INFORME AA2

Con el propósito de aplicar y transferir el aprendizaje desarrollado, realice un informe luego

de investigar sobre las actividades de diseño y patronaje, que día a día realizan las empresas
de Confecciones. Una vez realizada la investigación y utilizando lineamientos establecidos
por usted mismo en el Caso de Estudio para documentar el Procedimiento de
“Diseño y patronaje”
. Recuerde que éste va dirigido a personal con nivel de estudios técnicos, por lo tanto, debe
ser claro, conciso y muy bien organizado. Evite incurrir en un paradigma de la
documentación.

Desarrollo
1. OBJETIVO: Este procedimiento se establece para efectuar el control, elaboración, modificación
e identificación de los documentos y registros. La empresa Confecciones S.A., dedicada al
diseño y manufactura de prendas de vestir busca tener la documentación actualizada y
disponible para su uso por parte de todos los usuarios
.
2. ALCANCE: Aplica para todos los documentos (Manuales, procedimientos, instructivos, formatos,
guías, registros, entre otros.) los documentos de origen externo que son requeridos para el adecuado
desarrollo de los procesos. El procedimiento inicia con la identificación de la necesidad de crear o
modificar un documento y finalización con la divulgación del documento por parte del responsable
del proceso.

3. RESPONSBILIDAD: El responsable de la adecuada aplicación de este procedimiento es el

Coordinador de Trabajo y los lidere de Procesos de Gestión.

3.1 Coordinador Trabajo:

Es quien asesora a los líderes de los procesos para la gestión, control y administración del SGC
en forma coherente, congruente y consistente de acuerdo con la naturaleza del servicio.

3.2 Asistente – Practicante Profesional:

El Asistente del Área – Practicante Profesional, específicamente interviene en la adecuación de
la presentación de documentos antes de la revisión para su aprobación.

Apoya a los líderes de los procesos para garantizar que:

 Se revisen y actualicen los documentos cuando sea necesario y se aprueben

nuevamente.

 Se identifiquen los cambios y el estado de revisión actual de los documentos.

 Las versiones pertinentes de los documentos aplicables se encuentren disponibles en la
intranet.

 Los documentos permanezcan legibles y fácilmente identificables.

  Se socialicen los documentos.

 Prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos.

 El control de los documentos en medio magnético, con el fin de preservar y proteger la

información.

 Mantener una codificación única, según las directrices que se dan en este documento.

 Se mantenga Actualizados los listados maestros.

3.3 Líderes de Procesos:

Son los responsables de cumplir el procedimiento establecido sobre la creación, actualización o
anulación de los documentos.

4. PRECISIONES

4.1 ESTRUCTURA DOCUMENTAL

La estructura documental del SGC de la empresa CONFECCIONES S.A., dedicada al

diseño y manufactura de prendas de vestir se presenta en la siguiente tabla, en donde los
documentos de nivel superior tienen mayor cobertura y alcance, pero menor profundidad y
detalle.
Documento
Política
Mapa de Procesos
Procedimientos-instructivos
Manuales-matrices
Protocolos-programas
Formatos-fechas y guías
 4.1DISPOSICIONES SOBRE REPRODUCCION DE FORMATOS

En todo caso se privilegia la presentación y diligenciamiento digital de formatos

salvo casos que requieran estrictamente su aplicación impresa. Para estos casos,
una vez aprobados el líder del proceso envía una copia en medio digital al
proceso de gestión de publicaciones, para su correspondiente reproducción.

Aunque la emisión de los documentos se realiza luego de su aprobación la

empresa empleara los inventarios de formatos impresos hasta agotar existencias.

4.2 REGISTROS

Los registros son documentos para proporcionar evidencias objetivas de actividades realizadas o resultados
obtenidos se caracterizan por:

 Son consecuencia inmediata de ejecutar un procedimiento y documentar sus resultados.

 Proporciona la evidencia necesaria para establecer si la actividad o la tarea se adecuó al

proceso correspondiente.

 No están sujetos a actualizaciones porque no deben ser modificado (salvo en casos

especiales) y dejada constancia de todas las circunstancias de cambio, siguiendo el
procedimiento al respecto.

Los registros pueden realizarse en medios impresos o electrónicos, y estar en forma digital. Son registros
impresos todo lo plasmado en un papel, como un material fotográfico o similar. Son registros electrónicos
los obtenidos y guardados en estos medios.

La Empresa debe garantizar que los registros no pueden ser modificados o que, si lo son, que constancia de
ello y de quién y cuándo lo hizo, especialmente cuando sea más susceptible a las modificaciones, como es el
caso de los registros guardados de forma digital.

Los registros deben estar firmados y fechados por el personal encargado, en el caso de los registros impresos
y en los registros digitales deben quedar constancia de quien y cuando lo hizo.

Todos los registros deben estar supervisados por la persona encargada de esto, garantizando que se respeten
los procedimientos y queden archivados de forma segura y de fácil identificación. Por otra parte, la
universidad debe garantizar la confiabilidad de los registros que así lo requieran (historias clínicas,
Exámenes ocupacionales, etc.
 4.2.1 LOS REGISTROS DEBEN GARANTIZAR

Lo registros apropiados deben garantizar que sean:

 Veraces: debe describir lo que realmente sucedió, pasó u ocurrió.

 Exactos: debe ser verificado.

 Permanentes: se debe diligenciar con elementos de difícil borrado, no usar lápiz o tinta lavable.

 Oportunos: se realiza en tiempo real, para evitar perdida de información por el paso del tiempo.

 Claros: debe ser entendible para todos.

 Coherentes: en lo que respecta fechas, temperaturas, tiempo, etc.

 Legible.

 No alterable: no debe tener tachones, enmendaduras, uso de correctores, etc.

 Completo: no deben tener espacios en blanco, debe cruzar con una raya lo que no se llena.

4.2.2 USO DE LOS REGISTROS

Los registros pueden utilizarse para documentar y monitorear las

actividades o los resultados de los procedimientos.

Algunos ejemplos de sus usos son:

 Toma de muestras
 Procesamiento y análisis de información
 Almacenamiento y distribución
 Exámenes realizados
 Calibración de equipos
 Abastecimiento y vigencia de los insumos
 Control de calidad
 No conformidades
 Acciones correctivas
 5.FLUJOGRAMA PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOS

N ACTIVIDAD RESPONSABLE OBSERVACIONES

o

INICIO

1 Líder del proceso Elaborar borrador del documento

Identifica necesidad de y enviar por correo a la directora
creación o mejora de del Departamento de Biblioteca
documento con copia al Profesional de
Apoyo de corrección de estilo
para su respectiva revisión.
2 Corrector de Estilo Las correcciones de ortografía y
sintaxis se hacen de manera
directa en la documentación en
Revisa la adecuación de la
los casos donde la mejora sea
documentación evidente. Sin embargo, en los
casos problemáticos para la
interpretación del sentido el
corrector enviará sugerencias y
comentarios al líder del proceso
para que intervenga en el texto
antes de su envío como versión
final al Sistema de Gestión de la
Calidad.

De cualquier manera, el corrector

hará llegar al líder del proceso la
documentación revisada.
3 Líder del proceso En caso de requerir ajustes en
partes problemáticas para la
SI Modifica y envía interpretación el líder del proceso
¿La
documentaci nuevamente al hará las modificaciones en las
ón requiere corrector partes indicadas por el corrector y
ajustes? le enviará nuevamente el
documento modificado al
NO corrector de estilo.

4 Líder del proceso Enviar por correo al Coordinador

Solicita y justifica creación,
mejora o anulación de
documento
1 con el documento sometido a
de Salud, Seguridad e Higiene en
F-SO-OH-12 el trabajo con copia a la
Solicitud de Profesional de Apoyo del SG-
creación, mejora
QHSE el formato Solicitud de
o anulación de
documentos Creación, Mejora o Anulación de
Documento F-SO-OH-12 junto
consideración (Resultado de la
revisión del corrector de estilo)
5 1
Profesional de
Apoyo SG-QHSE Revisar la solicitud y evaluar la
necesidad de crear, modificar o
Revisa solicitud y verifica
Auxiliar del anular el documento.
necesidad SG-QHSE

6 Si es una solicitud de anulación,

Coordinador del se registra y el proceso termina
NO Informa al Área de Salud,
líder del
¿Aprobad Seguridad e Higiene Cuando se considere necesario
proceso
a la en el Trabajo define la intervención de un
Solicitud? experto a fin de retroalimentar el
SI
documento antes de su
3
aprobación final.

Según corresponda se presenta al

Consejo Directivo para que
autorice la creación, mejora o
anulación.
7 Se diligencia la Parte 2 del
Registra aprobación en la Auxiliar del registro Solicitud de Creación,
Solicitud de creación,
Mejora o Anulación de
SG-QHSE Mejora o Anulación de
Documentos Documento F-SO-OH-12,
marcando la casilla de aprobado,
diligenciando la fecha de
implementación del cambio.
8 Profesional de Para el caso de creación de
Apoyo SG-QHSE documentos se realiza la
Codifica y/o actualiza la
respectiva codificación y para
versión Auxiliar del mejora se actualiza la versión.
SG-QHSE

9 Coordinador del Al editar los documentos se

Área de Salud, deben registrar las firmas de
Emite y Aprueba Seguridad e Higiene elaboró, revisó y aprobó, si
Documento en el Trabajo aplica. El coordinador del Área de
Salud Ocupacional informa al
Profesional de líder sobre la aprobación del
Apoyo SG-QHSE documento.
Una vez firmados los documentos
Auxiliar SG-QHSE se identifican con Copia No
Controlada, se graban en PDF
(No Aplica para formatos) y se
adaptan en el aplicativo
disponible.
1 Profesional de
0 Apoyo SG-QHSE Se publican los nuevos
Retira de Intranet los documentos en la intranet
documentos obsoletos

Al documento físico se le coloca

el sello de original, se archiva en
la carpeta del proceso que
corresponda y se destruye la
versión anterior.
1 Profesional de Actualizar Listado Maestro
1 Apoyo SG-QHSE Control de Documentos F-SO-
Actualiza Listado Maestro Listado Maestro de
OH-013
Control de Documentos Control de
Documentos Auxiliar del
SG-QHSE
F-SO-OH-013

1 Coordinador del Se comunica al líder que el

2
2 Área de Salud, documento se encuentra liberado
Seguridad e Higiene y se autoriza su uso.
en el Trabajo
Socializa con el líder del
proceso y/o funcionario
que realizó solicitud

Libera Documento
1 Líder del proceso Informar los cambios de la
3 Aplica documento en el documentación a los participantes
proceso correspondiente del proceso.
3
Socializa el contenido de los
documentos a fin de garantizar su
FIN
debida aplicación.
5.1 FLUJO GRAMA PARA EL CONTROL DE REGISTROS

N ACTIVIDAD RESPONSABLE OBSERVACIONES

o

1 INICIO

2 Los líderes de proceso con apoyo

Identificar los registros a Coordinador de del coordinador del Área de
controlar Gestión en Salud, salud, seguridad e Higiene en el
Seguridad e Higiene trabajo identifican los registros
en el Trabajo incorporados en el sistema de
gestión en salud, seguridad e
Líderes de procesos Higiene en el trabajo

3 Líderes de procesos Enviar por correo al Coordinador

NO de Gestión en Salud, Seguridad e
Hay solicitud Higiene en el Trabajo con copia a
o 1
la Profesional de Apoyo del
necesidades
de registros SG-QHSE el formato Solicitud de
SI Creación, Mejora o Anulación de
Documento F-SO-OH-12
junto con el documento sometido
a consideración
4 Coordinador de Revisar la solicitud y evaluar la
Revisar solicitudes o Gestión en Salud, necesidad de crear, modificar o
necesidades de registros
Seguridad e Higiene anular el documento.
en el Trabajo
5 Coordinador de Si es una solicitud de anulación,
Gestión en Salud, se registra y el proceso termina.
NO Informa al Seguridad e Higiene Cuando se considere necesario
Aprobación de solicitud líder del en el Trabajo define la intervención de un
o necesidad de proceso experto a fin de retroalimentar el
registros documento antes de su
aprobación final.
SI Según corresponda se presenta al
Consejo Directivo para que
autorice la creación, mejora o
anulación.
6 Coordinador de El Coordinador de Gestión en
Gestión en Salud, Salud, Seguridad e Higiene en el
Se autoriza y controla los
Seguridad e Higiene Trabajo actualiza los registros
registros
en el Trabajo que se generaron cambios y
controla los cambios o nuevos
documentos relacionados con la
estructura de los documentos del
SG-QHSE
7 El Coordinador de Gestión en
1 Salud, Seguridad e Higiene en el
Coordinador de Trabajo establece criterios de
Establecer criterios de
control de registros
Gestión en Salud, control sobre los registros del SG-
Seguridad e Higiene QHSE
en el Trabajo
8 Actualizar Listado Maestro
Listado Maestro Control de Documentos F-SO-
Actualización del listado de Control de
Documentos
Coordinador de OH-013
maestro
Gestión en Salud,
Seguridad e Higiene
en el Trabajo
9 Se comunica al líder que el
Socializa con el líder del
documento se encuentra liberado
proceso y/o funcionario
que realizó solicitud Coordinador de y se autoriza su uso.
Gestión en Salud,
Seguridad e Higiene
1 en el Trabajo
Libera Documento

1 Líder del proceso Informar los cambios de la

1
3 documentación a los participantes
del proceso.
Aplica documento en el
Socializa el contenido de los
proceso correspondiente
documentos a fin de garantizar su
debida aplicación.

FIN

6.DOCUMENTOS DE REFERNCIA

CODIGO NOMBRE RESPONSABLE DISPONIBLE

DILIGENCIARLO
F-SO-OH-012 SOLICITUD DE Coordinador de Intranet/Proceso Gestión en
CREACION, Gestión en Salud, Salud, Seguridad e Higiene
MEJORA O Seguridad e Higiene en en el Trabajo y/o Aplicativo
ANULACIONNDE el Trabajo/ Líder del del Sistema.
DOCUMENTOS Proceso.
F-SO-OH-013 LISTADO Coordinador de Intranet/Proceso Gestión en
MAESTRO Gestión en Salud, Salud, Seguridad e Higiene
CONTROL DE Seguridad e Higiene en en el Trabajo y/o Aplicativo
DOCUMENTOS el Trabajo/ Profesional del Sistema.
de Apoyo.