1 ESTUDIO ADMINISTRATIVO

La conformación legal de la empresa, sus objetivos, políticas institucionales y manejo

de la imagen serán especificados en este capítulo de la investigación que propende
por esclarecer todos los aspectos que condicionen la parte administrativa.

1.1 FORMA DE CONSTITUCIÓN

La empresa Superstars dedicada a la organización de eventos, será constituida como

una organización unipersonal, ya que la idea a consolidar tendrá soporte económico
y de visión por parte del investigador del proyecto en caso de resultar viable.

1.1.1 Según su naturaleza empresaria

La organización a formar será una microempresa ya que estará constituida por no

más de diez empleados y por ello también se inscribirá como propiedad individual.

1.1.2 Según su actividad económica

Será una empresa dedicada a ofrecer servicios, ya que su actividad económica

será la de ofrecer la planeación y ejecución de eventos.

1.1.3 Según la procedencia de su capital

En este caso la empresa será financiada por capital e inversión privada. No se

descartan posteriores inversiones a manera de creditos y particpiación en proyectos
de emprendiemiento con el gobierno nacional.
1.1.4 Constitución legal

Al momento de crear la empresa se exigen unos requerimientos legales que le dan

reconocimiento frente al estado y garantía a los futuros clientes.

Tramitar “Carta de estudio de nombre Comercial”, ante la Cámara de Comercio de

Barrancabermeja.

Una vez obtenida la aprobación del nombre comercial debe otorgar la escritura Pública
correspondiente, la cual debe contener por lo menos:

 Nombre (razón social o denominación)

 Nombre del propietario
 Domicilio social, que debe ser el mismo del establecimiento de comercio.
 Término de duración
 Objeto social (descrito de manera clara y determinada)
 Capital social (valor total, numero de cuotas y acciones)
 Indicar la forma como se pagó el capital social (efectivo o especie)
 Facultades del representante legal

Para obtener la matricula, dentro del mes siguiente a la fecha del otorgamiento de la
escritura pública de constitución el representante legal se debe presentar:

 Carta de estudio de nombre comercial

 Copia notarial de la escritura pública de constitución
 Formularios de matrícula mercantil de la sociedad y sus establecimientos de
comercio, debidamente diligenciados.
 Carta de apertura de establecimiento de comercio, firmada por el representante
legal.
1.1.4.1 Trámites ante la Alcaldía de Barrancabermeja

Realizar los trámites para la licencia de funcionamiento, donde se informan a los

interesados si el lugar escogido para las operaciones de la empresa está contemplado
en el plan de ordenamiento territorial “POT”, en caso contrario estará obligado a
reubicarse.

 Adjuntar certificado de la Cámara de Comercio de Barrancabermeja y su

respectivo NIT

 Estampillas de previsión social

 Formulario de registro para iniciación de actividades

 Visto bueno por parte de planeación municipal de Barrancabermeja

Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales. Solicitar el RUT, la numeración de

facturas y la inscripción en el registro nacional de empresas, con su correspondiente
régimen simplificado ó común.

Cuerpo de Bomberos. Solicitar el concepto técnico y la debida inducción por parte del
cuerpo de bomberos, sobre la seguridad en las instalaciones.

Sistema de Seguridad Social. Además de la tramitología antes nombrada se debe

tener en cuenta que el recurso humano como parte esencial y activo más importante
dentro de cualquier compañía, requiere ser afiliado al sistema de seguridad social con
el fin de proporcionarle atención en salud básica y hospitalaria, las pensiones de
invalidez, vejez y muerte.

Caja de compensación familiar. Se debe escoger una de las cajas de compensación

familiar de la ciudad y efectuar la correspondiente afiliación, ya que a través de ella se
canaliza el subsidio familiar, que es una prestación social pagadera en dinero, especie
y servicios que benefician al trabajador.

La empresa debe realizar este pago a la caja de compensación sobre el valor de la

nomina correspondiendo al 9% de la misma, dinero que será distribuido por ésta de la
siguiente manera: un 4% para la Caja, 2% para el Servicio Nacional de Aprendizaje
“SENA”, y el 3% para el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar “ICBF”.
Actualmente, Barrancabermeja no tiene POT (Plan de Ordenamiento Territorial), por
lo tanto habría que esperarpara no incurrir en la perdida de escoger un lugar
inadecuado.

1.2 CULTURA ORGANIZACIONAL

1.2.1 Visión

Superstars eventos será reconocida en el año 2020 como una organización confiable
y con parámetros de alta calidad en la planeación, organización y ejecución de eventos
familiares y empresariales en la ciudad de Barrancabermeja.

1.2.2 Misión

La empresa organizadora de eventos Superstars busca brindar soluciones

especializadas en la asesoría, producción y organización de eventos familiares y
empresariales en la ciudad de Barrancabermeja.

1.2.3 Objetivos

 Constituirse como una organización eficiente, efectiva y profesional.

 Proyectar el crecimiento de la empresa por medio de estrategias empresariales
a corto, mediano y largo plazo.
 Cumplir con la responsabilidad social empresarial a través de la creación de
una estrategia social en la que la empresa pueda participar como agente de
cambio comunitario.
 Maximizar las ganancias de la empresa a través políticas seguras con
proveedores y clientes.

1.2.4 Políticas

Las políticas que se plasman a continuación buscan orientar a la empresa

Superstars en el manejo y normatividad que se debe tener en cuenta con el talento
humano, proveedores y clientes.
1.2.4.1 Políticas de Talento Humano

 Los emplados deben ser contratados bajo lo establecido en la ley laboral

del páis, con seguridad social y demás garantías que se requieran según
sus puestos de trabajo.
 Se contará con los servicios de un Contador titulado que porte su tarjeta
profesional, con experiencia mínima de dos años y su contratación será
mediante prestación de servicios y pago de honorarios por el servicio.
 La empresa tendrá unas normativatidades por funciones que esclareceran
los perfiles o roles de trabajo.
 Suministrar las herramientas necesarias y una infraestructura adecuada
para el buen desempeño de las labores por parte de los trabajadores de de
la organización.
 Capacitación permanente en etiqueta y protocolo para el personal, para
mejorar el despliegue de formación continua.

 Respetar las prestaciones sociales de Ley.

 Condiciones de trabajo favorables en cuanto a afilicón a seguridad social y

determinación de riesgos labores presentes en los diferentes roles.

 Evaluar en forma continua el desempeño del trabajo.

1.2.4.2 Políticas de proveedores

 La calidad tendrá un item de valor más alto que el precio en la prestación de

los servicios, ya que se pretende brindar un servicio de optima calidad y con
las mejores garantías para los clientes.

 Los contactos con los proveedores serán directos para garantizar mejores
precios y favorabilidad de inversión.
  La cantidad de insumos, maquinaria y elementos para la organización de
eventos se hará bajo un estudio minucioso que minimice los costos.

1.2.4.3 Políticas de ventas

 Portafolio de servicios actualizado respecto a la disponibilidad de equipos y

adecuaciones.
 La empresa Superstars establece como condición a los clientes de eventos
familiares y empresariales el 50% de anticipo para agendar la organización del
evento el 50% tres días antes del evento.
 Canales efectivos de comunicación a través de la página web de la empresa,
lineas de teléfono y celular, correo electrónico y fanpage.
 Los precios de los eventos estarán basados en topes estándares que no
variaran según el cliente, pero que tendrán reajustes en las diversas
temporadas del año.

1.3 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

Es importante dejar de manera explícta cada uno de los componentes de la estrcutura

de la empresa a formarse de ser viable el estudio de factibilidad. Por ello a
continuación se esclarecen los aspectos más importantes de la misma.

1.3.1 Organigrama

La empresa Superstars contará con un estructura organizacional basada en los roles

a cumplir que son significativos en los procesos que se deben llevar a cabo. Es
importante acotar que en los procesos de prestación del servicio se requerirán otros
perfiles que no se contemplan en el organigrama, porque serán subcontratados a
modo de outsorcing.
 Organigrama

GERENTE
GENERAL

Contador público

Servicios Especialista en
Secretaria
generales eventos

Asistente de Asistente de
logística decoración

Fuente: Autor del proyecto

1.3.2 Descripción y perfil de cargos

La descripción y el perfil de los cargos son herramientas que propician el buen

manejo del personal, contienen parámetros que ayudan a la evaluación del
desempeño, delimitan el campo de acción de los distintos cargos, generando
organización y equilibrio dentro de la empresa.

1.3.2.1 Manual de Funciones

A continuación, se presenta el Manual de Funciones de la Empresa Superstars:

 Funciones del gerente

SUPERSTARS EVENTOS
MANUAL DE FUNCIONES

Nombre del cargo: Código : Fecha:

GERENTE 001
Función principal
Es el representante legal de la empresa autónomo en la toma de decisiones y quien opera libremente
ejecutando todos actos correspondientes a su cargo y a la vida del negocio; igualmente se encarga de
dirigir la parte comercial de la empresa.
NIVEL DE EDUCACIÓN: Profesional en carreras afines como Gestión Empresarial, Ingeniero Industrial,
Administrador de Empresas o contador público
RESPONSABILIDAD: Representante Legal, es el responsable directo de todas las actividades
comerciales de la empresa
HABILIDADES: Manejo de computador y equipos audiovisuales

Funciones especificas
 Llevar a cabo estrategias, planes y programas para el cumplimiento de las metas -Dirigir y
administrar los bienes y recursos de la empresa
 Establecer contactos comerciales con los administradores de diversas empresas para contar con
posibles contrataciones.
 Manejar los recursos administrativos, financieros y técnicos de la empresa y responder por su
utilización.
 Tomar decisiones administrativas, técnicas y financieras y dirigir los conflictos que se presenten.
 Crear estrategias de ventas, llevarlas a cabo y coordinar las contrataciones
 Negociar y pactar acuerdos con proveedores y establecer acuerdos de pago.
 Supervisar las funciones del personal de la empresa.

Vo. Bo. Del gerente

Velar por la seguridad y bienestar del personal.
Fuente. Autor
 Funciones del contador público

SUPERSTARS EVENTOS
MANUAL DE FUNCIONES

Nombre del cargo: Código: Fecha:

CONTADOR 002
Cargo del jefe inmediato: Supervisa a: No. de cargos iguales:
GERENTE Ninguno Uno
HABILIDAD
Educación: profesional en el área contable con título de contador y tarjeta profesional. Experiencia: tres
años en cargos similares.
Habilidad mental: administración y la toma de decisiones.
Habilidad manual: realiza movimientos sencillos.
NIVEL DE EDUCACIÓN: Profesional: Contador público
RESPONSABILIDAD: De procesar la información contable y
sustentar los estados financieros
HABILIDADES: Manejo de computador software

RESPONSABILIDAD
 Todas las actividades contables de la empresa.
 El estado financiero de la empresa.
 Manejo de información corporativa privada.
 Cumplimiento de los objetivos corporativos.
 Responsable del control contable de los activos de la empresa
ESFUERZO
Mental: requiere concentración.
Físico: trabajo ligero, requiere poco esfuerzo físico.
Visual: Alto.
CONDICIONES DE TRABAJO
Medioambiente: condiciones ambientales normales de oficina.
Riesgo: ergonómicos, visuales, estrés.
Vo. Bo. Del gerente Revisó: Aprobó:

Fuente. Autor
 Funciones de la secretaria

SUPERSTARS EVENTOS
MANUAL DE FUNCIONES

Nombre del cargo: Código: Fecha:

SECRETARIA AUXILIAR 003
CONTABLE
Cargo del jefe inmediato: Supervisa a: No. de cargos iguales:

GERENTE Ninguno Ninguno

HABILIDAD

Educación: Secretaria Auxiliar Contable, SENA.

Experiencia: Dos años en cargos similares.
Habilidad mental: para solucionar problemas de contabilidad y gestión
de procesos.
Habilidad manual: realiza movimientos simples.
RESPONSABILIDAD
 Actividades generales de administración
 Manejo de Información confidencial
 Dinero de caja

ESFUERZO

Mental: Observación, concentración y amplitud de memoria.

CONDICIONES DE TRABAJO

Medio ambiente: normales.

Vo. Bo. Del gerente Revisó: Aprobó:

Fuente. Autor
 Funciones de servicios generales

SUPERSTARS EVENTOS
MANUAL DE FUNCIONES

Nombre del cargo: Código: Fecha:

Aseadora 004

Cargo del jefe inmediato: Supervisa a: No. de cargos iguales:

Secretaria general Ninguna Ninguno

HABILIDAD

Experiencia: Dos años en cargos similares.

Habilidad mental: para adecuar y organizar
Habilidad manual: realiza movimientos simples

RESPONSABILIDAD

 Comunicación asertiva
 Responsabilidad en manejo de la imagen del empresa
 Buen uso comunicativo

ESFUERZO

Mental: requiere concentración.

CONDICIONES DE TRABAJO

Ninguna en especial.

Vo. Bo. Del gerente Revisó: Aprobó:

Fuente. Autor
 Funciones de especialista en eventos

SUPERSTARS EVENTOS
MANUAL DE FUNCIONES

Nombre del cargo: Código: Fecha:

Especialista en eventos 005

Cargo del jefe inmediato: Supervisa a: No. de cargos iguales:

Gerente Ninguna Ninguno

HABILIDAD

Nivel de educación: Profesional marketing

RESPONSABILIDAD:
El manejo ejecución y control de los eventos
Competencia comunicativa.
Trabajo en equipo. Pensamiento sistémico.

RESPONSABILIDAD

 Identificar problemas, necesidades y oportunidades

 Formular y evaluar eventos.
 Dirigir la planeación, ejecución, control y cierre de los eventos,

ESFUERZO

Mental: requiere concentración.

CONDICIONES DE TRABAJO

Ninguna en especial.

Vo. Bo. Del gerente Revisó: Aprobó:

Fuente. Autor
 Funciones de asistente de logística

SUPERSTARS EVENTOS
MANUAL DE FUNCIONES

Nombre del cargo: Código: Fecha:

Asistente de logística 006

Cargo del jefe inmediato: Supervisa a: No. de cargos iguales:

Especialista de eventos Ninguna Ninguno

HABILIDAD

Nivel de educación: Bachiller académico

RESPONSABILIDAD:
Cumplir a cabalidad con lo estipulado en la guía de trabajo
Resguardar y cuidar los equipos técnicos
Uso de una comunicación específica y asertiva
RESPONSABILIDAD
 Desarrollo de labores específicas de adecuación
 Control y resguardo de equipos tecnológicos
 Trabajo en Equipo

 Pensamiento sistémico.

ESFUERZO

Mental: requiere concentración.

CONDICIONES DE TRABAJO

Exigencia física: Alta Nivel de concentración: Alto.

Vo. Bo. Del gerente Revisó: Aprobó:

Fuente. Autor
 Funciones de asistente en decoración

SUPERSTARS EVENTOS
MANUAL DE FUNCIONES

Nombre del cargo: Código: Fecha:

Asistente en decoración 007

Cargo del jefe inmediato: Supervisa a: No. de cargos iguales:

Especialista en eventos Ninguna Ninguno

HABILIDAD

Nivel de educación: Bachiller académico-decorador

RESPONSABILIDAD

 Identificar problemas y necesidades de decoración

 Diseñar y llevar a cabo procesos de adecuación
 Plasmar el punto de vista de los clientes en la
ejecución

ESFUERZO

Mental: requiere concentración.

CONDICIONES DE TRABAJO

Ninguna en especial.

Vo. Bo. Del gerente Revisó: Aprobó:

Fuente. Autor
1.3.3 Asignación salarial

Asignación salarial

DÍAS DEVENGADO DEDUCCIONES

No Cargos CARGOS Aux.de Total Aportes
LABORADOS Básico
Transporte Devengado Salud Aporte Pensión NETO PAGADO
1 Esp. En Eventos 30
1.200.000 83.140 1.283.140 48.000 48.000 1.187.140
1 Asistente de logística 30
750.000 83.140 833.140 30.000 30.000 773.140
MOD
1 Asistente de decoración 30
750.000 83.140 833.140 30.000 30.000 773.140
1 Secretaria 30
1.200.000 83.140 1.283.140 48.000 48.000 1.187.140
1 Contador 30
900.000 83.140 983.140 36.000 36.000 911.140
MOI
1 Gerente General 30
2.000.000 2.000.000 80.000 80.000 1.840.000
1 Servicios Generales 30
737.717 83.140 820.857 29.509 29.509 761.840

TOTAL 7.537.717 498.840 8.036.557 301.509 301.509 7.433.540

Fuente. Autor
 GASTOS DE PERSONAL

NOMINA Año 1 Año 2 Año 3 Año 4 Año 5

Salario
$ 47.046.720 $ 50.801.048 $ 54.854.972 $ 59.232.399 $ 63.959.144
(operaciones)
Prestaciones
sociales y
$ 16.466.352 $ 17.780.367 $ 19.199.240 $ 20.731.340 $ 22.385.700
parafiscales
(operaciones)
Salario
$ 42.155.760 $ 45.519.790 $ 49.152.269 $ 53.074.620 $ 57.309.975
(administración)
Prestaciones
sociales y
$ 14.754.516 $ 15.931.926 $ 17.203.294 $ 18.576.117 $ 20.058.491
parafiscales
(administración)

TOTAL $ 120.423.348 $ 130.033.131 $ 140.409.775 $ 151.614.475 $ 163.713.310

1.4 POLITICA DE SGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO

Propender buenas condiciones laborales que prevengan accidentes de trabajo y

enfermedades laborales, a través de la identificación de peligros, valoración de
riesgos, priorización y determinación de controles en los puestos de trabajo del
personal, que presta sus servicios en la ejecución de los procesos estratégicos,
misionales, de apoyo y evaluación, con el fin de lograr un desempeño integral y la
productividad en el ejercicio de sus actividades.

Compromiso a la implementación y mejora continua del Sistema de Gestión de

Seguridad y Salud en el Trabajo, el cual va encaminado a promover y mantener el
bienestar físico, mental y social de su personal, contando con su compromiso en el
auto cuidado y autoprotección.

 En concordancia con lo anterior, contempla los siguientes objetivos:

 Cumplir la normatividad nacional vigente, aplicable en materia de riesgos

laborales.

 Identificar los peligros, evaluar, valorar los riesgos y establecer los respectivos
controles.

 Proteger la seguridad y salud de todo el personal, mediante la mejora continua

del SG SST.

 Responder oportunamente las inquietudes que provengan de las partes

interesadas.