Caso AA2

1. Si usted es el asesor de calidad, qué haría primero. ¿Diseñar el

procedimiento de control de la información documentada ó montar los
procedimientos operativos?

En cierta medida debe ser un trabajo en conjunto realizando las dos tareas al mismo
tiempo, dado que a medida que se comienzan a definir las actividades y
procedimientos específicos necesarios para llevar acabo cada proceso, se identifica
la necesidad para llevar a cabo la elaboración de los documentos y registros
necesarios para dar cumplimiento a esa actividad o procedimiento.

2. Defina a qué proceso correspondería el Procedimiento de Control de la

Información Documentada y justifique su respuesta.

El procedimiento de control de la información documentada debe corresponder y

hacer parte del proceso de Gestión de Calidad, dando cumplimiento a lo que dicta
la norma ISO 9001:2015 en relación al tema de documentos y registros. Donde se
debe ejercer un control y seguimiento en el manejo de información y la forma en
que deben ser abordada dentro de la organización.

3. Diseñe un procedimiento sencillo para el control de la información

documentada de la empresa Confecciones S.A., que cumpla con los requisitos
de la Norma NTC ISO 9001 en cuanto a la identificación y formato, y a su vez
que incluya la descripción de las siguientes actividades:
a. Creación
b. Revisión y aprobación
c. Identificación
d. Divulgación
e. Control de cambios
 Procedimiento: Control de la información documentada

1. Objetivo:
Establecer las instrucciones y lineamientos a seguir para la elaboración control y
actualización de documentos y registros en forma eficaz, dando su correcta
disponibilidad y cumplimento con los requisitos del Sistema de Gestión de Calidad.

2. Alcance:
Desde la identificación en la necesidad para la elaboración y/o modificación de un
documento vigente hasta la divulgación y socialización del documento por parte del
responsable encargado.

3. Definiciones:

Conformidad: Cumplimiento de un requisito.

Control: Evaluación de la conformidad mediante observación y juicio

acompañados si necesario de medidas, pruebas o calibración.

Gestión: Actividades coordinadas para dirigir y controlar una organización.

Información: Datos que poseen significado.

Información documentada: Información requerida a ser controlada y

mantenida por una organización y el medio en el que es contenida.

Mejora: Actividad para aumentar el desempeño.

Procedimiento: Forma especificada de llevar a cabo una actividad o un

proceso.

Proceso: Conjunto de actividades relacionadas que transforma elementos de

entrada en elementos de salida utilizando recursos.

Requisito: Necesidad o expectativa que está establecida, generalmente

implícita u obligatoria.

Seguimiento: Determinar el estado de un sistema, un proceso, o una

actividad.
 Trazabilidad: Capacidad para seguir el histórico, la aplicación o la localización
de un objeto.

Validación: Confirmación, mediante la aportación de evidencia objetiva de

que se han cumplido los requisitos para una utilización o aplicación prevista.

Verificación: Confirmación, mediante la aportación de evidencia objetiva, de

que se han cumplido los requisitos especificados.

Retroalimentación: Opiniones, comentarios y expresiones de interés por un

producto, un servicio o un proceso de tratamiento de quejas.

4. Normas y referencias
NTC ISO 9000: 2015
NTC ISO 9001: 2015

5. Responsabilidades:

Coordinador de área: Es la persona encargada de informar y socializar a los

líderes de proceso, sobre los controles implementados en la documentación de los
procesos y procedimientos que hacen parte del Sistema de Gestión de Calidad.
Líderes de procesos: El líder de proceso debe dar cumplimiento al procedimiento
establecido para la creación, modificación y actualización de los documentos del
Sistema de Gestión de Calidad.

6. Desarrollo

6.1. Condiciones generales

Identificación: se Identifica la necesidad para la creación y/o modificación de un
documento y satisfacer la necesidad de un procedimiento o proceso.
Creación: se crea y/o modifica el documento en cuestión según los estatutos
vigentes.
Revisión y aprobación: El documento pasa por una revisión en caso de
necesitar alguna modificación, posteriormente pasa a un estado de aprobación
por parte del líder del proceso.
 Divulgación: Se da conocer el nuevo documento a toda la organización o las
personas que lo requieran a través del medio establecido (físico o electrónico)
Control de cambios: Se debe llevar una trazabilidad de los cambios y
modificaciones realizadas a los documentos, así como su versión, fecha de
revisión y aprobación, entre otras.

6.2. Clasificación de los documentos

Políticas

Manuales

Documentos

Procedimientos

Instructivos

Registros

Documentos Externos

6.3. Elaboración del documento

6.3.1. Encabezado del documento

Nombre del Proceso al cual

pertenece el documento Código
Logo de la Empresa
Versión
Título del Documento Fecha de Aprobación
6.3.2. Codificación del documento

Código Tipo de Documento

PL Política
M Manual
DC Documento
PR Procedimiento
I Instructivo
R Registro
DE Documento Externo

Código Proceso
GG Gestión Gerencial
GC Gestión de la Calidad
DP Diseño y Patronaje
EMC Extendido, Marcado y Corte
Confección, Revisado y
CRE
Etiquetado
AC Acabados
CL Clientes
CP Compras
MN Mantenimiento
TH Talento Humano

Para la codificación del documento se escribe primero el código del tipo de

documento separado por “- “, después el código del proceso separado por “- “y
se escribe el número del documento. Ejemplo:
I-CP-01 (Instructivo de compras # 1)
M-MN-03 (Manual de Mantenimiento # 3)
 6.3.3. Desarrollo del documento

Objetivo: Describe el propósito del documento.

Alcance: Describe la aplicación del documento en su extensión.
Definiciones: Relaciona los conceptos aplicables al documento.
Normas y Referencias: Relaciona la normativa aplicable al documento.
Responsable: Menciona al proceso y encargado del control del documento.
Desarrollo: Estable los requerimientos para la ejecución de actividades y tareas
establecidas en el documento.
Anexos: Corresponde a otro documento o información necesaria a tener en
cuenta para el desarrollo del documento.
Control de Cambios: Se registran las modificaciones realizadas al documento.

6.3.4. Formato Control de Cambios

Fecha de Fecha de Elaborado Aprobado

Versión Descripción Revisado por
Actualización Aprobación por por
7. Flujograma

Actividad Descripción
Identificar la necesidad de elaborar un Determinar la necesidad para la
documento creación de un nuevo documento o
modificación de uno ya existente.
Elaborar el documento Elaboración del documento de acuerdo
a los criterios establecidos para su
elaboración.
Enviar solicitud de revisión del El documento pasa al estado de
documento revisión de acuerdo a los cambios
realizados al mismo.
Realizar ajustes El encargado de la revisión deja escrito
las observaciones y comentarios
hechos al documento para realizar los
ajustes.
Aprobar el documento En el caso que no sea necesario hacer
ajustes al documento, este pasa al
estado de aprobación.
Controlar el documento Entra en vigencia el nuevo documento.
Socializar y difundir el documento Comunicar de forma eficiente el nuevo
documento realizado e informar de sus
cambios.

Jorge Enrique Vergara Salgado