PARALELO

CLASES DE DOCUMENTOS
DOCUMENTO DE ARCHIVO DOCUMENTO ELECTRONICO
DIFERENCIA DIFERENCIA
El registro esta acogido en un medio, Recoge información en un medio cuyos
cuya información se hace accesible a símbolos solo pueden ser leídos por un
través de símbolos implícitos en él ordenador.
El contenido es inseparable de su Su contenido puede ser separado de su
medio o soporte. soporte original, para ser transferido a
otros.
Su valor probatorio se mide por las Su autenticidad depende del hardware
características de autenticidad, entre y software en el cual fue creado, y esta
ellas la firma solo se podrá mantener si se conserva
en su estructura original.
USO USO
Los documentos de archivo nacen El uso principal de los archivos
debido a los procesos administrativos. electrónicos es el de ahorrar gran
Esto ocurre porque los autores de cantidad de papeles y dejar de tender lo
dichos procesos han de justificar que llamamos depósito de papeles.
documentalmente sus decisiones, Este uso de los archivos electrónicos
expresando el cumplimiento de la ley, la nos permite comunicar varias empresas
oportunidad del criterio adoptado, la entre sí por medio, de las nuevas
lógica y coherencia del procedimiento tecnologías. Así como también
seguido. distribuye fácilmente documentación
extensa.
Son soportes que contienen la Ordenar de forma rápida documentos.
información sobre actividades Se utilizan y Mueven por Internet.
realizadas por la entidad que los Guardar Documentación extensa.
produce en cumplimiento de las Se tiene una copia de seguridad.
funciones que le corresponde
desempeñar.
El documento de archivo registra una Los documentos electrónicos has
actividad administrativa, deja testimonio revolucionado la forma de manejo de
de su realización y es memoria de ella: documentos, gracias a los ya
puede ser usado para la planeación, la mencionados se hace más factible el
asignación de recursos, la toma de uso de los documentos. De esta
decisiones, el control administrativo y manera será menos probable la pérdida
en general, todo lo que tiene que ver o extravío de los mismos, al igual que
con la agilidad, economía y eficiencia se podrían traspapelar los documentos,
de la gestión administrativa; es existiendo así pérdida de tiempo y de
además, garantía de los grupos dinero.
humanos relacionado con la institución,
memoria de esta relación y de la
práctica social que regula.