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MANUAL DE COSTOS

HOSPITALARIOS .NET

Bogotá: Avenida Carrera 45 # 108-27 Torre 2 Of. 1405 Tels: 7560520 Fax: 7560540
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Versión 003 Manual de usuario Dinámica Gerencial 1
Costos Hospitalarios .NET
Fecha de Impresión, 01/06/2012

Derechos de autor © 2009 de Sistemas y Asesorías de Colombia S.A.

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Impreso en Bogotá Colombia.

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Este manual es suministrado exclusivamente con efectos informativos. Toda información contenida en el
mismo está sujeta a cambios sin previo aviso. Sistemas y Asesorías de Colombia no es responsable de daño
alguno, directo o indirecto, resultante del uso de este manual.

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Versión 003 Manual de usuario Dinámica Gerencial 2
Costos Hospitalarios .NET
Control de Distribución
Control de Distribución
Copia Número Distribución
1 Sistemas y Asesorías de Colombia
Personas que participaron en la preparación de este documento
Función: Nombre:
Capacitación Sandra Gómez - SYAC
Elaboración y Redacción Diana Andrea Martínez – QUBIT
Luis Fernando Sánchez F.
Lista de Revisión
Versión 001 Patricia Lago
Versión 002
Versión 003 Ruben Dario Bonilla

Aprobado por: Fecha:


Luis Fernando Sánchez F. 01/09/10
Luis Fernando Sánchez F. 30/05/11
Luis Fernando Sánchez F. 15/05/12

Historial de cambio
Versión Fecha Descripción de la Revisión
001 01/09/10  Versión .NET
002 30/05/11  Actualización versión .NET
003 15/05/12  Actualización de pantallas, menú principal y búsquedas en las
grillas.
Documentos Asociados
Manual del Usuario de los módulos de:
Admisiones - Dinámica Gerencial Hospitalaria – Versión .NET
Contratos - Dinámica Gerencial Hospitalaria – Versión .NET
Pagos - Dinámica Gerencial Hospitalaria – Versión .NET
Tesorería - Dinámica Gerencial Hospitalaria – Versión .NET
Contabilidad- Dinámica Gerencial Hospitalaria – Versión .NET
Cartera- Dinámica Gerencial Hospitalaria – Versión .NET
Inventarios- Dinámica Gerencial Hospitalaria – Versión .NET
Citas Medicas- Dinámica Gerencial Hospitalaria – Versión .NET
Historias Clínicas- Dinámica Gerencial Hospitalaria – Versión .NET
Documento descriptivo de los módulos del sistema Dinámica Gerencial Hospitalaria
Norma Técnica Colombiana: Sistemas de Procesamiento de la Información. Documentación.
Documentación para el Usuario e información del empaque para los paquetes de software para los
consumidores. ICONTEC

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Costos Hospitalarios .NET
Tabla de Contenido

CAPITULO 1 ........................................................................................................... 6

CARACTERÍSTICAS Y BENEFICIOS ................................................................................................. 6

CAPITULO 2 ........................................................................................................... 7

ENTRADAS Y SALIDAS ................................................................................................................................ 7


Visión general................................................................................................................................................. 7
Contenido del Programa ................................................................................................................................. 8

CAPITULO 3 ........................................................................................................... 9

OPERACIONES RUTINARIAS..................................................................................................................... 9

INGRESO DE INFORMACIÓN .................................................................................................................... 9


Cómo Ingresar al Módulo ............................................................................................................................... 9
Cómo Eliminar Registros ..............................................................................................................................10
Cómo Exportar Registros ..............................................................................................................................10
Cómo Confirmar o Imprimir Movimientos ...................................................................................................11
Cómo crear Área de Servicio.........................................................................................................................12
Cómo crear Centros de Costo ........................................................................................................................14
Cómo crear Áreas Funcionales ......................................................................................................................15
Cómo crear Unidad Funcional .......................................................................................................................16
Cómo crear Centros de Atención...................................................................................................................17
Cómo crear Paquete de Cuentas ....................................................................................................................18
Cómo crear Centros de Producción ...............................................................................................................20
Cómo crear Homologación de Cuentas .........................................................................................................22
Cómo crear Gastos Generales........................................................................................................................24
Cómo registrar Base de Distribución .............................................................................................................25
Cómo crear Actividades ................................................................................................................................28

PROCESO DE LA INFORMACIÓN ............................................................................................................33


Cómo hacer Distribución Intermedia ............................................................................................................33
Cómo hacer Distribución Gastos Directos ....................................................................................................35
Cómo hacer Distribución Secundaria ............................................................................................................37
Cómo hacer Distribución de Terceros ...........................................................................................................39
Cómo hacer Distribución Mano de Obra .......................................................................................................41
Cómo hacer Distribución Activos Fijos ........................................................................................................43
Cómo Estimar Costos ....................................................................................................................................45
Cómo hacer Cierre Mensual ..........................................................................................................................49

INFORMES .....................................................................................................................................................50
Listado de Rentabilidad .................................................................................................................................50
Listado de Costos ..........................................................................................................................................51
Listado de Actividades ..................................................................................................................................52

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Costos Hospitalarios .NET
Listado Comparativo de Costos .....................................................................................................................53
Reportes Generados .......................................................................................................................................54

CAPITULO 4 ......................................................................................................... 55

OPERACIONES NO RUTINARIAS .............................................................................................................55


Cómo parametrizar el módulo Costos Hospitalarios .....................................................................................55

APÉNDICE A. - MENSAJES DE ERROR............................................................. 56

APÉNDICE B. GLOSARIO ................................................................................... 57

ÍNDICE .................................................................................................................. 59

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Costos Hospitalarios .NET
CAPITULO 1
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CARACTERÍSTICAS Y BENEFICIOS

El módulo Costos Hospitalarios forma parte del sistema de información DINÁMICA GERENCIAL
HOPITALARIA (DGH). Este módulo permite traer la información de otros módulos, procesarla y generar
comprobantes de contabilidad sobre los costos hospitalarios.

A través del módulo se pueden generar informes de costos a nivel de centro de producción y costos ABC.
Estos informes son de tipo gerencial y se utilizan para tomar decisiones de movimientos de costos.

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Costos Hospitalarios .NET
CAPITULO 2
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ENTRADAS Y SALIDAS
Visión general
A continuación se muestra un cuadro sintético de las utilidades del módulo Costos Hospitalarios con sus
respectivas entradas, procesos y salidas de datos.

ENTRADAS PROCESOS SALIDAS

 Distribución Intermedia
 Área de Servicio  Distribución Gastos
 Centros de Costo Directos
 Áreas Funcionales  Distribución Secundaria  Listado de Rentabilidad
 Unidad Funcional  Distribución de  Listado de Costos
 Centros de Atención Terceros  Listado de Actividades
 Paquete de Cuentas  Distribución Mano de  Listado Comparativo de
 Centros de Producción Obra Costos
 Homologación de Cuentas  Distribución Activos  Reportes Generados
 Gastos Generales Fijos  Comprobante Contable
 Actividades  Estimar Costos
 Cierre Mensual

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Versión 003 Manual de usuario Dinámica Gerencial 7
Costos Hospitalarios .NET
Contenido del Programa
A continuación se presenta la estructura del módulo Costos Hospitalarios del sistema Dinámica Gerencial
Hospitalaria.

ARCHIVOS

 Área de Servicio
 Centros de Costo
 Áreas Funcionales
 Unidad Funcional
 Centros de Atención
 Paquete de Cuentas
 Centros de Producción
 Homologación de Cuentas
 Gastos Generales
 Actividades

PROCESOS
Distribución Intermedia
Distribución Gastos Directos
Distribución Secundaria
Distribución de Terceros
Distribución Mano de Obra
Distribución Activos Fijos
Estimar Costos
Cierre Mensual

INFORMES
Listado de Rentabilidad
Listado de Costos
Listado de Actividades
Listado Comparativo de Costos
Reportes Generados

UTILIDADES
Parámetros

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Versión 003 Manual de usuario Dinámica Gerencial 8
Costos Hospitalarios .NET
CAPITULO 3
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OPERACIONES RUTINARIAS
INGRESO DE INFORMACIÓN

Cómo Ingresar al Módulo


Para tener acceso al módulo Costos Hospitalarios se debe seguir la siguiente serie de pasos:

1. Localice y haga clic en el icono de Módulos en el menú principal.


2. Seleccione los módulos Operativos y Asistenciales.
3. Ubique y haga clic en el módulo Costos Hospitalarios.

Dentro del módulo Costos Hospitalarios se encuentra la siguiente lista de opciones:

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Versión 003 Manual de usuario Dinámica Gerencial 9
Costos Hospitalarios .NET
Cómo Eliminar Registros
La opción Eliminar Registro solo se puede ejecutar si no hay otros registros que estén relacionados con el que
se va a eliminar.

Para Eliminar un registro haga clic en el Nombre o Código del registro que desea eliminar y en el menú de la
parte superior o inferior de la ventana seleccione la opción Eliminar . El sistema despliega la siguiente
ventana. Confirmando la eliminación,

Cómo Exportar Registros


El contenido de un Registro se puede exportar a varios tipos de archivos.

Para Exportar el Registro haga clic en el Nombre o Código del registro y seleccione en el menú de la parte
superior o inferior de la ventana, la opción Exportar .

Se despliega la siguiente ventana, donde selecciona en qué tipo de archivo quiere exportar la información.
Puede o no abrir inmediatamente el archivo seleccionando la opción Abrir Archivo generado.

Haga clic en Aceptar y seleccione donde guardar dicho archivo o haga clic en Cancelar
para salir de la ventana sin confirmar el documento.

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Versión 003 Manual de usuario Dinámica Gerencial 10
Costos Hospitalarios .NET
Cómo Confirmar o Imprimir Movimientos
Después de realizar cualquier movimiento en el sistema y grabarlo, se muestra la siguiente ventana:

Seleccione la operación que desea realizar Confirmar o Imprimir y haga clic en Aceptar o haga
clic en Cancelar para salir de la ventana sin confirmar el documento.

RECUERDE ...
Una vez confirmados los registros no es posible modificarlos, o eliminarlos. Si no los confirma puede
modificar las veces que desee, cambiando sus parámetros.

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Versión 003 Manual de usuario Dinámica Gerencial 11
Costos Hospitalarios .NET
Cómo crear Área de Servicio
Esta opción permite crear áreas de servicio y consultar las que fueron creadas en el módulo de facturación.
Para ello:

1. Ingrese al menú Archivos.


2. Seleccione la opción Áreas de Servicio. A continuación visualizará la siguiente pantalla:

Recuerde que puede realizar la búsqueda de cualquier área de servicio específica ingresando el
parámetro que desee encontrar en los campos de búsqueda (Código o Nombre) y haciendo clic en el

botón Aplicar Filtro , igualmente puede eliminar la búsqueda realizada haciendo clic

en el botón Limpiar Filtro y nuevamente se muestran todas las áreas registradas.


3. Se listan las áreas de servicio existentes, de entre las cuales puede Modificar o Agregar
nuevas.
4. Se muestra la ventana para generar o editar las áreas de servicio en donde se ingresa la información
respectiva teniendo en cuenta los siguientes parámetros:

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Versión 003 Manual de usuario Dinámica Gerencial 12
Costos Hospitalarios .NET
Código: Número que identifica al área de servicio
Nombre: Nombre del área de servicio.
Tipo: Seleccione el tipo del área de servicio.
Área Urgencia: Marque esta opción si es un área de urgencia.
Centro de Atención: Seleccione el centro de atención donde se encuentra el área de servicio. Si no
existe en la lista puede Agregar uno nuevo. Ver Cómo crear Centros de Atención.
Centro de Atención Vinculado: Seleccione el centro de salud vinculado al centro de atención
principal. Si no existe en la lista puede Agregar uno nuevo. Ver Cómo crear Centros de Atención.
Almacén Inventario: Seleccione el almacén que está relacionado con el área de servicio. Si no
existe en la lista puede Agregar uno nuevo. Ver módulo Contabilidad.
Centro de Costo: Seleccione el centro de costo que está relacionado con el área de servicio. Si no
existe en la lista puede Agregar uno nuevo. Ver Cómo crear Centros de costo del módulo
Contabilidad.
Cta Ingreso Entidad: Seleccione la cuenta contable de ingreso de la entidad. Si no existe en la lista
puede Agregar una nueva. Ver módulo Contabilidad.
Cta Ingreso Particulares: Seleccione la cuenta contable que se utiliza cuando el paciente está
registrado como particular. Si no existe en la lista puede Agregar una nueva. Ver módulo
Contabilidad.
Cta Suministro Paciente: Seleccione la cuenta contable a donde debe llegar el costo del suministro
que se le despacha a un paciente. Si no existe en la lista puede Agregar una nueva. Ver módulo
Contabilidad.
Cta Descuento: Seleccione la cuenta contable que se utiliza para generar descuentos para el área de
servicio. Si no existe en la lista puede Agregar una nueva. Ver módulo Contabilidad.
Cta Gastos Honorarios: Seleccione la cuenta contable relacionada con todo lo que corresponde a
los gastos de honorarios del área de servicio. Si no existe en la lista puede Agregar una nueva. Ver
módulo Contabilidad.
Tercero Medico en Cta Ingreso Entidad: Seleccione si el médico figura como tercero en la cuenta
de ingreso de la Entidad.
5. Si los datos ingresados son correctos haga clic en Grabar para guardar o en Cerrar
para abandonar la ventana.

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Versión 003 Manual de usuario Dinámica Gerencial 13
Costos Hospitalarios .NET
Cómo crear Centros de Costo
Esta opción permite crear centros de costo y consultar los que ya fueron creados en el módulo de contabilidad.
Para ello:

1. Ingrese al menú Archivos.


2. Seleccione la opción Centros de Costo. A continuación visualizará la siguiente pantalla:

Recuerde que puede realizar la búsqueda de cualquier centro de costo específico ingresando el
parámetro que desee encontrar en los campos de búsqueda (Código, Nombre o Activo) y haciendo

clic en el botón Aplicar Filtro , igualmente puede eliminar la búsqueda realizada

haciendo clic en el botón Limpiar Filtro y nuevamente se muestran todos los


registrados.
3. Se listan los centros de costo existentes, de entre los cuales puede Modificar o Agregar
nuevos.
4. Se muestra la ventana para generar o editar los centros de costo en donde se ingresa la información
respectiva teniendo en cuenta lo siguientes parámetros:

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Versión 003 Manual de usuario Dinámica Gerencial 14
Costos Hospitalarios .NET
Código: Número que identifica al centro de costo.
Nombre: Nombre del centro de costo.
Estado: Marque esta opción si el estado del centro de costo es activo.
5. Si los datos ingresados son correctos haga clic en Grabar para guardar o en Cerrar
para abandonar la ventana.

Cómo crear Áreas Funcionales


Áreas funcionales son las secciones que conforman la institución. Esta opción permite crear nuevas áreas
funcionales y/o hacer la consulta de las mismas. Para ello:

1. Ingrese al menú Archivos.


2. Seleccione la opción Áreas Funcionales. A continuación visualizará la siguiente pantalla:

Recuerde que puede realizar la búsqueda de cualquier área funcional específica ingresando el
parámetro que desee encontrar en los campos de búsqueda (Código o Nombre) y haciendo clic en el

botón Aplicar Filtro , igualmente puede eliminar la búsqueda realizada haciendo clic

en el botón Limpiar Filtro y nuevamente se muestran todas las registradas.


3. Se listan las áreas funcionales existentes, de entre las cuales puede Modificar o Agregar
nuevas.
4. Se muestra la ventana para generar o editar las áreas funcionales en donde se ingresa la información
respectiva teniendo en cuenta los siguientes parámetros:

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Versión 003 Manual de usuario Dinámica Gerencial 15
Costos Hospitalarios .NET
Código: Número que identifica al área funcional.
Nombre: Nombre del área funcional.
5. Si los datos ingresados son correctos haga clic en Grabar para guardar o en Cerrar
para abandonar la ventana.

Cómo crear Unidad Funcional


Las unidades funcionales son las encargadas de administrar las areas funcionales. Esta opción permite crear
y/o consultar las unidades funcionales de la institución. Para ello:

1. Ingrese al menú Archivos.


2. Seleccione la opción Unidad Funcional. A continuación visualizará la siguiente pantalla:

Recuerde que puede realizar la búsqueda de cualquier unidad funcional específica ingresando el
parámetro que desee encontrar en los campos de búsqueda (Código, Nombre o Estado) y haciendo

clic en el botón Aplicar Filtro , igualmente puede eliminar la búsqueda realizada

haciendo clic en el botón Limpiar Filtro y nuevamente se muestran todas las áreas
funcionales registradas.

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Versión 003 Manual de usuario Dinámica Gerencial 16
Costos Hospitalarios .NET
3. Se listan las unidades funcionales existentes, de entre las cuales puede Modificar o Agregar
nuevas.
4. Se muestra la ventana para generar o editar las unidades funcionales en donde se ingresa la
información respectiva teniendo en cuenta los siguientes parámetros:

Código: Número que identifica a la unidad funcional.


Nombre: Nombre de la unidad funcional.
Estado: Seleccione el estado de la unidad funcional, este puede ser activo o inactivo.
5. Si los datos ingresados son correctos haga clic en Grabar para guardar o en Cerrar
para abandonar la ventana.

Cómo crear Centros de Atención


Los centros de atención son las diferentes sedes de la institución. Esta opción permite crear nuevos centros de
atención y/o consultar los creados en admisiones. Para ello:

1. Ingrese al menú Archivos.


2. Seleccione la opción Centros de Atención. A continuación visualizará la siguiente pantalla:

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Versión 003 Manual de usuario Dinámica Gerencial 17
Costos Hospitalarios .NET
Recuerde que puede realizar la búsqueda de cualquier centro de atención específico ingresando el
parámetro que desee encontrar en los campos de búsqueda (Código o Nombre) y haciendo clic en el

botón Aplicar Filtro , igualmente puede eliminar la búsqueda realizada haciendo clic

en el botón Limpiar Filtro y nuevamente se muestran todos los centros de atención


registrados.
3. Se listan los centros de atención existentes, de entre los cuales puede Modificar o Agregar
nuevos.
4. Se muestra la ventana para generar o editar los centros de atención en donde se ingresa la
información respectiva teniendo en cuenta los siguientes parámetros:

Código: Número que identifica al centro de atención.


Nombre: Nombre del centro de atención.
Prefijos: Seleccione el prefijo del centro de atención, este prefijo es utilizado en la facturación. Si no
existe en la lista puede Agregar uno nuevo. Ver Módulo Facturación.
Ips: Seleccione la Ips que factura el servicio en el centro de atención. Si no existe en la lista puede
Agregar una nueva. Ver Módulo Admisiones.
5. Si los datos ingresados son correctos haga clic en Grabar para guardar o en Cerrar
para abandonar la ventana.

Cómo crear Paquete de Cuentas


Esta opción permite parametrizar las cuentas que se van a utilizar para reclasificar lo que corresponde a gastos
de depreciación, gastos de suministro y gastos de mano de obra en el momento de hacer el cierre. Para ello:

1. Ingrese al menú Archivos.


2. Seleccione la opción Paquete de Cuentas. A continuación visualizará la siguiente pantalla:

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Versión 003 Manual de usuario Dinámica Gerencial 18
Costos Hospitalarios .NET
Recuerde que puede realizar la búsqueda de cualquier paquete de cuentas específico ingresando el
parámetro que desee encontrar en los campos de búsqueda (Código, Nombre, Cuenta Depreciación,

o Cuenta Suministros) y haciendo clic en el botón Aplicar Filtro , igualmente puede

eliminar la búsqueda realizada haciendo clic en el botón Limpiar Filtro y


nuevamente se muestran todos los paquetes de cuentas que se han registrado.
3. Se listan los paquetes de cuentas existentes, de entre los cuales puede Modificar o Agregar
nuevos.
4. Se muestra la ventana para generar o editar los paquetes de cuentas en donde se ingresa la
información respectiva teniendo en cuenta los siguientes parámetros:

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Versión 003 Manual de usuario Dinámica Gerencial 19
Costos Hospitalarios .NET
Código: Número que identifica al paquete de cuentas.
Nombre: Nombre del paquete de cuentas.
Cuenta Depreciación: Seleccione la cuenta contable de costos donde se reclasificarán los gastos de
depreciación.
Cuenta Suministros: Seleccione la cuenta contable de costos donde se reclasificarán los gastos de
suministros y órdenes de despacho de tipo consumo.

En la grilla de Detalle de Cuentas Contables se agregan los conceptos de nomina devengados que se
pagan a las personas del centro de producción con el que está relacionado el paquete.

Para agregar un nuevo concepto haga clic en la fila superior de la grilla y haga la selección según
corresponda:

Descripción: Digite el concepto.


Cuenta Contable Relacionada: Seleccione la cuenta de gasto parametrizada a cada concepto.
Cuenta Contable de Costo: Seleccione la cuenta contable donde se reclasificarán los gastos de cada
uno de los conceptos de nomina. Ej.: sueldo, auxilio transporte, etc.
5. Si los datos ingresados son correctos haga clic en Grabar para guardar o en Cerrar
para abandonar la ventana.

Cómo crear Centros de Producción


Los centros de producción son las unidades mínimas a las cuales se llevan los costos de la institución. Esta
opción permite crear y consultar los centros de producción de la institución. Para ello:

1. Ingrese al menú Archivos.


2. Seleccione la opción Centros de Producción. A continuación visualizará la siguiente pantalla:

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Versión 003 Manual de usuario Dinámica Gerencial 20
Costos Hospitalarios .NET
Recuerde que puede realizar la búsqueda de cualquier centro de producción específico ingresando el
parámetro que desee encontrar en los campos de búsqueda (Código, Nombre, Área Funcional,

Unidad Funcional o Ubicación) y haciendo clic en el botón Aplicar Filtro ,


igualmente puede eliminar la búsqueda realizada haciendo clic en el botón Limpiar Filtro

y nuevamente se muestran todos los centros de producción registrados.


3. Se listan los centros de producción existentes, de entre los cuales puede Modificar o Agregar
nuevos.
4. Se muestra la ventana para generar o editar los centros de producción en donde se ingresa la
información respectiva teniendo en cuenta los siguientes parámetros:

Código: Número que identifica al centro de Producción.


Nombre: Nombre del centro de producción.

INFORMACION GENERAL
En esta pestaña se ingresan los datos generales del centro de producción.

Área funcional: Seleccione el área funcional relacionada con el centro de producción. Si no existe
en la lista puede Agregar una nueva. Ver Cómo crear Áreas Funcionales.
Unidad funcional: Seleccione la unidad funcional relacionada con el centro de producción. Si no
existe en la lista puede Agregar una nueva. Ver Cómo crear Áreas Funcionales
Centro de Atención: Seleccione el centro de atención asociado al centro de producción. Si no existe
en la lista puede Agregar uno nuevo. Ver Cómo crear Centros de Atención.
Paquete de Cuentas: Seleccione el paquete de cuentas asociado al centro de producción. Si no
existe en la lista puede Agregar uno nuevo. Ver Cómo crear Paquete de Cuentas.
Área m2: Ingrese el área que tiene el centro de producción.
Tipo de Centro: Seleccione el tipo de centro de producción, este puede ser operativo o
administrativo.
Estado: Seleccione el estado del centro de producción, puede ser activo o inactivo.
Responsable: Nombre de la persona encargada del centro de producción.
Descripción: Detalle del centro de producción.

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Versión 003 Manual de usuario Dinámica Gerencial 21
Costos Hospitalarios .NET
ÁREAS DE SERVICIO
En la pestaña de áreas de servicio se pueden asociar áreas de servicio al centro de producción.

Área de Servicio: Seleccione el área de servicio que va asociada al centro de producción. Si no


existe en la lista puede Agregar uno nuevo. Ver Cómo crear Área de Servicio.
Haga clic en Agregar Área Servicio para adicionar el área. Una vez hecha esta
operación el área de servicio aparece en la grilla de la parte inferior.
5. Si los datos ingresados son correctos haga clic en Grabar para guardar o en Cerrar
para abandonar la ventana.

Cómo crear Homologación de Cuentas


Esta opción permite parametrizar las cuentas que se van a utilizar para reclasificar lo que corresponde a gastos
generales y directos en el momento de hacer el cierre. Para ello:

1. Ingrese al menú Archivos.


2. Seleccione la opción Homologación de Cuentas. A continuación visualizará la siguiente pantalla:

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Versión 003 Manual de usuario Dinámica Gerencial 22
Costos Hospitalarios .NET
Recuerde que puede realizar la búsqueda de cualquier homologación de cuentas específica
ingresando el parámetro que desee encontrar en los campos de búsqueda (Código, Nombre, Centro
Producción, Cuenta Contable Gastos o Cuenta contable Costos) y haciendo clic en el botón Aplicar

Filtro , igualmente puede eliminar la búsqueda realizada haciendo clic en el botón

Limpiar Filtro y nuevamente se muestran todas homologaciones registradas.


3. Se listan las homologaciones de cuentas existentes, de entre las cuales puede Modificar o
Agregar nuevas.
4. Se muestra la ventana para generar o editar las homologaciones de cuentas en donde se ingresa la
información respectiva teniendo en cuenta los siguientes parámetros:

Código: Número que identifica a la homologación de cuentas.


Nombre: Nombre de la homologación de cuentas.
Centro de Producción: Seleccione el centro de producción del gasto que se va a homologar. Si no
existe en la lista puede Agregar uno nuevo. Ver Cómo crear Centros de Producción.
Cuenta de Gastos: Seleccione la cuenta contable de gasto que se va a homologar.

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Versión 003 Manual de usuario Dinámica Gerencial 23
Costos Hospitalarios .NET
Cuenta de Costos: Seleccione la cuenta contable de costos donde se reclasificará el gasto que se
homologa.
5. Si los datos ingresados son correctos haga clic en Grabar para guardar o en Cerrar
para abandonar la ventana.

Cómo crear Gastos Generales


Gastos generales son los diferentes gastos que tiene la institución (agua, luz, etc.) . Esta opción permite definir
los gastos generales que se distribuyen en un periodo determinado. Para ello:

1. Ingrese al menú Archivos.


2. Seleccione la opción Gastos Generales. A continuación visualizará la siguiente pantalla:

Recuerde que puede realizar la búsqueda de cualquier gasto general específico ingresando el
parámetro que desee encontrar en los campos de búsqueda (Código, Nombre, Año, Mes, Vencimiento

o Tipo Gasto) y haciendo clic en el botón Aplicar Filtro , igualmente puede eliminar

la búsqueda realizada haciendo clic en el botón Limpiar Filtro y nuevamente se


muestran todos los gastos generales registrados.
3. Se listan los gastos generales existentes, de entre los cuales puede Modificar o Agregar
nuevos.
4. Se muestra la ventana para generar o editar los gastos generales en donde se ingresa la información
respectiva teniendo en cuenta los siguientes parámetros:

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Versión 003 Manual de usuario Dinámica Gerencial 24
Costos Hospitalarios .NET
Código: Número que identifica al gasto general.
Nombre: Nombre del gasto general.
Año: El sistema carga en este campo el año del periodo activo en los parámetros.
Mes: El sistema carga en este campo el mes del periodo activo en los parámetros
Cuenta Contable: Seleccione la cuenta contable del gasto que se distribuye en el periodo. Si no
existe en la lista puede Agregar una nueva. Ver Módulo Contabilidad.
Fecha Vencimiento: Seleccione la fecha hasta la que se costea el gasto.
Tipo de Gasto: Seleccione el tipo de gasto, puede ser fijo o variable.
Distribución: Seleccione la distribución del gasto, puede ser A, B, C o D. para agregar la
distribución al gasto haga clic en Agregar , puede agregar hasta cuatro distribuciones. Para
eliminar una distribución del gasto haga clic en Cancelar .

5. Al seleccionar la distribución se despliega la pantalla de Información Base de Distribución, ingrese


la información según corresponda. Ver
6. Cómo registrar Base de Distribución .
7. Si los datos ingresados son correctos haga clic en Grabar para guardar o en Cerrar
para abandonar la ventana.

Cómo registrar Base de Distribución


La ventana de Base de distribución se despliega cuando en la ventana de Gasto General se agrega la
distribucion. Ver Distribución.

1. Se visualiza la siguiente ventana:

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Versión 003 Manual de usuario Dinámica Gerencial 25
Costos Hospitalarios .NET
2. Ingrese la información respectiva teniendo en cuenta los siguientes parámetros:
Tipo Distribución: Se selecciona el tipo de distribución Escoja de la lista el tipo de distribución,
esta puede ser directa, calculada o buscada.
Puntos Incidencia (1-10): Ingrese un número de 1 a 10 dependiendo del nivel de afectación que se
quiere de esta distribución.
Unidad de Medida: Seleccione la forma como se distribuye el valor del gasto; puede ser ninguna,
proporción o valor.
Descripción: Nombre de la variable que se va a utilizar para distribuir el gasto (ejem: número de
personas, número de compuadores , etc).

El campo opciones de costeo no se activa para todas las distribuciones. Solo esta en la pantalla para
ser activado en la distribución buscada como se describe en esa distribución.

3. Si en el campo Tipo Distribución se selecciona un tipo DIFERENTE a Directa, en la pantalla se


activan más campos (descritos a continuación con cada tipo). Ingrese la información faltante según
corresponda.

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Versión 003 Manual de usuario Dinámica Gerencial 26
Costos Hospitalarios .NET
TIPO DISTRIBUCIÓN BUSCADA

Opciones Costeo: Esta opción se activa para la distribución buscada. Seleccione las variables que se
tiene en cuenta cuando se define la distribución de tipo buscado. Las variables son área, horas
funcionario, valor suministros, valor mano de obra y valor activo.
Utilice el botón Cargar Centros para agregar todos los centros a la grilla de
Centros de producción.
Para remover todos los centros utilice el botón Remover Centros .

Para agregar centros de producción uno por uno haga clic sobre la primera fila de la grilla se
despliega la lista de los centros de producción creados anteriormente.

TIPO DISTRIBUCIÓN CALCULADA

En la grilla de Centros de producción puede agregar los centros uno por uno haciendo clic en la
fila superior de la grilla y seleccionado el centro que desea asociar a la distribución. La grilla cuenta
con dos columnas:

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Versión 003 Manual de usuario Dinámica Gerencial 27
Costos Hospitalarios .NET
Centro de Producción: Una vez seleccionado el centro el sistema carga en este campo el nombre
del mismo.
Cantidad Distribuir: Ingrese la cantidad del gasto que desea distribuir al centro.

Utilice el botón Cargar Centros para agregar todos los centros.


Para remover todos los centros utilice el botón Remover Centros .

Distribuir: Ingrese la cantidad que desea distribuir a cada uno de los centros de Producción
agregados a la grilla y haga clic en Distribuir .

4. Si los datos ingresados son correctos haga clic en Grabar para guardar o en Cerrar
para abandonar la ventana.

Cómo crear Actividades


Actividades son los servicios que presta la institución y se desean costear. Esta opción permite establecer una
parametrización estándar para las actividades que se desean costear, de forma que la institución pueda
conocer el costo estándar de cada actividad. Para ello:

1. Ingrese al menú Archivos.


2. Seleccione la opción Actividades. A continuación visualizará la siguiente pantalla:

Recuerde que puede realizar la búsqueda de cualquier actividad específica ingresando el parámetro
que desee encontrar en los campos de búsqueda (Código, Nombre, Área Servicio, Servicio,

Vencimiento, Año, Mes o Estado) y haciendo clic en el botón Aplicar Filtro ,

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Versión 003 Manual de usuario Dinámica Gerencial 28
Costos Hospitalarios .NET
igualmente puede eliminar la búsqueda realizada haciendo clic en el botón Limpiar Filtro

y nuevamente se muestran todas las actividades registradas.


3. Se listan las actividades existentes, de entre las cuales puede Modificar o Agregar nuevas.
4. Se muestra la ventana para generar o editar las actividades en donde se ingresa la información
respectiva teniendo en cuenta los siguientes parámetros:

Código: Número que identifica a la actividad.


Nombre: Nombre de la actividad.
Año: El sistema carga en este campo el año del periodo activo en los parámetros.
Mes: El sistema carga en este campo el mes del periodo activo en los parámetros.
Área de Servicio: Seleccione el área de servicio que realiza la actividad. Si no existe en la lista
puede Agregar una nueva. Ver Cómo crear Área de Servicio.
Servicio: Seleccione el servicio con el cual se relaciona la actividad. Ver Módulo Contratos.
Fecha Vencimiento: Seleccione la fecha hasta la cual se costea la actividad.
Costo Indirecto: Cantidad porcentual de la variación del costo de la actividad.
Estado: Seleccione el estado de la actividad, puede ser activo o inactivo.

5. La ventana de Información de Actividad cuenta con un menú en la parte inferior derecha en donde se
presentan las opciones para ingresar la información detallada.
PASOS
En esta opción se define el protocolo para cumplir con una actividad específica. Haga clic en la fila
superior para agregar un nuevo paso e ingrese los datos.

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Versión 003 Manual de usuario Dinámica Gerencial 29
Costos Hospitalarios .NET
Código Paso: Número que identifica al paso de la actividad.
Descripción Paso: Detalle del paso de la actividad.

ACTIVOS FIJOS
Esta opción permite asociar los activos fijos de la institución a las actividades. Haga clic en la fila
superior para asociar un nuevo activo e ingrese los datos.

Activo Fijo: Seleccione el activo fijo.


Paso Actividad: Seleccione el paso de actividad que requiere del activo fijo.
Horas: Ingrese el número de horas que se requiere el activo.

MANO DE OBRA
Esta opción permite asociar los cargos de nomina necesarios para realizar la actividad. . Haga clic en
la fila superior para asociar un nuevo cargo e ingrese los datos.

Cargo: Seleccione el cargo de nomina que va asociado con la actividad.


Paso Actividad: Seleccione el paso de actividad con el que se asocia el cargo.
Horas: campo que identifica el tiempo diario disponible para ejecutar el cargo.
Tipo: Seleccione el tipo de cargo, puede ser interno o externo.

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Versión 003 Manual de usuario Dinámica Gerencial 30
Costos Hospitalarios .NET
SUMINISTROS
Esta opción permite asociar a la actividad los suministros que se encuentran registrados en el módulo
de inventarios.

Para asociar un suministro seleccione Agregar ¸ se despliega la siguiente ventana.

Código: Seleccione el código del suministro. Si no existe en la lista puede Agregar uno nuevo.
Ver Módulo Inventario.
Descripción: El sistema carga en este campo el detalle del suministro.
Grupo: El sistema carga en este campo el grupo del suministro.
Subgrupo: El sistema carga en este campo el subgrupo del suministro.
Unidad Medida: El sistema carga en este campo la unidad de medida del suministro.
Paso Actividad: Seleccione el paso de actividad con el que se asocia el suministro.
Cantidad: Ingrese la cantidad de suministros que se necesitan para realizar la actividad.
Si los datos ingresados son correctos haga clic en Grabar para guardar o en Cerrar
para abandonar la ventana.

GASTOS GENERALES
Esta opción permite determinar los gastos generales de la actividad. Para agregar un gasto haga clic
sobre la fila superior de la grilla.

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Versión 003 Manual de usuario Dinámica Gerencial 31
Costos Hospitalarios .NET
Gasto General: Seleccione el gasto general que va asociado a la actividad.
Paso Actividad: Seleccione el paso de actividad con el que se asocia el gasto.
Proporción: Ingrese el porcentaje del gasto.

ACTIVIDADES INCLUIDAS
Esta opción permite relacionar a una actividad principal, subactividades necesarias para el
cumplimiento de la actividad principal. Para agregar una actividad incluida haga clic sobre la fila
superior de la grilla.

Actividad Relacionada: Seleccione la actividad que se va a relacionar con la actividad que se está
creando.
Paso Actividad: Seleccione el paso de actividad con el que se asocia la actividad relacionada.
Cantidad: Ingrese la cantidad de veces que se debe realizar la actividad relacionada.

COSTOS ADICIONALES
Los costos adicionales son costos establecidos claramente que hacen parte del costo de la actividad
pero no se puede definir dentro de ninguna de la pestañas parametrizadas.

Para agregar un costo adicional haga clic sobre la fila superior de la grilla.
Descripción Costo: Detalle del costo adicional.
Paso Actividad: Seleccione el paso de actividad con el que se asocia el costo adicional.
Costo: Ingrese el valor del costo adicional.

6. Si los datos ingresados son correctos haga clic en Grabar para guardar o en Cerrar
para abandonar la ventana.

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Versión 003 Manual de usuario Dinámica Gerencial 32
Costos Hospitalarios .NET
PROCESO DE LA INFORMACIÓN
Cómo hacer Distribución Intermedia
Este proceso permite llevar o reclasificar un costo primario de un centro de producción administrativo a otro
centro de producción administrativo. Para ello:

1. Ingrese al menú Procesos.


2. Seleccione la opción Distribución Intermedia. A continuación visualizará la siguiente pantalla:

Recuerde que puede realizar la búsqueda de cualquier distribución intermedia específica ingresando
el parámetro que desee encontrar en los campos de búsqueda (Código Distribución, Periodo, Mes o

Centro Producción Distribuido) y haciendo clic en el botón Aplicar Filtro ,


igualmente puede eliminar la búsqueda realizada haciendo clic en el botón Limpiar Filtro

y nuevamente se muestran todas las distribuciones intermedias registradas.


3. Se listan las distribuciones intermedias existentes, de entre las cuales puede Modificar o
Agregar nuevas.

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Versión 003 Manual de usuario Dinámica Gerencial 33
Costos Hospitalarios .NET
4. Se muestra la ventana para generar o editar las distribuciones intermedias en donde se ingresa la
información respectiva teniendo en cuenta los siguientes parámetros:

NOTA: Antes de empezar a ingresar información asegúrese de que la información con la que se va a

realizar el proceso es actual. Esta se puede actualizar con la opción Importar Información .
El botón importar información ubicado en la parte superior derecha de la pantalla permite traer la
distribución realizada en el mes anterior al periodo activo. Si es la primera vez que se parametriza el
módulo no importará ninguna información.

Código: Número que identifica a la distribución intermedia.


Descripción: Nombre de la distribución intermedia.
Año: El sistema carga en este campo el año para el cual se realiza la distribución intermedia.
Mes: El sistema carga en este campo el mes para el cual se realiza la distribución intermedia.
Centro de producción: Seleccione el centro de producción asociado a la distribución intermedia. Si
no existe en la lista puede Agregar uno nuevo. Ver Cómo crear Centros de Producción.

En la grilla de Información Detallada se agregan los centros de producción, para ello haga clic en
la fila superior.
Centro de Producción: Seleccione el centro de producción.
Proporción: Ingrese la proporción a distribuir del centro de producción.

Utilice el botón Cargar Centros para agregar todos los centros.


Para remover todos los centros utilice el botón Remover Centros .

5. Si los datos ingresados son correctos haga clic en Grabar para guardar o en Cerrar
para abandonar la ventana.

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Versión 003 Manual de usuario Dinámica Gerencial 34
Costos Hospitalarios .NET
Cómo hacer Distribución Gastos Directos
Este proceso permite realizar la distribución del valor de la cuenta contable para los gastos que fueron
definidos con distribución de tipo directa.Para ello:

1. Ingrese al menú Procesos.


2. Seleccione la opción Distribución Gastos Directos. A continuación visualizará la siguiente pantalla:

Recuerde que puede realizar la búsqueda de cualquier distribución de gastos directos específica
ingresando el parámetro que desee encontrar en los campos de búsqueda (Código Distribución,
Periodo, Mes o Gasto Directo Distribuido, Centro de Producción, Valor Costo) y haciendo clic en el

botón Aplicar Filtro , igualmente puede eliminar la búsqueda realizada haciendo clic

en el botón Limpiar Filtro y nuevamente se muestran todas las distribuciones de


gastos directos registradas.
3. Se listan las distribuciones de gastos directos existentes, de entre las cuales puede Modificar o
Agregar nuevas.

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Versión 003 Manual de usuario Dinámica Gerencial 35
Costos Hospitalarios .NET
4. Se muestra la ventana para generar o editar las distribuciones de gastos directos en donde se ingresa
la información respectiva teniendo en cuenta los siguientes parámetros:

Código: Número que identifica a la distribución gastos directos.


Valor Contable: El sistema carga en este campo el valor de los gatos que se llevaron a esta cuenta
en el periodo en que se está trabajando.
Descripción: Nombre o detalle de la distribución gastos directos.
Año: El sistema carga en este campo el año para el cual se realiza la distribución de gasto directo.
Mes: El sistema carga en este campo el mes para el cual se realiza la distribución de gasto directo.
Gasto General: Seleccione el gasto de la lista de gastos que fueron definidos como directos. Si no
existe en la lista puede Agregar uno nuevo. Ver
Cómo crear Gastos Generales.

En la grilla de Información Detallada se agregan los centros de producción, para ello haga clic en
la fila superior.

Centro de Producción: Seleccione el centro de producción.


Valor Máximo a Distribuir: Ingrese el valor máximo a distribuir del centro de producción.

Utilice el botón Cargar Centros para agregar todos los centros.


Para remover todos los centros utilice el botón Remover Centros .
5. Si los datos ingresados son correctos haga clic en Grabar para guardar o en Cerrar
para abandonar la ventana.

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Versión 003 Manual de usuario Dinámica Gerencial 36
Costos Hospitalarios .NET
Cómo hacer Distribución Secundaria
Este proceso permite llevar o reclasificar un costo primario de un centro de producción administrativo a un
centro de producción operativo. Para ello:

1. Ingrese al menú Procesos.


2. Seleccione la opción Distribución Secundaria. A continuación visualizará la siguiente pantalla:

Recuerde que puede realizar la búsqueda de cualquier distribución secundaria específica ingresando
el parámetro que desee encontrar en los campos de búsqueda (Código Distribución, Periodo, Mes o

Centro Administrativo Distribuido) y haciendo clic en el botón Aplicar Filtro ,


igualmente puede eliminar la búsqueda realizada haciendo clic en el botón Limpiar Filtro

y nuevamente se muestran todas las distribuciones secundarias registradas.


3. Se listan las distribuciones secundarias existentes, de entre los cuales puede Modificar o
Agregar nuevas.
4. Se muestra la ventana para generar o editar las distribuciones secundarias en donde se ingresa la
información respectiva teniendo en cuenta los siguientes parámetros:

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Versión 003 Manual de usuario Dinámica Gerencial 37
Costos Hospitalarios .NET
NOTA: Antes de empezar a ingresar información asegúrese de que la información con la que se va a

realizar el proceso es actual. Esta se puede actualizar con la opción Importar Información . El
botón importar información ubicado en la parte superior derecha de la pantalla permite traer la
distribución realizada en el mes anterior al periodo activo. Si es la primera vez que se parametriza el
módulo no importará ninguna información.

Código: Número que identifica a la distribución secundaria.


Nombre: Nombre de la distribución secundaria.
Año: El sistema carga en este campo el año para el cual se realiza la distribución secundaria.
Mes: El sistema carga en este campo el mes para el cual se realiza la distribución secundaria.
Centro Administrativo: Seleccione el centro administrativo que se va a reclasificar o redistribuir. Si
no existe en la lista puede Agregar uno nuevo. Ver Módulo Contabilidad.
Distribución: Seleccione la distribución del gasto, puede ser A, B, C o D. para agregar la
distribución al gasto haga clic en Agregar , puede agregar varias distribuciones. Para eliminar una
distribución del gasto haga clic en Cancelar . Al seleccionar la distribución se despliega la
pantalla de Información Base de Distribución, ingrese la información según corresponda. Ver
Cómo registrar Base de Distribución .
5. Si los datos ingresados son correctos haga clic en Grabar para guardar o en Cerrar
para abandonar la ventana.

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Versión 003 Manual de usuario Dinámica Gerencial 38
Costos Hospitalarios .NET
Cómo hacer Distribución de Terceros
Este proceso permite distribuir en los diferentes centros de producción la mano de obra externa que le presta
servicios a la institución. Para ello:

1. Ingrese al menú Procesos.


2. Seleccione la opción Distribución de Terceros. A continuación visualizará la siguiente pantalla:

Recuerde que puede realizar la búsqueda de cualquier distribución de terceros específica ingresando
el parámetro que desee encontrar en los campos de búsqueda (Código Distribución, Periodo, Mes o
Tercero Distribuido, Centro de Producción) y haciendo clic en el botón Aplicar

Filtro , igualmente puede eliminar la búsqueda realizada haciendo clic en el botón

Limpiar Filtro y nuevamente se muestran todas las distribuciones de terceros


registradas.
3. Se listan las distribuciónes de terceros existentes, de entre las cuales puede Modificar o
Agregar nuevas.
4. Se muestra la ventana para generar o editar las distribuciónes de terceros en donde se ingresa la
información respectiva teniendo en cuenta los siguientes parámetros:

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Versión 003 Manual de usuario Dinámica Gerencial 39
Costos Hospitalarios .NET
Código: Número que identifica a la distribución de tercero.
Valor Cuenta X Pagar: El sistema carga en este campo el valor de las cuentas por pagar causadas
en el módulo de pagos dentro del periodo que se está trabajando para el tercero a distribuir.
Descripción: Nombre o detalle de la distribución tercero.
Año: El sistema carga en este campo el año para el cual se realiza la distribución de terceros.
Mes: El sistema carga en este campo el mes para el cual se realiza la distribución de terceros.
Tercero: Seleccione el tercero al cual se le paga la cuenta. Si no existe en la lista puede Agregar
uno nuevo. Ver Módulo Contabilidad.

En la grilla de Información Detallada se agregan los centros de producción, para ello haga clic en
la fila superior.

Centro de Producción: Seleccione el centro de producción.


Valor Distribuir: Ingrese el valor a distribuir del centro de producción.

Utilice el botón Cargar Centros para agregar todos los centros.


Para remover todos los centros utilice el botón Remover Centros .
5. Si los datos ingresados son correctos haga clic en Grabar para guardar o en Cerrar
para abandonar la ventana.

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Versión 003 Manual de usuario Dinámica Gerencial 40
Costos Hospitalarios .NET
Cómo hacer Distribución Mano de Obra
Este proceso permite definir los centros de producción a los cuales se les asigna los gastos de nomina. Para
ello:

1. Ingrese al menú Procesos.


2. Seleccione la opción Distribución Mano de Obra. A continuación visualizará la siguiente pantalla:

Recuerde que puede realizar la búsqueda de cualquier distribución mano de obra específica
ingresando el parámetro que desee encontrar en los campos de búsqueda (Código Distribución,
Periodo, Mes o Mano Obra Distribuido, Centro Producción, Horas) y haciendo clic en el botón

Aplicar Filtro , igualmente puede eliminar la búsqueda realizada haciendo clic en el

botón Limpiar Filtro y nuevamente se muestran todas las distribuciones de mano de


obra registradas.
3. Se listan las distribuciones de mano de obra existentes, de entre las cuales puede Modificar o
Agregar nuevas.
4. Se muestra la ventana para generar o editar las distribuciones de mano de obra en donde se ingresa la
información respectiva teniendo en cuenta los siguientes parámetros:

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Versión 003 Manual de usuario Dinámica Gerencial 41
Costos Hospitalarios .NET
NOTA: Antes de empezar a ingresar información asegúrese de que la información con la que se va a

realizar el proceso es actual. Esta se puede actualizar con la opción Importar Información . El
botón importar información ubicado en la parte superior derecha de la pantalla permite traer la
distribución realizada en el mes anterior al periodo activo. Si es la primera vez que se parametriza el
módulo no importará ninguna información.

Código: Número que identifica a la distribución de mano de obra.


Descripción: Nombre o detalle de la distribución de mano de obra.
Año: El sistema carga en este campo el año para el cual se realiza la distribución de mano de obra.
Mes: El sistema carga en este campo el mes para el cual se realiza la distribución de mano de obra.
Tipo Mano de Obra: Seleccione el empleado que participa en la distribución de terceros. Si no
existe en la lista puede Agregar uno nuevo. Ver Módulo Nomina.

En la grilla de Información Detallada se agregan los centros de producción, para ello haga clic en
la fila superior.

Centro de Producción: Seleccione el centro de producción.


Cantidad de Horas: Ingrese la cantidad de horas que laboró el empleado en el periodo que se está
trabajando para cada centro de producción.

Utilice el botón Cargar Centros para agregar todos los centros.


Para remover todos los centros utilice el botón Remover Centros .
5. Si los datos ingresados son correctos haga clic en Grabar para guardar o en Cerrar
para abandonar la ventana.

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Versión 003 Manual de usuario Dinámica Gerencial 42
Costos Hospitalarios .NET
Cómo hacer Distribución Activos Fijos
Este proceso permite definir a que centro de producción se lleva el gasto de depreciación de los activos fijos
de la institución. Para ello:

1. Ingrese al menú Procesos.


2. Seleccione la opción Distribución de Activos Fijos. A continuación visualizará la siguiente
pantalla:

Recuerde que puede realizar la búsqueda de cualquier distribución activos fijos específica ingresando
el parámetro que desee encontrar en los campos de búsqueda (Código Distribución, Periodo, Mes o
Activo Fijo Distribuido, Centro Producción, Proporción) y haciendo clic en el botón Aplicar

Filtro , igualmente puede eliminar la búsqueda realizada haciendo clic en el botón

Limpiar Filtro y nuevamente se muestran todas las distribuciones de activos fijos


registradas.
3. Se listan las distribuciones de activos fijos existentes, de entre las cuales puede Modificar o
Agregar nuevas.

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Versión 003 Manual de usuario Dinámica Gerencial 43
Costos Hospitalarios .NET
4. Se muestra la ventana para generar o editar las distribuciones de activos fijos en donde se ingresa la
información respectiva teniendo en cuenta los siguientes parámetros:

NOTA: Antes de empezar a ingresar información asegúrese de que la información con la que se va a

realizar el proceso es actual. Esta se puede actualizar con la opción Importar Información . El
botón importar información ubicado en la parte superior derecha de la pantalla permite traer la
distribución realizada en el mes anterior al periodo activo. Si es la primera vez que se parametriza el
módulo no importará ninguna información

Código: Número que identifica a la distribución de activos fijos.


Descripción: Detalle de la distribución de activos fijos.
Año: El sistema carga en este campo el año para el cual se realiza la distribución de activos fijos.
Mes: El sistema carga en este campo el mes para el cual se realiza la distribución de activos fijos.
Activo Fijo: Seleccione el activo fijo que se va a distribuir.

En la grilla de Información Detallada se agregan los centros de producción, para ello haga clic en
la fila superior.
Centro de Producción: Seleccione el centro de producción.
Proporción: Ingrese la proporción del centro de producción.

Utilice el botón Cargar Centros para agregar todos los centros.


Para remover todos los centros utilice el botón Remover Centros .

5. Si los datos ingresados son correctos haga clic en Grabar para guardar o en Cerrar
para abandonar la ventana.

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Versión 003 Manual de usuario Dinámica Gerencial 44
Costos Hospitalarios .NET
Cómo Estimar Costos
Este proceso permite realizar la distribución de los gastos del periodo de acuerdo con la parametrización
incluida con las opciones anteriores. Para ello:

1. Ingrese al menú Procesos.


2. Seleccione la opción Estimar Costos. A continuación visualizará la siguiente pantalla:

3. Se listan las variables a las cuales se les puede hacer estimación de gastos en donde se ingresa la
información respectiva teniendo en cuenta los siguientes parámetros:
Mano de Obra: Seleccione esta opción si desea hacer estimación de costos de la mano de obra.
Suministros: Seleccione esta opción si desea hacer estimación de costos de suministros.
Gastos Generales: Seleccione esta opción si desea hacer estimación de costos de gastos generales.
Activos Fijos: Seleccione esta opción si desea hacer estimación de costos de activos fijos.
Distribución Secundaria: Seleccione esta opción si desea hacer estimación de costos de
distribución secundaria.
Actividades: Seleccione esta opción si desea hacer estimación de costos de actividades.
Año: El sistema carga en este campo el año para el cual se realiza la estimación de costos.
Mes: El sistema carga en este campo el mes para el cual se realiza la estimación de costos.
4. Seleccione la opción Procesar para hacer la estimación de costos. En la grilla de la
parte inferior aparece una pestaña por cada variable seleccionada, como se muestra en la siguiente
pantalla.

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Versión 003 Manual de usuario Dinámica Gerencial 45
Costos Hospitalarios .NET
5. En la pestaña de Mano de Obra se pueden observar los siguientes campos: (Código del Empleado,
Empleado, Horas, Valor, Aporte Empleado, Provisiones y parafiscales), recuerde que puede hacer uso de filtrar
la información en cada columna de los de estas pestañas de la ventana de Estimación de Costos.

En esta pestaña se aprecian los Empleados liquidados en el periodo de proceso del módulo de Costos
Hospitalarios Net, calculando el costo para cada Empleado según las horas laboradas para cada uno
de los Centros de Producción.

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Versión 003 Manual de usuario Dinámica Gerencial 46
Costos Hospitalarios .NET
6. Al dar clic en la pestaña de Activos fijos el sistema muestra la siguiente ventana con los campos de
código Activo, Nombre Activo, Valor Depreciación, Valor Libro, Recuerde que puede hacer uso de
filtro en estas columnas ingresando la información del registro solicitado.

7. La pestaña de Suministros (inventarios) muestra informacion de Suministro a Pacientes confirmados


en el periodo a procesar y que contemplen movimientos (Productos de Inventarios). De igual manera,
para este ítem, se tiene en cuenta los Documentos de inventarios Ordenes de Despacho, que estén
confirmados en el periodo a procesar, que la orden se ha de Tipo consumo, que el destino de la
Orden se ha a una Área de Servicio y que los productos relacionados a la orden correspondan al
Grupo de Inventarios que tengan parametrizado el Proceso de Costeo.

Los campos que se aprecian en esta pesataña son:Area Servicio,CodigoProducto,Descripcion


Producto,Grupo,Subgrupo,Cantidad,Valor.Recuerde que puede hacer uso de los filtros en cada
columna con la descripcion del registro solicitado.

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Versión 003 Manual de usuario Dinámica Gerencial 47
Costos Hospitalarios .NET
8. En la pestaña de Costo Facturación se puede apreciar la información de las Ordenes de Servicio del
módulo de Facturación Net 3.5, que su estado se ha diferente de anulado y que posteriormente las
facturas relacionadas a este documento se encuentren confirmadas y en el periodo a procesar. Los
campos que se encuentran en esta pestaña son Área de Servicio y Valor.

9. Al ingresar en la pestaña de Producción Facturación se puede apreciar los registros de los servicios
IPS, facturados por área de servicio cuando el estado de estas ordenes de servicio sean diferente de
los documentos Anulados.

10. Seleccione la opción Grabar para guardar los datos calculados con el proceso o
para abandonar la ventana.

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Versión 003 Manual de usuario Dinámica Gerencial 48
Costos Hospitalarios .NET
Cómo hacer Cierre Mensual
Esta opción permite finalizar el proceso de costeo para el periodo que se esta trabajando. Para ello:

1. Ingrese al menú Procesos.


2. Seleccione la opción Cierre Mensual. A continuación visualizará la siguiente pantalla:

3. Ingrese la información respectiva teniendo en cuenta los siguientes parámetros:

Año: El sistema carga en este campo el año para el cual se realiza el cierre mensual.
Mes: El sistema carga en este campo el mes para el cual se realiza el cierre mensual.
Realizar proceso de Contabilización: Marque para generar en el módulo de contabilidad el
comprobante contable de la distribución realizada.

4. Seleccione la opción Procesar para hacer el cierre mensual de costos


hospitalarios.

5. Haga clic en Cerrar para abandonar la ventana.

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Versión 003 Manual de usuario Dinámica Gerencial 49
Costos Hospitalarios .NET
INFORMES
El sistema genera informes estandarizados de acuerdo a los parámetros según los cuales el informe se quiera
crear. Al ingresar despliega el menú propio del informe donde se escogen los parámetros y en la parte derecha
el informe que se generó. Existe una barra de herramientas que se puede consultar en el glosario APÉNDICE
B. GLOSARIO.

Listado de Rentabilidad

Esta opción permite generar un informe de la rentabilidad de cada centro de producción. Para generar el
reporte seleccione el filtro e ingrese la información en los campos correspondientes y oprima el botón

Generar Reporte

El informe que se genera es el siguiente:

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Versión 003 Manual de usuario Dinámica Gerencial 50
Costos Hospitalarios .NET
Listado de Costos
Este informe contine informacion con la cual se puede verificar el valor por centro de producción de cada
elemento del costo.

Para generar el reporte seleccione el filtro e ingrese la información en los campos correspondientes y oprima

el botón Generar Reporte

El informe que se genera es el siguiente:

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Versión 003 Manual de usuario Dinámica Gerencial 51
Costos Hospitalarios .NET
Listado de Actividades
Este informe permite conocer la parametrización estándar de una actividad o el costo de la misma.

Para generar el reporte seleccione el filtro e ingrese la información en los campos correspondientes y oprima

el botón Generar Reporte

El informe que se genera es el siguiente:

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Versión 003 Manual de usuario Dinámica Gerencial 52
Costos Hospitalarios .NET
Listado Comparativo de Costos
Este informe permite conocer el comparativo de dos periodos de la rentabilidad y el costo de una actividad o
el costo por centro de producción.

Para generar el reporte seleccione el filtro e ingrese la información en los campos correspondientes y oprima

el botón Generar Reporte

El informe que se genera es el siguiente:

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Versión 003 Manual de usuario Dinámica Gerencial 53
Costos Hospitalarios .NET
Reportes Generados
Esta opcion permite ver la lista de reportes personales de la institución relacionados al módulo de costos
hospitalarios. Para ello:

1. Ingrese al menú Informes.


2. Seleccione la opción Reportes generados. A continuación visualizará la siguiente pantalla con la
lista de los reportes personales.

3. Si desea imprimir un reporte haga clic sobre el reporte y seleccione la opción

Imprimir

4. Para salir de la ventana haga clic en Cerrar

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Versión 003 Manual de usuario Dinámica Gerencial 54
Costos Hospitalarios .NET
CAPITULO 4
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OPERACIONES NO RUTINARIAS
Cómo parametrizar el módulo Costos Hospitalarios
Para empezar a trabajar en el módulo Costos Hospitalarios en la opción Utilidades escoja Parámetros. Se
despliega la siguiente ventana en donde se ingresa la información según corresponda:

Ingrese la siguiente información:

Periodo de Proceso: Seleccione el año y el mes con los cuales se va a trabajar.


Calcular Mano de Obra: Seleccione si la mano de obra se calcula por empleado o por cargo.
Tipo Comprobante: Seleccione el tipo de comprobante en el cual se registra el movimiento de
reclasificación al realizar el cierre. Si no existe en la lista puede Agregar uno nuevo. Ver Módulo
Contabilidad.

CONSECUTIVOS
Distribución Intermedia: Número con el cual empieza la enumeración de la distribución intermedia.
Distribución Secundaria: Número con el cual empieza la enumeración de la distribución secundaria.
Distribución Tercero: Número con el cual empieza la enumeración de la distribución tercero
Distribución Gasto Directo: Número con el cual empieza la enumeración de la distribución gasto directo.
Distribución Mano de Obra: Número con el cual empieza la enumeración de la distribución de mano de
obra.
Distribución Activos Fijos: Número con el cual empieza la enumeración de la distribución de activos fijos.

Si el dato ingresado es correcto hacer clic en Grabar para guardar o hacer clic en Cerrar
para abandonar la ventana.

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Versión 003 Manual de usuario Dinámica Gerencial 55
Costos Hospitalarios .NET
APÉNDICE A. - MENSAJES DE ERROR
A continuación se muestra la tabla de los mensajes de error que se pueden presentar en el manejo del
programa.

MENSAJE SIGNIFICADO SOLUCIÓN


El sistema automáticamente, se
encuentra diseñado para que
EL CAMPO X DEBE TENER Ocurre cuando al realizar el ingreso de cuando ello ocurra no se pueda
información, se deja un campo que es proseguir con la operación hasta
UN VALOR obligatorio en blanco. que se complete la información
faltante. Ingrese la información
solicitada en el campo señalado.
Ocurre cuando al realizar el ingreso de
Borre y digite nuevamente el dato
información, se ingresan datos que no
que desea ingresar, teniendo
INVALID VALUE existen o no han sido creados, como
cuidado de ingresar el dato
por ejemplo códigos cuentas, número
correcto.
de documento, entre otros.
NO EXISTEN REGISTROS Ocurre cuando en algún rango de
Redefina nuevamente el rango
PARA LOS RANGOS selección se selecciona el límite
indicado ampliándolo o
inferior y superior pero no existen
ESPECIFICADOS desplazándolo.
datos dentro del rango indicado.

EL REGISTRO NO SE Encuentre que registros están


Ocurre cuando el registro que se va a
PUEDE ELIMINAR POR relacionados con este registro y si
eliminar esta siendo utilizado por otra
INTEGRIDAD REFERENCIAL es posible para liberarlo asigne
operación.
otro registro del mismo tipo.

NO HAY REGISTROS PARA Ocurre cuando en el rango que se Modifique el rango de datos, o
LOS RANGOS seleccionó para generar el reporte no seleccione otro filtro para generar
existen datos. el reporte.
SELECCIONADOS
EL REGISTRO X YA SE
ENCUENTRA RELACIONADO Ocurre cuando el registro de tipo X ya Cambie la selección del registro de
esta elegido para el periodo trabajado. tipo X.
PARA EL PERIODO
YA EXITEN REGISTRO PARA
Ocurre cuando previamente se hizo un Para cancelar la operación haga
EL PERIODO. DESEA
registro del mismo tipo del actual para clic en NO o para continuar haga
el periodo. clic en YES.
CONTINUAR?
LA SUMA DE VALORES Cambie el número de los
INGRESADOS NO PUEDE Ocurre cuando el valor ingresado o la
porcentajes. Revise que la suma
suma de los valores es mayor a 100,
SER MAYOR A 100 no exceda el 100%.
LA DISTRIBUCION INICIAL
ES DE TIPO DIRECTA. NO Ocurre cuando a una distribución de
ES POSIBLE ADICIONAR Modifique el tipo de distribución
tipo directa se intenta agregar más
MAS DISTRIBUCIONES AL inicial.
distribuciones al gasto general.
GASTO GENERAL

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Versión 003 Manual de usuario Dinámica Gerencial 56
Costos Hospitalarios .NET
APÉNDICE B. GLOSARIO

BARRA DE EDICION: El sistema cuenta en la parte superior de las pantallas con los siguientes iconos que le
ayudan a administrar la información que se está registrando en las opciones que contienen estos iconos. Los
cuales ayudan a:

ICONO NOMBRE FUNCION

Si se selecciona, se despliega una pantalla que permite capturar los datos


ADICIONAR
REGISTRO para crear un nuevo registro del ítem en el cual se encuentra trabajando.
Permite modificar el registro en el cual se encuentra trabajando, ofreciendo
MODIFICAR
la alternativa de volver a almacenarlo con los nuevos datos ingresados.
GRABAR Almacena los datos ingresados (registro) en la pantalla de trabajo.

Permite retroceder en la captura de la información deshaciendo el registro


DESHACER
creado recientemente.
Despliega una tabla en donde se pueden ubicar y visualizar fácilmente los
CONSULTAR
registros creados.

ELIMINAR Permite eliminar el registro u opción seleccionada.

IMPRIMIR Permite imprimir el registro ya creado en el aplicativo.

CERRAR Permite salir de la pantalla de trabajo.

BARRA DE HERRAMIENTAS: El sistema cuenta en la parte superior de las pantallas con los siguientes
iconos que le ayudan con el manejo de los informes generados. Los iconos son:

ICONO NOMBRE FUNCION

BUSCAR Permite buscar una palabra dentro del informe.

CONFIGURACION
DE PAGINA Permite configurar el tamaño de la hoja, su orientación y las márgenes.

ESCALA Ajusta la escala en la que se visualiza el informe.

Permite el movimiento dentro del informe, hacia el sentido que el usuario


HAND TOOL
indica con el mouse.
Aleja la vista del documento y permite ver un porcentaje mayor de la
ZOOM OUT
página a tamaño reducido.

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grande.
SIGUIENTE
PAGINA Muestra la página siguiente del informe.

ULTIMA PAGINA Muestra la última página del informe.

PAGINA
ANTERIOR Muestra la página anterior del informe.

PRIMERA
PAGINA Muestra la primera página del informe.

MULTIPLES
PAGINAS Permite ver en pantalla el número de páginas que se seleccione.

COLOR Permite cambiar el color del fondo del informe.

WATER MARK Permite fijar un nombre o texto en el papel en el que está el informe.

PANTALLA
COMPLETA Ver el informe en una pantalla independiente.

IMPRIMIR Permite imprimir el informe ya creado en el aplicativo.

EXPORTAR Exporta el informe a un archivo PDF, XLS, XLSX, TXT o PLN.

ABRIR Permite abrir un informe ya creado.

GUARDAR Almacena el informe generado en el directorio que el usuario escoja.

ENVIAR Envía el informe generado vía E-Mail.


CERRAR Permite salir de la pantalla de trabajo.

REGISTRO: Es una línea de información digitada al sistema y que cuenta con varios ítems. Por ejemplo, en
un solo registro pueden ir los ítems de la cuenta, el valor, el centro de costo.

COSTOS CENTRO DE PRODUCCION: Costos que genera un centro de producción.

COSTOS ABC: Costos que se generan a nivel de los servicios que presta la institución.

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ÍNDICE

A I
Actividades, 8, 28, 29, 30, 49 Intermedia, 8, 33, 52
Activos Fijos, 8, 43, 44, 45, 52
Área de Servicio, 8, 12, 22
Áreas Funcionales, 8, 15, 21
M
Mano de Obra, 8, 41, 42, 45, 52
C
Centros de Atención, 8, 13, 17, 21
P
Centros de Costo, 8, 14 Paquete de Cuentas, 8, 18, 20, 21, 43
Centros de Producción, 8, 20, 23 Parámetros, 8, 52
Cierre Mensual, 8, 46
Comparativo de Costos, 8, 50
R
D Rentabilidad, 8, 47

Distribución, 3, 8, 25, 26, 33, 35, 37, 38, 39, 41, 43, 44,
45, 52
S
Secundaria, 8, 37, 45, 52
E
Estimar Costos, 8, 45
T
Terceros, 8, 39
G
Gastos Directos, 8, 35
U
Gastos Generales, 8, 24 Unidad Funcional, 8, 16, 21

H
Homologación, 8, 22

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