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Versión: 1

Fecha: 18/07/2012
Aprobado por:
PROCEDIMIENTO ACTIVOS FIJOS Representante por la
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PROCESO: Gestión de Bienes y Servicios


SUBPROCESO: Servicios Generales
PROCEDIMIENTO: Activos Fijos

1. OBJETIVO. Controlar los bienes físicos de la Cámara de Comercio de Cartagena, mediante mecanismos
necesarios de registro y actualización teniendo en cuenta la descripción de las características físicas, técnicas,
costo, localización y asignación de los mismo con el fin de la optimización y aprovechamiento de recursos

2. ALCANCE. Aplica a todas las áreas de la Cámara de Comercio de Cartagena

3. DEFINICIONES

Activo fijo: es todo bien mueble o inmueble que se usa para el funcionamiento de actividades propias de la entidad y
que tenga una vida útil superior a un año
Registro contable:
Familia de activos:
Dada de baja:
Dada de alta:
Depreciación:
Sticker:
Conciliación:

4. GENERALIDADES
• Se realizará auditoria periódicamente
• En caso de salidas de activos fijos se deberá tramitar la orden de salida con autorización de servicios
administrativos.
• En caso de préstamo de equipo también se utilizara el mismo formato de salida

5. FLUJOGRAMA
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6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE EVIDENCIA


Tomar físicamente cada uno de
los activos fijos que se
encuentran en la empresa.
1. Levantar o actualizar de la En caso de ser actualizado será Asistente Activos Fijos
información notificado por parte de compras
el ingreso de activos para su
revisión por parte de activos fijos
Contrarrestar el activo fijo con el
2. Conciliar registro contable Asistente Activos Fijos
correspondiente.
Sistematizar la información de
Compras y asistente
3. Sistematizar la información acuerdo a la información
de almacén
requerida en el sistema
4. Etiquetar Colocar sticker codificado Asistente Activos Fijos
Acta de
compromiso de
Hacer entrega del activos fijo al Entrega de
5. Entregar activos Asistente Activos Fijos
respectivo responsable activos fijos
generada del
ERP
Archivar las actas de
6. Archivar actas Asistente Activos Fijos
compromisos de entrega de los
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N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE EVIDENCIA


activos fijos
Durante la ejecución del contrato
o permanencia en el puesto de
trabajo se debe mantener las
Correo
7. Custodiar activos fijo condiciones óptimas de los Funcionario
electrónico
activos fijos. En caso de alguna
novedad reportar al responsable
administrativo
Se reporta las condiciones del
estado o movimiento de los
Correo
8. Notificar estado activo fijo activos fijos en caso de ser Funcionario
electrónico
necesario en caso de terminación
de contrato, traslado, préstamo
Seguimiento a los activos fijos
mediante auditorias o revisiones Acta de
9. Hacer seguimiento a activos fijos Asistente Activos Fijos
periódicas para determinara el seguimiento
estado y custodia
Se procede a establecer si
Realizar evaluación del estado del
10. necesita mantenimiento o dar de
activo fijo
baja
Luego que el activo fijo no tenga
funcionamiento dentro de la
11. Dar de baja activos fijos Revisor Fiscal Acta de baja
institución o se done, traspase se
procederá a dar de baja.
Revisor Fiscal-
12. Aprobar baja de activos fijos Se procede a ser firmado Director
Administrativo
Luego de dar de baja se
procederá a donarlos o
13. Desechar activos fijos
destruirlos enviándolos a la
empresa recicladora