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INTERNACIONAL DE DESARROLLO, S.A.

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TABLA DE CONTENIDOS

PAGINA

1. OBJETIVO 2
2. ALCANCE 2
3. RESPONSABILIDADES 2
4. DEFINICION DE TERMINOS 2
5. REFERENCIAS O DOCUMENTOS RELACIONADOS 6
6. DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES 6
7. CONTROL DE LOS REGISTROS 25
8. DISTRIBUCION 26
9. FLUJOGRAMA 26
10. ANEXOS 27

ELABORADO REVISADO APROBADO


Cargo: Cargo: Cargo:
Nombre: Nombre: Nombre:
Firma: Fecha: Fecha:
Firma: Firma:
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1. OBJETIVO

Establece los lineamientos para la elaboración, revisión, aprobación, distribución de


los Procedimientos del Sistema de Gestión Documental, de Internacional de
Desarrollo, S.A., en concordancia con lo establecido en las Normas ISO.

2. ALCANCE

Este procedimiento aplica a todas las actividades relacionadas con la elaboración y


actualización de los documentos normativos del Sistema de Gestión Documental.

3. RESPONSABILIDADES
Es responsabilidad de la Gerencia de Recursos Humanos y/o Gerencia General,
establecer los lineamientos a seguir en el presente procedimiento, aprobar su
contenido y mantener su actualización y vigencia. Es responsabilidad de cada Gerencia
y Jefatura de la empresa, conocer, cumplir y hacer cumplir el presente procedimiento.

4. DEFINICIÓN DE TÉRMINOS

4.1. Actividad
Es la suma de tarea donde se agrupan en un procedimiento para facilitar su gestión. La
secuencia ordenada de actividades da como resultado un subproceso o un proceso.
Normalmente se desarrolla en un departamento o función.

4.2. Anexo
Documento que se adjunta como material de apoyo para ampliar una información y/o
realizar un registro.

4.3. Archivo Activo


Archivo cuyos documentos se encuentran vigentes.
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4.4. Archivo Inactivo


Archivo cuyos documentos que se encuentran fuera de uso, pero son conservados por
consideraciones legales o de preservación de la información.

4.5. Control de Cambios


Es el registro y justificación de cualquier modificación que se haga a los
procedimientos, que por su naturaleza impacta en el desarrollo de los procesos y en la
calidad del producto.

4.6. Copia Controlada


Es una reproducción fiel del documento original actualizado, sobre el que se aplican
controles de distribución.

4.7. Copia No-Controlada


Es la reproducción de un documento, sobre el cual no se pretende control de cambios,
ni la distribución de las versiones actualizadas a quienes lo poseen.

4.8. Documento
Información y su medio de soporte. Por ejemplo, manuales, procedimientos, listas de
chequeo, instructivos de llenado, planos, especificaciones, etc.

4.9. Documento Obsoleto


Todo aquel documento al cual se le ha realizado un cambio o modificación en su
contenido original. Los documentos pierden vigencia cuando se emite una nueva
versión que sustituya el documento original.

4.10. Documentos Asociados


Son otros documentos relacionados con el documento actual, como por ejemplo:
Anexos, Formularios, Flujogramas, Instructivos de Llenado, Modelos, Herramientas.

4.11. Documentos de Referencia

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Sección del documento normativo que resume las normas, leyes, reglamentos,
procedimientos u otros documentos que han sido citados previamente en el
contenido.

4.12. Documentos Normativos


Son documentos que establecen lineamientos o reglas a seguir para ejecutar las
actividades de la empresa. Ejemplo: procedimientos, normas, políticas, descripciones
de cargo, manuales, flujogramas.

4.13. Documentos Principales


Son documentos independientes, como por ejemplo: Manuales, Procedimientos, Lista
de Chequeo o Verificación, Mapa de Proceso, Glosario, Guía de Diseño.

4.14. Flujograma
Es un diagrama secuencial de las actividades que representa de manera gráfica un
proceso.

4.15. Historial de Cambio


Es el registro de las modificaciones efectuadas a los procedimientos.

4.16. Ítem
Cada una de las partes que componen un procedimiento, prueba, test o cuestionario.

4.17. Manual
Es una recopilación organizada y coherente de políticas, estándares o procedimientos
que rigen una determinada actividad para que pueda ser desarrollada en forma
metódica y eficiente.

4.18. Políticas
Enunciado breve y preciso con orientaciones o directrices que rigen la actuación de
una persona o entidad en un asunto o campo determinado, sin describir detalles de
operación, tareas o actividades.

4.19. Procedimiento
Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso.

4.20. Registro

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Es un formulario donde se asientan resultados, acciones, datos, para que quede una
constancia escrita de los mismos. Conjunto de datos que constituyen una información.

4.21. Título
Palabra, frase u oración, que indica el contenido de un escrito. Ejemplo: Los puntos
que conforman la tabla de contenidos.

4.22. Símbolos y Abreviaciones


 IDSA: Se refiere a las siglas de Internacional de Desarrollo S.A.
 S.G.D: Se refiere a las siglas del Sistema de Gestión Documental de Internacional de
Desarrollo S.A.
 ISO: Organización Internacional de Estandarización.
4.23. Sistema de Gestión Documental
Es un Sistema de Gestión por medio del cual se maneja la elaboración, actualización y
control de documentos normativos de una manera estandarizada y normalizada,
según los lineamientos establecidos por Internacional de Desarrollo S.A.

5. REFERENCIAS O DOCUMENTOS RELACIONADOS


5.1. NORMA INTERNACIONAL ISO 10013:2002 Directrices para la Documentación del
Sistema de Gestión de la Calidad
5.2. NORMA INTERNACIONAL ISO 9001:2015 Estandarización del Sistema de Control
de Calidad de las Organizaciones.

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6. DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES

6.1. Elaboración de los Documentos del Sistema de Gestión Documental

6.1.1. Propuesta de Elaboración o Modificación

 La propuesta de elaborar o modificar documentos debe hacerse ante el Gerente


del Área responsable de la actividad, o en su defecto el Jefe; indicando el por
qué se necesita el nuevo documento o la razón del cambio si se trata de una
modificación.
 Cuando los cambios impliquen modificación a nivel de procesos
organizacionales, deben ser consultados y notificados al Gerente del Área y la
Gerencia de Recursos Humanos, junto con el personal encargado del Área de
Documentación.

6.1.2. Estructura y Formato General

 Para la elaboración de cualquier tipo de documento normativo se empleará la


plantilla prediseñada, según el Formulario: “AF/GN/PD001-01 Plantilla para
Procedimientos”; el cual se adaptará a la naturaleza del nuevo documento sin
perder el diseño y formato estándar.
 En el encabezado del formato se detallan los siguientes aspectos ( Ilustración 2):
o Logotipo de la empresa: Representa la identificación gráfica de la empresa. El
tamaño será de 1.56 cm de alto y 1.83 cm de ancho, y debajo se colocará el
número de registro de información fiscal (R.I.F.) de la empresa con letra tipo
Calibri, tamaño 7. No se debe alterar el tamaño, color o algún otro aspecto
del logotipo ni del R.I.F.
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o Título: Define el propósito del documento a realizar. Se debe evitar la palabra


“procedimiento”, esta puede ser sustituida por “lineamientos” en caso de ser
requerida. Primero se debe colocar el nombre de la empresa escrito en
mayúscula, centrado, letra tipo Calibri, tamaño 13 y en negrilla, luego el
nombre de la Gerencia y/o Jefatura que aprueba o revisa el documento, Área
a la cual pertenece el documento seguidamente del título del procedimiento
todo escrito en mayúscula, centrado, letra tipo Calibri, tamaño 14 y en
negrilla (Ilustración 2).

o Fecha de Entrada en Vigencia: Indica la fecha en que se inicia la aplicación


del procedimiento, una vez adiestrado el personal. Este subtítulo debe ser
escrito en letra tipo Calibri, tamaño 10 y en negrilla, posicionada en el
margen derecho. La fecha debe ser colocada de la siguiente manera:
“M/AAAA”, con el mes escrito en letras mayúsculas y el año en números.
o Código: es la asignación secuencial alfanumérica que permite establecer la
identidad única de los documentos. Este subtítulo debe ser escrito en letra
tipo Calibri, tamaño 10 y en negrilla, mayúscula, en el recuadro debajo del
logo y Rif. Dichas asignaciones deben seguir las estructuras fijadas en este
procedimiento, en la sección 6.1.3. Codificación de los Documentos del
Sistemas de Gestión Documental.
o Versión: indica el número de la edición anterior del procedimiento. Este
subtítulo debe ser escrito en letras tipo Calibri, tamaño 10 y en negrilla,
posicionado en el margen derecho.
o Página: indica el número correspondiente del folio y la cantidad de ellos que
conforman el documento, incluyendo todos los anexos. El número de página
debe estar centrado y escrito en letra tipo Calibri tamaño 10 y, debe seguir el
siguiente esquema: Página 1 de 9, donde 1 representa la página o folio que
corresponde del procedimiento y 9 representa el número total de ellos en el
procedimiento. Por ejemplo: Página 1 de 32 (ver Ilustración 2).

Ilustración 2. Esquema de encabezado para la Portada de documentos normativos.

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 En el pie de página se detallan los siguientes aspectos: (Ilustración 3).


o Elaborado por: Especifica los datos de la persona que elabora el
Procedimiento. Este subtitulo debe ser escrito en letra tipo Calibri, tamaño
11, negrilla, centrado y en mayúscula. En el recuadro se detalla cargo,
nombre, fecha y firma del responsable de la elaboración del Procedimiento,
se usa letra tipo Calibri, tamaño 10 en negrilla, la firma y fecha se colocan
manualmente al momento de su elaboración.
o Revisado por: Especifica los datos que revisa el Procedimiento. Este
subtitulo debe ser escrito en letra tipo Calibri, tamaño 11, negrilla,
centrado y en mayúscula. En el recuadro se detalla cargo, nombre, fecha y
firma del responsable de la Revisión del Procedimiento, se usa letra tipo
Calibri, tamaño 10 en negrilla, la firma y fecha se colocan manualmente al
momento de su elaboración.
o Aprobado por: Especifica los datos de la persona que aprueba el
procedimiento. Este subtitulo debe ser escrito en letra tipo Calibri, tamaño
11, negrilla, centrado y en mayúscula. En el recuadro se detalla cargo ,
nombre, fecha y firma del responsable de la Aprobación del Procedimiento,
se usa letra tipo Calibri, tamaño 10 en negrilla, la firma y fecha se colocan
manualmente al momento de su elaboración.
 Los documentos que se originan de sus respectivas plantillas, deben poseer al
pie de la página en un cuadro de texto, en la esquina inferior derecha, el código
de la plantilla utilizada. El código se escribirá en letra tipo Calibri, tamaño 8.
 Todos los documentos normativos deben poseer al pie de página, una nota que
indique la prohibición de reproducir total o parcialmente el documento con
fines distintos a los establecidos en la operación de la empresa, y advertir que
reproducir un documento genera “copias no controladas”, que podrían estar
obsoletas sin tener ningún control sobre su actualización. La nota se escribirá en
letra tipo Calibri, tamaño 8, centrado.
Ilustración 3. Esquema de la tabla de responsabilidades.

 Todo documento normativo del Sistema de Gestión Documental de IDSA, debe


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poseer, según lo requerido, una tabla de contenido que indique el esquema


numerado de los puntos a tratar a lo largo del documento, los cuales deben
escribirse en letra tipo Calibri, tamaño 12, en negrilla y mayúscula.
 Para el caso de los Procedimientos, esta tabla se ubicará en la Portada del
documento y se empleará la estructura que se presenta en la Ilustración 1:

Ilustración 1. Esquema de la tabla de Contenido para documentos normativos.

Tabla # 1. Puntos del Contenido del documento

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PUNTOS DEL CONTENIDO DESCRIPCIÓN

OBJETIVO Establece el propósito del documento.

ALCANCE Define el área de acción y los límites del


Procedimiento.

RESPONSABILIDADES Describe todo el personal involucrado que participa


en un determinado procedimiento

DEFINICIÓNES DE TERMINOS Define de manera clara los términos y


abreviaciones que se utilizan a lo largo de la
descripción del Procedimiento.

REFERENCIAS O DOCUMENTOS
RELACIONADOS Identifica la fuente de donde se ha obtenido la
información para la elaboración del procedimiento.

DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES Describe el proceso secuencial de actividades que


comprenden el procedimiento.

CONTROL DE LOS REGISTROS Indica la ubicación, custodio, responsable y período


de almacenaje de los datos generados por los
Procedimientos antes de convertirse en archivos
muertos, desecharse y/o reciclarse.

DISTRIBUCION Indica que entidades conservan el original y copias


controladas del procedimiento

FLUJORAMA Describe gráficamente el proceso secuencial de


actividades que comprenden el procedimiento.

ANEXOS Especifica algún documento adjunto que permite


complementar el procedimiento elaborado.

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 Todo documento normativo citado en un Procedimiento se debe especificar con


una sección de “Anexos”. Se conservará el tipo de letra Calibri, tamaño 12 en
mayúscula, colocando el código del documento citado con un margen justificado
de 0,75 cm de sangría, y en negrilla; luego, un espacio tabulado para identificar
el nombre del documento completo, en mayúscula (Ver Ilustración 4).
Ilustración 4. Anexos de documentos normativos

6.1.3. Codificación de los Documentos del Sistemas de Gestión Documental

6.1.3.1. Estructura de Códigos de Documentos Normativos

 Todos los documentos del Sistema de Gestión Documental, deben regirse


bajo un mismo patrón que permita a los trabajadores identificarlos a partir
del código que se diseñe.
 La estructura de los códigos se diseñará de modo que facilite su clasificación
y búsqueda. La forma de codificar es la que se indica en la Tabla # 2. Los
códigos asignados a las Gerencias o Jefaturas y las Áreas adscritas a ellas,
son lo que se presentan en la Tabla # 3.
 En la codificación de los documentos principales y secundarios, los códigos
a utilizar son los que se presentan en la Tabla # 4 y Tabla # 5
respectivamente.

Tabla # 2. Estructura de códigos de documentos


XX/YY/ZZ###-@@ Documentos Principales.
XX/YY/ZZ###-@@-WW$$ Documentos Asociados a un documento principal.
XX  Indica la Gerencia o Jefatura a la cual está adscrita el Área al que pertenece el
Dónde
documento, según se muestra en la tabla # 3.
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YY Indica el Área a la que pertenece el documento, según se muestra en la tabla #3.
Z Z Indica el tipo de documento principal, según se muestra en la tabla #4.
###  Indica el número consecutivo del documento principal, para lo cual se utilizan
tres caracteres, desde el 001 al 999.
@@  Indica el número consecutivo de la versión del documento, para lo cual se
utilizan dos caracteres, desde el 01 al 99.
WW  Indica el tipo de documento asociado o atado al documento principal.
$$  Indica el número consecutivo del documento asociado a un documento principal,
para lo cual se utilizan dos caracteres, desde el 01 al 99, salvo para los Instructivos de
Llenado (de formularios o herramientas), en cuyo caso su número consecutivo debe ser
igual al formulario o herramienta al cual pertenecen.

Tabla # 3. Códigos de Gerencias o Jefatura/Área (1/2)


GERENCIA o JEFATURA ÁREAS
CÓDIGO
DESCRIPCIÓN CÓDIGO (YY) DESCRIPCIÓN
(XX)
Presidencia
PR
Gerencia General
PR Presidencia
Aplicación General a todas las áreas de
GN
la empresa
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Gerencia de Manufactura
MF Desarrollo de Nuevos Productos
Gerencia de Planificación
Producción Planta MOD
GM Gerencia de Manufactura PP
Producción Planta MOI
HS Higiene y Saneamiento
Aplicación General a todas las áreas de
GN
la empresa
CL Calidad
Jefatura de Aseguramiento LB Laboratorio
GC
de la Calidad
Aplicación General a todas las áreas de
GN
la empresa
EP Mantenimiento Equipos Planta
FL Mantenimiento Flota
Gerencia de MR Mantenimiento Refrigeración
MN Mantenimiento de Infraestructura
Mantenimiento MI
planta
Aplicación General a todas las áreas de
GN
la empresa
SF Seguridad Física
Jefatura de Seguridad de
SP Aplicación General a todas las áreas de
Planta GN
la empresa
AC Almacén de Congelados
AS Almacén de Materia Prima
AL Jefatura de Almacén AR Almacén de Repuestos y Suministros
Aplicación General a todas las áreas de
GN
la empresa

Tabla # 3. Códigos de Gerencias o Jefatura/Área (2/2)


GERENCIA o JEFATURA ÁREAS
CÓDIGO
DESCRIPCIÓN CÓDIGO (YY) DESCRIPCIÓN
(XX)
Compras de Materia Prima
CM Compras de Repuestos y Suministros
Jefatura de Compras de
CM Importaciones
Materiales e Insumos
Aplicación General a todas las áreas de
GN
la empresa
DC Jefatura de Distribución de DC Jefatura de Distribución de Congelados
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Aplicación General a todas las áreas de


Congelados GN
la empresa
VT Ventas

VM Gerencia de Ventas MC Mercadeo


Aplicación General a todas las áreas de
GN
la empresa
TS Tesorería
CT Contabilidad
AF CC Crédito y Cobranzas
Gerencia de Administración
y Finanzas CP Cuentas por Pagar
IM Impuestos
Aplicación General a todas las áreas de
GN
la empresa
SA Selección y Adiestramiento
NN Nómina
Gerencia de Recursos SM Servicio Medico
RH
Humanos SI Seguridad Industrial
Aplicación General a todas las áreas de
GN
la empresa
AI Auditoria Interna
Jefatura de Auditoria
AI Aplicación General a todas las áreas de
Interna GN
la empresa

Tabla # 4. Códigos de Tipo de Documento Principal

CÓDIGO (Z) DESCRIPCIÓN

MN Manual

PD Procedimiento

PR Proceso

IN Instructivo de Trabajo

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Tabla # 5. Códigos de Tipo de Documento Secundario

CÓDIGO
DESCRIPCIÓN
(W)

AN Anexo

FO Formulario

DF Diagrama de Flujo o Flujograma

MU Manual de Usuario

6.1.4. Lineamientos de Redacción y Desarrollo de Procedimientos

 Las actividades se redactarán en un lenguaje claro, sencillo y atribuyendo en


cada párrafo a los responsables de cada una de las acciones que comprenden el
procedimiento.
 Si se desea resaltar una palabra en específico dentro de un párrafo debe utilizar
negrilla.
 Para evitar que las ideas de un mismo párrafo o recuadro se vean interrumpidas
por la finalización de la hoja, se puede correr la idea en conjunto a la página
siguiente.
 Cuando el Procedimiento cite otro punto dentro del mismo documento, se

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escribirá la referencia en negrilla.


 Cuando el Procedimiento haga mención de algún otro documento normativo, se
hará referencia al código y nombre del mismo, colocándolo en el recuadro que
le corresponde, (Ver Ilustración 5).
 Todos los documentos de los Sistemas de Gestión Documental de Internacional
de Desarrollo S.A. deben permanecer legibles y fácilmente identificables, sin
enmiendas ni tachaduras.
 La redacción de los Documentos Normativos debe hacerse de manera clara y
simplificada, en especial aquellos documentos que se requieran para el
entrenamiento de nuevos trabajadores o para efectuar una actividad muy
detallada. (Ver Ilustración 5)
Ilustración 5. Cuadro para la Redacción del Procedimiento

6.1.5. Lineamientos de Diseño y Formato para Manuales

 Todos los Manuales del Sistema de Gestión Documental deben poseer una Tabla
de Contenido General, a excepción de los Manuales de Usuario que solo
describen el paso por paso de una actividad específica dentro de un Sistema
Administrativo o Portal Web.
 Los puntos de desarrollo para cada Manual dependerán de la naturaleza del
mismo. No obstante las normas y el formato estandarizado, tipo de letra, los
encabezados y pie de página, aplican para todos, según lo indicado en el punto
6.1.2. Estructura y Formato General.

6.1.6. Diseño de los Flujogramas

 Independientemente al software que se utilice para digitalizar los diagramas de


flujo, se tomarán en cuenta las siguientes características estándar, que se
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muestran en la ilustración 6:
o Encabezado con el nombre de la empresa.
o Tamaño de letra 12.
o Identificación del responsable en la elaboración.
o Código atado al documento principal, junto con el nombre del Flujograma.
o Configuración vertical en la secuencia de actividades respecto a sus
responsables.
o Versión del documento.
o Secuencia lógica, clara y organizada de las actividades.

Ilustración 6. Modelo de diseño para Flujogramas.

 Los Flujogramas se imprimirán junto con las copias controladas de los


Procedimientos en los puntos de uso que se requieran y se publicarán en
formato digital en la base de datos.

6.2. Aprobación de los Documentos en cuanto a su adecuación antes de su emisión


 Los responsables de elaborar, revisar y aprobar los documentos que se generen de
las actividades ejecutadas en Internacional de Desarrollo S.A., están indicados en
los procedimientos que describen la operación de la empresa.
 En cuanto a los documentos normativos de los Sistemas de Gestión deben ser
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establecidos en la operación de la empresa. Consulte el archivo digital actualizado publicado en el Sistema de Gestión de Internacional
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elaborados o modificados por los responsables asignados para tal fin, revisados por
un cargo similar o superior y aprobados según se indica en la ilustración7:
Ilustración 7. Esquema de aprobación de documentos.
Aprobador: Gerente del Área /Gerente General
Aprobador: Gerente del Área /Gerente General

Revisor: Jefe del Área con pleno conocimiento


Revisor: Jefe del Área/ Gerente
del Procedimiento con pleno
delconocimiento
Área
del Procedimiento / Gerente del Área

Elaborador: Responsable de la Elaboración


Elaborador: Responsable de la Elaboración

 No debe aparecer más de una persona en las casillas de ELABORADO, REVISADO Y


APROBADO. En caso de que los procedimientos requieran ser revisados por más de
una persona, podrán colocarse los responsables de tales revisiones en la Hoja de
Aprobación.
 No es necesario indicar en los documentos asociados los responsables, puesto que
dicha información estará descrita en los documentos principales.
 Los responsables de la Elaboración, Revisión y Aprobación de un documento
normativo del Sistema de Gestión Documental, deben firmar y colocar la fecha
manualmente en la Hoja de Aprobación.
 La Hoja de Aprobación de los documentos, una vez firmada por su elaborador,
revisor y aprobador, se escaneará y anexará al documento original en digital, y se
archivará en físico en el área de Documentación. En vista de que todos los
documentos se trabajarán en formatos digitales, dichos registros servirán como
aval de la responsabilidad sobre la revisión y aprobación de los mismos una vez que
entren en vigencia.
 Los responsables de la Revisión y Aprobación contarán con un archivo digital del
documento, con acceso solo de lectura para garantizar la transparencia de los
cambios; solo en las áreas donde no tengan acceso al archivo digital se mantendrá
el documento en físico. En caso de existir modificaciones, el responsable del área
de Documentación emitirá la nueva versión y garantizará que llegue a los
responsables en cuestión.
6.3. Revisión y Actualización de los Documentos

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6.3.1. Identificación de los Cambios y Estado de Versión Vigente de los


Documentos

 Los responsables de las actividades deben revisar y solicitar actualización de los


documentos cada vez que sea necesario a fin de garantizar su vigencia. El plazo
estándar para la revisión de los mismos será cada tres (3) años. No obstante si
antes de dicho plazo se requiera alguna revisión, puede hacerse.
 Cuando los documentos son modificados se deben identificar los cambios así
como actualizar sus versiones.

 En caso de que se desee consultar una versión anterior al documento


actualizado, se pueden ver los cambios en el Formulario de Control de Cambios
que se detalla en la sección 6.4. “Control de Cambios” del presente
Procedimiento.
6.3.2. Disposición de las Versiones pertinentes de los Documentos en los Puntos
de Uso

 Los responsables de los documentos deben garantizar que los mismos se


encuentren disponibles para sus usuarios en cada área, archivos o puntos de uso
según lo dispuesto en los procedimientos que describen dichas actividades.
 En cuanto a los documentos normativos, el Área de Documentación es
responsable de mantener en la base de Datos de Internacional de Desarrollo
S.A. los documentos en su versión vigente e informar vía correo electrónico a
todos los involucrados con respecto a cualquier cambio que se haya realizado.
Los mismos, deben estar atentos de dichas actualizaciones.
6.3.3. Prevención del uso no intencionado de Documentos Obsoletos

 Los responsables de las áreas que generan los documentos y registros deben
asegurarse de que las versiones anteriores u obsoletas de estos estén fuera de
uso, identificadas como OBSOLETAS, o sean desechadas.
 Los Asistentes Administrativos de cada una de las áreas deben poseer una
Matriz fresca y actualizada de la documentación de determinado departamento.
 Cada vez que se actualice un documento normativo se debe publicar en la Base
de Datos de la empresa y notificarlo al personal de la empresa vía correo
electrónico.
6.4. Control de Cambios
 Los cambios realizados a un documento normativo se reflejarán en la versión del
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mismo y en el formulario digital “AF/GN/PD001-FO08 Control de Cambios” (ver


Ilustración 8) dónde se mostrará el histórico de todos los cambios realizados a cada
Documento Normativo. El responsable del Área de Documentación debe llevar
control sobre este histórico de cambios en formato digital.

Ilustración 8. Esquema para el encabezado del registro de Control de Cambios

 El Formulario para el control de los cambios se empleará de la siguiente manera:


o Código: especifica el código del documento que se está modificando.
o Nombre del Documento: especifica el nombre del documento en cuestión.
o Fecha de Modificación: indica la fecha en que se terminó y aprobó la nueva
modificación.
o Motivo: describe el motivo por el cual se debe modificar el documento.
o Ítem a modificar: describe la porción parcial del documento que se está
modificando. En caso de ser más de una porción del mismo, se indicarán por
medio de viñetas los puntos que se están modificando.
o Ítem modificado: describe la porción del documento en su versión actualizada
según la modificación que se hizo. En caso de ser más de una porción
modificada, se escribirán en viñetas y en el orden correspondiente a los “Ítems a
modificar” que se colocaron.
o Versión: especifica la nueva versión de ese documento de manera secuencial,
luego de efectuar los cambios.
o Elaborado, Revisado y Aprobado: indica las personas involucradas con la
elaboración, revisión y aprobación del cambio realizado sobre el documento.
o Fecha: en caso de que un trabajador solicite el Formulario impreso para evaluar
los cambios en un documento determinado, se imprimirá el encabezado junto
con la sección de interés, colocando en este campo la fecha en que se está
emitiendo la información.

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 El personal responsable del Área de Documentación, debe cargar a la base de datos


de Internacional de Desarrollo S.A. el Formulario “AF/GN/PD001-FO08 Control de
Cambios” con acceso “solo lectura” para los involucrados, y actualizarlo cada vez
que se realicen cambios en algún documento normativo.
6.4.1. Almacenamiento, Respaldo y Protección de los Documentos y Registros
del Sistema de Gestión Documental

 Los registros electrónicos del S.G.D. son protegidos mediante acciones tales
como:
o Antivirus.
o Las Normas y Políticas de Servicios de Red de IDSA.
o Control de accesos para información electrónica.

6.4.2. Uso de la Base de Datos

 Todos los documentos normativos de interés para cada una de las áreas, se
publicarán en una Base de Datos en carpetas identificadas.
 Los empleados de Internacional de Desarrollo, S.A, tendrán acceso a la Base de
Datos sin control de cambio en los documentos publicados, solo lectura.
 Es responsabilidad del Área de Documentación, notificar vía correo electrónico
cualquier cambio e innovación en os documentos al personal involucrado
 Los empleados de Internacional de Desarrollo, S.A., deben estar atentos a las
actualizaciones de los documentos que se publiquen en la Base de Datos.

6.4.3. Vigencia de los Documentos Normativos

 Los Procedimientos tienen una vigencia de tres (3) años, tiempo durante el cual
pueden realizarse modificaciones en caso de ameritarse.
 Los Procedimientos se aplicarán a partir de la “fecha de entrada en vigencia”,
que se coloca en el encabezado del mismo.
 Los Manuales del Sistema de Gestión Documental se encuentran
constantemente en revisión, alimentación y actualización por cada responsable
según el Departamento al que pertenezca el documento. No obstante el plazo
fijado para la revisión general de un Manual es de una (1) vez cada tres (3) años
y se recomienda efectuarla dos (2) meses antes del vencimiento.

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6.5. Adiestramiento de los Procedimientos y Manuales de Usuarios

6.5.1. Reunión para la entrada en vigencia de los Procedimientos


 Aprobado el Procedimiento, el Área de Documentación convocará una
reunión con todos los involucrados al mismo (entrevistados durante la fase
de levantamiento de la información) y el Jefe o Gerente del Área al cual
pertenece el documento. En ella se leerá en voz alta el Procedimiento y se
ajustará cualquier detalle, cambio, mejora o corrección, en toda la secuencia
lógica de las actividades descritas.
 Los asistentes de dicha reunión llenarán el Formulario “AF/GN/PD001-FO07
Adiestramiento y Optimización de Procedimientos” el cual se archivará en el
Área de Documentación; éste servirá como aval de que el personal tiene
conocimiento del Procedimiento, así como de los cambios que allí surjan para
mejora continua.
 La fecha en que culmine dicha reunión, será la fecha de entrada en vigencia
del Procedimiento.
 El Formulario empleado para la reunión, que se muestra en la ilustración 9,
se llenará con los datos de los asistentes y del Responsable del Área de
Documentación que dirija la reunión. Se colocará en las observaciones, todas
las sugerencias de mejoras continua que surjan en la misma.

Ilustración 9. Reunión de Adiestramiento y Optimización de Procedimientos.

6.5.2. Pruebas de Efectividad de los Manuales de Usuario


 El Área de Documentación realizará pruebas de efectividad en los Manuales
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de Usuario; los trabajadores responsables de las actividades allí descritas,


comprobarán la claridad y sencillez de la información plasmada en el Manual
para desarrollar dicha actividad. Dichos trabajadores se colocaran como
revisores del Manual.
 En caso de haber comentarios o sugerencias, el Responsable del Área de
Documentación será quien realice los ajustes pertinentes.
 El Manual también se someterá a prueba con un trabajador que desconozca
el sistema o portal que se emplea en el mismo; el trabajador debe ser capaz
de efectuar la actividad a partir de las instrucciones descritas.
6.6. Distribución de los Documentos Normativos
 El personal no está autorizado a reproducir copias de los documentos; en caso de
necesitarlas debe hacer la solicitud al Responsable del Área de Documentación,
quien llenará el Formulario “AF/GN/PD001-FO01 Distribución de Copias
Controladas”, el cual deberá firmar la Gerencia de Recursos Humanos, antes de la
emisión. El Área de Documentación imprimirá entonces el(los) documento(s)
solicitado(s).
 El Formulario “AF/GN/PD001-FO01 Distribución de Copias Controladas”,
presentado en la ilustración 10, se llena de la siguiente manera:
o Código: se colocará el código del documento solicitado.
o Nombre del Documento: se indicará el nombre exacto del documento
solicitado.
o N° de copias: se indicará el número de copias controladas que se imprimirán de
ese documento según la solicitud.
o Nombre del responsable: se coloca el nombre del trabajador solicitante.
o Gerencia o Jefatura / Área: se coloca la Gerencia o Jefatura, y el Área al cual
pertenece el trabajador solicitante.
o Punto de Uso: se indica el área en que se empleará el documento controlado,
para conocimiento del Área de Documentación en caso de actualizaciones.
o Firma: firma del trabajador solicitante.

Ilustración 10. Formulario para Distribución de Copias Controladas.

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 Es responsabilidad del Área de Documentación el que los Manuales de Usuario se


encuentren en la versión vigente y actualizada.
 Toda copia controlada que se emita a un trabajador se deberá registrar en el
Formulario “AF/GN/PD001-FO01 Distribución de Copias Controladas” para control
de las actualizaciones y versiones vigentes.
 Los Documentos Normativos deben estar redactados y definidos de tal modo que
simplifique significativamente el entrenamiento de los nuevos trabajadores, una
vez dictada la inducción a Internacional de Desarrollo S.A.

7. CONTROL DE LOS REGISTROS


Se debe mantener en formato digital, las dos (2) últimas versiones archivadas de los
documentos normativos. Las versiones anteriores se consideran documentos
obsoletos y por tanto pueden ser desechadas. Es responsabilidad del Área de
Documentación llevar un control de todos los registros que genere el presente
Procedimiento. El Formulario “AF/GN/PD001-FO01 Distribución de Copias
Controladas” se archivará el tiempo que se considere necesario según la disposición
de los archivos en los puntos de uso. Cuando los documentos que aparecen en el
registro se hayan sustituido por nuevas versiones, de modo que se han desechado los
Procedimientos que fueron distribuidos, el registro se convierte en archivo muerto y
puede ser destruido o reciclado.

8. DISTRIBUCION

Gerencia General Original

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Entidades N° Copias Controladas

Gerencia de Manufactura 1

Jefatura de Aseguramiento de la Calidad 1

Gerencia de Mantenimiento 1

Jefatura de Seguridad de Planta 1

Jefatura de Almacén 1

Gerencia de Compras 1

Jefatura de Distribución 1

Gerencia de Ventas y Mercadeo 1

Gerencia de Administración y Finanzas 1

Gerencia de Recursos Humanos 1

Auditoria Interna 1

Total 11

9. FLUJOGRAMA
N/A

10. ANEXOS

AF/GN/PD001-FO01 DISTRIBUCIÓN DE COPIAS CONTROLADAS


AF/GN/PD001-FO02 PLANTILLA PARA PROCEDIMIENTOS
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AF/GN/PD001-FO07 ADIESTRAMIENTO Y OPTIMIZACIÓN DE PROCEDIMIENTOS


AF/GN/PD001-FO08 CONTROL DE CAMBIOS
AF/GN/PD001-FO09 INSTRUMENTO PARA EL LEVANTAMIENTO DE INFORMACIÓN

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