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####### 1. OBJETIVOEstablecer el proceso para el pago de las obligaciones que tiene
la empresa con sus empleados, logrando la parametrizaci�n de los procesos dentro
del Sistema de N�mina y Recurso Humano �Midasoft�.2. ALCANCEEste procedimiento
aplica para el pago de las diferentes obligaciones que tiene la empresa con sus
empleados. Se encarga de registrar los cambios en las Variables Generales, Tablas
de Referencia, Conceptos, Salarios, Programaci�n de las Vacaciones, Seguridad
Social, Prestaciones Sociales, Liquidaciones Definitivas y en los Procesos
Auxiliares, en cada una de las n�minas que maneja; y el �rea de Sistemas que
interviene como apoyo en esta actividad.3. DEFINICIONES3.1 Conceptos: Palabras o
t�rminos de car�cter t�cnico que se emplean en el procedimiento, las cuales por su
significado o grado de especializaci�n requieren de mayor informaci�n o ampliaci�n
de su significado, para hacer m�s accesible al usuario la consulta del Manual.3.2
Botones de lookup: Se encuentran identificados con tres puntos (...) y permiten
buscar informaci�n, normalmente de otra tabla.3.3 Botones de calendario: Se
encuentran identificados con una � y permiten escoger una fecha de un calendario.
3.4 Browse: Ventana que tiene los botones de INSERTAR, CAMBIAR O BORRAR.3.5
Definici�n de interfaces: Tiene que ver con las certificaciones y modelos de
extractos que el usuario puede definir.3.6 D�as normales: N�mero de d�as que
correspondan a los contabilizables.3.7 D�as producci�n: N�mero de d�as que son
producibles para la empresa.3.8 Exportaci�n: Hace referencia a los conceptos que el
usuario puede definir b�sicamente para las interfaces contables y/o con otros
sistemas.3.9 Importaci�n: Hace referencia a los conceptos que el usuario puede
definir b�sicamente para subir novedades a la n�mina y/o cargar datos al sistema de
archivos planos existentes.3.10 Informes de pre-n�mina: Son informes que se generan
para la verificaci�n de la liquidaci�n.3.11 Men�s o �rboles: Estos presentan las
mismas opciones, que se encuentran dise�adas de la siguiente manera:3.11.1
Registro: Se realiza el registro de todas las tablas maestras, sin estas no podemos
realizar las transacciones.3.11.2 Transacciones: Se generan o se hacen los
respectivos movimientos de las novedades resultantes d�a a d�a.3.11.3 Consultas:
Permite ver cada uno de los registros que se han hecho en las transacciones. Solo
permite realizar consultas r�pidas no permite realizar modificaciones.3.11.4
Informes: Permite sacar un informe completo de cada una de las transacciones que se
han realizado.3.12 Mes contable: es el n�mero del mes al cual se le cargar� la
contabilizaci�n de calendario de procesos.3.13 Multi importaci�n: permite subir
simult�neamente un archivo plano con diferentes formatos a varias tablas del
sistema. Su utilizaci�n fundamental es permitir la importaci�n de SAP al sistema.
3.14 N�mero de semanas del mes: n�mero de semanas que conforman el calendario
contable para la empresa.3.15 Porcentaje para exceso: Es el porcentaje exceso del
salario, que por estatus de la Ley se le respetar� al empleado para el c�lculo de
retenci�n en la fuente. 3.16 Pol�ticas: Son los diferentes tipos de programas que
realizan c�lculos y ser�n la base para la parametrizaci�n del Sistema Midasoft.
Estos programas contienen las reglas del negocio instaladas para cada cliente.
Estas pueden estar definidas de acuerdo a diferentes t�picos y su especificaci�n se
determina por el tipo.3.17 Rangos para exceso: Es el valor exceso para el c�lculo
de la retenci�n en la fuente, seg�n el tope m�ximo.3.18 Salario m�nimo de la
empresa: Es el valor del salario m�nimo mensual pagado por la empresa.3.19 Salario
m�nimo legal vigente: Es el valor del salario m�nimo legal mensual decretado por el
gobierno.3.20 Salario m�nimo convencional: Es el valor del salario m�nimo mensual
pagado por la empresa a los empleados de acuerdo a una convenci�n o acuerdo de
ambas partes.3.21 Semanas del mes: n�mero de semanas que no son normales.3.22
Selfservice: Significa SIRVASE USTED MISMO, es decir, cualquier persona que tenga
una estaci�n puede entrar al sistema y manejar la informaci�n de un grupo de �reas,
conceptos, agrupaciones, personas, oficios, etc. Todo esto puede estar comandado
por un Administrador de Usuarios que define perfiles, definiendo que todo o nada
sea permitido.3.23 Tabla gen�rica: son tablas din�micas que el usuario puede
definir. 3.24 Tope m�ximo de retenci�n en la fuente: Es el valor del salario m�ximo
a tener en cuenta para el c�lculo de la retenci�n en la fuente de acuerdo con la
tabla de retenci�n del a�o en curso.3.25 Variables de categor�a: es una
clasificaci�n diferente dado a que clasifica por medio de tablas gen�ricas.
(Ubicaci�n, grupos, subgrupos, niveles y labores)3.26 Variables del periodo: Por
esta ficha se adicionan valores o variables adicionales que debe trabajar el
calendario de procesos.3.27 Variable de impuesto: es el valor de la variable de
impuesto y debe estar de acuerdo a la descripci�n de las clases de la tabla de
impuesto.4. CONDICIONES GENERALES4.1 El Usuario de N�mina debe tener manejo de
conceptos de n�mina y de sistemas.4.2 Tener un dominio total del Sistema de N�mina
y Recurso Humano Midasoft.4.3 Efectuar el ingreso de los cambios que se deben tener
en cuenta cada a�o y evaluar su importancia, para que el sistema los parametrice.
4.4 Tener una capacidad cr�tica para efectuar el an�lisis de la eficacia en la
utilizaci�n de los recursos y del Sistema.4.5 Capacidad de tomar decisiones ante
situaciones que requieran una soluci�n r�pida y oportuna. 4.6 Capacidad de
Autocontrol, en la medida de evaluar cada paso que se realice en el proceso, para
integrar una cultura de Control Interno de la Calidad, logrando �ndices m�nimos de
error.Capacidad de compromiso con lo que hace.5. CONTENIDO5.1 COMIENZO DE UN NUEVO
A�O###5.1.1 En el comienzo de un nuevo a�o se registran cambios que la Ley decreta
para el pago de determinadas obligaciones que tiene la Compa��a con sus empleados,
para esto debe ingresar estos nuevos valores para lograr la parametrizaci�n de los
cambios en el Sistema. El responsable de lo que se describe a continuaci�n es el
Director de Personal.5.1.2 Las actividades para el CAMBIO DE VARIABLES GENERALES se
dan mediante la configuraci�n en el sistema de los datos que se utilizan en los
diferentes procesos de n�mina tal y como se describe a continuaci�n.5.1.2.1 Ingrese
al Sistema de N�mina y Recurso Humano Midasoft; le aparecer� la ventana de acceso
al sistema, en ella digite el n�mero de compa��a, usuario y clave asignados. Haga
clic en CONTINUAR.5.1.2.2 En el men� principal ingrese a la opci�n Sistema de
N�mina, haga clic en Configuraci�n y busque la opci�n Par�metros del Sistema, en
donde encontrar� Variables Generales de N�mina. 5.1.2.3 Le aparecer� la tabla
Registro de Par�metros del Sistema.5.1.2.4 Proceda en la opci�n General que
aparece en la siguiente tabla y realice los cambios de acuerdo a lo estipulado en
el nuevo a�o sobre:##5.1.2.5 Ingrese por la opci�n Definici�n de Variables, donde
debe realizar los cambios en Variable Nro.## Tope para Subsidio de Transporte los 2
salarios m�nimos.#5.1.2.6 Despl�cese a la opci�n SALIR para volver a Configuraci�n.
5.1.2.7 Fin de la actividad5.1.3 El proceso para el CAMBIO EN TABLAS DE REFERENCIA
se da mediante el cual se modifica o verifica la lista de diferentes tablas de
referencia que tiene el sistema de la siguiente manera. 5.1.3.1 Estando en
Configuraci�n, ingrese haciendo doble clic sobre la opci�n Tablas de Referencia.
5.1.3.2 Elija la opci�n Tablas de Impuesto y haga clic en CAMBIAR del l�mite
inferior, le aparecer� la siguiente tabla Registro de Tablas de Impuestos.
Actualice en ella las tablas de Retenci�n en la Fuente: digitando la tabla
correspondiente al nuevo a�o y la tabla de Pensi�n ingresando el nuevo valor.####
5.1.3.3 Haga clic en ACEPTAR.5.1.3.4 Oprima SALIR para volver a Tablas de
Referencia.5.1.3.5 Ingrese por Calendarios de Procesos y actualice los datos por la
opci�n CAMBIAR, en donde se despliega la ventana Registro de Calendario de Procesos
y en �sta realice los ##cambios.#5.1.3.6 Oprima ACEPTAR.5.1.3.7 Despl�cese a la
opci�n SALIR para volver a Tablas de Referencia.5.1.3.8 Ingrese por la opci�n D�as
No H�biles por Clase de N�mina y actualice los datos por la opci�n CAMBIAR. Le
aparecer� la tabla Registro de Clases de N�mina.####5.1.3.9 Verifique y haga clic
en ACEPTAR5.1.3.10 Oprima SALIR para volver a Tablas de Referencia.5.1.3.11 Ingrese
por la opci�n Calendarios Contables y proceda a actualizar la tabla por la opci�n
CAMBIAR.###5.1.3.12 Esta opci�n muestra la ventana Registro del Calendario
Contable, actual�cela.5.1.3.13 Verifique los cambios y oprima ACEPTAR.5.1.3.14 Haga
clic en SALIR para volver a Tablas de Referencia.5.1.3.15vEstando en tablas de
referencia despl�cese a la opci�n Calendarios de Autoliquidaci�n## 5.1.3.16 Le
aparecer� la tabla Calendario de Autoliquidaci�n, en ella actualice los calendarios
de autoliquidaci�n para el presente a�o, por la opci�n CAMBIAR.###5.1.3.17 Haga
CLIC en ACEPTAR5.1.3.18 Despl�cese a la opci�n SALIR nuevamente para volver a
Configuraci�n.5.1.3.19 Fin de la actividad5.1.4 El proceso para el CAMBIO EN LOS
CONCEPTOS se realiza matriculando en el sistema los Conceptos y sus variables
que se utilizan para los diferentes procesos. Siga los pasos de la siguiente
manera. 5.1.4.1 Estando en Configuraci�n despl�cese a la opci�n Conceptos e ingrese
haciendo doble clic.5.1.4.2 Proceda por la opci�n Subsidio de Transporte y oprima
CAMBIAR en la parte superior de la Tabla.###5.1.4.3 Esta le mostrar� la ventana
Registros por Conceptos de N�mina. En el campo Valores por defecto digite el valor
correspondiente al subsidio de transporte y �ste va de acuerdo lo pague la Empresa,
es decir, quincenal, catorcenal, decanal, mensual, etc.#5.1.4.4 Oprima ACEPTAR.
5.1.4.5 Estando en Conceptos de N�mina despl�cese a Embargos.#5.1.4.6 En Definici�n
de Variables, a la variable Vlr_2 en el Dato se debe poner valor del Salario M�nimo
legal Vigente, el cual es el valor no embargable para dicho concepto, tenga en
cuenta la periodicidad del descuento del concepto para registrar el valor.
Adicionalmente se deben cambiar los conceptos que tengan configuradas en sus
variables los valores del subsidio de transporte como base para salarios promedios
como lo son: #Cesant�as: Se debe cambiar el Dato de las variables, si se tienen:
Pmc: VrlSub, Ldf: VrlSub.Primas: Se debe cambiar el Dato de las variables, si se
tienen: VrlSub, Pmc: VrlSub, Ldf: VrlSub.Vacaciones: Si se maneja Salario Promedio
donde se toma el valor del subsidio, se debe cambiar el Dato de las variables, si
se tienen: VrlSub, Pmc: VrlSub, Ldf: VrlSub.Fin de la Actividad5.1.5 El proceso
para el CAMBIO EN LOS SALARIOS DE EMPLEADOS se realiza en su historia salarial de
la siguiente manera.5.1.5.1 Ingrese por Sistema de N�mina a Configuraci�n, Registro
de Empleados.5.1.5.2 Haga clic en la opci�n Datos Complementarios.#5.1.5.3 Aparece
la tabla Datos Complementarios para Empleado y en �sta haga clic en Historia
Salarial.##5.1.5.4 En el cuadro Historia Salarial actualice los cambios por
empleado con la opci�n INSERTAR##5.1.5.5 Realice los cambios en la Tabla Registro
de Historia Salarial, digitando en los campos.5.1.5.6 Haga clic en ACEPTAR.5.1.5.7
Oprima SALIR hasta volver al men� principal.5.1.5.8 Abra la opci�n M�dulos de
N�mina y en Procesos Auxiliares haga doble clic para que le muestre el M�dulo de
Procesos Auxiliares. (Esta opci�n le permite realizar los aumentos para todo el
personal)5.1.5.9 Abra esta ventana y elija la opci�n Aumentos Salariales y all�
encontrar� cinco opciones con las que puede hacer dicho aumento.5.1.5.10 Haga doble
clic en cualquiera de las diferentes opciones y estas le mostrar� las tablas en
donde debe realizar los aumentos para todo el personal:Aumento salarial por
Par�metrosAumento salarial Desde Archivo de TextoAumento salarial por Oficios
Aumento salarial por Relaci�n SindicalAumento salarial por Categor�as#5.1.5.11 Para
volver al men� principal despl�cese a ARCHIVO y haga clic en SALIR.5.1.5.12 Fin de
la actividad5.1.6 Las modificaciones en el proceso para el CAMBIO EN EL PROGRAMA
ANUAL DE VACACIONES se realiza de la siguiente manera.5.1.6.1 Abra la ventana
M�dulos de N�mina y haga doble clic sobre la opci�n Vacaciones.5.1.6.2 En M�dulo de
Vacaciones elija la opci�n Transacciones y abra la ventana.5.1.6.3 Haga doble clic
en la opci�n Programaci�n Anual de Vacaciones (teniendo en cuenta que antes de este
proceso debe realizar un backup del VAC.dat)5.1.6.4 Realice la programaci�n para el
a�o que comienza en la tabla Programaci�n de Vacaciones.#5.1.6.5 Haga clic en
ACEPTAR.5.1.6.6 Para volver al men� principal ingrese por ARCHIVO y presione SALIR.
5.1.6.7 Fin de la actividad5.1.7 El proceso para los CAMBIOS EN LA SEGURIDAD SOCIAL
se configura los par�metros del Sistema de Seguridad Social asi.5.1.7.1 En el men�
principal ingrese por M�dulos de N�mina a la opci�n Seguridad Social.5.1.7.2 Abra
esta ventana y en la opci�n Registro ingrese por Par�metros, le aparecer� la tabla
Registro de Par�metros en ella realice los cambios en el Tope m�ximo salarial:
poner el valor de los salarios m�nimos legales vigentes.#5.1.7.3 Haga clic en
ACEPTAR.5.1.7.4 Ingrese por Servicios y en la tabla Servicio de Seguridad Social
elija Pensi�n y haga clic en CAMBIAR.5.1.7.5 Le aparecer� la tabla Registro de
Servicios de Seguridad Social en esta en la opci�n Fondo coloque el tope m�nimo el
cual es cuatro salarios m�nimos legales y el tope m�ximo son veinticinco salarios
m�nimos legales.##5.1.7.6 Presione ACEPTAR.5.1.7.7 En la opci�n Riesgos
Profesionales, haga clic en CAMBIAR. En la opci�n Fondo colocar el tope m�nimo el
cual es 0 y el tope m�ximo veinticinco salarios m�nimos legales vigentes.#5.1.7.8
En Salud en la opci�n Fondo colocar el tope m�nimo el cual es 0 y el tope m�ximo
son veinticinco salarios m�nimos legales vigentes.#5.1.7.9 Haga clic en ACEPTAR
5.1.7.10 Para volver al men� principal ingrese por ARCHIVO y oprima SALIR5.1.7.11
Fin de la actividad5.1.8 El proceso para el CAMBIO EN LAS PRESTACIONES SOCIALES
permite controlar el proceso de la liquidaci�n, re liquidaci�n y consolidaci�n de
las prestaciones sociales que se presentan por los trabajadores de la empresa. Los
pasos son.5.1.8.1 En el men� principal en M�dulos de N�mina ingrese por
Prestaciones Sociales y ubique la opci�n Registro.5.1.8.2 Abra esta opci�n y haga
doble clic en Par�metros de Cesant�as, le aparecer� la tabla Par�metros de
Cesant�as, en ella verifique la Fecha �ltima de Consolidaci�n Anual de Cesant�as e
intereses de Cesant�as realizadas por la Empresa, y haga clic en ACEPTAR.#5.1.8.3
Fin de la actividad5.1.9 El proceso para el control en los CAMBIOS EN LAS
LIQUIDACIONES DEFINITIVAS que se presenta por los trabajadores de la empresa se
describe asi.5.1.9.1 En el men� principal en M�dulos de N�mina ingrese a
Liquidaciones Definitivas.5.1.9.2 Abra esta opci�n y en Registro ingrese por
Conceptos de Liquidaci�n. Le aparecer� la ventana Conceptos de N�mina.#5.1.9.3
Proceda a cada uno de los conceptos que est�n configurados para dicho fin
(pol�ticas de definitivas ldf).5.1.9.4 Ingrese por Definici�n de Variables y cambie
todas las variables relacionadas con fechas.5.1.9.5 Para volver al men� principal
haga clic en ARCHIVO y oprima SALIR5.1.9.6 Fin de la actividad5.1.10 El proceso
para el control de los CAMBIO EN LOS PROCESOS AUXILIARES que se presentan en forma
espor�dica en la empresa con el fin de servir de apoyo a los procesos de n�mina, es
el siguiente.5.1.10.1 En el men� principal en M�dulos de N�mina ingrese a Procesos
Auxiliares y ubique la opci�n Retenci�n en la Fuente.5.1.10.2 En esta opci�n haga
clic en Par�metros de C�lculo Peri�dico. Le aparecer� la tabla Par�metros de
Retenci�n en Fuente Peri�dica.#5.1.10.3 Cambie la opci�n Porcentajes M�ximos para
salario Exento digitando el nuevo valor y haga clic en ACEPTAR.5.1.10.4 En la
opci�n Par�metros de C�lculo Semestral repita el paso anterior.#5.1.10.5 Para
volver al men� principal haga clic en ARCHIVO y oprima SALIR5.1.10.6 Fin de la
actividad5.1.10.7 Fin del Proceso##5.2 LIQUIDACI�N DE NOMINAS5.2.1 En la ejecuci�n
del proceso interviene cada Usuario de N�mina quien es el encargado de realizar la
Liquidaci�n de las diferentes N�minas que tenga asignadas. 5.2.2 Con el desarrollo
del siguiente proceso se busca realizar la liquidaci�n de las diferentes n�minas
que maneja cada Usuario de N�mina para el pago del personal. 5.2.3 La Liquidaci�n
se puede realizar en diferentes periodicidades (quincenal, mensual, etc.),
dependiendo del tipo de n�mina y de las pol�ticas que maneje cada empresa.##5.2.4
Es importante que el Usuario de N�mina que es quien tiene la responsabilidad de
llevar a cabo este proceso, deber� tener en cuenta el siguiente marco de actuaci�n,
a efecto de no incurrir en fallas, facilitando la cobertura de responsabilidad:
5.2.4.1 El Usuario de N�mina debe tener conocimientos y dominio en liquidaci�n de
n�mina, Excel y un manejo total del Sistema de N�mina y Recurso Humano Midasoft,
para lograr la consecuci�n de los objetivos.5.2.4.2 Efectuar el an�lisis y tr�mite
oportuno de las novedades que se generen en las diferentes n�minas que maneje.
5.2.4.3 Capacidad de tomar decisiones ante situaciones que requieran una soluci�n
r�pida y oportuna. 5.2.4.4 Tener una capacidad cr�tica para efectuar el an�lisis de
la eficacia en la utilizaci�n de los recursos y del Sistema.5.2.4.5 Evaluar la
confiabilidad de la liquidaci�n de las n�minas.5.2.4.6 Capacidad de Autocontrol, en
la medida de evaluar cada paso que se realice en el proceso, para integrar una
cultura de Control Interno de la Calidad, logrando �ndices m�nimos de error.##5.2.5
Proceso mediante el cual se realiza la liquidaci�n de las diferentes n�minas
manejadas por el Usuario de N�mina, para el pago de personal de cada Empresa,
siguiendo unos lineamientos previamente establecidos.5.2.5.1 Ingrese al Sistema de
N�mina y Recurso Humano Midasoft, le aparecer� la ventana de acceso al sistema, en
ella digite el n�mero de compa��a, usuario y clave asignados. Haga clic en
CONTINUAR.#5.2.5.2 El Usuario de N�mina no debe olvidar que en su d�a-d�a recibe
novedades de cada una de las n�minas que maneja. Es por eso que antes de comenzar
el proceso de liquidaci�n debe tener en cuenta TODAS las novedades que se hallan
generado, que afecten de una u otra forma el producto final de la liquidaci�n, e
ingresarlas para que el sistema las pueda parametrizar.5.2.6 Para el Registro de
Nuevos Empleados se debe considerar los siguientes pasos5.2.6.1 En el men�
principal ingrese a Sistema de N�mina, haga clic en Configuraci�n y abra la opci�n
Registro de Empleados, le aparecer� la Tabla Empleados.5.2.6.2 Haga clic en
INSERTAR#5.2.6.3 Le aparecer� la tabla Registro de Empleados, llene en ella los
siguientes campos:###5.2.6.4 En Datos del empleado registre la siguiente
informaci�nEmpleado:
se digita el c�digo del empleado que registrar� en el sistemaApellido: es la
descripci�n del apellido del empleado a ingresarNombre: es la descripci�n del
nombre del empleado a ingresarFecha de nacimiento: selecciona la fecha de
nacimiento del empleadoLugar de nacimiento: Selecciona el lugar en donde naci� el
empleado a ingresarSexo: elija seg�n el caso entre Masculino o Femenino5.2.6.5 En
Documento de Identidad registre la siguiente informaci�nN�mero: digite el n�mero
del documento de identidadClase: es la descripci�n de la clase de documentoExpedido
en: es la descripci�n de la ciudad en donde se expidi� el documentoGrupo sangu�neo:
digite el grupo sangu�neo del empleado a ingresarEstado civil: es la descripci�n
del estado civil del empleadoPersonas a cargo: digite el n�mero de personas que
est�n a cargo del empleado a ingresarN�mero de Hijos: digite el n�mero de hijos
Libreta: digite el n�mero de la libreta militar si as� se requiereDistrito:
descripci�n del distrito asignadoClase: seleccionar si es de primera o segunda
clase seg�n sea el casoDirecci�n: es la direcci�n de residencia del empleado
Tel�fono: digite el n�mero telef�nico del empleado a ingresarCiudad: es la
descripci�n de la ciudad en donde reside el empleado Barrio: es la descripci�n del
barrioE- mail: es la direcci�n de correo electr�nico del empleado, si es el caso
Celular: digite el n�mero de tel�fono m�vil del empleado, si es el casoDirecci�n de
la oficinaTel�fono: digite el n�mero Extensi�n: digite el n�mero de extensi�n, si
es el caso5.2.6.6 Haga clic en ACEPTAR, le aparecer� la tabla Registro de Empleados
Datos de la Empresa.#5.2.6.7 Digite en los campos la informaci�n requerida.5.2.6.8
De la Empresa registre la siguiente informaci�nFechas de Ingreso: se selecciona la
fecha de ingreso del empleadoAntig�edad: es el tiempo laborado por el empleado en
la empresaContrato: Tipo: anotar el c�digo del tipo de contrato firmado por el
empleadoVencimiento: anotar la fecha calendario de su vencimientoDepartamento:
digite el c�digo del departamento dentro de la Empresa donde labora el empleado
Centro de Costo: anotar a qu� centro de costo pertenece el empleado�rea: anotar el
c�digo del �rea donde labora el empleadoOficio: se selecciona el oficio en el cual
se desempe�a el empleadoUbicaci�n Geogr�fica: descripci�n la ubicaci�n geogr�fica
de la empresaNivelGrupoSubgrupoSecci�n: se puede elegir de la ventana secciones
Sucursal: se digita el n�mero de la sucursal de la EmpresaClase de EmpleadoDivisi�n
Subdivisi�nProyecto5.2.6.9 Sobre subsidio registre la siguiente informaci�nCarn� de
la Empresa: elija de acuerdo a la opci�n requerida entre Si o NoCaja de
Compensaci�n: anotar el c�digo de la caja de compensaci�n familiar a la que se
encuentra afiliado el empleadoEstado del Subsidio Familiar: marcar de acuerdo a la
opci�n requerida entre Suspendido, Normal, EmbargadoSaldo Caja de Compensaci�n:
anotar el saldo que posee el empleado en dicha entidad5.2.6.10 Haga clic en
ACEPTAR, le aparecer� la tabla Registro de Empleados Datos de N�mina, en esta llene
los campos que aparecen a continuaci�n:N�mina: Anotar el c�digo de la n�mina a la
cual pertenece el empleadoTurno: Anotar el c�digo del turno de trabajo el cual
cumple el empleadoHorario: Anotar el c�digo del horario, de acuerdo al turno el
cual cumple el empleadoRelaci�n Laboral: especificar a cual relaci�n laboral se
encuentra vinculado el empleado, en caso de ser la Ley 50, debe anotar la FECHA DE
CAMBIO A LA LEY50 Relaci�n Sindical: anotar el c�digo de la relaci�n sindical a la
cual pertenece el empleadoJornada: elija de acuerdo el caso entre completa o
parcialRetenci�n en la fuente: anotar el c�digo del Procedimiento que se le imparte
al empleado y anotar el porcentaje para dicha retenci�n. (Este procedimiento se
encuentra por Configuraci�n | Registro de Empleados | Datos Complementarios | Datos
del Empleado | Datos de la N�mina. All� se encuentra el procedimiento y el
porcentaje que se le aplica al empleado en cada per�odo en la liquidaci�n de dicho
concepto)###5.2.6.11 Haga clic en ACEPTAR, le aparecer� la ventana Registro de
Empleados Datos de Pago, en esta llene los siguientes campos:#Forma de pago: Anotar
el c�digo de la forma de pago de la empresa. Si es quincenal, semanal, mensual,
etc.Del empleado: Anotar la forma de pago para el empleado, as�:Banco: Anotar el
c�digo del banco en el cual el empleado posee cuentaSucursal: Anotar la sucursal
del banco en el cual el empleado tiene su cuentaCuenta banco: Anotar el n�mero de
cuenta que tiene el empleadoDe la Empresa: Anotar la clase de pago que utiliza la
empresa as�:Banco: Anotar el c�digo del banco en el cual la empresa utiliza los
servicios de pago de n�minaSucursal: Anotar la sucursal del bancoCuenta banco:
Anotar el n�mero de la cuentaTipo de cuenta: Marcar de acuerdo al caso, ahorro o
corrientePropiedad de cuenta: Marcar de acuerdo al caso, propia o ajena5.2.6.12
Haga clic en ACEPTAR, le aparecer� la tabla Registro de Empleados Variables:
indican las deducciones para la retenci�n. Por esta opci�n se registran variables
que maneja la empresa sobre los empleados. Registre los siguientes campos:#5.2.6.13
Variable del Trabajador 01 a Variable del Trabajador 105.2.6.14 Haga clic en
ACEPTAR5.2.6.15 Luego seleccione la persona que acaba de ingresar y haga clic en
Datos Complementarios, le aparecer� la tabla Datos Complementarios para Empleado.#
5.2.6.16 Digite la informaci�n en cada una de las opciones que aparece haciendo
clic en INSERTAR, dependiendo de lo que requiera cada empresa, de las n�minas
manejadas:#5.2.6.17 Historia Salarial: Esta informaci�n se registra llenando los
siguientes campos:###Fecha de Aumento: se digita la fecha a partir de la cual se le
realizar� el aumento del salario al empleadoMotivo de aumento: se selecciona la
clase de aumento por la cual se incrementar� el salario. Por defecto el sistema
muestra el tipo de n�mina en el cual est�.Tipo de salario: elija Normal, Hora
C�tedra o FlexibleSalario: elija Por Hora o Por PeriodoPor hora: Se digita el valor
de la hora del salario mensualPor periodo: Se digita el valor del salario del
periodo de pago de la n�minaOtra moneda: se marca en el caso en el que el salario a
pagar, se haga en otra moneda diferente al pa�s en donde se encuentra ubicada la
empresa. Activando dicha opci�n se activan los siguientes campos:Moneda: se
selecciona el tipo de moneda con el cual se pagar�Pol�tica: se selecciona la
pol�tica por la cual se hacen las conversiones de las tasas de cambio.Haga clic en
Aceptar##5.2.6.18 Seguridad Social: Registre la siguiente informaci�n#Entidad
Administradora: se selecciona la agrupaci�n de las entidades administradoras, de
las sucursales y de los servicios, indicando con exactitud donde est� inscrito un
empleadoSucursal y servicio: Son dos campos que se llenan autom�ticamente al
seleccionar la entidad administradoraFecha de Vigencia: Se selecciona la fecha en
la cual se matricula al empleado a la seguridad socialCentros de trabajo: se
selecciona los puntos de riesgo dentro de la empresa en la cual labora el empleado
Salario reportado: es el salario base por el cual le paga a la administradora. El
sistema lo trae por defecto de la historia salarial del empleado Salario anterior:
Es el salario que anteriormente ten�a el empleado, este valor el sistema lo trae
por defectoSalario integral: Marque SI o NO. Se marca SI, cuando el salario
integral que maneja la empresa no es dividido y en la seguridad social solo se debe
aportar sobre el 70% a quienes permanezcan en esta relaci�n laboral Tipo de
salario: puede indicar en este campo lo siguiente: Normal, fijo, variable o
Semifijo.Cotizaciones voluntarias: ##Del afiliado: Se digitan los valores que se
desean aportar voluntariamente a pensi�nDel aportante: se digita el valor que desea
hacer el trabajador por sus beneficiarios. Haga clic en Aceptar5.2.6.19
Agrupaciones: Registre la siguiente informaci�n#Empleado: se digita el c�digo del
empleado que se registrar� en la agrupaci�nAgrupaci�n: se selecciona la agrupaci�n
en la cual se registrar� al empleadoDato: es el hijo de la agrupaci�n, y se encarga
de amarrar los empleados que pertenecen a dicha agrupaci�n. Cuando se selecciona la
agrupaci�n del sistema por defecto muestra el dato y la descripci�n del dato.Haga
clic en Aceptar##5.2.6.20 Dependientes: se matriculan los grupos familiares del
empleado en el sistema. Registre la siguiente informaci�n #Empleado: es el c�digo
del empleado en la empresa, el sistema lo trae por defectoGrupo Familiar: es el
c�digo del grupo familiar del empleado a matricular. No debe ser mayor de 2
caracteresCabeza del Grupo: se matricula la cabeza del grupo familiar del empleado,
completando los siguientes datos:Documento: es el c�digo del documento de identidad
de la cabeza del grupo familiar del empleado. No debe ser mayor de 12 caracteres
Clase: Es el c�digo de la clase de documento de identidad de la cabeza del grupo
familiar del empleado, puede seleccionarse de la pantalla Consulta de Clases de
Documentos y all� se�ale la clase de documento que necesiteApellidos: es la
descripci�n del apellido del grupo familiar del empleado a matricular. No debe ser
mayor de 20 caracteresNombre: es la descripci�n del nombre de la cabeza del grupo
familiar del empleado a matricular. No debe ser mayor de 20 caracteresHaga clic en
Aceptar######5.2.6.21 Dotaci�n: Registre la siguiente informaci�n#Empleado: se
digita el c�digo del empleado al cual se le registrar� la dotaci�n. El sistema lo
trae por defectoClase de Dotaci�n: se selecciona el tipo de dotaci�n que se le
asignar� al empleadoTalla: se digita la talla correspondiente al empleado, seg�n el
elemento de dotaci�n seleccionadoCantidad: se
digita la cantidad de art�culos de dotaci�n, que se le entregan al empleadoHaga
clic en Aceptar5.2.6.22 N�minas/ Contratos: Registre la siguiente informaci�n#Tipo
de Relaci�n: Si es por n�mina es porque el empleado va a pertenecer a varias clases
y tipos de n�mina. Si es por contrato, es porque el empleado va a pertenecer a
varias clases y tipos de contratos.Fecha inicial: se selecciona la fecha de
iniciaci�n del contratoFecha Final: se selecciona la fecha de finalizaci�n del
contratoRelaci�n: Dependiendo del tipo de relaci�n que se seleccione, se debe
marcar: si es por n�mina la relaci�n, se selecciona el tipo de n�mina; y si es por
contrato se selecciona el tipo de contratoHaga clic en Aceptar5.2.6.23 Convenios:
Registre la siguiente informaci�n#Convenio: se selecciona el tipo de convenioFecha
inicial: se selecciona la fecha en la cual se inici� el convenioFecha final: se
selecciona la fecha en la cual finalizar� el convenioHaga clic en Aceptar5.2.6.24
Variables de Usuario: Registre la siguiente informaci�nNombre de variable: se
selecciona la definici�n de la variableDato: dependiendo del tipo de la variable,
cambia su informaci�n. Si el tipo es num�rico es un valor; si es imagen es el path
de la ubicaci�n del archivo5.2.6.25 Haga clic en Aceptar###5.2.6.26 M�ltiples
Retiros: Registre la siguiente informaci�n###Fecha de retiro: se selecciona la
fecha en la cual liquida definitivamente a un empleadoFecha de antig�edad: se
selecciona la fecha en la cual el empleado inicio a trabajar en la empresa
##Relaci�n sindical: se selecciona la relaci�n a la cual perteneci� el empleado
durante el tiempo laboralRelaci�n laboral: se selecciona la relaci�n laboral a la
cual perteneci� el empleado, durante el tiempo laboralTipo de contrato: se
selecciona la clase de contrato por el cual estaba vinculadoDepartamento: el
sistema trae por defecto el c�digo del departamento al cual pertenece el empleado
que se est� registrandoOficio: se selecciona el oficio en el cual se desempe�aba el
empleadoCentro de Costo: se selecciona el centro de costo al cual perteneci� el
empleadoN�mina: se selecciona la n�mina por la cual se le pagaba al empleado
Salario: se digita el valor del salario que deveng� el empleadoHaga clic en Aceptar
5.2.6.27 Fondo de Cesant�as: Registre la siguiente informaci�n#Empleado: el sistema
por defecto muestra el c�digo del empleado que se est� registrando en el sistema
Fondo: se selecciona el fondo al que pertenece el empleadoHaga clic en Aceptar
5.2.6.28 Asociaciones: Registre la siguiente informaci�nEmpleado: el sistema trae
por defecto el c�digo del empleado que se est� registrando en el sistemaAsociaci�n:
se selecciona la asociaci�n a la cual ingresar� el empleadoConcepto: aparece por
defecto el c�digo del concepto por el cual se liquida la n�minaPorcentaje: se
digita el valor porcentual que se liquidar� en cada periodo de n�minaValor fijo: se
digita el valor determinado que se liquida por ese concepto en la n�minaHaga clic
en Aceptar#5.2.6.29 Documentaci�n Requerida: Registre la siguiente informaci�n
Documento: se selecciona la documentaci�n solicitada por la empresa para el ingreso
del empleadoHaga clic en Insertar######Haga clic en Aceptar5.2.6.30 Impresi�n de
Certificaciones: Registre la siguiente informaci�n###Contratos de trabajo: elija
entre las siguientes opciones:Por el contrato del empleado: se muestra el listado
de los certificados o documentos que se deben imprimir al empleado en forma global
General por Contrato: elija entre las opciones Por agrupaci�n o por Descripci�n: se
consulta por el c�digo de la agrupaci�n o por la descripci�n de la agrupaci�n.
Aparecen todas las agrupaciones de certificaciones en el sistema. Certificaciones
5.3 INFORMES DE CAJA DE COMPENSACI�NPor esta opci�n, se pueden imprimir los
informes que requiera el empleado acerca de la entidad de Compensaci�n.5.3.1
Historia Laboral: Registre la siguiente informaci�n#Empleado: el sistema trae por
defecto el c�digo del empleado que se est� registrandoOficio: se selecciona el
oficio en el cual se desempe�a el empleado�rea: el sistema trae por defecto el
c�digo del �rea del empleado que se est� registrandoFecha novedad: se selecciona la
fecha en la cual se comenz� a desempe�ar dicho oficioMotivo de cambio: se digita un
c�digo de m�ximo dos caracteres que identifica el motivo del cambio de dicho oficio
Tiempo de servicio: se digita el n�mero de meses desempe�ados en esta laborHaga
clic en Aceptar5.3.2 Plantilla de Beneficios: Registre la siguiente informaci�nPor
Cns#CnsPlantilla patr�n: se puede elegir de la ventana Agrupaci�n de Conceptos
Descripci�n: es la descripci�n del concepto seleccionado anteriormente, el sistema
lo trae por defectoEstadoHaga clic en Aceptar5.3.3 Componentes#Concepto: es el
c�digo del concepto y se elige de la ventana Consulta de Conceptos, seg�n sea el
casoPrioridad: marque la prioridad Valor: se digita el valorHaga clic en Aceptar
5.4 RELACIONES M�LTIPLESRegistre la siguiente informaci�n5.4.1 Por Empleado#
Referencia: es el c�digo de la referenciaDescripci�n: es la descripci�n de la
referencia seleccionada anteriormente, el sistema lo trae por defectoFecha inicial:
selecci�nela de la ventana CalendarioFecha final: selecci�nela de la ventana
CalendarioEstadoHaga clic en Aceptar5.4.2 Variables por Plantillas: Registre la
siguiente informaci�n###Fecha: se selecciona de la ventana CalendarioPlantilla: es
el c�digo de la planilla, se elige de la ventana PlantillasDescripci�n: es la
descripci�n de la planilla seleccionada anteriormente, el sistema lo trae por
defectoHaga clic en Aceptar5.4.3 Fin de la Actividad5.5 CAMBIO EN LA HISTORIA
SALARIAL5.5.1 En el men� principal ingrese a Sistema de N�mina, Configuraci�n y
abra la opci�n Historia Salarial: por esta opci�n se matriculan en el sistema toda
la historia salarial de los empleados por motivo aumento espec�ficamente.5.5.2
Ubique al Empleado(s) al cual le cambio la Historia Salarial y haga clic en la
opci�n CAMBIAR. Le aparecer� la tabla Registro de la Historia Salarial por Motivo
Aumento, llene en esta los siguientes campos:Empleado: anote el c�digo del
empleado, puede seleccionarlo de la pantalla consulta de empleados general.Fecha
aumento: es la fecha real en la cual se efectu� el aumento, puede seleccionarse del
calendarioMotivo: es el c�digo del motivo que caus� el aumento salarial, puede
seleccionarse de la pantalla motivos de aumento salarialTipo de salario: mensual
Salario: es el valor del nuevo salario a devengar por el empleado, este salario es
expresado como el salario#Haga clic en ACEPTARFin de la Actividad5.6 NOVEDADES5.6.1
Vaya a cada M�dulo donde sea necesario inscribir novedades. Las novedades se pueden
ingresar de forma global al sistema por el M�dulo Importaci�n y/o Exportaci�n, pero
existen tres que se deben ingresar en forma individual como:5.6.2 M�dulo de
VacacionesEn el men� principal en Sistemas de N�mina, ingrese a M�dulos de N�mina y
haga clic en Vacaciones.En el M�dulo de Vacaciones en Transacciones haga clic en la
opci�n Programaci�n Anual de Vacaciones, realice all� la programaci�n anual y
oprima ACEPTAR.Le aparecer� la tabla Destino del Informe, que le permitir� tener un
informe completo de la transacci�n realizada. Seleccione el destino entre las
diferentes opciones: Impresora, Archivo, Pantalla, MetaFile, Disco, Email,
Exportar. Haga clic en ACEPTAR.El sistema le mostrar� una ventana GENERANDO REPORTE
y luego �ste aparecer� en una vista previa, REPORT PREVIEW.#En transacciones,
ingrese por Personal que sale a Vacaciones y elija la opci�n Por Empleado, le
aparecer� la tabla Vacaciones por Empleado.Despl�cese a la opci�n Vacaciones
Completas o Parciales seg�n sea el caso y llene los siguientes campos; seg�n la
programaci�n hecha anteriormente le aparecer�:Fechas programadas: Salida, RegresoSi
maneja periodo de pago: para el A�o, Mes, PeriodoFechas reales de liquidaci�n:
Salida, # de d�as, RegresoFechas reales de disfrute: Salida, Regreso#Haga clic en
ACEPTARFin de la Actividad5.7 MODULO DE AUSENTISMO5.7.1 Estando en el men�
principal en M�dulos de N�mina, ingrese al M�dulo de Ausencias.5.7.2 Por la opci�n
Transacci�n, ingrese a Registro de Ausencias. Le aparecer� la tabla Ausencias por
Empleado, en �sta inserte las Novedades que se hallan generado en el periodo en las
diferentes n�minas, registrando en la Tabla Registro de Ausencias por Empleado la
siguiente informaci�n:#Empleado: seleccionar la persona que present� la ausencia de
trabajo, y que va a ser registrada en el sistemaAusencia: seleccionar el tipo de
ausencia que justifica al empleadoFecha de inicio y Fecha final: Indicar el lapso
de tiempo en el que el empleado estuvo ausente de su trabajoHoras: denotar el
tiempo en horas en el que el empleado estuvo ausente�rea: seleccionar el �rea o
secci�n de la empresa en donde se desempe�a el empleadoDepartamento: seleccionar a
que departamento pertenece su �rea de trabajo.#Haga clic en ACEPTARFin de la
Actividad5.8 MODULO DE INCAPACIDADES5.8.1 En el men� principal en M�dulos de
N�mina, ingrese al M�dulo de Incapacidades.5.8.2 En Transacciones, ingrese a la
opci�n Registro de Incapacidades, le aparecer� la tabla Incapacidades5.8.3 Ingrese
la novedad que se halla generado por la opci�n INSERTAR y le aparecer� la tabla
Registro de Incapacidades por Empleado.#5.8.4 En la tabla Registro de Incapacidades
por Empleado, en esta pantalla se ingresan al sistema todas las incapacidades de
los empleados y que a su vez hacen parte de las novedades de la seguridad social.
Llene los siguientes campos para que el sistema parametrice la novedad:#Empleado:
se selecciona al empleado al cual se le registra la incapacidad Tipo de
incapacidad:
se selecciona el tipo si es Normal, Pr�rroga, HospitalariaNormal: si dicha
incapacidad es la primera que se generaPr�rroga: esta opci�n se marca si esta nueva
incapacidad es una pr�rroga de una normal, enti�ndase que no hay pr�rrogas de una
capacidad hospitalariaHospitalaria: esta opci�n se marca cuando la incapacidad
generada se debe a dicho motivoIniciaci�n: se selecciona la fecha de iniciaci�n de
la incapacidad# de d�as: se debe de anotar el n�mero de d�as que genera la
incapacidad finalizaci�n: se selecciona la fecha en la cual termina la incapacidad
Tipo de incapacidad: se selecciona el tipo de incapacidadN�mero: anotar el n�mero
que tiene la incapacidadEnfermedad: se selecciona la enfermedad por la cual se est�
incapacitandoFecha de incapacidad anterior: esta se llena en el caso de que la
incapacidad ingresada sea una pr�rrogaHaga clic en ACEPTARFin de la Actividad5.9
MODULO DE IMPORTACI�N / EXPORTACI�N5.9.1 Por �ste m�dulo se inscriben las novedades
en el Sistema de forma Global.5.9.2 En el men� principal en Sistema de N�mina, en
M�dulos de N�mina, ingrese al m�dulo de Importaci�n/ Exportaci�n.5.9.4 Ingrese por
Transacciones en la opci�n Importaci�n a N�mina, y elija la opci�n Importar Datos
de Novedades de N�mina. Le aparecer� la tabla Importaci�n de Novedades a N�mina.
5.9.5 Elija el Archivo IAXV: Importaci�n de Novedades a N�mina, haga clic en
Importar, le aparecer� la ventana Confirmar Proceso de Importaci�n de Datos a
N�mina. Registre los siguientes campos:#Archivo a Importar: es la ubicaci�n del
archivo a importar. Esto es tra�do autom�ticamente de acuerdo a lo definido en la
pol�tica de importaci�n Borrar Archivo Anterior: elija entre Si o NoUsar Proceso
General: permite ejecutar o no el proceso definido en el sistema. Elija entre Si o
NoHaga clic en ACEPTAR.5.9.6 Seleccione el destino del Informe para que le genere
el reporte de la transacci�n realizada entre las diferentes opciones: Impresora,
Archivo, Pantalla, MetaFile, Disco, Email, Exportar; el�jalo y presione ACEPTARFin
de la Actividad5.10 Independientemente de tener o no Novedades, el siguiente paso
es Generar a N�mina. Cada M�dulo cuenta con esta opci�n en su interior, o tambi�n
se puede realizar por el M�dulo de Generaci�n Global as�:5.10.1 M�dulo de
Generaci�n Global5.10.1.1 Estando en el men� principal en Sistemas de N�mina, haga
clic en M�dulos de N�mina e ingrese al M�dulo de Generaci�n Global: esta opci�n le
permite generar todas las novedades que se hayan ingresado a todos los m�dulos del
sistema.5.10.1.2 Aparece la tabla Generaci�n Global de Env�os por N�mina, oprima el
bot�n Registra N�minas y le aparecer� la ventana Selecci�n de N�minas y Periodos.#
5.10.1.3 Seleccione con el bot�n del Lookup la N�mina y el Periodo y oprima
ACEPTAR.5.10.1.4 Haga clic en Generar, le aparecer� el cuadro Env�o de Novedades a
N�mina.5.10.1.5 Haga clic en Generaci�n a N�mina, el sistema entonces muestra una
pantalla por cada env�o realizado en cada m�dulo, si no tiene novedades lo anuncia.
Al terminar cada m�dulo se puede utilizar cualquiera de las herramientas a
activarse con los siguientes botones: Consulta de Novedades Generadas, Informe de
Novedades Generadas, Exportaci�n Remota y Extracci�n de Novedades.Fin de la
Actividad.5.11 M�DULOS DE N�MINA INGRESE AL M�DULO INFORMES DE PREN�MINASon
informes que se generan para la verificaci�n de la liquidaci�n.5.11.1 Ingrese por
la opci�n Informes de Pren�mina, Transacciones y seleccione la opci�n Informes de
Pren�mina. Le aparecer� la ventana Informes de Liquidaci�n.#5.11.2 Seleccione con
el bot�n de Lookup la N�mina y el Periodo. El sistema le mostrar�: Planillas de
Pago: son borradores de la Pren�minaCheques/ Sobres/ Colillas/ Relaciones: Son las
formas de Informe de Liquidaci�n5.11.3 Haga clic en la opci�n Planillas de Pago, le
aparecer�n cuatro opciones:Planillas de Pago ImpresoTotales Liquidados por Concepto
Consulta Movimiento LiquidadoCartas de Vacaciones5.11.4 Elija la opci�n Planillas
de Pago Impreso, el sistema le mostrar� la tabla Especificaciones de Planillas de
Pago. Llene los siguientes campos:Clasificado por apellido?Movimiento: Liquidado:
si est� listo para el pago de la n�minaPendiente: si hay conceptos que se dejaron
de deducir para el pago de la n�minaClase: Detallado: muestra cada empleado con los
conceptos, horas y valoresColumnario: muestra el informe dividido en dos:
devengados y deducidos, es otra forma de presentaci�n. Cuando se elige esta opci�n
se activa el campo imprimir ausentismoSumario: muestra el total liquidado por cada
empleado Total: muestra un resumen de lo que se paga por toda la n�mina en un
periodo. Cuando se elige esta opci�n se activa el campo forma de pagoClasificado
por: para especificar o filtrar el informa por:Empleado, �rea, Departamento, Centro
de costo, y definida esta opci�n para clasificar con mayor especificaci�n por:
�rea, Departamento, Centro de costo, Concepto, Grupo, Subgrupo, Oficio y Ubicaci�n.
#5.11.5 Haga clic en Confirma Selecci�n5.11.6 El sistema le pedir� que seleccione
el Destino del Informe entre las diferentes opciones: Impresora, Archivo, Pantalla,
MetaFile, Disco, Email, Exportar; el�jalo y presione ACEPTAR5.11.7 Le aparecer� la
ventana GENERANDO REPORTE y luego en una vista previa REPORT PREVIEW5.11.8 Chequee
si est� bien la N�mina5.11.9 Si el Informe de Pren�mina est� correcto, puede
realizar Transacciones Bancarias, imprimir Volantes de Pago, Sacar Relaci�n de
Bancos, Efectuar procesos Contables y finalmente realizar el cierre de N�mina. Para
esto realice lo siguiente:Estando en el M�dulo Informes de Pren�mina,
Transacciones, Informes de Pren�mina, ingrese a la opci�n Cheques/ Sobres/
Colillas/ RelacionesLe aparecer� la Ventana Cheques/ Planillas/ Relaciones, en esta
llene los siguientes campos:Forma de Pago: se selecciona la forma en la cual se
pagar� la n�minaFormato de Cheque: se selecciona el formato. El sistema trae por
defecto dicho formato al seleccionar la forma de pagoLe aparecer�n tres opciones al
llenar los anteriores campos:#Relaci�n de Cheques: Se lleva un archivo en el cual
se lleva un registro de a qui�n se le gir�, el valor y el n�mero Si ingresa por
esta opci�n le saldr� la ventana Informes de Relaci�n de Cheques,. con los
siguientes campos:Informes de: Relaciones de Cheques: lista los cheques generados
Control de Entregas: genera un listado para el control de la entrega de cheques o
colillas de pago de la n�mina en la cual el empleado firma un reciboClasificado
por: Banco, Departamento, �rea, Centro de costo, Empleado, N�mero, DefinidaDesde-
Hasta: para especificar o filtrar la generaci�n del informe de los cheques o las
colillasImpresi�n: Imprime los cheques generados y en caso de transferencia,
imprime las colillas de pago. Si ingresa por esta opci�n le saldr� la ventana
Impresi�n de Cheques, que contiene los siguientes campos:Formato de Cheque: se
selecciona el formato. El sistema trae por defecto dicho formatoClasificado por:
Departamento, �rea, Centro de costo, Empleado, Ubicaci�n, Oficio, GrupoSubgrupo,
Nro Cheque, DefinidaDesde-Hasta: para especificar o filtrar la impresi�n de los
cheques o las colillasRequiere n�mero de control: sirve para limitar la impresi�n
de cheques o colillas de pago.Relaci�n de pagos: Para enviar a los bancos el
soporte del pago de la n�mina. Si ingresa por esta opci�n le saldr� la ventana
Relaciones de Pago, con los siguientes �tems:Forma de pago: se selecciona la forma
en la cual se va a pagar la n�minaSolo totales por banco: muestra el total de la
transacci�n, y al activar esta opci�n se desactiva el campo clasificado por
Clasificado: Banco, Departamento, �rea, Centro de costoTomar en cuenta la Sucursal:
para listar el informe por cada sucursal del banco seleccionadoDesde- Hasta: para
especificar o filtrar la generaci�n del informe de los cheques o las colillas
5.11.10 Si se gener� alg�n error en la Pren�mina, realice lo siguiente:Busque el
errorIngrese en el M�dulo en donde se cometi� el errorCorrija la NovedadHaga clic
en el bot�n Extraer Novedades, para que el sistema extraiga el env�oVuelva a hacer
la Pren�mina (paso IV) y si est� correcto el Informe, realice el paso 9.Fin del
Proceso##5.12 SEGURIDAD EN EL SISTEMA DE N�MINA Y RECURSO HUMANO MIDASOFTProceso
mediante el cual se implanta la seguridad en el Sistema, siguiendo los
Procedimientos que se explican a continuaci�n, que resultan ser claves para el uso
de la seguridad puesto que sin estos no se tendr�a ning�n control sobre los riesgos
asociados a ella, y cualquiera podr�a modificarla.5.12.1 Como Implantar la
seguridad en el Sistema5.12.1.1 Ingrese al Sistema de N�mina y en el men� principal
por Administraci�n \ Administraci�n de Seguridad \ Seguridad por Grupo.5.12.1.2
Clasifique a los usuarios del sistema por Grupos y reg�strelos all� indic�ndole al
sistema quienes son Administradores del Sistema, Digitadores, Auditores, Ejecutivos
de Cuenta, Senas, etc.#5.12.1.3 Ingrese por Seguridad por Usuario y all� matricule
a cada uno de los empleados que ser�n los usuarios del Sistema, registrando en la
ventana Registro de Usuarios lo siguiente#:UsuarioPasswordNombreGrupoIdentificaci�n
Activaci�nExpiraci�nD�as para cambio de claveY si el empleado est� activo o
inactivo como usuario de Midasoft##5.12.1.4 Ingrese al Sistema como usuario
administrador de MIDAS y en cada una de las pantallas de la aplicaci�n oprima ALT
F12 y defina la seguridad por procedimiento ingresando all�:Grupo de Usuarios
Aplicaci�n y procedimiento: este aparece por defecto de acuerdo al procedimiento en
el cual se encuentra ubicadoSeleccione los atributos de acuerdo al grupo de
usuarios, entre las siguientes opciones:Si AdicionaSi ModificaSi BorraSi Visualiza
##Haga clic en ACEPTARFin
de la actividad5.13 RESTRINGIR LA IMPLEMENTACI�N DE LA SEGURIDAD DEL SISTEMA A
DETERMINADOS USUARIOS5.13.1 Existen dos procedimientos b�sicos que el Administrador
de Seguridad debe restringir completamente, ya que no deben estar disponibles para
ning�n usuario que no sea Administrador de Seguridad, estos son:SYF045: permite
definir la seguridad con ALT F12, es decir en proceso por proceso.ADM010: proceso
donde se define toda la seguridad.Estos procesos son claves para el uso de la
seguridad, si no se aseguran la seguridad NO tiene ning�n control puesto que
cualquiera podr�a modificarla. 5.13.2 Estando en el men� principal en el Sistema de
N�mina, ingrese a Administraci�n \ Administraci�n de Seguridad \ Seguridad por
Grupo o por Usuario.5.13.3 Restrinja el acceso al procedimiento SYF045 y al ADM010
a todos los usuarios que NO deban manejar la seguridad del sistema.5.13.4
Matricule los procedimientos SYF045 y/o ADM010 para cada grupo o usuario
indic�ndoles los atributos correspondientes:Si AdicionaSi ModificaSi BorraSi
Visualiza#Haga clic en ACEPTARFin de la ActividadMANEJO DEL ALT F12 PARA
ADMINISTRADORES DE SEGURIDAD#Debe haber hecho la Actividad 1 y 2 respectivamente.
Ingrese al Sistema C�digo del Usuario y Password del Grupo Administrador.5.14.3
Ingrese a cada pantalla o Browse del Sistema que se desee parametrizar la seguridad
y oprima ALT F12 y defina los Grupos que vayan o no a tener acceso, indicando:Si
AdicionaSi ModificaSi BorraSi Visualiza*Tenga en cuenta que en la pantalla aparece
la siguiente convenci�n de acuerdo a lo marcado en las operaciones definidas as�:
0: No Permitido1: Permitido5.14.4 Para inhabilitar un m�dulo completo sit�ese en el
icono correspondiente y cuando aparezcan las opciones generales de �ste m�dulo,
oprima ALT F12 y se indica el grupo de usuarios y la restricci�n o permiso de
acuerdo a la convenci�n establecida.5.14.5 Fin de la ActividadCOMO SE CONFIGURA EL
SELFSERVICE5.15.1 En el men� principal del Sistema, ingrese a Administraci�n \
Administraci�n de Seguridad \ Seguridad por Grupo.5.15.2 Aparecer� la ventana Grupo
de Usuarios con todos ellos matriculados, en el Tab Agrupaciones (SGA) podr�
asignar una o varias agrupaciones que ser�n restricciones en el momento del acceso,
estas pueden ser �nicas# o un grupo de algo seg�n los siguientes tipos:�reaConcepto
EmpleadoGrupoIncapacidadAusenciasN�minaOficioCentro de costoSecci�nUbicaci�n
SubgrupoDepartamentoCertificadoHorarioRelaci�n sindicalSucursalNivelClase de
pr�stamoRelaci�n LaboralTurno#5.15.3 Aseg�rese de que existan las agrupaciones
definidas en la seguridad, en caso contrario se puede crear por el Men� principal,
Sistema de N�mina \ Configuraci�n \ Agrupaci�n de Conceptos si es de conceptos, o
Tablas de Referencia \ Agrupaciones Generales para otros tipos de agrupaciones.
5.15.4 Teniendo todos los par�metros listos, verifique que cada usuario solo acceda
a la informaci�n permitida seg�n las agrupaciones matriculadas.* El nombre de la
agrupaci�n debe tener como m�ximo 4 caracteres.5.16 COMO IMPLANTAR LA SEGURIDAD
PARA EL LOG HIST�RICO DE TRANSACCIONESLos siguientes archivos son de Seguridad y su
ruta est� en el SyfEmpr.ini:SSV: nombre SSVSFL: nombre SFLSFC: nombre SFC*Si desea
re-direccionar estos archivos edite SyfEmpr.ini y realice:[#CIA], donde #CIA es el
c�digo de la compa��a, normalmente 01. En t�rminos generales la compa��a de acceso.
[Archivos]=> {directorio (ubicaci�n) o ruta.Estos .Ini deben estar ubicados donde
la aplicaci�n inicie.5.16.2 Ingrese en el men� principal del Sistema a
Administraci�n \ Administraci�n de Seguridad, le aparecer�n las siguientes
opciones:Seguridad por UsuarioSeguridad por GrupoVariables del SistemaSeguridad de
Archivos5.16.3 Si la opci�n Seguridad de Archivos se encuentra escondida y desea
que se habilite, ingrese por Administraci�n \ Administraci�n de Seguridad \
Variables del Sistema.5.16.4 Cree haciendo clic en el bot�n INSERTAR lo siguiente:
Nombre de la Variable: SegArchivosDescripci�n: Activas Seguridad de ArchivosTipo de
Variable: Num�ricaDato: 1, para ser habilitada la opci�n5.16.5 Salga de esta opci�n
e ingrese nuevamente a la opci�n Administraci�n de Seguridad, entonces ver� que la
opci�n Seguridad de Archivos ahora est� disponible.5.16.6 En el Ini (SyfEmpr.ini)
se encuentra la ruta donde quedar�n los hist�ricos, dependiendo de cuantos vaya a
utilizar. La entrada PathHis = contiene la ruta especificada, edite el ini y
acondicione la ruta de acuerdo a sus necesidades. (Recuerde que es solo la ruta)
5.16.7 Estando en Administraci�n de Seguridad, ingrese a Seguridad de Archivos.
Defina el hist�rico de transacciones insertando / seleccionando / cambiando en esta
opci�n:Archivo: Nombre del archivo Midas al que se le implementar� el Hist�rico.
Descripci�n: Hist�rico de EmpleadosNombre del Hist�rico de Transacciones: Nombre
del archivo que contendr� el Hist�rico configurado.#*Usted puede definir un Log
Hist�rico para cada archivo o tabla, por lo tanto solo basta con indicar un nombre
diferente para cada uno, o definir un solo hist�rico para todas las tablas entonces
siempre indique el mismo.*A�n cuando es un archivo de texto, este Log Hist�rico no
se puede editar ni modificar con ning�n editor, si lo hace corre el riesgo de
da�arlo irrecuperablemente.*Es encriptado, salvo los campos tipo Cstring o String,
es decir, todo lo que tenga que ver con fechas, valores o n�meros aparecer�n
completamente encriptados.*Para su traducci�n debe utilizar las herramientas
proporcionadas por el sistema.5.16.8 Fin de la ActividadOMO IMPLANTAR LA SEGURIDAD
EN CAMPOS DE ARCHIVOSSiga los pasos 1 y 2 de la actividad anterior.5.17.2 Si desea
activar la Seguridad a nivel de campo, active la opci�n Seguridad por Campos, en
cada archivo que desee controlar.5.17.3 Si toda esta Seguridad va a nivel de Grupo
de Usuarios entonces marque en la opci�n: A nivel de Grupo de Usuarios.#5.17.4 En
la ventana inferior indique los campos a los cuales les va a asignar la seguridad,
verificando los siguientes criterios:Seleccione el campo que desea implementar la
seguridad.Si desea cambia el Prompt Decafult, es decir, cambiar el t�tulo del campo
en las formas o ventanas de registro.Adem�s active o desactive uno o varios de los
siguientes atributos:No ActualizarNo VisualizarNo ModificarSi RequeridoNo Requerido
#Fin de la Actividad.5.18 COMO MANEJAR LA SEGURIDAD DE CAMPOS Y DE CONTROLES La
Seguridad de Campos y/o Controles permite inhibir que un usuario y/o grupo de
usuarios pueda cambiar o modificar un campo en una tabla del sistema.5.18.1 Realice
los cuatro pasos de la Actividad anterior Como implantar la Seguridad de Campos de
Archivos y en el paso cuatro elija la opci�n No Modificar.5.18.2 Active el ALT F12
de la forma, para restringir el control, y le aparecer� la ventana de Seguridad.
5.18.3 Defina la seguridad para este Procedimiento, pero indicando que SI a todas
las restricciones, para mantener activa la ventana.#5.18.4 En el bot�n de
Procedimientos, le indique que SI maneja seguridad de controles.5.18.5 Inserte el
Control en el bot�n de Controles.5.18.6 Si desea que el bot�n no se ejecute, es
decir no llame a la ventana padre, active el campo: No Ejecutar.5.18.7 El campo En
que Evento?: indica que tipo de suceso el bot�n no se ejecutar�, si se elige TODOS
�ste se desactivar� tanto para la inserci�n como para la modificaci�n. Si el
objetivo es que no se pueda cambiar el campo despu�s de ingresado, seleccione el
evento de CAMBIAR.5.18.8 Determine por Visualizaci�n como quiere ver el bot�n al
momento de aplicar la seguridad, si elige:Hide: el bot�n desaparecer�Disable: el
bot�n se inactivar�Normal: el bot�n no tendr� ning�n evento5.18.9 Fin de la
actividad5.19 COMO MANEJAR LA SEGURIDAD DE LOS �RBOLES5.19.1 Para inhibir el acceso
a un �rbol, ub�quese en el cuadro de B�squeda e indique al sistema en donde quiere
inhibir el acceso.5.19.2 Indique con ALT F12 que le va a poner seguridad a ese
procedimiento. Le aparecer� Define Seguridad para el Procedimiento? Mlnm: TreeApp.
5.19.3 Indique YES, le aparecer� Seguridad de Procedimientos.5.19.4 Inserte un
registro para el procedimiento Mlnm: TreeApp y el grupo de Usuarios al que aplica,
indicando que se solicita que SI. ( Si Visualiza, Si Cambia, etc.), es decir
MARCARLOS.5.19.5 Creando este Registro, con el bot�n de Procedimientos cree este
procedimiento o c�mbielo, si ya existe, indique que tiene Seguridad de Controles.
5.19.6 Ahora ejecute el m�dulo al que le aplic� la seguridad.5.19.7 Cuando le
aparezca el �rbol correspondiente, ub�quese nuevamente en el cuadro de B�squeda.
5.19.8 Indique con ALT F12 que le va a poner Seguridad.5.19.9 Indique YES, le
aparecer� en la pantalla Seguridad de Procedimientos5.19.10 Inserte un registro
para �ste procedimiento y el grupo de usuarios al que le aplica, indicando que se
solicita que NO. ( Si Visualiza, Si Cambia, etc.), es decir NO MARCARLOS.5.19.11
Fin de la actividad.5.20 SEGURIDAD POR COMPA��APor esta opci�n se puede filtrar los
accesos a la n�mina por cada una de las compa��as que maneje la Empresa.Edite el
Archivo SyfEmpr.ini y cree las siguientes l�neas:[CompaniaUsuario] => Indicar el
n�mero de la compa��a y el usuario a restringir AUTZ = 0 => No permite ingresar a
esta compa��a al usuario indicadoAUTZ = 1 => Permite Ingresar a esta compa��a al
usuario indicado5.20.2 Fin de la actividad5.21 SEGURIDAD PARA N�MINAS
CONFIDENCIALES O CORPORATIVAS Esta Seguridad se puede instalar de dos formas:5.21.1
Por medio de vistas creadas en el motor.5.21.2 Utilizando todas las funciones
explicadas anteriormente con respecto al SelfService, en este caso siga los
siguientes pasos:Ingrese en Tablas de Referencia \ Agrupaciones
Generales \ Una Agrupaci�n por N�mina.#Debe tener 8 caracteres, donde los primeros
cuatro pertenecen a la agrupaci�n que indica la estructura por la cual se hace la
restricci�n y los cuatro �ltimos pertenecen al dato de la agrupaci�n donde se
utiliz� la descripci�n.En los componentes se insertan solo las n�minas que se
pueden visualizar.###Si se desea que otros grupos de personas visualicen otras
n�minas, se debe crear otra Agrupaci�n como en los pasos anteriores.Ingrese a
Administraci�n \ Administraci�n de Seguridad \ Seguridad por Grupo##Seleccione cada
Grupo de UsuariosEn la ventana Agrupaciones seleccione el tipo de agrupaci�n######
Digite la Agrupaci�n y el Dato creado en la agrupaci�n###No active la opci�n
General, ya que �sta opci�n es para que haga la restricci�n de todas las n�minas
sin importar la agrupaci�n.##Fin de la actividad##5.2 REGISTROS DE CALIDADNo aplica
6. ANTECEDENTESProcedimiento para el manejo de la plataforma Midasoft.7. DOCUMENTOS
ASOCIADOSANEXOSNo aplica8. MODIFICACIONESEDICI�N#NUMERAL
MODIFICADO#OBSERVACIONES#NATURALEZA DE LA MODIFICACI�N######## Estos cambios se ven
reflejados cuando el empleado ingresa al sistema de acuerdo al grupo de usuarios
asignados.# Esta funcionalidad solo debe estar disponible para los Administradores
de Seguridad# La Agrupaci�n de tipo �nica, solo aparece al elegir el tipo de
empleado. Esta opci�n permite que el usuario solo pueda consultarse a s� mismo, en
todos los procedimientos de la n�mina.######N�MINA##Edici�n 01#C�digo: APR - 003##
#Procedimiento del Sistema de Gesti�n de la Calidad - Elaborado en Mayo de 2009 �
Pagina # PAGE #4# de 68##N�MINA##Edici�n 01#C�digo: APR - 003##ELABORO: Norberto
Herrera #APROB�: Mauricio Velez E.##FECHA: Mayo 2009#PAGINA: 1 de 68##
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