AGENCIA DEL INSPECTOR GENERAL DE TRIBUTOS, RENTAS Y CONTRIBUCIONES PARAFISCALES

1
 DESCRIPCIÓN MAPA DE PROCESOS
PROCESO PROCEDIMIENTOS
Procedimiento Formulación y
Seguimiento del Plan Estratégico
Institucional
Procedimiento Formulación y
GESTIÓN seguimiento del plan de acción del
ESTRATÉGICA modelo integrado de planeación y
gestión -MIPG
Procedimiento Formulación y
seguimiento del plan de Acción
Anual de la Agencia ITRC
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Define los lineamientos e instrumentos para la elaboración y
monitoreo del Plan Estratégico Institucional, en el cual la Alta Dirección
establece la Misión, la Visión y los Valores de la Agencia ITRC, así como
el mapa estratégico con sus respectivos componentes (Perspectivas,
Objetivos Estratégicos, Líneas estratégicas y Temas estratégicos) para
proyectar el camino a seguir por la entidad en el corto, mediano y
largo plazo.
Define las directrices e instrumentos para la elaboración y monitoreo
del Plan de Acción del Modelo Integrado de Planeación y Gestión, en el
cual la Alta Dirección establece las acciones necesarias para
implementar las Políticas de Desarrollo Administrativo en la Agencia
ITRC, de conformidad con las líneas de política y metodología
establecidas por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público.
Define los lineamientos e instrumentos para la formulación y
monitoreo del Plan de Acción Anual PAA de la Agencia ITRC, en el
cual la Alta Dirección y los líderes de los procesos institucionales
alinean y establecen las acciones que contribuyen en cada vigencia al
cumplimiento de los objetivos e iniciativas del nivel estratégico, táctico
y operativo de la entidad.
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 PROCESO PROCEDIMIENTOS
Procedimiento Formulación y
Seguimiento Plan anticorrupción y
de atención al ciudadano
Procedimiento Programación,
seguimiento y modificaciones del
GESTIÓN
presupuesto
ESTRATÉGICA
1. Establece los lineamientos para recopilar y consolidar todas las
Procedimiento Formulación y
seguimiento del plan anual de
adquisiciones
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Define las directrices e instrumentos para la elaboración y monitoreo
del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano de la Agencia
ITRC, en el cual la Alta Dirección y los líderes de los procesos
establecen las estrategias y acciones para gestionar los riesgos de
corrupción, racionalizar los trámites, promover la rendición de cuentas
y mejorar la atención al ciudadano, de acuerdo con los lineamientos
establecidos por la Secretaría de Transparencia del Departamento
Administrativo de la Presidencia de la República.
Establece los lineamientos para planificar de manera equilibrada y
consecuente los recursos asignados a la Agencia ITRC, a través de la
identificación de las necesidades prioritarias en gastos de
funcionamiento, las modificaciones que se presenten durante la
vigencia fiscal y finalmente el seguimiento a la ejecución de dichos
recursos para la toma de decisiones en materia presupuestal de los
recursos de la Entidad.
necesidades de bienes y servicios que surjan en cada vigencia por las
áreas misionales y de apoyo que integran la Agencia ITRC, teniendo en
cuenta la misión, visión, objetivos y funciones establecidas, a través de
la identificación de las necesidades misionales y de apoyo, con el fin de
optimizar la utilización de los recursos presupuestales y la contratación
de la entidad.
3
 PROCESO PROCEDIMIENTOS
Procedimiento Formulación y
Seguimiento a Proyectos de
Inversión
Procedimiento de Autorización de
Vigencias Futuras
Procedimiento Administración de
Redes Sociales
GESTIÓN
ESTRATÉGICA
Procedimiento para la
Administración del Sitio Web e
Intranet
Procedimiento Formulación y
Seguimiento del Plan de
Comunicación Organizacional
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Define directrices para gestionar a través de la formulación de
proyectos de inversión, la consecución de recursos para financiar las
actividades de mediano y largo plazo que no pueden ser cubiertas con
los recursos asignados en el presupuesto de funcionamiento para la
normal operación de la Agencia.
Busca lograr una planificación de largo plazo que permita superar la
limitación de la anualidad del presupuesto público nacional, a través
del trámite de vigencias futuras ante las autoridades competentes.
Brinda las pautas y directrices para el correcto y optimo manejo,
desarrollo ejecución y administración de las cuentas de redes sociales
institucionales pertenecientes a la Agencia ITRC (Facebook, YouTube y
Twitter).
Define lineamientos para administrar el Sitio Web y la Intranet de la
Agencia ITRC, siguiendo los lineamientos establecidos para la
selección, manejo, actualización publicación y difusión de los
contenidos digitales, garantizando que los usuarios externos e
internos tengan fácil acceso a la información de los temas, trámites y
gestión de la Entidad de manera actual, veraz y oportuna.
Busca facilitar el suministro de información oportuna y necesaria a los
funcionarios de la Agencia ITRC como insumo para el conocimiento y
comprensión de la gestión institucional de la Agencia ITRC.
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 PROCESO PROCEDIMIENTOS DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

Direcciona un conjunto de operaciones de comunicación destinadas a

Procedimiento Formulación y los públicos externos de la Agencia ITRC, desarrollando contenidos de
Seguimiento del Plan de Medios de interés general seleccionando los mejores recursos de mercadeo y de
Comunicación comunicación, para lograr un posicionamiento de la Entidad ante la
opinión pública

Establece las directrices para realizar la revisión periódica del Sistema

Integrado de Gestión (SIG) de la Unidad Administrativa Especial
Procedimiento Revisión por la
Agencia del Inspector General de Tributos, Rentas y Contribuciones
Dirección
Parafiscales ITRC y asegurar su conveniencia, adecuación, eficacia,
eficiencia y efectividad.
Busca establecer y mantener un control mediante la identificación,
almacenamiento, protección, recuperación, tiempo de retención y
GESTIÓN SIG
disposición de los registros; con el fin de proporcionar evidencia de la
Procedimiento Control de Registros conformidad con los requisitos, así como de la operación eficaz,
eficiente y efectiva del Sistema Integrado de Gestión de la Unidad
Administrativa Especial Agencia del Inspector General de Tributos,
Rentas y Contribuciones Parafiscales ITRC.
Establece los lineamientos, actividades y responsabilidades para el
control del Producto o Servicio No Conforme que se pueda presentar
Procedimiento Control de Producto
en los procesos misionales del Sistema Integrado de Gestión de la
o Servicio No Conforme
Agencia ITRC, mediante su identificación, descripción, análisis y
control, para prevenir su entrega, uso o aplicación no intencional.

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 PROCESO PROCEDIMIENTOS
Procedimiento Control de
Documentos
Procedimiento Auditorías Internas
al Sistema Integrado de Gestión -
Auditoría SIG
GESTIÓN SIG
Procedimiento Administración de
Riesgos de Gestión
Procedimiento Acciones
Preventivas y de Mejora
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Brinda los lineamientos para la aprobación, revisión, actualización,
distribución y conservación de los documentos internos que
conforman el Sistema Integrado de Gestión (SIG) de la Unidad
Administrativa Especial Agencia del Inspector General de Tributos,
Rentas y Contribuciones Parafiscales ITRC para asegurar su
mantenimiento y mejora continua.
Establece los lineamientos para la planificación y realización de las
auditorías internas al Sistema Integrado de Gestión, que permitan
verificar y evaluar el cumplimiento de los requisitos del mismo,
contribuyendo al mejoramiento continuo de los procesos de la Agencia
ITRC.
Establece el marco de referencia y la metodología para la
Administración de Riesgos de Gestión a través de una herramienta
tecnológica, facilitando el cumplimiento de los objetivos y las
funciones propias de la Agencia del Inspector General de Tributos,
Rentas y Contribuciones Parafiscales ITRC.
Establece los mecanismos que permitan realizar gestión sobre las no
conformidades potenciales y acciones de mejora detectadas en el
desarrollo de las actividades mediante la formulación,
implementación, registro y seguimiento de acciones preventivas y de
mejora buscando el mejoramiento continuo del Sistema Integrado de
Gestión de la Agencia ITRC.
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 PROCESO PROCEDIMIENTOS DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

Establece los mecanismos que permitan realizar gestión sobre las no

conformidades reales detectadas en el desarrollo de las actividades
GESTIÓN SIG Procedimiento Acciones propias de los procesos de la Agencia ITRC, para eliminar sus causas y
Correctivas de esta manera evitar que vuelvan a ocurrir; mediante la formulación,
implementación, registro y seguimiento de acciones correctivas que
permitan el mejoramiento continuo del SIG.
Establece las necesidades de inspección que se incluirán en la
Programación Anual de Inspecciones (en adelante PAI), mediante la
planeación y ejecución de actividades de identificación, análisis,
valoración y cuantificación de riesgos1 institucionales en cada una de
Procedimiento Análisis de Riesgos las entidades objeto de inspección, con el fin de determinar y priorizar
Institucionales aquellos procesos, procedimientos o asuntos de alto riesgo que deben
ser auditados por la Subdirección de Auditoría y Gestión del Riesgo (en
AUDITORÍA Y
adelante SAGR). Y adicionalmente, consolidar e informar, al Ministerio
GESTIÓN DEL
de Hacienda los resultados obtenidos en desarrollo de las inspecciones
RIESGO
y al público general, los riesgos identificados para que puedan trabajar
en su mitigación.
Establece las actividades de monitoreo y verificación de las
inspecciones realizadas por la Subdirección de Auditoría y Gestión del
Procedimiento de Monitoreo y Riesgo, mediante el ejercicio de análisis de los informes, controles y
Verificación acciones desarrolladas por las Entidades inspeccionadas, con la
finalidad de verificar la efectividad de los controles que mitigan los

1
Norma Técnica Colombiana NTC-ISO 31000:2011, numeral 5 de procesos para la gestión del riesgo.
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 PROCESO PROCEDIMIENTOS DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

riesgos de fraude y corrupción identificados.

Define las actividades, responsables y lineamientos para desarrollar las
Procedimiento Valoración de fases de identificación y análisis, evaluación y comunicación de
Riesgos informes de las inspecciones programadas en la Subdirección de
Auditoría y Gestión del Riesgo de la Agencia ITRC.
Busca asegurar el ejercicio de la potestad disciplinaria de la Agencia,
para investigar y sancionar a aquellos servidores públicos (DIAN, UGPP,
Procedimiento Gestión Disciplinaria COLJUEGOS) que atenten contra la probidad administrativa y la
función pública, mediante la aplicación efectiva y eficiente del
procedimiento disciplinario ordinario.
Busca garantizar la aplicación oportuna, expedita, efectiva y eficiente
del procedimiento verbal, a través de la investigación y sanción de los
funcionarios DIAN, UGPP, COLJUEGOS, frente aquellos hechos, que
GESTIÓN Procedimiento Verbal además de constituir una falta disciplinaria gravísima de competencia
DISCIPLINARIA
de la Agencia, se ajusta a los presupuestos establecidos en el artículo
175 de la Ley 734 de 2002, modificado por el artículo 57 de la Ley 1474
de 2011.
Busca realizar de manera técnica y especializada la recolección,
embalaje y rotulado de las pruebas, en desarrollo del principio de
Procedimiento Cadena de Custodia mismidad y garantizando la autenticidad, integridad, continuidad,
identidad y registro de las evidencias y elementos materiales,
aplicando el procedimiento dispuesto para el efecto y garantizando su
gestión y atención oportuna.

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 PROCESO PROCEDIMIENTOS
Procedimiento de Apoyo Técnico,
Forense y Contable
Procedimiento de Solicitud de
Copias
GESTIÓN
DISCIPLINARIA
Procedimiento de Fiscalización
1. Buscar proteger la función pública al interior de la entidad,
Procedimiento Segunda Instancia
Proceso Ordinario
Procedimiento Segunda Instancia
Proceso Verbal
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Brinda soporte técnico-forense y contable a las investigaciones
disciplinarias de competencia de la Subdirección de Investigaciones
Disciplinarias, a través de personal experto en determinada técnica,
arte u oficio, con miras a garantizar la incorporación de un
conocimiento especializado, dentro de los procesos casos que así lo
requieran.
Busca estandarizar el proceso de solicitud interno (abogados
instructores) y externo (sujetos procesales) de copias relacionadas con
las investigaciones de competencia de la Subdirección de
Investigaciones Disciplinarias, a través del procedimiento establecido
por la Subdirección para el efecto, con el fin garantizar la publicidad,
contradicción y transparencia de las actuaciones que se surtan dentro
de las investigaciones de competencia de la Agencia.
Define las directrices para fiscalizar las declaraciones de renta y
trámites aduaneros de los servidores públicos pertenecientes al nivel
directivo y asesor de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales,
de conformidad con las atribuciones legales previstas en las
disposiciones tributarias y aduaneras.
garantizando la aplicación del principio procesal de la doble instancia,
en las actuaciones disciplinarias.
Buscar proteger la función pública al interior de la entidad,
garantizando la aplicación del principio procesal de la doble instancia,
en las actuaciones disciplinarias.
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PROCESO PROCEDIMIENTOS
Procedimiento Estudios Jurídicos
GESTIÓN Procedimiento Recopilación,
JURÍDICA Estudio, Actualización y
Socialización de la Normatividad de
la Agencia ITRC
Procedimiento Representación
judicial y extrajudicial de la Agencia
ITRC
Procedimiento Compilación,
estudio y divulgación de conceptos documentación en materia de fallos y conceptos expedidos por la
y decisiones de la Agencia ITRC
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Busca analizar y proyectar respuesta a las solicitudes de estudios
jurídicos allegadas por las diferentes dependencias de la Agencia ITRC
y elaborar o revisar oportunamente los documentos para la firma del
Director General (actos administrativos, contratos y convenios)
cuando este lo indique, a través de un estudio jurídico de los asuntos
ya sean de interés general o particular con el fin de generar solución a
las posibles controversias y proteger a la entidad de cualquier daño
antijurídico que se pueda presentar.
Directrices para recopilar y consolidar las normas de carácter
constitucional, legal, reglamentario y de autorregulación que sean de
interés para la Entidad y que permitan identificar las competencias,
responsabilidades y funciones de cada una de las áreas a través del
correspondiente estudio, clasificación y difusión de la normatividad.
Define lineamientos para representar judicial y extrajudicialmente a la
Agencia en los procesos y actuaciones que se instauren en su contra
que se deriven de actos, hechos, omisiones y operaciones
administrativas o que esta deba promover, mediante la contestación
de tutelas, demandas, solicitudes de conciliaciones y demás
actuaciones procesales de conformidad al proceso que lo requiera con
el fin de darle una correcta defensa a la Agencia, proteger sus intereses
y evitar posibles condenas en su contra.
Lineamientos para compilar, seleccionar, estudiar y divulgar la
Agencia ITRC, junto con las áreas responsables de expedir la
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 PROCESO PROCEDIMIENTOS
Procedimiento para la Gestión del
Rendimiento de los Gerentes
Públicos-Acuerdo de Gestión
GESTIÓN DE Procedimiento de Identificación de
TALENTO peligros y valoración de riesgos
HUMANO
Procedimiento de Liquidación de
Nómina
Procedimiento Elaboración,
Implementación y Seguimiento al
Plan Institucional de Capacitación y
Programa de Bienestar, Estímulos e
Incentivos
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
información, con el fin de conservar la información y permitir su
consulta de manera oportuna y cierta.
Busca Adoptar la metodología que permita concertar, suscribir, realizar
seguimiento, retroalimentación y evaluar los Acuerdos de Gestión
entre los Gerentes Públicos y el Superior Jerárquico, de la Unidad
Administrativa Especial Agencia del Inspector General de Tributos,
Rentas y Contribuciones Parafiscales ITRC, en el marco de los
respectivos Planes de Acción de la Entidad para contribuir al logro de
los objetivos institucionales.
Directrices para identificar los peligros asociados a las actividades en
los lugares de trabajo y valorar los riesgos para determinar las medidas
de control y prevención con el fin de establecer y mantener la
seguridad y salud de los funcionarios y colaboradores de la Agencia
ITRC.
Directrices para realizar la preparación, liquidación y procesamiento de
la nómina, prestaciones sociales y seguridad social con base en las
novedades de personal reportadas, para la consolidación y pago
oportuno de la nómina mensual.
Elaborar el Plan Institucional de Capacitación y Programa de Bienestar,
Estímulos e Incentivos, de acuerdo a las necesidades del personal
vinculado a la Agencia del Inspector General de Tributos, Rentas y
Contribuciones Parafiscales ITRC, contribuyendo al fortalecimiento de
sus competencias laborales y bienestar, con miras al cumplimiento
efectivo de los objetivos estratégicos de la Entidad.
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 PROCESO PROCEDIMIENTOS
Procedimiento Gestión de
Comisión Interior o Exterior
Procedimiento Ordinario Gestión
Disciplinaria
GESTIÓN DE
TALENTO
HUMANO
Procedimiento de recepción,
direccionamiento, tramite y
respuesta de quejas, reclamos y
derechos de petición
Procedimiento Reporte e
Investigación de Accidentes e
Incidentes de Trabajo
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Lineamientos para garantizar el desplazamiento en comisión de
servicios de los funcionarios y contratistas que prestan sus servicios a
la Unidad Administrativa Especial Agencia del Inspector General de
Tributos, Rentas y Contribuciones Parafiscales - ITRC, con el fin de dar
cumplimiento a los objetivos de la entidad.
Describe las actividades del Procedimiento Ordinario necesarias para
materializar el poder jurídico de que está dotada la administración
pública para investigar y sancionar a aquellos servidores públicos de la
Agencia ITRC, que atenten contra la probidad administrativa y la
función pública a fin de prevenir y corregir la comisión de posibles
irregularidades disciplinarias que atenten contra el adecuado
funcionamiento de la Agencia ITRC.
Establecer las actividades y mecanismos necesarios para la recepción,
direccionamiento, trámite y respuesta de las quejas, reclamos y
derechos de petición presentados por los ciudadanos, mediante los
diferentes canales de atención establecidos por la entidad, con el fin
de dar respuesta oportuna en los términos legales vigentes y
contribuir a la mejora continua de la Entidad.
Estandariza los pasos a seguir para el Reporte e Investigación de
incidentes y accidentes de trabajo que pudieran ocurrir en la Unidad
Administrativa Especial Agencia del Inspector General de Tributos
Rentas y Contribuciones Parafiscales ITRC.
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 PROCESO PROCEDIMIENTOS DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

Establecer los pasos o actividades que se deben seguir para la

Procedimiento Evaluaciones
Médicas Ocupacionales
Procedimiento Inspecciones de
GESTIÓN DE Seguridad
TALENTO
HUMANO
Procedimiento Verbal Gestión
Disciplinaria
Procedimiento Reporte de
Condiciones y Actos Inseguros
realización de los exámenes médicos de ingreso, periódicos, post
incapacidad y de egreso según las disposiciones legales vigentes para
valorar el estado de salud de los funcionarios en relación con su
ocupación y de acuerdo a los factores de riesgos a los que esta o va a
estar expuesto el funcionario.
Identificar, verificar y controlar los riesgos ocupacionales que se
puedan presentar en las instalaciones y procesos de la Agencia ITRC, a
través del informe oportuno de las condiciones inseguras que sean
detectadas durante las inspecciones, con el fin de prevenir accidentes
e incidentes de trabajo, así como enfermedades Laborales y garantizar
la protección de la Salud y Seguridad de los funcionarios.
El procedimiento tiene como fin propender por la agilidad en el
desarrollo de los procesos disciplinarios, impartiendo efectivamente la
administración de justicia bajo los principios de celeridad, efectividad y
eficiencia para prevenir y corregir posibles irregularidades
disciplinarias al interior de la Agencia ITRC.
Busca generar la cultura del autocuidado, protección del ambiente y
conciencia en seguridad en los funcionarios y colaboradores de la
Unidad Administrativa Especial Agencia del Inspector General de
Tributos Rentas y Contribuciones Parafiscales- ITRC, a través del
reporte de actos inseguros, condiciones inseguras y situaciones
ambientales, con el fin de prevenir accidentes e incidentes laborales, y
mejorar las condiciones de seguridad y ambiente en la entidad.

13
 PROCESO PROCEDIMIENTOS DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

Determinar los lineamientos y los responsables para la vinculación de

personal en la Agencia del Inspector General de Tributos Rentas y
GESTIÓN DE Procedimiento Vinculación de Contribuciones Parafiscales en aquellos casos del concurso de méritos
TALENTO Personal para la vinculación y demás nombramientos, cumpliendo con los
HUMANO requisitos exigidos por la ley y la reglamentación interna de la Agencia
ITRC.

Gestionar la operación de la infraestructura tecnológica de hardware y

Procedimiento Administración de software instalada en el centro de cómputo, con el fin de asegurar su
Centro de Computo disponibilidad, seguridad y calidad de los servicios, realizando
monitoreo físico y lógico de sus componentes.
GESTIÓN DE
TECNOLOGÍA DE Busca gestionar la solicitud de creación y modificación de cuentas de
INFORMACIÓN Procedimiento Administración de usuario para asegurar el funcionamiento de las herramientas de TIC,
cuentas de usuario utilizando el software de las aplicaciones existentes en la agencia ITRC
para este fin.

Recepcionar, diagnosticar y resolver las solicitudes de servicios de

Procedimiento Atención de
tecnologías de la información y comunicaciones. Por medio de una
Servicios al Usuario de Tecnologías
herramienta de gestión de tickets en donde se llevará registro y
de la Información y
control de cada uno de estos, para el buen funcionamiento de la
Comunicaciones
infraestructura tecnológica de la Agencia.

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 PROCESO PROCEDIMIENTOS
Procedimiento Ejecución de Copias
de Respaldo y
Recuperación de la Información
GESTIÓN DE
TECNOLOGÍA DE
Procedimiento Gestión de
INFORMACIÓN
Aplicaciones
Procedimiento Gestión de
Implementación de Soluciones
Tecnológicas
Procedimiento Mantenimiento
Preventivo y Correctivo de
Infraestructura Tecnológica
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Busca establecer las actividades para crear copias de respaldo de los
servidores que contienen la información relevante, tales como
directorio activo, carpetas compartidas, bases de datos y aplicaciones;
y su posterior recuperación ante un evento de falla, pérdida,
modificación no autorizada, destrucción parcial, total o por solicitud de
los usuarios.
Actividades para gestionar el ciclo de vida de las aplicaciones que
toman parte en la operación de los servicios de Tecnologías de la
Información - TI, asegurando en todo momento la calidad y
continuidad de los mismos, mediante la gestión técnica para dar
soporte a la fase de operación del servicio.
Gestionar la implementación de soluciones tecnológicas para asegurar
que, si ésta se lleva a cabo, se haga de la forma más eficiente, mediante
la aplicación de metodologías de aceptación general y buenas
prácticas en materia de Tecnologías de la Información y las
Comunicaciones - TIC.
Describe la gestión que se realiza para el mantenimiento preventivo y
correctivo en los equipos que conforman la infraestructura tecnológica
(Servidores, Dispositivos de Red, equipos de escritorio, impresoras, Wi-
forma, su correcto y continuo funcionamiento, mediante el
diagnóstico y solución anticipada a posibles fallas.
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 PROCESO PROCEDIMIENTOS
Procedimiento de Seguros
Procedimiento de Control de
Inventarios
GESTIÓN Procedimiento de Egreso de Bienes
ADMINISTRATIVA
Procedimiento de Comunicaciones
Oficiales de Salida
Procedimiento de Ingreso de
Bienes
Procedimiento de Mantenimiento
de Bienes Muebles y Vehículos
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Establecer las actividades para realizar los ingresos, egresos y
reclamaciones que se formulan ante las Compañías Aseguradoras en
nuevos elementos, retiro de elementos y en caso de siniestros
ocurridos a los bienes o servicios asegurados de la Agencia ITRC.
Lineamientos para realizar inventarios, con la ayuda del aplicativo
NEON, con el fin de controlar los bienes de la Entidad.
Registrar los egresos de almacén a través del aplicativo NEON, con el
fin de llevar un control de los bienes entregados a los funcionarios.
Directrices para realizar envíos de documentos y paquetes de carácter
oficial a diferentes destinos nacionales e internacionales a través de la
empresa prestadora del servicio de mensajería, con el fin de entablar
comunicaciones con otras entidades o personas.
Lineamientos para recibir e ingresar los bienes de la Agencia ITRC a
través del aplicativo NEON, con el fin de ser controlados.
Establecer los métodos y organización de las acciones necesarias, para
mantener en buen estado las instalaciones, equipos, vehículos y
elementos de la Agencia ITRC.
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 PROCESO PROCEDIMIENTOS DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

Directrices para facilitar el acceso a la información digital en corto y

mediano plazo, convirtiendo los documentos análogos a digitales,
asegurando así la conservación, reproducción y disponibilidad de los
Procedimiento de Digitalización de expedientes y así dar continua integridad de la documentación,
Expedientes evitando que se vuelva obsoleta, debido a la retroalimentación que
sufren los expedientes que se encuentran en custodia del archivo de la
GESTIÓN
UAE Agencia del Inspector General de Tributos, Rentas y
ADMINISTRATIVA Contribuciones Parafiscales ITRC.

Actividades para recibir y distribuir a través de SIGII los documentos y

paquetes radicados en la Agencia ITRC, garantizando que su entrega
Procedimiento de Comunicaciones digital y física se realice de forma correcta y oportuna, con el fin de
de Entrada facilitar un pronto tramite.
Establece acciones de recepción, identificación, organización,
incorporación y custodia, con el fin de acceder a la información de una
Procedimiento de Gestión manera oportuna, eficaz y controlada, cumpliendo con lo estipulado
Documental en las TRD y de esta forma establecer las mejores prácticas de
conservación y preservación de los documentos.
Orientar a la entidad en la implementación de prácticas que permitan
Procedimiento Plan Institucional de el mejoramiento ambiental, con el propósito de generar actividades
Gestión Ambiental destinadas a prevenir, corregir, preservar y aprovechar los recursos,
fortaleciendo la cultura ambiental en los funcionarios y contratistas.

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 PROCESO PROCEDIMIENTOS DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

Establecer los lineamientos de seguridad para el ingreso de personas y

Procedimiento de Ingreso de
vehículos, que permitan verificar y fortalecer el control de acceso de
Personas a la Entidad
funcionarios y visitantes a la Agencia ITRC

Establecer las directrices y actividades para realizar las bajas de los

GESTIÓN bienes tangibles e intangibles de la Unidad Administrativa Especial
ADMINISTRATIVA Procedimiento de Bajas Agencia del Inspector General de Tributos, rentas y Contribuciones
Parafiscales, garantizando su adecuada disposición final, de acuerdo
con las determinaciones del Comité de Bajas.

Procedimiento Cadena
Detalla la acusación de la cadena presupuestal de registro a través de
Presupuestal de Registro y Pago de
la descripción de las actividades que se realizan para el pago de
Nomina, Seguridad Social y Aportes
nómina, seguridad social y aportes parafiscales.
Parafiscales

GESTIÓN Describe las actividades para detallar la causación de la cadena

FINANCIERA Procedimiento cadena presupuestal de registro a través de la descripción de las actividades
presupuestal para el registro y pago que se realizan para pagar las obligaciones de carácter contractual
a contratistas adquiridas por la Agencia ITRC.

Actividades para detallar la causación de la cadena presupuestal a

Procedimiento cadena través de la descripción de las actividades que se realizan para pagar
presupuestal para pago de viáticos las comisiones de servicio conferidas a los funcionarios y contratistas
de la Agencia ITRC

18
 PROCESO PROCEDIMIENTOS DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

Lineamientos para Detallar la constitución del rezago a través de la

Procedimiento Constitución de
descripción especifica de las actividades que se realizan para registrar
Rezago
y constituir el rezago presupuestal de la Agencia ITRC.
Establece lineamientos para la creación de terceros a través de la
Procedimiento creación de terceros descripción especifica de las actividades que se realizan para registrar
y vinculación de cuentas bancarias y vincular las cuentas bancarias de funcionarios y Contratistas de la
Agencia ITRC en el SIIF Nación.

Procedimiento Financiero de Detalla la causación presupuestal, contable y de tesorería a través de la

GESTIÓN constitución, reembolso y
legalización caja menor
FINANCIERA
Procedimiento para declarar y
presentar impuestos e informes
descripción de las actividades que se realizan para la constitución,
reembolsos y legalización de la caja menor.
Actividades para gestionar la declaración y presentación de impuestos
a través de la descripción de las actividades que se realizan para
cumplir las obligaciones tributarias de la Agencia ITRC

Actividades para detallar la presentación de los estados financieros a

Procedimiento Presentación de
Estados Financieros
Procedimiento Proyección,
elaboración y seguimiento del
programa Anual mensualizado de
caja
través de la descripción de las actividades que se realizan para
presentar en forma razonable los hechos económicos, sociales y
ambientales de la Agencia ITRC.
Lineamientos para detallar la ejecución del PAC a través de la
descripción de las actividades que se realizan para hacer seguimiento y
controlar el cumplimiento de la programación y ejecución del
Programa Anual Mensualizado de Caja PAC, de la Agencia ITRC.

19
 PROCESO PROCEDIMIENTOS DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

Acciones para describir las actividades propias del sistema de

Procedimiento Sistema de
contabilidad presupuestal de la Agencia ITRC, para garantizar el
Contabilidad Presupuestal
adecuado registro y control de las operaciones presupuestales.

Detalla la causación por concepto de incapacidades a través de la

GESTIÓN Procedimiento Gestión de Ingresos
FINANCIERA Presupuestales y Reintegros
Procedimiento Reintegro de
Incapacidades
descripción de las actividades que se realizan para la ejecución de
reintegros que genera la Agencia por este concepto, de conformidad
con la normatividad vigente.
Detalla la causación por concepto de incapacidades a través de la
descripción de las actividades que se realizan para la ejecución de
reintegros que genera la Agencia por este concepto, de conformidad
con la normatividad vigente.

Procedimiento Gestión de Ingresos Lineamientos para detallar la causación de ingresos presupuestales y

no tributarios, sin flujo de efectivo y contables a través de la descripción de las actividades que se realizan
Reintegros para la ejecución de los ingresos y reintegros que genera la Agencia.

Gestionar la adquisición para la Agencia de los bienes y servicios

requeridos, a través del trámite de la modalidad de concurso de
GESTIÓN Procedimiento Concurso de
méritos, para determinar de entre las propuestas presentadas, las que
CONTRACTUAL Méritos Abierto
cumplan y satisfagan sus necesidades y cometidos, de acuerdo con el
plan de adquisiciones para la respectiva vigencia.

20
 PROCESO PROCEDIMIENTOS DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

Gestionar la adquisición para la Agencia de los bienes y servicios

requeridos, a través del trámite de la modalidad de contratación por
Procedimiento Contratación de
mínima cuantía, para determinar de entre las propuestas presentadas,
Mínima Cuantía
las que cumplan y satisfagan sus necesidades y cometidos, de acuerdo
con el plan de adquisiciones para la respectiva vigencia.

Gestionar la adquisición para la Agencia de los bienes y servicios

requeridos, a través del trámite de la modalidad de selección de
Procedimiento Contratación
contratación directa, para cumplir y satisfacer sus necesidades y
Directa
cometidos, de acuerdo con el plan de adquisiciones para la respectiva
GESTIÓN vigencia.
CONTRACTUAL

Procedimiento Ejecución Acciones para verificar que la contratación suscrita por la Agencia
contractual y Modificaciones satisfaga realmente sus necesidades en pro de sus cometidos.

Gestionar la adquisición para la Agencia de los bienes y servicios

requeridos, a través del trámite de la modalidad de selección de
Licitación Pública, para determinar de entre las propuestas
Procedimiento Licitación Pública
presentadas, las que cumplan y satisfagan sus necesidades y
cometidos, de acuerdo con el plan de adquisiciones para la respectiva
vigencia.

21
 PROCESO PROCEDIMIENTOS DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

Gestionar la adquisición para la Agencia de los bienes y servicios

requeridos, a través del trámite de la modalidad de selección
Procedimiento Selección Abreviada abreviada por menor cuantía, para determinar de entre las propuestas
Menor Cuantía presentadas, las que cumplan y satisfagan sus necesidades y
cometidos, de acuerdo con el plan de adquisiciones para la respectiva
vigencia.
GESTIÓN
CONTRACTUAL Gestionar la adquisición para la Agencia de los bienes, a través del
trámite de la modalidad de selección abreviada por subasta inversa,
Procedimiento Selección abreviada
para determinar de entre las propuestas presentadas, las que cumplan
Subasta Inversa
y satisfagan sus necesidades y cometidos, de acuerdo con el plan de
adquisiciones para la respectiva vigencia.

Describe las actividades y guías de trabajo que deben desarrollarse

GESTIÓN DE para la ejecución de una auditoría integral, mediante la evaluación de
la eficacia, eficiencia y efectividad del Sistema de Control interno, así
EVALUACIÓN Y
Procedimiento Auditoría Interna de como de los resultados de la gestión, para que haya cumplimiento de
CONTROL
Gestión las metas y objetivos de la Unidad Administrativa Especial Agencia del
Inspector General de Tributos, Rentas y Contribuciones Parafiscales, en
adelante UAE Agencia ITRC.

22
 PROCESO PROCEDIMIENTOS
Procedimiento Elaboración,
Ejecución y Seguimiento al
Programa Anual de Auditoría
GESTIÓN DE
EVALUACIÓN Y
CONTROL
Procedimiento Formulación y
Seguimiento Planes de
Mejoramiento
Fecha De Actualización: Mayo 2 de 2017
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Lineamientos para planear, coordinar, diseñar, elaborar, mediante la
ejecución y seguimiento y/o monitoreo al Programa Anual de
Auditoría, para que la entidad pueda cumplir las funciones, metas y
objetivos institucionales.
1. Establecer, en el marco del ciclo PHVA, mediante la verificación del
conjunto de actividades que deben desarrollar las dependencias de la
Unidad Administrativa Especial Agencia del Inspector General de
Tributos, Rentas y Contribuciones Parafiscales, en adelanta la UAE
Agencia ITRC, para prevenir y/o subsanar los hallazgos identificados en
las Auditorías Internas de Gestión, las realizadas por la Contraloría
General de la República o cualquier otro ente competente de vigilancia
y control.
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