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2017

Documentos de docencia | Course Work

LINEAMIENTOS coursework.ucc.edu.co
N.° 10, diciembre de 2017
BÁSICOS PARA EL doi: https://doi.org/10.16925/greylit.2108

DISEÑO DE UN
SISTEMA CONTABLE
Alejandro Borja Caballero
Universidad Cooperativa de Colombia
Seccional Santa Marta

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 LINEAMIENTOS
BÁSICOS PARA EL
DISEÑO DE UN
SISTEMA CONTABLE
Alejandro Borja Caballero
Acerca del autor
Alejandro Borja-Caballero. Magíster en Contabili-
dad y Auditoría de Gestión, Universidad Santiago
de Chile. Profesor adscrito al programa de Conta-
duría Pública, Universidad Cooperativa de Colom-
bia, seccional Santa Marta, Colombia.
Correo electrónico: alejandro.borja@campusucc.edu.co

Cómo citar este documento

Borja-Caballero, A. (2017). Lineamientos básicos
para el diseño de un sistema contable. (Documen-
to de docencia N° 10). Bogotá: Ediciones Univer-
sidad Cooperativa de Colombia. Doi: https://doi.
org/10.16925/greylit.2108

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TABLA DE CONTENIDO

I ntroducción 7
Propósito y competencias 7
U nidades 8
Contenidos temáticos 8
1. Conocimiento general de la organización 9
1.1 Definición de organización 9
1.2 Organización empresarial 9
1.3 Clasificación empresarial 10
1.4 Direccionamiento estratégico 10
1.4.1 Planeación estratégica 11
1.4.2 Políticas 12
1.4.3 Objetivos 12
1.4.4 Estrategias 12
1.4.5 Visión 12
1.4.6 Misión 13
1.4.7 Síntesis 13
1.5 Actividad 13
2. Normograma 15
2.1 Definición de normograma 15
2.1.1 Modelo de normograma 15
2.2 Actividad 16
3. Estructura organizacional 17
3.1 Componentes de la estructura organizacional 17
3.2 Relaciones de jerarquía, responsabilidad y ejecución 18
3.3 Representación de la jerarquía 19
3.4 Infraestructura 20
3.4.1 Relación infraestructura física-sistema de información contable 20
3.5 Actividad 21
4. Caracterización de procesos organizacionales 23
4.1 Noción de procesos 23
4.2 Clasificación de procesos 24
4.3 Mapa de procesos 25
4.4 Diagramación de procesos. 26
4.4.1 Simbología de diagrama de flujo 27
4.4.2 Diagrama de secuencia 28
4.5 Actividad 30
5. Diseño de un sistema de información contable 31
5.1 Sistema de información 31
5.2 Sistema de información contable 32
5.3 Postulados básicos 32
5.4 Ciclo contable 34
 5.5 El ciclo contable de la empresa 34
5.5.1 Soportes o documentación contable 35
5.5.2 Interpretación de operaciones 36
5.5.3 Registro contable 36
5.5.4 Contabilización de transacciones 37
5.6 Clasificación y organización de fuentes de información 39
5.7 Acumulación de información contable 40
5.8 Cierre contable 42
5.9 Libros contables 43
5.10 Sistemas de contabilización 44
5.11 Los estados financieros 44
5.12 Grupos de interés de la información contable 49
5.13 Actividad 52
C onclusión

ÍNDICE DE FIGURAS Y TABLAS

Figura 1. Temas y contenidos temáticos 8
Figura 2. Elementos integradores del direccionamiento 14
Figura 3. Organigrama horizontal 20
Figura 4. Organigrama vertical 20
Figura 5. Gráfico de mapa de proceso 25
Figura 6. Diagrama de flujos 27
Figura 7. Simbología de diagramas 27
Figura 8. Diagrama de secuencias 28
Figura 9. Sistemas contables 38
Figura 10. Mapa conceptual del proceso contable 49

Tabla 1. Modelo normograma. Industrias abc s.a. 15

Tabla 2. Clasificación de organigramas 19
Tabla 3. Concepto de la relación costo – gasto 21
Tabla 4. Relación de información de activos 21
Tabla 5. Ejemplo de inventario de procesos 29
Tabla 6. Holograma de cuentas 39
Tabla 7. Fuentes documentales de información contable 39
Tabla 8. Ciclos contables 44
Tabla 9. Características cualitativas de información de estados financieros 45
Tabla 10. Usuarios de la información contable. Externos 1 50
Tabla 11. Usuarios de la información contable. Externos 2 50
Tabla 12. Usuarios de la información contable. Internos 1 51
Tabla 13. Usuarios de la información contable. Internos 2 51
10 LINEAMIENTOS BÁSICOS PARA
EL DISEÑO DE UN SISTEMA
CONTABLE
Alejandro Borja Caballero

Resumen

Plantear lineamientos para el diseño de un sistema

contable es una iniciativa encaminada a ofrecer a
futuros profesionales la orientación para la pla-
neación, la organización y la ejecución de un siste-
ma de información contable para las organizacio-
nes. Se busca brindar a quienes emprenden esta
actividad la claridad de que no se puede iniciar
ningún procedimiento técnico-contable sin antes
tener el conocimiento previo y suficiente acerca de
la organización, de su entorno y de la normativi-
dad relacionada con sus actuaciones, sus relacio-
nes de poder y control, y su infraestructura física
como soporte material de sus actividades. Un as-
pecto importante a resaltar es la relación natural
del hecho económico con el hecho contable. Por lo
tanto, del hecho económico debe surgir el recono-
cimiento del efecto económico que se causa, obte-
ner un documento que sirva de evidencia para el
posterior registro, y después de un procedimiento
de acumulación de información, se procede a pre-
sentar como resumen los estados financieros.
Palabras clave: contabilidad, estados financieros,
organización, procesos, sistema de información.

I ntroducción
Los lineamientos pretenden orientar a quienes
se proponen iniciar el diseño y la puesta en
ejecución de un sistema de información con-
table para una organización. Señalan desde
dónde se debe iniciar esta decisión, la cual es
obtener el conocimiento de su campo de apli-
cación (la organización). Por lo tanto, debe ser-
vir de orientación integral porque, como guía
de un laboratorio contable, debe adelantarse
a la tradición de solo plantearse un listado o
relación de casos para luego realizar los asien-
tos o registros contables sin antes distinguir su
contexto.
Esta propuesta plantea la observación de tres
aspectos clave para el resultado positivo en el
diseño, la estructura y la aplicación de un sis-
tema de información contable. Por tal razón,
se señalan:
• Conocimiento de la organización: se con-
sidera que es un ente económico al que
se le diseñará su sistema de información
contable, y debe ser apropiado a sus ca-
racterísticas y necesidades. En tal senti-
do, como paso inicial debe estudiarse la
organización en todos sus componentes;
vale decir, diagnosticar cada aspecto para
plantear el sistema conveniente.
• Procesos organizacionales: en esta ins-
tancia, deben analizarse cuántos son los
procesos que constituyen el accionar de la
Nota de clase ·  7
organización, lo que equivale a decir con
cuántos procesos se logra desarrollar su
cometido social (razón y objeto). Definir
los procesos, detallarlos, diagramarlos en
su totalidad propicia cuáles actividades
generan efectos económicos meritorios de
ser reconocidos, medidos y revelados.
PROPÓSITO Y COMPETENCIAS
Se pretende lograr que el futuro profesional de
la contaduría tenga la comprensión totalitaria
de su desempeño, considerando que la con-
tabilidad como sistema de información debe
observar, interpretar y reflejar a través de sus
principios y métodos la realidad económica de
la organización donde se designa.
En este caso, se debe suponer el desarrollo
evolutivo de un proceso académico, pues en
esta instancia debe contarse con presabe-
res o conocimientos previos administrativos,
contables y fiscales, entre otros, así como con
orientación o fundamentación básica de la
contaduría pública.
Las iniciativas de emprendimiento hacia la
organización integral de un proceso contable
que pueda culminar con la elaboración de es-
tados de información contable, muchas veces,
se ven afectadas porque al momento de ser
abordada esta idea, no se encuentra ese punto
inicial o de partida y que además pueda brin-
dar una ruta o guía asertiva para el logro de
ese propósito planteado.
 8 · Serie documentos de docencia

UNIDADES TEMÁTICAS

“La contabilidad no es posible comprenderla sin antes identificar el entorno y el contexto

de la organización específica en la que se procesa la información contable-financiera y
la naturaleza de ella. La contabilidad exige de un sujeto que identifique la interacción
de la organización y el estado, el proceso globalizador actual de la economía mundial y
la responsabilidad social de las organizaciones”

William Rojas Rojas

Con el fin de presentar una orientación com-
prensible y practicable para los que inician el
proceso de organizar un sistema de informa-
ción contable, se opta por dividir este docu-
mento en tres unidades, las cuales mantienen
coherencia desde la adecuada concepción de
una organización: primero, sus elementos o
componentes básicos; segundo, los métodos
empresariales ejecutados por cada estrategia,
y por último, la forma y las condiciones de
asentar los valores de cada transacción origi-
nados por la aplicación de acciones, tiempos
y recursos utilizados en los negocios o en el
funcionamiento propio de la organización.
CONTENIDOS TEMÁTICOS
De manera gráfica, se enuncian las unidades
y sus principales temas a tratar en esta guía:

FIGURA 1. Temas y contenidos temáticos. Elaboración propia


1. C onocimiento general de
la organización
Prefacio
Cada organización es un ente único, indepen-
diente, con características únicas; por lo tanto,
la contabilidad que de ella se construya debe
ser su reflejo específico e identificativo, carac-
terística esencial de la cualidad endógena del
sistema de información contable
Indicadores de logro
• Comprender el concepto de organización.
• Explicar los elementos característicos de
una organización.
• Explicar la importancia de comprender
los componentes de una organización en
el diseño de un sistema contable.
• Analizar la coherencia que debe existir
entre los componentes de una organiza-
ción como fundamento de un sistema
contable.
• Conocer los elementos básicos de una or-
ganización es el pilar fundamental para
todo proceso de organización contable,
dado que la razón de la información con-
table es la de mostrar la fisonomía y la
razonabilidad de las cifras que identifican
económicamente a la organización.
1.1 DEFINICIÓN DE ORGANIZACIÓN
La organización puede concebirse como la dis-
posición de múltiples factores, adecuados en
tiempo y espacio, en procura de cumplir propó-
sitos preestablecidos. Se deriva de ello el cum-
plimiento de objetivos, relaciones de conducta,
funciones detalladas, acatamiento de planes de
ejecución, así como las revisiones pertinentes.
Nota de clase ·  9
1.2 ORGANIZACIÓN EMPRESARIAL
Una organización empresarial representa la
unidad de dirección, recursos y esfuerzos a fin
de lograr objetivos tendientes a producir bie-
nes (materiales o de consumo) o prestar servi-
cios en busca de solucionar necesidades de la
sociedad. Desde la mirada oficial, una defini-
ción apropiada la encontramos en el Art. 25 del
Código de Comercio: “Se entenderá por empre-
sa toda actividad económica organizada para
la producción, transformación, circulación,
administración o custodia de bienes o para la
prestación de servicios”.
El Diccionario de términos de contabilidad pública
(Colombia) nos presenta otra acepción del tér-
mino:
En economía, agente económico o unidad
autónoma de control –y decisión– que, al
utilizar insumos o factores productivos,
los transforma en bienes y servicios o en
otros insumos. No se trata de una enti-
dad legal, sino de una organización que
tiene objetivos definidos, como el lucro
y el bien común o la beneficencia y para
cuya consecuencia utiliza factores pro-
ductivos y produce bienes y servicios.
En la misión empresarial, pueden encontrarse
sus elementos fundamentales, y mejor decir-
lo en la respuesta a las preguntas esenciales
planteadas para cualquier actividad organiza-
da. Entre otras las siguientes:
QUÉ: Desarrollo o ejecución de su
objeto social.
PARA QUIÉN: Sector o grupo al que se es-
pera satisfacer.
CÓMO: Condiciones y métodos a uti-
lizar en el proceso.
DÓNDE: Entorno en el cual desarro-
llaremos la actividad.
CON QUÉ: Recursos de los que se dispo-
ne para el proceso.
 10 · Serie documentos de docencia
CON QUIÉN: Grupo o equipo que respalde
la actividad.
CUÁNDO: Lapso destinado a la activi-
dad.
CUÁNTO: Magnitud o cantidad de activi-
dades o elementos a realizar.
1.3 CLASIFICACIÓN EMPRESARIAL
La clasificación que se presenta a continua-
ción corresponde a la visión común que he-
mos tenido de las distintas formas y aspectos
que muestran las empresas:
-- Según el origen de los aportes:
Privadas: Cuando el aporte social proviene de
particulares.
Públicas: Cuando el aporte total para su crea-
ción proviene de fondos estatales.
Mixtas: Cuando para la creación de una em-
presa pueden ser recibidos aportes tanto de
particulares como de entidades de naturaleza
pública.
-- Según la iniciativa de creación:
En este aspecto, deben considerarse las rela-
ciones o condiciones que motiven la asocia-
tividad.
De consentimiento personal: Comanditas simple,
de responsabilidad limitada, colectivas o de
economía solidaria.
De capital: Comanditas por acciones, socieda-
des anónimas, sociedades anónimas simplifi-
cadas.
-- Según el sector económico al que pertenece:
Empresas del sector primario (extractivas): Aque-
llas empresas cuya actividad está directamen-
te relacionada con el manejo de recursos natu-
rales como su materia prima principal; suelen
llamarse también industrias extractivas. Entre
ellas podemos contar minerías, pesca, agroin-
dustria, etc.
Empresas del sector secundario: Hace referencia
a aquellas empresas destinadas a la trans-
formación de bienes a través de un proceso
productivo. Se pueden mencionar, entre ellas,
a las empresas que producen bienes, tales
como las farmacéuticas, las mueblerías, las
refinerías y las confecciones.
Empresas del sector terciario: En esta clasifica-
ción, están aquellas empresas destinadas a
actividades de prestación de servicios, es de-
cir, prima el intercambio de mercancías e in-
tangibles por un precio establecido. Se pueden
encontrar, entre ellas, empresas dedicadas al
transporte, a la salud, a la vigilancia, al aseo,
al comercio, a la educación, al turismo; así
como las empresas de servicios financieros.
-- Según el tipo de actividad realizada:
Industrial o de transformación: Estas empresas
tienen como objetivo la transformación de
materiales en bienes para su posterior venta
a clientes.
Prestadoras de servicios: Empresas cuyo propó-
sito es la de prestar servicios intangibles, en
ellas no se realizan procesos de fabricación.
Comercializadoras: empresas que sirven como
nexos entre las productoras y los clientes,
cuyo objetivo es la venta de insumos denomi-
nados mercancías.
1.4 DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO
El direccionamiento estratégico es el primero
de los tres elementos a revisar en la organi-
zación para su mejor comprensión, dado que
en este aspecto se pretende conocer la esencia
ideológica de la organización.
El reconocimiento o la comprensión del direc-
cionamiento estratégico para quien aspira a
planificar un proceso contable es el punto de

partida para conocer en gran medida la ideo-
logía organizacional; debe considerarse como
el punto teleológico u orientador que señala el
rumbo del diseño contable.
Beltrán (2009) hace referencia al concepto en
mención:
El direccionamiento estratégico podría-
mos definirlo como el instrumento me-
todológico por el cual establecemos los
logros y los indicadores para controlar,
identificamos los procesos críticos dentro
de la gestión, los enfoques, y demás áreas
importantes que tengan concordancia
con la misión, la visión y los objetivos es-
tablecidos.
Otra noción del concepto la encontramos
en Quinn (1991, citado en Cano & Cifuentes,
2011, p. 12), cuando expone:
De una organización, las políticas y ac-
ciones secuenciales hacia un todo cohe-
sionado. Una estrategia bien formulada
ayuda al “mariscal” a coordinar los recur-
sos de la organización hacia una posición
“única, viable”, basadas en sus compe-
tencias relativas internas, anticipando
los cambios en el entorno y los movi-
mientos contingentes de los “oponentes
inteligentes”.
Según Camacho (2002, citado en Aguilera,
2010, p. 88), el direccionamiento estratégico:
Es un enfoque gerencial que permite a la
alta dirección determinar un rumbo cla-
ro, y promover las actividades necesarias
para que toda la organización trabaje en
la misma dirección […] Laínez y Bellostas
(1991) plantean que el objetivo principal
de la dirección estratégica es formular
la estrategia y los planes de actuación
empresarial, intentando anticiparse a
previsibles acontecimientos futuros. La
Nota de clase ·  11
formulación de una estrategia consiste
en elaborar la misión de la empresa, de-
tectar las oportunidades y las amenazas
externas de la organización, definir sus
fuerzas y debilidades, establecer objeti-
vos a largo plazo, generar estrategias al-
ternativas y elegir las estrategias concre-
tas que se seguirán.
1.4.1 Planeación estratégica
La planeación estratégica puede ser consi-
derada la ruta a seguir en el transcurso de la
vida de una organización. Podemos encontrar
una noción al respecto cuando observamos
en Cano y Cifuentes (2011) que “es un proceso
mediante el cual una organización define su
visión a largo plazo y las estrategias para al-
canzarla a partir del análisis de sus fortalezas,
debilidades, oportunidades y amenazas”.
Torres (2013, pp. 5-6), en su Propuesta de planea-
ción estratégica para la empresa Kholer Ltda., nos
ilustra de mejor forma este aspecto:
La planeación estratégica es una función
administrativa en la cual se decide lo que
la empresa quiere a futuro, definiendo los
resultados, estrategias, políticas, progra-
mas y de qué manera se va a lograr, to-
mando decisiones de una mejor manera
y más racional (Sánchez, J, 2003), preten-
de definir el ámbito competitivo, alcanzar
ventajas competitivas sostenibles, definir
e integrar tareas directivas, generar pa-
trones de decisiones coherentes, estable-
cer la razón de ser de la organización y
determinar el camino para el logro de los
lineamientos estratégicos. Por otra parte,
tiene como objetivos:
• Predecir el impacto y los efectos en
el futuro de las decisiones actuales.
• Identificar las oportunidades y
amenazas que pueden surgir en el
 12 · Serie documentos de docencia
entorno y de las de estrategias esco-
gidas para hacerles frente.
• Identificar las debilidades y fortale-
zas, para corregir las primeras y po-
tenciar las segundas.
• Ayudar a la organización a identificar
en qué negocio debería estar operando.
• Enlazar los planes estratégicos con
los planes operativos y ayudar a
comprender la determinación de un
futuro deseado y las etapas necesa-
rias para lograrlo.
1.4.2 Políticas
Desde la planeación estratégica, las políticas
pueden ser entendidas como los lineamientos
sobre los cuales han de seguirse las acciones
a ejecutar en una organización. Sirven de di-
rectrices en y para el desarrollo y la ejecución
de las estrategias empresariales, e indican
cómo materializar acciones para el cumpli-
miento de fines, objetivos y misión organiza-
cional. Como indican Cano y Cifuentes (2011,
p. 11): “Son los medios que permiten alcanzar
los objetivos. Las políticas incluyen directri-
ces, reglas y procedimientos establecidos para
apoyar los esfuerzos dirigidos al logro de los
objetivos enunciados”.
1.4.3 Objetivos
Los objetivos se deben apreciar como los lo-
gros a alcanzar luego de una gestión planifi-
cada, indican acciones a seguir y deben plan-
tearse de menor a mayor plazo de obtención.
Se estima que su logro estará dado si se ejecu-
ta de excelente forma la misión empresarial.
Los objetivos empresariales deben incluir, entre
múltiples aspectos, los relacionados con renta-
bilidad, eficiencia, eficacia, economía, ambien-
te, sociedad y con su propio sostenimiento.
Cano y Cifuentes (2011), señalan que:
En un sentido general deben expresar la
jerarquía o prioridades, elementos cuan-
tificables, una relación espacial donde
han de ejecutarse, y una cronología que
determine el tiempo de realización. De-
ben ser cuantitativos, mesurables, realis-
tas, comprensibles, desafiantes, jerárqui-
cos, asequibles y congruentes entre las
unidades de la organización.
1.4.4 Estrategias
La estrategia consiste en el desarrollo de un
modelo de aplicación de acciones y/o solu-
ciones encaminadas a dar cumplimento a los
objetivos empresariales planteados. Sobre ella
recae la acción competitiva y, por ende, el cre-
cimiento de la organización.
Deben plantearse perspectivas o predicciones
que minimicen el riesgo futuro, lo cual implica
una relación directa con la planeación, las polí-
ticas y los objetivos establecidos. En este senti-
do, se comprende que servirán de fundamento
para el diseño de proyectos, procedimientos y
procesos futuros. Su diseño debe contemplar
la posibilidad de ser revisadas, actualizadas y/o
corregidas en su debido momento.
Algunos tratadistas plantean las estrategias
como “plan maestro integral”, puesto que de-
ben contemplar la orientación para la gestión
administrativa, para la dirección operativa o
ejecución del objeto social de la organización,
y para la forma de comercializar o competir
en el mercado con sus productos y/o servicios.
1.4.5 Visión
La visión es una idealización organizacional
acerca del estado y las condiciones que esta
tendrá en el futuro (Serna, 1997, citado en
Cano & Cifuentes, 2011, p. 12):

Es la declaración amplia y suficiente de
donde quiere que su empresa o área esté
dentro de tres o cinco años. No debe ex-
presarse en números, debe ser compro-
metedora y motivante, de tal manera que
estimule y promueva la pertenencia de
todos los miembros de la organización.
1.4.6 Misión
La misión es la expresión clara del desarro-
llo del objeto social de la organización. Es la
orientación de los esfuerzos encaminados al
cumplimiento de la visión organizacional; en
ella deben denotarse los elementos que dife-
rencian a la organización de las demás, y debe
servir de base a la visión de cómo deseamos
que la organización sea identificada.
Respecto a la misión, nos señala Serna (1997,
citado en Cano & Cifuentes, 2011, p. 10):
Formulación explicita de los propósitos de
la organización o de un área funcional, así
como la identificación de sus tareas y los
actores participantes en el logro de los ob-
jetivos de la organización. Expresa la razón
de ser de la empresa o área, es la defini-
ción “Del Negocio” en todas sus dimensio-
nes. Involucra al cliente como parte fun-
damental del deber ser del negocio.
En síntesis, la misión debe expresar la identidad
de la organización, qué está realizando y hacia
quién o quiénes se dirigen sus actividades.
1.4.7 Síntesis
El reconocimiento o la comprensión del di-
reccionamiento estratégico para quien aspira
planificar un proceso contable es el punto de
partida para conocer en gran medida la ideo-
logía organizacional. Debe considerarse como
el punto teleológico u orientador que señala el
rumbo del diseño contable.
Nota de clase ·  13
En cuanto a la forma de iniciar la ruta para un
diseño de un sistema contable particular, es
apropiado retomar a Aguilera (2010):
En este sentido, en cada una de las etapas
del proceso de direccionamiento estraté-
gico se debe establecer una adecuada in-
tegración de la organización con el entor-
no, tomando como base una o varias de
las perspectivas del crecimiento empre-
sarial, para así lograr coherencia entre
lo que el entorno exige y las estrategias
definidas por la organización.
En la figura 2 se puede observar cómo de ma-
nera concatenada están relacionados los as-
pectos integradores del direccionamiento es-
tratégico. Se observa, además, que no pueden
ser elementos asilados y que cada uno es pun-
to de apoyo en el desarrollo del siguiente.
Conocer el direccionamiento estratégico es
identificar la forma de actuar en todos los ám-
bitos de la organización. Es primordial conocer
la tendencia en la que desarrollará su función
para poder entender el diseño de su proceso
contable.
1.5 ACTIVIDAD
Primera fase: caracterizar el
direccionamiento estratégico de la
organización elegida
• La organización de las actividades a desa-
rrollar en el transcurso de este curso debe
realizarse en equipos de trabajo de hasta
tres integrantes.
• En esta primera etapa, cada equipo debe
elegir una organización para caracterizar
su direccionamiento estratégico como
fundamento para diseñar y ejecutar (en la
fase final) un proceso contable.
• El estudio debe ser inicialmente sociali-
zado ante el grupo general y debe eviden-
ciarse de manera escrita.
14 · Serie documentos de docencia

FIGURA 2. Elementos integradores del direccionamiento. Tomado de Introducción a la

administración estratégica y política de negocios, Wheelen y Hunger, 2007.

2. N ormograma
Prefacio
El procedimiento esencial, luego de cualquier
iniciativa de crear organizaciones, ha de ser
el de observar las diferentes regulaciones que
afectan la acción u omisión de su quehacer,
con lo que se destacan las indicaciones de
responsabilidades, tributos, plazos, sanciones,
vigencias y coberturas, entre otros aspectos.
2.1 DEFINICIÓN DE NORMOGRAMA
El normograma es considerado como el marco
normativo o regulatorio que una organización
debe cumplir. Para ello debe contemplarse
el cumplimiento de regulaciones, teniendo
en cuenta su procedencia, que puede ser de
orden universal, nacional o territorial, y las
2.1.1 Modelo de normograma
Tabla 1
Modelo normograma. Industrias abc s.a.
Normograma de gestión y procesos
Fecha de actualización:
Gestión / Estrategia Proceso Actividad
Nota. Elaboración propia
El modelo presentado debe ser considerado
como una propuesta para organizar el univer-
so de leyes, decretos, ordenanzas, resolucio-
nes, acuerdos, circulares, directrices, y cual-
quier tipo de denominación normativa que
regule o esté relacionada con cada una de las
actividades particulares a cada organización.
Por tal razón, debe tenerse en cuenta la clasi-
ficación, considerando los siguientes puntos:
Nota de clase ·  15
provenientes de órganos internos de la orga-
nización.
El normograma, o marco regulatorio, es una
guía instruccional que permite conocer el cú-
mulo de responsabilidades y competencias
asignadas en cada normativa. Es primordial
concebir que toda actividad organizacional
realizada debe estar soportada o sustentada
en normas de orden externo o debe provenir
del interior de la organización.
En un sentido holístico, se comprende que
las organizaciones deben estar inmersas en
aquellos lineamientos normativos que procu-
ran equilibrio y deben evitar afectaciones a la
sociedad, la economía y el medio ambiente;
es decir que deben ejecutarse buenas prácti-
cas administrativas, operativas y comerciales
amigables con el entorno.
Industrias abc s.a.
nit. 700.800.900 – 1
Tipo de norma Número y fecha Ente emisor Ordenamiento especifico
A. El campo de aplicación.
Universales: Se consideran aquellos precep-
tos establecidos y con acatamiento a nivel
mundial; entre otros tenemos las científicas,
las de salud, las de ambiente y las policivas.
Sectoriales: Están concebidos aquí aquellos
preceptos relacionados con espacios geográfi-
cos o estatales, o los relacionados con un tipo
 16 · Serie documentos de docencia
de organizaciones con características simila-
res en su responsabilidad o su actividad.
Particulares: Se distinguen como particula-
res aquellas regulaciones que son específicas
para el tipo de organización y actividades que
esta desarrolla.
B. La jerarquía de las normas.
• Constitución Política
• Leyes
• Decretos leyes
• Decretos
• Resoluciones
• Ordenanzas
• Acuerdos
• Circulares
• Directrices
En una breve síntesis, podemos deducir que
las organizaciones dentro del ámbito de la
sustentabilidad deben considerar las regula-
ciones relacionadas con lo social, dado que es
causa y efecto de la sociedad. Pueden conside-
rarse leyes civiles, comerciales y de cualquier
otro orden social; en cuanto a la relación con
el Estado, toda la normatividad fiscal o tribu-
taria, aduanera, de comunicación y sectorial
entre otras. Y en cuanto al entorno, todos los
aspectos regulados por normas ambientales,
producción y comercialización limpia y soste-
nible.
Configurar el marco normativo o regulatorio
que rige para una organización genera un am-
biente de confianza en cuanto al cumplimien-
to de esta, y puede ayudarla a evitar contin-
gencias por fallas en la atención de cualquier
aspecto legal, que lesiona en su fundamento
la credibilidad de sus actuaciones.
ACTIVIDAD
Segunda fase: caracterizar el
normograma de la organización elegida
• De acuerdo con la organización seleccio-
nada, debe elaborarse un formato que
contenga el normograma asignable a la
organización.
• Establecer cada una las normas, especi-
ficadas acorde a las entidades emisoras
desde lo universal hasta lo particular.
• Deben relacionarse las normas y los artí-
culos y/o parágrafos específicos con la na-
turaleza de la organización
• El equipo puede optar por el modelo pro-
puesto.
• El documento elaborado debe ser sociali-
zado ante el grupo general y ser evidencia-
do de manera escrita.
• Link de apoyo:
http://www.saludcapital.gov.co/Paginas2/
NormogramaSDS.aspx

3. E structura
organizacional
Prefacio
El ambiente organizacional, o fisonomía em-
presarial, es determinado por la ideología que
lo guía, los recursos de que dispone y del talen-
to humano que participa en forma articulada
en el desarrollo funcional de la organización
o aplicación de sus lineamientos estratégicos.
Al referirnos a la estructura organizacional,
nos situamos en la comprensión del término.
Es así como se puede deducir que es el contexto
donde se representa la asignación de coordinación,
responsabilidades, ejecuciones, funciones, relacio-
nes de poder, relaciones de control, así como las dis-
posiciones de espacios y recursos para el desarrollo
del cometido organizacional.
En un sentido afín, podemos apreciar dos citas
que nos dan otra visión, conservando la mis-
ma esencia de la noción planteada, observa-
das en lo que expresa Blau en primera instan-
cia (Citado por Hall, 1996, p. 3): “Por estructura
organizacional significamos “la distribución a
lo largo de varias líneas, de personas entre po-
siciones sociales que influyen en las relacio-
nes de los papeles entre esta gente”
Y la segunda, en torno al concepto de estruc-
tura organizacional dado por Sewell (citado
por Hall, 1996): las “estructuras configuran las
prácticas de la gente, pero también es cierto
que las prácticas de la gente constituyen (y re-
producen) la estructura” (p. 3).
Teniendo en cuenta la esencia de este docu-
mento, debemos vislumbrar la infraestructura,
con la que se pretende comprender los ele-
mentos y recursos de que dispone la organiza-
ción para dar respuesta a las acciones materia-
les para la ejecución de sus fines. Tomaremos,
en esta oportunidad –entre tantos elementos a
tener en cuenta para conocer el soporte del di-
seño de un sistema de información contable–,
Nota de clase ·  17
las relaciones de jerarquía y subordinación entre las
personas participantes en el proceso, así como los
elementos que conforman la infraestructura física de
la organización.
La infraestructura organizacional, como fuen-
te de todo tipo de información fundamental
para el diseño y la implementación de siste-
mas de información contable, proporciona
cada uno de esos sistemas con el propósito de
reflejar su situación. Luego de esto, revisar y
decidir a futuro su accionar:
Las estructuras son el ambiente donde se
ejercita el poder (también las estructuras
fijan o determinan qué puestos tienen
poder en primer lugar), donde se toman
decisiones (el flujo de información que
entra en una decisión está determinado
en gran parte por la estructura) y don-
de se desarrollan las actividades de las
organizaciones –la estructura es la are-
na para las acciones organizacionales–.
(Hall, 1996, p. 3)
3.1 COMPONENTES DE LA ESTRUCTURA
ORGANIZACIONAL
El conocimiento de las relaciones y coordina-
ciones, y la manera de responder por accio-
nes encomendadas, son fundamentales para
conocer la organización, al igual que los re-
cursos, los espacios y los tiempos disponibles
destinados para la realización de esas accio-
nes.
La visión, la naturaleza y el entorno de una
organización determinarán cuáles han de
ser sus elementos constitutivos, así como los
puntos de proyección que puedan preverse. Es
por ello que debe tenerse en cuenta la forma
como ha de plantearse el ordenamiento para
diversos elementos, recursos, espacios y tem-
poralidades, entre otros aspectos, con el fin de
contar con lineamientos o guías desde el inicio
de la organización. Es pertinente contar con el
diseño apropiado para darle forma material a
 18 · Serie documentos de docencia
la futurización de la organización, como bien
nos ilustra Masliah y Gutiérrez (2008):
Diseño organizacional. Es un proceso
donde los gerentes toman decisiones, don-
de los miembros de la organización ponen
en práctica dicha estrategia. El diseño or-
ganizacional hace que los gerentes dirijan
la vista en dos sentidos; hacia el interior
de la organización y hacia el exterior de su
organización. Existen cuatro factores im-
portantes en el diseño organizacional: la
división del trabajo, la departamentaliza-
ción, la jerarquía y la coordinación.
Diseño funcional. Incluye la creación de
puestos y unidades sobre la base de acti-
vidades especializadas.
Diseño de lugar. Incluye establecer en for-
ma geográfica las unidades principales de
una organización.
Diseño del producto. Implica establecer
unidades autodependientes, cada una de
ellas capaz de desarrollar, producir y co-
mercializar sus propios bienes o servicios.
Diseño matricial. Se basa en múltiples
sistemas de apoyo y relaciones de autori-
dad con los cuales algunos empleados de-
penden de dos superiores en lugar de uno.
Diseño multifuncional. Intenta mantener
la coordinación entre productos, funciones
y áreas geográficas. Cumplir con la nece-
sidad de cooperación amplia en tres sen-
tidos es en especial difícil porque las divi-
siones operativas se hallan separadas por
la distancia y el tiempo. Una complicación
adicional es que con frecuencia los directi-
vos están separados por las culturas y los
idiomas.
Diseño de redes. Dirige su atención a
compartir la autoridad, la responsabilidad
y los recursos entre las personas y los de-
partamentos que tienen que cooperar y
comunicarse con frecuencia para lograr
metas comunes. En una organización de
redes hay que contar con varios diseños
(funcional, de producto, de lugar), ya que
las tareas a realizar y las metas a lograr
cambian.
Desarrollo de capacidades. El desarrollo
de capacidades es el proceso mediante el
cual las personas, grupos y organizaciones
mejoran sus habilidades para desempeñar
sus funciones y para alcanzar los resulta-
dos deseados a través del tiempo.
3.2 RELACIONES DE JERARQUÍA,
RESPONSABILIDAD Y EJECUCIÓN
La participación del talento humano en las
gestiones organizacionales es un sustento
esencial, por cuanto la planeación y ejecución
de las gestiones responderán a iniciativas, co-
nocimientos, capacidades y competencia de
ese talento humano. Equivale a decir que las
organizaciones son el producto ideológico de
sus mentores.
Se requiere, como principio de control, esta-
blecer las responsabilidades y funciones espe-
cíficas a cada uno de los participantes en los
procesos organizacionales, señalando las se-
gregaciones de poder, la descentralización de
actividades, los tipos de productos o servicios
a realizar (entregables), así como la frecuencia
establecida para estos.
Es apremiante saber cuál es el personal re-
lacionado con la toma de decisiones (o staff),
quiénes son los de nivel de supervisión o con-
trol, y quiénes deben ejecutar a plenitud las
actividades propias del objetivo organizacio-
nal.
Debe mencionarse que toda actividad organi-
zacional conlleva para sus empleados respon-
sabilidad y operación, y que estará relaciona-
da con el tipo de nivel o los rangos en que esté
dividida la organización. Bien nos ilustra Ba-
rrios (2009), cuando –citando a Johansen– nos

resume la participación humana en la orga-
nización:
Toda organización o grupo social posee
una estructura formal de relaciones y
de actividades. Un patrón, generalmente
consistente de preceptos o normas que
señalan los deberes y atribuciones de sus
diferentes miembros, es decir, establecen
los diferentes roles o modelos de conduc-
ta de cada uno de ellos y definen los dife-
rentes procedimientos a seguir.
3.3 REPRESENTACIÓN DE LA JERARQUÍA
La representación de las relaciones internas
del talento humano debe señalar en contex-
to la naturaleza misma de la organización.
Equivale a comprender qué será la ideología
que concibe la organización, su identidad ad-
ministrativa, la normatividad aplicable y la
Tabla 2
Clasificación de organigramas
Clasificación Subclasificación
Estructurales
Funcionales
Por su contenido
Integración de puestos
Generales
Por su ámbito de
aplicación Específicos
Verticales
Horizontales
Por su presentación
Mixtos
De bloque
Nota. Adaptado de Diseño organizacional bajo un enfoque sistémico para unidades empresariales agroindustriales, Barrios, 2009.
La forma como se suelen presentar las esca-
las de mando en las organizaciones tienden a
situar en la parte superior los órganos de deci-
sión o mando, y de manera descendente, los ni-
veles de supervisión o verificación para seguir
Nota de clase ·  19
magnitud de sus operaciones, las cuales servi-
rán de referentes para el modelo de represen-
tación de esas relaciones.
Es muy común la representación formal de
autoridad dentro de la organización a través
de los denominados organigramas, que de
manera gráfica ayudan a visualizar las divi-
siones por áreas o cargos participantes, los
niveles de responsabilidad y la forma como
cada sección contribuye –administrativa u
operacionalmente– a que se realice el objetivo
organizacional.
Diversos autores plantean, en aras de expli-
car las características de los organigramas, los
puntos de vista sobre cómo entender la clasi-
ficación y los detalles que integran la repre-
sentación gráfica de la división administra-
tiva de la organización. Apoyados en Barrios
(2009), presentamos:
Descripción
Muestran solo la estructura administrativa del organismo social.
Indican, además de las unidades y sus relaciones, las principales funciones de los depar-
tamentos.
Destacan dentro de cada unidad los diferentes puestos establecidos, así como el número
de plazas existentes y requeridas.
Presentan toda la organización y sus interrelaciones (carta maestra).
Representan la organización de un departamento o sección de una empresa.
Representan las unidades, ramificadas de arriba abajo, ubicando al titular en el nivel superior.
Representan las unidades ramificadas de izquierda a derecha, ubicando el título al extremo
izquierdo.
Representan la estructura, utilizando combinaciones verticales y horizontales.
Son una variante de los verticales y sirven para representar un mayor número de unidades
en espacios.
con los niveles de operación o ejecución. Si se
muestran de manera horizontal, entonces los
niveles de decisión, control y ejecución se mos-
trarán en el sentido de izquierda a derecha,
como lo observamos en las figuras 3 y 4:
 20 · Serie documentos de docencia
FIGURA 3. Organigrama horizontal. Tomado de google.com.
FIGURA 4. Organigrama vertical. Tomado de google.com.
3.4 INFRAESTRUCTURA
La infraestructura es el elemento material en
que se apoya la organización para la ejecución
de su objeto social. Puede entenderse como el
conjunto de elementos físicos con los cuales
se pueden ejecutar todos los procesos nece-
sarios para desarrollar las actividades planea-
das en la organización.
Además de la existencia de elementos reales,
útiles para la vida organizacional, se requie-
re que haya articulación en cuanto a su dis-
posición, conservación y mantenimiento, así
como con la responsabilidad que cada indivi-
duo debe tener ante cada elemento asignado.
Barrios (2009) señala que:
La estructura denota la forma como se
ordenan y se disponen entre sí las partes
de un todo cualquiera; representa las rela-
ciones internas de ese todo; la disposición
de un sistema de partes en situación de
interdependencia y cuya integración orgá-
nica va a construir un todo. La estructura
de la organización se crea para realizar las
funciones, las actividades y para cumplir
los deberes y las responsabilidades de los
componentes sociales de la organización.
A través de esa estructura se delega la au-
toridad, se establecen las responsabilida-
des y, en función de estas, las distintitas
posiciones en la estratificación jerárquica.
(2009)
3.4.1 Relación infraestructura
física-sistema de información contable
Conocer los elementos físicos que posee la
organización nos permite determinar las pre-
guntas “dónde” y “con qué” se pueden realizar
las operaciones empresariales, a fin de que
pueda cuantificarse el valor proporcional de
la participación en los procesos operativos
de producción, prestación de servicios o co-
mercialización.
La participación de los elementos estructura-
les con que cuenta la organización debe ser
asignada al costo o al gasto de la organiza-
ción en un periodo determinado. Por lo tan-
to, debemos recordar algunos conceptos que
nos muestran la manera de relacionar cuan-
titativamente el valor de esos elementos con
la operación (costo) o con el funcionamiento
empresarial (gastos):
 Nota de clase ·  21

Tabla 3
Concepto de la relación costo - gasto

Suele determinarse como el valor asignado al costo de producción de un periodo por la extracción de recursos naturales.
Agotamiento Este valor proporcional debe ser calculado por la disminución de las partidas que representan minas o yacimientos, entre
otros.
Representa un valor asignado a la operación (costo) o a la funcionalidad de la empresa (gastos), y está determinado por
Depreciación el cálculo de la participación de los activos en los procesos empresariales. Se debe tener en cuenta el método de depre-
ciación, así como la vida útil asignada a cada grupo determinado de activos.
La amortización, para efectos contables, se determina como el valor asignable a cada periodo contable por la participación
Amortización
de partidas que pueden ser consumidas en muchos periodos o por efectos que tengan muchos periodos de cobertura.

Nota. Elaboración propia

Debe tenerse en cuenta que la infraestruc-
tura debe estar acorde a la magnitud conce-
bida para la organización y, de igual manera,
que exista correlación entre los propósitos
empresariales y la capacidad de respuesta de
la infraestructura ante los procesos estable-
cidos.
A continuación, se presenta una propuesta
para recolectar información referente a las
instalaciones.

Tabla 4
Relación de información de activos

Industrias abc s.a.

nit. 700.800.900 – 1
Relación de activos
Fecha de actualización:
Documentos Método de Valor Vida útil u otro Valor de
Grupo o área Tipo de activo Valor
soportes depreciación depreciable parámetro depreciación

Nota. Elaboración propia

Con este formato, se pretende realizar una re-
copilación de todos los elementos que, al per-
tenecer a la organización, participan, total o
parcialmente, en procesos operativos. Es una
herramienta que nos permite visualizar esos
activos, identificarlos y valorarlos, con el fin
de asegurar que su contribución quede conta-
bilizada en su respectivo proceso.
El soporte físico en que se sustenta el queha-
cer de las organizaciones es su infraestructu-
ra. A efectos del diseño de un sistema de in-
formación contable, es significativo conocer
la medición o valoración de la participación
de cada recurso en la obtención del resultado
empresarial (producto, servicio o informa-
ción).
3.5 ACTIVIDAD
Tercera fase: configuración de la
estructura organizacional
• En este apartado, el equipo de trabajo debe
presentar en avance la configuración de
jerarquía en la organización, gráficamente
expresada en un organigrama.
• Debe aportarse también la caracteriza-
ción de las instalaciones y demás recursos
 22 · Serie documentos de docencia

de que dispone la organización para la eje- grama, la jerarquía y la infraestructura

cución de su objeto social. con que cuenta la organización para dar
cumplimiento a su objeto social.
• Se requiere hacer un análisis para deter-
• El documento realizado debe ser socializa-
minar la coherencia entre la fisonomía del
do ante el grupo general y evidenciarse de
direccionamiento estratégico, el Normo- manera escrita.

4. C aracterización de
procesos organizacionales
Prefacio
Hay abundancia en la literatura sobre los pro-
cesos. Por lo tanto, aquí se presentan algunos
aspectos sobresalientes que nos permitan
arraigar la idea de que deben conocerse todos
los procesos organizacionales para establecer
un sistema de información contable, pues en
los procesos es donde se determinan los recur-
sos, los tiempos y los talentos que se requieren
para el desarrollo o la materialización de su
objeto social. La forma, el modo, el tiempo y
el lugar en que interactúan los elementos que
conforman la organización para obtener un fin
deseado señalan los recursos utilizados. La in-
formación es primordial para la valoración y
contabilización de cada uno de ellos.
Indicadores de logro para la unidad
• Comprender el concepto de proceso orga-
nizacional.
• Advertir la importancia de conocer los
procesos como fuente de orden e informa-
ción empresarial.
• Reconocer los procesos como guía en el
diseño y la aplicación de un sistema de in-
formación contable.
• Representar un mapa de procesos que se-
ñale espacios, recursos, actividades, cro-
nología, documentos y personajes que
participan en él.
4.1 NOCIÓN DE PROCESOS
El proceso es un método para materializar las
estrategias empresariales planteadas. En él se
llevan a cabo todas las actividades necesarias
para dar cumplimiento a la misión, es decir
que se cumple con el desarrollo del objeto so-
cial de la organización.
Nota de clase ·  23
En un proceso, se determinan cuáles son los
elementos que interactúan para el logro de
un objetivo específico, desde el espacio, los
recursos físicos, financieros, técnicos y tecno-
lógicos, hasta la participación del talento hu-
mano; todo enmarcado en una cronología con
el fin de obtener el resultado establecido y de
acuerdo con la naturaleza misma de las acti-
vidades que lo componen.
Otra noción la encontramos en Macías (2007)
cuando expone:
Un proceso es un conjunto de actividades
y recursos interrelacionados que trans-
forman elementos de entrada en ele-
mentos de salida, aportando valor añadi-
do para el cliente o usuario. Los recursos
pueden incluir: personal, finanzas, insta-
laciones, equipos técnicos, métodos, etc.
La ejecución de un proceso presupone una ac-
ción continua; acciones repetitivas utilizando
uno o más insumos, de lo cual puede surgir
como resultado un producto o un servicio.
El fundamento esencial del proceso es el sis-
tema. En un proceso, deben contemplarse
(previos acuerdos o criterios, así como las res-
pectivas responsabilidades): un entorno, unos
insumos como entradas, un procedimiento y
un resultado. Como insumos o entradas al sis-
tema debe contemplarse todo tipo de recur-
so utilizable en el proceso, incluyendo el ta-
lento humano como gestor importante de la
actividad a desarrollar, los soportes técnicos
y tecnológicos, la documentación e informa-
ción necesaria. El cómo y el cuándo realizar
la actividad debe contemplarse en el método
utilizado en el procedimiento para que al final
las salidas generen productos, servicios o in-
formación a los destinatarios.
Tras los preceptos administrativos, no puede
desligarse de ningún proceso otro aspecto que
sigue a sus resultados: el control. Esos resulta-
dos han de medirse comparando indicadores
 24 · Serie documentos de docencia
o valores que deben validarse con los objeti-
vos planteados, dado que con estas evaluacio-
nes deben darse una serie de medidas o de-
cisiones que señalen el rumbo a seguir en la
organización.
4.2 CLASIFICACIÓN DE PROCESOS
Un modo de comprender los procesos es co-
nocer las diversas formas como se han ca-
tegorizado para su estudio. Algunas divisio-
nes se dan de acuerdo con la magnitud que
abarcan dentro de la organización o cobertu-
ra. Otra distinción va según la participación
en los logros a obtener o en el desarrollo del
objeto social de la organización. Con apoyo
de Macías (2007), se destacan los siguientes
aspectos:
Procesos claves. Son aquellos directa-
mente ligados a los servicios que se pres-
tan, y, por tanto, orientados al cliente/
usuario y a requisitos. Como consecuen-
cia, su resultado es percibido directamen-
te por el cliente/usuario (se centran en
aportarle valor).
En estos procesos, generalmente, intervie-
nen varias áreas funcionales en su ejecu-
ción y son los que pueden conllevar los
mayores recursos.
En resumen, los procesos claves constitu-
yen la secuencia de valor añadido del ser-
vicio desde la comprensión de las necesida-
des y expectativas del cliente/usuario, hasta
la prestación del servicio, siendo su objetivo
final la satisfacción del cliente/usuario.
Procesos estratégicos. Los procesos estra-
tégicos son aquellos establecidos por la
Alta Dirección y definen cómo opera el ne-
gocio y cómo se crea valor para el cliente/
usuario y para la organización.
Soportan la toma de decisiones sobre
planificación, estrategias y mejoras en la
organización. Proporcionan directrices,
límites de actuación al resto de los proce-
sos. Ejemplos: comunicación interna, co-
municación con el cliente, marketing,
Procesos de apoyo o soporte. Los proce-
sos de apoyo son los que sirven de soporte
a los procesos claves. Sin ellos no serían
posibles los procesos claves ni los estra-
tégicos. Estos procesos son, en muchos
casos, determinantes para que puedan
conseguirse los objetivos de los procesos
dirigidos a cubrir las necesidades y expec-
tativas de los clientes/usuarios. Ejemplos:
formación, compras, auditorías internas,
informática.
Desde la magnitud dentro de la organi-
zación suelen conocerse las siguientes
distinciones, como aparece indicado en
Mapeo de procesos – Aprendizaje sin fron-
teras:
• Macroprocesos: representan el máximo
nivel de abstracción de los procesos.
Las agrupaciones se pueden entender
como macroprocesos que incluyen
otros procesos.
• Procesos: en la definición de proceso
interviene el concepto de actividad y,
dentro de esta, el término tarea.
• Subprocesos: es parte de un proceso de
mayor nivel que tiene su propia meta,
propietario, entradas y salidas. Co-
rresponde a las diferentes etapas de
los procesos.
• Procedimientos: forma especificada
para llevar a cabo una actividad o un
proceso. Los procedimientos pueden
estar documentados o no. Cuando un
procedimiento está documentado, se
utiliza con frecuencia el término “pro-
cedimiento escrito” o “procedimiento
documentado”.
• Actividades: conjunto de tareas para
conseguir unos resultados, forman
parte de los procesos y no incluyen
toma de decisiones.
 Nota de clase ·  25

4.3 MAPA DE PROCESOS También puede señalarse que los mapas de

Un mapa de procesos proporciona en forma
generalizada una información de todos los
procesos que se dan en el interior de una or-
ganización, destacando la clasificación en la
que ellos están y la manera como se articulan
para el objetivo de la organización.
procesos son gráficas o diagramas de los pro-
cesos, que destacan los flujos y la secuencia-
lidad de eventos que suelen darse en el giro
normal de las actividades de la organización.

FIGURA 5. Gráfico de mapa de proceso. Tomado de Introducción a la contabilidad, Macías, 2007.

 26 · Serie documentos de docencia
4.4 DIAGRAMACIÓN DE PROCESOS
Diagramar un proceso es presentar en un mis-
mo esquema, y en un sentido holístico, todos
los procedimientos que intervienen en el inte-
rior de las organizaciones para la ejecución de
los planes establecidos. Es también tener a la
vista cada paso que ha de darse para conse-
guir las metas organizacionales.
Entre las formas de diagramar procesos des-
tacamos dos que suelen ser muy conocidas:
el diagrama de flujo y el diagrama de secuen-
cias. Macías (2007) nos ilustra acerca del dia-
grama de flujo, para lo cual señala:
El diagrama de flujo:
Es una de las herramientas más exten-
didas para el análisis de los procesos.
La visión gráfica de un proceso facili-
ta la comprensión integral del mismo
y la detección de puntos de mejora. El
diagrama de flujo es la representación
gráfica del proceso. Hay una gran bi-
bliografía y normas para la elaboración
de los diagramas de flujo. No obstante,
es recomendable utilizar unos conceptos
muy simples y que sean fácilmente asi-
milables por todos los componentes de
la Unidad o Servicio. Una vez elaborado
el diagrama de flujo, se puede utilizar
para detectar oportunidades de mejora
o simples reajustes y, sobre el mismo,
realizar una optimización del proceso.
El diagrama de flujo se emplea, en estos
casos, para visualizar la secuencia de los
cambios a ejecutar.
Los diagramas de flujo utilizan una
serie de símbolos predefinidos para
representar el flujo de operaciones
con sus relaciones y dependencias. El
formato del diagrama de flujo no es
fijo, existiendo diversos tipos que em-
plean simbología diferente.
Los flujos de sistemas intentan mostrar
completamente los sistemas, incluyendo
los procesos de captura de datos, los pro-
cesos manuales o automáticos y los resul-
tados. Muestran globalmente las se-
cuencias de los procesos y los medios
usados para procesar y almacenar los
datos.
Es muy probable que los contadores y
auditores usen mapas de procesos, dia-
gramas de flujos de datos y flujos de do-
cumentos.
• Un flujo de documentos muestra el flu-
jo de documentos y de información entre
departamentos o unidades de una orga-
nización.
• Un flujo de documentos rastrea cada
documento dentro de un proceso desde
su origen hasta su destino final.
• Un flujo de documentos es una forma
especial de los flujos de sistemas que
muestra solo flujo de documentos.
Los profesionales de sistemas usan los
diagramas de flujos de datos como un
diseño estructurado del sistema, un pro-
ceso dentro del cual el sistema lógico
es diagramado primero a un alto nivel
conceptual. En las etapas sucesivas el
diagrama del flujo de datos se desen-
vuelve en muchos más niveles de de-
talle, en los que las estructuras lógicas
de todas las tareas se muestran de ma-
nera sucesiva como diagramas de flujos
de datos.
 Nota de clase ·  27

FIGURA 6. Diagrama de flujos. Tomado de google.com.

4.4.1 Simbología de diagrama de flujo
A efectos de mantener una uniformidad en la
interpretación de los procedimientos ilustra-
dos en un diagrama de flujos, se tienen unas
convenciones generalizadas. Se considera
que una vez utilizadas por quien construye el
diagrama, tengan el mismo simbolismo para
quien las observa o analiza el diagrama. A
continuación, se presenta una muestra de es-
tos símbolos.

FIGURA 7. Simbología de diagramas. Tomado de https://definanzas.com/diagrama-de-flujo/

 28 · Serie documentos de docencia
4.4.2 Diagrama de secuencias
La representación de un proceso a través de
un diagrama de secuencia presupone una
mayor participación de áreas de la empresa;
también debe indicar espacios utilizados, y se-
ñala el factor tiempo o cronología para cada
procedimiento, señala la dirección de la cade-
na de acción y muestra los documentos utili-
zados y los sitios donde se generan y han de
FIGURA 8. Diagrama de secuencias. Tomado de Diagramas de secuencia Cervantes (s. f.)
Una buena opción para recolectar informa-
ción es detallar todos los procesos de la or-
ganización y relacionarlos de acuerdo con
la magnitud que representa dentro de ella.
Para tal fin, deben relacionarse los elemen-
tos constitutivos de cada uno de ellos en su
conservarse. Se considera un proceso dinámi-
co e iterativo según Cervantes (s. f.):
Los diagramas de secuencias muestran la
forma en que un grupo de objetos se comu-
nican (interactúan) entre sí a lo largo del
tiempo. Un diagrama de secuencia consta
de objetos, mensajes; entre estos, objetos y
una línea de vida del objeto representada
por una línea vertical.
orden: macroprocesos – micro procesos – pro-
cesos – subprocesos – actividades – funciones
o acciones. Como un ejemplo de esta propues-
ta, tomamos de Mejía (2011) un inventario de
procesos diseñado para una empresa produc-
tora y comercializadora de muebles:
 Nota de clase ·  29

Tabla 5
Ejemplo de inventario de procesos

Inventario de procesos
Macroproceso Proceso Subproceso
Compras Compras
Tesorería Pago a proveedores
Tesorería Pago de nóminas
Tesorería Pago de prestaciones, seguridad social, parafiscales
Tesorería Pago de gastos fijos, rentas e impuestos
Tesorería Facturación
Gestión de personal Selección de personal
Gestión de la administración Gestión de personal Contratación y afiliación de personal
Gestión de personal Inducciones
Gestión de personal Capacitaciones
Gestión de personal Liquidación de nóminas
Costos Elaboración de fichas técnicas
Producción Desarrollo de producto
Producción Programar producción y elaborar órdenes de compra a contratistas
Inventarios Coordinación y programación de inventarios
Ebanistería Elaborar producto
Tapicería Elaborar esqueleto
Tapicería Poner en blanco
Tapicería Tapizar producto
Tapicería Elaborar cojines y demás complementos
Gestión de la producción Pintura Pintar en mogano
Pintura Pintar en natural
Calidad Revisión productos en proceso
Calidad Revisión productos terminados
Producción Coordinar la producción
Almacenamiento y bodegaje Almacenamiento y bodegaje
Proceso de ventas Clientes mayoristas
Proceso de ventas Clientes minoristas
Remisionar Clientes mayoristas
Remisionar Clientes minoristas
Etiquetado de muebles Clientes mayoristas
Etiquetado de muebles Clientes minoristas
Elaboración de catálogos Clientes mayoristas
Gestión de ventas Elaboración de catálogos Clientes minoristas
Elaboración de listas de precios Elaboración de listas de precios y actualización
Inventarios mercancía en consignación Inventarios mercancía en consignación
Despachos Revisión producto terminado antes de entrega al cliente
Despachos Alistamiento, embalaje, logística y despacho de mercancía
Gestión comercial Cobranzas
Devolución de mercancía Devolución de mercancía
Mantenimiento de pop Aseo, fechas especiales, decoración y ambientación

Nota. Tomado de Estructura organizacional y de procesos para una empresa productora y comercializadora de muebles de hogar, Mejía, 2011.
 30 · Serie documentos de docencia
Conocer detalladamente los procesos organi-
zacionales es distinguir cuáles son los recur-
sos y talentos que se disponen para obtener
los objetivos preestablecidos. Por lo tanto, los
procesos son excelente sustento para un buen
diseño de un sistema de información contable.
4.5 ACTIVIDAD
Cuarta fase: caracterización de procesos
organizacionales
• Cada equipo de trabajo deberá caracteri-
zar todos los procesos organizacionales
y distinguir entre ellos los recursos, los
espacios, los documentos, las responsa-
bilidades y los resultados de cada uno de
ellos.
• Se requiere que sean presentados en for-
ma general a través de un mapa de pro-
cesos.
• A su vez, cada proceso se debe presentar
de manera detallada en su respectivo dia-
grama, organizado por áreas o según las
consideraciones específicas de cada orga-
nización escogida.

5. D iseño de un sistema de
información contable
Prefacio
Diseñar un sistema de información contable
para una organización constituye un princi-
pio ordenado para la disposición adecuada de
la documentación e información que de ella
se derive, cuyo propósito es evidenciar la si-
tuación económica de la organización. La in-
formación que proporcione este sistema de
información será validada con la realidad eco-
nómica y administrativa que muestre la orga-
nización.
Indicadores de logro para la unidad
• Comprender el concepto y la importancia
de un sistema de información.
• Percibir la importancia de un sistema de
información contable para la organiza-
ción.
• Apreciar la configuración lógica de un
sistema contable: hecho económico – evi-
dencia – registro.
• Organizar coherentemente un sistema de
información contable para una organiza-
ción.
5.1 SISTEMA DE INFORMACIÓN
Un sistema de información es un procedi-
miento que procura la comprensión totalita-
ria del universo u objeto de estudio, a través
del conocimiento o los datos que caracterizan
sus componentes, así como de los fenómenos
que se dan dentro de ese objeto de estudio.
La manera de informar en los diversos sen-
tidos en que se desenvuelve la organización
es un pilar fundamental para su desarrollo,
sobre todo al momento de afrontar una deci-
sión. Así lo ilustra Callejas (1995):
Nota de clase ·  31
Los sistemas de información deben ser
una herramienta de gestión capaz de re-
solver los problemas que se generan en
la empresa, y de facilitar el control y la
planificación de las funciones asociadas
a cada una de las áreas que la integran.
Las principales características que deben
tener los sistemas transaccionales son:
1. Interfaz de usuario, que permite acce-
der de forma estructurada a los datos, en
conexión con herramientas del entorno
ofimático (procesadores de texto, correo
electrónico, fax, etc.).
2. Tratamiento de la información al máximo
nivel de detalle, los sistemas transacciona-
les están diseñados para realizar trata-
mientos masivos de los datos.
3. Flexibilidad para adaptarse a las nuevas
necesidades de la empresa.
4. Herramientas de usuario final para la ex-
tracción de información especializada o
sin estructurar.
5. Capacidad para intercambiar informa-
ción con sistemas externos a la empresa,
como por ejemplo la transmisión electró-
nica de datos.
La información que proporcione el siste-
ma debe ser:
1. Global, con una visión completa del
negocio, superando las barreras departa-
mentales.
2. Consistente, integrando la información
de los distintos niveles operativos de la
compañía.
3. Selectiva, centrándose en los indicado-
res clave de gestión del negocio, y no solo
del área económico-financiera, sino de
todas las áreas operativas.
 32 · Serie documentos de docencia
4. Relevante, centrada en aquellos indica-
dores que la dirección considere impor-
tantes.
5. Agregada, mínimo nivel, aunque los da-
tos se presenten agrupados debe permitir
analizar hasta el de detalle.
6. Amigable, de comprensión y uso fácil
para el usuario.
5.2 SISTEMA DE INFORMACIÓN CONTABLE
Un sistema de información contable es un mé-
todo, entre otros, del que dispone la dirección
de la organización para la toma de decisiones
en la gestión administrativa y financiera. Se
concibe como la información totalitaria que,
en forma ordenada, con sentido lógico y den-
tro de un ambiente de control, registra y da
cuenta de todas las operaciones que económi-
camente se relacionen con la organización.
En la configuración de un sistema de informa-
ción contable, por lo tanto, siempre se deberá
mantener como punto teleológico la visión, la
misión, el normograma, las jerarquías y la in-
fraestructura misma de la organización. Esto
es debido a que el sistema de información
contable debe estar en relación común con su
punto de origen, es decir que debe reflejar la
realidad económica de la organización para
la cual fue diseñado. En este sentido, nos am-
plía Villarreal (2009):
El objeto formal de la contabilidad se
concreta en el conocimiento cualitativo
y cuantitativo de la realidad económica.
Este objeto formal lo cumple la discipli-
na contable actuando en un doble sen-
tido, sobre la realidad de las unidades
económicas: realiza en primer lugar las
funciones de captación, medición y valo-
ración de aquellas masas que integran las
estructuras económicas y financieras de
las mismas, contemplando de esta forma
una determinada situación de ellas; y en
segundo lugar, efectúa una adecuada re-
presentación de las variaciones cualitati-
vas y cuantitativas de los elementos que
componen esas estructuras.
Los sistemas de información contable
deben diseñarse desde la comprensión
de la naturaleza ideológica de la orga-
nización, desde la dimensión en que se
sitúa, es decir, en cuanto a prospectiva y
sus elementos reales, pero sin lugar a du-
das dentro del cumplimiento de normas
nacionales, estatutarias y estando dentro
de los lineamientos de los principios de
contabilidad.
5.3 POSTULADOS BÁSICOS
El concepto de postulado que nos presenta el
Diccionario de la lengua española (Real Academia
Española, 2014) es: “proposición cuya verdad
se admite sin prueba para servir de base en
ulteriores razonamientos”. Bien nos indica
esta definición que debemos contar con unos
razonamientos que den validez o sustento fir-
me al tratamiento de la información contable.
Para comprender cuáles son los fundamen-
tos esenciales para el procedimiento contable,
se mencionan los postulados que Guajardo y
Cantu (2008) clasifican para una mejor com-
prensión así:
Postulados básicos de la información fi-
nanciera. Los postulados básicos de la in-
formación financiera son un conjunto de
supuestos generalmente aceptados sobre
los que se basa el proceso de elaboración
de información financiera.
Adicionalmente, existe una serie de postu-
lados básicos que establecen las bases para
el reconocimiento contable de las opera-
ciones y eventos económicos que afectan a
la entidad. En esta categoría de supuestos
están los de devengo contable, asociación
de costos y gastos con ingresos, valuación,

dualidad económica y consistencia. Anali-
cemos cada uno de ellos en detalle.
Postulados básicos referentes a la enti-
dad económica. Como ya se mencionó, en
este apartado se incluyen tres postulados
básicos: sustancia económica, entidad
económica y negocio en marcha.
A) Sustancia económica
Este postulado se refiere al hecho de que
en la operación del sistema de informa-
ción financiera y en las transacciones o
eventos económicos que afecten a una en-
tidad, la sustancia de la transacción o el
evento en cuestión debe prevalecer sobre
la forma que se le pretenda dar. Lo anterior
quiere decir que el registro contable de la
transacción o evento debe basarse más en
la naturaleza de la transacción o evento,
más que en la forma en que se concrete.
B) Entidad
Este supuesto indica que las operaciones
y la información financiera de una orga-
nización económica son independientes
de las de sus accionistas, acreedores, deu-
dores, patrocinadores y de cualquier otra
organización. El objetivo de este principio
es evitar la confusión de las operaciones
económicas que celebre la empresa con
alguna otra organización o individuo. En
esencia, constituye una guía para identifi-
car de quién se va a informar al conside-
rar a una organización como una unidad
económica independiente de sus dueños.
C) Negocio en marcha
Este postulado consiste en asumir que la
permanencia de una organización eco-
nómica en el mercado no tendrá límite o
fin, con excepción de las entidades en li-
quidación. Por lo tanto, permite suponer,
salvo prueba en contrario, que la entidad
Nota de clase ·  33
seguirá operando por tiempo indefinido,
por lo que no resulta válido usar valo-
res de liquidación, es decir, de remate, al
cuantificar sus recursos y obligaciones.
Postulados básicos para el reconocimien-
to contable de operaciones y eventos con
impacto en la entidad. En esta categoría
de supuestos están los de devengo con-
table, asociación de costos y gastos con
ingresos, valuación, dualidad económica
y consistencia. Veamos cada uno de ellos
con detalle.
Devengo contable. Este postulado estable-
ce que, para fines contables, los efectos de
transacciones y eventos económicos que
afectan a una entidad deben reflejarse en
la información financiera de la entidad
en el momento en que ocurren, indepen-
dientemente de la fecha en que se consi-
deren realizados, es decir, amén del mo-
mento en que se materializa el cobro o el
pago. Este es uno de los postulados o su-
puestos clave de la contabilidad, pues es-
tablece que los ingresos se registran como
tales sin importar el momento en que se
registre la entrada del efectivo por el co-
bro de este último. Asimismo, establece
que un gasto se registre como tal, inde-
pendientemente del momento en que se
registre la salida del efectivo para su pago.
Asociación de costos y gastos con ingre-
sos. Este postulado establece que todos
los costos y gastos de una entidad deben
identificarse con el ingreso que generaron
en el mismo periodo, independientemen-
te de la fecha en que se realicen. El objeti-
vo de este postulado es promover que en
el mismo periodo se dé el enfrentamien-
to de todos los ingresos contra todos los
costos y gastos que les dieron lugar y, de
esta forma, cuando sea posible determi-
nar con precisión el diferencial entre los
ingresos y los costos y gastos del periodo.
 34 · Serie documentos de docencia
Valuación. Este postulado establece que
las transacciones y eventos económicos
que realiza una entidad deben cuantifi-
carse en términos monetarios, atendiendo
a las características y atributos propios
del elemento a ser valuado, y que permita
captar el valor económico más objetivo.
Dualidad económica. Este postulado
afirma que cada recurso de que dispone
una entidad fue generado por terceros,
los cuales poseen derechos e intereses
sobre los bienes de la entidad. Lo ante-
rior implica que toda transacción de la
entidad debe ser registrada de tal forma
que muestre el efecto sobre los recursos
propiedad de la organización (activos) y
las obligaciones y derechos de terceros
(pasivos y capital). Todas las transaccio-
nes susceptibles de cuantificarse tienen
efecto sobre sus recursos, sus fuentes de
financiamiento o sobre ambos.
Consistencia. Este postulado establece
que los supuestos y las reglas por medio
de los cuales se obtuvo información con-
table, tengan una estabilidad que facilite
su comparabilidad en el tiempo. Lo ante-
rior no quiere decir que cuando exista al-
gún cambio en la norma de información
financiera utilizada no se pueda hacer. Lo
que se quiere promover es que el cambio
se justifique y se anote el efecto que pro-
duce sobre las cifras contables.
5.4 CICLO CONTABLE
Previo a mencionar aspectos atinentes al ci-
clo contable, debemos recordar la noción de
contabilidad, y para este caso atenderemos la
señalada por Cañibano (1988): “La contabili-
dad es una ciencia empírica de carácter eco-
nómico que tiene como objetivo la producción
de información para la toma de decisiones, la
planificación y el control”. De este concepto,
se debe admitir que toda actividad a realizar
en procura de diseñar y ejecutar un sistema
contable debe iniciarse, desarrollarse y con-
cluirse teniendo como único objetivo la vali-
dez de este para apoyo de los grupos de inte-
rés en la toma de decisiones.
Una subclasificación que abordamos en esta
oportunidad, y como objetivo focal trazado,
es la contabilidad financiera, cuya noción la
plantean Guajardo y Cantu (2008):
Se conforma por una serie de elementos
tales como las normas de registro, crite-
rios de contabilización, formas de presen-
tación, etc. A este tipo de contabilidad se le
conoce como contabilidad financiera, debido
a que expresa en términos cuantitativos y
monetarios las transacciones que realiza
una entidad, así como determinados acon-
tecimientos económicos que le afectan,
con el fin de proporcionar información útil
y segura a usuarios externos para la toma
de decisiones. Este tipo de contabilidad es
útil para acreedores, accionistas, analistas
e intermediarios financieros, el público
inversionista y organismos reguladores,
entre otros, todos usuarios externos dela
información contable.
5.5 EL CICLO CONTABLE DE LA EMPRESA
Si consideramos la contabilidad desde una di-
mensión funcionalista, es atinente compren-
der que deberá dar cuenta de todas esas ope-
raciones o transacciones susceptibles de ser
cuantificadas en términos monetarios; y por
ende, debe reflejar contablemente las afec-
taciones económicas paso a paso, vale decir,
cada aplicación secuencial de esas operacio-
nes desde su inicio hasta su culminación.
En el Decreto 2649 de 1993, en el título segun-
do de las normas técnicas, capítulo i de las
normas técnicas generales, se detallan los as-
pectos normativos sobre la forma de realizar
las actuaciones contables o, en la práctica, la
contabilización de las operaciones. Referido al
ciclo contable, indica:
 Nota de clase ·  35

Artículo 46.  PROPÓSITO. En desarrollo finalmente se condensan en libros de

de las normas básicas, las normas técni-
cas generales regulan el ciclo contable.
El ciclo contable es el proceso que debe
seguirse para garantizar que todos los
hechos económicos se reconocen y se
transmiten correctamente a los usuarios
de la información.
El ciclo contable deberá: iniciarse al comenzar
el nuevo periodo fiscal o año gravable, desa-
rrollar todos los registros de operaciones en el
transcurso del mismo periodo, presentar la in-
formación correspondiente y luego presentar
el proceso de cierre de cuentas de resultado
al final del periodo, con el fin de mostrar los
efectos económicos y dejar sus saldos en cero
para inicial el nuevo ciclo.
5.5.1 Soportes o documentación contable
resumen –más comúnmente llamados li-
bros mayores o principales–, con base en los
cuales se preparan los estados financieros.
Por soporte se entiende cualquier docu-
mento, en papel o en otro medio, como
el electrónico, que da cuenta de la rea-
lización de un hecho. Entre ellos se en-
cuentran las facturas, los contratos, otros
documentos legales como las escrituras,
los recibos de entrada y salida de alma-
cén, las grabaciones audiovisuales y los
registros electrónicos.
Por comprobante se entiende un documen-
to propiamente contable, que traduce los
soportes en términos de las categorías
de clasificación de los hechos, que se en-
cuentran en los llamados planes contables
y que, presentando una descripción resu-

El sentido lógico de la actuación contable es mida de ellos, los reconocen por cuantía

primero la observación del hecho económi- inicial. También se usan comprobantes

co que afecte económicamente a la empre- para reconocer los ajustes que sea nece-

sa, luego obtener la evidencia o documento sario hacer a los registros.

soporte de ese hecho económico, y después

Por libro debe entenderse todo conjunto
cuantificar y registrar los valores hasta pre-
de información construido a partir de
sentar los estados financieros. Con el fin de
los comprobantes. En cuanto a sus con-
destacar el aspecto de la evidencia, se presen-
diciones de validez, los libros deben ser
ta una semblanza relacionada con el soporte
íntegros y auténticos. Ser íntegros supone
natural de los registros contables como lo es
que no se hayan alterado materialmente,
la documentación. Para este propósito, encon-
mediante borrones, tachaduras, elimina-
tramos descrito en Bermúdez (2012) una ca-
ciones, etc. Ser auténticos implica que se
racterización del subsistema documental de
conozca con certeza de quién son y más
la contabilidad:
específicamente que se conozca cuál es
el ente cuyas operaciones registran.
La contabilidad, siguiendo las concepcio-
nes legales de nuestro medio, consiste en
una serie de documentos relacionados 5.5.2 Interpretación de operaciones
de manera necesaria entre sí. Bajo una
En el ámbito específico o formal del proceso
concepción manual y genética del sis-
contable, encontramos como elemento sus-
tema, se parte de soportes para elaborar
tancial que la contabilización está relaciona-
comprobantes, que se presentan crono-
da con la forma de interpretar los hechos eco-
lógicamente en un libro diario, del cual
nómicos, lo que equivale a decir que antes
la información se reparte a libros de de-
de hacer el registro o asiento contable debe
talle –también llamados auxiliares– que
previamente haberse analizado el contexto,
 36 · Serie documentos de docencia
el hecho económico y el soporte de esa ope-
ración. En ese sentido, se observa en Villarreal
(2009):
Un aporte a lo enunciado lo plantea también
García (2009) cuando, de manera detallada,
procura señalar esos aspectos distintivos de
la contabilidad:
Como sistema de información actúa so-
bre una parte determinada de la realidad,
captando los datos relevantes para su in-
terpretación y posterior registro, permi-
tiendo este último la elaboración de in-
formación útil para los interesados.
La información relevante es aquella que
refleja los acontecimientos con significa-
do económico para los tomadores de de-
cisiones, es decir, refleja los sucesos que
afecten al patrimonio de la unidad y su
situación económica y financiera.
5.5.3 Registro contable
El registro contable es la representación de
los hechos económicos que afectan a una or-
ganización, se asimilan a una huella o rastro
que se plasma como evidencia de un hecho.
En consecuencia, los términos debe y haber son
los puntos de apoyo y definición para distin-
guir qué hechos económicos hemos plasmado
en la contabilidad.
Definir los términos debe y haber requiere de
una reflexión que podemos hacer a partir
de dos leyes que rigen la contabilidad, y que
encontramos en Romero (2010):
Ley de la entidad
Para que exista o surja la contabilidad,
es necesario que haya al menos una en-
tidad que realice transacciones. La exis-
tencia de la contabilidad depende de la
existencia de la entidad, es decir, si la en-
tidad no existe, tampoco hay transaccio-
nes realizadas, y al no haber transaccio-
nes realizadas, no existe el origen o la
fuente de los recursos ni su uso o apli-
cación; por tanto, al no ser reconocidos
y registrados, no se podrán convertir en
contabilidad, por lo que la contabilidad
no existe si no existe la entidad.
Ley de la entidad en marcha
La existencia de la contabilidad requiere
que la entidad sea contemplada o enten-
dida como algo que es o existe; mientras
así sea, será una entidad en marcha, que
estará en condiciones y probabilidades
de realizar transacciones con otros par-
ticipantes de la actividad económica. Las
transacciones y los eventos se traduci-
rán en origen o fuente de recursos y uso
o aplicación de los mismos, los que al
ser reconocidos y registrados se conver-
tirán en contabilidad. Por ello, cuando la
entidad deje de existir, dejará de ser una
entidad en marcha.
Esta dualidad (causa, efecto) también
puede aplicarse si se dice que toda opera-
ción financiera tiene dos aspectos simul-
táneos a considerar: su origen (o fuente)
y su aplicación. Esta doble afectación en
los libros (partida doble) es reflejo de una
doble afectación en la realidad financie-
ra de la entidad (origen y aplicación de
los recursos financieros). Las fuentes
de dichos recursos que, a su vez, son la
especificación de los derechos que so-
bre los mismos existen, considerados en
su conjunto (origen). 17 El Boletín B-4,
en su párrafo 8, cuando norma sobre
los elementos que integran el estado de
cambios en la situación financiera, esta-
blece: identificación de las fuentes de re-
cursos y las aplicaciones de los mismos.

Los orígenes de los recursos están re-
presentados por disminuciones de ac-
tivos, aumentos de pasivo y aumentos
de capital. Las aplicaciones de recursos
están representadas por aumentos de
activos, disminuciones de pasivo y dis-
minuciones de capital contable.
De acuerdo a lo expuesto se colige que la
representación de un hecho económico
se expresa en un hecho contable sopor-
tado en sus dos componentes básicos:
HABER O CRÉDITO representa el origen
de los recursos o la causa de la transac-
ción y por ello se plantea que ellos han de
provenir por:
Disminuciones de activo – A
Aumentos de pasivo + P
Aumentos de capital + C
DEBE o DÉBITO representa la aplicación
de los recursos o el efecto de la transac-
ción, y al presentarse tendrán estos des-
tinos:
Aumentos de activo + A
Disminuciones de pasivo – P
Disminuciones de capital – C
5.5.4 Contabilización de transacciones
Se deben contabilizar las transacciones luego
de un previo análisis de los elementos inter-
vinientes y que puedan ser cuantificados o
valorados. Este análisis debe contemplar ini-
cialmente dos aspectos clave en la informa-
ción obtenida: uno es el elemento sustancial,
en el cual deben revisarse aquellos aspectos
como los contenidos apropiados y relaciona-
dos específicamente con las entidades; otro es
el elemento relacionado con el cumplimiento
Nota de clase ·  37
de normas o regulaciones, así como con la
presentación, los cálculos específicos y las
referencias o información consignadas en el
documento.
Bermúdez (2012) nos insiste en el origen real
del registro contable cuando expresa:
Entendemos por hecho económico el su-
ceso por virtud del cual se crea, modifica
o extingue un recurso. A su vez, entende-
mos por recurso aquella cosa (1) escasa,
(2) susceptible de control, (3) cuantifica-
ble, a la cual el ser humano le atribuye
(4) utilidad. Las modificaciones que pue-
de experimentar un recurso se clasifican
en aumentos, disminuciones o transfor-
maciones.
Trasciende entonces, desde el hecho econó-
mico, la representación contable o el hecho
contable. Este se considera como la posibili-
dad de un registro por un efecto económico
correlacionado con la organización, en el en-
tendido de que es una anotación contable en
los libros de esta última.
El sustento legal de esta consideración se da
en los preceptos descritos en el Decreto 2649
de diciembre de 1993, y que a la letra dice (re-
saltados del autor):
ARTÍCULO 47. RECONOCIMIENTO DE
LOS HECHOS ECONÓMICOS. El recono-
cimiento es el proceso de identificar y
registrar o incorporar formalmente en
la contabilidad los hechos económicos
realizados. Para que un hecho económi-
co realizado pueda ser reconocido, se re-
quiere que corresponda con la definición
de un elemento de los estados financie-
ros, que pueda ser medido, que sea per-
tinente y que pueda representarse de
manera confiable.
 38 · Serie documentos de docencia
La administración debe reconocer las
transacciones en la misma forma cada
periodo, salvo que sea indispensable
hacer cambios para mejorar la infor-
mación. En adición a lo previsto en este
Decreto, normas especiales pueden per-
mitir que, para la preparación y presen-
tación de estados financieros de periodos
FIGURA 9. Sistemas contables. Tomado de Subsistema documental de la contabilidad, Bermúdez, 2012.
En atención a estos preceptos, se propone que
quien decida abordar un procedimiento de re-
gistro contable necesita configurar un aspecto
holístico o totalitario del contexto alrededor
de una cuenta, es decir, en el momento pre-
vio a la contabilización. A manera de ejemplo
intermedios, el reconocimiento se efectúe
con fundamento en bases estadísticas.
En una gráfica que ilustra en forma sucinta
el sistema contable, Bermúdez (2012) indica el
inicio, los requisitos del recorrido y el resulta-
do como partes articuladas de un sistema y
del cual hace parte la contabilidad financiera.
en la siguiente gráfica a partir de las cuentas,
se señalan algunos aspectos para una mejor
comprensión de la fuente antes de proceder
a su contabilización. Es una acción que debe
hacerse con cada cuenta representativa para
tener claridad integral en su tratamiento.
 Nota de clase ·  39

Tabla 6
Holograma de cuentas

Empresa abc s.a.

Cuenta:
Definición:
Referentes:
Reconocimiento:
Medición:
Revelación:
Procedim. Docum. Personal Aspectos Aspectos Aspectos Otros Control
Contabilidad
administ. soporte autorizado legales tributarios ambient. aspectos interno
cta db hb

Observaciones:

Nota. Elaboración propia

En el procedimiento analítico de una cuenta,
se deben contemplar todos los aspectos con los
cuales se relaciona. En este formato, se deben
detallar aspectos que propicien el conocimien-
to totalitario de la cuenta desde su definición,
su referente, su proceso administrativo, su do-
cumento fuente o soporte y su relación con el
entorno, para su posterior afectación.
5.6 CLASIFICACIÓN Y ORGANIZACIÓN DE
FUENTES DE INFORMACIÓN
Para efectos de configurar el proceso con-
table, las fuentes de información estarán
dadas inicialmente por los aspectos que con-
forman la estructura organizacional (direc-
cionamiento estratégico, estructura jurídica
y estructura organizacional). Enseguida en-
contraremos los datos específicos en los di-
ferentes grupos homogéneos de documentos
que soportan cifras de las actividades prin-
cipales de la organización. Bermúdez (2012)
colige que: [D.R. 2649/93. “ART. 56— Asientos.
Con fundamento en comprobantes debida-
mente soportados, los hechos económicos se
deben registrar en libros, en idioma castella-
no, por el sistema de partida doble. (…)”].

Tabla 7
Fuentes documentales de información contable

Principales fuentes documentales de información contable

Fuente
Recibos de caja
Consignaciones o depósitos
Comprobantes de egresos
Facturas de proveedores
Nóminas del personal
Propósito Cuenta principal
Informar sobre los recaudos que haya tenido la empresa en un periodo. 1105 - Caja
Presentar los valores entregados como consignación en cuentas de la 1105 - Caja
entidad al banco. 1110 - Bancos
Mostrar la utilización de recursos financieros en la empresa. 1110 - Bancos
Señala los suministros de bienes o servicios por terceros a la empresa. 2205 - Proveedores
5105 - Gastos del personal
Relación de pagos y descuentos por relación laboral en un determinado
7205 - Mano de obra
periodo.
2505 - Obligaciones laborales
 40 · Serie documentos de docencia

Valores a pagar por la empresa, por el servicio laboral recibido. Salud,

Aportes fiscales
pensión, riesgos laborales.
Valores por aportes a entidades estatales, por la relación laboral con
Aportes parafiscales
empleados.
Provisión de aportes mensuales relacionados con los derechos de los
Prestaciones sociales 2505 - Obligaciones laborales
empleados, y obligación de parte de la empresa.
Cálculo del valor estimado por la utilización de los activos en el proceso
Depreciaciones 1592 - Depreciación acumulada
empresarial.
Ajustes para reconocer qué parte de activos diferidos hemos utilizado en
Amortizaciones
el periodo.
Actualizaciones de cuentas por diversos conceptos.
Pueden ser de reclasificación cuando no afecta el resultado, o los ajustes
Ajustes
propiamente dichos cuando modifica el resultado del periodo.

Representa el cumplimiento del objeto social de la empresa al suminis- 4135 - Comercio al por mayor y
Ventas
trar un bien o un servicio. al por menor

Nota. Tomado de Decreto 2650 del 29 de diciembre de 1993

Este resumen, relacionado con las principales 4.- Sistema de Compras

fuentes documentales como soportes de los
registros contables, es una clasificación im- 5.- Sistema de Almacenes
portante para la organización contable en sus
6.- Sistema de Cuentas a Pagar
diferentes formas de llevar el procedimiento.
Y es también un inicio para la parametriza-
7.- Sistema de Cuentas a Cobrar
ción de los asientos en el caso de implemen-
tar un procedimiento contable a través de un 8.- Sistema de Tesorería
software o programa computarizado. Podemos
entonces visionar las características de los 9.- Sistema de Control de Inversiones
asientos relacionados con cada fuente o grupo
de documentos similares. 10.- Sistema de Activos Fijos

Callejas (1995) nos plantea los elementos bá-
sicos en la organización del procedimiento
contable cuando describe:
Los sistemas de información más impor-
tantes a tener en cuenta y que están aso-
ciados al Área Económico-Financiera son:
1.- Sistema de Información para Ejecutivos
2.- Sistema de Control Presupuestario
3.- Sistema Contable
3.1.- Contabilidad Financiera
3.2.- Contabilidad Analítica
3.3.- Contabilidad de Gestión
5.7 ACUMULACIÓN DE INFORMACIÓN
CONTABLE
El proceso de información contable es un mé-
todo acumulativo de datos en el cual uno a
uno de los valores va afectando la totalidad
de las cuentas, y estas –como componentes
esenciales de los estados financieros– al final
reflejarán en sus saldos la situación específica
para cada una de esas partidas.
En su documento Introducción a la contabilidad,
García (2009) nos indica de manera explícita
el proceso de organizar y presentar la infor-
mación contable:
Muestra la disposición de la información
como paso siguiente a la codificación y

los registros, mediante procesos de Reco-
nocimiento, Medición y Revelación, es un
proceso acumulativo y que cada una de
las cuentas afectadas en el proceso con-
tribuirá a dar a conocer el comportamien-
to en ese periodo de las operaciones de la
empresa.
Las funciones del sistema de información
contable se enmarcan dentro de estas:
• Elaboración de la información: Qué suce-
sos han de ser captados y cómo han de
ser tratados. Comprende las siguien-
tes etapas:
- Identificación y captación de los da-
tos (hechos contables). Captación de
sucesos, selección de aquellos que son
relevantes para la toma de decisiones,
e identificación de los flujos que inter-
vienen en el suceso.
- Medición y caloración. Cuantifica-
ción. Homogeneización de los flujos
identificados en términos económicos.
- Registro. Reflejo contable de los flujos
previamente homogeneizados.
• Comunicación de la información. Se reali-
zará mediante formatos o modelos es-
pecíficos que permiten la transmisión
de la información a los distintos usua-
rios para su comprensión y posterior
utilización en los procesos de toma de
decisiones. Comprende las siguientes
etapas:
- Agregación (resumen) y comunica-
ción. Síntesis de los hechos registrados
con el fin de divulgar información rele-
vante a los usuarios.
• Verificación de la información: Proceso
centrado en la revisión de la informa-
ción emitida con el fin de determinar
Nota de clase ·  41
el grado de veracidad y exactitud res-
pecto a los acontecimientos realmente
ocurridos y al reflejo de la situación de
la unidad.
• Análisis e interpretación: Proceso centra-
do en la utilización de distintas técnicas
que permitan reflejar la actuación de la
unidad partiendo de los datos e infor-
mación que han sido suministrados.
El Decreto 410 del 27 de marzo de 1971, Códi-
go de Comercio, nos brinda un sustento legal.
Citamos algunos artículos referentes a libros
y papeles del comerciante para la compren-
sión de estos aspectos:
ARTÍCULO 48. CONFORMIDAD DE LI-
BROS Y PAPELES DEL COMERCIANTE A
LAS NORMAS COMERCIALES - MEDIOS
PARA EL ASIENTO DE OPERACIONES.
Todo comerciante conformará su conta-
bilidad, libros, registros contables, inven-
tarios y estados financieros en general, a
las disposiciones de este Código y demás
normas sobre la materia. Dichas normas
podrán autorizar el uso de sistemas que,
como la microfilmación, faciliten la guar-
da de su archivo y correspondencia. Asi-
mismo, será permitida la utilización de
otros procedimientos de reconocido va-
lor técnico-contable, con el fin de asen-
tar sus operaciones, siempre que facilite
el conocimiento y prueba de la historia
clara, completa y fidedigna de los asien-
tos individuales y el estado general de los
negocios.
ARTÍCULO 50. CONTABILIDAD - REQUISI-
TOS. La contabilidad solamente podrá lle-
varse en idioma castellano, por el sistema
de partida doble, en libros registrados, de
manera que suministre una historia cla-
ra, completa y fidedigna de los negocios
del comerciante, con sujeción a las regla-
mentaciones que expida el gobierno.
42 · Serie documentos de docencia
ARTÍCULO 51. COMPROBANTES Y CO-
RRESPONDENCIA - PARTE DE LA CON-
TABILIDAD. Harán parte integrante de la
contabilidad todos los comprobantes que
sirvan de respaldo a las partidas asenta-
das en los libros, así como la correspon-
dencia directamente relacionada con los
negocios.
ARTÍCULO 52. OBLIGATORIEDAD DE ELA-
BORAR PERIÓDICAMENTE UN INVENTA-
RIO Y UN BALANCE GENERAL. Al iniciar
sus actividades comerciales y, por lo
menos una vez al año, todo comercian-
te elaborará un inventario y un balance
general que permitan conocer de manera
clara y completa la situación de su patri-
monio.
ARTÍCULO 53. ASIENTO DE LAS OPERA-
CIONES MERCANTILES - COMPROBANTE
DE CONTABILIDAD - CONCEPTO. En los
libros se asentarán en orden cronológi-
co las operaciones mercantiles y todas
aquellas que puedan influir en el patri-
monio del comerciante, haciendo refe-
rencia a los comprobantes de contabili-
dad que las respalden.
El comprobante de contabilidad es el
documento que debe elaborarse previa-
mente al registro de cualquier operación
y en el cual se indicará el número, fecha,
origen, descripción y cuantía de la ope-
ración, así como las cuentas afectadas
con el asiento. A cada comprobante se
anexarán los documentos que lo justi-
fiquen.
ARTÍCULO 55. OBLIGATORIEDAD DE
CONSERVAR LOS COMPROBANTES
DE LOS ASIENTOS CONTABLES. El comer-
ciante conservará archivados y ordena-
dos los comprobantes de los asientos de
sus libros de contabilidad, de manera que
en cualquier momento se facilite verifi-
car su exactitud.
ARTÍCULO 59. CORRESPONDENCIA EN-
TRE LOS LIBROS Y LOS COMPROBAN-
TES. Entre los asientos de los libros y los
comprobantes de las cuentas, existirá la
debida correspondencia, so pena de que
carezcan de eficacia probatoria en favor
del comerciante obligado a llevarlos.
ARTÍCULO 60. CONSERVACIÓN DE LOS
LIBROS Y PAPELES CONTABLES - REPRO-
DUCCIÓN EXACTA. Los libros y papeles
a que se refiere este Capítulo deberán
ser conservados cuando menos por diez
años, contados desde el cierre de aque-
llos o la fecha del último asiento, docu-
mento o comprobante.
5.8 CIERRE CONTABLE
El procedimiento contable relacionado con un
periodo determinado cumple con el proceso
descrito antes, en cuanto a la información,
acumulación y presentación. Sin embargo,
debe conocerse cuál es el resultado del perio-
do. Por esa razón, se deben tomar los saldos
de las cuentas de resultados, tales como in-
gresos, costos y gastos, y cerrarlos contra una
cuenta transitoria de ganancias y pérdidas,
con el fin de determinar el resultado econó-
mico del periodo y comenzar un nuevo perio-
do con sus saldos en ceros. A su vez, la cuenta
de ganancias y pérdidas debe cerrarse contra
una cuenta de balance denominada resultado
del periodo.
Respecto a la importancia del cierre contable
del ejercicio, Guajardo y Cantu (2008) expo-
nen:
El proceso de cierre es muy importante
después de que se preparan los estados
financieros. El cierre contable sirve para
preparar las cuentas para el registro de
las transacciones del siguiente periodo.
Por ello, en lo que resta de este capítu-
lo se analizará lo relacionado con este
tema, utilizando las cuatro actividades

descritas en los módulos de registro de
transacciones y de ajustes: 1. Analizar la
información. 2. Registrar los asientos de
cierre. 3. Clasificarlos en el mayor gene-
ral. 4. Preparar una balanza de compro-
bación después de cierre.
Una vez que se lleve a cabo el registro de
las transacciones, los ajustes necesarios y
los estados financieros, el siguiente paso
es cerrar las cuentas de ingresos, gastos y
dividendos. Debido a que dichas cuentas
se cierran al final de cada periodo conta-
ble, se les llama cuentas transitorias. Por
su parte, las cuentas de activos, pasivos y
capital no se cierran, por lo cual se les co-
noce como cuentas permanentes.
5.9 LIBROS CONTABLES
En el proceso acumulativo de información fi-
nanciera, los libros de contabilidad constitu-
yen el fundamento de este proceso, dado que
es en ellos donde queda registrada cada una
de las afectaciones económicas para la orga-
nización. Garreta (citado en Bermúdez, 2012)
señaló:
Los libros de contabilidad constituyen el
conjunto ordenado de anotaciones con-
tables, respaldado por documentos mer-
cantiles que forman parte de la variada
documentación de la empresa y cuya lle-
vanza y conservación es responsabilidad
del empresario, conforme a determina-
dos requisitos formales y materiales.
El Artículo 125 del Decreto Reglamenta-
rio 2649 de 1993, consciente de la posi-
ción jurisprudencial atrás señalada, se
abstuvo de enumerar libros específicos.
En su lugar resolvió poner de presente
las finalidades concretas que el sistema
debe cumplir, las que agrupó en 6 clases
así:
Nota de clase ·  43
Atendiendo las normas legales, la na-
turaleza del ente económico y la de sus
operaciones, se deben llevar los libros ne-
cesarios para:
1. Asentar en orden cronológico todas las
operaciones, bien en forma individual o
por resúmenes globales no superiores a
un mes.
2. Establecer mensualmente el resumen
de todas las operaciones por cada cuen-
ta, sus movimientos débito y crédito,
combinando el movimiento de los dife-
rentes establecimientos.
3. Determinar la propiedad del ente, el
movimiento de los aportes de capital y
las restricciones que pesen sobre ellos.
4. Permitir el completo entendimiento de
los anteriores. Para tal fin se deben lle-
var, entre otros, los auxiliares necesarios
para:
a) Conocer las transacciones individua-
les, cuando estas se registren en los libros
de resumen en forma global.
b) Establecer los activos y las obligacio-
nes derivadas de las actividades propias
de cada establecimiento, cuando se hu-
biere decidido llevar por separado la con-
tabilidad de sus operaciones.
c) Conocer los códigos o series cifradas
que identifiquen las cuentas, así como
los códigos o símbolos utilizados para
describir las transacciones, con indica-
ción de las adiciones, modificaciones,
sustituciones o cancelaciones que se ha-
gan de unas y otras.
d) Controlar el movimiento de las mer-
cancías, sea por unidades o por grupos
homogéneos.
 44 · Serie documentos de docencia
e) Conciliar los estados financieros bási-
cos con aquellos preparados sobre otras
bases comprensivas de contabilidad.
5. Dejar constancia de las decisiones
adoptadas por los órganos colegiados de
dirección, administración y control del
ente económico.
6. Cumplir las exigencias de otras nor-
mas legales.
Tabla 8
Ciclos contables
Ciclo Contable en Sistema Manual
1. Inicia con los saldos de las cuentas en el mayor al principio del
periodo.
2. Registro de operaciones en diario según ocurran (cronológica-
mente).
3. Pasa los asientos del diario al libro mayor y auxiliares correspon-
dientes.
4. Necesidad de calcular saldos de las cuentas de mayor.
5. Analiza información y prepara estados financieros.
Nota. Tomado de Proceso contable, Picazo, 2012.
5.11 LOS ESTADOS FINANCIEROS
Los estados financieros representan la situa-
ción económica de la organización como re-
sultado de la forma acumulativa de los hechos
económicos o transacciones. Con base en los
documentos soportes que cronológicamente
van configurando la contabilidad y como sín-
tesis, presentan estos estados financieros a los
grupos de interés.
La International Accounting Standards Com-
mittee [iasc] (2009) señala que:
5.10 SISTEMAS DE CONTABILIZACIÓN
Está contemplado que la contabilidad puede
ser registrada bajo un sistema técnico de re-
conocida validez, siempre que procure man-
tener y proteger la información de la que
da cuenta. Así lo presenta Picazo (2012) en un
cuadro resumen, y a manera de paralelo nos
muestra:
Ciclo Contable en Sistema Computarizado
1. Registra los saldos iniciales al cierre del periodo.
2. Registra operaciones en el diario y estos se pueden imprimir en
cualquier momento.
3. Realiza el pase a mayor y auxiliares de forma automática, al ir
registrando el diario.
4. Calcula saldos de forma automática y sin posibilidad de error.
5. Los estados financieros son realizados de forma automática.
Realiza cierre de operaciones al final del ejercicio.
Los estados financieros reflejan los efectos
financieros de las transacciones y otros su-
cesos, agrupándolos en grandes categorías,
de acuerdo con sus características econó-
micas. Estas grandes categorías se conocen
como los “elementos” de los estados finan-
cieros. Los elementos que se relacionan di-
rectamente con la medida de la situación
financiera, que se muestra en el estado de
situación financiera (a veces denominado
balance), son los activos, los pasivos y el pa-
trimonio. Los elementos que se relacionan
 Nota de clase ·  45

directamente con la medida del rendimien-
to, que se muestra en el estado del resulta-
do integral, son los ingresos y los gastos. Los
ingresos y los gastos se definen en relación
con los cambios en los activos y pasivos. Por
consiguiente, los activos y pasivos constitu-
yen los elementos fundamentales.
En esta representación de la realidad financie-
ra de la organización, es importante recordar
qué características debe poseer la informa-
ción a suministrar. Por esa razón, se deben te-
ner en cuenta:
Las características cualitativas más im-
portantes son la relevancia y la fiabilidad
(representación fiel). Las demás caracte-
rísticas cualitativas son menos impor-
tantes, pero siguen siendo altamente re-
comendables. Por consiguiente, aquellas
características cualitativas menos im-
portantes (por ejemplo, comparabilidad,
verificabilidad, oportunidad y comprensi-
bilidad) suelen denominarse “caracterís-
ticas cualitativas de mejora”. (iasc, 2009)

Tabla 9
Características cualitativas de información de estados financieros

Características cualitativas de la información en los estados financieros

Característica Noción
La información proporcionada en los estados financieros debe presentarse de modo que sea comprensible
para los usuarios que tienen un conocimiento razonable de las actividades económicas y empresariales y
Comprensibilidad de la contabilidad, así como voluntad para estudiar la información con diligencia razonable. Sin embargo, la
necesidad de comprensibilidad no permite omitir información relevante por el mero hecho de que esta pueda
ser difícil de comprender para determinados usuarios.
La información proporcionada en los estados financieros debe ser relevante para las necesidades de toma
de decisiones de los usuarios. La información tiene la cualidad de relevancia cuando puede ejercer influencia
Relevancia
en las decisiones económicas de quienes la utilizan, ayudándoles a evaluar sucesos pasados, presentes o
futuros, o bien a confirmar o corregir evaluaciones realizadas con anterioridad.
La información es material –y por ello es relevante– si su omisión o su presentación errónea pueden influir
en las decisiones económicas que los usuarios tomen a partir de los estados financieros. La materialidad
(importancia relativa) depende de la cuantía de la partida o del error juzgados en las circunstancias particu-
Materialidad o importancia
lares de la omisión o de la presentación errónea.
relativa
Sin embargo, no es adecuado cometer, o dejar sin corregir, desviaciones no significativas de la niif para las
pymes, con el fin de conseguir una presentación particular de la situación financiera, del rendimiento finan-
ciero o de los flujos de efectivo de una entidad.
La información proporcionada en los estados financieros debe ser fiable. La información es fiable cuando
está libre de error significativo y sesgo, y representa fielmente lo que pretende representar o puede espe-
Fiabilidad rarse razonablemente que represente. Los estados financieros no están libres de sesgo (es decir, no son
neutrales) si, debido a la selección o presentación de la información, pretenden influir en la toma de una
decisión o en la formación de un juicio para conseguir un resultado o desenlace predeterminado.
Las transacciones y demás sucesos y condiciones deben contabilizarse y presentarse de acuerdo con su
La esencia sobre la forma esencia y no solamente en consideración de su forma legal. Esto mejora la fiabilidad de los estados finan-
cieros.
Las incertidumbres que inevitablemente rodean muchos sucesos y circunstancias se reconocen mediante
la revelación de información acerca de su naturaleza y extensión, así como por el ejercicio de prudencia en
la preparación de los estados financieros. Prudencia es la inclusión de un cierto grado de precaución al rea-
lizar los juicios necesarios para efectuar las estimaciones requeridas bajo condiciones de incertidumbre, de
Prudencia
forma que los activos o los ingresos no se expresen en exceso y que los pasivos o los gastos no se expresen
en defecto.
Sin embargo, el ejercicio de la prudencia no permite la infravaloración deliberada de activos o ingresos, o la
sobrevaloración deliberada de pasivos o gastos. En síntesis, la prudencia no permite el sesgo.
 46 · Serie documentos de docencia

Para ser fiable, la información en los estados financieros debe ser completa dentro de los límites de la impor-
Integridad tancia relativa y el costo. Una omisión puede causar que la información sea falsa o equívoca, y por tanto no
fiable y deficiente en términos de relevancia.
Los usuarios deben ser capaces de comparar los estados financieros de una entidad a lo largo del tiempo, a
fin de identificar las tendencias de su situación financiera y su rendimiento financiero. Los usuarios también
deben ser capaces de comparar los estados financieros de entidades diferentes para evaluar su situación
financiera, rendimiento y flujos de efectivo relativos. Por lo tanto, la medida y la presentación de los efec-
Comparabilidad tos financieros de transacciones similares y otros sucesos y condiciones deben ser llevadas a cabo de una
forma uniforme por toda la entidad, a través del tiempo para esa entidad y también de una forma uniforme
entre entidades. Además, los usuarios deben estar informados de las políticas contables empleadas en la
preparación de los estados financieros, de cualquier cambio habido en dichas políticas y de los efectos de
estos cambios.
Para ser relevante, la información financiera debe ser capaz de influir en las decisiones económicas de los
usuarios. La oportunidad implica proporcionar información dentro del periodo de tiempo para la decisión. Si
hay un retraso indebido en la presentación de la información, esta puede perder su relevancia. La gerencia
Oportunidad
puede necesitar sopesar los méritos relativos de la presentación a tiempo frente al suministro de informa-
ción fiable. Al conseguir un equilibrio entre relevancia y fiabilidad, la consideración decisiva es cómo se satis-
facen mejor las necesidades de los usuarios cuando toman sus decisiones económicas.
Los beneficios derivados de la información deben exceder a los costos de suministrarla.
Equilibrio entre costo y La evaluación de beneficios y costos es, sustancialmente, un proceso de juicio. Además, los costos no son
beneficio soportados necesariamente por quienes disfrutan de los beneficios y con frecuencia disfrutan de los benefi-
cios de la información una amplia gama de usuarios externos.

Nota. Tomado de Material de formacion sobre niif para pymes, iasc, 2009.

La International Accounting Standards Board (c) patrimonio;

– iasb (2013) nos señala la finalidad de los es-
tados financieros, indicando elementos claves (d) ingresos y gastos, en los que se inclu-

para la comprensión de este aspecto: yen las ganancias y pérdidas;

(e) aportaciones de los propietarios y dis-

Los estados financieros constituyen una re-
tribuciones a los mismos en su condición
presentación estructurada de la situación
de tales; y
financiera y del rendimiento financiero
de una entidad. El objetivo de los estados (f) flujos de efectivo.
financieros es suministrar información
acerca de la situación financiera, del rendi- Esta información, junto con la contenida
miento financiero y de los flujos de efectivo en las notas, ayuda a los usuarios a prede-
de una entidad, que sea útil a una amplia cir los flujos de efectivo futuros de la enti-
variedad de usuarios a la hora de tomar sus dad y, en particular, su distribución tempo-
decisiones económicas. Los estados finan- ral y su grado de certidumbre.
cieros también muestran los resultados de
Conjunto completo de estados financie-
la gestión realizada por los administrado-
ros
res con los recursos que les han sido con-
fiados. Para cumplir este objetivo, los esta-
Un juego completo de estados financie-
dos financieros suministrarán información
ros comprende:
acerca de los siguientes elementos de una
entidad: (a) un estado de situación financiera al
final del periodo;
(a) activos;

(b) un estado del resultado y otro resulta-

(b) pasivos;
do integral del periodo;

(c) un estado de cambios en el patrimo-
nio del periodo;
(d) un estado de flujos de efectivo del pe-
riodo;
(e) notas, que incluyan un resumen de
las políticas contables más significativas
y otra información explicativa;
(e. a) información comparativa con res-
pecto al periodo inmediato anterior como
se especifica en los párrafos 38 y 38A; y
(f) un estado de situación financiera al
principio del primer periodo inmediato
anterior comparativo, cuando una enti-
dad aplique una política contable de for-
ma retroactiva o realice una reexpresión
retroactiva de partidas en sus estados fi-
nancieros, o cuando reclasifique partidas
en sus estados financieros de acuerdo
con los párrafos 40A a 40D.
También, Bermúdez (2012) indica los aspec-
tos que legislan en el plano nacional sobre lo
relacionado con los estados financieros y los
planes de cuentas existentes:
En Colombia el Decreto Reglamentario
1878 de 2008 dispuso:
ARTÍCULO 1. Adiciónese un parágrafo al
Artículo 22 del Decreto 2649 de 1993 con
el siguiente tenor:
PARÁGRAFO. Las empresas comerciales
que se encuentren en las condiciones
previstas en el numeral 3 del Artículo 20
de la Ley 590 de 2000, modificado por el
Artículo 2 de la Ley 905 de 2004, o la nor-
ma que lo sustituya, así como aquellas
entidades de naturaleza no comercial
que estén obligadas u opten por llevar
contabilidad en los términos del artículo
10 del presente decreto y que se ajusten a
las condiciones previstas en este artículo,
Nota de clase ·  47
en materia de estados financieros básicos
solo estarán obligadas a llevar y a aportar
los indicados en los numerales 1 y 2 del
presente artículo; también estarán obli-
gadas a presentar el estado financiero de
propósito especial, determinado en el Ar-
tículo 28 de este decreto.
Posteriormente el Decreto 2649 de 1993
determinó:
ARTÍCULO 22. ESTADOS FINANCIEROS
BÁSICOS. Son estados financieros básicos:
1) el balance general.
2) el estado de resultados.
3) el estado de cambios en el patrimonio.
4) el estado de cambios en la situación
financiera, y
5) el estado de flujos de efectivo.
Obsérvese la enumeración que hizo la
Ley 222 de 1995 (la negrilla no es del ori-
ginal):
Artículo 35. ESTADOS FINANCIEROS
CONSOLIDADOS.
La matriz o controlante, además de pre-
parar y presentar estados financieros de
propósito general individuales, deben
preparar y difundir estados financieros
de propósito general consolidados, que
presenten la situación financiera, los re-
sultados de las operaciones, los cambios
en el patrimonio, así como los flujos de
efectivo de la matriz o controlante y sus
subordinados o dominados, como si fue-
sen los de un solo ente.
Los estados financieros de propósito ge-
neral consolidados deben ser sometidos
a consideración de quien sea competen-
te, para su aprobación o aprobación.
 48 · Serie documentos de docencia

Entre las bases para el registro contable están
la codificación y los nombres de cuentas que
nos proporcionan los planes de cuentas. Son
guías para unificar el entendimiento y reflejo
que describe cada asiento contable. Bermúdez
(2012), basado en Legis s.a., indica los planes
de cuentas (puc) obligatorios:
9. puc para instituciones prestadoras de
servicios de salud privadas.
10. puc para entidades promotoras de
salud y entidades prepago privadas.
11. puc para entidades promotoras de sa-
lud de carácter público.

12. puc para las cajas de compensación fa-

1. puc para comerciantes.
miliar.
2. puc para el sector financiero, Fogacoop
13. puc para secciones especializadas de
y Fogafin.
ahorro y crédito de las cajas de compen-
3. puc para el sector asegurador. sación familiar.

4. puc para sociedades administradoras de 14. puc para los fondos de pensiones admi-
fondos de pensiones y de cesantías. nistrados por la Caja de Auxilios y de Pres-
taciones de la Asociación Colombiana de
5. puc para sociedades administradoras
Aviadores Civiles – Caxdac.
de fondos de pensiones.
15. puc para entidades públicas.
6. puc de los fondos de reservas para pen-
siones de régimen solidario de prima me- 16. puc para el Banco de la República.
dia con prestación definida.
17. puc para entes prestadores de servicios
7. puc para entes vigilados por la Superin- públicos domiciliarios.
tendencia de Valores, distintas de socieda-
18. puc para clubes de fútbol con deportis-
des titularizadoras.
tas profesionales primera A y primera B.
8. puc para entes vigilados por la Superin-
tendencia de la Economía Solidaria.

FIGURA 10. Mapa conceptual del proceso contable. Tomado de Proceso contable, Picazo, 2012.
5.12 GRUPOS DE INTERÉS DE LA
INFORMACIÓN CONTABLE
No cabe duda de la importancia de la contabi-
lidad para quienes generan la actividad empre-
sarial, para quienes ejercen gestiones delega-
das y para quienes usufructúan los resultados;
es decir que la contabilidad es para todos los
Nota de clase ·  49
usuarios, reales o potenciales, quienes mere-
cen un debido reconocimiento. Por ello, la con-
tabilidad debe estar presta a servir de ayuda
para tomar decisiones asertivas.
A continuación, presentamos una semblanza
de estos grupos de interés y sus respectivas ex-
pectativas frente a una información contable.
 50 · Serie documentos de docencia

Tabla 10
Usuarios de la información contable. Externos 1

Usuarios externos
Relacionados contractualmente con la empresa
Definición Necesidades informativas
Decisiones de inversión basadas principalmente en la bús-
queda de rentabilidad actual y futura.
Sujetos que aportan dinero para la constitución y el
Su preocupación se centra en cuestiones de continuidad de
funcionamiento de la compañía sin la condición de
Propietarios la unidad económica que pueda afectar esa rentabilidad y
que les sea devuelto. Percibirán parte de los benefi-
buscarán principalmente información sobre magnitudes
cios obtenidos por la compañía mediante dividendos.
relacionadas con el patrimonio y el resultado.
Control de la actuación de gestores y directivos.
Financian temporalmente a la empresa, asumiendo Necesidades híbridas entre propietarios y prestamistas
Otros inversores
un riesgo inferior a los propietarios, pero superior al (rentabilidad y devolución del montante dinerario prestado
(obligacionistas, etc.)
de los prestamistas. y los intereses adicionales).
Toman decisiones de financiación ajena considerando que
Sujetos que financian temporalmente a la empresa, los capitales invertidos sean devueltos a su vencimiento,
entregándole dinero con la condición de que les sea además del interés adicional que sea cobrado. Su preocu-
Prestamistas
devuelto en su totalidad más un determinado inte- pación se centra en cuestiones relacionadas con la liquidez
rés. y solvencia a corto plazo y la rentabilidad y continuidad a
largo plazo.
Sujetos con los que la empresa mantiene una deuda/ Preocupación por la capacidad de la entidad para cumplir
Acreedores compromiso/obligación derivada, principalmente, de sus compromisos de pago y por su capacidad de endeuda-
la prestación de servicios y exigencias legales. miento.
Sujetos con los que la empresa mantiene una deuda Preocupación por la capacidad de la entidad para cumplir
Proveedores derivada de la adquisición de bienes comerciales o sus compromisos de pago y por su capacidad de endeuda-
de servicios percibidos. miento.
Trabajadores de la compañía en puestos no asocia-
Empleados
dos a la toma de decisiones.
Sujetos con los que la entidad ha adquirido algún tipo
Su preocupación se centra principalmente en cuestiones
Deudores de derecho por la prestación de servicios y exigen-
relacionadas con la posición financiera y la marcha de la
cias legales.
empresa como garantías del producto y su calidad.
Sujetos con los que la entidad ha adquirido algún tipo
Clientes de derecho por la entrega de bienes o la prestación
de servicios.
Profesional independiente con formación y experien-
Auditores Verificación de la información elaborada por las compañías.
cia financiera/contable.

Nota. Elaboración propia

Tabla 11
Usuarios de la información contable. Externos 2

Usuarios externos
No relacionados contractualmente con la empresa
Definición Necesidades informativas
Propietarios, otros inversores, prestamistas, Su preocupación se centra principalmente en cuestiones
Usuarios externos previos
proveedores y acreedores, clientes y deudo- relacionadas con la posición financiera y la marcha de la
potenciales
res, auditores. empresa como garantías del producto y su calidad.
Como principales receptores vía impuestos, tasas, etc., de
los resultados de las unidades económicas, centrarán su
Agencia tributaria, seguridad social, ccaa, atención en variables como el beneficio.
Administración pública
ayuntamientos, etc. Tomar decisiones relacionadas con distribución de recur-
sos, subvenciones, políticas fiscales, etc. (diseño de polí-
ticas públicas macroeconómicas).
Comisión Nacional del Mercado de Valores,
Otros organismos reguladores Regular las prácticas de determinadas compañías.
Banco de la República.
 Nota de clase ·  51

Especialista del mercado financiero encarga-

Asesorar a sus clientes sobre la rentabilidad, la viabilidad,
Analistas financieros do de dar un diagnóstico sobre las empresas
etc., de una compañía.
y el valor de los títulos.
Resto de compañías que operan en el mismo Detectar los puntos débiles y fuertes de sus rivales en el
Competidores
sector que la empresa. mercado.
Analizar la evolución de las compañías globalmente o por
Asociaciones, sindicatos,
Organizaciones de colectivos específicos. sectores de actividad, con el fin de presionar a los órganos
patronal, etc.
reguladores a tomar medidas a favor estas.
Es destinatario de la información contable desde el mo-
mento en que, como ya se ha indicado, las unidades eco-
Público en general Sociedad, comunidad, etc. nómicas tienen una responsabilidad social hacia en entor-
no en el que desarrollan su actividad en lo concerniente a
la utilización de los recursos.

Nota. Elaboración propia

Tabla 12
Usuarios de la información contable. Internos 1

Usuarios internos
Responsables de la gestión
Directivos
Cuadros intermedios con
capacidad de decisión
Definición Necesidades informativas
Planificación y gestión:
- Decisiones económico-financieras (inversiones, desin-
versiones, flujos financieros).
Empleados de la compañía con capacidad para la
- Decisiones económico-técnicas (asignación de recur-
toma de decisiones.
sos, etc.).
Rendición de cuentas (informar a terceros sobre su ges-
tión).

Nota. Elaboración propia

Tabla 13
Usuarios de la información contable. Internos 2

Usuarios internos
Responsables de la estrategia empresarial y de los procesos de control
Definición Necesidades informativas
Toma de decisiones estratégicas.
Directivos, especialistas externos independien- Control de la actuación de directivos y gestores.
Consejo de administración
tes y representantes de grandes accionistas. Salvaguardar los intereses de los propietarios, especial-
mente de los minoritarios.

Nota. Tomado de Introducción a la contabilidad, García, 2009.

En síntesis, una vez observada esta tipología
que identifica a cada grupo de interesados en
la información económica, se puede colegir
que, para la contabilidad como una ciencia de
visión netamente social, el punto de inicio y
de llegada es el hombre como ser social, debi-
do a que cualquier decisión que se tome afec-
tará su propio entorno.
Talero (2007) advierte el propósito futuro que
debemos cumplir:
Dado que la información sobre la circu-
lación económica de la empresa es ob-
jeto de estudio de la contabilidad, se in-
fiere que los contadores tienen un papel
crucial en el control y legitimación del
 52 · Serie documentos de docencia
desempeño social y ambiental de la em-
presa, en pro de la sostenibilidad. Sin em-
bargo, Gray (2000) señala que a pesar de
que los contadores, por su entrenamiento
en estas áreas, son los profesionales indi-
cados para identificar, medir y desarrollar
nuevas representaciones y sistemas para
comunicar información sobre la gestión
ambiental y social de la empresa, a la
hora de enfrentarse a estos aspectos, no
lo hacen mejor que otros profesionales
provenientes de otras disciplinas.
Una vez se tenga el conocimiento de la orga-
nización (direccionamiento estratégico – nor-
mograma – estructuras – procesos), podemos
diseñar un procedimiento acorde a las dimen-
siones propias de la entidad, lo cual permitirá
aplicar adecuadamente cada norma y princi-
pio contable apropiado para la información
confiable
5.13 ACTIVIDAD
Quinta fase: configuración de un sistema
contable
Cada equipo de trabajo deberá concluir la
actividad planteada a través del curso, com-
plementando los informes preliminares con
la identificación de los hechos económicos
relacionados con la organización, desde su
constitución jurídica, los aportes, la adquisi-
ción de bienes, la adquisición de recursos para
el desempeño empresarial o el desarrollo de
su objeto social, a fin de obtener evidencias
o documentos que soporten los correspon-
dientes registros contables; esto seguido de la
acumulación de la información en los libros
respectivos, el cierre contable y, por último,
presentar los estados financieros básicos de la
organización que se ha escogido como objeto
de estudio.

C onclusión
Bien plantean algunos tratadistas que conocer
el mundo en general y el mundo de las orga-
nizaciones en particular es el punto de inicio
o base real para el entendimiento y la inter-
pretación de la realidad económica. Preten-
der elaborar el diseño y la posterior puesta en
marcha de un sistema de información conta-
ble por fuera del conocimiento de estas reali-
dades asegura una posible especulación, y es
posible que sus resultados económicos no se
Nota de clase ·  53
convaliden con la situación real que posea la
organización.
Un aspecto importante que debe destacarse
siempre es el orden natural del proceso conta-
ble, en el sentido de que primero se da el he-
cho económico, luego ha de evidenciarse en
un documento y después el registro contable.
Quien emprende un proceso contable debe
poseer el fundamento teórico, el manejo de
la disciplina, la capacidad y las competencias
para un buen desempeño.
 54 · Serie documentos de docencia

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