GESTION DE ADQUISICION DE PROYECTOS 1

FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y ADMINISTRATIVAS

CARRERA PROFESIONAL DE CONTABILIDAD

DOCENTE:

CARLOS MAGNO

CICLO:

VIII

INTEGRANTES:

 AYALA MARRON ASTRID  MACEDA AGUILAR

 CARRILLO MERCADO JHON
ISAMARY  MEJIA AQUINO TATIANA
 CALLAN HERNANDEZ  NEGRON ZUÑIGA
JUNIOR BIANCA
 CARRANZA QUISPE  RUIZ GARCIA LILIANA
ANGEL  SILVA ACOSTA JAIRO
 FLORES IZAGUIRRE
CLAUDIA

CHIMBOTE - 2017
GESTION DE ADQUISICION DE PROYECTOS 2
 INDICE

1. INTRODUCCION…………..……………………………………………Pag.4
2. GESTION DE ADQUISICION DEL PROYECTO…………………………...Pag.5

2.1 CONCEPTO…………………………………………………………….Pag.5
2.2 UN CONTRATO………………………………………………………..Pag.5
2.3 UN CONTRATO DE ADQUISICIÓN…………………………………Pag.5

3. PASOS DE LA GESTION DE ADQUISICION DEL PROYECTO………...Pag.6

4. PROCESOS DE LA GESTION DEL PROYECTO………………………….Pag.7

4.1 PLANIFICAR LA GESTION DE LAS

ADQUISICIONES………………………………………………………Pag.7
4.11 ENTRADAS……………………………………………………………..Pag.7
4.111 HERRAMIENRAS Y TECNICAS…………………………………..….Pag.8
4.1111SALIDAS………………………………………………………………...Pag.8

5. EFECTUAR LAS ADQUISICIONES………………………………………....Pag.10

5.11 ENTRADAS……………………………………………………………..Pag.10
5.111 HERRAMIENRAS Y TECNICAS…………………………………..….Pag.10
5.1111SALIDAS………………………………………………………………...Pag.11
6. ADMINISTRAR LAS ADQUISICIONES…….…………………………….....Pag.12

6.11 ENTRADAS……………………………………………………………..Pag.13
6.111 HERRAMIENRAS Y TECNICAS…………………………………..….Pag.13
6.1111SALIDAS………………………………………………………………...Pag.14
7. CERRAR LAS ADQUISICIONES………………………………………….....Pag.14

7.11 ENTRADAS……………………………………………………………..Pag.14
7.111 HERRAMIENRAS Y TECNICAS…………………………………..….Pag.14
7.1111SALIDAS………………………………………………………………...Pag.15

8. FACTORES QUE LLEVAN A CABO EL ÉXITO DE LA GESTION DE SUS

ADQUISICIONES……………………..……………………………………......Pag.15

A) APOYO VISIBLE DESDE LA DIRECCION ……………………………..Pag.15

B) MANEJO INTELIGENTE ( COMPRENSIÓN) DE LOS COSTOS…….Pag.15
C) RELACIONES COOPERATIVAS CON PROVEEDORES………….....Pag.16
D) CULTURA DE MEJORA CONTINUA…………………………………….Pag.16
E) ENFOQUE MULTI-FUNCIÓN………………………………………….....Pag.16
F) VALORACIÓN REAL PARA EL USO DE TECNOLOGIA
AVANZADAS……………………………………………………….....……Pag.16
G) INVERSIÓN EN GESTIÓN DE ADQUISICIONES……………………..Pag.17

9. CONCLUSIONES………………………………………………………………Pag.17

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 INTRODUCCION

Producto de la globalización, las empresas en la actualidad se enfrentan a una

fuerte competencia de mercado, por esta razón es de vital importancia reducir
costos y lograr un desempeño eficiente y eficaz en las organizaciones.

La función de procura, compras o adquisiciones, por consiguiente, representa

una gran oportunidad para reducir costos y aumentar beneficios.

La compra ha dejado de ser una actividad más para convertirse en una estrategia
para las organizaciones y el objetivo de ésta estrategia es conseguir para las
empresas los mejores proveedores que puedan abastecer los mejores productos
y servicios, todo esto al mejor precio.

La actividad de compras juega un importante papel en la mayor parte de las

organizaciones, dado que los materiales adquiridos generalmente representan
entre el 40 y el 60 % del valor de las ventas de productos finales. Esto significa
que reducciones de costos relativamente pequeñas pueden tener un mayor
impacto sobre los beneficios así como en otras áreas de la organización.

De lo anterior se deduce la importancia que tiene la gestión de las

adquisiciones en el desarrollo de los proyectos de la organización por lo cual
presente informe tiene como finalidad presentar de forma concisa todos los
aspectos relevantes a la procura como 9na. Área del conocimiento en la Gestión
de Proyectos.

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 GESTIÓN DE ADQUISICIÓN DEL PROYECTO

CONCEPTO:

La gestión de las adquisiciones del Proyecto (compras, aprovisionamiento,

procuraduría, etc.) se realiza a través de procesos de contratación. Incluye los
procesos de compra o adquisición de los productos, servicios o resultados que es
necesario obtener fuera del equipo del proyecto. La organización puede ser la
compradora o vendedora de los productos, servicios o resultados de un proyecto.

Estos procesos interactúan entre sí y con los procesos de las otras áreas de
conocimiento. Dependiendo de los requisitos del proyecto, cada proceso puede
implicar el esfuerzo de un grupo o persona.

Los procesos de Gestión de las Adquisiciones del Proyecto implican contratos,

que son documentos legales que se establecen entre un comprador y un
vendedor.

 UN CONTRATO

Representa un acuerdo vinculante para las partes en virtud del cual el vendedor
se obliga a proveer los productos, servicios o resultados especificados, y el
comprador se obliga a proporcionar dinero o cualquier otra contraprestación.

 UN CONTRATO DE ADQUISICIÓN

Incluye términos y condiciones, y puede incorporar otros aspectos especificados

por el comprador para establecer lo que el vendedor debe realizar o proporcionar.
Es responsabilidad del equipo de dirección del proyecto asegurar que todas las
adquisiciones satisfacen las necesidades específicas del proyecto, a la vez que
se respetan las políticas de la organización en materia de adquisiciones.

La organización ejecutante del Proyecto, puede actuar como comprador, cuando

desea adquirir productos o servicios de un tercero en virtud del Proyecto, y a la
vez como vendedor cuando el proyecto es el resultado de un contrato, en ese
caso:

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 El comprador se transforma en el cliente y, por lo tanto, en un interesado
clave en el proyecto para el vendedor.
 El equipo de dirección del proyecto del vendedor debe ocuparse de todos
los procesos de la dirección de proyectos, y no sólo de los de esta área de
conocimiento.
 Los términos y condiciones del contrato se transforman en entradas clave
de muchos de los procesos de dirección del vendedor. El contrato puede
efectivamente contener las entradas (p.ej. principales entregables, hitos
clave, objetivos de costos) o limitar las opciones del equipo del proyecto
(p.ej., en proyectos de diseño, se requiere a menudo que el comprador
apruebe las decisiones relacionadas con los recursos humanos).

PASOS DE LA GESTION DE ADQUISICION DEL PROYECTO

1. Determinar qué comprar o adquirir, y cuándo y cómo hacerlo.

2. Documentar los requisitos de los productos, servicios y resultados, e
identificar a los posibles vendedores.
3. Obtener información, presupuestos, licitaciones, ofertas o propuestas,
según corresponda.
4. Revisar ofertas, elegir entre posibles vendedores, y negociar un contrato
por escrito con cada vendedor.
5. Gestionar el contrato y la relación entre el comprador y el vendedor, revisar
y documentar cuál es o fue el rendimiento de un vendedor a fin de
establecer las acciones correctivas necesarias y proporcionar una base
para relaciones futuras con el vendedor, gestionar cambios relacionados
con el contrato y, cuando corresponda, gestionar la relación contractual con
el comprador externo del proyecto.
6. Cierre del Contrato: completar y aprobar cada contrato, incluida la
resolución de cualquier tema abierto, y cerrar cada contrato aplicable al
proyecto o a una fase del proyecto.

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 PROCESOS DE LA GESTIÓN DE LAS ADQUISICIONES DEL
PROYECTO

1) PLANIFICAR LA GESTIÓN DE LAS ADQUISICIONES:

Consiste en documentar las decisiones de compra para el Proyecto, especificar la

forma de hacerlo e identificar posibles vendedores. Identifica qué necesidades del
Proyecto pueden satisfacerse mediante Adquisiciones y cuáles serán resueltas
por el equipo del Proyecto.

 ENTRADAS

 Plan para la Dirección del Proyecto: La línea base del alcance, donde se
describe la necesidad, justificación, requisitos y las fronteras del Proyecto.
 Documentación de Requisitos: Donde podemos encontrar información
importante sobre los requisitos del Proyecto a considerar durante la
planificación de las Adquisiciones. Como por ejemplo, requisitos con
implicaciones legales y contractuales.
 Registro de Riesgos: Contiene información relacionada con los riesgos,
tales como los riesgos identificados, los propietarios de dichos riesgos y las
respuestas planificadas para mitigar sus posibles efectos.
 Requisitos de Recursos de las Actividades: Información sobre
necesidades específicas, tales como personas, equipamientos y
localización de los trabajos.

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 Cronograma del Proyecto: Información acerca de plazos y fechas de
entrega que sea obligatorio cumplir.
 Registro de Interesados: Proporciona información sobre los interesados
y/o participantes en el Proyecto y sus intereses en el mismo.
 Activos de los procesos de la Organización: Los diferentes tipos de
contratos utilizados por la Organización influyen en las decisiones de este
proceso.

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 HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS

 Análisis de Hacer o Comprar: Técnica de dirección general para

determinar si el equipo del Proyecto debe producir un producto o servicio
determinado, o es mejor que lo compre a un proveedor externo.
 Juicio de Expertos: Se aplica tanto a los detalles técnicos de los productos
y/o servicios a adquirir como a los diferentes aspectos del negocio de
gestión de las Adquisiciones, así como para desarrollar o modificar los
criterios que se aplicarán en la evaluación de las ofertas o propuestas de
los vendedores
 Investigación del Mercado: Incluye el estudio de las capacidades de la
industria y de los vendedores específicos.
 Reuniones del Equipo de Proyecto

 SALIDAS

 Plan de Gestión de las Adquisiciones: El Plan de Gestión de las

Adquisiciones describe cómo serán gestionados los procesos de
Adquisición del Proyecto.
 Enunciado del Trabajo Relativo a la Adquisición (Statement Of Work
SOW): Para aquellos artículos que se van a comprar o adquirir, incluye y
define la parte del alcance del Proyecto que está incluida dentro de cada
contrato.
 Documentos de la Adquisición: Se utilizan para pedir propuestas de los
potenciales vendedores. Los términos licitación, propuesta, oferta o
presupuesto generalmente varían desde cuando la decisión de selección
del vendedor se basa en el precio (presupuesto) ó en otras consideraciones
adicionales (oferta).
 Criterios de Selección de Proveedores: Los criterios de evaluación se
desarrollan y usan para calificar o puntuar las propuestas. Pueden ser
objetivos o subjetivos.

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  Decisión de Hacer o Comprar: Decisiones, debidamente documentadas,
acerca de qué productos o servicios serán adquiridos o desarrollados por
el equipo del Proyecto
 Solicitudes de Cambio

2) EFECTUAR LAS ADQUISICIONES:

Consiste en obtener respuestas de los vendedores, seleccionar un vendedor y

adjudicar un contrato. En este proceso, el equipo recibirá ofertas y propuestas, y
aplicará criterios de selección definidos previamente a fin de seleccionar uno o
más vendedores.

 ENTRADAS

 Plan de Gestión de las Adquisiciones: Describe cómo se gestionarán los

procesos de adquisición, desde la elaboración de la documentación de la
adquisición hasta el contrato.
 Documentos de la Adquisición: Proporcionan un registro de auditoría
para contratos y otros acuerdos.
 Criterios de Selección de Proveedores: Pueden incluir información sobre
las habilidades requeridas del proveedor, sus capacidades, las fechas de
entrega, el costo del producto, el costo del ciclo de vida, la pericia técnica
y el enfoque con respecto al contrato.
 Propuestas de los Vendedores: Preparadas como respuesta a un
paquete de documentos de adquisición, constituye el juego básico de
información que será usado en la evaluación y selección de uno ó más
vendedores.
 Documentación del Proyecto: Se consideran muy a menudo el registro
de riesgos y los contratos relacionados con las decisiones respecto de los
riesgos
 Declaración del Trabajo de la Adquisición: Proporcionan a los
proveedores un conjunto de objetivos, requisitos y resultados claramente
definidos

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 HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS

 Conferencia de Ofertantes: Son reuniones con los potenciales

vendedores, previas a la preparación de una oferta o propuesta, usadas
para asegurar que todos los vendedores potenciales tengan un
entendimiento claro y en común de las Adquisiciones, son utilizadas para
otorgar trato de igualdad.
 Técnicas de Evaluación de Propuestas: Podemos usar muchas técnicas
diferentes, pero todas ellas emplearán el juicio de expertos en alguna
medida y alguna forma de criterios de evaluación.
 Estimaciones Independientes: La parte compradora prepara sus propias
estimaciones de manera independiente como forma de verificar los precios
propuestos.
 Juicio de Expertos
 Publicidad: Anuncios en publicaciones de circulación general, como
periódicos, o en publicaciones especializadas, como revistas de
profesionales
 Negociación de las Adquisiciones: Negociación para aclarar la
estructura y los requisitos del contrato, de manera que se pueda llegar a un
acuerdo mutuo antes de firmar el contrato. La redacción del contrato final
refleja todos los acuerdos alcanzados.

 SALIDAS

 Vendedores Seleccionados
 Acuerdos: Un acuerdo de adquisición incluye términos y condiciones y
puede incorporar otros aspectos especificados por el comprador para
establecer lo que el vendedor debe realizar o proporciona.
 Calendario de Recursos: Documentación de la cantidad de recursos
disponibles, así como las fechas en que cada recurso específico pueda
estar o no disponible.
 Solicitudes de Cambio

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 3) ADMINISTRAR LAS ADQUISICIONES:

Administrar las Adquisiciones es el proceso que consiste en gestionar las

relaciones de adquisiciones, supervisar el desempeño del contrato y efectuar
cambios y correcciones según sea necesario. Tanto el comprador como el
vendedor administran el contrato de adquisición con finalidades similares. Cada
uno debe asegurar que ambas partes cumplan con sus respectivas obligaciones
contractuales y que sus propios derechos legales se encuentren protegidos.
Los procesos de dirección de proyectos que se aplican incluyen, entre otros:
 Dirigir y Gestionar la Ejecución del Proyecto para autorizar el trabajo del
vendedor en el momento oportuno.
 Informar el Desempeño para monitorear el alcance, el costo, el
cronograma y el desempeño técnico del contrato.
 Realizar el Control de Calidad para inspeccionar y verificar la conformidad
del producto del vendedor.
 Realizar el Control Integrado de Cambios para asegurar que los cambios
sean aprobados correctamente y que todas las personas que necesiten
estar informadas de dichos cambios efectivamente lo estén.
 Monitorear y Controlar los Riesgos para asegurar que los riesgos sean
mitigados.

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 ENTRADAS

 Plan para la Dirección del Proyecto: Contiene el plan de gestión de las

adquisiciones.
 Documentos de la Adquisición: Registros de apoyo de los procesos de
administración de las adquisiciones.
 Acuerdos: O contratos. Incluyen el convenio de los deberes de cada una
de las partes.
 Solicitudes de Cambio APROBADAS: Pueden incluir modificaciones en
los términos y condiciones del contrato, incluidos el enunciado del trabajo
del contrato, los precios, y la descripción de los productos, servicios o
resultados que se suministrarán.
 Informes de Desempeño del Trabajo: Del vendedor, como por ejemplo
documentación técnica elaborada por el mismo o informes de rendimiento.

 HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS

 Sistema de Control de Cambios del Contrato: Define el proceso por el

cual el contrato puede ser modificado y está integrado con el sistema de
control integrado de cambios.
 Revisiones del Desempeño de las Adquisiciones: Revisión estructurada
del progreso realizado por el vendedor para cumplir con el alcance y la
calidad del Proyecto, dentro del coste y del cronograma, tomando el
contrato como referencia.
 Inspecciones y Auditorias: Pueden realizarse inspecciones y auditorias
durante la ejecución del Proyecto para identificar las debilidades en los
procesos de trabajo o en los productos entregables del vendedor.
 Informes de Desempeño del Proveedor: Se evalúan en función de los
requisitos del acuerdo.
 Sistemas de Pago: Los pagos al vendedor son procesados por el sistema
de cuentas a pagar del comprador, normalmente, después de las
certificaciones satisfactorias del trabajo por una persona autorizada del
equipo de Proyecto.

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  SALIDAS

 Información de Desempeño del Trabajo: Base para la identificación de

los problemas actuales o potenciales que servirá de respaldo para
posteriores reclamaciones o nuevas adquisiciones.
 Solicitudes de Cambio

4) CERRAR LAS ADQUISICIONES:

Consiste en finalizar cada adquisición para el Proyecto. Brinda

apoyo al Proceso Cerrar el Proyecto o fase, ya que implica
verificar que la totalidad del trabajo y de los entregables son
aceptables.

 ENTRADAS

 Plan para la Dirección del Proyecto: Donde se encuentra el Plan de

Gestión de las Adquisiciones.
 Documentación de la Adquisición: Para cerrar el contrato, toda la
documentación de las adquisiciones es coleccionada, indexada y
archivada. La información acerca del cronograma, alcance, calidad y
rendimiento del coste del contrato, junto con toda la referida a los cambios
acordados, los registros de pago y los resultados de inspección son
catalogados.

 HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS

 Auditorias de la Adquisición: Una auditoria de adquisición es una

revisión estructurada del proceso de adquisición, el objetivo de una
auditoria de Adquisición es identificar los éxitos y fracasos que merecen ser
reconocidos en la preparación o administración de otros contratos, o en
otros Proyectos.
 Negociación de Adquisiciones: En toda relación de adquisición, el
acuerdo definitivo y equitativo de todos los asuntos, reclamaciones y
controversias pendientes a través de la negociación es un objetivo
fundamental.

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  SALIDAS

 Adquisiciones Cerradas: El comprador, generalmente a través del

administrador autorizado del contrato, le entrega al vendedor una
notificación formal por escrito informándole que el contrato ha sido
completado.
 Actualizaciones a los Activos de los Procesos de la
Organización: Archivo del contrato, aceptación del producto entregable o
documentación sobre lecciones aprendidas, entre otros.

FACTORES QUE LLEVAN A CABO EL ÉXITO DE LA GESTIÓN DE SUS

ADQUISICIONES.

a) Apoyo visible desde la dirección:

Los grupos que llevan a cabo buenas prácticas tienen líderes y directores que
reconocen el valor intrínseco que existe en una adecuada gestión de
adquisiciones, y que además hacen su mejor esfuerzo por apoyar de manera
activa todos las decisiones y actividades que ésta conlleva, en todo momento y
con un mínimo de interrupciones o revisiones innecesarias. No se trata de
directivos o líderes que acepta cualquier cosa, sino que comprenden el porqué de
las decisiones tomadas y las apoyan para mantener un proceso ágil y centrado en
la adquisición de los recursos idóneos para el proyecto a desarrollarse.

b) Manejo Inteligente (comprensión) de los costos:

Muchas compañías no son capaces de gestionar sus costos y qué es lo que los
provoca. Ya sea por su tamaño, actividad o el tiempo de reacción ante los cambios
de situación, existe algo que les impide manejarlos de la manera apropiada. Pero
eso nunca debe suceder con un proyecto. Sí, existen imponderables que pueden
afectar los costos totales, pero no debe existir incapacidad para gestionarlos. Los
grupos que realizan buenas prácticas conocen en detalle la estructura de sus
costos y llevan a cabo acciones orientadas a la reducción de estos; en tanto que
aquellos que utilizan prácticas mejorables se ciñen de manera estricta al tope de
costos y no lo rebasan.

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 c) Relaciones cooperativas con proveedores:

Las compañías reconocen que los proveedores aportan un valor que no está
presente en sus compañías. Un grupo de trabajo, también debe hacerlo. Cuando
estas entidades, ya sean nuestros equipos o las compañías, integran a sus
proveedores estratégicos en los pasos o tareas que requieren adquisiciones, se
crean vínculos fuertes y de mutuo beneficio

d) Cultura de mejora continua:

Puede sonar obvio pero las organizaciones que realizan buenas prácticas en la
gestión de adquisiciones no lo hacen sólo para esta área de manera aislada. Al
contrario, a todos los niveles, buscan el aprendizaje y mejora continua en sus
procesos y sus prácticas, poniendo en práctica las lecciones aprendidas durante
la gestión eficiente de sus adquisiciones.

e) Enfoque multi-función:

Para alcanzar un nivel óptimo, la gestión de adquisiciones no debe incluir

solamente al grupo de adquisiciones. Como parte de un equipo más grande,
siempre será idóneo que el grupo de adquisiciones trabaja en conjunto con otros
dentro de la organización que puedan añadir valor a través de la interacción con
proveedores, gracias sus funciones específicas en el proyecto.

f) Valoración real para el uso de tecnologías avanzadas:

Ni la tecnología más innovadora por sí sola va a hacer nada para mejorar la

gestión de adquisiciones. Muchos equipos de trabajo creen que el uso de la
tecnología en las adquisiciones es, en sí mismo, una mejor práctica. Sobra decir
que estos grupos no entienden que la tecnología no aporta valor si no forma parte
de una estrategia de adquisiciones. La tecnología sólo es una herramienta, no una
estrategia en sí misma. Cuando la tecnología no se utiliza de la manera adecuada,
puede resultar perjudicial para las operaciones de adquisiciones e incluso llegar a
afectar gravemente al todo el proyecto.

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 g) Inversión en gestión de adquisiciones:

Hay que hacer notar que la inversión en ciertos factores como formación,
tecnologías y comunicaciones, no conduce de forma automática al desarrollo de
mejores prácticas en la gestión de adquisiciones. Pero se debe invertir para
controlar o mejorar el control de los costos. Entre los líderes de proyecto que
tienen las mejores prácticas para llevar a cabo la gestión de adquisiciones, es
difícil encontrar uno que no muestre este interés en aras de cimentar las bases de
un proyecto exitoso.

CONCLUSIONES

 El manejo de las compras de cualquier empresa es de suma importancia ya

que de ahí depende el buen funcionamiento que se le dé a todos los factores

que intervienen para la comercialización, la empresa tiene la capacidad de

proyectar muy bien las necesidades de insumos y suministros para garantizar

un excelente servicio y atención al usuario.

 Cabe señalar también que el seguimiento y control es parte vital en el proceso

de compras, así como a planeación y los indicadores los cuales hacen del área

de compras un proceso más efectivo.

 Asimismo la planeación y programación de compras sirve para: evitar

demoras, optimizar costos, controlar la calidad y los inventarios.

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