Stage  Management  
Handbook    

This  packet  gives  a  general  overview  of  the  duties  required  of  a  stage  manager  to  be  used  as  a  reference  
guide  for  those  wishing  to  work  as  stage  managers  in  the  Juneau  arts  community.  

   

1  
 
 DUTIES  BEFORE  REHEARSALS  START  
  Before  rehearsals  even  begin  there  are  several  things  that  the  stage  manager  should  do  in  order  
to  prepare  for  both  the  rehearsal  process  and  run  of  the  show.    Right  off  the  bat  a  stage  manager  should  
plan  to  get  in  contact  with  the  producer  of  the  show,  the  director  of  the  show,  the  performers,  key  
people  for  any  of  the  spaces  that  will  be  used  for  rehearsals  and/or  performances,  and  any  designers  or  
technicians  who  have  been  hired  at  the  time.  
 
Business  with  the  Producer  –  this  is  person  in  the  organization  who  hired  or  asked  you  to  be  the  stage  
manager  for  the  production  you  will  be  working  on.  
• Who  does  what:  Check  to  see  what  the  producing  organization  requires  of  you.    It’s  always  good  
to  know  exactly  what  is  expected  of  you  so  that  everyone  starts  out  on  the  same  page.    Some  
examples  are:  
o Collecting  employment  paperwork  from  actors/dancers/singers  
o Collecting  contact  information,  rehearsal  conflicts  and  other  pertinent  info  from  
actors/dancers/singers  
o Collecting  program  information  such  as  bios  from  performers  and  crew  
o To  act  as  a  go-­‐between  for  cast/crew  and  the  producing  organization  
o To  act  as  key  keeper  and  enforcer  of  rehearsal  and  performance  space  rules  
 
• Scripts:  Get  the  script/music/etc.  that  will  be  utilized  for  the  production  from  the  producing  
organization.    You  will  need  this  first  thing  to  start  putting  together  your  prompt  book.  
• Contact  &  Conflict  Info:  If  they  won’t  have  you  helping  to  get  this  information,  get  the  names  of  
the  performers  and  what  roles  they  are  playing,  find  out  who  will  need  a  script/music/etc.  and  
any  contact  or  conflict  info  that  they  may  have.  
• Rehearsal  Calendar:  Get  a  copy  of  the  basic  rehearsal  and  performance  calendar  or  at  the  very  
least,  the  dates  for  rehearsals  and  performances.    The  detailed  rehearsal  schedules  will  be  built  
from  this  information.  
• Contractual  Obligations:  If  the  producing  organization  utilizes  any  sort  of  contract  with  any  of  
the  performers  be  sure  to  get  a  copy  of  any  of  the  language  that  you  might  need  when  
scheduling  rehearsal  hours,  calling  break  times  or  anything  else  that  has  been  agreed  to  by  the  
producing  organization  that  you  might  be  in  charge  of  keeping  to  or  enforcing.    An  example  
would  be  an  equity  actor  contract.  
• Production  Meetings:  You  will  need  to  talk  to  the  producer  to  find  out  who  will  be  in  charge  of  
scheduling  and  running  production  meetings.  This  typically  is  the  job  of  the  stage  manager,  but  
some  organizations  have  someone  else  in  charge  of  arranging  and  running  these,  and  some  
groups  doen’t  have  production  meetings  at  all.    The  first  production  meeting  should  usually  
happen  one  to  two  weeks  before  rehearsals  begin  or  no  later  than  the  first  week  of  rehearsals.  
You  should  also  decide  whether  you  or  producing  organization  will  be  responsible  for  creating  
an  agenda  and  taking  notes  during  the  meeting  and  e-­‐mailing  them  to  the  production  staff.    
 
Business  with  the  Director  
• First  Rehearsal:  Find  out  from  the  director  what  he  or  she  would  like  to  do  during  the  first  
rehearsal,  as  every  director  is  a  little  different.      If  the  producing  company  wishes  you  to  
distribute  any  information,  scripts  or  paperwork,  it  is  usually  done  at  this  first  rehearsal  as  well.    
Making  a  plan  with  your  director  ahead  of  time  will  make  this  first  rehearsal  go  much  smoother.  

2  
 
 • Rehearsal  Space:  Go  over  how  the  director  would  like  the  rehearsal  space  set  up.  Find  out  
whether  the  director  would  like  a  chair  with  a  table  to  sit  at,  or  a  music  stand  for  their  script,  
where  actors  should  put  their  things,  where  rehearsal  props  and  costume  should  be  stored,  and  
any  other    space  specifications  they  might  have.      You  might  be  asked  to  “tape  out”  the  
rehearsal  space  with  dimensions  of  the  set  elements  or  the  stage  width  and  depth  –  checking  in  
with  the  director  about  fitting  this  in  the  rehearsal  space  is  always  good.  
• Expectations:  Find  out  how  the  director  would  like  rehearsals  run  –  as  a  stage  manager  it  is  your  
job  to  run  the  room  so  to  speak.    How  does  the  director  want  breaks  announced?  Does  the  
director  want  all  cell  phones  off  or  turned  in  during  the  rehearsal?    Does  the  director  want  you  
to  give  them  time  checks  to  keep  on  schedule?  For  scripted  shows,  how  would  the  director  like  
to  handle  actors  getting  off  book  and  calling  for  lines?    How  will  the  two  of  you  handle  people  
who  show  up  late?    The  more  you  clarify  with  each  other  ahead  of  time  about  expectations,  the  
better  for  everyone.  
• Rehearsal  goals:  It  is  a  good  idea  work  with  the  director  to  schedule  time  to  sit  down  with  you  
before  or  after  rehearsals  each  day/night  to  help  plan  future  rehearsals  or  get  on  the  same  page  
as  far  as  goals  for  the  coming  rehearsals.    Be  on  the  look-­‐out  for  anything  else  that  might  
prepare  you  to  run  rehearsals  according  to  your  director’s  expectations.    
• Schedule:  If  possible,  it  is  good  to  try  and  find  out  the  first  week’s  rehearsal  schedule  with  who  
is  called  when  and  have  a  printed  copy  ready  to  pass  out  to  the  cast  for  their  first  rehearsal.  Not  
every  director  will  be  willing  to  plan  this  far  in  advance,  but  it  helps  the  first  week  run  more  
smoothly  if  everyone  knows  what  is  expected  of  them  from  the  beginning.    If  possible,  continue  
to  do  this  with  the  director  for  each  week  of  rehearsal.  
• Scheduling  considerations:  For  scheduling  in  general,  be  sure  to  take  everyone’s  conflicts  into  
account,  what  their  cut  off  number  of  hours  for  rehearsals  is,  and  the  availability  of  the  
rehearsal  space.    It  is  typically  the  stage  managers  job  to  keep  track  of  this  for  the  director  when  
the  rehearsal  schedules  are  being  generated.  
• Scene  Breakdown:  Decide  with  the  director  how  the  show  is  going  to  be  broken  down  for  
rehearsing  purposes.    There  are  a  lot  of  different  ways  that  this  can  be  done,  and  each  director  
will  have  their  preference.    This  usually  then  gets  put  into  a  scene  breakdown  which  lists  which  
actor  is  in  which  scene  and  with  double  casting,  what  role  they  are  playing  at  that  time.  This  tool  
will  become  invaluable  when  creating  schedules  and  knowing  who  you  need  to  call  in  order  to  
rehearse  a  scene.  
 
Business  with  the  Actors  
• Introductions:  You  should  get  in  touch  with  your  actors  before  the  first  rehearsal  to  introduce  
yourself  and  let  them  know  the  time  and  place  of  the  first  rehearsal.  It  is  also  important  to  let  
them  know  what  is  expected  of  them  for  the  first  rehearsal  and  the  rehearsal  process  in  general.      
• How  to  reach  your  Actors:  You  should  also  get  contact  information  from  all  of  your  actors  if  the  
procuring  organization  has  not  already  done  so.  Phone  numbers  for  both  work  and  home  are  
good,  plus  e-­‐mail.  This  ensures  that  you  have  a  way  to  get  in  touch  with  them  during  most  times  
of  the  day  so  that  you  can  keep  them  informed  about  rehearsal  schedule  changes  or  call  them  if  
they  are  late.    It  is  also  good  to  find  out  the  best  way  to  communicate  things  like  daily  rehearsal  
schedules  to  actors.    Most  people  these  days  have  e-­‐mail,  but  not  everyone  can  check  it  
regularly  –  so  knowing  this  ahead  of  time  will  keep  you  from  making  any  communication  
mistakes.  
• Scheduling  Availability:    If  the  producing  organization  has  not  already  done  so,  you  should  
gather  your  performer’s  dates  and  times  of  availability  along  with  any  rehearsal  or  performance  

3  
 
 scheduling  conflicts  they  might  have.    This  will  allow  you  to  make  informed  scheduling  choices  in  
the  future  with  your  director.    Usually  there  is  a  process  for  approving  of  conflicts  that  are  
known  about  before  a  rehearsal  process  begins.    Once  the  conflicts  have  been  approved  it  is  
expected  that  they  will  be  worked  around  in  scheduling,  but  it  is  also  expected  that  the  
performer  will  be  available  for  all  other  rehearsal  times  baring  an  emergency  or  severe  illness.  
• In  case  of  an  Emergency:  You  will  also  want  to  have  your  actors  fill  out  Emergency  Information  
Cards  during  the  first  rehearsal.  It  is  important  to  know  whether  your  actors  have  any  medical  
conditions.    Also,  it  is  useful  to  know  whether  actors  have  allergies,  especially  if  there  are  
consumable  props  in  the  show,  or  if  the  rehearsal  or  performance  space  might  expose  them  to  
allergens.        
 
Business  with  rehearsal  space/performance  space  managers  –  this  will  be  anyone  you  will  be  in  contact  
with  regarding  the  use  of  the  spaces  you  will  be  using.      
• What  are  the  rules:  Once  you  have  found  out  who  this  is  from  the  producing  organization,  you  
should  get  in  contact  with  them  regarding  any  rules  or  procedures  for  use  of  the  space,  and  if  
possible  get  a  written  copy  to  have  in  your  prompt  book  for  reference.    Following  and  enforcing  
the  rules  for  a  space  will  help  insure  that  the  organization  you  are  working  for  doesn’t  get  fined,  
and  will  also  insure  that  the  space  will  be  available  for  your  use  again  in  the  future.    Rules  might  
include:  
o No  eating  or  drinking  in  certain  areas  
o Drug  and  alcohol  policies  (especially  important  when  working  in  school  spaces)  
o What  can  and  can’t  be  moved  around  in  the  space  
o How  the  space  needs  to  be  left  each  day  
o Who  to  contact  in  case  of  emergencies  or  other  building  related  issues  
• Space  Schedule:  You  will  also  want  to  talk  to  the  space  manager  about  when  you  can  get  into  
the  building  and  when  you  must  be  out  of  it.    This  will  help  you  with  scheduling.    If  for  example  
you  need  to  be  out  of  a  building  by  10pm,  you  will  want  to  end  your  rehearsal  at  least  a  half  an  
hour  before  that  time  to  ensure  that  everyone  is  packed  up  and  out  at  the  designated  time.  In  
many  spaces,  going  over  your  designated  time  can  actually  cost  money  –  something  no  
organization  likes  to  be  surprised  with.      
• Space  Availability:  Find  out  what  the  schedule  of  availability  and  conflicts  for  the  space  are.  It  is  
your  job  to  check  with  the  space  manager  and  make  sure  you  have  all  the  times  and  dates  that  
the  space  is  and  is  not  available,  and  to  make  sure  that  the  director  is  aware  of  these  times  if  
there  is  a  possibility  that  your  rehearsal  schedule  may  change.    You  will  also  want  to  work  out  
with  your  producing  organization  who  will  be  in  charge  of  making  any  changes  to  the  rehearsal  
space  reservations,  or  if  there  is  a  process  for  making  changes.  
• Security:  You  should  also  find  out  who  is  in  charge  of  locking  up  the  space.    Some  places  will  give  
you  a  key,  and  you  will  become  the  responsible  party.    Others  might  have  someone  in  charge  of  
this  who  you  will  need  to  check  in  with  at  the  end  of  each  rehearsal.  
• Where  everything  is:  If  possible,  it  is  also  helpful  to  meet  with  the  space  manager  before  the  
rehearsals  begin  in  order  to  get  an  orientation  for  the  space  and  any  equipment  you  might  be  
using.    You  will  want  their  help  to  familiarize  yourself  with  the  space  and  where  the  light  
switches,  locks,  bathrooms  and  exits  are  and  where  things  are  kept  before  rehearsals  begin.  
 
Stage  Manager  Paperwork  and  Business  
• Contact  Sheet:  You  should  get  a  preliminary  contact  sheet  with  all  the  performer  names,  roles,  
and  contact  info  from  the  producing  organization.    If  they  don’t  have  that  information  you  will  

4  
 
 be  responsible  for  gathering  that  information  and  putting  together  a  contact  sheet.    The  stage  
manager  is  typically  responsible  for  all  updates  to  the  contact  sheet.    The  contact  sheet  should  
also  include  production  staff’s  names,  positions,  and  contact  info.    You  will  want  to  find  out  from  
the  production  team  how  best  to  get  rehearsal  report  information  to  them.    This  contact  sheet  
should  remain  confidential  and  only  be  distributed  to  the  people  producing  or  working  on  the  
show.      
• Prompt  Book:  Put  together  your  prompt  book  with  a  copy  of  the  script,  a  scene  breakdown  that  
you  may  want  to  create  in  conjunction  with  the  director,  line  note  forms,  spaces  for  schedule  
and  calendar  info,  production  meeting  info,  program  info,  paperwork,  production  lists  and  any  
other  info  you  might  need  to  keep  the  rehearsal  and  performance  process  organized  and  on  
track.    You  can  think  of  the  prompt  book  as  the  production’s  bible  –  anyone  who  picks  it  up  
should  be  able  to  look  through  it  and  know  anything  they  might  need  to  know  about  the  show.    
• “Taping  out”  the  rehearsal  space:  If  your  show  will  use  a  designed  set  or  a  specific  set  up  of  the  
performing  space,  sometime  before  rehearsals  begin  or  during  the  first  week  of  rehearsals  you  
should  acquire  a  ground  plan  of  the  set  for  reference  and  use  in  rehearsals.  Find  out  from  your  
producing  organization  who  to  get  the  ground  plan  from  (typically  this  is  either  the  set  designer  
or  the  technical  director).      
• Props:  Sometime  before  the  rehearsals  begin  or  during  the  first  week  of  rehearsals,  you  should  
plan  to  draft  a  preliminary  props  list.  You  can  use  this  list  to  compare  notes  with  your  props  
person  if  there  is  one  for  the  production.  This  list  will  be  modified  once  rehearsals  begin  and  
items  are  either  added  or  taken  away;  it  is  very  helpful  to  the  props  master  if  you  send  them  
updated  copies  of  your  props  list,  so  that  they  are  clear  about  what’s  been  added  during  
rehearsal.  You  should  also  get  in  contact  with  the  props  master  before  rehearsals  or  during  the  
first  week  about  pulling  rehearsal  props  and  furniture  for  the  rehearsal  room.    
• SM  Kit:  If  you  do  not  have  one  already,  you  should  plan  to  assemble  a  stage  manager’s  kit.  It  
should  include  a  collection  of  little  items  that  you  might  need  during  the  rehearsal.    
This  kit  should  include:  Pencil  sharpener,  pencils  (lots,  cast  members  will  burn  through  
these  like  nothing  else),  erasers,  pens,  hole  punch,  post-­‐it  notes  and  tabs  (a  stage  
manager’s  best  friend),  stapler,  staples,  paper  clips,  binder  clips,  black  and  white  gaff  
tape,  several  colors  of  spike  tape,  scotch  tape,  push  pins,  aspirin  or  Tylenol,  glasses  kit,  
ruler,  scale  ruler.  You  may  also  want  to  include  basic  hand  tools  or  tape  measures.    
 

5  
 
 DUTIES  DURING  REHEARSALS  
In  general,  your  job  is  to  manage  all  the  administrative  and  logistical  details  of  the  rehearsal  and  
production  process  so  that  the  Director  can  concentrate  on  the  artistic  details.  You  are  also  the  actors’  
representative,  seeing  to  their  health  and  safety  throughout  the  process  and  remaining  sensitive  to  and,  
if  necessary,  communicating  their  needs  to  the  Director  and/or  the  staff  of  the  producing  organization  
as  they  arise.  Finally,  along  with  the  Director,  you  serve  as  the  production’s  liaison  to  the  designers  and  
the  producing  organization’s  staff.    

Scheduling  
• Rehearsal  Schedules  -­‐  You  will  need  to  continue  working  with  the  director  to  create  and  
produce  rehearsal  schedules.  You  will  also  need  to  make  sure  that  those  schedules  do  not  
conflict  with  the  schedule  of  the  rehearsal  space,  the  performers,  and  with  the  performers’  
contractual  hour  limits,  if  any.    Communicating  to  your  performers  the  schedule  is  also  very  
important.    Depending  on  how  the  director  likes  to  work,  this  could  be  something  decided  each  
night  before  the  next  day’s  rehearsals  or  possibly  once  a  week.    Make  sure  you  know  how  best  
to  contact  each  performer  and  get  the  schedule  to  them.    For  some,  e-­‐mail  will  work,  but  for  
others  a  direct  phone  call  will  be  what  is  needed.        
• Production  Meetings  -­‐  You  will  also  need  to  continue  to  work  with  your  producing  organization  
to  make  sure  that  production  meetings  are  happening  when  they  need  to  happen  and  that  
everyone  who  needs  to  be  there  is  there.  Production  meetings  should  happen  about  once  a  
week.  They  are  the  one  time  when  every  department  gets  together  to  give  progress  reports,  
discuss  problems  or  potential  problems,  and  pass  on  information  to  the  group.  Communication  
is  KEY  to  the  success  of  any  production  and  some  things  require  all  the  collaborators  brains  in  
order  to  come  up  with  good  solutions  to  the  things  that  might  come  up  during  the  course  of  
rehearsals.  
• Costumes  -­‐  The  Stage  Manager  also  typically  acts  as  the  liaison  between  the  costumer  and  the  
actors.  The  costumer  may,  throughout  the  rehearsal  process,  need  to  schedule  time  for  
measurements,  fittings,  and/or  hair-­‐cuts  with  the  performers.  Often  times  you  will  need  to  
schedule  these  with  the  actors  in  conjunction  with  the  costumer.    
• Special  Instructors  -­‐  If  there  are  any  specialty  things  that  happen  during  the  show,  such  as  a  
dance  number,  singing,  fighting  or  some  other  tricky  bit  of  business,  the  producing  organization  
may  need  to  bring  in  an  expert  from  the  community  to  work  with  the  performers.  You  will  most  
likely  be  in  charge  of  scheduling  rehearsals  with  that  person  and  the  involved  cast  members.  
This  should  be  done  in  conjunction  with  the  director’s  needs,  and  of  course  the  schedules  of  
everyone  involved.    
 
Rehearsal  Duties  and  Paperwork  
• Room  Prep:  As  stage  manager,  you  need  to  arrive  at  the  rehearsal  space  at  least  thirty  minutes  
to  an  hour  before  rehearsal  to  set  up.  Rehearsal  furniture  should  be  set,  the  floor  should  be  
swept  and  mopped  (if  necessary),  and  all  of  the  props  should  be  preset  for  the  beginning  of  that  
rehearsal.      
• Actor  attendance:  If  actors  are  late  to  rehearsal,  you  need  to  call  them.    If  tardiness  becomes  a  
habit,  you  may  need  to  discuss  how  to  facilitate  getting  that  actor  to  rehearsal  on  time,  and  
make  sure  that  the  producing  organization  is  made  aware  of  the  issue.    All  performers  should  be  
told  to  get  in  touch  with  you  if  they  know  they  are  running  late  or  will  need  to  miss  rehearsal  
due  to  some  unforeseen  delay  (ex:  sick  child,  car  troubles,  work  emergency,  etc.)      

6  
 
 • Rehearsal  Reports:  During  rehearsals,  you  will  want  to  keep  detailed  rehearsal  reports.    If  you  
have  a  laptop,  it  may  be  convenient  for  you  to  take  notes  in  rehearsal,  or  you  may  type  them  up  
at  the  end  of  the  night.  You  should  keep  track  of  any  issues  or  items  that  come  up  in  rehearsal  
that  the  other  members  of  the  production  staff  should  be  made  aware  of  (for  example,  props  
that  are  being  added,  actor  business  that  might  affect  the  set,  sound  effects  that  the  director  is  
considering,  lighting  needs  that  the  director  specifies,  etc.)  You  should  also  record  what  time  the  
rehearsal  begins,  when  it  ends,  and  times  for  any  breaks  during  rehearsal.  You  will  want  to  
include  what  was  accomplished  during  rehearsal,  whether  actors  arrive  late,  etc.  Keeping  track  
of  the  scenes  covered  will  help  you  know  exactly  what  has  and  hasn’t  been  covered  in  rehearsal  
and  how  many  times  it’s  been  covered,  which  will  help  you  create  subsequent  rehearsal  
schedules.  The  notes  should  then  be  e-­‐mailed  or  communicated  to  the  production  staff  and  
your  producing  organization.      
• Blocking  Notes:  In  rehearsals,  you  will  keep  track  of  the  blocking  that  the  director  sets  for  the  
performers  in  your  script  and  update  changes  to  it  as  rehearsals  progress.    Blocking  is  the  term  
used  for  the  movement  patters  of  the  performers  on  stage.    This  is  often  done  in  a  shorthand  
that  each  Stage  Manager  develops  for  themselves.    Sometimes  Stage  Managers  will  also  use  
shrunk  down  versions  of  the  ground  plan  to  help  mark  where  performers  and  furniture  are  at  
any  given  moment  of  the  production.  
• Tracking  stuff:  You  will  also  need  to  track  the  props,  costumes  and  any  other  elements  of  the  
show.    You  will  want  to  make  sure  you  know  where  every  prop  or  costume  piece  starts,  where  it  
goes  during  the  show,  and  where  it  ends  up.    This  is  especially  important  when  rehearsing  a  
show  in  segments.    If  a  prop  goes  off  SL  but  needs  to  come  back  onto  the  stage  SR  –  it’s  
important  for  the  director  to  know  that  information.    When  this  tracking  happens  in  rehearsals  
and  problems  are  solved  in  rehearsals,  it  means  less  time  spent  in  tech  trying  to  figure  out  how  
to  get  a  hat  from  of  side  of  the  stage  to  another.  
• “On  Book”:  You  (or  an  assistant)  will  also  need  to  be  on  book  when  the  actors  go  off  book.  
When  an  actor  forgets  a  line  and  calls  out  “line,”  it  is  your  job  to  supply  him  or  her  with  the  
correct  line  from  the  script.  You  will  also  be  in  charge  of  keeping  line  notes  and  letting  the  actors  
know  where  and  when  they  are  dropping  lines,  paraphrasing,  skipping  words,  or  adding  words.  
You  should  discuss  with  the  director  whether  and  when  you  should  interrupt  rehearsal  for  line  
corrections.  Any  other  corrections  should  be  noted  and  relayed  to  the  actor  after  rehearsal,  
either  verbally  or  by  distributing  line  notes  .  
• Tracking  Time:  You  will  need  to  keep  track  of  the  time,  call  breaks,  and  let  the  director  know  
when  any  part  of  the  rehearsal  is  running  behind  schedule.  As  a  standard,  you  should  either  call  
five  minute  breaks  for  every  fifty  five  minutes  of  rehearsal,  ten  minute  breaks  after  every  eighty  
minutes  of  rehearsal,  or  a  combination  of  the  two.    If  you  have  any  actors  working  under  Equity  
contracts,  then  you  will  need  to  be  strict  about  enforcing  these  break  times  (please  refer  to  the  
Notes  About  Equity  that  appears  earlier  in  the  handbook.)  However,  even  non-­‐equity  actors  
need  time  to  mentally  and  physically  relax.    
• Tracking  script  changes:  When  the  script  is  new  and  the  writer  will  be  providing  re-­‐writes  
throughout  the  rehearsal  process,  and  there  is  no  dramaturg,  then  it  is  your  job  to  keep  track  of  
re-­‐writes,  cuts,  and  changes,  and  make  sure  that  all  parties  who  need  them  get  them.  It  is  best  
to  brainstorm  what  sort  of  system  will  be  best  for  the  production  with  both  the  Director  and  the  
Playwright.      
• Space  clean  up:  At  the  end  of  the  rehearsal,  you  may  need  to  clean  up  the  rehearsal  space  (if  
you  are  sharing  the  space  with  other  groups  or  if  the  space  is  not  solely  used  for  rehearsals  .)  
The  props  and  rehearsal  costumes  should  be  stored  away,  all  furniture  should  be  struck  to  one  

7  
 
 side  of  the  room,  or  put  where  the  facility  manager  would  like  it  stored,  and  trash  should  be  
picked  up  and  thrown  away.    If  you  are  using  a  space  that  does  not  belong  to  your  producing  
organization,  it  becomes  very  important  to  check  in  with  the  facility  manager  on  what  condition  
they  need  the  room  left  in  each  before  you  leave  and  also  if  valuables  such  as  music  player  or  
expensive  props  can  be  safely  left  in  the  room.  
• Rehearsal  Schedule:  You  should  plan  to  send  out  the  next  day’s  schedules  to  your  actors  after  
every  rehearsal.  You  may  want  to  talk  to  your  actors  about  what  they  want,  but  the  more  places  
you  can  leave  it  for  their  access  the  better.  
 
Relationship  with  Actors  
  The  actors  should  feel  comfortable  with  you  and  should  trust  you  enough  to  come  to  you  with  
any  concerns  that  they  have  during  rehearsals  and  the  show.  It  is  your  job  to  make  sure  that  any  
concerns  that  they  have  with  the  design  elements,  fellow  actors,  health  problems,  safety,  etc.  are  heard  
and  dealt  with.  They  should  also  feel  confident  that  you  will  know  or  can  find  out  what  has  happened  in  
rehearsals  and  can  help  answer  questions  about  lines,  bits  of  stage  action,  etc.    
 
Relationship  with  Director  
  You  are  the  director’s  right  hand  man  in  the  rehearsal  room.  You  work  with  the  director  to  set  
up  rehearsal  schedules,  communicate  with  the  actors,  keep  track  of  all  the  director’s  ideas  in  your  
prompt  book,  and  keeping  the  director  on  schedule  and  on  time.    When  a  Stage  Manager  is  doing  their  
job  the  actors  and  director  are  able  to  concentrate  on  the  process  of  making  the  script  come  to  life,  
trusting  and  knowing  that  the  Stage  Manager  will  be  paying  attention  and  tracking  the  practical  
concerns  and  bring  them  up  when  necessary.    
 
Relationship  with  Production  Staff  and  Designers  
  You  are  the  production  staff  and  designer’s  connection  to  what  is  happening  in  the  rehearsal  
room.  This  link  is  vital.  Many  designers  and  artisans  don’t  get  to  many  rehearsals,  so  often  they  don’t  
know  exactly  how  the  play  is  progressing  into  its  final  form.  As  stage  manager,  you  must  keep  the  
information  flowing  so  that  the  work  being  done  on  the  set,  costumes,  props,  and  lighting  doesn’t  go  off  
in  different  directions  from  where  things  are  going  in  the  rehearsal  room.  Production  meetings  and  
rehearsal  reports  are  the  places  to  make  sure  that  the  communication  link  is  still  there  and  that  any  
foreseeable  train  wrecks  are  avoided.  It’s  also  just  a  good  idea  to  check  in  with  the  various  production  
departments  from  time  to  time  to  see  how  things  are  coming  and  find  out  if  there  are  any  questions  
that  you  can  answer.  
 

   

8  
 
 PREPPING  FOR  TECH    
Technical  rehearsals  are  the  time  when  all  the  elements  of  a  production  are  put  together.    The  actors  
get  onto  set,  the  lights,  sound,  costumes  and  final  props  are  added  in,  stage  crew  members  are  brought  
into  the  process  and  everything  gets  rehearsed  before  the  show  is  run  in  front  of  an  audience.  It  is  the  
time  for  artistic  decisions  to  be  finalized  and  formalized.      Finally  it  is  the  only  time  that  the  Stage  
Manager  and  the  crew  get  to  rehearse  with  the  actors  the  actions  that  they  will  be  doing  during  the  
performances.    There  are  several  things  that  a  Stage  Manager  can  do  to  help  make  sure  that  this  intense  
time  goes  as  smoothly  as  it  can.  
• Show  duties:  First  thing  an  SM  needs  to  do  to  prepare  for  Tech  is  to  find  out  from  your  
producing  organization  if  you  as  the  Stage  Manager  will  be  calling  the  show  (telling  everyone  
when  to  execute  the  cues),  calling  the  show  and  running  something  such  as  the  light  board,  
sound  board,  or  running  the  show  from  backstage.    The  earlier  you  know  this  the  better  for  
everyone.    This  knowledge  will  help  you  to  prepare  for  the  technical  rehearsals,  and  what  sorts  
of  things  you  will  be  responsible  for  during  performance.    If  you  are  going  to  be  responsible  for  
running  one  of  the  boards  make  sure  to  set  aside  some  time  to  learn  how  to  do  that.    This  is  
usually  something  that  either  the  designers  can  do  or  the  facilities  manager.    
• Crew  Needs:  As  rehearsals  progress,  you  will  begin  to  develop  a  good  idea  of  what  your  crew  
needs  will  be  for  the  show.    Will  there  need  to  be  follow  spot  operators,  will  scenery  need  to  be  
moved,  is  someone  needed  to  operate  the  sound  or  light  board,  are  there  complicated  props  
that  require  someone  backstage  to  help  manage,  are  there  costume  quick  changes  that  the  
performers  will  need  help  with,  etc.    Make  sure  that  the  producing  organization  knows  what  the  
needs  are  and  that  arrangements  are  being  made  to  get  the  people  that  are  needed.  
• Communication  with  your  crew:  If  the  show  will  be  performed  in  a  venue  such  as  JDHS  or  TMHS  
auditorium,  Perseverance  Theatre,  or  centennial  hall,  you  will  need  to  make  sure  that  headsets  
get  placed  where  they  are  needed  so  that  you  can  communicate  with  the  stage  crew.  If  the  
venue  you  will  be  performing  in  doesn’t  have  headsets  or  some  other  means  of  communicating  
with  your  crew  over  a  distance,  you  will  want  to  brainstorm  with  your  producing  organization  
and  crew  some  alternate  methods  for  communication  and  cuing.    Or  crew  members  may  need  
to  be  selected  for  their  ability  to  consistently  cue  themselves.    
• Safety  backstage  -­‐  Running  lights  need  to  be  checked  and  placed  in  all  the  appropriate  places  
backstage.  These  are  the  dim  or  blue  lights  that  allow  performers  to  see  and  move  backstage  
without  spilling  unwanted  light  onto  the  performing  space.    Additionally,  if  there  are  black-­‐outs  
or  if  there  are  particularly  dark  areas  backstage  where  actors  could  trip  (eg.  Stairs),  you  may  
want  to  place  glow  tape  on  the  edges  of  set  pieces  or  other  obstacles  that  actors  might  run  into.  
If  it  is  very  important  for  no  light  to  leak  onto  stage  during  any  blackouts  that  might  happen,  
that  it  would  be  good  to  do  a  blackout  test  with  the  director  and  light  designer  once  all  the  run  
lights  are  in  place  and  the  darkest  light  cue  has  been  determined.    Also  if  there  are  cables  or  
other  trip  traps  in  any  of  the  backstage  areas,  making  sure  they  are  taped  down  or  run  in  such  a  
way  that  will  help  actors  and  crew  stay  safe  is  also  important.  
• Paper  Tech  -­‐  If  you  anticipate  that  tech  will  involve  a  great  number  of  lighting  cues,  sound  cues,  
or  other  effects  (such  as  flying  set  pieces  or  soft  goods,)  you  may  want  to  decide  with  the  
director  and  designers  to  have  a  paper  tech.  This  involves  going  through  your  script  and  
discussing  when  you  will  be  calling  specific  cues.  If  there  is  not  time  for  a  paper  tech,  you  may  
want  to  request  that  designers  send  you  their  cue  sheets,  so  that  you  can  pencil  them  into  your  
book  before  tech.    A  cue  sheet  had  the  cue  number/letter/signifier,  what  it  does  and  when  it  
should  happen  in  the  script  or  action.    Be  prepared  for  these  to  shift  and  change  during  the  
actual  tech  process.    

9  
 
 • Expectations  -­‐  You  should  plan  to  consult  with  your  director  about  his  or  her  expectations  of  the  
tech.  You  may  want  to  create  a  breakdown  of  the  schedule,  including  what  you,  the  director,  
and  the  designers  hope  to  accomplish  each  day,  whether  there  will  be  specific  moments  that  
the  team  would  like  to  allot  an  extended  period  of  time  to  work,  and  when  the  team  would  like  
to  have  a  run(s)  of  the  show.    Remember  that  the  tech  process  is  also  the  Stage  Manager’s  time  
to  rehearse  how  to  call  the  show,  so  be  sure  to  speak  up  if  you  need  time  with  something  to  get  
it  right.  
• Costume  Parade  –  Some  directors  and  costume  designers  like  to  have  a  costume  parade  before  
the  actors  start  using  their  costumes  in  tech.    A  costume  parade  is  where  all  the  actors  put  on  
their  costume  pieces  and  come  out  together  (typically  on  the  stage  that  will  be  used)  in  order  
for  the  director  and  costume  designer  to  see  all  of  the  costume  pieces  on  the  cast  all  at  once  
and  talk  through  any  notes  or  things  that  might  need  to  change.    Talk  to  you  director  and  
costume  designer  to  see  if  they  would  like  to  schedule  something  like  this.  
• Spacing  rehearsals  –  Spacing  rehearsals  are  when  a  director  and  actors  can  work  on  the  actual  
set  in  the  space  before  starting  the  tech  process.    This  is  a  good  thing  to  try  to  plan  if  you  have  a  
very  complicated  set  or  have  been  rehearsing  in  a  space  that  is  completely  different  from  where  
you  will  be  performing.    This  allows  the  actors  and  the  director  to  make  adjustment  to  the  
blocking  or  how  lines  or  bits  of  stage  business  are  delivered.    For  example  a  gag  that  works  great  
in  a  small  rehearsal  room  might  get  totally  lost  on  a  large  stage  such  as  JDHS,  and  need  to  be  
reworked  for  the  larger  space.    It’s  worth  having  a  discussion  with  your  producing  organization,  
director  and  the  facility  you  will  be  working  in  to  see  if  time,  schedule  and  money  allow  for  extra  
time  in  the  space  for  spacing  rehearsals.  
 

 
LOAD-­‐IN  
Load-­‐in  is  the  term  used  for  the  time  that  is  needed  to  put  all  the  physical  elements  of  the  show  into  the  
spaces  they  will  be  using  for  the  performances.    Since  most  groups  don’t  rehearse  their  performances  in  
the  same  space  that  they  will  be  performing  in,  this  typically  means  getting  the  set  put  into  the  space,  
getting  props  and  furniture  moved  over  and  make  sure  that  they  have  places  to  live  backstage  if  need  
be,  getting  costumes  loaded  into  dressing  rooms,  sound  set  up,  lights  hung  and  focused  etc.    The  load  in  
process  needs  to  be  completed  before  a  production  can  begin  the  Tech  process.  
• Sets  –  Your  production  may  be  using  a  set  built  by  professionals,  build  by  volunteers  or  even  just  
be  using  what  is  available  at  the  venue  you  are  performing  in,  but  no  matter  what  it  might  be,  
time  needs  to  be  scheduled  with  the  facility  manager  to  get  the  set  put  into  place,  and  to  make  
sure  that  it  conforms  with  the  safety  standards  of  the  space  being  used.    As  stage  manager  you  
will  want  to  check  in  with  the  producing  organization  as  well  as  the  facilities  manager  about  how  
much  time  might  be  needed  for  this  to  make  sure  that  tech  rehearsals  can  begin  on  time.  
• Costumes  –  Some  spaces  such  as  the  High  Schools  or  Perseverance  Theatre  have  dedicated  
dressing  rooms,  while  others  such  as  Centennial  Hall  or  McPheters  hall  may  have  multi-­‐purpose  
rooms  that  can  be  turned  into  dressing  rooms.    Find  out  what  your  venue  has  and  make  sure  to  
work  with  your  producing  organization  and  the  facility  managers  to  work  out  what  might  be  
needed.    Typically  a  men’s  and  women’s  private  changing  area  is  needed  with  ample  space  to  
hang  their  costumes  neatly  and  at  least  one  mirror  so  that  actors  can  check  themselves  before  
going  on  stage.    It’s  usually  good  to  make  sure  that  a  bathroom  is  close  to  the  dressing  area  as  
well.    The  dressing  rooms  also  sometime  double  as  the  place  for  the  actors  to  hang  out  when  
they  are  not  on  stage,  so  making  sure  there  is  enough  room  for  everyone  can  also  be  key.  

10  
 
 • “Green  room”-­‐  A  green  room  is  a  sort  of  break  room  or  place  that  actors  and  crew  can  be.    Not  
all  theatre’s  have  a  green  room,  but  if  the  dressing  rooms  in  the  space  you  will  be  using  are  too  
far  away  from  the  stage  for  them  to  be  a  viable  place  for  actors  to  be  while  waiting  for  their  next  
cue  to  be  onstage,  it  may  be  good  to  work  with  the  producing  org  and  facility  manager  to  find  a  
place  that  can  act  as  this.      
• Props/furniture  –  Once  the  set  has  been  put  into  place,  it  is  typically  the  stage  manager’s  job  in  
conjunction  with  the  props  designer/master  to  make  sure  that  the  props  for  the  show  are  
brought  over  to  the  performance  venue.    Each  prop  that  originates  from  off  stage  will  need  to  
have  a  home  for  it  to  live  at  the  top  of  the  show.    This  typically  is  some  sort  of  table,  and  it  is  
usually  a  standard  practice  to  mark  out  and  label  spaces  for  each  prop  on  such  tables.    This  is  
especially  helpful  once  the  show  is  running  to  be  able  to  do  a  quick  check  to  make  sure  
everything  is  where  it  needs  to  be  before  the  show  starts.    The  furniture  you  will  need  to  place  
with  the  director  and  set  designer.    It  will  be  important  to  be  able  to  mark  where  the  furniture  
goes  on  the  set  so  that  if  it  is  bumped  or  moved  it  can  be  put  back  exactly  where  it  needs  to  go  
each  time.    This  is  typically  done  with  spike  tape  on  floor  where  the  corners  of  the  furniture  
should  go.  
• Lights  –  You  will  want  to  check  with  the  producing  organization  and  the  facilities  manager  to  
make  sure  that  there  is  a  plan  for  getting  the  lights  hung,  circuited  and  in  place  for  tech.    Some  
groups  don’t  have  a  lighting  designer  and  might  be  asking  the  facility  to  provide  them  with  
lights.    If  that  is  the  case  it  becomes  your  job  as  SM  to  talk  with  the  facilities  manager  about  the  
lighting  needs  of  the  show  and  to  make  sure  that  you  have  a  clear  idea  from  the  director  about  
what  is  needed.    Working  with  the  director  to  get  a  cue  list  to  the  facility  that  covers  each  light  
cue  and  what  the  look  should  be  will  at  the  very  least  help  start  the  conversation.    Sometimes  a  
facility  only  has  a  couple  of  lighting  looks  available  and  in  that  case,  knowing  what  is  available  
beforehand  may  help  with  preplanning  before  getting  into  the  space  for  tech.  
• Seating  –  Some  venues  come  with  permanent  seating  such  as  at  PT  or  the  high  schools,  other  
with  seating  that  can  be  arrange  to  various  specs  such  at  the  JAHC  and  Centennial  Hall,  and  
some  don’t  have  any  seating  at  all  and  your  producing  organization  will  need  to  make  
arrangements  to  get  the  seating  set  up.    It’s  a  good  idea  to  work  with  your  producing  
organization  to  make  sure  that  they  know  how  the  seating  will  be  set  up  and  have  
communicated  that  to  everyone  on  the  team.    This  can  be  very  important  for  the  director  to  
know,  especially  if  there  are  plans  to  have  actors  enter  from  areas  within  the  audience,  and  to  
also  discuss  what  exits  need  to  remain  clear  for  emergencies  and  if  there  are  any  rules  about  
egress  that  need  to  be  followed  in  the  building  you  are  working  in.      

11  
 
 DURING  TECH  
• Space  Prep:  With  the  stage  crew,  prep  the  stage  and  space  for  tech  each  day,  so  that  tech  can  
start  on  time.  This  typically  means  that  the  Stage  Manager  and  Stage  Crew  will  show  up  at  least  
half  an  hour  to  an  hour  before  the  performers  arrive.    Be  sure  to  allow  enough  time  to  get  the  
stage  swept,  cleaned  up,  and  set  for  rehearsal,  including  making  sure  all  props  and  costumes  are  
where  they  need  to  be  for  where  things  will  be  starting,  and  that  all  the  gear  is  in  place  and  
ready  to  go.  
• Sign  in:  By  tech  you  will  want  to  start  having  a  sign  in  sheet  for  your  actors  and  crew,  so  that  you  
can  tell  at  a  glance  who  is  there.    You  don’t  want  to  have  to  go  chasing  around  a  building  to  see  
if  someone  has  arrived  or  not.    Advise  the  actors  that  if  they  need  any  prep  time,  they  should  
come  early  if  they  can  so  that  they  are  ready  to  start  when  rehearsal  begins.  
• Location,  Location,  Location:  Typically  the  Stage  Manger  sits  near  the  director  and  other  
designers  during  tech  to  work  out  with  them  where  to  put  the  cues  for  light,  sound,  fly  and  any  
other  cues  in  relation  to  the  dialogue  or  actions  happening  on  stage.    Once  the  show  is  up  and  
running,  the  director  and  designers  may  not  be  around.    It  is  the  Stage  Manager’s  job  to  make  
sure  that  their  artistic  visions  are  carried  out  through  to  the  closing  performance.    Tech  is  the  
time  to  really  get  clear  with  the  director  and  designers  how  the  show  should  flow  and  the  timing  
of  all  of  the  cues.  
• Prompt  Book:  Be  ready  to  put  the  technical  cues  into  your  prompt  book.    These  should  always  
be  entered  with  pencil  as  they  often  will  shift  as  the  tech  rehearsals  progress  and  the  timing  of  
things  get  tightened.    Some  people  like  to  use  repositionable  flags  color  coded  for  what  is  
happening  so  that  they  can  be  easily  moved.    You  will  need  to  decide  for  yourself  what  works  
best  for  you  as  a  stage  manager.    No  matter  what  you  will  want  to  enter  the  cues  as  clearly  as  
possible,  with  the  idea  that  if  someone  needs  to  step  in  for  you  at  any  point  they  can  look  at  
your  prompt  book  and  know  enough  to  run  the  show.    Some  Stage  Managers  like  to  have  a  
separate  calling  script  and  a  blocking  notation  script  so  that  things  can  stay  neat.    You  may  want  
to  consider  this  if  your  blocking  prompt  book  is  full  of  other  notations.  
• Run  Crew  Sheets:  You  should  work  on  compiling  crew  cue  lists  or  run  sheets  (what  each  crew  
member  is  responsible  for.)  You  may  want  to  begin  compiling  these  lists  during  rehearsals,  but  
they  will  inevitably  change  during  tech.  Ideally,  you  will  want  to  update  crew  cue  lists  regularly,  
particularly  if  they  include  cues  that  you  will  not  be  calling,  but  will  be  self-­‐managed  by  the  crew  
person.  Each  crew  member  will  then  be  given  their  specific  sheet  during  tech  and  will  work  with  
you  to  let  you  know  any  changes  that  need  to  be  made.    A  run  sheet  should  be  made  clear  
enough  that  anyone  could  step  into  the  position  and  with  minimal  training  and  help,  complete  
the  tasks  assigned.    You  can  almost  think  of  it  as  your  Stage  Crew’s  script.  
• Props  Preset  lists:  You  will  need  to  continue  to  edit  your  props  preset  lists  so  that  when  the  
show  opens  you  have  a  checklist  that  can  be  checked  off  by  your  crew  to  make  sure  that  the  
show  will  run  smoothly.      
• Actor  half  hour:  Once  the  actors  start  using  costumes,  make  sure  that  the  schedule  allows  at  
least  30  minutes  for  them  to  get  into  the  costumes  and  get  ready.    The  first  day  actors  get  into  
costumes  it  is  wise  to  schedule  a  little  extra  time  as  they  may  need  to  work  with  the  costume  
designer  on  how  exactly  they  should  wear  their  costume.    This  30  minutes  of  time  can  also  be  
used  by  the  crew  to  get  the  stage  ready  for  tech  or  to  work  through  any  tricky  bits  of  tech  with  
your  crew  that  don’t  need  the  actors.      
• Goals:    A  successful  tech  process  will  have  gone  through  the  entire  show  at  least  once  with  all  
the  tech  elements  and  run  the  entire  show  at  least  once  as  it  will  be  performed  for  an  audience.      

12  
 
 • Cue  to  Cue-­‐V.S.  Work  through  –  One  way  of  organizing  a  tech  is  to  do  what’s  called  a  cue  to  cue  
–  this  means  going  over  the  sections  of  the  performance  that  contain  any  cues  in  them  –  
working  that  section  and  then  skipping  to  the  next  section  of  the  performance  that  has  cues.    
This  can  be  especially  helpful  for  shows  where  there  are  long  periods  of  time  where  no  cues  
happen.    If  however  the  show  has  lots  of  little  cues  inter-­‐spliced  throughout  the  show,  it  may  be  
more  effective  to  simply  work  through  the  entire  show.    You  will  want  to  discuss  with  your  
director  and  designers  which  method  will  work  the  best  for  your  show.    Even  if  you  do  a  cue  to  
cue,  you  will  probably  still  want  to  make  sure  that  you  get  a  full  run  of  the  show  with  all  the  tech  
added  in  before  going  before  and  audience.    This  allows  you  to  get  a  sense  of  the  timing  of  the  
show  and  perhaps  catch  things  that  might  not  have  been  obvious  in  a  cue  to  cue  –  such  as  
weather  an  actor  can  make  a  quick  change  during  a  scene  or  not.  
 

   

13  
 
 DURING  THE  SHOW  
During  the  show,  you  will  also  act  as  the  leader  of  the  show,  giving  the  actors  feedback  when  needed  
and  checking  in  with  them  before  the  show  and  at  intermission,  overseeing  the  stage  crew  and  calling  
the  cues  for  the  show.  You  are  their  link  to  the  world  off  the  stage.    During  the  show,  after  the  director  
has  left,  you  will  also  be  in  charge  of  making  sure  that  the  production  stays  true  to  what  was  rehearsed.      
 
• You  will  likely  need  to  show  up  at  least  an  hour  and  a  half  before  curtain.  Once  you  arrive:  
1. Turn  on  the  necessary  building  lights  including  in  dressing  rooms,  green  room,  on  
stage,  back  stage,  lobby,  etc  –  unless  this  is  done  by  a  facilities  manager.  
2. Turn  on  all  the  running  lights  backstage.  
3. Check  headsets  with  crew  members  when  they  arrive  if  you  are  using  them,  or  
check  any  other  mode  of  communication  that  you  might  have  lined  up.  
4. Turn  on  any  equipment  that  will  be  used  for  the  show  that  you  are  responsible  for  
and  do  any  necessary  checks  to  make  sure  things  are  working  properly  (ie.  light  
boards,  sound  boards,  microphones,  fog  machines,  etc).    If  you  have  a  separate  crew  
member  running  a  piece  of  equipment,  make  sure  they  have  turned  it  on  and  done  
the  necessary  checks.  
5. Make  sure  the  stage  gets  swept  each  night  and  mopped  when  needed  (the  crew  can  
help  you  there.)  
6. Make  sure  the  props  all  get  pre-­‐set  according  to  the  lists  you  have  made  during  tech  
(the  crew  can  help  you  there,  too.)  
7. Make  sure  that  you  have  any  trick  and  moveable  scenery  in  its  proper  place.  
8. Make  sure  that  the  actors  run  any  specials.  These  might  include  dance  calls,  fight  
calls,  running  a  scene  with  especially  tricky  language  or  lines,  music  call,  or  any  other  
area  that  needs  extra  attention.    These  calls  essentially  entail  the  performers  
running  the  piece  of  business  before  the  show.    These  sorts  of  calls  are  usually  
decided  on  during  tech  by  the  director  and  sometimes  the  actors  themselves.  
9. Make  sure  that  the  performers  get  in  some  warm-­‐up  time  before  letting  the  house  
manager  know  they  can  open  the  house.  Make  sure  the  actors  check  their  props  
before  opening  the  house.  Make  sure  the  crew  is  set  before  opening  the  house.    
10. You  will  want  to  have  a  sign-­‐in  sheet  for  each  performance.  At  the  half  hour  call,  you  
will  want  to  make  sure  that  all  of  the  actors  have  signed  in  (you  may  need  to  
account  for  actors  who  have  forgotten  to  sign  in,  but  be  sure  to  let  them  know  that  
they  need  to  sign  in  for  every  performance.)  Sample  sign  in  sheets  (documents  P)  
are  located  in  this  section  and  on  the  CD.    
11. Be  sure  to  give  the  actors  a  half  hour,  fifteen,  ten,  and  five  minutes  to  places  call,  
plus  a  places  call.  Work  out  with  your  producing  organization  and  the  house  
manager  about  when  the  house  should  be  open  to  the  public  to  be  seated.    Be  sure  
to  check  in  with  the  house  manager  and  performers  before  opening  the  house  at  
the  specified  time.    Performers  should  not  go  on  stage  once  the  house  is  open  
unless  they  have  been  specifically  directed  to  do  so  by  the  director.  
12. Before  you  open  the  house,  make  sure  that  the  lights  are  in  the  cue  they  need  to  be  
in,  any  work  lights  that  need  to  be  turned  off  for  the  performance  are  off,  and  any  
preshow  music  that  should  be  playing  has  started.    
13. About  five  minutes  before  the  show  is  set  to  begin,  check  in  with  the  house  
manager  to  see  how  the  crowds  are.  You  may  have  to  hold  the  house  for  a  few  
minutes  if  there  is  a  long  line  at  the  ticket  counter,  or  not  all  the  audience  has  been  

14  
 
 seated  quite  yet.  Set  up  a  system  with  the  house  manager  about  how  to  let  you  
know  when  he  or  she  is  ready  and  everyone  is  in,  or  if  you  need  to  get  the  show  
started,  what  the  late  seating  policy  should  be.      
14. Give  the  places  call  to  the  actors  about  two  minutes  before  the  show  actually  starts.  
15. When  all  is  set….return  to  the  booth  and,  once  the  house  manager  has  closed  the  
house,  start  the  show!!  
 
• If  you  are  going  to  call  cues,  it  is  a  good  idea  to  mark  in  your  script  warnings  for  those  cues  
about  a  page  before  they  happen,  especially  for  a  show  cues  scattered  sporadically  throughout  
the  script  or  for  LARGE  blocks  of  cues  that  happen  close  together.  Then  give  the  go.  An  example:    
• Warning  Sound  A  
• Stand-­‐by  Sound  A  
• Sound  A  go  
This  also  applies  to  curtain  cues,  rigging  cues,  spot  light  cues,  and  any  other  types  of  cues  that  
you  might  have.    
• If  you  are  calling  a  cue  off  of  a  cue  light,  then  turning  the  cue  light  on  should  designate  the  
stand-­‐by  and  turning  it  off  should  designate  the  go.  Be  sure  to  explain  this  to  the  actor  or  crew  
member  who  is  taking  his  cue  off  of  the  light.    
• At  the  end  of  the  show,  wait  until  the  audience  has  mostly  cleared  out  (there  might  be  some  
stragglers  who  wait  around,)  then  turn  on  the  work  lights,  turn  off  the  various  equipment  that  
needs  to  be  powered  down,  and  follow  any  other  post  show  procedures  for  the  equipment,  
space  and  other  items  used  in  the  performance.  
• Turn  on  the  backstage  lights,  turn  off  the  running  lights.  Once  the  actors  have  cleared  out,  turn  
off  the  dressing  room  and  backstage  lights.    
• Before  leaving  the  space,  make  sure  any  clean  up  that  has  to  be  done  that  night  is  done  (eg.  
Dishes,  laundry,  spills,  garbage,  etc.)  
• Turn  off  the  lights  in  the  theatre.  
• If  this  house  manager  still  has  things  to  do,  make  sure  that  they  are  able  to  lock  up  the  theatre.  
If  they  have  already  gone,  shut  off  the  lights  in  the  lobby  and  make  sure  that  the  doors  are  
locked  unless  this  is  something  that  the  facility  manager  does,  in  which  case,  check  in  with  them  
before  leaving.    
• You  will  also  need  to  write  performance  reports  to  e-­‐mail  to  production  crew  after  every  show.  
The  performance  report  is  used  to  let  people  know  how  the  show  went  and  whether  anything  
needs  to  be  fixed  before  the  next  performance.  It  also  includes  a  house  count,  which  you  will  
need  to  obtain  from  the  house  manager,  performance  times  and  any  other  pertinent  
information.    The  performance  report  is  how  your  director,  designers  and  producing  
organization  stay  connected  to  the  work  that  is  happening  in  performances.  
 

 
 
 
 
 
15  
 
 LOAD-­‐OUT  OR  “STRIKE”  
Load-­‐out  or  Strike  are  the  terms  used  for  the  time  that  is  needed  to  take  apart  all  the  physical  elements  
of  the  production,  removed  them  from  the  performance  venue  and  get  them  put  away  or  returned  to  
who  they  were  borrowed  from.    The  production  isn’t  really  over  until  everything  has  been  put  away.    As  
Stage  Manger  you  will  want  to  work  with  your  producing  organization  and  the  facilities  manager  of  the  
venue  you  are  performing  in  to  make  sure  that  some  form  of  strike  has  been  scheduled  and  that  
everyone  is  clear  on  what  is  considered  “removed”  and  “put  away”  and  who  is  in  charge  of  what.  
• Sets  –  This  tends  to  be  the  biggest  area  of  strike.    Sets  are  often  large  and  producing  
organizations  will  often  put  out  calls  to  groups  of  volunteers  to  help  them  take  everything  down.      
• Costumes  –  Costume  strike  may  also  involve  getting  the  costumes  clean  before  they  get  put  
away.    If  things  have  been  rented  or  borrowed,  this  is  especially  important.    Make  sure  someone  
is  on  top  of  getting  the  costume  where  they  need  to  go  to  get  clean  and  get  back  to  where  they  
need  to  go.  
• Props/furniture  –  As  Stage  Manager,  you  might  be  in  charge  of  making  sure  that  the  props  get  
back  to  where  they  need  to  go.    Make  sure  you  have  talked  with  your  props  person  or  producing  
organization  and  have  a  good  list  of  anything  that  has  been  borrowed  and  needs  to  be  returned,  
or  if  the  organization  doesn’t  have  a  place  to  store  props  and  furniture,  what  they  plan  to  do  
with  the  items  that  they  purchased  once  the  show  closes.  
• Lights  –  make  sure  you  know  what  is  needed  to  reset  the  lights.    Some  places  have  crews  to  take  
care  of  this  themselves  and  don’t  want  anyone  messing  with  them.    Other  places  might  not  have  
had  and  lights  to  begin  with  and  you  may  be  dealing  with  borrowed  gear.    Make  sure  it’s  very  
clear  what  needs  to  happen  with  everything.    
• Space  in  General:  It  is  so  important  to  make  sure  that  everyone  is  clear  about  their  expectations  
about  how  the  space  used  for  the  performance  should  be  left.    One  group  leaving  a  big  mess  in  a  
venue  can  really  wreck  things    

 
Congratulations!  You  are  now  on  your  way  to  
becoming  a  stage  manager!  

16