MANAJEMEN PROYEK

(NF025103)

Planning Process
Group of Project
Management
(Time Management)
Week 06
TA 2017- 2018
Prepared by Reza Aldiansyah, ST, MTI, PMP
AGENDA PERKULIAHAN
• Review Previous Discussion
• Project Time Management

SEKOLAH TINGGI TEKNOLOGI TERPADU NURUL FIKRI

MANAJEMEN PROYEK
Project Overview

SEKOLAH TINGGI TEKNOLOGI TERPADU NURUL FIKRI

MANAJEMEN PROYEK
 PLANNING
PROCESS GROUP
KEY OUTPUTS
Develop Project
Management Plan PROJECT
MANAGEMENT
Integration Mgt PLAN
PROJECT
PlanPlan
Stakeholder
Scope DOCUMENTS
Plan Schedule
Management
Management
Management
Stakeholder Mgt
Scope Mgt
Time Mgt

SEKOLAH TINGGI TEKNOLOGI TERPADU NURUL FIKRI

MANAJEMEN PROYEK
PLANNING PROCESS GROUP
Plan
Plan Scope Plan Quality Communication Plan Schedule
Management Management Management Management

Collecting Plan HR Plan

Procurement Define Activities
Requirements Management
Management
Sequence
Define Scope Develop Project Activities
Management
Plan
Estimate Act
Create WBS
Resources
Plan Risk
Management Plan Risk
Response Estimate Act
Plan Cost Duration
Management Identify Risk
Develop
Perform Plan Stakeholder Schedule
Estimate Cost Management
Qualitative
Analysis
Determine
Budget Perform
Quantitative
SEKOLAH TINGGI TEKNOLOGI TERPADU NURUL FIKRI
MANAJEMEN PROYEK
Analysis
Review Process and Outputs
Scope
Management Plan
Plan Scope
Management Requirement
Management Plan
Project
Management
Requirements Plan
Collecting documentation Develop Project
Requirements Management
Requirements Plan
traceability
matrix
Project Scope
Define Scope statement

Scope baseline
Create WBS

SEKOLAH TINGGI TEKNOLOGI TERPADU NURUL FIKRI

MANAJEMEN PROYEK
 PROJECT TIME MANAGEMENT

PLAN SCHEDULE MANAGEMENT

DEFINE ACTIVITIES
SEQUENCE ACTIVITIES
ESTIMATE ACTIVITY RESOURCES
ESTIMATE ACTIVITY DURATIONS
DEVELOP SCHEDULE
SEKOLAH TINGGI TEKNOLOGI TERPADU NURUL FIKRI
MANAJEMEN PROYEK
 Process: Plan Schedule Mgt
Plan Schedule Management Process Group: Planning
Knowledge Area: Planning

Apa yang dimaksud dengan Proses ini?

KEUNTUNGANNYA APA?

Provides guidance and direction on

how the project schedule will be
managed throughout the project
SEKOLAH TINGGI TEKNOLOGI TERPADU NURUL FIKRI
MANAJEMEN PROYEK
Plan Schedule Management
Proses / Aktivitas ini menjawab:
 Siapa yang akan terlibat, dan pendekatan seperti apa yang
akan kita ambil dalam merencanakan proyek ini?
 Proses dan prosedur apa saja yang akan kita gunakan untuk
membuat jadwal proyek?
 Apakah sudah ada Work Authorization System yang dapat kita
gunakan?
 Apakah organisasi memiliki preferensi terhadap perangkat
lunak project management untuk penjadwalan?
 Bagaimana saya akan mengelola dan melakukan kontrol yang
efektif pada proyek ini khususnya terhadap schedule baseline,
dan bagaimana mengelola schedule variances ?

SEKOLAH TINGGI TEKNOLOGI TERPADU NURUL FIKRI

MANAJEMEN PROYEK
 Process: Plan Schedule Mgt
Apa yang kita Butuhkan? Process Group: Planning
Knowledge Area: Planning

Scope Baseline
Project Management Plan
Other Information

Change control procedure

Monitoring and reporting

tools
Organizational Process Assets
Policies, procedures,
templates

Work Authorization System? Enterprise Environmental Factors

Project Charter
SEKOLAH TINGGI TEKNOLOGI TERPADU NURUL FIKRI
MANAJEMEN PROYEK
Plan Schedule Management - Output

Scheduling methodology
Schedule Management Rules for how estimates should be
Plan stated (hours, days, weeks, months)
Control thresholds/ variances
Rules of performance measurements

Reporting formats
How to identify and manage
variances

SEKOLAH TINGGI TEKNOLOGI TERPADU NURUL FIKRI

MANAJEMEN PROYEK
PLAN SCHEDULE MANAGEMENT
TOOLS &
INPUTS OUTPUTS
TECHNIQUES
• Project • Expert • Schedule
Management judgement management
Plan • Analytical plan
• Project Charter techniques
• Enterprise • Meetings
environmental
factors
• Organizational
Process Assets

SEKOLAH TINGGI TEKNOLOGI TERPADU NURUL FIKRI

MANAJEMEN PROYEK
 Process: Define Activities
DEFINE ACTIVITIES Process Group: Planning
Knowledge Area: Planning

Apa yang dimaksud dengan Proses ini?

KEUNTUNGANNYA APA?
To break down work packages into
activities that provide a basis for
estimating, scheduling, executing,
monitoring, and controlling the
project work
Involving teams will increase the level of accuracy
SEKOLAH TINGGI TEKNOLOGI TERPADU NURUL FIKRI
MANAJEMEN PROYEK
 Process: Define Activities
Apa yang kita Butuhkan? Process Group: Planning
Knowledge Area: Planning
Schedule Management Plan

Project Scope Statement

Scope Baseline
WBS WBS Dictionary

Lesson learned

Standardized process Organizational Process Assets

Policies, procedures, templates

Enterprise Environmental Factors

SEKOLAH TINGGI TEKNOLOGI TERPADU NURUL FIKRI

MANAJEMEN PROYEK
Apa yang bisa kita lakukan?
Rolling Wave Planning
 Pernah merasakan susahnya melakukan perincian dari
pekerjaan dan membuat jadwalnya?  Mungkin sedang
mengerjakan lebih dari 1 project.
 Atau lebih baik tidak merincikan terlalu detail aktivitas yang
akan dilakukan sampai proyek telah mulai dikerjakan dan
aktivitas/pekerjaan yang akan dilakukan menjadi lebih jelas 
Rolling wave planning / progressive elaboration
 Tidak dapat dijadikan alasan untuk tidak melakukan
perencanaan proyek ataupun untuk tidak memastikan
cakupan proyek diketahui terlebih dahulu sebelum proyek
dimulai!!

SEKOLAH TINGGI TEKNOLOGI TERPADU NURUL FIKRI

MANAJEMEN PROYEK
Define Activities - Outputs
Comprehensive list
Activity List

Activity Attributes

Significant point or event in a project

Milestone list

SEKOLAH TINGGI TEKNOLOGI TERPADU NURUL FIKRI

MANAJEMEN PROYEK
DEFINE ACTIVITIES
TOOLS &
INPUTS OUTPUTS
TECHNIQUES
• Schedule • Decomposition • Activity list
Management • Rolling wave • Activity
Plan planning attributes
• Scope baseline • Expert • Milestone list
• Enterprise judgement
environmental
factors
• Organizational
Process Assets

SEKOLAH TINGGI TEKNOLOGI TERPADU NURUL FIKRI

MANAJEMEN PROYEK
 Process: Sequence Activities
SEQUENCE ACTIVITIES Process Group: Planning
Knowledge Area: Planning

Proses identifikasi dan mendokumentasikan

hubungan antar aktivitas – aktivitas pada sebuah
proyek

it defines the logical sequence of

work to obtain the greatest efficiency
given all project constraints

SEKOLAH TINGGI TEKNOLOGI TERPADU NURUL FIKRI

MANAJEMEN PROYEK
Network Diagram - Output

Start End

 Project Schedule Network Diagram

 Just show dependencies (logical relationships).
 Tambahkan estimasi durasi dari setiap aktivitias 
dapat mengetahui Critical Path

SEKOLAH TINGGI TEKNOLOGI TERPADU NURUL FIKRI

MANAJEMEN PROYEK
Precedence Diagramming Method (PDM)
• Dapat juga disebut Activity-on-Node (AON)

Activity Activity
4 Tipe Logical A B
Relationship

• Finish-to-start (FS): Sebuah aktivitas harus selesai sebelum

aktivitas suksesornya dapat dimulai. (Commonly Used)
• Start-to-start (SS): Sebuah aktivitas harus dimulai sebelum
aktivitas suksesornya dapat dimulai.
• Finish-to-finish (FF): Suatu aktivitas haru selesai sebelum
aktivitas suksesornya dapat selesai juga.
• Start-to-finish (SF): Suatu aktivitias harus dimulai sebelum
aktivitias suksesornya dapat selesai. (Jarang digunakan)

SEKOLAH TINGGI TEKNOLOGI TERPADU NURUL FIKRI

MANAJEMEN PROYEK
Precedence Diagramming Method (PDM)
Finish to Start
Dig hole Plant tree

Design
Start-to-Start

Code

Testing
Finish-to-Finish

Documentation

SEKOLAH TINGGI TEKNOLOGI TERPADU NURUL FIKRI

MANAJEMEN PROYEK
Precedence Diagramming Method (PDM)
Award Start to Finish
Athletic Race
ceremony

Writing documents
Finish-to-Finish
Editing documents

SEKOLAH TINGGI TEKNOLOGI TERPADU NURUL FIKRI

MANAJEMEN PROYEK
Tipe Ketergantungan / Dependencies
• Mandatory Dependency (Hard logic). Ketergantungan
dikarenakan memang sifat dari pekerjaannya mengharuskan
seperti itu, atau karena legalitas/kontraktual.
• Discretionary dependency ( Preffered, Prefential or Soft
logic). Ketergantungan antar aktivitas dikarenakan
organisasi/perusahaan memilih untuk melakukannya seperti
itu / best practices walaupun ada opsi lain.
• External dependency. Ketergantungan antar aktivitas
dikarenakan kebutuhan atau keinginan dari pihak yang berada
di luar kendali proyek.
• Internal dependency. Ketergantungan antar aktivitas yang
didasari kebutuhan dari proyek dan dapat dikontrol oleh
project team.
SEKOLAH TINGGI TEKNOLOGI TERPADU NURUL FIKRI
MANAJEMEN PROYEK
Leads and Lags
• Lead. Mengindikasikan bahwa suatu aktivitas dapat
dimulai sebelum aktivitas sebelumnya
selesai(completed).  Finish to start
• Lags. Waktu tunggu yang disisipkan diantara aktivitas.
Start-to-start

CONTOH:
• Aktivitas “coding” dapat dimulai 5 hari sebelum aktivitas
“design” selesai. Lead
• Setelah aktivitas “ menuangkan beton” maka harus
menunggu 3 hari sebelum aktivitas “membangun
konstruksi kerangka rumah” dapat dimulai. Lags
SEKOLAH TINGGI TEKNOLOGI TERPADU NURUL FIKRI
MANAJEMEN PROYEK
Contoh Project Schedule NW Diagram

SEKOLAH TINGGI TEKNOLOGI TERPADU NURUL FIKRI

MANAJEMEN PROYEK
 SEQUENCE ACTIVITIES
TOOLS &
INPUTS OUTPUTS
TECHNIQUES
• Schedule • Precedence • Project Schedule
Management Plan diagramming network diagram
• Activity list method (PDM) • Project documents
• Activity attributes • Dependency updates
• Milestone list determination
• Project scope • Leads and lags
statement
• Enterprise
environmental
factors
• Organizational
Process Assets

SEKOLAH TINGGI TEKNOLOGI TERPADU NURUL FIKRI

MANAJEMEN PROYEK
 Process: Estimate Activity
ESTIMATE ACTIVITY Resources

RESOURCES Process Group: Planning

Knowledge Area: Planning

Proses melakukan estimasi jenis dan kuantitas

dari material, SDM, perangkat, perlengkapan
yang dibutuhkan untuk mengerjakan setiap
aktivitias
Teridentifikasinya jenis, kuantitas, dan
karakteristik dari sumber daya yang
dibutuhkan untuk menyelesaikan setiap
aktivitas  Akurasi estimasi waktu dan cost
lebih tinggi
SEKOLAH TINGGI TEKNOLOGI TERPADU NURUL FIKRI
MANAJEMEN PROYEK
 ESTIMATE ACTIVITY RESOURCES
TOOLS &
INPUTS OUTPUTS
TECHNIQUES
• Schedule • Expert Judgement • Activity resource
Management Plan • Alternative analysis requirements
• Activity list • Published • Resource
• Activity attributes estimating data breakdown
• Resource calendars • Bottom-up structure
• Risk register estimating • Project documents
• Project management updates
• Activity cost
estimates software
• Enterprise
environmental
factors
• Organizational
Process Assets

SEKOLAH TINGGI TEKNOLOGI TERPADU NURUL FIKRI

MANAJEMEN PROYEK
Contoh RBS

SEKOLAH TINGGI TEKNOLOGI TERPADU NURUL FIKRI

MANAJEMEN PROYEK
 Process: Estimate Activity
ESTIMATE ACTIVITY Duration

DURATIONS Process Group: Planning

Knowledge Area: Planning

Proses memperkirakan jumlah periode kerja

yang diperlukan untuk menyelesaikan setiap
aktivitas dalam proyek dengan estimasi sumber
daya yang telah dilakukan.

Menyediakan jumlah waktu yang dibutuhkan

oleh setiap kegiatan sampai selessai 
Digunakan untuk membuat jadwal proyek

SEKOLAH TINGGI TEKNOLOGI TERPADU NURUL FIKRI

MANAJEMEN PROYEK
Estimate Activity Durations
I have no idea how long it
will take. I do not even
know what I am being
asked to do. SO what do I
say?

I will take my best guess

and double it!

PADDING

Padding is sign of POOR Project management !

SEKOLAH TINGGI TEKNOLOGI TERPADU NURUL FIKRI

MANAJEMEN PROYEK
Estimation Techniques
• Analogous estimating
• Parametric estimating.
o Regression analysis (scatter diagram) or
o Learning curve
• Three-point estimating
PERT( Program evaluation and review technique).
Menggunakan tiga parameter estimasi untuk sebuah
aktivitas. {Most likely (tM), Optimistic (tO), Pessimistic (tP)}
o Triangular Distribution
o Beta distribution

SEKOLAH TINGGI TEKNOLOGI TERPADU NURUL FIKRI

MANAJEMEN PROYEK
Activity Estimate Duration - Output

SEKOLAH TINGGI TEKNOLOGI TERPADU NURUL FIKRI

MANAJEMEN PROYEK
 ESTIMATE ACTIVITY DURATION
TOOLS &
INPUTS OUTPUTS
TECHNIQUES
• Schedule Management • Expert Judgement • Activity duration
Plan • Analogous estimating • Project documents
• Activity list • Parametric estimating updates
• Activity attributes • Three-point estimating
• Activity resource • Group decision-making
requirements techniques
• Resource calendars • Reserve analysis
• Project sope statement
• Risk register
• Resource breakdown
structure
• Enterprise
environmental factors
• Organizational Process
Assets

SEKOLAH TINGGI TEKNOLOGI TERPADU NURUL FIKRI

MANAJEMEN PROYEK
 Process: Develop Schedule
DEVELOP SCHEDULE Process Group: Planning
Knowledge Area: Planning

Proses analisis urutan kegiatan, jangka waktu,

kebutuhan sumber daya, dan
kendala /batasan terkait jadwal untuk membuat
pemodelan jadwal proyek
Dari berbagai input sebelumnya (aktivitas,
durasi, sumber daya, ketersediaan sumber
daya, logical relationship) menghasilkan
model jadwal dengan tanggal yang
direncanakan untuk menyelesaikan
kegiatan proyek
SEKOLAH TINGGI TEKNOLOGI TERPADU NURUL FIKRI
MANAJEMEN PROYEK
 DEVELOP SCHEDULE
INPUTS TOOLS & TECHNIQUES OUTPUTS

•Schedule Management Plan •Schedule network analysis •Schedule baseline

•Activity list •Critical path method •Project schedule
•Activity attributes •Critical chain method •Schedule data
•Project schedule network •Resource optimization •Project calendars
diagram techniques •Project management plan
•Activity resource •Modeling techniques updates
requirements •Leads and Lags •Project document updates
•Resource calendars •Schedule compression
•Activity duration estimates •Scheduling tool
•Project scope statement
•Risk register
•Project staff assignments
•Resource breakdown
structure
•Enterprise environmental
factors
•Organizational Process
Assets

SEKOLAH TINGGI TEKNOLOGI TERPADU NURUL FIKRI

MANAJEMEN PROYEK
Project Schedule vs Schedule Baseline
• Schedule Baseline is an “approved” version of the Project
Schedule
• Project Schedule merupakan dokumen yang berubah terus,
sementara Schedule baseline adalah dokumen yang statis.
• Project schedule refleksi dari kondisi aktual/terkini, schedule
baseline adalah rencana/plan
• Project schedule akan direvisi seiring proyek memasuki proses
eksekusi, sementara Schedule Baseline direvisi jika CR
mendapatkan approval melalui prosedur Change Control
• Schedule performance diukur dengan membandingkan
project schedule dan schedule baseline
• Ada waktu dimana project schedule sama dengan schedule
baseline, dimanakah waktu itu?

SEKOLAH TINGGI TEKNOLOGI TERPADU NURUL FIKRI

MANAJEMEN PROYEK
Project Schedule

SEKOLAH TINGGI TEKNOLOGI TERPADU NURUL FIKRI

MANAJEMEN PROYEK
Output Develop Schedule
• Schedule Data
o The schedule data for the project schedule model is the
collection of information for describing and controlling the
schedule. The schedule data includes at least the schedule
milestones, schedule activities, activity attributes, and
documentation of all identified assumptions and
constraints.
• Project Calendar
o identifies working days and shifts that are available for
scheduled activities. It distinguishes time periods in days
or parts of days that are available to complete scheduled
activities from time periods that are not available.

SEKOLAH TINGGI TEKNOLOGI TERPADU NURUL FIKRI

MANAJEMEN PROYEK
DAFTAR PUSTAKA
• Project Management Institute. A Guide to the Project
Management Body of Knowledge (PMBOK Guide) 5th Edition.
2013.

SEKOLAH TINGGI TEKNOLOGI TERPADU NURUL FIKRI

MANAJEMEN PROYEK
Next Week
• Diskusi mengenai Schedule network analysis (CPM,
CCM, Compression, resource optimization),
• Membahas Process Group Planning – Project
Management Plan (Cost, Quality, Human Resources,
Communication)

SEKOLAH TINGGI TEKNOLOGI TERPADU NURUL FIKRI

MANAJEMEN PROYEK
TERIMA KASIH