El desafío de los sistemas de gestión empresarial

Los sistemas de gestión empresarial son bases de datos informatizadas y programada de tal
manera que producen informes periódicos sobre las operaciones, a todos los niveles de la
gestión, de una empresa. Además del reporting rutinario, también es posible lanzar consultas al
sistema para obtener informes especiales; ya que, el objetivo principal de los sistemas de
gestión empresarial es proporcionar a la gerencia la retroalimentación necesaria sobre su
propio desempeño, para dotarles de una visión clara de la empresa en su conjunto que les
permita un mejor control.

Cómo funcionan los sistemas de gestión empresarial

1. La información mostrada por los sistemas de gestión empresarial normalmente muestra los
datos reales, que se cotejan con los resultados previstos en el planning y los obtenidos en el
ejercicio anterior.
2. Se podría decir que los sistemas de gestión empresarial se ocupan de medir el progreso
contra las metas.
3. Para poder mostrar esta perspectiva el sistema recibe los datos de las distintas unidades de
negocio de la empresa, quedando representadas en él todas las funciones. Esta recogida se debe
llevar a cabo de forma, preferiblemente, automatizada.

4. Los datos recogidos se plasman en informes rutinarios pre-programados y se ejecutan a

intervalos periódicos o bajo demanda.

5. La información más específica puede obtenerse utilizando lenguajes de consulta integrados,

a solicitud de los interesados.

6. Si los sistemas de gestión empresarial son más sofisticados, también pueden emplearse para
supervisar y monitorizar el desempeño de las acciones de la empresa.

El gran desafío de los sistemas de gestión empresarial

Los sistemas de gestión empresarial representan la automatización de la presupuestación y el

reporting a nivel de empresa para lograr un mejor seguimiento del negocio. Sus orígenes datan
de los primeros años del siglo pasado, aunque parezca increíble, ya que estos sistemas tienen
raíces en las tarjetas perforadas de IBM. Cada tarjeta era el equivalente a un registro de base de
datos con diferentes campos y la grabadora de datos de la compañía informática permitía
conservar dichos registros en el tiempo.
Este formato de tarjetas no desapareció por completo hasta la década de los 70, cuando fue
sustituido por medios magnéticos de almacenamiento (cintas y discos). En las siguientes
décadas, los cambios se sucedieron logrando que, dentro de las empresas, las principales áreas
funcionales desarrollasen sus propias capacidades equivalentes a sistemas de gestión de la
información.
Hoy día, los sistemas de información empresarial, por supuesto, siguen haciendo su trabajo,
pero su función es ahora más de alimentación de datos, por lo que su principal reto es la
integración. Este desafío se ha planteado precisamente por el modo en que este tipo de sistemas
han evolucionado, fomentando los silos departamentales.
La única solución posible, para recuperar la funcionalidad original de los sistemas de gestión
empresarial optimizada gracias a las nuevas tecnologías y a las peculiares características del
escenario actual, en lo que respecta a la información y su acceso; pasa por establecer una
función de gobernanza adecuada, que integre los esfuerzos de los diferentes usuarios y
departamentos a lo largo de la organización para, en vez de dividir, cohesionar y fortalecer así
el potencial del dato corporativo.

¿Por qué implantar un Sistema de Gestión de Calidad en tu empresa?

Hoy por hoy, ante las exigencias de un mercado cada vez más competitivo y dinámico, las
empresas están obligadas a realizar un seguimiento permanente de sus procesos. No basta sólo
con producir; hay que analizar, revisar y mejorar. A estos procesos de mejora se les conoce como
Sistemas de Gestión de Calidad, que no son otra cosa que un conjunto de medidas que se toman
al interior de una organización para aumentar la calidad de los productos o servicios. El sistema
más conocido es el de la familia del ISO-9000, referente mundial en este campo al fijar las
normas mínimas a las cuales deben ceñirse las compañías en temas de calidad y eficiencia. Para
emplear una metáfora clínica, estos sistemas de Gestión de Calidad cumplen una función similar
a la que tienen las placas de rayos X en el organismo humano: desvelan la estructura de una
organización y permiten establecer posibles fallos u obstáculos a la hora de optimizar la calidad
de un producto. Pero además de esa visión global de las compañías, ¿cuáles son, en términos
prácticos, las ventajas de aplicar un sistema de este tipo? ¿Cuáles son sus aportes?

¿Qué ganas si aplicas un Sistema de Gestión de Calidad?

Las principales ventajas de aplicar un sistema de este tipo en una compañía se pueden ver
reflejadas de dos maneras: en la propia organización y en los clientes.

a. Ventajas para la organización:

 Optimización de los procesos, lo cual se logra a través de una clarificación de los

objetivos generales. Todas las fases de la producción están enlazadas y orientadas de
forma coherente hacia el cumplimiento de las metas. Para que esto se logre en mayor
medida, es recomendable que el principio de mejora continua se incorpore como uno
más entre los elementos que conforman la filosofía corporativa de la empresa.
 Mejora la organización interna. Al aplicar métodos de comunicación más claros y
eficaces entre las distintas fases de producción, la relación entre los miembros de cada
grupo es más fluida y las responsabilidades se asumen con mayor precisión.
  Flexibilidad ante el cambio. Atrás han quedado las estructuras productivas en las que
sólo se podía intervenir al final de los procesos. Un sistema de Gestión de Calidad
permite la incorporación de variantes y modificaciones según cada situación. Las fases
también aportan calidad. Esta flexibilidad es más notoria en aquellas organizaciones con
una estructura menos jerarquizada.
 Promueve el trabajo en equipo. Los sistemas de Gestión de Calidad no se pueden
entender sin la intervención directa de cada uno de los miembros que toman parte en
los procesos. Esto aumenta la sensación de trabajo conjunto y la motivación.

b. Ventajas para el cliente o consumidor:

 Productos mejor elaborados. La función de los estándares de calidad es velar por el

cumplimiento de normas mínimas que garanticen servicios y productos óptimos. En la
medida en que las empresas se acojan a dichos estándares, las ofertas serán mejores y
el mercado ofrecerá distintas opciones a una misma necesidad.
 Refuerza su confianza. Al percatarse de que la empresa invierte en la Gestión de la
Calidad, el cliente verá en ello un plus y, en el mejor de los casos, creará una relación de
fidelidad hacia la marca. En este caso, confianza es sinónimo de bienestar.

Cuáles son las cuatro funciones básicas que conforman el proceso de gestión

Cuáles son las cuatro funciones básicas que conforman el proceso de gestión.
En 1916, un director francés de una mina de carbón llamado Henri Fayol escribió un libro titulado
"Administración Industrielle et Generale", el cual presentó cinco funciones distintas de gestión
que Fayol insistía en que eran aplicables en cualquier industria. En la década de 1950, los libros
de gestión comenzaron a incorporar algunas de las ideas de Fayol en su contenido. El proceso
de gestión de la escuela nació y, en la actualidad, los cursos de gestión todavía utilizan muchas
de las ideas de Fayol para enseñarles a los estudiantes acerca de la administración de empresas.
Fayol originalmente estableció cinco funciones de gestión, pero los autores de libros de gestión
las han condensado en cuatro: planificación, organización, dirección y control. La quinta función
era proveer de personal.
Planificación
La planificación implica decidir dónde llevar a una empresa y la selección de pasos para llegar
allí. En primer lugar, requiere que los gerentes sean conscientes de los desafíos que enfrentan
sus empresas, y luego requiere que los gerentes pronostiquen los negocios y las condiciones
económicas futuras. A continuación, deben formular los objetivos a alcanzar en un determinado
plazo y decidir sobre las medidas para alcanzarlos. Ellos re-evalúan sus planes a medida que las
condiciones cambian y hacen los ajustes necesarios. La planificación ayuda a asignar los recursos
y a reducir los desechos.
Organizar
Los administradores organizan al unir los recursos físicos, humanos y financieros para lograr los
objetivos. Ellos identifican las actividades a ser realizadas, clasifican las actividades, asignan
actividades a los grupos o individuos, crean responsabilidad y delegan la autoridad. Luego
coordinan las relaciones de responsabilidad y autoridad.
Liderazgo
El liderazgo requiere que los gerentes motiven a los empleados para alcanzar los objetivos y
metas del negocio. Requiere el uso de la autoridad para lograr esos objetivos, así como la
capacidad de comunicarse de manera efectiva. Los líderes efectivos son estudiantes de las
personalidades humanas, la motivación y la comunicación. Pueden influir en su personal al ver
las situaciones desde su perspectiva. Liderar implica también la supervisión de los empleados y
de su trabajo.
Controlar
El control es una función de gestión que implica la medición del éxito con los objetivos y metas
establecidos. También requiere que los gerentes sean capaces de identificar fuentes de
desviación de la realización con éxito y de proporcionar un curso de acción correctivo. Los
administradores establecen primero los objetivos y metas, y luego miden el logro de ellos,
identifican cualquier cosa que eviten alcanzarlos y proporcionan los medios de corrección si son
necesarios. El control no implica necesariamente lograr sólo metas monetarias y objetivos.
También se relaciona con las metas y objetivos no tangibles como encontrarse con una cuota de
producción o la reducción de quejas de los clientes por un importe determinado.