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Cloud-Handbuch


Inhalt
1. Die GASTROFIX Lösung ........................................................................................................................4
1.1 Vorwort ...............................................................................................................................................4
1.2 Anmeldung..........................................................................................................................................4
1.3 Übersicht.............................................................................................................................................5
2. Dashboard ...............................................................................................................................................6
2.1 Dashboard Übersicht .......................................................................................................................7-8
2.2 Dashboard Konfiguration ....................................................................................................................9
3. Stammdaten ..........................................................................................................................................10
3.1 Eingabe-Tool................................................................................................................................10-11
3.2 Artikelgruppen...................................................................................................................................12
3.2.1 Artikelgruppen Detail .........................................................................................................................13
3.3 Artikel .......................................................................................................................................... 14-15
3.3.1 Artikel Detail...................................................................................................................................16
3.4 Artikelzwänge ............................................................................................................................. 17-18
3.5 Gänge ...............................................................................................................................................19
3.6 Bestellmasken ......................................................................................................................................20
3.7 Mitarbeiter.........................................................................................................................................21
4. Auswertungen .......................................................................................................................................22
4.1 Allgemeine Bedienung ......................................................................................................................22
4.2 Bestellungen .....................................................................................................................................23
4.3 Umsätze ...........................................................................................................................................24
4.4 Artikel ................................................................................................................................................25
4.5 Korrekturen .......................................................................................................................................25
4.6 Journal .............................................................................................................................................26
4.7 Rechnung .........................................................................................................................................26
4.8 DATEV-Export ................................................................................................................................. .27
4.9 Kunden/Gutscheinverwaltung.......................................................................................................... .27
4.10 Zeiterfassung ................................................................................................................................. .28
5. Filialverwaltung ................................................................................................................................... .29
6. Filter/Filialfilter .................................................................................................................................30-31
7. Setup......................................................................................................................................................32
7.1 Betrieb(e) .....................................................................................................................................32-33
7.2 Features und Einstellungen .........................................................................................................34-35
7.3 Mitarbeitergruppen ...........................................................................................................................36
7.3.1 Mitarbeitergruppen Detailansicht ...................................................................................................37
7.3.2 Mitarbeitergruppen Feature-Ansicht ..............................................................................................38
7.4 Artikelart........................................................................................................................................... .39
7.4.1 Standartartikel ...............................................................................................................................39
7.4.2 Zwangsartikel ................................................................................................................................39
7.4.3 Optionale Artikel ............................................................................................................................39
7.4.4 Infoartikel .......................................................................................................................................39
7.4.5 Maßartikel ......................................................................................................................................39
7.4.6 Auslagenartikel ..............................................................................................................................40
7.5 Wechselkurs .....................................................................................................................................41
7.6 Räume .........................................................................................................................................42-43
7.7 Tische ...............................................................................................................................................44
8. Hardware ...............................................................................................................................................45
8.1 Geräte..........................................................................................................................................45-46
8.2 Drucker .............................................................................................................................................47
8.3 Rechnungslayout ..............................................................................................................................47
9. Finanzen ................................................................................................................................................48
9.1 MwSt.................................................................................................................................................48
9.2 Abrechnungsarten .............................................................................................................................49

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Inhalt
9.3 Buchhaltungskonten .........................................................................................................................50
9.4 Kostenstellen ....................................................................................................................................51
9.5 Rabatte .............................................................................................................................................51
9.6 Preisebene .......................................................................................................................................52
9.7 DATEV ..............................................................................................................................................53
10. Kunden ................................................................................................................................................54
10.1 Kunden anlegen .............................................................................................................................54
10.2 Kundengruppe ................................................................................................................................55
10.3 Gruppenrabatt ................................................................................................................................55
11. Add-Ons ...............................................................................................................................................56
Add-On 1: Branch Management .............................................................................................................56
Add-On 2: Gutschein-/ Kreditorenverwaltung .........................................................................................56
Add-On 3: DATEV-Export .......................................................................................................................56
Add-On 4: PayPal ...................................................................................................................................56
Add-On 5: Zapper ...................................................................................................................................56
Add-On 6: Hotelschnittstellen (Ibelsa/ HS3/ Hogatron) ..........................................................................57
Add-On 7: Necta .....................................................................................................................................57
Add-On 8: Kundendisplay.......................................................................................................................57
Add-On 9: Bildschirmschoner .................................................................................................................57

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1. Die GASTROFIX Lösung

1.1 Vorwort
Vielen Dank, dass Sie sich für die GASTROFIX Lösung entschieden haben. Wir freuen uns Sie als Kunde
begrüßen zu dürfen.

Zwei Komponenten – Eine smarte Lösung

Die GASTROFIX Kasse setzt sich aus zwei Komponenten zusammen:

Die GASTROFIX Cloud Die GASTROFIX-App


Sie steht Ihnen für den administrativen Be- Sie erleichtert Ihnen als Kasse vor Ort den
reich wie z.B. Datenverwaltung, -änderung operativen Teil des täglichen Geschäftes.
und Auswertungen zur Verfügung stellt.

1.2 Anmeldung
Um sich in Ihrer persönlichen GASTROFIX Cloud anzumelden, öffnen Sie an einem Internet-fähigen
Gerät (PC, Mac, Tablet) Ihren Internetbrowser (Mozilla, Safari, Google Chrome etc.) und geben in die
Adresszeile cloud.gastrofix.com (ohne www.) ein. Es öffnet sich die folgende Seite, in der Sie Ihre
Anmeldedaten, die Sie per Mail erhalten haben, eingeben können. Sollten Sie keine Zugangsdaten
bekommen haben, wenden Sie sich bitte an support@gastrofix.com.

Alter Login Neuer Login

Es bestehen zwei Möglichkeiten sich in die GASTROFIX Cloud anzumelden. Zum einen über den
neuen Login mit der Kombination aus Ihrer E-Mailadresse und dem Passwort und zum anderen steht
Ihnen der alte Login zur Verfügung. Hier müssen Sie die Kombination aus Betreiber, User und Pass-
wort verwenden.

Kapitel 1 • Cloud-Handbuch Seite 4 von 57


1. Die GASTROFIX Lösung

1.3 Übersicht
Sobald Sie sich in Ihre Cloud eingeloggt haben, erhalten Sie folgendes Bild und haben verschiedene Mög-
lichkeiten, die im Folgenden beschrieben werden.

2 1
3 4 5 6 7

1 Hier finden Sie Ihr Profil. Hier können Sie Ihr Passwort und/oder die Sprache verändern, sowie eine
andere E-Mailadresse zu hinterlegen.

2 Sollten Sie mehrere Betriebe mit unserem Kassensystem betreiben, können Sie hier zwischen den Be-
trieben wechseln.

3 Hier bekommen Sie einen schnellen Überblick Ihres Betriebes für verschiedene Zeiträume.
(Mehr dazu unter dem Punkt 2. Dashboard)

4 Unter dem Reiter Stammdaten haben Sie die Möglichkeit Ihre operative Daten wie Artikelstamm, Artikel-
gruppen und Bestellmasken zu ändern, zu erweitern oder zu optimieren.
(Mehr dazu unter dem Punkt 3. Stammdaten)

5 Unter den Auswertungen finden Sie alles rund um Berichte und Journale.
(Mehr dazu unter Punkt 4. Auswertungen)

6 Unter Setup haben Sie weitere Untermenüs mit Setup, Hardware, Finanzen und das Handbuch.
(Mehr dazu finden Sie unter Punkt 7. Setup)

7 Sollten Sie mit unserer Kunden- und/oder Gutscheinverwaltung arbeiten, finden Sie hier alle wichtigen
Informationen zu Ihren Kunden/Gutscheinen.
(Mehr dazu unter Punkt 10. Kunden)

Kapitel 1 • Cloud-Handbuch Seite 5 von 57


2. Dashboard
Wenn Sie sich in Ihre Cloud einloggen, bekommen Sie in unserem Dashboard eine kurze Zusammenfas-
sung, was bei Ihnen im Betrieb gerade los ist oder Sie verändern in der oberen Leiste (1)
1 den Zeitraum
(nach vordefinierten Angaben oder Sie legen den Zeitraum mit „von - bis“ selber fest) und bekommen so
einen schnellen Überblick über verschiedene Zeitabschnitte.

Mit den Buttons 2 können Sie zum darauffolgenden Bericht wechseln und mit dem Button
(3)
3 besteht die Möglichkeit den gelisteten Bericht zu vergrößern.

2 3

Kapitel 2 • Cloud-Handbuch Seite 6 von 57


2. Dashboard

2.1 Dashboard Übersicht


Sobald Sie sich im Dashboard befinden, erhalten Sie folgendes Bild und haben verschiedene Möglichkei-
ten, die im Folgenden beschrieben werden.

3
4

1 Hier können Sie einsehen, welche App-Version aktuell bei Ihnen auf den iOS-Geräten installiert ist.

2 Wenn Sie Ihren Cursor auf die Wetterangaben schieben, öffnet ein Fenster mit einer 4-Tages Wetterpro-
gnose für den Standort Ihres Betriebes. (Voraussetzung dafür ist, dass die Adresse korrekt eingetragen
wurde. (Siehe Punkte Betrieb(e) 7.2)

3 Hier finden Sie Angaben, wann die aktuelle Tagesschicht geöffnet bzw. geschlossen wurde.

4 Hier finden Sie den Zeitpunkt des letzten Daten-Uploades Ihrer Kasse und des letzten Kontaktes der
App zu Ihrer Cloud.

5 In der Betriebsübersicht bekommen Sie kurz zusammengefasst, wie viel Umsatz Sie an diesem Tag /
Zeitabschnitt mit den verschiedenen Abrechnungsarten eingenommen haben, sowie Stornos und Ra-
batte. Ebenso finden Sie hier eine Übersicht über noch offene Tische, ggf. angemeldete Mitarbeiter bei
der Zeiterfassung, bereits bediente Tische und ob Sie heute ggf. Kunden über unsere Datenbank neu
hinzugefügt haben. (Weiter geht es auf der folgenden Seite)

Kapitel 2 • Cloud-Handbuch Seite 7 von 57


2. Dashboard

2.1 Dashboard Übersicht (Fortsetzung)

6 Auf diesem Button können Sie zwischen einer einfachen Auflistung der noch offenen Tische (siehe den
Screen auf der vorangegangenen Seite), auf eine visuelle Ansicht Ihres Tischplans wechseln. In dem
folgenden Bild sehen Sie die Ansicht mit dem digitalen Tischplan, wo Sie, wenn Sie mit dem Cursor auf
einen belegten (blauen) Tisch klicken, die aktuell gebuchten Artikel dieses Tisches und die Gesamtsum-
me einsehen können.

Kapitel 2 • Cloud-Handbuch Seite 8 von 57


2. Dashboard

2.2 Dashboard Konfiguration


Das Dashboard bietet Ihnen eine Vielzahl an Berichten, die Sie sich selber zusammenstellen können,
um nur die für Sie relevanten Daten auf einen Blick zu erfassen. Klicken Sie oben rechts auf das Werk-
zeugsymbol 4 , um Ihr Dashboard persönlich anzupassen.
Um Berichte aus dem Dashboard zu entfernen, klicken Sie bei den Berichten oder Fenstern in der oberen
rechten Ecke auf das X 5 . Um einen Bericht zu Ihrem Dashboard hinzuzufügen, ziehen Sie den Bericht
oder das Fenster von der linken (Widgets) oder rechten (Charts) Seite in die Mitte und positionieren Sie es
dort, wo Sie es gerne haben möchten. Sind Sie mit Ihren Veränderungen fertig, speichern Sie Ihre Ansicht
am Ende der Seite mit dem folgenden Button:

Kapitel 2 • Cloud-Handbuch Seite 9 von 57


3. Stammdaten
Unter dem Reiter Stammdaten haben Sie die Möglichkeit, alle Ihre Daten des operativen Geschäftes zu
pflegen. Egal ob Sie nur Namen oder Preise anpassen, Ihre Speisekarte ändern, Bestellmasken verändern
oder einen neuen Mitarbeiter hinzufügen möchten. Alle diese Daten pflegen und bearbeiten Sie unter die-
ser Rubrik. Um Ihnen die Eingabe von Daten zu einfach wie möglich zu gestalten, haben wir ein einheitli-
ches Eingabe-Tool verwendet.

Tipp: Um Ihnen den Start einfach zu machen, raten wir Ihnen, bei den Artikelgruppen anzufangen, um
strukturiert arbeiten zu können.

3.1 Eingabe-Tool
Das Eingabe-Tool soll das Erweitern oder Ändern von Artikel, Artikelgruppen oder anderen Daten Ihres
Kassensystems vereinfachen. Wir haben diese Art der Datenverarbeitung überall in unserer Cloud verwen-
det und dementsprechend sollten Sie sich mit der Arbeit dieses Tool vertraut machen.

Sie können in diesem Tool, ähnlich wie in Excel, direkt in der Zelle Änderungen vornehmen und sich mit der
Tab- und den Pfeiltasten durch die Tabelle navigieren. Änderungen müssen nicht mit der Betätigung eines
separaten Buttons übernommen werden, sondern werden automatisch mit dem klicken oder navigieren in
eine neue Zelle übernommen. Anbei finden Sie ein paar Anhaltspunkte zur Übersicht:

2
5 1 7
3
4 8

1 Hier können Sie bestimmen, wie viele Artikel Sie pro Seite angezeigt bekommen möchten. In einem
Drop-Down-Menü können Sie die Anzahl selber auswählen.

2 Haben Sie viele Artikel und eine kleine Anzahl an angezeigten Artikeln, haben Sie hier die Möglichkeit,
weitere Seiten mit Ihren Artikeln aufzurufen.

3 In dieser Zeile finden Sie die Benennung der einzelnen Spalten, welche Bezeichnungen in die zugehö-
rigen Zellen eingetragen werden müssen.

4 In dieser Zeile haben wir eine Suchfunktion für die Daten eingebaut, mit der Sie nach bestimmten Wort-
kombinationen in Ihren Daten suchen können. (z.B. Steak, Wein usw.) Hier besteht die Möglichkeit in
jeder Spalte nach z.B. allen Artikeln einer Gruppe, Artikelarten oder Preisen zu suchen.

5 Der obere Button ist zur Eingabe von neuen Daten auf den schnellstmöglichen Weg gedacht. Hier
können Sie direkt neue Artikel ohne großen Aufwand anlegen. In dieser Zeile wird die PLU-Nummer
automatisch mit der nächsten freien vergeben oder Sie geben selber die Nummer als erstes ein. Sie be-
kommen eine Fehlermeldung, sollte die PLU-Nummer bereits in Verwendung sein. Wenn Sie PLU-Num-
mer nicht selber vergeben wollen, lassen Sie das PLU-Feld frei, da die PLU nach Eingabe aller Daten
automatisch vergeben wird.

6 Am hinteren Ende jeder Zeile finden Sie die Aktionsbutton für die weitere Bearbeitung. Auf diese Aktio-
nen gehen wir bei den einzelnen Unterkategorien näher ein.

Kapitel 3 • Cloud-Handbuch Seite 10 von 57


3. Stammdaten
7 In unserem Eingabe-Tool haben Sie die Möglichkeit, die Ansicht zu verändern und sich in der Hauptan-
sicht weitere verfügbare Felder anzeigen zu lassen. Sollten Sie, z.B. eine Happy Hour für verschiedene
Produkte angelegt haben, können Sie sich diese anzeigen lassen. Weitere verfügbare Felder sind Sym-
bole, Farben, EAN-Code, Beschreibung oder Mengeneinheiten. Durch auswählen der Rubrik wird die
zusätzliche Spalte angezeigt.
Sie haben auch die Möglichkeit sich alle Spalten auf einmal anzeigen zu lassen oder zur Standardan-
sicht zurück zu wechseln. Weiterhin können Sie die Reihenfolge der Spalten verändern, indem Sie die
Maus auf einem der grauen Titel-Elemente gedrückt lassen und die Spalte an die gewünsche Position
ziehen.

Die getroffene Auswahl bleibt dauerhaft auch für den nächsten Login bestehen. Durch Auswahl der
Standard-Ansicht unter 7 kann jederzeit zum gewohnten Standard-Layout zurückgeschaltet werden.

Sollten Sie „Geändert am“ anklicken, werden Ihnen alle Artikel aufgelistet, die Sie während der aktuellen
Sitzung in irgendeiner Art und Weise geändert haben.

8 Sie haben in der ersten Spalte die Möglichkeit eine Mehrzahl von Artikeln mit einem Haken auszuwählen
und für die ausgewählten Artikel eine gemeinsame Aktion durchzuführen. Sie können mehrere Artikel
zeitgleich löschen oder einer anderen Artikelgruppe zuordnen.

Ebenso ist es mögliche mehreren Artikeln gleichzeitig Artikelzwänge zu zuordnen. Dafür treffen Sie
bitte die Auswahl der gewünschten Artikel und dann auf „Zwänge hinterlegen“. Daraufhin öffnet sich ein
Fenster, in dem Sie die Artikelzwänge definieren können.

Eine weitere Möglichkeit Artikel mit Zwängen zu versehen ist, dass Sie bereits bei einem Artikel vor-
handene Zwänge auf neue oder weitere übertragen möchten. Auch dafür wählen Sie bitte die Artikel
aus, bei denen Sie die Zwänge hinzufügen möchten. Wählen Sie dann „Zwänge zu markierten Artikel
hinzufügen“ aus. Danach öffnet sich ein Fenster, in dem Sie den Artikel suchen und auswählen können,
der die gewünschten Zwänge bereits hinterlegt hat.

Tipp: Wenn Sie obige Gruppen-Aktionen auf mehrere Artikel anwenden wollen, so können die diese
Artikel nicht nur ´manuell´ anklicken, sondern auch alle angezeigten Artikel mit einem Klick auf Selektor
in der grauen Titelleiste. Suchen Sie z.B. über die Suchfelder alle Artikel mit einem gewissen Namen
oder Preis, so können Sie diese durch Klicken auf den Selektor in der Titelleiste ausgewählt werden um
anschließend beliebige Gruppen-Aktionen durchzuführen (z.B. alle Artikel mit einem gewissen Preis
löschen oder alle Artikel einer Warengruppe mit Eingabezwängen versehen).

Kapitel 3 • Cloud-Handbuch Seite 11 von 57


3. Stammdaten

3.2 Artikelgruppen
Wenn Sie auf den Reiter Artikelgruppen klicken, finden Sie unsere vordefinierten Obergruppen. Diese
Gruppen sind natürlich keine Pflicht und können nach Belieben gelöscht werden.

1 2 3 4

1 Hier tragen Sie eine Lang- und eine Kurzbezeichnung für Ihre Artikelgruppen ein. (z.B. AfG, Bier, Wein/
Sekt, Fleisch, Vorspeisen o.ä.)

Wichtig: Hier ist die Unterscheidung zwischen der Lang- und der Kurzbezeichnung. Die Kurzbezeich-
nung ist die Bezeichnung der Artikel, die auf dem iPad in der App auf den Buttons dargestellt ist. Hier ist
der Platz auf nur 20 Zeichen beschränkt.

2 Sie haben hier die Möglichkeit Ihre Artikelgruppe unter Obergruppen noch einmal zu sortieren (z.B.
Speisen, Getränke). Sollten Sie dies nicht möchten, lassen Sie dieses Feld einfach leer.

3 Unter der Spalte Bondrucker wählen Sie das Gerät aus, auf dem die Artikel, die dieser Artikelgruppe
untergeordnet sind, im operativen Betrieb ausgedruckt werden sollen. Hier ist auch eine Mehrfachaus-
wahl möglich. Sollten Sie mehr Drucker anwählen wollen, als die zwei Vordefinierten, können Sie die
fehlenden Drucker unter Punkt 8.2 hinzufügen.

4 In den letzten beiden Spalten wird der Mehrwertsteuersatz für die jeweilige Artikelgruppe für das „in
house“- und das „To go“ - Geschäft festgelegt. Sollten Sie andere Mehrwertsteuersätze verwenden, als
die von uns vorgegebenen, können Sie diese unter 9.1 verändern.

5 Mit den Aktionsbuttons haben Sie die Möglichkeit eine Artikelgruppe zu duplizieren und ggf. den Namen
zu ändern oder drücken Sie   um in die Detailbearbeitung der Artikelgruppe zu gelangen.

Erklärung „Action-Buttons“:

  Bearbeiten der Artikelgruppe im Detail (siehe 3.2.1)


   
Änderung der ID-Nummer einer Artikelgruppe

  Duplizieren einer Artikelgruppe


6 Die hier angezeigt Ansicht können Sie sich, wie auch schon bei den Artikeln erweitert anzeigen lassen.
(Oranger Punktt mit Zahl einbauen) Dafür klicken Sie auf Punkt X und bekommen hier die Möglichkeit
weitere Spalten angezeigt zu bekommen. Die Ansicht wird für die nächsten Sitzungen gespeichert.
Die „blau“ hinterlegten Artikelgruppen zeigen Ihnen, welche als Obergruppen gelten, da Sie selber keine
Obergruppen besitzen.

Kapitel 3 • Cloud-Handbuch Seite 12 von 57


3. Stammdaten

3.2.1 Artikelgruppen Detail


Um die Übersichtlichkeit der Daten so kompakt wie möglich zu halten, haben wir nur die notwendigen Informationen in
der Erstansicht aufgeführt. Um weitere Einstellungen vorzunehmen, muss man auf das Bearbeiten-Symbol klicken. Dort
ergibt sich dann folgende Ansicht:

1 8

2
6

1 Hier finden Sie alle Grundeinstellungen, die Sie auch im Eingabe-Tool einsetzen können.

2 Unter der Rubrik Drucker-Management können Sie, neben der Auswahl der zugewiesenen Drucker, auch definieren,
dass alle Artikel aus der Artikelgruppe auf einem separaten Bon ausgedruckt werden können.

3 Hier kann das Layout für den Bestellbon und den Stornobon ausgewählt werden. Sollte hier kein Layout ausgewählt
sein, wird auch kein Bon/Storno gedruckt. Das Layout kann man individuell anpassen. (Mehr dazu unter Punkt 8.3)

4 Bei diesen Feldern haben Sie die Möglichkeit, dem Button ein Bild und eine beliebige Farbe zuzuweisen.

5 Sie haben die Möglichkeit die und/oder das Bild auf alle Artikel übertragen, die in dieser Gruppe abgelegt werden.

6 Ob Artikel einer Artikelgruppe rabattierbar sein sollen, können Sie mit diesem Schalter festlegen. Sollte auf die
Endrechnung ein Rabatt gegeben werden, werden Artikel, die dieser Gruppe unterliegen, von dem gegebenen Rabatt
ausgenommen. (Weiter geht es auf der folgenden Seite)

7 Wenn Sie mit Maßeinheiten in Ihrem Betrieb arbeiten, d.h., dass Sie Waren z.B. nach Gewicht berechnen, muss in die-
sem Feld die Maßeinheit festgelegt werden, in der Artikel dieser Gruppe gemessen werden. (Mehr dazu unter 7.4.4)

8 Durch den Button „Ändere ID“, haben Sie die Möglichkeit die Artikelgruppen-ID nachträglich zu ändern.

Kapitel 3 • Cloud-Handbuch Seite 13 von 57


3. Stammdaten

3.3 Artikel
Ähnlich wie bereits bei den Artikelgruppen ist auch das Anlegen, Ändern oder Ergänzen von Artikeln in der
GASTROFIX Cloud einfach aufgebaut. Auch hier möchten wir Ihnen zunächst den Aufbau erklären:

2 3
1
5
4

7 6 8 9 10 11 12

1 Auf diesem Button können Sie sich Ihre Artikel als Excel-Liste herunterladen.

2 Das Übertragen Ihrer durchgeführten Änderungen auf die App Ihrer iOS Geräte, haben Sie die Möglich-
keit hier durch einen sogenannten „Push“ auszulösen.

3 Sollten Sie alle Ihrer bereits eingepflegten Artikel löschen wollen, haben Sie hier die Möglichkeit.

Wichtig: Bitte nutzen Sie diesen Button gewissenhaft. Gelöschte Artikel können nicht gerettet werden.

4 Auch hier wird Ihnen nur eine Auswahl von Artikeln angezeigt und Sie haben die Möglichkeit die Anzahl
der Artikel zu erhöhen.

5 Hier können Sie sich die verschiedenen Seiten Ihrer Artikel anzeigen lassen.

6 Wie schon bei den Artikelgruppen, können Sie die erste Zeile zur Suche von Artikeln in den einzelnen
Spalten benutzen.

7 Die PLU-Nummer kann von Ihnen manuell vergeben werden, sollten Sie dieses Feld bei der Eingabe
leer lassen, verteilt die Cloud aufsteigend automatisch die Nummer.

8 Hier tragen Sie die Langbezeichnung des Artikels ein.

9 Hier tragen Sie die Kurzbezeichnung des Artikels ein, der maximal nur 20 Zeichen haben darf.

Wichtig: Hier ist die Unterscheidung zwischen der Lang- und der Kurzbezeichnung. Die Langbezeich-
nung ist der Text des Artikels, der auf der Rechnung für den Gast ausgedruckt wird. Die Kurzbezeich-
nung ist die Bezeichnung der Artikel, die auf dem iPad in der App auf den Buttons dargestellt ist. Hier ist
der Platz auf 20 Zeichen beschränkt.

10 Ordnen Sie in dieser Spalte den angelegten Artikel der jeweiligen Gruppe zu (z.B. AfG, Biere, Salat,
Vorspeisen etc.)

11 Definieren Sie, welche Artikelart der neue Artikel haben soll und welche Eigenschaften er mitbringen
muss. Mehr Informationen zu den einzelnen Artikelarten unter Punkt 7.4.

12 Hier legen Sie den Verkaufspreis für den Artikel fest. (Weiter geht es auf der folgenden Seite)

Kapitel 3 • Cloud-Handbuch Seite 14 von 57


3. Stammdaten

3.3 Artikel (Fortsetzung)


Erklärung „Action-Buttons“:

 Aktivieren
 oder Deaktivieren der Artikel

  Bearbeiten der Artikel im Detail (siehe 3.3.1)

   Änderung
 der PLU-Nummer eines Artikels

  Duplizieren eines Artikels (hier werden auch die Artikelzwänge kopiert)

 Löschen eines Artikels

Kapitel 3 • Cloud-Handbuch Seite 15 von 57


3. Stammdaten

3.3.1 Artikel Detail


Um die Übersichtlichkeit der Daten so kompakt wie möglich zu halten, haben wir nur die notwendigen Informationen in
der Erstansicht aufgeführt. Um weitere Einstellungen vorzunehmen, muss man auf das Bearbeiten-Symbol klicken. Dort
ergibt sich dann folgende Ansicht:

1 Hier finden Sie alle Grundeinstellungen, die Sie auch im Eingabe-Tool einsetzen können.

2 Sollten Sie Preisebenen in Ihrem Betrieb haben, können Sie hier den Preis für die verschiedenen Zeiten definieren.
(Mehr zum Thema Preisebenen unter 9.6)

3 Bei diesen Feldern haben Sie die Möglichkeit, dem Button auf dem iPad, ein Bild und eine beliebige Farbe zuzuwei-
sen.

Wichtig: Sollten Sie die Übertragung der Farbe und Icons aus der Artikelgruppe eingestellt haben, werden diese mit
Änderungen an dieser Stelle überschrieben. (Siehe 3.2.1 Punkt 4)

4 Sollten Sie mit einem Scanner arbeiten oder EAN-Codes von Artikeln verwenden, können Sie diese hier eingeben. Pro
Artikel können auch mehrere EAN-Codes verwendet werden.

5 Hierüber werden die Artikelzwänge für den jeweiligen Artikel eingerichtet. (Mehr dazu unter 3.4)

Kapitel 3 • Cloud-Handbuch Seite 16 von 57


3. Stammdaten

3.4 Artikelzwänge
Wenn Sie auf den Reiter „Eingabezwang“ klicken, finden Sie hier die verschiedenen Einstellungen. Der
„Eingabezwang“ steuert die Zusatzartikel eines Artikels, die an einem Artikel dranhängen und mit diesem
als Abfrage verknüpft sind.

10

1 2

4 5

7 8

10

1 „Entferne Originalartikel“ bewirkt, dass der ursprüngliche Artikel, der die Bestellung auslöst, gelöscht wird
und durch den ersten Artikel der Abfrage ersetzt wird.
Als Beispiel: Sie haben Burger in drei verschiedenen Größen, wo der Preis durch die Größe bestimmt
wird. Erster Artikel Cheeseburger – erste Abfrage nach der Größe. Der Auslöseartikel Cheeseburger wird
gelöscht und der Artikel Cheeseburger 250g steht alleine auf dem Bon.

2 „Neue Position“ wird ausgewählt, wenn Sie aus jedem Artikel, der in den Eingabezwängen abgefragt wird,
eine separate Position gemacht werden soll. Z.B., Steak mit Abfrage nach Gargrad, Beilage und Sauce
wird zusammenfasst als ein Artikel, der auch nur zusammen storniert werden kann. Sollte bei diesem
Beispiel „Neue Position“ ausgewählt sein, wird das Steak, der Gargrad, die Beilage und die Sauce einzeln
in der linken Spalte der App erfasst.

3 Hier können Sie einstellen, wie die Zusatzfunktion bezeichnet werden soll. Zum Beispiel: Die Garstufe
eines Steaks

4 Bei dieser Option bestimmen Sie, ob mehrere Artikel bei der Abfrage ausgewählt werden dürfen. Zum
Beispiel: Beilagen die extra kosten und dementsprechend auch mehrfach ausgewählt werden können

5 Hier können Sie festlegen, ob die Eingabe „optional“ sein soll. Das heißt, das Sie definieren können, ob
die Abfrage als „Pflicht“ abgefragt wird (z.B. Gargrad bei Steak) oder auch übersprungen werden kann
(z.B. mit Kräuterbutter beim Steak, da der Kunde keine Kräuterbutter wünscht).
(Weiter geht es auf der folgenden Seite)

Kapitel 3 • Cloud-Handbuch Seite 17 von 57


3. Stammdaten

3.4 Artikelzwänge (Fortsetzung)


6 Bei diesem Feld haben Sie die Möglichkeit, Ihre gewünschten Artikel für die Abfrage zu suchen und
hinzuzufügen. (Weiter geht es auf Seite 15)

Wichtig: Die Artikel für die Abfrage müssen bereits angelegt sein.

7 Dort erscheinen die jeweiligen Artikel, die sie in der obigen Zeile hinzugefügt haben.

8 Auf dem Button kann der gewünschte Artikel wieder entfernt werden.

9 Hier können weitere Eingabezwänge hinzugefügt werden z.B.: Beilagen.

10 Mit diesem Button speichern Sie ihre eingetragenen Daten.

Kapitel 3 • Cloud-Handbuch Seite 18 von 57


3. Stammdaten

3.5 Gänge
Bei dem Reiter „Gang/Vorgang“ können Sie die Gangsteuerung Ihrer App optimieren. Sie haben die Mög-
lichkeit hinter jedem Gang eine eigene Bestellmaske zu hinterlegen und somit eine Grundordnung Ihrer
App zu gewährleisten. Ebenso ist es durch die Gangsteuerung möglich, die einzelnen Gänge auf dem
Ausdruck des Bestellbons zu trennen.
Stellen Sie die Abfolge Ihrer jeweiligen Gänge ein. Bsp. Getränke, Vorspeise, Hauptgang, Dessert und die
Bilder, wie Sie dementsprechend auf dem iPad erscheinen.

3 4

Wir haben für Sie bereits vier Gänge voreingestellt (Getränke, Vor- & Hauptspeise, Dessert).

1 Hier können Sie den gewünschten Namen für die Bestellmaske ändern, indem Sie einfach in das Feld
klicken und den bestehenden Namen überschreiben.

Sie haben die Möglichkeit Ihren Gängen ein Bild zuzuweisen. Dazu klicken Sie auf:

2 Am Ende der Seite sehen Sie die entsprechende Reihenfolge, wie die Gänge auf Ihrem iPad erscheinen
würden. Sie haben die Möglichkeit mit „Drag&Drop“ die Reihenfolge der Gänge zu verändern und zu
übernehmen.

3 Speichern der Änderungen.

4 Hier können Sie die Ansicht „Neu laden“ um die Änderungen angezeigt zu bekommen. Sollten Sie die
Änderungen nicht gespeichert haben, wird die Reihenfolge wieder auf den Ausgangszustand zurückge-
setzt.

Kapitel 3 • Cloud-Handbuch Seite 19 von 57


3. Stammdaten

3.6 Bestellmasken
Unter der Rubrik Bestellmaske können Sie das Layout ihrer Artikel/ Artikelgruppen auf dem jeweiligen, von
Ihnen gewählten Apple Gerät darstellen. Die Artikel sind nach Artikelgruppen sortiert, die Artikelgruppen
alphabetisch.

1
2 3 4
5

1 Dort können Sie den Name der jeweiligen Bestellmaske definieren.

2 Hier können Sie die Anzahl der Zeilen und Spalten der Bestellmaske angeben. Für ein iPod/iPhone
empfehlen wir 6 Zeilen und 3 Spalten. Für das iPad/iPad Mini sind 6 Zeilen und 7 Spalten optimal. Die
Anzahl der Spalten sollte nicht verändert werden. Die Anzahl der Zeilen kann beliebig erweitert werden
und führt dazu, dass die Bestellmaske auf den Geräten „scrollbar“ wird.

3 Ordnen Sie hier die Bestellmaske dem Gang zu, in dem die Maske angezeigt werden soll. Lassen Sie
die Auswahl leer, wird diese Bestellmaske bei allen Gängen angezeigt, die keine eigene Bestellmaske
definiert haben.

4 Definieren Sie hier, für welches Gerät (iPad/ iPod/ Check-Out) die Bestellmaske angezeigt werden soll.

5 Klicken Sie auf um in die folgenden Ansicht zu gelangen. Hier können Sie die Artikelgruppen und
die Artikel auf der Bestellmaske nach Ihren Wünschen ordnen. Wir unterteilen nach Artikel und Arti-
kelgruppen. Hier können Sie wieder mit „Drag&Drop“ die gewünschten Artikel/Artikelgruppen auf die
Bestellmaske ziehen und anordnen.

Kapitel 3 • Cloud-Handbuch Seite 20 von 57


3. Stammdaten

3.7 Mitarbeiter
Ähnlich wie auch schon bei den Artikelgruppen ist das Anlegen, Ändern oder Ergänzen von Mitarbeitern
in der GASTROFIX Cloud einfach aufgebaut. Auch hier möchten wir Ihnen zunächst den Aufbau erklären.

1 2 3 4

1 Hier geben Sie die einzelnen Informationen zu dem Mitarbeiter ein Vorname, Nachname.

2 Tragen Sie in dem Feld die Personalnummer Ihres Kellners ein. Die Personalnummer darf auch aus
Buchstaben bestehen, ist aber für den operativen Ablauf nicht weiter relevant.

3 Hier wird der individuelle Login-Pin des Kellners eingetragen, womit sich der Mitarbeiter auf den jeweili-
gen Geräten (iPad/ iPod) anmelden kann. Jeder Mitarbeiter muss hierbei einen anderen Login Pin haben.

4 Hier definieren Sie die Rechte/ Rolle des Mitarbeiters. Wir haben drei Mitarbeiterrollen vordefiniert (Mehr
dazu unter 7.3)

5 Auf dem Button werden die Eingaben gespeichert.

6 Bei dem Button können Sie Ihre Eingaben bearbeiten oder löschen.

Wichtig: Kellner können sich nicht in der Cloud anmelden! Cloud- Logins werden nur an die Betreiber
und auf Anfrage an die Restaurantleiter vergeben.

4
5

Kapitel 3 • Cloud-Handbuch Seite 21 von 57


4. Auswertungen
Im Bereich Auswertungen haben Sie Zugriff auf eine Vielzahl an verschiedenen Berichten. Wir unterteilen
unsere Berichte in sechs Hauptkategorien (Bestellungen, Umsätze, Artikel, Korrekturen, Journal, Rechnun-
gen), die in unserer Standardvariante verfügbar sind. Weitere drei (DATEV, Kunden, Zeiterfassung) sind
mit optional wählbaren Erweiterungen verfügbar.
In diesem Ausschnitt sehen Sie die Auswertungsseite, mit einem bereits ausgewählten Bericht. Der Aus-
wertungsbildschirm hat folgenden Aufbau, den wir Ihnen kurz vorstellen möchten.

4.1 Allgemeine Bedienung


Die Bedienung der unterschiedlichen Auswertungen ist bei allen Unterkategorien gleich. Zunächst möchten
wir Ihnen den Grundaufbau unseres Auswertungstool zeigen:

2 3 4

6 7

5
8

1 Unter jedem Obergriff der einzelnen Kategorien befinden sich weitere nützliche Berichte.

2 Über dieses Drop-Down Menü definieren Sie den gewünschten Zeitraum, für den Sie die Auswertungen
machen möchten. Bei der Einstellung „von-bis“ können Sie den Zeitraum frei bestimmen.

3 Unter der Sortierung können Sie die Reihenfolge der Anzeige des Berichtes verändern. Diese Möglich-
keit steht nicht bei allen Berichten zur Verfügung.

4 Bei dem Feld Filter können Sie die von Ihnen angelegten Filter hinterlegen um nur für Sie relevanten Da-
ten angezeigt zu bekommen. Das Anlegen von Filtern zeigen wir Ihnen unter Punkt 6 in dieser Anleitung.

5 Ihnen stehen fünf Möglichkeiten zur Verfügung die Auswertungen weiter zu be- & verarbeiten.

6 Download als XLS-, CSV- oder PDF-Datei.

7 Lassen Sie sich den Bericht als XLS- oder PDF-Datei per E-Mail zusenden. Dafür müssen Sie in Ihrem
Profil unter 1.2.1 Ihre E-mailadresse hinterlegt und bestätigt haben.

8 Mit dem Button „Vorschau anzeigen“ können Sie sich den Bericht direkt oline anzeigen lassen.

Wichtig: Bitte beachten Sie, dass Bericht über einen Zeitraum von mehr als zwei Monaten nicht mehr
online dargestellt werden können. In diesem Fall wählen Sie bitte einer der Optionen Download oder per
E-Mail zusenden.

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4. Auswertungen

4.2 Bestellungen
Unter dem Reiter Bestellungen können Sie sich eine Vielzahl von Berichten und Auswertungen im Bezug
auf die von Ihnen und Ihrem Team bestellten oder stornierten Artikel aufrufen. Anbei sehen Sie eine Bei-
spielanischt eines Berichtes.

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4. Auswertungen

4.3 Umsätze
In der Auflistung der Umsätze finden Sie viele wichtige Berichte, die Sie für Ihre Unterlagen, sowie ggf. für
Ihren Steuerberater benötigen. Unter anderem finden Sie hier:

1 digitaler Z-Bericht pro Tag

2 GDPdU-Rechnungen

3 GDPdU-Journal

4 kummulierten Tagesabschluss über variablen Zeitraum

2
3

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4. Auswertungen

4.4 Artikel
Unter dieser Kategorie können Sie alle Artikel einsehen, die Sie in Ihrem Betrieb angelegt haben. Ebenso
steht der Download als XLS-Datei für Sie bereit. Mit diesen Berichten haben Sie die Möglichkeit einen
schnellen Überblick über Ihre Artikel zu bekommen und ebenso einzusehen, an welche Artikeln Sie mit
Zwängen weitere Abfragen definiert haben.

4.5 Korrekturen
Der Abschnitt Korrekturen ist für Sie als Gastronom ein sehr wichtiger. Hier können Sie im Nachhinein ein-
sehen, welcher Kellner Tische gerettet, also wieder reaktiviert hat, und was mit dem Tisch nach Wiederer-
öffnung passiert ist. Ebenso können Sie hier einsehen, welcher Ihrer Mitarbeiter u.U. die Abrechnungsart
einer Rechnung im Nachhinein geändert hat. Für beide Funktionen müssen die Rechte an den jeweiligen
Kellner vergeben worden sein. (Mehr dazu unter 7.3)

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4. Auswertungen

4.6 Journal
Dieses Journal zeigt die Aktivitäten Ihrer App auf den benutzen Geräten an. Dieses Journal wird von un-
serem Support genutzt, um in einem Supportfall die anfallenden Probleme einzusehen und zu definieren.
Ebenso haben Sie die Möglichkeit einzusehen, welche Kellner zu welchem Zeitpunkt die Schicht eröffnet
und geschlossen haben.

4.7 Rechnung
Hier haben Sie die Möglichkeit, Rechnungen, die ein Kunde noch mal ausgedruckt haben möchte oder
Rechnungen, die Sie im Nachhinein per Post an den Kunden verschicken möchten, zu erstellen.
Dafür geben Sie die jeweilige Rechnungsnummer von der Rechnung ein, die Sie drucken möchten. Zu
unterscheiden ist hier, ob Sie die Rechnung mit einer normale Abrechnungsart (Bar, EC, Kreditkarte etc.)
erstellt haben, oder Sie die Rechnung auf Debitor aus der iPad Kassen herausgelassen haben. Debitoren-
rechnungen haben einen eigenen Rechnungslauf und damit eine eigene Rechnungsnummer.

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4. Auswertungen

4.8 DATEV-Export
Der DATEV-Export ist ein zusätzliches Feature, welches Sie kostenpflichtig zu der Standard-Kassenlösung
hinzubuchen müssen. Sollten Sie den DATEV-Export bestellt haben, finden Sie hier den Download der
DATEV-Datei für den frei definierten Zeitraum. Die Einrichtung dieser Schnittstelle ist mit unserem Sup-
portteam in Rücksprache mit Ihrem Steuerberater durchzuführen. (Mehr zu der Einrichtung der einzelnen
Buchhaltungskonten finden Sie unter 9.3)

4.9 Kunden/Gutscheinverwaltung
Ebenso wie der DATEV-Export ist auch das Kundenbindungstool ein zusätzliches und kostenpflichtiges
Feature. Unter diesem Reiter haben Sie die Möglichkeit, die Rechnungen einzelner Kunden über einen
Zeitraum kumuliert aufzurufen.
Um die Umsätze eines Kunden einzusehen, können Sie bei 1 den Namen oder die Kundennummer ein-
geben. Unter den einzelnen Berichten 2 können Sie die Anzeige des Berichtes verändern.

Sollten Sie zu dem Kundenbindungstool auch unsere Gutscheinverwaltung erworben haben, können Sie
unter 3 Auf- und Endladungen Ihrer Gutscheine mit dem jeweiligen Kellner einsehen.

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4. Auswertungen

4.10 Zeiterfassung
Auch die Personalzeiterfassung ist ein kostenpflichtiges Add-on unserer Kassenlösung. Sollten Sie diese
zusätzlich bestellt haben, können Sie hier die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter einsehen und wie gewohnt
herunterladen.

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5. Filialverwaltung
Wichtige Voraussetzung: Sie haben mehrere Betriebe mit unserem Kassensystem ausgestattet und die
Filialverwaltung zusätzlich gebucht

In der Rubrik Filialverwaltung stehen Ihnen mehrer filialübergreifende Berichte zur Verfügung, um die Da-
ten Ihrer Betriebe gegenüber zu stellen.

1 2 3 4

1 Hier finden Sie die Bestellungen nach Artikel oder Artikelgruppe pro Filiale.

2 Unter diesem Reiter können Sie die Umsätze der jeweiligen Filiale gegeneinander anzeigen lassen.

3 Sollten Sie den DATEV-Export für Ihre Betriebe gebucht haben, bekommen Sie hier einen kumulierten
DATEV-Export für alle Ihre Filialen.

4 Da unsere optional buchbare Kundendatenbank auch Filialübergreifend einsetzbar ist, bekommen Sie
hier die selben Berichte wie unter 4.9, nur dass dort die Umsätze der Kunden aus allen Filialen einsehbar
sind.

Kapitel 5 • Cloud-Handbuch Seite 29 von 57


6. Filter/Filialfilter
In der Rubrik Filter/ Filialfilter haben Sie die Möglichkeit unsere Berichte noch einmal nach Ihren individuel-
len Wünschen zu filtern. Bitte beachten Sie, dass Sie jeweils Filter für die unterschiedlichen Berichtsgrup-
pen (Bestellungen, Umsätzen, Stammdaten, Kunden etc.) benötigen.
Wie ein „Berichtsfilter“ erstellt wird, zeigen wir Ihnen an dem Beispiel „Bestellfilter“.

1 Gehen Sie im Menüpunkt „Bestellfilter“ auf den Button „Neuer Eintrag“.

2 Tragen Sie einen eindeutigen Namen Ihres neuen Filters ein, um später noch zu wissen, wofür Sie den
Filter nutzen wollten.
Im Anschluss haben Sie die Möglichkeit den Filter nach Ihren Wünschen anzulegen und den Bericht
somit zu filtern (siehe Seite 30).

Wichtig: Bitte beachten Sie, dass die angelegten Filter immer nur für die angegebene Kategorie ver-
fügbar ist. (Umsatzfilter für Umsätze, Bestellfilter für Bestellungen, Filialfilter für Bestellungen nur unter
Filialen)

Kapitel 6 • Cloud-Handbuch Seite 30 von 57


6. Filter/Filialfilter

Anbei ein Beispiel:


Sie suchen die Storno-Aktivitäten eines Mitarbeiters, jeden Mittwoch zwischen 12 und 19 Uhr:

1 Bestimmen Sie den Mitarbeiter „XY“

2 Wählen Sie die Transaktionsart „Storno“

3 Bestimmen Sie den Wochentag Mittwoch

4 Definieren Sie die Uhrzeit von 12 – 19 Uhr

Wichtig: Wochentage
In der GASTROFIX Cloud ist ein Wochentag nicht strikt an das Datum einer Buchung, sondern an die
Schicht gekoppelt. Sollte Ihre Schicht nach Mitternacht enden, wird der Wochentag der Schicht gespei-
chert, an dem Sie die Schicht eröffnet haben. Eine Buchung am Mittwoch um 00:30 Uhr hat also den
Wochentag Dienstag, da die Schicht über Mitternacht hinaus geöffnet ist.

Wichtig: Wenn bei einem Filter- Wert nichts ausgewählt ist, wird nach diesem Kriterium nicht gefiltert.
Nach dem selben Schema können Sie auch Filter für die Filialverwaltung erstellen und somit die vorhan-
den Berichte nach Ihren Vorgaben verfeinern.

Bitte beachten Sie, dass die angelegten Filter immer nur für die angegebene Kategorie verfügbar ist.
(Umsatzfilter für Umsätze, Bestellfilter für Bestellungen, Filialfilter für Bestellungen nur unter Filialen)

Kapitel 6 • Cloud-Handbuch Seite 31 von 57


7. Setup
Unter dem Reiter „Setup“ werden allgemeine Einstellungen für Ihr Restaurant, der Hardware und den finan-
ziellen Einstellungen vorgenommen.

7.1 Betrieb(e)
In dem Bereich Betriebe nehmen Sie Einstellungen für Ihrem Betrieb vor. Der Aufbau sieht wie folgt aus:

1 Hier tragen Sie die einzelnen Informationen zu Ihrem Betrieb ein. Dazu zählen Firmenadresse, Betriebs-
name, Firmenname, Steuernummer. Der Betriebsname und die Steuernummer erscheint auch auf der
Rechnung (z.B. „Schnitzelwirt im Wald“).

2 Hier können Sie Ihre Bankverbindungsdaten hinterlegen, die auch auf den nachträglich ausgedruckten
Rechnungen bzw. Debitorenrechnungen ausgewiesen wird. Siehe 4.7
(Weiter geht es auf der folgenden Seite)

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7. Setup

7.1 Betrieb(e) (Fortsetzung)

3 Tragen Sie hier die Währung Ihres Restaurants ein, diese Währung wird als Standardwährung genutzt.

4 Gibt den Standard-Steuersatz für den Im-Haus Verkauf an. Dieser kann für jede Artikelgruppe einzeln
verändert werden.

5 Gibt den Standard-Steuersatz für den Außer-Haus Verkauf an. Dieser kann auch hier für jede Artikel-
gruppe einzeln verändert werden.

6 Hier haben Sie die Möglichkeit die Zeiten Ihres Geschäftstages zu definieren. Diese spielen nur eine
Rolle, wenn Sie den automatischen Tagesabschluss einsetzen möchten.

7 Der Automatische Tagesabschluss führt dazu, dass die Kassen-App den geöffneten Geschäftstag auto-
matisch zu der von Ihnen hinterlegen Uhrzeit schließt.

Wichtig: Die Kasse ist nach Schließen des Geschäftstages/Schicht nicht mehr arbeitsfähig. Sollten Sie
den automatischen Tagesabschluss verwenden wollen, wenden Sie sich an unseren Support um die
korrekten Einstellungen vorzunehmen.

8 Die Druckereinstellungen können Sie vollständig vernachlässigen. Diese sind für kommende Entwick-
lungen bereits eingebaut.

9 Die Erweiterte Funktion benötigen Sie nur, wenn Sie unser Branch-managment benutzen möchten.
Mehr dazu unter Add-On 1.

Kapitel 7 • Cloud-Handbuch Seite 33 von 57


7. Setup

7.2 Features und Einstellungen


Unter der Rubrik Features und Einstellungen ergeben sich für Sie verschiedene Möglichkeiten. Sollten
Sie eine unserer Schnittstellen benutzen, können Sie unter Einstellungen weitere wichtige Veränderungen
vornehmen. Diese betreffen z.B. die Definition des Artikels für Gutscheine oder die Einrichtung der Schnitt-
stellen zu PayPal, Ibelsa und Zapper etc.

Weiter Informationen zu den Features bekommen Sie auf der folgenden Seite.

Kapitel 7 • Cloud-Handbuch Seite 34 von 57


7. Setup

7.2 Features und Einstellungen (Fortsetzung)


Unter den Features bekommen Sie einen Überblick der weiteren Möglichkeiten, die Ihnen das GASTRO-
FIX Kassensystem bietet. Sie können verschiedene Einstellungen vornehmen, die Ihre Kasse erweitert.

1 Zusätzliche Module:
Hier bekommen Sie einen Überblick, welche Module mit unserer App noch verfügbar sind. Bitte bedenken
Sie, dass alle diese Features kostenpflichtig sind.

2 Zahlung und Finanzen:


Aktivierung von Zapper (www.zapper.com) oder der Gästezahlabfrage. Darüber bekommen Sie pro Tag
den Durchschnittsbon und die Durchschnittsrechnung in den digitalen Z-Berichten ausgewiesen.

3 Check-Out – Features:
Sind nur für den Modus Abverkauf/Checkout gedacht. EAN-Code Unterstützung und digitale Rechnung auf
dem iPad für einfacheres Abkassieren Ihrer Mitarbeiter.

4 Schnittstellen:
Hier können Sie unsere verfügbaren Schnittstellen einsehen und auswählen. Bitte bedenken Sie auch hier,
dass durch die Aktivierung weitere Kosten auf Sie zukommen können und die Einrichtung durch unseren
Support vorgenommen werden muss.

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7. Setup

7.3 Mitarbeitergruppen
In der Kategorie definieren Sie Ihre einzelnen Mitarbeitergruppen. Sie können individuell die Rechte für Ihre
Mitarbeitergruppen steuern und diese (wie unter 3.8 beschrieben) den jeweiligen Kellnern zuordnen. Wir
unterscheiden zwischen zwei verschiedenen Ansichten:

In der Standard-Ansicht (zu sehen unter 7.3.1)werden die einzelnen Kellnergruppen aufgezeigt und diese
können über bearbeiten mit weiteren Rechten ausgestattet oder reduziert werden.
Die Feature-Ansicht (zu sehen unter 7.3.2) verschafft Ihnen einen Überblick, mit welchen Rechten die
einzelnen Gruppen ausgestattet sind.

1 2

1 Hier legen Sie die Bezeichnung der Mitarbeitergruppe ein Bsp. Kellner, Chefkellner

2 Hier können Sie ein eindeutige Beschreibung hinzufügen, damit Sie wissen, welche Rechteebene diese
Gruppe beinhaltet

3 Auf diesem Button kommen Sie in die Detailansicht und können die einzelnen Rechte für die Gruppe
hinzufügen oder reduzieren.

4 Speichern der vorgenommenen Änderungen

5 Ein- und Ausklappen der einzelnen Rechtegruppen um eine übersichtlichere Ansicht zu erhalten

Kapitel 7 • Cloud-Handbuch Seite 36 von 57


7. Setup

7.3.1 Mitarbeitergruppen Detailansicht

6 Überordnung der Kellnerrechte

7 Einzelne Kellnerrechte mit kurzer Beschreibung

Kapitel 7 • Cloud-Handbuch Seite 37 von 57


7. Setup

7.3.2 Mitarbeitergruppen - Feature-Ansicht

1 Übersicht der einzelnen Rechte und der jeweiligen Kellnergruppe, die über dieses Recht verfügt oder
auch nicht.

2 Ein- und Ausklappen der einzelnen Rechtegruppen um eine übersichtlichere Ansicht zu erhalten

3 Speichern der vorgenommenen Änderungen.

Kapitel 7 • Cloud-Handbuch Seite 38 von 57


7. Setup

7.4 Artikelart
Wir haben in unserer Kasse sechs (Standard, Info, Optional, Zwang, Maßangabe, Auslage) verschiedene
Artikelarten. Im Folgenden werden wir Ihnen kurz erläutern, in welchen Eigenschaften sich diese Arten
unterscheiden. Alle Artikelarten haben vier Möglichkeiten verwendet zu werden:

• Fester Preis und fester Name (Bsp.:Coca Cola 2,10 €)


• Freier Preis und fester Name (Bsp.: Mittagstisch mit verschiedenen Preisen)
• Fester Preis und freier Name (Bsp.: Flavour für Heißgetränke, die alle das Gleiche kosten)
• Freier Preis und freier Name (Bsp.: Möglichkeit für Sonderwünsche des Gastes)

7.4.1 Standardartikel
Der Standardartikel ist der am häufigsten verwendete Artikel. Der Standardartikel wird für Artikel verwen-
det, der einen festen Namen und einen festen Preis in der Kasse erhalten soll. (Beispiel: Coca Cola 2,20€,
Beck‘s Pils 3,00 €.

7.4.2 Zwangsartikel
Als Zwangartikel werden Artikel bezeichnet, die als Abfrage bei Artikeln hinerlegt werden sollen. Diese
Abfragen öffnen sich jedes Mal bei der Bestellung der Artikel, an dem diese angehangen sind. Als bestes
Beispiel möchten wir hier die Garstufe für Fleischgerichte anführen (rare, medium, done)

7.4.3 Optionale Artikel


Optionale Artikel sind Artikel, die man optional an bestellte Artikel anhängen kann, um der Bar oder der
Küche Besonderheiten der Bestellung mitzuteilen. Sie verhalten sich ähnlich wie Zwangartikel mit dem
Unterschied, dass diese Artikel auf Wunsch hinzugefügt werden können und nicht jedes mal abgefragt
werden. Hier möchten wir „koffeinfrei“ als Beispiel anführen. Ebenso sind Hinweistexte für die Bar/Küche
als optionale Artikel hilfreich. Diese Artikel werden im Gegensatz zum Infoartikel direkt an den gebuchten
Artikel angehängt.

7.4.4 Infoartikel
Klassischer Infoartikel mit dem man Informationen von den Geräten an die Produktionsstätten senden
kann. Infoartikel werden nicht auf der Rechnung gedruckt mit der Ausnahme, Sie haben einen Preis. Dann
wird der Artikel auch auf der Rechnung gedruckt. Auch hier ist der Hinweis Bar/Küche als Beispiel aufzu-
führen. Der Unterschied hierzu liegt darin, dass der gebuchte Infoartikel nicht an einen bestimmten Artikel
hinzu gebucht wird, sondern als ein weiterer Artikel auf dem Bon ausgedruckt wird als allgemeine Informa-
tion.

7.4.5 Maßartikel
Maßartikel werden verwendet, wenn der Preis des gebuchten Artikels aufgrund des Gewichtes zustande
kommt. Als Beispiel lassen sich Fleisch, Fisch oder Obst anführen. Die Maßgröße definieren Sie in der
Artikelgruppe (Siehe 3.2.1 (6)) und durch die Abfrage bei Buchung des Artikels wird der Preis errechnet.
(z.B. Kilopreis von Steak 65,00€ das Steak was abgeschnitten wurde wiegt 384g – so würde man, wenn
man den Artikel bucht eine Abfrage nach der Grammanzahl aufgehen und der Preis von 384g auf Grund-
lage der 65,00€/Kg berechnet.)

Kapitel 7 • Cloud-Handbuch Seite 39 von 57


7. Setup

7.4.6 Auslagenartikel
„Auslangenartikel“ sie Artikel, anders verrechnet und versteuert werden und deswegen haben diese Arti-
kel auch eine eigene Artikelgruppe. Auslagenartikel beeinflussen den Kassenbestand nicht, da diese bei
Abrechnung des Tisches mit der Mitarbeiter Auslage verrechnet werden. Als Beispiel ist das Auslegen für
Zigarettengeld für den Kunden anzuführen. Der Kellner händigt dem Kunden 6,-€ Kleingeld aus und bucht
es auf den Tisch. Der Kunde zahlt das ausgelegte Geld mit der Gesamtrechnung zurück an den Kellner.

Wichtig: Um einen Auslagenartikel anlegen zu können, muss der Cloud Benutzer das Recht „Zugriff auf
Auslagenartikel“ besitzen. Tische mit Auslagenartikel können nicht übergeben werden, da dies zu Differen-
zen im Kassenbestand des Mitarbeiters führt.

Kapitel 7 • Cloud-Handbuch Seite 40 von 57


7. Setup

7.5 Wechselkurs
Mit der GASTROFIX Kassenlösung haben Sie die Möglichkeit mehrere Währungen zu akzeptieren. Hier
haben Sie die Möglichkeit aus vorgegebenen Währungen auszuwählen und die Kaufs-, Verkaufs- und die
Grundwährungsrate zu definieren. Damit geben Sie an, zu welchem Wert Sie die Artikel Ihres Betriebes mit
einer anderen Währung akzeptieren.
Ihnen stehen folgende Währungen zur Verfügung:

• Britische Pfund
• Dänische Kronen
• Euro
• Isländische Kronen
• Libanesische Pfund
• Norwegische Kronen
• Iranische Rial
• Russiche Rubel
• Schweizer Franken
• Südafrikanische Rand
• Schwedische Kronen
• US- Dollar
• Chinesische Yen

Kapitel 7 • Cloud-Handbuch Seite 41 von 57


7. Setup

7.6 Räume
Unter diesem Unterpunkt haben Sie die Möglichkeit Ihren Raum oder Ihre Räume frei zu gestalten. Sie
haben die Auswahl zwischen verschiedenen Bodenmustern, Tischen, Stühlen und anderen Ergänzungen.

1 Klicken Sie auf dieses Symbol um einen neuen Raum anzulegen.

2
3
4

2 Bennen Sie in diesem Feld Ihren Raum z. B. Gastraum.

3 Aktivieren Sie Ihren Raum

4 Wählen Sie aus verschiedenen Bodenmustern aus und gestalten Sie den Boden des Restaurants nach
Ihren Wünschen. (Weiter geht es auf Seite 42)

Kapitel 7 • Cloud-Handbuch Seite 42 von 57


7. Setup

7.6 Räume (Fortsetzung)

6
7
6
5

5 Hier können Sie einen Text in den Raum einfügen

6 Hier können Sie zwischen Tischen, Stühlen, Raumteilern und weiteren Elementen auswählen, um Ihren
Raum zu designen. Alle Elemente können Sie mit „Drag&Drop“ auf den Raumplan ziehen.

7 Die Größe der jeweiligen Elemente können Sie an der rechten unteren Ecke verändern, indem Sie das
Element groß ziehen oder klein machen

8 Wenn Sie auf einen Tisch klicken, können Sie die Tischnummer verändern

Wichtig: Gebucht wird jeweils nur auf Tische und Stühle. Andere Elemente gelten hier nur als Zierde.

Kapitel 7 • Cloud-Handbuch Seite 43 von 57


7. Setup

7.7 Tische
In der Ansicht der Tische finden Sie alle Tische, die Sie im Raumplan angelegt haben. Diese werden au-
tomatisch erzeugt, wenn Sie die Tische auf den Raumplan ziehen. Darüber hinaus können Sie noch Tisch
anlegen, die nicht auf dem Raumplan erscheinen sollen (Storno-Tische, Mitarbeiter-Tische). Diese können
in der App über die Tischauswahl angewählt werden. Tische die hier nicht angelegt sind, können auch in
der App nicht angewählt werden.

Kapitel 7 • Cloud-Handbuch Seite 44 von 57


8. Hardware
In dem Bereich Hardware stellen Sie Informationen zu Ihren Geräten, den Druckern und dem Rechnungs-
layout Ihres Restaurants ein.

8.1 Geräte
Hier steuern Sie Ihre Geräte, die Sie in Ihrem Restaurant im Betrieb haben (iPads, iPots etc.). Geräte wer-
den nicht manuell in der Cloud erstellt, sondern über die Eingabe von Daten oder dem Scannen von einem
QR-Code in Ihrer Cloud registriert.
Anbei ein paar Anhaltspunkte, die Ihnen das Einstellen erleichtern sollen und Ihnen die Grundeinstellungen
gesammelt darstellen.

1 2 3 4 5 6 7
8

1 Stellen Sie ein, um was für ein Gerät es sich handelt. Wird bei der Registrierung automatisch erkannt

2 Hier können Sie dem Gerät einen individuellen Namen geben

3 Definieren Sie einen festen Mitarbeiter, der immer angemeldet wird, wenn das Gerät gestartet wird. Wir
empfehlen Ihnen unseren vordefineirten „Bitte anmelden“ Kellner zu nehmen, um Falschbuchungen zu
vermeiden.

4 Sie können den einzelnen Geräten eine Kostenstelle zuweisen um in den Auswertungen z.B. nach Innen
und Aussen zu separieren (Einrichtung der Kostenstellen finden Sie unter 9.4

5 Sollten Sie mit Ihre Gerät im Check-Out/Abverkauf Modus arbeiten, müssen Sie jedem Gerät einen
eindeutigen Tisch zuordnen. Wenn Sie im normalen Restaurant-Modus arbeiten möchten, bleibt dieses
Feld frei.

6 Die IP-Adresse des Gerätes können Sie in diesem Feld ändern/eintragen

7 Zeigt Ihnen die App-Version an, die sich momentan auf dem Gerät befindet

8 Aktivieren oder Deaktivieren Sie das Gerät

Kapitel 8 • Cloud-Handbuch Seite 45 von 57


8. Hardware

8.1 Geräte (Fortsetzung)


Wenn Sie auf das Bearbeiten-Symbol klicken, kommen Sie in die Detailansicht des Gerätes, wo Sie weitere
Einstellungen vornehmen können. Die ersten Einstellungen im Detail können Sie überspringen, da diese
nur die vorherigen Punkte erneut aufgreift.
Druckereinstellungen:

10

11

12

13

14

15

9 Möchten Sie, dass alle bestellten Artikel immer nur auf einem Bondrucker gedruckt werden, müssen Sie
hier eine Auswahl treffen. Diese Auswahl übersteuert die Bondrucker in Ihren Artikelgruppen. Sollten Sie
dies nicht wünschen, lassen Sie diese Feld leer (Option auswählen).

10 Möchten Sie, dass das Gerät gar keine Produktionsbons ausdruckt oder nur an einem Drucker, wählen
Sie hier einen Drucker aus.

11 Hier definieren Sie, an welchem Drucker die Rechnungen von diesem Gerät ausgedruckt werden sollen
(Bsp. Printer Bar oder Printer Küche).

12 Definieren Sie hier, an welchem Drucker das Gerät die X-& Z-Berichte des angemeldeten Kellners
ausdrucken soll.

13 Wählen Sie hier das Layout aus, in welchem die Rechnungen von diesem Gerät ausgedruckt werden
sollen.

14 Sollten Sie wünschen, dass das Gerät nicht immer bei den Bestellungen im operativen Bereich auf den
von Ihnen als 1. Gang definierten zurückspringt, so können Sie dies hier deaktivieren.

15 Im folgenden Bereich finden Sie noch die Einstellungen für einen Bildschirmschoner und die Einbindung
eines Kundendisplays. Diese Einstellungen finden Sie unter Add-On 8.

Kapitel 8 • Cloud-Handbuch Seite 46 von 57


8. Hardware

8.2 Drucker
In diesem Bereich können Sie die vordefinierten Drucker ändern und/oder neue hinzufügen.

1 2 3 4

1 Geben Sie den Namen des Druckers ein, vorzugsweise auch den Ort, wo er sich befindet (Bsp. Küche,
Bar).

2 Tragen Sie die IP-Adresse des Druckers ein, mit der der Drucker konfiguriert wurde.

3 Der TCP- und UDP-Port darf nicht verändert werden.

4 Wählen Sie hier den richtigen Treiber aus, damit die Ansteuerung funktioniert. Wir unterscheiden zwar
zischen einzelnen Modellen der Schnittstelle, effektiv besteht aber nur zwischen der Epson LAN (per Ka-
bel angeschlossener Drucker) und Epson Wifi UB R04 (über Wlan angesteuerter Drucker). Bei weiteren
Modellen der Firmen Metapace, Star, Citizen und Bixolon kontaktieren Sie bitte den Support.

8.3 Rechnungslayout
In dieser Rubrik finden Sie die Layouts Ihrer Rechnungen, Bons und Stornobons. Sollten Sie Ihr Layout
verändern wollen, wenden Sie sich bitte an unseren Support.

Wichtig: Bitte passen Sie die Rechnungs-Layouts nur an, wenn Sie mit HTML- Codes vertraut sind.
Die hier vorhanden Layouts sind die Standardlayouts und individuelle Änderungen sollten Sie vorab mit
unserem Support-Team absprechen, um fehlerhafte Auswirkungen zu vermeiden.

Kapitel 8 • Cloud-Handbuch Seite 47 von 57


9. Finanzen
Unter diesem Reiter finden Sie alle wichtigen Daten rund um Ihre Abrechnungsarten, DATEV-Konten, Ra-
batte, Preisebenen, MwSt. und Kostenstellen. Im Folgenden werden wir Ihnen einen kurzen Überblick über
die einzelnen Kategorien verschaffen.

9.1 MwSt.
Bei diesem Reiter legen Sie Ihre Mehrwertsteuersätze für Ihr Restaurant fest.

1 2

1 Dort tragen Sie den Namen, des jeweiligen Mehrwertsteuersatzes ein (Bsp. 19 % Mw.St.)

2 Hier, den Wert, den Sie als Mehrwertsteuersatz festlegen wollen

Die erweiterten Einstellungen werden nur für den DATEV-Export genutzt. Sollten Sie diese nutzen, kön-
nen Sie weitere Informationen unter dem Add-On 3 finden.

Kapitel 9 • Cloud-Handbuch Seite 48 von 57


9. Finanzen

9.2 Abrechnungsarten
Unter dem Reiter „Abrechnungsarten“ definieren Sie, die in Ihrem Restaurant vorhandenen Abrechnungs-
arten. Sie können mehrere Abrechnungsarten anlegen. Auch hier möchten wir Ihnen zunächst den Aufbau
erklären. Um eine neue Abrechnungsart anzulegen, klicken Sie auf das Symbol.

1 Legen Sie den Namen der Zahlungsart fest

2 Hier tragen Sie die Kurzbezeichnung der Abrechnungsart ein, der maximal 20 Zeichen haben darf.

Wichtig: Hier ist die Unterscheidung zwischen der Lang- und der Kurzbezeichnung. Die Langbezeich-
nung ist der Text des Artikels, der auf der Rechnung für den Gast ausgedruckt wird. Die Kurzbezeich-
nung ist die Bezeichnung der Artikel, die auf dem iPad in der App auf den Buttons dargestellt ist. Hier ist
der Platz auf 20 Zeichen beschränkt.

3 Hier können Sie eingeben, ob der Umsatz mit in den Gesamtumsatz gezählt werden soll. Dies ist bei
allen Standard-Abrechnungsarten (Bar, EC, Visa, Mastercard etc.) der Fall. Abrechnungsarten die nicht
in dem Gesamtumsatz eingerechnet werden sollen sind z.B. Hausbon, Personal, Bruch, Merchandising
etc. Bei Fragen hilft unser Support gerne weiter.

4 Geben Sie hier an, ob der Umsatz mit zum Kassenumsatz zählt. Die sollte nur bei Bar der Fall sein.

5 Wählen Sie die entsprechende Zahlart aus, die die neue Abrechnungsart betrifft.
(Weiter geht es auf der folgenden Seite)

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9. Finanzen
5 Folgende Zahlarten stehen Ihnen zur Verfügung:

Bar = Bar/Kasse
Kreditkarte = Visa/Master/Amex
Debitor = Debitor/Auf Rechnung
Discover Network = Mobile Payment Anbieter
Intern = z.B. Bruch, Personal, Hausbon
iZettle = Mobile Payment Anbieter
SumUp = Mobile Payment Anbieter
Payworks = Mobile Payment Anbieter
Twint = Mobile Payment Anbieter
Kreditor/Gutschein = Gutscheine mit unserer Schnittstelle

6 Geben Sie hier an, mit welchem Rechnungslayout die Rechnung ausgedruckt werden soll. Im Normalfall
haben alle Abrechnungsarten das gleiche Layout.

7 Definieren Sie ein Bild, mit welchem die Abrechnungsart auf dem iPad erscheinen soll. Wichtig: Es muss
ein Bild angelegt sein, damit die Abrechnungsart auf dem iPad/iPod erscheint.

8 Abrechnungsart beim Bezahlen ausblenden sollte nur deaktiviert werden, wenn Sie mit unserem Partner
Zapper zusammenarbeiten

9 Speichern der Daten

9.3 Buchhaltungskosten
Bei den Buchhaltungskonten werden weitere DATEV- Einstellungen vorgenommen. Mehr dazu unter Add-
On 3.

Kapitel 9 • Cloud-Handbuch Seite 50 von 57


9. Finanzen

9.4 Kostenstellen
In der Rubrik Kostenstellen können Sie beliebig viele Kostenstellen erzeugen, welche Sie den verschie-
denen Geräten zuweisen können. Kostenstellen können Ihnen bei den Auswertungen helfen, wenn Sie
betrachten möchten, wie viel Umsatz/Bestellungen Sie z.B. im Gastraum und auf der Terrasse machen.
Dafür müssen die Geräte aber fix für einen Bereich eingeteilt werden.

9.5 Rabatte
In der Kategorie „Rabatte“ können die von Ihnen gewünschten Rabatte eingestellt werden oder Sie haben
die Möglichkeit zwischen prozentual und absolut Rabatt zu wählen.

1 Geben Sie hier einen eindeutigen Namen für den Rabatt ein. (z.B.: 2,-€ Mittagsrabatt oder 15% Stamm-
kundenrabatt)

2 Tragen Sie den Wert als Zahl ein

3 Mit diesem Kästchen definieren Sie, ob es sich bei dem Rabatt um einen prozentualen oder einen ab-
soluten Rabatt handeln soll.

4 Mit diesem Button stellen Sie ein, ob beim Abrechnungsvorgang alle Artikel auf Rabatierbarkeit geprüft
werden (siehe 3.2.1 - Punkt 5)

Kapitel 9 • Cloud-Handbuch Seite 51 von 57


9. Finanzen

9.6 Preisebene
Bei den Preisebenen können Sie verschiedene Preisreduzierungen an Wochentagen und Uhrzeiten ver-
bindlich zuordnen. Zum Anlegen einer Preisebene klicken Sie bitte auf den Button.

1 Geben Sie einen eindeutigen Namen für die Preisebene ein z.B.: HappyHour Cocktails

2 Mit diesem Button können Sie die Preisebenen aktivieren oder deaktivieren.

3 Wählen Sie die Wochentage aus, an welchen Tagen in Ihrem Betrieb die Preisebene greifen soll.

4 Definieren Sie die Uhrzeit, von wann bis wann die Preise der Artikel reduziert werden sollen.

5 In dem Feld können Sie eine zusätzliche Beschreibung hinzufügen.

Nachdem Sie eine Preisebene eingefügt haben, können Sie in der Detailbearbeitung der gewünschten
Artikel, einen neuen Preis eingeben, der für die eingestellten Zeiträume/ eingestellten Zeitraum verwendet
werden soll. (Siehe 3.3.1 (2))

Kapitel 9 • Cloud-Handbuch Seite 52 von 57


9. Finanzen

9.7 DATEV
Hier müssen noch notwendige Daten für die Benutzung des DATEV-Exports eingetragen werden. Die
notwendigen Daten müssen von Ihrem Steuerberater an unser Support-Team geliefert werden und die
Einstellungen durch uns durchgeführt werden. Die Anforderungen finden Sie anbei.

• Benennung des Kotenrahmenplans


• Kontennummern der einzelnen Warenkonten (Bsp.: Erlöse 19% AfG, 7% warme Speisen etc.)
• Kontennummer für die einzelnen genutzen Abrechnungsarten (Bsp.: Bar, Kreditkarte, Bruch etc.)
• Steuerberaternummer
• Mandantennummer
• Beginn des Geschäftsjahres
• Kundennummer

Kapitel 9 • Cloud-Handbuch Seite 53 von 57


10. Kunden
In dem Abschnitt Inhaber -> Kunden administrieren Sie ihre Kunden, Kundengruppen und können Grup-
penrabatte einstellen.

10.1 Kunden anlegen

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1

1
2

1 Hier können Sie die Kundenkarten anlegen (Pop-Up Fenster öffnet sich).

2 Tragen Sie die jeweilige Kundennummer des Kunden ein – Sie können auch mehrere Kunden auf einmal
anlegen, indem Sie die Zahlen wie folgt in dieses Fenster eingeben: 1 – 1000 würde Kunden anlegen
von 1 bis 1000.

3 Wählen Sie die Kundengruppe aus. Das Guthaben-Feld hat ohne unsere Gutschein- & Kreditorenver-
waltung keine Bedeutung.

4 Klicken Sie auf erzeugen und die gewünschte Anzahl an Kunden wird erzeugt.

5 Um die Kunden im Detail zu bearbeiten, klicken Sie auf Bearbeiten-Symbol:


Hier haben Sie die Möglichkeit weitere Daten Ihrer Kunden zu erfassen und den einzelnen QR-Codes
des Datensatzes einsehen.

6 Sie haben die Möglichkeit die Daten Ihrer Kunden als Exceltabelle mit dem vorhanden QR-Code herun-
terzuladen. Es wird eine Exeltabelle erzeugt, die sie für die Weiterverarbeitung z.B. für das Drucken von
Kundenkarten und/oder Gutscheinen verwenden können.

7 Ebenso haben Sie die Möglichkeit die von Ihnen eingegebenen Daten (Name, Firma, E-Mailadresse,
Telefonnummer, Anschrift etc.) Ihrer Kunden zu exportieren. Dafür klicken Sie auf „Exportieren“.

Für die Gutschein- und Kreditoren-Funktion finden Sie weitere Informationen unter Add-On 2.

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10. Kunden

10.2 Kundengruppe
In der Rubrik „Kundengruppe“ können Sie unterschiedliche Gruppen für Ihre Kunden anlegen.

1 Bestimmen Sie den Gruppennamen z.B. März Aktion, Stammkunden, Firmenkunden, VIP-Kunden

2 Ordnen Sie den vorher angelegten Rabatt der Gruppe zu (siehe 10.3).

10.3 Gruppenrabatt

1
2

1 Geben Sie einen eindeutigen Rabattnamen ein z.B. 15% Stammkundenrabatt, 50% VIP-Kundenrabatt

2 Den Wert, in welcher Höhe ein Rabatt gewährt werden soll. Auch hier haben Sie die Möglichkeit zwi-
schen einem prozentualen und einem absoluten Rabatt zu wählen.

3 Mit diesem Button stellen Sie ein, ob beim Abrechnungsvorgang alle Artikel auf Rabatierbarkeit geprüft
werden (siehe 3.2.1 - Punkt 5)

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11. Add-Ons

Add-On 1: Branch-Management
Das Branchmanagement gibt Ihnen die Möglichkeit, wenn Sie mehrere Betriebe mit unserem Kassensys-
tem betreiben, Ihre Daten übergeordnet zu administrieren und Änderungen zentral an alle oder an einzel-
ne, selber definierte Gruppen zu übertragen. Somit sparen Sie viel Zeit, da Sie Änderungen nur in einem
sogenannten „Masterbetrieb“ pflegen müssen und nicht in allen einzelnen Betrieben. Vorraussetzungen
dafür ist, dass die Artikel und die Artikelgruppen zu Beginn identisch aufgesetzt werden (Name, PLU etc.).
Sollten Sie weitere Fragen zu diesem Feature haben, wenden Sie sich bitte an unseren Vertrieb. Zur Ein-
richtung des Branchmanagement in der Cloud, steht Ihnen unsere Support gerne zur Verfügung.

Add-On 2: Gutschein-/ Kreditorenverwaltung


Die Gutschein-/ Kreditorenverwaltung ist eine Erweiterung der Kundendatenbank. Mit diesem Tool haben
Sie die Möglichkeit, einzelnen Kunden ein Guthaben auf die persönliche Karte zu laden, welcher der Kun-
de beim bezahlen nutzen kann. Ebenso ist dieses Tool eine Möglichkeit, anstatt einer Kundenkarte, eine
Gutscheinkarte (ohne Daten) zu erstellen und ein Guthaben aufzuladen. Vorteil dieser Funktion ist eine
detaillierte Übersicht ausgegeben Gutscheine und ein Mehrfachnutzung dieser Karten. Durch das flexible
Datenformat haben Sie die Möglichkeit Gutscheine in Ihrem Design anfertigen zu lassen. Egal ob Plastik-
karte oder Papier. Ihrer Phantasie sind keine Grenzen gesetzt.
Sollten Sie Fragen zu diesem Tool der GASTROFIX Kassenlösung haben, steht Ihnen unser Vertrieb mit
Rat und Tat zur Seite.

Add-On 3: DATEV-Export
Der DATEV-Export gibt Ihnen die Möglichkeit, Ihre Umsätze in dem Datenformat von DATEV zu exportie-
ren. Diesen Format ist das Standard-Format, welches sich in DATEV einlesen lässt. Gerne unterstützt Sie
bei der Einrichtung unser Support-Team.

Add-On 4: PayPal
Die Schnittstelle zu PayPal ermöglicht Ihnen Zahlung via PayPal mit unserer Kassen zu akzeptieren. Soll-
ten Sie Interesse an dieser Schnittstelle haben, wenden Sie sich bitte an unser Support-Team.

Add-On 5: Zapper
Zapper ist eine weitere Schnittstelle zu einem Zahlungsanbieter. Hierbei wird ein QR-Code auf der Rech-
nung ausgedruckt. Dieser QR-Code kann mit der Zapper-App gescannt und damit bezahlt werden. Mehr
Informationen zu diesem Tool erhalten Sie auf www.zapper.com. Sollten Sie Interesse an diesem Zah-
lungsanbieter haben, wenden Sie sich an unseren Vertrieb.

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11. Add-Ons

Add-On 6: Hotelschnittstellen (Ibelsa/HS3/Hogatron)


Wir bieten mehrere Schnittstellen zu Hotelsoftwareprogrammen an. Mit diesen Schnittstellen haben Sie die
Möglichkeiten Umsätze an Ihr PMS (Property Management System) zu übergeben und die Rechnungen
von Gästen auf Ihre Zimmer zu buchen, sodass Sie bei der Abreise eine Gesamtrechnung erhalten. Sollten
Sie Fragen zu den einzelnen Anbietern haben, wenden Sie sich gerne an unseren Vertrieb.

Add-On 7: Necta
Netca ist ein Warenwirtschaftsprogramm aus Österreich, das eine Übergabeschnittstelle von unserem
Kassensystem hat. Mehr Informationen dazu finden Sie unter: www.necta.at

Add-On 8: Kundendisplay
Sollten Sie unser Kassensystem im Check-Out/ Abverkaufsmodus benutzen, können Sie ein Kundendis-
play einbinden. Hierzu bietet sich das iPad mini an. Auf diesem Display werden Ihren Kunden die bestellten
Artikel, der Gesamtpreis, sowie das Wechselgeld angezeigt. Es bestehen zwei Möglichkeiten ein Kunden-
display anzuwenden. Sollten Sie Interesse an diesem Produkt haben, wenden Sie sich bitte an unseren
Vertrieb.

Add-On 9: Bildschirmschoner
Sie haben die Möglichkeit die stationären iOS-Geräte mit einem individuellen Bildschirmschoner 1 zu ver-
sehen. Dadurch wird nach einen frei von Ihnen definierbaren Zeit der Bildschirm durch ein Grafik versehen.
Dies führt auch dazu, dass der angemeldete Kellner automatisch ausgeloggt wird. Durch das Berühren des
Bildschirms, verschwindet der Bildschirmschoner und der Login-Screen erscheint.
Für mehr Informationen bzgl. des Formates des Bildschirmschoners wenden Sie sich bitte an unseren
Support.

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