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BOGOTÁ D.C.
2017
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ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA
PROCESO CÓDIGO ASGU04
INTEGRADO DE GESTIÓN
TABLA DE CONTENIDO
1. OBJETIVO .......................................................................................................................... 3
2. ALCANCE .......................................................................................................................... 3
3. ÁMBITO DE APLICACIÓN ................................................................................................. 3
4. REQUISITOS DE CALIDAD APLICABLES ......................................................................... 3
5. DEFINICIONES .................................................................................................................. 3
6. GENERALIDADES ............................................................................................................. 5
7. POLÍTICA AMBIENTAL Y PLAN GERENCIAL AMBIENTAL .............................................. 6
7.1. Política del Subsistema de Gestión Ambiental. (Ver Política Ambiental, Código ASPO04,
adoptada por la Resolución 1521 de 2014)................................................................................ 6
7.2. Plan Gerencial Ambiental y Plan Ambiental. ....................................................................... 6
8. PLANIFICACION AMBIENTAL ........................................................................................... 6
8.1. Análisis de contexto de la organización. ............................................................................. 7
8.2. Identificación de Aspectos Ambientales. ............................................................................. 8
a) Identificar Aspectos e Impactos Ambientales. ..................................................................... 8
b) Evaluación y Valoración de Aspectos Ambientales Significativos. .................................... 12
c) Priorización de Aspectos Ambientales .............................................................................. 14
d) Control de Impactos Ambientales Significativos ................................................................ 15
e) Registros de Identificación de Aspectos e Impactos Ambientales ..................................... 15
8.3. Obligaciones de cumplimiento. ......................................................................................... 16
8.4. Objetivos Ambientales y planificación para lograrlos......................................................... 16
8.5. Comunicación y socialización. .......................................................................................... 16
9. REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS .................................................................................. 20
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1. OBJETIVO
2. ALCANCE
Inicia con las definiciones necesarias para la Gestión Ambiental, continúa con descripción de la
metodología de identificación del contexto de la organización y análisis de las partes interesadas,
la identificación de los Aspectos e Impactos Ambientales, la identificación de las obligaciones de
cumplimiento, la explicación de los instrumentos definidos para estos fines y, finaliza con las
directrices para la formulación de objetivos ambientales producto de los controles establecidos.
3. ÁMBITO DE APLICACIÓN
La presente guía aplica para todos los procesos del Sistema Integrado de Gestión. Este
documento hace parte de la documentación del Subsistema de Gestión Ambiental dentro del
Sistema Integrado de Gestión de la Superintendencia Nacional de Salud.
5. DEFINICIONES
Las siguientes definiciones son tomadas de la Norma Técnica Colombiana NTC- ISO 14001.
1
Un aspecto ambiental significativo es un aspecto ambiental que tiene o puede tener un impacto ambiental
significativo
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Criterio del Desempeño Ambiental: Objetivo ambiental, meta ambiental u otro nivel de
desempeño ambiental establecido por la dirección de la organización y empleado con el
propósito de evaluar el desempeño ambiental.
Desempeño Ambiental*: Resultados medibles de la gestión de una organización sobre sus
aspectos ambientales.
Impacto Ambiental: Cualquier cambio en el medio ambiente, sea adverso o beneficioso, total o
parcial, resultante de las actividades, productos o servicios de una organización.
Medio Ambiente: Entorno en el cual una organización opera, incluyendo el aire, el agua, el
suelo, los recursos naturales, la flora, la fauna, los seres humanos y sus interrelaciones.2
Meta Ambiental: Requisito detallado de desempeño, cuantificado cuando sea posible, aplicable
a la organización o a parte de la misma, que proviene de los objetivos ambientales y que es
necesario establecer y cumplir para alcanzar dichos objetivos.
Objetivo Ambiental: Fin ambiental de carácter general, que tiene su origen en la política
ambiental, que una organización se establece a sí misma, y que está cuantificado siempre que
sea posible.
Parte(s) Interesada(s): Individuo o grupo relacionado con, o afectado por el desempeño
ambiental de una organización.
Recurso: Elemento o componente ambiental (suelo, agua, aire, flora y fauna) que interactúa con
el aspecto ambiental generado por la entidad y que puede presentar mejora o deterioro de
acuerdo al impacto ambiental.
Significancia del impacto ambiental: Clasificación establecida para interpretar de forma
unificada la relevancia del impacto ambiental dentro de la Superintendencia Nacional de Salud,
según los siguientes criterios3:
Subsistema de Gestión Ambiental*: La parte del Sistema Integrado de Gestión que incluye la
estructura de organización, las actividades de planificación, las responsabilidades, las prácticas,
los procedimientos, los procesos y los recursos para desarrollar, implementar, realizar, revisar y
mantener la Política Ambiental y manejar sus Aspectos Ambientales.
Tipo de impacto: Se refiere al carácter beneficioso (positivo +) o perjudicial (negativo -) que
pueda tener el impacto ambiental sobre el recurso o el ambiente.
Positivo (+): Mejora la calidad ambiental del recurso, de la entidad y/o el entorno.
Negativo (-): Deteriora la calidad ambiental del recurso, de la entidad y/o el entorno.
Valoración del impacto ambiental: Procedimiento técnico que permite interpretar cualitativa o
cuantitativamente a través de variables, como escalas de valor fijas que definen los atributos
mismos del impacto ambiental así como el cumplimiento normativo en relación con el aspecto
ambiental.
2El entorno en este contexto se extiende desde el interior de una organización al sistema global.
3
Los criterios y ponderaciones son tomadas y ajustadas de los documentos de la Secretaria Distrital de Ambiente
(2013): INSTRUCTIVO. Diligenciamiento de la matriz de Identificación de aspectos y valoración de impactos
ambientales y Matriz de Aspectos e Impactos Ambientales.
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6. GENERALIDADES
Actualmente, las entidades públicas tienen mayor responsabilidad civil sobre el manejo de los
bienes públicos, los recursos naturales y/o los servicios públicos, con el fin de apoyar el logro de
los objetivos de desarrollo sostenible de la Nación. Por otra parte, a nivel internacional se ha
incrementado las discusiones sobre los reportes de sostenibilidad de las organizaciones, donde
las empresas y los países están definiendo políticas a seguir sobre el tema.
También, se observa que países como Australia, Estados Unidos, Alemania y Suiza, están
incentivando a las organizaciones del sector público para que sean más transparentes, en su
desempeño económico, ambiental y social. Por ejemplo, la Comisión Europea recientemente
publicó “A renewed EU strategy 2011-14 for Corporate Social Responsibility”4 (Una renovada
estrategia para la Responsabilidad Social Corporativa), el cual compromete a las autoridades
públicas a tomar acciones que mejoren su desempeño social y ambiental.
Es de destacar que en las Bases del Plan de Desarrollo Nacional 2014- 2018, se establece como
una Estrategia envolvente el Crecimiento Verde, dentro de la cual se deben desarrollar las
demás estrategias de desarrollo para los próximos 4 años5. “El Crecimiento Verde es un enfoque
que propende por un desarrollo sostenible que garantice el bienestar económico y social de la
población en el largo plazo, asegurando que la base de los recursos provea los bienes y
servicios ambientales que el país necesita y el ambiente natural sea capaz de recuperarse ante
los impactos de las actividades productivas.” (Bases del Plan de Desarrollo Nacional 2014-2018.
P. 486).
La Norma Técnica Colombiana NTC-ISO 14001 establece los elementos para la implementación
de un Sistema de Gestión Ambiental en una organización, de esta norma, se toman los
elementos para la elaboración de la presente guía. Dados estos cambios nacionales e
internacionales, se hace necesario establecer los mecanismos e instrumentos necesarios para el
seguimiento al desempeño ambiental de la entidad, con el fin de lograr una adecuada
implementación del Subsistema de Gestión Ambiental en la Superintendencia Nacional de Salud.
A partir de la definición de los procesos y procedimientos de la organización y de la
caracterización de los servicios producto de los mismos, es necesario establecer desde un
enfoque basado en los riesgos, las amenazas y oportunidades los aspectos e impactos, las
obligaciones de cumplimiento y demás factores que puedan desviar el logro previsto dentro del
SGA de la Superintendencia Nacional de Salud.
4
Recuperado el 11-11-2014 desde: http://eur-
lex.europa.eu/LexUriServ/LexUriServ.do?uri=COM:2011:0681:FIN:EN:PDF
5
La estrategia de Crecimiento verde, comprende 3 objetivos a saber: Avanzar hacia un crecimiento sostenible y bajo
en carbono; Lograr un crecimiento resiliente y reducir la vulnerabilidad frente a los riesgos de desastres y al cambio
climático; y Proteger y asegurar el uso sostenible del capital natural y mejorar la calidad ambiental (Bases del Plan de
Desarrollo Nacional 2014-2018).
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7.1. Política del Subsistema de Gestión Ambiental. (Ver Política Ambiental, Código
ASPO04, adoptada por la Resolución 1521 de 2014)
El Plan Gerencial Ambiental, surge como producto del Plan Gerencial de la Superintendencia
Nacional de Salud, y busca complementar el desarrollo de las acciones de la Gestión Ambiental
de la entidad. En este documento se incluirá el cronograma general para la ejecución de las
actividades, con el fin de implementar y hacer seguimiento al Subsistema de Gestión Ambiental
de la entidad.
8. PLANIFICACION AMBIENTAL
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IDENTIFICACIÓN
DEL CONTEXTO DE
LA ENTIDAD
EVALUACION OBLIGACIONES DE
SEGUIMIENTO Y CUMPLIMIENTO
MEDICIÓN (Requisitos Legales)
DETERMINACIÓN
ESTBALECIMIENTO
DE ASPECTOS
DE OBJETIVOS
AMBIENTALES
DETERMINACIÓN
DE LOS RIESGOS
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3) La identificación de los aspectos de las actividades y servicios, deberá ser revisada por lo
menos una vez al año, con el fin de identificar mejoras o modificaciones como:
a. Cambios en la Legislación aplicable.
b. Eficacia de las medidas de control vigentes.
5) Identificadas las actividades, se busca responder la siguiente pregunta: ¿Cuáles son las
entradas y salidas de materiales, elementos y servicios públicos, de los procesos
relacionados a cada Dependencia?
Nota: Para la identificación de los aspectos ambientales es necesario analizar las diferentes
etapas durante la prestación del servicio, con el fin de incluir la perspectiva del ciclo de vida
dentro del análisis ambiental.
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¿Qué recurso natural, servicio público o elemento del entorno estoy usando o
consumiendo en las actividades del proceso?
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ASPECTO IMPACTO
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A este punto, se han definido los Aspectos e Impactos Ambientales por actividad, es posible que
una misma actividad tenga varios aspectos o varios impactos ambientales.
¿Se ha calculado o existe una idea aproximada de la cantidad de recursos que gastaría la
entidad para reparar el daño causado al ambiente por la no planificación de medidas
preventivas? (Si dispone de cifras o datos al respecto, puede indicarlos).
¿Se tiene conocimiento de las normas que regulan los impactos ambientales
identificados, en su(s) proceso(s)?
¿Se conoce a donde llegan o finalizan los impactos que son generados por los procesos
de su dependencia?
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Una vez ya se haya valorado cada aspecto de acuerdo a la Tabla se realiza la valoración del
aspecto ambiental:
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De esta forma se obtiene la significancia del Aspecto Ambiental. Con base en la significancia de
los Aspectos Ambientales es posible determinar el riesgo asociado; los aspectos significativos y
negativos están asociados a amenazas y los aspectos ambientales significativos con impacto
positivo a oportunidades. Para el desarrollo de esta casilla seleccione de la lista desplegable
entre las opciones amenaza u oportunidad. Esta información también alimentará el Contexto
Organizacional Ambiental, código ASFT21.
Lo valores de los criterios analizados se diligencian en las casillas correspondientes del formato
Matriz de aspectos e impactos ambientales, código ASFT17, como se enseña en la figura
anterior.
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También se identifican los controles que aplican a los Aspectos Ambientales en el proceso
correspondiente, esto con el fin de compensar, reducir o mitigar los impactos ambientales que se
generan, y evitar que se desvíen de las metas, objetivos y políticas que establezca el Subsistema
de Gestión Ambiental. Para esto se pueden apoyar en las siguientes preguntas:
a. ¿Dentro de los procedimientos de la dependencia, qué actividades o políticas de
operación pueden incluirse para controlar los impactos ambientales?
b. ¿Qué tipo de acciones documentadas se pueden desarrollar para reducir los Aspectos e
Impactos Ambientales del proceso?
c. ¿Qué tipo de acciones se pueden implementar desde el directivo de la dependencia o
en las reuniones de autoevaluación, para mitigar o reducir los impactos ambientales?
d. ¿Qué acciones se pueden implementar dentro de los procesos o dependencia, para
apoyar el cumplimiento del Plan ambiental de la Superintendencia Nacional de Salud?
e. ¿Qué tipo de tecnologías, sistemas de información o herramientas informáticas se
pueden emplear para corregir o prevenir la generación de Aspectos e Impactos
Ambientales?
Las medidas de control se empiezan a aplicar de acuerdo la significancia del aspecto, es decir
primero se intervienen los aspectos significativos (generalmente a través de programas de
gestión) y por último los evaluados como No significativos. Las acciones de control se establecen
teniendo en cuenta diferentes alternativas que sean técnica y económicamente viables:
eliminación, sustitución, controles de ingeniería y administrativos, entre otros.
Finalmente, se diligencian las casillas finales del formato Matriz de aspectos e impactos
ambientales, código ASFT17, Con las observaciones de nuevas implementaciones o planes de
acción para implementar.
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Una vez terminados y/o actualizados, los documentos mencionados anteriormente, deberán ser
remitidos máximo cinco días hábiles después de la realización del ejercicio a la Oficina Asesora
de Planeación con el fin de aprobarla e incluirla dentro de la documentación de la Entidad.
La Superintendencia Nacional de Salud, para dar cumplimiento a los requisitos legales y los
requisitos de las partes interesadas, se basa en el procedimiento Obligaciones de cumplimiento,
código ASPD06. Al identificar las obligaciones de cumplimiento asociadas a sus aspectos
ambientales y en donde se pueden visualizar aquellas amenazas y oportunidades para el
Subsistema de Gestión Ambiental. Esta información se debe registrar en la Matriz de
Obligaciones de cumplimiento, código ASFT20, y se evalúa mediante la verificación de los
registros de cumplimiento de los criterios identificados.
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Esta comunicación podrá realizarse por cualquiera de los medios con los que cuenta la entidad
entre otros:
Correo electrónico
Publicaciones en carteleras
Publicaciones la página Web de la entidad
Publicaciones en intranet
Plataforma virtual SUPERCORD
Capacitaciones
Comunicados
De igual manera todos podrán participar de la mejora del Sistema de Gestión Ambiental a través
de las sugerencias enviadas a través del Coordinador del Grupo de Recursos Físicos o Asesor
de la Secretaría General:
Comunicados escritos.
Correo electrónico.
Plataforma interna SUPERCOR.
Otros grupos de participación (SGSST).
Comunicación externa:
Para la comunicación con entidades externas o con los requerimientos de las partes interesadas,
las inquietudes o comunicados podrán ser recibidos y contestados a través de la Secretaria
General en coordinación con la Oficina de Comunicaciones:
Comunicados directos de la entidad.
Correo electrónico.
ELEMENTOS TIPO
QUIEN MEDIOS DE CUANDO /
A RECEPTOR
COMUNICA COMUNICACIÓN FRECUENCIA
COMUNICAR INT EXT
Secretario Capacitaciones,
General, Servidores públicos y Carteleras, Inducción,
Política Coordinador contratistas Circulares, reinducción, o
X X
Ambiental de Grupo de involucrados con la Correo cuando se
Recursos Gestión ambiental electrónico, modifique
Físicos Página Web.
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Capacitaciones,
Secretario
General, Servidores públicos y Carteleras, Inducción,
Coordinador contratistas Circulares, reinducción, o
Objetivos X
de Grupo de involucrados con la Correo cuando se
Recursos Gestión ambiental electrónico, modifique
Físicos Página Web.
Secretario Campañas,
Inducción y
General, Servidores públicos y Capacitación,
reinducción del
Programas y Coordinador contratistas Carteleras,
personal o X
metas de Grupo de involucrados con la Intranet, Correo
cuando surjan
Recursos Gestión ambiental electrónico,
modificaciones.
Físicos Página Web.
Campañas,
Coordinador
Servidores públicos Capacitación, implementación
del Grupo de
Documentos involucrados según carteleras, y cuando
Recursos X X
del SGA los controles Intranet, Correo cambie el
Físicos, Líder
establecidos electrónico, documento.
del proceso
Página Web
Campañas,
Coordinador actividades de
Requisitos Servidores públicos y Cada que se
del Grupo de capacitación,
legales y contratistas modifiquen o
Recursos carteleras, X X
reglamentarios involucrados con la surjan nuevos
Físicos, Líder Intranet, Correo
aplicables Gestión ambiental requisitos.
del proceso electrónico,
Página Web
Coordinador Campañas,
del Grupo de actividades de
Matriz de Servidores públicos y Inducción,
Recursos capacitación,
aspectos e contratistas reinducción, o
Físicos carteleras, X X
impactos involucrados con la cuando se
Intranet, Correo
ambientales Gestión ambiental modifique.
electrónico,
Página Web
Coordinador Servidores públicos y A través de Inducción y
Control del Grupo de contratistas comunicaciones reinducción del
Operacional Recursos involucrados con la de la intranet y personal o X X
ambiental Físicos Gestión ambiental, proceso de cuando surjan
Proveedores capacitación. modificaciones.
A través de
Profesional de Servidores públicos y
comunicaciones
Plan de Salud y personas que Inducción y
de la intranet y X
emergencias Seguridad en trabajan en su reinducción.
proceso de
el trabajo nombre
capacitación.
Coordinador
Informe de
Desempeño del Grupo de Revisión por la
Alta dirección revisión por la X
del SGA Recursos Dirección
dirección
Físicos
Jefe Oficina Circulares,
Programa de Planeación, Correo Acorde con el
A todos los procesos x
auditorías Jefe oficina Electrónico, programa
Control Interno Cartelera.
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9. REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS
NTC-ISO 14031:2000 (re aprobada en 2003), Directrices para la Evaluación del Desempeño
Ambiental
Delgado Saborit, Juana María (2007). La medida del riesgo ambiental. MAPFRESEGURIDAD Nº
107 Tercer Trimestre.
Departamento Nacional de Planeación (2014) Bases del Plan de Desarrollo Nacional 2014-2018
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CONTROL DE CAMBIOS
ASPECTOS QUE RESPONSABLE FECHA DEL
DETALLES DE LOS CAMBIOS
CAMBIARON EN DE LA SOLICITUD CAMBIO VERSIÓN
EFECTUADOS
EL DOCUMENTO DEL CAMBIO DD/MM/AAAA
Se solicita la creación y adopción de la
Adopción del Guía Mediante requerimiento NURC 3- Secretario
01/07/2015 1
documento 2015-012957 General
Este documento se modifica en su
totalidad. Desde el nombre, objetivo, el
alcance, la aplicabilidad y su
desarrollo, se eliminan algunos ítems
del numeral de definiciones
relacionados con el seguimiento y la
evaluación a la gestión ambiental y
todas las referencias de la NTC
14031:2003. Se incluyen las etapas de
gestión ambiental basadas en el
numeral 6 de la NTC ISO 14001:2015,
se hace énfasis en la identificación de
aspectos ambientales con la
perspectiva de ciclo de vida, se
incluyen tablas de relación aspecto
impacto en condiciones normales,
anormales y de emergencia, se
incluyen las orientaciones pertinentes
Todo el para diligenciar el nuevo formato, se Secretario
28/04/2016 2
documento incluyen los criterios de evaluación del General
aspecto ambiental y los intervalos de
calificación, la interpretación de la
significancia de los aspectos. En
control operacional se especifican con
base en acciones de eliminación,
sustitución, control de ingeniería y
administrativo. Se incluye el análisis
de obligaciones de cumplimiento, y la
formulación de objetivos ambientales
apoyando e integrando la planificación
ambiental en procedimientos definidos
para los sistemas de SST y Calidad,
respectivamente. Se modifica el
numeral de comunicación
especificando la información que debe
ser comunicada y divulgada según
exigencias de la ISO 14001:2015 Ante
requerimiento NURC: 3-2016-012530
Todo el Mediante memorando NURC: 3-2017- Secretario 19/10/2017 3
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CONTROL DE CAMBIOS
ASPECTOS QUE RESPONSABLE FECHA DEL
DETALLES DE LOS CAMBIOS
CAMBIARON EN DE LA SOLICITUD CAMBIO VERSIÓN
EFECTUADOS
EL DOCUMENTO DEL CAMBIO DD/MM/AAAA
documento 016311 se solicita la modificación de General
la guía incluye dentro del contexto el
“Plan Integral de Gestión Ambiental
ASPL01”, se elimina el concepto de
“Muy Significativo” y se utilizará
únicamente el “Significativo y No
Significativo”, de la evaluación
ambiental se quita el elemento de
normatividad legal asociada ya que se
tiene una matriz de requisitos legales
aplicables y evaluada.
Se describen los elementos de la
planificación de la gestión ambiental.
Se documenta en comunicaciones las
diferentes metodologías de
comunicación y se establece una
matriz de comunicaciones de la
gestión ambiental.
Se deja referenciada la política del
SGA.
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