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HOSPITALARIOS .NET
Bogotá: Avenida Carrera 45 # 108-27 Torre 2 Of. 1405 Tels: 7560520 Fax: 7560540
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Versión 003 Manual de usuario Dinámica Gerencial 1
Costos Hospitalarios .NET
Fecha de Impresión, 01/06/2012
La información de este documento no puede ser alterada o cambiada sin la autorización escrita de Sistemas y
Asesorías de Colombia S.A.
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Este manual es suministrado exclusivamente con efectos informativos. Toda información contenida en el
mismo está sujeta a cambios sin previo aviso. Sistemas y Asesorías de Colombia no es responsable de daño
alguno, directo o indirecto, resultante del uso de este manual.
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Versión 003 Manual de usuario Dinámica Gerencial 2
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Control de Distribución
Control de Distribución
Copia Número Distribución
1 Sistemas y Asesorías de Colombia
Personas que participaron en la preparación de este documento
Función: Nombre:
Capacitación Sandra Gómez - SYAC
Elaboración y Redacción Diana Andrea Martínez – QUBIT
Luis Fernando Sánchez F.
Lista de Revisión
Versión 001 Patricia Lago
Versión 002
Versión 003 Ruben Dario Bonilla
Historial de cambio
Versión Fecha Descripción de la Revisión
001 01/09/10 Versión .NET
002 30/05/11 Actualización versión .NET
003 15/05/12 Actualización de pantallas, menú principal y búsquedas en las
grillas.
Documentos Asociados
Manual del Usuario de los módulos de:
Admisiones - Dinámica Gerencial Hospitalaria – Versión .NET
Contratos - Dinámica Gerencial Hospitalaria – Versión .NET
Pagos - Dinámica Gerencial Hospitalaria – Versión .NET
Tesorería - Dinámica Gerencial Hospitalaria – Versión .NET
Contabilidad- Dinámica Gerencial Hospitalaria – Versión .NET
Cartera- Dinámica Gerencial Hospitalaria – Versión .NET
Inventarios- Dinámica Gerencial Hospitalaria – Versión .NET
Citas Medicas- Dinámica Gerencial Hospitalaria – Versión .NET
Historias Clínicas- Dinámica Gerencial Hospitalaria – Versión .NET
Documento descriptivo de los módulos del sistema Dinámica Gerencial Hospitalaria
Norma Técnica Colombiana: Sistemas de Procesamiento de la Información. Documentación.
Documentación para el Usuario e información del empaque para los paquetes de software para los
consumidores. ICONTEC
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Versión 003 Manual de usuario Dinámica Gerencial 3
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Tabla de Contenido
CAPITULO 1 ........................................................................................................... 6
CAPITULO 2 ........................................................................................................... 7
CAPITULO 3 ........................................................................................................... 9
OPERACIONES RUTINARIAS..................................................................................................................... 9
INFORMES .....................................................................................................................................................50
Listado de Rentabilidad .................................................................................................................................50
Listado de Costos ..........................................................................................................................................51
Listado de Actividades ..................................................................................................................................52
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Versión 003 Manual de usuario Dinámica Gerencial 4
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Listado Comparativo de Costos .....................................................................................................................53
Reportes Generados .......................................................................................................................................54
CAPITULO 4 ......................................................................................................... 55
ÍNDICE .................................................................................................................. 59
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Versión 003 Manual de usuario Dinámica Gerencial 5
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CAPITULO 1
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CARACTERÍSTICAS Y BENEFICIOS
El módulo Costos Hospitalarios forma parte del sistema de información DINÁMICA GERENCIAL
HOPITALARIA (DGH). Este módulo permite traer la información de otros módulos, procesarla y generar
comprobantes de contabilidad sobre los costos hospitalarios.
A través del módulo se pueden generar informes de costos a nivel de centro de producción y costos ABC.
Estos informes son de tipo gerencial y se utilizan para tomar decisiones de movimientos de costos.
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Versión 003 Manual de usuario Dinámica Gerencial 6
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CAPITULO 2
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ENTRADAS Y SALIDAS
Visión general
A continuación se muestra un cuadro sintético de las utilidades del módulo Costos Hospitalarios con sus
respectivas entradas, procesos y salidas de datos.
Distribución Intermedia
Área de Servicio Distribución Gastos
Centros de Costo Directos
Áreas Funcionales Distribución Secundaria Listado de Rentabilidad
Unidad Funcional Distribución de Listado de Costos
Centros de Atención Terceros Listado de Actividades
Paquete de Cuentas Distribución Mano de Listado Comparativo de
Centros de Producción Obra Costos
Homologación de Cuentas Distribución Activos Reportes Generados
Gastos Generales Fijos Comprobante Contable
Actividades Estimar Costos
Cierre Mensual
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Versión 003 Manual de usuario Dinámica Gerencial 7
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Contenido del Programa
A continuación se presenta la estructura del módulo Costos Hospitalarios del sistema Dinámica Gerencial
Hospitalaria.
ARCHIVOS
Área de Servicio
Centros de Costo
Áreas Funcionales
Unidad Funcional
Centros de Atención
Paquete de Cuentas
Centros de Producción
Homologación de Cuentas
Gastos Generales
Actividades
PROCESOS
Distribución Intermedia
Distribución Gastos Directos
Distribución Secundaria
Distribución de Terceros
Distribución Mano de Obra
Distribución Activos Fijos
Estimar Costos
Cierre Mensual
INFORMES
Listado de Rentabilidad
Listado de Costos
Listado de Actividades
Listado Comparativo de Costos
Reportes Generados
UTILIDADES
Parámetros
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CAPITULO 3
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OPERACIONES RUTINARIAS
INGRESO DE INFORMACIÓN
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Versión 003 Manual de usuario Dinámica Gerencial 9
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Cómo Eliminar Registros
La opción Eliminar Registro solo se puede ejecutar si no hay otros registros que estén relacionados con el que
se va a eliminar.
Para Eliminar un registro haga clic en el Nombre o Código del registro que desea eliminar y en el menú de la
parte superior o inferior de la ventana seleccione la opción Eliminar . El sistema despliega la siguiente
ventana. Confirmando la eliminación,
Para Exportar el Registro haga clic en el Nombre o Código del registro y seleccione en el menú de la parte
superior o inferior de la ventana, la opción Exportar .
Se despliega la siguiente ventana, donde selecciona en qué tipo de archivo quiere exportar la información.
Puede o no abrir inmediatamente el archivo seleccionando la opción Abrir Archivo generado.
Haga clic en Aceptar y seleccione donde guardar dicho archivo o haga clic en Cancelar
para salir de la ventana sin confirmar el documento.
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Versión 003 Manual de usuario Dinámica Gerencial 10
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Cómo Confirmar o Imprimir Movimientos
Después de realizar cualquier movimiento en el sistema y grabarlo, se muestra la siguiente ventana:
Seleccione la operación que desea realizar Confirmar o Imprimir y haga clic en Aceptar o haga
clic en Cancelar para salir de la ventana sin confirmar el documento.
RECUERDE ...
Una vez confirmados los registros no es posible modificarlos, o eliminarlos. Si no los confirma puede
modificar las veces que desee, cambiando sus parámetros.
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Versión 003 Manual de usuario Dinámica Gerencial 11
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Cómo crear Área de Servicio
Esta opción permite crear áreas de servicio y consultar las que fueron creadas en el módulo de facturación.
Para ello:
Recuerde que puede realizar la búsqueda de cualquier área de servicio específica ingresando el
parámetro que desee encontrar en los campos de búsqueda (Código o Nombre) y haciendo clic en el
botón Aplicar Filtro , igualmente puede eliminar la búsqueda realizada haciendo clic
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Versión 003 Manual de usuario Dinámica Gerencial 12
Costos Hospitalarios .NET
Código: Número que identifica al área de servicio
Nombre: Nombre del área de servicio.
Tipo: Seleccione el tipo del área de servicio.
Área Urgencia: Marque esta opción si es un área de urgencia.
Centro de Atención: Seleccione el centro de atención donde se encuentra el área de servicio. Si no
existe en la lista puede Agregar uno nuevo. Ver Cómo crear Centros de Atención.
Centro de Atención Vinculado: Seleccione el centro de salud vinculado al centro de atención
principal. Si no existe en la lista puede Agregar uno nuevo. Ver Cómo crear Centros de Atención.
Almacén Inventario: Seleccione el almacén que está relacionado con el área de servicio. Si no
existe en la lista puede Agregar uno nuevo. Ver módulo Contabilidad.
Centro de Costo: Seleccione el centro de costo que está relacionado con el área de servicio. Si no
existe en la lista puede Agregar uno nuevo. Ver Cómo crear Centros de costo del módulo
Contabilidad.
Cta Ingreso Entidad: Seleccione la cuenta contable de ingreso de la entidad. Si no existe en la lista
puede Agregar una nueva. Ver módulo Contabilidad.
Cta Ingreso Particulares: Seleccione la cuenta contable que se utiliza cuando el paciente está
registrado como particular. Si no existe en la lista puede Agregar una nueva. Ver módulo
Contabilidad.
Cta Suministro Paciente: Seleccione la cuenta contable a donde debe llegar el costo del suministro
que se le despacha a un paciente. Si no existe en la lista puede Agregar una nueva. Ver módulo
Contabilidad.
Cta Descuento: Seleccione la cuenta contable que se utiliza para generar descuentos para el área de
servicio. Si no existe en la lista puede Agregar una nueva. Ver módulo Contabilidad.
Cta Gastos Honorarios: Seleccione la cuenta contable relacionada con todo lo que corresponde a
los gastos de honorarios del área de servicio. Si no existe en la lista puede Agregar una nueva. Ver
módulo Contabilidad.
Tercero Medico en Cta Ingreso Entidad: Seleccione si el médico figura como tercero en la cuenta
de ingreso de la Entidad.
5. Si los datos ingresados son correctos haga clic en Grabar para guardar o en Cerrar
para abandonar la ventana.
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Versión 003 Manual de usuario Dinámica Gerencial 13
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Cómo crear Centros de Costo
Esta opción permite crear centros de costo y consultar los que ya fueron creados en el módulo de contabilidad.
Para ello:
Recuerde que puede realizar la búsqueda de cualquier centro de costo específico ingresando el
parámetro que desee encontrar en los campos de búsqueda (Código, Nombre o Activo) y haciendo
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Versión 003 Manual de usuario Dinámica Gerencial 14
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Código: Número que identifica al centro de costo.
Nombre: Nombre del centro de costo.
Estado: Marque esta opción si el estado del centro de costo es activo.
5. Si los datos ingresados son correctos haga clic en Grabar para guardar o en Cerrar
para abandonar la ventana.
Recuerde que puede realizar la búsqueda de cualquier área funcional específica ingresando el
parámetro que desee encontrar en los campos de búsqueda (Código o Nombre) y haciendo clic en el
botón Aplicar Filtro , igualmente puede eliminar la búsqueda realizada haciendo clic
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Versión 003 Manual de usuario Dinámica Gerencial 15
Costos Hospitalarios .NET
Código: Número que identifica al área funcional.
Nombre: Nombre del área funcional.
5. Si los datos ingresados son correctos haga clic en Grabar para guardar o en Cerrar
para abandonar la ventana.
Recuerde que puede realizar la búsqueda de cualquier unidad funcional específica ingresando el
parámetro que desee encontrar en los campos de búsqueda (Código, Nombre o Estado) y haciendo
haciendo clic en el botón Limpiar Filtro y nuevamente se muestran todas las áreas
funcionales registradas.
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Versión 003 Manual de usuario Dinámica Gerencial 16
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3. Se listan las unidades funcionales existentes, de entre las cuales puede Modificar o Agregar
nuevas.
4. Se muestra la ventana para generar o editar las unidades funcionales en donde se ingresa la
información respectiva teniendo en cuenta los siguientes parámetros:
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Versión 003 Manual de usuario Dinámica Gerencial 17
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Recuerde que puede realizar la búsqueda de cualquier centro de atención específico ingresando el
parámetro que desee encontrar en los campos de búsqueda (Código o Nombre) y haciendo clic en el
botón Aplicar Filtro , igualmente puede eliminar la búsqueda realizada haciendo clic
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Versión 003 Manual de usuario Dinámica Gerencial 18
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Recuerde que puede realizar la búsqueda de cualquier paquete de cuentas específico ingresando el
parámetro que desee encontrar en los campos de búsqueda (Código, Nombre, Cuenta Depreciación,
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Versión 003 Manual de usuario Dinámica Gerencial 19
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Código: Número que identifica al paquete de cuentas.
Nombre: Nombre del paquete de cuentas.
Cuenta Depreciación: Seleccione la cuenta contable de costos donde se reclasificarán los gastos de
depreciación.
Cuenta Suministros: Seleccione la cuenta contable de costos donde se reclasificarán los gastos de
suministros y órdenes de despacho de tipo consumo.
En la grilla de Detalle de Cuentas Contables se agregan los conceptos de nomina devengados que se
pagan a las personas del centro de producción con el que está relacionado el paquete.
Para agregar un nuevo concepto haga clic en la fila superior de la grilla y haga la selección según
corresponda:
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Versión 003 Manual de usuario Dinámica Gerencial 20
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Recuerde que puede realizar la búsqueda de cualquier centro de producción específico ingresando el
parámetro que desee encontrar en los campos de búsqueda (Código, Nombre, Área Funcional,
INFORMACION GENERAL
En esta pestaña se ingresan los datos generales del centro de producción.
Área funcional: Seleccione el área funcional relacionada con el centro de producción. Si no existe
en la lista puede Agregar una nueva. Ver Cómo crear Áreas Funcionales.
Unidad funcional: Seleccione la unidad funcional relacionada con el centro de producción. Si no
existe en la lista puede Agregar una nueva. Ver Cómo crear Áreas Funcionales
Centro de Atención: Seleccione el centro de atención asociado al centro de producción. Si no existe
en la lista puede Agregar uno nuevo. Ver Cómo crear Centros de Atención.
Paquete de Cuentas: Seleccione el paquete de cuentas asociado al centro de producción. Si no
existe en la lista puede Agregar uno nuevo. Ver Cómo crear Paquete de Cuentas.
Área m2: Ingrese el área que tiene el centro de producción.
Tipo de Centro: Seleccione el tipo de centro de producción, este puede ser operativo o
administrativo.
Estado: Seleccione el estado del centro de producción, puede ser activo o inactivo.
Responsable: Nombre de la persona encargada del centro de producción.
Descripción: Detalle del centro de producción.
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Versión 003 Manual de usuario Dinámica Gerencial 21
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ÁREAS DE SERVICIO
En la pestaña de áreas de servicio se pueden asociar áreas de servicio al centro de producción.
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Versión 003 Manual de usuario Dinámica Gerencial 22
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Recuerde que puede realizar la búsqueda de cualquier homologación de cuentas específica
ingresando el parámetro que desee encontrar en los campos de búsqueda (Código, Nombre, Centro
Producción, Cuenta Contable Gastos o Cuenta contable Costos) y haciendo clic en el botón Aplicar
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Versión 003 Manual de usuario Dinámica Gerencial 23
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Cuenta de Costos: Seleccione la cuenta contable de costos donde se reclasificará el gasto que se
homologa.
5. Si los datos ingresados son correctos haga clic en Grabar para guardar o en Cerrar
para abandonar la ventana.
Recuerde que puede realizar la búsqueda de cualquier gasto general específico ingresando el
parámetro que desee encontrar en los campos de búsqueda (Código, Nombre, Año, Mes, Vencimiento
o Tipo Gasto) y haciendo clic en el botón Aplicar Filtro , igualmente puede eliminar
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Versión 003 Manual de usuario Dinámica Gerencial 24
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Código: Número que identifica al gasto general.
Nombre: Nombre del gasto general.
Año: El sistema carga en este campo el año del periodo activo en los parámetros.
Mes: El sistema carga en este campo el mes del periodo activo en los parámetros
Cuenta Contable: Seleccione la cuenta contable del gasto que se distribuye en el periodo. Si no
existe en la lista puede Agregar una nueva. Ver Módulo Contabilidad.
Fecha Vencimiento: Seleccione la fecha hasta la que se costea el gasto.
Tipo de Gasto: Seleccione el tipo de gasto, puede ser fijo o variable.
Distribución: Seleccione la distribución del gasto, puede ser A, B, C o D. para agregar la
distribución al gasto haga clic en Agregar , puede agregar hasta cuatro distribuciones. Para
eliminar una distribución del gasto haga clic en Cancelar .
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Versión 003 Manual de usuario Dinámica Gerencial 25
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2. Ingrese la información respectiva teniendo en cuenta los siguientes parámetros:
Tipo Distribución: Se selecciona el tipo de distribución Escoja de la lista el tipo de distribución,
esta puede ser directa, calculada o buscada.
Puntos Incidencia (1-10): Ingrese un número de 1 a 10 dependiendo del nivel de afectación que se
quiere de esta distribución.
Unidad de Medida: Seleccione la forma como se distribuye el valor del gasto; puede ser ninguna,
proporción o valor.
Descripción: Nombre de la variable que se va a utilizar para distribuir el gasto (ejem: número de
personas, número de compuadores , etc).
El campo opciones de costeo no se activa para todas las distribuciones. Solo esta en la pantalla para
ser activado en la distribución buscada como se describe en esa distribución.
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Versión 003 Manual de usuario Dinámica Gerencial 26
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TIPO DISTRIBUCIÓN BUSCADA
Opciones Costeo: Esta opción se activa para la distribución buscada. Seleccione las variables que se
tiene en cuenta cuando se define la distribución de tipo buscado. Las variables son área, horas
funcionario, valor suministros, valor mano de obra y valor activo.
Utilice el botón Cargar Centros para agregar todos los centros a la grilla de
Centros de producción.
Para remover todos los centros utilice el botón Remover Centros .
Para agregar centros de producción uno por uno haga clic sobre la primera fila de la grilla se
despliega la lista de los centros de producción creados anteriormente.
En la grilla de Centros de producción puede agregar los centros uno por uno haciendo clic en la
fila superior de la grilla y seleccionado el centro que desea asociar a la distribución. La grilla cuenta
con dos columnas:
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Versión 003 Manual de usuario Dinámica Gerencial 27
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Centro de Producción: Una vez seleccionado el centro el sistema carga en este campo el nombre
del mismo.
Cantidad Distribuir: Ingrese la cantidad del gasto que desea distribuir al centro.
Distribuir: Ingrese la cantidad que desea distribuir a cada uno de los centros de Producción
agregados a la grilla y haga clic en Distribuir .
4. Si los datos ingresados son correctos haga clic en Grabar para guardar o en Cerrar
para abandonar la ventana.
Recuerde que puede realizar la búsqueda de cualquier actividad específica ingresando el parámetro
que desee encontrar en los campos de búsqueda (Código, Nombre, Área Servicio, Servicio,
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Versión 003 Manual de usuario Dinámica Gerencial 28
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igualmente puede eliminar la búsqueda realizada haciendo clic en el botón Limpiar Filtro
5. La ventana de Información de Actividad cuenta con un menú en la parte inferior derecha en donde se
presentan las opciones para ingresar la información detallada.
PASOS
En esta opción se define el protocolo para cumplir con una actividad específica. Haga clic en la fila
superior para agregar un nuevo paso e ingrese los datos.
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Versión 003 Manual de usuario Dinámica Gerencial 29
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Código Paso: Número que identifica al paso de la actividad.
Descripción Paso: Detalle del paso de la actividad.
ACTIVOS FIJOS
Esta opción permite asociar los activos fijos de la institución a las actividades. Haga clic en la fila
superior para asociar un nuevo activo e ingrese los datos.
MANO DE OBRA
Esta opción permite asociar los cargos de nomina necesarios para realizar la actividad. . Haga clic en
la fila superior para asociar un nuevo cargo e ingrese los datos.
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Versión 003 Manual de usuario Dinámica Gerencial 30
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SUMINISTROS
Esta opción permite asociar a la actividad los suministros que se encuentran registrados en el módulo
de inventarios.
Código: Seleccione el código del suministro. Si no existe en la lista puede Agregar uno nuevo.
Ver Módulo Inventario.
Descripción: El sistema carga en este campo el detalle del suministro.
Grupo: El sistema carga en este campo el grupo del suministro.
Subgrupo: El sistema carga en este campo el subgrupo del suministro.
Unidad Medida: El sistema carga en este campo la unidad de medida del suministro.
Paso Actividad: Seleccione el paso de actividad con el que se asocia el suministro.
Cantidad: Ingrese la cantidad de suministros que se necesitan para realizar la actividad.
Si los datos ingresados son correctos haga clic en Grabar para guardar o en Cerrar
para abandonar la ventana.
GASTOS GENERALES
Esta opción permite determinar los gastos generales de la actividad. Para agregar un gasto haga clic
sobre la fila superior de la grilla.
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Versión 003 Manual de usuario Dinámica Gerencial 31
Costos Hospitalarios .NET
Gasto General: Seleccione el gasto general que va asociado a la actividad.
Paso Actividad: Seleccione el paso de actividad con el que se asocia el gasto.
Proporción: Ingrese el porcentaje del gasto.
ACTIVIDADES INCLUIDAS
Esta opción permite relacionar a una actividad principal, subactividades necesarias para el
cumplimiento de la actividad principal. Para agregar una actividad incluida haga clic sobre la fila
superior de la grilla.
Actividad Relacionada: Seleccione la actividad que se va a relacionar con la actividad que se está
creando.
Paso Actividad: Seleccione el paso de actividad con el que se asocia la actividad relacionada.
Cantidad: Ingrese la cantidad de veces que se debe realizar la actividad relacionada.
COSTOS ADICIONALES
Los costos adicionales son costos establecidos claramente que hacen parte del costo de la actividad
pero no se puede definir dentro de ninguna de la pestañas parametrizadas.
Para agregar un costo adicional haga clic sobre la fila superior de la grilla.
Descripción Costo: Detalle del costo adicional.
Paso Actividad: Seleccione el paso de actividad con el que se asocia el costo adicional.
Costo: Ingrese el valor del costo adicional.
6. Si los datos ingresados son correctos haga clic en Grabar para guardar o en Cerrar
para abandonar la ventana.
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Versión 003 Manual de usuario Dinámica Gerencial 32
Costos Hospitalarios .NET
PROCESO DE LA INFORMACIÓN
Cómo hacer Distribución Intermedia
Este proceso permite llevar o reclasificar un costo primario de un centro de producción administrativo a otro
centro de producción administrativo. Para ello:
Recuerde que puede realizar la búsqueda de cualquier distribución intermedia específica ingresando
el parámetro que desee encontrar en los campos de búsqueda (Código Distribución, Periodo, Mes o
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Versión 003 Manual de usuario Dinámica Gerencial 33
Costos Hospitalarios .NET
4. Se muestra la ventana para generar o editar las distribuciones intermedias en donde se ingresa la
información respectiva teniendo en cuenta los siguientes parámetros:
NOTA: Antes de empezar a ingresar información asegúrese de que la información con la que se va a
realizar el proceso es actual. Esta se puede actualizar con la opción Importar Información .
El botón importar información ubicado en la parte superior derecha de la pantalla permite traer la
distribución realizada en el mes anterior al periodo activo. Si es la primera vez que se parametriza el
módulo no importará ninguna información.
En la grilla de Información Detallada se agregan los centros de producción, para ello haga clic en
la fila superior.
Centro de Producción: Seleccione el centro de producción.
Proporción: Ingrese la proporción a distribuir del centro de producción.
5. Si los datos ingresados son correctos haga clic en Grabar para guardar o en Cerrar
para abandonar la ventana.
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Versión 003 Manual de usuario Dinámica Gerencial 34
Costos Hospitalarios .NET
Cómo hacer Distribución Gastos Directos
Este proceso permite realizar la distribución del valor de la cuenta contable para los gastos que fueron
definidos con distribución de tipo directa.Para ello:
Recuerde que puede realizar la búsqueda de cualquier distribución de gastos directos específica
ingresando el parámetro que desee encontrar en los campos de búsqueda (Código Distribución,
Periodo, Mes o Gasto Directo Distribuido, Centro de Producción, Valor Costo) y haciendo clic en el
botón Aplicar Filtro , igualmente puede eliminar la búsqueda realizada haciendo clic
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Versión 003 Manual de usuario Dinámica Gerencial 35
Costos Hospitalarios .NET
4. Se muestra la ventana para generar o editar las distribuciones de gastos directos en donde se ingresa
la información respectiva teniendo en cuenta los siguientes parámetros:
En la grilla de Información Detallada se agregan los centros de producción, para ello haga clic en
la fila superior.
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Versión 003 Manual de usuario Dinámica Gerencial 36
Costos Hospitalarios .NET
Cómo hacer Distribución Secundaria
Este proceso permite llevar o reclasificar un costo primario de un centro de producción administrativo a un
centro de producción operativo. Para ello:
Recuerde que puede realizar la búsqueda de cualquier distribución secundaria específica ingresando
el parámetro que desee encontrar en los campos de búsqueda (Código Distribución, Periodo, Mes o
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Versión 003 Manual de usuario Dinámica Gerencial 37
Costos Hospitalarios .NET
NOTA: Antes de empezar a ingresar información asegúrese de que la información con la que se va a
realizar el proceso es actual. Esta se puede actualizar con la opción Importar Información . El
botón importar información ubicado en la parte superior derecha de la pantalla permite traer la
distribución realizada en el mes anterior al periodo activo. Si es la primera vez que se parametriza el
módulo no importará ninguna información.
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Versión 003 Manual de usuario Dinámica Gerencial 38
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Cómo hacer Distribución de Terceros
Este proceso permite distribuir en los diferentes centros de producción la mano de obra externa que le presta
servicios a la institución. Para ello:
Recuerde que puede realizar la búsqueda de cualquier distribución de terceros específica ingresando
el parámetro que desee encontrar en los campos de búsqueda (Código Distribución, Periodo, Mes o
Tercero Distribuido, Centro de Producción) y haciendo clic en el botón Aplicar
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Versión 003 Manual de usuario Dinámica Gerencial 39
Costos Hospitalarios .NET
Código: Número que identifica a la distribución de tercero.
Valor Cuenta X Pagar: El sistema carga en este campo el valor de las cuentas por pagar causadas
en el módulo de pagos dentro del periodo que se está trabajando para el tercero a distribuir.
Descripción: Nombre o detalle de la distribución tercero.
Año: El sistema carga en este campo el año para el cual se realiza la distribución de terceros.
Mes: El sistema carga en este campo el mes para el cual se realiza la distribución de terceros.
Tercero: Seleccione el tercero al cual se le paga la cuenta. Si no existe en la lista puede Agregar
uno nuevo. Ver Módulo Contabilidad.
En la grilla de Información Detallada se agregan los centros de producción, para ello haga clic en
la fila superior.
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Versión 003 Manual de usuario Dinámica Gerencial 40
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Cómo hacer Distribución Mano de Obra
Este proceso permite definir los centros de producción a los cuales se les asigna los gastos de nomina. Para
ello:
Recuerde que puede realizar la búsqueda de cualquier distribución mano de obra específica
ingresando el parámetro que desee encontrar en los campos de búsqueda (Código Distribución,
Periodo, Mes o Mano Obra Distribuido, Centro Producción, Horas) y haciendo clic en el botón
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Versión 003 Manual de usuario Dinámica Gerencial 41
Costos Hospitalarios .NET
NOTA: Antes de empezar a ingresar información asegúrese de que la información con la que se va a
realizar el proceso es actual. Esta se puede actualizar con la opción Importar Información . El
botón importar información ubicado en la parte superior derecha de la pantalla permite traer la
distribución realizada en el mes anterior al periodo activo. Si es la primera vez que se parametriza el
módulo no importará ninguna información.
En la grilla de Información Detallada se agregan los centros de producción, para ello haga clic en
la fila superior.
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Versión 003 Manual de usuario Dinámica Gerencial 42
Costos Hospitalarios .NET
Cómo hacer Distribución Activos Fijos
Este proceso permite definir a que centro de producción se lleva el gasto de depreciación de los activos fijos
de la institución. Para ello:
Recuerde que puede realizar la búsqueda de cualquier distribución activos fijos específica ingresando
el parámetro que desee encontrar en los campos de búsqueda (Código Distribución, Periodo, Mes o
Activo Fijo Distribuido, Centro Producción, Proporción) y haciendo clic en el botón Aplicar
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Versión 003 Manual de usuario Dinámica Gerencial 43
Costos Hospitalarios .NET
4. Se muestra la ventana para generar o editar las distribuciones de activos fijos en donde se ingresa la
información respectiva teniendo en cuenta los siguientes parámetros:
NOTA: Antes de empezar a ingresar información asegúrese de que la información con la que se va a
realizar el proceso es actual. Esta se puede actualizar con la opción Importar Información . El
botón importar información ubicado en la parte superior derecha de la pantalla permite traer la
distribución realizada en el mes anterior al periodo activo. Si es la primera vez que se parametriza el
módulo no importará ninguna información
En la grilla de Información Detallada se agregan los centros de producción, para ello haga clic en
la fila superior.
Centro de Producción: Seleccione el centro de producción.
Proporción: Ingrese la proporción del centro de producción.
5. Si los datos ingresados son correctos haga clic en Grabar para guardar o en Cerrar
para abandonar la ventana.
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Versión 003 Manual de usuario Dinámica Gerencial 44
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Cómo Estimar Costos
Este proceso permite realizar la distribución de los gastos del periodo de acuerdo con la parametrización
incluida con las opciones anteriores. Para ello:
3. Se listan las variables a las cuales se les puede hacer estimación de gastos en donde se ingresa la
información respectiva teniendo en cuenta los siguientes parámetros:
Mano de Obra: Seleccione esta opción si desea hacer estimación de costos de la mano de obra.
Suministros: Seleccione esta opción si desea hacer estimación de costos de suministros.
Gastos Generales: Seleccione esta opción si desea hacer estimación de costos de gastos generales.
Activos Fijos: Seleccione esta opción si desea hacer estimación de costos de activos fijos.
Distribución Secundaria: Seleccione esta opción si desea hacer estimación de costos de
distribución secundaria.
Actividades: Seleccione esta opción si desea hacer estimación de costos de actividades.
Año: El sistema carga en este campo el año para el cual se realiza la estimación de costos.
Mes: El sistema carga en este campo el mes para el cual se realiza la estimación de costos.
4. Seleccione la opción Procesar para hacer la estimación de costos. En la grilla de la
parte inferior aparece una pestaña por cada variable seleccionada, como se muestra en la siguiente
pantalla.
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Versión 003 Manual de usuario Dinámica Gerencial 45
Costos Hospitalarios .NET
5. En la pestaña de Mano de Obra se pueden observar los siguientes campos: (Código del Empleado,
Empleado, Horas, Valor, Aporte Empleado, Provisiones y parafiscales), recuerde que puede hacer uso de filtrar
la información en cada columna de los de estas pestañas de la ventana de Estimación de Costos.
En esta pestaña se aprecian los Empleados liquidados en el periodo de proceso del módulo de Costos
Hospitalarios Net, calculando el costo para cada Empleado según las horas laboradas para cada uno
de los Centros de Producción.
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6. Al dar clic en la pestaña de Activos fijos el sistema muestra la siguiente ventana con los campos de
código Activo, Nombre Activo, Valor Depreciación, Valor Libro, Recuerde que puede hacer uso de
filtro en estas columnas ingresando la información del registro solicitado.
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8. En la pestaña de Costo Facturación se puede apreciar la información de las Ordenes de Servicio del
módulo de Facturación Net 3.5, que su estado se ha diferente de anulado y que posteriormente las
facturas relacionadas a este documento se encuentren confirmadas y en el periodo a procesar. Los
campos que se encuentran en esta pestaña son Área de Servicio y Valor.
9. Al ingresar en la pestaña de Producción Facturación se puede apreciar los registros de los servicios
IPS, facturados por área de servicio cuando el estado de estas ordenes de servicio sean diferente de
los documentos Anulados.
10. Seleccione la opción Grabar para guardar los datos calculados con el proceso o
para abandonar la ventana.
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Cómo hacer Cierre Mensual
Esta opción permite finalizar el proceso de costeo para el periodo que se esta trabajando. Para ello:
Año: El sistema carga en este campo el año para el cual se realiza el cierre mensual.
Mes: El sistema carga en este campo el mes para el cual se realiza el cierre mensual.
Realizar proceso de Contabilización: Marque para generar en el módulo de contabilidad el
comprobante contable de la distribución realizada.
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INFORMES
El sistema genera informes estandarizados de acuerdo a los parámetros según los cuales el informe se quiera
crear. Al ingresar despliega el menú propio del informe donde se escogen los parámetros y en la parte derecha
el informe que se generó. Existe una barra de herramientas que se puede consultar en el glosario APÉNDICE
B. GLOSARIO.
Listado de Rentabilidad
Esta opción permite generar un informe de la rentabilidad de cada centro de producción. Para generar el
reporte seleccione el filtro e ingrese la información en los campos correspondientes y oprima el botón
Generar Reporte
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Listado de Costos
Este informe contine informacion con la cual se puede verificar el valor por centro de producción de cada
elemento del costo.
Para generar el reporte seleccione el filtro e ingrese la información en los campos correspondientes y oprima
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Listado de Actividades
Este informe permite conocer la parametrización estándar de una actividad o el costo de la misma.
Para generar el reporte seleccione el filtro e ingrese la información en los campos correspondientes y oprima
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Listado Comparativo de Costos
Este informe permite conocer el comparativo de dos periodos de la rentabilidad y el costo de una actividad o
el costo por centro de producción.
Para generar el reporte seleccione el filtro e ingrese la información en los campos correspondientes y oprima
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Reportes Generados
Esta opcion permite ver la lista de reportes personales de la institución relacionados al módulo de costos
hospitalarios. Para ello:
Imprimir
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CAPITULO 4
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OPERACIONES NO RUTINARIAS
Cómo parametrizar el módulo Costos Hospitalarios
Para empezar a trabajar en el módulo Costos Hospitalarios en la opción Utilidades escoja Parámetros. Se
despliega la siguiente ventana en donde se ingresa la información según corresponda:
CONSECUTIVOS
Distribución Intermedia: Número con el cual empieza la enumeración de la distribución intermedia.
Distribución Secundaria: Número con el cual empieza la enumeración de la distribución secundaria.
Distribución Tercero: Número con el cual empieza la enumeración de la distribución tercero
Distribución Gasto Directo: Número con el cual empieza la enumeración de la distribución gasto directo.
Distribución Mano de Obra: Número con el cual empieza la enumeración de la distribución de mano de
obra.
Distribución Activos Fijos: Número con el cual empieza la enumeración de la distribución de activos fijos.
Si el dato ingresado es correcto hacer clic en Grabar para guardar o hacer clic en Cerrar
para abandonar la ventana.
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APÉNDICE A. - MENSAJES DE ERROR
A continuación se muestra la tabla de los mensajes de error que se pueden presentar en el manejo del
programa.
NO HAY REGISTROS PARA Ocurre cuando en el rango que se Modifique el rango de datos, o
LOS RANGOS seleccionó para generar el reporte no seleccione otro filtro para generar
existen datos. el reporte.
SELECCIONADOS
EL REGISTRO X YA SE
ENCUENTRA RELACIONADO Ocurre cuando el registro de tipo X ya Cambie la selección del registro de
esta elegido para el periodo trabajado. tipo X.
PARA EL PERIODO
YA EXITEN REGISTRO PARA
Ocurre cuando previamente se hizo un Para cancelar la operación haga
EL PERIODO. DESEA
registro del mismo tipo del actual para clic en NO o para continuar haga
el periodo. clic en YES.
CONTINUAR?
LA SUMA DE VALORES Cambie el número de los
INGRESADOS NO PUEDE Ocurre cuando el valor ingresado o la
porcentajes. Revise que la suma
suma de los valores es mayor a 100,
SER MAYOR A 100 no exceda el 100%.
LA DISTRIBUCION INICIAL
ES DE TIPO DIRECTA. NO Ocurre cuando a una distribución de
ES POSIBLE ADICIONAR Modifique el tipo de distribución
tipo directa se intenta agregar más
MAS DISTRIBUCIONES AL inicial.
distribuciones al gasto general.
GASTO GENERAL
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APÉNDICE B. GLOSARIO
BARRA DE EDICION: El sistema cuenta en la parte superior de las pantallas con los siguientes iconos que le
ayudan a administrar la información que se está registrando en las opciones que contienen estos iconos. Los
cuales ayudan a:
BARRA DE HERRAMIENTAS: El sistema cuenta en la parte superior de las pantallas con los siguientes
iconos que le ayudan con el manejo de los informes generados. Los iconos son:
CONFIGURACION
DE PAGINA Permite configurar el tamaño de la hoja, su orientación y las márgenes.
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Acerca la vista del documento para ver el contenido en un tamaño más
ZOOM IN
grande.
SIGUIENTE
PAGINA Muestra la página siguiente del informe.
PAGINA
ANTERIOR Muestra la página anterior del informe.
PRIMERA
PAGINA Muestra la primera página del informe.
MULTIPLES
PAGINAS Permite ver en pantalla el número de páginas que se seleccione.
WATER MARK Permite fijar un nombre o texto en el papel en el que está el informe.
PANTALLA
COMPLETA Ver el informe en una pantalla independiente.
REGISTRO: Es una línea de información digitada al sistema y que cuenta con varios ítems. Por ejemplo, en
un solo registro pueden ir los ítems de la cuenta, el valor, el centro de costo.
COSTOS ABC: Costos que se generan a nivel de los servicios que presta la institución.
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ÍNDICE
A I
Actividades, 8, 28, 29, 30, 49 Intermedia, 8, 33, 52
Activos Fijos, 8, 43, 44, 45, 52
Área de Servicio, 8, 12, 22
Áreas Funcionales, 8, 15, 21
M
Mano de Obra, 8, 41, 42, 45, 52
C
Centros de Atención, 8, 13, 17, 21
P
Centros de Costo, 8, 14 Paquete de Cuentas, 8, 18, 20, 21, 43
Centros de Producción, 8, 20, 23 Parámetros, 8, 52
Cierre Mensual, 8, 46
Comparativo de Costos, 8, 50
R
D Rentabilidad, 8, 47
Distribución, 3, 8, 25, 26, 33, 35, 37, 38, 39, 41, 43, 44,
45, 52
S
Secundaria, 8, 37, 45, 52
E
Estimar Costos, 8, 45
T
Terceros, 8, 39
G
Gastos Directos, 8, 35
U
Gastos Generales, 8, 24 Unidad Funcional, 8, 16, 21
H
Homologación, 8, 22
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