Passo a passo para fazer uma reunião produtiva

Conhecendo o Método Kairos

A partir da expertise de mercado da Simplesfica, foi criado o Método Kairos, um método que traz planejamento para
ter reuniões muito mais produtivas, com considerável redução de custo para as empresas e mais tempo de qualidade para as pessoas.
Por que chama Kairos?
Segundo a Mitologia Grega, existem dois Deuses do Tempo:
 Deus Chronus = O Deus do tempo cronológico, sequencial que é associado ao movimento linear das coisas.
 Deus Kairos = O Deus do tempo vivido e aproveitado.
Portanto, o Método Kairos foi todo desenhado com base na concepção do Deus Kairos para transmitir a ideia
otimização e aproveitamento do tempo por completo, focado em reuniões corporativas.

Passos para otimizar reuniões

Vamos às dicas de como tornar reuniões ineficientes em momentos proveitosos e de alto nível de produtividade e desempenho:
Fase Zero: Start
Aqui você deverá tomar consciência de que gerenciar uma reunião não é apenas:
 enviar invite nas agendas;
 reservar sala e recursos necessários;
 providenciar o café;
Isso simboliza apenas um ato operacional básico que não engloba o propósito da reunião, o que irão comunicar, quem deve
participar, como vai ser reportado os assuntos abordados, quais serão os próximos passos, prazos e deadlines.
Enfim, vamos aos próximos passos.
FASE 01: Antes da Convocação
A) Identificando o propósito
Antes da convocação de qualquer reunião, é fundamental identificarmos qual será o verdadeiro propósito da conversa (que é
diferente do tema da reunião).
A análise do propósito correto muda totalmente o escopo da reunião, quem é convocado, materiais necessários e se a própria
reunião será mesmo necessária.
É através do propósito correto que viabilizamos o resultado almejado.
B) Identificando a categoria
Uma vez desenhado o propósito da reunião, conseguimos analisar a melhor categoria que apresenta mais sinergia com a
respectiva reunião.
Existem várias categorias (tipo) de reunião:
 Reunião de alinhamento
 Reunião de planejamento
 Reunião de brainstorming
 Reunião de fechamento de negócios
 […]
Analise a frequência de cada categoria e busque o melhor local para o seu acontecimento.
P.S: nem sempre é necessário a estrutura de uma sala corporativa convencional para que uma reunião tenha o resultado
almejado. Pense diferente, fora da caixinha e busque lugares menos óbvios (coworkings, parques…)
Fase 02: Participantes
É muito comum, dependendo da reunião, o departamento inteiro estar presente em uma reunião onde o propósito central
dependerá de, no máximo, 3 pessoas-chave, somente.
Por este motivo, é muito importante ter atenção redobrada nesta fase para identificar as pessoas corretas nas respectivas
reuniões.
 Quem deve participar da reunião?
 Por que esta pessoa deve estar presente?

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  Em que ela poderá contribuir?
As respostas certas só aparecem diante de perguntas certas. Faça esse tipo de pergunta para selecionar com sabedoria os
participantes da reunião.
Uma vez selecionado, haverá um melhor alinhamento de expectativas e objeções, e por sua vez, haverá uma comunicação
mais fluída.
Fase 03: Check-list
Chegou a hora do famoso “Check-list“, um documento fundamental para relacionarmos todos os recursos necessários para a
reunião.
E como tudo na vida, há sempre imprevistos, principalmente quando se trata de reuniões. Aproveite esta fase para sempre
organizar um “Plano B”.
Aqui vão alguns dos itens mais importantes, que são necessários em reuniões em geral:
 Tecnologia: computador, bateria, cabo, projeção, tomadas, adaptadores […]
 Documentos necessários: relatórios, pautas da reunião, apresentações, cartão de visita […]
 Logística: deslocamentos em geral
 Análise do ambiente: local, ilumincação, ar condicionado, flipchart, caneta, papel, lousa, canetão, pointer […]
P.S: neste artigo, eu descrevo com mais detalhes o que é e para que serve um check-list e um follow-up.
Fase 04: Comunicação da Reunião
Após todo esse alinhamento e planejamento, busque ser bastante cauteloso com a comunicação da reunião.
Uma dica importante é fazer um documento/invite/email, relacionando com muita objetividade e clareza, os itens por
completo:
 Data da reunião:
 Horário:
 Tempo da reunião:
 Local:
 Contexto da reunião:
 Tema da reunião:
 Propósito do tema: (sempre começa por um verbo – estabelecer, determinar, designar, decidir…)
 Recursos / Materiais necessários:
 Resultado almejado:
 Participantes:
 Relevância de cada participante:
Em outras palavras, essa relação faz parte dos registros de uma Ata de Reunião.
Fase 05: Durante a Reunião
Pontualidade é essencial. Não se esqueça que todo esse planejamento que você fez até agora não foi feito em vão. O
respeito ao tempo é o ingrediente principal para que a receita seja um sucesso!
Se a reunião tem início às 9h00, a estrutura deverá ser preparada com no mínimo 30 minutos de antecedência, para que a
reunião comece com tudo já engatilhado (apresentação na tela, documentos impressos nas mesas…).
Faz parte da sua função estar relembrando constantemente o grupo sobre o propósito da reunião, caso haja perda de foco.
É importante que tudo seja registrado na Pauta de Reunião, o que chamamos também de Ata de Reunião, desde que
seja de forma objetiva e clara.
P.S: as melhores pautas de reunião são aquelas que possuem poucos tópicos, as menos tradicionais possíveis e que possuem
de 3 a 4 tópicos direcionados ao resultado com aquela reunião.
O planejamento nos ajuda a focar no propósito correto.
Ao final da reunião, cheque se chegou no resultado almejado.
 Se não chegou, então qual será a ação a ser tomada para tal nas próximas vezes?
 O que foi legal na reunião?
 O que poderíamos fazer diferente nas próximas?
 O que eu poderia ter feito diferente para que essa reunião tivesse sido mais produtiva, mais otimizada, mais bem
planejada?
Uma reunião produtiva não se faz do dia para noite, é um processo constante, que deverá ir sendo desenvolvida e aprimorada
cada vez mais.

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 Fase 06: Pós Reunião
Mais importante do que executar as pendências, é fazer o follow-up de tudo o que está pendente.
Delegar é o contrário de “Delargar” (passar as funções e ninguém mais acompanha).
É fundamental que você acompanhe todas as delegações alinhadas na reunião, de modo que assegure a execução de todos
os trabalhos e que acima de tudo, apresente qualidade.
 O que foi passado para cada um?
 O que cada um já conseguiu entregar?
 Quais são as próximas ações?
Em outras palavras, a secretária executiva é o “Gerente de Sucesso” dos projetos internos da empresa, sendo os principais
agentes de qualidade nas execuções e realizações.
O profissional de secretariado executivo é um dos poucos profissionais que possuem a visão do topo de uma organização e
possibilita colaborar, fazendo com que o projeto evolua constantemente e saia de vez do papel!
E essa função faz parte de uma posição estratégica, e não mais “operacional”.

Resumo: Como fazer uma reunião produtiva

Ficou claro que saber como fazer uma reunião produtiva é o primeiro passo para que a equipe consiga escalar níveis cada
vez mais elevados de produtividade, e por consequência, melhores resultados.
De uma forma resumida, veja abaixo os oito passos para otimizar as reuniões e é claro, o seu precioso tempo:
1. O propósito da reunião deve estar claro para todos antes;
2. Deixar claro a categoria da reunião: será um brainstorming? Reunião de alinhamento? Planejamento?
3. Tempo: defina um horário máximo de duração para seguir o planejamento combinado;
4. Convocar as pessoas certas: quem deve ir, por que ela deve ir, em que ela vai contribuir?
5. Faça um check-list de todos os recursos que precisará para realizar a reunião;
6. Comunique a reunião com muita objetividade e clareza;
7. Durante a reunião lembre-se que pontualidade é essencial, assim como o foco no propósito da reunião;
8. Ao final da reunião, verifique se o resultado foi almejado;
9. Pós-reunião: através da ata de reunião, faça um follow-up de todos os assuntos pendentes de ação.
Obs.: Neste artigo eu disponibilizo um Modelo de Ata e também ensino a como fazer uma Ata de Reunião.