PROCESO SEGUIMIENTO INSTITUCIONAL Código : PSE.

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Versión: 02
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍAS INTERNAS DE LOS SISTEMAS DE GESTIÓN
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Revisó: Director de Control Interno y Evaluación de Gestión Fecha de Aprobación: Octubre 24 de 2016
Aprobó: Rector
Vicerrector Administrativo Resolución No. 1968

OBJETIVO ALCANCE

Establecer las pautas necesarias para realizar las auditorías internas en la Universidad Este procedimiento aplica a las actividades a desarrollar en las auditorías Internas que
Industrial de Santander de acuerdo con los lineamientos de la Institución y las normas se realicen a los procesos y elementos de los Sistemas de Gestión adoptados por la
aplicables según los Sistemas de Gestión adoptados por la Universidad. Universidad Industrial de Santander.

NORMATIVA

 Decreto 1072 de 2015 del Ministerio de Trabajo. Establece en libro 2 parte 2

 Norma NTC ISO 14001:2015
 Norma NTC ISO 9001:2015 título 4 capítulo 6, los lineamientos para el Sistema de Seguridad y Salud en el
 Norma NTC ISO 45001:2018
 Norma NTC ISO 19011:2012 Trabajo y define los aspectos para la auditoría de cumplimiento del SG-SST en los
 Norma NTC ISO 5906:2012
numerales, 2.2.4.6.29 y 2.2.4.6.30

DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS

 Alcance de la Auditoría: El alcance describe la extensión y límites de la auditoría en términos de localización física, unidades organizacionales, actividades y procesos
por auditar, y el periodo de tiempo cubierto por la auditoría.
 Auditado: Organización o persona que se somete a una auditoría.
 Auditor: Persona con la competencia para llevar a cabo una auditoría.
 Auditor Líder: Persona externa o funcionario de la Organización que coordina y direcciona el desarrollo de la auditoría interna y que cumple con el perfil establecido.
 Auditoría: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias de la auditoría y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la
extensión en que se cumplen los criterios de auditoría.
 Auditoría Interna: Proceso sistemático, objetivo e independiente realizado por la misma Organización.
 Competencia: Habilidad demostrada para aplicar conocimientos y aptitudes.
 Conclusiones de Auditoría: Resultados de una auditoría que proporciona el equipo auditor tras considerar los objetivos de la auditoría y todos los hallazgos de la
misma.
 Criterios de la Auditoría: Comprende la normatividad y documentos utilizados como referencia para realizar la auditoría.
 Equipo Auditor: Una o más personas que llevan a cabo una auditoría, con el apoyo de expertos técnicos, si se requieren.
 Evidencia de la Auditoría: Registros, declaraciones de hecho u otra información que sea pertinente para los criterios de auditoría y que s ea verificable.
 Hallazgos de la Auditoría: Resultados de la evaluación de la evidencia recopilada en la auditoría, frente a los criterios de la misma. Los hallazgos pueden indicar
conformidad o no conformidad con los criterios de la auditoría, u oportunidades de mejora.
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DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS

 SG-SST: Sistema de Gestión en Seguridad y Salud en el Trabajo

 Sistema de Gestión (SG): Conjunto de elementos mutuamente relacionados, utilizados para establecer la política y además para definir y controlar una Organización .

CONSIDERACIONES
El Director de Control Interno y Evaluación de Gestión, debe definir el programa de formación para los Auditores Internos que contribuyan al fortalecimiento de sus
competencias y desempeño, teniendo en cuenta los siguientes parámetros :

a) El perfil de Auditor Interno de los Sistemas de Gestión adoptados por la Universidad (Anexo No. 1 del PSE.08). La actualización del anexo que hace parte integral de este
documento no implica cambio de versión ni descripción de los cambios realizados en el documento.
b) La información registrada en la base de datos de las hojas de vida de los auditores.
c) La certificación de las experiencias en auditorías.
d) Las evaluaciones de competencias y desempeño realizadas por el equipo auditor .

La asignación del tiempo de auditoría requerido por cada Proceso o Unidad, debe ser determinado por el auditor líder correspondiente junto con su equipo auditor, durante la
preparación del Plan de Auditorías Internas, teniendo en cuenta el alcance y complejidad de cada auditoría, cada Proceso o Unidad y los tiempos registrados en los planes de
auditoría anteriores.

Con el fin de dar celeridad a las actividades de mejoramiento que se desarrollan en la Institución se recomienda que las Acci ones Correctivas derivadas de las No
Conformidades de las Auditorías se formulen en un plazo de 30 días hábiles.

El equipo auditor revisará las Acciones Correctivas resultado de las No Conformidades (NC) de Auditorías Internas y Externas; así mismo, el cierre de dichas acciones estará a
cargo de las personas relacionadas en el siguiente cuadro :

CONSIDERACIONES CONSIDERACIONES
NC de Auditoría Interna: Auditor Interno que identificó la No Conformidad.
Calidad
NC de Auditoría Externa: Líder del Proceso Seguimiento Institucional.
Seguridad y Salud en el Trabajo Líder del Proceso de Talento Humano

Ambiental Líder del Proceso de Gestión Ambiental

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Inicio/Fin Actividad Dec isión Documento Procesamiento en S.I. o Conector Conector de página
intranet Procedimiento predefinido

DOCUMENTOS DE
DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
REFERENCIA

1. Revisa el estado de los Procesos de los Sistemas de

INICIO
1. Revisión del estado de
los Procesos, Subprocesos
o Unidades del SGI
2. Elabora la propuesta del
Programa Anual de
Auditorías Internas de los
Sistemas de Gestión.
Gestión adoptados por la UIS, teniendo en cuenta los
siguientes aspectos, según aplique: - Informe de Auditorías
a) Grado de intervención de los requisitos críticos de previas.
norma en cada uno de los procesos, según la Matriz de
interrelación de requisitos incluida en el Manual del Sistema - Caracterizaciones de
Director de Control
de Gestión Integrado. los procesos.
Interno y Evaluación de
b) Número de No Conformidades detectadas durante la Gestión y
auditoría anterior. - Matriz de
Auditor Líder
c) Grado de intervención de determinado proceso en los Interrelación de
demás procesos del S.G.I (transversalidad). Requisitos. Anexo 1
d) Criticidad de los Riesgos. Manual del Sistema de
e) Número de Accidentes/Incidentes. Gestión Integrado
f) Indicadores. MDI.01
g) Cambios de impacto que se generen en los procesos.
h) Número de peticiones, quejas y reclamos.
i) Nivel de significancia de los Impactos Ambientales.
j) Además de los aspectos establecidos en el Numeral
2.2.4.6.30 del Decreto 1072 del 2015. (Aplica para SGSST)
Director de Control - FSE.01 Programa
Interno y Evaluación de Anual de Auditorías
2. Elabora la propuesta del Programa Anual de Auditorías
Gestión y Internas de los
Internas de los Sistemas de Gestión adoptados por la Sistemas de Gestión.
Equipo Auditor
Universidad.

Propuesta Programa Anual

de Auditorías Internas de
los Sistemas de Gestión.

1

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍAS INTERNAS DE LOS SISTEMAS DE GESTIÓN
DIAGRAMA DE FLUJO
3. Presenta al Rector el
Programa Anual de
Auditorías Internas de los
Sistemas de Gestión.
¿Requiere ajustes?
SI
4. Realiza los ajustes
correspondientes. No
5. Aprueba el Programa
Anual de Auditorías
Internas de los Sistemas de
Gestión.
Resolución de Rectoría
6. Elabora el Plan de
Auditorías Internas de los
Sistemas de Gestión.
Plan de Auditorías Internas
de los Sistemas de Gestión.
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DOCUMENTOS DE
DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
REFERENCIA
Director de Control - FSE.01 Programa
3. Presenta al Rector el Programa Anual de Auditorías Interno y Evaluación de Anual de Auditorías
Internas de los Sistemas de Gestión. Internas de los
Gestión
Sistemas de Gestión.
- FSE.01 Programa
4. En caso de requerirse, realiza los respectivos ajustes al Director de Control Anual de Auditorías
Programa Anual de Auditorías Internas de los Sistemas de Interno y Evaluación de Internas de los
Gestión, de acuerdo con las observaciones efectuadas Gestión Sistemas de Gestión.
por el Rector
- FSE.01 Programa
5. Aprueba el Programa Anual de Auditorías Internas de Rector Anual de Auditorías
los Sistemas de Gestión.
Internas de los
Sistemas de Gestión.
Resolución Rectoría.
PLANEACIÓN DE AUDITORÍAS
6. Elabora conjuntamente con el equipo auditor el Plan de
Auditorías Internas de los Sistemas de Gestión (FSE.02),
definiendo entre otros, los siguientes aspectos:
-FSE.02 Plan de
 Objetivo.
Auditor Líder y equipo Auditorías Internas de
 Alcance.
auditor los Sistemas de
 Equipo auditor.
Gestión.
 Fechas y tiempos de realización de auditorías.
Nota: El Comité Paritario de Seguridad y Salud en el
Trabajo, participa en la planeación de auditorías del SG-
SST.

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍAS INTERNAS DE LOS SISTEMAS DE GESTIÓN
DIAGRAMA DE FLUJO
7. Aprueba y Comunica el
Plan de Auditorías Internas
de los Sistemas de Gestión.
8. Consulta los
documentos del SGI
pertinentes.
9. Prepara la
documentación para la
realización de auditorías
internas de los Sistemas de
Gestión.
10. Realiza reunión de
apertura.
Control de Asistencia a la
reunión de apertura
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DOCUMENTOS DE
DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
REFERENCIA
7. Aprueba el Plan de Auditoría Interna de los Sistemas Director de Control -FSE.02 Plan de
de Gestión y lo comunica a los lideres de los procesos. Interno y Evaluación Auditorías Internas de
de Gestión los Sistemas de
Nota: Este Plan está sujeto a cambios de fechas, según se Gestión.
acuerde entre las partes.
PREPARACIÓN DE AUDITORÍAS
8. Consulta los documentos pertinentes para el Auditor Líder y equipo - Documentos y/o
desarrollo de la auditoría. auditor registros de los Procesos,
subprocesos o unidades.
9. Prepara los documentos necesarios con base en la
revisión de la información pertinente relacionada con sus Auditor Líder y equipo
asignaciones de auditoría. Entre dichos documentos se auditor
encuentra como opcional las listas de verificación creadas
por cada auditor.
EJECUCIÓN DE LAS AUDITORÍAS
-FSE.02 Plan de
10. Realiza la reunión de apertura, en la cual se presenta Auditorías Internas de
el Plan de Auditorías Internas de los Sistemas de Gestión, Equipo auditor los Sistemas de
y se resuelven las dudas existentes. Se deja evidencia de Gestión.
la reunión en el registro FTH.33 Control de Asistencia.
-FTH.33 Control de
Asistencia.

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍAS INTERNAS DE LOS SISTEMAS DE GESTIÓN
DIAGRAMA DE FLUJO
3
11. Desarrollo de
auditorías en el sitio.
Lista de Verificación
12. Informa al líder del
proceso, subproceso, jefe
de Unidad los principales
hallazgos.
13. Prepara el Informe de
Auditoría.
Informe de Auditoría
Interna de los Sistemas de
Gestión.
14. Realiza reunión de
cierre.
4 Nota: El Director de Control Interno y Evaluación de
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DOCUMENTOS DE
DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
REFERENCIA
11. Recolecta y verifica la información de los procesos,
subprocesos o Unidades que le sean asignados, a través de
la revisión de documentos y registros, observación directa y
entrevistas al personal; confrontándolo con los criterios de Equipo Auditor
auditoría para generar los hallazgos según corresponda,
diligenciando de manera opcional la Lista de Verificación.
NOTA: Durante la auditoría, el auditor líder puede reunirse
periódicamente con el equipo auditor para intercambiar
información, evaluar el progreso de la auditoría y reasignar
trabajo entre los auditores, según se requiera.
12. Informa al líder del proceso, subproceso o jefe de Equipo Auditor
Unidad y al personal involucrado los principales hallazgos
una vez terminada la auditoría.
FSE.26 Informe de
13. Revisa los hallazgos y prepara el Informe de Auditoría, Auditor Líder junto a su Auditoría Interna de
diligenciando el Formato FSE.04 equipo auditor los Sistemas de
Gestión
14. Realiza la reunión de cierre presidida por el auditor
líder y las personas responsables de los procesos,
subprocesos o Unidades, para presentar el Informe de FSE.26 Informe de
Auditoría haciendo énfasis en: Auditor Líder Auditoría Interna de
a) Los hallazgos de la auditoría. los Sistemas de
b) Las conclusiones de la auditoría. Gestión
Esta información se presenta para que sea comprendida
y reconocida por el auditado.
Gestión podrá asistir a las reuniones de cierre.
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DOCUMENTOS DE
DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
REFERENCIA

Líder del Proceso/ - FSE.08 Evaluación de

15. Realiza evaluación de 15. Realiza la Evaluación de Desempeño a los Subproceso
desempeño. miembros del equipo auditor. Desempeño del
Jefe de Unidad Auditor Interno.

16. Analiza resultados
obtenidos de la Evaluación
de Desempeño.
- FSE.08 Evaluación de
16. Analiza los resultados obtenidos en la Evaluación de Auditor Líder y equipo
Desempeño del
Desempeño del Auditor Interno para ser comentados auditor Auditor Interno.
con el equipo auditor y presentar reporte al líder de
proceso de Seguimiento Institucional.

- FSE.20 Evaluación de
Líder Proceso
17.Evaluación de 17. Realiza la evaluación de desempeño al Auditor líder, Desempeño del
Seguimiento
desempeño al auditor líder con su respectiva retroalimentación. Auditor Líder.
Institucional

18. Analiza conjuntamente con el auditor líder el Líder Proceso - FSE.08 Evaluación de
18. Análisis de la Evaluación
de desempeño
reporte de la Evaluación de desempeño aplicada al Seguimiento Desempeño del
equipo auditor con el fin de tomar las medidas Institucional Auditor Interno.
necesarias para mejorar el proceso

19. Documenta las acciones correctivas/preventivas Líder del Proceso/

Procedimiento de
Acciones Preventivas/
que considere pertinentes. Ver Procedimiento de Subproceso - PSE.02 Procedimiento
Correctivas PSE.02 Acciones Correctivas PSE.02 (Redactar la actividad y Jefe de Unidad Acciones Correctivas
remitirlo al procedimiento)

FIN
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CONTROL DE CAMBIOS

VERSIÓN FECHA DE APROBACIÓN DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADA

01 Octubre 24 de 2016 Creación del Documento

Se modifica el término "Normatividad" por Normativa, adicionalmente se elimina la Norma Técnica de

02 Octubre 26 de 2018 Calidad en la Gestión Pública NTC GP1000:2009, y cambiar la versión de la Norma NTC ISO 9001:2008 por
la Norma NTC ISO 9001:2015.
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ANEXO

COMPETENCIAS Y RESPONSABILIDADES DEL AUDITOR

PERFIL DEL COMPETENCIAS* DEL

PLANEACIÓN PREPARACIÓN EJECUCIÓN SEGUIMIENTO Y MEJORA
AUDITOR AUDITOR

-Realizar la reunión de apertura,

-Elaborar conjuntamente con
-Planear y desarrollar las tareas dejando evidencia de los
el equipo auditor, el Plan de
asignadas por el Auditor Líder. participantes, en el Formato FTH33.
Auditorías Internas.
Control de Asistencia.

-Ejecutar la Auditoría. Recolectar y

Los auditores deberían tener el -Asistir y participar en las -Consultar los documentos
analizar las evidencias de Auditoría
-Participar en las Actividades de
conocimiento y habilidades en reuniones programadas por el pertinentes para el desarrollo de que sean pertinentes y suficientes Evaluación del desempeño de los
las áreas descritas a Auditor Líder. la Auditoría.
para obtener conclusiones.
Auditores en Formación.
continuación.

-Principios, procedimientos y -Preparar los documentos

métodos de auditoría. necesarios para la realización de -Implementar las acciones de mejora
las auditorías. Entre los que se que resulten de su evaluación de
INTERNO -Documentos del sistema de encuentran las listas de desempeño.
gestión y de referencia. verificación.

-Contexto organizacional.
-Elaborar y entregar al Auditor Líder
-Requisitos legales y el Informe de Auditoría con sus -Participar en las capacitaciones y/o
contractuales aplicables y otros respectivos soportes en los tiempos entrenamientos como Auditor.
requisitos que apliquen al establecidos.
auditado.

-Verificar que la documentación -Apoyar el Proceso de formación de

-Realizar los ajustes y correcciones a
esté a disposición y sea los auditores en formación en cada
los que haya lugar al informe de
comprendida por el auditor en una de las etapas del procedimiento,
Auditoría.
formación. según corresponda.

* Tomado de ISO 19011:2011 Directrices para la auditoría de Sistemas de Gestión