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Elabore un ensayo corto que responda a la pregunta “¿Por qué es importante

evaluar la información documentada?”, en el cual exponga su posición frente a
esta temática y brinde recomendaciones para llevar a cabo la verificación de la
conformidad de los documentos

IMPORTANCIA DE EVALUAR LA INFORMACIÓN DOCUMENTADA

Las necesidades de las organizaciones para conseguir eficacia, eficiencia y

mejora continua en todas sus funciones y actividades, que generalmente requieren
el uso de documentos, conlleva a replantear las estrategias de acción e
implementar sistemas de gestión de calidad que les ayuden a entender su
comportamiento, su entorno y sus necesidades de información, tendientes al
mejoramiento de la calidad de sus procesos, productos y servicios.

Evidenciar la necesidad de información documental para la implementación de

sistemas de gestión de calidad a través de la metodología de sistemas blandos.
Es decir, que el sistema de información documental debe alimentar y ser
alimentado desde un enfoque sistémico de aprendizaje social en la organización,
para el diseño de soluciones eficaces a problemas complejos. Entonces, el diseño
adecuado de un sistema de información documental suficiente constituye el apoyo
para implementar, no solo los sistemas de calidad sino cualquier otro sistema y
acción que se tome dentro de la organización, llámese política, certificación,
procedimiento, toma de decisiones o cualquier otra tendiente a la mejora continua
y la satisfacción del cliente. Además, para llevar a cabo la implementación de un
sistema de calidad y asegurar su éxito, debe de contarse con dos recursos
indispensables, el factor humano y la información. Un sistema de gestión de
calidad debe estar documentado con un manual de calidad y con procedimientos e
instrucciones técnicas, debiendo revisarse su cumplimiento a través de auditorías,
basadas en las normas de aseguramiento de la calidad de la serie ISO 9000. El
sistema debe contemplar todos aquellos aspectos que tengan incidencia en la
calidad final del producto o servicio que presta la organización
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La información documentada según la ISO 9000:2105, es la información que una

organización tiene que controlar y mantener en el medio que la contenga. Esta
puede estar en cualquier formato o medio y puede provenir de cualquier fuente de
información. Hace referencia a los sistemas de gestión incluidos en los procesos
relacionados, a la información generada para que la organización pueda operar y
a las evidencias de los logros alcanzados. En estos documentos se identifican
según las necesidades, los responsables de preparar, redactar, aprobar, actualizar,
archivar, distribuir, anular y modificar la diferente información documentada de la
empresa (registros y documentos), con la finalidad que estén debidamente
controlados. La información documentada es importante porque suponen una
herramienta de seguimiento, trazabilidad y demostración de las diferentes fases o
actuaciones, por ese motivo será necesario realizar las operaciones descritas a
continuación de forma general. Para poder cumplir con los requisitos de la norma
sobre el control y seguimiento de deberá:

 Identificar y codificar
 Almacenar y proteger
 Definir el periodo de conservación
 Definir la disponibilidad y el acceso

Identificación y Codificación

En todos los documentos y registros tiene que aparecer la actividad a la que

hacen mención, la fecha a la que van a ser emitidos y el responsable de su
realización. Todos los datos incluidos en una información documentada tienen que
ser legibles e indelebles.

Almacenaje y protección

Los archivos de la información documentada tendrán una identificación exterior en

la carpeta o en el soporte informático escogido (en el caso de registros en formato
informático) y serán almacenados en el servidor de la empresa.
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Periodo de conservación

Todos los registros se conservan el tiempo que se indique en los procedimientos,

sea por criterios legales o propios de la empresa. Una vez finalizado el tiempo de
almacenaje se procederá a su destrucción.

Disponibilidad

Si el contrato lo específica, la información documentada generada durante el

trabajo se podrá facilitar al cliente durante el tiempo acordado.

Acceso a la información documentada

Quedará definido y recogido el acceso del diferente personal a la información

documentada de la empresa en los diferentes procedimientos, así como la
responsabilidad, uso y escritura de los mismos

Recomendaciones para llevar a cabo la verificación de la conformidad de los

documentos