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TABLA DE CONTENIDOS
PAGINA
1. OBJETIVO 2
2. ALCANCE 2
3. RESPONSABILIDADES 2
4. DEFINICION DE TERMINOS 2
5. REFERENCIAS O DOCUMENTOS RELACIONADOS 6
6. DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES 6
7. CONTROL DE LOS REGISTROS 25
8. DISTRIBUCION 26
9. FLUJOGRAMA 26
10. ANEXOS 27
1. OBJETIVO
2. ALCANCE
3. RESPONSABILIDADES
Es responsabilidad de la Gerencia de Recursos Humanos y/o Gerencia General,
establecer los lineamientos a seguir en el presente procedimiento, aprobar su
contenido y mantener su actualización y vigencia. Es responsabilidad de cada Gerencia
y Jefatura de la empresa, conocer, cumplir y hacer cumplir el presente procedimiento.
4. DEFINICIÓN DE TÉRMINOS
4.1. Actividad
Es la suma de tarea donde se agrupan en un procedimiento para facilitar su gestión. La
secuencia ordenada de actividades da como resultado un subproceso o un proceso.
Normalmente se desarrolla en un departamento o función.
4.2. Anexo
Documento que se adjunta como material de apoyo para ampliar una información y/o
realizar un registro.
4.8. Documento
Información y su medio de soporte. Por ejemplo, manuales, procedimientos, listas de
chequeo, instructivos de llenado, planos, especificaciones, etc.
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Sección del documento normativo que resume las normas, leyes, reglamentos,
procedimientos u otros documentos que han sido citados previamente en el
contenido.
4.14. Flujograma
Es un diagrama secuencial de las actividades que representa de manera gráfica un
proceso.
4.16. Ítem
Cada una de las partes que componen un procedimiento, prueba, test o cuestionario.
4.17. Manual
Es una recopilación organizada y coherente de políticas, estándares o procedimientos
que rigen una determinada actividad para que pueda ser desarrollada en forma
metódica y eficiente.
4.18. Políticas
Enunciado breve y preciso con orientaciones o directrices que rigen la actuación de
una persona o entidad en un asunto o campo determinado, sin describir detalles de
operación, tareas o actividades.
4.19. Procedimiento
Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso.
4.20. Registro
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Es un formulario donde se asientan resultados, acciones, datos, para que quede una
constancia escrita de los mismos. Conjunto de datos que constituyen una información.
4.21. Título
Palabra, frase u oración, que indica el contenido de un escrito. Ejemplo: Los puntos
que conforman la tabla de contenidos.
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REFERENCIAS O DOCUMENTOS
RELACIONADOS Identifica la fuente de donde se ha obtenido la
información para la elaboración del procedimiento.
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YY Indica el Área a la que pertenece el documento, según se muestra en la tabla #3.
Z Z Indica el tipo de documento principal, según se muestra en la tabla #4.
### Indica el número consecutivo del documento principal, para lo cual se utilizan
tres caracteres, desde el 001 al 999.
@@ Indica el número consecutivo de la versión del documento, para lo cual se
utilizan dos caracteres, desde el 01 al 99.
WW Indica el tipo de documento asociado o atado al documento principal.
$$ Indica el número consecutivo del documento asociado a un documento principal,
para lo cual se utilizan dos caracteres, desde el 01 al 99, salvo para los Instructivos de
Llenado (de formularios o herramientas), en cuyo caso su número consecutivo debe ser
igual al formulario o herramienta al cual pertenecen.
Gerencia de Manufactura
MF Desarrollo de Nuevos Productos
Gerencia de Planificación
Producción Planta MOD
GM Gerencia de Manufactura PP
Producción Planta MOI
HS Higiene y Saneamiento
Aplicación General a todas las áreas de
GN
la empresa
CL Calidad
Jefatura de Aseguramiento LB Laboratorio
GC
de la Calidad
Aplicación General a todas las áreas de
GN
la empresa
EP Mantenimiento Equipos Planta
FL Mantenimiento Flota
Gerencia de MR Mantenimiento Refrigeración
MN Mantenimiento de Infraestructura
Mantenimiento MI
planta
Aplicación General a todas las áreas de
GN
la empresa
SF Seguridad Física
Jefatura de Seguridad de
SP Aplicación General a todas las áreas de
Planta GN
la empresa
AC Almacén de Congelados
AS Almacén de Materia Prima
AL Jefatura de Almacén AR Almacén de Repuestos y Suministros
Aplicación General a todas las áreas de
GN
la empresa
MN Manual
PD Procedimiento
PR Proceso
IN Instructivo de Trabajo
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CÓDIGO
DESCRIPCIÓN
(W)
AN Anexo
FO Formulario
MU Manual de Usuario
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GERENCIA DE RECURSOS HUMANOS 01
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Todos los Manuales del Sistema de Gestión Documental deben poseer una Tabla
de Contenido General, a excepción de los Manuales de Usuario que solo
describen el paso por paso de una actividad específica dentro de un Sistema
Administrativo o Portal Web.
Los puntos de desarrollo para cada Manual dependerán de la naturaleza del
mismo. No obstante las normas y el formato estandarizado, tipo de letra, los
encabezados y pie de página, aplican para todos, según lo indicado en el punto
6.1.2. Estructura y Formato General.
muestran en la ilustración 6:
o Encabezado con el nombre de la empresa.
o Tamaño de letra 12.
o Identificación del responsable en la elaboración.
o Código atado al documento principal, junto con el nombre del Flujograma.
o Configuración vertical en la secuencia de actividades respecto a sus
responsables.
o Versión del documento.
o Secuencia lógica, clara y organizada de las actividades.
elaborados o modificados por los responsables asignados para tal fin, revisados por
un cargo similar o superior y aprobados según se indica en la ilustración7:
Ilustración 7. Esquema de aprobación de documentos.
Aprobador: Gerente del Área /Gerente General
Aprobador: Gerente del Área /Gerente General
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Los responsables de las áreas que generan los documentos y registros deben
asegurarse de que las versiones anteriores u obsoletas de estos estén fuera de
uso, identificadas como OBSOLETAS, o sean desechadas.
Los Asistentes Administrativos de cada una de las áreas deben poseer una
Matriz fresca y actualizada de la documentación de determinado departamento.
Cada vez que se actualice un documento normativo se debe publicar en la Base
de Datos de la empresa y notificarlo al personal de la empresa vía correo
electrónico.
6.4. Control de Cambios
Los cambios realizados a un documento normativo se reflejarán en la versión del
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Los registros electrónicos del S.G.D. son protegidos mediante acciones tales
como:
o Antivirus.
o Las Normas y Políticas de Servicios de Red de IDSA.
o Control de accesos para información electrónica.
Todos los documentos normativos de interés para cada una de las áreas, se
publicarán en una Base de Datos en carpetas identificadas.
Los empleados de Internacional de Desarrollo, S.A, tendrán acceso a la Base de
Datos sin control de cambio en los documentos publicados, solo lectura.
Es responsabilidad del Área de Documentación, notificar vía correo electrónico
cualquier cambio e innovación en os documentos al personal involucrado
Los empleados de Internacional de Desarrollo, S.A., deben estar atentos a las
actualizaciones de los documentos que se publiquen en la Base de Datos.
Los Procedimientos tienen una vigencia de tres (3) años, tiempo durante el cual
pueden realizarse modificaciones en caso de ameritarse.
Los Procedimientos se aplicarán a partir de la “fecha de entrada en vigencia”,
que se coloca en el encabezado del mismo.
Los Manuales del Sistema de Gestión Documental se encuentran
constantemente en revisión, alimentación y actualización por cada responsable
según el Departamento al que pertenezca el documento. No obstante el plazo
fijado para la revisión general de un Manual es de una (1) vez cada tres (3) años
y se recomienda efectuarla dos (2) meses antes del vencimiento.
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8. DISTRIBUCION
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Gerencia de Manufactura 1
Gerencia de Mantenimiento 1
Jefatura de Almacén 1
Gerencia de Compras 1
Jefatura de Distribución 1
Auditoria Interna 1
Total 11
9. FLUJOGRAMA
N/A
10. ANEXOS
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