Planeación estratégica

Diseño de un plan estratégico para una cierta optimización de tiempos y recursos, dirigida a todas
las áreas de la organización Suppla S.A.

Presentado por:
Nasly Julieth Santa López 490830-32
Andrea del pilar Fonseca 492054-7
Jacqueline González 470302-14

INVESTIGACION FORMATIVA
Tutor: ALVARO CORZO GOMEZ
NCR 4548

CORPORACIÓN UNIVERSITARIA MINUTO DE DIOS UNIMINUTO UVD

FACULTAD DE CIENCIAS EMPRESARIALES
PROGRAMA ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS
BOGOTA D.C
 Planeación Estratégica
La Planificación Estratégica, PE, es una herramienta de gestión que permite apoyar la toma
de decisiones de las organizaciones en torno al que hacer actual y al camino que deben
recorrer en el futuro para adecuarse a los cambios y a las demandas que les impone el
entorno y lograr la mayor eficiencia, eficacia, calidad en los bienes y servicios que se
proveen.
La Planificación Estratégica consiste en un ejercicio de formulación y establecimiento de
objetivos de carácter prioritario, cuya característica principal es el establecimiento de los
cursos de acción (estrategias) para alcanzar dichos objetivos. Desde esta perspectiva la PE
es una herramienta clave para la toma de decisiones de las instituciones públicas.
A partir de un diagnóstico de la situación actual (a través del análisis de brechas
institucionales), la Planificación Estratégica establece cuales son las acciones que se
tomarán para llegar a un “futuro deseado”, el cual puede estar referido al mediano o largo
plazo.
La definición de los Objetivos Estratégicos, los indicadores y las metas, permiten establecer
el marco para la elaboración de la Programación Anual Operativa que es la base para la
formulación del proyecto de presupuesto.

 Se propone nuevas estrategias, cumpliendo normas y reglas estipuladas teniendo en

cuenta la optimización de tiempos y recursos.
 Se retroalimentará seguido las diferentes áreas para el buen uso y el debido
seguimiento de el plan estratégico.

Evaluación:
En el presente trabajo lo que se quiere mostrar es un análisis de investigación con finalidad a
obtener optimización de tiempos y recursos de los diferentes procesos y gestiones de la empresa, de
allí comprender las funciones que realizan cada uno de los integrantes y su respectiva revisión
minuciosa de cada área Documental de la empresa SUPPLA Logística Inteligente.

Es de gran importancia estrategias en las organizaciones, siempre y cuando estas den

buenos resultados, una buena estrategia es la optimización de tiempos y recursos y el
excelente uso que se les dé a los mismos, la posibilidad de que se lleve a cabo es mucha e
incluso es el principal objetivo que se usa en una organización para que esta pueda llegar
más lejos.

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Formulación:
En muchas ocasiones las empresas no ven la necesidad de realizar un diagnóstico organizacional
debido a que esto suele ser un poco costoso, pero si se revisa minuciosamente, la perdida que se
puede generar por no tener un ambiente organizacional sano, veremos afectados muchos de los
procesos realizados en la organización o en las áreas que la conforman.

¿Es fiable y necesario un proceso para la planeación, y esta sirve para la mejora de la
organización?

Planeación Estratégica

Objetivo General

En el presente Trabajo teórico- práctico, se pretende hacer uso de los conocimientos obtenidos en
las distintas investigaciones de planeación estratégica con la finalidad de realizar un Diagnostico en
el que se pueda desarrollar un plan estratégico para la empresa SUPPLA Logística Inteligente,
específicamente en el Área de Trabajo: Gestión Documental

Capacitar el personal para identificar diversas formas de optimización de recursos y

tiempos entre las diferentes áreas teniendo en cuenta la materialización de la misión y
visión de la organización. De allí ser partícipes del plan estratégico y se involucren con el
mismo brindando suficiente eficiencia y eficacia.

Objetivos específicos

 Diseñar un plan estratégico que se derive a todas las áreas para la buena utilización
de los recursos.

 Identificar las causas que son necesarias en el plan estratégico para la optimización
de los tiempos y recursos.

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  Garantizar con la mayor rapidez situaciones en las que se detecte el mal uso de los
recursos y se deba hacer uso de la herramienta.

 Realización de la Ficha Técnica de la empresa Suppla S.A y del Área.

Justificación

Se tendrán en cuenta el cumplimiento de los objetivos, la aplicación de cada uno de ellos,

para saber si esta herramienta es necesaria y el mejoramiento y cambios que la aplicación
de esta nos conlleva.
Se revisará el funcionamiento de este plan estratégico y en caso de no obtener buenos
resultados se planteará un nuevo plan, teniendo en cuenta las políticas constitucionales.
Se pretende tener un plan B para cualquier tipo de riesgo que pueda tener la organización,
este debe plasmarse por escrito y con anticipación.
Esta herramienta debe ser usada en toda organización, esto teniendo en cuenta la gran
competencia que hay.
Se debe tener un buen plan estratégico para salir delante de otras organizaciones, esto para
en caso de un mal negocio o una perdida acudir a este plan y no quedar por debajo de otras
organizaciones, porque esto nos podría llevar a una baja de demanda por el servicio o
producto prestado.
Implementando esta herramienta tenemos plasmada una mejor productividad y eficiencia
para nuestra organización.

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5. Marco Referencial
Definición
Es un proceso de orientación y coordinación de un conjunto actividades con el propósito de
alcanzar una meta determinada.
Planificar debe responder a la pregunta ¿Qué? y ¿Cómo hacer? Y deben estar referidos a
procesos educativos, organizativos, técnicos y otros conducentes todos ellos a la mejor
producción y calidad de bienes y servicios, donde la relación calidad-precio sea cada vez
más atractiva para el cliente comprador o consumidor.
Tipos de planes:
• Planes estratégicos: Son aquellos que establecen o formulan los objetivos generales de
toda organización. Estos tienden a incluir un periodo extenso de tiempo (de tres a más años)
• Planes operacionales: Son aquellos que especifican los detalles de cómo se alcanzaran
los objetivos generales definidos por la planeación estratégica

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5.1 Marco Teórico
ESTRATEGIA (Raíces etimológicas)
griego stategos = “Un general” => “ejercito”, acaudillar.
Verbo griego stategos = “planificar la destrucción de los enemigos en razón eficaz de los
recursos”.
A inicios de la década de los cincuenta, las firmas de negocios y más tarde otros tipos de
organizaciones de producción de servicios y bienes, empezaron a preocuparse por sus
desajustes con el medio ambiente. Esto dio lugar al desarrollo de la planeación estratégica.
Posteriormente, no sólo preocupó a los administradores de las organizaciones, de ahí pensar
en exigir que lo planeado se traduzca realmente en acciones adecuadas, lo que dio lugar al
desarrollo del concepto de administración estratégica. Desde la década de 1960 hasta
mediados de 1980, la planeación estratégica subrayaba un enfoque de arriba abajo respecto
al establecimiento de metas y planeación, es decir la alta dirección y los especialistas en
planeación estratégica desarrollaban metas y planes para toda la organización.
Con frecuencia los gerentes recibían metas y planes de miembros del personal y sus propias
actividades de planeación se limitaban a procedimientos específicos ya presupuestados para
sus unidades. Durante este periodo empresas particulares y compañías de consultoría han
innovado diversas técnicas analíticas y enfoques de planeación, muchas de las cuales se
convirtieron en modas corporativas. A menudo, estas técnicas se usaban en forma poco
adecuada y conducían a decisiones estratégicas que se basaban en conclusiones y
evaluaciones simplistas. A menudo surge una gran brecha entre gerentes estratégicos,
tácticos y operativos. Los gerentes y empleados se sentían ajenos en todas sus
organizaciones y perdían su compromiso con el éxito de la organización.

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5.1.1 Marco Histórico-Geográfico
El equipo humano lo integra una fuerza de más de 4.600 colaboradores. Todas ellas, personas que
desde sus puestos de trabajo desarrollan competencias muy estructuradas y un amplio
conocimiento de su oficio y el sector, para ofrecer soluciones que generan ahorros y eficiencias a
nuestros clientes. Como en muchas actividades del nuevo mundo de los negocios, tenemos una
alta participación de la mujer calculada en un 40% aproximadamente.

De esta forma, en Suppla apostamos por un equipo diverso donde cada uno aporta creatividad,
iniciativa y esfuerzo a nuestra gestión, sin importar el nivel que ocupe dentro de nuestra
estructura.

Igualmente, en Suppla entendemos y promovemos el bienestar como la constante búsqueda de

mejores condiciones de vida para nuestros colaboradores y sus familias, de esta forma contamos
con 4 pilares que dirigen nuestro relacionamiento con los colaboradores.

a. Empatía: Comprender a los colaboradores

b. Identidad: Vinculación y conexión con Suppla

c. Acercamiento: Traspasar las fronteras de las sedes hasta sus hogares

d. Desarrollo: Potencializar las fortalezas del Capital Humano.

1944 - almagran fue fundada en Medellín. Fue el segundo almacén de depósito creado en el
país.
1953 – se crea almacenar como filial del banco Colombia.
1996 – Bavaria S.A. sociedad del Grupo Santo Domingo, vende Banco Comercial Antioqueño S.A.-
Bancoquia al Banco Santander Investmenty mantiene la propiedad de ALMAGRÁN.

1997 – Escisión de Bavaria S.A. ALMAGRÁN pasó a ser una filial de Invernac y Valoren S.A...
1998 – Se fusionan el BIC y el Banco de Colombia y por ende Almabic y ALMACENAR. ALMACENAR
comienza a ser parte del Grupo Empresarial Antioqueño.

2006 – ALMACENAR es adquirida por Lab Investment & Logistics S.A. y Portal de Investigación
S.A...

2007 – El 1°de octubre ALMAGRÁN dejó de ser vigilada por la Superintendencia Financiera.

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2008 – En agosto se adquiere el control accionario de ALMACENAR por parte de ALMAGRÁN
(Grupo Santo Domingo), y empieza la integración administrativa y operativa de las dos Compañías

2009 – A partir de 1°de octubre ALMACENAR dejó de ser vigilado por la Superintendencia
Financiera

5.1.2 Marco de Fundamentación

En la Estrategia como en cualquier área del conocimiento existen distintas escuelas que
aborda la temática de diferente manera, en la Estrategia existen 2 la primera de ellas es la
Prescriptiva que considera que la estructura sigue la Estrategia es decir, primero se planifica
y luego se diseña la estructura organizacional de acuerdo con la Estrategia, la escuela
Descriptiva se fundamenta en que la Estrategia debe ser posterior a la Estructura y que debe
amoldarse a esta última, además habla que dentro de las Organizaciones existen tendencias
Culturales, Ambientales y Políticas que determinan la Estrategia.
Con base en lo anterior podemos analizar el artículo de Mintzberg sobre las 5 P´s de la
Estrategia, la primera de ellas es la Estrategia como Plan. En la Administración: “La
Estrategia es un plan unificado, comprensible e integral, diseñado para asegurar que los
objetivos. Mintzberg on Management: Inside Our Strange World of Organizations, (1989).
Michael Porter contribuyó con sus aportes al análisis estratégico en primer lugar con lo que
él llamó CADENA DE VALOR, parte del concepto que una Organización debe crear valor
en los productos que elabora o en los servicios que presta, y llama cadena de valor a la red
de actividades de una empresa y las divide en 2 actividades, Primarias que agregan valor
directamente las cuales están relacionadas con los insumos, procesos y los productos, lo
que él llamó Logística Interna, Logística Externa, Comercialización, Ventas y servicios; y
las actividades Apoyo que fortalecen a las primarias para agregar valor las cuales clasifica
como Administración de Recursos Humanos, Investigación y Desarrollo, Infraestructura de
la Empresa (S.I.G, Contabilidad, Jurídico). Porter, Michael.(1996). What is strategy?
Harvard Bussiness ReviewNovember-December:61-78.
Porter concluye que solamente existen dos “Tipos básicos de Ventajas Competitivas que la
Organización puede poseer: El bajo costo y la Diferenciación” que con el “Alcance”,
entendiéndose este como el segmento de mercado que se desea obtener, de los objetivos se

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constituyen 3 Estrategias Genéricas que le permiten a la empresa un desempeño superior al
de la industria. Cuando se refiere a diferenciación específica que esta puede darse por
varios aspectos: Calidad, diseño, precios e imagen.

5.1.3 Marco Legal

Es importante señalar que hablar de normatividad en relación con el archivo, es remitirse
necesariamente al conocimiento del marco dentro del cual ésta se expide y se debe cumplir,
por ello se ha dispuesto un módulo dedicado a tal fin. A continuación, se presenta una
síntesis de algunos aspectos relevantes para la fundamentación básica de la Administración
Documental. Al entrar a definir cualquier tipo de reglamentación que afecte los
procedimientos relacionados con la administración de los documentos de archivo, es
fundamental partir del marco legal, general y específico vigente. El marco legal puede
definirse como el conjunto de normas jurídicas dentro del cual deben actuar los archivos en
sus diferentes procesos. Las normas jurídicas fueron creadas por un gobierno o estado de
derecho para regular el comportamiento de las personas dentro de la sociedad. La
normatividad archivística jurídica comprende el conjunto de normas que regulan la gestión
y todo el ciclo de los archivos. Estas normas marco, en su gran mayoría, definen y
establecen los alcances y usos de los documentos, el modo y tiempo de conservación, así
como las series documentales de carácter histórico que deben ser transferidas a los archivos
históricos. Por ello, ninguna determinación podrá ser tomada sin consultar estas normas. En
Colombia, la normatividad sobre archivos se encuentra dispersa y diluida en normas de
carácter variado o múltiple, que de una u otra manera tienen que ver con los documentos,

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sin embargo, el Archivo General de la Nación como ente rector de las políticas archivísticas
en Colombia, ha hecho una compilación de los más importantes preceptos y las normas
esenciales relativas a los archivos.

Marco Legal Interno

Es de saber que en este negocio la seguridad y la confianza es lo más importante, por eso
estamos certificados con normas internacionales que garantizan los estándares que un
operador de talla mundial debe ofrecer. De igual forma, ratificamos nuestro compromiso
con el medio ambiente y nuestros colaboradores basando nuestros procesos en acciones
socialmente responsables.

5.2 Marco conceptual

La planificación estratégica tiene dos connotaciones relativamente diferentes; realizar un
"mapa" de las probables decisiones futuras de una organización o diseñar una ruta de
acción personal para el futuro. En ambos casos nos enfrenta a la incertidumbre de qué
pasará en el futuro y cómo actuaremos de manera conveniente para cumplir nuestros
propósitos fundamentales.
Al final las dimensiones personal e organizacional se entretejen en tanto el rumbo que
elegimos para nuestras organizaciones influirá en las personas y viceversa.

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En general se trata de la interacción entre entorno y el interno de los entes y la habilidad de
estos para actuar de manera pro activa configurando estrategias que nos permitan
aprovechar nuestras fortalezas internas y las oportunidades externas.
Esta técnica fue creada para la planificación
Matriz de Evaluación de los Factores Externos, Mediante esta matriz se consigue resumir y
evaluar información económica, social, política, gubernamental, jurídica, tecnológica y
competitiva. Las variables que se incluyen en esta matriz están constituidas por los Factores
Claves de Éxito que se han obtenido de la Auditoria Externa. Este análisis permite evaluar
la capacidad de respuesta de la organización, ofensiva o defensiva, y brinda el punto de
partida de formulación de estrategias para aprovechar las oportunidades externas y reducir
al máximo los efectos potenciales de las amenazas que provengan del entorno. Algunos
autores utilizan además este modelo para medir el grado de atractivita de un sector
específico de condiciones cambiantes, las ideas y las nuevas oportunidades
Uno de los aspectos de la planeación estratégica empresarial es logar ventajas competitivas,
es positiva si al cabo de un tiempo la organización se encuentra mejor que en el comienzo
Además, al desglosar la definición de la dirección estratégica sobre la base de sus tareas
fundamentales, señala su naturaleza con lo siguiente:
1. Desarrollar un concepto de negocio y formar su visión difundida y compartida de hacia
dónde se necesita dirigir la organización.
2. Dirigir la transformación o conversión de la misión en objetivos específicos de
resultados.
3. Elaborar una estrategia que logre el objetivo planeado.
4. Implantar y poner en práctica la estrategia seleccionada de manera eficiente y eficaz.
5. Evaluar el resultado, revisar la situación e iniciar los ajustes correctivos en la misión, los
objetivos, la estrategia o la implantación, en relación con la experiencia real,

6. Hipótesis
El diseño de una planeación estratégica permitirá identificar la situación actual de la
organización y adoptar posiciones estratégicas que establecerán la reasignación de recursos
eficientemente y el logro de los objetivos de la compañía La adopción de estrategias
administrativas, comerciales y financieras determinarán la estructura organizacional
adecuada y permitirán el establecimiento de procesos y procedimientos efectivos que
conduzcan a la productividad de la empresa

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7 Metodología Cuantitativa
Todos nuestros procesos se basan en la búsqueda de eficiencias en la cadena de suministro,
la mejora para la competitividad de los servicios a través de la diferenciación y la reducción
en los costos por optimización.
Para cualquier campo se aplica la investigación de las Ciencias Físico-Naturales. El objeto
de estudio es externo al sujeto que lo investiga tratando de lograr la máxima objetividad.
Intenta identificar leyes generales referidas a grupos de sujeto o hechos. Sus instrumentos
suelen recoger datos cuantitativos los cuales también incluyen la medición sistemática, y se
emplea el análisis estadístico como característica resaltante.
7.1 Investigación Descriptiva Diagnostica
Este tipo de investigación descriptiva diagnostica pretende especificar claramente el objeto
que se está estudiando se hace una respectiva caracterización de todos los aspectos que se
presentan en la empresa “En el caso de la investigación descriptiva, la indagación va
dirigida a responder a las preguntas quién, qué, dónde, cuándo, cuántos “(Borderleau,
1987). Diagnostica porque, se toma toda información recolectada que salió de haber
realizado un análisis de la información y finalmente el diagnostico son los resultados que
arroja la investigación, el objetivo de realizar el diagnostico en el Área De Gestión
Documental es evidenciar la situación actual, estado en que se encuentra el área a fin de
realizar una acción de corrección en la falencias encontradas.

7.2 los clientes de la organización

Todos los empleados de la empresa
Recopilación de información

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Diseño de un plan estratégico para la optimización de tiempos y recursos, dirigida a todas
las áreas de la organización Suppla S.A.

Encuesta dirigida a jefes de área

1. En su empresa ¿Qué valores o principios están claramente definidos?
 Visón
 Misión
 Políticas de calidad
 Valores corporativos

2. Indique de que tipo es el plan estratégico que realiza su empresa

 Plan de gestión
 Planificación de objetivos
 Factores críticos de éxito
 Actividades prioritarios

3. En su empresa, indique de qué manera está documentado la descripción de puesto

 Manual de funciones
 Manual de organización
 Descripción de puesto de trabajo
 Organigrama

4. Que considera más importante para llevar a cabo los objetivos estratégicos

 Rentabilidad
 Control de gastos
 Ejecución de programas
 Presupuesto

5. Indique que herramientas se utilizan para planificar la política estratégica de la

empresa

 Cuadro de indicadores
 Matriz FODA
 Cuadro de mandos
 otros

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Diseño de un plan estratégico para la optimización de tiempos y recursos, dirigida a todas
las áreas de la organización Suppla S.A.

Encuesta dirigida empleados

1) ¿Cómo es el manejo de la comunicación entre los colaboradores de la compañía

Suppla?

2) ¿En la empresa Suppla existen equipos de trabajo para realizar las actividades?

3) ¿Por qué razón se genera un incumplimiento del reglamento interno del área?

4) ¿Qué factores retrasan la productividad diaria?

5) ¿Qué cree que se puede implementar para la optimización de tiempos y recursos?

6) ¿considera que la productividad está por encima de su capacidad?

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Biografías

Mintzberg on Management: Inside Our Strange World of Organizations, (1989).

Porter, Michael.(1996). What is strategy? Harvard Bussiness ReviewNovember-
December:61-78.

Fuentes

http://www.academia.edu/18859682/PROCESO_ADMINISTRATIVO_para_las_organizac
iones_del_siglo_XXI
http://www.aulafacil.com/cursos/l4852/arte-humanidades/genero/como- realizar-un-
http://www.cepal.org/ilpes/noticias/paginas/3/38453/manual_planificacion_estrategica.pdf
http://www.eumed.net/libros-gratis/2007c/318/planificacion%20marco%20referencial.htm
http://www.eumed.net/tesis-doctorales/2014/jlcv/planeacion-estrategica.htm
http://www.reprotectucentro.com/Centro-de-fertilizacion-fertilidad-en-Bogota
http://www.scielo.org.co/pdf/pege/n26/n26a09.pdf
https://www.google.com.co/webhp?sourceid=chrome-instant&ion=1&espv=2&ie=UTF-
8#q=mintzberg%20estrategia
trabajo-de- investigación-social/definiendo- un-marco- conceptual-desde- donde-investigar

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