INFORME DE AUDITORIA OPERACIONAL

Señores
EMPRESA INDUSTRIAL EL SOL S.A.
Presente.-
La Paz - Bolivia

De acuerdo a contrato que tenemos suscrito, hemos realizado un examen y

evaluación del sistema de control interno por el ejercicio terminado al 31 de
diciembre de 2012, de acuerdo a norma NEPAI. El propósito de nuestro estudio
fue determinar la naturaleza, alcance y oportunidad de los procedimientos de
auditoria necesarios para emitir nuestro criterio sobre los aspectos que han
surgido durante el desarrollo de nuestro trabajo.

Demos aclarar que no hemos hecho un análisis detallado de la eficiencia de

todos los sistemas y procedimientos de la Empresa Industrial Sol S.A. Nuestro
trabajo solo nos habilita para emitir sugerencias tendientes a mejorar el control
interno vigente y no a discutir irregularidades, razón por la cual no podemos
asumir responsabilidad en cuanto a su detección. La mejor protección consiste
en la preferente atención de la Gerencia hacia la implementación de mejoras en
el sistema de control interno y la contratación de adecuados seguros de
fidelidad.

El contenido de nuestras observaciones ha sido discutido con la Gerencia

General de la Empresa Industrial Sol y los comentarios al respecto se adjuntan
al presente informe.

AUDITORES UNIDOS & S.A.

Lic. Pilar Rios Lago

Gerente General (Socio)
Reg. CAUB Nº 4878

La Paz, 13 noviembre de 2006

 HALLAZGOS

I. TITULO: FALTA DE UNA ESTRUCTURA DE ORGANIZATIVA QUE SEA

EFICIENTE PARA LAS VENTAS

CONDICION.- Según visitas efectuadas a la empresa industrial pudimos

advertir que la empresa no cuenta con una estructura que coadyuvé a
desarrollarse de la mejor manera, se evidencio lo siguiente: La empresa
Industrial "El Sol" S.A. se dedica a la fabricación de productos
farmacéuticos, está ubicada en la ciudad de La Paz. La empresa cuenta
con una planta de producción y oficinas administrativas.

CRITERIO.- Debió efectuar un estudio de mercado basado en el producto

que ofrezca a los clientes un producto de garantía económica y de
servicio, debió prepararse un estudio específico que mejore las
condiciones para los clientes.

EFECTO.- Al efectuar las operaciones sin un estudio de mercado los

productos se pueden perder y la inversión realizada puede ocasionar
daños al patrimonio de la empresa, y pueden ser significativas para su
permanencia como empresa en marcha.

CAUSA.- Se realizo las operaciones de la empresa industrial basado en

que existe un mercado muy grande de productos sin efectuar ningún plan
de estudio de inversión y proyecciones de las demandadas,
CONCLUSION.- Efectivamente la empresa industrial aun en este proceso
de crecimiento ingreso al mercado de productos farmacéuticos en base a
ningún estudio o proyección actualmente esta empresa no dispone de
estos documentos solo ingresaron mediante el empirismo o conocimiento
de los gerentes de la empresa.
 RECOMENDACIÓN.- Recomendar al Gerente General lo siguiente

Al Gerente de la empresa efectuar de forma inmediata los planes y

programas de planificación que ayude a dar una visión a la empresa.

Al Gerente Financiero elaborar los costos de oportunidad basados en

productos que tengan aceptación y sean útiles a la sociedad buscando ser
una empresa rentable.

COMENTARIO DE LOS EJECUTIVOS.-

Elaborar los planes y programas de trabajo

II. TITULO: FALTA DE MANUALES DE PUESTOS O FUNCIONES EN LA

EMPRESA INDUSTRIAL

CONDICION.- Según la vista efectuada la empresa pudimos detectar lo

siguiente la organización de la empresa está estructurada como sigue:
Presidente de la Compañía, Gerente de Ventas, Gerente de Producción,
Gerente de Compras, Gerente de Finanzas y Gerente de Persona!, que se
hallan al mismo nivel dependiendo de cada gerente, existe un Subgerente,
en ocasiones llamado ayudante o asistente, y debajo de ellos el resto del
personal.

No existe ninguna gráfica de organización que la defina, es muy común

que exista invasión de funciones y que los empleados y obreros, en
ocasiones se encuentren confundidos en cuanto a quién es su jefe.
CRITERIO.- El Manual puede ordenar y ajustar los niveles de mando de la
empresa este Manual de Organización de Funciones, sobre la cual se
puede establecer responsabilidades de las operaciones debiera ser la
base de la estructura organizativa de la empresa.

EFECTO.- Al efectuar las operaciones el personal no es responsable de

las acciones internas, generando irresponsabilidad de quienes trabajan, la
invasión de funciones por personeros de otras gerencias lleva a un
desorden las funciones internas no existiendo seriedad en el procesos de
construir una organización importante en este campo.

CAUSA.- Que la empresa no tiene profesionales y gerentes que lleven a

buen destino la empresa, además que al iniciar las actividades podemos
considerar que si empresa no tiene nada establecido en forma seria.

CONCLUSION.- En definitiva la empresa no tiene un manual que

contribuya a mejorar la situación organizativa puede perjudicar al ser no
aplicado para el futuro, asimismo, este documento debe ser
complementado en forma oportuna con otros manuales.

RECOMENDACIÓN.- Recomendar al Gerente General lo siguiente:

Efectuar con urgencia los reglamentos necesarios para el personal de la

empresa.

Sugerir al Gerente de Personal la elaboración de los demás reglamentos

internos que es necesario para empresa industrial.

COMENTARIO DE LOS EJECUTIVOS.-

 Se efectuar de acuerdo a un cronograma establecido.

III. TITULO: DEFICIENTE MANEJO DE PERSONAL ADMINISTRATIVO

ENTRE LA GERENCIA DE PRODUCCION, CONTABILIDAD Y VENTAS

CONDICION.- En algunas entrevistas con supervisores de producción,

contabilidad y ventas, estos presentaron quejas en sentido que en
ocasiones se les exige responsabilidades que nunca se le habían
comunicado, tampoco se Íes concedió la autoridad correspondiente, por
ejemplo:

En el departamento de contabilidad, al supervisor de cuentas por pagar se

le llamó la atención por no haber pagado tres facturas a un proveedor muy
importante el cual dejó de proveer los productos por este hecho. Estas
facturas habían sido aprobadas por ese departamento un mes antes, pero
en la programación de pagos no había sido incluida por órdenes del
gerente de finanzas, todos los pagos mayores a Bs. 500.000 deberían ser
aprobados exclusivamente por el gerente de finanzas.

CRITERIO.- El manual de organización funciones puede generar orden y

establecer una dependencia transparente de sus subgerencias,
direcciones y unidades.

Que la administración debe estar ser dirigida por personal que conozca la
administración de personal.

EFECTO.- La continuación de la administración hasta la fecha con estos

manejos improvisados puede afectar el rendimiento económico de la
empresa.
 Que la administración por personal que no conoce sobre administración de
personal puede generar malestar en la empresa para permanecer o
abandonar.

CAUSA.- Que los responsables de la Gerencia de Personal no tienen

conocimiento sobre administración de personal y otros aspectos logísticos.

Falta de normas internas que coadyuven a facilitar el desarrollo de las

funciones y operaciones de la empresa.

CONCLUSION.- La empresa industrial no tiene ningún reglamento de

administración y de control, según datos e información de visitas
efectuadas, la organización además tiene deficiencias más de mando por
la mala estructura que tiene actualmente.

RECOMENDACIÓN.- Recomendar al Gerente General lo siguiente:

Incorporar personal que conozca la administración de personal y manejo

interpersonal.

Preparar el Manual de Organización y funciones para su implantación.

COMENTARIO DE LOS EJECUTIVOS.-

Preparar la documentación del M.O.F. y otros reglamentos que tienen ver

con la administración de talento humano.

IV. TITULO: INVASION DE FUNCIONES ENTRE GERENCIAS DE

PRODUCCION Y FINANCIERO
CONDICION.- Según visitas efectuadas a la empresa pudimos evidencias
que las gerencias presentan cierta, confusión en las actividades, la
gerencia de producción realiza acciones operativas de la gerencia
financieras existiendo una relación de actividades, la gerencia toma
decisiones muy relativas a la financiera considerando que esa función es
netamente referente a las funciones de la otra gerencia por lo tanto
podemos evidencias que existe mesclas que siguen realizando.

CRITERIO.- Conforme al manual de puestos y funciones estas actividades

pueden ser corregidas y mejoradas para lograr los objetivos de las
gerencias, subgerencias, direcciones y unidades.

EFECTO.- La intrusión a otra funciones de otras unidades afectaría los

registros y información que se dispone, generando desconfianza,

La empresa a esta manera de trabajo solo perjudicaría a los trabajares

que si cumplen funciones eficaces.

La realización de tareas que no les asignan originaria riesgo por muchas

causas como de control, administrativo y de seguridad.

CAUSA.- La empresa no dispone de ningún reglamento de personal,

reglamento de funciones y puestos.

Que los responsables del cargo, actual no tienen conocimiento sobre las
funciones de administración de recursos humanos.

CONCLUSION.- Existe invasión de funciones entre las gerencias de

producción y gerencia financiera llevado perjuicios en la administración,
 tanto en documentación y registros que disponen la empresa, la invasión
se debe a causas más de reglamentos de control y de administración de
personal.

RECOMENDACIÓN.- Recomendar al Gerente General lo siguiente:

Emitir un memorándum que prohibiendo este tipo de acciones que

perjudicarían a la entidad de forma muy drástica económicamente.

COMENTARIO DE LOS EJECUTIVOS.-

Tomar en consideración las políticas de la empresa referidas en

coordinación, acciones de corrección.

V. TITULO: NO EXISTE UNA PLANIFICACION DE ESTRATEGICA QUE LA

EMPRESA TENGA PARA SU DESARROLLO.

CONDICION.- En la parte productiva podemos evidencia que la empresa

se dedica a la elaboración de productos farmacéuticos, utiliza tecnología
inglesa y alemana por la que paga regalías y esporádicamente, asistencia
técnica.

En las instalaciones podemos apreciar que la compañía cuenta con una

planta la cual se ha ampliado por órdenes de expansión debido al
desarrollo de nuevos productos y a la mayor demanda de los ya
existentes. El crecimiento de la planta ha sido desordenado e improvisado.
Con relación sobre el abastecimiento de la materia prima el 60% de la
materia prima se compra en el país y el resto es importado de Inglaterra,
Alemania y Estados Unidos.

La coordinación de compras está asignada al departamento respectivo. Se

trabajo sin planificación de crecimiento y proyección futura de las
operaciones, no tienen un plan de crecimiento que de dirección que
indique su objetivo como empresa.

CRITERIO.- La empresa debió establecer una misión y visión en sus

estatuto de creación que debe regir las direcciones de accionar en el
mercado cuales sus fortalezas y oportunidades que tiene para hacer frente
a amenazas, y debilidades, el estatuto de de creación y el testimonio de
constitución deben regir las acciones administrativas y de control dentro
de la empresa industrial.

EFECTO.- La empresa industrial empezó sus actividades sin planes de y

proyectos de estudio de crecimiento en medio donde opera, esto
generaría a la larga problemas de índole económico, que afectaría en los
resultados de la gestión.

Uso antieconómico o ineficiente de los recursos humanos, materiales o

financieros.

Pérdida de ingresos potenciales

CAUSA.- Ausencia de de planes y estudios de crecimiento con

proyecciones sobre la demanda insatisfecha.
 Que los responsables de las gerencias no tienen conocimiento de su
cargo para efectuar el trabajo de gerencia en la empresa.

CONCLUSION.- La empresa industrial no presenta planes y estudios de

mercado que ayuden a mejorar del desarrollo de la empresa además los
responsables de la empresa, no tiene un conocimiento sobre las funciones
que deben cumplir existe ausencia de gerenciamiento en la empresa
industrial.

RECOMENDACIÓN.- Recomendar al Gerente General lo siguiente:

Elaborar una planificación estratégica que incluya las fortalezas,

oportunidades, debilidades y amenazas.

Complementar con la planificación operativa para realizar actividades

internas aplicando el método PERT.

COMENTARIO DE LOS EJECUTIVOS.-

Cumplir con planificación que corresponde. Sea estratégica y táctica

VI. TITULO: DOCUMENTACION E INFORMACION DE ESTADOS

FINANCIEROS BASICOS QUE NO ADJUNTA ANEXOS, NI NOTAS
ACLARATORIAS

CONDICION.- Existe una organización contable bien definida que permite

la captación de información requerida para procesar los estados
financieros necesarios a la empresa.
En una entrevista llevada a cabo con el gerente financiero se obtuvo la
siguiente información: mensualmente se procesan estados financieros,
que se terminan 20 días después de cierre del mes.

Los estados financieros de referencia se presentan en un legajo que

incluye Balance General, Estado de Resultados, Estado de costo de
producción, y relaciones de todas las cuentas; este legajo asciende
aproximadamente 100 hojas tamaño carta. La información que se muestra
sólo tiene la información del mes y no se compara con nada; ni se incluye
ninguna explicación; sólo anualmente se comparan los estados financieros
con el presupuesto.
CRITERIO.- Las operaciones y transacciones deben en base a un
reglamento de cuentas y manuales de cuentas de contabilidad que la
empresa debe aplicar en la elaboración de sus estados financieros, estado
de resultados, estados de flujo de efectivo, otros estados secundario y
analítico.

EFECTO.- La empresa actualmente ha presentado en base a ningún

criterio de elaboración solo considerando aspectos que a criterio parecería
que fuera adecuado, esto provocaría ciertamente obstáculos en
evoluciones posteriores, debió a que la empresa no va tener datos
confiables y oportunos, estas operaciones que efectúa van ha perjudicar
de manera real en una evaluación sobre los Principios de contabilidad
generalmente aceptados.

CAUSA.- Los responsables de la empresa no tienen personal que cumpla

adecuadamente, las funciones de Contador General, y/o auditor
financiero, razón por la cual la empresa no tiene una información
confiables y datos verificables.
 CONCLUSION.- La empresa no cuenta con Estados Financieros Básicos,
basados en principios de contabilidad generalmente aceptados, y otras
normas que existen se evidencia que no se trabajado sobre norma
contables, generando información no confiables para los acreedores y el
banco que si trabajan con la empresa.

RECOMENDACIÓN.- Recomendar al Gerente General lo siguiente:

Sugerir la contratación de profesionales capacitados para llevar el proceso

de contabilidad de la empresa.

COMENTARIO DE LOS EJECUTIVOS.-

Convocar personal idóneo, en el área de contabilidad.

VII. TITULO: FALTA DE INDEPENDENCIA DE LA UNIDAD DE AUDITORIA

INTERNA

CONDICION.- La Unidad de Auditoria Interna es dependiente del gerente

de finanzas, existe un Departamento de Auditoría Interna que cuenta con
5 personas y que invierte anualmente el tiempo como sigue:

Revisión de Conciliaciones 5 % .Visitas a oficinas del interior (se visitan

todas, varias veces al año) 30 %. Revisión de corrección aritmética de
estados financieros mensuales 5 %. Revisión de todas las cuentas por
pagar que aprueba la contabilidad 10%. Elaboración de la declaración
anual del impuesto sobre la renta 5 %. Revisión de cuentas 45 %. Efectuar
circulación de cuentas por cobrar. Revisión de evaluación de inventarios a
final de año. Revisión de cuentas de gastos. Revisión de importaciones.
Pruebas de ingresos. Otras revisiones encomendadas por la gerencia de
finanzas

CRITERIO.- La Unidad de Auditoria Interna representa un Unidad

independiente que fiscaliza las operaciones y esta como personal de Staff
que coadyuva en el control interno al gerente general en todas las
operaciones y transacciones.

EFECTO.- Efectivamente la Unidad de Auditoria Interna si continua

cumpliendo sus funciones dependiendo de la Gerencia de Finanzas no
existe control y la empresa no tendrá vigilancia en sus actividades
perjudicando las operaciones internas que tiene.

CAUSA.- Que la Gerencia de Finanzas decide las operaciones que debe

realizar la Unidad de Auditoria Interna.

CONCLUSION.- Efectivamente estas operaciones que realiza la Unidad

de Auditoria Interna esta dirigida por la Gerencia de Finanzas, lo que
afecta a la empresa para su desarrollo en lo administrativo y técnico.

RECOMENDACIÓN.- Sugerir al Gerente General de la empresa lo

siguiente:

Que la Unidad de Auditoria Interna, tomo intendencia por decisión de la

Gerencia General.

Que las operaciones que la empresa efectúa deba ser objeto de examen
por la Unidad de Auditoria Interna.

COMENTARIO DE LOS EJECUTIVOS.-

 Cumplir la recomendación.

VIII. TITULO: LA GERENCIA DE COMPRAS Y DE PRODUCCION NO

TIENEN UNA COMUNICACIÓN ADECUADA SOBRE OPERACIONES
EN EL PROCESO DE PRODUCCION

CONDICION.- La unidad de compras desarrolla las siguientes actividades:

Atención de las requisiciones provenientes de producción, programación
de compras, selección de los mejores proveedores y negociación de los
mejores precios, expedición de órdenes de compra, supervisión de la
recepción del material pedido conforme a las disposiciones contratadas,
actualización permanente del listado de proveedores.

En el desarrollo de la visita se observó los siguientes aspectos: El 80% de

las requisiciones que llegan son urgentes, existe una continua queja del
gerente de producción por falta de abastecimientos que continuamente
interrumpe la producción.

El gerente de compras señala que la culpa es de producción porque no le

informan oportunamente sus requerimientos a causa de no tener
programada la producción.

CRITERIO.- La gerencia debe coordinar las operaciones entre las

gerencias por la equidad de mando.

EFECTO.- Si persiste la falta de coordinación entre las gerencias

evidentemente no habrá un desempeño en las actividades cotidianas.
 CAUSA.- Que la gerencia de producción no tiene comunicación sobre los
pedidos que tienen la gerencia de compras, esta gerencia compra sin
consulta las materias primas.

CONCLUSION.- La gerencia de compras realiza compras de materia

primas sin solicitudes por la gerencia de producción quedan sin relación
ambas gerencias por tanto no existe coordinación y comunicación.

RECOMENDACIÓN.- Sugerir al Gerente General de la empresa lo

siguiente:

Realizar comunicaciones por escrito las solicitudes cuando haya ventas.

COMENTARIO DE LOS EJECUTIVOS.-

Realizar la comunicación por escrito.

IX. TITULO: PRESUPUESTO SIN PROYECCION REAL SOBRE LA

CAPACIDAD DE PRODUCCION

CONDICION.- La Gerencia de producción desarrolla las siguientes

actividades: Coordina con las unidades de Ventas, Compras y Finanzas.
Manejo de planta y equipo, planeación de las necesidades de nuevo
equipo y mantenimiento con que se cuenta en el afán de obtener su
óptimo aprovechamiento.

Almacenamiento, control y manejo de inventarios. Control de la calidad de

la producción.
En el desarrollo de su revisión se evidencio, los siguientes aspectos de
interés:

La producción fue planeada conforme al presupuesto anual, Dicho

presupuesto señaló la necesidad de producir, durante el año: 50,000
Unidades del producto A 30,000 Unidades del producto B 12,000
Unidades del producto C.

Han transcurrido 6 meses del ejercicio y la producción es corno sigue:

Producto A - 35.000 Unidades Producto B - 12.000 Unidades Producto C -
6.000 Unidades.

Al analizar las variaciones entre el planeado y lo ejecutado hasta la fecha,

se ha determinado que no existe un plan mensual de producción. La
capacidad normal instalada de producción de la planta es de 100,000
horas hombre al año, considerando dos turnos diarios de producción. La
producción planeada implica el uso de 70,000 horas.

CRITERIO.- Considerar anteriores proyecciones para confeccionar el

presupuesto de la gestión actual.

EFECTO.- Si los presupuestos realizados sin datos reales no se cumplirá

ningún objetivo de la empresa.

CAUSA.- Presupuestos sin datos exactos que afecta el desempeño de las

operaciones de la empresa.

CONCLUSION.- la empresa a confecciones presupuestos sin datos reales

que no reflejan las actividades a cumplir en la gestión quedan pendientes
muchas operaciones.
 RECOMENDACIÓN.- Se recomienda al Gerente General de la empresa lo
siguiente:

Considerar anteriores operaciones en base a presupuestos efectuados y

estimar su proyección.

COMENTARIO DE LOS EJECUTIVOS.-

Cumplir las recomendaciones

X. TITULO: FALTA DE CONTROL ADMINISTRATICAS DE PERSONAL

CONDICION.- Durante su visita a la planta hemos podido constatar que

durante que durante ciertas horas de la mañana existen nueve grupos de
obreros platicando.

Asimismo, en su recorrido de la planta se observó que 4 obreros estaban

esperando que se efectué el mantenimiento a sus maquinas para empezar
a trabajar. Los obreros de mantenimiento explicaron que este servicio lo
prestan a solicitud de los supervisores de planta cuando ellos lo juzgan
conveniente.

El gerente de la planta sobre los problemas de producción señalo. Que

tiene un déficit de 10 obreros desde hace 8 meses y que por ello a tenido
que pagar tiempo extra. Que las máquinas se descomponen con cierta
frecuencia.

CRITERIO.- Regirse en base a los reglamentos de personal.

 EFECTO.- La falta de control administrativo al personal afectara, al
desempeño de ala empresa ocasionado una baja de la capacidad de la
empresa.

CAUSA.- La Gerencia de Personal no aplica control administrativo al

personal que trabajo en las oficinas centrales y la planta de producción.

CONCLUSION.- La empresa actualmente no tiene un control de personal

que cumpla función de llamar la atención cuando estos están en sus
horarios de trabajo lo que afectaría el desempeño de la producción.

RECOMENDACIÓN.- Se recomienda al Gerente General de la empresa lo

siguiente:

Que el Gerente de Personal aplicar controles al personal en sus horarios

de trabajo.

Reglamentar mediante un acuerdo con personal para cumplir la labor de

diaria.

COMENTARIO DE LOS EJECUTIVOS.-

Realizar los ajustes con Gerente de Personal.

XI. TITULO: FALTA DE PLANIFICACION DE PERSONAL DE LA EMPRESA

CONDICION.- La empresa cuenta con 400 empleados con contratos

individuales y 3.040 obreros con contratos colectivos de trabajo. Están
distribuidos en la planta y las oficinas, en el mismo edificio.
La mano de obra no requiere ser muy calificada, y generalmente se la
entrena dentro de la empresa y no existen problemas para hacer
contrataciones.

Es costumbre de la empresa el estricto cumplimiento de las disposiciones

laborales, que se rigen por medio de un contrato colectivo firmado con el
sindicato al que se encuentran afiliados los obreros. En lo que a los
empleados administrativos se refiere, las relaciones se rigen por contratos
individuales firmados con ellos y las disposiciones de la ley del trabajo.

Los sueldos del personal se encuentran dentro de los niveles que pagan
las industrias del ramo. La gerencia de personal se encarga de desarrollar
todas las labores de relaciones industriales.

CRITERIO.- Aplicar las normas relativas de la Ley laboral y de Seguridad

Social con respecto al personal que trabajan en las diferentes unidades.

EFECTO.- La contratación de personal en demasía puede generar

desequilibrio en la estabilidad y pueden afectar en el proceso de
permanencia como empresa.

CAUSA.- La cantidad de personal, con contratos individuales y 3.040

obreros con contratos colectivos de trabajo Están distribuidos en la planta
y las oficinas, en el mismo edificio.

CONCLUSION.- La empresa contrato bastante personal con contratos

individuales y 3.040 obreros con contratos colectivos de trabajo, lo que
generaría una acumulación de gastos bastante significativo para la
empresa.
 RECOMENDACIÓN.- Sugerir al Gerente General de la empresa lo
siguiente:

Realizar la planificación del personal para destinar un presupuesto acorde

y que tenga un equilibrio con las ventas que se percibe.

COMENTARIO DE LOS EJECUTIVOS.-

Reducir en proporción al necesario.

XII. TITULO: FALTA DE CONTROL DE SEGUIMIENTO SOBRE EL

MANTENIMIENTO DE LAS MAQUINAS EN GENERAL

CONDICION.- Que durante el año ha tenido que suspender 3 veces la

producción del producto A y del producto B por falta de materia prima,
durante su revisión evidencio que se reprocesa los productos que son
rechazados por estar mal empacados.

CRITERIO.- Llevar controles de acuerdo a sus especificaciones de la

maquinaria en general que dispone la empresa.

EFECTO.- La continua suspensión de las labores por motivos de

mantenimiento afectara de forma importante las operaciones de las ventas
y afectara los ingresos que percibe.

CAUSA.- Que las maquinarias en general de la empresa no tienen

mantenimiento por esta causa se producido la paralización de la
producción de los productos farmacéuticos.
 CONCLUSION.- La empresa tiene varias maquinarias que no fueron
mantenidas en forma esporádica lo que ocasiono que las ventas paren y
por tanto estas maquinarias deben ser objeto de revisión por parte de los
técnicos referentes a las especiaciones de cada uno.

RECOMENDACIÓN.- Sugerir al Gerente General de la empresa lo

siguiente:

Realizar la planificación de mantenimiento de las maquinarias en general

en todas unidades que dispone.

COMENTARIO DE LOS EJECUTIVOS.-

Efectuar la manutención.

XIII. TITULO: LA EMPRESA NO CUENTA CON UNA PLANIFICACION DE

LA ORGANIZACIÓN DE SUS DEPENDENCIAS: PRODUCION,
PROCESO, Y EMPAQUE

CONDICION.- Según información y documentación en el lugar se constato

y se determino que se controla la calidad del producto pero no el
empaque.

El espacio del almacenamiento es pequeño y en ocasiones es necesario

sacar todo el material que se tiene adelante para utilizar el que se tiene en
el fondo del almacén. Durante la visita a la planta se constato que
continuamente los obreros tienen que atravesar una explanada para ir por
la materia prima que se encuentra en un almacén situado a
aproximadamente 100 metros del edificio de producción.
Asimismo constato que en el edificio de producción, este se inicia en el 3 o
piso del edificio, luego pasa al proceso en el 1o piso y se empaca en el 2o
piso.

CRITERIO.- La empresa debió considerar para atender a los clientes un

lugar adecuado, y basado en estudios de mercado con objeto de buscar
un sitio acorde a las necesidades.

EFECTO.- Continuando con el sitio que dispone la empresa no será tan

efectivo y cómodo el desempeño del personal bajará y se crea un perjuicio
en todo proceso y tramites administrativos no logrando la eficiencia.

CAUSA.- El sitio donde opera la oficina central de la empresa

farmacéutica, también la falta de un plan de desarrollo que debe regir para
el desenvolviendo.

CONCLUSION.- La empresa farmacéutica no realizo ningún estudio de

sitio y por lo demás no diseño un lugar estratégico para lograr los objetivos
que están en la misión de la empresa.

RECOMENDACIÓN.- Sugerir al Gerente General de la empresa lo

siguiente:

Buscar un lugar adecuado para las ventas de las oficinas centrales.

También debe ser considera los lugares donde se guardan los productos,
estos deben ser estratégicos para el desarrollo de las salidas de los
mercaderías.

COMENTARIO DE LOS EJECUTIVOS.-

 Cumplir la tarea de reapertura.

XIV. TITULO: VARIACION DE LAS VENTAS SIN PROYECCIONES NI

OBJETIVOS

CONDICION.- Las ventas son realizadas a través de agentes, existen

centros de distribución atendidas por un almacenista en las ocho ciudades
más importantes del país, se efectúa la publicidad a través de las revistas
médicas.

Se efectuó el análisis comparativo de las ventas de los primeros cuatro

meses de los ejercicios 2006 y 2005 como sigue:

Mes Año 2006 Año 2005 variación

Enero 550.000.000 420.000.000 130.000.000
Febrero 620.000.000 435.000.000 185.000.000
Marzo 680.000.000 410.000.000 270.000.000
Abril 750.000.000 420.000.000 330.000.000

Totales 2.600.000.000 1.685.000.000 915.000.000

Fuentes: Información obtenida de la empresa industrial El Sol.

Los comentarios recibidos a las variaciones fueron los siguientes: El

presupuesto de ventas para 2005, era de $50.000.000,00 cantidad que en
opinión de los gerentes de ventas y agentes vendedores era
exageradamente fácil cubrir, no así para el presupuesto de 2006 que
alcanzaba la cifra de $ 100.000.000,00 y que se han considerado difícil de
alcanzar.

Que para cumplir el presupuesto de ventas de 2005 se contaba con 15

agente vendedores más que en 2006, no obstante que en este último
periodo salieron al mercado nuevos productos con patentes de la
Compañía.

Los agentes vendedores trabajan a base de sueldo fijo sin comisiones ni

incentivos y la presión que se ejerce sobre ellos es coercitivo para cubrir
sus cuotas según presupuesto.

CRITERIO.- Debió preparase estrategias para las ventas que tiene para la
gestión 2006.

EFECTO.- Sin las proyecciones ningún resultados se tendrá por tanto

ocasionara problemas a la empresa en sus filiales.

CAUSA.- La falta de un presupuesto acorde a las necedades ocasiona

estos problemas de desempeño en las filiares, no habiendo estrategias
estas no marcharan adelante.

CONCLUSION.- Se concluye la falta de estrategias para la venta y

objetivos anuales serán necesarios para lograr las metas de la empresa.

RECOMENDACIÓN.- Recomendar al gerente general de la empresa lo

siguiente:

Preparar presupuestos reales y con objetivos claros para lograr los

objetivos necesarios por la gestión 2006

COMENTARIO DE LOS EJECUTIVOS.-

Cumplir la recomendación
XV. TITULO: FALTA DE ESTUDIO DE MERCADO, Y MARKETING SOBRE
LAS VENTAS EN LAS FILIALES.

CONDICION.- Al visitar los centros de distribución observó lo siguiente:

Que en una de las ciudades donde está ubicado, uno de los centros de
distribución de la Compañía, existe una sucursal de la competencia, cuyas
actividades comerciales, han influido en una disminución paulatina en las
ventas.

Al comentar la situación anterior con el departamento de mercadotecnia

señalaron que no se habían enterado de ello.

Para efectos de determinar los precios de venta, el departamento de

ventas sólo consideró aquellos que rigen en el mercado, y que no se
relacionan con un análisis de utilidad por producto o línea de productos.
En relación con el estudio de los medios de publicidad de la compañía
notó que sólo se canaliza a través de revistas médicas.

CRITERIO.- Aplicar políticas generadas en la gerencia de ventas sobre el

mercadeo y difusión de los productos mediante estrategias; como
volanteo, sport, cuñas radiales etc. Con objeto de copar el mercado.

EFECTO.- Si la empresa sigue con la misma estrategia perderá muchas

ventas y no tendrá costo de oportunidad.

La aplicación de difusión por medio de revistas es muy onerosa y es para

un círculo muy reducido, generará un costo muy elevado.
 CAUSA.- La ubicación de la empresa debió ser objeto de estudio para
buscar un lugar estratégico, asimismo la en las filiares no existe difusión
agresiva de los productos.

CONCLUSION.- La empresa farmacéutica no aplica estrategias agresivas

para mejorar las ventas, el personal de la empresa no tiene una política
basada en promocionar el producto.

RECOMENDACIÓN.- Sugerir al Gerente General de la empresa lo

siguiente:

Promocionar en la filiares mediante cuñas radiales y otras formas de

volanteo siempre basado en la idea de promocionar el producto.

Aplicar políticas de ventas estratégicas en las filiales.

COMENTARIO DE LOS EJECUTIVOS.-

Realizar la recomendación

XVI. TITULO: ACTIVIDADES REALIZADAS POR UNIDAD DE RECURSOS

SIN NINGUN RELACION CON LA EMPRESA INDUSTRIAL

CONDICION.- La unidad de recursos humanos desarrolla las siguientes

actividades: Reclutamiento, selección y contratación de personal,
programación de la contratación de personal en coordinación con otros
departamentos, administración de salarios, elaboración de las nóminas,
entrenamiento y desarrollo de personal, higiene y seguridad del personal,
pagaduría, jefatura de personal relaciones y eventos sociales.
 CRITERIO.- La empresa tiene una misión y visión a largo plazo y
especialmente una actividad del giro comercial por tanto la gerencia de
personal debe seguir ese propósito que debe ser la guía para realizar
actividades específicas, no apartándose de la dirección.

EFECTO.- La gerencia de personal realizando las actividades de eventos

sociales no genera ingresos adicionales sino afecta un gasto que podría
ser aplicado en otras solicitudes de necesidad, asimismo esta actividades
perjudicarían el objetivo principal de la empresa.

CAUSA.- No existe un reglamento que norme sobre las actividades que

deben realizar las gerencias en aspectos de relacionamiento con otras
organizaciones similares.

CONCLUSION.- La empresa cumpliendo sus actividades considera una

de sus funciones las operaciones los eventos sociales, esta actividad no
es vista muy bien por tanto; se considera que debiera ser objeto de
modificación conforme a la visión y misión de la empresa.

RECOMENDACIÓN.- Sugerir al Gerente General lo siguiente:

Recomendar incorporar otras actividades específicas que puedan

contribuir a educar a la gente a consumir los productos que se vende.

COMENTARIO DE LOS EJECUTIVOS.-

Sugerir otras actividades específicas.

XVII. TITULO: BUROCRACIA ADMINISTATIVA EN EL TRATAMIENTO DE

VARIAS CUENTAS DEL PASIVO
CONDICION.- Anualmente se elabora un presupuesto, que se
encomienda al gerente de finanzas. Dicho presupuesto tiene las siguientes
características: En su elaboración sólo interviene el departamento de
finanzas y esporádicamente se consulta a los gerentes de los
departamentos. El presupuesto sólo es por un año no está dividido por
áreas de responsabilidad. La principal fuente de financiamiento es la
cobranza de la empresa. Durante la revisión de la función financiera de la
empresa observó los siguientes aspectos sobresalientes:

La cajera continuamente pide a los cobradores de los proveedores que

regresen a la semana siguiente porque no están listos los cheques. Estos
se molestan y señalan que lo mismo se les dijo la semana anterior.

Se determino que existen cuentas por pagar de cierta importancia que

generan intereses y tienen atraso en su pago sin ninguna explicación y
que la empresa tiene liquidez.

CRITERIO.- La política contables que debe ser aplicado debe regir en las
cuenta mediante un control del contador general y este delegar a al
subalterno para su control respectivo, si no fuera el caso, mediante el
subcontador que debe realiza el control de cumplimiento de los cobros y
pagos futuros.

EFECTO.- Que la información contable a una fecha establecida no sea

oportuna, pertinente y afecte las decisiones de la gerencia en forma
directa sobre aspectos de compromisos con entes similares.
 CAUSA.- Que el personal que administra los recursos y registra las
operaciones obstaculiza de manera directa, no siendo eficiente en los
compromisos y plazos otorgados.

CONCLUSION.- El personal que administra las operaciones durante este

periodo a perjudicado obstaculizando mediante tramites innecesarios los
compromisos de pago de la empresa generando desprestigio a la entidad.

RECOMENDACIÓN.- Sugerir al Gerente General de la empresa lo

siguiente:

Agilizar mediante acciones de capacitación y orientación al personal de la

entidad.
Mediante el proceso de selección incorporar personal competente.

COMENTARIO DE LOS EJECUTIVOS.-

Retirar persona para agilizar el proceso.

XVIII. TITULO: OTORGAMIENTO DE CREDITOS SIN RESTRICCION NI DE

POLITICAS DE VENTAS

CONDICION.- A través de la confirmación de cuentas por cobrar, se

determino que los cobradores no entregan oportunamente los cheques por
cobros realizados, los cuales se vencen. Existen cuentas por cobrar en
número importante con saldos menores de $50.000 que corresponden a
clientes que se encuentran en el interior del país. Estas cuentas no han
sido cobradas, en su mayor parte, ya que siempre se espera que el
cobrador lo realice cuando vuelva a pasar por su ruta.
Se observó que existen clientes morosos a quienes se sigue dando
crédito. Se observó que no existe ninguna norma para controlar el
otorgamiento de créditos. AI analizar algunos saldos pendientes por
cobrar. Se determino que en muchos casos el cliente está reclamando
devoluciones que no le han sido descontadas de su cuenta.

CRITERIO.- La empresa debió elaborar políticas para adjudicar los

préstamos y establecer un plazo comercial de cobro, que coadyuve en la
cobranza y sea objeto de procesamiento cuando este fuera de la
reglamentación.

EFECTO.- La falta de control sobre la cuentas a cobra o cuentas de

clientes por cobrar, cuando estos importes no se consideran y no están
normados mediante reglamentos internos, el daño es económico, para la
empresa, generado perdidas de la agestión.

CAUSA.- La empresa mediante sus operaciones no discrimina si

recibieron los créditos, quienes ya recibieron y siguen recibiendo,
generando una carga de créditos sobre créditos.

CONCLUSION.- Efectivamente, estas operaciones las realiza la empresa

con fines de generar venta a plazo, pero además el crédito que se otorga
a los clientes no han tenido ninguna política de control sobre los clientes,
provocando perdidas y creando cuentas de dudosa incobrabilidad.

RECOMENDACIÓN.- Sugerir al Gerente General lo siguiente:

Sugerir la aplicación de políticas de ventas.

Sugerir efectuar controles a los clientes morosos.
 Al responsable llevar controles permanentes sobre la cuentas de cuentas
por cobrar.

COMENTARIO DE LOS EJECUTIVOS.-

Aplicar políticas de cobranza mediante plazos.

XIX. TITULO: LA EMPRESA ADQUIERE BIENES SIN PROPOSITOS Y

OBJETIVOS CLAROS

CONDICION.- En caso de requerimientos de financiamiento la empresa

cuenta con un Edificio con valor de $100.000.000 y un terreno que no usa
con valor de $30.000.000.

CRITERIO.- Aplicar principios de la cualidad de la información contable

que refleja en forma transparente la situación real de la empresa a una
fecha, asimismo debe ser prudente la información en la exposición,
buscando aproximación a la realidad.

EFECTO.- La falta de datos e importes en los estados financieros básicos,

no refleja la precisión de la información contable y no es suficiente y no es
confiable, generando desconfianza la información contable a la hora de la
toma de decisiones.

CAUSA.- Los responsables de la confección de la información financiera

básica no aplican de cualidades o características de la información.

CONCLUSION.- Los encargados de preparar los reportes no aplicaron las

cualidades o características de la información contable, en la preparación
 de los estados financiero básico, estado de resultados y estado de flujo de
efectivo.

RECOMENDACIÓN.- Sugerir al Gerente General lo siguiente:

Aplicar los principios de contabilidad generalmente aceptados.

El uso de las cualidades de la información contable.

COMENTARIO DE LOS EJECUTIVOS.-

Cumplir la recomendación

XX. TITULO: NO EXISTE PROCEDIMIENTOS DE CONTROL LOS

PROCESOS OPERATIVOS DE CUENTAS EN CONSIGNACION

CONDICION.- Según visitas efectuadas se evidencio que las ventas por

consignación de la mercancía no habían sido recibidas por el cliente ni
devuelta a la compañía generando registros nulos y datos erróneos.

CRITERIO.- Debió realizar sobre un documento de consignación y este

deber ser garantizada mediante un depósito u otros valores que
resguardaran la operación.

EFECTO.- La no devolución, ocasiona perjuicios económicos a la

empresa.

El personal que entrego evidentemente no tiene garantía en el desarrollo

de sus funciones afectando el prestigio de la empresa.
CAUSA.- La empresa contrato personal ineficiente y que no cuenta con la
garantía necesaria.

CONCLUSION.- La empresa recibe mercadería en consignación que

vende a un precio con una comisión como excedente de las operaciones,
el personal que lleva la entrega de las ventas no cumplió la labor de
entregar a su dirección del cliente ni la devuelve generando daño a la
empresa en lo económico.

RECOMENDACIÓN.- Sugerir al Gerente General lo siguiente:

Contratar personal que tenga garantía personal y otras garantías en

valores.

Cuando se incorpora llevar un control sobre la operaciones que efectúa

para de esta forma tener un personal con confianza.

COMENTARIO DE LOS EJECUTIVOS.-

Personal con probada eficiencia y garantía.