PROGRAMA DE GESTIÓN DEL

CONOCIMIENTO EN UNIDEP SEDE TIJUANA

B.C

ALUMNO: MADIAN EFER VELUETA VAZQUEZ

MATERIA: GESTION DEL CONOCIMIENTO
DOCENTE: ROSA AIDA BELANTRIX MARTINEZ
GALVEZ

02 de Junio del 2018

 INDICE
INTRODUCCION
1. Fundamentación del proyecto
1.1Antecedentes
1.2Motivación
1.3 Justificación
1.4 Análisis FODA
1.5Diagnóstico de necesidades
1.6 Identificación de objetivos general y específicos
1.7 Especificación de actividades y tiempo de ejecución (Gráfica de Gantt)
1.8 Recursos necesarios para ejecutar el proyecto
1.8.1Humanos
1.8.2Materiales
1.8.3 Financieros
2. ELABORACIÓN DEL PLAN DE MEJORAMIENTO
3. IMPLEMENTACIÓN
4. EVALUACIÓN
CONCLUSIÓN
BIBLIOGRAFIA

INTRODUCION
El proyecto diseño de un sistema de gestión del conocimiento para el sistema de
bibliotecas de la Universidad Unidep, nace de la necesidad de tener no sólo identificado
y almacenado el conocimiento crítico que posee la organización, sino que a su vez se
pueda acceder a él de una manera fácil y rápida. Para realizar el proyecto se siguió el
modelo ADDIE (Análisis, Diseño, Desarrollo, Implementación y Evaluación). Entre los
procesos que se diseñaron para llevar a cabo el proyecto tenemos: identificación de los
activos del Sistema de Bibliotecas, para lo cual se aplicó el Modelo Intelect, luego se

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plantea la elaboración de un inventario de conocimientos, después se toma como base
el modelo de gestión de conocimiento Nonaka y Takeuchi y se estructura acorde al
Sistema de Bibliotecas, para facilitar la transformación del conocimiento tácito al
conocimiento explícito, por último se propone el diseño de la Intranet que ayudará al
intercambio del conocimiento dentro de la organización. El proyecto tiene como
finalidad aprovechar el activo intangible que tiene el Sistema de Bibliotecas en el
conocimiento de sus funcionarios, con el fin de lograr la calidad en todos sus
procedimientos, los cuales van a ser realizados por funcionarios cada vez más
comprometidos y motivados, con un sistema que les permite resaltar las mejores
prácticas y aprender de los errores cometidos de una manera constante. También es
importante tener en cuenta, que los conocimientos deben ser actualizados
periódicamente, con el fin de que la organización cuente siempre con el conocimiento
crítico para la realización de las diferentes actividades laborales; la puesta en marcha
de estas recomendaciones asegurará el éxito del proyecto.

I.-FUNDAMENTACIÓN
Este proyecto surge por la necesidad de tener un sistema que permita gestionar el
conocimiento que poseen los funcionarios en el Sistema de Bibliotecas; ya que
permitirá que se fortalezca el Sistema de la Biblioteca de la Universidad Unidep en la
realización de los diferentes procedimientos, generando así un valor agregado a la
organización. El proyecto se enfoca en desarrollar el diseño de un sistema de gestión
del conocimiento, en donde cada etapa del proyecto tiene una temporización para su
realización. Durante el proyecto se plantean varias acciones, tales como; identificar los
activos del Sistema de Bibliotecas, para lo cual se aplicó el Modelo Intelect, luego se
plantea la elaboración de un inventario del conocimiento, después se toma como base
el modelo de gestión de conocimiento Nonaka y Takeuchi, y se estructura acorde al
Sistema de Bibliotecas, para facilitar la transformación del conocimiento tácito al
conocimiento explícito, por último se propone el diseño de la Intranet que ayudará al
intercambio del conocimiento dentro de la organización.

1.1 Antecedentes

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Nace en el año 2003, como una nueva opción de calidad para las personas que desean
incorporarse de manera exitosa el mercado de trabajo.
La UNIDEP es una Institución de Educación Superior que cuenta con Reconocimiento
de Validez Oficial de Estudios otorgado por la Secretaría de Educación Pública, por lo
que sus estudios son reconocidos en todas las entidades de la República Mexicana.
La calidad de sus planes de estudios, su modelo educativo, sus programas de
vinculación, su planeación educativa, su plataforma tecnológica, así como la atención
personalizada, son características la distinguen y han hecho de esta institución una de
las de mayor crecimiento a nivel nacional.

1.2 Motivación
Mejorar y dar un plus en el área de la biblioteca la cual es la que tiene mayor carencia
de la Universidad, con esto se pretende que el alumnado presente mayor interés y le
den un mayor uso a la instalación.

1.3 Justificación
El proyecto pretende proponer un modelo para la Gestión del Conocimiento en el
Sistema de Bibliotecas de la Universidad del Desarrollo Profesional SEDE Cd. de
Tijuana; ya que el conocimiento que posee la organización debe estar siempre al
alcance de todos en el momento de ser requerido, para que se pueda actuar de manera
adecuada en las diferentes situaciones, logrando un mejoramiento continúo orientado
siempre a la excelencia, permitiendo así desarrollar ventajas competitivas. Actualmente
el Sistema de bibliotecas de la Universidad, carece de un canal efectivo que le permita
gestionar el conocimiento tanto explícito como tácito de sus colaboradores, siendo el
correo electrónico el único canal de comunicación que poseen, el cual permite que se
tengan varias versiones de un mismo documento, generando confusión, además es una
herramienta insuficiente para transferir tantas experiencias, como ideas entre los
colaboradores. Tener un modelo de Gestión del Conocimiento apoyado con la
tecnología, en este caso una Intranet, sería la solución para que el conocimiento este
siempre al alcance de todos, pues ofrece un espacio de integración, comunicación,

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colaboración y generación de soluciones con herramientas que capitalizan el
conocimiento producido por los colaboradores en las diferentes áreas, permitiendo
hacer más efectivas tanto las actividades como los procedimientos, porque con la
Intranet todo el personal podrá operar de manera acertada, rápida y sencilla al tener a
su disposición materiales e información del entorno, el cual quedará centralizado,
incrementando de esta manera el conocimiento y productividad individual mediante la
utilización eficiente de los recursos.

1.4 Análisis FODA

Fortalezas Debilidades

FODA

Oportunidades Amenazas

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 • Horarios flexibles de 4 horas diarias de lunes a jueves
• La existencia de dos turnos matutino y vespertino
• Duración de las licenciaturas en un plazo muy corto (3 años 4 meses)
F • Red de escuelas a nivel nacional con amplia cobertura

• Ubicación centrica en una avenida principal de mucho movimiento

• Modalidad de estudiar en linea
• Multiples ofertas y descuentos en la hora de inscripción
O • Bolsa de trabajo constante

• Rotación constante de personal

• Cambio de alumnos a otras escuelas de la zona
• Mercadotecnia no es muy eficiente
D • Equipo de educación tecnologica insuficiente

• Universidades privadas cerca de la zona

• Crisis economica en la ciudad
• Inestabilidad economica en las familias y los alumnos
A • Falta de profesores

1.5Diagnóstico de necesidades
La siguiente es la misión del Sistema “es un sistema técnico y de servicio que identifica,
localiza, adquiere, organiza y suministra los recursos bibliográficos necesarios para el
desarrollo y soporte de los procesos académicos, de investigación y de extensión de la
Universidad”. Es importante destacar que la Universidad del Desarrollo Profesional,
tiene entre sus metas principales conseguir el reconocimiento internacional, como una
institución líder en educación superior en América Latina por la excelencia, pertinencia y
relevancia de sus programas académicos, su calidad docente y la investigación que
desarrolla. Para que el Sistema de Bibliotecas cumpla con éste objetivo, es primordial
que cada uno de los procesos que se efectúen, tengan un alto grado de calidad, por
esto es indispensable que todos los funcionarios, sin importar el área a la cual
pertenezcan y el tiempo que llevan laborando en el Sistema de Bibliotecas, posean los
conocimientos básicos, para desarrollar de manera acertada los procedimientos que
están bajo su cargo. Aplicar este proyecto, ayudará a gestionar el conocimiento de
manera adecuada, le permitirá al Sistema de Bibliotecas dimensionar la variedad de
conocimiento que tiene, abrirá las puertas para difundirlo y a partir de ese conocimiento

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crear nuevo conocimiento, aumentando así la eficacia y efectividad de todos sus
procedimientos, demostrando que es una organización que aprende y se enriquece con
sus propias experiencias, lo cual le dará el liderazgo en gestión del conocimiento, no
sólo a nivel institucional, sino a nivel de bibliotecas universitarias.

1.6 Identificación de objetivos general y específicos

OBJETIVO GENERAL
Diseñar un sistema de gestión del conocimiento en el que todos los colaboradores del
Sistema de Bibliotecas de la Universidad del Desarrollo Profesional sede Cd. De
Tijuana, puedan compartir y crear nuevo conocimiento, ya sea a nivel individual o
grupal, lo cual permitirá incrementar la calidad de los diferentes procedimientos y
aumentar el capital intelectual de la organización.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS
- Realizar el inventario de conocimientos, tomando como referentes, los servicios,
procesos y subprocesos.
- Incentivar la transformación del conocimiento mediante el modelo de gestión del
conocimiento C de Nonaka y Takeuchi.
- Planear el diseño de una Intranet como herramienta de comunicación y trabajo
colaborativo
1.7 Especificación de actividades y tiempo de ejecución (Gráfica de Gantt)
El primer paso para realizar el proyecto será conformar un grupo de trabajo, el cual
estará conformado por un coordinador del proyecto y funcionarios del Sistema de
Bibliotecas. El segundo paso es; tener un panorama de la situación actual del Sistema
de Bibliotecas tanto en activos tangibles e intangibles, como en conocimiento, el
proceso de inventario de los servicios y procedimientos es fundamental para identificar
qué sabe exactamente el Sistema de Bibliotecas y quién tiene el conocimiento. Para
conseguirlo se deben realizar reuniones con las personas que tienen un papel o
conocimiento importante de la organización, cabe resaltar que primero se llevarán a
cabo reuniones individuales y luego se harán por áreas; antes de iniciar las reuniones
se tendrá en cuenta la descripción de perfiles que existe de cada cargo. El tercer paso

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es; comparar los resultados obtenidos a través del Modelo Intelect y el inventario de
conocimientos de servicios y procesos, con los objetivos de cada área del Sistema de
Bibliotecas y los objetivos del proyecto, para diseñar y estructurar el modelo de gestión
del conocimiento escogido; con base en la información obtenida se seleccionará el

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contenido más relevante sobre las mejores prácticas llevadas a cabo en cada área, se
incluirán los errores más frecuentes que suelen cometerse en los diferentes
procedimientos y sus posibles soluciones, una vez consolidado, estructurado el
conocimiento y escogida la tecnología que se utilizará para la transferencia del

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conocimiento, se realizará una nueva reunión con los integrantes de cada área para dar
a conocer el resultado. El cuarto paso es; el desarrollo de las pruebas del sistema de
gestión de conocimiento, para lo cual se deberá contar con la opinión constante de
todos los funcionarios, con el fin de detectar posibles errores que se deban corregir

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antes de la implementación. El quinto paso es; empezar a implementar el sistema de
gestión del conocimiento; pero para que tenga éxito la transferencia de conocimiento,
se requiere realizar reuniones. Por último hacer seguimiento y evaluación semestral
delos resultados, con el fin de realizar las modificaciones del caso al sistema de gestión

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del conocimiento.
1.8 Recursos necesarios para ejecutar el proyecto

1.8.1Humanos

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Dentro de los recursos humanos cuenta con un total de 20 personas en el área de la
docencia en el administrativo 8 personas, 1 persona en el área de limpieza y 1 más en
el área de vigilancia, las cuales se encargan del correcto funcionamiento de toda la
institución, cabe aclarar que el personal administrativo labora de lunes a viernes en
jordana normal y sábados hasta la 1pm.

1.8.2Materiales
Dentro de los recursos materiales cuentan con un bien inmueble en renta que consta de
20 salones los cuales 14 son usados para dar clases y los demás son usados como
oficinas administrativas para el manejo de la escuela, cuenta con baños, aula de
computo, proyectores, internet, estacionamiento, aires acondicionados para mayor
comodidad de su personal, así como el de sus usuarios.

Las siguientes imágenes muestran todo lo correspondiente a los recursos materiales de

la institución.

1.8.3 Financieros

En esta área se llamó al personal de esta institución y nos comentaron que todo este
apartado es manejado por el corporativo el cual les brinda la asistencia completa, así
como los cobros todos se manejan por medio de depósitos bancarios directamente al
corporativo, cualquier necesidad que tengan simplemente es notificada y de ahí el
corporativo envía recursos para que puedan operar la escuela.

2. Elaboración del Plan de Mejoramiento

Luego de tener identificados las diferentes clases de conocimientos que se utilizan en
cada área y los que nos ofrecen una ventaja competitiva; se espera realizar el proceso
de transformación del conocimiento; de la primera parte, la socialización, se esperan

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obtener los siguientes resultados, los cuales se recopilarán a través de reuniones,
cuestionarios y entrevistas, realizados a los integrantes de cada equipo de trabajo.
- Las mejores prácticas que se llevan a cabo en cada procedimiento.
- Los errores frecuentes que se cometen en cada procedimiento.
- Las soluciones que se pueden aplicar a los errores frecuentes.
- Posibles mejoras a los diferentes procedimientos.
Esta es una actividad muy importante en el desarrollo del modelo de Gestión del
Conocimiento, para lo cual es necesario realizar una reunión en la cual se explicarán,
las ventajas que se obtendrán al dar a conocer las experiencias laborales.
DESARROLLO DEL DISEÑO DE LA INTRANET
La Intranet, será el punto de encuentro y de aprendizaje de los colaboradores, los
cuales a través de este medio podrán intercambiar su conocimiento fácilmente.
También se podrá almacenar el conocimiento, previamente seleccionado. Entrada al
servicio Para ingresar a la Intranet los usuarios ingresan al sitio INTRANET DEL
CONOCIMIENTO DEL SISTEMA DE BIBLIOTECAS con el usuario y contraseña
proporcionado por la universidad, este sitio únicamente permite el ingreso a los
funcionarios del Sistema de Bibliotecas.

3. IMPLEMENTACIÓN
SISTEMA DE NAVEGACIÓN
El usuario encuentra la información de manera jerárquica para simplificar la localización
de los recursos. Frames: Se manejan Frames de tres áreas verticales independientes
(Menús, Áreas de trabajo y comunicaciones) el manejo de Frames mantendrán ocultas
las rutas de los archivos siendo un elemento clave de seguridad. Barra de

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herramientas: La Intranet del conocimiento del Sistema de Bibliotecas de la Universidad
de los Andes tiene una serie de barras de herramientas que facilitan la 25 realización de
tareas, entre las cuales tenemos: Ayuda (Al hacer un solo clic en este botón se
despliega la Ayuda en la ventana en la cual se encuentra ubicado) – Nuevo Esta opción
varia dependiendo de la ventana en la cual se trabaja, permite crear accesos directos,
Carpetas de Contenidos que serán vistas por todos los integrantes de la Intranet,
también permite crear Mis Carpetas de vista y uso exclusivo del usuario creador, los
botones Copiar – Eliminar – Guardar todos los usuarios de la Intranet podrán realizar
estas acciones en los siguientes contenidos:

Sólo los jefes de las diferentes áreas del Sistema de Bibliotecas tendrán activados
losbotones de Copiar – Eliminar – Guardar para el manejo de:
Menú: Políticas
 Políticas corporativas
 Manuales
 Instrucciones de trabajo
Localizador: En la parte superior izquierda de todas las pantallas aparece el logo de la
Universidad de los Andes, además todas las páginas internas del portal empiezan con
breadcrumbs y el título acompañado por su respectiva imagen, lo cual Indica el contexto
de navegación en el que se encuentra el usuario.
En todas las páginas va a estar siempre presente el ícono de Inicio en forma de casita,
con el fin de ayudar al usuario en caso de encontrarse perdido en la navegación.

ORGANIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN:

Área de Menús: Se encuentra ubicada a la izquierda de la pantalla, contiene el menú de

accesos directos previamente configurados (Aprendizaje, Políticas, comunidad,
Personas) y los accesos que el usuario haya creado como (Mi perfil y Favoritos).
Área de trabajo: Se encuentra ubicada en la zona central, permite tener una vista rápida
de los elementos frecuentemente utilizados, a través de está pantalla el usuario
puedeverificar su calendario de citas y las alertas de la Intranet.

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Área de Comunicaciones: Se encuentra ubicada a la derecha de la pantalla y
encontramos las Noticias y anuncios del Sistema de Bibliotecas.

4. EVALUACIÓN
Para llevar un adecuado seguimiento del proyecto, se utilizarán indicadores de control.

a. Indicadores de tiempo
– El tiempo estipulado en la agenda, servirá de aviso, para realizar cada actividad junto
con sus respectivas tareas, en el momento indicado.
– Al finalizar las actividades se presentarán los Informes de desarrollo del proyecto.
– En caso de surgir algún cambio en el proyecto, se registrará en la agenda.

b. Indicadores de costes
– Línea base del coste del proyecto, que nos permite controlar el presupuesto.
– Peticiones de cambio del presupuesto que, si se aceptan, modificarán la línea base
del coste del proyecto.

c. Indicadores de recursos
– Se tendrán en cuenta los requerimientos de recursos nuevos, aunque actualmente el
Sistema de Bibliotecas, cuenta con los recursos necesarios para desarrollar el proyecto.

CONCLUSIÓN
Con la puesta en marcha de este proyecto, la organización va a hacer un alto en el
camino y tendrá un claro panorama de aquel conocimiento que le genera ventaja
competitiva, además con la adecuada implementación y adopción del Sistema de

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Gestión del Conocimiento por parte de todos los funcionarios, se podrá contar también
con aquel conocimiento tácito que es posible transferir, el cual será un apoyo invaluable
en la realización de los diferentes procedimientos, porque va a estar basado en las
vivencias, errores – soluciones y mejores prácticas de los funcionarios, este
conocimiento no sólo será recopilado, sino que podrán tener acceso a él de una manera
fácil y rápida; ya que estará almacenado en los formatos de audio, video y PDF e
incorporado en la Intranet, así los funcionarios sentirán una mayor seguridad al realizar
los procedimientos y se aumentará de esta manera la eficiencia y eficacia de la
organización. Para que el Sistema de Gestión del conocimiento tenga los resultados
esperados, el Sistema de Bibliotecas de la Universidad de los Andes, debe realizar
diferentes charlas con el fin de dar a conocer la importancia que cada uno de los
funcionarios tiene en el proyecto, este sería un primer paso para que los funcionarios
vayan tomado confianza en el proyecto y no sea tomado como una obligación , sino por
el contrario que a largo plazo se logre generar gusto y satisfacción por contribuir con el
aumento de la calidad en el Sistema de Bibliotecas. Por último, es importante tener en
cuenta, que los conocimientos deben ser actualizados periódicamente, con el fin de que
la organización cuente siempre con el conocimiento crítico para la realización de las
diferentes actividades laborales.

BIBLIOGRAFIA

 MUÑOZ-SECA, Beatriz J. R. (2003). Del buen pensar y mejor hacer: mejora

permanentemente y gestión del conocimiento. Madrid: McGraw Hill, 387p.
 NONAKA, I.; TAKEOUCHI, H. (1995): The Knowledge-Creating Company: How
Japanese Companies Create the Dynamics for Innovation, Oxford University
Press, Nueva York.
 PÉREZ-MONTORO, Mario. Gestión del conocimiento en las organizaciones:
fundamentos, metodología y praxis. Gijón: Trea, 2008, 264 p

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