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MODULO ACTIVOS FIJOS

CONTENIDO

PROCESOS - DEPRECIACIÓN ............................................................................................ 2

Referencia normativa ........................................................................................................... 2
Definición del Proceso ......................................................................................................... 2
Procesos Relacionados ....................................................................................................... 3
Interacción con Otros Módulos ........................................................................................... 3
Contabilidad. ....................................................................................................................................... 3
Información Financiera NIIF. ............................................................................................................... 3
Flujograma del Proceso ....................................................................................................... 4
Proceso en el Aplicativo ...................................................................................................................... 5
Archivos / Clasificaciones.................................................................................................... 5
Archivos / Responsables ..................................................................................................... 6
Archivos / Productos. ........................................................................................................... 6
Parámetros del Módulo. ....................................................................................................... 7
Proceso Depreciación. ......................................................................................................... 8
Saldos Iniciales ................................................................................................................... 12
Balance de Apertura ........................................................................................................... 13
Informe Depreciación ......................................................................................................... 13
Para tener en cueta:............................................................................................................ 15
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PROCESOS - DEPRECIACIÓN

Referencia normativa

Decreto 3019 de 1989.

Aunque la vida útil de los activos ha sido fijada por norma, esta no es inflexible, puesto que en la realidad económica, algunos

activos ya sea por su naturaleza o por el uso que se les de, puede tener una vida útil diferente a la establecida por decreto,

razón por la cual, el legislador consecuente con esta realidad, en el artículo 138 del Estatuto Tributario, establece la posibilidad

de fijar una vida útil diferente, previa autorización del director general de impuestos nacionales.

Decreto 1649 de 1976

Artículo 131. BASE PARA CALCULAR LA DEPRECIACIÓN. El costo de un bien depreciable está constituido por el precio de
adquisición, incluidos los impuestos a las ventas, los de aduana y de timbre, más las adiciones y gastos necesarios para ponerlo
en condiciones de iniciar la prestación de un servicio normal.

Artículo 134. SISTEMAS DE CÁLCULO. La depreciación se calcula por el sistema de línea recta, por el de reducción de saldos
o por otro sistema de reconocido valor técnico autorizado por el Subdirector de Fiscalización de la Dirección General de
Impuestos Nacionales o su delegado.

Artículo 139. DEPRECIACIÓN DE BIENES USADOS. Cuando se adquiera un bien que haya estado en uso, el adquirente puede
calcular razonablemente el resto de vida útil probable para amortizar su costo de adquisición.

La vida útil así calculada, sumada a la transcurrida durante el uso de anteriores propietarios, no puede ser inferior a la
contemplada para bienes nuevos en el reglamento.

Artículo 140. DEPRECIACIÓN ACELERADA. Si los turnos establecidos exceden de los normales, el contribuyente puede
aumentar la alícuota de depreciación en un veinticinco por ciento (25%) por cada turno adicional que se demuestre y
proporcionalmente por fracciones menores.

Artículo 141. REGISTRO CONTABLE DE LA DEPRECIACIÓN. Las cuotas anuales de depreciación de que tratan las normas
tributarias, deberán registrarse en los libros de contabilidad del contribuyente en la forma que indique el reglamento.

DECRETO 624 DE 1989

En efecto, del tenor del inciso 1º del artículo 6° del Decreto Reglamentario 3019 de 1989 se establece, que la depreciación
fiscal de activos cuyo costo sea inferior a 50 UVT se podrá realizar en el mismo año en que se adquieran, sin consideración a
la vida útil de los mismos.

Definición del Proceso

La depreciación es el mecanismo mediante el cual se reconoce el desgaste que sufre un bien por el uso que se haga de el.
Cuando un activo es utilizado para generar ingresos, este sufre un desgaste normal durante su vida útil que el final lo lleva a
ser inutilizable. El ingreso generado por el activo usado, se le debe incorporar el gasto correspondiente desgaste que ese
activo a sufrido para poder generar el ingreso, puesto que como según señala un elemental principio económico, no puede
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haber ingreso sin haber incurrido en un gasto, y el desgaste de un activo por su uso, es uno de los gastos que al final permiten
generar un determinado ingreso.

Esta opción permite crear y consultar automáticamente el proceso de depreciación y sus valores correspondientes del mes
actual para los Activos Fijos. Al confirmar este proceso el sistema cierra el mes activo genera el comprobante contable
registrando los valores correspondiente al gasto por depreciación y depreciación acumulada de acuerdo a cada una de las
clasificaciones de activos y responsables.

Este cálculo se realizará con al valor histórico del activo y la vida útil. Al efectuar la depreciación, se actualizará los datos
correspondientes a la cuenta fiscal y hoja de vidad del activo. El tipo de depreciación utilizada por la aplicación es Línea Recta
en COLGAAP y para NIIF se puede definir cada uno de los tipos de cálculo autorizados por normatividad (Línea Recta, Unidades
de Producción y Decreciente)

Procesos Relacionados
Archivos – Clasificaciones
Archivos – Responsables
Archivos – Productos
Procesos – Ingreso de Activos Fijos
Procesos – Traslados
Procesos – Transacciones de Activos Fijos
Procesos – Salidas de Activos Fijos
Procesos – Devolución de Ingresos
Procesos – Novedades NIIF del Activo
Procesos – Unidades Producidas
Informes – Cuenta Fiscal
Informes – Hoja de Vida
Utilidades – Parámetros
Utilidades – Saldos Iniciales
Utilidades – Balance de Apertura NIIF

Interacción con Otros Módulos

Contabilidad.
Genera el comprobante contable con el código definido en parámetros del módulo y con las cuentas contables de
Depreciación al Débito y la cuenta de Depreciación Acumulada al Crédito de acuerdo al tipo de responsable y clasificación del
activo.
Contabilización de la depreciación: La depreciación debe contabilizarse mensualmente. Debitando la cuenta gastos de
depreciación contra depreciación acumulada. Y al final del periodo en el balance general se presenta la cuenta del activo
menos la depreciación acumulada de dicho activo con este asiento, la cuenta del activo sigue mostrando su costo histórico; la
cuenta de depreciación acumulada muestra el valor total del desgaste en que han incurrido los activos depreciables hasta la
fecha; de lo cual se puede deducir el tiempo que la empresa ha usado el activo y el tiempo de vida útil que aun le queda a
dicho activo, al mismo tiempo que permite ver el valor contable o valor en libros del activo en la presentación del balance
general. Cuando a un activo se le hacen mejoras, transacciones, el valor de estas entran a formar parte de mayor valor del
activo, y por consiguiente de la base de depreciación, pero también debemos tener en cuenta que al mismo tiempo se
incrementa la vida útil del activo, ya que se aumentaría al mismo tiempo el valor del activo.

Información Financiera NIIF.

Al igual que en contabilidad genera el comprobante financiero de acuerdo a los diferentes parámetros definido par NIIF en
responsables, clasificaciones, Balance de Apertura y parámetros del módulo.
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Flujograma del Proceso

Inicio

1
Parámetros Módulo

Líder de Módulo

5 2 3 4 5
6
Archivos/ Utilidades / Utilidades /
Archivos / Balance de Archivos/
Clasificaciones Saldos Inicales
Responsables Apertura NIIF Productos

Líder de Módulo Líder de Módulo Líder de Módulo Líder de Módulo Líder de Módulo

Procesos / Depreciación

Informes / 7
Depreciación –
Cuenta Fiscal –
Hoja de Vida

Líder de Módulo

Interfaz Contabilidad
– Comprobante
Contable y NIIF –
Comprobante
Financiero

Fin
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Proceso en el Aplicativo

Archivos / Clasificaciones
Desde esta opción se toman las cuentas contables al momento de confirmar el proceso de depreciación.
Si la entidad es privada, para un responsable Administrativo, el sistema genera la interface contable con la cuenta Gastos
Depreciación de la clasificación. Para un responsable Asistencial toma la cuenta Gastos Depreciación Asistencial de la
clasificación.

Recuerde que para las interfaces con COLGAAP toma los datos de las cuentas registradas en la pestaña Contabilización Colgaap
y para la interfaz con NIIF toma las cuenta registradas en la pestaña Contabilización NIIF.
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Ahora, si la entidad es Pública, la afectación contable de la confirmación de la depreciación es registrada con las siguientes
cuentas.
Responsable Administrativo: Cuenta Gastos Depreciación de la Clasificación.
Responsable Asistencial: Cuenta de Gastos del Responsable.

Archivos / Responsables
Para el proceso de depreciación se tiene en cuenta los siguientes campos definidos en los responsables.
- Tipo de Responsable: Administrativo o Asistencial.
- Cuenta de Gastos y Gastos NIIF.
- Deprecia (Si o No).
- Hace Mantenimiento (Seleccionado) No deprecia.
- Estado Localización (Bodega) No deprecia.

Archivos / Productos.
Cuando se realiza un ingreso de activos fijos, el aplicativo toma los datos vida útil de la definida en la clasificación designada
al producto. Además de las cuentas contables para COLGAAP y NIIF para los procesos del aplicativo (Ingresos, Traslados,
Depreciación, Valorización y Desvalorización).
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Parámetros del Módulo.

DEPRECIACIÓN DE LOS ACTIVOS DE MENOR CUANTÍA del Procedimiento contable para el reconocimiento y revelación de
hechos relacionados con las Propiedades, Planta y Equipo del Manual de Procedimientos del Régimen de Contabilidad Pública,
establece que: "Los activos de menor cuantía son los que, con base en su valor de adquisición o incorporación, pueden
depreciarse en el mismo año en que se adquieren o incorporan, teniendo en cuenta los montos que anualmente defina la
Contaduría General de la Nación. El valor máximo del activo que se puede depreciar en un solo año es de 50 UVT.

Para los activos o productos que tengan un valor entre “Valor Mínimo de Menor Cuantía” y “Valor Tope de Menor Cuantía”,
DGH los deprecia en los meses proporcionales que esté en serivicio durante el año. Es decir, que si se compra un activo en el
mes de Abril y se pone en servicio en este mismo mes, el sistema lo deprecia en 9 meses sin tener en cuenta los meses de vida
útil definido en la clasificación del producto.

BIENES DE MEDIO (0.5) SALARIO MÍNIMO MENSUAL LEGAL VIGENTE, del mismo procedimiento contable, establece que "Los
bienes adquiridos por un valor inferior o igual a medio (0.5) salario mínimo mensual legal vigente pueden registrarse como
activo o como gasto. Cuando la entidad contable pública registre estos bienes como activo, aplica el procedimiento de
depreciación para los activos de menor cuantía. (...).

Para los activos o productos que tengan un valor inferior a “Valor Mínimo de Menor Cuantía” correspondiente por norma a
0.5 SMLMV, al ejecutar el primer mes de depreciación en DGH, los deprecia totalmente llevando todo su valor a la depreciación
o al gasto.
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Para el ejemplo se deja la empresa como PUBLICA.

Proceso Depreciación.
En este proceso DGH calcula la depreciación COLGAAP (LINEA RECTA) de acuerdo al valor histórico y vida útil
definida en la clasificación para los activos nuevos por Ingreso de Activos o con los valores definidos en los Saldos
Iniciales, como son el Valor Unitario o costo histórico, meses pendientes por depreciar y depreciación acumulada.
Si hay Adiciones que afecten el valor y la vida útil, estos también son base de depreciación.

Recuerde que para la deprecición en NIIF, si la entidad define por políticas contables el uso de los métodos de depreciación
reconocidos, estos se definen en el balance de apertura para cada activo. Además del valor razonable, valor de salvamento,
vida útil y estado.
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Se confirma la depreciación.
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El comprobante registra las cuentas 11050101 que se parametrizó en el responsable 005 ASISTENCIAL.

El comprobante registra las cuentas 81200101 que se parametrizó en la clasificación para los activos del responsable 001
marcado como ADMINISTRATIVO.
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Realizamos cambio en la Empresa y la dejamos como PRIVADA.

Ejecutamos nuevamente la depreciación la cual es confirmada.

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Nótese que el comprobante contable tiene solamente las cuentas contables 81 y 91 definidas en la Clasificación.

Saldos Iniciales
A partir de unos saldos iniciales bien ingresados se obtine un buen calculo de depreciación.
Valor Unitario: Costo Histórico o precio de adquisición
Activo Totalmente Depreciado: Si en el sistema anterior este activo no tiene saldo en libros.
Depreciar siempre como mayor cuantía: Esto quiere decir, que independiente del valor del producto no se tiene en cuenta
los parámetros de “Valor Mínimo de Menor Cuantía” y “Valor Tope de Menor Cuantía” sino que se depreciará en el total de
vida útil definida en la clasificación del producto.
Meses X Depreciar: Resto de vida útil que tenga el activo de acuerdo al sistema anterior que tenga el cliente.
Depreciación Acumulada: Valor acumulado de la depreciación de acuerdo al sistema anterior que tenga el cliente.
A partir de estos datos, la base de depreciación es (Valor Unitario – Depreciación Acumulada) / Meses por Depreciar.
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Balance de Apertura
Para dar cumplimiento a Normas Internacionales se diseñó esta interfaz donde el usuario luego de definir las polícas
financieras debe realizar las edición de los datos Valor Razonable NIIF como base de depreciación, Vida Útil, Valor de
Salvamento (Valor del activo que no depreciamos – este se resta del Valor razonable como base de depreciación), Unidades
de Producción y Estado.

Informe Depreciación
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Para tener en cueta:

Las cuentas contables de la clasificación (Cuenta de Gastos y Depreciación Acumulada) deben ser diferentes.
Las cuentas contables del responsable (Cuenta de Gastos) y la cuenta Depreciación Acumulada de la clasificación deben ser
diferentes. PARA NIIF.
ENTIDAD: (DG.Entidades.ActivosFijos.AFENDepreciacion) (1048)
Verifique las cuentas contables de las siguientes clasificaciones:
(XXXXXXX)

Cuando se está realizando un ingreso de activos fijos en la ventana Captura Productos del Ingreso y Saldo Inicial Detalle
encontramos una marcación (SELECCIONADO) “Depreciar siempre como mayor cuantía”, esto quiere decir, que
independiente del valor del producto no se tiene en cuenta los parámetros de “Valor Mínimo de Menor Cuantía” y “Valor
Tope de Menor Cuantía” sino que se depreciará en el total de vida útil definida en la clasificación del producto.

Cuando se compra un activo y se ingresa al sistema DGH lo normal es que su localización sea una bodega de elementos nuevos
y a un responsable que no deprecia hasta que sea puesto en servicio. En estos casos el activo debe ser trasladado al servicio,
sin embargo, se debe tener en cuenta la fecha del traslado ya que el sistema deprecia los días proporcionales en servicio del
mes.

Paro ello se usa la siguiente Fórmula:

%Días=#Días/30 Para calcular los días de servicio en el mes.

Depreciación=Valor Depreciación / Resto de Vida Útil – 1 + %Días

Día de ingreso del activo al servicio = 18

Días de Depreciación del mes = 12
Valor del Activo = $ 1.000.000.oo
Total vida útil de la clasificiación = 36 meses

%Dep primer mes = 12Días/30Días = 0.40

Total vida útil que depreciará = 36 meses Vida útil total -1 + 0.40 = 35.4 meses
Deprecición = $ 1.000.000.oo / 35.4 = 28.248,58
Para saber cuanto es la depreciación de los 12 días = 28.248,58 / 30 = 941,62 Valor Día depreciación X 12 Días = 11.299,43
Como el activo ya depreció los 12 días del primer mes, entonces ahora la depreciación mensual se calcula de la siguiente
manera.
$ 1.000.000.oo - 11.299,43 = $ 988.700,56
Base de depreciación $ 988.700,56 / 35 meses restantes = $ 28.248
Preparó: DUMAR DUARTE RUBIO
Ingeniero de Operaciones Sénior