GESTIÓN DE FORMACIÓN PROFESIONAL INTEGRAL

PROCEDIMIENTO DESARROLLO CURRICULAR

GUÍA DE APRENDIZAJE

1. IDENTIFICACIÓN DE LA GUIA DE APRENIZAJE

Denominación del Programa de Formación: TECNÓLOGO EN GESTIÓN ADMINISTRATIVA

 Código del Programa de Formación:
 Nombre del Proyecto: ELABORACION DE UN INSTRUCTIVO PARA EL MEJORAMIENTO Y/O ACTUALIZACION
DE PROCESOS DE ASISTENCIA ADMINISTRATIVA EN UNA ORGANIZACIÓN EMPRESARIAL
 Fase del Proyecto: PLANEAR LOS PROCESOS DE SERVICIO AL CLIENTE Y RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS PARA
LA ORGANIZACIÓN INTERVENIDA POR EL EQUIPO DE TRABAJO
 Actividad de Proyecto: Aplicación de los procesos y procedimientos de recepción y organización de
documentos de acuerdo a normas técnicas y políticas organizacionales
 Competencia: Organizar la documentación teniendo en cuenta las normas legales y de la organización.
 Resultados de Aprendizaje: Preservar los documentos (soporte físico o digital) para el suministro de
información de acuerdo con las normas, las técnicas, la tecnología disponible y la legislación
vigente.

Duración de la Guía: 20 HORAS

2. PRESENTACION

Otro de los elementos importantes para la conservación de la información, es el lugar o local que se asigne como el
depósito de los documentos, cuando son trasladados de los archivos intermedios y de gestión. De esta manera se
puede garantizar su integridad física, si se tiene en cuenta que algunos documentos permanecerán en la empresa
mientras esta funcione, y que dependiendo de la actividad y su contenido, podrán pasar a formar parte de los archivos
históricos.

Existe un conjunto de factores que constantemente ponen en riesgo la integridad física de nuestros documentos. Estos
son: el factor Climatológico, Contaminación ambiental, Contaminación Biológica, Siniestros, Almacenamiento y
Manejo inadecuado de nuestros documentos, etc. Por ello se sugiere observar las siguientes recomendaciones
respecto a:

a. El Local de los Archivos

b. El Control de los Factores Externos
c. El manejo de los Documentos
d. Las Medidas de Seguridad
e. Los Medios Tecnológicos con los que se puede operar en cuanto al recibo y despacho de los documentos.

Esta semana los temas que se verán en esta Guía de Aprendizaje, nos permiten involucrarnos y ubicarnos en el proceso
organizativo y de conservación de los archivos que son “memoria – patrimonio” de las organizaciones y de la cual
obviamente, son participes los Asistentes Administrativos dentro de sus actividades cotidianas en la empresa u
organización.

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3. Estructura Didáctica de las Actividades de Aprendizaje.

3.1 Actividades de Reflexión Inicial

Argumente de manera individual sobre los siguientes problemas a resolver:

 La Compañía Correa y asociados tiene una trayectoria en el mercado de 25 años, a la fecha no aplica ningún
método de gestión documental por lo cual tiene una cantidad de documentos que han sido generados a lo
largo del tiempo y no sabe qué hacer con ellos. Usted como estudiante de asistencia administrativa que le
puede recomendar para que organice y archive sus documentos de una manera eficiente, garantizando la
conservación y fácil consulta de los mismos. Conteste las siguientes preguntas:

a. ¿Qué haría con los documentos pequeños?

b. ¿Cómo organizaría la información en las carpetas?
c. ¿Qué mobiliario utilizaría para organizar el archivo?
d. ¿Qué sistema de ordenación utilizaría para los diferentes documentos?
e. ¿Si necesita eliminar documentos como lo haría?
f. Como son tantos documentos ¿usted presentaría una propuesta para destinar un lugar para el
depósito de los mismos? Si/no ¿Por qué?
g. Que características debe tener este lugar destinado para la conservación y consulta

(Tiempo Presencial: 1 hora).

3.3 Actividades de apropiación del conocimiento (Conceptualización y Teorización).

3.3.1 En su carpeta de evidencias organice un archivo que contenga el desarrollo de las siguientes
actividades:

3.3.2 Realice lectura autorregulada del Acuerdo 049 del 2000, por la cual se desarrolla el artículo del capítulo 7
“Conservación de Documentos” del Reglamento General de Archivos sobre “condiciones de edificios y locales
destinados a archivos”

 Elabore un flujograma de los procesos que se deben seguir para el diseño y puesta en marcha de la
implementación de un espacio para el correcto almacenamiento y consulta de los documentos.

(Tiempo Presencial 3 horas) (Tiempo Autónomo: 2 horas) (Tiempo Virtual: 1hora)

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3.3.3. Realice lectura autorregulada del Acuerdo 07 del 29 de junio del Reglamento General de Archivos.

 De acuerdo a la lectura y teniendo en cuenta todo lo visto en las 3 guías anteriores sobre Gestión Documental
en GAES debe diseñar 10 preguntas para el juego “QUIEN QUIERE PRACTICAR UNA BUENA GESTION
DOCUMENTAL” el cual es muy similar al juego “QUIEN QUIERE SER MILLONARIO”, tenga en cuenta las
indicaciones de su instructor para la creación de las mismas ya que se deben integrar con las de sus
compañeros.

(Tiempo Presencial: 3 horas) (Tiempo Autónomo: 2 horas) (Tiempo Virtual: 1 hora)

3.4 Actividades de transferencia del conocimiento.

Con los conocimientos ya adquiridos sobre normalización de procedimientos de archivo y manejo de

documentos por parte de su GAES así como la asesoría de su tutor realice:

3.4.1 En GAES elabore una lista de chequeo para analizar las condiciones locativas y normas de
seguridad de la empresa objeto de estudio.

(Tiempo Presencial: 2 horas) (Tiempo Autónomo: 1Horas) (Tiempo Virtual: 1 Hora)

3.4.2 Elabore una actividad lúdica en Gaes sobre los temas vistos y presente su propuesta sobre las
condiciones y normas de seguridad aplicables para la empresa objeto de estudio.

(Tiempo Presencial: 2 horas) (Tiempo Autónomo: 2 Horas) (Tiempo Virtual: 1 Hora)

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7. CONTROL DEL DOCUMENTO

Nombre Cargo Dependencia Fecha

Autor (es) OSCAR MAURICIO BEDOYA INSTRUCTOR C.D.A. Julio de 2017

A. ADMINISTRATIVA

8. CONTROL DE CAMBIOS (diligenciar únicamente si realiza ajustes a la guía)

Nombre Cargo Dependencia Fecha Razón del Cambio

Autor (es)