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GUÍA DE FUNCIONAMIENTO
Versión
3.3
Fecha de revisión
01/02/2016
Realizado por
DTIC - Área de Gestión del Servicio de Registro
CONTROL DE VERSIONES
Por tanto todas las referencias al uso de GEISER en el MINHAP incluidas en este documento
deben entenderse bajo este ámbito de aplicación.
Es decir, desde el punto de vista de GEISER no hay diferenciación alguna entre la solicitud o
instancia y la documentación anexa: todo se trata de la misma forma, como documentación
document a
registrar y/o enviar.
A. Recepción de asientos vía SIR o desde otras oficinas del MINHAP: Una vez
incorporadas al uso de GEISER, las Oficinas de Registro están obligadas a gestionar los
asientos que se reciban vía la plataforma de intercambio SIR, confirmando aquellos
destinados a cualquier órgano del MINHAP y reenviándolos o rechazándolos en caso
contrario.
Asimismo, una vez incorporadas todas las oficinas del MINHAP al uso de GEISER,
deben gestionar mediante esta aplicación la recepción de asientos enviados por otras
oficinas del MINHAP.
D. Confirmación y envío de asientos oficiales de salida remitidos por Unidades a las que
se da servicio: Las Oficinas de Registro actuarán en su caso de intermediarias para las
salidas oficiales realizadas desde Unidades Tramitadoras, asignando numeración oficial
del registro a estas salidas.
B. Envío de salidas con numeración oficial: Las Unidades Tramitadoras podrán realizar
mediante GEISER asientos de salida oficiales, ya sea en formato físico o electrónico, a
cualquier destinatario (órgano del MINHAP, otros Organismos conectados o no a la
plataforma de intercambio SIR o un ciudadano).
Una Oficina o Unidad Conectada es una Oficina o Unidad que puede enviar y recibir
asientos y documentación en formato electrónico.
Una Oficina o Unidad Desconectada es una Oficina o Unidad que no puede enviar ni
recibir ni asientos ni documentación en formato electrónico.
NOTA IMPORTANTE
Por tanto, una Unidad Desconectada es una Unidad que, no estando directamente conectada a
SIR, o bien no tiene una Oficina de Registro que le dé servicio o bien
bien no tiene usuarios activos.
Cuando en GEISER se selecciona una Unidad como destinataria de un asiento, esta tiene
asociado un Tipo de Destino del que informa la aplicación. De acuerdo con el valor de este
campo:
Las Unidades Conectadas son aquellas con Tipo de Destino “SIR” o “Interno”.
Las Unidades Desconectadas solo pueden intercambiar documentación en formato físico con
el resto de Unidades (Conectadas o Desconectadas), y no pre-asientos
asientos (elementos de Bandeja)
ni documentación en formato electrónico. Por tanto, una Unidad Desconectada
esconectada se trata en
GEISER como en las aplicaciones de registro tradicionales.
Existen también algunas Unidades directamente conectadas a SIR con Tipo de Destino
“Remoto”. Son aquellas que están físicamente distantes de la Oficina que les presta servicio.
servic El
envío a estas Unidades de documentación física funciona como si fuesen Desconectadas.
I.A.1 Recepción
ecepción de la información en formato electrónico
Estos pre-asientos llevan en la primera columna el indicativo si se han recibido por SIR, o
bien el indicativo si provienen de otra Oficina
O del MINHAP.. Junto a este indicativo figura el
campo “Documentación física” en función del cual debe gestionarse la recepción del asiento:
NOTA IMPORTANTE
Un pre-asiento
asiento recibido por GEISER debe ir siempre acompañado de la
correspondiente documentación. Si el asiento es verde o amarillo, debe llevar adjunta la
documentación digitalizada. Si el asiento es rojo o amarillo, deberá recibirse posteriormente la
documentación en formato físico.
NOTA IMPORTANTE
La confirmación de un pre-asiento
pre recibido en
n GEISER vía SIR implica la creación
automática del correspondiente asiento en el registro propio. Por tanto, no debe
darse asiento de registro de forma manual a ninguna documentación recibida por SIR.
En el caso de pre-asientos
asientos que provienen de otras oficinas
ofic del MINHAP es opcional la creación
automática del asiento en el registro propio, proporcionando GEISER esta opción en el
momento de la confirmación del pre-asiento.
pre
Es decir, toda documentación que provenga de una Oficina o Unidad Conectada debe venir
acompañada del correspondiente Recibo de Presentación o Justificante de Registro.
Si en el Justificante
ustificante se especifica como “Tipo de documentación física” el valor
“Acompaña
Acompaña documentación física (u otros soportes) requerida”,
requerida , se trata de un asiento
Rojo, por lo que debe localizarse como pre-asiento
pre en la bandeja “Recibidos -
Pendientes de confirmar”,
confirmar”, utilizando si es necesario el nº de registro de la Entidad
Origen en el filtro de búsqueda.
Si en el Justificante
ustificante se especifica como “Tipo de documentación física” el valor
“Acompaña
Acompaña documentación física (u otros soportes) complementaria”,
complementaria se trata de un
asiento Amarillo,, por lo que el pre-asiento
asiento ya habrá sido confirmado (o reenviado)
previamente, por lo que en este caso únicamente debe gestionarse el envío de la
documentación física a la Unidad Tramitadora destino.
NOTA IMPORTANTE
Por tanto, para estos tipos de envío, la Oficina de Registro debe SIEMPRE
MPRE confirmar en GEISER
los envíos que se realizan a las Unidades a lass que da servicio, de esta manera quedará
constancia de la fecha/hora a la que la Oficina ha recepcionado el asiento.
Es muy importante recordar que al remitir mediante GEISER un registro Rojo o Amarillo a un
órgano Conectado, debe remitirse la documentación en formato físico a la dirección postal
de su Oficina de Registro, no a la del órgano.
NOTA IMPORTANTE
En
n este capítulo se describe de forma resumida el envío de documentación a
cualquier destinatario. En lo referente a envíos a realizar mediante la plataforma SIR, deben
seguirse las normas y procedimientos descritos en el documento “SIR-14105
“ 14105 Procedimientos
para las Oficinas de Registro Integradas en el Registro Electrónico Común y el Sistema de
Interconexión de Registross”” facilitado por la Dirección General de Modernización
Administrativa, Procedimientos e Impulso de la Administración Electrónica (DGMAPIAE).
I.B.1.1 Escaneado
Si la documentación lo permite y la Unidad destino está Conectada, se realizará
izará el escaneado
completo de toda la documentación.
documentación. En ningún caso se realizará un escaneado parcial de la
documentación.
En caso de que se vaya a remitir documentación a otro Organismo y se tengan dudas sobre la
competencia de este sobre re el asunto a tramitar, se recomienda no digitalizar la
documentación, pues en caso de que rechace el asiento por no ser competente es posible que
haya que reenviar la documentación a una Unidad Desconectada y por tanto en formato
físico.
Opcionalmente, enn estos casos se puede digitalizar y retener la documentación física dando de
alta un asiento Amarillo (ver más adelante).
(Verde): hay que marcar este valor cuando la documentación haya sido escaneada
totalmente y devuelta al ciudadano, siguiendo
siguiendo el procedimiento vigente.
(Rojo): hay que marcar este valor cuando la documentación no pueda ser
escaneada por motivos técnicos, jurídicos o funcionales.
(Amarillo): Hay
ay que marcar este valor cuando la documentación haya sido
escaneada totalmente, pero no aplique la devolución de toda la documentación al
ciudadano y parte de ésta deba ser remitida al organismo destino.
Para los asientos Rojos con destino Desconectado se realizará el envío de la documentación en
formato físico lo antes
es posible, pues en este caso el destino no dispone de un pre-asiento
pre en
formato electrónico para confirmar o rechazar el envío.
1
En GEISER se denomina Recibo de Presentación al Justificante de Registro correspondiente a un
asiento de entrada en una Oficina de Registro, de acuerdo con la nomenclatura proporcionada por el
Art. 6 del Real Decreto 772/1999 de 7 de mayo, por el que se regula egula la presentación de solicitudes,
escritos y comunicaciones ante la Administración General del Estado, la expedición de copias de
documentos y devolución de originales y el régimen de las oficinas de registro.
registro
Se mantiene la denominación de Justificante
Justificante de Registro para asientos de salida de la Oficina de Registro
y para asientos de entrada y salida en Unidades Tramitadoras, al entenderse que en estos casos no hay
una “presentación” de documentación.
Es muy importante recordar que al remitir un registro Rojo o Amarillo a un órgano Conectado,
debe remitirse la a documentación en formato físico a la dirección postal de su Oficina de
Registro, no a la del órgano.
La única excepción a esta regla la constituyen los órganos configurados en GEISER como
“Remoto”. En este caso, si bien el órgano tiene una Oficina de Registro
Registro que le da servicio, el
envío de asientos rojos se trata como si el órgano estuviese Desconectado, remitiéndose por
tanto la documentación física directamente al órgano.
Gestión de Rechazos
Así pues, en este caso simplemente se dará de alta un asiento de entrada Rojo, se utilizará la
etiqueta o sello para marcar la documentación recibida y se remitirá esta al destinatario
correspondiente.
2
Si la documentación está dirigida a una Unidad a la que la Oficina da servicio, pueden haber acordado
que sí se digitalice, debiendo existir un procedimiento interno para la custodia de la documentación
física.
En este caso el asiento registral será de tipo Amarillo, pues deberá remitirse la documentación
física además de la digitalizada. Al existir documentación digitalizada, debe remitirse junto
con la documentación física el correspondiente Recibo de Presentación.
La confirmación de estos asientos (que tienen numeración interna de la Unidad) por parte de
la Oficina de Registro implica la asignación de numeración oficial de salida.
La Oficina de Registro puede asimismo rechazar el asiento remitido por la Unidad Tramitadora
si considera que el asiento es erróneo por cualquier motivo.
Una vez que la Oficina Confirma y Envía un asiento, si este se acompaña de documentación
física (asiento Amarillo o Rojo), deberá gestionarse el envío de esta documentación física,
pudiendo llevarse a cabo bien por la Oficina de Registro bien por la Unidad Tramitadora según
se haya acordado en procedimiento interno.
(Rojo): Indica que el asiento debe ser tratado junto con documentación física (u
otros soportes) necesaria para su trámite. Se debe esperar a la llegada de la
documentación física antes de realizar cualquier acción sobre el registro. Por tanto, no
se puede aceptar o rechazar (si aplica) el asiento hasta que toda la documentación
física requerida haya sido recibida en la Unidad.
Este matiz es muy importante en el caso de documentos con código seguro de verificación
(CSV). En este caso la oficina de registro no está obligada a realizar la comprobación de la
validez en el servicio correspondiente, marcando en este caso el documento escaneado como
“Copia”, pero la Unidad puede realizar el cotejo en el correspondiente servicio de validación
para ver que efectivamente es una copia electrónica de un original o de otra copia auténtica,
teniendo por tanto su misma validez.
NOTA IMPORTANTE
Por tanto, para estoss tipos de envío, la Oficina de Registro debe siempre confirmar en GEISER
los envíos que se realizan a los órganos a los que da servicio, de esta manera quedará
constancia de la fecha/hora a la que la Oficina ha recepcionado el asiento.
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En GEISER se denomina Recibo de Presentación al Justificante de Registro correspondiente a un
asiento de entrada en una Oficina de Registro, de acuerdo con la nomenclatura proporcionada por el
Art. 6 del Real Decreto 772/1999 de 7 de mayo, por el que se regula la presentación de solicitudes,
escritos y comunicaciones ante la Administración General del Estado, la expedición de copias de
documentos y devolución de originales y el régimen de las oficinas de registro.
registro
Se mantiene la denominación de Justificante de Registro para asientos de salida de la Oficina de Registro
y para asientos de entrada y salida en Unidades Tramitadoras, al entenderse que en estos casos no hay
una “presentación” de documentación.
Para ello, una vez que la Unidad ha confirmado la recepción del asiento, este quedará en
estado En Trámite. En este estado el asiento puede volver a ser enviado, y para remitirlo a una
unidad jerárquicamente dependiente únicamente debe modificar el destinatario en la pantalla
de Envío y a continuación enviarlo mediante la opción “Envío Interno”.
• La Unidad que remite el asiento debe estar configurada para realizar Envíos no
Oficiales.
• El asiento debe tener numeración oficial de la Oficina de Registro.
• El tipo de destino no debe ser SIR, debe ser bien Interno bien
n Desconectado.
• En cuanto a subórganos, solo
s se pueden remitir así asientos a subórganos propios, no
a los subórganos de órganos jerárquicamente dependientes.
1. Diferenciar la que viene por GEISER, vendrá con Recibo de Presentación o Justificante
de Registro
2. Consultar en GEISER en qué estado está cada documentación,
documentación a partir de la
información del Justificante:
o Si no tiene doc. electrónica (Rojo),
( ojo), localizarlo en la bandeja “Recibidos -
Pendientes de confirmar”
confirmar
Si el destino es la propia Unidad, confirmar en GEISER
SER el asiento
En caso contrario, rechazar el asiento y hacer llegar la documentación
en formato físico a la Oficina de Registro para que gestione su reenvío.
o Si tiene doc. electrónica (Amarillo),
( no hay que hacer nada.
Remisión
n a unidades jerárquicamente dependientes (opcional):
La aplicación GEISER NO sustituye en las funciones de registro a ninguna otra aplicación que
esté realizando de forma automática asientos de salida en el registro oficial: Extranjería,
Sanciones, etc. Los asientos generados por estas aplicaciones pueden ser consultados en
GEISER.
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Recuérdese el ámbito de aplicación de GEISER en el MINHAP, descrito en la Introducción.
En
n este capítulo se describe de forma resumida el envío de documentación a
cualquier destinatario. En lo referente a envíos a realizar mediante la plataforma SIR, deben
seguirse las normas y procedimientos descritos en el documento “SIR-14105
“ 14105 Procedimientos
para las Oficinas de Registro Integradas en el Registro Electrónico Común y el Sistema de
Interconexión de Registros”
Registros” facilitado por la Dirección General de Modernización
Administrativa, Procedimientos e Impulso de la Administración Electrónica (DGMAPIAE),
seleccionando aquellos aplicables a los envíos a realizar desde Unidades de Tramitación.
• Desde el registro interno de la propia Unidad, cuando SÍ está configurada para Envío
Oficial Directo. En este caso el asiento de salida se remitirá directamente desde la
unidad, sin necesidad de confirmación por parte de la Oficina de Registro.
• Desde el Registro Oficial. Si el usuario de la Unidad tiene permiso para realizar asientos
de salida directamente desde la Oficina de Registro Oficial, debe recordar cambiar su
ámbito en GEISER antes de realizar el alta del asiento.
Para
ara más información sobre cómo realizar los asientos de salida puede consultar en el Manual
de Usuario de GEISER el capítulo “Registro de Salida”.
(Verde): hay que marcar este valor cuando toda la documentación se remita en
formato electrónico.
(Rojo): hay
ay que marcar este valor cuando no toda la documentación
documenta se pueda
remitir en formatoo electrónico, por lo que se realizará el envío exclusivamente en
formato físico.
Si la Unidad destino está Conectada, see acompañará como primera hoja de la
documentación física a enviar el Justificante de Registro generado por GEISER,
GEISER para
que el destinatario (órgano administrativo o ciudadano) disponga de toda la
información vinculada al asiento de registro de salida.
(Amarillo): Hay
ay que marcar este valor cuando toda la documentación se remita en
formato electrónico,, pero parte de ésta deba también ser remitida al organismo
destino en formato físico por motivos legales.
legales
NOTA IMPORTANTE
Los asientos Verdes y Amarillos solo podrán ser utilizados para envíos a Unidades
Conectadas, es decir, órganos administrativos del
de MINHAP o integrados en la plataforma SIR.
Para los asientos Rojos con destino Desconectado se realizará el envío de la documentación en
formato físico lo antes posible, pues en este caso el destino no dispone de un pre-asiento
pre en
formato electrónico para confirmar o rechazar el envío.
Es muy importante recordar que al remitir un registro Rojo o Amarillo a un órgano Conectado,
debe remitirse la documentación en formato físico a la dirección postal de su Oficina
Oficin de
Registro, no a la del órgano.
La única excepción a esta regla la constituyen los órganos configurados en GEISER como
“Remoto”. En este caso, si bien el órgano tiene una Oficina de Registro que le da servicio, el
envío de asientos rojos se trata como si
si el órgano estuviese Desconectado, remitiéndose por
tanto la documentación física directamente al órgano.
Gestión de Rechazos
Las unidades pueden dar asientos de entrada en el registro interno cuando quieran registrar
documentación como entrada de la unidad sin que sea necesario que esta documentación sea
asentada en el registro de entrada del MINHAP.
Asimismo pueden realizar asientos de salida en su registro interno cuando quieran registrar
salidas de la unidad que no sean oficiales, por ejemplo para registrar la salida de
documentación a otra unidad de la misma Delegación (o para envíos internos en los Servicios
Centrales).
Nota: es posible configurar un órgano para que bien no pueda realizar envíos no oficiales bien
no pueda recibir envíos no oficiales.
En ambos casos GEISER dará un número interno no oficial a cada uno de los asientos
generados, con la posibilidad de generar etiquetas o justificantes si resultara de utilidad a la
Unidad Tramitadora.
En GEISER, un órgano puede tener o no configurada una oficina de registro que le dé servicio.
El envío de documentación en soporte físico (típicamente papel) a cada órgano debe realizarse
siempre a la oficina de registro que según GEISER le dé servicio, salvo, evidentemente, cuando
en GEISER este órgano no tiene una oficina de registro que le dé servicio, en cuyo caso el envío
postal debe realizarse directamente al órgano.
Todos los órganos del MINHAP5 y todos los órganos conectados directamente a SIR tienen
configurada una oficina de registro que les da servicio, por lo cual el envío de documentación
en formato físico a estos órganos debe realizarse siempre a través de su oficina de registro.
El resto de órganos integrados en GEISER (es decir, órganos que no son del MINHAP y que no
están conectados directamente a SIR) NO tienen configurada una oficina de registro, por lo
que el envío de documentación en formato físico a estos órganos se realizará de forma directa
a la dirección postal del órgano.
En cualquier caso, si se sacan las etiquetas para sobres que genera GEISER, siempre estará
correctamente especificado en ellas el destinatario de la documentación física, decidiendo la
aplicación cuándo debe realizarse el envío a una oficina de registro y cuándo a un órgano.
Todo lo recogido en este capítulo se aplica de la misma forma a los asientos de entrada y a los
asientos de salida (salvo los destinados a interesados)
5
Recuérdese el ámbito de aplicación de GEISER en el MINHAP, descrito en la Introducción.
En los registros del art. 38.4 no es necesario acompañar el Justificante del registro de salida, es
suficiente con la correspondiente etiqueta/sello de salida.
III.A EJEMPLOS
III.A.1 Órgano con oficina de registro configurada para darle servicio.
Tomemos por ejemplo como órgano destino E03087304 - DELEGACION PROVINCIAL DE
ECONOMIA Y HACIENDA DE ZAMORA - SECRETARIA GENERAL
Si buscamos este órgano en el Catálogo de GEISER, veremos que tiene asociada una oficina de
registro que le da servicio, REGISTRO GENERAL DE LA DELEGACION PROVINCIAL DE ECONOMIA
Y HACIENDA DE ZAMORA:
Si buscamos este órgano en el Catálogo de GEISER, veremos que NO tiene asociada una oficina
de registro que le dé servicio:
En este caso podemos tomar dos opciones en el momento de dar de alta el asiento:
Al tratarse de un destino Desconectado, solo será posible realizar el envío en formato físico, el
cual deberá realizarse a la dirección postal del órgano, pues no existe en GEISER oficina de
servicio que le dé servicio.
Opción b) Subir por la jerarquía del organismo hasta encontrar un órgano conectado
directamente a SIR, para poder realizar el envío en formato electrónico. En este caso el
"padre" del órgano sí está conectado a SIR:
Queremos
eremos hacer notar que esta ha sido la situación en el MINHAP previamente a la
implantación de GEISER,
GEISER, estando obligadas las oficinas de registro de Servicios
Centrales a recibir los asientos enviados en formato electrónico desde otros organismos con
destino alguna unidad periférica del Departamento,
Departamento, y teniendo que imprimir esta
documentación para poder hacerla
acerla llegar a dicha unidad destinataria.
NOTA IMPORTANTE
http://administracionelectronica.gob.es/ctt/sir/descargas
Sin embargo, en el alta de un asiento en GEISER lo que se debe seleccionar es una unidad
orgánica.
Por tanto, para realizar un envío por SIR a otro Organismo deberemos
deberemos seleccionar un Órgano
Destino cuya Oficina de Registro que le dé servicio esté conectada a SIR, de acuerdo con la
información contenida en el Directorio Único DIR3.
• Unidad directamente
ectamente conectada:
conectada: en DIR3 la unidad orgánica está asociada a una
Oficina de Registro conectada a SIR, por lo que se puede seleccionar en GEISER para un
envío SIR.
• Unidad indirectamente
mente conectada:
conectada si bien el Organismo raíz está conectado a SIR, en
DIR3 la unidad orgánica NO está asociada a una Oficina de Registro conectada a SIR,
por lo que para realizar en GEISER un envío SIR debe seleccionarse una unidad
jerárquicamente superior directamente conectada.
EJEMPLOS
NOTA IMPORTANTE
Por motivos jurídicos, en ningún caso debe remitirse a la Oficina Española Esp de
Patentes y Marcas (OEPM) documentación en formato electrónico,
electrónico, ni siquiera a través de su
superior jerárquico, el Ministerio de Industria, Energía y Turismo.
Por tanto, para remitir documentación a este organismo debe seleccionarse directamente
como
mo destino y se realizará un asiento Rojo.