Secretaría Distrital del Hábitat

TORGANIZACION
DOCUMENTAL
rganización
Documental
 1. CICLO VITAL DEL DOCUMENTO

Archivo de
Gestión Archivo Central Archivo Histórico

Transferencia Transferencia
Primaria Secundaria

• Momento de • Momento de
• Fase
planificación. vigencia.
permanente o
• Momento de • Momento de
histórica.
trámite. plazo precuacional.

Valor primario Valor secundario

• Administrativo • Investigación
• Legal • Ciencia
• Fiscal • Cultura
• Contable
 2. FASES DE LOS ARCHIVOS

X
CREACIÓN VIGENCIA DISPOSICIÓN
TRAMITE CONSERVACIÓN FINAL

CONSULTA CONSULTA CONSULTA

ACTIVA SEMIACTIVA INACTIVA
Y
Archivo de Archivo Archivo
Gestión Central Histórico
 3. CLASIFICACIÓN Y ORDENACIÓN DOCUMENTAL

Ejemplo:

• Género
• Etapas
Ordenación
• …
• Estatura
• Edad
Clasificación • …

Agrupar Secuencia
Alfabética
Fondo
Documental
natural
Numérica
Sección
Subsección
Serie/Subserie
documental
Unidad documental
Fechas extremas y
folios
 3. PRINCIPIOS DE LA GESTION DOCUMENTAL

Principio de Procedencia
Este es el principio fundamental, significa
que “los archivos de quien creó los
documentos no deben se mezclados con
los creados por otros”.

Pag. 46. Ordenación y Descripción de Archivos y Manuscritos.

Frederick Miller. Archivo General de la Nación.

Principio de Orden Original

Los documentos deben archivarse en la
medida en que se producen.

El orden original preserva la ordenación física

de los documentos individuales guardados en
carpetas.*

Pag. 49. Ordenación y Descripción de Archivos y

Manuscritos. Frederick Miller. Archivo General de la Nación.
 4. PROCEDIMIENTO GENERAL PARA ARCHIVAR

Primer Paso:
Identificación y clasificación de la
documentación que se va a
procesar.

Segundo Paso: Ordenación de la documentación.

Sistemas de Ordenación
En el archivo se utilizan varios sistemas de ordenación que materializan la
idea de secuencia: Numéricos (ordinales y cronológicos), alfabéticos
(temáticos) y los mixtos o alfanuméricos. Esta organización debe ser
descendente.
 5. PROCEDIMIENTO GENERAL PARA ARCHIVAR

Tercer Paso: Perforación de documentos.

Al momento de legajar una hoja, se debe tener en cuenta el

tamaño de la misma, es decir; si es carta, oficio, media
carta, el objetivo es siempre legajarlas en el mismo
sentido, dándole así un orden a la unidad archivística.
Para mantener siempre la misma referencia de perforado, es
aconsejable contar con una hoja guía de los tamaños más
usados, facilitando la perforación del documento así:

No realizar dobleces a las hojas, ya que esto genera desorden y maltrato al

documento.
 5. PROCEDIMIENTO GENERAL PARA ARCHIVAR

https://ww2.ufps.edu.co/public/archivos/Instructivo_de_Foliacion_de_documentos.pdf
Cuarto Paso: Foliación.

El material documental que va a foliarse debe estar previamente:

• Clasificado
• Ordenado
• Depurado

MATERIALES:
• Lápiz de mina negra tipo HB o B.
• No se debe foliar con lápiz de mina roja ya que no es capturado por los scanner ni con
esfero negro o cualquier

PROCEDIMIENTO:

La foliación es una tarea previa a

cualquier empaste, proceso de
descripción o proceso técnico de
reprografía (microfilmación o
digitalización).
 5. PROCEDIMIENTO GENERAL PARA ARCHIVAR

Quinto Paso: Identificación de las carpetas, de acuerdo a las Tabla de

Retención Documental con las que cuenta la Entidad.
 5. PROCEDIMIENTO GENERAL PARA ARCHIVAR

Sexto Paso: Elaboración Inventario Documental

 6. PROTEGE EL DOCUMENTO

Uso de Clip

Para el uso del clip se recomienda

colocar en el documento un protector
evitando el contacto directo (gancho-
documento), este protector puede ser
un trozo de papel así:

Uso de Resaltador en Documentos Originales

Se recomienda evitar el uso de
resaltador sobre documentos originales,
debido a la oxidación de la tinta.
 6. PROTEGE EL DOCUMENTO

Volumen por Unidad Archivística

La unidad archivística máximo debe
contener 200 folios, equivalentes a 2
cm aproximadamente, facilitando la 200
manipulación de la unidad y evitando Fol.
el maltrato y desgarre del documento. 2 cm

Uso de Cinta Pegante Comercial

Para las reparaciones menores como
rasgaduras en los documentos se
recomienda el uso de cinta mágica,
debido a que el pegamento de la cinta
comercial tiende a cristalizase y una vez
se cristalice el pegante la cinta se cae
del documento, perdiéndose así la
reparación realizada.
 6. PROTEGE EL DOCUMENTO

EVITE ACCIDENTES !!

No consuma alimentos o bebidas junto

a sus documentos.

Al terminar su jornada laboral, no

olvide dejar guardados los
documentos que esté tramitando y
devuelva los expedientes que tenía en
consulta.
 7. TIPO UNIDADES DE CONSERVACIÓN

Unidad de conservación Nombre Unidad de conservación Nombre

AZ Carpeta
Colgante

Folder 3 Carpeta de
Argollas Archivo

Hojas
Multifolder Legajadoras
o Tapas
Legajadoras
 7. TIPO UNIDADES DE CONSERVACIÓN

Caja (Ref. X-100)

Caja (Ref. X-200)

Caja (Ref. X-300)

2. Control de Registros
 2. Definiciones

3.7.1 información: datos que poseen significado.

3.7.2 documento: información (3.7.1) y su medio de soporte. EJEMPLO Registro (3.7.6),

especificación (3.7.3), procedimiento documentado, plano, informe, norma. NOTA 1 El
medio de soporte puede ser papel, disco magnético, óptico o electrónico, fotografía o
muestra patrón o una combinación de éstos.

3.7.6 registro : documento (3.7.2) que presenta resultados obtenidos o proporciona

evidencia de actividades desempeñadas. NOTA 1 Los registros pueden utilizarse, por
ejemplo, para documentar la trazabilidad (3.5.4) y para proporcionar evidencia de
verificaciones (3.8.4), acciones preventivas (3.6.4) y acciones correctivas (3.6.5).
 Control de Registros

Los registros establecidos para proporcionar evidencia de la conformidad

con los requisitos así como de la operación eficaz del sistema de gestión
de la calidad deben controlarse.
La organización debe establecer un procedimiento documentado para
definir los controles necesarios para la identificación, el almacenamiento,
la protección, la recuperación, la retención y la disposición de los
registros.
Los registros deben permanecer legibles, fácilmente identificables y
recuperables.
 Características de un registro

Un registro debería reflejar correctamente lo que se ha comunicado o decidido, o qué acción se ha

tomado.

Debería estar en capacidad de brindar soporte a las necesidades del negocio con las que se relaciona,
y de usarse para reportar acciones.

Además del contenido, el registro debería contener o estar vinculado continuamente o asociado con los
metadatos necesarios para documentar una transacción, como sigue:

a) La estructura de un registro, es decir, su formato y las relaciones entre los elementos que conforman
el registro, debería permanecer intacta.

b) El contexto del negocio en el cual se creó, recibió y usó el registro debería ser evidente en el registro
(incluido el proceso del negocio del cual la transacción es parte, la fecha y la hora de la transacción y
los participantes en ella).

c) Los vínculos entre documentos, que se mantienen separados pero se combinan para conformar un
registro, deberían estar presentes: Autenticidad; Confiabilidad; Integridad; Capacidad de uso
3. Control de Registros v.s. documentos de archivo
 4. Armonización PGD y SGC

Apoyo del PGD a los

procesos de negocio
Gestión de de la organización Gestión Documental
Calidad

«construir el
Implantación y Programa de
futuro de la mantenimiento Gestión
gestión SGC Documental
documental de
la organización” Certificación
Desarrollo de Gestión Integración
la gestión de Documental requisitos legales y
registros de la normativos de
organización Gestión
Documental
Normativa Técnica

Nº. 21
5. Normas ISO para Sistemas de Gestión de Documentos
 Normas ISO 30301 Sistemas de Gestión de Documentos

Prólogo

Introducción

1.Objeto y campo de aplicación

2.Referencias normativas

3.Términos y definiciones

4.Contexto de la organización
• 1. Comprensión de la organización
• 2.Requisitos de negocio, legales y de otra índole
• 3.Definición del alcance del SGD
5. Liderazgo
• 1.Compromiso de la dirección
• 2.Política
• 3.Roles organizativos, responsabilidades y competencias
 Normas ISO 30301 Sistemas de Gestión de Documentos

6.Planificación
• 1.Acciones para el tratamiento de riesgos y oportunidades
• 2.Objetivos de gestión documental y planes para alcanzarlos

7.Soporte

• 1.Recursos
• 2.Capacitación
• 3.Concienciación y formación
• 4.Comunicación
• 5.Documentación

8. Operación
• 1.Planificación y control de operaciones
• 2.Diseño de los procesos de gestión documental
• 3.Implementación de las aplicaciones de gestión documental
 Normas ISO 30301 Sistemas de Gestión de Documentos

9. Evaluación del desempeño del SGD

• 1.Supervisión, medición, análisis y evaluación

• 2.Sistema de auditoría interna
• 3.Revisión por la dirección
10. Mejora

• 1.Control de las no conformidades y acciones correctivas

• 2.Mejora continua

Anexo A (Normativo) Procesos y controles

Anexo B (Informativo) Interrelaciones entre las normas ISO 9001, ISO 14001, ISO/IEC 27001 e
ISO 30301

Anexo C (Informativo) Lista de verificación para la autoevaluación.

Bibliografía
 Normas ISO 15489-1 / ISO 15489-2
OBJETIVO

La Norma ISO 15489 se centra en los

principios de la gestión de documentos y
establece requisitos básicos para que las
organizaciones puedan establecer un marco
de buenas prácticas que mejore de forma
sistemática y efectiva la creación y
mantenimiento de sus documentos apoyando
las política y objetivos de la institución.
 Normas ISO 15489-1
4. PROCESOS Y CONTROLES PARA /LA
ISOGESTION
15489-2 DE REGISTROS

DETERMINACIÓN DE DOCUMENTOS QUE SE DEBEN

CAPTURAR EN UN SISTEMA DE REGISTROS

DETERMINACIÓN DEL TIEMPO DE RETENCIÓN DE

REGISTROS

CAPTURA DE REGISTROS

INSCRIPCIÓN

CLASIFICACIÓN

ALMACENAMIENTO Y MANEJO

ACCESO

SEGUIMIENTO

IMPLEMENTACIÓN DE LA DISPOSICIÓN

DOCUMENTACIÓN DE PROCESOS DE GESTIÓN DE

REGISTROS
 8. Normatividad

DECRETO 514 DE 2006

(Diciembre 20)
"Por el cual se establece que toda entidad pública a nivel Distrital debe tener un Subsistema Interno
de Gestión Documental y Archivos (SIGA) como parte del Sistema de Información Administrativa del
Sector Público."

ACUERDO No. 042

(OCTUBRE 31 DE 2002)
Por el cual se establecen los criterios para la organización de los archivos de gestión en las
entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas, se regula el Inventario Único
Documental y se desarrollan los artículo 21, 22, 23 y 26 de la Ley General de Archivos 594 de
2000