26/03/2019
¿Qué es un almacén?
GESTIÓN DE ALMACENES
¿Qué es un almacén?
El almacén es un lugar especialmente estructurado y planificado para custodiar,
proteger y controlar los bienes de activo fijo o variable de la empresa, antes de
ser requeridos para al administración, la producción o al venta de artículos o
mercancías.
Todo almacén puede considerarse redituable para un negocio según el apoyo
que preste a las funciones productoras de utilidades: producción y ventas. Es
importante hacer hincapié en que lo almacenado debe tener un movimiento
rápido de entrada y salida, o sea una rápida rotación.
Todo manejo y almacenamiento de materiales y productos es algo que eleva el
costo del producto final sin agregarle valor, razón por la cual se debe conservar
el mínimo de existencias con el mínimo de riesgo de faltantes y al menor costo
posible de operación.
La custodia fiel y eficiente de los materiales o productos debe encontrarse
siempre bajo la responsabilidad de una sola persona en cada almacén. El
personal de cada almacén debe ser asignado a funciones especializadas de
recepción, almacenamiento, registro, revisión, despacho y ayuda en el control
de inventarios. Debe existir un sola puerta, o en todo caso una de entrada y otra
de salida (ambas con su debido control). Hay que llevar un registro al día de
todas las entradas y salidas.
Es necesario informar a control de inventarios y contabilidad todos los
movimientos del almacén (entradas y salidas) y a programación de y control de
producción sobre las existencias. Se debe asignar una identificación a cada
producto y unificarla por el nombre común y conocido de compras, control de
inventario y producción. Cada material o producto se tiene que ubicar según su
clasificación e identificación en pasillos, estantes, espacios marcados para
facilitar su ubicación.
¿Qué es un almacén?
Toda operación de entrada o salida del almacén requiriere documentación
autorizada según sistemas existentes. La entrada al almacén debe estar
prohibida a toda persona que no esté asignada a él, y estará restringida al
personal autorizado por la gerencia o departamento de control de inventarios.
La disposición del almacén deberá ser lo más flexible posible para poder
realizar modificaciones pertinentes con mínima inversión. El área ocupada por
los pasillos respecto de la del total del almacenamiento propiamente dicho,
debe ser tan pequeña como lo permitan las condiciones de operación.
Son aquellos lugares donde se
guardan los diferentes tipos de
mercancía.
Son manejados a través de una
política de inventario. Esta
función controla físicamente y
mantiene todos los artículos
inventariados.
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¿Qué es un inventario ?
• El significado de inventario es el conjunto de artículos o mercancías
que se acumulan en el almacén pendientes de ser utilizados en el
proceso productivo o comercializados.
• Pueden considerarse como una herramienta reguladora que
mantiene el equilibrio entre los flujos reales de entrada y los de
salida.
¿Por qué es importante?
La importancia del control de inventarios reside en el objetivo
primordial de toda empresa: obtener utilidades, que a su vez
residen en gran parte del área de Ventas, ya que éste es el motor
de la empresa, sin embargo, si la función del inventario no opera
con efectividad, Ventas no tendrá material suficiente para poder
trabajar, el cliente se inconforma y la oportunidad de tener
utilidades se disuelve. Entonces, sin inventarios, simplemente no
hay ventas.
En TODOS LOS GIROS resulta de vital importancia el control de
inventarios, dado que su descontrol se presta no sólo al robo
hormiga, sino también a mermas y desperdicios, pudiendo causar
un fuerte impacto sobre las utilidades.
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Características del inventario
El inventario desempeña un papel importante dentro de los
planes de cualquier negocio. Entre otras cosas por los
siguientes motivos:
• Capacidad de predecir: es capaz de fijar un cronograma de
producción, para saber cuántas piezas y materia prima se
procesan en un momento concreto. Debe mantener el
equilibrio entre lo que se precisa y lo que se procesa.
• Protección ante la demanda: una reserva de inventario
permitirá estar protegido en un momento dado. Nunca se
sabe la cantidad de producto que va a demandar el
mercado.
• Inestabilidad del suministro: protege ante la falta de
confiabilidad de los proveedores o cuando hay pocas
unidades de un artículo y resulta complicado garantizar su
provisión de forma permanente.
• Protección de precios: una adecuada compra en cuanto a
cantidad permitirá evitar el impacto de la inflación de costos.
• Descuentos: al comprar en grandes cantidades hay margen
para ofrecer descuentos.
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CLASIFICACIÓN Existe otra clasificación de inventarios que se refiere a la concepción

De acuerdo a las características de la empresa encontramos cinco tipos de
inventarios.
Inventario de mercancías :
Lo constituyen todos aquellos bienes que le pertenecen a la empresa bien
sea comercial o mercantil, los cuales los compran para luego venderlos sin
ser modificados. En esta Cuenta se mostrarán todas las mercancías
disponibles para la Venta.
Inventario de Productos Terminados
Son todos aquellos bienes adquiridos por las empresas manufactureras o
industriales, los cuales son transformados para ser vendidos como
productos elaborados.
logística del mismo, los cuales son los siguientes:
• Inventarios cíclicos o de lote: Se generan al producir en lotes no de
manera continua. Por ejemplo cuando un tornero acumula piezas hasta
completar un lote que será enviado al fresado o al siguiente proceso.
Estos inventarios facilitan las operaciones en sistemas clásicos de
producción, porque permiten que el sistema productivo no se detenga.
• Inventarios estacionales (por estación):
Son aquellos donde se contabilizan aquellos productos que poseen
demandas que depende de alguna estación o periodo de tiempo
específico.
Por ejemplo: los paraguas, los juguetes y los artículos de moda. Estos
inventarios se utilizan para suavizar el nivel de producción de las
operaciones, para que los trabajadores no tengan que contratarse o
despedirse frecuentemente.

• Inventario de Productos en Proceso de Fabricación: • Inventarios de seguridad: Se generan para amortiguar variaciones en
la demanda o para cubrir errores en su estimación. Los inventarios de
Lo integran todos aquellos bienes adquiridos por las empresas seguridad concernientes a materias primas, protegen contra la
manufactureras o industriales, los cuales se encuentran en proceso incertidumbre de la actuación de proveedores debido a factores
de manufactura. Su cuantificación se hace por la cantidad de como el tiempo de espera, huelgas, vacaciones o unidades que al ser
materiales, mano de obra y gastos de fabricación, aplicables a la de mala calidad no podrán ser aceptadas.
fecha de cierre.
• Inventarios especulativos: Aparecen cuando se espera un aumento
• Inventario de Materias Primas: de precios superior a los costos de acumulación de inventarios, por
ejemplo, si las tasas de interés son negativas o inferiores a la
Conformado por todos los materiales con los que se elaboran los inflación.
productos, aunque no han recibido procesamiento aún.
• Inventario Máximo: Debido al enfoque de control, existe el riesgo
• Inventario de Suministros de Fábrica:
que el nivel del inventario pueda llegar demasiado alto para algunos
artículos. Por lo tanto se establece un nivel de inventario máximo.
Son los materiales con los que se elaboran los productos, pero que
no pueden ser cuantificados de una manera exacta (Pintura, lija,
clavos, lubricantes, etc.).

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• Inventario Mínimo: Es la cantidad mínima de inventario a ser Rotación de existencias

mantenidas en el almacén.
Es el índice que mide cuantas veces se ha movido el stock en un
periodo determinado generalmente un año .
• Inventario Disponible: Es aquel que se encuentra disponible para la
Se calcula comparando el stock medio de las existencias que
producción o venta.
permanecen en el almacén con sus consumos (salidas).
• Inventario en Línea: Es aquel inventario que aguarda a ser procesado
El resultado será el número de veces que se renuevan las existencias a
en la línea de producción.
lo largo del año.
Mientras mas se aleje de 1, mejor será la rotación de inventarios.
• Inventario Agregado: Se aplica cuando al administrar las existencias
por artículo único representa un alto costo, para minimizar el impacto
del costo en la administración del inventario, los artículos se agrupan
ya sea en familias u otro tipo de clasificación de materiales de acuerdo
a su importancia económica, etc.

• Inventario en Cuarentena: Es aquel que debe de cumplir con un periodo

de almacenamiento antes de disponer del mismo, es aplicado a bienes de
consumo, generalmente comestibles u otros. O también es un inventario
de productos rechazados que no pueden utilizarse en la manufactura.
• Inventario de Previsión: Se tienen con el fin de cubrir una necesidad
futura perfectamente definida. Se diferencia con el respecto a los de
seguridad, en que los de previsión se tienen a la luz de una necesidad que
se conoce con certeza razonable y por lo tanto, involucra un menor riesgo.
• Inventario de Mercancías: Son las mercancías que se tienen en existencia,
aun no vendidas, en un momento determinado.
• Inventario Permanente: Método seguido para las cuentas representativas
de existencias, cuyo saldo ha de coincidir en cualquier momento con el
valor de los inventarios.
Normalmente se considera que una buena gestión de
inventarios debe tener una alta rotación de inventarios,
pero esto se cumple en la mayoría de casos para
productos terminados.
Si se hace un análisis de los inventarios de materias
primas un alto índice de rotación también podría
significar que los costos de adquisición son elevados por
lo que es conveniente siempre hacer un análisis
considerando estas dos variables.

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EJEMPLO:
Si de un producto que se han consumido en el año 6 000 unidades,
el nivel de stock medio almacenado ha sido de 1000 Unidades, su
índice de rotación será:
OBJETIVOS
Al gestionar un almacén, deben definirse los objetivos para poder
alcanzarlos de la manera más eficiente posible. Algunos de los objetivos
generales de la gestión de almacenes son:

 Asegurar una eficaz distribución del producto.

 Minimizar los riesgos de pérdida y/o deterioro de inventario
 Minimización de costos ( producción-transportación )
Cantidad consumida/stock medio = 6000/1000 = 6
 Optimización de las operaciones de manipulación, despacho y
transporte.
Es decir, el almacén se ha renovado 6 veces.
12meses/6veces = 2 meses

Los productos salieron del almacén cada 2 meses.

ALMACEN RELACIONES FUNCIONALES DEL ALMACÉN

• CONCEPTO ANTIGUO:
Almacén es la dependencia de la
Empresa que guarda la materia prima o
el producto, para proporcionarlo
cuando se necesite.
• CONCEPTO MODERNO:
Local estructurado donde se guardan
momentánea y ordenadamente, bajo
criterio de rentabilidad, stocks de
mercancías cuyo destino es la venta o
la incorporación al proceso productivo.
RELACIONES DE ALMACÉN CON CONTABILIDAD
• Esta relación es sumamente estrecha, por cuanto la gran parte del
capital de las empresas se encuentra invertido en las existencias que
el Almacén guarda, y por consiguiente es Contabilidad la
dependencia que actuará como elemento controlador de ese capital
inmovilizado.
• El control que realiza se refiere exclusivamente a determinar la
exactitud de los registros que lleva, comparándolos con la realidad
de manera de evitar pérdidas, sustracciones, roturas, deterioros,
etc. que atentan contra el capital invertido

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RELACIONES DEL ALMACÉN CON COMPRAS
Hemos dicho que Compras, es la dependencia que procura los
artículos y materias primas que el Almacén debe guardar, y por ello sus
relaciones se efectúan alrededor o en torno a la adquisición de los
artículos que el Almacén solicita para reponer sus existencias.
Por consiguiente es de gran interés, para ambas dependencias, estar
informados del movimiento de los artículos, fluctuaciones del mercado
cantidades económicas etc. que permiten determinar como, cuando y
cuanto se adquiera.
FUNCIONES
• Mantienen las materias primas a cubierto de incendios, robos y deterioros.
• Permitir a las personas autorizadas el acceso a los materiales almacenados.
• Mantiene informado al departamento de compras, sobre las existencias
reales de materia prima.
• Lleva en forma minuciosa controles sobre las materias primas (entradas y
salidas)
• Vigila que no se agoten los materiales (máximos – mínimos).

RELACION DEL ALMACÉN CON VENTAS - ACTIVIDADES

PRODUCCIÓN
GESTIÓN Y
Así como las anteriores relaciones son imprescindibles para el CONTROL DE
EXPEDICIÓN EXISTENCIA
desenvolvimiento de la entidad, las que debe establecer almacenes con CONSERVACION
DE
Ventas (Comercio) o producción (Industria), son de suma importancia, MERCANCÍAS:
Y
pues estas dependencias son las que mueven con su consumo los artículos ALMACENAMIENTO MATENIMIENTO
que se encuentran en el almacén. REGISTRO DE
ENTRADAS Y
El Ciclo de Almacenamiento se completa cuando el Almacén da salida a RECEPCIÓN E SALIDA DE
IDENTIFICACIÓN MERCANCÍAS
los artículos que guarda, esto solo se realiza si los consumidores lo DE MERCANCÍAS
solicitan.

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ACTIVIDADES EN ALMACÉN • REGISTRO DE ENTRADAS Y SALIDA DE

MERCANCÍAS
Es necesario informar a control de
inventarios y contabilidad de los
movimientos diarios de entradas y salidas
PREPARACION DE
del almacén, y a programación y control
PEDIDOS de producción de las existencias
PICKINS AGRUPACION

ALMACENAMIENTO

MANTENIMIENTO

CONTROL DE
INGRESO DE
CONTROL DE PRODUCTOS
DESPACHOS

INGRESO DE PRODUCTOS

• RECEPCIÓN E IDENTIFICACIÓN DE MERCANCÍAS • ALMACENAMIENTO

Es el proceso que consiste en dar entrada a las mercancías que envían los
proveedores. Durante este proceso, se comprueba que la mercancía
recibida coincida con la información que figura en los documentos de
entrega (albaranes).
Es necesario comprobar durante la recepción de la mercancía si las
cantidades, la calidad o las características se corresponden con el pedido.
Consiste en la ubicación de las mercancías en las zonas idóneas para
ello, con el objetivo de acceder a las mismas y que estén fácilmente
localizables.
Para ello se utilizan medios fijos, como estanterías mecánicas
industriales, depósitos, instalaciones, soportes, etc. y medios de
transporte interno como carretillas, elevadores o cintas
transportadoras.

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• CONSERVACIÓN Y MANTENIMIENTO
Durante el tiempo que la mercancía está almacenada, tiene que
conservarse en perfecto estado.
La conservación de la mercancía implica la aplicación de la legislación
vigente en cuanto a higiene y seguridad en el almacén, además de las
normas especiales sobre mantenimiento y cuidado de cada producto.
• EXPEDICIÓN DE MERCANCÍAS:
La expedición de mercancías comienza desde que el cliente realiza el
pedido, conocida también por picking, es la operación por la que se
convierten las unidades de carga de compra en unidades de venta o
salida( involucra la selección de mercancía y embalaje así como la
elección del medio de transporte.)
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• GESTIÓN Y CONTROL DE EXISTENCIA
Es una de las funciones clave, consiste en determinar la cantidad de
cada producto que hay que almacenar, calcular la cantidad y la
frecuencia con la que se solicitará cada pedido con el objetivo de
disminuir al máximo los costes de almacenamiento.
Generalmente las anotaciones se hacen con medios informáticos de
esta forma podemos saber en todo momento el stock existente de
cada articulo, modelo o referencia
Los 10 principios de manejo de materiales
desarrollados por Handling Institute
1. Principio de planeación: todo el manejo de materiales debe ser el
resultado de un plan deliberado en el que se definan por completo
necesidades, objetivos de desempeño y especificaciones funcionales de
los métodos propuestos.
2. Principio de estandarización: métodos, equipos, controles y software para
el manejo de materiales debe estandarizarse dentro de los límites que
logran los objetivos globales de desempeño y sin sacrificar la flexibilidad,
modularidad y producción.
3. Principio del trabajo: el trabajo de manejo de materiales debe
minimizarse sin sacrificar la productividad o el nivel de servicio requerido
de la operación.
4. Principio de ergonomía: deben reconocerse la capacidad y las
limitaciones humanas y respetarse al diseñar las tareas y equipo de
manejo de materiales para asegurar operaciones seguras y efectivas.
5. Principio de carga unitaria: las cargas unitarias deben ser de tamaño
adecuado y configurarse de manera que logren el flujo de material y los
objetivos de inventario en cada etapa de la cadena de Proveedores.
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Los 10 principios de manejo de materiales Ejercicio

desarrollados por Handling Institute
Calcular el índice de rotación de stock de los artículos
6. Principio de utilización del espacio: debe hacerse uso efectivo y eficiente “Ordenador AMJ8”, “Impresora SK”, “Proyector 200” y
de todo el espacio disponible.
“Portátil DEL”, teniendo en cuenta los datos de La siguiente
7. Principio de sistema: las actividades de movimiento y almacenaje de
materiales deben estar integra-das por completo para formar un sistema tabla del último año:
operativo que abarca recepción, inspección, Almacenamiento,
producción, ensamble, empaque, unificación, selección de órdenes,
envíos, transporte y manejo de reclamaciones. Artículo Salidas por año Existencias medias
8. Principio de automatización: las operaciones de manejo de materiales
deben mecanizarse y/o auto-matizarse cuando sea posible, para mejorar Ordenador AMJ8 22.000 11.500
la eficiencia operativa, incrementar la respuesta y mejorar la consistencia.
9. Principio ambiental: el impacto ambiental y el consumo de energía son Impresora SK 42.000 14.000
criterios a considerar al diseñar o seleccionar el equipo y los sistemas de
manejo de materiales. Proyector 2000 32.000 28.000
10. Principio del costo del ciclo de vida: Un análisis económico exhaustivo
debe tomar en cuenta todo el ciclo de vida del equipo de manejo de Portátil DEL 18.000 52.000
materiales y los sistemas que resulten

RESPONSABILIDADES
Una vez se ha identificado las necesidades de distribución y almacenamiento, la
compañía debe decidir que tipos de almacenes y centros de distribución se ajusta a
sus necesidades de manera más eficiente esto depende de muchos factores (la
estrategia de la organización, de su mercado, tamaño y cadena de abastecimiento)sin
embargo existen claras ventajas y desventajas de acuerdo al tipo de gestión (propia o
por subcontratación).

GESTION PROPIA SUBCONTRATACIÓN

• Mayor grado de control • Conservación del capital
Flexibilidad • Aumento del espacio del almacén para cubrir picos
VENTAJAS

• Menos costo a largo tiempo de demanda.

• Beneficios intangibles • Riesgo reducido
• Economía de escala
• Ventajas fiscales
• Conocimiento especifico de los costos de
almacenaje.
DESVENTAJAS

• Carencia de flexibilidad • Principal disminución de valores

• Restricción financiera • Problemas de comunicación
• Tasa de devoluciones • Carencia de servicios especializados
• El espacio puede no estar disponible