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CONTROL ORGANIZACIONAL
ALMACEN DE ELECTRODOMÉSTICOS CREDIVENTAS

INTEGRANTES
Fredy Alejandro Pérez Cáceres
Luis Jairo Nicolás Alonso tapias
Andrés Mauricio fuquen Avella
Edwin Javier Tamayo Díaz

PROFESORA
CLAUDIA ESPERANZA AMEZQUITA

UNIVERSIDAD PEDAGOGICA Y TECNOLOGICA DE COLOMIBIA

SECCIONAL SOGAMOSO
CONTADURIA PÚBLICA
SOGAMOSO
2016
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TABLA DE CONTENIDO
INTRODUCCION.............................................................................................................................4
PREGUNTA DE INVESTIGACION...............................................................................................5
SUBPREGUNTAS DE INVESTIGACION.................................................................................5
OBJETIVO GENERAL....................................................................................................................6
OBJETIVOS ESPECIFICOS......................................................................................................6
JUSTIFICACIÓN.............................................................................................................................7
MARCO TEÓRICO..........................................................................................................................8
TÉRMINOS DE REFERENCIA...................................................................................................10
ANTECEDENTES DE LA ORGANIZACIÓN.........................................................................10
HISTORIA...............................................................................................................................10
OBJETO SOCIAL..................................................................................................................10
COMPRENSIÓN DE LA ORGANIZACIÓN........................................................................10
DISTRIBUCION DE CARGOS............................................................................................11
PLANTA FÍSICA.....................................................................................................................11
FOTOS....................................................................................................................................11
POLITICAS CONTABLES....................................................................................................11
PROPUESTA ECONÓMICA........................................................................................................15
ADMINISTRACIÓN DE TRABAJO.............................................................................................15
Cronograma de actividades.....................................................................................................15
ANALISIS DEL ENTORNO..........................................................................................................17
MATRIZ DOFA...........................................................................................................................17
COMPONENTES DE CONTROL INTERNO Y LA GESTIÓN.................................................18
AMBIENTE DE CONTROL......................................................................................................18
PROCESOS...............................................................................................................................19
VALORACIÓN Y CLASIFICACIÓN DE LOS RIESGOS.......................................................20
MATRIZ DE RIESGO................................................................................................................21
ACTIVIDADES DE CONTROL....................................................................................................23
CONTROL PREVENTIVO (pre-control)................................................................................23
CONTROL CONCURRENTE:................................................................................................23
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INFOMACION Y COMUNICACIÓN........................................................................................23
MONITOREO Y SEGUIMIENTO.............................................................................................23
ENCUESTAS.................................................................................................................................24
CONCLUSIONES..........................................................................................................................30
BIBLIORAFIA Y REFERENCIAS ELECTRONICAS.................................................................32
Anexos............................................................................................................................................33
CONTRATO DE SERVICIOS...................................................................................................33
FOTOS........................................................................................................................................35
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INTRODUCCION

La economía está en un entorno cambiante, influenciada por las políticas

monetarias internacionales ya que esta funciona como un todo.
Las empresas colombianas se ven afectadas por cada uno de los muchos
cambios y frente a estos hay que poner en práctica toda la teoría de la planeación
estratégica y todos sus elementos para desarrollar un ambiente armónico en el
cual, la organización pueda crecer y sacar el mayor provecho a cualquier tipo de
eventualidad.
Por esto es necesario realizar una propuesta de investigación en la cual se
conozca la importancia del control interno en el sector comercial, específicamente
en el de los electrodomésticos y muebles para el hogar.
De esta manera propondremos temas de relevancia a través de objetivos que nos
permita conocer como a través del control de la información financiera, se vigila,
evalúa y propone nuevas alternativas que contribuyan en la organización.
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PREGUNTA DE INVESTIGACION

¿Cómo implementar un sistema de control interno en El Almacén Crediventas, que

permita evaluar las actividades empresariales y aumentar su eficiencia?

SUBPREGUNTAS DE INVESTIGACION

 ¿Qué estrategias se pueden implementar para elaborar un adecuado sistema

de control interno que satisfaga las necesidades que se presentan en El
Almacén Crediventas.

 ¿Cómo se está llevando a cabo el proceso administrativo en las diferentes

áreas que componen la organización?

 ¿De qué manera la empresa está analizando el mercado meta y de qué

manera implemento las etapas del Márquetin (pre transaccional, transaccional,
pos transaccional)?

 ¿Qué impacto genera el capital intelectual en El Almacén Crediventas?

 ¿Qué ofrece la empresa de innovador para lograr un posicionamiento en el

mercado para lograr un crecimiento económico “economía de alcance”?

 ¿Cómo determinar el grado de riesgo que se presenta en El Almacén

Crediventas?
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OBJETIVO GENERAL

 Implementar un sistema de control interno dentro de la organización y que

estrategias son útiles para su mejoramiento y cumplimiento de metas
propuestas.

OBJETIVOS ESPECIFICOS

 conocer cómo se realiza la planificación de actividades y metas a corto y

largo plazo.

 Evaluar el desempeño de los trabajadores a partir de los manuales de

funciones.

 Identificar las políticas de mercado y crédito que se han establecido y como

es su manejo.

 Analizar las características de la información contable y sus usos frente al

cumplimiento de metas como soporte en la toma de decisiones.

 Saber la importancia que tiene el realizar un control interno dentro de la

empresa.
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JUSTIFICACIÓN

En las empresas, especialmente en las mypimes existe un gran factor prominente

a terminar o iniciar un cese de actividades, esto por la baja competitividad que
poseen frente a empresas que han entrado en el mercado gracias a la expansión
económica o TLC. Por esto queremos analizar, investigar, indagar sobre la
importancia y el papel que tiene el control interno en la organización, con el fin de
conocer sus debilidades y posibles amenazas dentro del mercado y proponer
soluciones a través de la aplicación del control organizacional.
A su vez mediante este proyecto de investigación queremos poner en práctica los
conocimientos adquiridos durante el proceso que hemos seguido en la materia de
control organizacional, beneficiando no solo a la empresa, sino enriqueciendo
nuestra formación como contadores públicos.
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MARCO TEÓRICO

Para comprender de una manera más clara la importancia del control dentro de
cualquier tipo de organización es necesario entender que el control es la fase del
proceso administrativo a través del cual se establecen distintos tipos de
estándares para evaluar los resultados obtenidos en todas las áreas de la
empresa, con el objeto de corregir las desviaciones, prevenirlas y mejorar
continuamente las operaciones.
El control está ampliamente relacionado con la planeación ya que la información
obtenida por el control es básica para poder aplicar los correctivos necesarios y
así poder reiniciar el proceso de planeación.
El control es un medio de retroalimentación que sirve para reiniciar el proceso
administrativo ya que para poder lograr con el último fin de la administración que
es lograr la calidad y la eficiencia el control es la herramienta o mecanismo que
permite que este medio se obtenga.
Etapas del control son: los establecimientos de estándares, medición,
corrección, retroalimentación.
 Establecimiento de estándares: un estándar es la medida que sirve
como modelo, guía o patrón, para efectuar el control. Los estándares
deben abarcar las funciones básicas y áreas clave de resultados que
son conocidos como indicadores.
 Medición de resultados: la medición de resultados consiste en la
aplicación de unidades de medida para evaluar la ejecución y los
resultados. La medición determina la detección de fallas,
desviaciones o no conformidades con relación con los estándares.
 Corrección: la corrección es la aplicación de medidas para eliminar
las desviaciones o no conformidades con relación con los
estándares.
 Retroalimentación: se realiza después de hacer los correctivos
necesarios mediante los resultados obtenidos para así efectuar
mejoras continuas en el proceso. De la calidad de la información
depende el grado y rapidez con que se retroalimenta el sistema. Por
tal motivo surge el concepto de retroinformación que es fundamental
para la mejora continua y es sustento de la planeación.
Técnicas de control: se destacan por su mayor efectividad, los sistemas de
información y los indicadores.
 Sistemas de información: contabilidad, auditoria administrativa y
financiera,
Presupuestos, reportes e informes, formas, archivos, memorias,
expedientes, computarizados, mecanizados.
 Gráficas, diagramas: proceso, procedimientos Gantt.
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 Estudio de métodos: tiempos y movimientos, estándares.

 Métodos cuantitativos: camino crítico, PERT, modelos matemáticos,
investigación de operaciones, estadística, cálculos probabilísticos,
programación dinámica, redes.
Teoría general del control: Es elaborada para sistemas que ya están en
operación, busca regular los procedimientos para satisfacer las expectativas de los
interesados y dirigirse de manera correcta hacia el cumplimiento de los objetivos
propuestos.
Importancia del control:
 Sirve para comprobar la efectividad de la gestión
 Promueve el aseguramiento de la calidad
 Protege los activos de la empresa
 Se garantiza el cumplimiento los planes y los objetivos de la empresa
 Sirve para detectar y analizar los errores para evitar que se
presenten posteriormente
 Es un fundamento en el proceso de la planeación.
Planeación: es la determinación de escenarios futuros y del rumbo hacia donde
se dirige la empresa; y de los resultados que se pretenden obtener para minimizar
el riesgo y definir las estrategias para lograr el propósito de la organización con
mayor probabilidad de éxito.
Tipos de planificación: de acuerdo con el nivel jerárquico en el que se realice.
 Planeación estratégica: define los lineamientos generales de la
planeación de la empresa; esta labor es realizada por los altos
directivos para establecer los planes generales de la organización;
generalmente es mediano y largo plazo y abarca toda la
organización.
 Táctica o funcional: comprende planes más específicos que se
elaboran en cada uno de los departamentos o áreas de la empresa, y
que se subordinan a los planes estratégicos. Los planes tácticos son
planes detallados de cada gerencia para lograr el plan estratégico.
 Operativa: es a corto plazo, se diseña y se rige de acuerdo con la
planeación táctica; se realiza en niveles de sección u operación. Su
tarea consiste en la formulación y la asignación de resultados y
actividades específicas que deben ejecutar los últimos niveles
jerárquicos de la empresa.
Importancia de la planeación: es muy importante para el adecuado
funcionamiento de cualquier organización en la cual a través de esta se minimizan
riesgos:
 Permite encaminar y aprovechar mejor los esfuerzos y recursos
 Reduce los niveles de incertidumbre que se puedan presentar en el
futuro.
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 Permite hacer frente a las contingencias que se presenten.

 Es un sistema racional para la toma de decisiones a futuro.
 La motivación se eleva.
 Es la base para efectuar el control.

TÉRMINOS DE REFERENCIA

ALMACEN DE ELECTRODOMÉSTICOS CREDIVENTAS la dueña es la señora

Martha Chaparro, ella cumple la función de gerente, es la encargada del manejo
de los proveedores, del talento humano así como las capacitaciones a la fuerza de
ventas. El contador público no permanece de lleno en el almacén, se nos informó
que va en ocasiones para revisar que los hechos económicos se estén registrando
de manera adecuada para que no se presenten posteriormente inconvenientes
tributarios.

ANTECEDENTES DE LA ORGANIZACIÓN

HISTORIA
Tuvo sus inicios en el año 1991, conformado como una sociedad bajo el nombre
de Almacén Multihogar, siendo socios Gustavo Mesa, Martha Chaparro y Obdulio
Molina. De esta manera funcionó durante 8 años. En el año 1999 Martha Chaparro
adquirió la totalidad del negocio, quien hasta el momento se ha desempeñado
como Gerente/dueño.

OBJETO SOCIAL
El objeto social del almacén Crediventas es el comercio al por menor de
electrodomésticos y gasodomesticos de uso doméstico, muebles y equipos de
iluminación.
COMPRENSIÓN DE LA ORGANIZACIÓN
El Almacén Crediventas es un establecimiento de comercio, que se dedica a la
compra y venta de muebles y electrodomésticos a crédito y de contado.
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DISTRIBUCION DE CARGOS

GERENTE

CONTADOR

VENDEDOR 1 VENDEDOR 2

1. GERENTE/DUEÑO: Martha Imelda Chaparro

2. CONTADOR: Jairo Bonilla
3. Vendedora/Secretaria: Blanca Ballesteros
4. Vendedor: Henry Vega

PLANTA FÍSICA
El Almacén Crediventas se encuentra ubicado en la Carrera 11 No. 14 36 en la
ciudad de Sogamoso, Boyacá, en un local comercial, bajo contrato de
arrendamiento. Allí se encuentra la sala de ventas, Secretaría y Gerencia,
distribuidas en el inmueble.
En la carrera 10 No 15 A 34 de la misma ciudad, está ubicada la bodega donde se
encuentra la mayoría de mercancía inventariada, lista para la venta o el
desplazamiento a la sala de ventas.
FOTOS
Ver Anexo 1

POLITICAS CONTABLES
El Almacén Crediventas Es un establecimiento de comercio a nombre de una
persona natural, perteneciente al régimen común, obligado a llevar contabilidad.
Está se realiza en cabeza del Contador Público JAIRO BONILLA, egresado de la
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Universidad Pedagógica y Tecnológica de Colombia, quien cuenta con una

experiencia laboral de más de 15 años.
La contabilidad se realiza de acuerdo a los principios de contabilidad
generalmente aceptados y bajo las normas que rigen en materia contable y
tributaria en nuestro país.
Están obligados a presentar las siguientes declaraciones tributarias:
1. Impuesto de Renta y complementarios (anual)
2. Retenciones en la fuente a título de renta (Mensual)
3. Retenciones en la fuente a título de Ica (Mensual)
4. Retenciones en la fuente a título de CREE (Mensual)
5. Impuesto al valor agregado IVA (Anual de acuerdo al monto de sus ingresos a
31 de diciembre de 2012)
Respecto a la parte salarial, está conformada por una parte fija y una parte
variable que corresponde a las comisiones, halladas a través de un porcentaje
establecido sobre las ventas.

PROVEEDORES
Los proveedores son escogidos de acuerdo a su capacidad de producción, costos de la mercancía y
facilidades de pago que les ofrecen. Algunos de estos proveedores son:

Mabe

Haceb

Estufas superior

Rigoberto López
1
Espumas de Colombia

Colchones Santafé

CLIENTES
Los clientes potenciales son todos los habitantes de la Sogamoso, la provincia de
Sugamuxi y Casanare.
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Las políticas de otorgamiento de crédito están dadas por la gerencia a través de

los siguientes parámetros:
1. Se otorga crédito máximo por 6 meses, con una cuota inicial que cubre el 20 %
del valor de la mercancía.
2. Se solicita un fiador con finca raíz, sin ser pariente.
3. Se firman una letra de cambio sin valor establecido, que será anulada al cumplir
con el total de cuotas que cubran la obligación.

 CATALOGO DE PRODUCTOS
El catálogo de productos tiene dos líneas:
1. Electrodomésticos
Se encuentran para la venta electrodomésticos para el hogar de diferentes
marcas, como lo son Sony, Mabe, Centrales, Panasonic, Samsung entre otras.

 Neveras de diferentes capacidades

 Estufas

 Lavadoras

 Equipos de Sonido

 Microondas

 Televisores
2. Muebles
Los muebles son en diferentes diseños de acuerdo a la necesidad del cliente por
ejemplo:
1. Comedores:

 cuatro o seis puestos

 mesa en vidrio o madera

 diferentes tapizados
2. Salas:

 en L

 con poltronas
3. Juego de Alcoba
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 Camas dobles

 Camas sencillas
4. Colchones

NIVEL DE SISTEMATIZACIÓN
El nivel de sistematización es casi nulo, no hay ningún computador en la
organización excepto en el que se encuentra almacenada la información financiera
por parte del contador.
Esta información financiera se organiza mes a mes de acuerdo a los soportes
presentados en cada transacción económica, de esta manera se realiza la
contabilización de cada uno de estos, de acuerdo a las diferentes partidas.
La facturación es manual. Estas cumplen con los requisitos de facturación
previstas por la normatividad.
No poseen página de internet, ni se encuentran anunciados en ninguna pauta
publicitaria.
De esta manera podemos observar que todas las operaciones se llevan en papel.

FACTORES INTERNOS Y EXTERNOS QUE AFECTAN A LA ORGANIZACIÓN

 Los TLC, ya que al importar mercancía, llega con un bajo costo haciéndolos
menos competitivos.

 Los Almacenes de cadena, estas grandes superficies manejan un volumen

superior de mercancía por lo que la ofrecen a bajo costo y con mayores
facilidades de crédito.

 Existe una alta competencia a nivel de sector, por esto se ven disminuidas
las ventas.
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PROPUESTA ECONÓMICA

EXPECTATIVAS DEL CLIENTE

Conociendo la necesidad prominente de realizar un análisis de la organización a
través de control Organizacional se espera:
1. El trabajo se realice de manera eficiente y clara
2. Se evalúe la situación de la empresa
3. Se realicen las observaciones del caso
4. Se implementen cada una de los objetivos establecidos con el fin de mejorar.
5. Puntualidad y responsabilidad con la labor a realizar.

ADMINISTRACION DEL TRABAJO

TIEMPO 4 Meses

PERSONAL Fredy Alejandro Pérez Cáceres

Luis Jairo Nicolás Alonso tapias
Andrés Mauricio Fuquen Avella
Edwin Javier Tamayo Díaz

COSTO(Mensual) $ 6.000.000.oo

ADMINISTRACIÓN DE TRABAJO

Cronograma de actividades

CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES

FECHA ACTIVIDAD
7 de marzo Contactar la organización a estudiar

08 de marzo Planteamiento de la propuesta dirigida a la organización.

09 de marzo Solicitud para los permisos correspondientes destinada a la

organización y entrega de la propuesta pertinente.
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09 de marzo Entrevista con la Gerente General

Reconocimiento del ente.
Recolección de datos.

10 de marzo Recorrido por la planta física.

tarde Organización de la información
Planteamiento de la propuesta

16 de marzo Diseño de interrogantes para ser planteados a los empleados

acerca de los procesos que se llevan a cabo en cada área.

11 de marzo Recorrido por la empresa y recolección de respuestas a las

incógnitas planteadas.

11 de marzo Organización de la información recolectada

Tarde
12 de marzo
Análisis de los procesos según la información proporcionada.

14 de marzo Investigación y documentación acerca del tema en estudio.

14 de marzo Ajustes al trabajo realizado hasta el momento en base a las

sugerencias planteadas.

Esbozo de interrogantes para ser planteados a los clientes de la

15 de marzo organización para identificar las expectativas que tienen de la
empresa.

16 de marzo Planteamiento de la encuesta a determinados clientes de la

empresa.

16 de marzo Organización y análisis de las encuestas realizadas.

17 de marzo Diagnóstico del sistema de control de la empresa y de su entorno
en base a la información que ya se ha recolectado y analizado
durante el trabajo de campo.

18 de marzo Evaluar el sistema de control que se lleva a cabo en la

organización, teniendo en cuenta los diferentes procesos que se
manejan, y el entorno con el que se relaciona.

22 de marzo Planteamiento de las recomendaciones y plan de mejoramiento en

base a los resultados de la evaluación del proceso de control.
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ANALISIS DEL ENTORNO

Realizamos la visita al almacén Crediventas, para observar todas las actividades

que se realizan e identificar las fortalezas y debilidades a través de la Matriz DOFA
en el área administrativa y parte estratégica:

MATRIZ FODA:
Fortalezas: Debilidades:

La empresa posee una buena Alta competencia en el mercado de

ubicación en la ciudad, existe fluidez electrodomésticos
de público
Otorgamiento de créditos sin
Ofrecen excelente atención al cliente garantías reales.

Las funciones de cada cargo están No se realiza un buen manejo o

delimitadas. control de efectivo.

Poseen variedad de productos en su No posee políticas de recuperación

catálogo de ventas de cartera eficaces
Alto nivel de inventarios, no poseen
La administración está a cargo de políticas de pedidos.
una persona confiable.
Oportunidades: Amenazas:
En CREDIVENTAS aprovechamos El problema más preocupante a nivel
las promociones presentes en el de créditos es el tratamiento de los
mercado para hacer la pertinente cobros a los deudores que optaron
rotación de inventarios y evitar el por la modalidad de crédito por
stock compramos los mejores documento o facturación.
electrodomésticos a nuestros
proveedores en temporada baja El riesgo de la no cancelación de las
(junio-noviembre) cuentas a nuestros acreedores
internacionales
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COMPONENTES DE CONTROL INTERNO Y LA GESTIÓN

AMBIENTE DE CONTROL
Dentro de la capacidad administrativa con la que cuenta El almacén Crediventas
se cuentan con diferentes formas de promueven un ambiente de control en cuanto
a la administración del talento humano, sus responsabilidades y jerarquización.
Integridad y Valores Éticos: El personal que labora en la organización posee
valores éticos y una buena conducta, tales como la responsabilidad y honestidad,
los cuales contribuyen al desarrollo eficiente de las actividades empresariales,
previamente establecidas.
Competencia: Los conocimientos y habilidades que posee el talento humano los
han adquirido a través de una larga experiencia como asesores de ventas, la cual
la han obtenido, algunos de ellos en empresas distintas con las cuales estuvieron
vinculados. Esto ha permitido que se ofrezca una excelente atención y asesoría al
cliente.
Experiencia y dedicación de la Alta Administración: Evidenciamos que la
gerente es una persona comprometida con las labores de la organización y a su
vez promueve a sus empleados los valores con los cuales desea que se
desenvuelvan.
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PROCESOS

VERIFICACION DEVOLUCIÓN
DEL
INVENTARIO MALA
CALIDA
D

REVISIÓ
FALTA DE RECEPCIÓN N DE
MERCANCÍA EN SE REALIZA MERCAN
DE
INVENTARIO SI PEDIDO BAJO CÍA
MERCANCÍA
AUTORIZACIÓ
EN BODEGA
N

NO

ÓPTIMAS
CONDICIONES

SE REALIZA
FACTURA Y SE PONE A LA
SE TRASLADA LA PAGO
SE GUARDA VENTA DE VENTA
MERCANCÍA DE BODEGA AL
EL DINERO CONTADO ALMACEN

ESTUDIO DEL
CLIENTE Y
VENTA A NO
FIN CRÉDITO

SI

SE REALIZA
SE RECIBEN LAS FACTURA, SE
CUOTAS DE LAS VENTAS FIRMAN PAGARES Y
A CRÉDITO SE DIFIERE EN
CUOTAS
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VALORACIÓN Y CLASIFICACIÓN DE LOS RIESGOS

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MATRIZ DE RIESGO
VALOR FRECUENCIA
3 ALTA III IV V

2 MEDIA II III IV
Pv-A
R4
1 BAJA I II III
R T Pv-T,E-Pv
R1 R2 R3,R5
IMPACTO LEVE REGULAR FUERTE

VALOR 1 2 3

R4=No pago
A= aceptar el Pv= prevenir el R1=Obsolescencia por parte de
riesgo riesgo mercancía clientes
Pt= proteger la T=transferir el R2= Accidente R5= Robo
empresa riesgo laboral
R=retener las
E= evitar perdidas R3= Incendio
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VALOR IMPACTO DESCRIPCION

ECONOMICA
1 LEVE Perdidas hasta
3.000.000
2 REGULAR Perdidas entre
3.000.001
5.500.000
3 FUERTE Perdidas mayores
de 5.500.001

VALOR FRECUENCIA DESCRIPCION

OCURRENCIA

1 BAJA 1 Vez cada cinco

año

2 MEDIA 1 vez cada año

3 ALTA 2 veces cada

seis meses

R1 Obsolescencia mercancía: Es necesario rotar el inventario periódicamente

para evitar que la empresa se quede con mercancías de tecnología antigua hay
que reducir (R) las pérdidas tratando de vender al costo cuando la mercancía ya
lleva cierto tiempo en el almacén.
R2 Accidente laboral: Es necesario anticiparse a la posibilidad de accidente
laboral transfiriendo (T) el riesgo mediante la afiliación a seguridad social de los
trabajadores.
R3 Incendio: Ante la posibilidad de un incendio es necesario prevenir (Pv) el
riesgo no saturando las conexiones eléctricas con la mercancía del almacén y
contando con pólizas (T) que cubran eventuales incendios.
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R4 Riesgo de no pago: Es un tipo de riesgo que hay que aceptarlo (A) en este
tipo de negocios, pero desde luego previniéndolo (PV) mediante un estudio
riguroso del cliente.
R5 Robo: Este tipo de riesgo hay que evitarlo (E) mediante el uso de cámaras de
seguridad y prevenirlo (PV) mediante la adquisición de pólizas.

ACTIVIDADES DE CONTROL

CONTROL PREVENTIVO (pre-control)

En la Organización no se realiza un control preventivo a las operaciones que se

llevan a cabo.

CONTROL CONCURRENTE:
Cuando se realizan las actividades se hace un seguimiento a las mismas, es el
caso de una venta a crédito, la administradora solicita los soportes de la venta
para analizarla, son embargo es un control realizado cuando se ha culminado la
operación.

INFOMACION Y COMUNICACIÓN
En la organización no existe un manual de procedimiento o de funciones, sin
embargo las funciones que se han delegado se realizan de manera aceptable.
La información financiera se comunica entre el gerente y el contador, los
vendedores no tienen acceso a estados financieros o informes presentados.
Estos, cuando son requeridos se elaboran con fines a entidades financieras.
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MONITOREO Y SEGUIMIENTO.
En cuanto a la Evaluación de los objetivos trazados lo realiza el gerente
evaluando los resultados obtenidos constantemente.

Las operaciones financieras y contables no se les hacen ningún seguimiento por

parte de agentes externos, excepto el control que realiza la Dirección de Impuesto
y Aduanas Nacionales (DIAN) solo en la parte tributaria.

ENCUESTAS

Las encuestas fueron aplicadas al gerente y a los dos vendedores con que cuenta
la empresa, se excluyó al contador porque este asesora únicamente a la empresa
en materia tributaria
1. ¿Se tiene algún sistema de control en la organización?

RESPUESTA NUMERO DE PORCENTAJE

PERSONAS
a) SI 2 66.7%
b) NO 1 33.3%

Cuales

 Póliza de seguro contra robo

 Estudio cliente (capacidad de pago)
 Cámaras de seguridad
Según la encuesta el 66.7% de la población sabe cuáles son los sistemas de
control y el 33.3% no, lo que conduce a concluir que algunos empleados o
conocen la empresa.
2. ¿Tiene claras sus funciones (referentes al cargo)?

RESPUESTA NUMERO DE PORCENTAJE

PERSONAS
a) SI 3 100%
b) NO 0 0
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El 100% de la población coincide en que tiene claras sus funciones dentro de la

empresa
2.1 ¿Estas funciones fueron establecidas de manera verbal o escrita?

RESPUESTA NUMERO DE PORCENTAJE

PERSONAS
Verbal SI 3 100%
Escrita NO 0 0

El 100% de la población tiene establecidas sus funciones de manera verbal con lo

cual ante un inconveniente no se puede establecer de manera clara
responsabilidades.
3. ¿Quién es el responsable del manejo del dinero?

RESPUESTA NUMERO DE PORCENTAJE

PERSONAS
Gerente SI 3 100%
Vendedores NO 0 0

El 100% de la población coinciden que el manejo del dinero es responsabilidad

única del gerente. Como observación adicional los vendedores expresaron que en
ausencia extraordinaria del gerente cada uno es responsable del dinero producto
de las ventas hasta su retorno.
4. ¿La empresa tiene misión y visión?

RESPUESTA NUMERO DE PORCENTAJE

PERSONAS
a) SI 0 0
b) NO 3 100%

El 100% de la población conoce de la inexistencia de la misión y visión lo cual

refleja una falta de proyección hacia el futuro.

4.1 ¿Conoce usted esta misión y visión?

No aplica
5. ¿Quiénes el encargado de hacer control de inventario en la empresa?

RESPUESTA NUMERO DE PORCENTAJE

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PERSONAS
a) Gerente 2 66.7%
b) Vendedor 1 33.3%
1
c) Vendedor 0 0
2

El 66.7% de la población cree que el gerente es el encargado de hacer el control

de inventario y el 33.3% cree que es el vendedor 1 con lo cual queda claro que no
se tiene un responsable definido, lo que podría desencadenar en un
desabastecimiento de algún producto.
6. ¿Se tienen establecidos horarios de trabajo?

RESPUESTA NUMERO DE PORCENTAJE

PERSONAS
a) SI 3 100%
b) NO 0 0

El 100% de la población conoce los horarios de trabajo.

6.1 ¿Se cumplen estos horarios de trabajo?

RESPUESTA NUMERO DE PORCENTAJE

PERSONAS
a) Siempre 1 33.3%
b) Casi 2 66.7%
siempre
c) Abecés 0 0
d) Nunca 0 0

El 33.3% de la población siempre cumple con los horarios de trabajo y el 66.7%

casi siempre, lo que refleja una falta de autoridad moderada.
7. ¿Se tienen asegurados los activos de la empresa?

RESPUESTA NUMERO DE PORCENTAJE

PERSONAS
a) Si 1 33.3%
b) No 2 66.7%
c) No Sabe 0 0

El 33.3% de la población conoce de la existencia de pólizas de aseguramiento de

los activos, y el 66.7% no sabe si se cuenta con estas pólizas o no, lo cual refleja
desinterés por el conocimiento y continuidad de la empresa.
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8. ¿Se hace seguimiento de cartera?

RESPUESTA NUMERO DE PORCENTAJE

PERSONAS
a) SI 3 100%
b) NO 0 0

El 100% de la población es consciente de la necesidad del seguimiento de cartera,

para la recuperación de los recursos y la continuidad del ente.
9. ¿Se realizan reuniones periódicas para tratar temas del negocio?

RESPUESTA NUMERO DE PORCENTAJE

PERSONAS
a) SI 3 100%
b) NO 0 0

Se tiene claro que las reuniones informativas e instructivas son necesarias para el
buen funcionamiento de la empresa y para tener un control organizacional
adecuado.
10. ¿Se realizan planes presupuestales para el año?

RESPUESTA NUMERO DE PORCENTAJE

PERSONAS
a) Si 1 33.3%
b) No 0 0
c) No Sabe 2 66.7%

El 66.7% de la población desconoce la existencia de planes presupuestales, lo

que refleja falta de interés por el funcionamiento de la misma.
11. ¿Las ventas a crédito son aprobadas por?

RESPUESTA NUMERO DE PORCENT

PERSONAS AJE
a)Gerente SI 3 100%
b)Vendedo NO 0 0
res

Los vendedores realizan un estudio del cliente, pero el gerente es el que toma la
decisión final sobre la realización de las ventas a crédito.
 28

12. ¿A l realizar una venta de contado por un valor significativo (más de 1.000.000) este dinero es
consignado al banco?

RESPUESTA NUMERO PORCENTAJE

DE
PERSONAS
a) El mismo día 0 0
b) 1 día después 0 0
c) 2 días 0 0
después
d) Más de 3 días 3 100%
después

Es de conocimiento general que el dinero producto de las ventas se consigna cada

fin de semana, este dinero puede ser susceptible de robo por agentes externos o
internos dada la permanecía en la empresa.
13. ¿Quién es el encargado de realizar las consignaciones?

RESPUESTA NUMERO PORCENTAJE

DE
PERSONAS
a) Gerente 0 0
b) Vendedor 1 0 0
c) Vendedor 2 0 0
d) El gerente 3 100%
y los dos
vendedores

Se observa que esta función no es realizada por una sola persona, lo que
eventualmente podría desencadenar en un fraude o robo a la empresa.
14. ¿Quién es el encargado de los pagos a los proveedores?

RESPUESTA NUMERO PORCENTAJE

DE
PERSONAS
a) Gerente 3 100%
b) Vendedores 0 0

Es importante que solo el gerente maneje el pago a proveedores ya que así

se disminuye la posibilidad de fraude
15. ¿Quinen posee las llaves del establecimiento?
 29

RESPUESTA NUMERO PORCENTAJE

DE
PERSONAS
a) Gerente 3 100%
b) Vendedor 0 0
1
c) Todos los 0 0
anteriores

Es importante que solo el gerente posea las llaves del establecimiento con lo cual
se disminuyen las posibilidades de robo interno.
16. ¿Considera que el ambiente laboral es?

RESPUESTA NUMERO PORCENTAJ

DE E
PERSONA
S
a) Excelente 1 33.3%
b) Regular 2 66,7
c) Bueno 0 0
d) Malo 0 0

Se refleja que el ambiente laboral está entre bueno y excelente lo cual genera un
mejor desempeño para cada trabajador.
 30

CONCLUSIONES

 El control interno se define como el conjunto de políticas y procedimientos

establecidos para proporcionar una seguridad razonable de poder lograr los
objetivos específicos de la entidad.
 El Contador Público y/o cualquier profesional deben efectuar un estudio y
evaluación adecuados del control interno existente en la empresa que
examina, con el fin básico de determinar la confianza que puede asignar a
cada fase y actividad del negocio, para precisar la naturaleza, alcance y
oportunidad que ha de dar a sus pruebas que realice.
 De esta manera podemos determinar que aunque en el almacén de
Electrodomésticos Crediventas se realizan las actividades de buena
manera se pueden mejorar, pues este es el objetivo que debe buscar toda
organización el de aumentar su eficiencia.
 Para nosotros como futuros contadores fue una experiencia enriquecedora,
en la cual compartimos y adquirimos conocimientos a través de la
observación constante de cada una de las actividades empresariales.
 El control es una parte fundamental en todas las organizaciones ya que
facilita la consecución de objetivos, cumplimiento de metas todo en pro de
obtener y ofrecer un bienestar social, donde todos intervenimos.
 31

RECOMENDACIONES

 En una empresa, se debe medir el riesgo de todas las actividades llevadas

a cabo, con su correspondiente valoración, puesto que esta determina las
debidas correcciones y la adecuada retroalimentación para intentar reducir
errores y perfeccionar los procedimientos

 Es necesario mejorar las actividades de control tales como el cuidado en el

manejo de efectivo ya que por su alta vulnerabilidad requiere de atención
especial

 Al intentar tener descuentos comprando en grandes cantidades hay que

observar más el mercado y los constantes cambios que tiene la tecnología
y los gustos de los clientes

 Es de vital importancia obtener asesoría mas constante por parte del

contador para optimizar procesos tales como asignación de precios,
salarios y administración del ente en general

 Se considera necesario mantener activas las pólizas de seguro que cubren

con situaciones como incendio o robo ya que son eventualmente probables
 32

BIBLIORAFIA Y REFERENCIAS ELECTRONICAS

 MANTILLA B, Samuel Alberto. Auditoria 2005. Bogotá. ECOE Editions.

2003. 1.067 p.

 ROBINS, Stephen. COLTER. Fundamentos de Administración. México.

Pearson Educación. 2002. 509 p.

 KAPLAN ROBERT S. Y NORTON DAVID P., El Cuadro de Mando Integral

“The Balance ScoreCard”, Gestión 2000, Barcelona, Tercera Edición, 2009
 Luthans F, Youssef C (2004) Human, social, and now positive psychological
capital management: investing in people for competitive advantage.
Organiz. Dynam. 33: 143-160. Tomado de Cequea, M., & Rodríguez-
Monroy, C. (2012). Productividad Y factores humanos. un modelo con
ecuaciones estructurales. Interciencia, 37(2), 121-127. Retrieved from
http://search.proquest.com/docview/1010386052?accountid=43790

 Delgadillo L (2003) Modelo para evaluar la productividad en micro,

pequeñas y medianas empresas de la cadena productiva de la electrónica,
la informática y las telecomunicaciones en el estado de Jalisco, México. 27
Congr. Nac. Estadística e Investigación Operativa. 8-11/04/2003.
Universidad de Guadalajara, México.
 33

ANEXOS

CONTRATO DE SERVICIOS

Contrato de Prestación de Servicios

Entre Martha torres identificado como aparece al pie de su firma, según

certificado de Cámara de Comercio de Sogamoso, con domicilio principal en la
ciudad de Sogamoso quien en adelante se denominará CONTRATANTE, y por
otra Grupo de Contadores Públicos , quien se identifica como aparece al pie de su
firma y en adelante se denominará CONTRATISTA, hemos convenido en celebrar
un contrato de prestación de servicios profesionales que se regulará por las
cláusulas que a continuación se expresan y en general por las disposiciones del
Código Civil y Código de Comercio aplicables a la materia de qué trata este
contrato:
Primera. Objeto. El CONTRATISTA, de manera independiente, sin subordinación
o dependencia, utilizando sus propios medios, elementos de trabajo, personal a su
cargo, prestará los servicios profesionales en asesoría contable y financiera.
Segunda. Término del Contrato. Este Contrato de Prestación de Servicios se
extenderá por un periodo de Cuatro Meses.
Tercero. Honorarios. – El CONTRATANTE pagará al CONTRATISTA por concepto
de honorarios seis millones de pesos ($6’000.000.oo) mensuales.
Cuarta. Prorroga. Si vencido el plazo establecido para la ejecución del contrato de
prestación de servicios el CONTRATANTE decide ampliar el plazo de vencimiento,
se suscribirá minuta suscrita por las partes, que hará parte integral de este
contrato.
Quinta. Nuevo servicio. Si finalizado el objeto del servicio contratado, el
CONTRATANTE necesita un nuevo servicio del CONTRATISTA, se deberá hacer
un nuevo Contrato de Prestación de Servicios y no se entenderá como prorroga
por desaparecer las causas contractuales que dieron origen a este contrato.
Sexta. Obligaciones del CONTRATISTA. Son obligaciones del CONTRATISTA: 1.
Obrar con seriedad y diligencia en el servicio contratado, 2. Realizar informes
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mensuales. 3. Atender las solicitudes y recomendaciones que haga el

CONTRATANTE o sus delegados, con la mayor prontitud. 4. Permitir que el
CONTRATANTE o un delegado haga visitas a las instalaciones del CONTRATISTA
o el sitio que esté desarrollando la labor contratada. 5. Pagar seguridad social
como establece la Ley. 6. Pagar cumplidamente salarios, prestaciones sociales y
seguridad social de sus subalternos, caso contrario, el CONTRATANTE podrá
retener honorarios hasta que el CONTRATISTA demuestre el cumplimiento de esta
obligación (Y las demás que pacten las partes sin que exista subordinación).
Séptima. Garantías. EL CONTRATISTA prestará garantía expedida por compañía
de seguros legalmente autorizada en Colombia, o garantía bancaria única que
avalará el cumplimiento, calidad y daños causados al contratante y a terceros en
ejecución del contrato.
Octava. Obligaciones del CONTRATANTE. Son obligaciones del CONTRATANTE:
1. Cancelar los honorarios fijados al CONTRATISTA, según la forma que se pactó
dentro del término debido. 2. Entregar toda la información que solicite el
CONTRATISTA para poder desarrollar con normalidad su labor independiente.
Novena. Terminación anticipada o anormal. – Incumplir las obligaciones propias
de cada una de las partes, dará lugar a la otra para terminar unilateralmente el
Contrato de Prestación de Servicio.
Décima. Cláusula compromisoria. – Toda controversia o diferencia relativa a este
contrato, su ejecución y liquidación, se resolverá por un tribunal de arbitramento
que por economía será designado por las partes y será del domicilio donde se
debió ejecutar el servicio contratado o en su defecto en el domicilio de la parte que
lo convoque. El tribunal de Arbitramento se sujetara a lo dispuesto en el decreto
1818 de 1998 o estatuto orgánico de los sistemas alternativos de solución de
conflictos y demás normas concordantes. (Optativo incluir la Cláusula
Compromisoria ya que el contrato presta mérito ejecutivo).
En todo caso, este contrato presta mérito ejecutivo por ser una obligación clara,
expresa y exigible para las partes
Este Contrato de Prestación de Servicios se firma en dos ejemplares para las
partes en Sogamoso a los diez (10) días del mes de Septiembre del dos mil treces
(2013).

Martha torres ALEJANDRO PEREZ

El contratante El contratista
c.c. 23.943.047 c.c. 1.057570963
Representante Legal Representante Legal.
 35

FOTOS
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