DOCUMENTACION DE UN SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD NTC - ISO

9001

JERLEY ALEXIS FRANCO

TUTOR
JOSE YECID CAPERA CULMA

CURSO VIRTUAL
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE
 ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE 2

La empresa Confecciones S.A., dedicada al diseño y manufactura de prendas de

vestir, ya determinó el mapa de procesos de su actividad económica, siendo estos:

1. PROCESOS ESTRATÉGICOS
a. Gestión Gerencial
b. Gestión de la Calidad

2. PROCESOS MISIONALES
a. Diseño y patronaje
b. Extendido, marcado y corte
c. Confección, revisado y etiquetado
d. Acabados

3. PROCESOS DE APOYO
a. Clientes
b. Compras
c. Mantenimiento
d. Talento humano

Cada uno de los procesos cuenta con un líder, quien será el encargado de revisar
y aprobar la documentación. Sin embargo, en ausencia del mismo, los
coordinadores de área tienen la misma autoridad.

El encargado del Sistema de Gestión de la Calidad, fue designado para determinar

la codificación unívoca y las versiones a los documentos, por lo tanto la fecha de
emisión también estará a su cargo. Dando continuidad al avance en la
planificación del Sistema de Gestión de la Calidad, es necesario documentar el
procedimiento de control de la información documentada, pues ya se cuenta con
instrucciones de trabajo y algunos formatos que no han sido formalizados para el
sistema de gestión.

1. Si usted es el asesor de calidad, qué haría primero. ¿Diseñar el procedimiento

de control de la información documentada o montar los procedimientos
operativos?

Primero diseñaría el procedimiento de control de la información documentada, ya

que el diseño se basa en cómo debe ser la documentación, orden, formato,
codificación, clasificación, nomenclatura, siendo indispensable para estandarizar
los procesos.

2. Defina a qué proceso correspondería el Procedimiento de Control de la

Información Documentada y justifique su respuesta.

PROCESO ESTRATEGICO

Corresponde al proceso estratégico, en la gestión de calidad ya que la NTC ISO

9001 requiere que después de crear, actualizar y/o revisar la información
documentada, se debe tener un control de la información documentada para
asegurarse que esté disponible y sea idónea para su uso garantizando su
protección adecuada.

3. Diseñe un procedimiento sencillo para el control de la información documentada

de la empresa Confecciones S.A., que cumpla con los requisitos de la Norma NTC
ISO 9001 en cuanto a la identificación y formato, y a su vez que incluya la
descripción de las siguientes actividades:

a. Creación

b. Revisión y aprobación

c. Identificación

d. Divulgación

e. Control de cambios

Utilice gráficos, tablas o ilustraciones que permitan brindar mayor claridad al

procedimiento mencionado en el punto anterior.
 INFORMACION GENERAL CONTROL DE INFORMACION DOCUMENTADA

Objetivo: establecer los parámetros para la elaboración y control de la información

documentada de la empresa CONFECCIONES S.A.

Alcance: aplica para la elaboración, modificación, eliminación y distribución de los

documentos del sistema de gestión de la calidad.

Definiciones:

Control de Cambios: Es el registro de las modificaciones de un documento del

Sistema Integrado de Gestión. Aparece al final de cada documento del SIG.

Documento Controlado: Es el documento oficial con que cuenta el proceso, que

será actualizada cada vez que se modifique el documento, y además existe un
estricto control de las versiones que son emitidas y publicadas en el sitio Web de
la Entidad.

Documento No Controlado: Son copias de los “Documentos del Sistema Integrado

de Gestión” que no cumplen con las características establecidas en el presente
procedimiento y no autorizados por el responsable del proceso.

Documento: Según lo establecido en la NTC GP 1000, se define como toda

información (datos que poseen significado) y su medio de soporte. El medio de
soporte de los documentos puede ser papel, disco magnético, óptico, electrónico,
fotografía o muestra patrón o una combinación de éstos.

Documento obsoleto: Documento que por emitirse una nueva versión hace que la
anterior no sea aplicable totalmente a las actividades que se realiza y están
identificados con marca de agua.

Documentos Eliminados: Documento que sale de circulación sin ser actualizado,

cuando deje de existir la necesidad que originó la elaboración de un documento,
este podrá ser anulado del sistema Integrado de Gestión.

Original de documento: Toda forma impresa y firmada.

Plan: Documento conformado por objetivos, metas, actividades, mediciones y

recursos asociados. Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una
actividad o proceso
Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas que interactúan, las
cuales transforman elementos de entrada en resultados.

Protocolo: Documentos que describe de manera precisa el desarrollo de las

características fundamentales durante una actividad específica.

Responsable: Encargado de desarrollar la actividad, profesional, área o grupo de

trabajo.

Revisión: Actividad emprendida para asegurar la conveniencia, adecuación y

eficacia del tema objeto de la revisión, para alcanzar los objetivos.

Registros: Son documentos que presentan resultados obtenidos o proporcionan

evidencia de actividades realizadas. Pueden ser formatos diligenciados, actas,
contratos, lista de chequeos diligenciados y otros. Como proporcionan evidencia
no pueden ser modificados.

CONDICIONES GENERALES:

CREACION: Para la anulación y creación de documentos nuevos, se deberán cum

plir los siguientes lineamientos:

•Proceso: deberá ser adoptado y/o anulado mediante resolución elaborada por la
Oficina Asesora de Planeación. Previo a la adopción, la solicitud debe ser
aprobada mediante memorando por el Jefe de la Oficina Asesora de Planeación.

•Procedimientos, manuales, Guías e instructivos, formatos, deberán ser aprobados

mediante memorando, adjuntando los procedimientos, manual eso guías, donde
se relacione el ajuste de las actividades que describa el qué, cómo y quién utiliza
el formato.

REVISION Y APROBACION: La responsabilidad de revisar y aprobar técnicamente

los documentos estará a cargo del líder del proceso (Secretario General, Jefes de
Oficina Asesora y Jefes de Oficina).La responsabilidad de revisar y aprobar
metodológicamente los documentos estará a cargo de la Oficina Asesora
de Planeación.

IDENTIFICACION: Los documentos del Sistema Integrado de Gestión se

identificarán de acuerdo con lo establecido en el presente procedimiento. La
estructura documental del Sistema Integrado de Gestión, estará jerarquizada en
4 niveles.
 SISTEMA
INTEGRADO
DE GESTION

PROCEDIMIENTOS

FORMATOS

REGISTRO

DIVULGACION: Todos los documentos del Sistema Integrado de Gestión de la

Superintendencia Nacional de Salud son de libre acceso para los servidores
públicos, quienes pueden consultarlos o descargarlos en la intranet, pagina web o
el aplicativo que se disponga para tal fin. Si se requiere una copia física o
electrónica de algunos de estos documentos, se debe solicitar el permiso
correspondiente a la Oficina Asesora de Planeación, mediante correo electrónico o
memorando.

CONTROL DE CAMBIOS: Los cambios o modificaciones menores realizados

a los documentos no generan cambio de versión debido a que no afectan el buen
funcionamiento del Sistema de Gestión, sin embargo el registro de la fecha, el
responsable de su aprobación y el detalle de la mejora realizada, siempre deberán
registrarse en el control de cambios del documento.

o Cambios en ortografía.
o Adecuación de contenido que facilite la visualización y uso.
o Mejoramiento en la redacción de párrafos.
o Re direccionamiento de Hipervínculos.
o Cambio en el nombre de un cargo.
 INICIO

Identificar los registros a

controlar

Hay solicitud o necesidades de

registros

Revisar solicitudes o
necesidades de registros

SI

NO
Informa al
Aprobación de solicitud
líder del
o necesidad de
proceso
registros

Se autoriza y controla los

registros

SI

Establecer criterios de
control de registros

Actualización del listado Listado Maestro

maestro de Control de
Documentos

Socializa con el líder del

proceso y/o funcionario
que realizó solicitud

Aplica documento
Libera en el
Documento
proceso correspondiente

FIN