte? En este caso la precisión sería un elemento clave.
Actividad 5: Funciones en Formularios

Vamos a hacer una pequeña y elemental calculadora que nos permita sumar dos cifras.
Cerramos los módulos y creamos, ó abrimos un formulario en modo diseño.
Este formulario no lo enlazamos con ninguna tabla ni consulta. Ahora vamos a
deshabilitar el asistente para controles.
En la barra de controles, pulsamos en la “Varita mágica” para
deshabilitarla. Deberá quedar sin resaltar, como se indica en el
gráfico
Ponemos dos cuadros de texto en el formulario.
Por defecto, Access les pondrá un nombre semejante a Texto2 y Texto2. Vamos a
cambiar esos nombres.
Abrimos la hoja de propiedades, les recuerdo Ficha Diseño > Cinta Herramientas, ó
pulsando las teclas [Alt] + [Enter].
En la ficha [Otras] ponemos el cursor en la primera propiedad, que “casualmente” es la
propiedad Nombre. Ahí es donde, pulsando en los correspondientes cuadros de texto,
vamos a cambiar su nombre.
Les ponemos, al primer Cuadro de texto el nombre de txtSumando_1, y al segundo
txtSumando_2.
Ahora le vamos a poner un botón, cambiando su nombre , algo así como Comando5,
por cmdSumar, y su título ó texto del botón, por Sumar.
Al programar es muy importante que los objetos, variables, constantes, procedimientos,
etc. tengan nombres con cierto sentido.

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Si no fuese así, si más adelante tuvieras que revisar tu código, o si lo tuviese que hacer
otra persona, tendríais que invertir una gran cantidad de tiempo en averiguar qué es y
qué hace cada cosa en el código.
Más adelante hablaremos sobre normalización de código, pero fíjate que el nombre de
los cuadros de texto está precedido por las letras txt y el del botón por cmd.
Así si en un pedazo de código veo una palabra que empieza por cmd sé que se refiere a
un botón, y si empieza por txt sé que se refiere a un cuadro de texto.
Otro ejemplo: Los nombres de las etiquetas los suelo empezar por lbl. Estas son
convenciones de normalización “más ó menos” estándares.
A partir de este momento las iré aplicando al código y veréis como su uso se irá
convirtiendo en algo cada vez más natural.
A lo que íbamos.
Tenemos en un formulario los siguientes elementos:
txtSumando_1 Cuadro de texto
txtSumando_2 Cuadro de texto
cmdSumar Botón de comando
Probablemente al poner los cuadros de texto se nos hayan colocado dos etiquetas. D e
momento no vamos a cambiar su nombre, pero les vamos a poner como Título
Operando 1 y Operando 2
Ahora vamos a poner una etiqueta nueva, con título Resultado, y de nombre
lblResultado. Más de uno se habrá dado cuenta que lbl viene de Label (etiqueta en
inglés), txt de Text y cmd de Command.
A esta etiqueta le vamos a poner un texto un poco más grande y como color de texto el
rojo. ¿Pero qué quieres que hagamos con todo esto?
Tan simple como tener un formulario en el que escribir dos números en la s
correspondientes casillas, y que al pulsar un botón nos muestre su suma.
¿Y cómo sabe Access cuando se ha pulsado el botón y qué es lo que tiene que hacer?
Para eso utilizaremos el Evento Clic del botón cmdSumar.
Ya he comentado que un Evento es un “mensaje” que manda Windows, cuando pasa
algo, que puede ser captado por Access y a su vez reenviado a Windows con un código
que se tiene que ejecutar.
Seleccionamos el botón, y en la
[Hoja de Propiedades] pulsamos en
la pestaña Eventos. Seleccionamos
el cuadro correspondiente a “Al
hacer clic” y pulsamos en el
pequeño botón con tres puntos que
nos aparece.( Debe estar
desactivado el botón Asistente para
Controles )

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A continuación veremos una pequeña pantalla que nos permite seleccionar entre
 Generador de expresiones
 Generador de macros
 Generador de código
Lógicamente seleccionamos Generador de código, y pulsamos [Aceptar] ó doble clic

en [Generador de código].
Inmediatamente se nos abre el editor de código con el siguiente código
Option Explicit
Private Sub cmdSumar_Click() End Sub
El cursor estará seguramente posicionado entre las dos líneas.
¿Qué es esto?
Es el procedimiento que captura el evento Clic del botón cmdSumar.
Ahora lo que quiero es que tras poner un valor en cada uno de los cuadros de texto, si
pulsamos el botón, nos muestre el resultado de la suma en la etiqueta lblResultado.
El contenido de un cuadro de texto lo maneja su propiedad Value, que se puede leer y
escribir.
El contenido de una etiqueta (su título) lo maneja su propiedad Caption, y también es
de lectura y Escritura.
Escribimos lo siguiente
Private Sub cmdSumar_Click()
Me.lblResultado.Caption = Me.txtSumando_1.Value + Me.txtSumando_2.Value
End Sub
Que traducido “al cristiano” quiere decir:
Cuando se presione sobre el botón cmdSumar (evento clic) pon como título de la
etiqueta lblResultado (propiedad caption) el resultado de sumar el contenido (propiedad
Value) del cuadro de texto txtSumando_1y del cuadro de texto txtSumando_2.
El control Cuadro de texto es un TextBox y la Etiqueta un control Label. Bueno,
grabamos el código y el formulario y lo abrimos.

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Nos quedará algo así como
Si ahora introducimos, por ejemplo el valor 2 en el primer cuadro de texto, el valor 3 en

el segundo y presionamos el botón Sumar, nos llevamos una pequeña sorpresa:
¿Qué ha pasado?.
¿Por qué en vez de un 5 nos da 23? al fin y al cabo 2 más 3 son 5
Estas son algunas de las cosillas que desaniman a los principiantes…
No es que Access nos esté tomando el pelo. Recordemos que estamos hablando del
contenido de un [Cuadro de Texto], y que como tal todo lo que contiene lo interpreta
como texto.
Aunque hemos introducido un 2 para el control es como si introdujéramos el texto “2”.
Vamos a probar a introducir en el primer Cuadro de texto Pepe, y en el segundo
Gotera. Al presionar el botón nos da
Un par de párrafos más adelante veremos cómo solucionar este problema. Primero un
par de matizaciones sobre el código.
Tomemos el texto
Me.lblResultado.Caption
Vamos a desmenuzarlo.
Me representa el formulario al que pertenece el código.
Me.lblResultado
lblResultado representa a la etiqueta lblResultadodel formulario actual.
Me.lblResultado.Caption
Captionrepresenta a la propiedad Título de la etiqueta.

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La utilización de Me no es necesaria; pero facilita a la ayuda en línea el que te presente

las diferentes opciones a escribir.
Tomemos ahora el texto
Me.txtSumando_1.Value
Ya hemos visto que me representa al formulario.
Me.txtSumando_1
txtSumando_1 representa al cuadro de texto txtSumando_1
Me.txtSumando_1.Value
Value representa el contenido del cuadro de texto ó la propiedad Value. La propiedad
Value de los cuadros de texto tiene dos peculiaridades:
La primera es que es la propiedad por defecto del control.
Eso quiere decir, que si se escribe en el código el nombre del cuadro de texto, sin
especificar nada más, hará implícitamente referencia a la propiedad Value.
Por ello son equivalente es igual de válidos los siguientes códigos:
Me.lblResultado.Caption = Me.txtSumando_1.Value + Me.txtSumando_2.Value
lblResultado.Caption = txtSumando_1 + Me.txtSumando_2
He quitado las referencias al formulario Me y la propiedad Value. Cambiamos el código
anterior por éste:
Private Sub cmdSumar_Click()
lblResultado.Caption = txtSumando_1 + Me.txtSumando_2
End Sub
Ahora vamos a ejecutar el formulario, pero antes de presionar el botón de sumar
dejamos uno de los cuadros de texto sin nada escrito en él.
¡Un nuevo problema!...

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Esto hace referencia a la segunda peculiaridad de los cuadros de texto:

Si el cuadro de texto contiene algún valor, nos devolverá un texto con ese valor, pero si no
contiene nada nos devolverá el valor Nulo (Null).
Para poder funcionar así, la propiedad Value del cuadro de texto tiene que ser del tipo
Variant. Sí ese tipo de dato capaz de tragarlo todo.
Un valor nulo no es cero, ni una cadena de texto vacía. Un valor nulo en realidad se
corresponde al resultado del código ASCII 0.
Como uno de los cuadros de texto tenía el valor Nulo (Null), VBA no puede sumarlo al
contenido del otro cuadro de texto. Podríamos decir que un nulo no se puede sumar con
nada.
¿Pero qué tenemos que hacer para poder sumar los datos?
Primero deberíamos convertir los valores contenidos en los cuadros de texto a valores
numéricos.
Para efectuar esa conversión existe una función de VBA llamada Val(Valor)
Si escribimos en la ventana inmediato la palabra Val, ponemos en ella el cursor y
presionamos [F1] nos aparece la ayuda de la función Val.
Con la siguiente información:
Devuelve los números contenidos en una cadena como un valor numérico del tipo
adecuado.
Sintaxis
Val(cadena)
El argumento obligatorio cadena es cualquier expresión de cadena válida.
Vamos a hacer pruebas en la ventana Inmediato.
Escribimos las sucesivas expresiones y presionamos [Enter]
Expresión Resultado impreso
? "2" + "3" 23
?2+3 5
? Val("2") + Val("3") 5
? Val("12.234") 12,234
? Val(" 23 Caballos") 23
? Val(“Pepe”) 0
Declaracion de Variables
Una variable es un elemento del código que apunta a una dirección de memoria en
donde se almacena un dato.
Haciendo referencia a la variable se puede devolver el dato al que apunta e incluso
modificarlo.

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Las constantes son similares a las variables, sólo que su contenido se le asigna en el
momento en el que se declaran, y después no es posible cambiarlo.
Hay tres temas que debemos considerar en una variable
El nombre de la variable
El tipo de dato al que apunta
El ámbito en el que es visible.
Construcción del nombre de una variable (o constante).

Nombre
El nombre de una variable está compuesto por caracteres ASCII. Para su construcción
hay que ceñirse a las siguientes reglas:
• No se pueden usar caracteres que tienen un uso especial en Access, como son
el Punto “.”, los paréntesis “(“ “)”, la barra vertical “|”, o los caracteres que se
pueden utilizar como operadores; entre ellos
+ - / * < >.
• Una variable debe empezar por una letra ó por el signo de subrayado
Estos nombres serían correctos, lo que no quiere decir que sean aconsejables.
A123456 _Pepe R2P2
• El nombre de una variable no puede tener espacios en blanco.
Por ejemplo no sería válido el nombre Apellidos Nombre.
En cambio sí sería válido Apellidos_Nombre ó ApellidosNombre.
• Una variable puede terminar con un carácter de declaración de tipo
%&!#@$
Estos caracteres sólo se pueden usar al final del nombre de la variable.
Nota: Estos caracteres también se pueden usar para declarar el tipo de dato
que devuelve una función.
Por ejemplo esta cabecera de función sería válida:
Public Function Nombre$()
Que sería equivalente a:
Public Function Nombre() As String
• No se puede usar como nombre de variable una palabra reservada de VBA.
Por ejemplo no se pueden usar String, integer, For, If como nombres de
variable.
• El nombre de una variable puede tener hasta 255 caracteres - aunque yo de ti no
lo intentaría forastero -.
• No se pueden declarar dos variables con el mismo nombre dentro del mismo
procedimiento o en la cabecera de un mismo módulo.

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Tipos de datos
Además de las Variables hay otra serie de elementos que manejan datos, como son la s
Constantes, Procedimientos Sub y procedimientos Function que son capaces de
manejar datos de distintos tipos, e incluso las funciones que devuelven datos.
Pero ¿qué tipos de datos podemos manejar? Y ¿qué características tienen? Hay varios
tipos de datos.
Entre ellos podemos definir
 Numéricos Booleanos Fecha / Hora
 De texto (cadenas) Variant
 De objeto
 Registros de datos definidos por el usuario
Datos numéricos
Existen dos familias de datos numéricos:
Datos numéricos de número entero
Datos numéricos de coma flotante.
Números Enero
Como datos enteros tenemos los siguientes tipos:
Por Sufijo entendemos un carácter de definición de tipo que se puede añadir a la

Variable ó Constante, para definir el tipo al que pertenece.
Por ejemplo: Dim Valor Long
Declara implícitamente la variable ValorLong como Long.
Esta declaración equivale a la siguiente
Dim ValorLong as Long
Si hubiéramos hecho Dim ValorLong a secas, la variable ValorLong se hubiera
declarado como Variant.
Prefijo
Por prefijo entenderemos el conjunto de letras que “es aconsejable” poner delante
del nombre de una variable, para indicarle a la persona que escribe, ó lee, el
código, el tipo de dato que contiene una variable.
La ventaja de utilizar estos métodos se aprecia inmediatamente. Así, sólo con leer
que una tiene como nombre lngDiasTrabajados podríamos deducir que es una
variable de tipo Long que probablemente sirva para manejar los días trabajados.

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Si en una línea de código aparece el nombre cmdSalir, podríamos deducir que es

un botón de comando que probablemente sirva para salir de un formulario u otro
sitio.
Igualmente lblNombre es una etiqueta y txtApellido1 es un cuadro de texto. Ya
iremos viendo estas cositas poco a poco.
Repito que los prefijos, int, lng, txt, lbl, cmd, etc. no modelan el tipo de contenido
de la variable, sino que sirven como información adicional para la persona que
escribe ó lee el código.
Números de Coma Flotante

Los números de coma flotante son unos tipos de datos que admiten valores no
enteros. Por ejemplo estos son valores de coma flotante:
3.14159265358979 2.71828182845905 2856.1# 4.00!
Como datos de coma flotante tenemos los siguientes tipos:
Por Sufijo entendemos un carácter de definición de tipo que se puede añadir a la

Variable Para el manejo de valores monetarios se suele utilizar el tipo Currency.
Este tipo no da errores de redondeo y permite manejar hasta magnitudes de 15
dígitos exactos en su parte entera. En posteriores capítulos haremos mención a
algunos errores de redondeo que pueden llegar a dar los tipos de coma flotante.
Tipo Decimal
El tipo Decimal es un tipo muy especial. Permite trabajar con hasta 29
dígitos enteros exactos ó hasta con 28 dígitos exactos en su parte
decimal.
Es un tipo con muy poco uso en Access, ya que normalmente no se
necesita ese tipo de precisión, y además resulta engorroso su uso.
Tipo Date
El tipo Date es un tipo de dato adecuado para manejar datos de tipo
Fecha / Hora.
El valor 0 representa las 0 horas del 30 de diciembre de 1899.
La parte entera representa el número de días que han pasado desde esa
fecha. La parte decimal representa el tanto por 1 de día adicional que ha
pasado.

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Por ejemplo, ahora son las 18 horas 15 minutos 30 segundos del 20 de

enero del 2005
Internamente este dato lo guarda como 38372,7607638889.
¿Qué quiere decir?
Han pasado 38372 días desde las 0 horas del 30 de diciembre de 1899
Pero además ha transcurrido 0,7607638889 días, lo que equivale a 18
horas 15 minutos 30 segundos frente a 24 horas
Si pasamos la hora actual a segundos nos da 3600 * 18 + 15 * 30 + 30
65730 segundos
Un día completo tiene 3600 seg/hora * 24 horas = 86400
Si dividimos 65730 entre 86400 nos da aproximadamente 0,7607638889
Para ver cómo utilizar un tipo date, vamos a crear un procedimiento Sub
en un módulo estándar que nos permita ver lo explicado en las líneas
anteriores.
En realidad un tipo Date es un tipo Double y como él utiliza 8 Bytes. Por
cierto, el prefijo para indicar que es tipo Datees dat.
Su código será el siguiente
Public Sub PruebaTipoDate()

Dim datFechaActual As Date
Dim datSemanaProxima As Date
Dim datAyer As Date
Dim datMañana As Date
datFechaActual = #1/20/2005 6:15:30 PM#
datSemanaProxima = datFechaActual + 7
datAyer = datFechaActual - 1
datMañana = datFechaActual + 1
Debug.Print "Tipo Doble", CDbl(datFechaActual)
Debug.Print "Ahora", datFechaActual
Debug.Print "Próx. Semana", datSemanaProxima
Debug.Print "Ayer", datAyer
Debug.Print "Mañana", datMañana
End Sub
Si desde la ventana inmediato escribimos

PruebaTipoDate y presionamos [Enter] nos mostrará:
Tipo Doble 38372,7607638889
Ahora 20/01/2005 18:15:30
Próx. Semana 27/01/2005 18:15:30
Ayer 19/01/2005 18:15:30
Mañana 21/01/2005 18:15:30

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Tipo Boolean (boleano)

El tipo Boolean (boleano) es un tipo de dato adecuado para manejar datos
de tipo Sí / No, True / False.
Sorprendentemente el tipo Boolean ocupa 2 Bytes, supongo que por
compatibilidad con otros tipos.
Es como si estuviera definido como de tipo Integer, y como veremos,
algo de esto hay. El prefijo para un boleano es bln.
A una variable Boleana se le puede asignar un valor de varias formas
Por ejemplo esto sería correcto:

Public Sub PruebaTipoBoleano()
Dim blnDatoBoleano As Boolean
blnDatoBoleano = True
Debug.Print "Valor True " & blnDatoBoleano
blnDatoBoleano = False
Debug.Print "Valor False " & blnDatoBoleano
blnDatoBoleano = -1
Debug.Print "Valor -1 " & blnDatoBoleano
blnDatoBoleano = 0
Debug.Print "Valor 0 " & blnDatoBoleano
blnDatoBoleano = 4
Debug.Print "Valor 4 " & blnDatoBoleano
Debug.Print "Valor entero de Verdadero " & CInt(blnDatoBoleano)
End Sub
Este código nos mostrará en la ventana Inmediato

Valor True Verdadero
Valor False Falso
Valor -1 Verdadero
Valor 0 Falso
Valor 4 Verdadero
Valor entero de Verdadero -1
Nota: La instrucción CInt(blnDatoBoleano) convierte a un valor Entero el
contenido de la variable blnDatoBoleano.
Para asignar a una variable booleana el valor falso le podemos asignar
False ó 0.
Para asignarle cierto lo podemos hacer pasándole directamente True ó
cualquier valor numérico diferente de Cero, incluso aunque sea de
coma flotante.
Si convertimos el contenido de una variable Boleana que contenga True a
un valor numérico, nos devolverá -1.

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Tipo String (cadena)

El tipo String está especializado en almacenar datos de tipo Cadena
(Texto). El carácter para definir el tipo es el signo de Dólar $.
Hay dos tipos String
• String de longitud variable
• String de longitud fija
Para asignar una cadena de longitud variable, la declaración se hace de
forma similar al resto de los tipos
Dim strNombre As String
Dim strNombre$
Public strNombre As String
Private strNombre As String
Para declarar una variable como de longitud fija se utiliza el asterisco (*) y
a continuación el número de caracteres que va a contener
Dim strCuentaCorriente As String * 20
Para declarar cadenas de longitud fija no se puede usar el carácter $. Por
ejemplo, esto daría error
Dim strCuentaCorriente$ * 20
Una cadena de longitud variable podría en teoría almacenar hasta 2^31
caracteres, es decir unos 2000 millones de caracteres. Lógicamente
siempre que el PC tuviera suficiente memoria.
Una cadena de longitud fija puede contener hasta 65536 caracteres (64
KBytes). Si por ejemplo hacemos:
Dim strCliente As String * 40
strCliente = "Pepe Gotera"
strCliente contendrá la cadena Pepe Gotera seguida de 29 espacios en
blanco (para completar los 40 que debe contener la variable.
Tipo Variant
El tipo Variant es un tipo de dato que puede contener prácticamente
cualquier tipo de datos. El prefijo que se suele utilizar para identificar una
variable Variantes var.
Hay excepciones, por ejemplo no puede contener una cadena de
longitud fija.
Cuando declaramos una variable o escribimos la cabecera de una función,
sin especificar el tipo que va a contener ó devolver, implícitamente la s
estamos declarando como de tipo Variant.
Si declaramos una constante, sin especificar su tipo, el tipo que
tome lo hará en función del dato que le asignemos en la propia
declaración.

Microsoft Office
Por ejemplo si declaramos en la cabecera de un módulo estándar

Global Const conEmpresa = "Manufacturas ACME s.l." Hace
que la constante conEmpresa se configure como del tipo String.
He usado aquí el modificador de alcance Global. Este
modificador del Alcance de la variable sería, en este caso,
equivalente a haber utilizado Public.
Las declaraciones de constante siguientes serían equivalentes a
la anterior
Public Const conEmpresa = "ACME s.l."
Public Const conEmpresa As String = "ACME s.l."
Public Const conEmpresa$ = "ACME s.l."
La forma de declarar una variable explícitamente como Variant es la
siguiente.
ModificadorDeAlcanceNombre As Variant
Dim varMiVariable As Variant
Ya hemos dicho que si se declara una variable sin especificar su tipo,
implícitamente la declara como Variant.
La última declaración sería equivalente a
Dim varMiVariable
Declaraciones múltiples en una línea.

VBA permite declarar múltiples variables en una misma línea de código. La forma
correcta de hacerlo sigue esta estructura:
Alcance Variable1 As Tipo, Variable2 As Tipo, Variable3 As Tipo
Por ejemplo, esto sería correcto
Dim lngUnidades As Long, strNombre As String
Otros lenguajes de programación permiten hacer una declaración del siguiente estilo:
Dim strNombre, strApellido1, strApellido2 As String
Tras esto las tres variables serían del tipo String.
En cambio en VBA, si hubiéramos declarado así las variables, strNombrey
strApellido1serían del tipo Variant, y strApellido2 sería del tipo String.
Valores por defecto

Cuando declaramos una variable, ésta se inicializa con un valor por defecto.
Dependiendo del tipo de dato de la variable el valor que tome por defecto será diferente.
Las variables de tipo numérico toman el valor 0
Las de tipo fecha también el valor 0, que se corresponde a las 0 horas del 30 de
diciembre de 1899.

ic ón con VBA
Las de tipo boleano el valor False, ó 0. Las de tipo cadena la cadena vacía "". Las de
tipo variant, el valor Empty.
Ámbito ó alcance de una declaración

Hemos visto varias instrucciones que afectan al alcance ó visibilidad de una Variable,
Constante o Procedimiento.
Estas instrucciones son:
Dim Public Global Private
Hay otras formas de declarar Variables como son las instrucciones:
Static
Friend
Dim
Si la instrucción Dim se utiliza para declarar una variable en la cabecera de un módulo,
esa variable sólo será “visible” por los procedimientos que estén dentro de ese módulo.
De forma semejante, si la instrucción Dim se utiliza dentro de un procedimiento, esa
variable sólo podrá ser vista por el código del interior del procedimiento.
Private
La instrucción Private se suele utilizar para definir de forma explícita que una
constante, variable o procedimiento sólo van a ser visibles desde dentro de un módulo.
Se suele utilizar para la declaración de variables y constantes en las cabeceras de
módulos, así como para definir el alcance de los procedimientos de ese módulo.
Dentro de un procedimiento se usa Dimen vez de Private.
Public
La instrucción Public se suele utilizar para definir que una constante, variable o
procedimiento van a ser visibles desde cualquier parte de la aplicación.
Se suele utilizar para la declaración de variables y constantes en las cabeceras de
módulos, así como para definir el alcance de los procedimientos de ese módulo.
Por ello no es factible declarar una variable como Publicdentro de un procedimiento.
Sí se puede en cambio, declararla en la cabecera de cualquier módulo estándar o de
clase.
Nota: Una aclaración respecto a los elementos declarados en un módulo de clase.
Si declaramos una variable, constante ó procedimiento como Public en un módulo de
clase, por ejemplo en un formulario, para poder usarlo hay que hacerlo a través de una
Instancia de ese módulo de clase.

Microsoft Office
A las variables y constantes públicas de un módulo de clase, así como a los

procedimientos Property, se les llama Propiedades de la clase.
Al resto de los procedimientos de la clase que sean públicos se les llama
Métodos de la clase.
Cuando veamos las clases, veremos que una instancia es un ejemplar de una clase.
La clase como tal es el propio código, pero una instancia es un objeto creado mediante
la clase. Se que es un poco críptico, pero más adelante lo entenderéis sin problema.
Por ejemplo una instancia de un formulario es el propio formulario, o si tenemos la
clase Persona y creamos una persona llamada Pepe, la instancia de la clase es Pepe.
Si hemos declarado una variable, por ejemplo Nombre como Public para poder usarla
deberemos hacer referencia a ella mediante la instancia de la clase, que es Pepe
Pepe.Nombre
Lo mismo ocurriría si hemos declarado como public la función Edad, es decir el
método Edad.
Pepe.Edad
Así mismo, si en el formulario Pedidos declaramos datFechaUltimoPedido
comoPublic, para acceder a ese dato lo tenemos que hacer a través del propio
formulario.
Pedidos.datFechaUltimoPedido
Desde el código del formulario, no es necesario hacer referencia al mismo formulario,
aunque sí puede hacerse utilizando la palabra clave Me, que es una variable declarada
implícitamente y que representa a la instancia de la clase u objeto creado mediante la
clase.
Desde el propio formulario sería lo mismo
Me.datFechaUltimoPedido
que
datFechaUltimoPedido
No tenéis por qué entender todo esto todavía. Lo iré comentando poco a poco y lo
desarrollaré en la entrega en la que hablemos de las Clases.
Global
La instrucción Global se utiliza de forma semejante a Public, dentro de módulos
estándar.
La instrucción With
Si observamos el código del procedimiento PruebaRegistro de la página anterior, vemos
que, tanto para asignar valores a los atributos de la variable Vendedor, he utilizado la
instrucción With, acompañada de su complemento End With.

ic ón con VBA
Esto nos permite evitarnos tener que repetir de reiterativamente el nombre Vendedor en
cada línea de asignación ó lectura.
Entre With Vendedor y End With al escribir el punto se supone que estamos utilizando
atributos del registro Vendedor.
Este tipo de sintaxis ayudados por la instrucción With, se puede utilizar no sólo con
Variables Registro, sino también con todo tipo de objetos, como veremos
posteriormente.
Estructuras de Control.
Las estructuras de control son segmentos de código que nos permiten tomar decisiones
en base a unos datos dados, o repetir procesos (bucles) mientras sucedan determinada s
condiciones en los parámetros controlados por el código.
Ya hemos comentado algunas de ellas en las entregas anteriores.
Estas estructuras vienen determinadas por una serie de instrucciones, entre las qu e
destacaremos:
Estructuras de Decisión
 If . . . . Then
 If . . . . Then . . . . Else
 IIF
 Select . . . . Case
Estructuras de Bucle
 For . . . . Next
 For Each . In . . . . Next
 Do . . . . Loop
Nota:
Antes de seguir adelante, adoptaré el sistema habitual para las expresiones de la sintaxis
de una sentencia.
Las partes de código situadas entre corchetes []son opcionales.
De las partes contenidas entre Llaves {}hay que seleccionar una de ellas.
Estructuras de Decisión.
La Instrucción If
Permite ejecutar un grupo de instrucciones de código, en función de que el valor de una
expresión sea Cierta o Falsa True/ False.
La forma más básica de esta instrucción es:
If condición Then [instrucciones]

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Condición debe ser una expresión, numérica, relacional ó lógica que devuelva True ó
False
Por ejemplo:
If Divisor<>0 then Cociente = Dividendo/Divisor
Si el valor de la variable Divisor es diferente a Cero, entonces haz que la variable
Cociente tome el valor de la división entre la variable Dividendoy la variable Divisor.
Esta forma de la instrucción If sólo se puede poner en una única línea de código, aunqu e
admite múltiples instrucciones separadas por los dos puntos ":".
If Divisor<>0 then C = Dividendo/Divisor : Debug.print C
Segunda forma
If condición Then
[instrucciones]
End If
El ejemplo anterior podría haberse escrito:
If Divisor<>0 then
Cociente = Dividendo/Divisor
End If
Esta forma permite la ejecución de varias líneas de sentencias entre Then y End If.
Esta sintaxis es preferible a la primera, ya que genera un código más claro de
interpretar.
La instrucción If permite ejecutar otro grupo de sentencias, si el resultado de la
evaluación de la expresión fuera falso.
If condición Then
[instrucciones para el caso de que condición sea
True]
Else
[instrucciones para el caso de que condición sea
False]
End If
Ejemplo:
Public Sub PruebaIf01()
Dim Dividendo As Single
Dim Divisor As Single
Dim Cociente As Single
Dividendo = 4
Divisor = 2
If Divisor <> 0 Then
Cociente = Dividendo / Divisor
Debug.Print Cociente
Else
MsgBox "No puedo dividir entre cero", vbOKOnly +
vbCritical, "División por cero"

ic ón con VBA
End If
End Sub
En este caso, como Divisor <> 0 devuelve False, se ejecutará la línea que aparece entre
Else y End If, con lo que mostrará el mensaje de error.
Estas sentencias admiten aún un modo adicional, y es usar Else If. Es una nueva
evaluación tras una anterior que da como resultado falso.
Supongamos que queremos hacer una función que devolviera el Nombre de provincia
en función de un código. Acepto por adelantado que habría otras formas más adecuadas,
pero es sólo un ejemplo.
Ejemplo:
Public Function Provincia(ByVal Codigo As Long) As String
If Codigo < 1 Or Codigo > 52 Then
Provincia = "Código de provincia incorrecto" ElseIf Codigo = 1
Then
Provincia = "Álava"
ElseIf Codigo = 8 Then
Provincia = "Barcelona" ElseIf Codigo = 20 Then
Provincia = "Guipuzcoa"
Provincia = "Madrid" ElseIf Codigo = 31 Then
Provincia = "Navarra" ElseIf Codigo = 31 Then
Provincia = "Navarra" ElseIf Codigo = 26 Then
Provincia = "La Rioja" ElseIf Codigo = 48 Then
Provincia = "Vizcaya"
Provincia = "Zaragoza"
Else
Provincia = "Otra Provincia"
End If
End Function
Con este código Provincia(31)devolvería “Navarra”
Las instrucciones Ifse pueden anidar, (poner unas dentro de otras).
If comparación1 Then
[Instrucciones de 1]
If comparación2 Then
[Instrucciones de 2] End If
End If
La Función IIf
Es una función similar a la estructura If . . Then . . Else
Devuelve uno de entre dos valores, en función del resultado de una expresión: Su
sintaxis es
IIf(expresión, ValorTrue, ValorFalse)

Microsoft Office
Se evalúa la expresión y si es True, devuelve ValorTrue; caso contrario devuelve

ValorFalse. Por ejemplo
Public Function EsPar(ByVal Numero As Long) As Boolean
EsPar = IIf(Numero Mod 2 = 0, True, False)
End Function
La función IIF, en este caso, sería igual a hacer
Public Function EsPar2(ByVal Numero As Long) As Boolean
If Numero Mod 2 = 0 Then
EsPar2 = True
Else
EsPar2 = False
End If
End Function
Nota:
El operador Mod devuelve el resto de dividir Numeroentre 2.
La Instrucción Select Case

Con If . . Then es posible crear estructuras de decisión complejas como hemos visto en
la función Provinciade un ejemplo anterior.
El que sea posible ni impide que resulte un tanto “Farragoso”.
Para este tipo de casos existe en VBA la instrucción Select Case que simplifica esas
operaciones, creando un código más potente, ordenado y claro.
Si vemos la ayuda de Acces podemos leer que la sintaxis de SelectCasees:
Select Case expresión_prueba [Case lista_expresion-1 [instrucciones-1]] ...
[Case lista_expresion-2
[instrucciones-2]] ...
--------
[Case lista_expresion-n
[instrucciones-n]] ...
[Case Else [instrucciones_else]] End Select
expresión_prueba debe ser una variable, o expresión que devuelva una cadena ó un
número.
lista_expresion son una serie de valores, del tipo que da expresión_prueba.
Si expresión_prueba coincide con alguno de los valores de lista_expresion, se
ejecutarán las instrucciones que existen a continuación, hasta llegar al siguiente Case, ó
End Select.
A partir de este punto se saldría de la estructura y se seguiría con el siguiente código.
Si no se cumpliera la condición de ninguno de los Case lista_expresion, y hubiera un
Case Else, se ejecutarían las líneas de código contenido a partir de Case Else.
Ejemplo de las expresiones que pueden estar contenidas en las lista_expresion:

ic ón con VBA
Case 3
Case 3, 5, 6, 7
Case 1 To 8, 0, -5
Case Is < 8
Case Is > 3
Case Is >= lngDias
Case "A", "B", "C", "Z"
Voy a poner un ejemplo para clarificarlo:
Supongamos que queremos crear una función que nos cualifique el tipo de los pagarés
de los clientes en función del tiempo que queda hasta su cobro.
La función recibirá como parámetro la fecha del vencimiento. Si la fecha es anterior al
día de hoy, deberá devolver la cadena “Pago vencido”. Si es del día de hoy “Vence
hoy”, si quedan entre 1 y 3 días “Cobro inmediato”, si menos de 31 días “Corto
Plazo” si son menos de 181 días “Medio Plazo” y si es mayor “Largo Plazo”
La función podría ser ésta:
Public Function TipoVencimiento( _ Vencimiento As Date) As String
Dim lngDias As Long
' Date devuelve la fecha de hoy
lngDias = Vencimiento - Date
Select Case lngDias
Case Is < 0 ' Si lngDias es menor que cero
TipoVencimiento = "Pago vencido"
Case 0 ' Si es cero
TipoVencimiento = "Vence hoy"
Case 1, 2, 3 ' De 1 a 3
TipoVencimiento = "Cobro inmediato"
Case 4 To 30 ' De 4 a 30
TipoVencimiento = "Corto Plazo"
Case 31 To 180 ' De 31 a 180
TipoVencimiento = "Medio Plazo"
Case Else ' Si ninguno de los anteriores
TipoVencimiento = "Largo Plazo"
End Select
End Function
Aquí mostramos algunas de las posibilidades de elaboración de la lista_expresion.
Case Is < 0
Is se puede utilizar junto con operadores de comparación. Estos operadores son
= Igual a
< Menor que
<= Menor ó igual que
> Mayor que
>= Mayor ó igual que
<> Diferente que
Se pueden poner diferentes expresiones separadas por comas

Microsoft Office
Esta línea sería válida:

Case Is < 0, 4, 8, is > 10
Se ejecutarían las lineas correspondientes al Case para cualquier valor que sea menor
que 0, mayor que 10 ó si su valor es 4 u 8.
Este sistema también puede aplicarse a cadenas de texto.
Supongamos que queremos clasificar a los alumnos de un colegio en 4 grupos, en
función de su apellido.
Aquéllos cuyo apellido empiece por una letra comprendida entre la A y la D
pertenecerán al grupo 1, entre la E y la L al grupo 2, entre la M y la P al 3 y entre la Q y
la Z al 4.
La función sería
Public Function Grupo(ByVal Apellido As String) As Long
Apellido = Trim(UCase(Apellido))
Select Case Apellido
Case Is < "E" : Grupo = 1
Case "E" To "LZZZZ" : Grupo = 2
Case "M" To "PZZZZ" : Grupo = 3
Case "Q" To "TZZZZ" : Grupo = 3
Case Is >= "U" : Grupo = 4
End Select
End Function
Estructuras de Bucle.
Las Instrucciones For - - - Next
Supongamos que tenemos que construir una función que nos devuelva el Factorial de un
número.
Recuerdo que Factorial de n es igual a 1*2*3* . . . *(n-1)*n, para n entero y mayor que
cero.
Adicionalmente se define que Factorial de Cero tiene el valor 1. Cómo se haría esta
función:
Public Function Factorial(ByVal n As Integer) As Long
Dim i As Integer
Factorial = 1
For i = 1 To n
Factorial = Factorial * i
Next i
End Function
Efectivamente funciona, ya que Factorial devuelve resultados correctos para valores de
nentre 0y 12.
Pero esta función no sería operativa para un uso profesional ya que tiene una serie de
fallos. Por ejemplo, si hacemos Factorial(-4) devuelve el valor 1, lo que no es correcto,

ic ón con VBA
ya que no existe el factorial de un número negativo. Igualmente podemos pasarle

valores superiores a 12, que nos darían un error de desbordamiento, ya que 13! Supera el
alcance de los números Long. Probar haciendo en la ventana inmediato ? Factorial(13).
Observar este código:
Public Function Factorial(ByVal n As Integer) As Long
Dim i As Integer
Select Case n
Case Is < 0
MsgBox "No existe el factorial de un número negativo", vbCritical
+ vbOKOnly, " Error en la función Factorial" Exit Function
Case 0
Factorial = 1
Exit Function
Case 1 To 12
Factorial = 1
For i = 1 To n
Factorial = Factorial * i
Next i
Case Else
MsgBox "Número demasiado grande", vbCritical + vbOKOnly,
"Error en la función Factorial"
Exit Function
End Select
End Function
He puesto una serie de sentencias Case para filtrar los valores que darían resultados
incorrectos, o producirían error, avisándole al usuario de que ha tratado de utilizar la
función Factorialcon unos valores fuera de su rango válido.
Así el mayor valor lo obtenemos de
12! = 479.001.600
El tener como rango válido del 0 a 12 ¿no resulta un poco corto ?. Dependiendo para
qué, sí.
Supongamos que estemos programando un sistema estadístico que hace uso de cálculos
combinatorios grandes. Probablemente esta función no serviría, aunque se podrían usar
trucos para saltarse sus limitaciones.
El problema surge porque el resultado supera el rango de los números Long, pero en el
Capítulo 5º, y también en el Apéndice 01, vemos que existen dos tipos de números que
superan esa limitación. Uno es el de los Currencyy el otro el de los Decimal.
Vamos a cambiar el código para trabajar con Currency:
Public Function FactorialCurrency(ByVal n As Integer) As Currency
Dim i As Integer
Select Case n
Case Is < 0
MsgBox "No existe el Factorial de un número negativo",
vbCritical + vbOKOnly, " Error en la función FactorialCurrency"

Microsoft Office
Exit Function
Case 0
FactorialCurrency = 1
Exit Function
Case 1 To 17
FactorialCurrency = 1
For i = 1 To n
FactorialCurrency = FactorialCurrency * i
Next i
Case Else
"Error en la función FactorialCurrency"
Exit Function
End Select
End Function
Ahora nos permite trabajar desde 0 a 17.
17! = 355.687.428.096.000
Esta ya es una cifra importante. Pero supongamos que nos contrata el Fondo Monetario
Internacional, para hacer unos estudios estadísticos a nivel mundial.
Es posible la capacidad de calcular hasta el factorial de 17, se nos quede corta.
Para ello echamos mano de un tipo numérico de rango aún más alto. El tipo Decimal.
El tipo Decimal tiene la particularidad de que VBA no puede trabajar directamente con
él.
La variable que lo vaya a contener debe ser primero declarada como Variant, y luego
convertida a Decimal.
Public Function FactorialDecimal(ByVal n As Integer) As Variant
Dim i As Integer
Dim Resultado As Variant
' Aquí hacemos la conversión de Variant a Decimal
Resultado = CDec(Resultado)
Select Case n
Case Is < 0
MsgBox "No existe el factorial de un número negativo", vbCritical
+ vbOKOnly, " Error en la función Resultado"
Exit Function
Case 0
FactorialDecimal = 1
Exit Function
Case 1 To 27
Resultado = 1
For i = 1 To n
Resultado = Resultado * CDec(i)
Next i
Case Else

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"Error en la función FactorialDecimal"
Exit Function
End Select
FactorialDecimal = Resultado
End Function
La función FactorialDecimal, trabaja en el rango de 0!a 27!.
27! = 10888869450418352160768000000
Es decir con 29 cifras exactas.
Una puntualización respecto al tipo Decimal. El tipo decimal no es el que permite un
rango mayor de valores; es el que permite un rango de valores con más cifras exactas.
Los bucles del tipo For - - Nextse pueden anidar (Poner unos dentro de otros).
Por ejemplo, supongamos que tenemos que generar un procedimiento que nos imprima
las tablas de multiplicar que van del 1 al 10.
Public Sub TablasDeMultiplicar()
Dim n As Integer, m As Integer
For n = 1 To 10
Debug.Print "-----------"
For m = 1 To 10
Debug.Print n & " x " & m & " = " & n * m
Next m
Next n
End Sub
Para cada valor que tomara n, ejecutaría el bucle completo de For m --- Next m.
imprimiendo en la ventana Inmediato los resultados de las tablas
- - -
- - -
9 x 8 = 72
9 x 9 = 81
9 x 10 = 90
-----------
10 x 1 = 10
10 x 2 = 20
10 x 3 = 30
10 x 4 = 40
10 x 5 = 50
10 x 6 = 60
10 x 7 = 70
10 x 8 = 80
10 x 9 = 90
10 x 10 = 100
En los ejemplos anteriores hemos utilizado la estructura más típica de VBA para la
creación de Bucles.

Microsoft Office
La instrucción For m --- Next m., repite el código contenido entre la línea que contiene
la palabra Fory la línea que contiene a su correspondiente Next.
Su sintaxis es
For contador = principio To fin [Step incremento] [instrucciones]
[Exit For]
[instrucciones]
Next [contador]
Contador es una variable numérica que irá tomando sucesivos valores, con incrementos
ó decrementos iguales al valor de incremento.
Si no se pusiera el valor incremento, contadoriría creciendo en una unidad cada vuelta.
El código se irá repitiendo hasta que contador tome el valor de fin, ó se encuentre con la
instrucción Exit For.
En el siguiente ejemplo, el bucle For Next se ejecutará hasta que lngSuma sea mayor que
100, momento en que saldrá del bucle o se imprima el número de impares especificado
en el parámetro Numero. Si el parámetro Numero fuese cero ó menor, se sale
directamente del procedimiento sin ejecutarse el bucle.
Public Sub ImprimeImpares(Numero As Long) Dim i As Long
Dim lngImpar As Long
Dim lngSuma As Long
If Numero < 1 Then
Exit Sub
End If
For i = 1 To Numero
lngImpar = 2 * i - 1
lngSuma = lngSuma + lngImpar
If lngSuma > 100 Then
Exit For
End If
Debug.Print i & " - " & lngImpar & " - " & lngSuma
Next i
End Sub
La llamada al procedimiento se haría, por ejemplo para 4 impares
ImprimeImpares 4
Después de la palabra Next, no es imprescindible escribir el nombre de la variable que
sirve como contador. Por ejemplo este bucle es válido a pesar de no escribir Next i:
For i = 1 To 10
Debug.Print i
Next
Las Instrucciones Do - - - Loop

Do [{While | Until} condición] [instrucciones]
[Exit Do]

ic ón con VBA
[instrucciones]
Loop
O con esta otra sintaxis:
Do
[instrucciones] [Exit Do] [instrucciones]
Loop [{While | Until} condición]
Veamos la primera forma:
Después de Do nos permite seleccionar Whilecondición, ó Untilcondición.
Si ponemos While, después de Do el bucle se ejecutaría mientras la condición sea cierta.
Si escribimos Until, el bucle se ejecutaría hasta que la condición sea cierta.
Si la condición no fuese cierta no se ejecutaría el bucle tanto si hemos puesto While,
como si hubiéramos escrito Untildespués de Do.
Por lo tanto podría ocurrir, tanto con Whilecomo con Untilen función del resultado de
Condición, que no se llegara a ejecutar el bucle ni una sola vez.
Si deseáramos que siempre se ejecutara al menos una vez el bucle, deberíamos usar
While ó Until después de Loop.
Supongamos que queremos escribir una función a la que pasándole un número entero
positivo, nos indique si ese número es ó no primo.
Supongo que no hará falta recordaros que un número primo es aquél que sólo es
divisible por 1 ó por sí mismo.
Este es el método que voy a emplear. – Sí. Ya se que no es el óptimo:
Dividir el número entre valores enteros, empezando por el dos, y a
continuación por los sucesivos valores impares, hasta que encontremos un
valor que divida de forma exacta al número a probar (su resto = 0).
Si el resto de la división da cero indica que el número es divisible por ese valor,
por lo que el número no será primo y deberemos salir del bucle.
Seguir con el ciclo mientras el valor por el que se va a dividir el número no
sea mayor que la raíz cuadrada del número.
Necesitáis saber que en VBA, el operador que devuelve el resto de una división es Mod.
Si dividimos 17entre 3da de resto 2 17 Mod 3 2
Ya sé que este código es manifiestamente mejorable, pero funciona y me viene bien
para el ejemplo con Do Loop.
Funciona si el número que probamos es menor ó igual que 2.147.483.647
Este es el máximo número Long positivo. Este número también es primo.
Public Function EsPrimo(ByVal Numero As Long) As Boolean
Dim lngValor As Long
Dim dblRaiz As Double
Select Case Numero
Case Is < 1

Microsoft Office
MsgBox (Numero & " está fuera de rango")

EsPrimo = False
Exit Function
Case 1, 2
EsPrimo = True
Exit Function
Case Else
dblRaiz = Numero ^ 0.5 lngValor = 2
' Comprobamos si Numero es divisible por lngValor
If Numero Mod lngValor = 0 Then
EsPrimo = False
Exit Function
End If
lngValor = 3
EsPrimo = True
Do While lngValor <= dblRaiz
If Numero Mod lngValor = 0 Then
EsPrimo = False
Exit Function
End If
lngValor = lngValor + 2
Loop
End Select
End Function
Nota:
En este código he usado para calcular la raíz cuadrada de un número, elevar éste a 0,5. En
VBA hay una función que calcula la raíz cuadrada directamente: Sqr(Número). Es
equivalente a Número^0.5
Habiendo escrito la función EsPrimo, en un módulo estándar, vamos a crear un
formulario en el que introduciendo un número en un cuadro de texto, tras pulsar un
botón, nos diga si es primo ó no.
Cerramos el editor de código y creamos un nuevo formulario y lo ponemos en Vista
Diseño. Añadimos al formulario una etiqueta, un cuadro de texto y un botón.
Nombres aplicados a los controles:
Etiqueta lblMensaje
Cuadro de texto txtNumero
Etiqueta del cuadro de texto lblNumero Botón cmdPrimo
Ajustamos algunas de las propiedades del formulario, por ejemplo para quitar los
separadores de registro, botones, etc.…
Ya que va a ser un formulario con muy pocos controles, ponemos los textos algo
mayores que lo normal, e incluso podemos jugar con los colores.

ic ón con VBA
A mí me ha quedado así
Abrimos la ventana de propiedades y teniendo seleccionado el formulario, vamos a la

página de Eventos.
Hacemos que al abrir el formulario ponga como título del mismo "Test de números
primos", y como texto de la etiqueta lblMensaje, "Introduzca un número entero".
Private Sub Form_Open(Cancel As Integer)
Caption = "Test de números primos"
lblmensaje.Caption = "Introduzca un número mayor que cero"
End Sub
Al abrir el formulario quedará así:
Para que el formulario tenga este aspecto, he modificado algunas de sus propiedades:
Propiedad Valor
Selectores de registro No Botones de desplazamiento No Separadores
de registro No Estilo de los bordes Diálogo
Vamos a hacer ahora que tras introducir un número en el cuadro de texto, y presionar el
botón, nos diga en la etiqueta si el número es primo.
Volvemos a la hoja de propiedades y seleccionamos Eventos.
Teniendo seleccionado el botón, activamos el evento Al hacer clic, pulsamos en el
botoncito que aparece con los tres puntos y seleccionamos Generador de código, y a
continuación Aceptar.
Vamos a escribir el código:
Recuerda que detrás de la comilla simple lo que se escriba es un comentario
(líneas en verde). Estas líneas VBA las ignora, sirviendo sólo como ayuda al
usuario. También recuerda que el espacio en blanco seguido de la barra

Microsoft Office
inferior, al final de una línea, hace que la línea siguiente se considere como la
misma línea. El dividir así las líneas lo hago como ayuda para la composición
de este texto y para ordenar el código.
Private Sub cmdPrimo_Click()
Dim strNumero As String
Dim lngNumero As Long
' Pasamos a la variable el contenido de txtNumero, sin blancos en las esquinas
' Nz(txtNumero, "") devuelve una cadena vacía si txtNumero contuviera Null
' Trim (Cadena) quita los "Espacios en blanco" de las esquinas de la Cadena
strNumero = Trim(Nz(txtNumero, ""))
' IsNumeric(strNumero) devuelve True si strNumero representa a un número
If IsNumeric(strNumero) Then
' La función EsPrimo() funciona con números long positivos entre 1 y 2147483647
If Val(strNumero) > 2147483647# Or Val(strNumero) < 1 Then
lblmensaje.Caption = "El número está fuera de rango"
txtNumero.SetFocus
Exit Sub
End If
lngNumero = Val(strNumero)
'Format(lngNumero, "#,##0") devuelve una cadena con separadores de miles
strNumero = Format(lngNumero, "#,##0")
If EsPrimo(lngNumero) Then
lblmensaje.Caption = "El número " & strNumero & " es primo"
Else
lblmensaje.Caption = "El número " & strNumero & " no es primo"
End If
Else
lblmensaje.Caption = "No ha introducido un número"
End If
'El método SetFocus hace que el control txtNumero tome el foco
txtNumero.SetFocus
End Sub
Tras presionar el botón cmdPrimo se produce el evento clic, por lo que se ejecuta el
procedimiento cmdPrimo_Click()que maneja ese evento
Este procedimiento lo primero que hace es declarar dos variables, strNumero de tipo
stringy lngNumerode tipo Long.
A continuación asigna el contenido del cuadro de texto txtNumero, procesado primero
con la función Nz, que devuelve una cadena vacía si tiene el valor Null, y a
continuación le quita los posibles espacios en blanco de los extremos mediante la
función Trim.
Seguidamente pasa por la primera estructura de decisión If, controlando si la cadena
strNumero es de tipo numérico.
Si no lo fuera muestra en la etiqueta el mensaje "No ha introducido un número". Si
lo fuera, primero comprueba si la expresión numérica de strNumero está entre 1 y
214748364, rango de valores válidos en el rango de los Long, para la función EsPrimo.

ic ón con VBA
Si no fuera así, muestra el mensaje " El número está fuera de rango", lleva el cursor
al control txtNumeroy sale del procedimiento.
Supongamos que el contenido de strNumero ha logrado pasar todos estos controles.
Mediante la función Val(strNumero) asigna el valor a la variable lngNumero. Como
ya no vamos a utilizar la cadena strNumero para más cálculos, para mostrar el número,
le asignamos el resultado de la función Format(lngNumero, "#,##0").
Con esta utilización, la función Format devuelve una cadena formada por el número con
los separadores de miles.
La función Formatt tiene un amplio abanico de posibilidades en la conversión
de números y fechas a cadenas de texto.
El siguiente paso es comprobar si el número lngNumeroes primo, utilizando la función
EsPrimoque escribimos anteriormente.
Si lo fuera, escribiríamos en la etiqueta "El número " seguido del contenido de la
cadena strNumero, y el texto " es primo".
Si no lo fuera, escribiríamos lo mismo, pero indicando " no es primo". Terminado todo
esto llevamos el cursor al cuadro de texto txtNumeromediante su método SetFocus.
Todo muy bien. El cliente está contento y el programa responde a lo que nos
pedía, pero… Casi siempre hay un pero…
Viendo lo efectivos y rápidos que hemos sido, al cliente se le ocurre que sería
muy interesante poner dos botoncitos que al presionarlos, dado un número
cualquiera, nos muestre el número primo inmediatamente mayor ó menor al
número que hemos mostrado.
Tiene que ser fácil, total ya has hecho lo más importante y éste es un pequeño
detalle adicional, que no te costará prácticamente nada de tiempo y supongo
que no tendrás problemas para hacérmelo sin aumentar el importe
presupuestado…
¿A alguno le suena esta conversación?.
Y además, aunque ya has terminado lo que te pedían, como hay que añadirle este
“pequeño detalle…” no te pagan hasta que no lo termines…
Decido añadir dos botones con unas flechas en su interior.
Al primero, con una flecha hacia arriba lo llamo cmdPrimoSiguiente, y al segundo,
con una flecha hacia abajo, cmdPrimoAnterior.
Este es el diseño que le doy al formulario:

Microsoft Office
Los eventos clic de los dos botones los escribo así:

Private Sub cmdPrimoSiguiente_Click()
' La siguiente línea hace que se ignoren los posibles errores en la ejecución.
Dim blnPrimo As Boolean
' Si lngNumero está entre 0 y 2147483646
If lngNumero < 2147483647# And lngNumero >= 0 Then
' Mientras blnPrimo no sea Cierto Es decir Mientras lngNumero no sea primo.
Do While Not blnPrimo
lngNumero = lngNumero + 1
blnPrimo = EsPrimo(lngNumero)
Loop
txtNumero = CStr(lngNumero)
cmdPrimo_Click
Else
txtNumero = "1"
cmdPrimo_Click
End If
Else
txtNumero = "1" cmdPrimo_Click
End If
End Sub
En el código anterior podemos ver algunas cosas interesantes. Lo primero que nos
puede llamar la atención es la sentencia:
Esta es la forma más básica de efectuar un control de los errores que se puedan originar
durante la ejecución de un programa en VBA.
Simplemente se le está indicando a VBA que si se produjera un error en algún punto del
procedimiento lo ignore y vaya a la siguiente sentencia del código.
El ignorar los errores no es una verdadera forma de control. Aprenderemos en
otra entrega diferentes formas de manejar los posibles errores, ya sean
generados por el código, por datos inadecuados de los usuarios, etc.
Más adelante nos encontramos con una sentencia If que evalúa una expresión doble
If lngNumero < 2147483647# And lngNumero >= 0 Then
Para que esta expresión sea cierta, lo tienen que ser a l vez las dos expresiones unidas
por And; es decir lngNumero tiene que ser menor que 2147483647 y simultáneamente
tiene que ser mayor ó igual que 0.

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Cuando varias expresiones estén unidas por el Operador Lógico And, para que la
expresión total sea cierta, es necesario que lo sean cada una de esas expresiones. Con
que haya una falsa, la expresión total será falsa.
Por el contrario, cuando varias expresiones estén unidas por el Operador Lógico Or,
para que la expresión total sea cierta, es suficiente con que lo sea una cualquiera de las
expresiones que la forman.
A continuación nos encontramos con otro Operador, es el operador negación Not.
Do While Not blnPrimo
Not hace que la expresión lógica que le sigue cambie su valor. Así si blnPrimo contiene
el valor True
Not blnPrimo devolverá el valor False. La expresió equivale a:
Mientras blnPrimo no sea cierto
Que es equivalente a
Mientras blnPrimo sea falso.
Con ello se ejecutará el código contenido entre la línea de Doy la línea del Loop.
Cuando lngNumero sea primo, la función EsPrimo asignará True a blnPrimo, con lo que
se saldrá del bucle, pondrá la cadena de texto del número txtNumero en el cuadro de
texto y ejecutará el procedimiento cmdPrimo_Click, como si se hubiera presionado en
el botón [cmdPrimo].
Si el valor de lngNumero no hubiera cumplido con el rango de valores, pone un 1 en el
cuadro de texto txtNumero, y ejecuta el procedimiento cmdPrimo_Click.
En el procedimiento que maneja la pulsación de la tecla [cmdPrimoAnterior] aunque
tiene una estructura semejante, se introducen unos cambios que considero interesante
remarcar.
Private Sub cmdPrimoAnterior_Click()
' Ignorar el error
If lngNumero < 2147483648# And lngNumero > 1 Then
lngNumero = lngNumero - 1
Do Until EsPrimo(lngNumero)
lngNumero = lngNumero - 1
Loop
txtNumero = CStr(lngNumero)
cmdPrimo_Click
Else
txtNumero = "2147483647"
cmdPrimo_Click

Microsoft Office
End If
Else
txtNumero = 2147483647" cmdPrimo_Click
End If
End Sub
En primer lugar utilizamos una estructura del tipo Do Until, en vez de Do While.
Además, como condición no utiliza una variable como en el caso anterior, sino que lo
compara directamente con el valor devuelto por la función EsPrimo, que devuelve True
ó Falsesegún sea el caso:
Do Until EsPrimo(lngNumero)
Con esto nos evitamos utilizar una variable y una sentencia adicional. Además el código
resulta algo más claro..
En este caso, si la variable no supera los filtros, pone el valor "2147483647" en el
cuadro de texto.
La gestión de los errores en procedimientos

A la hora de utilizar el código de un módulo, hay dos tiempos
• Tiempo de Diseño.
• Tiempo de Ejecución.
El tiempo de diseño transcurre mientras estamos modificando el contenido del código
de un módulo, sea del tipo que sea, o cuando estamos cambiando las propiedades de
controles, formularios o informes, en la llamada Vista Diseño, ya sea directamente ó
mediante ejecución de código.
Esto a más de uno le sorprenderá:
Access permite crear mediante código, formularios por ejemplo utilizando el
método CreateForm, que devuelve una referencia a un nuevo formulario,
también permite añadirle controles mediante el método CreateControl , e
incluso asociarle un módulo, escribiendo dinámicamente todo su contenido.
Para esto último tendríamos que crear una referencia al objeto Module del
formulario, y para insertarle el código utilizar su método InsertText.
De forma semejante existe el método CreateReport para la creación dinámica
de informes.
Si queremos usarlos posteriormente deberemos guardarlos, por ejemplo con el
método Savedel objeto DoCmd.

ic ón con VBA
El tiempo de ejecución transcurre cuando hemos creado una instancia de un objeto,

formulario, informe, clase o hemos llamado a un procedimiento de un módulo estándar.
En el lenguaje “normal” podríamos decir que estamos en tiempo de ejecución cuando
estamos “ejecutando” los objetos o el código de Access.
Errores en Tiempo de Diseño

En Tiempo de Diseño podemos cometer una serie de errores, a la hora de escribir el
código. Muchos de estos errores serán detectados inmediatamente por el editor de
Access.
Cuando escribimos una línea de código, Access realiza un análisis del texto que estamos
escribiendo. En este proceso se realiza fundamentalmente su análisis sintáctico.
También comprueba si hay sentencias incompletas, por ejemplo If sin Then.
Si encuentra una expresión errónea lanza un mensaje de Error de compilación e
incluso aporta una cierta información que nos puede orientar sobre el origen del error.
La línea de código incorrecta queda marcada en color rojo.

Cuando ejecutamos el código, la primera vez que lo hace, no sólo realiza un análisis
sintáctico, además va comprobando que todas las constantes y variables, ya sean de
tipos estándar, referencias de objetos ó tipos definidos por el usuario, estén
perfectamente declaradas, y los tipos de objeto existan y sean correctos.
Si se detecta algún error se interrumpe la ejecución del código y se lanza un aviso,

marcando la zona del código donde el error se ha producido. Esta depuración del código
se va realizando conforme se efectúan llamadas a los diferentes procedimientos.

Microsoft Office
Podría ocurrir que tuviéramos un procedimiento que sólo se usara en determinadas

condiciones y que contuviera por ejemplo una variable mal declarada.
Si al ejecutar el código no se llega a utilizar ese procedimiento, no se detectaría el error
que contiene.
Para evitar “sorpresas” posteriores, es aconsejable realizar una pre-compilación del
código. Para realizarla podemos utilizar la opción de menú [Compilar
NombreDelFicheroAccess] de la opción de menú [Depuración].
A esta opción de menú se puede llegar también mediante el botón [Compilar] .

Esta pre-compilación revisa todo el código, e incluso posibles procedimientos que no
serían utilizados durante la ejecución del programa. Esto nos da más garantía sobre la
calidad del código y nos protege frente a ciertos tipos de error que de otra forma no
podríamos detectar.
Errores en Tiempo de Ejecución

Hay una serie de errores que se pueden producir durante la ejecución del código, que no
son de sintaxis ni originados por código incompleto o declaraciones inadecuadas.
Son, por ejemplo los errores provenientes de valores no previstos por el código pasados
ya sea por el propio usuario extraídos de tablas, ficheros u otras fuentes de origen.
Son los típicos errores de Tiempo de Ejecución.
Supongamos que tenemos que dividir entre sí dos cantidades; si el denominador vale
cero, nos dará un error de división entre cero.
Podría ocurrir que no hayamos previsto que un cuadro de texto contuviera el valor Null.
Esto nos podría generar error al intentar asignar este valor a una cadena de texto.
También podría ocurrir que en una expresión por la que queremos asignar el resultado
de una operación a una variable, ese resultado superara el rango admisible por el tipo de
la variable, con lo que tendríamos un error de Desbordamiento.
Un programa profesional debe adelantarse a todas estas posibilidades.
Por ejemplo, si tenemos que dividir dos números, se debería comprobar que el
denominador no contuviese el valor Cero.
Si tuviéramos que obtener, un elemento de una matriz, ó colección, podríamos evitar un
error de subíndice fuera de intervalo.
Hay muchas circunstancias en las que se pueden producir errores en tiempo de
ejecución. VBA nos provee de una herramienta para poder controlarlos una vez que se
han producido. Supongamos que tenemos el siguiente procedimiento.
Public Sub ErrorDivisionPorCero()
Dim n As Byte
n=0
Debug.Print 4 / n
End Sub
- Sí, ya se que es un código sin mucho sentido; lo pongo sólo como ejemplo didáctico.

ic ón con VBA
Si se ejecutara este procedimiento, ya sea llamado desde la ventana Inmediato o desde

cualquier punto de la aplicación se producirá el preceptivo error:
Inmediatamente se interrumpirá la aplicación.
Operadores
A la hora de construir instrucciones en VBA, que contengan operaciones, no sólo
manejamos constantes, variable y expresiones, sino que utilizamos unos elementos
llamados Operadores, que aplicados a uno ó varios operandos, generan el resultado de la
operación.
Tipos de Operadores
Aritméticos Se usan para efectuar cálculos matemáticos
De Comparación Permiten efectuar comparaciones De Concatenación
Combinan cadenas de caracteres Lógicos
Realizan operaciones lógicas
Operadores aritméticos
VBA maneja la mayor parte de los operadores aritméticos habituales en los lenguajes de
programación.
Estos operadores son
Suma +
Resta -
Producto *
División /
Elevar a potencia ^
División entera \
Módulo ó Resto MOD
En general, el tipo devuelto por el resultado de una operación, es el del tipo del más
preciso de los operadores, salvo que el resultado supere su rango; en ese caso devolverá
el siguiente tipo de mayor precisión. Esta regla tiene abundantes excepciones.

Microsoft Office
Para más información consulte la ayuda de Access en la que se relata toda la casuística
pormenorizada para cada uno de los operadores.
Si el resultado de una operación fuese un dato de coma flotante y se asignara a un tipo
entero, se efectuaría un redondeo.
Si se trata de asignar un resultado fuera del rango de valores de la variable que va a
recibir el resultado de la operación, se generará un error de “Desbordamiento“ y se
interrumpirá la ejecución del código, salvo que el error fuera capturado y tratado.
Operador Suma
El operador suma (+), sirve para asignar el resultado de la suma de dos números, ó en el
caso de cadenas, dar como resultado una cadena compuesta por las dos anteriores.
La forma de usarlo es
resultado = expresión1+expresión2
Si expresión1 ó expresión2 tuvieran el valor Null, el resultado sería también el valor
Null.
expresión1 y expresión2 son los operandos, pudiendo ser cualquier valor numérico ó
expresiones que los generen.
Al contrario de otros lenguajes, VBA permite utilizar como operadores, tipos numéricos
distintos. Por ejemplo podemos sumar un tipo Byte con un tipo Long, ó con un tipo
Date.
Igualmente la variable resultado no tiene por qué ser del mismo tipo que los operandos.
Una de las limitaciones es que el resultado de la operación no debe sobrepasar la
capacidad del tipo correspondiente a la variable que va a recibir el resultado de la
misma. Esto es aplicable al resto de los operadores.
Por ejemplo
Public Sub SumaConError()
Dim bytResultado As Byte bytResultado = 10 + 23
Debug.Print bytResultado bytResultado = 150 + 150
Debug.Print bytResultado
End Sub
Nos imprimirá el resultado 33 y a continuación nos generará el error nº 6
“Desbordamiento“, ya que un tipo Byte sólo admite valores que van de 0 a 255.
Nos daría ese mismo tipo de error si tratáramos de hacer
bytResultado = 15 + (-16)
Ya que a un Byteno se le pueden asignar valores negativos
Lo mismo ocurriría en el siguiente código
Dim intResultado As Integer
intResultado = 30000 + 30000
ya que un tipo Integermaneja valores entre -32.768y 32.767.

ic ón con VBA
Como hemos indicado en un punto anterior, si a una variable que maneja números
enteros le asignamos el resultado de una suma de números de coma flotante, efectuará
un redondeo del resultado al número entero más próximo.
Public Sub PruebaSumaComaFlotante()
Dim intResultado As Integer
intResultado = 3.1416 + 2.5468
Debug.Print intResultado
intResultado = -3.1416 + (-2.5468)
Debug.Print intResultado
End Sub
Nos mostrará como resultado los valores 6 y -6.
Cuando se utilizan como operandos dos valores de tipos distintos, VBA cambia el
menos preciso al tipo del más preciso. Por ejemplo si vamos a sumar un Integer con un
Long, VBA realiza un “moldeado de tipo” con el Integer, convirtiéndolo a Long antes
de realizar la operación.
Si uno de los operadores fuera del tipo Date, el resultado también lo será. Si desde la
ventana Inmediato hacemos
? #3/14/5# + 1
nos mostrará
15/03/2005
(El comando ?es equivalente a Print)
En este caso vemos que al sumar 1 a la fecha devuelve la fecha del día siguiente. Como
ya hemos comentado el operador Suma permite sumar o concatenar cadenas.
Esta facilidad puede en algún momento crearnos más problemas que ventajas sobre todo
cuando manejamos cadenas que contienen posibles valores numéricos.
Public Sub PruebaSumaCadenas() Dim strResultado As String
strResultado = 3 + 4
Debug.Print strResultado
strResultado = 3 + "4" Debug.Print strResultado
strResultado = "3" + "4" Debug.Print strResultado
End Sub
Este código nos devolverá
7
7
34
Curiosamente 3 + "4"devuelve 7. Además si tratamos de hacer
101 + " dálmatas"
Nos dará el “bonito error” nº 13; “No coinciden los tipos”.
Por ello recomendamos usar el operador & como operador para sumar, ó unir cadenas,
en vez del operador Suma +.

Microsoft Office
101 & " dálmatas" "101 dálmatas"

3 & "4" "34"
Hay otro sumando permitido por VBA que no deja de ser sorprendente. Es el valor
Empty (vacío) que si lo usamos con un número, ó consigo mismo, se asimila al Cero.
Y con una cadena a la cadena vacía "".
Empty + "A" "A"
Empty + 3.1416 3.1416
Empty + Empty 0
Esta “promiscuidad” en el manejo y la asignación entre tipos diferentes de datos que
permite Visual Basic para Aplicaciones, es algo que personalmente no me termina de
convencer, pero como decía el castizo, - “es lo que hay…”.
VBA no permite los operadores del tipo Pre ó Post Incremental como serían:
Y = ++X ó Y = X++
Operador Resta
El operador resta (-), sirve para asignar el resultado de la sustracción entre dos
números. Tiene dos formas sintácticas
resultado = expresión1 - expresión2
En la primera, la variable resultado recibe el valor resultante de restar expresión2 a
expresión1.
En la segunda se cambia el signo al valor numérico de expresión.
Si expresión1 ó expresión2 tuvieran el valor Null, resultado recibirá también el valor
Null.
Empty lo considera como valor Cero.
Como en el caso de la suma, si uno de los operadores fuera del tipo Date, el resultado
también lo será. Si desde la ventana Inmediato hacemos:
Print #3/14/5# - 100
nos mostrará
04/12/2004
Para obtener información sobre los distintos tipos devueltos, en función del de los tipos
de los operadores, consulte la ayuda de VBA.
Operador Producto
El operador producto (*), sirve para asignar el resultado del producto de dos números.
resultado = expresión1*expresión2
resultado es una variable de tipo numérico y tanto expresión1 como expresión2 pueden
ser cualquier expresión que de como resultado un valor numérico.

ic ón con VBA
El tipo numérico que se suministra a resultado dependerá de los tipos de expresión1 y

expresión2.
Si uno de los operandos es del tipo Single y el otro del tipo Long, resultado recibirá un
tipo Double. Para más información consultar la ayuda de VBA.
Si alguno de los operadores es Null, resultadotomará también el valor Null.
Si alguno de los operandos es Empty, resultado será Cero. Ya que considerará que ese
operando contiene el valor Cero.
Operador División
El operador división (/),asigna el resultado de la división de dos números. La forma de
usarlo es
resultado = expresión1/expresión2
resultado es una variable de tipo numérico y tanto expresión1como expresión2
pueden ser cualquier expresión que de como resultado un valor numérico.
Si expresión2 fuera el valor Cero, daría el error 11 de “División por cero”. El tipo
numérico que recibe resultado normalmente será del tipo Double. Esta regla tiene varias
excepciones
Si los operandos son del tipo Byte, Integeró Single, resultadorecibirá un
Single, a menos que supere el rango de Single en cuyo caso será del tipo Double. Si uno
de los operandos fuera del tipo Decimal, resultado también lo será.
Es aplicable lo dicho en los anteriores operadores matemáticos respecto a Null y Empty.
Para más información consultar la ayuda de VBA.
Operador Elevar a potencia

El operador para elevar a potencia (^),asigna el resultado de elevar la base a la
potencia del exponente.
resultado = expresión1^exponente
resultado es una variable de tipo numérico y tanto expresión1 como exponente pueden
ser cualquier expresión que de como resultado un valor numérico.
Si exponente fuera el valor Cero, daría como resultado 1 , incluso en el caso de que la
base tuviera el valor Cero. ¿¿¿???.
45^0 1
0^0 1 (algo no muy correcto matemáticamente hablando)
Exponente puede ser un valor fraccionario.
Así, si quisiéramos obtener la raíz cúbica de 343 podríamos hacer
343 ^ (1/3) 7

Microsoft Office
Actuaríamos igual para la raíz cuadrada

16 ^ 0.5 4
Adicionalmente, para obtener la raíz cuadrada en VBA existe la función Sqr.
Sqr(16) 4
Cuando estudiábamos matemáticas nos contaron que en el campo de los números reales,
la raíz cuadrada de un número negativo no tiene solución. Por ello se crearon los
números imaginarios.
Si tratamos de hacer Sqr(-16)nos generará un error 5 en tiempo de ejecución,
indicando que el valor -16 no es correcto para la función Sqr.
Puede sorprender que esto no ocurra si calculamos la raíz cuadrada elevando a 0.5
-16 ^ 0.5 -4
En cambio si hacemos (-16)^0.5, sí dará el error.
La razón la veremos más adelante en la prioridad de operadores.
El cálculo del operador potencia se realiza antes que el del operador de cambio de signo.
Tanto en la base como en el exponente admite números de coma flotante.
Por ejemplo podríamos obtener algo tan exótico como el resultado de elevar el número
e, base de los logaritmos Neperianos, al valor de Pi
2.7182818 ^ 3.1415926 23,1406906315563
Operador División entera

El operador división entera (\), realiza dos procesos.
Si no tuvieran valores enteros, efectuaría el redondeo del numerador y del denominador.
A continuación realiza la división de los valores resultantes, devolviendo la parte entera
del resultado.
resultado = expresión1\expresión2
resultado recibirá un valor entero Byte, Integer ó Long.
8\3 2
-8 \ 3 -2
12 \ 3 4
Es aplicable lo comentado con anterioridad respecto a Emptyy Null.
Null \ 3 Null
Empty \ 3 0
Si al redondear expresión2 diera como resultado el valor Cero, se produciría el error 11
de “División por cero”.
4 \ 0.1 Error 11

ic ón con VBA
4 \ 0.5 Error 11
4 \ 0.51 4
4 \ Empty Error 11
4\0 Error 11
Hay que tener un especial cuidado con este operador, y no olvidar que previamente
realiza un redondeo a cero decimales, tanto del numerador como del denominador.
Este redondeo utiliza el método de redondeo vigente en el sistema bancario
americano, que es ligeramente diferente al europeo.
De este tema hablaremos cuando veamos la función Round.
Operador Módulo o Resto

El operador módulo (Mod), Asigna el resto de una división entre dos números. Como
en el caso de la división entera, previamente se realiza un redondeo a cero decimales,
tanto del dividendo como del divisor, si éstos tuvieran un valor que no fuera entero.
Su sintaxis es
resultado = expresión1 Mod expresión2
Para el operador Mod, es aplicable lo comentado en el operador División entera sobre el
redondeo del numerador y denominador.
8 Mod 7 1
8.6 Mod 7 2
8.9 Mod 7.51 1
Null Mod 7.51 Null
Operadores de Comparación
En algunos procesos podemos necesitar establecer si un valor es menor, igual ó mayor
que otro, por ejemplo para la toma de una decisión mediante una sentencia If . . . Then.
En VBA tenemos 6 tipos de operadores para esta tarea. Estos operadores son
< Menor que
<= < Menor ó igual que
> Mayor que
>= > Mayor ó igual que
= Igual a
<> < Distinto de
Vemos que para los operadores menor o igual, mayor o igual y distinto de hay dos
posibles formas de escritura. La forma más usual de uso es la escrita en primer lugar. Su
sintaxis es
resultado = expresión1 Operador expresión2
resultado es una variable de tipo boleano y tanto expresión1 como expresión2 pueden
ser cualquier expresión que de como resultado un valor numérico o de cadena.

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Si expresión1 o expresión2 contuvieran el valor Null devolvería Null. Ejemplos de

resultados
8<7 False
7<8 True
8 <= 8 True
8 >= 8 True
8>7 True
8=8 True
8 <> 8 False
"Avila" < "Barcelona" True
A la hora de comparar cadenas, hay que tener en cuenta que el resultado puede cambiar
en función de cómo hayamos establecido la forma de comparación en
Option Compare
Por ejemplo, si no hemos establecido, a nivel del módulo, valor para Option Compare,
o hemos puesto Option Compare Binary, las siguiente expresiones darán False.
"A"="a" False
"Ávila" < "Barcelona" False
En cambio si tenemos Option Compare Text, las siguientes expresiones darán True.
"A"="a" True
"Ávila" < "Barcelona" True
Si utilizamos Option Compare Database, (sólo con bases de datos Access) dependerá
de cómo hemos definido la comparación a nivel local en la base de datos.
Todo lo anterior es aplicable para el resto de los operadores de comparación con
cadenas de texto.
Operadores de concatenación
Los operadores de concatenación sirven para unir varias cadenas en una sola. Estos
operadores son
 + Suma
 & Ampersand
Ya he comentado la posibilidad que tiene el operador suma para unir cadenas, al igual
que el operador &.
También he comentado mi preferencia por el operador & para efectuar estas tareas. La
sintaxis para estos operadores es
resultado = expresión1 + expresión2 resultado = expresión1 & expresión2
Operadores lógicos
Los operadores lógicos sirven para realizar operaciones lógicas con los operandos.
Estos operadores son

ic ón con VBA
o And Conjunción Lógica

o Or Disyunción lógica
o Not Negación lógica
Los más usados son los cuatro primeros, And, Or, Not.
Los seis operadores, además de trabajar con expresiones de tipo lógico
Resultado = ExpresionBooleana Operador ExpresionBooleana
permiten realizar comparaciones a nivel de bit con operandos numéricos.
Los operandos puede tener el valor Null, en cuyo caso el resultado dependerá de si es el
primero, el segundo ó los dos.
Operador And
El operador And, realiza una conjunción lógica entre dos expresiones operandos. Su
sintaxis es
resultado = expresión1 And expresión2
Resultado puede ser cualquier variable numérica ó boleana.
resultado tomará el valor True, sólo y sólo si las dos expresiones son ciertas. Las
combinaciones de Nullcon Truedan Null.
Nullcon Nullda Null
Las combinaciones que contengan Falsedan False.
Cuadro de resultados del operador And
Expresión 1ª Expresión 2ª Resultado
True True True
True False False
False True False
False False False
Veamos las siguientes expresiones
8 > 4 And 4 >= 3 True

IsNumeric("1234") And Len("1234") =4 True
IsNumeric("Pepe") And Len("1234") = 4 False
Las operaciones de Andcon números se realizan a nivel de Bits.

7 And 13 5
¿Cómo puede ser esto?
7, en binario es igual a 0111
13 es igual a 1101
El resultado será 0101
El binario 101equivale en notación decimal al número 5

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And devuelve el bit 1 sólo si los dos bits correspondientes de los operandos, valen 1.
Este operador es útil para poder averiguar si un determinado bit de una expresión está
activado (tiene el valor 1).
Por ejemplo, si queremos averiguar directamente el valor del tercer bit de un número
entero M, es suficiente ver el resultado de realizar M And 4. Si el resultado es 4 el
tercer bit de M contiene el valor 1, si es 0el tercer bit contendrá el valor 0.
En general si queremos averiguar el bit Nº N de una expresión M comprobaremos si el
resultado de M And 2^(N-1)es igual a 2^(N-1).
Hay determinados dispositivos en los que la configuración viene determinada por los
bits de una determinada propiedad.
Operador Or
El operador Or, realiza una Disyunción lógica entre dos operandos. Su sintaxis es
resultado = expresión1 Or expresión2
Resultado puede ser cualquier variable numérica ó boleana.
resultado tomará el valor True, si cualquiera de las dos expresiones es True. Las
combinaciones de Falsecon Falseda False.
Nullcon Falseó con Nullda Null
Cuadro de resultados del operador Or
Expresión 1ª Expresión 2ª Resultado
True True True

True False True
False True True
False False False
A nivel de bits, en operaciones con números, Or dará 1 salvo en el caso de que ambos
bits valgan 0.
5 Or 13 13
0101
1101
1101
El binario 1101es en notación decimal el número 13
Con el operador And, hemos visto que podemos averiguar qué bit está activado en una
expresión.
El operador Ornos permite definir el valor de un determinado bit de un valor.
Supongamos que tenemos un dispositivo que contiene la propiedad Config de tipo
Long, que controla el funcionamiento del mismo.

ic ón con VBA
Por circunstancias de la programación queremos hacer que el 4º bit, contando por la

derecha, de dicha propiedad, tome el valor 1.
Para ello utilizaremos el operador Orde la siguiente manera:
Dispositivo.Config = Dispositivo.Config Or 2^(3)
En general para activar el bit número N de un valor M, haremos
M = M or 2^(N-1)
Operador Not
El operador Not, realiza una Negación lógica sobre una expresión. Su sintaxis es
resultado = Not expresión
Resultado puede ser cualquier variable numérica ó boleana. Tomará el valor True, si
expresión es Falsey a la inversa. Si expresiónfuese Null, devolverá Null.
Cuadro de resultados del operador Not
Expresión Resultado True False
False True
A nivel de bits también se puede utilizar el operador Not.
Not 13 -14
13 0000000000001101
Not 13 1111111111110010
El binario 1111111111110010 es el número -14
Prioridad de los operadores

La prioridad en los operadores sigue estos órdenes para cada tipo de operador
Aritméticos De comparación Lógicos
Exponenciación (^) Igualdad (=) Not

Negación (–) Desigualdad (<>) And
Multiplicación y división (*, /) Menor que (<) Or
División de enteros (\) Mayor que (>) Xor
Módulo aritmético (Mod) Menor o igual que (<=) Eqv
Adición y substracción (+, –) Mayor o igual que (>=) Imp
Concatenación de cadenas (&) Like Is
Las multiplicaciones y divisiones se evalúan entre sí de izquierda a derecha, siguiendo

el orden en el que están escritas. Esto mismo ocurre con la suma y la resta. Los
operadores aritméticos se evalúan antes que los de comparación.

Microsoft Office
Todo esto lleva a al conveniencia de la utilización de paréntesis, para tener un perfecto

control del orden de interpretación.
En una expresión lo primero que se evalúa son las subexpresiones contenidas dentro de
paréntesis, si las hubiera.
En el caso del ejemplo, dblD = intA ^ 12 / intC si quisiéramos que primero se
efectuara la división de 12 entre intCdeberíamos haber escrito
dblD = intA ^ (12 / intC)
En el caso de la expresión:
4 Or 19 And 7 Or 13
se evalúa en este orden
1. 19 And 7 3
2. 4 Or 3 7
3. 7 Or 13 15
Si quisiéramos que evaluara primero 4 or 19, 7 or 13 y luego los respectivos resultados
mediante And, deberíamos haber escrito
(4 Or 19) And (7 Or 13)
Que nos dará como resultado 7.
La utilización de paréntesis aclara el código y ayuda a evitar errores en el diseño del
mismo, muchas veces con resultados inesperados, y de difícil detección.
Editando el código de las macros de Access
Código frente a macros

Access posee un potente juego de macros que permiten un alto grado de automatización
en una serie de tareas.
Si vamos a la ayuda de Access veremos que una macro se define como un conjunto de
acciones creadas para automatizar algunas de las tareas comunes.
Veamos en la práctica cómo se manejan.
Vamos a crear un formulario y en él
pondremos una etiqueta grande con un texto
en rojo, por ejemplo Formulario abierto.
Guardamos el formulario con el nombre
PruebaMacro. Abrimos la ventana macros,
haciendo clic en la ficha Crear, Cinta de
opciones Otros y en el botón [Macro].
Una vez dentro podremos ver la columna Acción, y si activáramos la opción

Condiciones del menú Ver nos aparecerá la columna Condición.

ic ón con VBA
En la primera fila de columna Acción seleccionamos la acción [AbrirFormulario].

Inmediatamente después de hacerlo, nos aparece en la parte inferior unos cuadros en los
que podemos introducir los argumentos de la macro.
Si nos ponemos en el cuadro Nombre del formulario, vemos que nos aparece una
flecha hacia abajo que nos permite seleccionar un formulario.
Si la base de datos era nueva nos aparecerá únicamente el formulario PruebaMacro
que acabamos de guardar. Seleccionaremos ese formulario.
Vamos a la fila siguiente de la columna Acción, y seleccionamos la acción

[CuadroMsj], y en los cuadros de abajo ponemos:
En Mensaje: Formulario abierto, y en Tipo: Información.
A continuación presionamos en el botón guardar, asignándole como nombre Autoexec.
Cerramos la ventana de macros, e incluso Access.
Volvemos a abrir el archivo y veremos que ahora se abre el formulario PruebaMacro
inmediatamente después de cargar el archivo. y nos muestra un cuadro de mensaje tipo a
los que ya hemos visto con la función MsgBox.
Hemos comprobado lo siguiente: si a una macro, le ponemos como nombre Autoexec,
se ejecutarán sus acciones en el momento de abrir el fichero Access.
Este es un comportamiento interesante al que en algún momento podremos sacar
partido. ¿Y a cuento de qué viene ahora el hablar de las macros?. ¿No es ir hacia atrás?
Las macros ha sido una herramienta muy utilizada por “usuarios avanzados de Access”
que no tenían conocimientos de programación y que querían dotar a sus aplicativos de
cierto grado de automatismo.
Lo que quizás algunos de esos usuarios no sabían es
que Access permite realizar una conversión directa
de las macros a código VBA.
Las funciones y procedimientos de VBA tienen más
flexibilidad y posibilidades que las macros. Además

Microsoft Office
las macros no pueden realizar tareas como el control de errores, o el acceso a un único
registro con la misma simplicidad que con VBA.
Vamos al panel de Exploracion y seleccionamos la macro Autoexec
Luego hacemos clic en el Boton Office, para luego indicarle la opción Guardar como,
luego Guardar objeto como
Tras esto nos aparece una nueva ventana en la que se nos propone cambiar el nombre de
la Macro.
En el segundo cuadro seleccionamos [Módulo] y presionamos el botón [Aceptar].
Aparecera otra ventana, no cambiamos esos valores y presionamos el botón [Convertir].
Si ahora nos vamos a la ventana de Módulos veremos que aparece un nuevo módulo
llamado Macro convertida - Autoexec.
Despues de hacer doble clic sobre esa macros aparecerá el código correspondiente

ic ón con VBA
El proceso de conversión de macros se puede también realizar siguiendo estos pasos

1. Seleccione la macro a convertir en el panel de exploracion.
2. Seleccionamos la ficha [Herramientas de base de datos] Cinta de opciones
Macro y dentro de ella el botón [Convertir Macro a Visual Basic]
3. Nos aparece el cuadro Convertir macro del punto anterior.

Se pueden convertir tanto las macros generales como las macros asociadas a
formularios o informes.
Si abrimos el módulo generado, podremos ver que contiene el siguiente código.
Function Autoexec()
On Error GoTo Autoexec_Err
DoCmd.OpenForm "Saludo", acNormal, "", "", , acNormal
Autoexec_Exit:
Exit Function
Autoexec_Err:
MsgBox Error$
Resume Autoexec_Exit
End Function
Vemos que la macro ha sido cambiada por un módulo que contiene la función
Autoexec.
Quiero suponer que en vez de un procedimiento sub, genera una función que
no devuelve explícitamente ningún valor, para que pueda ser utilizada
directamente desde la pestaña eventos de la ventana de propiedades de un
formulario, informe o control.
Esta función tiene dos partes que se corresponden con las dos acciones de la macro. La
acción AbrirFormulario se sustituye por el método OpenForm del objeto DoCmd. La
acción CuadroMsj se sustituye por la función MsgBoxque ya hemos visto.
Las mismas acciones que hemos puesto en la macro Autoexec, podríamos haberlas
puesto en un mismo archivo de Macro, como dos macros independientes.
Para ello vamos a hacer lo siguiente:
Desde la ventana de exploracion, ponemos el cursor del ratón encima de la macro
Autoexec y presionamos el botón derecho del ratón
Nos aparecerá un menú contextual, una de cuyas opciones es Cambiar nombre.
Cambiamos el nombre de la macro Autoexec, por el de MacrosInicio.

Microsoft Office
A continuación pulsamos el botón de Diseño (el de la escuadra, la regla y el lápiz ) y se

nos abrirá la macro en vista diseño.
Vamos a activar, si no lo estuviera, una columna a la izquierda que contendrá el nombre

de la macro.
Recordemos que hay que hacer visible, en el editor de macros, la columna
correspondiente al nombre de macro. Para ello, desde la ficha Diseño, Cinta de Opciones
[Mostrar u Ocultar] activamos la opción [Nombres de macro].
Tras esto nos aparecerá una columna vacía a la izquierda. Por pura
cuestión de orden vamos a separar las dos acciones, que se convertirán
en macros independientes.
Para ello ponemos el cursor a la izquierda de la celda donde aparece
CuadroMsj, y pulsamos dos veces en la opción de la cinta Filas
[InsertarFilas].
Ahora nos ponemos a la izquierda de la primera Acción (AbrirFormulario) y escribimos
como nombre para esa macro Autoexec.
En la celda que está a la izquierda de la acción CuadroMsj escribimos como nombre de
la macro algo tan original como Mensaje.
Con esto ya tenemos dos macros diferentes escritas en el mismo archivo de macros.
En el caso anterior teníamos una única macro llamada Autoexec que ejecutaba 2
acciones diferentes.

ic ón con VBA
Ahora, al arrancar el fichero de access se ejecutará la macro Autoexec, que nos abrirá el
formulario, pero no se ejecutará la acción de la macro Mensaje. Puedes comprobarlo
cerrando el fichero access y volviéndolo a abrir.
Para solventar este problema, podemos llamar a la macro Mensaje desde la macro
Autoexec. Lo podemos conseguir mediante la Acción EjecutarMacro.
En la columna Acción, nos ponemos debajo de la celda en la que está escrita la acción
AbrirFormulario y seleccionamos la acción EjecutarMacro.
A continuación seleccionamos como parámetro la macro MacrosInicio.Mensaje.
Guardamos todo y vemos que ahora sí que se muestra el cuadro de mensaje para
indicarnos la apertura del formulario.
¿Cómo afectaría este cambio en las macros al código que se generaría con el conversor
de macros a código VBA?.
La respuesta la podemos obtener de forma inmediata.
Guardamos la macro, si es que no lo habíamos hecho, y desde la ventana macro,
seleccionamos nuestra flamante MacrosInicio y activamos la ficha [Herramientas de
base de datos] Cinta de opciones Macro y dentro de ella el botón [Convertir Macro a
Visual Basic]
Se nos genera un nuevo módulo, esta vez con el nombre Macro convertida-
MacrosInicio.
El código que contiene ese módulo es el siguiente
Option Explicit
'------------------------------------------------------------
' MacrosInicio_Autoexec
''------------------------------------------------------------
Function MacrosInicio_Autoexec()
On Error GoTo MacrosInicio_Autoexec_Err
DoCmd.OpenForm "PruebaMacro", acNormal, "", "", , acNormal
DoCmd.RunMacro "MacrosInicio.Mensaje", , ""
MacrosInicio_Autoexec_Exit: Exit Function
MacrosInicio_Autoexec_Err: MsgBox Error$
Resume MacrosInicio_Autoexec_Exit
End Function
'------------------------------------------------------------
' MacrosInicio_Mensaje
'------------------------------------------------------------
Function MacrosInicio_Mensaje()
On Error GoTo MacrosInicio_Mensaje_Err
Beep
MsgBox "Formulario abierto", vbOKOnly, ""
MacrosInicio_Mensaje_Exit: Exit Function
MacrosInicio_Mensaje_Err: MsgBox Error$
Resume MacrosInicio_Mensaje_Exit
End Function

Microsoft Office
Así como la primera vez nos creó un módulo con una única función, al tener ahora dos
macro en un mismo fichero de macros, nos crea un módulo con dos funciones.
¿Cuándo usar Macros y cuándo código VBA?

Las macros permiten automatizar, de una forma simple, tareas como Abrir un
formulario, cerrar un informe o desplazarnos entre los registros de una tabla.
Si acudimos a la ayuda de Access, en el apartado con título semejante vemos que nos
recomienda el uso de macros fundamentalmente para realizar asignaciones globales de
teclas. Incluso para la realización de determinadas acciones al arrancar la base de datos,
comenta la posibilidad de utilizar la opción Inicio del menú Herramientas.
Para el resto de las acciones recomienda la utilización de VBA.
La mayor parte de las acciones ejecutables mediante macros, pueden ser realizadas
ventajosamente usando VBA mediante los métodos del objeto DoCmd, que las
implementa.
Como recordatorio indicaré que si por ejemplo quisiéramos que al abrir una base de
datos se realice una determinada acción podemos usar una macro llamada Autoexec.
Como también hemos comentado, ésta no es la única opción, ya que podríamos hacer
que aparezca un formulario concreto al arrancar la aplicación, mediante la opción
[Inicio] del menú [Herramientas] y efectuar las llamadas a los procedimientos que nos
interesen desde el código de ese formulario.
El objeto DoCmd
El objeto DoCmd es un objeto específico de Access, creado para sustituir a las acciones
de las Macros. De hecho sustituye con ventaja a casi todas ellas.
Hasta Access 97, no existía ese objeto, pero sí existía el procedimiento DoCmd. Por
tanto el objeto DoCmdempezó a existir con Access 97.
Los argumentos de la acción serán ahora los argumentos del método de DoCmd.
En la acción AbrirFormulario, poníamos como Nombre del formulario
PruebaMacro, como vista Formulario y como modo de la ventana Normal.
Al método OpenForm, que abre un formulario, le pasamos como nombre del
formulario (FormName) "PruebaMacro", como vista (View) acNormal, y como tipo
de ventana (WindowMode)acNormal.
Las constante acNormalestá definida como una constante enumerada miembro de
Access.AcFormView. Su valor numérico es 0.
Ya comentamos las Constantes Enumeradas en la entrega 12. Este tipo de constantes
van a ir apareciendo con mucha frecuencia conforme vayamos avanzando en VBA.
Como habrás podido ver hay un paralelismo total entre la acción de macro y el método
correspondiente de DoCmd.

ic ón con VBA
Pero no todas las Acciones de las macros están implementadas en los métodos de
DoCmd. Por ejemplo, en la conversión de macros a código VBA hemos visto que
CuadroMsj se sustituye por la función MsgBox.
Otras acciones no implementadas en DoCmdson
Acción Equivalencia en VBA
RunApp Función Shell
RunCode Llamada a la subrutina correspondiente
SendKeys Instrucción SendKeys
SetValue Operador =de asignación
StopAllMacros Instrucciones Stopo End
StopMacro Instrucciones Exit Subo Exit Function
Podemos ver directamente los métodos implementados en la clase DoCmd, mediante la
ventana del Examinador de objetos. Para activar esa ventana pulsaremos la tecla [F2]
desde el editor de código.
Para localizar la clase DoCmd seleccionamos la biblioteca de Access y escribimos el
nombre de la clase que queremos buscar.
Tras pulsar la tecla de búsqueda se nos posicionará en la clase DoCmd.
En la columna de la derecha podremos ver sus métodos.
Se puede comprobar que, al contrario de otras clases, no posee ni propiedades ni
eventos.

Uso de DoCmd en los Asistentes para controles
Los Asistentes para controles de Access, por ejemplo en los formularios, hacen un
amplio uso del objeto DoCmd.
Si por ejemplo se añade un botón a un formulario, teniendo activado el asistente para
controles, (botón señalado con la flecha roja) veremos que Access nos muestra un
formulario en el que nos pide información acerca de la acción que queremos que ocurra
cuando presionemos en el botón.
En nuestro caso vamos a crear un botón que haga que vayamos al registro siguiente
respecto al registro actual.
Primero debemos decidir qué categoría vamos a utilizar, por lo que seleccionaremos en
la izquierda la [Exploración de registros].
En la ventana de la derecha (acciones) seleccionaremos [Ir al registro siguiente].
Presionamos dos veces las sucesivas teclas [Siguiente] y ponemos como nombre del
botón cmdRegistroSiguiente, y presionamos la tecla [Finalizar].
Si hemos seguido estos pasos, nos mostrará en el formulario un botón con una flecha a
la derecha.
Si abrimos el módulo de clase del formulario veremos que ha escrito el siguiente código
Private Sub cmdRegistroSiguiente_Click()
On Error GoTo Err_cmdRegistroSiguiente_Click
DoCmd.GoToRecord , , acNext
Exit_cmdRegistroSiguiente_Click: Exit Sub
Err_cmdRegistroSiguiente_Click: MsgBox Err.Description
Resume Exit_cmdRegistroSiguiente_Click
End Sub

Vemos que nos ha generado un procedimiento de evento que define qué debe pasar
cuando se presione el botón [cmdRegistroSiguiente].
En concreto vemos que usa el objeto DoCmd con el método GotoRecord, y el
parámetro acNext.
Esto hace que intente posicionarse en el registro siguiente. Incluso define un sistema
para controlar posibles errores que se puedan generar.
Sugiero al lector que intente realizar un formulario, conectado a una tabla o consulta y
que contenga botones para efectuar las siguientes operaciones:
1. Ir al primer registro
2. Ir al registro anterior
3. Ir al registro siguiente
4. Ir al último registro
5. Agregar nuevo registro
6. Guardar registro
7. Cerrar Formulario
Uso de controles ActiveX

Agregando controles en el Formulario
Formularios
De todos los objetos de Access vamos a empezar a trabajar con los formularios.
Un formulario es el elemento básico para la introducción de datos y su mantenimiento,
por parte del usuario final de nuestra aplicación.
También puede servir para mostrar avisos, al estilo de un Cuadro de mensaje, como
formulario de inicio de una aplicación, como formulario del tipo “Acerca de…” o
incluso como contenedor de otro subformulario u objetos ActiveX.
Ya hemos comentado que el objeto Form, que representa a un formulario, es un
elemento de la colección Forms.
Vemos también que un objeto Formcontiene como atributo el objeto Module.
El objeto Module representa el módulo de clase del formulario, en el que podemos, al
igual que en una “clase normal” definir propiedades y métodos personalizados.
Para efectuar las pruebas de código, vamos a crear un formulario “sencillo” y a trabajar
con su código de clase.
Para simplificar más las cosas no lo enlazaremos con ningún origen de datos.
Eventos de un formulario
Ahora vamos a poner un botón que nos servirá para cerrar el formulario, una vez
abierto.
Usaremos el [Asistente para Controles]. Compruebe que está activada la “Varita
mágica”

Seleccionamos el Botón de Comando y lo dibujamos en la esquina inferior derecha del
formulario.
Tras esto se nos abre el asistente y nos pregunta qué queremos hacer con el botón:
Seleccionamos en la lista izquierda Operaciones con Formularios, y en la derecha
Cerrar formulario.
Como imagen seleccionamos Salir (la puerta con la flecha). Tras esto pasan dos cosas:
El botón se nos muestra en el formulario, con el gráfico de la puerta y la flecha:
Pero, aparte de esta imagen, más o menos estética, ha ocurrido algo muy importante en
el módulo de código asociado al formulario.
Si teniendo seleccionado el botón, abrimos la Hoja de
Propiedades, pulsando el botón [Hoja de Propiedades]
de la Cinta Herramientas, seleccionamos la pestaña
[Eventos] y en ella podemos ver que el evento Al hacer
clic tiene asociado un procedimiento de evento en el
código de clase asociado al formulario.

Si hacemos clic en la palabra [Macro Incrustada], se nos abre un botón con puntos
suspensivos a su derecha.
Pulsando en ese botón se nos abriría el diseñador de Macros teniendo posicionado el
cursor en la Accion correspondiente.
Para ver el código se debe pulsar en el botón [Ver Código] de la Cinta Herramientas:
En la ventana del Explorador de proyectos, vemos que de la carpeta Microsoft Office

Objetos de clase, cuelga el objeto Form_Formulario1.
Asociado a este objeto podemos ver el código del módulo de clase del Formulario, en el
que ha aparecido el procedimiento

Si hacemos clic en el cuadro combinado y elegimos Comando1
Veremos un procedimiento asociado al Boton de Comando

Sub Comando1_Click()
Este procedimiento se ejecutará cada vez que presionemos sobre el botón de nombre
Comando1. Este botón es el que hemos colocado en el formulario.
Nosotros tendremos que colocar el código asociado
Private Sub Comando1_Click()
On Error GoTo HayError
DoCmd.Close
Salir:
Exit Sub
HayError:
MsgBox Err.Description
Resume Salir
End Sub
La primera línea indica la etiqueta de la línea a la que debe saltar el código si se
produjera un error; en este caso a la línea HayError:
Una vez que salte a esa línea, el código hará que le muestre la descripción del error, tras
lo que anulará el error y efectuará un salto a la etiqueta Salir:desde donde saldrá del
procedimiento mediante Exit Sub.
Podemos cambiar ese código.
Una cosa que no me hace especialmente feliz es el nombre del botón.
En general me gustan más nombres que sean descriptivos, por ejemplo cmdCerrar. por
lo que voy a modificar el código para quede así:
Private Sub CmdCerrar_Click()

On Error GoTo HayError
DoCmd.Close
Exit Sub

HayError:
Resume Salir
End Sub
Lo primero que he hecho ha sido cambiar el nombre del procedimiento gestor del
evento Click del botón. Esto es pasó porque quiero que el botón se llame cmdCerrar.
cmd indica que es un botón y Cerrar indica el procedimiento que ejecuta, Cerrar el
formulario.
Nos volvemos al diseño del formulario cerrando la ventana del editor de código, por
ejemplo pulsando en el aspa superior derecha de la ventana.
Volvemos a abrir la ventana de propiedades, y lo primero que vamos a hacer es cambiar
el nombre del botón, cosa que haremos pulsando en la pestaña [Otras] seleccionando la
propiedad Nombre y escribiendo cmdCerrar.
A continuación asignamos el procedimiento cmdCerrar_Click()al evento Al hacer clic

del botón, como hemos visto en un párrafo anterior.

ic ón con VBA
Guardamos los cambios y abrimos el formulario.
No es nada espectacular, pero podemos comprobar que al apretar el botón, el formulario

se cierra, que es lo que en principio queríamos.
Durante la vida de un formulario ocurren una serie de eventos.
Es interesante saber en qué orden se producen éstos, tanto al abrirse el formulario, como
al cerrarse.
Para ello vamos a seleccionar una serie de eventos del formulario y a escribir un
pequeño código que indicará en qué orden se han producido estos eventos.
Primero creamos, a nivel del módulo, una variable que se irá incrementando cuando se
produzcan determinados eventos.
Vamos a seleccionar los siguientes eventos del formulario:
Activate Al activar Cuando el formulario pasa a ser ventana activa
Close Al cerrar Al cerrarse y retirarse de la pantalla
Current Al activar registro Cuando se enfoca un registro como actual
Deactivate Al desactivar Cuando la ventana del formulario pierde el foco
GotFocus Al recibir el foco Cuando el formulario recibe el foco
Load Al cargar Al abrir un formulario y mostrar sus registros
LostFocus Al perder el foco Cuando el formulario pierde el foco
Open Al abrir Al abrir pero antes de mostrar el primer registro
Resize Al cambiar el tamaño Al abrir un formulario o cambiar de tamaño
Unload Al descargar Al cerrar un formulario, antes de desaparecer
Vamos asociando cada uno de los eventos y escribimos su código

El código sería tan simple como
éste: Option Compare
Database
Option Explicit
Dim intNumero As Integer
Private Sub Form_Activate() MuestraOrden "Activate"
End Sub
Private Sub Form_Close() MuestraOrden "Close"

End Sub
Private Sub Form_Current() MuestraOrden "Current"

End Sub

Private Sub Form_Deactivate() MuestraOrden "Deactivate"
End Sub
Private Sub Form_GotFocus() MuestraOrden "GotFocus"

End Sub
Private Sub Form_Load() MuestraOrden "Load"

End Sub
Private Sub Form_LostFocus() MuestraOrden "LostFocus "

End Sub
Private Sub Form_Open(Cancel As Integer) MuestraOrden "Open"

End Sub
Private Sub Form_Resize() MuestraOrden "Resize"

End Sub
Private Sub Form_Unload(Cancel As Integer) MuestraOrden "Unload"

End Sub
Private Sub MuestraOrden(ByVal Evento As String)

intNumero = intNumero + 1
Debug.Print CStr(intNumero) & " " & Evento
End Sub
Private Sub cmdCerrar_Click() On Error GoTo HayError

DoCmd.Close
Salir:
Exit Sub
HayError:
Resume Salir
End Sub
¿Qué hace este código?

Cuando se produce cualquiera de los eventos incluidos en el mismo, éste llama al
procedimiento MuestraOrden, pasándole como parámetro el nombre del evento.
Este procedimiento incrementa la variable intNumero e imprime su valor, junto con el
nombre del evento pasado, en la ventana Inmediato.
Con este simple procedimiento podemos averiguar en qué orden se van produciendo los
eventos.
Grabamos, abrimos el formulario y lo cerramos presionando el botón de cierre del
formulario cmdCerrar.

Microsoft Data Access Objects (DAO)
Representa una forma de contactar con el motor de la base de datos desde VBA. Es una
biblioteca orientada a objetos que permite acceder al motor de la base de datos
mediante un conjunto de clases de las cuales se pueden crear instancias u objetos. Con
DAO se pueden escribir programas en VBA que realicen prácticamente cualquier tarea
que un usuario o diseñador pueda hacer desde la consola, como por ejemplo crear
tablas, ejecutar consultas, modificar el contenido de alguna celda de alguna tabla, etc…
Instalacion de una Referencia a DAO

Para poder trabajar con DAO es necesario indicarle a Access la biblioteca donde se
encuentran las clases ( y métodos ) adecuados, lo cual se realiza siguiendo los pasos
descritos a continuación:
Abrir el editor de código de la base de datos

Una vez en modo edición de código VBA, debe
activarse la opción Herramientas – Referencias en
el menú superior
Cuando se pulsa esta opción, aparece una ventana
que muestra todas las bibliotecas de software
disponibles, ordenadas por orden alfabetico. La
biblioteca deseada es “Microsoft DAO 3.6”. Para seleccionarla, basta con pulsar sobre
el recuadro blanco situado a su izquierda.
Una vez instaladas las referencias a esta biblioteca, ya se puede desde Access trabajar
con DAO.

C
Clases, Objetos y Colecciones
Como ya se ha visto, VBA es un lenguaje orientado a objetos. Por tanto, consta de
clases y objetos. Las clases son declaraciones de tipos de datos junto a los métodos qu e
los procesan. Los objetos son instancias de una determinada clase.
En VBA casi todos los componentes de la base de datos van a ser objetos de alguna
clase. Por ejemplo, una tabla será un objeto de la clase Tabledef, una consulta será un
objeto de la clase QueryDef, un campo será un objeto de la clase Field, etc…
Cada objetotiene una serie de porpiedades o datos internos y una serie de métodos que
pueden invocarse. Por ejemplo, una tabla u objeto de la clase TableDef tiene una
propiedad denominada Name, la cual contiene el nombre de la tabla. Por otro lado,
también tiene un método CreateField, el cual per mite añadir un campo a dicha tabla.
En DAO existe también el concepto de colección. Una colección no es sino un
conjunto de cero, uno o mas objetos. Habitualmente su nombre es plural, por lo que
termina con “s”s o con “es”. Por ejemplo, Users es una colección de objetos de la clase
User
Existen varias formas de acceder a los distintos objetos de una colección:
 Colección!Objeto: Por ejemplo, Forms!frmFacturas representa el
formulario frmFacturas de la colección Forms
 Colección(“objeto”): por ejemplo, Forms(“ frmFacturas”) equivale al
ejemplo
 anterior. En lugar de una tira de caracteres, se puede utilizar una variable.
 Colección(índice): Por ejemplo, Forms(0) es el primer formulario abierto en
la base de datos.
Recuerde que los nombres deben estar entre corchet es en caso de contener blancos. La
mejor forma de procesar todos los objetos de una colección es mediante la sentencia
For Each. El Codigo de Ejemplo siguiente imprime en la ventana inmediato los
nombres de todas la tablas de una base de datos:
For Each t In dbCurr.TableDefs

Debug.Print t.Name
Next
A la hora de accede a un subcomponente de un component, en access existen dos

caracteres especiales: el character “!” y el carácter “.” Con una aplicabilidad muy
distinta:
“!” Sirve para indicarsubobjetos de un objeto mayor. El ejemplo
siguiente muestra la forma de acceder al cuadro de texto codcli del
formulario de facturas : frmFacturas!codcli
“.” Sirve para acceder a las propiedades y métodos de un objeto. El
ejemplo siguiente muestra la forma de acceder a la propiedad Name de un
objeto t de la clase TableDef : t.Name

El ejemplo siguiente muestra la forma de llamar al método CreateField sobre un objeto
t de la clase TableDef: t.CreateField(“teléfono”,dbText, 10 )
El siguiente ejemplo muestra un código VBA que emplea DAO para imprimir en la
ventana Inmediato el nombre de la base de datos actual
Dim dbcurr As Database
Set dbCurr = DBEngine.Workspaces(0).Databases(0)
Debug.Print dbCurr.Name
Microsoft Jet Replication Projects (JRO)

Utilice JRO con bases de datos de Microsoft Access (.MDB) si necesita controlar
mediante programación el intercambio de datos e información de diseño entre los
miembros del conjunto de réplicas. Por ejemplo, puede usar JRO para escribir un
procedimiento que sincronice automáticamente la réplica de un usuario con las demá s
réplicas del conjunto cuando el usuario abra la base de datos. La base de datos debe
estar cerrada para que pueda replicarse mediante programación.
Métodos
Método CreateReplica
Método GetObjectReplicability
Método MakeReplicable Método
SetObjectReplicability Método
Synchronize
Propiedades
Propiedad ActiveConnection
Propiedad ConflictFunction
Propiedad ConflictTables
Propiedad DesignMasterID
Propiedad ReplicaID
Propiedad ReplicaType
Propiedad RetentionPeriod
Propiedad TableName
Propiedad Visibility
Métodos y propiedades disponibles en una réplica parcial

Método Append
Método Delete
Método PopulatePartial
Propiedad FilterCriteria
Propiedad FilterType
Propiedad Priority

El siguiente ejemplo muestra los filtros de una replica parcial existente. Para poder
utilizar los objetos JRO con sus propiedades y sus métodos es preciso establecer la
referencia a la biblioteca “Microsoft Jet and Replication Objects 2.1 Library”
Public Sub VerFiltros(RepParcial As String)

Dim flt As JRO.Filter
Dim rep As New JRO.Replica
Dim I As Integer
Rep.ActriveConnection = RepParcial
„Anexa un filtro parcial a una Tabla
„ Imprime todos los filtros
For i = 1 To rep.Filters.Count -1
Set flt = rep.Filters.Count – 1
Debug.Print flt.TableName, flt.FilterCriteria, flt.FilterType
Next i
End Sub
Microsoft ActiveX Data Objects (ADO)

ADO define una secuencia de acciones dentro de su modelo para poder accede a los
origenes de datos. El modelo proporciona los medios necesarios para realizar dichas
acciones mediante los métodos y propiedades de los objetos, y los eventos informan de
si se van produciendo satisfactoriamente o no. Los pasos de esta secuencia son:
Conectarse a un Origen de Datos, mediante un objeto Connection. Si se desea
realizar una transacción se deberá establecer en este punto.

 Especificar un comando ( objeto Command ) para tener acceso al origen
de
 datos, opcionalmente con parámetros variables ( objeto Parameter ).
Si se desea una instrucción SQL se deberán indicar columnas, tablas y
valores de la instrucción SQL como parámetros.
 Ejecutar Comando
 Si el comando hace que los datos se devuelvan en form de filas,

almacenar las filas en un objeto Recordset que se pueda examinar,
manipular o cambiar con facilidad.
 Agregar, eliminar o cambiar filas y columnas que se desee, y
actualizar el origen de datos con los cambios de las filas de la
cache, en caso de ser necesario.
 Como resultado de la conexión o de ejecutar un comando, se proporciona
un medio general de detección de errores ( objeto Error )
 Por ultimo, se ha de finalizar la conexión. En caso de utilizar una
transacción,
 se deberá confirmar o cancelar.
Se pueden utilizar estos pasos en el modelo de programación, pero ADO permite
realizar parte del modelo. Por ejemplo, se podrían almacenar los datos a partir de un
archivo directamente en una cache de filas y después utilizar los recursos de ADO
simplemente para examinar los datos.
Cuando ciertas operaciones están a punto de suceder o han sucedido, se produc e una
notificación o aviso denominado evento. Los eventos permiten gestionar la aplicación y
actuar en consecuencia según sea la notificación.
ADO no modeliza los eventos, pero permite tratarlos mediante llamadas a
procedimientos del controlador de eventos. Un controlador de eventos es una rutina o
método al se le llama antes o después de que se produzca el evento. Ello da lugar a un
modelo de eventos definido por los eventos o avisos que se producen para la s
operaciones síncronas ( una operación síncrona espera a que se produzca el aviso
correspondiente para poder continuar ) o asíncronas.
Preguntas de Repaso
1. ¿Cómo definiría un bucle para iterar a través de una matriz de 10 enteros?
2. Si desea que el código de un bucle se ejecute al menos una vez ¿Qué bucle
elegiría?
3. Como se podría asegurar que el código de una instrucción If funcione
correctamente?
4. ¿Para que se utiliza la instrucción Exit For?
5. ¿Los comandos como DoCMD también pueden usarse en otras
aplicaciones de Office?
6. ¿A que se refiere el botón de flechas que se muestra en un Menu?

7. ¿Cuál es el mejor tipo de datos para representar datos con puntos
decimales?
8. ¿Cuál es la diferencia entre los operadores de concatennacion + y & ¿
9. ¿Cuál es la diferencia entre declarar e inicializar una variable?
Ejercicios Casos Practicos

01. Haz un programa de nombre Prog1, que funcione de la siguiente forma:
- El programa nos pide que escribamos dos números positivos menores de
57.
- El programa nos da como resultado el producto de los dos números.
- Si los números no son positivos o son mayores de 57, el programa nos lo
dice y salimos del programa.
- El programa nos pregunta al final si queremos volver a empezar.
02. Escribe un procedimiento de nombre Prog2, que nos vaya pidiendo números. Si
escribimos el número 9999 se acaba; por último, el programa nos da como
resultado el número de números introducidos, exceptuando el 9999.
03. Escribe un procedimiento de nombre Prog3, que haga lo mismo que el anterior,
pero además nos dé la suma de todos los números introducidos, e xceptuando el
9999
04. Escribe un procedimiento de nombre Prog4, que haga lo mismo que el anterior,
pero además nos dé el producto de los números introducidos, exceptuando el
9999.
05. Escribe un procedimiento de nombre Prog5, que escriba todos los múltiplos de
23 inferiores a 1000 y por último nos dé la suma de todos ellos.
06. Escribe un procedimiento de nombre Prog6, que sirva para hacer una tabla de
valores de la función y=sen(7x-5)
- El programa nos pide los dos valores de “x” (valores máximo y mínimo)
- El programa nos pide el incremento (variación) de la “x”.
07. Escribe un procedimiento de nombre Prog7, que sirva para calcular un cateto de
un triángulo rectángulo a partir del otro cateto y la hipotenusa de la siguiente
forma:
- El programa nos pide el valor de la hipotenusa
- El programa nos pide el valor de un cateto.
- Si el cateto es mayor que la hipotenusa, el programa nos da un mensaje de
error y se acaba.
- El programa nos da como resultado el valor del otro cateto y nos
pregunta si queremos volver a empezar.

08. Escribe un procedimiento de nombre Prog8, que escriba los 15 primeros
múltiplos de 7, su suma y su producto. El programa ha de tener la posibilidad
de volver a empezar.
09. Escribe un procedimiento de nombre Prog9, que sirva para calcular el área de un
triángulo o el área de un rectángulo o el área de un círculo. El programa ha
de tener la posibilidad de volver a empezar. Utiliza la estructura “Case”.
10. Escribe un procedimiento de nombre Prog10, que “dibuje” un rectángulo de
asteriscos a partir de la base y la altura.
11. Escribe un procedimiento de nombre Prog11, que “dibuje” un cuadrado con el
carácter que introducimos por teclado, a partir del lado.
12. Escribe un procedimiento de nombre Prog12, que nos pida un número y dé
como resultado la tabla de multiplicar del número introducido.
13. Escribe un procedimiento de nombre Prog13, que nos dé las opciones:
- Calcular una suma (crea una “function” de nombre suma)

- Calcular una raíz cuadrada (crea una “function” de nombre raizcua)
- Calcular un logarimo neperiano (crea una “function” de nombre
neperiano).
14. Escribe un procedimiento de nombre Prog14, que nos pida dos sumandos y nos
dé la suma de sus cuadrados y su diferencia (utiliza las funciones:
SumaCuadrado y RestaCuadrado)
15. Escribe un procedimiento de nombre Prog15 que funcione de la siguiente
forma:
- El programa nos pide 10 valores.
- El programa calcula la media aritmética (function).
- El programa calcula las desviaciones respecto a la media.
- El programa calcula la desviación media (llamada a la función anterior).
- El programa calcula la varianza (llamada a la función anterior).
- Por último el programa calcula la desviación típica.
16. Escribe un procedimiento de nombre Prog16, que calcule los 25 primeros
términos de la sucesión de término general: (3n+1) / (2n-1)
17. Crea un formulario de nombre Formulario2 en la B. D. Programas con 5
botones, que permitan ejecutar los programas:
Prog8 Múltiplos de 7
Prog11 Dibuja cuadrado
Prog14 Suma y Resta de cuadrados
Prog15 Estadística
Prog16 Sucesión.

CORRESPONDIENTE
TÉCNICOS Y
ADMINISTRADORES
INDUSTRIALES
COMPUTACIÓN E
INFORMÁTICA
Parte III
CÓDIGO: 89001212
Contenido
GENERALIDADES SOBRE LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS .................................. 1
LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS ....................................................................................... 2
Triángulo del Proyecto .................................................................................................... 2
Definir un proyecto.......................................................................................................... 4
Definir los objetivos del proyecto ..................................................................................... 6
Definir las delimitaciones del proyecto............................................................................. 9
Preparar un plan de administración del ámbito .............................................................. 10
Seguimiento y cierre de proyectos ................................................................................ 10
METODOLOGÍAS EFICACES EN LA ELABORACIÓN DE PROYECTOS ............................................... 11
ASPECTOS ADMINISTRATIVOS DEL PROYECTO ........................................................................ 11
INICIANDO MICROSOFT PROJECT 2007 .......................................................................... 13
INICIANDO MICROSOFT PROJECT .......................................................................................... 14
EL AMBIENTE DE TRABAJO DE MICROSOFT PROJECT ............................................................... 14
Barra de título ............................................................................................................... 15
Barra de menú .............................................................................................................. 15
Barra de herramientas .................................................................................................. 15
Barra de herramienta de estándar, Formato .................................................................. 15
Guía de Proyectos ........................................................................................................ 17
La escala temporal........................................................................................................ 18
Las Barras de desplazamiento ...................................................................................... 22
La Tabla de Tareas y el Área de Gráfico. ...................................................................... 22
CREACIÓN Y DEFINICIÓN DE PROYECTOS ................................................................................ 22
Definir las propiedades del archivo para el proyecto ...................................................... 23
Abrir una plantilla o un archivo existente ....................................................................... 24
Utilizar la Guía de Proyectos para iniciar un nuevo proyecto ......................................... 26
Basar el proyecto nuevo en una plantilla ....................................................................... 27
Basar el proyecto nuevo en un archivo existente ........................................................... 28
Basar el proyecto en una Base de datos existente ........................................................ 29
Introducir información clave del proyecto....................................................................... 29
Configurar el calendario del proyecto ............................................................................ 30
Las estadísticas del proyecto ........................................................................................ 34
LAS TAREAS ....................................................................................................................... 36
LAS TAREAS ........................................................................................................................ 37
Introducir y Organizar una lista de tareas ...................................................................... 37
Especificar las tareas y sus duraciones ......................................................................... 38
Incorporar una tarea a un proyecto ............................................................................... 38
Especificar una tarea que tiene lugar una vez ............................................................... 38
Especificar una tarea repetitiva ..................................................................................... 39
Especificar una duración ............................................................................................... 40
Crear un Hito ................................................................................................................ 40
Tareas condicionadas por el esfuerzo ........................................................................... 40
Desactivar la especificación tarea condicionada por el esfuerzo .................................... 41
Eliminar una tarea de la Lista de Tareas ....................................................................... 42
Crear un calendario para una tarea ............................................................................... 42
Asignar un calendario a una tarea ................................................................................. 44
Establecer dependencias y delimitaciones de tareas ..................................................... 45
Crear una dependencia entre tareas en un proyecto ..................................................... 46
Establecer tiempo de adelanto o de posposición entre tareas........................................ 47
Asignar una fecha límite para una tarea ........................................................................ 49
Utilizando PERT para obtener estimados de la duración de tareas................................ 49
Establecer una fecha de comienzo o fin específica para una tarea ................................ 51
Identificando tareas críticas........................................................................................... 53
Interrumpir el trabajo en una tarea ................................................................................ 54
ESTRUCTURAR LAS TAREAS ............................................................................................ 56
INTRODUCIR Y ORGANIZAR UNA LISTA DE TAREAS ................................................................... 57
Crear una tarea de resumen o fase ............................................................................... 57
Mostrar y ocultar las subtareas ..................................................................................... 58
Modificar una lista de tareas.......................................................................................... 58
Copiar, mover o eliminar la tarea................................................................................... 58
VINCULANDO Y DESVINCULANDO TAREAS UTILIZANDO LA VISTA DE GANTT.................................. 59
Vinculando y desvinculando tareas utilizando la vista de diagrama de red. .................... 60
CÓDIGOS DE ESTRUCTURA DE DESCOMPOSICIÓN DEL TRABAJO ................................................ 60
Mostrar códigos EDT .................................................................................................... 61
Utilizar códigos personalizados EDT ............................................................................. 62
Volver a numerar los códigos de tareas de EDT ............................................................ 64
Códigos de esquema personalizados............................................................................ 64
Crear un código de esquema ........................................................................................ 64
Asignar códigos de esquema a tareas o recursos ......................................................... 65
PROYECTOS Y SUBPROYECTOS ............................................................................................. 66
Insertar subproyectos en un proyecto principal.............................................................. 66
Mostrar u ocultar las tareas de resumen a nivel de proyecto ......................................... 66
LOS RECURSOS.................................................................................................................. 68
ESTIMAR LAS NECESIDADES DE RECURSOS............................................................................. 69
Especificar la información de recursos y establecer los períodos laborables.................. 70
Especificar o actualizar los nombres de los recursos en el proyecto .............................. 71
Especificar información básica de los recursos.............................................................. 71
Introducir información para un recurso de trabajo .......................................................... 71
Introducir información para un recurso material ............................................................. 72
Utilizar notas................................................................................................................. 72
Asignar un recurso........................................................................................................ 73
Asignar un único recurso de trabajo a tiempo completo ................................................. 73
Asignar un único recurso de trabajo a tiempo parcial..................................................... 74
Asignar un grupo de varios recursos de trabajo ............................................................. 75
Asignar la tasa de consumo para un recurso material.................................................... 77
Eliminar un recurso ....................................................................................................... 77
Eliminar la asignación de un recurso a una tarea .......................................................... 77
Eliminar un recurso de la Lista de recursos ................................................................... 78
Establecer períodos laborables, días no laborables y vacaciones a los recursos ........... 78
Establecer los períodos laborables y los días no laborables para todos los recursos del
proyecto........................................................................................................................ 79
Asignar un calendario base a un recurso....................................................................... 81
Cambiar los períodos laborables, los días no laborables y las vacaciones para recursos
individuales................................................................................................................... 81
Optimizando y nivelando la asignación de recursos....................................................... 82
LOS COSTOS....................................................................................................................... 84
ESTIMAR COSTOS ............................................................................................................... 85
Establecer tasas de pago y tarifas para recursos .......................................................... 85
Introducir tasas de recursos .......................................................................................... 86
Introducir un grupo de tasas por recurso ....................................................................... 86
Introducir varios grupos de tasas por recurso ................................................................ 87
INTRODUCIR UN COSTO POR USO ........................................................................................... 88
Capítulo I: Generalidades sobre la administración
Introducir un costo de asignación de recursos único...................................................... 90

Establecer costos fijos de tareas ................................................................................... 90
Establecer costos de material ....................................................................................... 91
Definir cuándo se ha de acumular costos ...................................................................... 92
Costo del proyecto completo ......................................................................................... 93
LA PROGRAM ACIÓN .......................................................................................................... 95
LA PROGRAMACIÓN Y SUS DETALLES ..................................................................................... 96
LÍNEA DE BASE DEL PLAN DEL PROYECTO ............................................................................. 114
Guardar un plan previsto............................................................................................. 114
Guardar un plan provisional ........................................................................................ 115
Redefinición de la línea de base.................................................................................. 116
Eliminación de la línea de base ................................................................................... 116
Eliminación de planes provisionales ............................................................................ 117
ADMINISTRACIÓN DEL PROYECTO ................................................................................ 118
ADMINISTRAR Y REALIZAR UN SEGUIMIENTO .......................................................................... 119
Procedimientos para compensar la carga de trabajo de un recurso ............................. 132
MOSTRAR LA CANTIDAD DE TRABAJO DE UN RECURSO ............................................................. 133
Reasignar trabajo a otro recurso ................................................................................. 134
Retrasar una tarea ...................................................................................................... 135
Cambiar los días y las horas laborables de un recurso ................................................ 136
CREAR UN NUEVO CALENDARIO BASE PARA UN GRUPO DE RECURSOS ......................................... 137
CREANDO REPORTES...................................................................................................... 138
SELECCIONANDO, EDITANDO Y CREANDO REPORTES ............................................................. 139
Configurando opciones para corregir problemas de impresión..................................... 141
Exportando datos de reportes. .................................................................................... 141
Creando y modificando reportes visuales. ................................................................... 143
MICROSOFT INFOPATH .................................................................................................... 145
USO DE INFOPATH................................................................................................ .....146

Rellenar formularios ....................................................... ............................................. 146
Trabajar con vistas.......................................................................... ............................ .147
Corregir formularios ........................................................... ......................................... .149
Guardar y compartir formularios ...................................................... ............................ 151
Combinar y exportar formularios ........................................................... ...................... 153
Diseñar formularios.......................................................................... ........................... .155
Trabajar con un origen de datos........................................................................ .......... .159
Impresión de formularios.................................................................. ............................ 165
PREGUNTAS DE REPASO ........................................................................................ .166
MICROSOFT PUBLISHER ..............................................................................................167
FUNDAMENTOS ................................................................................................ ..........169

Iniciar Microsoft Publisher 2007................................................................................... .170
Elementos de la Pantalla de Publisher ............................................ ............................ .171
Utilizando un asistente de MS Publisher.......... .............................................................172
Personalizando el Trabajo........................................................................................... ..174
Personalizando una publicación .................................................................................. .178
PREGUNTAS DE REPASO ............................................................... ............................196
EJERCICIOS CASOS PROPUESTOS............................................................ ................196
MICROSOFT VISIO ............................................................................................................199
DESCRIPCION DEL ENTORNO DE TRABAJO ............................................................200

VISUALIZAR , ANALIZAR Y COMUNICAR INFORMACIÓN COMPLEJA
MEDIANTE DIAGRAMAS .............................................................................................. 202
¿Qué es una forma? ...................................................................... ............................... 205
Agregar y editar texto.................................................................................................. .. 215
Texto especial............................................................................... ................................ 226
EJERCICIOS CASOS PROPUESTOS................................................................ ...........235
Capítulo
Generalidades sobre la
Administración de Proyectos
La Administración de Proyectos
Metodologías eficaces en la elaboración de proyectos
Aspectos administrativos
Microsoft Office Project 2007
La Administración de Proyectos
Los proyectos son una forma de organizar actividades que no
pueden ser tratadas dentro de los límites operativos normales
de la organización.
Los proyectos se usan a menudo como un medio de lograr el
plan estratégico de la organización, ya esté empleado el equipo
del proyecto por la organización o sea un proveedor de
servicios contratado.
La administración de proyectos es la planeación, organización,
dirección y control de los recursos para lograr un objetivo a
corto plazo.
La administración de proyectos es importante, ya que ofrece
nuevas alternativas de organización. Sirve para aprovechar de
mejor manera los recursos críticos cuando están limitados en
cantidad y/o tiempo de disponibilidad. También ayuda a
realizar acciones concisas y efectivas para obtener el máximo
beneficio.
Triángulo del Proyecto

En el triángulo del proyecto intervienen tres factores fundamentales:
- El Tiempo o duración del proyecto.
- El Coste económico del proyecto.
- El Ámbito en el que se desarrolla el proyecto.
Coste Ámbito
Tiempo
A continuación se describen los factores que conforman el triángulo del proyecto.

a. El tiempo.
El proyecto está sujeto al tiempo, a una duración. La mayoría
de los proyectos tienen una fecha límite para la que el proyecto
deberá estar concluido. Además, el proyecto posiblemente
disponga de una serie de hitos intermedios (o puntos
intermedios de control) por cumplir en cuanto a fechas.
2 SENATI-Computación e Informáti
Capítulo I: Generalidades sobre la Administración
b. El coste
El coste, no solo es económico, puede ser humano (un
pintor), de equipamiento (un computador), de material
(hojas, tinta,...), de instalaciones (alquiler de un ambiente...).
Estos costes se traducen en presupuesto económico. Para
todos los proyectos, el coste supone una delimitación
restrictiva.
c. El ámbito.
El ámbito o alcance, es el trabajo requerido para
realizarlo y conseguir el objetivo del proyecto.
El ámbito del producto es el conjunto de
características, funciones, especificaciones y
calidad final que tiene dicho producto una vez
terminado. Los documentos (en forma de
manuales) que esquematizan esta información
sobre el producto, se denominan especificaciones
del producto. El ámbito viene definido por las
tareas a realizar.
El ámbito del proyecto está formado por las tareas. Las tareas, a su vez se
dividen en fases. Las tareas, definen el ámbito o alcance del proyecto. Las tareas
se definen en jerarquía. Unas tareas deben comenzar al terminar otras, otras
pueden iniciarse simultáneamente.
Análisis del triángulo del proyecto

1. Si la duración de un proyecto disminuye, podría ser necesario aumentar el
presupuesto ya que serán necesarios más recursos para realizar el mismo trabajo en
menos tiempo. Si no se puede incrementar el presupuest o, podría ser necesario
reducir el alcance de un proyecto puesto que no se puede hacer todo el proyecto en
menos tiempo.
Coste Ámbito
Tiempo
2. Si el presupuesto del proyecto disminuye, puede que sea necesario disponer de más
tiempo ya que no se puede contar con tantos recursos como es necesario, o con
recursos tan especializados. Si no se puede incrementar el tiempo, puede que sea
necesario reducir el alcance del proyecto ya que son menos recursos y no se puede
realizar todo el trabajo previsto en el tiempo del que se dispone.
Coste Ámbito
Tiempo
3. Si el alcance del proyecto aumenta, puede ser necesario más tiempo y/o más
recursos para realizar el trabajo adicional. La variación del alcance puede resultar
perjudicial si el Administrador de proyecto no reconoce y planifica los nu evos
requerimientos.
Coste Ámbito
Coste Ámbito
Tiempo
Tiempo
Definir un proyecto
A continuación se describe los puntos importantes a tener en cuenta para definir un
proyecto.
1. El nombre del proyecto. Debe reunir las siguientes características:
- Debe ser conciso y expresar de la manera más precisa posible qué es lo que
deseamos o es preciso hacer
- Debe ser válido durante todo el ciclo de vida del proyecto
Utilice la siguiente gráfica para definir el nombre del proyecto
2. Resumen ejecutivo del proyecto. El resumen ejecutivo proporciona una visión
general del documento de Definición de Proyecto. Esta sección contiene
explicaciones de alto nivel de los objetivos del proyecto, alcance, supuestos,
riesgos, costos, duración, enfoque y organización.
3. Visión General. Describir los antecedentes y el contexto del proyecto y por qué se
decidió llevar a cabo. Hablar del valor del negocio que será generado por el trabajo
que será realizado. Se debe incluir información suficiente de modo que el resto de
las secciones en la definición del proyecto hagan senti do.
4. Objetivos del proyecto. Los objetivos son declaraciones que describen lo que este
proyecto alcanzará y entregará. Los objetivos deben ser “Metas” Mesurable s,
específicos restringidos por el tiempo, alcanzables y sensatos o realistas. Para ser
específicos y concretos, los objetivos deben estar basados en entregables. La
obtención de un objetivo debe ser evidente a través de la creación de uno o más
entregables.
5. Alcance del Proyecto. El alcance es usado para definir lo que está dentro de las
fronteras del proyecto y lo que está afuera de estas fronteras. Ejemplos de áreas que
pueden ser examinadas son: Datos, Procesos, Aplicaciones, Áreas de negocio.
6. Entregables producidos. Todos los proyectos tienen entregables. En esta sección,
se deben describir los entregables del proyecto. Es necesario proporcionar la
explicación suficiente y detallada para que el lector pueda entender lo que será
producido
7. Organizaciones impactadas o afectadas. Especificar las áreas o grupos afectados
por, o que pueden participar en, el proyecto. Esta sección debe ser extensa pero de
alto nivel. No deben aparecer nombres de individuos, pero las organizaciones que
éstos representan se incluyen aquí.
8. Estimación de esfuerzo duración y costos del proyecto. Las horas estimadas de

esfuerzo y los costos del proyecto pueden ser presentados de diversas formas,
incluyendo los costos por cada miembro del equipo, costos por entregable, costos
por cada hito o costos por categoría (mano de obra, proveedores, viáticos,
capacitación, suministros, etc.). También incluye una gráfica presentando la fecha
de inicio del proyecto, los hitos principales y la fecha de término del proyecto. Los
entregables incluidos en la gráfica de hitos, deben coincidir con los que se han
descrito en este documento en la sección correspondiente.
Definir los objetivos del proyecto

Los objetivos son aspiraciones, de logro y conversión, que exigen esfuerzos en el
presente para su realización en el futuro.
Los objetivos deben formularse como situación futura factible, comprensible y
aceptable y no como buenas intenciones. Por tanto, deben ser realistas y definidos con la
mayor claridad y precisión posible. En estos términos, los objetivos se definen teniendo
en cuenta:
 Los actores
 Los resultados esperados, deben expresar qué es lo que se quiere lograr.
 Los recursos y tiempo, necesarios para alcanzarlos.
 La calidad de los resultados y sugerir métodos para evaluar la factibilidad de logro.
 Las relaciones de jerárquicas en vinculación a las necesidades de los actores
y sus aspiraciones, urgencia de obtención, posibilidad de realización y
factibilidad económica y financiera.
La construcción de los objetivos debe basarse estrictamente en el árbol de problemas.
Considerando que el árbol de problemas refleja las situaciones negati vas, los objetivos
son la formulación positiva de los problemas - quien tiene problemas tiene objetivos-.
Sin embargo, la existencia de problemas no necesariamente indica la existencia de
objetivos.
En la medida que son realistas y parten de los problemas existentes, necesariamente
deben mostrar cambios cualitativos y cuantitativos en el contexto (individuo, población
o espacio, etc). Por lo tanto, tienen relaciones recíprocas y jerarquías.
Se mantiene coherencia de análisis entre la estructura de problemas en sus relaciones de
"causa-efecto", estableciendo para los objetivos estructuras jerárquicas de relación de
"medio-fin".
A continuación se definen los tipos de objetivos
a. Objetivo principal
Es el objetivo que pretende resolver el problema principal identificado y que
requiere de la ejecución del proyecto. Es el "para qué" se realiza el proyecto.
Debe formularse en términos de un solo objetivo.
Ejemplo: Proyecto apícola en La Merced
Objetivo principal: Asegurar la producción apícola de la comunidad.
b. Objetivos específicos
Son los objetivos que expresan los productos entregables del proyecto mismo y
que podrán ser comprobados a su finalización. Se relacionan directamente con
las funciones principales que se darán en el proyecto y, también, con lo s
problemas concretos que le dieron origen. Así, en el proyecto apícola, se darán
las funciones de establecimiento de apiarios, manejo
técnico de la producción y comercialización.
Por ejemplo: Proyecto apícola en La Merced
Objetivos específicos:
1. Apiarios establecidos y en operación
2. Capacitación técnica de apicultores
3. Organización de la comercialización de la producción
c. Metas
Son las medidas cualitativas y cuantitativas (que pueden medirse en el transcurso
del proyecto) que indican, con claridad, los resultados esperados en términos de
cada objetivo específico.
Por ejemplo: Proyecto apícola en La Merced

Metas (correspondiente a cada objetivo específico):
1. Apiarios establecidos y en operación
- Número de apiarios establecidos
- Tiempo de establecimiento (número de meses)
2. Capacitación técnica de apicultores
- Número de cursos de capacitación (duración y número de participantes)
- Tiempo de capacitación y sus etapas.
- Número de capacitados en ejercicio productivo.
3. Organización de la comercialización de la producción
- Establecimiento de la organización (tiempo)
- Número de canales organizados.
- Atención y cobertura a mercados objetivo.
d. Actividades principales
Son aquellas líneas de actividad que se van a ejecutar para lograr los resultados y
objetivos propuestos. Para la coherencia del proyecto, debe haber una relación
lógica entre objetivos y actividades. Es decir, por cada objetivo específico,
debemos tener una o más actividades que llevarán a su cumplimiento. No puede
haber objetivo específico que no tenga una actividad de respaldo.
Definir las suposiciones del proyecto

Durante la etapa de planificación de un proyecto, probablemente surgirán muchas
cuestiones importantes sin respuesta; por ejemplo, cuándo estarán disponibles los
recursos clave para iniciar el trabajo, y cuánto tiempo llevará un nuevo proceso. Para
comenzar la planificación, se hacen conjeturas hipotéticas y a continuación, se utilizan
esas estimaciones para crear la programación. Es importante hacer un seguimiento de
las suposiciones que se hacen de manera que:
Los participantes del proyecto puedan criticarlas y después, apoyar formalmente un
conjunto de suposiciones del proyecto.
Se pueda actualizar la programación cuando se disponga de información adicional
sobre esos factores.
Hay que tener en cuenta las siguientes áreas del proyecto para
identificar suposiciones subyacentes:
Entregas de otros proyectos o departamentos: Si el
proyecto va a depender del trabajo de otras personas,
¿son conscientes dichas personas de esta dependencia y
están de acuerdo con las fechas de entrega establecidas?
C
a
pítulo I: Generalidades sobre la Administración
Disponibilidad y uso de recursos (incluyendo personas, materiales y
equipamiento): Si algunas de las personas que van a trabajar en el proyecto están
bajo otro cargo, ¿a cargo de quién están? Y, ¿ha aprobado esa persona la
utilización de estos recursos?
Duraciones de las tareas: ¿Están fundamentadas las estimaciones de tareas en
una información sólida o en conjeturas?
Costos del proyecto: ¿Qué importancia tiene el costo en el proyecto? ¿Quién
debe aprobar el presupuesto o aumentarlo si es necesario?
Tiempo disponible: Si se está trabajando teniendo presente una fecha límite
conocida, ¿se puede completar de forma realista todas las tareas con un nivel
aceptable de calidad?
Resultados: ¿Cumple el resultado esperado las expectativas del cliente y de
otros participantes? Si se deben hacer concesiones en el resultado, ¿están de
acuerdo los participantes sobre los aspectos del resultado en que se han de hacer
las concesiones en primer lugar?
Estos son unos pocos ejemplos de los asuntos a considerar antes de empezar un
proyecto complejo. El éxito del proyecto depende en último término de la identificación
de suposiciones y de la realización de planes alternativos de seguridad, así como de
llevar a cabo el proyecto tal como fue planeado
Definir las delimitaciones del proyecto

Las delimitaciones en un proyecto son factores que pueden restringir las opciones del
administrador del proyecto. Normalmente, las tres delimitaciones principales son:
Programación, como una fecha de fin fija o una fecha límite para un hito
principal.
Recursos (materiales, instalaciones, equipamiento y personal, así como los
costos asociados), como un presupuesto preestablecido.
Ámbito, como un requisito de realización de tres modelos del producto.
Un cambio en una de estas delimitaciones afecta normalmente a las

otras dos, y también afecta a la calidad total. Por ejemplo, si
decrece la duración del proyecto (programación), puede aumentar
el número de trabajadores necesarios (recursos) y reducirse el
número de características que pueden incluirse en el producto
(ámbito). El administrador del proyecto determina entonces si este
ajuste es aceptable. Este concepto se denomina "delimitaciones triples de administración
del proyecto" o "triángulo del proyecto".
Durante el proceso de planificación, se deben enumerar las delimitaciones del proyecto
para asegurarse de que todos los participantes del proyecto las conocen y tienen la
oportunidad de hacer observaciones acerca de las mi smas.
Preparar un plan de administración del ámbito

Una vez identificados los objetivos, las suposiciones y las limitaciones de un proyecto,
estará listo para crear un borrador del plan de administración del ámbito.
El ámbito del proyecto es la combinación de todos los objetivos y tareas del proyecto y
del trabajo necesario para llevarlos a cabo.
El plan de administración del ámbito es un documento que describe cómo se
administrará el ámbito del proyecto y cómo se integrarán los cambios de ámbito en el
proyecto.
Un plan de administración del ámbito puede incluir:
 Una evaluación de las probabilidades que existen de que el ámbito
cambie, con qué frecuencia y cuánto.
 Una descripción de cómo se identificarán y clasificarán los cambios de
ámbito. Por ejemplo, en un proyecto de construcción, se puede decidir
que el capataz pueda aprobar el trabajo si el cliente solicita un cambio
de diseño que costará menos de 1000 euros, pero si el cambio supera este
costo, el jefe del proyecto y el cliente deberán volver a evaluar el
ámbito del proyecto en lo que a costos, recursos y otros factores se
refiere.
 Un plan que describa qué hacer cuando se identifique un cambio de ámbito
(por ejemplo, notificar al patrocinador y emitir un pedido de cambio de
contrato).
Seguimiento y cierre de proyectos

A medida que transcurre el tiempo y va avanzando la realización del proyecto variando
las estimaciones sobre las realizaciones futuras:
El conocimiento que se posee sobre estas tareas ha mejorado debido a la
experiencia o al incremento de atención que les proporciona la inmediatez (que
las ha transformado de un asunto importante en un asunto urgente).
Han podido variar las condiciones existentes y por consiguiente haberse
decidido el empleo de un método diferente del inicialmente previsto, lo que
repercute en definiciones y duraciones.
La marcha del proyecto obliga a secuenciar las actividades en una forma
diferente a la establecida inicialmente.
Se han producido o se provee que se producirán incidentes que han repercutido
en variaciones de la duración de algunas actividades respecto a lo previsto.
Todo esto provoca que el programa base no refleje la situación real del proyecto. A
continuación se describe los documentos necesarios para el seguimiento de un proyecto.
El cierre del proyecto incluye la aceptación oficial del proyecto y la finalización del
mismo. Las actividades administrativas de incluir el archivo de los expedientes y la
documentación de todo lo aprendido a lo largo de la ejecución del proyecto.
C
apítulo I: Generalidades sobre la Administración
Metodologías eficaces en la elaboración de proyectos

El Diseño Metodológico corresponde al camino a seguir para el logro del propósito
general del Proyecto. El diseño metodológico debe responder al cómo lograr los
objetivos.
A continuación se describe los puntos a considerar como metodología en la elaboración
de proyectos.
1.- Identificación
2.- Elaboración de proyectos
- El nombre o título del proyecto
- La definición de objetivos
- Fundamentación o justificación
- Descripción del proyecto
- La matriz de actividades, carta Gantt o cronograma
- El presupuesto
- Los aportes propios
3.- Fase de implementación o ejecución
- La ejecución de proyectos en instituciones
- Funciones en la administración de proyectos
- La función directiva
- La gestión participativa
4.- Evaluación de proyectos
- Naturaleza de la evaluación
- Criterios en la evaluación
- Población o beneficiarios:
- Sustentabilidad
- Eficacia
- Eficiencia o análisis costo-beneficio
- Calidad
Aspectos Administrativos del proyecto

Recursos Humanos. Define las personas y su función dentro del proyecto
Presupuesto. Representan el presupuesto general del proyecto, incluidos los

recursos de presupuesto para costos, trabajo y materiales.
Cronograma. El cronograma consiste en una lista de todos los elementos
terminales de un proyecto con sus fechas previstas de comienzo y final. Un
diagrama de Gantt puede proporcionar una representación gráfica de un
cronograma del proyecto.
Preguntas de Repaso
1. Para que sirve Microsoft Project
2. Qué es un Proyecto
3. Definir los objetivos de un proyecto
4. Cuáles son las metodologías eficaces en la elaboración de proyectos
5. Cuáles son los aspectos administrativos a considerar en la realización de

proyectos
Capítulo
Iniciando Microsoft Project 2007
Iniciando Microsoft Project

El ambiente de trabajo de Microsoft Project
Creación y definición de proyectos
Iniciando Microsoft Project

Microsoft Project es un programa de computación que nos permite planear y controlar
proyectos simples y complejos, brindándonos una serie de herramientas para su diseño
y control.
Microsoft Project administra la información del proyecto, permitiendo un fácil ingreso,
organización y diferentes formas de presentar la información del proyecto.
Paso a Paso: Acceso a Microsoft Project 2007
1. Hacer clic en el botón Office ,
2. ,
El ambiente de trabajo de Microsoft Project

El ambiente de trabajo de Microsoft Project está conformado por: la barra de título, la
barra de menú, las barras de herramientas, la barra estándar, la barra de formato, la
barra de vistas, la escala temporal, las barras de desplazamiento, la tabla de tareas y el
área de gráfico.
Barra de menús Barra de herramientas Horizonte temporal
Lista de tareas Diagrama de Gantt
Capítulo II: Iniciando Micr
Barra de título
La barra de titulo muestra el nombre del archivo y los botones para minimizar,
restaurar y cerrar una ventana.
Barra de menú
Muestra el nombre del menú principal de Microsoft Project.
Barra de herramientas
Muestra gráficamente los comandos mas utilizados
Barra de herramienta de estándar, Formato

La barra de herramienta estándar y formato son las más utilizados del Microsoft Project
La barra de herramienta estándar muestra los comandos para gestión de archivos y
operaciones con tareas.
La barra de herramienta de formato muestra los comandos para aplicar formato de texto
e identar las tareas
Paso a Paso: Visualizar la Barra de Herramientas

1. Hacer clic en el menú Ver, Barra de herramienta
2. Hacer clic en la herramienta que desea visualizar
Descripción de las principales barras de herramient as
Barra de herramienta Utilización

Administración de recursos Se utiliza para administrar los recursos.
Seguimiento Se utiliza para seguir los progresos del proyecto y
efectuar actualizaciones.
Análisis La barra de herramientas Análisis proporciona
herramientas para ajustar y evaluar el proyecto.
Análisis PERT Proporciona herramientas de análisis PERT para

evaluar los escenarios mejor, esperados y peor para
duraciones de tareas, fechas de comienzo y fechas
de fin.
Formato Se utiliza para crear esquema s de tareas, seleccionar
filtros y dar formato al texto.
Estándar Se utiliza para trabajar con las principales
características de Microsoft Project.
Dibujo Se utiliza para agregar gráfico y cuadros de texto a
los diagramas de barras de Gantt Bar.
Descripción de los botones de la barra de herramienta estándar y formato

A continuación se describe los botones más importantes de la barra de herramientas
estándar y formato.
Herramienta Utilidad
Anula la sangría de la tarea o tareas seleccionadas.
Aplica sangría a la tarea o tareas seleccionadas.
Muestra las subtareas ocultadas, de la tarea seleccionada.
Oculta las subtareas de la tarea seleccionada.
Vincula tareas seleccionadas.
Desvincula tareas seleccionadas.
Muestra información de la tarea seleccionada.
Adjunta nota
Permite asignar recursos a las actividades.
Zoom para acercar el formato de visualización de los períodos

del calendario:... días, horas, minutos segundos,
Zoom para alejar el formato de visualización de los períodos del
calendario: años, trimestres, meses...
Asistente para diagrama de Gantt
Permite filtrar tareas, cuando desea visualizar tareas que tienen

algo en común.
C
apítulo II: Iniciando Micr
Guía de Proyectos
Microsoft Office Project proporciona una Guía de proyectos con sencillas instrucciones
que le ayudan a configurar un nuevo proyecto.
Paso a Paso: Mostrar la guía de proyectos

1. Hacer clic en el menú Herramientas, Opciones …
2. Hacer clic en la ficha Interfaz
3. Activar la casilla de verificación “Mostrar la Guía de proyectos”
4. Microsoft Project se mostrará como en la siguiente gráfica
Barra de herramienta
Guía de proyectos
5. Puede utilizar la barra de herramienta guía de proyectos para administrar el

proyecto.
La escala temporal
Algunas vistas, como Diagrama de Gantt o las vistas de uso, tienen una escala temporal
que aparece por encima del diagrama o de la parte de fase temporal de la vista. Puede
mostrar hasta tres niveles de escala temporal en cada vista y dar formato a cada uno de
ellos de manera individual. Por ejemplo, puede especificar las unidades de tiem po, las
etiquetas de fechas, la alineación y otras opciones de formato.
Escala temporal
Paso a Paso: Modificar la barra temporal

1. Hacer clic derecho sobre la escala temporal
Hacer clic derecho sobre

la escala temporal para
modificarla
2. Del menú de opciones presentado elegir Escala temporal…
C
Use las fichas Nivel inferior, Nivel intermedio y Nivel superior del cuadro de
diálogo Escala temporal para especificar las opciones de formato y vista para
estos tres niveles de la escala temporal de la vista actual.
El nivel inferior aparece cuando elige mostrar cualquiera de los tres
niveles disponibles.
El nivel intermedio aparece cuando elige mostrar al menos dos de los
tres niveles disponibles.
El nivel superior aparece cuando elige mostrar todos los niveles
disponibles.
La configuración predeterminada es mostrar dos niveles: el intermedio
y el inferior.
La escala temporal aparece en varias vistas, como Diagrama de Gantt, la vista
Uso de tareas y Gráfico de recursos.
Opciones de la escala temporal

Mostrar. Especifica el número de niveles de escala temporal que desee
mostrar. El nivel inferior se muestra siempre. De manera predeterminada, se
selecciona Dos niveles (intermedio, inferior) y se muestra el nivel intermedio.
Cuando seleccione Tres niveles (superior, intermedio, inferior), se mostrará el
nivel superior.
Tamaño. Reduce o amplía la escala temporal para que pueda ver más o
menos tiempo en el mismo espacio. Escriba un número entero entre 25 y 1000.
Separador de escalas. Muestra líneas horizontales que separan los niveles de
la escala temporal. Desactive la casilla de verificación para ocultar las líneas
horizontales. Esta casilla de verificación está activada de manera
predeterminada.
Opciones de formato de la escala temporal

1. Sección de formato del nivel inferior
Unidades. Especifica la unidad de tiempo para el nivel de escala temporal
inferior. La unidad predeterminada para el nivel inferior es Días.
Número. Especifica el intervalo entre las etiquetas de unidad en el nivel de

escala temporal inferior. Por ejemplo, si la unidad es semanas y escribe 2, la
escala se separará en segmentos de dos semanas. Para el nivel de escala temporal
inferior, el valor predeterminado es 1.
Etiqueta. Especifica un formato de fecha para el nivel de escala temporal

inferior, por ejemplo, "12/12/08" o "12 dic, '08". Para el nivel de escala temporal
inferior, la etiqueta predeterminada está en el formato "L, M, M, ...", que
representa los días de la semana.
Alinear. Especifica si la etiqueta del nivel de escala temporal inferio r está

alineada a la izquierda, centrada o alineada a la derecha. De manera
predeterminada, la etiqueta está centrada.
Utilizar año fiscal. Especifica que se mostrará el año fiscal, en lugar del año de
calendario, para el proyecto. Por ejemplo, si el año fiscal 2009 del proyecto
comienza el 1 de octubre de 2008, las vistas y las copias impresas del proyecto
que muestren la fecha indicarán "Octubre de 2009" para octubre de 2008.
Separadores. Muestra líneas divisoras verticales entre las etiquetas. Desact ive la
casilla de verificación para ocultar las líneas verticales. Esta casilla de
verificación está activada de manera predeterminada.
2. Sección de formato del nivel intermedio
C
Unidades. Específica la unidad de tiempo para el nivel de escala temporal

intermedio. La unidad predeterminada para el nivel intermedio es "Semanas".
Número. Específica el intervalo entre las etiquetas de unidad en el nivel de

escala temporal intermedio. Por ejemplo, si la unidad es semanas y escribe 2, la
intermedio, el valor predeterminado es 1.

intermedio, por ejemplo, "12/12/08" o "12 de diciembre". Para el nivel de escala
temporal intermedio, la etiqueta predeterminada está en el formato "12 de
diciembre,'08".
Alinear. Especifica si la etiqueta del nivel de escala temporal intermedio está

alineada a la izquierda, centrada o alineada a la derecha. De manera
predeterminada, la etiqueta está alineada a la izquierda.
3. Sección de formato del nivel intermedio

Unidades. Especifica la unidad de tiempo para el nivel de escala temporal
superior. La unidad predeterminada para el nivel superior es "Meses".
Número. Especifica el intervalo entre las etiquetas de unidad en el nivel de

escala temporal superior. Por ejemplo, si la unidad es semanas y escribe 2, la
superior, el valor predeterminado es 1.

superior, por ejemplo, "12/12/08" o "12 de diciembre, '08". Para el nivel de
escala temporal superior, la etiqueta predeterminada está en el formato
"Diciembre de 2008".
Las Barras de desplazamiento

En una barra de desplazamiento hay que distinguir tres partes:
 Las flechas situadas en los extremos de la barra (Permiten desplazarse por líneas)
 La franja que ocupa la mayor parte de la barra
 El botón de posición dentro de la franja (Permite desplazarse arrastrando el
mouse)
Flecha izquierda Flecha derecha
Botón de posición Franja
La Tabla de Tareas y el Área de Gráfico.

La tabla de tareas muestra el nombre de la tarea, duración, comienzo, fin, predecesoras.
El área de gráfico muestra el diagrama de Gantt
Tabla de
Área de gráfico
Tareas
Creación y definición de proyectos

Al crear un nuevo proyecto, puede optar por programar el proyecto a partir de una
fecha de comienzo
Esta fecha se basa en la duración, los calendarios y las delimitaciones de las tareas
predecesoras y sucesoras. La fecha de comienzo de una tarea también se basa en sus
propios calendarios y delimitaciones.) o una fecha de fin (fecha de fin: fecha en la que
está programado que se complete una tarea.
Capítulo II: Iniciando Micr osoft Project
Esta fecha se basa en la fecha de comienzo, la duración, los calendarios, las fechas de
tareas predecesoras, las dependencias entre tareas y las delimitaciones de la tarea.), y
puede definir propiedades de archivo específi cas que ayuden a organizar o buscar el
proyecto.
Paso a Paso: Crear un nuevo proyecto

1. Hacer clic en el botón en Nuevo de la barra de herramientas
2. Hacer clic en el menú Proyecto, opción Información del proyecto.
Fecha de comienzo
del proyecto
Fecha de fin
del proyecto
3. Para programar un proyecto desde la fecha de comienzo, escriba o seleccione la

fecha en la que desea que comience el proyecto en el cuadro Fecha de
comienzo.
4. Para programar un proyecto desde la fecha de fin, haga clic en Fecha de fin del
proyecto en el cuadro Programar a partir de y, a continuación, escriba o
seleccione la fecha en la que desea que finalice el proyecto en el cuadro Fecha
de fin.
Definir las propiedades del archivo para el proyecto

Para ayudarle a organizar o buscar sus proyectos, puede especificar en ellos
propiedades del archivo, como un título descriptivo, un asunto, un jefe de proyecto o
un comentario.
Paso a Paso: Especificar las propiedades del proyecto

1. Hacer clic en el menú Archivo, opción Información del proyecto.
Microsoft Office Microsoft Office Project 2007
Ingresar los
datos generales
del proyecto
Para especificar las propiedades básicas del archivo en el proyecto activo, en el menú
Archivo, haga clic en Propiedades y, a continuación, en la ficha Resumen.
Escriba la información pertinente del proyecto en los cuadros de propiedades del
archivo.
Para agregar propiedades del archivo personalizadas en el proyecto activo, haga clic en
la ficha Personalizado.
Escriba la información pertinente en los cuadros Nombre, Tipo y Valor y, a
continuación, haga clic en Agregar.
Abrir una plantilla o un archivo existente

Dispone de varias opciones para abrir un archivo en Microsoft Project. Puede abrir el
archivo original para su modificación, abrir una copia o abrir el archivo en modo de
sólo lectura, que le impide guardarlo a menos que lo haga con otro nombre.
Paso a Paso: Abrir un archivo
1. Hacer clic en el menú Archivo, opción

24 SENATI-Computación e Informátic
Seleccione la
carpeta donde
Seleccione la guardo su
unidad de disco archivo
Luego de seleccionar el
archivo a recuperar
Hacer clic en el botón Abrir
Paso a Paso: Abrir un archivo en modo sólo lectura

Seleccione el
archivo
Seleccione la
carpeta
Hacer clic en la lista desplegable
Abrir
De las opciones presentadas elegir
“Abrir como de sólo lectura”
Utilizar la Guía de Proyectos para iniciar un nuevo proyecto

Puede utilizar la guía de proyectos para definir y administrar el proyecto.
Para activar la guía de proyectos.
 Hacer clic en el menú Herramientas, Opciones …
 Hacer clic en la ficha Interfaz
 Activar la casilla de verificación
Cuando cree un nuevo proyecto se mostrará la guía de proyectos
Guía de proyectos
Paso a Paso: Crear un proyecto utilizando la guía de proyectos

1. De la guía de proyectos hacer clic en la opción “Definir proyecto”
Seleccionar la fecha
de inicio del
proyecto
Capítulo II: Iniciando Micr osoft Project
2. En la parte inferior de la guía de proyectos hacer clic en la opción “Continuar

con el paso 2”.

con el paso 2”.
Seleccionar “No”

con el paso 3”.
5. Luego hacer clic en la opción “Guardar y finalizar”
Basar el proyecto nuevo en una plantilla

Puede crear un proyecto basado en una plantilla.
Una plantilla es un documento pre formateado para su uso. Las plantillas organizan las
tareas del proyecto permitiendo que se puedan utilizar para crear nuevos proyectos.
Una plantilla agiliza el trabajo de reproducción de proyectos similares o idénticos.
Paso a Paso: Crear un proyecto utilizando una plantilla
1. Hacer clic en el menú Archivo, botón
Hacer clic en la
opción En PC …
Seleccione la
plantilla que
desea utilizar
3. Para terminar hacer clic en el botón Aceptar, se mostrará la plantilla de

proyecto.
Basar el proyecto nuevo en un archivo existente

Puede crear un proyecto basado en un archivo existente
Paso a Paso: Basar el proyecto en un archivo existente
1. Hacer clic en el menú Archivo, botón
3. Del cuadro de diálogo presentado seleccionar el archivo

5. Se presenta el proyecto lista para modificarlo y ajustarlo a nuestro proyecto.
Basar el proyecto en una Base de datos existente

Puede basar el proyecto nuevo en un archivo existente de base de datos de Microsoft
Project (.mpd)
Paso a Paso: Basar el proyecto en una base de datos de Project

Seleccione la
carpeta
Seleccione “Bases
de datos de Project”
Cuadro tipo de archivo
3. En el cuadro Tipo de archivo, haga clic en Bases de datos de Project.

4. Localice y abra la carpeta que contenga la base de datos y, a continuación, haga
clic en el archivo que desee utilizar.
5. Haga clic en Abrir.
Introducir información clave del proyecto

Especifique las variables de entorno que controlan el funcionamiento y el aspecto de
Microsoft Project.
El formato de los campos de fecha, hora, moneda se controla a través de Panel de

control de Microsoft Windows.
Al cambiar las configuraciones globales cambia la configuración de todos los
proyectos. Las configuraciones locales afectan solamente al proyecto cuya
configuración se haya cambiado.
Es posible cambiar los valores predeterminados eligiendo el botón Predeterminar que
aparece en algunas fichas Opción.
Paso a Paso: Modificar las opciones del Calendario

1. Hacer clic en el menú Herramientas, opción Opciones
2. Hacer clic en la ficha “C alendario”
Defina las opciones del

calendario
Defina las horas

trabajadas como
jornada laboral,
semana laboral, días
por mes.
Configurar el calendario del proyecto

Hay cuatro tipos de calendarios de Microsoft Office Project: calendarios base,
calendarios de proyectos, calendarios de recursos y calendarios de tareas.
Se utilizan para determinar la disponibilidad de los recursos, para determinar cómo se
asignan los recursos a las tareas y cómo se programan las tareas. Los calendarios de
proyectos y de tareas se usan para programar tareas, y si se asignan recursos a las
tareas, también se usan calendarios de recursos.
C
apítulo II: Iniciando Micr osoft Project
Puede modificar estos calendarios para definir los días laborables y las horas de todo el
proyecto, para grupos de recursos, para recursos individuales y para tareas. Estos
calendarios son distintos de la vista Calendario, que muestra la programación del
proyecto en formato de calendario.
¿Qué es un calendario base?

Un calendario base se usa como una plantilla en la que están basados el calendario de
proyectos, calendario de recursos o calendario de tareas. Define los tiempos de trabajo
estándar y los tiempos de descanso del proyecto. Especifica las horas de trabajo de
cada día laborable, los días laborables de cada semana, así como las excepciones, como
son los días festivos. Puede seleccionar un calendario base para usarlo como calendario
del proyecto o como base para un calendario de recursos. También puede a plicar un
calendario base a tareas específicas.
Project tiene tres calendarios base predeterminados:

Estándar. El calendario base Estándar refleja la programación de trabajo
tradicional: de lunes a viernes, de 8 de la mañana a 5 de la tarde, con una hora
de descanso.
24 horas. El calendario base 24 horas refleja una programación sin tiempo de
descanso. El calendario 24 horas se puede usar para programar recursos y tareas
de los diferentes turnos de todo el día, o para programar continuamente recursos
de equipos.
Turno de noche. El calendario base Turno de noche refleja una programación
por turnos desde el lunes por la noche al sábado por la mañana, de 11 de la
noche a 8 de la mañana, con una hora de descanso.
También puede crear su propio calendario base, que resulta muy útil si cuenta
con programaciones alternativas para varios recursos. Por ejemplo, puede tener
recursos que estén trabajando a tiempo parcial, en turnos de 12 horas o durante
los fines de semana.
¿Qué es un calendario del proyecto?

El calendario del proyecto define los días laborables o no laborables y las horas para
las tareas. Este calendario suele representar las horas de trabajo tradicionales de la
organización. Project usa ese calendario para programar tareas que no tienen recursos
asignados o que tienen un tipo de tarea de duración fija. De forma predeterminada, se
usa el calendario base Estándar como el calendario de proyectos, pero puede reflejar
programaciones alternativas usando otros calendarios base.
El calendario del proyecto especifica cuándo puede tener lugar un proyecto. En este
calendario del proyecto, todos los días de la semana son días laborables.
En este calendario del proyecto, el trabajo sólo tiene lugar los fines de semana.
Los días y las horas de trabajo del calendario del proyecto reflejan los días y horas de
trabajo de todo el proyecto. Puede especificar días libres especiales, como los festivos
de la empresa. También puede indicar otros tiempos de descanso para reflejar períodos
en los que todo el equipo esté trabajando en actividades que no sean del proyecto,
como las reuniones de la empresa o las retiradas de departamentos.
El calendario del proyecto se establece haciendo clic en el calendario en la lista
Calendario del cuadro de diálogo Información del proyecto.
¿Qué es un calendario de recursos?

El calendario de recursos asegura que los recursos del trabajo (personas y equipos)
únicamente están programados para aquellos que están disponibles para trabajar.
Afectan a un recurso específico o categoría de recursos. De forma predeterminada, la
configuración de las horas de trabajo en el calendario de recursos coincide con el
calendario del proyecto. Sin embargo, puede personalizar el calendario de recursos para
mostrar la información de programación individual, como vacaciones, ausencias
laborales o período de mantenimiento del equipo.
Si dispone de recursos que trabajan en programaciones alternativas, como a tiempo
parcial o en turnos de noche, le recomendamos que configure y aplique un calendario
base independiente para cada turno. Use los calendarios de recursos para acomodar las
excepciones a los tiempos de trabajo de recursos individuales.
Inicialmente, la configuración de calendario de recursos coincide con el calendario de
proyectos.
Después de configurar un tiempo de descanso para un recurso, el calendario de
recursos refleja que este recurso no está disponible para el trabajo del proyecto este
mes en los últimos tres días de la segunda semana o en los primeros cuatro días de la
tercera semana.
Si cambia los tiempos de trabajo de un recurso modificando su calendario de recursos,
y el recurso ya está asignado a una tarea, ésta se vuelve a programar para reflejar los
cambios en los tiempos de trabajo.
¿Qué es un calendario de tareas?

Los calendarios de tareas permiten programar tareas durante un tiempo de descanso, tal
como se define en el calendario de proyectos o calendario de recursos. Por ejemplo,
puede configurar un calendario de tareas si tiene una tarea que haya que realizar por la
noche o durante el fin de semana.
Un calendario de tareas se crea en el cuadro de diálogo Cambiar calendario laboral
como un nuevo calendario base. Después se aplica el calendario base a una tarea
utilizando la ficha Avanzado del cuadro de diálogo Información de la tarea.
Si ha aplicado un calendario de tareas a una tarea que ya cuenta con recursos

asignados, de forma predeterminada, dicha tarea estará programada para los tiempos de
trabajo que tanto el calendario de tareas como los calendarios de recursos tienen en
común. Si desea programar la tarea únicamente con el calendario de tareas, active la
casilla de verificación La programación omite los calendarios de recursos en la ficha
Avanzado del cuadro de diálogo Información de la tarea.
¿Cómo afectan las opciones de configuración de los calendarios a los tiempos de
trabajo?
La configuración de las opciones del calendario en la ficha Calendario del cuadro de
diálogo Opciones (menú Herramientas, comando Opciones) define la programación de las
horas en Project, pero no determina cuándo se puede programar el trabajo.
Únicamente los calendarios pueden determinar estos períodos.
Paso a Paso: Modificar las opciones del Calendario laboral

1. Hacer clic en el menú Herramientas, opción Cambiar calendario laboral
2. Hacer clic en el botón Opciones para definir su calendario del proyecto
Definir día de inicio de la

semana y año fiscal
Establecer
hora
predetermin
ada de
entrada y
salida
Ingresar horas de trabajo

diario (jornal), semanal y
días trabajados al mes.
3. Hacer clic en el botón Aceptar

4. Ahora crearemos nuestro calendario base

Escribir el nombre
del Calendario
Hacer clic en el
botón de opción
“Crear nuevo
calendario base”
Hacer clic en el
6. Ahora de definir las excepciones el calendario
En esta grilla definir

los días que no
se trabajará.
7. Hacer clic en el botón Aceptar para terminar.
Las estadísticas del proyecto

Muestra información general sobre la fecha de comienzo, fin, duración y costo del
proyecto.
Capítulo
Las tareas
Introducir y Organizar una lista de tareas

Especificar las tareas y sus duraciones
Incorporar una tarea a un proyecto
Especificar una tarea que tiene lugar una vez
Especificar una tarea repetitiva
Especificar una duración
Tareas condicionadas por el esfuerzo
Desactivar la especificación tarea condicionada por el
esfuerzo
Eliminar una tarea de la Lista de Tareas
Crear un calendario para una tarea
Asignar un calendario a una tarea
Establecer dependencias y delimitaciones de tareas
Crear una dependencia entre tareas en un proyecto
Establecer tiempo de adelanto o de posposición entre
tareas
Asignar una fecha límite para una tarea
Identificando tareas críticas
Trabajando con una tarea guía
Interrumpir el trabajo en una tarea
Las tareas
Una tarea es un trabajo que tiene un comienzo y un fin. La finalización de una tarea es
importante para la finalización de un proyecto. Los proyectos se componen de tareas.
Hito
Es un punto de referencia que marca acontecimientos importantes en un proyecto, y
que se utiliza para controlar el progreso del proyecto. Cualquier tarea con duración cero
se muestra como hito.
Duración
La duración es la cantidad de tiempo necesaria para completar una tarea.
Un valor de duración va seguido de una unidad de tiempo:
Unidad de tiempo
A continuación se describe las unidades de tiempo que puede utilizar
minutos (m) horas (h) días (d) semanas (s) meses (me)

Para ingresar tareas utilizaremos la vista diagrama de Gantt
Paso a Paso: Ingresar tareas

1. Hacer clic en el menú Ver, opción Diagrama de Gantt
Ingresar nombre de tarea,

duración y fecha de inicio
Especificar las tareas y sus duraciones

Estando en el diagrama de Gantt ya puede iniciar a ingresar sus tareas y duraci ones
Incorporar una tarea a un proyecto

Para incorporar una tarea a un proyecto simplemente escriba su nombre, duración y
fecha de comienzo, Microsoft Project calculará automáticamente la fecha de fin de la
tarea. Ingresar la siguiente lista de tareas.
Especificar una tarea que tiene lugar una vez

Para incorporar una tarea que tiene lugar una vez simplemente escriba su nombre,
duración y fecha de comienzo, Microsoft Project calculará automáticamente la fecha de
fin de la tarea. Ingresar la siguiente lista de tareas.
Capítulo I II: Las Tareas
Especificar una tarea repetitiva

Es posible especificar tareas repetitivas (tarea repetitiva: tarea que se produce
repetidamente durante el transcurso de un proyecto. Por ejemplo, podría definir la
reunión semanal sobre el estado del proyecto como una tarea repetitiva.).
Paso a Paso: Ingresar tareas repetitivas

2. Seleccione la fila debajo de donde desea que aparezca la tarea repetitiva.
3. Hacer clic en el menú Insertar, opción
4. En el cuadro Nombre de tarea, especifique el nombre de tarea.

5. En el cuadro Duración, especifique la duración de una única repetición de la
tarea.
6. En Patrón de repetición, haga clic en Diariamente, Semanalmente,
Mensualmente o Anual.
7. Especifique la frecuencia de la tarea y active la casilla de verificación junto a
cada día de la semana en el que debería tener lugar la tarea.
8. En Intervalo de repetición, especifique una fecha de comienzo en el cuadro
Comienzo. Si no especifica ninguna fecha en el cuadro Comienzo, Project usa
la fecha de comienzo del proyecto.
9. En Calendario para programar esta tarea, seleccione un calendario de recursos
si desea aplicar un calendario a la tarea.
Especificar una duración

Estando en el diagrama de Gantt escriba la duración de la tarea en la columna duración.
Crear un Hito
Un hito es un punto de referencia que marca acontecimientos importantes en un
proyecto, y que se utiliza para controlar el progreso del proyecto. Cualquier tarea con
duración cero se muestra como hito.
Tareas condicionadas por el esfuerzo

Cuando una tarea está condicionada por el esfuerzo, Microsoft Office Project mantiene
el trabajo total de la tarea en su valor actual, independientemente del número de
recursos que se asignen a ella. Cuando se asignan nuevos recursos, el trabajo restante
se distribuye entre ellos.
Agregue el campo Condicionada por el esfuerzo a una hoja de tareas cuando desee
establecer si las tareas están condicionadas por el esfuerzo o por los recursos
directamente en esa hoja. Si desea que se programe la misma duración
independientemente del número de recursos asignados a la tarea, haga clic en No en el
campo Condicionada por el esfuerzo. Si desea que la duración dependa de la
disponibilidad y del esfuerzo de los recursos asignados, haga clic en Sí en este campo.
Ejemplo.
Supongamos que tiene una tarea para crear una serie de dibujos arquitectónicos con
una duración de cuatro semanas, que es lo que tardaría un delineante en realizarla.
Como la tarea está condicionada por el esfuerzo, asigne cuatro delineantes a la misma y
Project programará la tarea para que se complete en una semana. En este caso, haga
clic en Sí en el campo Condicionada por el esfuerzo.
Paso a Paso: Tareas condicionadas por el esfuerzo

2. Seleccionar la tarea
40 SENATI-Computación e Informátic
3. Hacer clic en el menú Proyecto, opción
Active la casilla de
verificación “Condicionada
por el esfuerzo”
Desactivar la especificación tarea condicionada por el esfuerzo

Es posible desactivar la especificación tarea condicionada por el esfuerzo
Paso a Paso: Desactivar tareas condicionadas por el esfuerzo

2. Seleccionar la tarea

Desactive la casilla de
verificación “Condicionada
por el esfuerzo”
Eliminar una tarea de la Lista de Tareas

Para eliminar una tarea seleccione la fila que contiene la tarea
Presionar la tecla Supr.
Crear un calendario para una tarea

De forma predeterminada, las tareas se programan según el calendario del proyecto.
Para definir excepciones únicas o específicas, como maquinaria que se ejecuta durante
los períodos no laborables, o un traslado de oficina que puede producirse sólo en un fin
de semana, puede crear un calendario de tareas para las tareas individuales que
reemplazan el calendario del proyecto.
Paso a Paso: Calendario para una tarea
1. Hacer clic en el menú Herramientas, opción

2. Haga clic en Crear nuevo calendario.
3. En el cuadro de diálogo Crear nuevo calendario base, escriba un nombre para el
nuevo calendario y, a continuación, elija si desea crear un nuevo calendario
base o hacer un calendario en función de una copia de otro calendario.
4. Haga clic en Aceptar para volver al cuadro de diálogo Cambiar calendario
laboral.
5. Para cambiar la semana laboral para el calendario de tareas, haga clic en la ficha
Semanas laborales.
6. Haga clic en la fila en la tabla que indica la programación predeterminada para

el calendario de tareas, y, a continuación, haga clic en Detalles.
7. En el cuadro de diálogo Detalles de, seleccione los días de la semana que desea
cambiar en la programación de la tarea y, a continuación, seleccione una de las
opciones siguientes:
8. Hacer clic en el botón Aceptar, Aceptar dos veces, para terminar.
Asignar un calendario a una tarea

Los calendarios son lo que Microsoft Office Project 2007 utiliza para programar el
proyecto y, normalmente, se aplican a los recursos para que Project pueda controlar
cuándo están disponibles los recursos para trabajar en las tareas a las que están
asignados. De manera predeterminada, las tareas se programan basándose en el
calendario del proyecto. Para definir excepciones únicas o específicas de tiempos de
trabajo y períodos no laborables, puede crear un calendario de tareas.
Project calcula cuándo un recurso y una tarea están programados para trabajar mediante
calendarios en el orden siguiente: calendario del proyecto, calendario de recursos y
calendario de tareas. Si una tarea no tiene recursos ni calendario de tareas, se programa
según el calendario del proyecto. Si una tarea tiene recursos asignados y no tiene
calendario de tareas, se programa según el calendario de recursos del recurso. Si el
recurso no tiene ningún calendario de recursos, se utiliza el del proyecto.
Paso a Paso: Calendario para una tarea

2. En el campo Nombre de tarea, seleccione la tarea a la que desee asignar un
calendario.
5. En la lista Calendario, seleccione el calendario que desee utilizar para la tarea.

6. Si no desea que el calendario de recursos cambie la programación de la tarea,
active la casilla de verificación La programación omite los calendarios de
recursos.
C II: Las Tareas
apítulo I
Establecer dependencias y delimitaciones de tareas

Cuando se han creado tareas en un
proyecto, tienen que ser vinculadas para
mostrar las relaciones entre ellas. Puede
vincular las tareas dentro de un
proyecto o entre proyectos. La
vinculación de tareas crea dependencias
entre tareas.
Utilizando los cuatro tipos de relaciones
entre tareas que dispone Microsoft
Project, puede vincular tareas
fácilmente en su programación para que
reflejen o modelen la forma en que
realmente trabaja el proyecto. Mediante
la vinculación de tareas, puede ver
fácilmente cómo los cambios en el
comienzo, el fin y la duración de una
tarea afectan a las tareas con las que esté relacionada.
En la programación de un proyecto, unas tareas se pueden relacionar con otras de
diferentes maneras.
A continuación se definen conceptos utilizados en el procedimiento de relacionar
tareas.
Predecesora
Una tarea que se debe comenzar o finalizar antes de que otra se pueda comenzar o
finalizar.
Sucesora
Una tarea que no puede empezar hasta que otra tarea comience o finalice.
Tipos de relaciones entre tareas

Microsoft Project proporciona cuatro tipos
diferentes de relaciones entre tareas que se
utilizan para conectar una serie de tareas en
la programación.
Al utilizar estas relaciones, las tareas se
modelan de forma realista para que la
programación refleje lo que realmente está
sucediendo en el proyecto.
Relaciones entre tareas (FC, CC, FF, CF)
Fin a comienzo (FC) La tarea (B) no se puede

comenzar hasta que la tarea (A)
finalice.
Comienzo a comienzo (CC) La tarea (B) no se puede
comenzar hasta que la tarea (A)
comience.
Fin a fin (FF) La tarea (B) no se puede

finalizar hasta que la tarea (A)
finalice.
Comienzo a fin (CF) La tarea (B) no se puede
finalizar hasta que la tarea (A)
comience.
Las tareas se vinculan definiendo una relación entre sus fechas de comienzo y de fin.
Existen cuatro tipos de relaciones entre tareas en Microsoft Project:
Crear una dependencia entre tareas en un proyecto

Mediante la vinculación de tareas, puede ver fácilmente cómo l os cambios en el
comienzo, el fin y la duración de una tarea afectan a las tareas con las que esté
relacionada.
Paso a Paso: Crear la relación entre tareas

1. Seleccione la tarea que desea relacionar.
2. Hacer clic en el botón "Vincular tareas" (También podría haber presionado

las teclas Ctrl + F2)
Paso a Paso: Desvincular tareas
1. Hacer doble clic en la línea que relaciona las tareas.
2. Seleccione el tipo de relación que desea utilizar.
Establecer tiempo de adelanto o de posposición entre tareas

Cuando configure las dependencias entre tareas, es posible que haya algunas tareas
sucesoras que pueden comenzar antes de que finalicen sus tareas predecesoras y otras
tareas sucesoras que no puedan comenzar hasta pasado un período de tiempo después
de que hayan concluido sus tareas predecesoras:
Adelanto
Es un solapamiento de tareas que tienen dependencia. Si desea que una tarea comience
cuando su predecesora está a medio finalizar, podrá especificar una relación de fin a
comienzo de un 50 por ciento para la tarea sucesora. El adelanto se introduce como
valor negativo.
Tiempo de posposición
Representa un retraso entre tareas que tienen dependencia. Si necesita un retraso de dos
días entre el fin de una tarea y el comienzo de otra, especifique una relación de fin a
comienzo y especifique un tiempo de posposición de dos días. El tiempo de
posposición se introduce como valor positivo.
Paso a Paso: Adelanto y posposición de tareas

1. Hacer clic en el menú Ver, haga clic en Diagrama de Gantt.
2. En el campo Nombre de tarea, seleccione la tarea para la que desea definir el
tiempo de adelanto o posposición
4. Hacer clic en la ficha Predecesoras.
5. En el campo Posposición, especifique el tiempo de adelanto o posposición que
desee como una duración o un porcentaje de la duración de la tarea predecesora:
Para especificar el tiempo de adelanto, escriba un número

negativo o un porcentaje negativo (como -2d para dos días de
adelanto).
Para especificar el tiempo de posposición, escriba un número
positivo o un porcentaje positivo (como 50% para la mitad de la
duración de la tarea predecesora).
II: Las Tareas
Capítulo I
Asignar una fecha límite para una tarea

Representa una restricción o limitación que establece el usuario en la fecha de
comienzo o la fecha de fin de una tarea. Esto permite especificar una tarea con fecha de
inicio y fin inamovibles.
Paso a Paso: Asignar fecha limite a una tarea

1. Hacer clic en el menú Ver, haga clic en Diagrama de Gantt.
2. En el campo Nombre de tarea, seleccione la tarea para la que desea asignar una
fecha limite

4. Hacer clic en la ficha General.
5. En la lista despegable fecha límite, elegir una fecha.
Utilizando PERT para obtener estimados de la duración de tareas.

Puede realizar un análisis PERT básico para calcular la duración de una tarea
A continuación se describen algunos conceptos básicos
Duración optimista. La mejor posibilidad del período total de tiempo de trabajo activo
que se espera para una tarea, es decir, la cantidad de tiempo comprendida entre el
comienzo optimista y el fin optimista de una tarea.
Duración pesimista. La peor posibilidad del período total de tiempo de trabajo activo
que se espera para una tarea, es decir, la cantidad de tiempo comprendida entre el
comienzo pesimista y el fin pesimista de una tarea.
Duración esperada. Período total de tiempo de trabajo activo previsto para una tarea,
es decir, el tiempo comprendido entre el comienzo y el fin previstos de una ta rea.) de
las tareas en la programación.
Programación. Medición del tiempo y secuencia de las tareas dentro de un proyecto.
Una programación se compone principalmente de tareas, dependencias entre tareas,
duraciones, delimitaciones e información del proyect o en función del tiempo.)
basándose únicamente en una duración optimista, pesimista o esperada.
Hay dos formas de realizar un análisis PERT:
Use los pesos predeterminados para los cálculos de la duración si cree que el
cálculo de la duración esperada es más probable que la pesimista o la optimista, y
si cree que los dos últimos cálculos son igualmente probables.
Cambie la forma en que Project pondera los cálculos de la duración si cree que las
duraciones optimista, esperada y pesimista tienen otras probabilidades de ocurrir
diferentes de las probabilidades predeterminadas de 1 de 6, 4 de 6 y 1 de 6,
respectivamente.
Paso a Paso: Realizar un análisis PERT usando pesos

1. Hacer clic en el menú Ver, Diagrama de red
2. Hacer clic en el menú Ver, Barra de herramientas, Análisis PERT
3. En la barra de herramientas Análisis PERT, hacer clic en Hoja de entradas
PERT .
4. Para cada tarea, especifique los campos Dur. optimista, Dur. esperada y Dur.
pesimista, respectivamente.
5. Si no espera que varíe la duración de una tarea, especifique la duración
esperada en los tres campos.
6. Haga clic en Calcular PERT de la barra de herramientas Análisis PERT

7. Del cuadro de diálogo presentado hacer haga clic en el botón Sí
8. Project calcula la duración de un proyecto basándose en un promedio
ponderado de los tres valores de la duración de cada tarea.
9. Para ver las duraciones optimista, esperada y pesimista, en la barra de
herramientas Análisis PERT, haga clic en Gantt optimista , Gantt esperado
o Gantt pesimista .
C II: Las Tareas
apítulo I
Paso a Paso: Realizar un análisis PERT cambiando la ponderación

1. Hacer clic en el menú Ver, Diagrama de red
2. Hacer clic en el menú Ver, Barra de herramientas, Análisis PERT
3. En la barra de herramientas Análisis PERT, hacer clic en Hoja de entradas
PERT .
4. Cambie el número al menos en dos de los siguientes campos: Optimista,
Esperado y Pesimista, de tal forma que la suma de los tres números sea igual
a 6.
5. Si hay una duración de tarea que no desea calcular, especifique la misma
duración en los tres campos.
6. Haga clic en Calcular PERT de la barra de herramientas Análisis PERT

7. Del cuadro de diálogo presentado hacer haga clic en el botón Sí
8. Project calcula la duración de un proyecto basándose en un promedio
ponderado de los tres valores de la duración de cada tarea.
9. Para ver las duraciones optimista, esperada y pesimista, en la barra de
herramientas Análisis PERT, haga clic en Gantt optimista , Gantt esperado
o Gantt pesimista .
Establecer una fecha de comienzo o fin específica para una tarea

Cuando establece una fecha de o una fecha de fin para una tarea en Project, significa
que no desea que esa tarea comience o finalice antes de esas fechas. Se aplican
delimitaciones.
A continuación se describen algunos conceptos importantes
Delimitación.
Una delimitación es una restricción establecida en la fecha de comienzo o fin de
una tarea. Puede especificar que una tarea comience o que no finalice después
de una fecha determinada.
Delimitación flexibles.
No esta ligada a una fecha concreta
Delimitación inflexible.
Esta ligadas a una fecha concreta
En la tabla siguiente se muestran las delimitaciones proporcionadas en Project.
Tipo de Nombre de
delimitación delimitación Descripción
Flexible Lo más tarde Programa la tarea lo más tarde posible, de tal forma
posible (LMTP) que la tarea finaliza antes de que termine el
proyecto y sin retrasar las tareas siguientes. Es la
delimitación predeterminada para aquellas tareas
cuando programa desde la fecha de fin del
proyecto. No especifique ninguna fecha de
comienzo o de fin sin esta delimitación.
Flexible Lo antes posible Programa la tarea para que comience la tarea lo

(LAP) antes posible. Es la delimitación predeterminada
para aquellas tareas programadas desde la fecha de
comienzo del proyecto. No especifique ninguna
fecha de comienzo o de fin sin esta delimitación.
Semiflexible No comenzar Programa la tarea para que comience en una fecha

antes de especificada, o después de dicha fecha. Use esta
(NCAD) delimitación para asegurarse de que la tarea no
comienza antes de una fecha especificada.
Semiflexible No finalizar Programa la tarea para que finalice en una fecha

antes del especificada, o después de dicha fecha. Use esta
(NFAD) delimitación para asegurarse de que una tarea no
finaliza antes de una determinada fecha.
Semiflexible No comenzar Programa la tarea para que comience en una fecha

después del especificada, o antes de dicha fecha. Use esta
(NCDD) delimitación para asegurarse de que la tarea no
comienza después de una fecha especificada.
Semiflexible No finalizar Programa la tarea para que finalice en una fecha

después del especificada, o antes de dicha fecha. Use esta
(NFDD) delimitación para asegurarse de que una tarea no
finaliza después de una determinada fecha.
Inflexible Debe finalizar el Programa la tarea para que finalice en una fecha
(DFE) especificada. Establece las fechas más próximas,
programadas y últimas de las fechas de fin que ha
especificado y delimita la tarea en la programación.
Inflexible Debe comenzar Programa la tarea para que comience en una fecha
el (DCE) especificada. Establece las fechas más próximas,
programadas y últimas de la fecha de comienzo que
ha especificado y delimita la tarea en la
programación.
II: Las Tareas
Capítulo I
Paso a Paso: Acceso a Microsoft Project 2007

1. Hacer clic en el menú Ver, Diagrama de Gantt.
2. Haga clic en la tarea que está programando y, a continuación, haga clic en
Información de la tarea
3. Haga clic en la ficha Avanzado.
4. Seleccione un tipo de delimitación en la lista Tipo de delimitación.
Elegir fecha de
delimitación
Seleccione el tipo
de delimitación
5. Si selecciona una delimitación que no sea Lo más tarde posibl e o Lo antes

posible, especifique una fecha de delimitación en el cuadro Fecha de
delimitación, o bien seleccione una fecha en el calendario.
Identificando tareas críticas

Los campos Tareas críticas indican si una tarea o la tarea de una asignación posee un
margen de retraso en la programación o si se encuentra en la ruta crítica El campo
Tareas críticas contiene el valor Sí cuando la tarea es crítica y No cuando la tarea no es
crítica. A continuación se describe el concepto de ruta crítica.
Ruta crítica. Es una serie de tareas que deben completarse según la programación para
que un proyecto finalice a tiempo. Cada una de las tareas de la ruta crítica es una tarea
crítica.
Paso a Paso: Ver ruta crítica

1. Hacer clic en el menú Formato, Asistente para diagrama de Gantt
2. Del cuadro de diálogo mostrado hacer clic en el botón Siguiente
3. Del cuadro de diálogo presentado hacer clic sobre la opción Ruta crítica
4. Hacer clic en el botón Siguiente, Siguiente, Siguiente

5. Para finalizar hacer clic en el botón Dar formato
Interrumpir el trabajo en una tarea

Si tiene que interrumpir el trabajo en una tarea, puede dividir la tarea de tal forma que
una parte de ella comience después en la programación.
Preguntas de Repaso
1. Qué es una lista de tareas
2. Cómo se organiza una lista de tareas
3. Cómo se crea un hito
4. Qué es una análisis PERT
5. Qué es una ruta crítica
Capítulo
Estructurar las tareas


Estructurar las tareas en un esquema lógico
Crear una tarea de resumen o fase
Mostrar y ocultar las subtareas
Modificar una lista de tareas
Copiar, mover o eliminar la tarea
Vinculando y desvinculando tareas utilizando la vista de
Gantt.
diagrama de red.
Agregando holguras y estimados a las tareas vinculadas
Códigos de estructura de descomposición del trabajo
Mostrar códigos EDT
Utilizar códigos personalizados EDT
Volver a numerar los códigos de tareas de EDT
Códigos de esquema personalizados
Crear un código de esquema
Asignar códigos de esquema a tareas o recursos
Proyectos y subproyectos
Insertar subproyectos en un proyecto principal
Mostrar u ocultar las tareas de resumen a nivel de proyecto
Capítulo IV: Estructu rar las tareas
Con Microsoft Project, es posible utilizar un esquema para organizar la programación a
medida que se van introduciendo las tareas o después de haber introducido todas las
tareas del proyecto. Cuando se esquematiza la programación del proyecto se simplifica
su organización para que resulte más sencillo crear, administrar y mantener el proyecto.
Herramientas para esquematizar las tareas.
Definiremos algunos conceptos utilizados
Esquema
Una estructura jerárquica para un proyecto que muestra cómo algunas tareas
(subtareas) están subordinadas a otras tareas (tareas resumen). En Microsoft Project, a
las subtareas se les aplica sangría bajo las tareas de resumen.
Subtarea
Una tarea que es parte de una tarea de resumen. La información acerca de la subtarea,
su duración y el costo, queda consolidada dentro de la tarea de resumen al vincular la s
subtareas.
Crear una tarea de resumen o fase

Una tarea que se compone de subtareas y que resume a esas subtareas. Microsoft
Project determina automáticamente la información de la tarea de resumen (duración,
costo, etc.) utilizando la información de las subtareas.
Utilice los botones anular sangría y aplicar sangría para organizar las tareas.
Esquematice las tareas de su proyecto según se muestra en la gráfica.
Microsoft Office Microsoft Office Project 2007
Mostrar y ocultar las subtareas

Para mostrar u ocultar tareas hacer clic en el indicador de expansión/comprensión
Modificar una lista de tareas

Utilice los botones anular sangría y aplicar sangría para organizar las tareas.
Esquematice las tareas de su proyecto según se muestra en la gráfica.
Si quiere mofoificar rel nombre de la tarea presione la tecla F2.
Copiar, mover o eliminar la tarea

A continuación se describe como copiar, mover y eliminar una tarea.
Paso a Paso: Copiar una tarea

1. Del menú Ver, elegir Diagrama Gantt.
2. Seleccionar la fila que contiene la tarea que desea copiar
rar las tareas
3. Presionar las teclas Ctrl + C para copiar

4. Ubíquese en la fila donde desea copiar la tarea
5. Presionar las teclas Ctrl + V
Paso a Paso: Mover una tarea

2. Seleccionar la fila que contiene la tarea que desea mover
3. Presionar las teclas Ctrl + X para copiar

4. Ubíquese en la fila donde desea copiar la tarea
5. Presionar las teclas Ctrl + V
Paso a Paso: Eliminar una tarea

2. Seleccionar la fila que contiene la tarea que desea eliminar
3. Presionar la tecla Supr.

Gantt.
Una vez que las tareas se creen en un proyecto, es preciso vincularlas para que se
muestre la relación existente entre ellas.
Paso a Paso: Vincular tareas desde el diagrama de Gantt

1. Hacer clic en el menú Ver, Diagrama de Gantt.
2. En el campo Nombre de tarea, seleccione dos o más tareas que desee vincular y
en el orden en que desee vincularlas.
3. Para seleccionar tareas no adyacentes, mantenga presionada la tecla CTRL y

haga clic en las tareas que desee vincular.
4. Para seleccionar tareas adyacentes, mantenga presionada la tecla MAYÚS y
haga clic en la primera y en la última tarea que desee vincular.
5. Haga clic en Vincular tareas

6. De forma predeterminada, Microsoft Office Project 2003 crea un vínculo de
tarea del tipo de fin a comienzo.
Vinculando y desvinculando tareas utilizando la vista de diagrama de

red.
De manera predeterminada, al vincular tareas en el diagrama de red, se crean
dependencias entre tareas de fin a comienzo.
Cuando inserte una tarea entre tareas vinculadas en la vista diagrama de red, podrá
vincular la nueva tarea automáticamente o no vincularla en absoluto.
Paso a Paso: Vincular tareas dese el diagrama de red

1. En el campo Nombre de tarea, seleccione dos o más tareas que desee vincular y
2. Hacer clic en el menú Ver, Diagrama de red.
3. Sitúe el puntero en el centro del cuadro de la tarea predecesora.
4. Arrastre hasta el cuadro de la tarea sucesora.
Códigos de estructura de descomposición del trabajo

La EDT o WBS (Work Breakdown Structure) es una estructura jerárquica utilizada con
el fin de organizar tareas para programación de informes y seguimiento de costos. En
MS Project, se puede representar la estructura de descomposición del trabajo utili zando
identificadores de tarea o asignando su propio código EDT a cada tarea.
La EDT identifica el trabajo a realizar para conseguir los objetivos y variables
establecidas en la fase de definición. EDT muestra el sumario y las tareas
subordinadas, pero no determina cuando las tareas se van a completar o en que orden.
rar las tareas
Una vez desarrollado puede usarse para:

 Determinar los recursos requeridos para completar el proyecto
 Facilitar la asignación de responsabilidades
 Facilitar planeaciones futuras
 Evaluar el progreso del proyecto
 Facilitar los reportes para monitoreo y control
 Asistir en la administración de las reuniones de equipos de proyecto
Mostrar códigos EDT

Estructura detallada del trabajo (EDT). Estructura jerárquica que se utiliza para
organizar tareas de cara a generar informes de programaciones y realizar un
seguimiento de los costos. Con Project se puede representar la estructura detallada del
trabajo mediante la utilización de identificadores de tareas o mediante la asignación de
códigos EDT personalizados a cada tarea.
EDT son códigos alfanuméricos que se pueden usar para representar la posición de la
tarea asociada dentro de la estructura jerárquica del proyecto. Los códigos EDT son
similares a los números de esquema con la diferencia de que los códigos EDT se
pueden modificar o se les puede aplicar un formato EDT específico o máscara. Los
códigos EDT también son únicos; sólo puede haber un código EDT por tarea.
Paso a Paso: Mostrar códigos EDT

1. Hacer clic derecho sobre una de las nombres de campo de las columnas estando
en el Diagrama de Gantt
2. Del menú de opciones presentado hacer clic en Insertar columna

3. Del cuadro de diálogo mostrado en la lista desplegable Nombre de campo
elegir EDT.
4. Hacer clic en el botón Aceptar para terminar, se mostrará el campo EDT según
la gráfica mostrada
Utilizar códigos personalizados EDT

Si su proyecto precisa de códigos EDT detallados compuestos de longitudes,
secuencias o conjuntos de números y letras específicos, puede definir una máscara de
códigos EDT personalizados para el proyecto (los proyectos no pueden tener más de
una máscara de códigos personalizados) . El código EDT personalizado se registra en
el campo EDT.
Al igual que con los números de esquema, cada nivel de un código EDT personalizado
representa un nivel de esquema en la lista de tareas. Puede utilizar un formato especial
para cada nivel del código, y cada nivel se muestra en el código con arreglo a la
jerarquía de tareas, tareas de resumen y subtareas.

1. Hacer clic en el menú Ver, opción Más vistas
2. Del cuadro de diálogo presentado elegir Hoja de tareas
3. Hacer clic en el botón Aplicar para continuar. Se mostrará la hoja de tareas.
Capítulo IV: Estructu rar las tareas
4. Hacer clic en el menú Proyecto, elegir la opción EDT, Definir código.
Permitirá distinguir las tareas de

este proyecto. En el prefijo puede
escribir cualquier combinación de
números, letras y símbolos
Elegir tipo de carácter a

utilizar; Número,
mayúsculas, minúsculas,
caracteres desordenados
5. Para elegir el tipo de carácter tener en cuenta lo que se describe a continuación.

a. Números (ordenados). Muestra números (por ejemplo, 1, 2 y 3 para las tres
primeras tareas de resumen del proyecto).
b. Mayúsculas (ordenadas) para mostrar códigos EDT alfabéticos en
mayúsculas (por ejemplo, A, B y C para las tres primeras tareas de resumen
del proyecto).
c. Minúsculas (ordenadas) para mostrar códigos EDT alfabéticos en
minúsculas (por ejemplo, a, b y c para las tres primeras tareas de resumen
del proyecto).
d. Caracteres (desordenados) para mostrar cualquier combinación de números
y letras en mayúsculas y en minúsculas (por ejemplo, Arqu1, Const1 e
Insp1 para las tres primeras tareas de resumen del proyecto).
6. Si no desea que Project asigne automáticamente un código EDT cada vez qu e

especifica una nueva tarea, desactive la casilla de verificación Generar código
EDT para la nueva tarea.
7. Para permitir el uso del mismo código EDT para varias tareas, desactive la
casilla de verificación Verificar exclusividad de los nuevos códigos EDT.
Volver a numerar los códigos de tareas de EDT

Después de mover o eliminar tareas, puede que sus códigos EDT personalizados ya no
estén en el orden correcto. Project no cambia automáticamente la numeración de los
códigos EDT, porque estos códigos se pueden utilizar en documentos u otros sistemas
no asociados al archivo de Project. Puede cambiar la numeración de los códigos EDT
de todas las tareas o de algunas de ellas:

3. Hacer clic en el botón Aplicar para continuar.
4. Seleccione las tareas cuya numeración desea cambiar. (La primera tarea de un
conjunto de tareas no cambia de número. Se utiliza como referencia para la
nueva numeración de las demás tareas).
5. Para cambiar la numeración de los códigos EDT de todas las tareas, no
seleccione ninguna tarea.
6. Hacer clic en el menú Proyecto, elegir EDT, Cambiar numeración.
7. Para corregir la secuencia de códigos EDT únicamente para las ta rea s

adyacentes seleccionadas, haga clic en Tareas seleccionadas.
8. Para corregir la secuencia de código EDT de todas las tareas del proyecto, haga
clic en Proyecto completo.
Códigos de esquema personalizados

Los códigos de esquema personalizados son etiquetas que se definen para las tareas o
los recursos y que proporcionan una estructura alternativa para el proyecto. Es posible
crear hasta 10 conjuntos de códigos de esquema personalizados que representen
sistemas como códigos de contabilidad de costos de tareas y códigos de trabajo de
recursos. Una vez que haya definido y códigos de esquema y los haya asignado a la s
tareas o los recursos correspondientes, podrá utilizarlos para ordenar, filtrar o agrupar
tareas o recursos en el proyecto. De esta forma podrá centrarse en varios tipos de tareas
o recursos según los códigos de esquema que les haya asignado.
Crear un código de esquema

Por ejemplo: El contador del proyecto consulta el plan del proyecto para obtener
información sobre los costos de las tareas. Desea ver las tareas agrupadas por centros
C
apítulo IV: Estructu rar las tareas
de costo y obtener información resumida basada en dichos centros. Crea un campo

Código de esquema personalizado denominado "Código de costo de tarea", junto con
una tabla de consulta que contiene la lista de códigos. A continuación, aplica los
códigos de costo apropiados a las tareas aplicables. Obtiene la información jerárquica y
resumida que necesita cuando agrupa por el campo de código de esquema
personalizado Código de costo de tarea.
Paso a Paso: Crear códigos d esquema

3. Hacer clic en el botón Aplicar para continuar.
4. Hacer clic en el menú Herramientas, elegir Personalizar y, a continuación,
haga clic en Campos
5. En la lista desplegable tipo elegir Código de esquema
Seleccione el código de esquema

que desee definir
Hacer clic en cambiar nombre
Asignar códigos de esquema a tareas o recursos

Los códigos de esquema se han reemplazado por los campos personalizados de
empresa de Microsoft Office Project 2007. La mayor parte de los campos
personalizados de empresa se pueden vincular a tablas de consulta multivalor.
Proyectos y subproyectos
El Proyecto principal. Es un proyecto que contiene otros proyectos (que se
denominan proyectos insertados o subproyectos). También se denomina proyecto
consolidado.
Subproyecto. El Subproyecto es un proyecto insertado en otro proyecto. Los
subproyectos se utilizan como un medio de dividir proyectos complejos en partes má s
fáciles de manejar. También se denominan proyectos insertados.
Archivo consolidado. Un Archivo consolidado es un archivo que contiene uno o más
archivos de proyecto insertados (que también se denominan subproyectos). Los
proyectos insertados pueden conservar los vínculos con sus proyectos originales, de
modo que todos los cambios que se realicen en los proyectos insertados en el archivo
consolidado se reflejarán en el archivo de origen. Los proyectos insertados se pueden
vincular entre sí. Los archivos consolidados también se denominan archivos principales
de proyecto
La tarea de resumen a nivel de proyecto muestra información de resumen acerca de
todo el proyecto en una sola fila con la correspondiente barra de tareas de resumen en
la parte superior de la vista de Diagrama de Gantt. Si va a trabajar con subproyectos
consolidados dentro de un archivo de proyecto principal, cada proyecto tendrá su
propia tarea de resumen a nivel de proyecto que aparecerá en el proyecto principal
como una tarea de resumen para el subproyecto.
Insertar subproyectos en un proyecto principal

Mediante la consolidación de archivos relacionados en un proyecto principal puede
organizar y administrar de forma más eficiente proyectos complejos o varios proyectos
relacionados. Puede ver, cambiar o imprimir información del proyecto principal y de
los subproyectos. También puede tener acceso a cada subproyecto de forma
independiente.
Preguntas de Repaso
1. Cómo se muestras y/o oculta las tareas
2. Cómo se modifica una lista de tareas
3. Qué son los códigos EDT
4. Qué es una vista Gantt
5. Qué es un subproyecto
Capítulo
Los recursos
Estimar las necesidades de recursos

Especificar la información de recursos y establecer los
períodos laborables
Especificar o actualizar los nombres de los recursos
en el proyecto
Especificar información básica de los recursos
Introducir información para un recurso de trabajo
Introducir información para un recurso material
Utilizar notas
Asignar un recurso
Eliminar un recurso
Establecer períodos laborables, días no laborables y
vacaciones a los recursos
Establecer los períodos laborables y los días no
laborables para todos los recursos del proyecto
Asignar un calendario base a un recurso
Cambiar los períodos laborables, los días no
laborables y las vacaciones para recursos individuales
Manipulando la disponibilidad de recursos.
Optimizando y nivelando la asignación de recursos.
: Los recursos
Capítulo V
Estimar las necesidades de recursos

Se denomina recurso al personal, los equipos y suministros utilizados para completar
las tareas de un proyecto.
Microsoft Project permite:
Asignar recursos a las tareas para asegurarse de que l a programación contiene el personal y el
equipamiento adecuados.
Crear programaciones de trabajo para los recursos.
Una vez que haya introducido la información de los recursos del proyecto puede
emplear los mismos en otros proyectos.
A continuación se describe los conceptos que utilizaremos en el siguiente tema.
Recursos
El personal, los equipos y suministros utilizados para completar las tareas de un
proyecto.
Calendario de recursos
Un calendario que especifica el horario de trabajo y el período no laborable de un
recurso determinado. El calendario de recursos difiere del calendario base en que éste
especifica el horario de trabajo y el período no laborable de más de un recurso. Es
posible utilizar calendarios de recursos para definir excepciones únicas para recursos
particulares, como vacaciones, diferentes días de trabajo o diferentes turnos.
Unidades
El número de unidades o la cantidad de un recurso asignado a una tarea.
Por ejemplo, si tiene una tarea de pintura, podría asignarle dos unidades o do s pintores.
Si tiene un pintor, podría asignarle 5 unidades (la mitad del tiempo de un pintor). El
número máximo de unidades es el número máximo de unidades disponibles del
recurso.
Por ejemplo, si tiene tres pintores trabajando en un proyecto, el número máximo de
unidades es tres: tres pintores trabajando a tiempo total. Por defecto las unidades de los
recursos se muestran en porcentaje.
Sobreasignación
Es el resultado de asignar a un recurso más tareas de las que puede realizar en el
horario de trabajo disponible. Microsoft Project determina qué recursos están
sobreasignados basándose en los valores del trabajo y la duración de las tareas
asignadas, el número máximo de unidades disponibles para el recurso y el calendario
utilizado por los recursos.
Grupo de recursos
Una serie de recursos que comparten alguna característica, agrupados bajo un nombre
de grupo. Por ejemplo, es posible agrupar recursos por su función y utilizar nombres
como pintores, expositores. También es posible agrupar los recursos por ti po de
contrato, lo que daría Contratados y Fijos.
Especificar la información de recursos y establecer los períodos laborables

Antes de comenzar a asignar los recursos, puede introducir toda la información acerca
de los recursos del proyecto de una sola vez mediante la creación de una lista de
recursos. Este procedimiento ahorra tiempo a la hora de asignar recursos a las tareas
Paso a Paso: Crear hoja de recursos

1. Del menú Ver, elegir Hoja de recursos
2. En la hoja presentada ingresar la siguiente lista de recursos
3. Para asignar un calendario al recursos hacer clic en la lista desplegable

Calendario base
C : Los recursos
apítulo V
Especificar o actualizar los nombres de los recursos en el proyecto

Es posible actualizar en cualquier momento los nombres de los recursos del proyecto.
Paso a Paso: Actualizar los nombres de los recursos

2. Se muestra la hoja de recursos, seleccione el nombre del recurso que desea
modificar y luego presione la tecla F2 para pasar al modo edición
3. Una vez terminado de editar el nombre presione la tecla Enter
Especificar información básica de los recursos

Como mínimo debe especificar la siguiente información para un recurso
Paso a Paso: Especificar información básica de los recursos

2. Se muestra la hoja de recursos
3. Ingresar: Nombre del recurso, tipo, capacidad máxima, tasa estándar, tasa hora
extra, costo/uso, acumular, calendario base.
Introducir información para un recurso de trabajo

Al personal del proyecto se le asigna como en el campo tipo Trabajo
Paso a Paso: Especificar información para un recurso de trabajo

2. De la lista desplegable tipo elegir Trabajo
Introducir información para un recurso material

Maquinarias, equipos, materiales se le asigna en el campo tipo Material
Paso a Paso: Especificar información para un recurso material

2. De la lista desplegable tipo elegir Material
Utilizar notas
El campo Notas incluye comentarios indicados por el usuario acerca de una tarea, un
recurso o una asignación.
Tipos de datos
Notas (campo de tareas). Agregue el campo Notas a una vista de tareas cuando desee
mostrar notas acerca de una tarea. Cuando se agrega una nota a una tarea, aparece el
indicador de notas en el campo Indicadores, Si ve el texto en el campo Notas o señala
el indicador de notas, aparecerá la primera parte de la nota. Si hace doble clic en el
campo Notas y, después, en la ficha Notas, aparecerá el texto completo con formato en
el cuadro de diálogo Información de la tarea.
Notas (campo de recursos). Si se agrega una nota a un recurso, aparece el indicador

de nota en el campo Indicadores en una vista de hoja de recursos. Si ve el texto en el
campo Notas o señala el indicador de notas, aparecerá el principio de la nota. Si hace
doble clic en el campo Notas y, después, en la ficha Notas, se mostrará el texto
completo con formato de la nota en el cuadro de diálogo Información del recurso.
Notas (campo de asignación). Agregue el campo Notas a la parte de hoja de las vistas
Uso de tareas o Uso de recursos cuando desee mostrar las notas de una asignación. Si
se agrega una nota a una asignación, el indicador de notas aparecerá en el campo
Indicadores. Si ve el texto en el campo Notas o señala el indicador de notas, aparecerá
el principio de la nota. Si hace doble clic en el campo Notas y, después, en la ficha
Notas, se mostrará el texto completo con formato en el cuadro de diálogo Información
de la asignación.
C : Los recursos
apítulo V
Paso a Paso: Como agregar una nota
2. Seleccione la tarea a la que desea agregarle una nota
3. De la barra de herramientas estándar hacer clic en el botón Notas de tareas

4. Se muestra el siguiente cuadro de diálogo donde puede iniciar la escritura e su
nota
Asignar un recurso
La asignación de recursos permite conocer quien se responsabiliza en desarrollar cada
una de las tareas y que recursos materiales u otros utilizará.
Asignar un único recurso de trabajo a tiempo completo

La asignación de recursos a tiempo completo se refiere a dar la responsabilidad de una
tarea a un personal durante toda su jornada laboral.
Paso a Paso: Asignar un único recurso a tiempo completo

2. Seleccionar la tarea a la cual desea agregar un recurso
3. Hacer clic en el botón Asignar recursos
Hacer clic sobre

el recurso
asignar
4. Hacer clic en el botón Asignar

5. El diagrama de Gantt debe mostrar la tarea con el nombre del recurso asignado
Asignar un único recurso de trabajo a tiempo parcial

La asignación de recursos a tiempo parcial se refiere a dar la responsabilidad de una
tarea a un personal durante parte de su jornada laboral.
Paso a Paso: Asignar un único recurso a tiempo parcial

Hacer clic sobre el

recurso humano Dante
Asignar 50% de su
jornada laboral

Asignar un grupo de varios recursos de trabajo

La asignación de un grupo de recursos de trabajo a tiempo parcial o completo se refiere
a dar la responsabilidad de una tarea a varias personas durante toda o parte de su
jornada laboral.
Paso a Paso: Asignar un grupo de varios recursos de trabajo

Seleccionar los recursos

que quiera asignar
Asignar su
jornada laboral

C : Los recursos
apítulo V
Asignar la tasa de consumo para un recurso material

A un recurso material se le asigna una tasa de consumo, valor que se agrega al costo
por cada vez que sea utilizado.
Paso a Paso: Asignar la tasa de consumo para un recurso material

2. Seleccione el recurso material y escriba su costo por uso
Eliminar un recurso
Es posible eliminar un recurso de la hoja de recursos, así mismo eliminar un recurso
asignado a una tarea.
Eliminar la asignación de un recurso a una tarea

Se puede eliminar un recurso a una tarea
Paso a Paso: Eliminar un recurso

1. Del menú Ver, elegir Diagrama de Gantt
2. Seleccione la tarea a la que desea eliminar un recurso

4. Del cuadro de diálogo presentado seleccionar el recurso a eliminar y luego
hacer clic en el botón Quitar
Eliminar un recurso de la Lista de recursos

Cuando elimina un recurso este es retirado de la tarea a la que fue asignado.
Paso a Paso: Eliminar un recurso

2. Seleccione el recurso de la hoja mostrada y presione la tecla Supr
Establecer períodos laborables, días no laborables y vacaciones a los

recursos
El calendario de recursos asegura que los recursos del trabajo (personas y equipos)
únicamente están programados para aquellos que están di sponibles para trabajar.
Afectan a un recurso específico o categoría de recursos. De forma predeterminada, la
configuración de las horas de trabajo en el calendario de recursos coincide con el
calendario del proyecto. Sin embargo, puede personalizar el cal endario de recursos
para mostrar la información de programación individual, como vacaciones, ausencia s
laborales o período de mantenimiento del equipo.
a
Si dispone de recursos que trabajan en programaciones alternativas, como a tiempo

parcial o en turnos de noche, le recomendamos que configure y aplique un calendario
base independiente para cada turno. Use los calendarios de recursos para acomodar las
excepciones a los tiempos de trabajo de recursos individuales.
Establecer los períodos laborables y los días no laborables para todos los
recursos del proyecto
Inicialmente, la configuración de calendario de recursos coincide con el calendario de
proyectos.
Después de configurar un tiempo de descanso para un recurso, el calendario de
recursos refleja que este recurso no está disponible para el trabajo del proyecto este
mes en los últimos tres días de la segunda semana o en los primeros cuatro días de la
tercera semana.
Si cambia los tiempos de trabajo de un recurso modificando su calendario de recursos,
y el recurso ya está asignado a una tarea, ésta se vuelve a programar para reflejar los
cambios en los tiempos de trabajo.
Paso a Paso: Crear calendario laboral para los recursos

2. Hacer clic en el botón Opciones para definir su calendario del proyecto
Definir día de inicio de la

semana y año fiscal
Establecer hora
predeterminada
de entrada y
salida
Ingresar horas de trabajo

diario (jornal), semanal y
días trabajados al mes.
3. Hacer clic en el botón Aceptar

4. Ahora crearemos nuestro calendario base

Escribir el nombre del
Calendario
Hacer clic en el botón de
opción “Crear nuevo
calendario base”
“Aceptar”
6. Ahora de definir las excepciones el calendario
En esta grilla definir

los días que no se
trabajará.
7. Hacer clic en el botón Aceptar para terminar.
: Los recursos
Capítulo V
Asignar un calendario base a un recurso

Project calcula cuándo un recurso y una tarea están programados para trabajar mediante
calendarios en el orden siguiente: calendario del proyecto, calendario de recursos y
calendario de tareas. Si una tarea no tiene recursos ni calendario de tareas, se programa
según el calendario del proyecto. Si una tarea tiene recursos asignados y no tiene
calendario de tareas, se programa según el calendario de recursos del recurso. Si el
recurso no tiene ningún calendario de recursos, se utiliza el del proyecto
Paso a Paso: Asignar un calendario base a un recurso

2. Seleccionar el recurso al que desea asignar un calendario base
3. De la columna calendario base elegir su calendario base.
Cambiar los períodos laborables, los días no laborables y las vacaciones

para recursos individuales
Para cambiar los períodos laborales, los días no laborales y las vacaciones crear un
calendario para el recurso o grupo de recursos.
Paso a Paso: Crear calendario laboral para un grupo de recursos

2. Hacer clic en el botón Crear calendario
Ingrese el nombre del

calendario
3. Hacer clic en el botón Detalles … para definir el periodo laboral
Elegir esta opción

Luego definir su
horario laboral
4. Hacer clic en el botón Aceptar para continuar

5. Puede definir las excepciones y semana laboral no predeterminada
Definir la semana laboral

no predeterminada
Definir los
días feriados
Optimizando y nivelando la asignación de recursos.

Cuando termine de asignar los recursos de cada tarea puede optimizarse la asignación
de recursos para evitar la sobre asignación de recursos
Capítulo
Los costos
Estimar costos
Establecer tasas de pago y tarifas para recursos
Introducir tasas de recursos
Introducir un grupo de tasas por recurso
Introducir varios grupos de tasas por recurso
Introducir un costo por uso
IV : Los Costos
Estimar Costos
Las consideraciones de costos determinan la rapidez con la que se llevan a cabo la s
tareas y cómo se emplean los recursos (empleados, equipos y suministros). En algunos
casos el éxito del proyecto se mide por la desviación entre los costos finales del
proyecto y los costos previstos.
A continuación se describen algunos conceptos important es.
Tasas
Para el trabajo de cada recurso, podrá introducir una tasa estándar y una tasa para la
hora extra.
Costos por uso

Podrá establecer un costo fijo por cada uso que se haga de un recurso. Microsoft
Project combinará el costo por uso con la tasa horaria del recurso.
Costos fijos
Podrá usar un costo fijo si sabe el costo exacto de una tarea.
Utilidad de la asignación de costos

Mediante la asignación de costos a las tareas y a los recursos, puede utilizar Microsoft
Project para seguir la evolución del flujo de caja del proyecto. A medida que vaya
creando el proyecto, será posible desarrollar escenarios de costos del tipo qué pasaría
si", mediante el ajuste de los recursos y la posterior revisión del efecto de los cambios
en los costos de la programación.
Es posible determinar cuánto costará completar una tarea, así como desarrollar un
historial de costos para proyectos futuros.
El costo de completar cada tarea incluye el costo de todos los recursos que trabajan en
una tarea y de todos los gastos adicionales (costos fijos), como el costo de los
materiales y los costos por uso.
Establecer tasas de pago y tarifas para recursos

La asignación de tasas a los recursos puede servirle de ayuda para la exacta
administración de los costos del proyecto. Las tasa s de los recursos podrían ser:
El costo horario de los trabajadores o del equipo necesario para completar
una tarea
El costo fijo por uso de una pieza del equipo.
Normalmente, el costo del recurso incluye las tasas de horas extra y estándar de los
recursos. Cuando un recurso con una tasa de hora extra o estándar se asigna a una tarea,
y ésta dura más tiempo del planificado, se incrementa el costo del recurso para esa
tarea.
Un recurso puede tener también un costo único cada vez que se utilice. Por ejemplo, el
alquiler de equipo puede tener un costo de entrega de $50 o un cargo establecido por
cada vez que se utilice, además de un cargo por hora.
Paso a Paso: Definir tasa estándar

1. Del menú Herramientas, elegir Opciones
2. Del cuadro de diálogo presentado elegir la ficha General y definir la tasa
estándar y hora extra.
Introducir tasas de recursos

La tasa del recurso define el costo del recurso
Paso a Paso: Introducir la tasa del recurso

2. En la hoja presentada ingresar la Tasa estándar y tasa hora extra por cada
recurso.
Introducir un grupo de tasas por recurso

Utilizando las tasas variables, puede controlar los cambios en las tasas de los recursos a
lo largo del proyecto. La tasa inicial de costo de un recurso puede introducirse en la
hoja de recursos o en la ficha de costos del cuadro de diálogo información del recurso.
Se puede introducir hasta 25 tasas distintas.
IV : Los Costos
Capítulo
Paso a Paso: Introducir un grupo de tasas por recurso

2. Hacer doble clic sobre la celda de la columna tasa estándar, del recurso al que
quiere introducir un grupo de tasas
Hacer doble clic
3. Del cuadro de diálogo presentado definir las tasas
1 2
Seleccione la Escriba la
fecha a partir nueva tasa
de donde será estándar y
efectiva la hora extra.
nueva tasa
Introducir varios grupos de tasas por recurso

Los campos Tabla de tasas de costo proporcionan opciones sobre la tabla de tasas de
costo, que se puede utilizar para los recursos asignados a una tarea. No se mostrará
realmente ninguna información en las versiones de tarea y recurso de este campo;
únicamente pone a disposición de las asignaciones la información de la Tabla de tasas
de costo correspondiente.
La tabla de tasas de costo: Es la recopilación de información sobre las tasas de un
recurso, incluida la tasa estándar, la tasa de horas extra, cualquier costo por uso y la
fecha en la que entra en vigor la tasa de pago. Se pueden establecer hasta cinco tablas
de tasas de costo distintas para cada recurso.
Paso a Paso: Definir tabla de tasas de costos

2. Hacer doble clic sobre la celda de la columna tasa estándar, del recurso al que
quiere definir tablas de tasas de costos distintas
Hacer doble clic
3. Del cuadro de diálogo presentado definir las tablas de costos

3
Cambiar de
página para
definir las
demás
tablas
1 2
Seleccione la Escriba la
fecha a partir nueva tasa
de donde será estándar y
efectiva la hora extra.
nueva tasa
Introducir un costo por uso

El costo por uso muestra el costo que se acumula cada vez que se utiliza un recurso. Se
suma cada vez que una unidad de un recurso de trabajo se asigna a una tarea. No varía
según la cantidad de tiempo que se utilice un recurso. Para un recurso material, el
campo Costo por uso muestra el costo que se acumula cada vez, independientemente
del número de unidades.
Agregue el campo Costo por uso a una vista de recursos para especificar el costo de un
recurso de trabajo si el recurso carga una tarifa establecida y no una tarifa variable o
Capítulo IV : Los Costos
por horas, además de la establecida. Para un recurso material, utilice este campo para
indicar un costo en el que se incurra una vez, independientemente del número de
unidades.
Ejemplo. Supongamos que cada vez que utiliza un servicio de transporte particular hay
una tarifa fija por entrega de 20 nuevos soles. Escriba un valor de costo por uso de 20
nuevos soles. Este cargo se aplicará cada vez que se utilice este servicio.
Supongamos que en el mismo proyecto hay una tarifa fija de almacenamiento de 600
asociadas al uso de ladrillos, un recurso material. Escriba el valor de costo por uso de
600. Este cargo se aplicará sólo una vez.
Paso a Paso: Introducir un costo por uso por recurso

2. Hacer clic sobre la celda de la columna Costo/Uso, del recurso al que quiere
definir su costo uso
Hacer doble clic
3. Escriba el valor del costo uso, luego presione la tecla Enter.
Paso a Paso: Introducir varios costos por uso por recurso

2. Hacer doble clic sobre la celda de la columna Costo/Uso, del recurso al que
Hacer doble clic

3
Cambiar de
página para
definir las
demás
tablas
1 2
Seleccione la Escriba el
fecha a partir nuevo costo,
de donde será por uso.
efectiva la
nueva tasa
Introducir un costo de asignación de recursos único

Para asignar costo de asignación de recurso único seleccione el menú Ver, Hoja de
recursos
Elegir tipo Costo
Establecer costos fijos de tareas

El costo de los recursos aumenta cuando una tarea emplea más tiempo o recursos, el
costo fijo no.
Por ejemplo, un expositor cobra $ 150 la hora. Se ha programado la exposición para
una hora. Si se extiende la exposición a 2 horas, entonces el costo aumentará.
Si hubiera ofertado al expositor una ca ntidad fija por la exposición a realizar, el costo
sería el mismo, independientemente del tiempo que empleará al realizar su exposición.
C IV : Los Costos
apítulo
Paso a Paso: Establecer costos fijos

1. Del menú Ver
Elegir Diagrama de Gantt
2. Del menú Ver
Elegir Tabla, Costo
Ingresar costo
fijo
Establecer costos de material

Para establecer costo de marial ingrese su costo en la columna Costo/Uso
Paso a Paso: Introducir tasas de recursos materiales

1. Del menú Ver
Elegir Hoja de recursos
2. Hacer doble clic sobre la celda de la columna Costo/Uso, del recurso al que
Hacer doble clic
3
Cambiar de
página para
definir las
demás
tablas
1 2
Seleccione la Escriba el
fecha a partir nuevo costo,
de donde será por uso.
efectiva la
nueva tasa
Definir cuándo se ha de acumular costos

Con Microsoft Project, es posible acumular los costos de la tarea cuando ésta comience
o finalice, o prorratear el costo. Por ejemplo, es posible:
Acumular el costo de una tarea al comienzo si paga el total de la cantidad antes
de comenzar el trabajo.
Acumular el costo de una tarea al final si retiene el pago hasta que el trabajo
finalice.
Prorratear el costo de una tarea si necesita seguir el costo según el grado de
cumplimiento de la tarea.
Paso a Paso: Definir acumulación de costos

2. Hacer clic sobre la lista desplegable Prorrateo para definir el tipo de
acumulación de costos
Hacer clic
C IV : Los Costos
apítulo
Costo del proyecto completo

Existen distintas formas de ver los costos del proyecto. Ahora describiremos las forma s
que usted puede analizar sus costos.
El cuadro de diálogo Estadísticas del proyecto muestra los costos programados, los de
línea de base, los reales y los restantes para el proyecto completo. Los costos
programados reales y restantes se actualizan cada vez que Microsoft Project vuelve a
calcular el proyecto.
Para consultar el estado global de los costos del proyecto, también puede utilizar el
informe Resumen del proyecto.
Paso a Paso: Costo del proyecto completo

1. Del menú Proyecto, elegir Información del proyecto, Estadísticas
2. Se muestra la siguiente información.
Paso a Paso: Costo de los recursos

1. Hacer clic en el menú Ver, Hoja de recursos
2. Hacer clic en el menú Ver, Tabla, Costos
3. Se muestra la siguiente tabla de información
Paso a Paso: Costo de las tareas

1. Hacer clic en el menú Ver, Diagrama de Gantt
2. Hacer clic en el menú Ver, Tabla, Costos
Preguntas de Repaso
1. Cómo se estiman los costos
2. Cómo se introduce tasas a los recursos
3. Qué son los costos fijos en un proyecto
Capítulo
La programación
La programación y sus detalles

Ajuste y conclusión de la programación del
proyecto
Línea de base del plan del proyecto
La programación y sus detalles

Una vez especificados los datos básicos del proyecto, revíselos para comprobar si se
cumplirá la fecha límite. Si no es así examine las tareas que conducen a hitos y
compruebe si están programadas correctamente.
Primero observe la imagen general: la fecha de comienzo y fin y la ruta crítica.
Después compruebe los detalles. Muestre las tareas y los recursos en vistas que pueda
cambiar para adaptarlas a sus necesidades.
Puede obtener información general acerca de las fechas de comienzo y fin del proyecto
y ver cuándo se realizarán las fases principales, acercando y alejando el Diagrama de
Gantt.
Paso a Paso: Ver en pantalla el proyecto completo

2. Hacer clic en el menú Ver, opción Zoom, opción Proyecto completo
3. Finalmente hacer clic en el botón Aceptar
4. Para ver las barras de Gantt en una escala temporal mayor o menor hacer clic en
los botones de comando Acercar – Alejar. De la barra de herramienta s
estándar
Si tiene que desplazarse hacia abajo para ver la fecha de fin del proyecto y ha
esquematizado las tareas jerárquicamente, puede ver sólo las tareas de resumen
C
apítulo VII: La p rogramación
de nivel superior. Haga clic en el título del campo de identificación (la celda
situada en el extremo superior izquierdo del Diagrama de Gantt) y elija Ocultar
subtareas.
Para ver tareas a un nivel de esquema específico, haga clic en el título de la

columna de identificación (el campo situado en el extremo superior izquierdo del
Diagrama de Gantt). Haga clic en y elija el nivel de esquema que desee.
La escala temporal
La Escala Temporal es el área de la vista del Diagrama de Gantt que muestra las
unidades de tiempo, y las barras que representan gráficamente la asignación de tiempo
de las tareas.
La Escala Temporal puede mostrar hasta tres niveles en cada vista y dar formato a cada
uno de ellos de manera individual. Por ejemplo, puede especificar las unidades de
tiempo, las etiquetas de fechas, la alineación y otras opciones de formato.
También puede personalizar la escala temporal en la vista Calendario, de modo que se
adapte a sus necesidades. Por ejemplo, puede mostrar semanas de 5 o de 7 días,
representaciones reducidas de los meses anteriores y posteriores, o los días de la
semana con el nombre completo.
Paso a Paso: Como ajustar la escala temporal

1. Hacer doble clic sobre la escala temporal
Muestra un previo de la escala

temporal.
En la ficha Escala Temporal seleccione el formato para la escala principal y secundaria entre
unidades, etiqueta, intervalo, alineación, etc.
En la ficha Período no laborable seleccione el formato para las opciones ubicación del
dibujo, color y trama. En la parte inferior de la ficha visualice le selección en el cuadro de
vista previa.
Para aumentar o reducir rápidamente una vista, haga clic en Acercar o en

Alejar . También puede presionar CTRL + / (barra invertida en el teclado
numérico) para mostrar unidades de tiempo más pequeñas, y CTRL + *
(asterisco en el teclado numérico) para mostrar unidades de tiempo mayores.
Para mostrar rápidamente una tarea seleccionada en la parte de fase temporal de

una vista, haga clic en Ir a la tarea seleccionada .
rogramación
Capítulo VII: La p
Comprobar las fechas de comienzo y fin del proyecto

Puede revisar la información más importante del proyecto, por ejemplo, la fecha
de fin, para comprobar si el proyecto va a cumplir las previsiones tal como está
programado.
Paso a Paso: Comprobar las fechas de comienzo y fin del proyecto

1. Hacer clic en el menú Proyecto, opción Información del proyecto…,
botón de comando Estadísticas
Aparecen las fechas de comienzo y fin del proyecto, así como el trabajo y el
costo total.
Identificar el Camino Crítico

El Camino Crítico es una serie de tareas que se deben completar a tiempo para que
un proyecto finalice conforme a la programación. La mayoría de las tareas de un
proyecto normal presentan un cierto tiempo de demora y, por tanto, se pueden
retrasar ligeramente sin afectar a la fecha de fin del proyecto. Las tareas que no se
pueden retrasar sin que se modifique la fecha de fin del proyecto se denominan
tareas críticas. Si modifica las tareas para resolver sobreasignaciones u otros
problemas de la programación, tenga cuidado con las tareas críticas; los cambios
que realice en ellas afectarán a la fecha de fin del proyecto.
Paso a Paso: Mostrar tareas críticas

2. Hacer clic en Asistente para diagramas de Gantt. ubicado en la barra de

herramientas formato.
3. Siga las instrucciones del Asistente para diagramas de Gantt para aplicar
formato a las tareas de la ruta crítica
Por defecto Microsoft Project muestra en el Diagrama de Gantt las tareas no críticas de
color azul y las tareas críticas color rojo.
Es posible filtrar la programación de manera que aparezcan solamente las tareas
críticas. En el menú Proyecto, elija Filtro para y haga clic en Tareas críticas. En la lista
Filtro haga clic en Todas las tareas para mostrar de nuevo todas las tareas.
Una vez filtradas las tareas críticas, puede ordenarlas por duración para que se
muestren de la más larga a la más corta. Ordenar las tareas críticas le ayudará a
observar dónde debe esforzarse para reducir las tareas.
Cambiar a una vista diferente

Puede mostrar información del proyecto en vistas de tareas o en vistas de recursos.
Algunas vistas de tareas y de recursos se encuentran en vistas de hoja, que contienen
columnas (denominadas campos) de información relacionada.
En una vista de hoja puede cambiar la tabla para ver campos de información diferentes.
Otras vistas muestran la información de tareas o recursos gráficamente, como las vistas
Calendario, Diagrama de red y Gráfico de recursos, o las tareas y recursos relacionados
con una escala temporal, como las vistas Uso de tareas y Uso de recursos.
Paso a Paso: Mostrar vista diferentes

1. Hacer clic en el menú Ver
Hacer clic en una de las vistas:
- Vista de tarea
- Vista de recurso

C rogramación
apítulo VII: La p
2. Si desea ver más vistas hacer clic en el menú Ver, opción Más vistas
3. Se presentará el siguiente cuadro de diálogo.
Seleccione la vista
que desea visualizar
Luego hacer clic en el
botón APLICAR.
Ver campos diferentes en una vista

Al planear y realizar un seguimiento de la programación, puede resultar útil disponer
de distintas combinaciones de información. Si cambia la tabla que se aplica a una vista
de hoja, los campos de información que muestra esa vista también cambian.
Paso a Paso: Ver campos diferentes en una vista

1. Hacer clic en el menú Ver, opción Tabla.
De la lista de opciones
presentadas
Elegir la tabla que desee
utilizar
2. Para utilizar una tabla que no se encuentre en el submenú Tabla, haga clic en
la opción Más tablas

4. Seleccione la tabla que desee y luego hacer clic en el botón Aceptar.
Mostrar información específica mediante un filtro

Si desea concentrarse únicamente en determinadas tareas o recursos de la vista activa,
puede aplicar un filtro a dicha vista.
Puede especificar que el filtro muestre o resalte sólo aquellas tareas o recursos que
cumplan sus criterios.
Puede definir criterios en un filtro.
Un criterio en un filtro, son instrucciones que especifican las tareas o los recursos que
deberían mostrarse cuando se aplica el filtro. Por ejemplo, el criterio para el filtro
Tareas completas es cualquier tarea que esté terminada al 100 por ciento
Paso a Paso: Filtrar tareas

1. Hacer clic en el menú Proyecto, opción Filtro para
2. De la lista de opciones presentadas elegir el filtro que desee.
Elegir uno de los filtros

presentados
Completar los datos solicitados

para los que presenten cuadros
de diálogo

C
apítulo VII: La p rogramación
3. Si desea aplicar un filtro que no se encuentra en el submenú Filtro para o un

filtro para resaltar, haga clic en Más filtros.
Elegir si utilizará
filtro de tarea o
recurso.
Elegir uno de los
filtros presentados
Completar los
datos solicitados
Hacer clic en el
botón Aplicar para
terminar.
Nota: No se pueden aplicar filtros de tareas a vistas de recursos o aplicar filtros

de recursos a vistas de tareas.
Tabla de definición de filtro

Utilice la tabla de definición de filtro para definir los criterios que deben
cumplir las tareas o los recursos para que se muestren o se resalten.
a. Los operadores Y, O.
Y/O Si el filtro contiene más de una fila de criterios, escriba un operador para
cada fila, es decir Y u O.
Para mostrar o resaltar una tarea o recurso mediante un operador Y deben
cumplirse los criterios de ambas filas.
El efecto de un operador O es que deben cumplirse los criterios de una fila u
otra. Si no se escribe un operador, se utiliza de forma predeterminada el
operador Y.
b. Nombre del campo

Todos los campos de Microsoft Office Project están incluidos en esta lista de
nombres de campos. Haga clic en el campo cuyo contenido desea probar.
Project comprueba el contenido de este campo para todas las tareas o recursos
de la vista actual. Si el contenido de campo cumple la prueba especificada, la
tarea o el recurso se muestran o se resaltan.
c. Prueba
Escriba una prueba o haga clic en una de la lista. Project utiliza la prueba para
comparar el valor o valores que escriba en el cuadro Valores con la información

de campo para cada tarea o recurso. Project le informa si una prueba no es

válida para el campo que ha seleccionado.
Pruebas que se puede utilizar
1. Igual a
Muestra o resalta tareas o recursos cuyos contenidos de campo coinciden
exactamente con el valor.
Por ejemplo, si filtra una vista de tareas para mostrar tareas cuyo campo
Nombre del recurso sea igual a "Elena ", Project mostrará todas las tareas a las
que sólo está asignada "Elena". Project no muestra las tareas a las que está
asignada "Elena" y varios recursos más.
2. Diferente de
Muestra o resalta tareas o recursos cuyos contenidos de campo no coinciden
exactamente con el valor.
3. Mayor que
Muestra o resalta tareas o recursos cuyo contenido de campo es mayor que el
valor.
4. Mayor o igual que

Muestra o resalta tareas o recursos cuyo contenido de campo es mayor o igual
que el valor.
5. Menor que
Muestra o resalta tareas o recursos cuyo contenido de campo es menor que el
valor.
6. Menor o igual que

Muestra o resalta tareas o recursos cuyo contenido de campo es menor o igual
que el valor.
7. Está comprendido en
Muestra o resalta tareas o recursos cuyo contenido de campo están dentro del
intervalo especificado por los dos valores.

C rogramación
apítulo VII: La p
8. No está comprendido en
Muestra o resalta tareas o recursos cuyo contenido de campo está fuera del
intervalo especificado por los dos valores.
9. Contiene
Muestra o resalta tareas o recursos cuyo contenido de campo contiene el valor.
Por ejemplo, si filtra por tareas cuyo campo Nombre contiene "desarrollo",
Project muestra "Documentación de desarrollo" así como "Tiene las
especificaciones de revisión del equipo de desarrollo".
10. No contiene
Muestra o resalta tareas o recursos cuyo contenido de campo no contiene el
valor.
11. Contiene exactamente

Muestra o resalta tareas o recursos cuyo contenido de campo contiene una tarea
o recurso que coincide exactamente con el valor.
Es diferente de la prueba Igual a, ya que la prueba Contiene exactamente opera
en campos como Nombres de recursos o Predecesoras, que pueden enumerar
varios valores a la vez.
12. Valores
Escriba los números, fechas o texto frente a los que se va a probar el contenido
del campo. También puede hacer clic en un campo de la lista para comparar su
contenido con el contenido del campo especificado en la columna Nombre del
campo. Los valores deben coincidir con el tipo de campo frente al que se está n
probando. Por ejemplo, si ha seleccionado Costo para el nombre del campo, no
puede utilizar Fecha de fin en el campo Valores. Cuando se escriben valores
inadecuados en el campo Valores, Project muestra un mensaje al intentar cerrar
el cuadro de diálogo.
Especificación de valores
Si el campo escrito está asociado a varios valores, el campo Valores
proporciona una lista de aquellos valores entre los que elegir. Por ejemplo, si el
campo escrito es Tipo de delimitación, entonces Valor presenta una lista con los
distintos tipos de delimitación. Si se definen códigos de esquema y otros
campos personalizados como Fecha1 o Costo3 con una lista de valores
múltiples, dichas listas personalizadas también están disponibles al filtrar.

Separación de valores para un intervalo. Para indicar un intervalo para la

prueba está comprendido en o no está comprendido en, separe los valores
mediante el carácter separador de listas (carácter separador de listas: carácter,
por lo general una coma o un punto y coma, que separa elementos de una lista.).
Por ejemplo, si ha seleccionado está comprendido en para la columna Prueba ,
puede encontrar las tareas entre dos fechas escribiendo 1/1/00,2/1/00
Uso de comodines. Puede utilizar comodines (comodín: carácter que se puede

utilizar para representar otros caracteres cuando se realizan búsquedas de texto
en los campos.
Entre los comodines se encuentran:
* [asterisco], que representa cualquier conjunto de caracteres en una posición
concreta
? [signo de interrogación de cierre], que representa cualquier carácter único.
Puede utilizar los comodines para buscar en campos de texto, pero no en
campos de números.) Como parte del valor cuando la prueba es igual a o
diferente de.
El comodín signo de interrogación (?) y el comodín asterisco (*) pueden
aparecer en cualquier lugar del texto. Por ejemplo, todos los valores siguientes
son válidos: Investigar*.
Si desea filtrar mediante un carácter reservado para uso como comodín, escriba
un símbolo de intercalación (^) delante del carácter. Por ejemplo, para filtrar
por tareas que incluyan un asterisco en su nombre, escriba ^*.
Definición de filtros interactivos

Para crear un filtro interactivo (filtro interactivo: filtro que muestra un cuadro
de diálogo para especificar criterios de filtro cada vez que se aplique el filtro.
Por ejemplo, el filtro Que utilizan el recurso muestra un cuadro de diálogo en el
que se especifica el nombre de un recurso.), escriba un mensaje entre comillas,
seguido de un signo de interrogación (?). Por ejemplo, "Escribir fecha:"? Al
aplicar este filtro, aparece un cuadro de diálogo que muestra el mensaje escrito.
Utilice este cuadro de diálogo para escribir el valor o intervalo de valores con
los que probar el campo especificado en la columna Nombre del campo.
Definición de filtros calculados

Para crear un filtro calculado (filtro calculado: compara los valores de dos
campos de una tarea o un recurso. Por ejemplo, el filtro Costo mayor que el
presupuestado compara los costos previstos con los actuales y muestra o resalta
sólo las tareas cuyos costos actuales son superiores a los previstos.), escriba un
nombre de campo entre corchetes ([ ]) o haga clic en un nombre de campo de la

l
ista. Al aplicar el filtro, Project compara el valor del campo que especifique
con el valor del campo especificado en la columna Nombre del campo.
No se pueden utilizar comodines al especificar un filtro calculado.
Filtrado sin valor

En campos de fecha, si desea filtrar por campos que no tengan fecha, puede
escribir ND en el campo Valores. En los campos número y divisa, para filtrar
sin número, escriba 0. Si desea filtrar por campos de texto que no tengan texto
escrito, deje vacío el campo Valores.
Autofiltro
Puede establecer un AutoFiltro en muchas vistas para buscar rápidamente un
subconjunto de datos en un campo.
Paso a Paso: Utilizar autofiltros

1. Hacer clic en el menú Proyecto, opción Filtro para
2. De la lista de opciones presentadas elegir
3. Hacer clic en la flecha situada en la columna que contiene la información que

desea mostrar y elija el valor con el que desea filtrar la tabla.
4. Para desactivar los Autofiltros, hacer clic en el menú Proyecto, opción Filtro
para, opción

Ordenar información en una vista

Puede ordenar tareas o recursos por criterios como el nombre de la tarea, la fecha de fin
y el nombre del recurso. La ordenación puede resultar útil si desea ver las tareas en
secuencia. Por ejemplo, puede ver las tareas que deben comenzar o finalizar antes.
La ordenación se mantiene aunque cambie de vista y se guarda cuando se cierra un

archivo de proyecto. Sin embargo, no es posible guardar una ordenación personalizada.
Paso a Paso: Ordenar información en una vista

2. Hacer clic en el menú Proyecto, opción Ordenar.
3. De la lista de opciones presentadas elegir un tipo de ordenación.
Hacer clic sobre uno de los

tipos de ordenación
presentados
4. Para personalizar una ordenación, hacer clic en el menú Proyecto, opción

Ordenar por.
Elegir sus criterios de

ordenación y hacer
clic en el botón
Ordenar
Para ordenar las tareas con su estructura de esquema de forma que las subtareas
permanezcan con sus tareas de resumen, active la casilla de verificación Conservar la
estructura del esquema.
Para restablecer la ordenación con los valores predeterminados, haga clic en
Restablecer.
108 SENATI-Computación e Informát

Al hacer clic en Restablecer únicamente se restablecen los valores predeterminados de
las opciones de ordenación del cuadro de diálogo Ordenar. Si las tareas se reordenan
constantemente utilizando la casilla de verificación Renumerar tarea s
permanentemente, aunque hiciera clic en Restablecer no se restablecería el orden de
numeración de las tareas.
Agrupar información en una vista

En muchas vistas, puede agrupar información para tareas o recursos a fin de compara r
y contrastar datos. Por ejemplo, es posible que desee ver agrupadas todas las tareas que
tienen una duración similar.
Paso a Paso: Agrupar información en una vista

Puede elegir una

de las siguientes
opciones:
- Hoja de tareas
- Hoja de
recursos
Luego hacer clic
en el botón
Aplicar
3. Hacer clic en el menú Proyecto, opción Agrupar por.
Hacer clic en el
grupo que desee
aplicar de la
siguiente lista
4. Para aplicar un grupo que no está en el submenú Agrupar por, hacer clic en la
opción Más grupos. Por ejemplo, para la Hoja de tareas, haga clic en Duración
para ver las tareas agrupadas por duración. Para la Hoja de recursos, haga clic

en Grupo de recursos para ver los recursos agrupados por la información del
campo Grupo.
Elegir si
utilizará
grupos de
tareas o
recursos
Luego elegir
un grupo
Ajuste y conclusión de la programación del proyecto

Si después de ver la programación descubre que no se va a cumplir la fech a de fin del
proyecto, puede ajustar tareas para reducir la programación. Tenga en cuenta los
siguientes puntos.
Preste especial atención a las tareas críticas, puesto que cualquier cambio en
éstas puede afectar a la fecha de fin.
Si una tarea puede comenzar anticipadamente aplique el tiempo de adelanto.
Si existe alguna fecha en la que una tarea deba comenzar ineludiblemente
agregue una delimitación.
Si hay recursos que trabajan en exceso mientras otros permanecen disponibles
reasigne los recursos para reducir la duración de las tareas.
Inserción de márgenes de holgura

El margen de holgura es el tiempo que puede retrasar una tarea antes de entrar en la
ruta crítica. Microsoft Project le permite administrar el margen de holgura por medio
de:
Modificar la programación de las tareas individuales añadiendo ahora a la
duración de una tarea algún tiempo extra en el momento de hacer la primera
estimación. Si más tarde tuviera que eliminar el margen de holgura, cambie la
duración de las tareas individuales.
Creando una tarea separada denominada Margen de Holgura, la última de su
proyecto. A medida que modifique el proyecto para cumplir fechas límite y
resolver conflictos de recursos verá si esta última tarea sobrepasa la fecha de
conclusión, en cuyo caso deberá reducirla para que el proyecto termine a
tiempo.

C rogramación
apítulo VII: La p
Administración de costos
Antes de terminar una programación, debe asegurarse de que los costos de los recursos
y los costos fijos se atienen al presupuesto. Utilice Microsoft Project para analizar si se
ha sobrepasado el presupuesto y también para recortar los costos.
Análisis de los costos del proyecto en la vista Diagrama de Gantt

La tabla de costo en la vista del Diagrama de Gantt, permite visualizar ampliamente el
costo de las tareas.
Para mostrar la tabla de costos:
Paso a Paso: Mostrar la tabla de costos

2. Hacer clic en el menú Ver, opción Tabla, opción Costo.
En este momento podrá visualizar la columna Costo Total. Esta columna

muestra los costos totales calculados según el uso de los recursos y los costos
fijos, lo cual puede compararse con cualquier otro parámetro del presupuesto
asignado al proyecto.
Reducción manual de los costos

Para reducir los costos de las tareas siga uno de estos método s o bien una combinación
de ellos:
Reduzca la duración de una tarea
Cambie el tiempo de asignación de un recurso a una tarea
Utilice menos recursos o menos materiales
Utilice recursos de menor precio y calidad similar
Control de la carga de trabajo de los recursos

Además de los costos se debe comprobar si las asignaciones de recursos son realistas.
Microsoft Project dispone de varios métodos para el análisis y la resolución de
conflictos de recursos. Entre los cuales tenemos: Gráfico de recursos y uso de r ecursos.

Gráfico de Recursos
La vista Gráfico de recursos muestra un gráfica de barras que representa la cantidad
total de esfuerzo que un recurso empleará en cada una de las tareas del proyecto en un
intervalo específico. Puede mostrar la vista y modificar los intervalos para ver un día
en particular, un mes o un cuatrimestre.
Paso a Paso: Gráfico de recursos

1. Hacer clic en el menú Ver, opción Gráfico de recursos
Desplaza para
avanzar o retroceder
sobre el intervalo de
duración del
proyecto.
Hacer clic para
cambiar de recurso
2. Use la barra de desplazamiento horizontal ubicada en la parte inferior del panel

izquierdo para ir de un recurso a otro.
3. Use la barra de desplazamiento horizontal del panel derecho para avanzar o
retroceder sobre el intervalo de duración del proyecto.
4. Puede cambiar la escala temporal para poder visualizar tramos de tiempo
mayores o menores.
Vista Uso de Recursos

Para revisar las horas concretas que los recursos utilizan en sus tareas utilice la vista
Uso de recursos, que permite ver las tareas asignadas a cada recurso, el total de hora s
por tarea y los días trabajados.
Paso a Paso: Vista uso de recursos

1. Hacer clic en el menú Ver, opción Uso de recursos

Resolución manual de conflictos de recursos
Luego de analizar las vistas Gráfico de Recursos y Uso de recursos para localizar los
posibles conflictos intente resolver los conflictos manuales de una de las siguientes
formas:
Elimine una asignación: Si un recurso trabaja simultáneamente en dos o más
tareas, relévelo de una de ellas y decida si va a sustituirlo.
Modifique las unidades de asignación: Si un recurso puede terminar la tarea
con un 50% de esfuerzo, cambie ahora las unidades de asignación para que
quede reflejado.
Alargue una tarea: decida si un recurso puede completar otra tarea con un
menor porcentaje de unidades de asignación si se le otorga más tiempo.
Modifique una relación de dependencia: Si ningún otro recurso puede realizar
las tareas en conflicto, tal vez necesite crear una relación de dependencia en la
que una tarea deba terminar antes de que comience la siguiente. si se elimina
ahora la concurrencia de tareas se elimina el conflicto.
Divida una tarea: Si una parte de una tarea muestra un conflicto, suspenda su
ejecución hasta que el recurso esté libre.
Reducción del tiempo total

Junto a los temas de asignación presupuestaria y de recursos se debe tener en cuenta el
tiempo total que llevará completar el proyecto. Los ajustes de costos y de asignaciones
de recursos generalmente alargan la duración del proyecto. Si esto sucede y se deben
acortar los tiempos proceda con la revisión del camino crítico. Microsoft Project ofrece
los siguientes métodos para ayudar a acortar la duración del proyecto:
Asignar más recursos a las tareas condicionadas por el esfuerzo
Eliminar tareas.
Revisar las duraciones.
Desplazar las relaciones de dependencia.
Ajustar las delimitaciones de las tareas.
Eliminar la redistribución de recursos.

Línea de base del plan del proyecto

Una vez especificada la información de tareas, recursos y costos para el proyecto,
puede guardar una instantánea del plan original denominada línea de base.
Una línea de base es como una foto fija del plan final y sirve de punto de referencia
para examinar la evolución de lo planificado versus lo realmente ejecutado.
Para guardar un punto de control del progreso real del proyecto, puede conservar un
plan provisional y comparar los cambios realizados en el plan previsto.
Una vez que el proyecto está en marcha, puede escribir información real y compararla
con la línea de base.
Guardar un plan previsto

Cuando se haya especificado toda la información necesaria para el proyecto y se esté
preparado para comenzar el trabajo real, se puede guardar una línea de base de la
información del proyecto para compararla con el progreso real de éste. Con la línea de
base, puede realizar un seguimiento del progreso del proyecto, de manera que puede
realizar las correcciones que estime necesarias. Por ejemplo, puede comprobar la s
tareas que han comenzado más tarde de lo planeado, la cantidad de trabajo que han
realizado los recursos y si el presupuesto marcha según lo previsto.
Paso a Paso: Guardar un plan previsto

1. Hacer clic en el menú
Herramientas, opción Seguimiento,
opción Establecer línea base
2. Se presenta el siguiente cuadro de
diálogo
3. Haga clic en Proyecto completo para
guardar una línea de base del
proyecto.
4. Haga clic en Tareas seleccionadas
para agregar nuevas tareas a una
línea de base existente.
5. Finalmente hacer clic en el botón
Aceptar.
Para crear un presupuesto, primeramente asigne los recursos y especifique la
información de las tasas o los costos fijos y, a continuación, guarde una línea de
base. La información de costos del plan previsto puede servir como un
presupuesto. Esta información no se puede guardar en un plan provisional.

Si cuando se guarda el archivo por primera vez todavía no ha especificado toda
la información básica del proyecto, puede guardarlo sin una línea de base.
Guardar un plan provisional

Después de guardar una línea de base de la información del proyecto, puede guardar
hasta 10 planes provisionales como puntos de control durante el proyecto.
Paso a Paso: Guardar un plan provisional

1. Hacer clic en el menú Herramientas, opción Seguimiento, opción Establecer
línea base
Hacer clic en
Establecer plan
provisional
En el cuadro Copiar,
haga clic en el
nombre del plan
provisional actual.
En el cuadro En,
haga clic en un
nombre para el
siguiente plan
provisional, o
especifique un nuevo
nombre.
3. Hacer clic en Proyecto completo para guardar un plan provisional para todo el
proyecto.
4. Haga clic en Tareas seleccionadas para guardar una parte de la programación.
5. Finalmente hacer clic en el botón Aceptar.
Un plan provisional guarda las fechas de comienzo y fin de las tareas en los
campos Comienzo y Fin. Puede mostrar estas fechas de plan provisional
agregando los campos Comienzo y Fin a una tabla.

Redefinición de la línea de base

Se puede redefinir la línea de base en cualquier momento. La razón puede ser que haya
habido un cambio significativo en el enfoque, los tiempos o el presupuesto del proyecto
que haga inútil o incompleta la información contenida en la línea de base actual y, por
lo tanto, no es conveniente hacer el seguimiento en referencia a ella.
Redefinir la línea de base borra el plan original y la información que haya introducido
hasta ahora sobre sus fechas y costos.
Obtenga una copia del archivo del proyecto antes de redefinir la línea de base, por si la
necesita para conservar un historia o registro de todos los cambios efectuados.
Paso a Paso: Redefinir la línea base

1. Hacer clic en el menú Herramientas, opción Seguimiento, opción Establecer
línea base
2. Haga clic en Proyecto completo para guardar una línea de base del proyecto.
3. Haga clic en Tareas seleccionadas para agregar nuevas tareas a una línea de
base existente.
Eliminación de la línea de base

Si después de guardar una línea de base de la información del proyecto, tuviera que
regresar a la fase de planificación de su proyecto y borrar por completo la línea de
base, puede eliminarla haciendo lo siguiente:
Preguntas de Repaso
1. Cómo se identifica el camino crítico en un proyecto
2. Qué es la línea base en un proyecto
3. Cuál es la diferencia entre un plan previsto y un plan provisional

Capítulo
Administración del proyecto

Administrar y realizar un seguimiento

Procedimientos para realizar el seguimiento del
progreso real de las
Procedimientos para realizar el seguimiento del
trabajo real de los
Procedimientos para comparar los costos r eales
con el presupuesto
Procedimientos para compensar la carga de
trabajo de un recurso

Administrar y realizar un seguimiento
Cuando se administra un proyecto, se deben controlar los elementos del triángulo del
proyecto: Tiempo, dinero y ámbito.
Tiempo Dinero
Ámbito
Al ajustar uno de estos elementos se ven afectados los otros dos. Eventos como retrasos
inesperados, desfases de costos y cambios en los recursos pueden provocar problemas
en la programación.
Si mantiene actualizada la información del proyecto, podrá ver siempre el estado más
reciente del proyecto. De esta manera, puede identificar con anticipación problemas
que pueden afectar al éxito del proyecto y utilizar Microsoft Project para encontrar
soluciones.
Procedimientos para realizar el seguimiento del progreso real de las

tareas
Una vez configurado el proyecto e iniciado el trabajo, puede hacer un seguimiento de
las fechas reales de comienzo y fin, del porcentaje de conclusión de las tareas y del
trabajo real. El seguimiento de los valores reales muestra cómo los cambios afectan a
otras tareas y, en última instancia, a la fecha de fin del proyecto.
A continuación se presentan los procedimientos que contribuyen a realizar el

seguimiento real de las tareas.
Comprobar si las tareas se están realizando de acuerdo con el plan

Para que el proyecto se vaya desarrollando de acuerdo con la programación, es
necesario asegurarse de que las tareas comiencen y finalicen a tiempo. La vista Gantt
de seguimiento ayuda a encontrar puntos conflictivos, tareas que difieren del plan
previsto. Después puede ajustar dependencias entre tareas, reasignar recursos o
eliminar algunas tareas para cumplir las fechas límite.
La vista Gantt de seguimiento empareja la programación actual con la programación

original para cada tarea. Una vez que haya guardado el proyecto con una línea de base,
pero antes de haber especificado los datos reales en curso, la vista Gantt de
seguimiento muestra tareas con las barras de la línea de base y las barras programadas
o reales sincronizadas.

Al especificar valores reales, la barra superior puede desplazarse para mostrar una
desviación respecto al plan.
Paso a Paso: Comprobar si las tareas se están realizando de acuerdo al

plan
1. Hacer clic en el menú Ver, opción Gantt de seguimiento
2. Se presenta el diagrama Gantt de seguimiento

C
apítulo VIII: Administración del proyecto
3. Hacer clic en el menú Ver, opción Tabla, opción Variación. Para ver los
campos de variación
4. Si es necesario, presione la tecla TAB para ver los campos de variación.
5. Hacer clic en el menú Ver, opción Barra de herramientas, opción

Seguimiento
6. Actualizar el progreso de las tareas en el proyecto.
Si la tarea ha comenzado según lo previsto, haga clic en la tarea y, a

continuación, en Actualizar según programación.
Si la tarea no se está realizando según lo previsto, en los apartes siguientes
aprenderá la forma de especificar las fechas reales de comienzo y fin, la
duración real de la tarea y actualizar el progreso de una tarea como un
porcentaje.
Nota: Para que aparezca la información de variación es necesario haber

guardado una línea de base.
Escribir las fechas reales de comienzo y fin de una tarea

Las tareas que comienzan o finalizan tarde pueden desorganizar la programación al
retrasar las fechas de comienzo o de fin de las tareas relacionada s.
Las tareas que comienzan o finalizan antes de lo previsto liberan recursos que pueden
trabajar en otras tareas de la programación. Microsoft Project utiliza los valores reales
introducidos por el usuario para reprogramar las partes restantes del proyecto.

Paso a Paso: Escribir las fechas reales de comienzo y fin de una tarea
2. Hacer clic en el menú Ver, opción Barra de herramientas, opción
Seguimiento
3. En el campo Nombre de tarea, seleccione las tareas que desee actualizar.

4. Para seleccionar tareas no adyacentes, mantenga presionada la tecla CTRL y
haga clic en las tareas. Para seleccionar tareas adyacentes, mantenga presionada
la tecla MAYÚS y haga clic en la primera y en la última tarea que vaya a
actualizar.
5. Hacer clic en Actualizar tareas.

6. Bajo Estado real, escriba o seleccione una fecha en el cuadro Comienzo o Fin.
7. Si escribe una fecha de fin, asegúrese de que la tarea está completada al 100%;
Microsoft Project asumirá que la fecha es correcta y reprogramará las tareas,
según proceda.
8. Hacer clic en el botón Aceptar.
Nota: Al escribir una fecha real de comienzo o de fin de las tareas, la correspondiente
fecha programada de la tarea cambia. Sin embargo, las fechas previstas no se ven
afectadas.
Escribir la duración real de una tarea

Si conoce el número de días que lleva una tarea en curso y si progresa como estaba
planeado, realice un seguimiento especificando la duración durante la cual el recurso
ha estado trabajando en la tarea.
Cuando se especifica la duración real de la tarea, Microsoft Project actualiza la fecha

de comienzo real, el porcentaje de conclusión de la tarea y la duración de lo que resta
de tarea en la programación.

C del proyecto
apítulo VIII: Administración
Paso a Paso: Escribir la duración real de una tarea

2. En el campo Nombre de tarea, hacer clic en la tarea para la que desee
especificar la duración real.
3. Hace clic en el menú Herramientas, opción Seguimiento, opción Actualizar
tareas
Escriba la duración
real de la tarea.
5. En el cuadro Duración real, escriba la duración real de la tarea.

Si cree que la tarea va a finalizar antes o después de lo programado originalmente,

puede indicar un nuevo valor en el cuadro Duración restante.
Nota: Si introduce una duración real mayor o igual que la duración programada, la
tarea se convierte en 100% completada, y la duración programada iguala entonces a la
duración real.
Actualizar el progreso de una tarea en forma de porcentaje

El progreso de una tarea se puede indicar mediante la introducción del porcentaje de la
duración de la tarea que se ha completado. Para las tareas relativamente cortas, quizá s
no sea necesario controlar el progreso con tanto detalle; sin embargo, para las tarea s
largas, la información del porcentaje completado le ayudará a realizar un seguimiento
del progreso con respecto al plan previsto.
Paso a Paso: Actualizar el progreso de una tarea en forma de %

2. En el campo Nombre de tarea, hacer clic en la tarea para la que desee
especificar la duración real.
3. Hace clic en el menú Herramientas, opción Seguimiento, opción Actualizar
tareas

Escriba el porcentaje
de avance.
5. En el cuadro % completado, escriba el porcentaje de avance

Procedimientos para realizar el seguimiento del trabajo

real de los recursos
Es posible que necesite controlar la cantidad de trabajo que realiza cada recurso en
cada tarea o conjuntamente en todo el proyecto. Después, podrá comparar la cantida d
real de trabajo realizado con la cantidad planeada. Esta comparación puede ayudarle a
controlar el rendimiento de los recursos y a planear la carga de trabajo para proyectos
futuros.
Escribir el trabajo total real realizado por un recurso

Si programa las tareas en función de la disponibilidad de los recursos, controle el
progreso de las mismas mediante la actualización del trabajo completado de una tarea.
Si utiliza este método, podrá controlar el trabajo que realiza cada uno de los recursos.
Cuando se actualiza el trabajo real que un recurso ha realizado en una tarea, Microsoft
Project calcula automáticamente el trabajo restante deduciendo el trabajo real efectuado
por el recurso del trabajo total que el recurso tiene programado.
Paso a Paso: Actualizar el progreso de una tarea en forma de %

1. Hacer clic en el menú Ver, opción Uso de tareas
2. Hacer clic en menú Ver, opción Tabla, opción Trabajo
3. En el campo Nombre de tarea, aparecen los nombres de la tarea y del recurso.
4. En el campo real para cada recurso, escriba el valor del trabajo actualizado y la
abreviatura de la duración del trabajo real de cada recurso asignado.

Si es irrelevante conocer qué recurso de los asignados a una tarea real iza el trabajo,
escriba un valor para el trabajo realizado en la tarea por todos los recursos en el campo
Real de la tarea. Microsoft Project divide el trabajo real y el trabajo restante entre los
recursos en función de cuándo estén programados en la tarea y del trabajo restante de
cada asignación.
Actualizar el trabajo real de un recurso por período de tiempo

Puede realizar un seguimiento del trabajo real de los recursos individuales utilizando
los campos de fase temporal de Microsoft Project. El seguimi ento del trabajo real de
los recursos mediante la utilización de campos de fase temporal puede ayudarle a
mantener actualizado el proyecto por períodos de tiempo, dado que puede introducir
información para un día particular (u otro período de tiempo) de la programación.
Paso a Paso: Actualizar el trabajo real de un recurso por período de

tiempo
3. Hacer clic en el menú Formato, opción Detalles, opción Trabajo real
4. En el campo Nombre de tarea, aparecen los nombres de la tarea y del recurso.

5. En el campo Trab. real para el recurso, escriba el valor del trabajo real.

Comprobar la variación entre el trabajo previsto y el real de un recurso

Si programa las tareas en función de la disponibilidad de los recursos y realiza un
seguimiento del trabajo real, puede averiguar qué cantidad total de trabajo está
realizando un recurso consultando la variación entre el trabajo previsto y el trabajo real.
También puede comparar estos valores con el trabajo previsto y el trabajo real en el
transcurso del tiempo, a fin de ver con más detalle cómo progresa el trabajo del
recurso.
Paso a Paso: Comprobar la variación entre el trabajo previsto y el real de

un recurso
3. Compare los valores de los campos Previsto y Real para cada recurso.
4. Asegúrese de que los campos Trabajo y Real aparecen en la parte de escala
temporal de la vista.
5. Hacer clic en el menú Formato, opción Detalles, opción Trabajo
6. En la parte de escala temporal de la vista, compare los campos Trabajo y Trab.

real para un resumen diario del trabajo de cada recurso.
Procedimientos para comparar los costos reales con el

presupuesto
Es posible que desee realizar un seguimiento de los desfases de costos en una fase del
proyecto o aprender a determinar el costo de un recurso particular en un día concreto.
O bien, puede simplemente necesitar el costo acumulado total.
El seguimiento de los costos para el proyecto puede ayudarle a determinar dónde deben
realizarse cambios para finalizar a tiempo el proyecto ajustándose al presupuesto, así
como a planear presupuestos para futuros proyectos.

C del proyecto
apítulo VIII: Administración
Escribir manualmente los costos reales de tareas

Microsoft Project actualiza automáticamente los costos reales de una tarea a medida
que progresa, en función del método de acumulación de la tarea y de las tasas de los
recursos. Pero, si desea controlar los costos reales independientemente del costo real de
una tarea, puede escribir los costos manualmente.
Para actualizar los costos manualmente debe desactivar la actualización automática de

costos reales y, a continuación, escribir su propio costo real para una asignación una
vez que el trabajo restante sea cero.
Paso a Paso: Escribir manualmente los costos reales de tareas

1. Hacer clic en el menú Herramientas, opción Opciones, ficha cálculo
2. Del cuadro de diálogo presentado, desactive la casilla de verificación Microsoft
Project siempre calcula los costos reales.
Desactive la casilla
de verificación
“Microsoft Project
siempre calcula los
costos reales.
3. Hacer clic en menú Ver, opción Uso de tareas

4. Hacer clic en el menú Ver, opción Tabla, opción Seguimiento
5. Si es necesario, presione la tecla TAB para ver el campo Costo real.

6. En el campo Costo real, escriba el costo real para la asignación cuyos costos
esté actualizando.
Definir costo fijo

Puede definir el costo fijo de una tarea para que se acumule al principio o al final de la
tarea o para que se prorratee en la duración de la tarea.
Hacer clic en el menú Ver, opción Diagrama de Gantt

Hacer clic en el menú Ver, opción Tabla, opción Costo
En el campo Acumulación de costos fijos, escriba o seleccione el método de
acumulación que desee.
Además de una tasa estándar, en ocasiones los costos de asignación incluyen una
cantidad fija que se carga para un recurso cada vez que el recurso se asigna a una tarea,
como gastos de equipamiento, de instalación, de entrega o de alquiler. Puede
especificar este costo por uso haciendo clic en Hoja de recursos en el menú Ver y, a
continuación, escribiendo un nuevo costo en el campo Costo/Uso para el recurso cuyo
costo por uso desee modificar.
Actualizar los costos reales por período de tiempo

Puede realizar un seguimiento de los costos reales utilizando los campos de fase
temporal de Microsoft Project. El seguimiento de los costos reales mediante la
utilización de campos de fase temporal puede ayudarle a mantener actualizado el
proyecto por períodos de tiempo, dado que puede introducir información para un día
particular u otro período de tiempo en la programación.
Microsoft Project actualiza automáticamente los costos reales de una tarea a medida
que progresa, según el método de acumulación que haya definido. Primero debe
desactivar la actualización automática de los costos reales para modificar los costos
reales. En el menú Herramientas, haga clic en Opciones y, a continuación, en la ficha
Cálculo.

1. Hacer clic en el menú Herramientas, opción Opciones, ficha cálculo

C
apítulo VIII: Administración del proyecto
2. Del cuadro de diálogo presentado, desactive la casilla de verificación Microsoft

Project siempre calcula los costos reales.
3. Hacer clic en menú Ver, opción Uso de tareas
4. Hacer clic en el menú Ver, opción Tabla, opción Costo
5. Hacer clic en el menú Formato, opción Detalles, opción Costo real
6. Para especificar los valores de costo real para una tarea, seleccione un día u otro
período de tiempo en la parte de escala temporal de la vista y, a continuación,
escriba un valor en el campo Costo real para la tarea.
7. Para especificar los valores reales para un recurso, seleccione un día u otro
período de tiempo en la parte de escala temporal de la vista y, a continuación,
escriba un valor en el campo Costo real para el recurso.
Puede especificar valores reales en otros incrementos de tiempo, como semanas. En el

menú Ver, haga clic en Zoom, y haga clic en el incremento que desee.
Comprobar si las tareas cuestan más o menos de lo presupuestado

Si asigna costos fijos a tareas o especifica salarios para recursos, probablemente des ee
ver las tareas que presentan un costo mayor que el presupuestado. Si crea un
presupuesto utilizando un plan previsto y sigue de cerca los costos del proyecto, puede
detectar con antelación desfases en los costos y ajustar la programación o el
presupuesto según proceda.
Microsoft Project calcula el costo del trabajo de cada recurso, el costo total de cada
tarea y recurso y el costo total del proyecto. Estos costos se consideran costos
programados o estimados y reflejan la cifra de costos más reciente a me dida que el
proyecto progresa.

1. Hacer clic en menú Ver, opción Diagrama de Gantt
2. Hacer clic en el menú Ver, opción Tabla, opción Costo
3. Compare los valores de los campos Costo total y Costo previsto.
4. Para conocer la variación del costo, consulte el valor del campo Variación.

Mostrar tarea resumen del proyecto

Para ver la información del costo total, costo previsto y variación para el proyecto
completo, puede mostrar la tarea de resumen de proyecto.
Hacer clic en el menú Herramientas, opción Opciones, ficha Vista.
Bajo Opciones de esquema, active la casilla de verificación Tarea de resumen
del proyecto
Finalmente hacer clic en el botón Aceptar.
Puede ver los recursos asignados a una tarea y los costos de los recursos relacionados
con esa tarea.
En el menú Ver, haga clic en Uso de tareas.
En el menú Ver, elija Tabla y haga clic en Costo.
Arrastre la barra de división hacia la derecha y compare los valores de los
campos Costo total, Costo previsto, Real y Restante para los recursos asignados
a esa tarea.
Ver los costos totales del proyecto

Puede ver los costos actual, previsto, real y restante para comprobar si se ajustan al
presupuesto. Estos costos se actualizan cada vez que Microsoft Project vuelve a
calcular el proyecto.
Paso a Paso: Ver los costos totales del proyecto

1. Hacer clic en menú Proyecto, opción Información del proyecto, opción
Estadísticas
2. Se muestra la siguiente información

Analizar los costos con la tabla Valor acumulado
Cuando desee comparar el progreso esperado con el progreso real hasta la fecha, puede
utilizar la tabla Valor acumulado. Compara, en términos de costos, la programación
prevista de cada tarea con la programación real.
También puede usar la tabla Valor acumulado para pronosticar si la tarea finalizará por
debajo o por encima de lo presupuestado según los costos que se acumulan a medida
que se ejecuta la tarea. Por ejemplo, si la tarea está completada al 50% y el costo real
hasta la fecha es de 300, puede ver si 300. es más, menos o lo mismo que el 50% del
costo previsto o presupuestado. El campo VAF muestra la variación al finalizar entre el
costo previsto y el costo programado para una tarea.
Paso a Paso: Ver los costos totales del proyecto

1. En el menú Ver, haga clic en Diagrama de Gantt.
2. Hacer clic en menú Ver, opción Tabla, opción Más tablas.
3. En la lista Tablas presentadas, elegir Valor acumulado
4. Hacer clic en el botón de comando Aplicar.
5. Arrastre la barra de división hacia la derecha para mostrar todos los campos de
la tabla Valor acumulado. Los valores se calculan en función del trabajo real y
los costos hasta la fecha actual, incluida ésta.

Para cambiar la fecha de cálculo

Hacer clic en el menú Proyecto, opción Información del proyecto
En el cuadro Fecha de estado, escriba la fecha que desee utilizar y, a
continuación, haga clic en Aceptar.
Mueva el puntero del mouse (ratón) sobre el nombre de un campo para obtener una
descripción del mismo; por ejemplo, coloque el puntero sobre el campo VAF y haga
clic en Ayuda sobre VAF para obtener una descripción del campo.
Ver los datos de valor acumulado En la vista Uso de tareas

En la vista Uso de tareas, puede ver los datos de valor acumulado durante períodos de
tiempo, diariamente, semanalmente, mensualmente, trimestralmente o anualmente.
Hacer clic en el menú Formato, opción Estilos de detalle, ficha Detalles de
uso
En la lista Campos disponibles, mantenga presionada la tecla CTRL, haga clic
en los campos de valor acumulado que desee mostrar (como CRTR, CPTR, VC
o VP) y, a continuación, ha cer clic en Mostrar.
Hacer doble clic en la escala temporal para modificar los períodos de tiempo
que se ven.
Ver variaciones de costos para todo el proyecto

Hacer clic en el menú Herramientas, opción Opciones, ficha Vista
Bajo Opciones de esquema, seleccione la casilla de verificación Tarea de
resumen del proyecto.
Procedimientos para compensar la carga de trabajo de un recurso

Debe comprobar si existen recursos en la programación con trabajo excesivo o
insuficiente. Si algunos recursos están sobre asignados, compruebe si agregando más
recursos a la tarea o reasignándola consigue el resultado que desea.
Si esto no funciona, puede retrasar las tareas asignadas a un recurso con mucho trabajo
para más tarde en la programación o reducir la cantidad de trabajo para las tareas.
Buscar recursos sobre asignados y sus asignaciones de tareas

El personal y el equipamiento están sobre asignados cuando tienen asignado más
trabajo del que pueden completar en el horario de trabajo programado. Para poder
resolver las sobre asignaciones, debe determinar cuáles son los recursos sobre
asignados, en qué períodos están sobre asignados y qué tareas tienen asignadas en
dichos períodos. Para resolver el problema, el personal y el equipamiento deben
asignarse de manera diferente o reprogramar la tarea para el momento en el que el
recurso tenga tiempo disponible.

C
a
Paso a Paso: Buscar recursos sobre asignados

1. Hacer clic en menú Ver, opción Uso de recursos
2. La vista Uso de recursos muestra el número total de horas que el recurso está
trabajando, el total de horas que dedica a cada tarea y las horas trabajadas por
período de tiempo en la escala temporal.
3. Los recursos que no tengan todavía tareas asignadas no presentarán ninguna

tarea bajo sus nombres.
4. Las tareas que no tengan recursos asignados aparecen bajo Sin asignar, en el
campo Nombre del recurso.
5. Hacer clic en el menú Proyecto, opción Filtro para, opción Recursos
sobreasignados.
6. Los recursos de trabajo sobreasignados aparecen y están resaltados.
Si en la parte de la escala temporal de la vista Uso de recursos aparecen símbolos de
número (##), significará que las columnas de la escala temporal no son lo bastante
grandes para presentar la información. Para cambiar el ancho de las columnas, haga
clic en Escala temporal en el menú Formato y, a continuación, aumente el valor del
cuadro Tamaño.
Mostrar la cantidad de trabajo de un recurso

Puede ver la cantidad de trabajo de un recurso que se encuentra asignada a tareas
concretas y a un período de tiempo determinado.
Hacer clic en el menú Formato, opción Estilos de detalle, ficha Detalles de uso
En la lista Campos disponibles, haga clic en Asignación porcentual y, a
continuación, en Mostrar.
Reduci
r el

Trabajo de un recurso
Una vez asignado un recurso a una tarea, puede cambiar los valores del trabajo total
realizado por el recurso en la tarea o cambiar los valores del trabajo de un período de
tiempo determinado en que el recurso trabaja en la tarea. Este ajuste de los valores de
trabajo permite obtener una programación más precisa y detallada.
Paso a Paso: Reducir el trabajo de un recurso

1. Hacer clic en el menú Ver, opción Uso de tareas.
2. Los recursos se agrupan debajo de las tareas a las que están asignados.
3. En la parte de tabla (izquierda) de la vista, escriba un nuevo valor en el campo
Trabajo para cambiar el valor del trabajo total para una asignación.
La vista Uso de recursos también se puede utilizar para ver y modificar valores de
trabajo de las tareas agrupadas debajo de los recursos que están asignados a las
mismas. En el menú Ver, haga clic en Uso de recursos.
Nota: También puede modificar los valores individuales del trabajo (o las horas) de los
recursos asignados en la parte de escala temporal de la vista.
Reasignar trabajo a otro recurso

Si ha intentado resolver la sobre asignación de un recurso con otros métodos y ésta
persiste, probablemente habrá llegado el momento de reasignar la tarea a otro recurso
que disponga de más tiempo. Se trata de un método alternativo a redistribuir
manualmente la programación, reasignando el trabajo en vez de retrasarlo.
Paso a Paso: Reasignar atrabajo a otro recurso

1. Hacer clic en el menú Ver, opción Uso de recursos.
2. Hacer clic en el menú Formato, opción Detalles, opción Sobreasignación.
3. Observe la escala temporal de la derecha y, para cada sobreasignación resaltada,
examine la disponibilidad de otros recursos en ese día.
4. Haga clic en el campo Id para seleccionar toda la fila de la tarea que debe
reasignar.
5. Arrastre la tarea hasta el recurso al que desea reasignar la misma.

C del proyecto
a
pítulo VIII: Administración
Retrasar una tarea
Un modo sencillo de resolver una sobre asignación de recursos consiste en retrasar la
tarea asignada al recurso hasta que éste disponga de tiempo para trabajar en ella. Para
ello, puede agregar un tiempo de retraso a la tarea, observar el efecto en la asignación
del recurso y, a continuación, ajustar aún más el retraso, si fuera necesario.
El retraso de una tarea retrasará asimismo las fechas de comienzo de sus sucesoras y
puede afectar a la fecha de fin de la programación. Para que esto no ocurra, retrase
primero las tareas con margen de demora permisible (las tareas no críticas) y sólo hasta
la cantidad de demora disponible para cada tarea. Pruebe a agregar retrasos a diferentes
tareas para ver los efectos sobre la programación.
Paso a Paso: Retrasar una tarea

2. En la lista Vistas, haga clic en Asignación de recursos y, a continuación, haga
clic en Aplicar.
3. En la parte superior derecha de fase temporal, la sobre asignación para un
recurso aparece en rojo.
En el campo Nombre del recurso en la

parte superior izquierda de la vista, haga
clic en el nombre del recurso sobre
asignado a una tarea que desee retrasar.
En el campo Retraso por redist.

(parte inferior izquierda de la
vista) correspondiente a la tarea
que desee retrasar, escriba la
cantidad de tiempo que desea
retrasar la tarea.
4. En el diagrama de barras que aparece debajo, los márgenes de demora para las
tareas a que está asignado el recurso aparecen gráficamente en forma de barras
de margen de demora finas contiguas a las barras de Gantt normales.
5. Para asegurarse de que las tareas sucesoras no resultarán afectadas, no
especifique un tiempo de posposición mayor que el margen de demora
permisible para esa tarea.
6. Para volver a una vista única, en el menú Ventana, haga clic en Qu itar división.

Cambiar los días y las horas laborables de un recurso

El calendario del proyecto designa la programación de trabajo predeterminada para el
proyecto, pero se puede crear un calendario de recursos para indicar los horarios
laborales, las vacaciones, los permisos y las bajas por enfermedad de cada recurso.
Paso a Paso: Retrasar una tarea

2. En el cuadro Para, seleccione el recurso cuyo calendario desee cambiar.
3. En el calendario, seleccione los días que desee cambiar. Para cambiar un día de
la semana en todo el calendario, seleccione el día que aparece en la parte
superior del calendario.
4. Haga clic en Predeterminadas, Período no laborable o Período laborable no
predeterminado.
5. Si en el paso 4 hizo clic en Período laborable no predet erminado, escriba las
horas en las que desea que comience el trabajo en los cuadros Desde y las hora s
en las que desea que termine el trabajo en los cuadros Hasta.

Capítulo
Creando reportes
Seleccionando, editando y creando reportes

Configurando opciones de impresión y página.
Configurando opciones para corregir problemas
de impresión.
Exportando datos de reportes.
Creando y modificando reportes visuales.

Crea n o Reportes
d
Seleccionando, editando y creando reportes
Procedimientos previos a la
impresión
Seleccionar la presentación o el
informe que mejor se adapte a sus
necesidades de comunicación.
Ajustar los márgenes,
agregar bordes y cambiar
otras partes del diseño de la
página para adaptarlo a sus
necesidades.
Seleccionar y configurar la
impresora o el trazador que
se vaya a utilizar con
Microsoft Project.
Personalizar la presentación
o el informe para comunicar
la información de la manera más eficaz posible.
Paso a Paso: Configurando las opciones de impresión y página

1. Cambie a la presentación que desee imprimir.
2. Hacer clic en el menú Archivo, opción Configurar página
Elegir la orientación
del papel
Para ajustar en una

página
Seleccione tamaño del

papel.
3. Elegir orientación del papel que desea: Vertical u horizontal.

4. Ajuste de escala le permite ajustar su informe en la cantidad de páginas que

usted seleccione
5. Seleccione el tamaño del papel.
6. Hacer clic en la ficha Márgenes
Definir los
márgenes del
documento.
7. Hacer clic en la ficha Encabezado

Con Microsoft Project es posible agregar información en forma de
encabezado (texto que aparece impreso en la parte superior de cada página),
de pie de página (texto que aparece impreso en la parte inferior de cada
página) o de leyenda (una lista explicativa de los símbolos utilizados en un
diagrama).
Escribir su encabezado
de página
Estos botones
permiten insertar:
fecha, hora, No.
Página, etc.

8. Hacer clic en la ficha Pie de página
Escribir su Pie de
página
Estos botones
permiten insertar:
fecha, hora, No.
Página, etc.
9. Finalmente hacer clic en el botón Aceptar para terminar la configuración de

la página.
Configurando opciones para corregir problemas de impresión.

Configure la ficha Vista del cuadro de diálogo configuración de página para evitar
problemas de impresión.
Hacer clic en la ficha Archivo, Opción Configuración de página
Definir el No.
de campos a
imprimir.
Exportando datos de reportes.

Es posible exportar los datos de los reportes visuales.

Paso a Paso: Exportando datos de reportes
1. Clic en el menú Informe, opción

Elegir tipo de
informe
Elegir Plantilla
3. Hacer clic en el botón de comando Guardar datos…
Elegir opción
Hacer clic en el botón de

comando “Guardar base
de datos…”

4. Hacer clic en el botón Cerrar
Creando y modificando reportes visuales.

Existen varias maneras de imprimir un informe; el método que utilice dependerá de la
necesidad que tenga de realizar cambios y verlos en el informe.
Paso a Paso: Crear informe visuales
1. Hacer clic en el menú Informe, opción

Elegir tipo de
informe
Hace clic si
desea
modificar su
plantilla
Elegir Plantilla
3. Seleccionar plantilla
4. Hacer clic en el botón de comando Ver para mostrar los resultados
Paso a Paso: Crear informe
1. Hacer clic en el menú Informe, opción


3. Hacer clic en el tipo de informe que desee y después haga clic en Seleccionar.
Por ejemplo: Elegir Costos… luego presione el botón Seleccionar

4. Se presentan las siguientes opciones
5. Elegir una de las opciones y luego hacer clic en el botón de comando

Seleccionar.
Preguntas de Repaso
1. Cómo se imprime un proyecto
2. Cómo se exporta un proyecto
3. Qué es un reporte visual

Capítulo
10
MicroSoft InfoPath
Crear formularios a través de InfoPath

Al igual que la mayoría de los usuarios, probablemente
deberá rellenar formularios regularmente, como informes
de gastos, tarjetas de empleado, encuestas o formularios
de seguro. Incluso puede ser responsable de diseñar,
distribuir y mantener esos formularios en la organización.
Puede usar Microsoft Office InfoPath 2007, que forma
parte de 2007 Microsoft Office system, para diseñar y
rellenar formularios electrónicos.

Microsoft Office
Uso de InfoPath
Los usuarios pueden rellenar los formularios basados en las plantillas de formulario
que estén creadas en el modo de diseño. Cuando rellenan un formulario en InfoPath,
los usuarios pueden utilizar funciones familiares que se usan en documentos. Por
ejemplo, pueden comprobar la ortografía del formulario o insertar texto con formato y
gráficos dentro de determinados campos. Dependiendo del diseño de la plantilla de
formulario, los usuarios también podrán combinar los datos de varios formularios en un
único formulario o exportarlos a otros programas. Si una plantilla de formulario está
habilitada para explorador, los usuarios que no tienen InfoPath instalado en sus equipos
pueden rellenar el formulario en un explorador Web o en un dispositivo móvil.
Rellenar formularios
Abrir un formulario
Para abrir un formulario debe hacer lo siguiente:
1. Inicie Infopath, el cual se encuentra dentro de los programas de la suite de
Office 2007. Se muestra lo siguiente:
2. Haga clic en En mi PC…

soft InfoPath
3. Seleccione el formulario que desea Abrir.
Trabajar con vistas

Al diseñar varias vistas de su plantilla de formulario, puede ofrecer a los usuarios
presentaciones diferentes de los datos. Por ejemplo, puede crear una vista especial
optimizada para la impresión, o una vista de resumen que prescinda de algunos detalles
en una plantilla de formulario compleja. En
Microsoft Office InfoPath, se utiliza el panel de
tareas Vistas para agregar o eliminar vistas de
una plantilla de formulario. Utilice el siguiente
procedimiento para agregar vistas adicionales a
una plantilla de formulario.
1. En el menú Ver, haga clic en
Administrar vistas.
2. En el panel de tareas Vistas, en Acciones,
siga uno de estos procedimientos:

Microsoft Office
Para agregar una nueva vista a la plantilla de formulario, haga clic en

Agregar una nueva vista.
Para crear y asociar una vista de impresión con la vista actualmente
seleccionada, haga clic en Crear versión de impresión para esta vista.
3. En el cuadro de diálogo que aparece, escriba un nombre para la vista y, a
continuación, haga clic en Aceptar.
4. Para abrir el cuadro de diálogo Propiedades de la vista, en el panel de tareas

Vistas, haga doble clic en el nombre de la vista en la lista Seleccionar una vista.
5. En el cuadro de diálogo Ver propiedades, cambie o especifique la configuración
o las opciones de la vista y, a continuación, haga clic en Aceptar.
6. En el área de trabajo, diseñe la vista agregando tablas de diseño y controles. Si
desea basar el diseño de una nueva vista en una vista existente, presione
CTRL+A para seleccionar toda la vista y presione CTRL+C para copiar la
selección en el Portapapeles. En el panel de tareas Vistas, cambie a la nueva
vista y presione CTRL+V para pegar la selección en la nueva vista. En este
punto, puede eliminar todos los controles o elementos de diseño que no necesite
en la nueva vista.
Eliminar una vista

No puede recuperar ni restaurar una vista después de haberla eliminado. Si elimina la
vista predeterminada de una plantilla de formulario que sólo tiene una vista, InfoPath
crea automáticamente una nueva vista predeterminada. Si elimina la vista
predeterminada de una plantilla de formulario que tiene varias vistas, InfoPath asignará
el estado de vista predeterminada a la siguiente vista de la lista de vistas en el panel de
tareas Vistas.
1. En el menú Ver, haga clic en Administrar vistas.

soft InfoPath
2. En el panel de tareas Vistas, elija el nombre de la vista que desee eliminar,

haga clic en la flecha que aparece junto al nombre y, a continuación, haga clic
en Eliminar.
No se pueden eliminar vistas de impresión basadas en Microsoft Office Word
mediante el panel de tareas Vistas. Para eliminar vistas de impresión en Word,
en el menú Ver del modo de diseño, haga clic en Vistas de impresión de
Word y, a continuación, seleccione las opciones que desee.
Cambiar la vista predeterminada

Cada plantilla de formulario tiene una vista predeterminada, llamada "Vista 1". Los
usuarios ven esta vista cuando abren un formulario basado en la plantilla de formulario.
Al crear vistas personalizadas para una plantilla de formulario, puede elegir cuál de la s
vistas disponibles será la predeterminada para los usuarios.
2. En el panel de tareas Vistas, elija el nombre de la vista que desee designar
como predeterminada, haga clic en la flecha que aparece junto al nombre y, a
continuación, haga clic en Establecer como predeterminado.
Si sólo aparece una vista en la lista Seleccione una vista, ésta se designará
como predeterminada automáticamente.
Cambiar el nombre de una vista

2. En el panel de tareas Vistas, haga clic en la vista cuyo nombre desee cambiar
y, a continuación, haga clic en Propiedades de la vista.
3. Haga clic en la ficha General.
4. En el cuadro Nombre de vista, escriba un nuevo nombre para la vista.
Si cambia el nombre de una vista asociada a un código personalizado, es
posible que este código no funcione como se esperaba. Para corregir este
problema, debe buscar referencias a la vista en el código y actualizarlas con
el nuevo nombre de la vista.
No se puede cambiar el nombre de las vistas de impresión para Microsoft
Office Word. No obstante, puede utilizar Asistente para agregar vista de
impresión para Word para crear la misma vista con otro nombre.
Corregir formularios
En Microsoft Office InfoPath 2007, puede diseñar una plantilla de formulario que se
pueda abrir tanto en InfoPath como en un explorador Web. Si la plantilla de formulario
se puede abrir mediante un explorador, se denomina plantilla de formulario compatible
con el explorador. También puede diseñar plantillas de formulario que funcionen en
InfoPath 2003 además de Office InfoPath 2007, o convertir formularios creados en
Microsoft Office Word u otros programas en Office InfoPath 2007.

Microsoft Office
Sin embargo, cuando realice estas operaciones, pueden surgir conflictos de

compatibilidad u otros problemas. Por ejemplo, ciertas funciones de InfoPath no se
admiten en las plantillas de formulario compatibles con el explorador, lo que puede
provocar algún problema durante el proceso de publicación. De igual modo, alguna s
funciones de Office InfoPath 2007 no funcionan en las plantillas de formulario de
InfoPath 2003, y algunas funciones de Word no se admiten en InfoPath, por lo que se
rechazan cuando InfoPath importa el formulario de Word.
La forma más rápida de identificar estos tipos de problemas en su plantilla de
formulario consiste en usar el panel de tareas Verificador de diseño. Este panel le
permite solucionar los problemas antes de publicar su plantilla de formulario.
1. Para abrir el panel de tareas Verificador de diseño, haga clic en Verificador
de diseño, en el menú Herramientas.
Si hay algún problema de compatibilidad o diseño en la plantilla de formulario,
verá errores y mensajes en el panel de tareas Verificador de diseño.
En la siguiente tabla se describen las diferencias entre errores y mensajes en el
panel de tareas Verificador de diseño.
Icono Tipo Descripción
X Error La plantilla de formulario no funcionará correctamente.

Solucione los errores antes de publicar la plantilla de formulario.
Mensaje Puede que el funcionamiento de la plantilla de formulario no sea

i el esperado. Los mensajes son menos graves que los errores.
Puede elegir si soluciona este mensaje antes de publicar la
plantilla de formulario.
2. En el panel de tareas Verificador de diseño, haga clic en el texto del error o

mensaje que desee revisar. Al hacerlo, generalmente sucederá una de las
siguientes acciones:
Si el problema está producido por un control u otro objeto no admitido de
la plantilla de formulario, InfoPath selecciona automáticamente el control u
objeto. Para obtener más información acerca del problema, haga clic con el
botón secundario del mouse (ratón) en el control o el objeto de la plantilla
de formulario y, después, haga clic en Más detalles en el menú contextual.
Si el problema está producido por un valor de configuración no admitido,
por ejemplo si la plantilla de formulario incluye funciones de usuario, qu e
no son válidas en plantillas de formulario compatibles con explorador,
InfoPath muestra una alerta más descriptiva en la que se explica el
problema.
3. Revise los errores y soluciónelos.
4. Revise los mensajes y decida si debe solucionarlos.
5. Para actualizar la lista de errores y mensajes después de solucionarlos, haga clic
en Actualizar.

soft InfoPath
Guardar y compartir formularios

La publicación de una plantilla de formulario no equivale a guardar la plantilla de
formulario. Cuando se publica una plantilla de formulario, el Asistente para
publicación agrega la ubicación de publicación y las instrucciones de procesamiento a
la plantilla de formulario para que los usuarios puedan abrir los formularios basados en
esa está guardando una copia de la misma, igual que cuando se guarda un archivo en un
equipo. El Asistente para publicación siempre debe utilizarse cuando desee que la
plantilla de formulario esté disponible para que los usuarios puedan rellenarla. A
continuación se detalla en primer lugar como guardar una plantilla de formulario
1. En el menú Archivo, haga clic en Guardar.
2. Si recibe un mensaje acerca de la publicación de la plantilla de formulario, haga
clic en Aceptar.
3. En el cuadro de diálogo Guardar como, especifique dónde desea guardar la
plantilla de formulario.
4. En el cuadro Nombre de archivo, escriba el nombre de la plantilla de
formulario.
5. En la lista Guardar como tipo, siga uno de estos procedimientos:
Para guardar la plantilla de formulario como una plantilla de formulario de
Microsoft Office InfoPath 2007, haga clic en Plantilla de formulario de
InfoPath y, a continuación, haga clic en Guardar.
Para guardar la plantilla de formulario como una plantilla de formulario de
Microsoft Office InfoPath 2003, haga clic en Plantilla de formulario de
InfoPath 2003 y, a continuación, haga clic en Guardar. Si ha agregado
controles o habilitado características que no están admitidas en Office
InfoPath 2003, InfoPath muestra un mensaje y le notifica que la plantilla de
formulario tiene controles o características no admitidos.
Para compartir una plantilla de formulario deberá publicarlo de la siguiente
manera:
1. Haga clic en Archivo y elija la opción Publicar....
2. En el cuadro de diálogo elija la opción mas adecuada, por ejemplo En una
ubicación de red y pulse Siguiente.

Microsoft Office
3. Escriba la ruta de la carpeta compartida y un nombre para la plantilla
4. En el cuadro de diálogo que se muestra pulse Siguiente
5. Finalmente pulse Publicar
6. Se muestra el resultado de la publicación

soft InfoPath
7. Pulse cerrar.
Combinar y exportar formularios

Para comprender mejor cómo funciona la combinación de formularios, imagine que ha
diseñado una plantilla de formulario de informe de gastos que contiene un control de
cuadro de texto enlazado a un campo no extensible del origen de datos que utiliza un
tipo de datos de texto. Este campo se utiliza para almacenar la justificación comercial
de cada usuario para los ga stos registrados. En este ejemplo, vamos a denominar el
campo propósito y enlazar el control de cuadro de texto Motivo profesional a dicho
campo.
Imagine que tres usuarios (Antonio Bermejo, Jesús Escolar y Cecilia Cornejo) rellenan
formularios basados en su plantilla de formulario. En el campo Motivo profesional,
Antonio escribe Conferencia, Jesús escribe Visita de cliente y Cecilia escribe Viaje

Microsoft Office
de negocios. Dado que los controles de cuadro de texto que usan un tipo de datos de
texto no admiten la combinación de datos de manera predeterminada, el director que
combine estos formularios de informe de gastos verá únicamente un valor en el campo
Motivo profesional: el valor que ya estaba en el formulario de destino. Por
consiguiente, si el formulario de Cecilia es el formulario de destino, sólo aparecerá en
el formulario combinado el valor escrito por Cecilia para este campo.
Al personalizar la configuración de combinación del campo o grupo al que está
enlazado un control, los usuarios pueden combinar los datos de ese campo o grupo
procedentes de varios formularios.
En este ejemplo, puede personalizar la configuración de combinación del control de
cuadro de texto Motivo profesional de modo que los usuarios puedan combinar los
datos de los formularios que contengan ese campo. Para personalizar aún más la
configuración de combinación, habilite la aparición de un separador entre cada valor
combinado.
Un separador puede ser un espacio, una coma, un signo de punto y coma, una línea
vertical, un salto de línea, un salto de párrafo o un carácter de subrayado. Por ejemplo,
si Antonio escribe Conferencia en el campo Motivo profesional, Jesús escribe Visita
de cliente y Cecilia escribe Viaje de negocios, y habilita la combinación para ese
campo y especifica un separador en forma de coma, los datos combinados resultantes
se mostrarán como Viaje de negocios, Visita de cliente, Conferencia (si el formulario
de Cecilia es el formulario de destino).
Se agrega automáticamente un espacio después de los separadores de coma y de punto

y coma.
Si bien la adición de un separador puede ayudar a diferenciar valores específicos,
puede personalizar aún más la forma en que se combinan los datos agregando un
prefijo único a cada valor incluido en un campo o grupo. Al agregar un prefijo, puede
seleccionar el valor de otro campo, o bien, especificar una función que desee usar como
prefijo. La adición de un prefijo puede ayudar a los usuarios a identificar el origen de
los datos originales.
Por ejemplo, puede hacer que el nombre de la persona que rellenó un formulario (un
valor escrito en otro campo) aparezca como prefijo de un valor incluido en otro campo.
Entonces, cuando se combinen varios formularios, los valores del formulario de origen
mostrarán valores combinados, y esos valores tendrán identificadores.
Por ejemplo, si identifica un campo que almacena el nombre de usuario como prefijo y
crea una función concatenar que agregue un signo de punto y coma después de cada
instancia de ese valor, los usuarios podrán ver fácilmente quién escribió un valor,
incluso después de combinarse varios formularios. En este ejemplo, si el formulario de
Cecilia Cornejo es el formulario de destino, los datos de prefijo resultantes aparecerán
como Viaje de negocios, Jesús Escolar: Visita de cliente, Antonio Bermejo:
Conferencia.

soft InfoPath
El prefijo no se agrega al formulario de destino (en este caso, el formulario de Cecilia

Cornejo) para evitar que se agreguen prefijos redundantes si los datos combinados se
guardan en el formulario y, a continuación, se vuelve a combinar el formulario. Cuando
se combinan formularios de InfoPath que se encuentran en una unidad de disco duro o
una ubicación de red, un sitio de SharePoint o formularios de correo electrónico de
InfoPath en Office Outlook 2007, los datos combinados resultantes se muestran en
orden inverso con respecto al orden en que se seleccionaron los formularios. Por
ejemplo, si un usuario selecciona tres formularios, empezando por el de Antonio,
después el de Cecilia y, por último, el de Jesús, en el formulario resultante con los
datos combinados, los datos de Jesús aparecerán primero, seguidos de los datos de
Cecilia y, por último, los datos de Antonio.
Además de personalizar la configuración de combinación de controles individuales,
también se puede deshabilitar la combinación de formularios para toda la plantilla de
formulario de modo que los usuarios no puedan combinar los formularios basados en
esa plantilla. Cuando se deshabilita la combinación de formularios, los usuarios que
rellenan el formulario no tienen acceso al comando Combinar formularios en el menú
Archivo.
Diseñar formularios
Al diseñar una plantilla de formulario de Microsoft Office InfoPath, debe considerar
cómo diseñar, o disponer, los elementos de la plantilla.
En general, las distintas partes de la plantilla de formulario deben organizarse de forma
que los usuarios que la rellenen puedan desplazarse por el formulario de manera lógica.
Además, es conveniente alinear los cuadros de texto, las casillas de verificación y otros
elementos con respecto a las líneas horizontal y vertical de una cuadrícula imaginaria.
Puede usar tablas de diseño para definir los límites de la cuadrícula y ayudar a alinear
los elementos de la plantilla de formulario.
Lo idóneo es diseñar una plantilla de formulario que sea visualmente atractiva y fácil
de usar. Las tablas de diseño pueden ayudarle a lograr ambos objetivos.
El panel de tareas Diseño ofrece una colección de tablas de diseño prediseñadas que
puede usar en la plantilla de formulario para proporcionar una estructura visual.

Microsoft Office
Una tabla de diseño es similar a cualquier otra tabla, excepto que se utiliza con fines de
diseño en lugar de usarse para presentar datos. Además, a diferencia de otras tablas, la s
tablas de diseño no tienen bordes visibles de forma predeterminada. Al diseñar la
plantilla de formulario en el modo de diseño, los bordes de la tabla de diseño se
representan mediante líneas discontinuas, para que sepa que está trabajando dentro de
la tabla. Sin embargo, cuando los usuarios rellenan un formulario basado en la plantilla,
los bordes no aparecen.
Entre otras finalidades, puede usar las tablas de diseño para organizar los controles,
separar las secciones, crear secciones de encabezado y pie de página, e incluir
logotipos y otros gráficos.
En el siguiente ejemplo, se utiliza una tabla de diseño para organizar cuadros de texto
dentro de una sección de una plantilla de formulario.
Esta tabla de diseño consta de dos filas.

En la segunda fila, hay tres columnas. La columna central sólo se utiliza con fines de
espaciado.
Si desea agregar o quitar filas y columnas de una tabla de diseño, haga clic en
cualquiera de las opciones de la lista Combinar y dividir celdas del panel de tareas.
Si las tablas de diseño del panel de tarea s Diseño no se adaptan a sus necesidades,
puede insertar una tabla de diseño personalizada con el número exacto de filas y
columnas que desee.
También puede usar el panel de tareas Diseño para insertar rápidamente regiones de
desplazamiento y regiones horizontales en la plantilla de formulario, que se describen
detalladamente en la siguiente sección.
Controles relacionados con el diseño

Además de las tablas de diseño, puede usar controles relacionados con el diseño, como las
secciones o secciones extensibles para ayudar a diseñar la plantilla de formulario.
Al insertar un control relacionado con el diseño en la plantilla, básicamente inserta un
contenedor vacío para almacenar otros controles.

soft InfoPath
En la siguiente tabla se proporcionan breves descripciones de los controles que se

utilizan más habitualmente con fines de diseño.
Control Descripción
Sección Un control que contiene otros controles. Por ejemplo, en una

plantilla de formulario de reclamación de seguros, podría usar una
sección para agrupar un conjunto de cuadros de texto que se
utilicen para recopilar información de contacto de los asegurados.
Sección Un control que contiene otros controles pero no aparece en el

opcional formulario a menos que el usuario decida agregarlo. Por ejemplo,
aunque todos los empleados de una compañía podrían usar una
sección de definición de objetivos en el formulario de evaluación
del rendimiento, sólo los directores podrían decidir agregar una
sección opcional acerca de los objetivos de liderazgo.
Control Un control, como una sección extensible o una tabla extensible,

extensible que permite a los usuarios expandir el contenido de u n formulario
cuando se ha rellenado y mostrar únicamente el número necesario
de entradas de una serie. Por ejemplo, puede usar una tabla
extensible para recopilar gastos desglosados en una plantilla de
formulario de informe de gastos.
Zona de Un control que contiene otros controles, conserva un tamaño fijo

desplazamiento e incluye barras de desplazamiento para que los usuarios puedan
desplazarse y ver información que no está a la vista. Las zonas de
desplazamiento pueden ser útiles cuando una sección de u na
plantilla de formulario contiene muchos datos y los usuarios no
necesitan ver todos los datos a la vez. Por ejemplo, si utiliza una
tabla extensible para mostrar muchos registros de una base de
datos, puede insertar la tabla extensible dentro de una zona de
desplazamiento para mostrar sólo unos pocos registros a la vez.
Como las zonas de desplazamiento se utilizan exclusivamente con
fines de diseño, no se enlazan a los campos o grupos del origen de
datos. Las zonas de desplazamiento no se admiten en las plantillas
de formulario compatibles con explorador
Zona horizontal Un control que contiene otros controles y se puede colocar en

una formación horizontal en una plantilla de formulario. Por
ejemplo, cuando se colocan varias zonas horizontales lado a lado,
las zonas se ajustan, o fluyen, a la siguiente línea cuando cambia
el tamaño de la pantalla. Como las zonas horizontales se utilizan
exclusivamente con fines de diseño, no se enlazan a los campos o

Microsoft Office
grupos del origen de datos. Los controles de zona horizontal no se

admiten en las plantillas de formulario compatibles con
explorador.
Grupo de Un control que presenta a los usuarios un conjunto de opciones

opciones mutuamente excluyentes. Un grupo de opciones contiene
secciones de opciones, una de las cuales aparece como la opción
predeterminada en un formulario. Dichas secciones de opciones
contienen otros controles. Por ejemplo, se puede dar formato a la
información de dirección en una plantilla de formulario de
información de empleados como un grupo de opciones que
contenga secciones de opciones. Cada sección de opciones
contiene controles con la sintaxis correcta de la dirección en un
país o región específico. Cuando los empleados rellenan un
formulario basado en la plantilla, pueden reemplazar la sección de
dirección predeterminada por otra que se aplique a su país o
región.
Para diseñar un formulario Abra InfoPath y en la pantalla inicial que se muestra puede
seleccionar un ejemplo predefinido o usar uno en blanco, es decir desde cero:
Como ejemplo haga doble clic en Ejemplo: Informe de gastos ha continuación se

muestra:

soft InfoPath
Trabajar con un origen de datos

Todos los datos que aparecen en un formulario, ya sean datos que un usuario puede
seleccionar en un cuadro de lista, en un cuadro desplegable o en un cuadro combinado,
o datos que el usuario agrega a un formulario, se almacenan en los orígenes de datos
del formulario. Un origen de datos está formado por campos y grupos. De la misma
forma que las carpetas del disco duro contienen y organizan los archivos, los campos
contienen los datos que los usuarios especifican en los formularios basados en la
plantilla de formulario y los grupos contienen y organizan dichos campos. El usuario
agrega datos a los controles de un formulario y dichos controles están enlazados a los
campos. Por ejemplo, imagine que está diseñando una plantilla de formulario para un
informe de gastos. Cuando los usuarios abren un formulario basado en la plantilla,
pueden especificar su nombre, segundo nombre y apellidos en tres controles de cuadro
de texto, los cuales están enlazados a un campo de nombre, un campo de segundo
nombre y un campo de apellidos, respectivamente. Estos campos se encuentran en un
grupo llamado "nombre".
Puede ver y trabajar con los campos y grupos del origen de datos de la plantilla de
formulario en el panel de tareas Origen de datos.

Microsoft Office
Aunque la estructura del origen de datos no siempre coincide con el diseño de la

plantilla de formulario, las similitudes son comunes, especialmente para los grupos y
campos asociados con tablas extensibles, secciones, secciones extensibles y secciones
opcionales. Por ejemplo, una tabla o sección está enlazada a un grupo del origen de
datos, y todos sus controles están enlazados a campos que pertenecen a dicho grupo.
En la siguiente ilustración, la tabla extensible Gastos desglosados del formulario de
informe de gastos consta de tres columnas que contienen un selector de fecha Fecha, un
cuadro de texto Descripción y un cuadro de texto Costo. Estos controles están
enlazados a un campo de fecha, un campo de descripción y un campo de cantidad,
respectivamente. La tabla propiamente dicha está enlazada al grupo de desglose.
Una plantilla de formulario puede tener dos tipos de orígenes de datos: un origen de
datos principal único y, opcionalmente, uno o más orígenes de datos secundarios.
Para trabajar con un origen de datos active el panel Tareas de diseño, esto se logra
haciendo clic en el menú Ver, luego en Panel de tareas

soft InfoPath
A través del panel Tareas de diseño podemos realizar las siguientes acciones:
Haga clic en la opción correspondiente, por ejemplo para trabajar con controles haga
clic en Controles, se mostrarán los controles disponibles para añadir a la plantilla de
formulario.

Microsoft Office
Si en cambio hacemos clic en Origen de datos del Panel de tareas, podemos ver la lista
de campos y grupos usados en la plantilla de formulario actual
Para dar formato a los datos puede pulsar el botón derecho del ratón sobre un campo y
elegir la opción Propiedades, tal como lo muestra la imagen:
Se activará el cuadro de diálogo Propiedades del grupo o campo, desde el cual podrá
elegir el tipo de datos y aplicar una Validación a través de la ficha Validación

soft InfoPath
También puede hacerlo a través del campo insertado, pulsando el botón derecho del
ratón sobre el campo y eligiendo Validación de datos…
Esto activará directamente el cuadro de diálogo de Validación de datos.

Microsoft Office
Desde aquí podrá pulsar el botón Agregar… para incluir una regla de validación para
el campo.
También es posible crear fórmulas:

Pulse el botón derecho del ratón sobre el control que deba tener una fórmula, por
ejemplo haga clic derecho sobre el control Total según muestra la imagen:
Haga clic ahora sobre Propiedades de Cuadro de texto… se muestra:

soft InfoPath
Haga clic en del cuadro de diálogo mostrado
Escriba una fórmula válida y pulse Aceptar
Impresión de formularios
Las plantillas de formulario de Microsoft Office InfoPath 2007 están diseñadas para
visualizarse y rellenarse en un equipo informático. Sin embargo, los usuarios pueden
optar por imprimir una copia de un formulario rellenado por motivos personales o por
otras razones, de modo que debe comprobar que el formulario tiene un aspecto

Microsoft Office
adecuado después de imprimirlo. Por ejemplo, debe asegurarse de que los controles se
ajustan a los márgenes de la página impresa y de que el texto de la plantilla es legible
después de la impresión.
Puede imprimir la plantilla de formulario para obtener una visión general del modo que
aparecerán los controles y otros objetos en la página impresa o para comprobar la
configuración de impresión, tal como la impresión de encabezados o pies de página.
Si sigue estos pasos, puede que vea determinados elementos en la plantilla de
formulario, tales como botones, que no aparecen realmente cuando el usuario imprime
el formulario.
1. En la barra de herramientas Estándar, haga clic en Imprimir .
2. Para ajustar la configuración de impresión, haga clic en Configurar página en
el menú Archivo y, a continuación, seleccione las opciones que desea en las
fichas Configurar página y Configuración de impresión.
Imprimir el formulario como lo verá el usuario

Cuando los usuarios imprimen un formulario, InfoPath realiza ajustes en él o quita
determinados elementos que no tienen sentido en el contexto de impresión. Por
ejemplo, el texto informativo Insertar elemento que aparece de forma predeterminada
en las tablas extensibles no aparecerá en el formulario impreso.
Tampoco aparecerán controles de botones, entradas de cuadros de listas o flechas
desplazamiento, ya que estos elementos no tienen sentido en una página impresa.
1. En la barra de herramientas Estándar, haga clic en Vista previa.
2. En la ventana Vista previa de la barra de herramientas Estándar, haga clic en
Imprimir
3. Para ajustar la configuración de impresión, cierre la ventana Vista previa. En el
menú Archivo, haga clic en Configurar página y, a continuación, seleccione
las opciones que desea en las fichas Configurar página y Configuración de
impresión.
Preguntas de Repaso
1. ¿Qué es InfoPath?
2. ¿Cuál es la forma de rellenar formularios?
3. ¿Cómo puede Abrir un formulario?
4. Diga usted ¿Por qué es importante la validación de los datos de un formulario?
5. ¿Por qué utilizaría la combinación de formularios? Mencione un ejemplo

Capítulo
11
Microsoft Publisher
En este capítulo aprenderemos: 2
Iniciar Microsoft Publisher
Identificar los elementos que componen la pantalla
principal
Identificar los elementos que componen una publicación
Crear una Publicación
Personalizar el trabajo
Insertar Imágenes, Autoformas, Gráficos, Objetos de
WordArt

oft Publisher
Fundamentos
Microsoft Publisher es el componente de Microsoft Office 200 7 encargado de la
creación de publicaciones de todo tipo, ya sean comerciales o personales. Todas la s
publicaciones pueden ser generadas muy fácilmente por medio de los asistentes que
este programa incluye.
Contiene un gran número de publicaciones predefinidas, como pueden ser tarjetas de
presentación, hojas membretadas, folletos, sobres, etc. En el caso de publicaciones
comerciales, el software permite crear y mantener la imagen corporativa permitiendo
basar todas las publicaciones de la empresa en diseños maestros. De esta forma todos
los diferentes documentos de la empresa ya sean sobres, membretes, etiquetas, tarjetas,
etc. tendrán el mismo diseño en lo que se refiere a colores, logotipos y apariencia
general.
Iniciar Microsoft Publisher 2007

Microsoft Publisher, como casi cualquier aplicación, puede ser iniciado de varias
maneras diferentes, algunas de las cuales son las siguientes:
Usando el botón Inicio
1. Clic en el botón Inicio luego seleccionar Todos los Programas
2. Luego Todos los Programas, y Microsoft Office

Microsoft Office
3. Se mostrara el contenido de Microsoft office, luego elija Microsoft Office

Publisher 2007.
Usando la lista de programas utilizados recientemente
A través del Cuadro de Búsqueda

Clic en el botón Inicio y ubíquese en el cuadro de Búsqueda

oft Publisher
Ahora digite PUBLISHE
Elementos de la Pantalla de Publisher

Elementos de la ventana principal
Al entrar en Publisher nos aparecerá la siguiente ventana:
a)
c)
b)
d)
a) El menú donde se muestran las diferentes opciones de la aplicación. Algunos de

estos menús contienen submenús.
b) Panel de Tareas: Característica incluida desde la versión XP, este panel se
habilita desde el menú ver.
c) Opciones del panel de tareas que permiten crear una publicación nueva desde
cero o basada en plantillas, también permite abrir un documento existente.
d) Tipos de Publicaciones mostrados a partir del Panel de Tareas.

Microsoft Office
Utilizando un asistente de MS Publisher 2003

Como dijimos en el capítulo 1 de este manual, Microsoft Publisher pone a nuestra
disposición una serie de asistentes mediante los cuales podemos crear de manera muy
rápida y sencilla nuestra publicación.
INICIAR UN ASISTENTE
Para iniciar estos asistentes simplemente debemos seleccionar del panel de tareas el
tipo de publicación que deseamos realizar. Para nuestro ejemplo aremos clic en la
primera opción del panel “Publicaciones para impresión”. Con lo que se desplegara una
lista con todos los asistentes disponibles
Dependiendo del tipo de publicación que se necesite se debe seleccionar el asistente

adecuado. En este caso realizaremos una hoja membretada por lo que haremos clic en
la opción “Membrete”.
Se presentarán sobre la hoja de trabajo a la derecha del panel de tareas los diferentes
diseños en los que podremos basar nuestro trabajo

oft Publisher
Seleccione el tipo de membrete que sea de su agrado, en nuestro caso utilizaremos el

modelo de barras
Se presentará una hoja de trabajo con el diseño básico en ella como se puede apreciar a
continuación

Microsoft Office
Personalizando el Trabajo
Sobre el panel de tareas se dispondrá de ciertos controles mediante los cuales podremos
personalizar el diseño de acuerdo a nuestras necesidades particulares. Estas opciones se
mantendrán independientemente al tipo de asistente que hayamos elegido al comienzo
de nuestro trabajo, por lo tanto lo que se explique en este asistente podrá ser aplicado
con el resto de ellos.
Las opciones disponibles son:
1) Opciones de membrete:
Como se puede apreciar en la figura se puede indicar al asistente si se desea o
no modificar la plantilla, haciendo clic en el botón “Cambiar plantilla”
O simplemente cambiar el tamaño de Pagina

oft Publisher
2) Combinación de colores:
Los diseños están basados en una cierta combinación de colores la cual define
que color se utilizará para cada parte del diseño, esto es, texto, recuadros,
fondos, etc. Esta combinación puede ser cambiada por cualquiera de nuestro
gusto.
Como puede apreciar Publisher propone una serie de combinaciones

predefinidas de las cuales podemos valernos para aplicarlas a nuestra
publicación. Pero en el caso que se precise de una combinación inexistente se
puede hacer uso de la opción “Crear nueva Combinación de colores”
Al hacer clic en esta opción se nos presentará el siguiente cuadro de diálogo:

Microsoft Office
Aquí podremos definir el color para cada parte de nuestro trabajo, cada color
posee una lista desplegable que al se activada presenta una paleta de colores de
la cual poder elegir. Esta paleta es la misma que utiliza Word por ejemplo, así
que no le será difícil interpretarla.
Más opciones de colores: Preste atención a los cuadros de paletas, verá que
poseen una opción “Más colores….”, esta da acceso a la paleta de colores
extendida de Office.

oft Publisher
También se dispone de la
opción de efectos de relleno
mediante la cual se presenta el
siguiente cuadro de diálogo
En definitiva con estas
herramientas se puede lograr
ajustar los colores a gusto y
sin mucho trabajo.
Una vez lograda la
combinación adecuada usted
podrá guardar esta
combinación para ser utilizada
más adelante en futuros
trabajos, preste atención al
cuadro de diábolo
personalizar, verá que posee
un botón marcado como
“Guardar combinación..”
3) Combinación de fuentes
Por último disponemos de la opción “Combinación de fuentes”, la cual se
refiere a los tipos de letras que serán aplicados a cada sección del documento

Microsoft Office
Como se puede apreciar Microsoft Publisher propone una serie de

combinaciones de tipos y formatos de letras predefinidos, los cuales serán
aplicados a nuestro trabajo simplemente al hacer un clic sobre alguno de ellos.
Al posicionar el puntero sobre una combinación se podrá apreciar que se
dispone de una lista desplegable mediante la cual se puede aplicar la
combinación en cuestión o duplicarla. Esto último permite generar una nueva
combinación personalizada rápidamente basándola en una ya existente para
luego realizar las modificaciones necesarias.
También, mediante “Opciones de combinación de fuentes”, se puede indicar a
Publisher que tipo de tareas debe realizar al aplicar una combinación.
Bien, hemos concluido este asistente. En conclusión, como pudo ver con los
asistentes de Publisher el trabajo se ve reducido simplemente a indicar tipos de
combinaciones de fuentes, combinaciones de colores y ya, trabajo terminado.
Para aquellos perfeccionistas que desean controlar hasta los mínimos detalles
veremos, más adelante en este mismo manual, como podemos generar una
publicación desde cero creando a mano cada uno de los objetos.
Por lo pronto nuestra hoja con membrete quedó terminada:
Personalizando una publicación

Como se vio anteriormente, si basamos nuestro trabajo en un asistente veremos
en cuestión de segundos nuestra publicación ya terminada.
Esto en realidad es bueno, pero si quisiéramos retocar el trabajo? Por ejemplo,
el tamaño del logotipo o la posición del mismo….
Bien, en este capítulo veremos cómo realizar ciertos ajustes al trabajo del
asistente.
Objetos que Componen el Trabajo

Antes de adentrarnos en las modificaciones a realizar veremos como es que
Publisher compone nuestra publicación. Esto nos dará una base para luego
poder realizar trabajos más complejos.

oft Publisher
Cuadros de texto
Existen varios tipos de objetos que Publisher, o en realidad los asistentes,
utilizan para “armar” las diferentes áreas de nuestra publicación. A diferencia
de Microsoft Word, que la mayoría del contenido del documento es colocado
sobre la hoja dividiéndolos en párrafos, en Publisher las diferentes partes de la
publicación suelen estar “encapsuladas” en lo que se llaman “cuadros de
textos”.
Por lo tanto en Publisher, a diferencia de las demás aplicaciones de Office, el
texto no se incorpora de manera directa (haciendo clic y escribiendo), sino que
cada frase o párrafo se debe colocar dentro de un “contenedor”, denominados
cuadros de texto. También se puede agregar texto dentro de una autoforma o
utilizando la herramienta de WordArt.
Un cuadro de texto se podría interpretar como si se tratará de una etiqueta
autoadhesiva que se pega en el lugar deseado y luego se escribe en ella.
Veamos el caso de nuestra hoja membretada
Diferentes Cuadros
de texto para cada
sección de la
Publicación
Prestemos atención al cuadro de texto seleccionado, que es el que contiene el

nombre de la organización. Veremos que aparecen ciertos controles que
podemos utilizar:
b)
a)
Se puede observar que se incorporan al cuadro 8 controles (a) blancos mediante

estos se podrá ampliar o reducir el área abarcada, y 1 (b) verde, mediante el cual
se podrá rotar libremente el objeto.
Al colocar el puntero del Mouse sobre un cuadro de texto seleccionado se podrá
apreciar que el puntero muestra cuatro flechas negras (c), en este caso si se
mantiene presionado el botón del Mouse se puede mover de lugar el cuadro de
texto completo.

Microsoft Office
Utilizando este último control intentemos mover el cuadro de texto al centro de

la hoja tal como se ve en la figura:
Como podrá apreciar el cuadro de texto es transparente y se encontraba

colocado sobre un rectángulo de color. Por lo que se puede ver que existen
diferentes planos dentro de la hoja de trabajo. Esto permite “apilar” formas y
objetos para lograr ciertos efectos.
Propiedades del cuadro de texto

Cada objeto incorporado en una publicación tiene ciertas propiedades que
pueden ser ajustadas por el usuario para lograr su objetivo. Estas propiedades
cambiarán según el tipo de objeto del que se trate, por ejemplo en este caso a l
tratarse de texto se verá la opción cambiar texto (a) o Herramientas de
corrección (b) que no se verían si se tratara de una imagen.
Para acceder a las propiedades del cuadro de texto haga clic secundario sobre el
borde del objeto, con lo que se mostrará su menú contextual.
Para acceder a las

propiedades del cuadro de
texto haga clic en:
Formato de cuadro de
texto
Las propiedades del cuadro de texto se presentan mediante el siguiente cuadro

de diálogo

oft Publisher
b
a
El cuadro se divide en seis fichas (a) mediante las cuales se podrán ajustar sus
distintas características.
Colores y líneas (b) coloca bordes y sombras al objeto. En este cuadro las
opciones son:
Relleno (c) permite elegir un color para el fondo del cuadro de texto,
también se puede dar un grado de transparencia a este color (d).
Línea (e) coloca un marco al objeto con el estilo de línea, color y grosor
indicados. Se puede indicar en que laterales se pondrán bordes (f).
Predeterminado (g), si activa este cuadro todos los nuevos objetos del
tipo cuadro de texto serán creados con los bordes y sombras indicados.
Tamaño y Diseño
Las fichas Tamaño y diseño permiten variar el tamaño del cuadro de texto y su
posición dentro de la publicación respectivamente. Estos procedimientos son
más sencillos arrastrando los controles del objeto directamente sobre la
publicación.
Publisher ajusta de manera automática el tamaño del texto reduciéndolo para
que quepa dentro del cuadro de texto, si es necesario puede deshabilitar esta
funcionalidad desde la ficha Cuadro de texto (a). Lo cual permitirá variar el
tamaño del cuadro de texto independientemente del contenido del mismo.

Microsoft Office
Aplicando colores al cuadro de texto

Más efectos de rellenos:
Como se vio es posible colocar un color de relleno a un cuadro de texto, en este
apartado veremos otros efectos de relleno como son los degradados y texturas. Al
abrir la lista desplegable de colores de relleno de la ficha colores y líneas de
las propiedades del objeto se puede apreciar el siguiente menú de opciones:
Quita el relleno Actual, el

objeto queda como
transparente
Al pié del menú se observan las siguientes opciones:

a. Más colores: Al hacer clic en ésta opción se presenta el siguiente cuadro:
a
d

oft Publisher
En la ficha Estándar (a) se dispone de una gama de colores extendida (b)

de donde se puede escoger el color deseado además de poder indicar un
grado de transparencia para dicho color (c).
En la ficha Personalizado (d):
a b
En este cuadro se dispone de una gama de colores más extensa sobre la

cual se presenta una cruz blanca (a), arrastrando la misma sobre la paleta
de colores se varía la gama del nuevo color y deslizando el control (b) a
una nueva posición se varía el brillo del nuevo color.
El nuevo color surgirá como resultado de la mezcla entre los colores Rojo,
Verde y Azul (c), variando estos valores también se puede definir el color
resultante.
El control deslizable (d) define el grado de transparencia.
b. Efectos de relleno: Al hacer clic en ésta opción se presenta el siguiente
cuadro:

Microsoft Office
g
e
Por medio de este cuadro se pueden establecer colores degradados (a)

como relleno del objeto. El mismo puede ser de un color, dos colores o se
puede utilizar un degradado preestablecido (b).
Con la lista desplegable (c) se puede elegir el color a utilizar en el
degradado, y con el control deslizable (d) se establece el brillo del mismo.
En este caso el grado de transparencia del relleno puede acompañar el
degradado ya que se dispone de dos controles (e) para indicar el grado de
transparencia inicial y final del objeto.
El degradado puede establecerse como horizontal, vertical o inclinado (f)
mostrándose cuatro variantes para cada modelo (g). El degradad o a ser
aplicado se mostrará en un cuadro de vista previa (h).

oft Publisher
Ficha Texturas:
Se muestran las
diferentes texturas
disponibles
Ficha Tramas:

Microsoft Office
Permite colorear el objeto con una de las tramas disponibles (a), se puede
especificar el color de primer y segundo plano de la trama (b).
Autoformas y dibujos
Existe la posibilidad de incorporar ciertos dibujos a las publicaciones,
estos dibujos se encuentran disponibles en la barra de objetos. Existen
algunos dibujos simples como elipses, rectángulos y líneas. Y otros más
complejos que se agrupan en la herramienta autoformas.
Para hacer las primeras pruebas con estos objetos utilizaremos la
herramienta rectángulo. Sobre la barra de objetos haga clic sobre la
herramienta rectángulo, luego lleve el puntero dentro de la hoja de trabajo
y por último haga un clic y sin soltar el botón del Mouse desplace el
puntero hasta darle el tamaño deseado al nuevo objeto.
Podrá observar que si bien el objeto no es un cuadro de texto, posee los

mismos controles que éstos. Con lo cual, todo lo aprendido en el apartado
de cuadros de textos es aplicable a este tipo de objetos.
Dicho esto, nos centraremos en las propiedades concretas de este tipo de
objetos. Haga clic secundario o derecho sobre el rectángulo para abrir su
menú contextual.

oft Publisher
Podrá apreciar ciertas diferencias con respecto al menú contextual del

cuadro de texto. Veamos sus propiedades, haga clic en la opción
“Formato de autoforma”.
Como podrá apreciar, este cuadro de diálogo también es el mismo que

vimos en el apartado de cuadros de textos. Esto es lo bueno de este tipo de
aplicaciones, al ser tan similares los cuadros de diálogo entre un objeto y
otro hace muy fácil su aprendizaje.
Utilice lo aprendido en la sección de cuadros de textos y aplique algunos
efectos al rectángulo. En nuestro caso nuestro rectángulo quedó como se
ve a continuación.
Veamos algunas figuras más complejas, estas se denominan autoformas y

se encuentran agrupadas bajo una herramienta (a) de la barra de objetos
que lleva este mismo nombre.

Microsoft Office
Como podrá observar las autoformas se encuentran a su vez subdivididas

en grupos acorde a la forma del objeto.
Estas formas se colocan en la publicación de la misma manera que se hace
con los rectángulos y elipses.
Observe que al seleccionar un objeto autoforma aparecen los clásicos

controles de tamaño y rotación vistos anteriormente, pero se incluye el
“Control de Ajuste” (a), al arrastrar sobre este control podrá cambiar la
función más relevante de una forma, en éste ejemplo:
a b
Efectos disponibles
En la mayoría de los casos Publisher permite agregarle a los objetos de las
publicaciones efectos de sombras (a) y efectos de 3D (b). Estos efectos
están disponibles en la barra de herramientas Formato
Si el objeto seleccionado no es compatible con estos tipos de efectos estos

botones se verán en color gris pálido, indicando que no son aplicables al
objeto seleccionado.
Sombras
Para aplicar sombras seleccione un objeto y haga clic en el botón sombras
(a) se desplegará el siguiente submenú con los diferentes modelos
posibles de sombras

oft Publisher
En donde:
a. Quita el efecto de sombra.
b. Diferentes modelos de sombras disponibles para el objeto
seleccionado.
c. Configura manualmente los valores de la sombra (color de
sombra, distancia al objeto, etc)
Efectos 3D
Un efecto 3D proporciona al objeto la sensación de tercera dimensión
dándole profundidad y perspectiva a la publicación.
Para aplicar este efecto seleccione un objeto, haga clic en el botón 3D de
la barra de herramientas Formato, con lo que se presentará un el siguiente
submenú
En donde:
a. Quita el efecto de 3D.
b. Grupo de diferentes modelos de efectos 3D disponibles para el
objeto seleccionado.

Microsoft Office
c. Permite configurar las propiedades del efecto manualmente

(profundidad, dirección, color, textura, etc)
Objeto antes del efecto Objeto después del efecto
Texto con WordArt

Por último, WordArt permite agregar texto a la publicación utilizando
efectos preestablecidos.
Para incorporar texto como WordArt seleccione la herramienta WordArt
(a) ubicada en la barra de objetos:
Al hacer clic en WordArt se presentará el siguiente cuadro de diálogo

mediante el cuál se podrá elegir el efecto que se le dará al texto.
Una vez indicado el tipo de efecto Publisher pedirá que se le proporcione

el texto con el cual creará el efecto.

oft Publisher
c d
a e
Escriba el texto en cuestión (a), defina el tipo de letra (b), el tamaño (c) y
si deberá tener efecto Negrita y/o Cursiva (d) por último acepte (e).
El texto deberá aparecer en la publicación con el efecto indicado.
Barra de herramientas WordArt:
A partir de este punto es posible realizar modificaciones sobre el objeto
de WordArt simplemente haciendo clic sobre el objeto con lo que se
presentará la barra de herramientas de WordArt.
j
b
c
d e f g h i
En donde:
a. Puede agregar otro objeto WordArt directamente desde esta barra.
b. Modifica el texto del objeto seleccionado, se puede cambiar
también el tamaño y los efectos de negrita y cursiva.
c. Permite especificar un modelo de efecto diferente al actual.
d. Formato de WordArt, accede a las propiedades del objeto donde
podrá realizar modificaciones sobre el color de relleno y contorno.
e. Forma de WordArt, modifica la curvatura del objeto sin realizar
cambios en el tipo de efecto. Presenta el siguiente submenú:

Microsoft Office
f. Modifica el formato del texto respecto del WordArt

g. Iguala el alto de las letras, colocando las minúsculas y mayúsculas
a la misma altura.
h. Modifica la orientación del texto de horizontal a vertical y
viceversa.
i. Cambia la alineación del texto (izquierda, centrado, derecho, etc.)
j. Especifica el espaciado entre los caracteres del objeto, se presenta
el siguiente submenú:
Observe que al seleccionar un objeto WordArt aparecen los clásicos

controles de tamaño, rotación y Control de Ajuste vistos anteriormente,
como se muestra a continuación:
Incorporando Imágenes
Publisher permite como todas las aplicaciones de Office hacer uso de la galería
de imágenes prediseñadas de este paquete de software.
Las imágenes pueden ser incorporadas a través de la misma barra de
herramientas objetos, mediante la opción Insertar imágenes prediseñadas (a),
insertar imagen (b) o desde un escáner o cámara (c).

oft Publisher
c b
Imagen a partir de archivo

El botón insertar imagen a partir del archivo (b) abre el siguiente cuadro de
diálogo:
Mediante el cual se puede explorar el o los discos del equipo en busca de la

imagen a insertar. Las mismas son mostradas como miniaturas en el mismo
cuadro (a) desde donde podrán ser seleccionadas para luego ser insertadas (b).
Imágenes prediseñadas
Al hacer clic sobre el botón de imágenes prediseñadas (a) se activará el panel de
tareas en la modalidad imágenes prediseñadas, el cual permite acceder a la
biblioteca de imágenes de Office.

Microsoft Office
Este panel también se puede activar haciendo clic en el menú Insertar, luego en
Imagen y por último en Imágenes prediseñadas. Se presentará el siguiente
panel:
Donde podemos buscar las imágenes colocando alguna palabra descriptiva de la

imagen que se quiere obtener (a), se puede indicar en que colecciones se
buscará (b) y que tipos de archivos se deberán tener en cuenta al moment o de
realizar la búsqueda (c).

oft Publisher
Los resultados se mostrarán como miniaturas en el mismo Panel de Tareas de

donde se podrán elegir También se puede acceder a un panel similar al de
Office 2000 haciendo clic en Organizar clips… (a) localizada en la parte
inferior del panel.
El cuadro de diálogo que aparece es el siguiente:
f
a
Las imágenes están divididas en categorías (a)

para facilitar la búsqueda de forma manual.
Cada imagen tiene asociada una serie de
palabras clave que permiten realizar una
búsqueda automática (b) que permitirá
encontrar y seleccionar rápidamente una
imagen de la Galería.
En buscar (b) nos permite especificar una
palabra clave relacionada con la imagen a
buscar para lo cual se presenta nuevamente el
cuadro de búsqueda del Panel de Tareas.
Una vez ubicados los archivos (imágenes,
sonido, video) ya sea por su categoría o a
través de una búsqueda por palabras claves,
estos son presentados en el panel de muestras
(d), donde al colocar el puntero del Mouse

Microsoft Office
sobre una imagen aparece una lista desplegable (f) que presenta un menú con
opciones (e) desde donde se podrá, entre otras cosas, pegar la imagen en la
diapositiva o copiarla para tenerla disponible en el panel de portapapeles.
Preguntas de Repaso
1. ¿Qué es una Publicación?
2. ¿Qué extensión se aplican a las publicaciones de Publisher?
3. ¿Cuáles son las alternativas con las que el usuario cuenta para aplicar formatos de
colores y fuente?
4. ¿Cómo descarga plantillas Online para Microsoft Office Publisher 2007?
5. ¿Si el comando Publicar como PDF o XPS no aparece en la lista de comandos

del Menu Archivo, que debo hacer?
6. Mencione por lo menos 3 tipos de archivos de imágenes que soporta Publisher
7. ¿Por qué es necesario desactivar Colecciones Web al momento de Buscar

Imágenes?
8. Explique el procedimiento para agrupar Objetos
9. ¿Se puede revisar la Ortografía en un texto WordArt?
10. Los objetos en general tienen algunos efectos especiales, ¿Cuáles son?

1. Crear una Publicación a través de la plantilla Calendarios – Arlequin para que
se muestre como la ilustración

oft Publisher
2. En la Figura, señale los siguientes elementos
Panel de Tareas
Barra de Herramientas
Area de Trabajo
Barra de Objetos
3. Cree una publicación y aplique los modelos conocidos. Guárdelo con el nombre
“Apague las Luces”
4. Cree una Publicación y aplique los modelos conocidos en el desarrollo del

presente capitulo. Guárdelo con el Nombre “Empleado del Mes”

Microsoft Office
5. Genere las siguientes Publicaciones

Capítulo
MicroSoft Visio
12
Describir el entorno de Trabajo

Visualizar , analizar y comunicar información
compleja mediante diagramas
Uso de herramientas y Plantillas
Creación de Diagramas profesionales

Microsoft Office
Descripcion del Entorno de Trabajo

Microsoft® Office Visio® 2007 le proporciona plantillas, formas y herramientas de
dibujo que podrá utilizar para crear diagramas empresariales y técnicos realmente
eficaces.
Con Visio Standard, podrá analizar procesos empresariales, programar proyectos,
visualizar procesos intelectuales y crear organigramas. Con Visio Professional, además
de todas estas tareas, también podrá visualizar sus infraestructuras de red, planos de
plantas, equipos de instalaciones, circuitos eléctricos, sistemas de software y
estructuras de bases de datos.
Trabajando en el familiar entorno de Microsoft, también podrá importar datos para
crear diagramas, exportar datos contenidos en diagramas, almacenar datos junto con los
diagramas, generar informes a partir de los datos almacenados e incorporar diagramas
en los archivos de Microsoft Office.
Al contrario que muchos programas unificados que disponen de funciones de dibujo
limitadas, Visio proporciona un entorno de dibujo Microsoft dedicado y familiar que
incluye una amplia gama de plantillas, formas y sofisticadas herramientas diseñadas
para facilitar realmente la creación de una enorme variedad de diagramas empresariales
y técnicos.
Los diagramas de ejemplo que encontrará en la s páginas siguientes representan sólo
una pequeña parte de los numerosos tipos de diagramas que podrá crear mediante Visio
Standard 2007 y Visio Professional 2007.
Diagramas de flujo
Las empresas de contabilidad pueden utilizar diagramas de flujo para describir

los procesos de administración fiscal y monetaria, así como inventarios
financieros.
Los encargados del departamento de contratación pueden utilizar diagramas de
flujo de desarrollo de productos para resaltar las decisiones importantes que
deben tener en cuenta los nuevos empleados.
Las compañías de seguros pueden utilizar diagramas de flujo para documentar
procesos de valoración de riesgos.

Microsoft Visio
Diagramas de flujo de funciones cruzadas
El personal del departamento de gestión de calidad puede utilizar diagramas de

flujo de funciones cruzadas para comprender el funcionamiento de los procesos
y cuáles son los departamentos involucrados.
Los ayudantes de dirección pueden emplear diagramas de flujo de funciones
cruzadas para describir procesos a los ejecutivos y sugerir mejoras.
Los jefes de proyecto pueden utilizar diagramas de flujo de funciones cruzadas para
determinar los efectos de los proyectos a lo largo de las organizaciones.
Organigramas
Los jefes de proyecto pueden utilizar organigramas para mostrar las estructuras
de los equipos y la división de las tareas al desarrollar las programaciones de
los proyectos.
Los jefes de departamento pueden utilizar organigramas para visualizar cómo
Reestructurar sus departamentos o valorar las necesidades de personal.
Los profesionales de recursos humanos pueden crear organigramas y publicarlos en la
intranet de una empresa.
Diagramas de bloques

Microsoft Office
Los programadores de software pueden emplear diagramas de bloques para

comunicar ideas y conceptos complejos.
Los jefes de proyecto pueden crear diagramas de bloques conceptuales que
ilustren cómo encajan entre sí las distintas tareas de los proyectos.
Los profesionales de ventas y mercadotecnia pueden incluir diagramas de bloques en
sus presentaciones, propuestas e informes.
Diseños de oficina
Los asesores de planeamiento de espacios pueden emplear los diseños de

oficina para realizar recomendaciones a los clientes.
Los departamentos de operaciones pueden utilizar diseños de oficina para
realizar un seguimiento de los inventarios de activos.
Los interioristas pueden utilizar diseños de oficina para determinar la mejor disposición
ergonómica para una oficina.
Gráficos y diagramas de mercadotecnia
Los responsables de finanzas pueden utilizar los gráficos de mercadotecnia

para describir el estado financiero de la empresa en los informes anuales.
Los profesionales de prensa pueden utilizar diagramas, en ocasiones
denominados infográficos, para ilustrar datos estadísticos.
Los profesionales de mercadotecnia pueden utilizar los gráficos para mostrar datos de
una forma más efectiva que utilizando textos.

Microsoft Visio
Mapas de direcciones
Los agentes de tráfico pueden utilizar los mapas de direcciones para evaluar los
patrones del tráfico.
Los diseñadores de eventos pueden utilizar los mapas de direcciones para
proporcionar direcciones a los empleados en los eventos de una compañía.
Los responsables de ventas pueden utilizar los mapas de direcciones para proporcionar
direcciones a los clientes en las ferias comerciales.
Calendarios
Los administradores pueden utilizar los calendarios para hacer un seguimiento

de las vacaciones de los empleados.
Los jefes de proyecto pueden incorporar calendarios a los documentos de
administración de proyectos para ayudar a los miembros del equipo a visualizar
las fechas importantes.
Los diseñadores de eventos pueden utilizar los calendarios para programar eventos y
hacerles un seguimiento a lo largo del año.
Escalas de tiempo

Microsoft Office
Los jefes de proyecto pueden utilizar las escalas de tiempo para representar la
duración y los hitos de los proyectos.
Los supervisores pueden emplear escalas de tiempo para asegurarse de que los
miembros del equipo conozcan sus plazos límites.
Los especialistas en documentación pueden emplear escalas de tiempo para realizar un
seguimiento de las fechas de finalización del proceso.
Diagramas de lluvia de ideas
Los jefes de proyecto pueden utilizar los diagramas de lluvia de ideas en las
reuniones del equipo para analizar y resolver los problemas o para identificar
nuevas ideas.
Los escritores pueden organizar visualmente sus ideas mediante los diagramas
de lluvia de ideas.
Los miembros del equipo de proyecto pueden utilizar los diagramas de lluvia de ideas
para generar elementos de acción.
Diagramas Web
Los administradores de sitios de las intranets pueden utilizar los diagramas

Web como ayudas visuales en la reorganización de los sitios de una intranet
para los departamentos.
Los programadores Web pueden utilizar mapas de sus sitios para ayudarles a
realizar un inventario de los archivos, datos y demás contenidos.
Los diseñadores Web pueden incorporar diagramas Web a las presentaciones
para las reuniones de empresa.

Microsoft Visio
Diagramas de redes lógicas
Los responsables de redes pueden crear diagramas de redes lógicas para

mostrar vistas detalladas de sus redes.
Los profesionales de tecnologías de la información pueden utilizar los
diagramas de redes lógicas para determinar cómo están interconectadas las
ubicaciones geográficas.
Los ingenieros de tecnologías de la información pueden identificar obstáculos o atrasos
de trabajo en sus flujos de red.
Diagramas de redes físicas
Los responsables de instalaciones pueden incorporar diagramas de redes físicas

en planes de recuperación de desastres y documentos acerca de los activos de
una compañía.
Los responsables de redes pueden utilizar los diagramas de redes físicas para
mostrar la distribución de los productos a lo largo de sus organizaciones.
Los empleados pueden consultar diagramas de redes físicas para localizar impresoras,
fotocopiadoras y demás dispositivos.
Planos de planta

Microsoft Office
Los arquitectos pueden utilizar los planos de planta en sesiones d e lluvia de

ideas para mostrar rápidamente varias opciones de diseño.
Los contratistas generales pueden utilizar los planos de planta para configurar
las mejores distribuciones de cableado para los edificios.
Los responsables de instalaciones pueden anotar cambios en los planos de planta
propuestos y devolverlos después al arquitecto para que los revise.
Planos de emplazamiento
Los responsables de instalaciones pueden utilizar los planos de emplazamiento

para diseñar las configuraciones de un aparcamient o.
Los diseñadores de espacios pueden incorporar planos de emplazamiento en las
propuestas de mudanzas.
Los contratistas y diseñadores de sitio pueden utilizar los planos de emplazamiento
para ver cómo encajan los edificios en sus entornos.
Diagramas de ingeniería de procesos
Los ingenieros de procesos pueden crear diagramas de flujo de procesos para

mostrar planos de canalizaciones de plantas petrolíferas.
Los operadores de planta pueden utilizar planos de canalizaciones e
instrumentación para documentar los cambios en las instalaciones, como los
sistemas de calderas.
Los operadores de controles pueden utilizar los diagramas de canalizaciones para
mostrar la forma en que los diagramas lógicos se relacionan con los planos de tuberías
físicos.

Microsoft Visio
Diagramas de ingeniería mecánica
Los ingenieros mecánicos pueden crear diagramas de sistemas hidráulicos,

montajes de fluidos y válvulas.
Los equipos de ingenieros pueden compartir y comentar los conceptos de
diseño.
Los ingenieros pueden utilizar los dia gramas de ingeniería mecánica bidimensionales
con sistemas de diseño tridimensionales.
Diagramas de ingeniería eléctrica
Los ingenieros electricistas pueden crear diagramas de anteproyectos,

esquemas y cableados.
Los ingenieros en automática industrial pueden utilizar los diagramas de
ingeniería eléctrica para diseñar sistemas y componentes industriales
complejos.
Los ingenieros de telecomunicaciones pueden utilizar los diagramas de
telecomunicaciones para compartir ideas sobre diseño de servicios y comp onentes.
Diagramas de software

Microsoft Office
Los ingenieros de software pueden crear diagramas con estructuras de códigos

y, posteriormente, probarlos y revisarlos durante el proceso de desarrollo.
Los diseñadores de interfaces de usuario pueden utilizar los diagramas de
software para crear prototipos de cuadros de diálogo, menús, barras de
herramientas y asistentes.
Los ingenieros de utilización pueden emplear los diagramas de software para probar la
interacción de los usuarios con el software propuesto.
Diagramas de modelo de base de datos
El personal de asistencia técnica puede utilizar los diagramas de modelo de

base de datos para ver y solucionar errores en los esquemas de base de datos.
Los ingenieros de software pueden diseñar y revisar los diagramas de modelo
de base de datos tras participar en una lluvia de ideas con los compañeros.
Los instructores pueden utilizar los diagramas de modelo de base de datos para mostrar
a los estudiantes las estructuras de las bases de datos.
Visualizar , analizar y comunicar información compleja

mediante diagramas
¿Qué tienen de especial las formas de Visio? ¿Por dónde empezamos? Las formas son
los elementos que componen cualquier diagrama de Visio, ya sea un diagrama de flujo,
un organigrama, un mapa de carreteras, el calendario de un proyecto o el diseño de una
oficina. Las formas son la sustancia del diagrama. La esencia. Puede usar formas para
representar objetos, acciones e ideas. Después de organizar y conectar formas, aparecen
las relaciones visuales.
Por todo ello, las formas son, evidentemente, muy importantes. Y cuando las formas no
son las adecuadas, o no se puede conseguir de ellas lo que se desea, todo el diagrama se
resiente. Esto suele suceder si no se es consciente de los conceptos fundamentales en
que se basan las formas de Visio.
¿Qué es una forma?
En Visio, la definición es mucho más amplia de lo que se pueda suponer. Es cierto que
puede usar formas básicas como rectángulos y rombos en un diagrama de flujo, pero
también puede utilizar formas muy detalladas.
Por ejemplo, las formas pueden representar calles y edificios en un mapa. Pueden
simbolizar un equipo informático en un diagrama de red. Hay incluso formas de

Microsoft Visio
mobiliario para planos de plantas de oficinas. ¿Le parece exagerado? Pues hay
muchísimas más.
Además, las formas de Visio no se limitan a permanecer quietas y ser bonitas. También
tienen un comportamiento interactivo, es decir, cuando se trabaja con ellas, reaccionan
de una determinada manera
Hay dos tipos de formas en Visio: 1D y 2D
Cuando trabaja con formas de Visio, puede cambiarlas de tamaño, girarlas,
desplazarlas, darles formato, etc.
Pero el comportamiento que muestren cuando realice estas acciones dependerá del tipo
de forma al que pertenezcan. Hay dos tipos de formas en Visio: formas
unidimensionales (formas 1D) y formas bidimensionales (formas 2D).
Cada tipo de forma se comporta de una determinada manera. Una vez que sepa a qué
tipo pertenece la forma, podrá trabajar con ella de manera satisfactoria.
Las formas 1D son formas que, cuando se seleccionan, tienen un punto inicial y un
punto final . Las formas 1D son normalmente líneas. Aquí se muestran algunos
ejemplos.
¿Cómo se comportan las formas 1D cuando trabaja con ellas? Si mueve el punto inicial
o el punto final, sólo cambia una dimensión: la longitud.
Pero el comportamiento más eficaz de las formas 1D es su capacidad para conectar
otras dos formas. Por ejemplo, en un diagrama de procesos de empresa, puede conectar
dos departamentos con una línea o una flecha. En el ejercicio práctico que sigue a
continuación le mostraremos más detalles acerca de la conexión.
Probablemente estará pensando, "Un momento, a mí estas líneas no me parecen
formas". Es cierto, la palabra "forma" suele utilizarse para objetos con un contorno o
un borde diferenciado. Pero Visio considera que estas líneas son formas y las denomina
formas, por lo que, si se acostumbra a ello ahora, evitará confusiones más adelante.
Veamos a continuación las formas 2D

Microsoft Office
Una forma 2D es una forma que, cuando se selecciona, no tiene un punto inicial ni un
punto final, sino ocho controladores de selección . Las formas que se muestran aquí son
todas ellas bidimensionales (2D).
¿Cómo se comportan las formas 2D? Cuando hace clic y arrastra un controlador de
selección situado en una esquina, puede cambiar dos dimensiones: la longitud y el
ancho. Pero no puede utilizar formas 2D para conectar otras formas. Sólo las formas
1D tienen esta característica.
Las formas 2D se utilizan normalmente para representar algo: puede ser un concepto
general, como un paso en un diagrama de flujo, o un objeto específico, como una
fábrica o un equipo.
Como el equipo portátil y el bloque que se muestran aquí, el dibujo de algunas formas
2D tiene un aspecto tridimensional. Aún así, Visio las considera 2D. La razón son los
ocho controladores de selección.
No se deje engañar. La forma superior parece ser bidimensional (2D), pero es
unidimensional (1D). Y la forma inferior es bidimensional (2D), no unidimensional
(1D).

Microsoft Visio
A primera vista, algunas formas parecen bidimensionales (2D) pero son realmente
unidimensionales (1D), y viceversa. Para evitar confusiones, seleccione siempre la
forma y Visio le indicará cuál es su tipo.
Por ejemplo, la forma de flecha de la parte superior de esta ilustración parece que es
bidimensional porque tiene espesor. Pero si la selecciona, vería un punto inicial y un
punto final, por lo que es unidimensional (1D) con toda seguridad. En lugar de
utilizarse para representar un concepto o un objeto, esta flecha se usa para conectar
otras formas.
Por una parte, la forma de curva parece ser unidimensional (1D). Después de todo, su
aspecto es el de una línea. Pero si la selecciona, verá los ocho controladores de
selección , lo que indica que es bidimensional (2D). Por lo tanto, esta curva re presenta
el concepto de una curva de datos en forma de campana. Por otra parte, esta línea no
puede conectar otras formas.
Para muchas personas, "1D" describe una forma con una dimensión y "2D" describe
una forma con dos dimensiones. Estas son definiciones familiares de 1D y 2D. Sin
embargo, como puede ver en estos ejemplos, las definiciones de Visio dependen del
comportamiento de las formas, no de su aspecto.
Formas con un comportamiento especial
Si arrastra un controlador en una forma Puerta, puede abrirla y cerrarla. En este caso, es
evidente que los muebles están demasiado cerca de la puerta
Todas las formas de Visio son unidimensionales (1D) o bidimensionales (2D),
dependiendo de cómo se comporten. Sin embargo, algunas formas tienen algún otro
comportamiento que es exclusivo de ellas y que no depende de que sean
unidimensionales (1D) o bidimensionales (2D). Esta característica hace que esta s
formas sean muy útiles y prácticas.
Por ejemplo, algunas formas tienen controladores amarillos que permiten al usuario
interactuar con ellas. En esta ilustración, la forma Puerta tiene un controlador que
permite girarla para abrirla y cerrarla. ¿Será un obstáculo la mesa que está próxima?

Microsoft Office
Parece que no. Lo mejor será buscar una mesa más pequeña o realizar otros ajustes con
el mobiliario para que este problema no se presente en la realidad.
Los controladores no son el único signo de que una forma tenga un comportamiento
interactivo especial. Pueden encontrarse algunos comportamientos especiales haciendo
clic con el botón secundario del mouse (ratón) en ella.
Cualquier cosa es una forma
Cuando trabaje con Visio, es probable que desee agregar texto, fotografías o imágenes.
Aunque no se trata de formas creadas por Visio, no obstante, en Visio todos estos
elementos se consideran formas. Si escribe texto en una parte vacía de la página, ese
texto será una forma 2D y tendrá ocho controladores cuando la seleccione. Si
selecciona una imagen importada, también tendrá dichos controladores.
Seamos realistas. Para Visio, cualquier elemento de la página es una forma. Cualquiera.
Cómo obtener formas
Hay seis maneras de obtener formas
En Visio, todo... es una forma. Y hay cientos de formas de Visio entre la s que elegir;
más de las que pueda memorizar. Por lo tanto, conviene saber cómo se pueden
encontrar cuando se necesitan.
Las maneras de obtener formas no son tan numerosas como las propias formas, pero
hay muchas. Es por ello que formas diferentes son idóneas para finalidades diferentes.
Eche un vistazo y vea cuáles le gustan.

Microsoft Visio
Las formas se encuentran dentro de las galerías de símbolos y estas están contenidas en
la ventana Formas
Antes de hablar sobre cómo se obtienen formas, es necesario asegurarse de que se
entienden tres términos:
Ventana Formas: esta ventana contiene galerías de símbolos.
Galerías de símbolos: las galerías de símbolos no son formas. Es importante
saberlo. Las galerías de símbolos contienen formas.
Formas: En Visio, casi todas las cosas son formas. Pero las formas no son
galerías de símbolos. Las galerías de símbolos contienen formas.
La ilustración muestra la galería de símbolos Formas para organigramas y sus formas.
Observe las otras dos galerías: Bordes y títulos y Fondos. Para ver las formas de
cualquiera de estas galerías de símbolos, sólo tiene que hacer clic en su nombre
Obtener formas con plantillas
Una manera de obtener formas es elegir una plantilla. Una plantilla es una de las
opciones de tipo de dibujo que ve cuando inicia Visio. Cuando elige una plantilla, las
galerías de símbolos y las formas de esa plantilla aparecerán en la ventana Formas,
listas para trabajar con ellas.
La ventaja de usar una plantilla es que proporciona una gran cantidad de formas
organizadas para una finalidad específica y relacionadas entre sí. En este ejemplo, la s
formas son específicas de los diagramas de flujo. Si elige otra plantilla, obtendrá
formas diseñadas y organizadas para la finalidad de esa plantilla.
Obtener formas buscando

Microsoft Office
Escriba una o dos palabras en el cuadro Buscar formas.

Visio crea una galería de símbolos temporal donde conserva las formas que
encuentra
Si necesita más formas que las que le proporciona una plantilla, puede usar el cuadro
Buscar formas para encontrarlas. Por ejemplo, si está trabajando en un diagrama de red,
puede que desee utilizar una flecha más grande que las flechas de la galería de
símbolos de la plantilla.
Para buscar flechas, escriba "flechas" en el cuadro Buscar formas y, a continuación,
presione ENTRAR.
Cuando usted busca una forma, Visio crea una galería de símbolos temporal donde
conserva las formas que encuentra. En este ejemplo, esa galería de símbolos temporal
tendría el nombre flechas. Para utilizar una forma, tendría que arrastrarla desde la
galería de símbolos flechas hasta su dibujo.
Nota Puede guardar los resultados de la búsqueda como una galería de símbolos. En
el ejercicio práctico de esta lección verá cómo se hace.
Buscar formas busca las galerías de símbolos de Visio que están instaladas en su
equipo. Si tiene una conexión a Internet, Buscar formas también busca formas de Visio
nuevas y actualizadas en los sitios Web de Microsoft.
Obtener formas examinando

Microsoft Visio
Si lo desea, puede buscar formas utilizando el menú Archivos y el submenú Formas.

Por ejemplo, suponga que hace unas semanas utilizó Visio para crear un mapa.
Recuerda que usó una forma para el aeropuerto del mapa que ahora le sería de gran
utilidad en el diagrama de flujo que está creando. Para conseguir la forma de
aeropuerto para el diagrama de flujo, puede realizar una búsqueda como se indica aquí.
La galería de símbolos Formas para transporte aparecería en la ventana Formas junto
con las galerías de símbolos de su diagrama de flujo y podría arrastrar la forma de
aeropuerto hasta la página.
Nota Algunas formas tienen un comportamiento especial que está vinculado a una
plantilla en particular. Si se utilizan fuera de esa plantilla, puede que no se com porten
de la misma manera.
Dibujar sus propias formas
Si no puede encontrar la forma que necesita en Visio, siempre puede dibujar su propia
forma. Esta forma puede ser simple o compleja, desde una línea ondulada a un equipo
de oficina personalizado.

Microsoft Office
El método para dibujar sus propias formas queda fuera del alcance de este curso. La
punta del iceberg es la barra de herramientas Dibujo, que se muestra aquí. Permite
crear formas partiendo de cero mediante el uso de herramientas sencillas.
Para obtener más información sobre cómo se dibujan formas propias, vea los recursos
adicionales que se enumeran en la Tarjeta de referencia rápida
Insertar imágenes
Suponga que le gustaría insertar una fotografía en un diagrama. Para ello, en el menú
Insertar, debe elegir Imagen y, a continuación, hacer clic en Desde archivo. Este
proceso es similar al de otros programas de Office con los que puede estar
familiarizado.
Cuando inserta una imagen, Visio la convierte automáticamente en una forma 2D y
coloca en ella ocho controladores.
Las formas creadas mediante la inserción de imágenes no son tan inteligentes como la s
procedentes de galerías de símbolos. En lo que respecta al comportamiento interactivo,
no son mucho más que un cuadrado en la página. Sin embargo, son formas, lo que
significa que puede conectarlas con formas 1D, cambiar su tamaño, colocarlas, etc.
Nota Cuando inserta una imagen del panel de tareas Imágenes prediseñadas, Visio la
convierte también en una forma 2D
Introducción a las formas

Microsoft Visio
Uno de los principales motivos por los que se utilizan diagramas es porque para
comunicar información son mucho más eficaces que una gran cantidad de texto. Sin
embargo, algunos diagramas no lo son porque sus formas tienen una posición poco
cuidada.
Eche un vistazo a estos ejemplos. El diagrama situado a la derecha es obviamente más
fácil de entender porque está mejor organizado. Se siguen fácilmente las conexiones de
las formas. El diagrama situado a la izquierda parece aleatorio y resulta difícil de
seguir.
Al colocar las formas con destreza y cuidado en una página, los diagramas no sólo
tendrán una apariencia eficaz sino que también comunicarán claramente la información
que contienen.
Usar flechas de autoconexión
Cuando está activada la característica Autoconexión, puede usar las flechas de color
azul para agregar una forma ordenadamente a la página y conectarla

Microsoft Office
Desea que las formas estén cuidadosamente colocadas. Pero, además, en la mayoría de
los casos, también desea conectarlas con otras formas. Para alcanzar ambos objetivos,
puede utilizar las flechas de autoconexión. ¿Cómo funcionan?
1 Asegúrese de que esté activada la característica Autoconexión haciendo clic en
el botón Autoconexión . (Observe que a menudo ya está activada

dependiendo del tipo de diagrama.)
2 En una galería de símbolos, seleccione la forma que desee.
3 Sitúe el puntero sobre la forma a la que desee conectar y, a continuación, haga
clic en una flecha de autoconexión de color azul.
4 De este modo, se agrega, se conecta y se coloca cuidadosamente una nueva
forma en la página.
La característica Autoconexión permite ahorrar mucho tiempo si necesita que todas
estas acciones se lleven a cabo a la vez. En la próxima sesión de prácticas verá paso a
paso cómo hacerlo.
Utilizar la cuadrícula y las reglas
La característica Autoconexión es fabulosa, pero a veces deseará colocar usted mismo

alguna forma, sin ningún tipo de conexión. Por lo tanto, otra manera de organizar las
formas ordenadamente es organizarlas mediante la cuadrícula y las reglas.
Al colocar las formas en una página o al agregar por primera vez formas a la página,
utilice las líneas de la cuadrícula para colocarlas debidamente. Además, fíjese en la
cuadrícula para asegurarse de que las formas estén espaciadas de manera uniforme.
Las reglas también tienen una gran importancia. Utilícelas para ver la distancia exacta
entre las formas o conocer el tamaño de una forma determinada. Estos números son
especialmente importantes si crea un diseño de oficina o un plano de edificio detallado
que controle las medidas físicas.
De manera predeterminada, las formas se ajustan a las líneas de la cuadrícula y las
líneas de medida de las reglas. Esto hace que sean mucho más fáciles de colocar

Microsoft Visio
debidamente sin tener que recurrir a maniobras complicadas. Las formas se colocan en
el lugar donde usted desee y se mantienen en ese lugar, a menos que las mueva
Seguir las guías
Las guías son incluso más visibles que las líneas de la cuadrícula. Las guías son líneas
verticales u horizontales que se pueden colocar en una pági na. Se arrastran desde una
regla y, de manera predeterminada, aparecen en color azul, tal y como puede observar
en la ilustración.
Las guías ayudan a organizar los diagramas según su contenido. Por ejemplo, si sabe
que un diagrama de flujo muestra tres procesos, podrá espaciar de manera uniforme
tres guías verticales en la página. A continuación, podrá colocar las formas
verticalmente a lo largo de cada una de las guías. (Las guías no aparecen en los
diagramas impresos. Son su secreto.)
Sugerencia Las guías también son útiles para marcar los márgenes de una página
Abrir la ventana Tamaño y posición

Microsoft Office
En esta ventana Tamaño y posición, el valor de la coordenada X es de 1 pulgada y el

valor de la coordenada Y es de 9 pulgadas. El centro exacto del cuadro se encuentra en
la intersección de estas dos coordenadas
A veces puede resultar difícil colocar o ajustar el tamaño de una forma mediante el
mouse (ratón). Por ejemplo, si trabaja en un diseño de oficinas, quizás desee que una
mesa tenga una posición exacta. ¿Y si Visio la ajusta en un lugar que usted no desee?
¿O qué sucede si no suelta el botón del mouse en el momento apropiado? La respuesta
a estas preguntas reside en Ventana Tamaño y posición, que aparece en el menú Ver.
La posición de una forma la determinan las coordenadas X e Y. La coordenada X es la
posición en la regla horizontal situada en la parte superior de la página. La coordenada
Y es la posición en la regla vertical situada a la izquierda de la página. El punto donde
se cruzan ambas coordenada s es el eje de la forma . Para la mayoría de las formas, el
eje es el centro de la forma.
Para mover una forma, escriba nuevos valores para las coordenadas. La forma se
moverá automáticamente al lugar exacto. Para cambiar el tamaño de la forma, escriba
nuevos valores para el ancho y el alto. Los bordes de la forma cambiarán a esas
dimensiones exactas, mientras que el eje de la forma se mantendrá en el mismo lugar
Ordenar las formas a alinearse por sí mismas
La cuadrícula, las reglas y las guías son fabulosas cuando se crea un diagrama de
manera planificada y organizada. Sin embargo, a veces, preferirá trabajar libre y
espontáneamente, dejando la organización para el final. Eso es totalmente
comprensible y Visio permite hacerlo.
Cuando trabaja a mano alzada o cuando ya ha terminado, podrá ordenar el diagrama
mediante el comando Alinear formar en el menú Forma.
Este comando permite alinear las formas de manera sencilla. Seleccione la forma con la
que las demás formas deben alinearse y, a continuación, haga clic en la opción de
alineación que desee. En el ejemplo que se muestra aquí, un botón de alineación
vertical se encargó de alinear estas formas. Es como un perro pastor que arrea las
ovejas.

Microsoft Visio
Distribuir las formas de manera uniforme
Puede usar la cuadrícula, las reglas y las guías para colocar las formas una por una. ¿Y
si el diagrama tiene docenas de formas? Gracias al comando Distribuir formas en el
menú Forma, llegará a casa antes de la cena.
Tiene las formas deseadas en la página pero una de ella s se encuentra demasiado cerca
de otra y una tercera está demasiado alejada. Lo ideal es que haya el mismo espacio
entre todas las formas. Podrá conseguirlo en tres pasos sin tener que recurrir a
complicadas maniobras con el mouse (ratón).
Simplemente, seleccione tres o más formas, haga clic en el comando y elija una opción
de distribución. En este ejemplo, se ha optado por una distribución horizontal
Girar formas
A veces, una forma tiene la posición correcta, tiene el tamaño adecuado y se encuentra
debidamente espaciada pero, aún así, necesita algún que otro ajuste.

Microsoft Office
Por ejemplo, quizás desee colocar una forma de estallido en un ángulo para llamar la
atención. O bien, quizás desee girar una flecha de modo que apunte al lugar debido, o
bien, girar una mesa en un diseño de oficinas para aprovechar más la luz natural que
entra por una ventana.
Para girar formas 2D, utilice el controlador de rotación . Simplemente haga clic y
arrastre ese controlador hasta la nueva posición.
Para girar formas 1D, haga clic, arrastre el punto inicial o el punto final y mueva la
forma hasta la posición deseada.
Agregar y editar texto
Los diagramas de Visio incluyen mucho espacio para texto. El texto se utiliza para
etiquetar las formas de modo que tengan un significado para los usuarios. También se
pueden etiquetar los conectores, es decir, las líneas entre las formas.
Sin embargo, el texto también es importante para asignar al diagrama un título en la
parte superior de la página. Y, a veces, se necesita simplemente un texto independiente
de cualquier forma. .
Hacer clic para agregar texto

Microsoft Visio
La mayoría de las formas simplemente requieren una etiqueta de texto rápida. Hay
varias maneras de agregar texto a formas, pero la que se muestra en la imagen es
infalible:
1 Haga clic en la forma.

2 Empiece a escribir. Visio acercará la forma.
3 Cuando termine, haga clic en una parte vacía de la página de dibujo para volver
al nivel de zoom original.
4 El texto aparecerá en la forma.
¿Por qué se acerca la forma? De este modo, podrá ver lo que está escribiendo. No
obstante, en algunos casos, la forma no se acerca. Por ejemplo, cuando la forma ya está
suficientemente cerca o el tamaño de fuente es lo suficientemente grande.
Nota Si no le gusta la característica del zoom, puede desactivarla. Se explica cómo
hacerlo en la sesión de prácticas y en la Tarjeta de referencia rápida al final de este
curso.
Hacer doble clic para editar

Microsoft Office
¿Cómo hay que editar texto que ya se encuentra en una forma? Para editarlo, hay que
proceder de manera ligeramente diferente:
1 Haga doble clic en la forma...

2 ... y Visio acercará el texto de la forma. Realice los cambios deseados en el
texto.
3 Cuando termine, haga clic en una parte vacía de la página de dibujo para volver
al nivel de zoom original.
4 El nuevo texto aparecerá en la forma.
Una herramienta para formas agrupadas
Lo mismo para la revisión: haga clic y escriba el texto que desee agre gar, o bien, haga
doble clic una forma para editar el texto. Es muy sencillo. ¿Y si necesita editar el texto
de una forma que es parte de un grupo? Podría recurrir a los mismos métodos si bien no
siempre funcionarán debido a la configuración de algunos gru pos.
Éste es un buen método para agregar y editar el texto de formas agrupadas:

Microsoft Visio
1 Haga clic en el grupo de formas con la Herramienta Puntero .

2 Haga de nuevo clic para seleccionar una de las formas del grupo.
3 Haga clic en el botón Herramienta Texto .
4 Visio acercará el texto de la forma. Agregue o cambie el texto. (No olvide hacer
clic en un área vacía de la página para volver al nivel de zoom original.)
Recuerde: cuando termina de usar la Herramienta Texto , debe guardarla. Para ello,
haga clic en la Herramienta Puntero cuando termine.
¿Por qué se debe volver a la Herramienta Puntero? Quizás no se haya fijado, pero la
Herramienta Puntero de Visio se utiliza aproximadamente un 90% del tiempo. Le
permite realizar una tarea muy importante: seleccionar. Sin embargo, si se mantiene
activa la Herramienta Texto, no se puede seleccionar nada. Sólo se puede escribir texto.
Es fácil de olvidar. De hecho, muchas personas escriben desesperadamente a Microsoft
preguntando cómo hay que proceder para que Visio deje de agregar texto. Es fácil:
haciendo clic en la Herramienta Puntero en la barra de herramientas Estándar y todo
estará solucionado.

Microsoft Office
Texto especial
El texto que hemos mostrado es texto que usted mismo escribe. Es el tipo de texto más
común que va a utilizar y en el que se centra este curso. En lo que este curso no hace
hincapié (al menos, en el resto de las páginas) es en otro tipo de texto que Visio
"escribe" para usted.
Ese tipo de texto especial se denomina campo. Un campo es un área de texto especial
que indica a Visio que muestre automáticamente la correspondiente información. Por
ejemplo, puede insertar un campo de fecha en una forma y Visio mostrará
automáticamente la fecha actual sin que usted tenga que escribirla.
Los campos pueden resultar especialmente prácticos cuando se utilizan datos con el
diagrama. Por ejemplo, un organigrama puede tener asociados algunos datos como
nombres de empleados, departamentos, números de teléfono, etc. Si se utilizan campos, las
formas podrán mostrar automáticamente estos datos sin que haya que escribirlos en
cada una de las formas, lo cual es bastante cómodo.
Procedimiento para vincular datos a los diagramas

Microsoft Visio
A continuación, se observa un diagrama de flujo típico de Visio que muestra un

proceso comercial. Es ideal para proporcionar la explicación inicial acerca de cómo se
suceden las actividades, pero no le limita por el hecho de ser un diagrama. ¿Qué sucede
si desea ver más detalles? ¿Y si desea obtener más información sobre cada uno de los
departamentos? ¿Cuántos pedidos de ventas están pendientes? ¿Cuánto tiempo de
media se dedica a producir un pedido? ¿Cuántos pedidos están esperando a ser
enviados? Puede agregar estos detalles en su diagrama si vincula los datos a él
Forma en que los datos mejoran los diagramas
A continuación, observará el mismo diagrama, aunque con datos vinculados que le

indican la cantidad de pedidos pendientes en cada departamento. Con los datos, puede
identificar tendencias, excepciones o problemas. Por ejemplo, parece que hay un
problema con el departamento de almacén: hay 24 pedidos pendientes de ser
procesados. Quizá haya llegado la hora de mejorar el proceso o de descubrir cuál es el
problema.
Es posible que esté pensando, "¿Por qué debo usar Visio para ver y analizar los datos?
Después de todo, las hojas de cálculo y los informes de la base de datos me pueden
proporcionar dicha información". Es cierto, pero Visio le muestra realmente los datos
en un contexto visual más complejo. ¿Por qué no disfrutar de lo mejor de ambos
mundos: la versatilidad de los diagramas de Visio y el análisis detallado de datos?
A continuación, se muestra otro ejemplo de cómo los datos mejoran los diagramas.
Este diagrama de red tiene datos vinculados y podrá ver los datos de cada servidor en
forma de velocímetros. Si su jefe le pregunta qué servidor tiene la CPU de mayor
capacidad para el desarrollo de una nueva aplicación web, podrá observar los
velocímetros y notará que el servidor 3 es el que tiene la mayor velocidad. También
podrá ver cuál de los servidores se encuentra disponible y cuál no; parece que los
servidores 1 y 2 funcionan correctamente, pero que el servidor 3 no está disponible.
Sería conveniente descubrir cuál es el problema.

Microsoft Office
Visio mejora el valor del contenido visual, ya que hace que el diagrama incluya más
información. Es una interfaz visual para ver y realizar un seguimiento de los datos
acerca de su equipamiento.
Además, se trata de información actualizada. Se puede actualizar el diagrama en
cualquier momento para observar los cambios de los datos. Por tal motivo, el diagrama
es una herramienta activa y útil para realizar el seguimiento de los datos de su empresa
Ahora bien, ¿cómo se vinculan los datos a los diagramas? El procedimiento está
compuesto por tres pasos diferentes: el primero consi ste en colocar las formas en la
página; el segundo, en conectarse al origen de datos y el tercero, en arrastrar los datos
hacia cada forma.
Paso 1: Colocar las formas en la página

Microsoft Visio
Paso 1: Colocar las formas en la página. Esto podría parecer evidente, pero el proceso
de importación comentado en este curso funciona mejor si ya se han colocado formas
en la página. Los diagramas que se muestran aquí son buenos ejemplos. El diagrama de
flujo, el diagrama de red o el organigrama (cualquier tipo de diagrama) pueden
asociarse a datos. Si ya ha realizado un diagrama, ábralo y habrá avanzado un tercio del
proceso. Asimismo, siempre podrá agregar más formas más adelante. No es necesario
que todas las formas estén en la página desde el comienzo.
Paso 2: Conectarse al origen de datos
El segundo paso consiste en conectarse al origen de datos.
1 Para comenzar, haga clic en Vincular datos a las formas en el menú Datos. Se le
preguntará a qué tipo de origen de datos desea conectarse y en qué lugar se
encuentra.
2 Cuando haya respondido a estas preguntas, aparecerán los datos como filas en
la ventana Datos externos.

Microsoft Office
El próximo paso consiste en vincular los datos a las formas, tal como se explica en la
siguiente sección.
Paso 3: Arrastrar las filas hacia las formas
Por último, pasemos al tercer paso, que consiste en arrastrar las filas. Es el momento de
la verdad. Para vincular una fila de datos con una forma, debe arrastrar la fila desde la
ventana Datos externos hasta la forma.
Nota Si tiene que vincular muchas filas, este proceso podría alargarse. En tal caso,
existe una alternativa, llamada vinculación automática, que trataremos en el siguiente
curso "Vincular datos a los diagramas IV".
Subconjunto de datos mostrado

Cuando arrastra una fila hacia una forma, observará tres resultados. Uno es muy
evidente y los otros dos son más sutiles.
El primero, como es evidente, es que aparece un subconjunto de datos de la fila en la
forma, el cual se observa como texto. No aparece toda la fila de datos, lo cual
conllevaría un exceso de información. Visio escoge dos valores, que son los que se
observarán. Podrá cambiar dicha selección si desea mostrar un número diferente de
valores, o bien valores distintos de la fila. En la próxima sesión de práctica, le
mostraremos el procedimiento y en "Vincular datos a los diagramas II" abordaremos el
tema con mayor detalle.
El texto que se observa en la forma no es un texto ordinario, es decir, no puede
seleccionarlo y sobrescribirlo. Se trata de los datos que se observan como texto.

Microsoft Visio
Se importa la fila completa
Haga clic en la forma y, en la ventana Datos de formas, se mostrarán todos los datos
importados que están vinculados con la forma.
El segundo resultado, que es más sutil, es que se importan los datos de toda la fila en la
forma. Para ver todos los datos de la forma, seleccione la forma y observe la ventana
Datos de formas. (Si no la ve, haga clic en el menú Ver para activarla).
Icono de vínculo
El tercer resultado que se produce cuando arrastra una fila hacia una forma es que
aparece un icono de vínculo de la fila en la ventana Datos externos. El icono indica una
conexión entre los datos y la forma.

Microsoft Office
¿Por qué es importante el icono de vínculo? En primer lugar, cuando trabaja con
muchas filas es útil saber cuáles están vinculadas y cuáles no. No obstante, el icono de
vínculo también servirá de recordatorio cuando actualice los datos incluidos en el
diagrama. Cuando actualiza los datos con el menú Datos, todos los datos de la ventana
Datos externos se actualizarán y las filas que tengan un i cono de vínculo enviarán las
actualizaciones a la forma con la que estén vinculadas.
Nota No necesita vincular todas las filas a una forma, por lo cual no todas las filas
tendrán necesariamente un icono de vínculo. Puede arrastrarlas más adelante o no
hacerlo en absoluto. Puede vincular ciertas filas y dejar otras sin vincular.
Recomendaciones para los datos
En la lección anterior, desarrollamos el tema sobre cómo vincular datos a los
diagramas. Sin embargo, existen otras cuestiones importantes que le aconsejamos
aprender antes de trabajar con sus propios diagramas y datos. Por ejemplo, ¿qué tipos
de formatos de datos puede usar? ¿Se deben preparar los datos de un modo especial?
En esta lección se abordarán dichos temas

Microsoft Visio
Requisito de los datos: cada fila debe describir una forma. Por ejemplo, si cada fila
describe una parte del equipo de computación, dichos datos funcionarán con un
diagrama que contenga formas del equipo de computación. Si cada fila describe a un
empleado con el departamento, el número de oficina, etc., los datos funcionarían si los
importara a un organigrama que contenga formas de empleados. Las filas que
describen procesos podrían funcionar para un diagrama de flujo, etc.
Los datos deben presentarse en forma de tabla con encabezados
Dado que las filas están asociadas a las formas, hay otras maneras de asegurarse de que
resulte más fácil trabajar con los datos en Visio. La primera manera es asegurarse de
que los datos estén organizados en forma de tabla, con encabezados de columna en la
parte superior y filas debajo.
Si usa una base de datos, muy probablemente esto ya esté resuelto. Sin embargo, si
trabaja con Microsoft Office Excel, el usuario debe asegurarse de que los datos estén
organizados de esta forma.
En la imagen, en el ejemplo A se observan datos organizados en columnas y filas con
encabezados de columna en la parte superior. Con este esquema podrá trabajar
perfectamente. Con el ejemplo B, podría trabajar correctamente, pero será más difícil
para el usuario y para Visio, dado que falta un encabezado de columna y hay una fila
en blanco.
Los datos deben tener una columna con valores únicos

Microsoft Office
Otra forma de que facilitar el trabajo en Visio con los datos es asegurarse de que la
columna en el origen de datos contenga valores únicos. Cuando actualiza los datos
vinculados a un diagrama, Visio necesita identificar a qué fila en la ventana Datos
externos (y, por lo tanto, qué forma en el diagrama) se deben aplicar las
actualizaciones. Una columna con valores únicos, tales como nombres o números de
identificador, le garantiza que esto ocurrirá sin inconvenientes.
En la imagen anterior, en el ejemplo A se observa esta situación. Sin embargo, en el
ejemplo B, hay valores duplicados en la columna de identificadores. Esto podría causar
confusiones para Visio y para el usuario; ¿cómo sabrá a qué corresponde cada
columna?
Nota Las columnas de valores únicos también se denominan columnas de clave o
claves principales. Si el origen de datos es una base de datos, es muy posible que esto
ya esté resuelto. Sin embargo, si trabaja con Excel, deberá asegurarse de que exista
dicha columna.
Si es necesario, prepare los datos

Microsoft Visio
Otra recomendación útil es asegurarse de que los datos sean los adecuados para el
diagrama. Por ejemplo, si desea que se muestren las cantidades como barras de
progreso o medidores, no mezcle texto y números. Observe la columna CPU en la tabla
de la izquierda; sólo contiene números. Sin embargo, en el ejemplo de la derecha hay
texto combinado con números. Si mezcla texto y números, los datos se tratarán como
texto y la barra o el medidor no mostrarán las cantidades de la manera esperada.
Orígenes de datos compatibles
Dado que los datos que se importan son externos a Visio, deben estar almacenados en
un origen que Visio comprenda. Los orígenes de datos que puede usar son:
Libros de Microsoft Office Excel
Bases de datos de Microsoft Office Access
Listas de Microsoft Windows SharePoint Services
Bases de datos de Microsoft SQL Server
Orígenes de datos OLEDB o ODBC

CASO 1: Desarrollar el siguiente Flujograma con su Pseudocódigo:
Secuencia Lógica:
1. Elegir la Plantilla de la categoría a utilizar.
2. Arrastrar las formas, colocándolas en la página.
3. Mover las formas adecuadamente, hasta formar el diagrama deseado.
4. Cambiar el tamaño de las formas de manera individual y grupal.
5. Agregar texto a las formas.
6. Conectar formas según la secuencia requerida.
7. Incrustar cuadro de texto y escribir el texto.
8. Aplicar algún tipo de formato a las formas y textos.

Microsoft Office
9. Insertar Título y aplicar formato de fondo y bordes a la página.

10. Realizar los cambios finales para su presentación en pantalla e impresión y guardar.
CASO 2: Desarrollar el siguiente Organigrama del Proyecto:
CASO 3: Desarrollar el siguiente diagrama de formato tabular:

CORRESPONDIENTE

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SERVICIO NACIONAL DE ADIESTRAMIENTO EN TRABAJO INDUSTRIAL

¿Qué se necesita para ser el mejor?

Formato como tabla

Estructura de una lista de datos

Campo1 Campo2 Campo3 Campo4 Campo5

Uso de las tablas de datos

1. Hacer clic en el botón Botón Office

2. Hacer clic en el botón , se presenta el cuadro de diálogo

3. Se presenta el cuadro de diálogo “Personalizar la barra de herramientas de

Seleccionar “Todos los

4. Hacer clic en el botón Aceptar para terminar

Paso a Paso: Agregar datos

5. Se presenta la ficha formulario mostrando los registros de la base de datos “1

6. Para adicionar registros hacer clic en el botón

8. Hacer clic en el botón para terminar

Paso a Paso: Eliminar datos

5. Se presenta la ficha formulario mostrando los registros de la base de datos “1

6. Primero localizaremos el registro, para ello hacer clic en el botón

Hacer clic en el botón

7. Se mostrará el registro de pedido de la empresa SoftPlus

8. Hacer clic en el botón , Excel preguntará si desea eliminar

9. Hacer clic en el botón

10. Hacer clic en el botón para terminar

Paso a Paso: Ordenar por un campo texto

2. Ordenaremos por el campo de datos “Cliente” alfabéticamente en orden

4. Hacer Clic en la ficha , desplace su visión al grupo Ordenar y filtrar

Hacer clic en el botón

5. Se mostrarán sus registros ordenados por el campo cliente

Paso a Paso: Ordenar por un campo texto distinguiendo las mayúsculas

2. Ordenaremos por el campo de datos “NombreProducto” alfabéticamente en

4. Hacer clic en la ficha , desplace su visión al grupo Ordenar y filtrar

6. Hacer clic en el botón .

8. Hacer clic en el botón para continuar. Se mostrará el cuadro de

9. Hacer clic en el botón para terminar. Se mostrarán los registros

Paso a Paso: Ordenar por un campo numérico

2. Ordenaremos por el campo de datos “Cantidad” en orden descendente

4. Hacer clic en la ficha , desplace su visión al grupo Ordenar y filtrar

Hacer clic en el botón

5. Se presenta el siguiente cuadro de diálogo

Hacer clic para Seleccionar como

6. Hacer clic en el botón para terminar, se mostrarán los

Paso a Paso: Ordenar por fecha u hora

2. Ordenaremos por el campo de datos “Fecha Pedido” en orden descendente

4. Hacer clic en la ficha , desplace su visión al grupo Ordenar y filtrar

Hacer clic en el botón

5. Se presenta el siguiente cuadro de diálogo

Seleccionar la Seleccione su criterio

6. Para terminar hacer clic en el botón se muestran los registros

Ordenar por color de celda, color de fuente o icono

Paso a Paso: Ordenar por más de una columna

2. Ordenaremos por el campo: cliente, fechapedido, nombreproducto en orden

4. Hacer clic en la ficha , desplace su visión al grupo Ordenar y filtrar

Hacer clic en el botón

5. Se presenta el siguiente cuadro de diálogo

Seleccionar columna “Cliente” como

6. Hacer clic en el botón para terminar. Se muestran los registros

Paso a Paso: Aplicar Autofiltros

3. Ubicarse en la celda A5.

4. Hacer clic en la ficha ,botón

7. Los registros filtrados se muestran como en la gráfica.

Paso a Paso: Filtros personalizados

a. Ubicarse en la celda A5.

c. De la lista de opciones presentadas elegir