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INTRODUCCIÓN

A parte de las muchas ventajas que Excel ofrece, cuenta también con
herramientas (utilerías) que pueden reducir el tiempo en la organización,
operación, análisis y en general en la gestión de los datos contenidos en
una Hoja de cálculo.

Estas utilerías permiten, entre sus aplicaciones principales, administrar


una base datos mediante formularios, validar la incorporación de
información a una celda, agrupar y organizar datos de manera selectiva y
consolidar datos que se encuentren en distintas tablas y hojas de cálculo.

Con estas herramientas también es posible, por ejemplo, buscar celdas


que intervienen en alguna fórmula o función utilizada en una hoja de
cálculo, o bien buscar valores óptimos en un cálculo bajo ciertas
condiciones o restricciones predefinidas.

OBJETIVO DE APRENDIZAJE

Al finalizar el tema, el participante seleccionará y aplicará las utilerías de


Excel: formulario, validación, agrupar, consolidar, auditoría, buscar objetivo
y solver, para agilizar el manejo y análisis de la información.

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Es frecuente que en una base de datos en Excel se requiera agregar registros,
consultarlos, borrarlos o bien modificarlos; esto puede hacerse de una forma
tradicional, realizando estos cambios directamente sobre la base (celdas) o bien
puede emplearse la herramienta llamada Formulario, la cual permite ejecutar las
mismas acciones pero en una forma más organizada, sencilla y con una interfaz
gráfica amigable.

A continuación se explicará cómo se llevan a cabo las acciones mencionadas,


utilizando, a manera de ejemplo, una base de datos del Sistema de Ubicación de
Casillas 2006.

► Procedimiento activar el comando Formulario en la barra de herramientas de


acceso rápido.

a. Abra el archivo o libro de Excel.

b. Haga clic en la barra de herramientas de acceso rápido .


c. Seleccione la opción Más comandos….
1
d. En la ventana Opciones de Excel, seleccione en la opción Personalizar , .
e. De la lista desplegable “Comandos disponibles en “ elija la opción
“Comandos que no están en la cinta de opciones”.
f. En el catálogo que se muestra, seleccione el comando Formulario… .3
g. Posteriormente, oprima el botón Agregar >> , 4
h. Para aplicar la configuración seleccionada, se oprime el botón Aceptar 5.

Figura 4.1.1 Ventana de opciones de Excel.

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El resultado de la configuración se visualizará de la siguiente manera en la barra de


herramientas de acceso rápido:

Figura 4.1.2 Barra de herramientas de acceso rápido.

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a. Abra el libro de Excel que contiene la base de datos.

b. Seleccione sólo una celda dentro de la base de datos, debe ser cualquier
celda que contenga datos; para el ejemplo se seleccionó la celda E14, como se
puede observar en la Figura 4.1.3.1

Figura 4.1.3.1 Base de datos del Sistema Ubicación de Casillas.

c. Seleccione de la barra de acceso rápido el icono Formulario…. Aparecerá la


ventana del formulario (Hoja1), con el nombre de la hoja de cálculo donde se
encuentra la base de datos.

Figura 4.1.3.2 Formulario (Hoja1).

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d. Observe que, del lado izquierdo de la ventana del formulario, aparecen los
nombres de los campos de la base de datos (nombres de las columnas en la
hoja de cálculo), y a la derecha de éstos su valor respectivo. En principio se
despliega el primer registro (primera fila de la base). Para agregar un nuevo
registro oprima el botón Nuevo y capture los datos en los campos
correspondientes:

Figura 4.1.3.3 Captura nuevo registro en el Formulario (Hoja1).

NOTA: Si en la ventana del formulario aparecen títulos o etiquetas de campos


sin el espacio de captura (solo se visualiza el fondo gris), no podrá ingresar el
dato correspondiente debido a que éste es el resultado de alguna operación
dentro de la hoja; en estos casos, los datos se calculan automáticamente a
partir de los valores contenidos en las celdas que les dan origen, observe el
ejemplo siguiente:

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Figura 4.1.3.4 Agregando otro campo a la base de datos (Total de casillas B).

En el ejemplo de la Figura 4.1.3.4, el “Total Casillas B” se obtiene a partir de una


fórmula. En el formulario, el campo “Total Casillas B” es un campo no editable, por
lo tanto no se captura.

e. Puede agregar tantos registros como desee presionando el botón Nuevo en


cada oportunidad. Cuando termine, oprima el botón Cerrar para dar por
terminada la acción. Se recomienda que verifique que los registros se hayan
agregado en la base de datos.

NOTA: Los nuevos registros se agregan al final de la hoja de cálculo, esto es,
después del último renglón que contiene datos. Recuerde que en términos de
base de datos un registro de la base equivale a un renglón de la hoja de
cálculo.

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► Descripción completa de los componentes de la ventana del Formulario

A continuación, y con el propósito de explicar brevemente la funcionalidad de todos


sus componentes, se muestra nuevamente la ventana del Formulario:

Figura 4.1.3.5 Ventana del Formulario

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Tabla 1

Referencia Nombre Descripción


1 Nombres de Designación o título de los campos que conforman
campos la base (nombres de las columnas de la hoja de
cálculo).

2 Valores de Datos contenidos en cada celda del registro actual


campos que se visualiza en la ventana. Cabe mencionar
que estos datos corresponden a un único registro
(renglón) de la base.

3 Barra de Elemento de navegación “rápida” entre los registros


desplazamiento de la base.

4 Botón para agregar un nuevo registró a la base de


Botón Nuevo datos.

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5 Permite borrar de la base de datos el registro cuyos
Botón Eliminar datos se visualizan en la ventana.

6 Botón Restaurar Mientras el registro está activo o presente en la


ventana, este botón permite restaurar los datos que
han sido modificados en ese momento.
7 Botón Buscar
anterior Permite visualizar el registro inmediato anterior.

8 Botón Buscar
siguiente Permite visualizar el registro inmediato siguiente.

9 Botón Criterios Se utiliza para establecer Criterios de búsqueda de


registro(s) en particular. Una vez activado este
botón toma el nombre de Formulario para regresar
a esa ventana.
10 Botón Cerrar
Se utiliza para cerrar la ventana del formulario.

a. Para consultar un registro particular pulse el botón Buscar anterior o Buscar


siguiente para irse desplazando por la base de datos registro por registro, o
bien utilice la barra de navegación “rápida” indicada con el numeral 3 en la
Figura 4.1.3.5 hasta visualizar el registro deseado.

► Uso de criterios de búsqueda

Si la base de datos comprende muchos registros, el procedimiento mencionado


anteriormente puede llegar a ser sumamente lento o complejo para encontrar un
registro en particular, por lo que en tal caso es conveniente utilizar el botón
Criterios. Una vez que oprima este botón visualizará la ventana siguiente:

Figura 4.1.2.1 Ventana del Formulario.

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Una vez que se ingresa(n) el(los) criterio(s) de búsqueda, se debe presionar el
botón Buscar anterior o bien Buscar siguiente. Note que cada campo de la base
puede ser un criterio de búsqueda. Para localizar un registro particular debe agregar
los criterios necesarios en cada campo. Observe el ejemplo de la figura anterior y
note que cuando ingresa los criterios de búsqueda, el botón Formulario ocupa el
lugar del de Criterios.

► Modificación de un registro

b. Una vez que localice el registro deseado, puede proceder a modificar los datos
de los campos del registro como lo desee.

c. Cuando termine de consultar y/o modificar un registro, oprima el botón Cerrar;


si realizó cambios a la información, éstos serán incorporados a la base.

a. Busque el registro deseado hasta que visualice los datos en la ventana.


b. Oprima el botón Eliminar de la ventana del Formulario. Al hacerlo Excel
desplegará un aviso para que confirme la acción de eliminación del registro:

Figura 4.1.3.1 Ventana del Formulario (Hoja1).

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c. Si está seguro de que desea eliminar el registro, presione el botón Aceptar, en
caso contrario oprima el botón Cancelar para regresar a la ventana del
Formulario conservando intacto su registro.

Esta utilería sirve para verificar que la información a capturar en una celda o rango
de celdas, cumpla con algún tipo de dato o con ciertos valores preestablecidos. La
forma de utilizarla se describe a continuación.

A modo de ejemplo, suponga que se desea validar que en la celda A2 de la base


sólo se permitan valores comprendidos entre 1 y 32, y que al seleccionar la celda se
visualice un aviso que precise los valores permitidos, así como un mensaje de error
que indique cuando se ha capturado un valor que no cumple con esa validación.
Para ello se realiza lo siguiente:

a. Seleccione la celda o rango de celdas donde aplicará la herramienta, como ya


se mencionó, en este ejemplo será la celda A2, seleccione la ficha Datos y en
el botón Validación de datos despliegue la lista, haga clic en la opción
Validación de datos….
Figura 4.2.1 Ficha Datos

b. En la ventana Validación de datos, en la pestaña Configuración, seleccione


de la lista desplegable Permitir el tipo de dato que Excel permitirá que se
capture en ese campo según se requiera: Número entero, Decimal, Lista,
Fecha, Hora, Longitud de texto, personalizada o Cualquier valor.

Figura 4.2.2 Ventana validación de datos – Pestaña Configuración.

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c. Dependiendo de la opción seleccionada, Excel habilitará ciertas opciones que le
permitirán delimitar la validación. Para el ejemplo, se seleccionó Número entero,
la opción que a su vez habilitó la opción Datos, donde se seleccionó el
operador entre, empleando un Mínimo y un Máximo; en este ejemplo se eligió
el rango entre 1 y 32; bajo estos criterios el campo solo aceptará valores
enteros de 1 como mínimo y de 32 como máximo.

d. Posteriormente, haga clic en la pestaña Mensaje de entrada. Este apartado se


utiliza para crear un mensaje de aviso que se visualiza al seleccionar una celda
validada. Para el ejemplo, el Título utilizado fue la palabra “¡¡AVISO!!” y el
Mensaje de entrada:”Ingrese un valor comprendido entre 1 y 32”.

Figura 4.2.3 Ventana Validación de datos, Pestaña Mensaje entrante.

e. La pestaña Mensaje de error le permite habilitar o deshabilitar un aviso al


usuario en caso de capturar un dato que no cumpla con la validación
establecida. En el ejemplo se capturó el Título “¡¡VALOR INCORRECTO!!!” y el
Mensaje de error “Por favor ingrese un valor numérico comprendido entre 1 y
32”.

Figura 4.2.4 Ventana Validación de datos, Pestaña Mensaje de error.

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NOTA: El campo Título de los mensajes entrante y de error, solamente
permite una longitud de texto de hasta 32 caracteres.

f. Finalmente presione el botón Aceptar para cerrar la ventana Validación de


datos y se apliquen los valores y textos de validaciones ingresados.

En ocasiones es probable que se requiera agrupar y/o resumir datos para mostrar
cierta información en la hoja de cálculo de manera ágil, sin tener que recurrir al
filtrado de la información ni al ocultamiento o eliminación de columnas o renglones,
según sea el caso.

A manera de ejemplo, suponga que en la siguiente base de datos se requiere


visualizar únicamente las columnas de votación del PAN, APM (Coalición alianza
por México) y PBT (Coalición Por el Bien de Todos) por cada circunscripción
plurinominal, para realizar una comparación por entidad federativa del resultado de
los cómputos distritales de la elección de presidente de 2006:

Figura 4.3.1 Base de datos del Sistema de Ubicación de casillas 2006.

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Para atender este tipo de necesidades, puede utilizarse la herramienta Agrupar que
Excel pone a su disposición, y que le permite manejar los datos en tal forma que
selectivamente y con un solo clic, sea posible mostrar u ocultar el detalle de la
información a diferentes niveles. Excel permite agrupar hasta en 8 diferentes niveles
por cada grupo.

► Creación de un esquema de columnas

El procedimiento para agrupar columnas (el de filas es similar) se ejemplifica a


continuación:

a. Seleccione los encabezados de columnas cuya información desea agrupar, en


este ejemplo se agruparan las columnas I,J,K,L y M en primer lugar:

b. Active la ficha Datos, seleccione la lista desplegable Agrupar  Agrupar…

Figura 4.3.2.

Realice el mismo procedimiento para aquellas columnas adicionales a agrupar, en


este ejemplo las columnas O y P:

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Figura 4.3.3

Observe que aparece una barra de botones (barra de esquema) por arriba de los
encabezados e las columnas seleccionadas, para indicar su agrupación:

Figura 4.3.4

Al presionar cualquier signo de “-“, se contraerán las columnas agrupadas


correspondientes; si se desea contraer dos columnas se presiona el nivel 1.
Observe que en esta agrupación sólo existen dos niveles, señalados en la Figura
4.3.4. Al contraer todo se observará un signo de “+” en cada espacio de las
columnas agrupadas, y sólo se visualizará la información que no haya sido
agrupada como se muestra en la siguiente figura:

Figura 4.3.5

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Para visualizar, en este caso, todas las columnas agrupadas y contraídas, puede
presionar el nivel 2 o bien el signo de “+” para observar un grupo de columnas en
particular.

El nivel 1 es el que muestra el nivel más alto de agrupación, por esta razón al
oprimir el “1” compacta toda la información agrupada. Y el nivel más interno (2 en
este caso, pero puede ser 3, 4 hasta el nivel 8) es el que muestra toda la
información de los grupos creados.

► Creación de un esquema de renglones

Previamente a la creación de un esquema de renglones, se recomienda insertar


renglones al final de cada grupo de renglones que se deseen agrupar para
incorporar subtotales utilizando la función suma. En el ejemplo, se insertaron filas de
subtotales al final de cada grupo de entidades que conforman cada circunscripción.

a. El agrupamiento de renglones se realiza de forma similar al de columnas, con la


diferencia de que ahora debe seleccionar previamente las filas cuya información
desea agrupar. En el ejemplo se agruparon las filas de las entidades que
pertenecían a una misma circunscripción, cabe mencionar que, para facilitar la
identificación y pertenencia a cada circunscripción, se colocó un fondo (trama) a
cada renglón.

b. Seleccione la ficha Datos → Agrupar → Agrupar…

El procedimiento de la agrupación de las filas seleccionadas de una circunscripción


se ilustra a continuación (último nivel de agrupación).

Figura 4.3.6 Comando Agrupar.

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c. Repita los pasos a y b pero en esta ocasión, seleccione las filas del grupo
siguiente.

d. Vuelva a repetir los pasos a y b, seleccionando todas las filas, incluyendo


subtotales de todas las circunscripciones. La base del ejemplo incorpora un
total general en la fila final, esta fila no se selecciona.

e. Debe observar tres niveles de agrupamiento de filas, con la posibilidad de


realizar combinaciones con los agrupamientos de columnas.

► Ejemplos de combinación de agrupamientos de filas y columnas

Figura 4.3.7 1er. Nivel de agrupamiento de filas y de columnas.

Figura 4.3.8 2do. Nivel de agrupamiento de filas y 1er. nivel de agrupamiento de


columnas.

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Figura 4.3.9 3er. Nivel de agrupamiento de filas y 1er. nivel de agrupamiento de
columnas.

Figura 4.3.10 1er. Nivel de agrupamiento de filas y 2do. Nivel de agrupamiento de


columnas.

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