PERFIL DE LA SECRETARIA

En una oficina sea pequeña o grande, la secretaria es el centro de la atracción o punto de

enfoque, razón por la cual se debe tener personalidad agradable y una gran amabilidad, ya que
en cierta forma es la socia de su jefe y comparte con él la responsabilidad en la oficina en una
rutina agradable.

DATOS RELATIVOS DE LA PERSONALIDAD DE UNA SECRETARIA.

Además de una personalidad equilibrada o con capacidad de autocontrol emocional la secretaria

debe tener cualidades principales que son:

CUALIDADES GENERALES EN SU TRABAJO

Para que la secretaria sea una persona valiosa a la empresa o institución debe poseer ciertas
cualidades:

COOPERACIÓN.- Para ser una buena compañera de trabajo, la secretaria debe estar alerta a las
necesidades de los demás y estar en posición para proveerles información y ayuda si es
necesario. Las buena secretarias sienten satisfacción en ayudar a los demás y estar atentas al
lugar donde necesiten su ayuda durante el día de trabajo.

DEDICACIÓN AL TRABAJO.- Comprender que gran parte de su éxito depende de la dedicación

que ofrecen al trabajo, tener genuino interés en lo que ocurre, tanto en los días livianos como
en los días más activos.

INICIATIVA.- La secretaria en el trabajo de la oficina siempre debe de dar nuevas ideas y

sugerencias para mejorar la calidad del trabajo.

ORDEN Y NITIDEZ.- La nitidez es una compañera inseparable del orden, Una secretaria debe
preocuparse para mantener su escritorio con nitidez ya que le ayudará a desempeñar en forma
eficiente y rápida las actividades.
CONFIABILIDAD.- La secretaria es la persona en quien su jefe más confía, ya que le da al
ejecutivo tiempo para desarrollar otras actividades, y ella pueda tomar decisiones de gran
importancia. Además de cultivar una actitud de que los asuntos de su jefe no deben ser
divulgados a nadie.
LEALTAD.- Cuando una persona pertenece a un grupo siempre hay que despojar el esfuerzo de
los demás compañeros. Recordemos también que una persona chismosa carece de verdaderos
amigos.
CONFIANZA EN SI MISMA.- Debe tener suficiente seguridad y confianza en sí misma de manera
que este dispuesta a tomar iniciativa y responsabilidades en sus actividades diarias.
PUNTUALIDAD.- Una secretaria para ser evaluada por su jefe debe ser puntual al ingresar y al
salir de la oficina.
DISPOSICIÓN PARA AYUDAR AL PÚBLICO.- Significa saber esperar no debemos desanimarnos,
si es difícil ganarse la amistad y el respeto de la gente, debe ser pacientes brindando nuestro
buen comportamiento.

CUALIDADES PERSONALES DE LA SECRETARIA.

Para mantener una apariencia atractiva es necesario llevar un esmerado aseo personal. La
secretaria debe comprender que no se debe descuidar nunca las reglas básicas de la higiene,
algunas que deben observarse siempre son:
Darse por lo menos un baño o ducha diaria.
Usar siempre desodorante.
Cepillarse los dientes tres veces al día
Limpiarse y lavarse la cara por lo menos dos veces al día
Barnizarse y protegerse las uñas con regularidad.
Cepillarse el cabello a menudo.
Vestimenta.- La selección y cuidado adecuado de la ropa se refleja en la apariencia de la
secretaria cuando llega a la oficina cada mañana. No siempre una ropa nueva es la mejor, si no
que con cuidado y un buen planchado su ropa no tan nueva puede lucir bien.

Peinados.- Los peinados más o menos al igual que la ropa varían considerablemente. Se debe
dar gran importancia a la selección del peinado más apropiado y al buen gusto antes de decidir
como peinarse. Los peinados que llaman la atención no son adecuados para la oficina.
Maquillaje.- El maquillaje debe complementar la vestimenta, si es demasiado acentuado puede
restar atractivo, el maquillaje debe resaltar los rasgos de la cara y no debe llamar la atención
con una desagradable mezcla de cosméticos. En términos generales el consejo en cuanto a
maquillaje que se debe usar en una oficina es utilizar poco, el maquillaje acentuado es para la
noche.

Salud.- El respeto por si mismo comienza en prestar atención a las necesidades básicas de la
salud. Suficientes horas de sueño, dieta balanceada, y ejercicio moderado son absolutamente
necesarios para un buen estado físico.
Porte y Postura.- Se puede adquirir esa gracia y elegancia con facilidad de movimiento. Una
posible definición seria la habilidad de mantener la gracia bajo cualquier circunstancia.

Voz y el uso del lenguaje.- El tono de voz para usar el lenguaje son detalles importante en una
secretaria, una voz clara y agradable resulta atrayente, la voz muy baja dificulta la comunicación,
la secretaria debe utilizar vocabulario que refleje el uso inteligente y preciso del lenguaje, el
habla popular que utilizan los adolescentes en sus conversaciones no es aceptable en las oficinas
modernas.
VALORES ETICOS DE LA SECRETARIA.

Toda secretaria esta sujeta a ciertas normas y principios que se practican en su jornada de
trabajo. El principio Ético nos recomienda que debemos conocer lo que corresponde a nuestra
profesión y que tenemos que comunicar de manera estrictamente confidencial, pues nadie le
gusta saber que se ha hablado de sus asuntos.
Esto quiere decir que la secretaria debe tener varias cualidades éticas en su personalidad, pues
sobre ella recae una gran responsabilidad en su trabajo, las cuales detallamos a continuación:

Guardar un Secreto Profesional

Tener personalidad y vocación
Cuidar su vocabulario
Saber respetar a toda persona que labora en su empresa o institución.

VALORES MORALES
Cuando hablamos de distintos contextos teóricos en función a la realidad, nos encontramos con
normas jurídicas, normas sociológicas, normas higiénicas etc. Los valores morales se identifican
con ellas en cuanto a su naturaleza de normatividad pero se diferencia en lo que hace relación
a su ámbito específico, que es lo que se circunscribe el valor y la responsabilidad moral.
La secretaria en lo que se refiere al ámbito de Valores Morales se identifica plenamente con su
personalidad, ya que denota sus costumbres tanto en su casa como en su trabajo. Algunos de
los valores Morales que debe tener la secretaria son los siguientes:
 Saber realizar su trabajo con profesionalidad
Tener pudor en su comportamiento dentro y fuera de la oficina
Manifestar un alto espíritu de respeto y confianza.

GENERALIDADES DE LA REDACCIÓN COMERCIAL

LA COMUNICACIÓN.- Comunicación es la interrelación que se produce al enviar un mensaje y

conseguir una respuesta.
Es un proceso integrador cuyo mecanismo es: transmisión de un mensaje del emisor para
despertar el interés del receptor y conseguir una respuesta favorable que contribuya al logro de
los propósitos que pueden estar ya establecidos.
Comunicar es transmitir mensajes que pueden ser comprendidos y recordados.
Hay dos fases en la comunicación:

a) Transmitir ( emisor)
b) Recibir (receptor)
Tendremos siempre en cuenta que en la comunicación existen emisores y receptores y que estos
permitan alternativamente su papel, se responde mutuamente estableciendo lo que sella circulo
lingüístico de comunicación bidireccional.

El proceso de comunicación tiene como condiciones:

La apertura
La participación
La información de retorno
La igualdad
Gracias a los mensajes recibidos cada individuo vive la experiencia de los otros, pero este
proceso solo puede tener lugar si el emisor y el receptor poseen un lenguaje común. La
comunicación unidireccional es utilizado por el político, por un locutor de radio, televisión,
conferencistas etc.
Podemos comunicar:

a) Pensamientos
b) Sentimientos
c) Deseos
d) Experiencias
e) Aspiraciones
f) Inquietudes

El hombre es un ser social y para vivir en comunidad ha inventado formas y medios de

comunicación que, actualmente tienen un alto grado de perfeccionamiento.

FORMAS DE COMUNICACIÓN.-

Mímica: gestos, expresiones, movimientos, danza

Oral: ruidos, silbos, lenguaje articulado:
Conversación
Discusión
Conferencia
Canto
 Escrita: Grabados, pinturas primitivas, libros, revistas, prensa, correspondencia.

MEDIOS DE COMUNICACIÓN
Imprenta
Medios audiovisuales:
Televisión
Cine
Radio
Teléfono
Telégrafo
Telex
Comunicación vía satélite

COMUNICACIÓN EFICAZ.- Partiendo de este enunciado recordemos del hombre se distingue de

los demás sistemas biológicos por la amplitud de su comunicación.
La comunicación de una secretaria debe ser siempre bidireccional, quién se acerca a una
secretaria y pide una información, inicia en este momento la comunicación, y se llama emisor,
la secretaría está como receptor debe responder, y se convierte a la vez en emisor,
estableciéndose el circuito lingüístico, pero este no siempre es un dialogo ni será una forma
eficaz de comunicación, para que exista diálogo es necesario que tanto emisor como receptor
entregue sus ideas, compartan opiniones, envíen el mensaje y de ser necesario lo aclaren.

ELEMENTOS DE LA COMUNICACIÓN

Los elementos de la comunicación son:

Un mismo código
Claridad en el mensaje
Sencillez en la declaración
Eficacia en la transmisión del mismo

EL LENGUAJE

Importancia.- El lenguaje a tan temprana edad, es algo tan nuestro, su uso es tan natural, su
importancia es tan sabida que quizás por eso mismo hay muchas que no le dan la atención que
merece.

El lenguaje tiene un enorme valor social, es por medio del lenguaje que damos forma y vida a
nuestros más recónditos pensamientos, a nuestras ilusiones, a nuestros sueños, a nuestros
sentimientos. Es el lenguaje el que hace posible la comunicación entre los hombres, es el lazo
que con mas fuerza une a los miembros de una sociedad.

Mientras mayor sea el dominio que tengamos del lenguaje, mientras mayor se exprese el
hombre, mientras mayor sea la precisión con que manifieste en palabras sus pensamientos,
mejor se entenderá con sus congéneres y vivirá más armónicamente en su compañía. Este
respecto don Pedro Salinas, ilustre profesor y escritor español en un discurso que pronuncia en
una colocación de grados de la Universidad de Puerto Ricos dijo lo siguiente:

“ Cabe la esperanza de que cuando los hombres hablen mejor se sentirán en compañía, se
entenderán mas delicadamente. La lengua es siempre una potencia vinculatoria, pero su energía
vinculatoria esta en razón directa de lo bien que se hable, de la capacidad del hablante para
poner en palabras propias sus pensamientos y sus efectos. Solo cuando se agota la esperanza
en el poder del habla, en su fuerza de convencimiento, rebrillaran las armas y se inicia la
violencia”.

Es obvio entonces que es deber de todos y cada uno de los miembros de una sociedad, el cuidar
y enriquecer su lengua.

La educación debe tratar de despertar en el hombre el máximo interés en perfeccionarla por la

profunda significación que esta tiene para él.

Al ser utilizado el lenguaje a cada instante en todas las ocupaciones, es un elemento inherente
al hombre; es un instrumento que está fijado estrechamente a las actividades cotidianas, sin
embargo se resta importancia al conocimiento de sus propiedades y se destaca la necesidad de
estudiarlo.

Como resultado, la comunicación es diferente en fondo y forma. La necesidad de saber escribir

bien no solo únicamente de los escritos si no de todo, particularmente los maestros, estudiantes,
oficinistas, etc.

En el campo de la comunicación el dinamismo de la vida moderna ha llevado a revisar la forma

en la redacción de la correspondencia .

CARACTERÍSTICAS DE UN BUEN MENSAJE

Claridad.- Para que haya claridad en el mensaje debe expresarse una idea en cada
párrafo, formular oraciones cortas, no utilizar vocabulario rebuscado. Ejemplo
Mensaje Confuso- Mensaje Claro.

Cortesía.- El mensaje debe demostrar, respeto, amistad, deseo de servicio, buenos

hábitos de quién los transmite. Ejemplo
Mensaje Cortés – Mensaje Descortés

Brevedad.- El mensaje debe ser expresado con el menor número de palabras, el mayor
número de idea. Ejemplo.
Mensaje Largo tedioso – Mensaje Corto

Integridad.- El mensaje debe ser completo, hacia el debe concurrir todas las ideas
secundarias evitando ambigüedades. Ejemplo
Mensaje Incompleto vago – Mensaje Completo
Exacto.

La Cohesión.- En todas las ideas deben vincularse al tema. Una frase correctiva debe
relacionarse con los diferentes párrafos de modo que el destinatario sea llevado de la mano del
primer párrafo hasta el último.

LA REDACCION

Concepto.- Es toda comunicación escrita, sea científica, técnica, artística, de carácter cultural,
social, comercial u oficial.
Cuando la redacción significa intercambio de mensajes escritos, reciprocidad con otras
personas, empresas, instituciones, dependencias de gobierno o privadas, se denomina
correspondencia.
QUE ES REDACTAR?.- Es poner en orden los pensamientos y transmitirlos por escrito. Se pueden
exponer: ideas, concepciones, proyectos, decisiones, noticias, etc.

CARACTERÍSTICAS DE LA REDACCIÓN.- Toda la redacción, sea cual fuere su objetivo, debe tener
ciertas características que son propias de un buen estilo como son:

Sencillez, espontaneidad, sobriedad,

Claridad, armonía
Interés, convicción
Brevedad, concisión, precisión.
Originalidad, propiedad, pureza en el manejo del idioma.

Sencillez.- Se relaciona con la expresión sobria. Es la cualidad que una expresión sin
rebuscamientos ni adornos. Es la frase llana.
Claridad.- Se manifiesta en una expresión sin dificultades de comprensión. En ellas las palabras
se juntan en forma armónica y natural, no forzada.
Interés.- El interés se logra cuando lo que se escribe llama la atención, motivan, convencen.
Brevedad.- Se logra cuando la expresión es concisa, precisa, es decir de corta extensión, exacta
sin rodeos.
Originalidad.- Una expresión, estilo o forma de escribir es original cuando tiene novedad, no
imita ni copia a otros, tiene singularidad pero no debe llegar a la extravagancia o a lo raro.

LA CORRESPONDENCIA

CONCEPTO.- Es el conjunto de comunicaciones, esta cruza información dentro y fuera de una

empresa, institución u oficina o de persona a persona. Es el intercambio de escritos que se
efectúan entre determinadas personas o departamentos de una institución ya sea pública o
privada.

ESTILOS DE ESCRITURA.- Para la redacción de la correspondencia, dentro de cualquier nivel, se

emplean cuatro estilos básicos que son:

1.- Estilo Bloque Extremo.- Se caracteriza por iniciar todas sus partes constitutivas en el tope
marginal izquierdo, este estilo es muy utilizado en aquellas empresas donde el volumen de la
correspondencia es extensa.

2.- Estilo Bloque.- En este estilo debemos tomar en cuenta la fecha, la despedida y la firma,
que van desde el centro de la hoja hacia el margen derecho.

3.- Estilo Semibloque.- Es similar al estilo bloque con la diferencia de que en la primera línea de
cada párrafo del texto en la dirección del destinatario, en la primera línea de cada párrafo, existe
una sangría de cinco espacios.
4.- Estilo Sangrado.- Se caracteriza por llevar escalonado en distintas partes del texto, en la
dirección del destinatario, en la primera línea de cada párrafo del texto de la firma.

Se toma en cuenta las presentaciones estudiadas en el estilo bloque y Semibloque.

MÁRGENES Y ESPACIOS.- En toda comunicación se debe tener en cuenta que no es permitido

escribir sin dejar espacios ni márgenes. Así pues para centrar una carta se toma en cuenta las
instrucciones:
El margen superior debe constar de diez a quince espacios contados desde el borde superior,
del borde inferior hasta el margen superior se debe dejar cuatro espacios, al lado izquierdo de
diez a veinte espacios y en el lado derecho de cuatro a seis espacios.

Para elaborar una carta de menos de cien palabras, dejaremos una línea de escritura de
cincuenta espacios.

Para elaborar una carta mediana cuyo contenido sea de cien a doscientas palabras, dejaremos
una línea de escritura de sesenta espacios.

Para elaborar una carta larga de más de doscientas palabras dejaremos una línea de escritura
de setenta espacios.

Escriba la fecha en la línea quince, partiendo desde el centro de la hoja, hacia la derecha o a su
vez pivoteando desde la derecha hacia el lugar que corresponda la fecha correcta.

Avance cuatro espacios verticales y anote la dirección del destinatario cuando se trate de cartas
que contienen mas de doscientas palabras.

Deje dos espacios antes de la despedida, para la rúbrica deje cuatro a seis espacios y de dos a
cuatro espacios verticales para las iniciales de identificación.

LA PUNTUACIÓN.- La puntuación en la correspondencia se refiere a las partes aisladas tales

como: fecha, dirección, vocativo, etc, y los estilos básicos son:

1.- Puntuación Estándar.- Se debe escribir con dos puntos ( : ) después del vocativo y coma ( , )
después de la fecha final de cortesía.

2.- Puntuación Abierta.- No lleva ninguna clase de puntuación al final de las líneas aisladas, a
excepción de los párrafos del texto que si llevan punto ( . ).

3.- Puntuación Cerrada.- Esta lleva un punto ( . ) al final de la fecha, coma ( , ) después de cada
una de las líneas del destinatario, excepto en la última que lleva punto ( . ) dos puntos ( : ) en el
saludo; coma ( , ) en la frase final de cortesía; coma ( , ) después de cada una de las líneas de la
firma con excepción de la última que se pone punto ( .) .

LA REDACCIÓN COMERCIAL

CONCEPTO.- Es una rama del género epistolar que se refiere a la forma en la que debe
atenderse la correspondencia destinada a cubrir la exigencia de los negocios.

LA CARTA.- Es el elemento fundamental de este tipo de correspondencia, es una conversación

por escrito, a la distancia. Pueden ser comerciales o amistosas.

Para redactar una carta comercial, la secretaria debe contar necesariamente, con una sólida
base gramatical .

PARTES PRINCIPALES DE LA CARTA COMERCIAL

Membrete.- Tiene como objetivo proporcionar al destinatario los datos que precisa conocer y
causarle una impresión favorable por la sobriedad y originalidad del diseño.

Fecha.- Constituye un dato fundamental en la escritura de la carta comercial, tanto para su

remitente como para el destinatario. Incluye necesariamente: día, mes y año.

Destinatario.- Las líneas que identifican al destinatario se llaman dirección interior, contiene
los siguientes datos: tratamiento social, nombre del destinatario, cargo, dirección, nombre de
la ciudad o circunscripción geográfica, la palabra presente o ciudad.

Vocativo.- Debe ser escrito de acuerdo con el grado de confianza que se tenga el destinatario y
el tipo de carta.

Texto.- En la carta, es el alma del mensaje y debe ser escrito a doble espacio del vocativo.

Frase Final de Cortesía.- Basta con una breve línea que vaya de acuerdo con el tono general de
la carta..

Firma.- La firma consta de: nombre de la persona que suscribe la carta, firma mecanográfica y
cargo.

Iniciales de Identificación.- Toda carta comercial debe llevar las iniciales de responsabilidad o
de identificación, tanto de la persona que envía la comunicación como las iniciales de quien
trascribe la misma.

PARTES SUPLEMENTARIAS DE LA CARTA COMERCIAL

Línea de Atención.- Cuando una carta esta dirigida a una compañía y se desea que a una
persona específicamente dentro de una institución se le entregue la carta, por interesarle el
asunto tratado, se pone una línea de atención.

Línea de Asunto.- Es una frase resumida del tema general, ayuda a conocer inmediatamente
su finalidad y facilita el archivo.

Línea de referencia.- Facilita la clasificación de la carta en los archivos haciendo referencia a

una enumeración.

Adjuntos.- Este dato es muy importante tanto para quien envía o para quien recibe, por que
así se puede controlar que los documento y anexos estén completos cuando la carta es recibida.

Con Copia.- Cuando el remitente desea enviar copias de la carta a diferentes personas o
departamentos con conocimiento del destinatario.

Con Copia Confidencial.- Hay ocasiones en que el remitente cree necesario enviar copias de la
carta a algunas personas sin que sea necesario que conozca de ellas el destinatario.
Post Scriptum.- En la correspondencia comercial moderna se usa la línea de P.S. para llamar la
atención del destinatario sobre algún punto importante que le impulse actuar rápidamente.

IMPORTANCIA.- Es uno de los mas importantes documentos de la correspondencia comercial;

y de hecho, el medio mas barato y eficaz de comunicarse con los clientes, proveedores y
usuarios, etc. En tiempo relativamente corto llega a todas sus partes y de ella se puede conservar
copias que permiten tener una historia completa de cualquier asunto que interese al hombre de
negocio o a la compañía que la remite.

Por su versatilidad, eficacia y las enormes facilidades que presta, la carta comercial resulta un
documento insustituible.

A bajo costo, cubre distancia y llena su contenido: servir de lazo de unión entre personas que,
en muchos casos ni siquiera se conocen, pero que, con el intercambio de la correspondencia
consiguen el objetivo común: ¡HACER NEGOCIOS!.

ASPECTO DE FONDO.- La correspondencia comercial persigue una sola meta: OBTENER LO QUE
NOS INTERESA, y se caracteriza por ser: clara, concisa, natural, seria, convincente, lógica, etc,
todo lo que nos ayude a conseguir nuestro objetivo y que es quien la reciba se forme un buen
concepto del remitente.

ASPECTO DE FORMA.- Las normas, los tecnicismos, alcanzan en este tipo de correspondencia,
así como en la social, su máxima expresión.

En el aspecto físico, el material que se emplee, papel, tinta, etc, serán siempre de inmejorable
calidad.

En el aspecto técnico, estética, ortografía, mecanografiado deben ser impecables.

CUALIDADES DE LA CARTA COMERCIAL.- Podemos enumerar tres importantes:

Aspecto Material
Aspecto Gramatical
Aspecto Moral

Aspecto Material.- El aspecto externo de la carta comercial consiste en la presentación correcta

de sus partes, es un factor muy importante para crear en el lector la primera buena impresión.

Aspecto Gramatical.- Uno de los puntos básicos en el éxito de nuestro objetivo es saber
expresar cualquier pensamiento en forma correcta. Para el cumplimiento de este objetivo es
necesario recordar algunas partes fundamentales de la gramática como son:

Sintaxis.- Enseña a enlazar correctamente unas palabras con otras, para formar
oraciones gramaticales así como a unir las oraciones entre sí en cláusulas como frases y
discursos.
Ortografía.- Básicamente para adquirir una buena ortografía o mejorarla se aconseja:

Entrenar la memoria con ejercicios adecuados

Aprovechar la lectura
Poseer un buen diccionario para consultar palabras nuevas
Dedicar el tiempo necesario para practicar ejercicios de escritura que dan vida, colorido
y sentido a las oraciones y párrafos.

Aspecto Moral.- Quien redacta una carta, manejando sutiles recursos para llegar a la atención
o al sentimiento de su corresponsal habrá garantizado los mejores resultados para su empresa
o propósito.
ESTÉTICA DE UNA CARTA.- La apariencia de la carta comercial juega un papel extraordinario y
decisivo: una carta mal redactada causa una pobre impresión del remitente y esto es n factor
negativo en las relaciones comerciales, una carta con excelente apariencia, constituye un timbre
de orgullo para la casa comercial que la envía, porque a más de resaltar la personalidad y crédito,
es una ventana para la cual se mira al interior de la misma. LA CARTA REVELA QUIENES SOMOS

LA ORTOGRAFÍA.- La carta comercial debe estar correctamente escrita y es inadmisible la

presencia en ella de faltas de ortografía que, debe haberlas, por descuido o negligencia, daría la
oportunidad de que quien la recibe se forme una pésima impresión del conocimiento del idioma
y por ende de la cultura general del que la remita.

En la práctica, la secretaria es la encargada de escribir cartas, por tanto, a ella le compete cuidar
de los aspectos técnicos de la misma, es para de sus funciones pero en el momento que la cata
es autografiada por otra persona, esta asume toda la responsabilidad.

En concreto, en ninguna circunstancia debe haber faltas de ortografía en las cartas y no cabe
excusas posibles.