Aspectos Generales de la

Redacción Comercial

Fuente:www.master-comunicacion.es

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 Aspectos generales de la Redaccion
Comercial
2.1 Redacción Comercial: definición, características principales,
importancia

Fuente: derecho.milaulas.com

La redacción comercial corresponde a toda comunicación escrita generada en la

empresa para el intercambio de mensajes con el público interno (directivos,
funcionarios), y externo (clientes, proveedores). Estos escritos se constituyen en
documentos importantes para la empresa, ya que hacen referencia a operaciones de
compra y venta, solicitudes, créditos, estados contables y financieros, informes, entre
otros.

Los escritos comerciales deben caracterizarse por su correcta redacción, deben ser
concisos, claros, de fácil comprensión, se debe tener en cuenta también la veracidad
de los datos que se emplean. Hay que chequear las fechas, montos, datos correctos de
los destinatarios y horarios, en el caso que se especifique en la comunicación.

No olvidar también el carácter serio y formal de estos documentos, por lo que se debe
cuidar la forma de presentarlos; en este sentido, es preciso considerar los contenidos
el formato y los tiempos de envío, la entrega de estos documentos deben estar
planificados. Por ejemplo, si queremos remitir una carta a un cliente donde le
recordamos que tiene varias cuotas vencidas y que si no contacta con la financiera
antes de una fecha establecida se iniciarán acciones judiciales, tenemos que prever

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que la misiva le sea entregada en la dirección correcta y con la debida antelación, así
precautelaremos la validez del procedimiento.

La buena redacción de documentos comerciales es clave, ya que reflejan la calidad

operativa y seriedad de la empresa. Estos documentos comerciales son muy utilizados
para el contacto con los clientes, por tanto se debe prestar mucha atención a la hora
de redactarlos, según el tipo de público y el motivo de la comunicación, se debe pensar
en el mensaje que emitiremos.

Un aspecto también importante a considerar es la edición de los documentos, que

consiste en la minuciosa revisión del contenido antes de su remisión, de esta forma se
evitan errores de gramática, ortografía y sintaxis, se chequean nombres y apellidos,
cifras y otros datos fundamentales, de modo a asegurar la fiabilidad y pertinencia del
documento.

La presentación de los documentos comerciales es otro factor que no debe perderse

de vista, es importante visualizar la marca corporativa en todo momento, hay que
proyectar una buena imagen ante nuestros públicos. En este sentido, se debería contar
con papelería corporativa definida, es decir, tener a disposición hojas membretadas,
sobres de todos los tamaños, carpetas con el logotipo de la empresa y otros aspectos
relativos al cuidado y utilización de nuestra marca, que deberán estar reflejados en el
Manual de Identidad Corporativa.

2.2 La Carta Comercial: definición, partes, estilo, formato,

recomendaciones a tener en cuenta para la concepción de la idea central

La palabra carta deriva del latín y significa papel escrito que se envía a una persona
para informarle o contarle algo. A la carta se la llama también epístola, misiva o
comunicación.

A través de la carta podemos expresar lo que pensamos, sentimos o deseamos

comunicar a otra persona; podemos ofrecer productos, informar, solicitar, concretar
ventas, así también nos permite crear nuevos vínculos amistosos o fortalecer los ya
existentes.

CARACTERÍSTICAS ESENCIALES:

La carta constituye un medio de comunicación con múltiples ventajas, tanto para quien
la envía como para quien la recibe, citamos a continuación algunas características
fundamentales que justifican su uso:
-Es un medio económico y directo.
-Es un mensaje eminentemente personal.
-Es una respuesta concreta a una situación.
-Es un sustituto del diálogo.

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-La carta proporciona, además, un registro escrito, que puede ser utilizado legalmente
como una prueba.

EL USO DEL CORREO ELECTRÓNICO EN LA EMPRESA

Hoy en día contamos con la

facilidad de poder realizar
nuestras comunicaciones a través
de Internet, empleando el correo
electrónico, un medio fiable
porque nos permite la utilización
de la firma digital, y rápido, pues
nuestro mensaje llega al instante
al destinatario, pudiendo obtener
también una respuesta del mismo
en el momento.

Fuente:www.webdesignerdepot.com El correo electrónico se ha

convertido en una herramienta
clave de comunicación para las empresas, significando un importante ahorro de dinero
y tiempo, puesto que no se necesita pagar por servicios de envío. Todo puede ser
resuelto de manera rápida, efectiva y eficiente a través de este medio.

Cuando enviamos una comunicación a través de Internet, además de una correcta

redacción, con un estilo ameno y preciso, hay un aspecto que debe tenerse en cuenta
para el uso del correo electrónico, consiste en hacer seguimiento permanente a las
comunicaciones que enviamos y recibimos, y si es de manera inmediata, mejor; es de
muy mal gusto y resulta poco cortes no responder los mensajes. No queda bien
responder los mensajes diez días después de haberlos recibidos, en las relaciones
comerciales el flujo de información entre la empresa, clientes y proveedores es vital,
por tanto las respuestas deben ser inmediatas y adecuadas, de lo contrario se
obstaculizan los procesos y esto trae consecuencias negativas, principalmente para la
empresa. Por lo general, al enviar una comunicación se solicita confirmación de la
recepción del mensaje.

TIPOS DE CARTAS

Las cartas serán redactadas de acuerdo al fin que tiene el remitente, podemos
clasificarlas en: cartas comerciales o mercantiles, sociales, oficiales, privadas o
personales.

LA CARTA COMERCIAL O MERCANTIL

Es un documento escrito que en forma diaria contribuye a la buena marcha de los

negocios y al fortalecimiento de las relaciones administrativas y con el cliente.

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La carta comercial, además de ser un medio eficaz, es una prolongación de la empresa
hacia el público externo, dado que este documento siempre debe proyectar la imagen
empresarial. Con una buena y adecuada comunicación, tanto a nivel interno como
externo, la empresa logra posicionamiento.

La carta comercial es de suma utilidad para canalizar las diversas comunicaciones de la

empresa. Su contenido está relacionado con operaciones comerciales, negocios,
compra, venta, propaganda, movimientos internos de una empresa. También pueden
ser de: acuse de recibo, solicitud de empleo, de crédito, de cobro, entre otros fines.
El mensaje de una carta comercial debe ser adaptado al público destinatario y a su
propósito: vender, comprar, agradecer, cobrar, reclamar, invitar, promocionar,
estrechar relaciones, fidelizar, etc.

La carta comercial es una comunicación que tiene carácter documental y utilizan las
empresas para ponerse en contacto con los clientes, proveedores, entidades, entre
otros. La importancia de la correspondencia comercial radica en que contribuye a
crear una imagen de la empresa y ayuda a coordinar actividades comerciales.

Las organizaciones empresariales elaboran y remiten cartas con el propósito de ofrecer

productos, notificar promociones, realizar pedidos, solicitudes, demandas de pagos,
presentación de personas, etc.

PROPÓSITOS DE LA CARTA COMERCIAL

Cuando escribimos una carta comercial, básicamente nos proponemos:

 Establecer una comunicación con las personas o entidades que interesen a la

empresa.
 Mantener e incrementar de manera permanente los negocios y el prestigio de
la empresa.
 Fortalecer las relaciones administrativas y las actividades profesionales.
 Lograr en el destinatario una reacción favorable dentro del ámbito mercantil.

TIPOS DE CARTAS COMERCIALES

Básicamente existen tres formatos de cartas que pueden ser empleadas por la
empresa para vincularse con su público interno y con sus clientes o potenciales
clientes:

-De compra y venta: su objetivo comercial es consultar, cotizar, hacer pedidos, y

remesa.

-De gestión comercial: mantiene la relación comprador-vendedor, por ejemplo las

cartas de crédito, de cobro, de reclamo y diversas solicitudes.

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-Comunicaciones empresariales: mensajes diseñados para comunicarse tanto con el
público interno como externo.

2.3 Elaboración de una carta: partes y recomendaciones a tener en

cuenta

Toda carta está conformada por elementos formales básicos a saber: Lugar y fecha,
Nombre y dirección del destinatario, Salutación, Introducción, Desarrollo o cuerpo,
Despedida y Firma.

RECOMENDACIONES PARA REDACTAR UNA CARTA

 Empezar por lo más importante.

 Tener definido el mensaje que queremos comunicar y hacerlo en un lenguaje
claro, preciso y ameno.
 Dedicar un párrafo a cada punto.
 El uso del punto y aparte es de gran utilidad para organizar párrafos y enfatizar
ideas.
 Ajustar la despedida al tono de la carta.

CARACTERÍSTICAS DE LA CARTA COMERCIAL

La carta comercial debe tener un mensaje eficiente, eficaz, que motive su lectura y
cumpla con el doble propósito de comunicar y persuadir al lector, pues su objetivo
primordial es cerrar la venta.

CARÁCTERÍSTICAS VITALES

-Claridad: permite leer y entender fácilmente el mensaje, y darle una sola

interpretación.
-Integridad: incluir todas las ideas y datos importantes vinculados con el tema del
mensaje.
-Brevedad: mensaje que usa el menor número de palabras, pero es claro y completo.
-Cordialidad: se relaciona al tono del lenguaje, dejando traslucir algunas cualidades
como: cortesía, amistad, positivismo, espontaneidad, etc.
-Coherencia: conjunto de relaciones sintácticas que se establecen entre oraciones de
uno y varios párrafos.
-Veracidad: debe escribirse de lo cual se tiene suficiente certeza o evidencia, es la
máxima cualidad que debe tener una comunicación comercial.

CARACTERÍSTICAS COMPLEMENTARIAS

-Corrección: debe redactarse evitando errores, por ello tener en cuenta normas
ortográficas y gramaticales.

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-Motivación: otorgarle una fuerza motivadora al mensaje.
-Positivismo: mensaje que favorece una reacción favorable en el receptor.
-Naturalidad y sencillez: el mensaje debe ser directo, sin rebuscamientos literarios,
evitando la ambigüedad, la voz pasiva, palabras de significado poco conocido.
-Discreción: comunicar lo que se debe y puede, en forma discreta y diplomática.

PARTES DE LA CARTA COMERCIAL

-Membrete.
-Número.
-Fecha.
-Datos del destinatario.
-Saludo.
-Asunto o referencia.
-Cuerpo o texto de la carta.
-Despedida.
-Copia.
-Anexo.

DESCRIPCIÓN DE CADA UNA DE LAS PARTES

-Membrete: es la información que va ubicada en la parte superior de la carta. Los

datos fundamentales que debe contener son: razón social o nombre legal que
identifica a la empresa; domicilio y dirección, aporta datos para la comunicación
(nombre de la calle, número de teléfono, número de fax, dirección de e-mail, apartado
de correo, etc.); publicidad o lema, es un mensaje empresarial breve que puede
destacar metas, objetivos o actividades; el logo es el símbolo o marca de la empresa,
diseñado en forma artística y con fines publicitarios; el número del consecutivo de
correspondencia, puede ser numérico o alfabético, facilita la identificación del
documento que origina la respuesta. Se recomienda escribirlo en el margen derecho
entre el membrete y la fecha, para facilitar su consulta. Enumerar las correspondencias
permite tener en orden estos documentos y archivarlos convenientemente.

-Lugar y fecha: los componentes de la fecha se ordenan empezando por el día y

terminando por el año. El nombre del mes se escribe en minúscula y en el año no se
separa el digito de mil con punto, por no tratarse de una cantidad.

Ejemplo: Asunción, 12 de mayo, 2012.

-Datos del destinatario:

a) Tratamiento (natural o académico).

Ej. Natural: Señor, Señora, Señorita.
Ej. Académico: Doctor, Licenciado, Ingeniero, Capitán, Mayor.
b) Nombre: se integra con el nombre y apellido, escritos en mayúscula inicial o fija.

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c) Cargo: incluir el cargo del destinatario. Cuando el cargo y nombre de la empresa son
cortos pueden ir en el mismo renglón.
d) Nombre de la empresa: va con mayúscula inicial.
e) Dirección: se debe escribir la dirección completa, tal como aparece en el remitente.
f) Lugar de destino: se acostumbra a mencionar Ciudad y País. Para la correspondencia
local se podrá escribir el nombre de la ciudad o la palabra “Ciudad”.

Ejemplo:
Aníbal Gómez Núñez
Gerente, ARPA S.A
Calle Andrada Nº 1050
Ciudad, Asunción.
Doctor
ROGELIO CUEVAS
Jefe de Relaciones Industriales
NORMAN EQUIPAMIENTOS S.R.L.
Calle Constitución Nº 1020
Ciudad, Asunción

g) Saludo o vocativo: se recomienda el saludo como norma elemental de cortesía.

Los términos más usados son: estimado, apreciado, distinguido; acompañado del
tratamiento y del apellido. Ejemplo: Apreciado Dr. Fernández.
El vocativo que se debe usar cuando la comunicación se dirige a personalidades es:
Ejemplo: Señor Presidente, Señor Embajador, Señor Ministro, etc.

PARA RECORDAR:

-La redacción comercial corresponde a toda comunicación escrita generada en la

empresa para el intercambio de mensajes con el público interno (directivos,
funcionarios), y externo (clientes, proveedores).
-Los escritos comerciales deben caracterizarse por su correcta redacción, deben ser
concisos, claros, de fácil comprensión, se debe tener en cuenta también la veracidad
de los datos que se emplean.
- No olvidar el carácter serio y formal de estos documentos, por lo que se debe cuidar
la forma de presentarlos.
- La carta comercial es una comunicación que tiene carácter documental y utilizan las
empresas para ponerse en contacto con los clientes, proveedores, entidades, entre
otros.
-Cuando enviamos una carta a través Internet, además de una correcta redacción, con
un estilo ameno y preciso, debemos hacer seguimiento permanente a las
comunicaciones que enviamos y recibimos.
-Básicamente existen tres formatos de cartas que pueden ser empleadas por la
empresa para vincularse con su público interno y con sus clientes: de Compra y Venta,
de Gestión Comercial y de Comunicaciones Empresariales.

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Bibliografía

 CANEIRO FIGUEROA, Manuel. (1997) Manual de Redacción Superior. Editorial

“San Marcos”. Lima.
 OQUENDO, Abelardo. Breve Manual de Puntuación y Acentuación .Mosca Azul.
Lima 1982.
 ORTIZ DUEÑAS, Teodoro. Redacción Empresarial, Comercial- Administrativa
Editorial DESA S. A1998.
 ROJAS Demóstenes. Redacción Comercial Estructurada. Editorial Mc. Graw Hill.
México. 1992.
 VALLADARES RODRIGUEZ, Otto. Redacción de Documentos en la
Administración Pública. Editorial Mantaro. Perú 1987.
 VENTURA VERA, Jorge. Redacción Administrativa. Editorial Comercial Público
Perú. 1997.

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