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Responder a los retos que enfrentan las organizaciones y a la complejidad que las

caracteriza se dio origen a la administracion, y se ha entendido como una disciplina


que enseña a usar en forma racional los recursos. Su modelo se ha
estructurado en lo que hoy se conoce como proceso de administrativo, que
comprende basicamente los siguientes aspectos.
Planeacion: proceso mediante el cual se definen los objetivos, se fijan las
estrategias para acanzarlos y se formulan programas a fin de integrar y coordinar
las actividades a desarrollar para parte de la compañía.
Organización: proceso que consiste en determinar las tareas quese deben realizar
para lograr lo planeado, diseñar puestos y especificar actielaciovidades, crear la
estructura de la organización (quien rinde cuentas a quien y donde se toman las
decisiones), establecer procedimientos y asignar recursos.
Direccion: proceso que tiene relacion con la motivacion y el liderazgo de las
personas y los equipos de trabajo en la compañía, con la estrategia de
comunicación, resolucion de conflictos, manejo del cambio, etc, a fin de conducir a
las personas el logro de los objetivos propuestos en la planeacion.
Control: Proceso que consiste en retroalimentar, es decir, proveer a la organización
de informacion o le indica como se esta desempeñando y cual es la dinamica del
entorno en el que actua, con el proposito de lograr sus objetivos de manera optima.
Estos procesos son interdependientes y se afectan mutuamente, la dinamica
afecta a la organización como unidad.
FUNDAMENTOS DE PLANEACION
Planear es la actividad mas importante de las cuatro funciones del proceso
administrativo, en la planeacion dependen las funciones relacionadas con los
procesos de organizar, dirigir y controlar, se organiza, se dirige, y se controla lo
planeado. Es la actividad mas controvertida debido a que se tiene la posibilidad de
estar en un proceso dinamico y a la vez complejo como lo es en la actualidad ,
debido a que es imposible prever los eventos del futuro y , por consiguiente, planear
para responder a estos. Los criterios de la planeacion impide la creatividad y la
innovacion, factores claves e indispensables en un ambiente de cambio e
incertidumbre.
Sin embargo son los promotores de la planeacion en esa misma dinamica e
incertidumbre del futuro lo que exige precisamente la necesidad de una efectiva
planeacion, de la capacidad creativa e innovadora para comprender el futuro y
formular acciones que les permitan a las organizaciones responder de la mejor
forma posible a esos cambios.
Es evidente que las personas, organizaciones y naciones que planean sus
actividades tienen mas y mejores posibilidades de éxito en el logro de sus objetivos
que aquellas que no lo hacen, la mayoria de la planeacion es informal en muchas
empresas (pequeñas), se siguen modelos de planeacion formales y bien definidos.
Es importante para las empresas de toda indole (tamaño, sector o cubrimiento). La
diferencia puede radicar en el grado de complejidad, ya que es una empresa
pequeña planear es menos complejo que para una empresa con operaciones
internacionales
Importancia de la planeacion
La teoria de la administracion considera muchas razones sobre la necesidad e
importancia de la planeacion:
 Los rapidos complejos e inciertos cambios en el entorno y la dinamica propia
de la organización. Las organizaciones planean para responder en forma
efectiva a los cambios.
 La escasez de los recursos. Dia a dia, los recursos son mas limitados, por
tanto se debe planear para optimizar su utilizacion.
 La orientacion de las organizaciones. Mediante los planes, los directivos
pueden orientar sus decisiones y los demas colaboradores tener claridad de
hacia donde se espera que se derijan sus esfuerzos. La falta de planeacion
dificulta el direccionamiento de las organizaciones.
 Fuente de motivacion y de compromiso. Las metas y los planes falicitan la
indentificacion de los empleados con las organzaciones y los motiva a reducir
la incertidumbre y aclarar lo que es importante conseguir.
 Norma de desempeño. Los planes y los resultados esperados sirven de
criterio de desempeño de las actividades de las organizaciones.
Tipos y niveles de planes
Estos estan interrelacionados, en el nivel de decision, se inicia por la planeacion
corporativa o estrategica y se despliega por los diferentes dependencias de la
orgaizacion hasta llegar a cada trabajador. Pero al nivel de resultados, estos
comienzan a producir a partir de las acciones de los trabajadores hasta alcanzar
los resultados corporativos.
 Planes corporativos o estrategicos
 Planes tacticos
 Planes operativos
 Planes de contingencia
Planes corporativos o estrategicos
Los planes corporativos o estrategicos se plantean para el conjunto de la compañía,
se formulan para el largo plazo y son responsabilidad de los altos directivos
Planes tacticos
Se derivan o desprenden de los planes corporativos, se formulan para cada una
de las diferentes areas en las que se agrupan las actividades de la empresa. Por
ejemplp, planes de markenting, planes tecnicos, financieros, recursos humanos,
para el caso de las empresas que tienen lineas de productos, seran planes para
cada linea de productos, etc. estos planes son responsabilidd de los directores de
departamento y se formulan a mediano plano.
Planes operativos
Los planes operativos se derivan de los planes tacticos. Son la operacionalizacion
de estos planes mediante metodos y procedimientos, es decir, su ejecucion real.
Los planes operativos son responsabilidad de los diferentes unidades de
trabajo(divisiones), y se ejecutan por todos y cada uno de los trabajadores de la
compañoa. Es la planeacuin del corto plazo o del dia a dia.

Planes de contingencia
Como complemento a los planes antes mencionados, las compañias necesitan
cotar con planes alternativos que les permitan responder a situaciones criticas
inusuales de emergencia, resultado de la complejidad y la incertidumbr hacia el
futuro.
¿a quienes les corresponde planear en las organizaciones?
La participacion de las diferentes personas que laboran en la compañía tiende a
ser un factor de motivacion y compromiso en el desarrollo del respectivo plan y en
el logro de los resultados por parte de la compañía.
Todas y cada una de ls dependencias de la compañía necesitan planear para el
desarrollo del plan estrategico, el cual solo se concreta con los planes y resultados
de las diferentes dependencias.
Proceso de planeacion
El proceso de planeacion hace referencia a las fases y actividades que se siguen
para formular un plan y ponerlo en marcha.
En una organización, el proceso de planeacion global o corporativo ( el que se
plantea para el conjunto de la compañía) se fundamenta en la filisofia organizacional
reprensentada en los estatutos, mision, vision, polticas, principios o valores
corporativos y en las grandes metas o propositos de la junta directiva de la
respectiva organización.
 Revision o declaracion de mision y vision institucional o corporativa
Se revisa (cuando ya existen) o se redactan la mision y vision corporativa o
institucional de la compañía.
La mision se refieren a la razon que justifica la existencia de la organización
La vision se refiere al gran proposito de lo que quiere ser la organización (ideal por
el que se trabaja enu la empresa) en un lapso determinado (largo plazo).
En esta fase se actualizan o reformulan los principios o valores (pautas de
comportamiento que reflejan la actitud etica de la empresa) y las politicas (criterios
para la toma de decisiones) corporativas.
Sin una clara vision, mision, principios y politicas, la planeacion se puede apartar
de su verdadero proposito y mas que apoyar a la organización en el logro de sus
objetivos la puede desviar y en muchos casos destruir.
 Formulacion de objetivos
En esta etapa la formulacon de un plan consiste en la definicion de objetivos
corporativos para un periodo determinado.
Los objetivos que se formulan deben responder al desarrollode la mision y al logro
de su vision, y estar enmarcados dentro de los principios y politicas institucionales.
Los objetivos deben ser expresados e terminos cuantitativos (cuanto) y delimitados
para ser alcanzados en un determinado plazo (cuando), es decir, verificables y
claros para quienes los tienen que ejecutar.
Los objetivos corporativos o institucionales los definen los directivos y luego se
despliegan en metas parciales en cada una de las dependencias de la compañía,
donde son ejecutados.
Al nivel corporativo, es usual definiral menos tres tipos de objetivos:
 De crecimiento (participacion en el mercado)
 Rentabilidad (ob etivos financieros)
 De productividad

 Analisis del entorno y diagnostico organizacional


Esta fase es muy importante en el proceso de planeacion, por que es la que
permite a la compañía tener informacion sobre el entorno y sobre sus propias
posibilidades de lograr los objetivos fijados en la fase anterios. Este analisis se
realiza en dos niveles:
 Diagnostico externo: oportunidades, amenazas y tendencias.
 Diagnostico interno: fortalezas, debilidades y carencias.
El diagnostico externo permite la compañía conocer las oportunidades, las
amenazas y las tendencias en el entorno que la pueden afectar tanto en forma
positiva como negativa. En este sentido, es importante evaluar, entonces, las
diferentes variables del entorno general (dimensiones politicas, socioculturales,
demograficas, tecnologicas, etc.) y el entorno especifico (clientes, proveedores,
competencia, comunidad, etc.)
El diagnostico interno consiste en realizar una evaluacion de las fortalezas,
debilidades y carencias de la compañía para el logro de sus objetivos.

 Formulacion de estrategias
Las estrategias son las guias de accion para el logro de los objetivos en un plan
estrategico. Por ello, las estrategias se definen a partir del diagnostico tanto interno
como externo el cual le permite a la compañía identificar las oportunidades,
fortalezas y para lograr los objetivos.
Las estrategias para cada empresa son particulares; sin embargo, las mas usuales
tienen relecion con el liderazgo en costos, diferenciacion, enfoque, integracion,
desarrollo de productos, desarrollo de mercados, etc.
 Planes de accion
El paln de accion es la fase de ejecucion de un plan y comprende, basicamente, en
los siguientes aspectos:
 Definicion del cronograma de actividades y designacion de responsables
 Asignacion de recursos (humanos y financieros)
 Puesta en marcha del respectivo plan.
Control
El control es la fase final del proceso de planeacion. Se refleja en la definicion de
indicadores de desarrollo del plan, el seguimineto de su cumplimiento para realizar
ajustes, la evaluacion del avance y el logro de resultados.
La planeacion es un proceso dinamico, que necesita ser ajustado y replanteado
cotidianamente, en especial con el proposito de poder responder a la dinamica del
ambiente complejo e incierto que caracteriza al mundo actual.
Metodos y tecnicas de planeacion
En la actualidad, existe una gran diversidad de metodos y tecnicas de planeacion.
 Metodos y tecnicas para el reconocimiento del entorno
- Inteligencia de la competencia y de mercados
- Analisis del entorno
- Prospectiva
- Metodos de pronosticos
 Benchmarking
 Elaboracion de presupuestos
 Progamacion (gantt, PERT, CPM, Proyect, etc.)
 Planeacion por escenarios

Toma de decisiones
Se considera la escencia del trabajo directivo donde se afirma que la calidad de las
decisiones depende la calidad de las organizaciones para permanecer en el
mercado y competir. Por ello, aprender a tomar decisiones es un factor determinante
en un proceso de planeacion con el proposito de optimizar los recursos y
capacidades de las organizaciones.
La planeacion implica la selección de misiones y objetivos y de las accones para
cumplirlos, y requiere de la toma de decisiones, es decir, de optar entre ddiferentes
cursos futuros de accion. Los planes constituyen un metodo racional para el
cumplimiento de objetivos preseleccionados. La planeacion supone asi mismo y en
forma destacada. Tiende un puente entre se punto donde se esta y aque otro donde
se desea ir.

Tipos de planes
1) Propositos o misiones
2) Objetivos o metas
3) Estrategias
4) Politocas
5) Procedimientos
6) Reglas
7) Programas
8) Presupuestos

PROPOSITOS O MISIONES
En la mision o proposito se indentifica la funcion o tarea basica de una empresa
o una parte de esta.
ESTRATEGIAS
Estrategia es la determinacion de los objetivos basicos a largo plazo de una
empresa y la adopcion de los cursos de accion y laasignacion de recursos
necesarios para su cumplimiento.
POLITICAS
Consisten en enuciados o criterio generales que orientan o encauzan el
pensamiento en la toma de decisiones. En las politicas se define un area dentro de
la cual habra de tomarse una decisión y se garantiza que esta sea consistente con
y contribuya a un objetivo. Las politicas ayudan a decidir asuntos antes de que
se conviertan en problmas, vuelven innecesario el analisis de la misma situacion
cada vez que se presenta y unifican otros planes, permitiendo asi a los
administradores delegar autoridad sin perder el control de las acciones de sus
subordinados.
Existen muchos tipos de politicas:
 Contratacion exclusivas
 Promocion de sugerencias de empleados para elevar la cooperacion
 El ascenso desde dentro
 El estricto apego a un elevado estandar de etica empresarial
 Fijacion de precios competitivos

PROCEDIMIENTOS
Los procedimientos son planes por medio de los cuales se establece un metodo
para el manejo de actividades futuras. Consisten en secuencias cronologicas de
las acciones requeridas. Son guias de accion, no de pensamiento.
REGLAS
En las reglas se exponen acciones u omisiones especificas, no sujetas a la
discrecionalidad de cada persona. La esencia de una regla es reflejar una
decision administrativa en cuantoo a la obligada realizacion u omision de una
accion, el proposito de las politicas es orientar la toma de decisiones mediante
el señalamiennto de las areas en las que los administradores pueden actuar a
discrecion. Las reglas, en cambio, no permiten discrecionalidad alguna en su
aplicación.
PROGRAMAS
Los programas son un conjunto de metas, politicas, procedimientos, reglas,
casignaciones de tareas, pasos a seguir, recursos por emplear y otros elementos
necesarios para llevar a cabo un curso de accion dado,habitualmente se apoyan
en presupuestos.

PRESUPUESTOS
Un presupuesto es una formulacion de resultados esperados expresada en
terminos numericos. Podria llamarsele un programa ”en cifras”. De hecho, al
resupuesto financiero operacional se le denomina a menudo “ plan de utilidades”.
Un presupuesto puede espresarse en ternimos financieros; en terminos de
horas-hombre, unidades de pruductos u horas-maquina, o en cualesquiera
otros terminos numericamente medibles. Puede referirsse a las operaciones,
como en el caso del presupuesto de egresos, puede reflejar desembolsos de
capital, como el presupuesto de inversiones de capital, o puede indicar el flujo
efectivo, como el presupuesto efectivo.
El presupuesto es el instrumento de planeacion fundamental de muchas
compañias, puesto que obliga a una empresa a realizar por adelantado una
recopilacion numerica de sus expectativas de flujo de efectivo, ingresos y
egresos, desembolsos de capital o utilizacion de horas-hombres/maquina.
Pasos de la planeacion
1.- atencion a las oportunidades: se debe hacer hacer un analisis preliminar de
posibles oportunidades futuras y advertirlas clara y totalmente, identificar su
posicion a la luz de sus fortalezas y debilidades, determinar que problemas
desean resolver y por que y especificar que esperan ganar. El establecimiento
de objetivos realistas depende de esta atencion. La planeacion requiere de un
diagnostico realista de las soluciones de oportunidad.
2.- Establecimiento de objetivos:
Se establece objetivos a toda la empresa, y posteriormente para cadaa una
de las unidades de trabajo subrdinadas. Estodebe hacerse tanto para el largo
como el corto plazo. En los objetivos se especifican los resultados esperados y
se indican los puntos terminales de lo que debe hacerse, en que se hara mayor
enfasis y que se cumplira por medio del entrelazamiento de estrategias, politicas,
procedimientos, reglas, presupuestos y programas.
Los objetivos de una empresa orientan los planes principales, los que, al reflejar
esos objetivos, definen el objetivo de cada uno de los departamentos mas
importantes. Los objetivos de los departamentos principales controlan a su vez
los objetivos de los departamentos subordinados, y asi, sucesivamente. En
otras palabras, los objetivos forman una jerarquia. Los objetivos de los
departementos menores seran mas precisos si los administradores de
subdivisiones comprenden los objetivos generales de la empresa y las metas
que se derivan a ellos.
3.- Desarrollo de premisas
Es establecer, poner en circulacion y obtener la aceptacion de utilizar premisas
decisivas de la planeacion como pronosticos, politicas basicas aplicables y los
de laya exisplanes compañía. Se trata en todos estos casos de supuestos
acerca de las condiciones en las que el plan sera puesto en practica. Es
importante que todos los administradores involucrados en la planeacion esten
de acuerdo con las premisas. Mas aun, el mas importante principio de premisas
de planeacion en este: cuanto mejor comprendan y mayor sea el acuerdo entre
los individuos encargados de la planeacion respecto a la utilizacion de premisas
de planeacion congruentes, tanto mas coordinada sera la planeacion de una
empresa.
4.-determinacion de cursos alternativos
Buscar y examinar cursos de accion alternativos, especialmente los que no
son perceptibles a primera vista. Casi no hay plan para el que no existan
alternativas razonables, y es frecuente que la alternativa razonables, y es
frescuente que la alternativa menos obvia sea la mejor.
El problema no es comun no es encontrar alternativas, sino reducir su numero
a fin de analizar las mas promisorias. Aun contando las tecnicas matematicas y
computadoras, hay un limite de numero de alternativas susceptibles de un
analisis exhaustivo. Usualmente, el planificador debe proceder a un examen
preliminar para descubrir las posibilidades mas fructiferas
5.- Evaluacion de cursos alternativos
Es la evaluacion de las alternativas ponderandolas a la luz de premisas y
metas. Puede ocurrir que cierto curso de accion parezca el mas rentable, pero
que requiera al mismo tiempo un gran desembolso de capital y ofrezca un
prolongado periodo de recuperacion, otro puede parecer menosn redituable pero
implicar meor riesgo, y otro mas puede convenir mejor a los objetivos a largo
plazo de la compañía.
6.- Selección de un curso de accion
Se adopta el plan, el verdadero punto de toma de decisión, el anailisis y la
evaluacion de cursos alternativos revelara que dos o mas son aconsejables, de
modo que el administrador puede por seguir varios cursos de accion en lugar
de uno solo, el mejor.
7.- Formulacion de planes derivados
Es raro que, una vez tomada la decision, la planeacion pueda darse por
concluida, pues lo indicado es dar un septimo paso. Casi invariablemente se
requiere de planes derivados en apoyo al plan basico.

8.- Traslado de planes a cifras por medio de la presupuestacion


Trasladar las decisiones, los planes cifras convirtiendolos en presupuestos. Los
presupuestos generales de una empresa representan la suma total de sus
ingresos y egresos, con sus utilidades o superavit resultantes, y de los
presupuestos de las partidas de balance general mas importante, como efectivo
e inversiones de capital.
Cada departamento o programa de la empresa debe tener su propio
presupuesto.
COORDINACION DE PLANES A CORTO Y LARGO PLAZO
Es frecuentemente que se elaboren planes a corto plazo sin referencia alguna
a planes a largo plazo. Esto es definitivamente un grave error. Jamas se deberia
elaborarse un plan a corto plazo que no contribuya al cumplimiento del
correspondiente plan a largo plazo. Las decisiones acerca de situaciones
inmediatas en las que n se consideran los efectos sobre los objetivos mas
distantes suelen implicar desperdicio.

OBJETIVOS
Son de largo o corto plazo, generales o especificos, el acento debe ponerse en
que se trate de objetivos verificables o cuantificables; esto es, al final del periodo
debe ser posible determinar si el objetivo se cumplio o no. La meta de todo
administrador generar un excedente.
Naturaleza de los objetivos

En los objetivos se enuncian resultados finales, y los objetivos generales deben


apoyarse en su subjetivos.